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AUDITORIA ADMINISTRATIVA
ELABOR REVIS AUTORIZ
Equipo auditor Doctor Enrique Benjamn Franklin F. Ingeniero Alfonso Arroyo Concha
1
AUDITORA ADMINISTRATIVA
EQUIPO AUDITOR:
Arroyo Jaramillo Melisa Lizette
Tllez Girn Lizrraga Paulina
Villegas Velasco Alejandro
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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Equipo auditor Doctor Enrique Benjamn Franklin F. Ingeniero Alfonso Arroyo Concha
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NDICE
INTRODUCCIN
4
Contexto
5
Antecedentes
7
Empresa
8
Organigrama
9
Situacin actual
11
Productos
12
METODOLOGA DE LA AUDITORA
20
PLANEACIN
21
Investigacin preliminar
23
Preparacin del proyecto de auditora
23
Diagnstico preliminar
26
INSTRUMENTACIN
28
Recopilacin de informacin
29
Papeles de trabajo
30
Supervisin del trabajo
30
Medicin
31
Anlisis administrativo e indicadores
31
EXMEN
36
Propsito
37
Procedimiento
37
Enfoques del anlisis administrativo
38
FODA
40
Diagnstico administrativo 40
Contexto 40
Desempeo 41
Estrategia competitiva 45
Perspectivas 47
INFORME
50
Responsable
50
Introduccin
50
Antecedentes 50
Tcnicas empleadas 50
Resultados 51
Seguimiento 58
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3
Conclusiones 59
SEGUIMIENTO
60
Objetivo general
60
Lineamientos generales
61
Acciones especficas
61
reas de aplicacin
62
Resultados esperados
62
ANEXOS
63
Programa de actividades
64
Cdulas 65
Organigrama propuesto 72
Cuestionarios 73
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INTRODUCCIN
Una empresa es definida como el conjunto de recursos humanos, materiales, econmicos y tecnolgicos que
trabajan en conjunto para el logro de un fin en comn. sta, debe regirse bajo el establecimiento de un
proceso administrativo que planifique, organice, dirija y controle todas aquellas actividades que permitan el
cumplimiento de estos objetivos y la adecuada operacin de la organizacin. Esto debera ser lo ideal para
que una empresa pueda desempearse de la mejor manera posible. Sin embargo, la situacin real es que hoy
en da, muchas empresas trabajan de forma emprica (sin algn sustento administrativo) y van aprendiendo
bajo un esquema de prueba y error, es decir sobre la marcha (principalmente las pymes). Si aunamos esto a
que las condiciones del mercado son altamente cambiantes y que una empresa debe estar renovando
constantemente el cmo y porqu hace las cosas para poder satisfacer la demanda de sus consumidores,
vemos la necesidad de que las organizaciones cuenten con una herramienta que les permita evaluar su
desempeo y la manera en que estn haciendo las cosas, logrando as identificar las reas de oportunidad y
mejorar en todos aquellos aspectos que propicien su permanencia en el mercado.
Una de estas herramientas es la auditora administrativa.
Una auditora administrativa se conceptualiza como la revisin total o parcial de una organizacin con el
propsito de precisar su nivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr
una ventaja competitiva sustentable. Por su naturaleza, constituye una herramienta fundamental para impulsar
el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite detectar en qu reas se requiere de un estudio
ms profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cmo superar obstculos, como
imprimir mayor cohesin al funcionamiento de dichas reas y, sobre todo, realizar un anlisis causa-efecto
que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.
El siguiente trabajo es una auditora administrativa realizada a la empresa MEDIMPORT SA de CV, empresa
100% mexicana dedicada a la fabricacin y comercializacin de productos farmacuticos (principalmente
productos naturistas y suplementos alimenticios) que ya cuenta con 30 aos de experiencia satisfaciendo las
necesidades especficas de sus mercado objetivo.
Esta auditora fue elaborada por un equipo auditor proveniente de la Facultad de Contadura y administracin
UNAM, quin estableci un plan de trabajo formal para llevar a cabo el presente documento, siendo
asesorado por el Dr. Enrique Benjamn Franklin F., todo esto a comn acuerdo con el Director General de la
empresa el Ing. Alfonso Arroyo Concha quien puso una entera colaboracin para la realizacin de este
proyecto.
Los resultados que se pretenden obtener de este documento es que esta auditora administrativa sea de
mucha utilidad a la empresa MEDIMPORT SA de CV para que sta pueda identificar sus reas de mejora en
el rea de organizacin (peticin del Director General) y lograr convertirlas en oportunidades para la
organizacin, logrando con ello asegurar un ptimo crecimiento y desarrollo.
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CONTEXTO
Mxico, pas de PyMEs
Las pequeas y medianas empresas, Pymes, tienen particular importancia para las economas nacionales, no
solo por sus aportaciones a la produccin y distribucin de bienes y servicios, sino tambin por la flexibilidad
de adaptarse a los cambios tecnolgicos y gran potencial de generacin de empleos. Representan un
excelente medio para impulsar el desarrollo econmico y una mejor distribucin de la riqueza.
Hoy da, los gobiernos de pases en desarrollo reconocen la importancia de las Pymes por su contribucin al
crecimiento econmico, a la generacin de empleo, as como al desarrollo regional y local.
Las Pymes en Mxico constituyen el 97% del total de las empresas, generadoras de empleo del 79% de la
poblacin y generan ingresos equivalentes al 23% del Producto Interno Bruto (PIB), lo anterior es una clara
seal de debemos poner atencin a este tipo de empresas y verlas como lo que en realidad son: la base de la
economa mexicana. (INEGI, 2005)
Las Pymes cuentan con la ms amplia gama de giros productivos, comercializadores y de servicios y tienen la
tendencia a realizar actividades autnomas que tienen relacin con las empresas ms grandes, y de este
modo sufriendo la influencia de stas que suelen someterlas, minimizando sus posibilidades de desarrollo o
establecen una interdependencia.
A pesar de ser una fuente muy importante en la economa del pas, las Pymes no cuentan con muchos de los
recursos necesarios para que se desarrollen de una manera plena y existen en el pas grandes problemas que
las afectan en gran medida.
Entre las problemticas de las pequeas y medianas empresas podemos resaltar que sus inversiones para
tecnologa, infraestructura, seguridad, entre otras, son de un 0.5% y 0.7%, respectivamente, estancando su
propio crecimiento. Por lo anterior resulta lgico que aproximadamente 70% de las Pymes no cuenten con
base tecnolgica instalada teniendo temor de no poder solventar los costos de inversin y operacin que esto
implica; aunque tambin existen razones menos aceptables a esto como la resistencia al cambio, el
desconocimiento de los sistemas de informacin, la falta de infraestructura y la carencia de visin sobre los
beneficios que la tecnologa puede traer a una empresa. (INEGI, 2005).
Algunos datos que nos ubican dentro de ste contexto son: las Pymes comprenden alrededor del 90% de las
empresas constituidas en el pas. La cifra es todava mayor dentro del sector manufacturero, representando el
99% de los establecimientos manufactureros. Y de ese 99%, el 82.19% son pequeas empresas, que generan
el 13.22% del personal ocupado. La pequea empresa comprende el 13.69% de los establecimientos y origina
el 20.80% del empleo. A la empresa mediana corresponde el 2.39% de los establecimientos creando el
15.39% del personal ocupado.
Situacin del sistema de salud en Mxico
En Mxico, el Consejo de Salubridad General ha definido la certificacin de los establecimientos de atencin
mdica y de los profesionales de la salud como el procedimiento por el cual se asegura que un producto,
proceso, sistema o servicio se ajusta a los principios cientficos, ticos y de calidad que rigen la prctica
profesional tanto en instituciones pblicas como privadas.
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Las condiciones generales de salud en el pas han mejorado en los ltimos 50 aos. Esto se puede observar
sobre la esperanza de vida que se tiene al nacer entre, 1950 y 2000 se gan un crecimiento acumulado de 25
aos. Actualmente lo que respecta a las mujeres, la expectativa de vida es de 77.9 aos y la de los hombres
es de 73.0 aos y de acuerdo con las ltimas estadsticas de los indicadores demogrficos se espera que
para 2010 la esperanza de vida para las mujeres sea de 79.1 aos y para los hombres de 74.2 y para 2025
esta se incrementar de 81.6 aos en el caso de mujeres y 76.8 aos en el caso de los hombres.
Estas mejoras han trado una serie de consecuencias en cuanto al porcentaje de adultos mayores en la
estructura poblacional del pas. De haber representado, los adultos mayores de 65 aos, el 4 por ciento de la
poblacin en 1970, para 2025 esta cifra representar el 15 por ciento. Esto cambia las condiciones de salud y
demandas de servicios de la poblacin, que conforme ms edad tiene, ms costosa y problemtica ser para
atender.
Entorno del mercado farmacutico en Mxico
El mercado farmacutico mexicano es actualmente el ms grande de toda Latinoamrica. Representa
aproximadamente el 2.7 por ciento del PIB de Manufactura y el 0.5 por ciento del PIB del pas y adems
representa el noveno mercado farmacutico a nivel mundial. El valor del mercado se encuentra en continuo
crecimiento, mientras que economas del tamao de Brasil y Argentina han tenido que contraer sus mercados
debido a las condiciones econmicas que presentan.
En la actualidad existen en Mxico aproximadamente 224 laboratorios de medicamentos pertenecientes a 200
empresas, 46 de ellas forman parte de corporativos de capital mayoritariamente extranjero.
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ANTECEDENTES Historia
1982 Medimport S.A. de C.V. es una empresa establecida en el ao 1982 con capital 100% mexicano, inici operaciones con una lnea de 40 productos farmacuticos genricos, tales como: Vitamnicos, antidiarreicos, antiespasmdicos, antirreumticos, y antibiticos.
1993 En el ao 1993 se cre el rea de material de curacin con el fin de fabricar el producto MASIEPOXI sustituto de hueso indicado en craneoplastas, el cual fue desarrollado 100% derivada de nuestro departamento de productos nuevos y con patente orgullosamente Mexicana.
1996 El rea de productos naturales fue creada en el ao de 1996 con el propsito de satisfacer las necesidades del mercado herbolario y de suplementos alimenticios lanzando productos de alta calidad a precios moderados, tendiendo a desarrollar productos innovadores con efectos similares a los medicamentos alpatas pero con la ventaja de tener menos efectos secundarios.
2001 2009 2011
Se inicia el proyecto de la nueva planta en Lerma, Estado de Mxico, la cual contar con una capacidad 5 veces mayor que la actual con el nico propsito de enfrentar los retos del mercado globalizado. La empresa ha cambiado sus operaciones a la nueva planta construida en el parque industrial Lerma, Estado de Mxico Medimport SA de CV ha diversificado la cantidad y variedad de sus productos (principalmente naturistas y suplementos alimenticios) con la finalidad de poder satisfacer las necesidades y preferencias de sus consumidores, siendo reconocidas como una de las principales empresas en el sector farmacutico.
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Empresa
Medimport SA de CV es una empresa 100% mexicana establecida desde el ao 1969 dedicada al
procesamiento de diferentes insumos para la fabricacin de una gran variedad de productos farmacuticos y
naturistas, los cuales satisfacen necesidades especficas de sus consumidores en diferentes mercados,
buscando siempre conducirse con calidad e innovacin.
MISIN Y VALORES
VALORES
Nuestros valores institucionales son:
Compromiso: Con la calidad y servicio enfocado hacia nuestros clientes.
Honradez: Demostrada con nuestros empleados y hacia el medio exterior que nos rodea.
Creatividad: Utilizada para el desarrollo de productos innovadores y funcionales.
Adaptabilidad: Hacia el mercado cada vez ms globalizado.
Eficacia: En nuestros procesos para ser da con da una empresa altamente productiv
MISIN
Somos una empresa dedicada a procesar insumos sintticos y naturales, dndoles una presentacin
comercial adecuada para mejorar la calidad de vida a personas y animales.
Adaptndonos gilmente a las necesidades de nuestros clientes, proponindoles nuevas alternativas de
negocio basndonos en nuestra eficiencia y cumpliendo ampliamente con los estndares de calidad.
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ORGANIGRAMA
Medimport SA de CV est conformada especialmente para las necesidades de su mercado, por lo cual su organigrama est hecho enfocado a la productividad de la siguiente manera:
La base de Medimport SA de CV est dentro de su equipo de trabajo, pues cuenta con especialistas en cada rea, enfocndose a la atencin y el servicio a sus clientes y proveedores.
Gerente General
48 aos de experiencia .
|
Gerencia Administrativa 12 aos de experiencia.
|
| | | | | | | |
Produccin
Contabilidad
Ventas
Logstica
Finanzas
Desarrollo de productos
Compras
Atencin a clientes
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Las oficinas de Medimport SA de CV estn ubicadas en Felipe ngeles nmero 56 col. Providencia
Azcapotzalco, mientras que la fbrica se encuentra ubicada en el parque plata industrial de Lerma, Edo. De
Mxico.
Ubicacin oficinas
Ubicacin planta
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SITUACIN ACTUAL
MEDIMPORT SA de CV es una empresa que ya cuenta con un poco ms de 30 aos operando en le
mercado mexicano, buscando siempre satisfacer las necesidades de sus clientes.
Medimport posee actualmente una planilla laboral de 34 empleados, donde la mayora de ellos han
iniciado desde que la empresa se cre.
Hoy en da, Medimport maneja tres lneas de productos: veterinarios, naturistas y suplementos
alimenticios, siendo stos dos ltimos los ms importantes para la organizacin.
Los productos que la empresa fabrica, son percibidos como de alta calidad para el mercado mexicano,
resaltando como atributos ms importantes a la innovacin y desarrollo tecnolgico que poseen.
Los canales de distribucin de Medimport SA de CV estn conformados por mayoristas y minoristas
del sector; no vende al consumidor final.
Recientemente, la empresa ha cambiado su ubicacin a Parque Industrial Lerma, Edo. de Mxico en
dnde ha aumentado 5 veces su capacidad productiva, todo esto respondiendo de manera eficiente a
las demanda de sus consumidores.
La empresa haba estado reportando prdidas al final de los ejercicios anteriores (derivados de la crisis
del ao 2008). Hoy en da muestra un mejor panorama financiero.
En cuanto a su desempeo, MEDIMPORT SA de CV presenta ciertas deficiencias en la parte
administrativa (especficamente en el rea de organizacin) de acuerdo a lo establecido por el Ing.
Alfonso Arroyo Concha quien ha detectado a sta rea como una oportunidad de mejora para la
organizacin, razn por la cual le ha pedido al equipo auditor que realice la siguiente Auditora
Administrativa de esta rea en especfico.
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PRODUCTOS
Medimport SA de CV es una empresa 100% que cuenta ya con muchos aos en el mercado, la cual ha tenido
que ir modificando la variedad de sus productos para adaptarse a las nuevas necesidades de sus clientes:
empez fabricando productos farmacuticos, siendo modificados hoy en da por productos naturales y
suplementos alimenticios.
A continuacin se presenta su lnea de productos:
VETERINARIOS SUPLEMENTOS
ALIMENTICIOS
NATURALES
LINEA DE PRODUCTOS
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LNEA DE PRODUCTOS
LNEA DE PRODUCTO A: VETERINARIOS
PRODUCTO
DESCRIPCIN
Esta cataplasma de uso veterinario es especial para lesiones equinas, especialmente para esguinces, corvaza aguda, espinillas lastimadas, tendinitis, hinchazones glandulares, abscesos, gonitis y ndulos en las rodillas. Esta cataplasma medicamentosa que acta descongestionando y ofreciendo alivio al ser aplicada externamente, proporciona calor continuo y efecto calmante por varias horas sin necesidad de ser calentada. Alivia la hinchazn y el dolor que por lo general acompaa a la inflamacin.
LNEA DE PRODUCTO B: SUPLEMENTOS ALIMENTICIOS
PRODUCTO
DESCRIPCIN
Los aminocidos ramificados o BCAAs proveen al msculo de elementos esenciales en la reconstruccin del msculo, pueden reducir el dao producido por tus entrenamientos y mejoran la recuperacin de la clula muscular de la siguiente manera: Aporta energa adicional para los altos requerimientos de energa
demandados en tus entrenamientos Ayuda a la sntesis de protena en tus clulas musculares Minimiza el dao de tus protenas no convirtindolas en energa y
grasa
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La creatina acta como una poderosa ayuda ergonmica jugando un rol esencial en la proyeccin de energa al tejido muscular mejorando el rendimiento fsico. La creatina puede aumentar la ganancia de energa ayudando a incrementar la fuerza del musculo, la resistencia y retrasando la fatiga.
Quemador de grasa e inhibidor de apetito Contrarresta Sobrepeso y obesidad. Elimina el colesterol. Disminuye posibilidad de Diabetes tipo 2 Nos brinda bienestar. Es un Supresor de apetito. Disminuye el riesgo de padecer enfermedades
Cardiovasculares. Nos proporciona Antioxidantes. Formula para adelgazar y bajar de peso. Proporcin de buena Salud
Producto recomendado especialmente para todas las personas que practican algn deporte: Tenis, Soccer, Maratn, Bsquet Ball, Base Ball, Pesas, etc. y para toda la familia; que por el constante movimiento en las actividades, es necesario consumirlo para prevenir y cuidar de lesiones articulares
Protena 100% Pura. Reconstituye la Clula Muscular Refuerza el sistema inmunolgico Reduce los niveles de estrs muscular Regenera la fibra muscular Esencial para el crecimiento muscular
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Nutriesbelt es un producto que nace por la creciente epidemia de sobrepeso en nuestro pas. Est elaborado pensando en la mejora de este tipo de poblacin as como una ayuda para las personas con Diabetes Mellitus tipo II, como para personas con sobrepeso en conjunto con un tratamiento para disminuir el peso corporal, as como para impedir su progreso.
Disminuye el riesgo de padecer enfermedades cardiovasculares.
Mejora los niveles de colesterol y triglicridos en la Sangre. Mejora y disminuye Presin Arterial. Mejora sntomas inflamatorios como la Artritis. Ayuda contra la Arteriosclerosis
Ayudan a obtener mejor Vitalidad y Energa. Previene de Enfermedades. Combaten el Estrs. Ayudan en el aumento de Nutrientes. Combaten la Oxidacin.
Radical det-Ox, Antioxidante: Formula de Antioxidantes; son sustancias que nos ayudan a neutralizar radicales libres, protegiendo de este modo a nuestras clulas, contribuyendo a mejorar nuestras defensas, y retrasando el proceso de envejecimiento cutneo. Forman parte de nuestra proteccin contra el cncer y las enfermedades cardacas ya que protegen las paredes de las arterias, mejorando nuestra calidad de vida
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Es una bebida a base de diferentes protenas que se puede ingerir en la fase de post ejercicio para cubrir las demandas extra de nutrientes que ocurre durante la fase ms intensa de ste, que es la restitucin y tambin en la competicin. Restitution provee al atleta de los bloques necesarios para restaurar al cuerpo inmediatamente despus del ejercicio.
Importante aporte de Protenas. Reparacin de Msculos y huesos. Ayuda a la formacin y reparacin del tejido muscular Ayuda en la recuperacin despus del ejercicio Evita dolor muscular despus del ejercicio. Proporciona energa para siguiente sesin de entrenamiento. Maximiza los objetivos de los deportistas.
LNEA DE PRODUCTO C: NATURALES
PRODUCTO DESCRIPCIN
Se ha descubierto que el cartlago de tiburn contiene una serie de protenas que inhiben el crecimiento de tumores. Cartitrn es un excelente auxiliar en el tratamiento de artritis y reumatismo; previene la osteoporosis.
Formula especialmente diseada para proveer los nutrientes necesarios en las articulaciones, Con 5 activos principales como: Glucosamina, Condroitina, SMS, Colgeno y Vit-C; nos beneficia en el aumento de la flexibilidad, reconstruccin y regeneracin de Cartlagos
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Las vitaminas son necesarias para el equilibrio de las funciones vitales para nuestro cuerpo; la deficiencia de alguna de ellas provoca desde agotamiento y falta de vitalidad hasta graves problemas orgnicos
Suplemento alimenticio para nios en tabletas masticables con extracto de frutas y vitaminas.
La combinacin de fibras, ctricos, algas marinas y picolinato de cromo dan como resultado un producto de alta eficiencia para la reduccin de peso.
La lecitina de soya, el kelp y el salvado de trigo ayudan al mejoramiento del sistema digestivo y al metabolismo de los lpidos.
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Es un excelente suplemento alimenticio que ayuda a fortalecer las funciones cerebrales y nerviosas; ayuda a aumentar la concentracin, fortalece la memoria y combate el stress
El calcio es necesario en todo rgimen alimenticio para evitar serios trastornos en los huesos como la osteoporosis. Nuestro cuerpo requiere siempre de este material, el embarazo y la lactancia; Kalten tambin es recomendable para jvenes en edad de crecimiento, deportistas, ancianos y personas sujetas a stress
Medipal es un importante auxiliar en el control de la diabetes y la obesidad, combate el colesterol, estimula la circulacin de la sangre, y por la fibra que contiene, ayuda en problemas de gastritis, estreimiento y problemas de aparato digestivo.
Estudios cientfico han demostrado que el aceite Omega 3 ayuda a la eliminacin del colesterol causante de la obstruccin de las arterias evitando ateroesclerosis y enfermedades cardiacas
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El uso de fibras con pia dan como resultado un producto que ayuda a la absorcin de grasa y al mejoramiento del sistema digestivo obtenindose un resultado excelente en la disminucin y control de peso corporal.
Reduce el stress, la ansiedad, los efectos negativos de la cafena, controla la hipertensin arterial, estimula el aprendizaje y la concentracin mental.
La combinacin de rusco, jenjibre, cola de caballo, fenogreco y zarzaparrilla ha demostrado su efectividad para la disminucin de vrices ayudando al mejoramiento del sistema circulatorio. El xito de este tratamiento radica en la constancia
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MERCADO ACTUAL
Medimport SA de CV pone a disposicin del mercado mexicano una gran variedad de productos, distribuidos a
lo largo del DF y en el rea Metropolitana.
Medimport no vende directamente al consumidor final, sino que hace llegar su producto a ste a travs de
minoristas que se encargan de la distribucin de sus productos en sus diferentes puntos de venta.
Entre sus principales clientes se encuentran:
Clientes
MINORISTAS
Tiendas
Naturistas Gimnasios Catlogo
CANAL DE DISTRIBUCIN
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METODOLOGA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
PLANEACIN
PLANEACIN INSTRUMENTACIN EXMEN INFORME SEGUIMIENTO
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PLANEACIN
ALCANCE:
Al realizar esta auditora pretendemos enfocarnos al rea administrativa de la empresa Medimport, S.A.
de C.V., de la cual tomaremos especficamente los elementos de la estructura organizacional, divisin y
distribucin de funciones y cultura organizacional.
OBJETIVO GENERAL
Evaluar la forma en que la empresa Medimport SA de CV est llevando a cabo la etapa de organizacin
dentro de su proceso administrativo para poder as identificar las oportunidades de mejora que le
permitan seguir desempendose adecuadamente.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Identificar la situacin actual de Medimport en cuanto a su etapa de organizacin.
Recabar informacin acerca de la estructura organizacional, la divisin y distribucin de funciones as como de la cultura organizacional que impera en la empresa.
Detectar las debilidades y deficiencias en esta etapa del proceso administrativo que limitan el buen funcionamiento de los trabajadores y de la organizacin en conjunto.
Obtener un diagnstico que permita identificar claramente las reas de mejora de Medimport
Resaltar la importancia que tiene la auditora administrativa para evaluar a implementar correcciones acordes con las necesidades de la organizacin.
Proponer al Ing. Alfonso Arroyo Concha la implementacin de un plan de accin que busque dar solucin a los problemas detectados en la empresa, logrando as mejorar su funcionamiento.
FUENTES DE INFORMACIN
Las principales fuentes de informacin sern de tipo interna ya que se utilizarn entrevistas y cuestionarios
aplicados al personal del rea administrativa en la empresa Medimport para recabar la informacin requerida.
Se har tambin uso de la observacin directa.
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INVESTIGACIN PREELIMINAR
La investigacin preliminar de Medimport SA de CV en el rea administrativa se llev a cabo de la siguiente
manera:
1. Se realiz una entrevista al Ingeniero Alfonso Arroyo Concha, quien funge como director general de la
empresa, para conocer aspectos generales de Medimport, principalmente del rea administrativa en
especfico.
2. Observacin directa
Mediante los recursos anteriores, se pudieron conocer los aspectos generales a evaluar del rea
administrativa tales como estructura organizacional, personal administrativo, funciones principales, as como
necesidades especficas, que nos permiten tener una visin ms clara de cmo empezar a implementar la
auditora administrativa, logrando estimar los tiempos que se dedicarn a cada una de las actividades, a fin de
cumplir con nuestro objetivo general.
PREPARACIN DEL PROYECTO DE LA AUDITORA
PROPUESTA TCNICA
Naturaleza:
Auditora Administrativa
Alcance:
rea administrativa
Antecedentes:
La empresa Medimport SA de CV no haba realizado antes algn tipo de auditora en algn rea de la
organizacin.
Objetivos:
Establecer un plan de trabajo claro y detallado que permita la realizacin satisfactoria de la auditoria administrativa en tiempo y forma.
Concientizar al Ingeniero Alfonso Arroyo Concha de la importancia de llevar a cabo una auditora administrativa que permita mejorar alguna rea de oportunidad de la empresa Medimport SA de CV
Identificar las debilidades que presenta la organizacin actualmente en el rea administrativa (etapa de organizacin del proceso administrativo) para poder as analizarlas y lograr erradicarlas.
Generar una serie de recomendaciones y acciones a implementar en el rea administrativa para que la empresa Medimport logre cumplir con sus objetivos tanto a corto, mediano como largo plazo.
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Estrategias:
1. Se trabajar en conjunto con la empresa Medimport, logrando su colaboracin para la realizacin de
esta auditoria administrativa.
2. Se establecer un plan de trabajo detallado que especifique el cmo se llevar a cabo la auditora
administrativa, sirviendo sta de gua para el equipo auditor.
3. Se realizarn visitas peridicas a Medimport SA de CV por parte del equipo auditor, que propicien el
cumplimiento de todas las actividades necesarias a efectuar.
4. Se solicitar asesora del Doctor Enrique Benjamn Franklin con el objetivo de obtener una adecuada
orientacin sobre lo que se tiene que hacer.
5. Se consultar distinta bibliografa que sirva de apoyo para la elaboracin de este documento,
principalmente el libro Auditora Administrativa, gestin estratgica del cambio del profesor Enrique
Benjamn Franklin.
Justificacin:
El rea administrativa funge como una de las ms importantes en la organizacin, ya que de sta depende
que la actividad de Medimport en lo general se realice de la mejor manera posible.
Al llevar a cabo esta auditora administrativa, el Ingeniero Alfonso Arroyo Concha podr identificar todos
aquellos aspectos que estn imposibilitando el adecuado funcionamiento del rea administrativa (relacionado
directamente con la forma en que el personal opera dentro de organizacin) lo que le impide poder
desempearse con base a los objetivos establecidos previamente.
Acciones:
1. Realizar las visitas peridicas a la empresa Medimport de acuerdo a lo establecido en el plan de
trabajo
2. Recabar toda la informacin necesaria a travs de cuestionarios y entrevistas realizadas tanto al
Director General como a los empleados correspondientes al rea administrativa.
3. Revisar todos aquellos documentos que puedan ser de utilidad en la recoleccin y anlisis de
informacin concerniente al personal de la organizacin.
4. Utilizar la observacin directa como medio para identificar aquellos aspectos que no hayan sido
proporcionados por el personal entrevistado y que puedan ser cruciales para la elaboracin de la
auditoria administrativa.
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Recursos:
Recursos humanos: 3 miembros del equipo y un asesor
Recursos materiales: Bibliografa de apoyo (Libros especializados en Auditora Administrativa)
Recursos tcnicos: 3 computadoras porttiles, software para tabulacin y anlisis de informacin
estadstica.
Recursos financieros: $1000 para cubrir gastos derivados de la presente auditora administrativa.
Resultados:
Conocer la forma en que la empresa Medimport lleva a cabo su etapa de organizacin en el proceso administrativo, a partir de analizar la informacin referente a su estructura organizacional, divisin y
distribucin de funciones y cultura organizacional.
Detectar aquellos factores que delimitan un adecuado desempeo del personal administrativo en la organizacin.
Proponer un plan de accin que se adece a las necesidades especficas de Medimport en la etapa de organizacin
Lograr que el Director General implemente las acciones propuestas a la empresa, con el fin de que pueda convertir sus debilidades en fortalezas y asegurar un ptimo desempeo.
Informacin complementaria:
Internet, recomendaciones de maestros y compaeros.
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DIAGNSTICO PREELIMINAR
Este diagnstico se fundamenta en la percepcin que el equipo auditor tiene de la organizacin como
producto de un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional.
Gnesis de la organizacin:
Medimport SA de CV es una pyme que cuenta con 30 aos de servicio, ofreciendo productos de alta
calidad que satisfacen las necesidades del mercado mexicano.
Medimport ha cambiado su estrategia de negocio, yendo de la comercializacin de productos
farmacuticos, a la produccin y venta de productos naturistas y suplementos alimenticios.
Posee una declaracin de misin y visin, sin embargo hay un desconocimiento por parte de los
empleados sobre su existencia.
Infraestructura:
La estructura organizacional de la empresa no ha sufrido cambios importantes a lo largo del tiempo.
La estructura organizacional que Medimport SA de CV ha proporcionado al equipo auditor, no coincide
con la situacin real de la empresa
La empresa no cuenta con manuales de organizacin y/o procedimientos previamente elaborados.
La mayor parte de la plantilla de personal lleva trabajando en Medimport desde que la empresa inici
operaciones.
La empresa cuenta con un nivel de desarrollo tecnolgico adecuado que le permite realizar
adecuadamente sus operaciones del da a da.
Forma de operacin:
Medimport se encuentra dividida en dos principales reas: rea administrativa y rea de operacin.
La empresa no cuenta con indicadores que permitan medir el desempeo obtenido por la organizacin
en su totalidad.
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Posicin competitiva:
Naturaleza: Medimport SA de CV es una pequea empresa 100% de capital mexicano registrada ante las
autoridades fiscales como persona moral, de acuerdo con las siguientes caractersticas:
Dimensin: Pequea empresa
Sector: Industria
Giro industrial: Medicamentos (en especfico productos naturistas y suplementos alimenticios)
Competencias centrales: Una de las ventajas competitivas que posee Medimport SA de CV y que le han
permitido mantenerse en el mercado por 30 aos, es la variedad de productos que pone a disposicin de sus
clientes (mayoristas y minoristas), caracterizados por su alto nivel de innovacin y desarrollo tecnolgico, lo
que ha permitido ser una pyme reconocida en el sector de fabricacin y comercializacin de medicamentos,
todo esto a partir de un trato altamente personalizado con el fin de adaptar sus productos de acuerdo a sus
necesidades especficas de su mercado objetivo.
Clientes, proveedores y competidores:
Clientes: Medimport SA de CV no vende directamente al consumidor final, sino que hace llegar sus productos
por medo de distintos canales de distribucin como son mayoristas y minoristas involucrados en el sector. Los
principales son: gimnasios, tiendas naturistas y venta por catlogo.
Proveedores: Medimport SA de CV cuenta con un amplio catlogo de proveedores ubicados en distintos
lugares de la Repblica Mexicana, los cules le ofrecen todos aquellos insumos que requiere para llevar a
cabo su operacin. Para poder formar parte de ste catlogo, los productos ofertados deben ser de alta
calidad y cumplir con todas las especificaciones y requerimientos que la empresa solicite, ya que de esto
depende la calidad de los productos que Medimport fabrica.
La empresa busca mantener una relacin de ganar-ganar con sus proveedores, que aseguren relaciones
futuras de negociacin.
Competidores: Existen en el mercados distintas empresas que ofertan productos similares a los de Medimport
SA DE CV, siendo stas principalmente pymes. No se tiene conocimiento de un competidor directo.
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INSTRUMENTACIN
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INSTRUMENTACIN
RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
Durante esta etapa de la auditora, se llev a cabo la seleccin de los diferentes elementos que nos ayudarn
a hacer el levantamiento de la informacin, los cuales son:
Cdulas de diagnstico Cuestionario Entrevista Investigacin documental Observacin directa
CDULAS DE DIAGNSTICO:
Esta herramienta ser de gran utilidad para concentrar la informacin ms relevante obtenida de cada una de
las personas que integran a la organizacin, y de esta manera analizarla para su estudio y clasificacin
posterior. Las cdulas a utilizar sern:
Cdula para la deteccin y registro de hallazgos y evidencias Cdula de registro de aspectos relevantes Cdula de evaluacin a personal con subordinados
CUESTIONARIO:
Se realizaron dos tipos de cuestionarios de acuerdo al nivel jerrquico en que se ubican los empleados a
evaluar. Se dise un cuestionario para el director general y uno para los supervisores, de manera que las
preguntas pudieran ser entendidas fcilmente y as, la informacin obtenida fuera de utilidad para cumplir con
los objetivos planteados previamente.
ENTREVISTA:
Se realiz un conjunto de preguntas abiertas para poder evaluar la situacin actual de la empresa desde el
punto de vista del mximo dirigente de la organizacin, el director general, y as poder conocer sus
perspectivas, estrategias, entre otros factores importantes. Asimismo, poder hacer una comparacin entre los
datos obtenidos directamente del director general referentes a la manera en la que estn organizados, los
antecedentes y situacin actual, y el clima o cultura organizacional, frente a los obtenidos de los supervisores
de cada rea.
INFORMACIN DOCUMENTAL:
Se utilizarn los documentos necesarios para la obtencin de la informacin, tanto de fuentes bibliogrficas
antes mencionadas, como de documentos clave requeridos a la empresa: organigrama, descripcin de
puestos.
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OBSERVACIN DIRECTA:
Esta tcnica ser imprescindible para poder determinar el nivel de fidelidad de la informacin obtenida con las
tcnicas anteriores y compararla con la realidad, as como para conocer detalles de la organizacin y la
cultura empresarial.
MANEJO DE PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo bajo los cuales el equipo auditor llev a cabo la recopilacin de la informacin, fueron
elaborados a partir del texto Auditora administrativa; gestin estratgica del cambio del Dr. Enrique
Benjamn Franklin Finkowski, y por los mismos integrantes. Estos papeles son:
a. Cuestionarios
b. Entrevista
c. Cdulas
d. Grfica de indicadores
NOTA: Los documentos y formatos anteriores se encuentran contenidos en el apartado de anexos de la
presente auditora.
SUPERVISIN DEL TRABAJO
El equipo de auditores se rene con una periodicidad establecida de 2 veces semanales para revisar los
avances que se realizan, tomar decisiones acerca de la informacin recopilada y de esta manera estructurar
las diferentes fases de la auditora. Adems, se cuenta con la enseanza y supervisin de dos veces
semanales por parte del Dr. y catedrtico Benjamn Franklin F.
Por otro lado, se tienen programadas las visitas a la empresa en las siguientes fechas:
FECHA HORARIO OBJETIVO
9 Octubre 2012 13: 30
Entrevista de reconocimiento con el director general, el Ing. Alfonso Arroyo, para exponerle el trabajo a realizar y programar las visitas que se realizarn para el levantamiento de la informacin y la entrega de los resultados
26 Octubre 2012 13: 30 Entrevista al director general y aplicacin del cuestionario al supervisor del rea de produccin
5 Noviembre 2012 13: 30 Aplicacin de los cuestionarios a los supervisores de las reas de ventas, compras y contabilidad
10 Diciembre 2012 16: 00 Entrega de la auditora administrativa al director general previamente revisada y comentada por el Dr. Franklin F.
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MEDICIN
A continuacin se presenta la escala de medicin que se tomar en cuenta para determinar el desempeo de
la empresa, as como los indicadores tanto cualitativos como cuantitativos establecidos con la finalidad de
evaluar la situacin actual de la empresa analizando la etapa de organizacin del proceso administrativo.
CRITERIOS DE PUNTUACIN PARA LA EVALUACIN FINAL
PROCESO ADMINISTRATIVO PUNTAJE MXIMO ESTABLECIDO
ETAPA DE ORGANIZACIN
1. Organizacin como proceso 235.29
2. Estructura organizacional 176.47
3. Organigrama 176.47
4. Divisin y distribucin de funciones
235.29
5. Cultura organizacional 176.47
TOTAL 1000
ESCALAS A UTILIZAR
Dentro de la evaluacin de cada elemento o factor especfico, se utilizarn escalas de Likert para hacer la
medicin del desempeo de Medimport, esencialmente de la etapa de organizacin efectuada en la empresa
dentro del proceso administrativo. Lo anterior con la finalidad de evaluar los resultados obtenidos frente a los
esperados de manera ms objetiva y eficiente, para unificarlos y estandarizarlos.
ESCALA DE LIKERT
PUNTAJE INTERPRETACIN
801-1000 Excelente
601-800 Bien
401-600 Regular
201-400 Deficiente
0-200 Mal
ANLISIS ADMINISTRATIVOS E INDICADORES
ORGANIZACIN COMO PROCESO
1. No existe un rea especficamente conformada para llevar a cabo lo concerniente a la etapa de
organizacin del proceso administrativo.
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2. Los procesos y procedimientos a seguir dentro de esta etapa no se encuentran unificados y
estandarizados para su oportuna realizacin y seguimiento, debido a que no existen manuales que lo
sustenten.
3. nicamente se tiene un manual de procedimientos para los llevados a cabo dentro del rea de
produccin por los mismos empleados, sin especificar o aportar una base slida para cada una de las
reas y actividades que tienen lugar dentro de la organizacin.
4. La etapa de organizacin es realizada nicamente por el director general, quien se encarga de disear
la estructura orgnica y con ello la representacin grfica: el organigrama. Sin embargo, faltan criterios
profesionales que le aporten congruencia a lo anteriormente mencionado.
5. No existe una evaluacin del desempeo desarrollada para evaluar las actividades que lleva a cabo el
dirigente de la organizacin, de manera que realmente no se puede saber, a ciencia cierta, si las
decisiones y medidas que se estn tomando en esta rea estn obteniendo el impacto esperado.
Indicadores cuantitativos:
Base: cuestionarios y entrevistas
ETAPA DE ORGANIZACIN PREGUNTAS
DIRECTOR GENERAL PREGUNTAS
SUPERVISORES INDICADORES CUANTITATIVOS
1.1. Organizacin como proceso 1, 3, 4, 5, 23, 24, 25, 26, 27, 30, 31, 32, 40
1, 15, 18, 19, 23, 24, 25, 26, 27,
Total de manuales registrados Total de manuales administrativos
Personal a su cargo Total de personal
Personas encargadas de la org. Total de personas en esa rea
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1. La estructura organizacional consta de 34 plazas, yendo desde el director general hasta el intendente
de las instalaciones.
2. La estructura orgnica cuenta con 9 puestos en total, los cuales son: Director general, supervisor de
produccin, supervisor ventas, supervisor de compras, supervisor de contabilidad, secretara
administrativa, operativos de produccin, auxiliar contable, intendencia.
3. La estructura organizacional no es congruente con el organigrama entregado por la persona
encargada de realizarlo: el director general.
4. Existe un gran desconocimiento acerca de la estructura organizacional por parte de los trabajadores de
la empresa, de manera que no cuentan con una idea mental clara y slida sobre las personas que se
encuentran laborando con ellos, y el nivel jerrquico que les compete.
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Indicadores cuantitativos
Base: cuestionarios y entrevistas
ETAPA DE ORGANIZACIN PREGUNTAS
DIRECTOR GENERAL PREGUNTAS
SUPERVISORES INDICADORES CUANTITATIVOS
1.2. Estructura organizacional 2, 7, 8, 9, 10, 3, 4, 21, 22,
Empleados que la conocen Total de empleados
Modificaciones percibidas Modificaciones realizadas
Lneas de mando percibidas Lneas de mando implantadas
ORGANIGRAMA
1. El director general ha realizado un organigrama pblico dentro del portal de internet, en el cual se
toman actividades realizadas como puestos existentes, traducindose en una incongruencia y falta de
conocimiento de la misma empresa.
2. El organigrama no ha sido diseado a partir de criterios profesionales que sustenten su relacin lgica
con las actividades, puestos y niveles jerrquicos que verdaderamente tienen lugar dentro de la
empresa.
3. La mayora de los empleados desconocen el organigrama que impera en la organizacin, siendo ste
un factor clave que rige las lneas de mando y cargas de responsabilidad de cada uno de ellos para la
realizacin de las actividades que les han sido asignadas.
Indicadores cuantitativos
Base: cuestionarios y entrevistas
ETAPA DE ORGANIZACIN PREGUNTAS
DIRECTOR GENERAL PREGUNTAS
SUPERVISORES INDICADORES CUANTITATIVOS
1.3. Organigrama 6, 7, 28, 2, 20, 28
Personal que lo conoce Total de personal
Lneas de mando ejecutadas Total de lneas de mando
Puestos en el organigrama Total de puestos existentes
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DIVISIN Y DISTRIBUCIN DE FUNCIONES
1. Existe centralizacin de la autoridad en el director general y supervisores de cada rea, debido a que
no se ha realizado una correcta delegacin de la misma en los casos que as lo requirieran.
2. Falta de capacitaciones adecuadas que permitan a los colaboradores ser facultados para tomar
decisiones en las ocasiones que as se requiera.
3. Hay duplicidad de funciones en varios casos de la estructura organizacional, debido a que no se han
delimitado y establecido por escrito las actividades de cada puesto y su campo de accin en cuanto a
autoridad y responsabilidad.
4. No existe un curso establecido y estandarizado de induccin para los trabajadores en el que se hayan
determinado previamente los aspectos ms relevantes que se deben ensear en el desarrollo del
mismo, ni la importancia relativa de cada accin en la operacin de la empresa; simplemente van
aprendiendo todo lo que les corresponde hacer de manera emprica con el transcurso de las
actividades que van realizando.
Indicadores cuantitativos
Base: cuestionarios y entrevistas
ETAPA DE ORGANIZACIN PREGUNTAS
DIRECTOR GENERAL PREGUNTAS
SUPERVISORES INDICADORES CUANTITATIVOS
1.4. Divisin y distribucin de funciones
11, 12, 13, 14, 15, 16, 29, 33,
5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14,
Personal capacitado Total de personal
Personal que ha recibido induccin Total de personal
Total de empleados Nmero de reas
CULTURA ORGANIZACIONAL
1. La empresa cuenta con una cultura organizacional compartida entre los diferentes niveles de la
estructura orgnica.
2. No hay estrategias especficas para ensear la cultura; sin embargo, la antigedad de los trabajadores
y la ausencia de rotacin de personal les ha permitido sentirse parte de la empresa y crear un
ambiente de respeto y amistad entre la mayora.
3. Los valores que rigen a la organizacin no han sido identificados abiertamente en algn documento
gua de la empresa.
4. Por lo anterior, los trabajadores no basan su actuar dentro de la empresa en valores previamente
establecidos en documentos que los avalen, sino en sus valores morales arraigados en la formacin
de su personalidad.
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Indicadores cuantitativos
Base: cuestionarios y entrevistas
ETAPA DE ORGANIZACIN PREGUNTAS
DIRECTOR GENERAL PREGUNTAS
SUPERVISORES INDICADORES CUANTITATIVOS
1.5. Cultura organizacional 17, 18, 19, 20, 21, 22, 34, 35, 36, 37, 38, 39
16, 17, 29, 30
Personal que la conoce Total de personal
Valores identificados Total de valores
Trabajadores con sentido de pertenencia Total de trabajadores
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EXMEN
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EXAMEN
PROPSITO
Obtener resultados objetivos a partir de la evaluacin de las variables elegidas en la etapa de instrumentacin,
por medio de las diferentes tcnicas de recopilacin de la informacin: cuestionarios, entrevistas, cdulas,
observacin directa, entre otras. Lo anterior nos ayudar para determinar los aspectos especficos en los que
la organizacin se est desenvolviendo de manera adecuada, as como para realizar recomendaciones tiles
y claramente estructuradas en las reas de oportunidad que se detecten, de manera que se asegure el
crecimiento estable y perdurable en el tiempo de la pequea empresa Medimport, S.A. de C.V.
CRITERIOS ESPECFICOS DE PUNTUACION PARA LA EVALUACION FINAL
PROCESO ADMINISTRATIVO
PUNTOS MAXIMOS
PORCENTAJE
ESTABLECIDOS OBTENIDOS
ORGANIZACIN Organizacin como proceso 235.29 29.4 12%
rea especializada en el proceso
19.6
Manuales administrativos 9.8 Aplicacin de criterios
profesionales 0
Evaluacin del desempeo 0 Estructura Organizacional 176.47 0 0% Congruencia en el diseo 0 Metodologa para su
determinacin 0
Compartida con los colaboradores
0
Organigrama 176.47 29.41 17%
Expresin coherente de la estructura org.
0
Fijacin explcita de las lneas de mando
29.41
Pblico para los colaboradores 0 Divisin y distribucin de funciones 235.29 44.11 19%
Facultamiento a los colaboradores
0
Fijacin de funciones especficas
29.41
Seguimiento de lo establecido 0 Capacitacin e induccin 14.7 Cultura Organizacional 176.47 58.82 33% Estrategias para transmitirla 0 Valores compartidos 0 Sentido de pertenencia 58.82
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TOTAL 1000 161.74 16%
Valor de cada variable 58.82352941
La tabla anterior contiene las puntuaciones fijadas en la etapa de instrumentacin frente a las puntuaciones
obtenidas por la empresa despus del anlisis realizado a su etapa de organizacin. Como se puede
observar, realmente los resultados de la evaluacin estn muy por debajo de las puntuaciones asignadas, e
inclusive de la media esperada.
Por lo anterior, se utilizar la siguiente tabla para fijar una escala de acuerdo a lo previsto.
ESCALA DE LIKERT
PUNTAJE INTERPRETACIN
801-1000 Excelente
601-800 Bien
401-600 Regular
201-400 Deficiente
0-200 Mal
La empresa Medimport S.A. de C.V. cay en el rango de MAL, teniendo una diferencia an grande con
respecto al rubro inmediato superior.
Podemos decir que realmente todos los factores estudiados estn relacionados entre s, as que al no estar
bien determinado alguno (en este caso la mayora) de ellos, se afecta la situacin general de toda la etapa y el
rango de calificacin.
Como se ha dicho reiteradamente, a lo largo del trabajo, la etapa a analizar ser la de organizacin. Esto
debido a que el Director General de la empresa tiene una fuerte preocupacin sobre el rendimiento y
desempeo que se est teniendo y las medidas necesarias a implementar para poder estabilizar los
resultados obtenidos de la misma.
Es por ello que se realizaron una serie de indicadores que permitieran cuantificar los resultados obtenidos de
cada uno de los factores especficos que se decidi integrar en esta etapa. Dicho factores son los siguientes:
Organizacin como proceso Estructura organizacional Organigrama Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional
Por lo anterior, se realizaron indicadores que permitieran dar un resultado cuantitativo por cada uno de los
aspectos especficos auditados en el presente estudio, de manera que se complementara la informacin
obtenida en la cdula de examen.
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ETAPA DE ORGANIZACIN INDICADORES
CUANTITATIVOS RESULTADOS
1.1. Organizacin como proceso 1 6
0.1667
4
33 0.1212
1 1
1
1.2. Estructura organizacional 1 6
0.1667
0 0
0
1 2
0.5
1.3. Organigrama 2 6
0.3333
1 2
0.5
7 6
1.1667
1.4. Divisin y distribucin de funciones 2 6
0.3333
1 5
0.2
34 5
6.8
1.5. Cultura organizacional 6 6
1
1 3
0.3333
6 6
1
De los indicadores anteriores podemos destacar que el sentido de pertenencia de los empleados hacia la
empresa es realmente slido e importante en su quehacer diario, independientemente de que no se
implementaran estrategias que ayudaran a transmitirla a todos los colaboradores de la organizacin. Esto se
logr gracias a la permanencia de los trabajadores en Medimport a lo largo del crecimiento de la misma,
generando antigedad y con ello valores de compromiso, confianza, lealtad y entrega en sus labores.
Asimismo, la ausencia de rotacin de personal fue coadyuvante fundamental en la generacin de un clima
organizacional compartido de armona y respeto entre los empleados.
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ANLISIS ADMINISTRATIVO
DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO
CONTEXTO
Este diagnstico est fundamentado en el examen realizado por el equipo auditor a lo largo de un plan de
trabajo previamente establecido, a travs del cual se pretenda estudiar a fondo la etapa de organizacin del
proceso administrativo, llevado a cabo en la empresa Medimport, S.A. de C.V., especficamente en los
siguientes elementos:
Organizacin como proceso
Estructura organizacional
Organigrama
Divisin y distribucin de funciones
Cultura organizacional
FUERZAS DEBILIDADES
Tiene 30 aos de experiencia
Hay empleados que ya tienen gran experiencia
Los productos que produce no son muy comunes
Tiene tres diferentes tipos de producto
Precios bajos
Gran variedad de productos
Calidad de los productos
Distribucin a minoristas reconocidos
Alta innovacin en los productos
No tiene manuales administrativos
Los empleados no tienen bien definidas sus funciones
No innovan peridicamente
No tiene bien definidos los puestos
No est bien clara la cultura organizacional
No hay puntos de venta
No hay tanta disposicin de la alta direccin para realizar cambio y estrategias
AMENAZAS OPORTUNIDADES
Hay gran competencia en el sector farmacutico
Incremento en la normatividad
Incremento de precios en los insumos por el alza en el tipo de cambio
Prdida de clientes
Nacimientos de nuevos competidores
Retraso en entrega de insumos
Vencimiento de los contratos con los minoristas
Tener una distribucin ms amplia a nivel nacional
Mayores puntos de venta
Mayor publicidad
Venta al consumidor final (integracin vertical hacia adelante)
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Medimport S.A. de C.V. es una pequea empresa que cuenta con 30 aos de servicio, ofreciendo productos
farmacuticos y suplementos alimenticios de alta calidad que satisfacen las necesidades del mercado
mexicano.
Despus de algunos aos, cambi su estrategia de negocio, pasando de la comercializacin de productos
farmacuticos, a la produccin y venta de productos naturistas y suplementos alimenticios, lo que hasta el
momento les ha arrojado resultados positivos en cuanto al nivel de ventas y utilidades.
Posee una declaracin de misin y visin, sin embargo hay un desconocimiento por parte de los empleados
sobre su existencia.
En cuanto a la estructura organizacional de la empresa, nos percatamos de que no ha sufrido cambios
importantes a lo largo del tiempo. Sin embargo, le realizan pequeas modificaciones de acuerdo a las
necesidades que se presenten, por ejemplo, si se realizar una inspeccin de salubridad o una auditora por
parte del Servicio de Administracin Tributaria (SAT). Lo anterior est a cargo del Supervisor del rea de
produccin o del Director General, sin establecer criterios profesionales que favorezcan su diseo y lo alineen
con las estrategias establecidas.
Asimismo, la estructura organizacional que se encuentra vigente en la empresa Medimport S.A. de C.V. no
coincide con la situacin real de la empresa, en cuanto a los puestos y la distribucin y divisin de funciones.
La empresa no cuenta con manuales administrativos previamente elaborados. Slo presentan una manual de
procedimientos exclusivamente del rea de produccin en los puestos mayormente operativos.
La mayor parte de la plantilla de personal lleva trabajando en Medimport desde que la empresa inici
operaciones, lo cual ha producido que la mayora de ellos tenga un gran sentido de pertenencia hacia la
misma. Por otra parte la cultura organizacional es transmitida por los empleados a travs de la convivencia y
el trato durante las jornadas laborales.
La empresa cuenta con un nivel de desarrollo tecnolgico adecuado que le permite realizar adecuadamente
sus operaciones del da a da. Han ido modernizando la maquinaria que requieren de manera que no se
queden rezagados en el aspecto tecnolgico.
Medimport se encuentra dividida en dos principales reas: rea administrativa y rea de operacin.
Asimismo, la empresa no cuenta con indicadores ni criterios especializados que le permitan medir el
desempeo obtenido por la organizacin, tanto en la individualidad de las diferentes reas como en su
totalidad. Lo anterior es un coadyuvante importante de la falta de eficiencia tanto en el proceso administrativo
como en los resultados que se obtienen.
DESEMPEO
Medimport S.A. de C.V. es una pequea empresa 100% de capital mexicano. De acuerdo a lo observado en
la empresa dentro de los documentos correspondientes, rescatamos los siguientes elementos fundamentales
de su constitucin que nos proporcionarn un panorama ms amplio para su evaluacin y estudio. Estos
elementos son los siguientes:
Dimensin: Pequea empresa
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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Sector: Industria
Giro industrial: Medicamentos (en especfico productos naturistas y suplementos alimenticios)
Competencias centrales: Una de las ventajas competitivas que posee Medimport S.A. de C.V. y que le
han permitido mantenerse en el mercado por 30 aos, es la variedad de productos que pone a
disposicin de sus clientes (mayoristas y minoristas), caracterizados por su alto nivel de innovacin y
desarrollo tecnolgico, lo que ha permitido ser una pyme reconocida en el sector de fabricacin y
comercializacin de medicamentos, todo esto a partir de un trato altamente personalizado con el fin de
adaptar sus productos de acuerdo a sus necesidades especficas de su mercado objetivo.
Clientes, proveedores y competidores:
Clientes: Medimport S.A. de C.V. no vende directamente al consumidor final, sino que hace llegar sus
productos por medo de distintos canales de distribucin como son mayoristas y minoristas
involucrados en el sector. Los principales son: gimnasios, tiendas naturistas y venta por catlogo.
Proveedores: Medimport S.A. de C.V. cuenta con un amplio catlogo de proveedores ubicados en
distintos lugares de la Repblica Mexicana, los cules le ofrecen todos aquellos insumos que requiere
para llevar a cabo su operacin. Para poder formar parte de ste catlogo, los productos ofertados
deben ser de alta calidad y cumplir con todas las especificaciones y requerimientos que la empresa
solicite, ya que de esto depende la calidad de los productos que Medimport fabrica.
La empresa busca mantener una relacin de ganar-ganar con sus proveedores, que aseguren
relaciones futuras de negociacin.
Competidores: Existen en el mercados distintas empresas que ofertan productos similares a los de
Medimport S.A. DE C.V., siendo stas principalmente pymes. No se tiene conocimiento de un
competidor directo.
Medimport S.A. de C.V. ha logrado distinguirse a lo largo del tiempo por ser una empresa que estableci
desde el inicio relaciones de confianza y credibilidad tanto con sus proveedores como con sus clientes, de
manera que han estrechado lazos que perduran en el tiempo, independientemente de las circunstancias
econmicas, polticas y sociales que se vivan en el pas.
Sin embargo, en el mbito administrativo, Medimport S.A. de C.V. no ha logrado establecer criterios
normativos profesionales que le ayuden en su labor dentro de esta rea para evaluar estrategias puestas en
marcha, resultados obtenidos, deficiencias presentadas, entre otros indicadores importantes para su
adecuada operacin, y que pudieran ser coadyuvantes para el crecimiento constante y sostenido de la
empresa en el tiempo y en su magnitud. Por lo tanto, no pudimos rescatar una matriz de indicadores que
actualmente los apoye en la evaluacin y control de sus actividades, ms pudimos establecer una serie de
indicadores que de ser aceptados, aporten valor a las actividades antes mencionadas dentro del rea
administrativa. Estos indicadores son los siguientes, y en el subsecuente seguimiento de la auditora se dar
una explicacin ms amplia de cada uno de ellos.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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44
Base: cuestionarios y entrevistas
ETAPA DE ORGANIZACIN PREGUNTAS
DIRECTOR GENERAL
PREGUNTAS
SUPERVISORES INDICADORES CUANTITATIVOS
1.1. Organizacin como proceso 1, 3, 4, 5, 23, 24, 25,
26, 27, 30, 31, 32, 40
1, 15, 18, 19, 23,
24, 25, 26, 27,
Total de manuales registrados
Total de manuales administrativos
Personal a su cargo
Total de personal
Personas encargadas de la org.
Total de personas en esa rea
Base: cuestionarios y entrevistas
ETAPA DE ORGANIZACIN PREGUNTAS
DIRECTOR GENERAL
PREGUNTAS
SUPERVISORES INDICADORES CUANTITATIVOS
1.2. Estructura organizacional 2, 7, 8, 9, 10, 3, 4, 21, 22,
Empleados que la conocen
Total de empleados
Modificaciones percibidas
Modificaciones realizadas
Lneas de mando percibidas
Lneas de mando implantadas
Base: cuestionarios y entrevistas
ETAPA DE ORGANIZACIN PREGUNTAS
DIRECTOR GENERAL
PREGUNTAS
SUPERVISORES INDICADORES CUANTITATIVOS
1.3. Organigrama 6, 7, 28, 2, 20, 28
Personal que lo conoce
Total de personal
Lneas de mando ejecutadas
Total de lneas de mando
Puestos en el organigrama
Total de puestos existentes
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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45
Base: cuestionarios y entrevistas
ETAPA DE ORGANIZACIN PREGUNTAS
DIRECTOR GENERAL
PREGUNTAS
SUPERVISORES INDICADORES CUANTITATIVOS
1.4. Divisin y distribucin de
funciones
11, 12, 13, 14, 15, 16,
29, 33,
5, 6, 7, 8, 9, 10,
11, 12, 13, 14,
Personal capacitado
Total de personal
Personal que ha recibido induccin
Total de personal
Total de empleados
Nmero de reas
Base: cuestionarios y entrevistas
ETAPA DE ORGANIZACIN PREGUNTAS
DIRECTOR GENERAL
PREGUNTAS
SUPERVISORES INDICADORES CUANTITATIVOS
1.5. Cultura organizacional 17, 18, 19, 20, 21, 22,
34, 35, 36, 37, 38, 39 16, 17, 29, 30
Personal que la conoce
Total de personal
Valores identificados
Total de valores
Trabajadores con sentido de pertenencia
Total de trabajadores
ESTRATEGIA COMPETITIVA
Medimport SA de CV es una empresa mexicana que se ha caracterizado por su permanencia en el mercado
durante ms de 30 aos, lo cual habla de los mltiples esfuerzos que la organizacin ha realizado con el fin de
seguir manteniendo su posicin competitiva. Decimos que Medimport ha sabido implementar las estrategias
adecuadas para seguir satisfaciendo las necesidades de sus clientes en el mercado, caracterizndose en todo
momento por la innovacin y calidad de sus productos. Estas estrategias van totalmente orientadas a sus
productos, a sus procesos sustantivos, a la calidad y a la investigacin/desarrollo de los mismos que le
permiten cumplir con la esencia de su misin. En cuanto a la parte administrativa (objeto primordial de esta
auditora) pudimos percatarnos que carecen de la implementacin de estrategias que le permitan ser ms
competitiva como organizacin, lo cual podemos ver que es la causa principal de los hallazgos ms
importantes encontrados en el actual trabajo (rea de organizacin)
Podemos ver, que el Director General de la empresa, el Lic. Alfonso Arroyo Concha, es quien est a cargo del
enfoque estratgico que lidera a la organizacin, siendo l el nico responsable de su determinacin e
implementacin. Esto funge como un aspecto clave para Medimport ya que no se toma en cuenta a otros
empleados en la empresa que podran aportar ideas valiosas a la organizacin o ayudar a crear una visin
ms integral de Medimport, que incluya toda problemtica posible y as ver claramente su solucin.
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Adems, el Director General no posee un conocimiento administrativo slido que le permita establecer
claramente las estrategias que Medimport necesita para mejorar en algn aspecto crtico y tener mayor
certeza sobre las decisiones necesarias a tomar en la empresa.
Esto se ve reflejado al no existir una planeacin estratgica formal, ya que la mayor parte de los objetivos y
metas se van determinando sobre la marcha del negocio (administracin emprica).
Para poder analizar los procesos estratgicos, el equipo ha elaborado el siguiente mapa de procesos que de
acuerdo al criterio del equipo auditor posee la empresa Medimport SA de CV ya que la empresa no lo tena
establecido.
MAPA DE PROCESOS
Podemos observar que los procesos estratgicos (aspecto clave para cualquier organizacin los cules
fungen como gua para el cumplimiento de su visin y objetivos) recaen en la gestin de la calidad,
investigacin/desarrollo y en la innovacin. Estos tres rubros son los mayormente considerados como
fundamentales por la empresa Medimport SA de CV ya que forman parte de la misin y de lo que la ha
mantenido en el mercado durante tantos aos. Sin embargo, no cuenta con un proceso estratgico claro ya
que todo los objetivos y metas van sobre la marcha (administracin emprica debido a no estn establecidos
Gestin de la calidad
Investigacin y Desarrollo
Innovacin Procesos Estratgicos
Produccin
Gestin Comercial
Compras y Abastecimiento
Ventas
Procesos Clave
Gestin Financiera
Gestin de Recursos Humanos
Gestin Jurdica
Gestin Instalaciones
Seguridad e Higiene
Procesos de Soporte
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concretamente y no existen planes de accin formales a seguir para poder obtener un resultado sobre los
mismos).
El equipo auditor considera que la planeacin estratgica deber formar parte de los procesos estratgicos
que posee Medimport, ya que sta solucionara gran parte de las deficiencias encontradas en la auditoria con
respecto a la etapa de organizacin.
Relacionamos que posee un gap estratgico negativo, derivado de igual forma de no tener indicadores sobre
los cuales medir su actividad y desempeo; al no existir una posicin estratgica de la empresa claramente
definida, no existe una comparacin entre la situacin competitiva actual y la deseada.
En cuanto a las habilidades distintivas que posee la empresa se encuentran el alto sentido de pertenencia de
los empleados hacia la organizacin lo que puede ayudar de sobremanera a corregir varios de los aspectos
encontrados. Otra de las habilidades distintivas encontradas en cuanto a la parte administrativa, es la cultura
organizacional compartida existente en Medimport y los valores arraigados que los empleados poseen y
comparten.
PERSPECTIVAS
Una vez analizado lo anterior, el equipo auditor encontr las siguientes oportunidades de crecimiento para la
empresa Medimport SA de CV, y que le permitirn mejorar su actividad en el da a da (principalmente en la
parte administrativa).
Aspecto crtico
Oportunidad de Crecimiento
1. Organizacin como proceso
No existen criterios profesionales para la realizacin de las actividades propias de la
etapa de organizacin
Realizar una planeacin estratgica objetiva que permita identificar las necesidades de la empresa en cuanto a su organizacin,
estableciendo objetivos y estrategias para poder satisfacerlas.
Falta de estandarizacin y unificacin de procesos y procedimientos.
Elaboracin de los documentos pertinentes y que sirvan de gua para
el rea administrativa en Medimport, tales como:
Manual de organizacin
Manual de procedimientos
Manual de polticas
Ausencia de mtodos de evaluacin del desempeo
Establecimiento de mtodos formales de evaluacin del desempeo,
que no se basen slo en la observacin directa
2. Estructura organizacional y organigrama
No existe congruencia entre el organigrama
y la estructura organizacional Elaborar el organigrama real de Medimport
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Desconocimiento de los empleados por la estructura organizacional
Dar a conocer dicho organigrama
3. Distribucin y divisin de funciones
Alto grado de duplicidad de funciones
Elaboracin de manuales de organizacin y procedimientos
Centralizacin de autoridad y responsabilidad en la Direccin General
Descentralizar la autoridad y responsabilidad en Medimport
No existen planes formales de capacitacin e induccin en Medimport
Incluir la capacitacin a empleados
4. Cultura organizacional
Fuerte sentido de pertenencia del empleado hacia la organizacin
Comunicar aspectos importantes dela cultura organizacional.
Para poder lograr estas oportunidades de crecimiento, la empresa deber implementar un enfoque de
administracin del cambio el cul deber incluir a todos los integrantes de la organizacin para poder generar
un cambio significativo en la misma, as como hacer parte del proyecto a todos los empleados y sigan
reforzando su sentido de pertenencia en Medimport SA de CV. Ms adelante se hablarn de aquellas
acciones especficas que la empresa podr realizar en cada uno de los aspectos anteriormente mencionados.
Todo lo anterior, deber hacerse bajo una estructura formal que est liderada por el Director General y un comit
dentro de la empresa Medimport SA de CV, conformado por los puestos clave en la organizacin, con el fin de
sentar las bases bajo las cules la etapa de organizacin se deber llevar a cabo, esto a partir de la identificacin
de necesidades, objetivos, recursos, estrategias a implementar, responsables etc. en el rea administrativa.
Uno de los potenciales que le permitir a Medimport poder lograr lo anterior es una de sus habilidades distintivas
ms importantes: los empleados. Su sentido de pertenencia a Medimport, su lealtad y la cultura compartida basada
en valores le permitirn generan un cambio ms efectivo y que coadyuve a el logro de las oportunidades de mejora
anteriores.
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INFORME
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INFORME GENERAL
RESPONSABLE
Equipo Auditor, con la supervisin del Dr. Enrique Benjamn Franklin Finkowski.
INTRODUCCIN
Este informe busca dar los resultados identificados claramente a travs de la auditoria administrativa en el
rea que se estudi previamente, principalmente se tuvieron presencia una gran variedad de errores dentro
de la empresa en sus operaciones as como en el manejo de las reas, actividades y puestos.
Era necesario realizar una auditoria con el fin de encontrar irregularidades que hacen de esta una empresa
menos eficiente de lo que podra ser, con un estudio realizado en las reas, con la aplicacin de cuestionarios
y entrevistas a los empleados as como tambin la solicitud de documentos para que se pudiera cotejar la
informacin documentada con la cuestionada y la evaluada.
De esta manera se realizo una coordinacin para la recopilacin de la informacin y la realizacin del estudio
con planes de trabajo en tiempos establecidos con el propsito de darle a la empresa su diagnostico y esta
aplique las estrategias sugeridas por los auditores para que la organizacin tenga una mejor eficiencia en si
operaciones y consiguiente mejores resultados.
ANTECEDENTES
En el 2010 la empresa tenia muy buenos resultados debido al distinto manejo que se tiene al da de hoy, todo
esto por consecuencia del lamentable fallecimiento del anterior director general que fue el fundador de la
empresa.
Al lamentable suceso se le otorgo el cargo de director general al hijo quien anteriormente ocupaba el puesto
de gerente general que al da de hoy ya no existe.
El actual Director general no tomo las medidas correspondientes as como los mejores mtodos para el
manejo de sus recursos, y es por eso que se decide realizar una auditoria por el descontrol que la empresa
presenta al da de hoy.
TCNICAS EMPLEADAS
Programa de trabajo
Cuestionarios
Entrevistas
Observacin directa
Informacin documental
Indicadores
Cedulas
Los instrumentos anteriormente mencionados fueron factores indispensables para la realizacin de la
auditoria, con un mtodo de aplicacin fsico de estudio dentro de la empresa para obtener una evaluacin, y
de esta manera llegar a resultados y brindar un diagnstico.
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RESULTADOS
DIAGNSTICO, PROPUESTA Y ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN
1. ORGANIZACIN COMO PROCESO
ASPECTO CRTICO ANLISIS DE LA SITUACIN PROPUESTA
No existen criterios profesionales para la
realizacin de las actividades propias de la
etapa de organizacin
En la empresa Medimport SA de CV, el
encargado de llevar a cabo toda la etapa de organizacin es el Director
General, quien ha establecido de manera emprica aspectos o
parmetros informales para poder cumplir con esta funcin.
Esto ha ocasionado, que no existan criterios objetivos bajo los cules opere
el rea administrativa y por tanto, presente resultados deficientes.
Realizar una planeacin estratgica objetiva que permita identificar las
necesidades de la empresa en cuanto a su
organizacin, estableciendo objetivos y
estrategias para poder satisfacerlas.
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN
Realizar un comit dentro de la empresa Medimport SA de CV, conformado por los puestos clave en la organizacin, con el fin de sentar las bases bajo las cules la etapa de organizacin se deber llevar a cabo, esto a partir de la identificacin de necesidades, objetivos, recursos, estrategias a implementar, responsables etc. en el rea administrativa.
RECOMENDACIONES
Involucrar a todos los integrantes de la organizacin
Se debern establecer planes de trabajo que claramente definan los responsables de las actividades, los objetivos a cumplir y los tiempos establecidos para ello.
Este comit deber reunirse peridicamente para evaluar el cumplimiento de los objetivos.
Solicitar retroalimentacin por parte de los dems empleados, a fin de enriquecer la planeacin realizada.
IMPACTO ESPERADO
Se busca que el rea administrativa, al contar con una planeacin estratgica definida, se desempee de mejor manera en Medimport SA de CV, ya que sta servir como gua de actuacin para toda la organizacin.
ASPECTO CRTICO ANLISIS DE LA SITUACIN PROPUESTA
Falta de estandarizacin y unificacin de procesos y
procedimientos.
La empresa no cuenta con las herramientas administrativas
necesarias para estandarizar y formalizar los procesos realizados en el rea
Elaboracin de los documentos pertinentes y que sirvan de gua para el rea administrativa en Medimport, tales como:
Manual de organizacin
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administrativa, (manuales de organizacin, procedimientos, polticas, calidad, induccin etc.) ocasionando que las
actividades en Medimport se lleven a cabo de manera
emprica y aprendiendo bajo un esquema de prueba y error.
Manual de procedimientos
Manual de polticas
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN
Deber conformarse un equipo de trabajo (comit mencionado anteriormente) que elabore los distintos manuales. Para su elaboracin, se debern considerar las necesidades de la organizacin, las reas que lo conforman, su personal, los objetivos que se desean cumplir etc. Se debe buscar obtener toda la informacin necesaria para su adecuada elaboracin, recopilando tanto de fuentes internas a la empresa, como externas a la misma.
RECOMENDACIONES
Para elaborar los manuales mencionados anteriormente, ser necesaria la participacin de todos los empleados que conforman el rea administrativa.
Se debe de involucrar a lo empleados en la elaboracin de los mismos, explicndoles la importancia de su realizacin y el cmo ayudarn a mejorar la operacin en Medimport
Al finalizarse, debern ser presentados a toda la organizacin.
IMPACTO ESPERADO
Que Medimport SA de CV cuente ya con las herramientas administrativas necesarias para que pueda operar eficientemente en el rea administrativa, al estar establecido qu es lo que se tiene que hacer, de qu manera se realizar, quines lo deben hacer y el objetivo de las distintas actividades.
ASPECTO CRTICO ANLISIS DE LA SITUACIN PROPUESTA
Ausencia de mtodos de
evaluacin del desempeo
De acuerdo con la distinta informacin recaba en la
organizacin, Medimport no posee un mtodo formal de evaluacin del desempeo,
esto derivado de la inexistencia de una planeacin formal de la etapa de organizacin, ya que no se sabra sobre qu medir
este desempeo. Slo llega a haber una
retroalimentacin por parte del jefe inmediato superior cuando se est cometiendo alguna falla
en la operacin.
Establecimiento de mtodos formales de evaluacin del
desempeo, que no se basen slo en la observacin directa
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ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN
Existen muchos mtodos de evaluacin del desempeo, los cules podrn ser determinados por el comit encargado de llevar a cabo la planeacin del rea de organizacin basndose en las necesidades y recursos con los que cuenta la empresa. Estos mtodos podrn ser tanto cualitativos como cuantitativos. Ejemplo:
Cuantitativos: establecimiento de indicadores (parecidos a los mostrados en la parte de instrumentacin) que hagan una relacin entre lo que debera ser y los resultados obtenidos por el empleado, a fin de poder tener una unidad de medida que te permita ver el avance o retroceso en el desempeo de ste y poder as dar una retroalimentacin objetiva.
Cualitativos: Reuniones peridicas con los empleados de la organizacin (evaluacin 360) en donde se propicie un clima de confianza para poder comparar el desempeo mostrado por el trabajador sobre el desempeo que se deseaba obtener, con el fin de dar una retroalimentacin objetiva y ciertas recomendaciones que mejoren su actividad.
RECOMENDACIONES
Antes de realizar la evaluacin del desempeo, se deben tener bien especificados los resultados que se pretendieron alcanzar
La evaluacin del desempeo es un aspecto de naturaleza subjetiva, sin embargo se