DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
OBJETIVO
Garantizar que el suministro de bienes y servicios que requieren las unidades administrativas y académicas de la universidad la Gran Colombia se de bajo parámetros de calidad, agilidad y transparencia, con proveedores calificados, para el desarrollo de sus funciones institucionales.
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ALGUNAS POLITICAS DE LOS PROCESOS DE COMPRAS
Toda Compra es procesada por medio de una Orden de Compra o
una orden de servicio; y esta centralizada en el departamento de
Compras.
Toda compra tiene un requerimiento o invitación formal a cotizar.
Todo proveedor debe estar inscrito en la Base de Proveedores.
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DIRECTOR
MARIA DEL PILAR GALAT CHEDIAK
ASISTENTE DE COMPRAS
Y FONDO UNIGRAN
AMPARO JIMENEZ
ESTRUCTURA DEL DEPATAMENTO DE COMPRAS
ASISTENTE DE COMPRAS
Y SUMINISTROS
LUZ YADIRA VARGAS M
ASISTENTE DE
ALMACEN
MARCELA DIAZ Q.
AUXILIAR DE ALMACEN
LEONARDO BENITEZ SECRETARIA
KAREN LORENA ORJUELA
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Este formato se debe diligenciar únicamente si el producto no conforme, tiene las siguientes características: a) No cumple con las
características de su solicitud.
b) se debe imprimir (opcional) y entregarlo en el almacén calle 12 3-50, al igual que el elemento físico
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Este formato se debe diligenciar únicamente si el producto que va a devolver, tiene las siguientes características: a) Esta en mal estado
b) No lo necesita en su
dependencia c) se debe imprimir
diligenciar y entregarlo en el almacén calle 12 3-50 al igual que el elemento físico
1. Solicitar con tiempo suficiente el evento a realizar
2.Solicitar evento en el formato, REGISTRO SOLICITUD DE EVENTOS, con los vistos buenos correspondientes. 3.SOLO SE TRAMITARAN AQUELLAS QUE CUMPLAN LOS REQUSISTOS
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COMUNICACIÓN Y EQUIPOS DE AUDIO Y VIDEO
CENTRO DE MEDIOS AUDIOVISUALES
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
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LICENCIAS, EQUIPO DE COMPUTO Y TECNOLOGIA
DEPARTAMENTO DE INFORMATICA Y SISTEMAS
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
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LIBROS, SUSCRIPCIONES Y BASE DE DATOS ACADEMICAS
DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
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MUEBLES –MANTENIMIENTO Y ASEO Y CAFETERIA
PLANTA FISICA SERVICIOS GENERALES
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
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PUBLICIDAD IMPRESA (FOLLETOS, PENDONES, AFICHES)
DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN Y MERCADEO
De acuerdo al procedimiento establecido por esta área
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
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[email protected] NUEVO PROCESO
Solicitud
del usuario
1
Recepción del
suministro
2 Solicitud de
cotización a los
proveedores
3 Evaluación y
adjudicación de
ofertas
4 Aprobación por el
ordenador del
gasto
5 Recibo de producto o
servicio
6
Seguimiento y
monitoreo de la
compra
7
FIN
No aceptado
Existencia en el almacén
INICIO Tiempo promedio: 15
días.
Tiempo máximo: 2
días.
DOCUMENTO IMPRESO
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DATOS IMPORTANTES
CONCEPTO DESTINO FUNCION
INVESTIGACION 2 111
PROYECTOS DE INVESTIGACION 2 112
DOCENCIA 2 121
BIENESTAR UNIVERSITARIO 2 131
EXTENSION O PROYECCION SOCIAL 2 141
EGRESADOS 2 142
PROYECTOS DE PROYECCION SOCIAL 2 143
APOYO ADMINISTRATIVO-ADMON 1 151
UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIAS PARA ACREDITACION 2 164
SISTEMA DE INFORMACION ICEBERG LISTADO
CENTRO DE COSTOS-FUENTE/FUNCION/DESTINOS
CENTROS DE COSTOS 2014
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El modulo de suministros permite que el usuario de cada dependencia realice directamente la solicitud de las referencias que requiere.
1. Al iniciar su sesión, como
usuario autorizado, encontrara el siguiente menú
2. Debe ingresar a la opción de
Elaboración de suministro
SISTEMA DE INFORMACION ICEBERG
MODULO DE SUMINISTROS
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Sitio Almacenamiento: Lista de valores que contiene los sitios de almacenamiento existentes en el sistema. Se selecciona el sitio donde se va a realizar el suministro. Organización: Se muestra la organización al seleccionar el registro de Sitio Almacenamiento. Suministro: Número consecutivo del suministro. Se actualiza automáticamente cuando se guarda el registro. Elaboración: Fecha de elaboración del suministro. Al momento de guardar se asigna automáticamente la fecha del sistema. Movimiento: Fecha y hora en que se autoriza la solicitud de suministro. Se actualiza automáticamente cuando se guarda el suministro. Radicación: Número de radicación de la requisición. Campo alfanumérico de 16 posiciones Estado: Estado de la solicitud de suministro Confirmado. C.Costo: Lista de valores de los centro de costo a los cuales el usuario que se encuentra registrando el suministro tiene permiso. Al seleccionarse actualiza el código y nombre del centro de costo.
Autorizado: Identificación de la persona que esta autorizada por el Jefe Director o Decano para realizar los suministros (pedidos), contiene una lista de valores con todas las personas activas de la organización. Buscar por identificación la persona responsable de aprobar los suministros para el centro de costo, una vez sea seleccionado ésta, actualiza el nombre (nombre y apellidos). Concepto: no aplica.
Observaciones: justificación de la solicitud de suministro Autoriza. Indica el usuario que autoriza el suministro. La lista de valores mostrará aquellos usuarios que tienen permisos sobre el centro de costo del suministro.
REGISTRO DE SOLICITUD
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Anular. Anula la solicitud de la referencia. Tipo: Tipo de referencia que se va a solicitar: Todos, Stock, Activos y Otros. Este campo sirve como filtro para que al consultar la referencia muestre solo las que pertenecen a este. Referencia: Código de la referencia a solicitar. Contiene una lista de valores que al consultarse muestra las referencias según el tipo solicitado. Al seleccionar la referencia, se muestra automáticamente su descripción en el siguiente campo Descripción: este campo es utilizado de forma opcional. El campo DESCRIPCION se utiliza como un detalle ADICIONAL al momento de solicitar los elementos de forma que según la codificación definida de las REFERENCIAS, sirva como complemento al momento de solicitar elementos. Cantidad: Número de referencias que se desea solicitar. La cantidad debe ser mayor a cero. Saldo Actual: Indica las cantidades actuales que se encuentran en el almacén de dicha referencia. Este saldo es en línea. Unidad: Nombre de la unidad de medida de la referencia. Este campo se actualiza al seleccionar la referencia. Presentación: Nombre de la presentación de la referencia. Este campo se actualiza al seleccionar la referencia. Destino: Código del destino de la mercancía (puede o no ser requerida). Fecha: Indica la fecha en la que la Unidad espera el suministro. Causa: Código de la causa de la transacción (puede o no ser requerida).
Responsable: Identificación del responsable de la referencia que se solicita, si ésta es un ACTIVO. Director Jefe o Decano Estado: Indica el estado del detalle del suministro y no es manipulado por el usuario, cuando se está ingresando, el estado por defecto es Grabado. Si se anula el suministro, los detalles pasan a Anulado. Fondo: Código del fondo donde se cargará el detalle solicitado. (ver listado, según destinación de la solicitud) Función: Código de la función donde se cargará el detalle solicitado. ver listado, según destinación de la solicitud) Gestor: Indica el usuario que realizará la atención de la referencia solicitada.
REGISTRO DE SOLICITUD
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La siguiente es una forma de consulta de suministros • se podrá realizar por cualquiera
de los campos que se encuentran en esta tabla.
• se podrá observar el número consecutivo del suministro, el estado, fecha requerida, cantidad requerida, centro de costo, cantidad asignada, etc.
• Solo mostrará aquellas solicitudes de suministro donde el usuario que esta realizando la consulta tiene permisos sobre los centros de costo del suministro, ó los suministros que fueron elaborados por él.
CONSULTA DE SOLICITUD
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CONSULTA DE SOLICITUD
• El usuario podrá consultar si su suministro ya fue atendido, si se hizo la salida de almacén u orden de compra
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ENTREGAS El suministro (pedido) debe estar firmado por el Jefe, Director o Decano.
Carnet que lo identifique como miembro de la universidad
La persona que retira el bien o material debe estar autorizada; por el Director, Jefe, o Decano. (de acuerdo a la información registrada en el formulario de entregas en almacén
NO está autorizada: no entrega.
EN CASO DE AUSENCIA DEL DIRECTOR, JEFE O DECANO, se deberá enviar un correo electrónico desde el usuario (Director, Jefe, o Decano)informando quien va a firmar los suministros y un tiempo aproximado de encargo de esta tarea
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PARA TENER EN CUENTA
Si se presenta error de asignación presupuestal en el momento de aprobar su suministro, Debe informar a la Jefatura de
Presupuesto. Aprobar nuevamente su
solicitud.
Para un código nuevo, debe solicitar la creación al correo [email protected] o al formato establecido.
Dudas o inquietudes, con el personal del Departamento de compras
RECUERDE
• Un pedido comienza su proceso , en el momento en que se recibe en el almacén.
• Solicitar sus pedidos de acuerdo al plan de compras
• Pedir los productos con todas las especificaciones y cantidades claras
• El tiempo de entrega depende del producto, que se este comprando, que máximo será de 15 días hábiles.
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