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UNIVERSIDAD DE TARAPACÁESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA
INDUSTRIAL, INFORMÁTICA Y DE SISTEMASIngeniería Civil Industrial
APUNTES DE CONTABILIDAD FINANCIERA
CONTABILIDAD DE COSTOS SR. GREGORIO PAZ SEGURA
ARICA - CHILE 2010
UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ Arica-Chile
Escuela Universitaria de Ingeniería Industrial, Informática y de Sistemas
ÍNDICE GENERAL
Página
1. ESTADOS FINANCIEROS………………………….......………………………
1.1. Introducción………….……………………………………………….…..1.2. Principales Estados Financieros………………………………….…….1.3. El Balance……………………………………………………………
1.3.1. Inventario versus Flujo…………………………………….1.3.2. Concepto de Activos, Pasivos y Patrimonio………………1.3.3. La Ecuación Fundamental…………………………………1.3.4. Clasificación del Balance…………………………………
1.4. Estado de Resultados……………………………………………….1.5. Relación entre Estado de Resultados y el Balance………………1.6. Estado de Cambios en Posición Financiera……………………..1.7. Relaciones entre el Balance y el Estado de Cambios en la
Posición Financiera………………………………………………….1.8. Informes Adicionales, Notas a los Estados Financieros………..1.9. Principios Contables………………………………………………..
1.9.1. Naturaleza de los Principios Contables……………………….1.9.2. Principios Básicos…………………………...………………
2. ANÁLISIS DE CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES...…………………
2.1. Efecto dual de las transacciones en la Evaluación Balance (Partida Doble)…………………….……………………………….
2.2. Uso de Cuentas…………….………………………………….…….2.3. Proceso Contable……………………………………………………2.4. Presentación del Balance………………………………………….
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2.4.1. Activos…………………..…………………………………….2.4.2. Pasivos…………………………………………..……………
3. EL DIARIO GENERAL, EL LIBRO MAYOR Y EL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y SALDOS…………………………………………...
3.1. El Diario General…………………….………………………………
3.1.1. Procedimiento para Asentar en el Diario…………………….3.1.2. El Inventario Inicial y la Apertura de Libros……………………
3.2. El Mayor General…………….………………………………….…
3.2.1. Procedimiento de Pase………..…………..……………….
3.3. El Balance de Comprobación y Saldos………………………………
3.3.1. Localización de Errores en el Balance deComprobación y Saldos……..……………………….……
4. PROCEDIMIENTOS DE AJUSTES Y DE CIERRE...………………....…
4.1. Introducción: Contabilidad a Base de Acumulados………………….4.2. Entradas de Ajuste sobre Datos Contabilizados……………….…….4.3. Asientos de Ajuste sobre Datos No Contabilizados……………4.4. Asiento de Cierre…………………………………………………….4.5. Balance de Prueba Posterior al Cierre……………………………...
5. PROCEDIMIENTOS DE AJUSTES Y DE CIERRE...………………....…
5.1. Propósito de la Hoja de Trabajo…………………………………….5.2. Diseño de la Hoja de Trabajo……………………………………..5.3. Balance de Prueba Posterior al Cierre……………………………
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BIBLIOGRAFÍA……………………………………………….……………………
ANEXO A……………………………………………………………………………..
ANEXO B……………………………………………………………………………..
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INTRODUCCIÓN
El presente apunte no tiene otra finalidad, que no sea sólo el de servir de
material de apoyo bibliográfico a la asignatura de Planificación y Control
Financiero de la carrera Ingeniería Civil Industrial, de la Universidad de
Tarapacá. Las ideas y materias desarrolladas han sido recogidas en su
totalidad de los textos “Apuntes de Contabilidad”, de los autores Vivian Clarke
L. y Julio Galvez B. (1990), “Principios de Contabilidad para la Gestión”, del
autor Aníbal Irarrázabal C. (1992) e “Introducción a la Contabilidad”, del autor
Jorge Perez B. (1987).
El propósito del apunte es entregar a los estudiantes una visión clara de
algunos temas más usualmente citados dentro de la Contabilidad Financiera.
Así, se cubren, con algún grado de detalle los estados financieros; análisis y
clasificación de transacciones; el diario general, el libro mayor y el balance de
comprobación y saldos; procedimientos de ajuste y cierre y el balance tributario
de ocho columnas.
Deseo expresar mi agradecimiento a la Sra. Mónica Robediz G.,
Secretaria de la Dirección del Departamento de Industrias de nuestra
Universidad y al Sr. Italo Marchioni Ch., alumno ayudante de la asignatura
Administración Industrial I, por su colaboración en la elaboración de este
apunte.
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CAPÍTULO IESTADOS FINANCIEROS
1. INTRODUCCIÓN:
En forma amplia y simple la contabilidad financiera es un lenguaje, ya
que tiene como fin proveer de información a las personas que deben tomar
decisiones relacionadas con una empresa u organización. El tipo de
decisiones involucradas varía enormemente dependiendo del usuario de la
información, como asimismo los datos e informes específicos que cada uno
requiere son diferentes dependiendo del fin que persigue.
Existen diferentes usuarios de la información financiera que
analizaremos más adelante en este capítulo; sin embargo, conceptualmente,
podemos separarlos en dos grandes grupos dependiendo de si forman parte
del conjunto de personas que administra la empresa o si son terceras personas
ajenas a la empresa.
Un grupo de usuarios de este lenguaje está constituido por los
ejecutivos y administradores de la propia empresa o entidad, que toman
decisiones dentro de ella y para ella. Ellos están preocupados de obtener
información lo más confiable y cercana a la realidad que sea posible, sin
importar mayormente su grado de subjetividad y sin necesariamente estar
interesados en verificar su origen. Así, por ejemplo, un Gerente de Producción
puede estar interesado en la productividad de los trabajadores de una fábrica
para ubicarlos en posiciones que maximicen la eficiencia de la línea de
producción; su fuente de información irá desde datos contables específicos
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hasta opiniones subjetivas de los supervisores de los trabajadores. Un Gerente
de Ventas usará reportes de costos de producción y de ventas de distintos
productos para fijar los precios de venta y un gerente de finanzas mirará los
planes de caja para decidir las colocaciones de depósitos a plazo a efectuar
por cuenta de la empresa.
El sistema de información y los procedimientos que se utilicen para la
preparación de informes para este tipo de usuarios, constituye lo que
llamaremos el sistema de contabilidad administrativa o gerencial de la empresa.
Segundo grupo de usuarios está constituido por terceras personas o
personas que se relacionan con ella desde el exterior de la empresa. Como
ejemplo podemos mencionar.
Demandante de información ObjetivoBancos y acreedores en general. Para Tomar decisiones de crédito.
Trabajadores. Para su participación en los
resultados.
Gobierno y Fisco. Para el cobro de impuesto y planificar
sus recursos.
Inversionistas institucionales. Analizar inversiones y riesgos.
Accionistas o dueños de las
empresas (como agente distinto y
separado de la empresa).
Para medir los resultados de sus
inversiones.
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Como se ha visto, cada uno de estos usuarios externos de información
referida a la empresa, puede tener distintos objetivos cuando está analizando
información financiera de la empresa, es decir, está interesado en analizar
aspectos o decisiones que pueden ser muy distintas para cada uno de ellos y
por lo tanto la información que ellos quisiera recibir pudiera ser muy distinta.
Más aún, probablemente cada uno de ellos tiene alguna preferencia respecto
de la forma que a él le gustaría le fuese presentada la información. La empresa
no puede (el costo sería muy alto) preparar un informe particular para cada uno
de los usuarios, que se ajuste exactamente a sus deseos y necesidades, razón
por la cual se ha optado por estandarizar (uniformar) la información que se
presenta, emitiendo periódicamente informes comunes para prácticamente
todos los usuarios externos de información financiera referida a la empresa.
Así entonces, a estos usuarios externos a la empresa se les entregará la
información a través de una forma estandarizada o uniforme de presentación,
así como con un contenido lo menos subjetivo posible y la posibilidad de
verificación de la información que reciben.
De este modo ellos pueden tomar decisiones con la confianza de que la
información es válida y no se presta a "manipulaciones" por parte de quien la
ha construido. El proceso de preparación de estos informes, cuyo objetivo
fundamental es satisfacer la demanda de información de usuarios externos a
la empresa y los criterios que se emplean en este proceso es lo que llamamos
Contabilidad Financiera.
La información más importante para los usuarios externos a la empresa
es la presentación de los estados financieros que se encuentran contenidos
en la memoria anual a los accionistas que hacen las sociedades anónimas u
otros tipos de sociedades para informar a sus dueños. Estos estados
financieros se preparan de acuerdo a los principios de contabilidad
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generalmente aceptados. Estos principios están basados en regulaciones o
circulares de las autoridades normativas, en convenciones que han
demostrado ser válidas a lo largo del tiempo y que poseen una racionalidad
que ha permitido transformarlas en principios. El concepto de convención no
tiene otro significado que el de un "acuerdo", similar al que empleamos a diario
en nuestra actividad cotidiana como es el caso de manejar un automóvil por el
lado derecho de una calle, detenernos con las luces rojas de un semáforo y
avanzar con la verde, etc.
Estos apuntes están, en parte, dedicados a la interpretación y análisis
de estos principios de contabilidad que sirven de base a los estados
financieros.
1.2. Principales Estados Financieros:
La memoria anual de una sociedad anónima comienza normalmente con
una carta del presidente de la compañía en la que resume las actividades del
año que ha determinado y proyecta el que sigue. También se incluyen
descripciones de la empresa, de sus productos y trabajadores, de su
organización, así como datos generales de producción, ventas y estadísticas
generales. Por último está lo más importante que consiste en los estados
financieros básicos, a saber:
Balance General (Estado de Posición Financiera).
Estado de Resultado (Estado de Pérdidas y Ganancias).
Estado de Cambios en la Posición Financiera (Estado de Fuentes y
usos de Fondos de la Empresa).
Notas a los Estados Financieros.
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Opinión o dictamen de los auditores externos.
1.3. El Balance:
En el cuadro Nº1 se muestra el balance al 31 de diciembre de 1991 y
1992 de la Empresa Pesquera San Pedro S.A.; Es importante analizar una
serie de aspectos en torno a este balance:
1.3.1. Inventario (stock) versus Flujo:
El Balance es un inventario o enumeración de bienes (activos) y
obligaciones (pasivos) a una fecha dada. Podemos decir en consecuencia que
es una fotografía de la empresa sacada en un instante del tiempo. Así, la
empresa San Pedro muestra dos fotografías en dos instantes, separados por
un año 31/12/91 y 31/12/92. Vemos que San Pedro tiene un saldo de caja de
$7.203.000 al 31/12/91 y de $9.017.000 al 31/12/92. Podemos concluir que el
efecto neto de las entradas y salidas de dinero de caja y bancos durante el año,
fue de aumentar el saldo en caja y bancos en $1.814.000, pero nada sabemos
del origen de estos movimientos, ni de la cantidad de entradas y salidas de
dinero que se generaron durante el año.
En otras palabras, el balance nos entrega el inventario o stock de activos
y pasivos que la empresa tiene a la fecha de su balance. Por comparación
entre estos "inventarios o stocks" de dos períodos diferentes podemos
determinar los efectos netos de los movimientos del período sobre los distintos
ítems (activos y pasivos), pero no los montos movidos por período (flujos).
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La distinción entre inventario (o stock) y flujos es vital para comprender
las bases conceptuales de los estados financieros. Un inventario o stock es
una medición en pesos de la cantidad de un ítem (activo o pasivo) a una fecha
dada, en contraposición a flujo que es una medición en pesos del aumento o
disminución de un ítem en un período de tiempo (entre dos fechas).
CUADRO Nº 1BALANCE GENERAL
EMPRESA SAN PEDRO S.A. (Cifras en miles de $)
31 de ACTIVOS 1992
Diciembre 1991
Dinero en caja y bancos $ 9.017 $ 7.203
Cuentas por cobrar $ 417.880 $ 438.133
Mercadería en inventario(a costo de adquisición)
$ 359.531 $ 148.596
Total Activos Circulantes $ 786.428 $ 593.932
Activos Fijos (a costos de adquisición)Equipos (netos de depreciación acumulada)
$ 16.157 $ 8.440
Edificios (netos depreciación acumulada)$ 769.916 $ 199.196
Total Activos Fijos Netos $ 786.073 $ 207.636
Total Activos $ 1.572.501 $ 801.568
PASIVOS Y PATRIMONIO
Pasivos Circulantes
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Cuentas por pagar a proveedores $ 432.327 $ 230.784
Salarios por pagar a empleados $ 79.860 $ 48.518
Impuestos por pagar $ 69.983 $ 60.627
Total Pasivos Circulantes $ 582.170 $ 339.929
Pasivo a Largo PlazoPréstamos a largo plazo $ 98.039 $ 100.633
Total Pasivos $ 680.209 $ 440.562
Patrimonio (capital y reservas)Capital pagado $ 130.000 $ 100.000
Reservas varias $ 100.000 $ 100.000
Utilidades retenidas $ 662.292 $ 161.006
Total Patrimonio $ 892.292 $ 361.006
Total Pasivos y Patrimonio $ 1.572.501 $ 801.568
1.3.2. Concepto de Activos, Pasivos y Patrimonio:
Como decíamos, el balance no es otra cosa que una lista o enumeración
de los bienes o derechos (activos), obligaciones con terceras personas distintas
de los dueños (pasivos) y obligaciones con los dueños (patrimonio) que tiene la
empresa a una fecha dada.
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En términos generales diremos que un activo, es un bien o un derecho
que posee la empresa en un momento del tiempo, cuya característica
fundamental es la de constituir un recurso económico que tiene la
potencialidad de generar un beneficio futuro a la empresa. Por el momento,
diremos que, al menos para una empresa que persigue fines de lucro, ese
beneficio futuro en último término es "poder adquisitivo", poder de compra.
Así, por ejemplo, el dinero en caja sirve para comprar materias primas, las que
una vez elaboradas se transformarán en productos terminados. Estos
productos terminados podrán ser vendidos a un precio superior al que nos
costó producirlos generando una utilidad o ganancia a la empresa, la que en
algún momento (presente o futuro) se espera se convierta en "poder
adquisitivo" para los dueños de la empresa. Otra posibilidad es que la caja sea
usada para comprar por, ejemplo, alfombras para las oficinas de venta de la
empresa, lo que significará un beneficio más subjetivo de medir para la
empresa, (bienestar adicional para los clientes de la empresa, etc.), pero que
en algún momento futuro se espera se traduzca en mayores ventas y de este
modo se genere ese mayor beneficio futuro que se espera al momento de
comprarla.
Pasivos, son obligaciones de la empresa hacia terceras personas o
derechos de terceras personas sobre los recursos de la empresa (es decir
sobre sus activos), que se tienen en un momento del tiempo. La empresa San
Pedro ha comprado inventarios o existencias de materias a proveedores y no
los ha pagado aún, a consecuencia de lo cual tiene un pasivo de cuentas por
pagar. Los proveedores pueden ejercer un derecho por dinero de la firma por
el monto equivalente a esta cantidad de materias primas compradas. También
los trabajadores de la empresa pueden ejercer derecho por dinero de la
empresa, por haber trabajado horas que al 31 de diciembre (fecha del balance)
aún no han sido pagadas. Los pasivos, en general, provienen de beneficios
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previamente recibidos por la empresa y tienen un valor fijado en dinero y una
fecha de vencimiento o de pago establecida.
El patrimonio (capital + reservas) es el monto de recursos que
constituyen la deuda de la empresa con sus dueños, o dicho de otro modo, es
el monto de los derechos de los accionistas o dueños de la empresa sobre la
diferencia de recursos (activos) que quede después de pagar o de considerar
todos los pasivos de la empresa. Esto significa que los acreedores (dueños del
pasivo que pueden ejercer derechos sobre los activos) tienen prioridad sobre
los accionistas o dueños para ejercer derechos sobre los activos de la
empresa. El patrimonio se descompone en dos partes, Capital Pagado y
Utilidades que han quedado retenidas en la empresa. El Capital Pagado
representa la contribución en dinero hecha por los accionistas por el derecho a
administrar la empresa y ganar el residuo o diferencia entre el aumento de los
activos sobre pasivos (utilidad). Las utilidades retenidas representan aquella
parte de las utilidades que ha obtenido la empresa desde su creación hasta la
fecha del balance y que han permanecido en la empresa como una reinversión
por parte de los accionistas. De este modo estas Utilidades Retenidas
corresponden a la suma de los resultados de la gestión de la empresa desde
su creación menos las declaraciones de dividendos (repartos de utilidades) que
sus accionistas hayan decidido hasta la fecha.
En algunos casos el resultado del último ejercicio se incluye como un
ítem dentro de Utilidades Retenidas. En caso contrario el resultado del último
ejercicio, se presenta como un ítem separado de las Utilidades Retenidas,
dentro del Patrimonio de la empresa a una determinada fecha.
Del análisis anterior podemos concluir que, por las definiciones que
hemos dado, en todo momento, y necesariamente el monto en $ de los
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activos que tiene la empresa en dicho momento, deberá ser igual al monto en $
de sus pasivos más el monto en $ de su patrimonio en ese mismo momento.
Todos los recursos que en un determinado tiene una empresa, los debe; del
equivalente en pesos de esos recursos, una parte la debe a terceras personas,
y la parte que no se la debe a terceros, se la debe a los dueños de la empresa.
1.3.3. La Ecuación Fundamental:
Si observamos el balance al 31/12/91 o de 1992 de la empresa San
Pedro, encontraremos que el total de activos es igual al total de pasivos más
patrimonio en cada una de esas fechas.
Activo = Pasivo + Patrimonio
Esta ecuación se deriva de un concepto básico que ya analizamos y en
que el total de bienes y derechos (activos) que tiene una empresa en un
momento dado, se adeuda, una parte a terceras personas que pueden ejercer
un derecho o reclamo sobre esos recursos y el saldo, si quedan recursos, se le
adeuda a los accionistas o dueños de la empresa. En otras palabras:
Recursos = Acreedores + Deuda a los accionistas
Como vimos los reclamos o derechos los pueden ejercer dos grupos de
personas, los acreedores de la empresa y los accionistas o dueños. Luego:
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Recursos = Reclamo o derechos sobre los recursos
En consecuencia se cumple la ecuación fundamental:
Activos = Pasivo + Patrimonio
A esta ecuación le debe el estado de posición financiera el nombre de
"Balance", porque está en equilibrio o balanceada.
1.3.4. Clasificación del Balance:
Los activos y pasivos de un balance se clasifican en circulantes y no
circulantes, atendiendo a la fecha en que se espera recibir el beneficio o hacer
exigibles. Activo Circulante es todo activo cuyo beneficio se espera recibir
dentro del período de un año, contado desde la fecha a que se refiere un
balance. Pasivo Circulante será toda obligación con terceros que se pueda
hacer exigible dentro de un año contado desde la fecha del balance. Los
demás activos y pasivos corresponderán a recursos u obligaciones no
circulantes respectivamente.
Los activos circulantes comprenden la caja, el inventario de materias
primas y productos terminados, los depósitos en bancos a corto plazo, las
cuentas por cobrar de corto plazo a clientes y todos aquellos activos que
piensan ser liquidados, consumidos o cuyo beneficio se espera recibir en un
plazo menor o igual a un año.
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Los activos no circulantes comprenden los terrenos, galpones, edificios
maquinarias, inversiones y todos aquellos activos cuyo beneficio se espera
recibir en un período superior a un año. En consecuencia, es un activo no
circulante, una cuenta por cobrar a clientes a más de un año plazo.
Los pasivos no circulantes lo constituyen todas las obligaciones que se
deba pagar en un plazo superior a un año contado de la fecha del balance. En
otras palabras, los pasivos circulantes son aquellos cuyo pago se deberá hacer
efectivo antes de un año (cuentas por pagar, préstamos bancarios, salarios por
pagar, impuestos por pagar, etc.) y los pasivos no circulantes (o de largo plazo)
son aquellos cuyo pago se deberá hacer efectivo en un plazo superior a un
año. Es en este sentido que se señala que las fuentes de financiamiento de
largo plazo de una empresa comprenden los pasivos de largo plazo y el
patrimonio aportado por los accionistas.
La razón para hacer la distinción entre activos y pasivos circulantes y no
circulantes es la de diferenciar la estructura en el tiempo de dichos activos y
pasivos.
1.4. Estado de Resultados:
El cuadro Nº 2 muestra el estado de resultados de la empresa pesquera
San Pedro para el año 1992 (período 1/1/92 al 31/12/92). Este indica la
utilidad o pérdida de la empresa durante el año o ejercicio 1992. Es importante
notar que este estado financiero muestra el flujo (por lo tanto se refiere a un
período de tiempo) de ingresos contables y gastos contables ocurrido durante
el año, mientras el balance muestra los inventarios o stocks a una fecha
determinada (en nuestro ejemplo al 31 de diciembre).
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El Resultado (Utilidad o Pérdida) corresponde exactamente a la
diferencia entre los ingresos contables y los gastos contables del período. En
principio, los ingresos se pueden definir como el valor de los recursos recibidos
por la empresa en un periodo, producto de la venta de bienes y/o servicios en
dicho período; estos ingresos dan origen a aumentos de activos y
eventualmente a disminuciones de pasivos. Los gastos de una empresa en un
período se pueden definir como el valor de todos los recursos entregados,
servicios utilizados o activos consumidos por la empresa en el período al que
se refiere el Estado de Resultados y que fueron necesarios de incurrir en el
proceso de generación de ingresos del mismo período; estos gastos darán
origen a disminuciones de activos o aumentos pasivos. El resultado de un
período es la diferencia entre ingresos y gastos del período.
Del análisis que hemos hecho conviene señalar dos conceptos que
luego se verán con mayor profundidad. El primero, se refiere al concepto de
"correspondencia" entre ingresos y gastos de un período, que se busca
lograr con las definiciones de ingreso y gasto que se han planteado. El
segundo concepto de interés, se refiere a la estrecha relación (o más bien la
"identidad") que hay entre los ingresos y gastos de un período y los cambios
que se pueda esperar que ocurran en los activos y/o pasivos de una empresa
en un período producto de sus transacciones de ventas.
Cada venta podrá ser analizada desde dos puntos de vista (ingresos -
gastos o cambios en activos y/o pasivos) debiendo encontrar que ambos
puntos de vista o formas de análisis de una misma transacción no son sino "los
dos lados de una misma medalla". Convendrá retomar esta idea en el próximo
punto de este mismo capítulo, el que se refiere a la relación entre el Balance y
el Estado de Resultados.
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La empresa San Pedro tuvo una utilidad neta (Resultado de Ejercicio
1992) de $ 781.370.000 que corresponde al total de flujo de ingresos
(ganancias) menos el total de flujo de gastos del período. La empresa recibió
recursos (flujo de ingresos), básicamente dinero o promesas de cuentas por
cobrar, por $ 2.277.505.000 durante el año. Por otra parte, para generar dicho
ingreso, la empresa uso durante ese mismo año, recursos por valor de $
636.132.000 en pescar y envasar los productos vendidos (flujo de gastos).
Además gastó montos adicionales en pagos o promesas de pago (cuentas por
pagar) por compra de servicios (energía, seguros, etc.), salarios por los
servicios recibidos de trabajadores que no estuvieron directamente
relacionados con el proceso productivo, pero de quienes indudablemente la
empresa recibió un servicio necesario para generar los ingresos durante el
período (vendedores, secretarias, contadores, gerentes, etc.) y consumió una
parte de sus activos o dicho de otro modo recibió parte de los beneficios que
generan los equipos y los edificios, lo que sumando (servicios, salarios de no-
producción, depreciación de equipos y edificios) da un total durante el año de $
291.612.000. Todo gasto necesariamente genera una disminución de activo o
un aumento de pasivo en el instante en que se reconoce.
CUADRO Nº 2ESTADO DE RESULTADOS AÑO 1992
Empresa SAN PEDRO S.A. (Cifras en miles de $)
Ingresos de explotación (ganancias)
M $
2.277.505
Menos costo de explotación (pérdidas) (636.132)
Margen bruto ( o de Explotación o de Contribución) 1.641.373
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Menos gastos de administración y ventas (291.612)
Resultado Operacional 1.349.761
Otros ingresos (ganancias) 168.597
Menos otros gatos (pérdidas) (117.490)
Resultados antes de Corrección Monetaria 1.400.868
Corrección Monetaria (pérdida) (98.584)
Resultados antes de impuestos 1.302.284
Impuestos (520.914)
Resultado del Ejercicio (Utilidad Neta) 781.370
Cuando los ingresos de un período son mayores que los gastos de dicho
período, la empresa está en una posición de utilidad neta.
Cuando los gastos superan a los ingresos en un período la empresa
está en una posición de pérdida neta.
Como ya se ha dicho, existe una interrelación muy estrecha entre las
variaciones de activos y pasivos y las variaciones patrimoniales.
1.5. Relación entre Estado de Resultados y el Balance:
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El balance al comienzo y al final de un período de una empresa, tiene
una estrecha relación con el estado de resultados de dicho período de la
empresa.
Las utilidades retenidas es la suma de todas las ganancias anteriores (en
algunos casos representadas en diferentes reservas por sobre los dividendos
repartidos y la capitalización de utilidades). Todo cambio en las utilidades
retenidas se explica por la diferencia entre las utilidades netas de un período y
los dividendos otorgados (si no hay capitalización). En el caso de la pesquera
San Pedro, el cálculo sería el siguiente:
Además, las utilidades de un período se relacionan con cambios en los
componentes del balance, comparando el valor al comienzo del período y el del
final del período. Es decir, necesariamente las utilidades de una empresa
deben estar reflejadas en cambios de activos, pasivos o patrimonio.
Luego a partir de nuestra ecuación original de:
Activo = Pasivo + Patrimonio
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Miles de $
Utilidad retenida, Diciembre 31, 1991 (Stock). 161.001
+ Utilidad neta del año 1992 (Flujo). 781.370
- Dividendos declarados y pagados (Flujo). (280.084)
Utilidades retenidas 31 Diciembre de 1992 662.292
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o;
Activo = Pasivo + Capital Contribuido + Utilidades Retenidas
Podemos establecer una nueva ecuación de:
Variación en = Variación en + Variación en + Variación en Activos Pasivos Capital Con- Utilidades -
tribuido Retenidas
Asimismo, podemos afirmar que el aumento en utilidades retenidas se
debe a la utilidad neta del período menos los dividendos distribuidos (si no hay
capitalización). Luego:
Variación en = Variación en + Variación en + Utilidad - Dividendos Activos Pasivos Capital Con- neta
tribuido
Utilidad = Variación - Variación - Variación en + Dividendos Neta en Activos en Pasivos Capital
Contribuido
El resultado de un ejercicio se traduce necesariamente en un aumento
en activos, una disminución de pasivos, o un aumento en dividendos. Un
aumento del capital contribuido tiene el mismo efecto, de modo que juntos
justifican todos los cambios en los otros ítemes.
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1.6. Estado de Cambios en Posición Financiera:
Este tercer estado financiero nos explica el cambio en el capital de
trabajo ocurrido entre dos momentos del tiempo (t=0, t=1). Se entiende como
capital de trabajo el total de activos circulantes menos el total de pasivos
circulantes de una empresa en una fecha dada. El cuadro Nº 3 en la página
siguiente, muestra este estado para la empresa "San Pedro".
La importancia de este estado puede comprenderse mejor a través del
siguiente ejemplo:
La empresa "Colmena S.A.", ha tenido utilidades importantes en los
últimos cinco años y, sin embargo, recientemente se ha solicitado su quiebra.
Sus utilidades han sido de $500.000, $1.900.000, $2.800.000 y $4.000.000 en
los últimos cinco años. Sin embargo, la empresa no pudo cumplir con los pagos
el último año. Un estudio detallado mostró que toda la utilidad fue reinvertida en
maquinarias y equipos para su expansión, sin dejar suficiente activo circulante
(caja, depósitos a corto plazo, etc.) para cumplir con sus compromisos de corto
plazo. De haber elaborado estados de cambios en la posición, financiera, la
empresa habría notado el problema con bastante anterioridad al ver disminuir
en forma sistemática su capital de trabajo.
CUADRO Nº 3ESTADO DE CAMBIOS EN LA POSICIÓN FINANCIERA
Empresa SAN PEDRO(Para el año terminado el 31 de diciembre de 1992 (miles de $))
RECURSOS PROVENIENTES DE LA OPERACIÓN
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Utilidad (pérdida neta del ejercicio) $ 781.370
+ Depreciación del ejercicio $ 28.368
+ Pérdida (utilidad) en venta de activos fijos $ 7.997
+ Indemnización por años de servicios $ 18.747
- Corrección monetaria neta asignable a rubros no cir-culantes al inicio del ejercicio
$ 26.744
Total de recursos operacionales $ 809.738
OTROS RECURSOS OBTENIDOS
- Ventas de Activos Fijos $ 50.618
- Emisiones de Acciones de pago $ 30.000 Total de recursos no operacionales $ 80.618
TOTAL DE RECURSOS OBTENIDOS (A) $ 890.356
RECURSOS APLICADOS
- Adiciones al Activo Fijo (compras) $ 657.423
- Disminución Pasivos a Largo Plazo $ 2.594
- Dividendos Declarados y Pagados $ 280.084
Total de recursos aplicados (B) $ 940.101
AUMENTO (DISMINUCIÓN) CAPITAL DE TRABAJO (A) - (B)
$ (49.745)
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Variaciones del Capital de Trabajo
ACTIVOS CIRCULANTES: AUMENTOS O (DISMINUCIONES) Disponible 1.814 Cuentas por Cobrar (20.253) Mercaderías 210.935 Total de cambio en Activo Circulante 192.496
(aumento) (1)
PASIVOS CIRCULANTES: AUMENTO O (DISMINUCIONES)
Cuentas por pagar a proveedores 201.543 Salarios por pagar 31.342 Impuestos por pagar 9.356
Total Pasivo Circulante 242.241(aumento) (2)
CAMBIO EN CAPITAL DE TRABAJO: (1) - (2) (49.745)Disminución
Los estados de cambio en la posición financiera indican los aumentos y
disminuciones en el capital de trabajo durante el año de la empresa y son, en
alguna medida, un reflejo de la "salud financiera" de la empresa. Así como las
cuentas del estado de resultados nos indican si la empresa gana o pierde
recursos, el estado de cambios en la posición financiera nos indica en forma
resumida el flujo de fondos (capital de trabajo) que se ha generado en la
empresa y el uso que la empresa ha dado a esos fondos, explicando en
consecuencia las variaciones en el capital de trabajo. Uno de los propósitos
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fundamentales de este estado financiero, es analizar los cambios en la
"liquidez" de la empresa en un determinado período. La "liquidez" de una
empresa en un momento del tiempo, se puede definir en una forma muy
general, como la disponibilidad de recursos que ella tiene en ese momento
para cumplir con sus obligaciones de corto plazo. Si aceptamos que en un
determinado momento los recursos con que cuenta una empresa para cumplir
con sus obligaciones de corto plazo, son los activos que le generen beneficios
también en el corto plazo y estos son sus activos circulantes, el Capital de
Trabajo es una medida del "exceso" de recursos de corto plazo con que
cuenta la empresa, dada su situación en ese momento, luego de considerar
sus obligaciones de corto plazo. Es este el sentido de liquidez al que se refiere
el Capital de Trabajo. Por supuesto que lo "normal" es esperar que el Capital
de Trabajo de la empresa sea positivo. Dado lo anterior, es de gran utilidad
conocer lo que ha sucedido con el Capital de Trabajo (la "liquidez") de una
empresa entre dos momentos del tiempo (por ejemplo entre principio y fin de
año), conocer si se ha producido un aumento o una disminución en el Capital
de Trabajo de la empresa, en su "liquidez", cuanto ha sido ese cambio (es
decir, si ha mejorado o empeorado la situación de liquidez en el último período)
y en forma muy importante conocer cuales fueron las razones de dicho cambio
(cuales fueron las fuentes y cuáles fueron los usos de Capital de Trabajo que
dieron como resultado dicho cambio). Las Fuentes de Capital de Trabajo,
corresponden a aquellos hechos ocurridos en la empresa en un período y que
significaron aumentos del Capital de Trabajo; los Usos corresponden a aquellos
hechos que causaron disminuciones en el Capital de Trabajo. La diferencia
entre las Fuentes y los Usos de Capital de Trabajo de un período en una
empresa, corresponde al cambio en el Capital de Trabajo ocurrido en la
empresa en dicho período.
Planificación y Control financiero
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En términos muy generales, las fuentes de capital de trabajo de una
empresa en un período, corresponden a fondos que ella obtiene en dicho
período y que deberán ser pagados en el largo plazo (pasivos de largo plazo) o
que su pago no tiene un plazo definido (patrimonio: nuevos aportes de capital o
utilidades que se generen en el período). También la empresa puede obtener
fondos durante algún período, por la venta de alguno de sus activos de largo
plazo (terrenos, máquinas, etc.) los que son transformados en activo circulante
y de este modo incrementa la disponibilidad de fondos de la empresa
(Liquidez) que le permitiría enfrentar de una mejor manera sus compromisos de
corto plazo. Los Usos de capital de trabajo de una empresa en un período,
corresponden a fondos que ella utiliza en dicho período para el pago de
obligaciones que eran de largo plazo y se hayan hecho exigibles en el último
período, para realizar nuevas inversiones en maquinarias, terreno, etc., los que
son generadores de beneficio en el largo plazo, así como también pudo
destinar a pagar parte de las obligaciones con los dueños, pagos que se
materializan a través de dividendos o retiros de utilidades por parte de los
dueños.
1.7. Relaciones entre el Balance y el Estado de Cambio en Posición Financiera:
Planificación y Control financiero
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La relación entre los tres estados financieros que hemos analizado,
pueden resumirse en el cuadro siguiente:
Los tres estados financieros explicados anteriormente son muchas veces
demasiado condensados o resumidos para que sean entendidos por un lector
no especialista. Por esta razón se acompañan de otros informes adicionales
cifras y estadísticas, que nos permiten llegar a un análisis más detallado de
ellos.
1.8. Informes Adicionales, Notas a los Estados Financieros:
Las notas a los estados financieros representan la divulgación de ciertas
informaciones que no están claramente mostradas en los estados financieros
explicados anteriormente. Esto implica que estas notas no son en sí mismas
un estado, sino una complementación a los estados anteriores y de ahí la
necesidad de que éstas formen parte integral de ellos.
Las Principales Notas a Considerar son:
Planificación y Control financiero
Actividades genera- Estado de doras de ingresos y Resultado gastos
Balance Balance al(comienzo final deldel período) período
Actividades de Estado de cambios financiamiento en posición e inversión financiera.
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Descripción de los principios contables aplicados. Se usa principalmen-
te cuando existen varias alternativas aceptables, dependiendo de criterios
particulares a la industria en la cual opera la empresa y/o a las normas
especiales usadas que tengan algún efecto significativo en los valores de las
cifras de los estados presentados.
Típicamente las notas incluyen aclaraciones en torno a:
Período que cubren los estados reflejados.
Bases de conversión si hay transacciones en moneda extranjera
diferente a la que está reflejada en el estado.
Métodos de valoración de existencias, sistemas de costeo y
depreciación y/o amortización de activos.
Valoración de inversiones.
Corrección monetaria de diferentes rubros (ajustes por inflación).
Contingencias y compromisos que posee la empresa.
Cambios contables ocurridos en el año en relación al año anterior.
Cambios en el patrimonio.
Todas las necesidades para comprender e interpretar los estados
financieros.
1.9. Principios Contables:
Estos corresponden a los criterios que emplean las empresas para
evaluar activos y pasivos, y reconocer ganancias y pérdidas.
1.9.1. Naturaleza de los Principios Contables:
Planificación y Control financiero
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Los principios contables difieren de aquellos que se podrían ocupar en
campos como la física o la matemática en que no tienen una demostración
empírica como los fenómenos físicos o una base axiomática como las
matemáticas. Ellos se basan en la aceptabilidad generalizada de quienes los
usan para preparar estados o quienes los interpretan. Se determinan por la
mejor forma de interpretar un hecho económico en un negocio ya que la
ordenación y presentación de estos hechos es la razón de la contabilidad. La
experiencia de las empresas que preparan estados financieros y los usuarios
de estos estados de la mayoría de los países del mundo, ha ido dando las
bases para determinar los criterios en que se sustenta la Contabilidad.
A modo de ejemplo la valorización de un terreno a precio de costo de
adquisición o histórico mientras se mantenga en el activo de una empresa, sin
reflejar cambios en su valor mientras permanezca en la empresa, reconociendo
la ganancia cuando este terreno se vende, es un principio que no se puede
demostrar. Sin embargo, su empleo se considera como recomendable y
prudente por parte de las empresas ya que reconoce las ganancias cuando
éstas se realizan y no en forma anticipada.
Existen también instituciones de carácter obligatorio marcado por las
autoridades económicas que tienden a regular ciertos hechos económicos en
los negocios (Superintendencia de Valores y Seguros, Superintendencia de
Bancos, Superintendencia de A.F.P., etc.). De estas normas, junto con el
análisis de los principios básicos, se desprende también algunos
procedimientos contables.
1.9.2. Principios Básicos:
Planificación y Control financiero
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Examinaremos a continuación siete principios o conceptos que son
básicos para la comprensión de la contabilidad.
1. La moneda común denominador: En contabilidad financiera sólo se
registran los hechos que pueden ser expresados en términos
monetarios. El estado de ánimo personal de trabajadores de la empresa
no se registra o anota porque no se puede medir objetivamente en
términos monetarios. Los mismos suceden con una multiplicidad de
hechos que se da en la empresa, no medibles monetariamente, sólo se
registran aquellas transacciones o hechos económicos que tienen una
expresión monetaria.
2. La entidad mercantil o económica: La contabilidad se lleva para la
empresa o entidad que es distinta o diferente de los dueños de la
empresa o entidad. Cuando el dueño de una empresa retira dinero de la
caja de la empresa, esta transacción o hecho económico produce
efectos tanto en la contabilidad de la empresa como en la contabilidad
del dueño, siendo distintas ambas contabilidades y patrimonios.
3. El concepto de continuidad de la empresa o supuesto de empresa en marcha: La contabilidad supone, salvo que exista prueba
en contrario, que una empresa o entidad continuará operando por un
largo e indefinido tiempo en el futuro. La otra alternativa es aquella en la
empresa se va a liquidar o terminar, en cuyos casos todos los valores de
activo y pasivo son los de liquidación o realización. En caso de venta la
contabilidad trataría de medir lo que el negocio vale actualmente y no lo
que nos costó cuando realizamos las inversiones a costo histórico (a lo
más corregido por la inflación habida entre ambos períodos).
Planificación y Control financiero
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Bajo este principio una empresa se mira como un mecanismo que
agrega valor a los recursos que utiliza, y su rentabilidad se mide por la
diferencia entre el valor de venta del bien o servicio y el costo de los
recursos que utilizó para obtener dichos ingresos. Asimismo, los
recursos adquiridos y no vendidos se muestran a valor de adquisición o
costo y no a valor de mercado o realización.
4. El costo como base de valuación: Es un concepto fundamental de la
contabilidad que los activos se registran al precio que se pagó por
adquirirlos, o su equivalente efectivos (recursos que recibiré), cuyo
concepto se relaciona con el de continuidad de la empresa.
Como por diversas razones el valor real de un bien puede variar
con el transcurso del tiempo, el costo contable no refleja necesariamente
el valor que tienen hoy esos activos. Por tanto, podría existir una
diferencia considerable entre el concepto contable de valor (costo) y el
concepto del mismo término en asuntos no contables, ya que un
lenguaje común "valor" quiere decir el precio actual de un bien.
En consecuencia debe tenerse muy claro que los activos de
acuerdo con la contabilidad de una empresa, no muestran el valor a que
estos se podrían vender. Uno de los errores que se cometen
comúnmente al leer e interpretar un estado financiero, es creer que las
cifras que ahí aparecen como activo es igual al precio que se puede
obtener por ese bien. Hay si activos en que coincide su valor contable y
su valor comercial al día de hoy y corresponden en general a lo que se
denomina activos monetarios (caja y bancos, cuentas por cobrar, etc.).
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5. El principio de la partida doble: Toda transacción hecho económico se
refleja en la contabilidad analizándolo de dos posiciones o puntos de
vista, a saber: del origen de los recursos, pasivos o patrimonio y desde
la forma que toman esos recursos una vez invertidos o activos. De ahí
se deduce la igualdad de activos igual pasivos más patrimonio que
analizamos anteriormente en este capítulo.
Es posible que se pudiera estructurar un sistema contable sobre
otro principio distinto, de hecho se puede llevar una contabilidad por
simple anotación o partida simple, sin embargo, existen numerosas
ventajas en la partida doble tanto en los aspectos mecánicos como de
concepción del sistema.
6. El concepto de acumulación o flujos versus el concepto de inventario o stock: Anteriormente analizamos las diferencias entre el
balance que es una medición a una fecha dada y las cuentas de
resultados (ingresos y gastos) que representan una acumulación o flujo
en un período dado.
7. El principio de realización: Hemos analizado anteriormente que la
utilidad o ganancias en una transacción se reconocen en el período
contable en el cual se realiza. La realización ocurre cuando las
mercaderías o bienes se venden a clientes a cambio de dinero efectivo
o de algún otro valor. Tratándose de bienes tangibles, en general, el
ingreso no se reconoce cuando se recibe el pedido del cliente, ni cuando
se firma el contrato, ni cuando las mercaderías se manufacturan, sino
cuando los productos se embarcan o despachan al cliente. Este punto
fija el cambio de responsabilidad por la custodia e integridad de los
productos.
Planificación y Control financiero
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En el caso de los servicios este ingreso se reconoce cuando se
presta el servicio.
CAPÍTULO II
ANÁLISIS Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES
Ahora que hemos recorrido los conceptos y convenciones usados en los
estados financieros, analizaremos la forma en que estos son aplicados para
preparar el balance. El objetivo es desarrollar la comprensión suficiente de
estos procedimientos que permita analizar e interpretar los estados
financieros.
2.1. Efecto dual de las transacciones en la ecuación delbalance (partida doble):
El concepto más importante para poder comenzar a preparar un balance
es el sentido dual de las transacciones o lo que se llama partida doble. Esto se desprende
de nuestra ecuación vista anteriormente que expresa:
Planificación y Control financiero
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Activo = Pasivo + Patrimonio
Básicamente el sistema contable debe reflejar permanentemente esta
ecuación en sus registros. Para esto, el registro de cada transacción debe
necesariamente considerar cada uno de los efectos que ella genera en la
empresa.
En términos generales, frente a toda transacción tendremos
básicamente los siguientes efectos alternativos.
a) Incremento simultáneo de un activo y un pasivo (y/o patrimonio).
b) Disminución simultánea de un activo y un pasivo (y/o patrimonio).
c) Aumento de un activo y disminución de otro activo.
d) Incremento de un pasivo y/o patrimonio y disminución de otro
pasivo y/o patrimonio.
Para analizar esta situación, veremos el siguiente ejemplo: "La Empresa
Colmena S.A.”, inicia sus operaciones en 1993 con las siguientes transacciones:
Transacción Activos = Pasivos + Patrimonio
1. El 1/1/93 se inicia la
soc. con un aporte de $
1.000.000 en acciones
a $ 10 C/u.
Subtotal
+ 1.000.000
1.000.000
=
=
0
0
+
+
1.000.000
1.000.000
Planificación y Control financiero
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2. Se compra al contado
máquinas por $ 50.000.
Subtotal
+ 50.000
- 50.000
1.000.000 = 1.000.000
3. Se compra a crédito $
20.000 de mercadería.
Subtotal
+ 20.000
1.020.000
=
=
+ 20.000
20.000 + 1.000.000
4. Se le paga al acreedor
50% de la mercadería.
Subtotal
- 10.000
1.010.000
=
=
- 10.000
10.000 + 1.000.000
5. El saldo del acreedor
se cancela con la
emisión de 1.000
acciones de nuestra
empresa.
Subtotal
0
1.000.000
=
=
- 10.000
0
+
+
10.000
1.010.000
Todas estas transacciones han implicado movimientos que se han
reflejado en la ecuación patrimonial manteniendo la igualdad: Activo = Pasivo +
Patrimonio.
El manejo de la ecuación y los procedimientos que se empleen, deben
ser un fiel reflejo del concepto de empresa analizando en el Capítulo I. Es
decir, todo los recursos de la empresa (activos) los debe a alguien (pasivo o
Planificación y Control financiero
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patrimonio), siendo ella un mero intermediario entre los factores de producción
y los beneficios obtenidos.
2.2. Uso de Cuentas:
Todas las transacciones de una empresa implican ciertos movimientos
repetitivos de algunos activos, pasivos y/o patrimonio que en un sistema
general como el descrito serían difíciles de controlar en forma individual. De
ahí nace la necesidad de ordenar los movimientos de un mismo ítem, bajo un
sólo nombre en una cuenta individual. Así llamaremos "cuenta" al registro en
que se acumularán todos los movimientos referidos a un mismo ítem financiero
de la empresa. Habrá tantas "cuentas" contables como ítemes tengamos en la
contabilidad de nuestra empresa. Estas cuentas se registrarán en un libro
independiente llamado "Libro Mayor".
Se pueden encontrar cuentas de activos como: Caja, existencias de
mercadería, cuentas por cobrar, máquinas, terrenos, etc.; cuentas de pasivos
como: Salarios por pagar, cuentas por pagar, impuestos por pagar, deuda de
largo plazo, etc.; cuentas de patrimonio como: Capital, reservas y utilidades
retenidas, también encontraremos cuentas de ingresos referidas al valor de los
recursos recibidos en un período producto de la entrega de bienes y/o
servicios que la empresa haya hecho en dicho período y de gastos que se
referirán al valor de los recursos utilizados por la empresa en ese mismo
período en el proceso de generación de los ingresos que se haya
reconocido. Estas últimas cuentas (ingresos y gastos) no aparecen en forma
individual en el balance y su uso es solo dentro de un período para fines de
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acumulación y obtención del "Resultado del Ejercicio" que se mostrará en el
balance en el patrimonio de la empresa a una determinada fecha.
Cada cuenta tendrá aumentos y disminuciones. Así, la mejor forma de
representar una cuenta es una T, en la cual se registrarán los movimientos a
cada lado, dependiendo del tipo de cuenta que se trate (activo, pasivo o
patrimonio) y si se trata de aumentos o disminuciones.
En términos generales una cuenta T se puede representar del siguiente
modo:
TÍTULO DE LA CUENTA
Vamos a llamar Debe al lado izquierdo de la cuenta T y Haber a su lado
derecho.
El registro o anotación que se hace al lado izquierdo de la cuenta T se
llamará "Cargo" o "Débito". El registro o anotación que se hace al lado
derecho de la cuenta T se llamará "Abono" o "Crédito". La acción de
registrar un cargo o débito en una cuenta T se conoce como "Cargar" o "Debitar" la cuenta. A la acción de registrar un abono o crédito se le conoce
como "Abonar" o "Acreditar" la cuenta.
Planificación y Control financiero
DEBE HABER
Si es Activo : Aumentos Disminuciones
Si es Pasivo o Patrimonio: Disminuciones Aumentos
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En términos de las categorías del balance que hemos usado, podemos
decir que, dependiendo del tipo de cuenta de que se trate, un cargo o débito puede representar:
Un aumento de un activo o
una disminución de un pasivo o
una disminución de algún ítem o cuenta de patrimonio.
Un abono o crédito representa:
Una disminución de un activo o
un aumento de un pasivo o
un aumento de algún ítem o cuenta de patrimonio.
El saldo de una cuenta en un momento del tiempo, será la diferencia
entre la suma de todos los cargos y todos los abonos registrados en la cuenta
en un período de tiempo.
Saldo Deudor: Una cuenta tendrá Saldo deudor, cuando la suma de
sus cargos (débitos) en un período, sea mayor que la suma de sus abonos
(créditos) en el mismo período (incluido su saldo inicial).
Saldo acreedor: Una cuenta tendrá Saldo acreedor, cuando la suma
de sus cargos (débitos) en un período, sea menor que la suma de sus abonos
(créditos) en el mismo período (incluido su saldo inicial).
Su Saldo Final de una cuenta del Balance (activo, pasivo o patrimonio)
al término de un período, constituye lo que debe registrarse como su Saldo
Planificación y Control financiero
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Inicial para el período siguiente. Al comenzar un período, por lo tanto, podemos
decir que el primer cargo o abono que tiene una cuenta corresponde al saldo
final del período anterior. Este primer registro para anotar el saldo inicial de la
cuenta, será un cargo si el período anterior la cuenta terminó con Saldo Deudor
y será un abono si terminó con Saldo Acreedor.
Ahora bien, dado lo que explicamos en el punto anterior acerca de la
necesidad de mantener nuestra ecuación patrimonial inalterada, podríamos
representar la ecuación patrimonial de la siguiente forma:
Cuentas de Activos = Cuentas de Pasivos + C. de Patrimonio
SaldoInicial
SaldoInicial
Saldo Inicial
Cargos aumentos
Abonos disminución
Cargosdisminución
Abonosaumentos
Cargosdisminución
Abonosaumentos
Σ cargos Σ abonos Σ cargos Σ abonos Σ cargos Σ abonos
Saldo deudor
Saldo acreedor
Saldo acreedor
Por la forma de registro empleada, una cuenta de Activos debe tener
Saldo Final Deudor. Las cuentas de Pasivos y Patrimonio deben tener Saldo Final Acreedor.
Planificación y Control financiero
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Si todo se ha registrado correctamente, en todo momento en la
contabilidad deberá cumplirse que:
Lo anterior no es sino el resultado de la aplicación correcta del principio
de la partida doble, que será el que nos permitirá que en todo momento se
cumpla la igualdad Patrimonial:
Activos = Pasivo + Patrimonio
Repitiendo el ejemplo de la empresa "Colmena" S.A. empleando las
cuentas T se tendrá:
ACTIVO PASIVO PATRIMONIO
1. Emisión y venta de acciones.
1.000.000 1.000.000
2. Compra de máqui- na al contado.
50.000 50.000
3. Compra mercade- ría a crédito.
20.000 20.000
Planificación y Control financiero
Σ cargos del período = Σ abonos del período
Σ saldo deudores = Σ saldos acreedores
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4. Pago de caja al proveedor.
10.000 10.000
5. Emisión de accio- nes al proveedor.
10.000 10.000
Sumas 1.070.000 60.000 20.000 20.000 1.010.000
Saldos 1.010.000 1.010.000
Esto mismo podríamos reflejarlo en cuentas separadas dentro de
activos, pasivo y patrimonio.
CAJA CAPITAL
Debe Haber Debe Haber
1) 1.000.000 50.000 (2) 10.000 (4)
1.000.000 (1) 10.000 (5)
940.000 1.010.000
MAQUINARIA CUENTAS POR PAGAR
Debe Haber Debe Haber
(2) 50.000 (4) 10.000 (5) 10.000
20.000 (3)
50.000 0
Planificación y Control financiero
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Si los saldos de cada una de estas cuentas, los ordenamos y
clasificamos de acuerdo al tipo de cuenta que se trata, estamos en condiciones
de presentar un balance.
BALANCE GENERALCOLMENA S.A.
(Al 31/01/93)
2.3. Proceso Contable:
Un sistema contable tiene un marco general de operación que se puede
reflejar en el siguiente esquema.
Planificación y Control financiero
MERCADERÍA
Debe Haber
(3) 20.000
20.000
ACTIVOS PASIVOS Y PATRIMONIO
Caja 940.000Maquinaria 50.000 Capital 1.010.000Mercadería 20.000
Total
1.010.000 1.010.000
TRANSACCIONES
2 3 4 5 6 7
DiarioMayor
BalanceSaldos
Sin ajustes
ajustes BalanceSaldos
ajustados
Cierre Balance
General
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Este proceso general, se puede explicar de la siguiente forma:
1. Cada transacción debe ser registrada en forma cronológica en un libro de
registros diario, al que llamaremos "Libro Diario", por medio de lo que
contablemente llamaremos "asiento contable".
En este libro diario, queda registrado todo movimiento contable
que se efectúe en la empresa.
A continuación, se presentará, la forma general de lo que hemos
comenzado a llamar "asiento contable".
ASIENTO CONTABLE:
Fecha de la Transacción Monto ($) Monto ($)
Nombre de la (s) cuenta(s) que se "Carga (n)".
xxxxxxxx
Nombre de la (s) cuenta (s) que se "Abona (n)".
xxxxxx
GLOSA: Breve explicación e identificación de la transacción.
Planificación y Control financiero
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Dado que en una transacción, puede haber (y normalmente lo habrá)
involucrada más de dos cuentas, en un asiento puede haber más de una
cuenta que esté siendo "cargada" y/o más de una cuenta que esté siendo
abonada. No hay razón para que el número de cuentas que esté siendo
cargadas, deba ser igual al número de cuentas que esté siendo abonadas;
habrá transacciones en que el número de cuentas que se "cargue" sea igual al
número de cuentas que se abone, otras en que el número será mayor y otras
en que será menor. Lo que evidentemente importa, es que la suma ($) de los
cargos debe ser igual a la suma ($) de los abonos registrados. Lo anterior es el
resultado de la correcta aplicación de los conceptos involucrados en nuestra
"Ecuación Patrimonial".
El siguiente es el registro de los asientos de nuestro ejemplo anterior
Colmena S.A. haciendo la salvedad que en este caso lo haremos sin
consideraciones de la fecha en que ocurrió cada evento, pero respetando el
supuesto orden cronológico en que ocurrieron:
1) Caja 1.000.000 (Emisión de acciones) Capital 1.000.000
2) Maquinaria 50.000(Compra de máquina al contado) Caja 50.000
3) Existencias 20.000(Compra mercaderías a crédito) Cuentas por Pagar 20.000
Planificación y Control financiero
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4) Cuentas por Pagar 10.000(Cancelar a un proveedor) Caja 10.000
5) Cuentas por Pagar 10.000 (Emisión de acciones para pagar al proveedor) Capital 10.000
2. Los valores involucrados en cada evento registrado en el "libro diario", se
deben traspasar a la cuenta correspondiente en el "libro mayor". Es
decir, los cargos (sinónimo de debitar, escribir al debe o a la izquierda de
la cuenta T) y abonos (sinónimo de acreditar, escribir al haber o a la
derecha de la cuenta T) se registran en el mayor correspondiente al ítem
que varía.
3. Se obtienen los saldos de cada cuenta y se prepara el balance de
saldos. Este balance consiste en la ordenación de los saldos de todas
las cuentas para comprobar que la entidad patrimonial ha permanecido
(significando que la partida doble se ha cumplido).
4. Se ajustan y corrigen los saldos reflejados en la etapa anterior. Por
ajustes entenderemos ciertas transacciones internas de la empresa o el
reconocimiento de ingresos que se generan y/o gastos que se incurren
por sólo hecho que el tiempo ha pasado y que por lo tanto han afectado
la posición financiera de la empresa.
Estos ajustes deben registrarse al final de un período contable
(antes del cierre de los estados financieros) para reflejar la verdadera
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posición financiera de la empresa. Las correcciones corresponden a los
errores que pueden haberse detectado en las etapas anteriores.
5. Con los ajustes y correcciones reflejados en los saldos obtenemos un
balance de saldos ajustados. En este momento estamos en condiciones
de separar nuestras cuentas de ingresos y gastos a fin de proceder a
cerrar estas cuentas que no son permanentes (no aparecen en el
balance, sólo aparecerá el resultado de ellas).
6. Una forma de cerrar las cuentas consiste en traspasar los saldos de
todas y cada uno de las cuentas temporales (cuentas de Ingresos y
cuentas de Gastos) a una cuenta Permanente (que aparecerá en el
balance) que se llamará Resultado del ejercicio (cuenta patrimonial).
Para esto, se abrirá una nueva cuenta T, a la que llamaremos cuenta
"Resultado del Ejercicio". Esta cuenta se cargará por el monto del saldo
deudor de cada cuenta de gasto, cargo que tendrá como contrapartida
un abono por el mismo monto en la cuenta de gasto que se está
cerrando; se deberá proceder del mismo modo con cada cuenta de
gasto, con lo cual todas estas cuentas quedarán "cerradas" y sus saldos
traspasados al mayor "Resultado del Ejercicio". El proceso inverso
deberá seguirse para cada cuenta de ingreso (abonar Resultado del
Ejercicio y cargar cada cuenta de Ingreso). Una vez cerradas todas las
cuentas temporales, debemos obtener el saldo de la cuenta Resultado
del Ejercicio; un saldo acreedor de la cuenta Resultado del Ejercicio
significará una utilidad en el período o ejercicio y un saldo deudor una
pérdida.
7. Una vez obtenido el cambio en los activos netos mediante la
determinación de la utilidad o pérdida de las transacciones efectuadas
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en el período estamos en condiciones de preparar los Estados
Financieros.
2.4. Presentación del Balance:
Hay una serie de títulos de cuentas que son comúnmente usadas en el
mundo para la presentación de un balance. Adicionalmente en Chile para las
sociedades anónimas existe una circular de la Superintendencia de Valores y
Seguros que norma su presentación. En cuanto a las empresas que no son
sociedades anónimas, las definiciones que se indican en dicha circular son las
usualmente empleadas.
La siguiente es una lista extraída de dicha circular con los títulos que
incluye un balance.
2.4.1. Activos:
Activo Circulante
a) Disponible: Fondos de disponibilidad inmediata: caja, banco,
etc.
b) Depósito a plazo: Fondos que no tienen disponibilidad
inmediata, pero sí a corto plazo.
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c) Valores negociables: Inversiones en acciones con cotización
bursátil que no exceden el 10% del capital social de la empresa
emisora, bonos debentures y otros títulos que tengan un mercado
y que se pretenda enajenar dentro del período de un año.
d) Deudores por ventas: Incluye las cuentas por cobrar
derivadas de las operaciones comerciales. Cuando alguna
cuenta por cobrar sea documentada y por un monto que excede
el 10% del total de cuentas por cobrar de la empresa, debe
considerarse en "documentos por cobrar".
e) Deudores varios: Todos los otros deudores de la empresa
que no son de la operación comercial, Ej.: cuentas corrientes del
personal, cuentas a rendir, etc.
f) Impuestos por recuperar: Corresponden al saldo deudor del
impuesto al Valor Agregado (crédito neto) y/o a pagos
provisionales efectuados en exceso de la provisión para
impuestos a la renta.
g) Existencia: Debe mostrarse los productos terminados, en
proceso, materias primas, materiales, repuestos, etc. Su forma de
valoración debe expresarse en las notas al balance.
h) Gastos pagados por anticipado: Se incluyen aquí pagos
hechos por la empresa por bienes y/o servicios que serán
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recibidos por ella en ejercicios futuros por ejemplo: seguros
pagados por anticipado, arriendos pagados por anticipado, etc.
i) Otros activos circulantes: Cualquier partida que no
corresponda clasificar dentro de las categorías anteriores.
Activos Fijos
Todos los bienes físicos adquiridos por la empresa para ser
usados en la explotación y de los cuales se espera recibir servicios por
varios períodos; no se tienen con el fin de venderlos en el corto plazo.
Ejemplos:
Terrenos.
Edificios y Construcciones.
Maquinarias y equipos.
Muebles y útiles.
Vehículos.
Obras agrícolas y plantaciones, etc.
El monto de las depreciaciones acumuladas de estos bienes
debe presentarse deducido del total del activo fijo.
Otros Activos
a) Inversiones en sociedades o empresas filiales y otras
adquiridas para mantenerlas como inversión de largo plazo.
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Además debe incluirse aquí todas las acciones que no tienen
cotización bursátil y los derechos en sociedades de personas.
b) Activos intangibles como marcas, patentes, etc.
c) Gastos diferidos (pagados por anticipado), cuyo servicio se
espera supere un año; un ejemplo de este tipo de activos
son los gastos de organización y puesta en marcha de la
empresa.
d) Existencias que se realizarán (venderán) en un período
superior a un año.
e) Cuentas por cobrar a más de un año.
2.4.2. Pasivos:
Pasivos Circulante
Incluye las obligaciones contraídas por la empresa que deben ser
pagadas dentro de un año (desde la fecha de los estados financieros).
Los más usuales son:
a) Bancos Acreedores: Préstamos de los bancos que se
deberán pagar en el corto plazo (menos de 1 año).
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b) Obligaciones con el público: Obligaciones a menos de un
año por bonos, debentures y otros documentos de oferta pública
emitidos y vendidos por la empresa.
c) Obligaciones a largo plazo con vencimiento dentro de un año: Debe reconocerse bajo esta categoría, la parte de los
créditos de largo plazo cuyo vencimiento se producirá dentro del
próximo ejercicio contable.
d) Dividendos por pagar: Son dividendos declarados
(acordados) por la empresa (por el directorio) y que aún no se
han pagado. Son pasivos por cuanto existe un monto y una
fecha claramente definidos lo que los hace exigibles por los
accionistas a la empresa. En este caso particular, los accionistas
tienen las características de una "tercera persona".
e) Cuentas por pagar: Son las obligaciones provenientes de las
operaciones comerciales de la empresa.
f) Acreedores varios: Son obligaciones que no provienen de las
operaciones comerciales.
g) Provisiones y retenciones: Obligaciones relacionadas con
costos o gastos del período que han sido devengadas a la fecha
del cierre: gratificaciones, impuestos retenidos, leyes sociales,
etc.
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h) Impuesto a la renta: Es el que corresponde a pagar en el
corto plazo por los resultados del ejercicio anterior (o anteriores).
i) Ingresos percibidos por adelantado: Son recursos que se
han recibido a la fecha de los estados financieros, pero que la
empresa aún no entrega el bien o servicio a que
corresponden (pagos de seguros o arriendos percibidos por
adelantado, etc.). Se deberá reconocer como resultado (ingreso)
en algún período futuro; en particular en el período en que la
empresa entregue el bien o servicio al cliente.
j) Otros pasivos circulantes: Cualquier otra que no esté
clasificado dentro de las categorías anteriores.
Pasivos a Largo Plazo
Incluyen obligaciones cuyo vencimiento es a más de un año a
partir de la fecha a que se refiere el balance. Los ejemplos son muy
similares a los de pasivos circulantes, pero con vencimiento a más de
un año.
Bancos acreedores.
Obligaciones con el público.
Documentos por pagar.
Acreedores varios.
Provisiones.
Ingresos recibidos por adelantado.
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Capital y Reservas (Patrimonio)
a) Capital, está constituido por los recursos efectivamente
aportados y/o acciones emitidas y pagadas por los dueños de
la empresa. Sin perjuicio de lo anterior, las sociedades
anónimas pueden presentar, en forma complementaria,
separadamente el capital autorizado y el capital pagado por
sus dueños (efectivamente aportado).
b) Reservas de revalorización, Corresponde al reconocimiento
de aumentos del valor nominal del patrimonio derivados de la
corrección monetaria (se verá más adelante).
c) Sobre (Bajo) precio en venta de acciones propias, Es el
mayor (menor) valor obtenido en la colocación de las acciones de
la propia empresa, por sobre (bajo) su valor nominal.
d) Utilidades retenidas, Incluye todas las utilidades que se ha
decidido retener en la empresa. Estas retenciones de
utilidades pueden haber tomado la forma de distintas Reservas.
El monto total considerado en este ítem tiene incluido además de
las distintas reservas, las pérdidas acumuladas (restadas) y el
resultado del último ejercicio.
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CAPÍTULO III
EL DIARIO GENERAL, EL LIBRO MAYOR Y EL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y SALDOS
1. El DIARIO GENERAL:
El primer libro en el cual se registran las transacciones contables es
conocido como Diario. A ello se debe que al Diario se le mencione a veces
como el libro del asiento original.
El Diario es un libro en el que se registran todas las transacciones
conforme se vayan sucediendo, es decir, cronológicamente. Se le conoce
también como el libro de primera entrada, porque es donde se registran todas y
cada una de las transacciones.
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El Libro Diario, puede tomar distintas formas, también es posible llevar
en hojas sueltas. Veremos a continuación el más generalizado en la práctica.
DIARIO GENERAL, MES........... DE 19......
FECHA CONCEPTO F DEBE HABER
Explicación:
1. En la parte superior de la primera columna corresponde a la fecha, debe
hacerse constar el año. El mes se anota en cada página y solamente se
consigna el nuevo mes cuando se presenta antes de terminar una
página.
2. La anotación realizada en la columna concepto, se denomina asiento
o entrada.
3. Con respecto a las cuentas que involucra un asiento, la costumbre dicta
lo siguiente:
a) Anotar primero las cuentas que van a la columna DEBE
(cargos).
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b) Anotar en segundo término, las cuentas que van al HABER
(abonos).
Asiento es un tecnicismo que permite expresar los hechos económicos
en un lenguaje apropiado para el registro contable.
Un asiento consta de:
a) Número de orden,
b) Fecha en que se efectúa el registro,
c) Cuenta o cuentas deudoras,
d) Cuenta o cuentas acreedoras,
e) Cantidad que se carga o acredita a cada una de las cuentas,
f) Un párrafo explicativo de la operación efectuada, que recibe el
nombre de glosa. Estas explicaciones son importantes para dar
razón de las cuentas y los detalles relacionados con cualquier
operación que contengan los asientos,
g) Una referencia lo más precisa posible a la documentación de
respaldo del asiento.
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Finalmente, los asientos pueden ser simples o compuestos. En los
asientos simples intervienen solamente dos cuentas donde una es deudora y la
otra acreedora. Un ejemplo de este tipo de asiento sería el siguiente:
Vehículos $5.000
Caja
Compra s/Fact.001 $5.000
En cambio, en los asientos compuestos intervienen más de dos cuentas,
pudiéndose presentar las siguientes situaciones:
a) Aquella donde intervienen una cuenta deudora y varias acreedoras,
b) Aquella en que se presentan varias cuentas deudoras y una
acreedora,
c) El tercer caso, donde participan varias cuentas deudoras y varias
acreedoras.
1.1. Procedimiento para asentar en el diario:
El tenedor de libros, o el contador, obtiene la información sobre una
operación de un documento fuente, que puede ser un talón de cheque, una
factura de compra, etc.
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El siguiente ejemplo ilustra bien la forma en que debe registrarse una
operación del 17 de febrero, que consiste en la compra de una máquina de
escribir en $100.000, al contado.
FECHA CONCEPTO F DEBE HABER
Febrero 17
Equipos de oficina
Caja
Compra s/Fact.007
100.000100.000
He aquí las guías básicas que el tenedor de libros, o el contador sigue al
asentar en el Diario:
Número de orden del asiento
Fecha. El mes y el día en que se registra la operación. El mes no debe
repetirse en cada operación, sólo aparece al principio de cada página o
cuando cambia.
Cargo. El nombre de la cuenta a cargar se escribe en la siguiente columna
y la cantidad en la columna del Debe.
Crédito. El nombre de la cuenta que se acredita se escribe en la siguiente
línea, un poco hacia la derecha y la cantidad en la columna del haber.
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Glosa. La explicación de la operación se anota en el siguiente renglón, a la
altura de la cuenta de crédito. Su texto debe ser breve y claro.
Referencia. La columna de referencia (denotado por la letra F) no se utiliza
al registrar los asientos de diario sino al hacer los pases al mayor, por lo
que su uso será explicado más adelante.
1.2. El Inventario inicial y la apertura de libros:
Concepto de Inventario: Es el estado de contabilidad en que se
determinan en forma detallada el conjunto de valores del Activo, las deudas
que representan el Pasivo y el Capital de la empresa.
Toda empresa se inicia con un inventario formado por los aportes en
bienes y obligaciones que efectúa el propietario o socio a la empresa que nace.
Veamos a través de un ejemplo, como se prepara y registra un
inventario inicial valorizado.
El señor Pedro Cárdenas, inicia sus actividades comerciales el 1º de
Abril de 1993 aportando los siguientes bienes:
a) Dinero en efectivo, $40.000.
b) Saldo en cta. cte. del Banco La Unión $12.000 al 30.03.93.
c) Mercaderías:
10 Calculadoras, c/u $3.500.............................................$ 35.000
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5 Máquinas de escribir c/u $15.000................................$ 75.000
10 Radios grabadoras c/u $10.000...................................$
100.000
d) Muebles:
1 Librero..............................................................................$ 50.000
1 Escritorio...........................................................................$ 70.000
1 Silla ...............................................................................$ 7.000
Además, tiene las siguientes deudas:
e) Una cuenta pendiente de pago a la firma Comercial DIN, por
$13.000, vencimiento al 30.05.93.
f) Letras por pagar:
L/105 a/f del señor E. Pérez, cuyo vencimiento es el
30.05.93 por $ 10.500.
L/075 a/f. del señor S. Riveros cuyo vencimiento es el
15.06.93 por $ 10.000.
A partir de estos datos procedemos a registrar este inventario inicial, el
cual, se resume en el siguiente cuadro:
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Asiento de apertura
El Inventario General Inicial es el primer trabajo de contabilidad que
debe hacerse y proporciona los datos para abrir el Libro Diario, mediante un
asiento que por ese hecho recibe el nombre de "asiento de apertura".
En el caso del ejemplo que acabamos de desarrollar el asiento de
apertura aparece claramente indicado por el resumen del Inventario.
DIARIO GENERAL MES ABRIL 1984
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RESUMEN INVENTARIO GENERAL INICIAL
ACTIVO Caja
Banco LA UNIÓN
Mercaderías
Muebles
PASIVO Proveedores
Cuentas por pagar
CAPITAL
40.000
12.000
210.000
127.000
13.000
20.500
355.500
TOTALES IGUALES 389.000 389.000
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FECHA DETALLE F DEBE HABER
Abril
Abril
1
1
1
Caja
Banco La Unión
Mercaderías
Muebles
Proveedores
Letras por pagar
Capital
Pedro Cárdenas, su
aporte inicial.
40.000
12.000
210.000
127.000
13.000
20.500
355.500
Todos los meses, se procede a cerrar el Libro Diario, mediante la
suma, de las operaciones contabilizadas, para continuar en el mes siguiente,
en forma separada, con las nuevas operaciones realizadas. Los detalles de un
mes a otro, se van arrastrando de manera que al llegar al final del ejercicio, las
sumas del Diario coincidan con el total de las columnas Débitos y Créditos del
Balance de Comprobación y Saldos.
Corrección de Errores
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Puesto que los errores ocasionalmente no pueden evitarse, y dado que
en los libros de contabilidad no se puede raspar o borrar, es importante saber
cómo corregirlos.
Existen varios métodos para corregir los errores cometidos en el Libro
Diario; mediante:
a) Asientos suplementarios: Cuando su fin es completar partidas
anotadas de menos.
b) De reversión: Cuando su finalidad es disminuir total o
parcialmente las cantidades anotadas demás o de menos.
c) Asientos de traspaso: Cuando se trata de rectificar partidas
contabilizadas en cuentas que no corresponden.
2. EL MAYOR GENERAL:
El libro Mayor sirve como instrumento para seleccionar y coleccionar
conceptos similares. Por ejemplo, las transacciones que implican movimientos
de caja, que pueden estar repartidos en varias páginas del diario general, se
reúnen en una sola cuenta del Mayor: la cuenta de caja. Si la administración,
en un momento dado desea saber cuánto dinero tiene disponible buscará la
respuesta en el Mayor y no en el Diario General.
Las cuentas que se utilizan para registrar los aumentos y disminuciones
de cada activo, pasivo y capital líquido tal como ya lo señalamos se llaman
cuentas de Mayor. El mayor donde se llevan dichas cuentas puede asumir la
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forma de libro encuadernado, una carpeta de notas sueltas o una serie de
tarjetas y, a diferencia del diario general, que es el libro de registro original, el
Mayor es el libro de registro final. El proceso de transferir datos del Diario
General al Mayor se conoce con el nombre de pasar o efectuar pases al
Mayor.
El formato de una cuenta de Mayor más simple es el de la cuenta "T",
otros rayados, dos de los cuales se muestran a continuación:
a) Modelo de dos columnas:
FECHA
CONCEPTO
F DEBE
FECHA
CONCEPTO
F HABER
Del rayado anterior es posible deducir lo siguiente:
La cuenta es de foliación doble, es decir ocupa dos páginas para la
misma cuenta: el lado izquierdo de una cuenta de Mayor se utiliza para los
cargos y el derecho para los abonos. Ambos lados tienen columnas para 1)
fecha, 2) concepto de la operación (donde se anota la contra-cuenta), 3)
referencia de pase (es decir, la página del diario en la que se encuentra el
registro original de la operación) y 4) la cantidad que se carga o abona. Al abrir
una cuenta de Mayor, el nombre de la misma debe quedar centrado en el
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encabezado de la forma y a la derecha e izquierda se anota el número de
cuenta correspondiente.
El número asignado a cada cuenta indica el orden en que la misma se
presenta en el balance y en el estado de Pérdidas y Ganancias, además de
determinar el orden con que aparece en el Mayor. La fuente de esta secuencia
numérica es el plan de cuentas, en el cual se listan los nombres y números de
las cuentas.
El sistema de codificación de cuentas facilita la localización de cualquier
cuenta, pues la identifica según el grupo al que pertenece: activo, pasivo,
capital líquido, ingreso o gasto.
b) Modelo de cuatro columnas:
FECHA CONCEPTO F TOTALES SALDOS
DEBE
HABER
DEUDOR ACREEDOR
Las explicaciones dadas para las columnas del modelo anterior son
válidas para este modelo, con excepción de las columnas de saldos que
indican inmediatamente el saldo de la cuenta después de cada operación
contabilizada; en cambio para tener el saldo en el modelo de dos columnas,
hay que proceder a sumar previamente ambos lados y sacar luego la diferencia
que corresponde al saldo.
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2.1. Procedimientos de Pase:
Los distintos pasos del procedimiento a seguir para pasar del diario a las
cuentas del Mayor, son los que enseguida se describen:
1) Localice la cuenta Mayor correspondiente al primer cargo anotado en el
asiento de Diario.
2) Registre la fecha en la columna correspondiente en el lado del Debe.
Se debe poner el día y el mes del asiento.
3) Anote en la columna concepto la contra cuenta, es decir, la cuenta
contraria a aquella en que se está anotando.
4) Registre la cantidad del cargo en la columna de valores del Debe.
5) En la columna de referencia, en la cuenta del Mayor anótese la
página del diario de donde se está pasando y el número del asiento.
6) Vuelva ahora al diario y registre en la columna de referencia (F), el
número de la cuenta de Mayor a la que acaba de hacer el pase del
asiento de Diario.
7) Localice la siguiente cuenta de Mayor y, si se trata de un cargo, siga los
mismos pasos en caso de ser un abono, aplique estos procedimientos
pero en el lado del haber.
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3. EL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y SALDOS:
Una vez que todas las operaciones han sido traspasadas del Diario al
Mayor, éste último contiene la información necesaria para preparar el Balance
General, el Estado de Pérdidas y Ganancias y el Estado de Cambios en
Posición Financiera. Sin embargo, los estados financieros no se preparan
hasta que los asientos y los pases hayan sido revisados con la ayuda de un
Balance de Comprobación y Saldos.
El Balance de Comprobación y Saldos es el documento que demuestra
el equilibrio matemático entre los cargos y los abonos y nos entrega una
transcripción adecuada de los valores registrados en el Mayor; base para
formular los estados financieros.
El Balance de Comprobación y Saldos es el estado en que se listan las
cuentas del Mayor con sus Débitos y Créditos, y sus saldos deudores o
acreedores según el orden en que aparecen en el Mayor; después se suman
los débitos, créditos, y saldos debiendo coincidir las columnas de débitos y
créditos, saldos deudores y acreedores.
El rayado de mayor uso en la práctica es el siguiente:
Nº NOMBRE CUENTAS
DEBITOS CREDITOS SALDOS
DEUDOR
ACREEDOR
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El Balance se hace periódicamente, habitualmente cada mes,
considerando los valores de los meses anteriores del mismo ejercicio, de
manera que el último mes acumula el total del movimiento del período contable.
Se puede confeccionar en hojas sueltas o en un libro especial dedicado a este
objeto, el cual no es necesario hacer timbrar por corresponder a un trabajo
completamentario del movimiento contable. El Balance de Comprobación y
Saldos del último mes del ejercicio sirve de base para hacer el Balance
General, el Estado de Pérdidas y Ganancias y el Estado de Cambios en la
Posición Financiera.
Para hacer el Balance de Comprobación y Saldos deben desarrollarse
las siguientes actividades:
1) Hacer un listado con todas las cuentas del Libro Mayor.
2) En la columna siguiente, que lleva el nombre de Débitos y frente a
cada cuenta, se anota la suma del Debe de ella.
3) En tercera columna Créditos, se coloca la suma del Haber de cada
una de las cuentas.
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4) Se suman las columnas Débitos y Créditos, cuyos totales deben ser
iguales entre sí e iguales con los totales de las columnas Debe y
Haber del Libro Diario.
5) Se determina el saldo de cada cuenta anotándolo, según proceda,
en una de las dos columnas siguientes que son llamadas Saldos
Deudores y Saldos Acreedores.
6) Se suman estas dos últimas columnas, debiendo ser los totales
iguales entre sí.
3.1. Localización de errores en el Balance de Comprobación y Saldos:
Cuando los totales de Débitos y Créditos, y saldos deudores y
acreedores son iguales se dice que el Balance de Comprobación y Saldos está
"en equilibrio"; a veces no sucede así, es decir, los totales no son iguales. El
modo de localizar el error o errores es revisar de adelante hacia atrás, cada
paso que se sigue en la preparación del Balance hasta encontrar el error o
errores. Después de revisar un asiento, se pone una marca ( ) a la derecha del
importe para indicar que dicha partida ya ha sido verificada; en caso de
necesitarse una nueva verificación se cruza con una línea la marca anterior (X).
He aquí la secuencia usual para localizar errores en el Balance de
Comprobación y Saldos.
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1) Revise las sumas en las columnas de valores del Balance de
Comprobación; de no haber errores, proceda al siguiente paso de la
verificación, y así hasta encontrarlo.
2) Verifique los traspasos realizados de cada cuenta del Mayor con sus
débitos y créditos.
3) Verifique los débitos y créditos de cada cuenta en el Mayor,
revisando las sumas.
4) Verifique los pases del diario al mayor.
5) Determine la diferencia entre los dos totales del Balance de
Comprobación; busque en las cuentas del Mayor y en los asientos
del diario alguna cantidad igual a la diferencia de totales. Coteje
cada pérdida para asegurarse de que ha pasado correctamente al
Mayor.
CAPÍTULO IV
PROCEDIMIENTOS DE AJUSTE Y DE CIERRE
Planificación y Control financiero
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4.1. Introducción: Contabilidad a Base de Acumulados:
Los registros contables se llevan a base de acumulados, excepto en el
caso de negocios muy pequeños. Esto significa que la renta se reconoce
cuando se gana, sin tener en cuenta cuándo se recibe el pago en efectivo, y los
gastos se hacen corresponder con la renta, sin considerar el momento en que
se hace el pago. La renta generalmente se obtiene cuando se entregan las
mercancías o servicios. En ese momento se traspasa la propiedad de la
mercadería o de los servicios y se crea la obligación legal de pagarlos.
Algunas rentas se reconocen sobre la base de tiempo, como la renta por
concepto de arrendamientos, y se ganan al transcurrir el período de tiempo
estipulado. El concepto de acumulados requiere que los gastos correspondan
con la renta, de modo que cada mes sólo se registran los gastos aplicables a la
renta obtenida durante ese mes. Esta correspondencia se realiza mediante
cierto tipo de asientos en el diario. En el presente capítulo se estudian tales
asientos de ajuste así como también los asientos de cierre por medio de los
cuales los saldos ajustados se llevan finalmente a las cuentas del balance
general, a la terminación del ejercicio fiscal.
4.2. Entradas de Ajuste sobre Datos Contabilizados
Sólo se requiere una reclasificación para hacer el ajuste de los
renglones de gastos o de renta que ya han sido registrados; es decir, sólo se
necesita llevar las cantidades de una cuenta (por ejemplo, Seguros pagados
por anticipado) a otra (Gastos de seguros).
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Los siete ejemplos siguientes muestran cómo se hacen las entradas de
ajuste para los tipos principales de gastos contabilizados.
Ejemplo 1: Seguro pagado por anticipado.
Se supone que una firma ha pagado en abril 1 una prima de $1.200 para
cubrir por adelantado el seguro correspondiente a un año. Esto representa un
aumento en un activo (seguro pagado por anticipado) y una disminución en
otro activo (caja). En tal forma, el asiento sería:
Seguro Pagado por Anticipado 1.200
Caja 1.200
Al final de abril, 1/12 de los $1.200, o sea $100, habría expirado o se
habría gastado. Por tanto, debe hacerse un ajuste disminuyendo o acreditando
Seguro pagado por anticipado y aumentando o debitando Gastos de seguros.
El asiento sería:
Gastos de Seguros 100
Seguro Pagado por Anticipado 100
Así, en el estado de pérdidas y ganancias correspondientes a abril
aparecerían $100 como Gastos de Seguro y el saldo de $1.100 figuraría bajo
Seguro pagado por anticipado en el balance general.
Ejemplo 2: Impuestos pagados por adelantado.
Se supone que en Abril 1 una firma ha hecho el pago trimestral de $600
por impuesto predial. En ese momento la transacción se registra como un
Planificación y Control financiero
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débito en Impuestos pagados por adelantado y como un crédito en Caja por
$600. Como el pago cubre tres meses, los gastos de impuestos son de $200
mensuales.
Los asientos serían los siguientes:
Abril 1
Abril 30
En el balance general de Abril 30 el saldo de la cuenta Impuesto predial
pagado por adelantado sería de $400.
Ejemplo 3: Arrendamiento pagado por adelantado.
Se supone que en Marzo 1 una firma pagó $1.500 para cubrir los
arrendamientos del resto del año. La suma total debe registrarse en marzo
como un gasto pagado por adelantado. Como se abarca un período de diez
meses, el gasto de arrendamiento es de $150 mensuales. El saldo de
Arrendamiento pagado por adelantado sería de $1.350 al comenzar el mes
de Abril. El asiento de ajuste en Abril sería el siguiente:
Planificación y Control financiero
Impuesto Predial Pagado por Anticipado 600
Caja 600
Gastos de Impuesto Predial 200
Impuesto Predial Pagado por Adelantado 200
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Al finalizar Abril, el saldo de la cuenta Arrendamiento pagado por
adelantado sería de $1.200.
Ejemplo 4: Intereses pagados por adelantado.
Se supone que la firma necesitó un préstamo de $5.000 otorgado por el
banco local en Abril 1. El período del préstamo se convino en 2 meses con un
interés del 6% anual.
Cuando los intereses se deducen anticipadamente, es decir, se
descuentan, se presentan intereses pagados por adelantado. En Abril 1 el
registro sería:
Los intereses pagados por adelantado se han computado así:
$5.000 x 6% anual x 1/6 del año = $50
Al fin de Abril el asiento de ajuste sería:
Planificación y Control financiero
Gastos de Arrendamiento 150
Arrendamiento Pagado por Adelantado 150
Caja 4.95
0
Intereses Pagados por Adelantado 50
Préstamo por Pagar 5.00
0
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Ejemplo 5: Existencias de Materiales.
Un tipo de pago por adelantado que es ligeramente distinto de aquellos
descritos anteriormente es el pago de útiles de oficina o materiales en general.
Se supone que en Abril 1, se compraron $400 en materiales a crédito. Esta
transacción aumenta tanto el activo como el pasivo. Al finalizar Abril, cuando se
hace la correspondencia de gastos y renta y se preparan los estados
financieros, se realiza un conteo de las existencias.
Suponiendo que el inventario indica que hay una existencia de
materiales de $250, se deduce que la cantidad gastada en el mes fue de $150
($400 - $250). Los dos asientos serían los siguientes:
Abril 1
Abril 30
Los Gastos de útiles de $150 se incluyen en el estado de pérdidas y
ganancias de Abril; la cuenta de Existencia de útiles de $250 se incluye como
un activo en el balance general de Abril 30.
Planificación y Control financiero
Gastos de Intereses 25
Intereses Pagados por Anticipado 25
Existencia de Útiles 400
Cuentas por Pagar 400
Gastos de Útiles 150
Existencia de Útiles 150
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En cada uno de los ejemplos anteriores el efecto neto del asiento de
ajuste es abonar la misma cuenta que originalmente se había debitado. Los
Ejemplos 6 y 7 ilustran acercan de las llamadas cuentas de valoración o de
compensación.
Ejemplo 6: Reserva para cuentas incobrables.
Un negocio con muchas cuentas por cobrar con toda razón puede
esperar ciertas pérdidas ocasionadas por cuentas incobrables. No puede
saberse cuáles cuentas específicas no van a ser pagadas, pero por experiencia
puede hacerse un cálculo de la cantidad total incobrable.
Se supone que una compañía calcula que un 1% de sus ventas a
crédito es incobrable. En tal forma, si dichas ventas ascienden a $10.000 en
Abril, se calcula que $100 son incobrables. La pérdida real puede no
determinarse en forma definitiva durante un año o más, pero la pérdida
atribuida al mes de Abril requiere un asiento de ajuste.
Si el saldo en Cuentas por Cobrar en Abril 30 era de $9.500 y el saldo
en el mes anterior en Reserva para Cuentas Incobrables era de $300, el
balance general en Abril 30 mostraría lo siguiente:
Planificación y Control financiero
Gastos de Cuentas Incobrables 100
Reserva para Cuentas Incobrables 100
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Cuentas por Cobrar 9.500
Menos: Reserva para Cuentas Incobrables 400 9.100
Ejemplo 7: Depreciación Acumulada.
Esta también es una cuenta de valoración o de compensación, lo que
significa que el saldo se compensa con la cuenta pertinente del activo. En el
caso de bienes, planta y equipo, es conveniente saber el costo original así
como también su valor después de la depreciación. Se supone ahora que en
Febrero 1 del año en curso se compró maquinaria por $15.000, la cual se
estima que tenga una duración de 10 años. Con el método directo de la
contabilidad (es decir, cargos iguales en cada período), la depreciación sería
de $1.500 al año, o sea, $125 mensuales. El asiento de ajuste sería el
siguiente:
Al fin de Abril la Depreciación tendría un saldo de $375, el cual
representa la depreciación acumulada en los tres meses. En el balance
general la cuenta figuraría así:
Maquinaria 15.000
Menos: Depreciación Acumulada 375 14.625
Planificación y Control financiero
Gastos de Depreciación 125
Depreciación Acumulada 125
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El ajuste de la renta contabilizada (créditos diferidos) aparece en los dos
ejemplos siguientes. Obsérvese que los créditos diferidos representan un
pasivo ya que aún falto algo por hacer antes de que la renta sea devengada
realmente.
Ejemplo 8: Arrendamiento recibido por anticipado.
Al suponer que en Marzo 15 se recibió el arrendamiento de $400
correspondiente al mes de Abril, se harían los siguientes asientos:
Marzo 15
Al fin de Abril, cuando el arrendamiento ya se ha ganado, la cuenta
Arrendamiento recibido por anticipado se debita.
Abril 30
Ejemplo 9: Comisiones recibidas por anticipado.
Planificación y Control financiero
Caja 400
Arrendamiento Recibido por Anticipado 400
Arrendamiento Recibido por Anticipado 400
Ingresos por Arrendamiento 400
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Se supone que en Abril 1 se recibieron $300 por comisiones en tres
meses. Al fin de Abril la cuenta Comisiones recibidas por anticipado se debita
e Ingresos por comisiones devengadas se abona por $100. Los asientos serían
los siguientes:
Abril 1
Abril 30
4.3. Asientos de Ajuste sobre Datos no Contabilizados:
En la sección anterior se trató sobre varias clases de ajustes a cuentas
en las cuales ya se habrían hecho asientos. Ahora vamos a considerar
aquellos casos en los cuales se ha incurrido en un gasto o se ha ganado un
ingreso pero la cantidad pertinente no se ha registrado durante el mes. Por
ejemplo, si los suelos se pagan semanalmente, la última semana del mes
puede abarcar dos meses. Si abril termina en día martes, los dos primeros
días de la semana corresponden a Abril y constituyen un gasto de Abril, en
tanto que los últimos tres días representan un gasto de Mayo.
Para obtener el total apropiado de sueldos en el mes de abril, a la
nómina de sueldos de Abril pagados ese mes deben agregarse los dos días de
sueldo que no se pagaron hasta Mayo. Por tanto, se hace un asiento para
acumular los dos días de sueldo. Acumular significa recoger o reunir.
Planificación y Control financiero
Caja 300
Comisiones Recibidas por Anticipado 300
Comisiones Recibidas por Anticipado 100
Ingresos por Comisiones Devengadas 100
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En los dos ejemplos siguientes aparecen los asientos de ajuste
correspondientes a los tipos más importantes de gastos no contabilizados
(gastos acumulados).
Ejemplo 10: Sueldos causados.
Se supone que Abril 30 cae en martes para el período de pago de
sueldos quincenales. En tal forma, dos días de la semana corresponden a Abril
y tres días a Mayo. La nómina de la semana es de $2.500, de los cuales
$1.000 corresponden a Abril y $1.500 a Mayo. Los asientos serían los
siguientes:
Abril 30
Al efectuar el pago de la nómina - por ejemplo, en Mayo 8 - el asiento
sería:
Mayo 8
Como
se aprecia
Planificación y Control financiero
Gastos de Sueldos 1.00
0
Sueldos Causados 1.00
0
Gastos de Sueldos 1.50
0
Sueldos Causados 1.00
0
Caja 2.50
0
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de lo anterior, $1.000 fueron cargados como gasto en Abril y $1.500 en Mayo.
El débito de $1.000, a Sueldos causados en Mayo simplemente cancela el
asiento crédito hecho en Abril, cuando se constituyó el pasivo de los gastos de
sueldos en Abril.
Ejemplo 11: Intereses acumulados.
Al finalizar el ejercicio, los intereses acumulados en cualquier pasivo de
la firma deben reconocerse en las cuentas. Se supone ahora que en vez de
haber pagado intereses por adelantado sobre el préstamo de $5.000 descrito
en el Ejemplo 4, los intereses deben pagarse en el momento de cancelar el
préstamo. En tal caso, en Abril habría intereses acumulados de $25 y se
requeriría en ese mes el siguiente asiento de ajuste:
Abril 30
La mayoría de los negocios tienen alguna renta no contabilizada
(ingresos acumulados), es decir, renta ganada pero aún no recibida. Por lo
general se trata de intereses devengados sobre pagarés de los clientes, sumas
ganadas por arrendamientos de propiedades dadas en alquiler o varios otros
renglones por los cuales se obtienen ingresos aún cuando éstos no se hayan
recibido aún.
Ejemplo 12: Renta por intereses acumulados.
Planificación y Control financiero
Gastos de Intereses 25
Intereses Acumulados por Pagar 25
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Una firma tiene un pagaré de uno de sus clientes por $10.000 con
vencimiento a 3 meses, está sujeto a un interés del 6% anual y fue expedido en
Marzo 1. Los intereses totales serían $150 ($10.000 x 6% anual x 1/4 de año).
Al fin de Abril se habrían ganado los intereses correspondientes a dos meses.
En ese mes sería necesario hacer el siguiente asiento de ajuste:
Abril 30
Cuando el pagaré sea cancelado por el cliente en Mayo, este último
debe pagar la suma principal más los intereses, como aparecen a continuación:
Mayo 31
Como puede apreciarse, los intereses ganados eran $50 mensuales.
Por tanto, la cuenta Intereses acumulados por cobrar se cargó con $50
correspondientes a Marzo y $50 correspondientes a Abril; este asiento no es
Planificación y Control financiero
Intereses Acumulados por Cobrar 100
Ingresos por intereses 100
Caja 10.15
0
Obligaciones por Cobrar 10.00
0
Intereses Acumulados por Cobrar 100
Ingresos por intereses 50
83
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necesario para el mes de Mayo ya que el pagaré se canceló al finalizar dicho
mes.
4.4. Asientos de Cierre:
La información acerca de los asientos de ajuste mes a mes y los
estados financieros pertinentes puede obtenerse de las hojas de trabajo, cuyo
uso de describe en detalle en el Capítulo 5. Una vez que con los datos de la
hoja de trabajo se hayan preparado el estado de pérdidas y ganancias y el
balance general correspondientes al último mes del ejercicio fiscal, se prepara
una cuenta resumen, conocida indistintamente como Cuenta resumen de
ingresos y egresos, Resumen de pérdidas y ganancias, etc. Luego, mediante
asientos de cierre se abona cada cuenta de gastos a fin de presentar saldos
cero, y la cantidad total de las cuentas liquidadas se debita a Resumen de
pérdidas y ganancias. En forma semejante, las cuentas individuales de renta
se liquidan debitándolas y la cantidad total se abona a la cuenta resumen. De
esta manera el nuevo ejercicio fiscal comienza con saldos cero en las cuentas
de ingresos y de egresos en tanto que el Resumen de pérdidas y ganancias
presenta un saldo que indica la utilidad neta o la pérdida neta en el ejercicio
inmediatamente anterior.
Ejemplo 13:
Para ilustrar los procedimientos de cierre, se toman las cuentas de
Alvaro Barra.
Planificación y Control financiero
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Alvaro BarraBalance GeneralAbril 30 de 1994
Caja 4.700
Existencia de Útiles 100
Equipo 2.500
Cuentas por Pagar 1.500
Capital, Alvaro Barra 5.000
Retiro de Fondos A. Barra 300
Ingresos por Honorarios 2.000
Gastos de Arrendamiento 500
Gastos de Sueldos 200
Gastos de Útiles 200
8.500 8.500
Los asientos de cierre son los siguientes:
(1) Liquidación de las cuentas de ventas. Debitar las cuentas
individuales de ventas y abonar el total al Resumen de pérdidas y
ganancias. En este caso, sólo hay una cuenta de ingresos.
Abril 30
Planificación y Control financiero
Ingresos por Honorarios 2.00
0
Resumen de Pérdidas y Ganancias 2.00
0
85
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(2) Liquidación de las cuentas de gastos. Abonar las cuentas
individuales de gastos y cargar el total al resumen de pérdidas y
ganancias.
Abril 30
(3) Liquidación de la cuenta Resumen de pérdidas y ganancias. Si
hay utilidad, el crédito de los ingresos totales en el punto (1)
debe ser superior al débito correspondiente a los gastos totales
en el punto (2), citados anteriormente. Por tanto, para liquidar el
saldo a cero, se efectúa una entrada débito a Resumen de
pérdidas y ganancias, registrándose a la vez un crédito a la
cuenta Capital a fin de trasladar la utilidad neta obtenida en el
ejercicio. Si los gastos son superiores a los ingresos, se sufre
una pérdida y se registra un crédito a Resumen de pérdidas y
ganancias y un débito a la cuenta Capital. Sobre la base de la
información anterior, el asiento correspondiente es:
Abril 30
Planificación y Control financiero
Resumen de Pérdidas y Ganancias 900
Gastos de Arrendamiento 500
Gastos de Sueldos 200
Gastos de Útiles 200
Resumen de Pérdidas y Ganancias 1.10
0
Capital, Alvaro Barra 1.10
0
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(4) Liquidación de la cuenta Retiros. La cuenta retiros debe
acreditarse por la suma total de los retiros de fondos durante el
ejercicio, debitándose la misma cantidad a la cuenta Capital. La
diferencia entre la utilidad neta y los retiros de fondos durante el
ejercicio representa el cambio neto operado en la cuenta Capital.
El ingreso neto de $1.100 menos los fondos retirados de $300 da
como resultado una utilidad neta de $800 en la cuenta Capital el
Asiento de Cierre en la Cuenta Retiro de Fondos es el siguiente:
Abril 30
Las Cuentas del Mayor, con los asientos de cierre, quedan:
Gastos de Arrendamiento Ingresos por Honorarios
Saldo 500 Cierre 500 Cierre 2.000 Saldo 2.000
Gastos de Sueldos Gastos de Útiles
Saldo 200 Cierre 200 Cierre 200 Saldo 200
Planificación y Control financiero
Capital, Alvaro Barra 300
Retiro de Fondos, A. Barra 300
Retiro de Fondos, Alvaro Barra
Saldo 300 Cierre 300
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Resumen de Pérdidas y Ganancias
Capital, A. Barra
900 2.000 300 Saldo 5.000Cierre 1.100 1.100
Una vez efectuados los asientos de cierre del (1) al (4), las distintas
cuentas aparecen como se muestra en seguida. Las cuentas de ingreso y de
gastos así como la de retiro de fondos se descartan, es decir, se liquidan y no
presentan saldos. La utilidad neta durante el ejercicio y el saldo de la cuenta de
Retiro de fondos se trasladan a Capital, Alvaro Barra, que es una cuenta que
figura en el balance general.
Caja Equipo Capital, A. Barra
Saldo 4.700 Saldo 2.500 (4) 300 Saldo 5.000 1.100 (3)
Existencia de Útiles Cuentas por Pagar Retiro Fondos A.B.
Saldo 100 Saldo 1.500 Saldo 300 300 (4)
Ingresos Honorarios Sueldos Resumen Pérdidas y Ganancias(1) 2.000 Saldo 2.000 Saldo 200 200 (2) (2) 900 2.000 (1) (3) 1.100 2000 2.000
Planificación y Control financiero
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Gastos de Arrendamiento Gastos de Útiles
Saldo 500 500 (2) Saldo 200 200 (2)
4.5. Balance de General Posterior al Cierre:
Una vez efectuados los asientos de cierre, solamente las cuentas del
balance general - activo, pasivo y capital - permanecen abiertas. Por tanto, un
balance general de tales cuentas se llama balance general posterior al cierre.
Ejemplo 14:
Alvaro BarraBalance General Posterior al Cierre
Abril 30 de 1994
Caja $ 4.700
Existencia de Útiles 100
Equipo 2.500
Cuentas por Pagar $ 1.500
Capital, Alvaro Bayón 5.800
$7.300 $7.300
CAPÍTULO V
Planificación y Control financiero
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LA HOJA DE TRABAJO
5.1. Propósito de la Hoja de Trabajo:
1) Ayuda a elaborar los estados financieros finales de contabilidad,
sobre la base del Balance de Comprobación y Saldos.
2) Se utiliza para realizar los ajustes, hacer las correcciones
necesarias y ordenar la información para la elaboración de los
estados financieros.
5.2. Diseño de la Hoja de Trabajo:
La Hoja de Trabajo cuenta con columnas de:
1) Saldos Balance de Comprobación y Saldos.
2) Ajustes.
3) Saldos ajustados.
4) Balance.
5) Resultados.
El diseño utilizado con bastante frecuencia se ilustra en el Cuadro de la
página 91.
Planificación y Control financiero
90
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5.3. Etapas en la Confección de la Hoja de Trabajo:
1) Transcripción del Balance de Comprobación y precierre a la Hoja de
Trabajo.
2) Asentar los ajustes.
3) Determinación de los saldos ajustados.
4) Pasar las cifras de las columnas de saldos ajustados a las columnas
del Balance y Estado de Resultado.
5) Totalizar las columnas de Balance y Resultado. La diferencia entre
los totales del debe y del haber en ambas juegos de columnas debe
ser la misma cantidad, que representa la utilidad neta o la pérdida
neta habida durante el ejercicio.
6) Presentación del resultado. En el caso del Balance la utilidad se
produce si la columna del debe es mayor a la del haber y en el caso
inverso se produce una pérdida. En las columnas de resultado la
utilidad se produce si el haber es mayor al debe y la pérdida si se da
la situación inversa.
A continuación se ilustra a través de un ejemplo sencillo, la construcción
de la Hoja de Trabajo.
Planificación y Control financiero
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HO
JA D
E TR
AB
AJO
Est
ado
de
Res
ulta
dos
Hab
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Bal
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ebe
Aju
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aber
Deb
e
Sal
dos Acr
eedo
rD
eudo
r
Cuentas
Planificación y Control financiero
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PROBLEMA
Preparar una Hoja de Trabajo para la Empresa "VIDASANA", cuyos
saldos del Balance de Comprobación y Saldos al 31 de Octubre de 1993 son:
($) ($)
Ajustes:
a) Gastos por cuentas incobrables $125 durante Octubre.
Planificación y Control financiero
Caja 3.510
Cuentas por cobrar 3.010
Reserva cuentas incobrables 205
Existencia de útiles 1.050
Arrendamiento pagado por adelantado 400
Equipo 18.000
Depreciación acumulada 3.000
Documentos por pagar 4.000
Cuentas por pagar 2.175
Sueldos por pagar 400
Capital 13.690
Retiro de fondos 3.000
Ingresos por servicios 10.500
Gastos de sueldos 4.600
Gastos varios 400
33.970 33.970
93
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b) El saldo de útiles a comienzo del mes de Octubre era de $1.050 y
al finalizar el mes de Octubre de $550.
c) En Agosto 01 se pagaron $600 de seis meses de arrendamiento
pagado por anticipado. Por lo tanto, la cantidad original cargada a
arrendamiento pagado por anticipado es de $100 en Agosto y $100
en Septiembre.
d) El equipo será depreciado a 10 años usando depreciación lineal.
Esto es $1.800 anuales.
e) La parte de sueldos devengada en Octubre pero pagada en
noviembre asciende a $200.
f) Intereses acumulados durante el mes de Octubre ascienden a $20.
Solución:
a) Gastos por cuentas incobrables $125
Reserva para cuentas incobrables $125
b) Gastos de útiles $500
Existencia de útiles $500
c) Gastos de arriendo $100
Arrendamiento pagado por adelantado $100
Planificación y Control financiero
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d) Gastos de depreciación $150
Depreciación acumulada $150
e) Gastos de sueldos $200
Sueldos por pagar $200
j) Gastos de intereses $ 20
Intereses por pagar $ 20
Donde:
d) Depreciación Mensual = $ 1.800 = $ 150
12
En la siguiente página, se ilustra la Hoja de Trabajo al 31 de Octubre de
1993.
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BIBLIOGRAFÍA
1. Cashin, J. y J. Lerner, “Contabilidad”, Primera Edición, McGraw –
Hill, Serie Schaum, 1985.
2. Clarke, V. y J. Gálvez, “Apuntes de Contabilidad”, U. Católica de
Chile, Escuela de administración, 1990.
3. Horngren, Ch. y W. Harrison, “Contabilidad”, Primera Edición,
Prentice Hall, 1991.
4. Irarrázaval, A., “Principios de Contabilidad para la Gestión”,
Segunda Edición, Ediciones U. Católica de Chile, 1992.
5. Pérez, J., “Introducción a la Contabilidad”, Primera edición,
Universidad de Tarapacá, 1987.
Planificación y Control financiero
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ANEXO A
PROBLEMAS RESUELTOS DE CONTABILIDAD FINANCIERA
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PROBLEMAS RESUELTOS DE CONTABILIDAD FINANCIERA
PROBLEMA N° 1
El 1° de Junio de 1.994, la sociedad de Consultores Asociados inicia sus
actividades con un aporte de capital de los socios. Durante el mes de Junio se
efectúan las siguientes transacciones:
1. Aporte de $ 10.000, de los cuales $ 5.000 son en efectivos (Caja) y $
5.000 en muebles y equipos de oficina.
2. Se compran suministros de oficina al contado por $ 800.
3. Se compra un equipo a crédito por $ 500.
4. Se paga el arriendo del mes por $ 400.
5. Se recibe una cuenta de luz eléctrica (Energía) por $ 300.
6. Se cobra boleta de honorarios a un cliente por $ 10.000, recibiéndose $
6.000 en efectivo.
7. Se cancela la cuenta de luz eléctrica.
8. Se hace un retiro de capital por $ 1.100.
9. Se recibe de cliente $ 1.000 por concepto de honorario.
Planificación y Control financiero
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10. Se pagan remuneraciones por $ 5.000, cancelando $ 3.000 al
contado.
Se pide:
a) El mayor general a fines de Junio de la cuentas por cobrar.
b) El mayor general a fines de Junio de las existencias.
c) El mayor general a fines de Junio de los quipos.
d) El mayor general a fines de Junio de las cuentas por pagar.
SOLUCIÓN
a) Mayor general a fines de Junio de las cuentas por cobrar:
FECHA
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100