CASA DE ESQUÍ ALPINE
Una buena experiencia de transformación tecnológica y cultural de los procesos.
Ing. Andrés Bondio
Circulación y suscripciones.
Ruta estratégica de la empresa 2017-2019…
Proponer la mejoras
requeridas para lograr
mayor eficiencia,
productividad y flexibilidad
operativa.
Realizar un diagnóstico
de los procesos de
Opcionales, anabólicos,
productos comerciales y
productos impresos.
Definir un equipo de reconversión
interdisciplinario que lidere esta
transformación. Un equipo
compacto, colaborativo y
comprometido.
Generar una cultura de
pensamiento lateral y de
permanente cuestionamiento
de nuestras formas de trabajar.
Readecuar las estructuras
y actividades de las áreas.
Reducir o eliminar costos
improductivos.
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5
2
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7
Llevar adelante la
transformación tecnológica
requerida por los nuevos
procesos.
4
¿Por donde empezamos?
Método usado para transformar nuestros procesos...
RESULTADO
Propuesta de valor que utilice el diagnostico como
base para mejorar la eficiencia de los procesos y
los adecue a las actuales necesidades del
negocio.
Método de trabajo, objetivos
y lineamientos bien
definidos y claros.
IMPLEMENTAR
Estabilizar los nuevos procesos.
Propuesta de mejora sobre los procesos
consolidados.
Transformación
tecnológica y Cultural.
PROPUESTA
DE
MEJORA
1 2
Una nueva tecnología. Utilizando un
método especifico y con un equipo
ampliado, consolidado y
comprometido.3CONSOLIDAR
LOS
PROCESOS
4
5
1
DIAGNÓSTICO
Objetivo
Diagnosticar el proceso
completo de los productos
impresos y comerciales
de la empresa,
determinando los
problemas, costos
improductivos e
ineficiencias tanto de las
actividades como de las
estructuras.
?
Equipo ?
Dueño del proceso
Gte. Comercial
El método
Kaizen / Scrum
Validación
Gerentes
Líder
Creativo
Analítico
Conocimiento
Interdisciplinario
Entrevistas
gerentes
Primer diagnóstico
de los procesos
Informe
final
Estado de situación
1
DIAGNÓSTICO Objetivo
¿Que le preocupa del actual proceso?
¿Que espera que se logre?
¿Dónde ve que debería agregarse valor?
Entrevistas
Usuarios claves
¿Qué ya no debería hacerse de la misma manera?
¿Cómo son las herramientas actuales?
¿Cómo diagramarías el proceso?
Automatizar difusión de venta y
suscripciones.
Variables de contexto y reglas de negocio.
Reducir Devoluciones sin agotar.Optimizar
Difusión
Propuesta de Mejora2
Automatizar la documentación operativa.
Optimizar el proceso de apilado y entrega.
Reducir la estructura y contingencias.
Logística
Facturación
y
Cobranzas
AppVendedores
Transportistas
Herramienta
Tecnológica
Tableros
y
Reportes
MODELO DE VENTA
100% Consignación Venta en firme
Sistemas de información integrados y
creíbles.
Tableros de mando “Business Inteligence”.
Reportes tácticos.
Reducir la carga administrativa.
Reducir reclamos de los clientes.
Facturación electrónica.
Bancarización de los vendedores.
¡El proceso rediseñado!
¿Qué herramienta dará
soporte al nuevo
proceso?
?
Conociendo la herramienta elegida.
Puntos de venta
(canillas).
Control de inventario.
Stock en la calle.Operativos y de gestión.
Interfaz con B.I.
Diarios, opcionales,
anabólicos, insertos e
impresiones
comerciales.
Gestión de precios por
producto, edición y
cliente.
Gestión de comisiones,
descuentos y gastos.
Estadísticas y
segmentación. Variables de
contexto.
Interfaz con Portales.
Base de conocimientos.
Doc. de rutas, suscrip,
remitos y devoluciones.
Interfaz con apiladora.Devoluciones (Dropbox).
Incidencias y portal del
distribuidor.
Facturación, cobranza,
integración con SAP y
control de gestión.SAP
PRODUCTOS
REPORTES
ALMACÉN
RED DE
COMERCIALIZACIÓN
GESTIÓN
FINANCIERA
LOGÍSTICA
DIFUSIÓN
CONTROL DE
OPERACIONES
TARIFAS
AFIP
Atención de Suscriptores: Call Center, alta de clientes,
gestión de incidencias,
promociones y pedidos.
Portal de suscripciones
Agenda de tareas,
facturación y vigencia de
convenios.
Diarios, opcionales,
tarjeta CLV y Digital.
Gestión de cortesías,
promociones y campañas,
digitales, packs/combos de
productos,
Suspensiones,
anulaciones,
renovaciones y
modificaciones
Facturación, pagos,
Integración y control de
Gestión.
SAP
PRODUCTOS
AGENDA
CENTRO DE
SERVICIOS
GESTIÓN
FINANCIERA
FIDELIZACIÓN
CENTRO DE
GESTIÓN
CRM
Análisis de la
audiencia a través de la
geolocalización.
GEOMARKETING
CRM
Campañas de
renovación,
lanzamientos, captación y
pedidos de artículos.
CRMCAMPAÑAS DE
COMUNICACIÓN
AFIP
Conociendo la herramienta elegida.
¿Como aporta Shipo al proceso
rediseñado?
¡Vamos Shipooooo!
LA IMPLEMENTACIÓN Equipo ampliado.
Mirada 360 y conocimiento en los nuevos procesos.
Roles bien definidos y asignados.
KickOff : Jornadas blandas de equipo.
Objetivos y método de trabajo.
Motivar, generar conciencia, compromiso, y por
sobre todo pasión por el proyecto.
Profundizar las necesidades y preocupaciones de
los usuarios claves.
Incentivar el pensamiento lateral y la creatividad.
Identificar los puntos críticos del proceso.
Nuevo método:
Entrenar a los formadores.
Conocimiento descentralizado.
Referentes en las áreas y equipos.
Llego el gran momento!.
Conocer la herramienta y definir como implementaremos las mejoras.
Aquí se tomaron las decisiones de fondo del proyecto.
Documentación de expediente,
configuración y aceptación.
Comunicación frecuente y eficiente a los
principales interesados!.
Manos a la obra!.
Todos al laboratorio a configurar.
Probar, probar y probar nuevamente!.
3 Paso a producción de los parámetros
consolidados.
Definición de estrategia de partida!.
Hay equipo!...
LA
IMPLEMENTACIÓN
Equipo ampliado.
Mirada 360 y conocimiento en los nuevos procesos.
Roles bien definidos y asignados.
KickOff : Jornadas blandas de equipo.
Objetivos y método de trabajo.
Motivar, generar conciencia, compromiso, y por
sobre todo pasión por el proyecto.
Profundizar las necesidades y preocupaciones de
los usuarios claves.
Incentivar el pensamiento lateral y la creatividad.
Identificar los puntos críticos del proceso.
Nuevo método:
Entrenar a los formadores.
Conocimiento descentralizado.
Referentes en las áreas y equipos.
Llego el gran momento!.
Conocer la herramienta y definir como implementaremos las mejoras.
Aquí se tomaron las decisiones de fondo del proyecto.
Documentación de expediente,
configuración y aceptación.
Comunicación frecuente y eficiente a los
principales interesados!.
Manos a la obra!.
Todos al laboratorio a configurar.
Probar, probar y probar nuevamente!.
3 Paso a producción de los parámetros
consolidados.
Definición de estrategia de partida!.
Llego el gran día
GO!...
Facturación y Cobranza:
• Facturación Electrónica.
• Bancarización de los vendedores.
• Eliminar costos de servicios de terceros (Planexware).
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2
3 Circulación:
• Optimizar proceso de devoluciones.
• Optimizar y eliminar puestos del Call Center.
• Automatizar los procesos de documentación de reparto.
• Redefinición de responsables de actividades de los nuevos procesos.
• Traqueo de entrega de los productos y tarjeta de beneficios.
Logistica:
• Implementar “Paquetes estándar” en transportes de Ciudad e Interior.
• Automatización de la documentación de expedición.
• Eliminar logística inversa de interior.
CONSOLIDAR Y OPTIMIZAR LOS PROCESOS.
4
4
Equipo abocado a estabilizar la nueva plataforma!...
Etapa ineludible, debe ser afrontada por el equipo de implementación.
Notificaciones de deuda y cortes de cuentas de los vendedores.
Pedidos de productos vigentes y atrasados.
Información del envío de productos a transportistas y vendedores.
Información de suscripciones, altas, bajas y seguimiento del reparto.
Vendedores cargarán devoluciones. Reducción de costos y conflictos.
Autogestión, consulta de facturas y saldos.
Flasheo de ventas.
Notificaciones de nuevos lanzamientos de productos.
Siguiente paso:
Llevar el portal a los clientes para solicitar productos y notificar la
no recepción.
Solicitud de reposiciones de productos para potenciar las ventas.
Funcionalidades del portal móvil.5
Difusión: Se automatizo y eficientizo.
• La devolución cayó un 6% con un 1% de Agotados.
• Se redujo 50% tiempos de operación (40 hs x mes).
• Se lograron ahorros significativos por eficiencia de venta en calle.
Facturación y Cobranza:
• Dificultades de avance en facturación electrónica y bancarización de PV.
• Los tiempos operativos se redujeron un 50%.
• Se eliminaron servicios de terceros (Planexware y portal de transportistas).
• Toda la información requerida por tableros de mando y reportes de gestión.
Logística:
• La optimización de la devolución redujo 20% los costos del proceso y 30% de tiempos de
dos personas.
• Se redujo un 60% los tiempos de generación de la documentación operativa.
• Implementamos paquetes estándar. Redujo 30% los costos del proceso y 200% de
tiempos de dos personas.
Sistemas, licenciamientos y mantenimientos de software:
• Se redujo un 20% el presupuesto de Sistemas.
• Se redujo 50% los tiempos de dos personas de Sistemas abocados a solucionar
problemas de los sistemas reemplazados.
Próximamente con el portal móvil:
• Reestructuración del Call Center en 6 puestos y 30% de costos de trama.
• Se reduciría un 50% los tiempos de Logística y Circulación.
• Se eliminarían 30% los costos internos y del procesos de documentación.
Equipo formado, con conocimientos del método y fundamentalmente comprometido.
$$
$
El RESULTADO DEL PROYECTO
5
Optimizar
Difusión
Logística
Facturación
y
Cobranzas
AppVendedores
Transportistas
Herramienta
Tecnológica
Tableros
y
Reportes
Vamos por Suscripciones!
Continuará...
INNOVAR Y APRENDER
“Todos los medios están tratando
de acomodarse a la nueva realidad,
unos esperando a ver que pasa,
grabe error, otros innovando,
arriesgando, eso es obligatorio para
sobre vivir”.
Luis Fernando Santos
Muchas
gracias!
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