ADMINISTRACIÓN I

Semana Nº 11

1

Augusto JAVES SANCHEZ Licenciado en Administración

Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones

Doctorado en Administración

CONTROL

EL PROCESO DE ADMINISTRACION ESTRATEGICA Análisis Externo

Oportunidades, Amenazas, Análisis de la Industria

Análisis Interno Fortalezas y Debilidades. Cadena de Valor.

Visión - Misión

Objetivos de Mediano

y Largo plazo

Identificación de estrategias alternativas - Revisar misión-´visión - Anticipar acciones de competidores - Identificar y Evaluar Estrategias

-Selección de estrategia (Formulación) Corporativa, unidades de negocio, nivel funcional, planes operativos y presupuestos

Adecuación estructura-estrategia-control Ejecución del cambio estratégico

- Poder, política, conflicto - Liderazgo - Cambio

Diseño de la

Estructura Diseño de sistemas

De control estratégico

Evaluación

y Control

- Mide resultados - Controla constantemente las etapas del proceso.

¿Cómo sabe si su empresa está avanzando en la implantación de la

estrategia planeada?

Si Usted Fuera Piloto de Esta “Empresa”… ¿Cómo se Vería “Manejándola”?... (o peor…de pasajero…)

¿Qué es una organización?

¿Cuáles son las fases de una organización?

¿Para qué controlar?

¿Qué es Controlar? . . .1/2

El control un proceso continuo y dinámico

Debe estar alineado con la estrategia empresarial

Debe ser eficaz, que cumpla los objetivos

Debe ser eficiente, que sirva para la mejora continua

¿Qué es Controlar? . . . 2/2

¿Qué es Gestión? . . . 2/2

“Control de gestión es el proceso que consiste en

aprovechar de forma eficaz, eficiente y permanente

los recursos de la empresa para el logro de los

objetivos

definidos por la estrategia”

El concepto de Control de la Gestión

Que implica el Control de la Gestión

¿Qué es un Sistema de Control de la Gestión?

¿Qué es el proceso de Control de la Gestión?

Objetivo del Control de la Gestión

¿Por qué debemos tener Control de la Gestión?

Tipos de Control de la Gestión

…¿No Preferiría Administrar el “Vuelo” de su Empresa Así?

3. Como función administrativo

Formas de concebir el Control

Trabajadores dentro de

los patrones deseado,

evitando desviaciones

2. Como sistema

automático de

regulación

Control de frecuencia

Definiciones

1. Como restrictiva y

coercitiva

Grado constante de

flujo de modo

automático

Control automático en las

refinerías de petróleo

Parte del proceso administrativo que verifica la actividad

según los objetivos planeados

Funciones del Control

•Estandarizar el desempeño mediante supervisiones

•Proteger los bienes organizacionales

•Estandarizar la calidad de productos

•Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas áreas

•Medir y dirigir el desempeño de los empleados

•Alcanzar los objetivos

•Producir ciclos más rápidos

•Disponibilidad al cambio

•Agregar valor a los productos

•Facilitar la delegación y trabajo en equipo

Control de calidad

En conclusión

Garantía que los resultados obtenidos se ajusten lo máximo posible a los objetivos

preestablecidos

Lo esencial en el control es:

•Un objetivo

•Un medio para medir la actividad

•Un procedimiento para comparar la actividad con el objetivo fijado

•Un mecanismo de corrección

Principios aplicados al control

Principio de garantía del objetivo

Principio de definición de los estándares

Principio de excepción

Logro de objetivos mediante la supervisión de los desvíos para emprender la acción correctiva. Localiza, identifica y corrige.

Fija estándares de desempeño y calidad

Aplicarse a actividades representativas para reducir costos y tiempo asegurando la eficiencia de los resultados.

Principio de los objetivos

Principio de Oportunidad

Principio de acción

Las disposiciones para corregir los desvío deben justificar la acción de control que implica la inversión de tiempo, personal, costos, etc.

Debe ser oportuno, y aplicarse antes de que el error se efectúe para tomar las medidas correctivas con anticipación.

El control existe en función de los objetivos (medio para alcanzarlos)

Control Preliminar

Control Concurrente

Control de Retroalimentación

Tipos de Control

29

DEFINIR

ESTÁNDARES

1

MEDIR

RESULTADOS

2

Comparar

Real VS Est.

Continuar

3

ACCIONES

CORRECTIVAS

4

RETROALIMENTACIÓN

PROCESO DE CONTROL

30

Son unidades de medidas predeterminadas contra las cuales se mide el

progreso de una actividad.

Define el grado de variación aceptable

•Cada departamento debe definir sus indicadores(Índices, %, razones, etc.)

Contra los cuales se miden los logros.

•Se deben definir para las áreas claves de Peter Drucker

Áreas clave de resultados: Son aquellas

áreas que involucran las principales actividades

de una organización:

- Producción.

- Marketing.

- Personal.

- Finanzas.

1. ESTÁNDARES:

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*AREAS CLAVE DE RESULTADOS :

1. Rentabilidad .

2. Posición en el Mercado

3. Productividad

4. Innovación

5. Recursos Físicos y Financieros

6. Desempeño y desarrollo Administrativo

7. Desempeño y actitud del trabajador

8. Responsabilidad Social

9. Calidad

10. Servicio

•Un estándar representa un estado o medida del logro deseado y deben

considerar las

funciones básicas de la empresa y las áreas de resultados que

recomienda P. Drucker empleando indicadores.

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Producción Marketing Personal Finanzas

Calidad Volumen ddventas.

Relacioneslaborales

Gastos decapital.

Cantidad Gastos deventas

Rotación depersonal

Inventarios.

Costos Gastos parapublicidad

Ausentismolaboral

Flujo decapital

Desempeñoindividual enel trabajo

Desempeñoindividual devendedores

Liquidez

Criterios usados en las áreas claves para medir el desempeño:

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Consiste en medir los resultados reales o avance de los planes

comparándolos con los estándares para detectar desviaciones de más o

de menos.

Se mide : mediante la observación real, con información estadística,

contable o financiera., información oral o reuniones e información escrita.

Ejemplo: LAS AUDITORÍAS: Son procesos de evaluación de los resultados y por ende de cómo se hicieron las actividades. Hay Auditorías Internas y Externas.

Lo importante en esta etapa es el qué medimos, es decir lo que es

relevante y significativo por lo que hay que tomar en cuenta dos

principios de administración.

2. MEDICIÓN DE RESULTADOS:

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1. Principio de Excepción:

“Los administradores deben preocuparse por las desviaciones importantes, es

decir, las situaciones especialmente buenas y malas, así serán más efectivos

los resultados.

2. Principio del control del Punto Crítico:

”El control eficaz requiere una atención especial de los factores críticos para

evaluar el logro de los objetivos y desempeño de los planes”. Este principio

reconoce los

aspectos a observar y corregir.

Punto Crítico: Son los puntos estratégicos de un sistema en los que se

debe dar la vigilancia o la recaudación de información

PRINCIPIOS DEL CONTROL :

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3. ESTABLECER MEDIDAS CORRECTIVAS:

-Se identifica al responsable del no cumplimiento de los

estándares.

-Se evalúan las razones que le impidieron cumplir.

-Se adoptan las medidas correctivas oportunas que son de carácter ejecutivo.

-Se inicia un nuevo ciclo del proceso de control.

-(Se pueden modificar los estándares).

-La identificación de desviaciones hace posible las correcciones y la retroinformación

4. RETROALIMENTACION :Es la información obtenida de

las medidas correctivas que se incorporan al “sistema

administrativo y de planeación”para decidir si se actúa como

se planeó e incorporar correcciones para lograr el

desempeño deseado.

36

TIPOS DE CONTROLES

1. ANTERIORES A LA ACCIÓN O CONTROL PREVIO: Garantizan

que antes de iniciar una acción los recursos necesarios estén

presupuestados y programados. Evitan que ocurran problemas.

2. CONTROL DIRECTIVO O CONTROL CONCURRENTE:Detecta

desviaciones durante la ejecución y corrige antes que esta

termine.

4. CONTROLES POSTERIORES A LA ACCIÓN O EXPOST:

Miden los resultados una vez que la acción ha concluido. Estas

correcciones se aplican a actividades futuras.

“Todos los controles son interactivos, ninguno excluye al otro,

se complementan. Se apoyan en los sistemas informáticos”

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CARACTERÍSTICAS DE LOS CONTROLES

EFECTIVOS

1. Reflejan la naturaleza de la estructura

organizacional

2. Oportunidad

3. Accesibilidad y simplicidad, fáciles de aplicar

4. Ubicación Estratégica, en las áreas Clave de

Resultados, como dice Peter Drucker y en los

puntos críticos de las áreas funcionales.

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OTRAS HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS UTILIZADAS PARA UN MEJOR

CONTROL

-BENCHMARKING Método para el establecimiento de metas

y medidas de productividad con base en las mejores prácticas de

la industria:

- Benchmarking estratégico

- Benchmarking operativo

- Benchmarking administrativo

-PERT Técnica de Evaluación y revisión de Programas

- JAT Sistema de inventario justo a tiempo

- OUTSOURCING Contratación de proveedores ajenos a la

empresa con experiencia en un campo en particular para que les

proporcionen ciertos productos y operaciones

TECNICAS DE CONTROL

DR. CESAR MORENO

LA VERIFICACIÓN DE LOS VARIOS

REPORTES Y ESTADOS CONTABLES SE

REALIZA POR LAS AUDITORÍAS

CONTABLES. LA INSPECCIÓN PERIÓDICA

DE LOS REGISTROS CONTABLES AYUDA AL

CONTROL GENERAL.

PERMITE EVALUAR LOS PROYECTOS, LAS

ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS Y

OFRECEN SUGERENCIAS PARA UNA

ACCIÓN CORRECTIVA.

LA AUDITORÍA CONTABLE ES EJECUTADA

POR MIEMBROS DE UNA EMPRESA

EXTERNA DE CONTADORES PÚBLICOS.

AUDITORÍAS CONTABLES

DR. CESAR MORENO

LAS AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS

TIENEN POR FINALIDAD EVALUAR LA

EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA

ADMINISTRATIVA DE UNA

DETERMINADA EMPRESA.

LA AUDITORÍA EXTERNA, SE EMPLEA

PARA PROPÓSITOS DE PLANEACIÓN,

PARA INVESTIGAR OTRAS EMPRESAS,

PARA LA FUSIÓN DE EMPRESAS O

PARA LA ADQUISICIÓN.

LA AUDITORÍA INTERNA SE USA PARA

MEJORAR EL PROCESO DE

PLANEACIÓN, REVISA EL PASADO,

PRESENTE Y FUTURO DE LA EMPRESA

AUDITORÍAS

ADMINISTRATIVAS

ÁREAS DE CONTROL

AREA INSTITUCIONAL

• Control de la empresa como un todo.

AREA FINANCIERA

• Control presupuestario

• Control de costo

AREA DE PRODUCCION Los principales controles existentes en el área de

producción son los

siguientes:

· Control de Producción

· Control de Calidad

· Control de Costos

· Control de Tiempos de Producción

· Control de Inventarios

· Control de Operaciones Productivos

· Control de Mantenimiento y Conservación

· Control de Desperdicios

ÁREAS DE CONTROL

AREA COMERCIAL

· Control de Ventas

· Control y Propaganda

· Control de Costos

AREA DE RECURSOS HUMANOS

· Control de Asistencia y Retrasos

· Control de Vacaciones

· Control de Salarios

ÁREAS DE CONTROL