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GEMBAUNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ
MARÍA ARGUEDAS
Autor: Nancy Navarro Granados
2011 - I
2011
WinuE
Windows uE 2010
01/01/2011
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UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ MARÍA ARGUEDAS
¨AÑO DEL CENTENARIO DEL NACIMIENTO DE JOSÉ MARÍA
ARGUEDAS¨
CARRERA PROFESIONAL: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
CICLO 2011- I
ASIGNATURA: Taller de Nuevos Enfoques en Administración
TEMA: GEMBA
DOCENTE: Lic. Edwin Mescco Cáceres
AUTOR: Nancy Navarro Granados
Andahuaylas - 2011
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DEDICATORIA
A mis compañeros
Con quienes día a día
Compartimos
Buenas experiencias.
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AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios, a mis padres,
Amigos y a todas las personas que me rodean,
Quienes me brindan su cariño
Y su apoyo todos los días de mi vida.
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PRESENATACIÓN
Vivimos y trabajamos en un entorno en el que abundan los retos, de
grandes oportunidades y dramática incertidumbre. El éxito personal y
organizacional deberá forjarse en lugares de trabajo que se están
reinventando con base en la participación, la delegación de autoridad
y responsabilidad, el compromiso, el trabajo en equipo, la flexibilidad,
la autodirección, y mucho más. Los profesionales deben volver a
plantear sus aspiraciones en términos de flexibilidad, independencia,
cartera de habilidades y espíritu emprendedor, entre otros.
Además hay que señalar algo muy importante, que todo esto va
acompañado de la constante exigencia dé una mayor productividad
por parte de las organizaciones y de la gente que las dirige. La
sociedad de hoy exige nada menos que lo mejor de las instituciones.
Estos y muchos otros temas están en la mente de los lideresorganizacionales de todas partes. Ellos saben que el éxito en
tiempos de desafío exige un compromiso extraordinario para con la
eficacia en el trabajo, el uso de la tecnología de punta, la calidad del
producto y la satisfacción del cliente. Ellos saben que las
organizaciones deben construir su credibilidad a través de una
mejora constante de los criterios de desempeño, que incluyen la
preocupación por las innovaciones, el desarrollo del empleado y una
responsabilidad social así como el análisis continuo de los
indicadores de rentabilidad y del valor de la inversión.
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ÍNDICE
Portada………………………………………………………………...
Dedicatoria………………………………………………………….....i
Agradecimiento…………………………………………………….….ii
Resumen…………………………………………………………….…iii
Introducción………………………………………………………….....1
Gemba:…………………………………………………………………..2
1. Definición……………………………………………………………..2
2. Características…………………………………………………….…2
3. Tipos de diseño de una organización………………………….….4
4. Pasos para la gestión del gemba………………………………..…5
5. Importancia del gemba………………………………………………8
Conclusiones………………………………………………………….…9
Recomendaciones……………………………………………………..10
Glosario………………………………………………………………….11
Bibliografía………………………………………………………………12
Anexo…………………………………………………………………….13
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RESUMEN
Gemba es un término japonés que significa "el lugar donde la verdad se puede
encontrar". Others may call it "the value proposition." Otros pueden llamarlo "la
propuesta de valor”. Calidad
Es una herramienta de mejora orientada a la consecución de resultados a corto
plazo. Se trata de una forma nueva de trabajar, donde nos focalizamos en la
velocidad como punto de partida para la aplicación del sistema Lean. GembaKaizen es una expresión japonesa construida a partir de los términos “Gemba”
(lugar de trabajo) y “Kaizen” (mejorar). Por lo tanto, es una mejora continua y
sostenida basada en la eliminación de los Mudas existentes en el puesto de
trabajo (recordemos que esta palabra japonesa hace referencia a los
despilfarros existentes en cualquier organización).
El Gemba Kaizen es un evento que sirve para poner en marcha los principios
de la Lean. Consiste en la intervención de un pequeño grupo de colaboradoresguiados por un consultor experto, trabajando en un área restringida
(departamento), con el objetivo de conseguir una mejora drástica. Permite
obtener resultados cuantitativos, relevantes y sostenibles en un plazo de cinco
días de trabajo. Son resultados que se reflejan en la mejora continua de un
indicador (inventario en curso, órdenes servidas a tiempo, espacio ocupado,
reducción del Lead Time, producción…), en una cantidad significativa (entre un
10% y un 30%, pudiendo obtener resultados por encima de estos valores) y que
además serán duraderos en el tiempo.
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INTRODUCCIÓN
El entorno empresarial tanto para las grandes empresas como para
las medianas y pequeñas, y sea cual sea su tipo de actividad están
cambiando a un ritmo muy veloz y deben adaptarse a los nuevos
retos, capacitándose y poniéndose al día con los cambios
tecnológicos.
Esto no es algo que pueda lograrse de una vez, requiere
concientización y esfuerzo constante para lograrlos y necesita una
disciplina y ética de trabajo que lleven a superarse día a día en la
búsqueda de nuevos y mejores niveles de performance que los
mantenga en capacidad de competir; de igual forma empresas e
individuos deben entrenarse y mejorar día tras día, pues en ello
también está depositado su supervivencia.
En el gemba sólo existen dos posibles situaciones: el proceso que
está bajo control o está fuera de control. Lo primero implica
uniformidad, en tanto que lo segundo es sinónimo de dificultades.
Los problemas deben hacerse visible en el gemba. Si no puededetectarse una anomalía, nadie puede manejar el proceso. Por tal
motivo el primer principio de la gerencia visual consiste en destacar
los problemas.
Todas las empresas practican tres actividades principales
directamente relacionadas con la obtención de utilidades: desarrollo,
producción y venta. Sin estas actividades, una empresa no puede
existir. Por tanto, en un sentido amplio, Gemba significa los lugares
de estas tres actividades. El lugar donde se forman los productos o
servicios
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GEMBA
1. DEFINICIÓN:
Palabra japonesa que significa:
GEN = actual
BA = lugar
Es "Lugar Real" (El lugar en donde la acción real pasa, donde los
hechos se concretan).
2. CARACTERÍSTICAS:
Según Peter Drucker “la elegancia fundamental del nuevo lugar de
trabajo radica en su habilidad para combinar el talento de muchas
persona, a veces de miles de ellas, para lograr resultados
incomparables e importantes denominada sociedad de
organizaciones”.
Los sistemas exitosos se caracterizan por su simplicidad, flexibilidad,
fiabilidad, economía y aceptabilidad. Simplicidad, flexibilidad y
fiabilidad tienden a ser una función del diseño, mientras que la
economía y la aceptabilidad corresponden tanto al diseño como a lasoperaciones.
a) Simplicidad
Un diseño organizativo eficaz no necesita ser complejo. Por el
contrario, la sencillez en el diseño es una cualidad muy deseable.
Consideremos la tarea de comunicar la información sobre el
funcionamiento de un sistema.
b) Flexibilidad
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Cambian las condiciones y los gerentes deben estar dispuestos a
ajustar sus operaciones en consecuencia. Hay dos maneras de
adaptarse a un entorno operativo: cambiando el diseño de nuevos
sistemas o modificando los sistemas operativos. Suficientemente
flexible para incorporar los cambios que pueden ocurrir tanto en el
medio ambiente o en el entorno.
c) Fiabilidad
La fiabilidad del sistema es un factor importante en las
organizaciones. La fiabilidad es la coherencia con que se
mantengan las operaciones, y puede variar de cero de salida (una
ruptura completa o suspensión de trabajo) a una salida constante
y previsible.
d) Economía
Un sistema eficaz no es necesariamente económico (eficiente). La
construcción de un sistema de seguridad total o asegurar todas las
contingencias normalmente neutraliza la eficiencia operativa del
sistema. Cuando los objetivos de un sistema incluyen el logro de
una determinada tarea a menor costo posible, debe haber un
cierto grado de equilibrio entre la eficacia y la eficiencia. Cuando el
objetivo de un sistema es realizar una determinada misión,
independientemente del coste, no puede haber una
compensación.
e) Aceptabilidad
Cualquier sistema, no importa lo bien diseñado que esté, no
funcionará correctamente a menos que sea aceptado por el
personal que lo usa. Si los participantes no creen que les
beneficiará, se opondrán a él, se ven presionados a utilizarlo, o
piensan que no es un buen sistema, no funcionará correctamente.
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Si un sistema no es aceptada, pueden ocurrir dos cosas: el
sistema se modificará poco a poco por las personas que lo
utilizan, o el sistema se utilizará en última instancia, siendo
ineficaz y un fracaso. Alteraciones no planeadas a un sistema
elaborado pueden anular las ventajas asociadas con el uso del
sistema.
3. TIPOS DE DISEÑO DE UNA ORGANIZACIÓN:
a) Estructura Simple: la coordinación la lleva la cúspide estratégica
mediante la supervisión directa. Mínimo de personal y de línea
media.
b) Burocracia Mecánica: coordinación a través de la estandarización
del trabajo lo que hace que sea creada toda la estructura
administrativa.
c) Burocracia Profesional: coordinación a través del conocimiento
de los empleados, por lo que se necesitan profesionales altamente
entrenados en el centro operativo y considerable personal de
apoyo. La estructura y línea media no soy muy elaborados.
d) Estructura Divisionalizada: coordinación se lleva a cabo
mediante la estandarización de productos de distintas unidades de
producción. La línea media de cada una de estas unidades o
divisiones tiene gran autonomía.
e) Adhocracia: organizaciones más complejas, en que se requiere la
combinación de trabajos a través de equipos y coordinados
mediante el compromiso común.
Tienden a desaparecer la línea y el personal de apoyo (staff).
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4. PASOS PARA LA GESTIÓN DEL GEMBA:
Permanecer en estrecho contacto con el gemba y comprender lo que
allí sucede, es el primer paso para realizar una gestión eficaz del
entorno de trabajo. De esta reflexión emanan las 5 reglas de oro que
nos proporciona Masaaki para gestionar el gemba:
• Cuando surja un problema, vaya primero al gemba.
• Verifique el gembutsu, es decir, lo físico, lo tangible que
existe en el puesto de trabajo.
• Tome medidas preventivas y temporales sobre el terreno,
para evitar que el problema llegue al cliente, pero no para
solucionar el problema.
• Encuentre la causa principal que origina la disfunción,
preguntando cinco veces ¿por qué?
• Estandarice para evitar la aparición del problema.
En la gestión del gemba es también fundamental la aplicación de las
5 S, la estandarización y la eliminación de mudas.
a) Aplicar las Cinco “S”: significa desarrollar los siguientes pasos:
• Separar lo necesario de lo innecesario.
• Los elementos o materiales necesarios deberán ordenarse
Metódicamente.
• Proceder a la limpieza del espacio físico y de las herramientas
y maquinarias.
•
Limpieza y disciplina de los obreros, que contribuye a suseguridad, y evitar enfermedades.
• Sistematicidad mediante la aplicación metódica de los
anteriores pasos.
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b) La estandarización: implica registrar y aplicar sistemáticamente
los mejores pasos para un óptimo en el desarrollo de los procesos y
actividades.
c) La eliminación de las mudas (término japonés que significa
desperdicio), las siete mudas clásicas que son:
• Mudas de movimientos. Son origen de baja productividad
por exceso de movimientos físicos por parte de los operarios,
como así también por la aplicación de malos movimientos
generadores de bajas productividades, cansancios físicos y
enfermedades, e inclusive los peligros de accidentes.
• Mudas de transporte. Constituidos por los desperdicios
debidos tanto a la falta de planeamiento en el traslado de
materiales, como a los métodos a usar.
• Mudas de inventarios. Implica los tiempos de entrega más
la calidad de la misma que posibilita trabajar con la cantidad
justa de materiales a utilizar periódicamente en la obra.
• Mudas de sobreproducción. Producir más allá de la
cantidad demandada por el mercado para una característica
especial de inmuebles origina fuertes costes financieros y decontrol y mantenimiento de obra.
• Mudas de procesamiento. Los errores en materia de
diseño tanto de obra como de los procesos para su
construcción originan fuertes costos producto del desarrollo de
actividades sin valor agregado.
• Mudas de espera. La falta de coordinación, la falta de
materiales, la ausencia de materiales en condiciones de ser
usada, los tiempos excesivos de preparación, la ausencia de
obreros o de supervisores, debido a factores climáticos, y la
rotura o falta de máquinas y/o herramientas genera
desperdicios por espera.
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• Mudas por fallas o correcciones . No sólo cuenta evitar los
errores en la obra terminada, sino también durante el proceso.
Es esencial lograr la calidad a la primera evitando procesos
correctivos que lleva a la pérdida de materiales y horas hombre,
además de costes financieros por los plazos para terminación
de la obra y su respectiva comercialización.
5. IMPORTANCIA DEL GEMBA:
El “gemba” es la acepción japonesa que sirve para definir “el lugar
donde ocurren las cosas, allí donde podemos encontrar la verdad”,
de nuestras empresas.
Si estuviéramos en un entorno manufacturero, el “gemba” sería la
propia planta de producción, donde se transforman los productos; si
donde estuviéramos fuera en una cadena de “retail”, el auténtico
“gemba” sería el establecimiento comercial a donde acuden a
comprar los clientes; si de tareas administrativas, se tratara,
estaríamos hablando de la oficina o del despacho correspondiente.
En definitiva, todo proceso tiene unas operaciones y éstas
transcurren a través del “gemba” que corresponda. Todos tenemosnuestro "gemba".
Una vez en el “gemba”, tengamos presente los dos grupos de
actores principales que nos encontraremos. Si hablamos de flujo
físico, los “gembutsu”, es decir todo aquello que es tangible y real, y
que se mueve por el gemba: las personas, las instalaciones y los
materiales. Y ello, unido a los “genjitsu”, el flujo de información, los
datos intangibles necesarios para accionar en el “gemba”.
En definitiva, el “gemba” es el ágora de la polis griega (plaza pública
de las ciudades en la civilización griega) donde emanaba la razón y
la verdad. Un poco más tarde, otra de las grandes civilizaciones,
acuñó la frase “vox populi, vox dei” (“la voz del pueblo es la voz de
Dios”). Si lo transformamos en términos “lean”, la citada "voz del
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pueblo" debe emanar desde el “gemba”, con toda la fuerza del poder
que otorga el “dios” de la razón de intentar ser los mejores en nuestra
actividad.
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CONCLUSIÓN
En la actualidad existen infinidad de métodos enfocados en la mejoracontinua de toda la empresa y sus componentes en el área de
calidad.
La acción inmediata nos permite alcanzar a corto plazo resultados
cuantificables que se demuestren rentables para la organización.
Estos objetivos no son algo que pueda lograrse de una vez, por un
lado requiere concientización y esfuerzo constante para lograrlos,
pero por otro lado, necesita de una disciplina y ética de trabajo que
lleven a empresas, líderes y trabajadores a superarse día a día en la
búsqueda de nuevos y mejores niveles que los mantengan en
capacidad de competir. Para una empresa el cliente debe ser uno de
los factores más importantes ya sea un cliente interno o un cliente
externo. Cada trabajador es, de algún modo, un cliente. Los
consumidores o usuarios deben ser identificados, y sus necesidades,
aspiraciones, expectativas y deseos claramente delineados y
satisfechos. Los consumidores y sus necesidades son la única razón
por la cual existe una empresa.
Por esa razón tanto las empresas como los empleados debemos
enfocarnos en brindar cada vez más mejor calidad tanto en nuestros
productos como en los servicios que ofrecemos.
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RECOMENDACIÓN
En el gemba, el valor de satisfacer al cliente se agrega al producto o
servicio que permite a la compañía sobrevivir y prosperar. Cuando norespeta ni aprecia el gemba, tiende a “deshacerse” de sus
instrucciones, diseños y otros servicios de soporte, con frecuencia
descuidando completamente los requerimientos actuales.
Mantener el gemba en la estructura gerencial superior requiere
empleados comprometidos.
Los trabajadores deben estar inspirados para desempeñar sus
funciones, sentirse orgullosos de sus empleos y apreciar el aporte
que hacen a su empresa y a la sociedad.
Infundir un sentido de misión y orgullo hace parte integral de su
responsabilidad de la gerencia por el gemba.
Los gerentes supervisores deben ir inmediatamente al lugar y
pararse en un sitio y observar atentamente qué sucede.
La regla de oro de la gerencia gemba es la estandarización.
Estándar es la mejor manera de realizar el trabajo.
El papel del gemba en la reducción de costos generales. Si el gemba
no puede hacer que sus procedimientos sean cortos flexibles,
eficientes, libre de productos defectuosos y de tiempo ocioso de la
maquinaria.
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GLOSARIO
Acepción: Cada uno de los significados en que se toma una palabra
o frase en distintos actos de habla.
Retail: venta al mayor o al por menor, también es utilizada para losnegocios que utilizan este tipo de venta.
Tangible: Que se puede tocar o percibir por medio del tacto.
Intangible: Que merece extraordinario respeto y no puede o no debe
ser alterado o dañado.
Genjitsu: Todo aquello que es tangible y real, y que se mueve por el
gemba: las personas, las instalaciones y los materiales.
Gembutsu: significa el producto el cual en este caso se refiere alproducto que estamos analizando por ejemplo máquina, equipo,
material, tiempos de manufactura etc.
Gemba: significa el área donde ocurre o el área de trabajo don
analizaremos el problema.
Gotogemba. Traduciéndolo no literalmente, podríamos hablar de
“pise el terreno”.
Ask why”. Pregunté (pregúntese) constantemente el porqué de lascosas. No le importe parecer pueril, no tema aparentar
desconocimiento. Pregunte. Nadie nace enseñado.
Respectpeople. Todo lo anterior, precisa de una excelente relación
con las personas, como motor de la implicación y participación de las
mismas. El lugar de trabajo es uno de los “santa santorum” de
nuestras vidas. Por lo que cuando ingresemos en un lugar de trabajo,
por sencillo que pueda parecer respetemos a quine allí está
trabajando.
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BIBLIOGRAFÍA:
• Eduardo Alfredo Ferraro.
2001.
Administración de los recursos humanos.Buenos Aires.
Valleta Ediciones.SRL.
• MINTZBERG, Henry.
2005.
La estructura de las organizaciones.
Barcelona.
Editorial, Ariel S.A.
• Sergio Hernández y Rodríguez.
2008.
Administración (teoría, proceso, áreas funcionales y
Estrategias para la competitividad).
2º Edición.
México D.F.
Americana Editorial, S.A de C.V.
• Masaaki Imai.
"Como implementar el kaizen en el sitio de trabajo".
McGraw-Hill, 1998.
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ANEXO
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