El ERP, el mejor aliado de los departamentos

de logística

Las empresas necesitan adaptarse a los nuevos desafíos y cambios.

La mayoría de las grandes y medianas empre-sas tienen una estructura organizativa compleja y deben lidiar con todo tipo de intereses inter-nos y externos. Por ello, deben asegurarse de que utilizan los datos correctos y de que la información que precisan está disponible de manera constante. Utilizar un software de pla-nificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) es la mejor manera de hacer frente a este desafío. ¿El motivo? Integra datos y procesos de todas las áreas de una organiza-ción. Ello hace que, a la hora de interactuar con varios proveedores, la tarea se simplifique de manera significativa.

La evolución del ERPEn el pasado, los sistemas ERP se usaban en em-presas muy grandes e industriales, pero la ten-dencia ha cambiado. Ahora lo emplean en todo tipo de organizaciones. El ERP, al principio, se consideró una extensión de la planificación de necesidades de materiales (en inglés, MRP), apa-

recida en la década de 1970, aunque pronto evolucionó hacia la planificación de recursos de fabricación (MRP II), introducida en 1980.Una década tardó en adaptarse a lo que hoy co-nocemos como planificación de recursos em-presariales (ERP). En los últimos años hemos visto cómo esta tecnología fue incorporando mejoras relacionadas con la conectividad, la nube y la integración de todas las áreas inte-resadas en utilizar esta herramienta.

Beneficios del ERPEl ERP también puede ejecutar funciones rela-cionadas con los recursos humanos, las finanzas y la contabilidad. Además, permite un fácil ac-ceso a información integrada confiable, aunque es necesario apostar por la integración ple-na de todos los departamentos en esta he-rramienta. De lo contrario, la actividad de toda

la organización se verá comprometida debido a una comprensión deficiente del sistema. En re-sumen, el ERP es un sistema que ayuda a todas las áreas comerciales de una organización, des-de finanzas hasta ventas, pasando por produc-ción, distribución y, cómo no, logística.

Cómo ayuda el ERP en la logísticaLa economía global requiere que las empresas reconsideren cómo pueden administrar su cade-na de suministro. El cliente de hoy exige que las órdenes se cumplan y entreguen a tiempo y sin errores. La presión cada vez es mayor en los sec-tores de fabricación y venta al por mayor, por lo que existe la necesidad de racionalizar las ope-raciones del departamento de logística y mejo-rar su eficiencia.Los sistemas de planificación de recursos em-presariales (ERP) se han convertido en la solu-ción ideal. ¿El motivo? Permiten implementar controles de inventario y seguimiento en tiem-po real, y ofrecer una imagen precisa de cómo se mueven los productos y bienes a lo largo de

la cadena de suministro, incluyendo las entre-gas a los clientes. Un negocio sin ERP corre el riesgo cometer numerosos errores de entre-ga que podrían derivar en incumplimientos e ineficiencia constantes.

Mejora la distribuciónEl ERP también mejora los flujos de gestión en los departamentos de logística, desde la preparación del paquete hasta el propio trans-porte. Ello se debe a la compilación de datos procedentes de múltiples fuentes (registros in-ternos, internet y redes sociales, entre otras) que se muestran a los miembros del departamento en cuadros y gráficos. De su análisis se pueden extraer medidas para mejorar el manejo físico y la entrega de los paquetes, garantizando así que los clientes reciban sus pedidos a tiempo.A ello hay que sumar las herramientas de co-municación entre proveedores, distribuidores, minoristas y clientes, las cuales permiten a los

operadores enviar y recibir información en tiem-po real. Por ejemplo, ponerse en contacto con el conductor del furgón o camión donde viaja el paquete, consultar las condiciones del tráfico o revisar las direcciones de envío de los clientes.

Reducción de costosEl ERP también hace ahorrar dinero a las com-pañías. Una investigación de Toolbox sobre los efectos del ERP en los departamentos logísti-cos indica que mostrar datos precisos y en tiempo real sobre los procesos comerciales de una empresa reduce los costos operati-vos y administrativos en un 23 % y un 22 %, respectivamente. Las empresas que anhelan conocimientos aún más precisos sobre sus mé-todos de distribución pueden personalizar los programas ERP. De hecho, el 93 % de los usua-rios de ERP han personalizado su software para satisfacer las necesidades de su negocio.

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Informes precisos de inventario y en tiempo realLos clientes demandan que se cumpla de forma inmediata con sus pedidos, por lo que es nece-sario controlar totalmente los plazos de entre-ga de los proveedores. Al mantener este registro conseguirás reducir los errores de inventario. En caso contrario, tu empresa podría incumplir pla-zos de entrega, así como generar insatisfacción entre los clientes y cuellos de botella futuros en el momento de procesar las órdenes de compra. Los sistemas ERP dan a las empresas un ma-yor control de su cadena de suministro, ga-rantizando el correcto funcionamiento de la cadena de distribución.

Ayuda a retener el talentoLas herramientas ERP son un recurso muy útil para mantener a los trabajadores en plantilla. Los operadores pueden gestionar las horas de trabajo y descanso a través del software y reco-pilar información sobre su desempeño. Cabe re-cordar que el desgaste de los profesionales que se dedican a la logística es muy alto en compa-ración con otras industrias, provocando la salida de numerosos empleados. Con un ERP se pue-den programar mejor las jornadas laborales,

reduciendo así el desgaste de los trabajado-res, y gestionar las ausencias que se pudie-sen dar.

Confianza del clienteBasarse únicamente en la reputación forma par-te de una mentalidad de negocios totalmente anticuada. El seguimiento en tiempo real del consumidor es ahora mismo el estándar co-mercial que debe seguirse. La confianza del consumidor puede vincularse directamente a la capacidad que una empresa tiene para rastrear un pedido. Una cadena de suministro mal ges-tionada hará que el cliente piense si la empresa está en realidad procesando el pedido, lo que, a su vez, hará que los clientes no repitan expe-riencia y la reputación de la empresa se vea da-ñada.

Un sistema ERP permite rastrear pedidos en tiempo real, lo que ayuda a la empresa a evitar

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devoluciones de todo tipo. Por ejemplo, cuando el cliente desea realizar cambios en su pedido y éste todavía no ha sido procesado. Si el usuario no puede acceder a la orden, lo más seguro es que devuelva la compra cuando la reciba. Igual-mente, la transparencia logística conduce a una mayor confianza del cliente en la toma de decisiones de compra, lo que, en última ins-tancia, genera mayores ingresos y una mayor eficiencia en los envíos.

En conclusión, la implementación de un sistema ERP conlleva una larga lista de beneficios:

◦ Mejora el intercambio de información en el proceso de logística.

◦ Acelera las operaciones logísticas.

◦ Acorta el tiempo realizando análisis logísticos.

◦ Alivia al personal operativo.

◦ Simplifica los procedimientos.