Sesión 8Gestión de las Adquisiciones
Peter M. Yamakawa T.Ph.D., MBA, Msc. Ing. , [email protected]
Fundamentos de la Gerencia de Proyectos
Agenda
• Caso: Timberjack Parts: Packaged Software Selection project
• Plan
• Administración
• Cierre
• Tipos de contrato
Timberjack Parts: Packaged Software Selection project
Gestión de adquisiciones del proyecto
• Incluye los procesos de compra o adquisiciones de los productos, servicios o resultados que son necesarios para obtener fuera del equipo del proyecto.
• La organización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto.
Gestión de adquisiciones del proyecto
Planificar las adquisiciones
• Es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores.
• Este proceso determina el precio a obtener apoyo externo, y qué adquirir, de qué manera, en qué cantidad y cuándo hacerlo.
Planificar las adquisiciones
1. Línea base del alcance2. Documentación de
requisitos3. Acuerdos para trabajar
en equipo4. Registro de riesgos5. Acuerdos contractuales
relacionados con los riesgos
6. Requisitos de recursos de la actividad
7. Cronograma del proyecto
8. Estimaciones de costos de las actividades
9. Línea base del desempeño de costos
10. Factores ambientales de la empresa
11. Activos de los procesos de la organización
Entradas
1. Análisis de hacer o comprar
2. Juicio de expertos3. Tipos de contrato
Herramientas y técnicas
Salidas
1. Plan de gestión de las adquisiciones
2. Enunciado del trabajo relativo a la adquisición
3. Decisiones de hacer o comprar
4. Documentos de la adquisición
5. Criterios de selección de proveedores
6. Solicitudes de cambio
Planeamiento de adquisición
• Involucra identificar los productos o servicios fuera de la organización que pueden satisfacer las necesidades del proyecto
• Incluye decidir:– Si debo adquirir
– Cómo adquirir
– Qué adquirir
– Cuánto adquirir
– Cuándo adquirir
Efectuar las adquisiciones
• Es el proceso que consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. Durante el proceso, el equipo recibe ofertas y propuestas, y aplicará criterios de selección definidos previamente a fin de seleccionar uno o más vendedores que estén calificados para efectuar el trabajo y que sean aceptables.
Efectuar las adquisiciones
1. Plan para la dirección del proyecto
2. Documentos de la adquisición
3. Criterios de selección de proveedores
4. Lista de vendedores calificados
5. Propuesta de los vendedores
6. Documentos del proyecto
7. Decisiones de hacer o comprar
8. Acuerdos para trabajar en equipo
9. Activos de los procesos de la organización
Entradas
1. Conferencias de oferentes
2. Técnicas de evaluación de propuestas
3. Estimaciones independientes
4. Juicio de expertos5. Publicidad6. Búsqueda en
internet7. Negociación de
adquisiciones
Herramientas y técnicas
Salidas
1. Vendedores seleccionados
2. Adjudicación del contrato de adquisidores
3. Calendario de recursos
4. Solicitudes de cambio
5. Actualizaciones al plan para la dirección de proyectos
6. Actualizaciones a los documentos del proyecto
Administrar las adquisiciones
• Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según sea necesario.
Administrar las adquisiciones
1. Documentos de la adquisición
2. Plan para la dirección del proyecto
3. Contrato4. Informes de
desempeño5. Solicitudes de
cambio aprobadas
6. Información sobre el desempeño del trabajo
Entradas
1. Sistemas de control de cambios del contrato
2. Revisiones del desempeño de las adquisiciones
3. Inspecciones y auditorías
4. Informes de desempeño
5. Sistemas de pago6. Administración de
reclamaciones7. Sistemas de
gestión de registros
Herramientas y técnicas
Salidas
1. Documentación de la adquisición
2. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
3. Solicitudes de cambio
4. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
Cerrar las adquisiciones
• Es el proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto. Brinda apoyo al proceso, ya que se verifica que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables.
Cerrar las adquisiciones
1. Plan para la dirección del proyecto
2. Documentación de la adquisición
Entradas
1. Auditorías de la adquisición
2. Acuerdos negociados
3. Sistema de gestión de registros
Herramientas y técnicas
Salidas
1. Adquisiciones cerradas
2. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Tipos de Contratos
Contrato Riesgo del comprador
Riesgo del vendedor
Descripción Ejemplo
Ordenes de compra (PO)
Neutral Neutral Un acuerdo unilateral, precio definido
Monitores de computadoras por $140
Precio fijo (FP) Mínimo Alto Común, después de un documento detallado del Trabajo
Comprar una implementación de una red por $3000
Precio fijo + incentivo (FPIF)
Mínimo Alto Como el anterior pero con un incentivo
Una construcción de un carretera por $4000000. Por cada semana que termine antes el vendedor, este recibe $65000
Precio fijo+ajuste precio económico
(FPEPA)
Mínimo Alto Como el anterior, pero con ajuste económico por los cambios de cada año
Una construcción de un carretera por $4000000. Al comienzo de cada año ajuste del monto por los efectos económicos
Contrato Riesgo del comprador
Riesgo del vendedor
Descripción Ejemplo
Tiempo y materiales
(T y M)
Mínimo Mínimo Pequeñas iniciativas, inicio del proyecto
Un baño adicional a $50 por hora y costo de materiales
Analista por $30/h
Costo + Tarifa fija
(CPFF)
Medio Mínimo Usado cuando el comprador sabe lo que se necesita pero no conoce los detalles
Un comprador contrata una empresa para producir un video pero no está seguro de los detalles. Acuerda en pagar al proveedor los costos + 37000
Costo + Incentivo fijo
(CPIF)
Medio Mínimo Como el anterior, pero permite al comprador motivar al vendedor
El comprador paga los costos por un incentivo de 5000 por cada semana que se termine antes
Costo + % de costos
(CPPC)
Alto Mínimo A mayores costos, mayores pagos. No es el más conveniente
El comprador paga los costos + un 17% de los costos
Statement of work (SOW)
• Es una descripción del trabajo requerido para la adquisición
• Muchos contratos, acuerdos, incluye SOWs
• Un buen SOWs dá a los postores un mejor entendimiento de las expectativas de los compradores
Un ejemplo del SOW
• Alcance del trabajo: Describe el trabajo a ser hecho en detalle. Especifica los requerimientos
• Lugar del trabajo: Donde se realiza el trabajo
• Periodo del trabajo: Cuando empieza y termina
• Tiempo de los entregables: Describir en detalle cuando se va a entregar
• Estándares: Especificar los relevantes para realizar el trabajo
• Criterio de aceptación: Describe como se considera cuando el trabajo es aceptable
• Requerimientos especiales: Especificar algún requerimiento adicional
RFP
1. Propósito2. Background3. Básicos requerimientos4. Infraestructura de TI5. Descripción del proceso de RFP6. SoW7. Apéndices:
1. Características del actual sistema2. Requerimientos del sistema3. Volumen de la data4. Muestra del contrato
Ejemplo de evaluación de las propuestas
Procesos de Adquisiciones
• Planeamiento de adquirir: determina qué y cuando adquirir
• Planeamiento de solicitar: documentación de los requerimientos del producto e identificando las posibles fuentes
• Solicitar: obtener ofertas, propuestas, recomendaciones• Selección de la fuente: Seleccionar entre sus
potenciales vendedores• Administración del contrato: administrar la relación
con el vendedor• Cerrar el contrato: Definir y completar el contrato
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