Post on 20-Jun-2015
Código:GDO-FR-01
Versión: 01-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO
140 AG AC CT E M S
01 ACTAS
01-01
01-04
ACTAS DE COMITES
- De sostenibilidad Financiera
- Citaciòn
- Orden del dìa
. Anexos
ACTAS DE REUNION
- Comitè Primario
- Citaciòn
. Orden del dìa
- Anexos
2
2
10
10
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
los en los archivos de gestión y central
se transfieren al archivo histórico para
su conservación permanete.
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente.
Firma Responsable:
Fecha:Venecia (Ant) julio 2013
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código:GDO-FR-01-
Versión: 01-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO
140 AG AC CT E M S
06-02 COMPROBANTES DE EGRESO
COMPROBANTES DE EGRESO
- Facturas
- Pago a proveedores
- Nómina
- Contratos
- Parafiscales
- Prestaciones Sociales
- relación de pago por bancos
- Resumen de comprobantes
anulados
- Copia de relación de cheques
anulados
- Legalización orden de avance
- Autorización de consignación de
pagos
2 10 X Cumplido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y archivo central
seleccionar una muestra del 2% de los
de mayor cuantía destruya el restante y
transfiera la muestra al archivo histórico
De soportarse la información en medio
Técnico garantizarse su reproducción
exacta consérvece 10 años en el
archivo central, y transferir la muestra
al archivo Histórico
Firma Responsable:
Fecha:Venecia (Ant) julio 2013
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: DOC-FR-
Código:GDO-FR-01-
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO
140 AG AC CT E M S
06-03 COMPROBANTE DE INGRESO
Comprobantes de ingreso
- Por contribuciones
- Impuesto de Industria y
-Comercio- Por aprovechamiento
- Impuesto Predial
- Impuesto del Medio Ambiente
- Por estampillas
- Por acuerdos de pago
- Cuentas de cobro
- Recibos de caja
- Por transferencias del
Departamento y la Nación
2 10 X Cumplido el tiempo de custodia del
archivo de gestión y archivo central
seleccionar una muestra del 2% de los
de mayor cuantía destruya el restante y
transfiera la muestra al archivo histórico
De soportarse la información en medio
Técnico garantizarse su reproducción
exacta consérvece 10 años en el
archivo central, y transferir la muestra
al archivo Histórico
Firma Responsable_____________________________________________________
Venecia (Ant) julio 2013
Fecha:
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01-
Versión: 02-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO
140 AG AC CT E M S
06-04 COMPROBANTE DE NOMINA
- Anexos pago de nómina
2 98 X Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central, se
selecciona por polo de interés la de los
Alcaldes y secretarios de despacho y
se transfieren al archivo
histórico.destruya el restante.
Firma Responsable_____________________________________________________
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código:GDO-FR-01-
Versión: 02-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO
140 AG AC CT E M S
07 COMUNICACIONES OFICIALES
07-01
07-02
07-04
ACCIONES DE TUTELA
- Solicitud
- Respuesta
CIRCULARES NORMATIVAS
CIRCULARES INFORMATIVAS
DERECHOS DE PETICION
- Solicitud
- Respuesta
2
2
2
2
10
10
10
X
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestion, y en el central,
seleccionar una muestra representativa del
5% y transferirla al Archivo Histórico para
su conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en los
archivos de gestión y central transferir al
archivo histórico para su conservación
permanente. Las informativas se elimina
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestion, y en el central,
seleccionar una muestra representativa del
5% y transferirla al Archivo Histórico para
su conservación permanente.
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
CT: Conservación Total S: Selección
Código:GDO-FR-01
Versión: 01-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO
140 AG AC CT E M S
12 DECLARACIONES
12-01
15
15-01
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
- Retefuente
-
HISTORIASHISTORIA CATASTRAL
(Predios Urbanos -Rurales)
- - Ficha resumen de mutaciones
- Formato único de atención de
reclamos-
- Licencia de construcción
- Planos de la propiedad
- Número de cédula catastral
- Certificado de uso del suelo
2
5
10
25
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y en el archivo
central se elimina. El sistema contable
puede reproducir la información
contenida en ella.
A partir de su actualización y
transcurridos el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se toma
una muestra del 5% de los más
representativos para la administración y
esta se transfiere al archivo Histórico.
Estos documentos se conservan en
medio magnético
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código:GDO-FR-01
Versión: 01--2013
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO
140 AG AC CT E M S
15-04 HISTORIAL DEL CONTRIBUYENTE
- De industria y Comercio
- Listado de contribuyentes (de
Industria y comercio)
- Control del Establecimiento
- comercial
- Certificado de Cámara de
-Comercio
- Certificado de uso del suelo
- Certificado de Sanidad
- Certificado de Sayco y Asimpro
2 10 X A partir del cierre del establecimiento y
transcurrido el tiempo de retención en
los archivos de gestión y central se
toma una muestra representativa del
3% y se transfieren al archivo histórico
para su conservación permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código:GDO-FR-01-
Versión: 01-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO
140 AG AC CT E M S
16 INFORMES
16-02 INFORMES CONTABLES
CONCILIACION BANCARIA
Tipología
Informes,
Colillas de Cheques,
Consignaciones,
Extractos bancarios,
Certificado de saldo en cuenta,
Notas débito y crédito.
Boletín de Tesorería (Caja)
Tipología:
- Comprobantes ingresos
- Comprobantes egresos
- Diponibilidad presupuestal
2 10 X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central tómese
una muestra del 3% de los más
representativos para a administración
estos se transfieren al archivo histórico.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01-
Versión: 01--2013
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO
140 AG AC CT E M S
16 INFORMES
16-03
16-09
INFORME DE GESTION ANUAL
INFORMES DE ESTADOS
FINANCIEROS
- Balance General
- Estado de actividad económica
y Social
- De Ejecución Presupuestal
- Cambios en el patrimonio
2
2
10
10
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y en el archivo
central, transfiérase al archivo histórico
para su conservación permanente por
dar cuenta de la gestión de Secretaria.
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central, se
traslada al archivo histórico para su
conservación permanente .
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01--
Versión: 01-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO
140 AG AC CT E M S
16-08 INFORMES DE CAJA MENOR
- Resolución de apertura
- Recibo de consignación
- Relación de comprobantes de
pago
- Recibos de pago
- Extractos bancarios
-conciliaciones
- Control de gastos de caja menor
- Rendición de cuentas
-- Informes de ejecución
presupuestal
2 3 X Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
eliminan, información queda soportada
en comprobantes de egreso que se
conserva por más tiempo.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01-
Versión: 01-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO
140 AG AC CT E M S
17
17-03
17-03
17-04
INSTRUMENTOS DE CONTROL
LIBROS OFICIALES DE CONTABILIDAD
Mayor y Balance
LIBROS AUXILIARES
- Auxiliar Bancos
- Auxiliar caja diario
INSTRUMENTOS DE CONTROL
- Radicador (Libro)
- De escrituras que ingresan de la
- oficina de instrumentos públicos
- De usuarios
1
1
2
10
10
10
X
X
X
A partir del último asiento y transcurrido el
tiempo de retención en los archivos de
gestión y central, se transfiere al archivo
histórico para su conservación permanente;
A partir del último asiento yTranscurrido el
tiempo de retención en los archivos de
gestión y central se eliminan; de soportarse
la información en medio magnético y
garantizarse su reproducción exacta
consérvese 10 diez años en el archivo
central y luego se eliminan
Transcurrido el tiempo de custodia en los
archivos de gestión y central se transfieren
al archivo histórico para su conservación
permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código:GDO-FR-01-
Versión: 01-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO
140 AG AC CT E M S
21 MANUALES20-04
22
22- 03
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESTATUTO TRIBUTARIO DE MUNICIPIO
-Reglamento interno de recaudo de
cartera y procedimientos de
jurisdicción coactiva
PLANES
PLAN DE ACCION ANUAL
2
2
10
10
X
X
A partlir de su actualizaciòn y
cumplidos los tiempos de custodia en
los archivos de gestiòn y central se
elimina la copia; el original se conserva
permanente por estar soportado en una
Resoluciòn.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y en el archivo
central, se elimina queda constancia en
el Plan de desarrollo que se conserva
permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01-
Versión: 01-2013
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO
140 AG AC CT E M S
22-02
22-14
PLAN ANUALIZADO DE CAJA
PLAN DE MEJORAMIENTO
- Individual
2
2
10
10 X
X A partir de su actualización y
transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y en el archivo
central, se elimina .
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código:GDO-FR-01-
Versión: 01-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO
140 AG AC CT E M S
23 PROCESOS
23-01 PROCESO- DE JURISDICCIÓN
COACTIVA
- Notificación
- Resolución
- Certificados
- Facturas
- Actas de conciliación
- Pagos
2 10 X Una vez terminado el proceso
yTranscurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y en el archivo
central, se toma una muestra
representativa del 3% y se transfieren
la muestra al archivo Histórico.
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Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código:GDO-FR-01-
Versión: 01-2013
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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO
140 AG AC CT E M S
25 PROYECTOS
25-02
26
PROYECTOS DE ACUERDO
PRESUPUESTO
RESOLUCIONES
2
2
10
10
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y Central se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y archivo central
se transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección