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MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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MANUAL USUARIO SISTEMA DE CORRESPONDENCIA
INVIMA
INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS - INVIMA
BOGOTÁ D.C. - COLOMBIA Sede Principal: Carrera 10 No. 64-28
PBX 294 8700 www.invima.gov.co
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Título: MANUAL DE USUARIO CORRESPONDENCIA
Fecha elaboración 2016-04-20
Sumario: Este documento presenta la funcionalidad de la Aplicación Correspondencia EN Base de Datos Mycrosoft Sql server
Palabras Claves: MANUAL USUARIO
Formato: .DOC Lenguaje: Español
Dependencia: Tecnologías de la Información
Autor (es): Yolanda Reyes
Firmas:
Aprobó:
Sandra Bello
Coordinadora Grupo de Informática Oficina de Tecnologias de la Información
Ubicación:
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA No. SOLICITUD
ELABORACIÓN DESCRIPCIÓN
1.0 2016-03-07 Migración Yolanda Reyes Elaboración del documento. De Base de Datos sysbase a sql-server
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Contenido
1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................................... 6 2. GENERALIDADES ....................................................................................................................................................... 6 2.1 OBJETO .................................................................................................................................................................... 6 2.2 ALCANCE .................................................................................................................................................................. 6 3. DEFINICIONES Y TÉCNICA ..................................................................................................................................... 7 4. GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA ..............................................................12 4.1 QUEJAS Y RECLAMOS ............................................................................................... ¡Error! Marcador no definido. 4.2 ACCESO A LA APLICACIÓN ....................................................................................................................................14 5. OPCIONES DEL PROGRAMA .................................................................................................................................16 5.1 Menú Archivo ............................................................................................................................................................17
5.1.1 Configurar Impresora .......................................................................................................................................17 5.1.2 Búsqueda de Correspondencia........................................................................................................................17
5.2 Menú Radicación ......................................................................................................................................................22 5.2.1 Radicar en correspondencia ............................................................................................................................23 5.2.2 Radicar ...........................................................................................................................................................27 5.2.3 Modificar Radicación: ......................................................................................................................................28 5.2.4 Anular Radicación .........................................................................................................................................29 5.2.6 Reimprimir Stickers .......................................................................................................................................30 5.2.5 Generar guías ...............................................................................................................................................31 5.2.6 Devolución Guías ..........................................................................................................................................32 5.2.7 Enviar correspondencia .................................................................................................................................33 5.2.8 Radicar en grupo .............................................................................................................................................33 5.2.9 Radicar Respuesta / Requerimiento trámite .....................................................................................................34 5.2.9 Reparto a múltiples dependencias ...................................................................................................................35 5.2.10 Radicar Quejas y Reclamos ..........................................................................................................................35 5.2.11 Consulta entregados a mano .........................................................................................................................40
5.3 Menú Trámite ...........................................................................................................................................................41 5.3.1 Asignar trámite ................................................................................................................................................41 5.3.2 Reasignación de Trámites ...............................................................................................................................42 5.3.3 Asignar Dependencia Tramite..........................................................................................................................42 5.3.4 Asignación Múltiple..........................................................................................................................................43 5.3.5 Asignación a Funcionarios ...............................................................................................................................43 5.3.6 Proceso Trámites ............................................................................................................................................44 5.3.7 Recibir Radicado Entrante ...............................................................................................................................44 5.3.8 Recibir Radicado Saliente ...............................................................................................................................45 5.3.9 Área de Trabajo...............................................................................................................................................46 5.3.10 Reclasificar tramite ........................................................................................................................................48 5.3.11 Consultas y Listados .....................................................................................................................................48 5.3.12 Preguntas frecuentes.....................................................................................................................................55 5.3.13 Reclasificar Otros ..........................................................................................................................................56
5.4 Menú Utilidades ........................................................................................................................................................58 5.4.1 Tablas parámetro ............................................................................................................................................58 5.4.2 Roles ..............................................................................................................................................................76 5.4.3. Permisos sobre aplicación .............................................................................................................................78 5.4.4 Cambiar Password ..........................................................................................................................................79
PRUEBAS CONTROLES DE CAMBIOS .........................................................................................................................92
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Gráficas
Gráfica 1. Icono para iniciar Aplicación de Correspondencia...........................................................................................15 Gráfica 2. Gráfica Inicial de entrada del Usuario Aplicación de Correspondencia ............................................................15 Gráfica 3. Validación Usuario ..........................................................................................................................................16 Gráfica 4. Entrada al Aplicativo de Correspondencia .......................................................................................................16 Gráfica 5. Menú Principal del Sistema Control de Correspondencia .................................................................................16 Gráfica 6. Opción Archivo del menú ................................................................................................................................17 Gráfica 7. Configurar Impresora ......................................................................................................................................17 Gráfica 8. Tres Criterios o Tipos de Correspondencia ......................................................................................................21 Gráfica 9. Opción Búsqueda ...........................................................................................................................................22 Gráfica 10. Menú Radicación ..........................................................................................................................................23 Gráfica 11. Radicar en Correspondencia - Entrante .........................................................................................................24 Gráfica 12. Radicar en Correspondencia - Saliente .........................................................................................................26 Gráfica 13. Radicar en Correspondencia Interna ............................................................................................................26 Gráfica 14. Radicar - Entrante ........................................................................................................................................28 Gráfica 15.Modificar Radicación entrante ........................................................................................................................29 Gráfica 16.Modificar Radicación saliente .........................................................................................................................29 Gráfica 17.Modificar Radicación ......................................................................................................................................30 Gráfica 18. Reimprimir Stickers .......................................................................................................................................31 Gráfica 19. Generar guías ...............................................................................................................................................32 Gráfica 20. Generar guías ...............................................................................................................................................32 Gráfica 21.Enviar Correspondencia .................................................................................................................................33 Gráfica 22. Radicar en Grupo ..........................................................................................................................................33 Gráfica 23. Radicar Respuesta/Requerimiento Trámite ...................................................................................................34 Gráfica 24. Reparto a múltiples dependencias .................................................................................................................35 Gráfica 25. Reparto no autorizado ...................................................................................................................................35 Gráfica 26. Radicar quejas y reclamos ............................................................................................................................36 Gráfica 27. Radicar Quejas y Reclamos 2 .......................................................................................................................38 Gráfica 28. Radicar Quejas y Reclamos - Denuncia ........................................................................................................39 Gráfica 29. Radicar Quejas y Reclamos ..........................................................................................................................40 Gráfica 30. Consulta entregados a mano.........................................................................................................................40 Gráfica 31. Menú Trámite ................................................................................................................................................41 Gráfica 32. Asignar trámite ..............................................................................................................................................41 Gráfica 33. Reasignación de Trámites .............................................................................................................................42 Gráfica 34. Asignar Dependencia Tramite .......................................................................................................................42 Gráfica 35. Asignación Múltiple .......................................................................................................................................43 Gráfica 36. Asignación a Funcionarios ............................................................................................................................43 Gráfica 37. Proceso Trámites ..........................................................................................................................................44 Gráfica 38. Recibir Radicado Entrante.............................................................................................................................45 Gráfica 39. Recibir Radicado Saliente .............................................................................................................................45 Gráfica 40. Área de Trabajo ............................................................................................................................................46 Gráfica 41. Área de trabajo crear un paso de un radicado .....................................................................................................47 Gráfica 42. Área de Trabajo crear paso siguiente en la radicación ...................................................................................47 Gráfica 43. Reclasificar tramite........................................................................................................................................48 Gráfica 44. Consultas y Listados Información de trámites ................................................................................................48 Gráfica 45. Solicitar listado Trámites resueltos en un periodo ..........................................................................................50 Gráfica 46. Consulta un Radicado ...................................................................................................................................53 Gráfica 47. Consulta un Radicado – Parte Superior .........................................................................................................54 Gráfica 48. Consulta un Radicado – Parte Inferior ...........................................................................................................54 Gráfica 49. Imprimir solicitud de radicación .....................................................................................................................54 Gráfica 50. Preguntas frecuentes ....................................................................................................................................56 Gráfica 51. Preguntas frecuentes reasignar temas ..........................................................................................................56
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Gráfica 52. Reclasificar Otros ..........................................................................................................................................57 Gráfica 53. Menú Utilidades ............................................................................................................................................58 Gráfica 54. Menú Tablas Parámetro ................................................................................................................................58 Gráfica 55. Parámetros ...................................................................................................................................................59 Gráfica 56. Países ..........................................................................................................................................................59 Gráfica 57. Dependencias..............................................................................................................................................60 Gráfica 58. Firmantes ......................................................................................................................................................61 Gráfica 59. Tipos de trámite ............................................................................................................................................61 Gráfica 60. Pasos por trámite ..........................................................................................................................................63 Gráfica 61. Días no hábiles .............................................................................................................................................74 Gráfica 62. Transportadoras ............................................................................................................................................75 Gráfica 63. Temas Preguntas Frecuentes .......................................................................................................................75 Gráfica 64. Usuarios .......................................................................................................................................................76 Gráfica 65. Definición Roles ............................................................................................................................................77 Gráfica 66. Permisos sobre datos....................................................................................................................................78 Gráfica 67. Permisos sobre aplicación.............................................................................................................................78 Gráfica 68. Menú Administrador_correspondencia ..............................................................................................................79 Gráfica 69. Menú coordinador_grupo .................................................................................................................................79 Gráfica 70. Menú funcionario grupo ...................................................................................................................................79 Gráfica 71. Cambio de Password ....................................................................................................................................80
Lista de Tablas
Tabla 1 Opciones - Funcionalidades ...............................................................................................................................10 Tabla 2. Tipos de trámite para radicación ........................................................................................................................36 Tabla 3. Dependencias o Direcciones INVIMA ................................................................................................................36 Tabla 4 Listados sobre trámites .......................................................................................................................................49 Tabla 5. Catalogo Tipos de Tramites ..............................................................................................................................61 Tabla 6. Pasos por Tramite ............................................................................................................................................64 Tabla 7 Roles de Funcionarios en la Aplicación Correspondencia ...................................................................................76 Tabla 8 tramites soportados en correspondencia ...........................................................................................................80 Tabla 9 Pasos siguientes ................................................................................................................................................81
Listados
Listado 1. Listado en Excel consulta de Radicación Entrante ..........................................................................................22 Listado 1. Sticker Radicar en Correspondencia - Saliente ...............................................................................................26 Listado 2. Sticker Radicar en Correspondencia - Interna ................................................................................................27 Listado 3. Sticker Radicar - Entrante ..............................................................................................................................28 Listado 4. Reimpresión del Sticker parte superior de la hoja en Impresión .....................................................................30 Listado 5. Exportar Sticker a un Archivo Word ...............................................................................................................31 Listado 6. Radicar Respuesta al trámite o requerimiento ................................................................................................35 Listado 7. Sticker Impresión Denuncia ..........................................................................................................................39 Listado 8. Trámites resueltos en un periodo ...................................................................................................................51 Listado 9. Imprimir Eventos ............................................................................................................................................55 Listado 10. Ej. Solicitud de trámite ..................................................................................................................................55
Archivos
Archivo 1. XLS Excel creado Trámites resueltos en un periodo .......................................................................................52
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1. INTRODUCCIÓN
Se hace necesario generar este manual para que los funcionarios y contratistas que tengan vínculo laboral con el INVIMA lo lean y conozcan como es el uso y manejo del aplicativo de correspondencia, lo cual les permitirá radicar, modificar, asignar y resolver la correspondencia interna allegada, generada y saliente así como realizar consultas.
2. GENERALIDADES
2.1 OBJETO
Mejorar y cambiar la Base de datos de la Aplicación existente de correspondencia, con el ánimo de Ofrecer una herramienta actualizada para del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA con el fin de garantizar el registro de toda la correspondencia, tanto como atención al usuario: derechos de petición, quejas, reclamos, recursos de reposición, consultas, como correspondencia entrante, correspondencia saliente y correspondencia interna. Y dar cumplimiento a las normas: Decreto 943 DE 2014 el Gobierno Nacional mejoró el Modelo Estándar de Control interno para el Estado Colombiano, el cual incluye el componente de Comunicación, definido como un elemento de control social que apoya la construcción de las relaciones humanas de la Entidad con sus grupos de interés internos y externos, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de 1998. Decreto 4485 de 2009 se “... adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”. Que los numerales 5.5.1 y 5.5.3 de la Norma Técnica en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 disponen que “La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la entidad’ y que “La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la entidad y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia, la eficiencia y la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad’, respectivamente Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Y 19 MECI 2014
2.2 ALCANCE
Contribuir con el cumplimiento de los objetivos del INVIMA a través del manejo de la comunicación interna, externa y/o organizacional, con el fin de seguir consolidando una imagen de confianza y transparencia ante su público, garantizando así el correcto manejo de la información que transita por nuestra Entidad. Así mismo desarrollar y fortalecer canales de comunicación efectivos que contribuyan con el fortalecimiento de la participación social y el apoyo transversal a las demás áreas del Instituto. El Sistema de Correspondencia tiene como Alcance cumplir con el manejo de la correspondencia que ingresa, egresa y se comparte en las Dependencias del INVIMA como son: Dirección de Medicamentos y Productos Biológicos; Dirección de Alimentos y Bebidas; Dirección de Dispositivos Médicos y Otras Tecnologías; Dirección de Cosméticos, Aseo, Plaguicidas y Productos de Higiene
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Doméstica, Oficina Asesora Jurídica, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Control Interno, Oficina de Laboratorios y control de calidad, Oficina de Atención al ciudadano, Oficina de Asuntos Internacionales.
3. DEFINICIONES Y TÉCNICA
El Aplicativo de Correspondencia es una herramienta que le permite al INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS INVIMA y a sus funcionarios ejercer control sobre el flujo de tipos de información y/o solicitudes (Documentos) que ingresan o salen del mismo tales como: Derechos de petición, Quejas, Reclamos, Recursos de reposición, Consultas, Correspondencia entrante, Correspondencia saliente y Correspondencia interna, etc. El Aplicativo cliente/servidor programado en Power Builder utiliza base de datos sql server. Para manejo Interno, o desde la Oficina de Atención al ciudadano. Las Quejas y Reclamos también se pueden efectuar por el aplicativo Web. Power Builder : es una herramienta de desarrollo empresarial orientada a objetos que permite construir diferentes tipos de aplicaciones y componentes. Se pueden desarrollar aplicaciones cliente/servidor, aplicaciones distribuidas, y aplicaciones para Internet. Comunicación organizacional: es la evolución del concepto de comunicación interna que ahora involucra la construcción y/o fortalecimiento de una cultura organizacional basada en el sentido de pertenencia y la identidad frente a la misión, principios y valores de la Entidad. Derecho de petición: Ley 1755 de 2015. Artículos 13 y siguientes. Es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas ante las autoridades o particulares que ejerzan funciones públicas, por motivos de interés general o particular, sin que para estos efectos requiera apoderado. Toda actuación que se inicie ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición, así no se invoque se entiende implícito en actuaciones como reconocimiento de un derecho, petición de información, solicitud de copias de documentos, formulación de consultas, denuncias y reclamos y la interposición de recursos, entre otros. Se clasifica en:
Interés general: Es la solicitud que una persona o una comunidad hace para que se le preste un servicio o se cumpla una función propia de la entidad, con el fin de resolver necesidades de tipo comunitario. Interés particular: Es la solicitud que una persona hace con el fin de que se le resuelva determinado interrogante o inquietud que solo le interesa a él o a su entorno. Petición de información y solicitud de copias: Consiste en solicitar información sobre las acciones de las autoridades y en particular a que se expidan copias (si no tienen carácter reservado); la solicitud puede estar motivada por intereses personales o con el fin de ejercer control y vigilancia sobre las entidades. Formulación de consultas o petición de consulta: Cuando una persona solicita ante la autoridad que exprese su opinión, su
concepto, o su dictamen sobre determinada materia relacionada con sus funciones o con situaciones de su competencia. Contamos con diez (10) días hábiles para resolver su petición o informar el trámite de la misma a partir del día hábil siguiente a su recepción.
También usuario puede ejercer su derecho de petición por medio de: Queja: Es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con la conducta irregular realizada por uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones o con respecto a los servicios prestados, o una queja sobre productos competencia del Invima Reclamo: Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, por la inconformidad manifiesta ante una respuesta a un trámite que se encontraba a cargo de la Entidad referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud. Datos derechos de petición. 2 Ley 1755 de 2015. Artículo 16.
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3.1 INSTALACION
La instalación se lleva a cabo obteniendo los archivos u objetos:
Él se procesa una vez. Es la versión del cliente para que la correspondencia pueda ser procesada en su equipo. Para instalar el aplicativo de correspondencia, primero asegúrese de no estar ejecutando la Aplicación (si se trata de
actualizar el aplicativo), debe oprime Enter o Click sobre el icono . Después de esto el sistema le informa si realmente quiere instalar la aplicación de Correspondencia Invima:
Gráfica 1. Pantalla de instalación
Oprima Instalar , el Aplicativo comienza a instalarse:
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Gráfica 2. Pantalla ejecución de la instalación
E igualmente informa sobre su terminación, oprima .
Gráfica 3. Pantalla informando de la finalización de la instalación o actualización.
En cada equipo de cómputo se ha instalado el programa de correspondencia abriendo un acceso directo en el escritorio del mismo para un mejor manejo por parte del usuario y a cada funcionario se la ha asignado un nombre de usuario y una contraseña para que pueda acceder al mismo y se les ha dado una inducción de cómo entrar y manipular las diferentes opciones para el correcto manejo del programa.
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3.2 FUNCIONALIDADES
Tabla 1 Opciones - Funcionalidades
Clase de Menù OPCIONES Funcionalidades
Archivo
Configurar Impresora
Búsqueda
Cerrar Alt F4: Cerrar alguna opción abierta
Salir Del Sistema
Radicación
Radicar en Correspondencia
Radicar
Modificar Radicación
Anular Radicación
Radicaciones del Día
Reimprimir Stickers
Generar guías
Devolución Guías
Enviar correspondencia
Radicar en grupo
Radicar Respuesta/Requerimiento Tramite
Reparto a múltiples dependencias
Radicar Quejas y Reclamos
Consulta entregados a mano
Tramite
Asignar tramite
Reasignación de Trámites
Asignar Dependencia Tramite
Asignación Múltiple
Asignación a Funcionarios
Proceso Tramites
Recibir Radicado Entrante
Recibir Radicado Saliente
Área de Trabajo
Reclasificar tramite
Firma documentos
Consultas y Listados
Preguntas frecuentes
Reclasificar Otros
Utilidades Tablas parámetro
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Clase de Menù OPCIONES Funcionalidades
Parámetros
Países
Dependencias
Firmantes
Tipos de tramite
Pasos por tramite
Días no hábiles
Transportadoras
Temas Preguntas Frecuentes
Usuarios
Roles
Definición
Permisos sobre datos
Permisos sobre Aplicación
Cambio de Password Cembie el Password o contraseña de
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4. GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA
Esta oficina es la encargada de la radicación ENTRANTE, SALIENTE E INTERNA del Instituto.
4.1 RADICACIÓN ENTRANTE
Como su nombre lo indica es aquella que ingresa al Instituto proveniente de un ENTE EXTERNO que remite la correspondencia, esta radicación no genera reparto al momento de recibirla en la dependencia destino solo es de una sola
vía. En el área de correspondencia radican todo lo que tienen que ver con los DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS y CONSULTAS, estas solicitudes al momento de radicarse tienen un proceso interno que se detalla a continuación:
Notas: Se hace referencia a “Días” o a “Días Hábiles” comprendidos entre el lunes y viernes incluidos se exceptúan los días en los cuales el Invima no preste servicio al público. Los “Días Calendario” los días se contarán corridos, se incluyen los no laborables.
Los tipos de radicación ENTRANTE son parametrizables y son: Derecho de petición: . Se clasifica en:
Interés general Interés particular Petición de información y solicitud de copias Consultas
También usuario puede ejercer su derecho de petición por medio de: Queja, Reclamo Datos derechos de petición. 2 Ley 1755 de 2015. Artículo 16. Todo derecho de petición debe contener: 1 Autoridad a la que se dirige. 2. Nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad, dirección donde recibirá respuesta. 3. Número de fax o dirección de correo electrónico si el peticionario así lo considera. 4. Dirección electrónica si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil. 5. Objeto de la petición. 6. Razones en que fundamenta su petición. 7. Relación de los requisitos exigidos por la ley y de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite, si es el caso. 8. Firma del peticionario.
Tabla 2 Correspondencia entrante
Correspondencia ENTRANTE – Opciones
Tipo tramite Descripción
Estado
Activo/ Inactivo
Requiere respuesta
días_ respuesta calendario quejas
Multi- reparto
Descripción tramite
Opción
7 CORRESPONDENCIA
ENTRANTE A No 0 No Si
Radicar en
Corresp o Radicar
1 DERECHO DE PETICIÓN GENERAL
A Si 15 0 Si No
Radicación en
quejas y reclamos
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Correspondencia ENTRANTE – Opciones
Tipo tramite Descripción
Estado Activo/ Inactivo
Requiere respuesta
días_ respuesta calendario quejas
Multi- reparto
Descripción tramite
Opción
9
DERECHO DE
PETICION INFORMAC
A Si 10 0 Si Si 0:habil y 1: calendario
Radicación en
quejas y reclamos
15 DERECHO DE PETICION PARTICULAR
A Si 15 0 Si Si Radicación en quejas y reclamos
16 DERECHO DE PETICION CONSULTA
A Si 30 0 S Si Radicación en quejas y reclamos
11 RECURSO DE REPOSICION
A Si 60 1 No No Radicar en Corresp o Radicar
12 TUTELA A Si 2 0 No No Radicar en Corresp o
Radicar
17 DENUNCIAS A Si 15 0 S Si Radicación en quejas y
reclamos
3 QUEJA A Si 15 0 Si No Radicación en quejas y
reclamos
8 RECLAMO A Si 15 0 Si No Radicación en quejas y
reclamos
103
RADICACION
RESPUESTA USUARIO
A No 0 S No
Radicación en
quejas y reclamos
10 CONSULTA I S 30 0 N Si NO opción
14 PROCESOS
SANCIONATORIOS I S NULL 0 N No
No opción
13 CONTACTENOS -
INVIMA VIRTUAL A Si 5 1 Si
No Opciòn
Tabla 3. Tipos de Radicación Entrante
4.2 CORRESPONDENCIA SALIENTE
Como su nombre lo indica es toda aquella correspondencia que se genera de un en cualquier dependencia de Invima necesita de un procedimiento de radicación para ser enviada a un destinatario.
4.3 CORRESPONDENCIA INTERNA
Es toda aquella correspondencia que se genera en cada una de las dependencias del Instituto y que necesita de radicación para ser recibida en la dependencia destino.
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4.4 PROCESO DE RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA ES EL SIGUIENTE.
Se debe obtener un usuario con su respectiva clave para trabajar en la aplicación, todos los empleados del Invima tienen acceso a correspondencia. La Correspondencia contiene Tramites (o de entrada, salida, Internos), Cada trámite contienen una serie de pasos a seguir (ver tabla de pasos) Se tiene tres opciones en el Menú Radicación para radicar Trámites:
Entrante Saliente Interna
Radicar en Correspondencia o Radicar
entrante Recurso reposición Tutela
Radicación en Grupo : entrante Recurso reposición
Tutela Correspondencia Saliente Consulta Circular
Cualquier funcionario de cada dependencia con acceso puede recibir la correspondencia con el respectivo código de usuario, solamente coordinadores reciben la correspondencia del área, asignan y reparten a cada grupo según el tipo de trámite asigna a cada funcionario, el funcionario de su dependencia. Una vez asignada la correspondencia de un trámite el usuario asignado entra al sistema, recibe la correspondencia (el sistema coloca la fecha del sistema cuando la recibe y queda en su área de trabajo, coloca una leyenda algo que ayude a identificar mi tramite por ejemplo el número del proceso sancionatorio de mi proceso sancionatorio.
4.5 ACCESO A LA APLICACIÓN
Una vez asignado un código de usuario para ingresar al Sistema de Correspondencia, si es primera vez, se debe cambiar la clave luego de ello se puede ingresar al sistema. Los Usuarios se definen con diferentes roles dependiendo del funcionario y su rol asignado puede tener acceso a diferentes opciones del menú (Ver opción Roles, Permisos sobre la aplicación) y así llevar a cabo los pasos de cada trámite
El acceso a la Aplicación de Correspondencia se ejecuta de dos modos desde su PC:
a. En el escritorio o monitor del Usuario, debe tener un icono identificado como Correspondencia SQL
oprima doble CLICK sobre este para ejecutar esta Aplicación o programa. Gráfica siguiente:
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Gráfica 4. Icono Aplicación de Correspondencia
b. A continuación le muestra una Gráfica de despliegue (Gráfica. 2) una Gráfica de con el logo del INVIMA, informa que está en el sistema de Correspondencia, y le solicita Un usuario y su contraseña autorizados para entrada al sistema:
Gráfica 5. Gráfica Inicial de entrada del Usuario Aplicación de Correspondencia
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El usuario entra los datos solicitados, el sistema de correspondencia valida estos datos Gráfica siguiente.
Gráfica 6. Validación Usuario
El sistema le afirma la entrada al sistema de Correspondencia mostrándole el Menú Inicial.
Gráfica 7. Entrada al Aplicativo de Correspondencia
5. OPCIONES DEL APLICATIVO
Gráfica 8. Menú Principal del Sistema Control de Correspondencia
La anterior Gráfica y de acuerdo a cada rol de usuario, le presenta activas o inactivas las opciones para que el usuario pueda manipular las opciones que se detallan a continuación: ARCHIVO - RADICACIÓN - TRAMITE - UTILIDADES – VENTANAS
El proceso se resume:
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Capítulo 2: Espacio de trabajo
5.1 Menú Archivo
Gráfica 9. Opción Archivo del menú Principal
Oprima del menú (Archivo)
5.1.1 Configurar Impresora
Esta opción debe ser utilizada por el personal encargado de las radicaciones tanto de la Oficina de Correspondencia como de la Oficina de Quejas y Reclamos; se utilizan cuando en el computador se tiene instalada más de una impresora, al presionar el puntero del mouse en esta opción aparece una Gráfica como la que se muestra a continuación. Acá se observa en donde se muestran todas las impresoras que se tenga configuradas en el equipo (computador personal), estos usuarios deben seleccionar la impresora de STICKERS y esta debe quedar como predeterminada.
Oprima Impresoras para elegir la Impresora que va a usar para imprimir o los tickets o alguna Radicación , información, etc
Gráfica 10. Configurar Impresora
5.1.2 Búsqueda de Correspondencia
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Gráfica 11. Búsqueda de Correspondencia Entrante
5.1.2.1 Búsqueda Correspondencia ENTRANTE:
Esta consulta se utiliza cuando se requiere saber el número de radicado de una solicitud de un usuario determinado, cuenta con los siguientes parámetros:
De : Nombre del remitente o empresa Referencia: Palabras que contenga la solicitud y que se hayan digitado Observación: Palabras que coloco en observaciones Documento: Digite el número del documento si lo conoce Fecha de Radicación: digite la fecha de radicación si la conoce
Digite su búsqueda y oprima en la pestaña Búsqueda el sistema le muestra su selección:
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Gráfica 12. Listado con la búsqueda de Correspondencia entrante
5.1.2.2 Búsqueda Correspondencia Saliente
Esta opción funciona de la misma forma que la búsqueda de radicación ENTRANTE y se utiliza cuando se quiere saber con qué número de radicado se envió una correspondencia a determinado usuario, los parámetros de búsqueda de esta opción son similares a la búsqueda ENTRANTE:
Esta consulta se utiliza cuando se requiere saber el número de radicado de una solicitud de un usuario determinado, cuenta con los siguientes parámetros: Para : Nombre A QUIEN SE remitente o empresa Atenciòn : Referencia: Palabras que contenga la solicitud y que se hayan digitado Observación: Palabras que coloco en observaciones Documento: Digite el número del documento si lo conoce Fecha de Radicación: digite la fecha de radicación si la conoce
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Gráfica 13. Búsqueda de Correspondencia
Esta consulta se utiliza cuando se requiere saber el número de radicado de una solicitud de un usuario determinado, cuenta con los siguientes parámetros:
De : Nombre del remitente o empresa Referencia: Palabras que contenga la solicitud y que se hayan digitado Observación: Palabras que coloco en observaciones
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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Documento: Digite el número del documento si lo conoce Fecha de Radicación: digite la fecha de radicación si la conoce
Digite su búsqueda y oprima en la pestaña Búsqueda el sistema le muestra su selección:
5.1.2.3 Búsqueda Correspondencia Interna
La consulta interna se utiliza para ubicar peticiones que se realizan internamente entre dependencias y sus parámetros de búsqueda son REFERENCIAS y OBSERVACIONES. Esta ventana presenta tres criterios de búsqueda con respecto a la Correspondencia: ENTRANTE, SALIENTE e INTERNA, importante ya que permite saber con qué radicado y que día se efectuó una radicación.
Gráfica 14. Tres Criterios o Tipos de Correspondencia
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Gráfica 15. Opción Búsqueda
La anterior consulta puede ser guardada , oprima Enviar a Excel el sistema le solicita el nombre del archivo a
donde va a guardar esta consulta : La siguiente es la luestra del listado consulta:
Listado 1. Listado en Excel consulta de Radicación Entrante
5.2 Menú Radicación
El menú de radicación presenta varias opciones de trabajo como se puede apreciar en la grafica, algunas de estas opciones no se activaran para algunos perfiles (esto es para algunos usuarios) debido a que son especificas para la oficina de CORRESPONDENCIA y la oficina de QUEJAS Y RECLAMOS.
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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Gráfica 16. Menú Radicación
La siguiente grafica nos muestra las opciones que se utilizan tanto en la oficina de correspondencia, oficina de quejas y reclamos y las dependencias en general para cada tipo de radicación.
5.2.1 Radicar en correspondencia Según la siguiente Gráfica se puede radicar correspondencia saliente o radica entrante o radicar interna:
Se oprime nueva , se digitan los datos, se oprime Salvar, si existe algún faltante o error, el sistema avisa mediante un mensaje. Ejemplo:
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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,
Esta opción es utilizada por la oficina de correspondencia y la oficina de quejas y reclamos y solicita los siguientes datos:
5.2.1.1 Radicación Entrante
Gráfica 17. Radicar en Correspondencia - Entrante
TRAMITE: Se encuentran los diferentes tipos de tramite que se pueden radicar: consulta – correspondencia entrante. Se selecciona de una lista:
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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Dependencia Radicadora: Quien está Radicando DE: nombre de persona o empresa que remite la solicitud PARA: se selecciona la oficina a la cual va dirigida REFERENCIA: se escribe el asunto de la referencia. Dirección del Remitente: Anotar la Dirección del remitente (DE) Email del Remitente: Digite el correo electrónico del remitente Ciudad, número de documento (si existe) Numero de Folios, teléfono y alguna nota de anexo donde se hace una descripción de lo que se radica Una vez digitados los datos se oprime Salvar
5.2.1.2 Radicación Saliente
Para crear una Radicación Saliente; Se oprime Nueva (o duplicar según se tengan anterior creado en la misma sesión), digitan los datos según correspondencia de envió, tal como en la siguiente Gráfica:
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Gráfica 18. Radicar en Correspondencia - Saliente
El trámite es correspondencia saliente, seleccionar la dependencia de la lista, seleccionar quien firma el documento de la
lista, etc seleccionar cuantos Sticker necesita una vez llenados los datos se oprime , el sistema asigna
automáticamente el consecutivo o número de Radicación La Radicación genera el Sticker:
Listado 2. Sticker Radicar en Correspondencia - Saliente
5.2.1.2 Radicación Interna
Gráfica 19. Radicar en Correspondencia Interna
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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Seleccionar el trámite de la lista , digite los datos ej De: es la dependencia
de, Para es la dependencia para la cual es la correspondencia , etc.
Una vez digitada oprima , el sistema le envía un Sticker para marcar los folios anexos.
Listado 3. Sticker Radicar en Correspondencia - Interna
5.2.2 Radicar
Según la siguiente Gráfica se puede radicar correspondencia saliente o radica entrante o radicar interna, es similar a radicar
en correspondencia, se llenan los datos, se oprime :
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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Gráfica 20. Radicar - Entrante
Listado 4. Sticker Radicar - Entrante
5.2.3 Modificar Radicación: Bajo ciertas características solo son modificables las Radicaciones de correspondencia: Ej. el firmante, folios, etc.
Se digita el número de la radicación de correspondencia, se oprime , se lleva a cabo los cambios, se oprime
:
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Gráfica 21.Modificar Radicación entrante
Gráfica 22.Modificar Radicación saliente
5.2.4 Anular Radicación
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Se debe conocer el número de Radicación digítelo, oprima , al anular se digita la razón por la que se anuló, y
oprima
Gráfica 23.Modificar Radicación
5.2.6 Reimprimir Stickers
Se puede reimprimir stickers dependiendo que se requiera marcar folios faltantes, etc: Digite el número de
Radicación oprima , si desea observar el Sticker localícelo moviendo las barras horizontal y vertical,
oprima si desea enviarlo a la impresora , u oprima si quiere ver o exportar el Sticker a un documento Word .
Listado 5. Reimpresión del Sticker parte superior de la hoja en Impresión
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Listado 6. Exportar Sticker a un Archivo Word
Gráfica 24. Reimprimir Stickers
5.2.5 Generar guías Se pueden generar las guías para Transporte, digitar los datos faltantes, o generar la guía de un solo radicado:
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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Gráfica 25. Generar guías
Seleccionamos del combo de selección (Gráfica inferior izquierda), Oprimimos grabar para generarlas:
5.2.6 Devolución Guías
Las guías se pueden devolver por diferentes motivos, este se deberá registrar:
Gráfica 26. Generar guías
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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5.2.7 Enviar correspondencia Debe existir la guía generada:
Gráfica 27.Enviar Correspondencia
5.2.8 Radicar en grupo De la misma manera, en grupo se puede generar correspondencia interna, entrante y saliente, ver siguiente Gráfica.
Gráfica 28. Radicar en Grupo
5.4.9 Radicar Respuesta/Requerimiento Trámite Seleccionamos y/o digitamos según le Gráfica siguiente y oprimimos Salvar:
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Código:
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Gráfica 29. Radicar Respuesta/Requerimiento Trámite
5.2.9 Radicar Respuesta / Requerimiento trámite
Esta corresponde a una correspondencia Saliente el trámite es de dos tipos. Digite los campos de la pantalla, (Respuesta final que se genera para el interesado que permitir cerrar un trámite.) , oprima
:
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Listado 7. Radicar Respuesta al trámite o requerimiento
5.2.9 Reparto a múltiples dependencias
Digitamos el número de radicación, seleccionamos hacia donde ira la correspondencia (reparto) y oprimimos: reparto
Gráfica 30. Reparto a múltiples dependencias
Para generar el reparto se debe haber radicado el trámite:
Gráfica 31. Reparto no autorizado
5.2.10 Radicar Quejas y Reclamos El sistema muestra la pantalla siguiente:
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Gráfica 32. Radicar quejas y reclamos
Seleccionamos el tipo de trámite según tabla siguiente:
Tabla 4. Tipos de trámite para radicación
DESCRIPCIÓN TRAMITE
CIRCULAR INTERNA
CONSULTA INTERNA
CONTACTENOS INVIMAVIRTIJAL
CORRESPONDENCLA ENTRANTE
CORRESPONDENCLA SALIENTE
DAR RESPUESTA TRAMTE
DENUNCIAS
DERECHO DE PETICION CONSULTA
DERECHO DE PETICION GENERAL
DERECHO DE PETICION INFORMAC
DERECHO DE PETICION PARTICULAR
QUEJA
RADICACION RESPUESTA USUARIO
RECLAMO
RECURSO DE REPOSICION
REQUERIMIENTO
TUTELA
y seleccionamos la dependencia Radicadora según la siguiente tabla :
Tabla 5. Dependencias o Direcciones INVIMA
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Tabla dependencias o direcciones
CD DEPENDENCIA
1 DIRECCION GENERAL
4 SECRETARLA GENERAL
5 FINANCIERO Y PRESUPUESTAL
7 GRUPO DE TESORERIA
8 GRUPO DE TALENTO HUMANO
11 GRUPO DE CORRESPONDENCL4
13 GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL
14 DIRECCIÓN DEALIMENTOSY BEBIDAS
18 DIRECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS BIOLÓGICOS
22 OFICINA DE CONTROL INTERNO
23 OFICINAASESORAJURIDICA
24 OFICINA ASESO RA DE PLANEACIÓN
27 OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
28 GRUPO DE PUBLICIDAD
31 GRUPO DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO
32 GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
34 GRUPO REG.SANITARIOS DE MEDICAMENTOS Y PROD.5.
35 GRUPO REG.SANITARIOS NOTÌF.COSMET)COS,ASEO,PLAG
36 GRUPO DE REGISTROS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
40 OFICINA DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
45 DIRECCIÓN DE DISPOSITIVOS MÉDICOS Y OTRAS TECNO LOG
49 CONTROL DE CALIDAD Y PRODUCTOS BIOLOGICOS
51 LABORATORIO DE PRODUCTOS BIOLOGICOS
52 GRUPO LABORATORIO MICROBIOLOGLA DE ALIMENTOS Y BEG
54 GRUPO DE FARMACOVIGILANCLA Y ALERTAS
56 GRUPO LABORATORIO FISICOQUIMICO DE ALIMENTOS Y BEG
60 GRUPO DE TRABAJO TERRITORIAL CENTRO ORIENTE 2
61 GRUPO DE TRABAJO TERRITORIAL COSTA CARIBE I
62 GRUPO TRABAJO TERRITORIAL ORIENTE I
63 GRUPO TRABAJO TERRITORIAL CENTRO OCCIDENTE 1
64 GRUPO DE TRABAJO TERRITORIAL COSTA CARIBE 2
65 GRUPO TRABAJO TERRITORIAL ORIENTE 3
66 GRUPO DE TRABAJO TERRITORIAL ORINOQUIA
67 GRUPO DE TRABAJO TERRITORLAL CENTRO OCCCENTE 2
77 GRUPO PASO FRONTERLZO CUCUTA
81 GRUPO DE GESTION ADMINISTRATVA
93 GRUPO TECNICO EN PRIMERA BARRERA Y ADMISIBILIDAD
94 GRUPO TECNICO DE CARNES
96 GRUPO TECNICO DISPOSITIVOS MEDICOS Y OTRAS TECNOL
101 GRUPO TECNICO DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS BIOLOGIC
109 GRUPO VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA
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Tabla dependencias o direcciones
CD DEPENDENCIA
110 GRUPOADMINISTRACION DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCLA
115 GRUPO TRABAJO TERRITORIAL EJE CAFETERO
125 GRUPO DE BUENAS PRACTICAS CLINICAS
129 DEL SISTEMA DE ANALISIS DE RIESGOS QUIMICOS
129 LABORATORIO DE MICROBIOLOGIA DE MEDICAMENTOS
130 GRUPO DE TECNOVIGILANCLA
132 GRUPO LABORATORIO SUBDINSUMOS PARA LASALUD
133 OFICINADE LABORATORIOS Y CONTROL DE CALICAD
133 OFICINA DE LABORATORIOS Y CONTROL DE CALIDAD
134 OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES
138 DIRECCIÓN DE COSMÉTICOS,ASEO,PLAGUICC)ASY PROD.H
139 DIRECCIÓN DE OPERACIONES SANITARLAS
143 LABORATORIO DE DISPOSITIVOS
149 GRUPO TECNICO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
150 GRUPO LABORATORIO FISICO-MECANICO DISPOSIT.MEDICOS
152 GRUPO DE PUBLICIDAD DE LA DIRECCIÓN DE MEDICAMENTO
153 GRUPO DE SOPORTE TECNOLÓGICO
164 GRUPO ADQUISICIONES Y SUMINISTROS
165 GRUPO DE REACCION INMEDLATA- URI
166 OFICINADE PASTO
167 OFICINA DE IBAGUE
168 GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO A LA DIR. MEDICAMENTOS
169 GRUPO DE ARTICULACIÓN YAPOYO TECNICO DE LA DIR. MEDICAME
171 PASO FRONTERLZO SAN MK3UEL
Seleccionar el Tipo de Contacto: Correo certificado, personalmente, Email, telefónico:
Gráfica 33. Radicar Quejas y Reclamos 2
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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Gráfica 34. Radicar Quejas y Reclamos - Denuncia
Se digitan los datos, se oprime , el sistema asigna numero a la Radicación, e imprime el Sticker si fue seleccionado mas de 1:
Listado 8. Sticker Impresión Denuncia
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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Gráfica 35. Radicar Quejas y Reclamos
5.2.11 Consulta entregados a mano
Esta correspondencia es saliente, se debe agregar una observación:
Gráfica 36. Consulta entregados a mano
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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5.3 Menú Trámite
Gráfica 37. Menú Trámite
5.3.1 Asignar trámite Para asignar trámites se debe ser Coordinador de Grupo, se seleccionan las radicaciones, las dependencias y grupo a asignar, se oprime asignar:
Gráfica 38. Asignar trámite
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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5.3.2 Reasignación de Trámites
Gráfica 39. Reasignación de Trámites
5.3.3 Asignar Dependencia Tramite
Gráfica 40. Asignar Dependencia Tramite
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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5.3.4 Asignación Múltiple
Gráfica 41. Asignación Múltiple
5.3.5 Asignación a Funcionarios Cuando una Radicación se asigna a funcionarios:
Gráfica 42. Asignación a Funcionarios
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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5.3.6 Proceso Trámites
Gráfica 43. Proceso Trámites
5.3.7 Recibir Radicado Entrante
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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Gráfica 44. Recibir Radicado Entrante
5.3.8 Recibir Radicado Saliente
Gráfica 45. Recibir Radicado Saliente
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
Versión:
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5.3.9 Área de Trabajo
Gráfica 46. Área de Trabajo
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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En el área de trabajo observamos los radicados con sus pasos de una radicación, asignada a un usuario de una dependencia: veámosla de cerca:
Gráfica 47. Área de trabajo crear un paso de un radicado
Para crear el siguiente paso se llenan los datos solicitados y se oprime :
Gráfica 48. Área de Trabajo crear paso siguiente en la radicación
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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5.3.10 Reclasificar tramite
Gráfica 49. Reclasificar tramite
5.3.11 Consultas y Listados
5.3.11.1 Información de trámites:
Gráfica 50. Consultas y Listados Información de trámites
En esta opción se pueden solicitar diferentes tipos de Listados:
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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Tabla 6 Listados sobre trámites
Para la anterior grafica las opciones de listados son las de la siguiente tabla, además cada listado se puede imprimir o enviar a un archivo (Excel, CSV, Texto, de Base de Datos, etc.
Listados sobre tramites
Tramites en curso por funcionario
Tramites en curso por dependencia
Total tramites radicados periodo
Tramites resueltos en un periodo
Tramites resueltos por firmante
Tramites salientes por dependencia (periodo)
Quejas resueltas en un periodo
Tramites radicados en fecha específica
Total tramites radicados por dependencia periodo
Total tramites resueltos por dependencia periodo
Total radicados por Funcionario
Total Radicados resueltos por funcionario
Total Quejas derechos de Petición y Reclamos resueltos
Total Quejas derechos de Petición y Reclamos pendientes
Radicados Respuesta a Tramites Enviados
Formato de Asignación
Tramites enviados a Entes Territoriales
Informe de Tramites Recibidos por funcionario
Total tramites estudiados por funcionario
Informe Citas asignadas para notificación
Listado de tramites con mas de 3 dias sin movimiento
Radicados por recibir en Correspondencia
Tramites entrantes por recibir en dependencia (periodo)
Trámites internos por entregar en dependencia (periodo)
Tramites radicados por dependencia (entrante periodo)
Tramites radicados por dependencia (interna periodo)
Tramites radicados por dependencia (saliente periodo)
Por ejemplo:
5.3.11.1.1 Tramites Resueltos en un periodo
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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Gráfica 51. Solicitar listado Trámites resueltos en un periodo
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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Listado 9. Trámites resueltos en un periodo
En este caso se puede enviar el listado también a un archivo de Tipos:
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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Archivo 1. XLS Excel creado Trámites resueltos en un periodo
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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5.3.11.2 Consulta Radicado
Esta consulta es por radicación: Digite la Radicación y oprima Consultar :
Gráfica 52. Consulta un Radicado
La consulta anterior tiene dos partes: la superior se refiere a la radicación al instante de Radicar:
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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Gráfica 53. Consulta un Radicado – Parte Superior
Gráfica 54. Consulta un Radicado – Parte Inferior
Gráfica 55. Imprimir solicitud de radicación
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Listado 10. Imprimir Eventos
Listado 11. Ej. Solicitud de trámite
5.3.12 Preguntas frecuentes
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Gráfica 56. Preguntas frecuentes
Gráfica 57. Preguntas frecuentes reasignar temas
5.3.13 Reclasificar Otros Solo reclasifica correspondencias entrantes:
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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Gráfica 58. Reclasificar Otros
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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5.4 Menú Utilidades
Gráfica 59. Menú Utilidades
5.4.1 Tablas parámetro
Gráfica 60. Menú Tablas Parámetro
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5.4.1.1 Parámetros
Gráfica 61. Parámetros
5.4.1.2 Países
Gráfica 62. Países
5.4.1.3 Dependencias
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Gráfica 63. Dependencias
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5.4.1.4 Firmantes
Gráfica 64. Firmantes
5.4.1.5 Tipos de trámite
Gráfica 65. Tipos de trámite
Tabla 7. Catalogo Tipos de Tramites
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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CATALOGO TIPOS DE TRAMITES 0:habil y 1: calendario A:Activo I: Inactivo
E: Entrada S: Salida I:Interna
Cdg Tipo tramite Descripción estado
Requiere respuesta
días_ respuesta calendario quejas tipo
Multi- reparto Descripción tramite
1 DERECHO DE
PETICIÓN GENERAL A S 15 0 S E N NULL
3 QUEJA A S 15 0 S E N NULL
7 CORRESPONDENCIA
ENTRANTE A N NULL 0 N E S NULL
8 RECLAMO A S 15 0 S E N NULL
9 DERECHO DE PETICION INFORMAC
A S 10 0 S E S 0:habil y 1: calendario
10 CONSULTA I S 30 0 N E S NULL
11 RECURSO DE REPOSICION
A S 60 1 N E N NULL
12 TUTELA A S 2 0 N E N NULL
13 CONTACTENOS - INVIMA VIRTUAL
A S 5 1 S E NULL NULL
14 PROCESOS SANCIONATORIOS
I S NULL 0 N E N NULL
15
DERECHO DE
PETICION PARTICULAR
A S 15 0 S E S NULL
16 DERECHO DE PETICION CONSULTA
A S 30 0 S E S NULL
17 DENUNCIAS A S 15 0 S E S NULL
103 RADICACION RESPUESTA USUARIO
A N NULL 0 S E N NULL
2 CONSULTA INTERNA A S 15 0 N I S NULL
6 CIRCULAR INTERNA A S NULL 0 N I S NULL
4 SOLICITUD DE INFORMACION
I S NULL 0 N S S NULL
5 CORRESPONDENCIA SALIENTE
A N NULL 0 N S S
Ingrese los datos del documento que
ser remitido a cualquier institución fuera de la sede y que no está‚ ligada a un trámite en curso
101 REQUERIMIENTO A N NULL 0 N S S
Documento que ser remitido al interesado que ha radicado un trámite (por correspondencia), para que allegue más
información sobre su petición.
102 DAR RESPUESTA
TRAMITE A N NULL 0 N S S
Respuesta final que se genera para el
interesado que permitir cerrar un trámite.
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5.4.1.6 Pasos por trámite
Gráfica 66. Pasos por trámite
Lo anterior, más la secuencia de pasos (cual antes, cual después) se puede diseñar y crear el movimiento del trámite, estos están en la base de datos. Los pasos son estados por donde va el procedimiento físico de un trámite (y su documentación) los efectúan funcionarios y actualizan dependiendo del rol que tengan dentro del sistema tienen con una leve descripción del proceso del trámite: ej. La anterior grafica muestra una pantalla en su parte superior está el trámite en este caso 01 – DERECHO DE PETICION, en la parte inferior tres columnas con datos código de tramite (en este caso 1 o 01) código del paso y nombre o descripción del paso; Donde paso es una función o proceso de algún funcionario y es registrado y controlado dentro del sistema automáticamente, los pasos son generados por el funcionario respecto a su función respecto a él, ver opción 5.5.1.2 Consulta un radicado. En el orden secuencial de este trámite los pasos se deben ejecutar; en la gráfica anterior observamos que el trámite Derecho de petición General tiene una serie de pasos para llevar a cabo el correspondiente trámite así: Radicación: La persona (Establecimiento, Cliente, etc.), llega a la ventanilla (o entra a la página de Internet,.. etc.) junto con la documentación solicita el derecho de Petición. El funcionario ejecuta 5.3.2 Radica, o el usuario ejecuta el proceso de radicar desde Internet (Los datos van quedando en la base de datos de Invima. Reparto a la Dependencia desde radicación: La oficina de Atención al ciudadano, consulta esos radicados y reparte el proceso a la dependencia asignada. Recibir Radicado 5.5.7 o 5.5.8: La dependencia a quien fue asignada esa radicación (algún funcionario de la dependencia ejecuta el paso en el sistema), dependiendo de del tipo de radicación recibe el radicado. (El trámite se puede devolver a otra dependencia (reparto a otra dependencia), el coordinador reasignación de trámite para efectuar este paso función (opción del sistema) el radicado debe estar en el área de trabajo. Repartir a los funcionarios: Un coordinador reparte el radicado (pueden efectuar reparto múltiple) Y así sucesivamente.
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Ver tabla Pasos siguientes al final.
Tabla 8. Pasos por Tramite
1 PASOS POR TRAMITE
DERECHO DE PETICION GENERAL Cdg Paso descripción tipo
Fecha esperada calendario
1 RADICACION RA NULL 0
2 DIGITALIZACION RA NULL 0
3 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
4 ASIGNACION TRAMITE AT NULL 0
6 REPARTO A FUNCIONARIO ASIGNADO RE NULL 0
21 ESTUDIO TRAMITE TL NULL 0
22 GENERAR REQUERIMIENTO TL NULL 0
23 Vo. Bo. FIRMANTE VF NULL 0
24 IMPRESION DOCUMENTO TL NULL 0
50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
51 GENERAR GUIA RA NULL 0
52 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
72 REPARTO RESPUESTA TRAMITE A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
73 REPARTO REQUERIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
99 DELEGAR A SECRETARIAS DE SALUD U OTROS ES NULL 0
100 ESPERA RESPUESTA REQUERIMIENTO ES NULL 0
101 RADICACION RESPUESTA REQUERIMIENTO RA NULL 0
102 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
201 GENERA RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
202 Vo.Bo. FIRMANTE REQUERIMIENTO VF NULL 0
203 IMPRESION DOCUMENTO RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
204 REPARTO TRAMITE A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
205 GENERAR GUIA RA NULL 0
206 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
210 ESPERA RECURSO ES NULL 0
211 RADICACION RECURSO RA NULL 0
222 Vo.Bo. FIRMANTE RESPUESTA VF NULL 0
900 ARCHIVA PROCESO RA NULL 0
901 RESPUESTA PARCIAL RA NULL 0
2 PASOS POR TRAMITE CONSULTA INTERNA
Cdg Paso descripción tipo
Fecha esperada calendario
1 RADICACION RA NULL 0
3 REPARTO A OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
4 ASIGNACION TRAMITE AT NULL 0
6 REPARTO A FUNCIONARIO ASIGNADO RE NULL 0
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2 PASOS POR TRAMITE CONSULTA INTERNA
21 ESTUDIO TRAMITE TL NULL 0
23 Vo. Bo. FIRMANTE VF NULL 0
24 IMPRESION DOCUMENTO TL NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
74 REPARTO RESPUESTA OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
75 REPARTO COPIA FUNCIONARIO RE NULL 0
201 GENERA RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
202 Vo.Bo. FIRMANTE REQUERIMIENTO VF NULL 0
203 IMPRESION DOCUMENTO RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
222 Vo.Bo. FIRMANTE RESPUESTA VF NULL 0
900 ARCHIVA PROCESO RA NULL 0
3 QUEJA
1 RADICACION RA NULL 0
3 REPARTO A QUEJAS/RECLAMOS DESDE RADICACION RA NULL 0
4 ASIGNACION TRAMITE AT NULL 0
5 ASIGNACION DEPENDENCIA QUEJA TL NULL 0
6 REPARTO A FUNCIONARIO ASIGNADO RE NULL 0
21 ESTUDIO TRAMITE TL NULL 0
22 GENERAR REQUERIMIENTO TL NULL 0
50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
51 GENERAR GUIA RA NULL 0
52 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
72 REPARTO RESPUESTA TRAMITE A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
73 REPARTO REQUERIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
99 DELEGAR A SECRETARIAS DE SALUD U OTROS ES NULL 0
100 ESPERA RESPUESTA REQUERIMIENTO ES NULL 0
101 RADICACION RESPUESTA REQUERIMIENTO RA NULL 0
102 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
202 Vo.Bo. FIRMANTE REQUERIMIENTO VF NULL 0
204 REPARTO TRAMITE A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
205 GENERAR GUIA RA NULL 0
206 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
222 Vo.Bo. FIRMANTE RESPUESTA VF NULL 0
900 ARCHIVA PROCESO RA NULL 0
901 RESPUESTA PARCIAL RA NULL 0
4 SOLICITUD DE INFORMACIÓN
1 RADICACION RA NULL 0
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4 SOLICITUD DE INFORMACIÓN
50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
75 REPARTO COPIA FUNCIONARIO RE NULL 0
205 GENERAR GUIA RA NULL 0
206 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
207 REPARTO CORRESPONDENCIA DEVUELTA RE NULL 0
5 CORRESPONDENCIA SALIENTE
1 RADICACION RA NULL 0
50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
75 REPARTO COPIA FUNCIONARIO RE NULL 0
205 GENERAR GUIA RA NULL 0
206 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
207 REPARTO CORRESPONDENCIA DEVUELTA RE NULL 0
6 CIRCULAR INTERNA
1 RADICACION RA NULL 0
3 REPARTO A OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
75 REPARTO COPIA FUNCIONARIO RE NULL 0
800 ARCHIVAR DOCUMENTO TL NULL 0
7 CORRESPONDENCIA ENTRANTE
1 RADICACION RA NULL 0
2 DIGITALIZACION RA NULL 0
3 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
4 ASIGNACION TRAMITE AT NULL 0
6 REPARTO A FUNCIONARIO ASIGNADO RE NULL 0
21 ESTUDIO TRAMITE TL NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
75 REPARTO COPIA FUNCIONARIO RE NULL 0
800 ARCHIVAR DOCUMENTO TL NULL 0
900 ARCHIVA DOCUMENTO RA NULL 0
8 RECLAMO
1 RADICACION RA NULL 0
3 REPARTO A QUEJAS/RECLAMOS DESDE RADICACION RA NULL 0
4 ASIGNACION TRAMITE AT NULL 0
5 ASIGNACION DEPENDENCIA RECLAMO TL NULL 0
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8 RECLAMO
6 REPARTO A FUNCIONARIO ASIGNADO RE NULL 0
21 ESTUDIO TRAMITE TL NULL 0
22 GENERAR REQUERIMIENTO TL NULL 0
50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
51 GENERAR GUIA RA NULL 0
52 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
72 REPARTO RESPUESTA TRAMITE A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
73 REPARTO REQUERIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
99 DELEGAR A SECRETARIAS DE SALUD U OTROS ES NULL 0
100 ESPERA RESPUESTA REQUERIMIENTO ES NULL 0
101 RADICACION RESPUESTA REQUERIMIENTO RA NULL 0
102 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
202 Vo.Bo. FIRMANTE REQUERIMIENTO VF NULL 0
204 REPARTO TRAMITE A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
205 GENERAR GUIA RA NULL 0
206 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
222 Vo.Bo. FIRMANTE RESPUESTA VF NULL 0
900 ARCHIVA PROCESO RA NULL 0
9 DERECHO DE PETICION INFORMAC
1 RADICACION RA NULL 0
2 DIGITALIZACION RA NULL 0
3 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
4 ASIGNACION TRAMITE AT NULL 0
6 REPARTO A FUNCIONARIO ASIGNADO RE NULL 0
21 ESTUDIO TRAMITE TL NULL 0
22 GENERAR REQUERIMIENTO TL NULL 0
23 Vo. Bo. FIRMANTE VF NULL 0
24 IMPRESION DOCUMENTO TL NULL 0
50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
51 GENERAR GUIA RA NULL 0
52 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
72 REPARTO RESPUESTA TRAMITE A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
73 REPARTO REQUERIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
99 DELEGAR A SECRETARIAS DE SALUD U OTROS ES NULL 0
100 ESPERA RESPUESTA REQUERIMIENTO ES NULL 0
101 RADICACION RESPUESTA REQUERIMIENTO RA NULL 0
102 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
201 GENERA RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
202 Vo.Bo. FIRMANTE REQUERIMIENTO VF NULL 0
203 IMPRESION DOCUMENTO RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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9 DERECHO DE PETICION INFORMAC
204 REPARTO TRAMITE A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
205 GENERAR GUIA RA NULL 0
206 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
210 ESPERA RECURSO ES NULL 0
211 RADICACION RECURSO RA NULL 0
222 Vo.Bo. FIRMANTE RESPUESTA VF NULL 0
900 ARCHIVA PROCESO RA NULL 0
901 RESPUESTA PARCIAL RA NULL 0
10 CONSULTA
1 RADICACION RA NULL 0
2 DIGITALIZACION RA NULL 0
3 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
4 ASIGNACION TRAMITE AT NULL 0
5 ASIGNACION DEPENDENCIA CONSULTA TL NULL 0
6 REPARTO A FUNCIONARIO ASIGNADO RE NULL 0
21 ESTUDIO TRAMITE TL NULL 0
22 GENERAR REQUERIMIENTO TL NULL 0
23 Vo. Bo. FIRMANTE VF NULL 0
24 IMPRESION DOCUMENTO TL NULL 0
50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
51 GENERAR GUIA RA NULL 0
52 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
72 REPARTO RESPUESTA TRAMITE A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
73 REPARTO REQUERIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
75 REPARTO COPIA FUNCIONARIO RE NULL 0
99 DELEGAR A SECRETARIAS DE SALUD U OTROS ES NULL 0
100 ESPERA RESPUESTA REQUERIMIENTO ES NULL 0
101 RADICACION RESPUESTA REQUERIMIENTO RA NULL 0
102 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
201 GENERA RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
202 Vo.Bo. FIRMANTE REQUERIMIENTO VF NULL 0
203 IMPRESION DOCUMENTO RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
204 REPARTO TRAMITE A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
205 GENERAR GUIA RA NULL 0
206 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
210 ESPERA RECURSO ES NULL 0
211 RADICACION RECURSO RA NULL 0
222 Vo.Bo. FIRMANTE RESPUESTA VF NULL 0
900 ARCHIVA PROCESO RA NULL 0
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11 RECURSO DE REPOSICION
1 RADICACION RA NULL 0
2 DIGITALIZACION RA NULL 0
3 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
4 ASIGNACION TRAMITE AT NULL 0
6 REPARTO A FUNCIONARIO ASIGNADO RE NULL 0
21 ESTUDIO TRAMITE TL NULL 0
22 GENERAR REQUERIMIENTO TL NULL 0
23 Vo. Bo. FIRMANTE VF NULL 0
24 IMPRESION DOCUMENTO TL NULL 0
50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
51 GENERAR GUIA RA NULL 0
52 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
72 REPARTO RESPUESTA TRAMITE A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
100 ESPERA RESPUESTA REQUERIMIENTO ES NULL 0
101 RADICACION RESPUESTA REQUERIMIENTO RA NULL 0
102 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
201 GENERA RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
202 Vo.Bo. FIRMANTE REQUERIMIENTO VF NULL 0
203 IMPRESION DOCUMENTO RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
204 REPARTO TRAMITE A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
205 GENERAR GUIA RA NULL 0
206 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
210 ESPERA RECURSO ES NULL 0
211 RADICACION RECURSO RA NULL 0
222 Vo.Bo. FIRMANTE RESPUESTA VF NULL 0
900 ARCHIVA PROCESO RA NULL 0
12 TUTTELA
1 RADICACION RA NULL 0
2 DIGITALIZACION RA NULL 0
3 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
4 ASIGNACION TRAMITE AT NULL 0
6 REPARTO A FUNCIONARIO ASIGNADO RE NULL 0
21 ESTUDIO TRAMITE TL NULL 0
23 Vo. Bo. FIRMANTE VF NULL 0
24 IMPRESION DOCUMENTO TL NULL 0
50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
51 GENERAR GUIA RA NULL 0
52 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
72 REPARTO RESPUESTA TRAMITE A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
73 REPARTO REQUERIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
99 DELEGAR A SECRETARIAS DE SALUD U OTROS ES NULL 0
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12 TUTTELA
201 GENERA RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
202 Vo.Bo. FIRMANTE REQUERIMIENTO VF NULL 0
203 IMPRESION DOCUMENTO RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
204 REPARTO TRAMITE A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
205 GENERAR GUIA RA NULL 0
206 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
222 Vo.Bo. FIRMANTE RESPUESTA VF NULL 0
900 ARCHIVA PROCESO RA NULL 0
13 CONTACTENOS - INVIMA VIRTUAL
1 RADICACION RA NULL 0
3 REPARTO A OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
4 ASIGNACION TRAMITE AT NULL 0
6 REPARTO A FUNCIONARIO ASIGNADO RE NULL 0
21 ESTUDIO TRAMITE TL NULL 0
23 Vo. Bo. FIRMANTE VF NULL 0
24 IMPRESION DOCUMENTO TL NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
74 REPARTO RESPUESTA OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
99 DELEGAR A SECRETARIAS DE SALUD U OTROS ES NULL 0
201 GENERA RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
202 Vo.Bo. FIRMANTE REQUERIMIENTO VF NULL 0
203 IMPRESION DOCUMENTO RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
222 Vo.Bo. FIRMANTE RESPUESTA VF NULL 0
900 ARCHIVA PROCESO RA NULL 0
14 PROCESOS SANCIONATORIOS
1 RADICACION RA NULL 0
2 DIGITALIZACION RA NULL 0
3 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
4 ASIGNACION TRAMITE AT NULL 0
5 ASIGNACION DEPENDENCIA CONSULTA TL NULL 0
6 REPARTO A FUNCIONARIO ASIGNADO RE NULL 0
21 ESTUDIO TRAMITE TL NULL 0
22 GENERAR REQUERIMIENTO TL NULL 0
23 Vo. Bo. FIRMANTE VF NULL 0
24 IMPRESION DOCUMENTO TL NULL 0
50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
51 GENERAR GUIA RA NULL 0
52 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
72 REPARTO RESPUESTA TRAMITE A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
73 REPARTO REQUERIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
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14 PROCESOS SANCIONATORIOS
75 REPARTO COPIA FUNCIONARIO RE NULL 0
99 DELEGAR A SECRETARIAS DE SALUD ES NULL 0
140 ESPERA RESPUESTA REQUERIMIENTO ES NULL 0
141 RADICACION RESPUESTA REQUERIMIENTO RA NULL 0
142 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
201 GENERA RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
202 Vo.Bo. FIRMANTE REQUERIMIENTO VF NULL 0
203 IMPRESION DOCUMENTO RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
204 REPARTO TRAMITE A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
205 GENERAR GUIA RA NULL 0
206 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
211 RADICACION RECURSO RA NULL 0
214 ESPERA RECURSO ES NULL 0
222 Vo.Bo. FIRMANTE RESPUESTA VF NULL 0
900 ARCHIVA PROCESO RA NULL 0
15 DERECHO DE PETICION PARTICULAR
1 RADICACION RA NULL 0
2 DIGITALIZACION RA NULL 0
3 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
4 ASIGNACION TRAMITE AT NULL 0
5 ASIGNACION DEPENDENCIA DERECHOS DE PETICION TL NULL 0
6 REPARTO A FUNCIONARIO ASIGNADO RE NULL 0
21 ESTUDIO TRAMITE TL NULL 0
22 GENERAR REQUERIMIENTO TL NULL 0
23 Vo. Bo. FIRMANTE VF NULL 0
24 IMPRESION DOCUMENTO TL NULL 0
50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
51 GENERAR GUIA RA NULL 0
52 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
72 REPARTO RESPUESTA TRAMITE A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
73 REPARTO REQUERIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
99 DELEGAR A SECRETARIAS DE SALUD ES NULL 0
100 ESPERA RESPUESTA REQUERIMIENTO ES NULL 0
101 RADICACION RESPUESTA REQUERIMIENTO RA NULL 0
102 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
201 GENERA RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
202 Vo.Bo. FIRMANTE REQUERIMIENTO VF NULL 0
203 IMPRESION DOCUMENTO RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
204 REPARTO TRAMITE A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
205 GENERAR GUIA RA NULL 0
206 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
210 ESPERA RECURSO ES NULL 0
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ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES UNA COPIA NO CONTROLADA
15 DERECHO DE PETICION PARTICULAR
211 RADICACION RECURSO RA NULL 0
222 Vo.Bo. FIRMANTE RESPUESTA VF NULL 0
900 ARCHIVA PROCESO RA NULL 0
901 RESPUESTA PARCIAL RA NULL 0
16 DERECHO DE PETICION CONSULTA
1 RADICACION RA NULL 0
2 DIGITALIZACION RA NULL 0
3 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
4 ASIGNACION TRAMITE AT NULL 0
5 ASIGNACION DEPENDENCIA DERECHOS DE PETICION TL NULL 0
6 REPARTO A FUNCIONARIO ASIGNADO RE NULL 0
21 ESTUDIO TRAMITE TL NULL 0
22 GENERAR REQUERIMIENTO TL NULL 0
23 Vo. Bo. FIRMANTE VF NULL 0
24 IMPRESION DOCUMENTO TL NULL 0
50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
51 GENERAR GUIA RA NULL 0
52 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
72 REPARTO RESPUESTA TRAMITE A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
73 REPARTO REQUERIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
99 DELEGAR A SECRETARIAS DE SALUD ES NULL 0
100 ESPERA RESPUESTA REQUERIMIENTO ES NULL 0
101 RADICACION RESPUESTA REQUERIMIENTO RA NULL 0
102 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
201 GENERA RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
202 Vo.Bo. FIRMANTE REQUERIMIENTO VF NULL 0
203 IMPRESION DOCUMENTO RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
204 REPARTO TRAMITE A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
205 GENERAR GUIA RA NULL 0
206 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
210 ESPERA RECURSO ES NULL 0
211 RADICACION RECURSO RA NULL 0
222 Vo.Bo. FIRMANTE RESPUESTA VF NULL 0
900 ARCHIVA PROCESO RA NULL 0
901 RESPUESTA PARCIAL RA NULL 0
17 DENUNCIAS
1 RADICACION RA NULL 0
2 DIGITALIZACION RA NULL 0
3 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
4 ASIGNACION TRAMITE AT NULL 0
5 ASIGNACION DEPENDENCIA QUEJA TL NULL 0
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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Página: 73 de 94
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17 DENUNCIAS
6 REPARTO A FUNCIONARIO ASIGNADO RE NULL 0
21 ESTUDIO TRAMITE TL NULL 0
22 GENERAR REQUERIMIENTO TL NULL 0
23 Vo. Bo. FIRMANTE VF NULL 0
24 IMPRESION DOCUMENTO TL NULL 0
50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
51 GENERAR GUIA RA NULL 0
52 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
72 REPARTO RESPUESTA TRAMITE A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
73 REPARTO REQUERIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS RE NULL 0
99 DELEGAR A SECRETARIAS DE SALUD ES NULL 0
100 ESPERA RESPUESTA REQUERIMIENTO ES NULL 0
101 RADICACION RESPUESTA REQUERIMIENTO RA NULL 0
102 REPARTO A LA DEPENDENCIA DESDE RADICACION RE NULL 0
201 GENERA RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
202 Vo.Bo. FIRMANTE REQUERIMIENTO VF NULL 0
203 IMPRESION DOCUMENTO RESPUESTA TRAMITE TL NULL 0
204 REPARTO TRAMITE A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
205 GENERAR GUIA RA NULL 0
206 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
210 ESPERA RECURSO ES NULL 0
211 RADICACION RECURSO RA NULL 0
222 Vo.Bo. FIRMANTE RESPUESTA VF NULL 0
900 ARCHIVA PROCESO RA NULL 0
901 RESPUESTA PARCIAL RA NULL 0
101 REQUERIMIENTO
1 RADICACION RA NULL 0
50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
75 REPARTO COPIA FUNCIONARIO RE NULL 0
205 GENERAR GUIA RA NULL 0
206 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
207 REPARTO CORRESPONDENCIA DEVUELTA RE NULL 0
102 DAR RESPUESTA TRAMITE
1 RADICACION RA NULL 0
50 REPARTO A CORRESPONDENCIA RE NULL 0
70 REPARTO COPIA DOCUMENTO OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
71 REPARTO TRAMITE OTRA DEPENDENCIA RE NULL 0
75 REPARTO COPIA FUNCIONARIO RE NULL 0
205 GENERAR GUIA RA NULL 0
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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Página: 74 de 94
Fecha de Emisión: 2016 junio
ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES UNA COPIA NO CONTROLADA
102 DAR RESPUESTA TRAMITE
206 ENVIO CORRESPONDENCIA RA NULL 0
207 REPARTO CORRESPONDENCIA DEVUELTA RE NULL 0
103 RADICACION RESPUESTA USUARIO
1 RADICACION RESPUESTA TRAMITE RA NULL 0
5.4.1.7 Días no hábiles
Gráfica 67. Días no hábiles
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5.4.1.8 Transportadoras
Gráfica 68. Transportadoras
5.4.1.9 Temas Preguntas Frecuentes
Gráfica 69. Temas Preguntas Frecuentes
5.4.2 Usuarios
Para ejecutar esta opción se debe tener rol de administración :
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Gráfica 70. Usuarios
5.4.2 Roles
5.4.2.1 Definición
Los roles son una agrupación de opciones que un usuario (funcionario) puede efectuar: Los roles existentes son:
Tabla 9 Roles de Funcionarios en la Aplicación Correspondencia
ROLES CORRESPONDENCIA
Administrador_correspondencia
coordinador_grupo
direccion_general
encargado_archivo
encargado_quejas
firmante
funcionario_grupo
invima_virtual_corr
radicador_correspondencia
radicador_internet_corr
radicador_quejas
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Gráfica 71. Definición Roles
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5.4.2.2 Permisos sobre datos
Gráfica 72. Permisos sobre datos
5.4.2.3 Permisos sobre aplicación
Cada Rol anteriormente mostrado tiene acceso a permisos sobre cada opción del menú principal Ejemplo usuario con Rol administrador_correspondencia tiene acceso a todas las opciones del menú, condicionado a solamente los datos de la dirección a donde pertenezca:
Gráfica 73. Permisos sobre aplicación
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Gráfica 74. Menú Administrador_correspondencia
Gráfica 75. Menú coordinador_grupo
Gráfica 76. Menú funcionario grupo
5.4.4 Cambiar Password
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Gráfica 77. Cambio de Password
Tabla 10 tramites soportados en correspondencia
Cdg tramite
descripcion estado
Requiere respuesta
Dias respuesta
calendario
quejas
tipo
multireparto
descrip_tramite
5 CORRESPONDENCIA SALIENTE
A N NULL 0 N S S Ingrese los datos del documento que ser remitido a cualquier institucion fuera de la sede y que no est? ligada a un tramite en curso
4 SOLICITUD DE INFORMACION
I S NULL 0 N S S NULL
6 CIRCULAR INTERNA
A S NULL 0 N I S NULL
7 CORRESPONDENCIA ENTRANTE
A N NULL 0 N E S NULL
3 QUEJA A S 15 0 S E N NULL
2 CONSULTA INTERNA
A S 15 0 N I S NULL
1 DERECHO DE PETICION GENERAL
A S 15 0 S E N NULL
102 DAR RESPUESTA TRAMITE
A N NULL 0 N S S Respuesta final que se genera para el interesado que permitir cerrar un tramite.
101 REQUERIMIENTO A N NULL 0 N S S Documento que ser remitido al interesado que ha radicado un tramite (por
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Cdg tramite
descripcion estado
Requiere respuesta
Dias respuesta
calendario
quejas
tipo
multireparto
descrip_tramite
correspondencia), para que allegue mas informacion sobre su peticion.
103 RADICACION RESPUESTA USUARIO
A N NULL 0 S E N NULL
8 RECLAMO A S 15 0 S E N NULL
9 DERECHO DE PETICION INFORMAC
A S 10 0 S E S 0:habil y 1: calendario
10 CONSULTA A S 30 0 N E S NULL
11 RECURSO DE REPOSICION
A S 60 1 N E N NULL
12 TUTELA A S 2 0 N E N NULL
13 CONTACTENOS - INVIMA VIRTUAL
A S 5 1 S E NULL NULL
14 PROCESOS SANCIONATORIOS
I S NULL 0 N E N NULL
15 DERECHO DE PETICION PARTICULAR
A S 15 0 S E S NULL
17 DENUNCIAS A S 15 0 S E S NULL
16 DERECHO DE PETICION CONSULTA
A S 30 0 S E S NULL
Tabla 11 Pasos siguientes
Cdg tramite cdg_paso Próximos pasos
1 2 3
1 3 4
1 1 2,3
1 51 52
1 52 100
1 24 50
1 50 51
1 22 23
1 23 24,21,22
1 201 202
1 204 205
1 210 211:900
1 206 210
1 205 206
1 203 204
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Cdg tramite cdg_paso Próximos pasos
1 202
馗nico#21
1 21
1.VoBo Requerimiento#202,2.VoBo Respuesta Tramite#222,3.Reparto Otra Dependencia#71,4.Archiva proceso#900,5.Delegar a Secretarias de Salud u Otros#99
1 4 6
1 900 0
1 100 101
1 101 102
1 102 4
4 1 if(valor=2,50,205)
4 205 206
4 206 0
5 1 50,205
4 50 205
5 50 205
5 205 206
5 206 0
2 3 4
12 1 2,3
102 1 50,205
102 50 205
102 205 206
102 206 0
101 1 50,205
101 50 205
101 205 206
101 206 0
103 1 0
3 1 if(valor=2,71,50)
3 3 4
3 4 6
3 21
1.VoBo Requerimiento#202,2.VoBo Respuesta Tramite#222,3.Reparto Otra Dependencia#71,4.Archiva proceso#900,5.Delegar a Secretarias de Salud u Otros#99
3 22 23
3 50 51
3 51 52
3 52 100
3 100 101
3 101 102
3 102 4
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Cdg tramite cdg_paso Próximos pasos
3 204 205
3 205 206
3 206 210
3 900 0
3 71 4
3 72 900
3 73 100
9 1 2,3
9 2 3
9 3 4
9 4 6
9 21
1.VoBo Requerimiento#202,2.VoBo Respuesta Tramite#222,3.Reparto Otra Dependencia#71,4.Archiva proceso#900,5.Delegar a Secretarias de Salud u Otros#99
9 22 23
9 23 24,21,22
9 24 50
9 50 51
9 51 52
9 52 100
9 100 101
9 101 102
9 102 4
1 6 21
9 201 202
9 202
馗nico#21
9 203 204
9 204 205
9 205 206
9 206 210
9 210 211:900
9 900 0
10 1 2,3
10 2 3
10 3 4
10 4 6
10 71 4
10 73 100
1 73 100
10 72 900
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Cdg tramite cdg_paso Próximos pasos
10 21
1.VoBo Requerimiento#202,2.VoBo Respuesta Tramite#222,3.Reparto Otra Dependencia#71,4.Archiva proceso#900,5.Delegar a Secretarias de Salud u Otros#99
10 22 23
10 23 24,21,22
10 24 50
10 50 51
10 51 52
10 52 100
10 100 101
10 101 102
10 102 4
10 201 202
10 202
馗nico#21
10 203 204
10 204 205
10 205 206
10 206 210
10 210 211:900
10 900 0
11 1 2,3
11 2 3
11 3 4
11 4 6
11 21
1.VoBo Requerimiento#202,2.VoBo Respuesta Tramite#222,3.Reparto Otra Dependencia#71,3.Archiva proceso#900
11 22 23
11 23 24,21,22
11 24 50
11 50 51
11 51 52
11 52 100
11 100 101
11 101 102
11 102 4
11 201 202
11 202
1.Reparto 馗nico#21
11 203 204
11 204 205
11 205 206
11 206 210
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Cdg tramite cdg_paso Próximos pasos
11 210 211:900
11 900 0
8 1 if(valor=2,71,50)
8 3 4
8 4 6
8 21
1.VoBo Requerimiento#202,2.VoBo Respuesta Tramite#222,3.Reparto Otra Dependencia#71,4.Archiva proceso#900,5.Delegar a Secretarias de Salud u Otros#99
8 22 23
8 50 51
8 51 52
8 52 100
8 71 4
8 72 900
8 73 100
8 100 101
8 101 102
8 102 4
8 204 205
8 205 206
8 206 210
8 900 0
1 72 900
9 72 900
9 73 100
7 1 2,3
7 2 3
7 3 4
2 1 3
6 1 3
2 21 1.VoBo Respuesta Tramite#222,2.Reparto Otra Dependencia#71,3.Archiva proceso#900
6 3 4
2 74 900
2 4 6
2 71 4
12 2 3
12 3 4
12 4 6
12 71 4
3 5 71
12 72 900
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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Cdg tramite cdg_paso Próximos pasos
12 21
1.VoBo Respuesta Tramite#222,2.Reparto Otra Dependencia#71,3.Archiva proceso#900,4.Delegar a Secretarias de Salud u Otros#99
12 23 24,21,22
12 24 50
12 50 51
12 51 52
1 71 4
11 71 4
9 71 4
12 201 202
12 202
馗nico#21
12 203 204
12 204 205
12 205 206
12 206 900
12 900 0
6 71 4
8 5 71
4 70 0
7 70 0
102 70 0
101 70 0
6 70 0
2 70 4
10 70 4
5 70 0
10 5 71
11 72 900
6 800 0
7 800 0
13 1 4
102 207 900
13 4 21
13 21
1.Respuesta Tramite#900,2.Reparto Otra Dependencia#71,3.Delegar a Secretarias de Salud u Otros#99
101 207 900
4 207 900
5 207 900
3 202
馗nico#21
2 202
馗nico#21
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
Versión:
Página: 87 de 94
Fecha de Emisión: 2016 junio
ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES UNA COPIA NO CONTROLADA
Cdg tramite cdg_paso Próximos pasos
2 75 0
4 75 0
5 75 0
6 75 0
7 75 0
10 75 0
101 75 0
102 75 0
1 99 101
3 99 101
9 99 101
10 99 101
12 99 101
14 1 2,3
14 2 3
14 3 4
14 4 6
14 5 71
16 23 24,21,22
16 24 50
14 21
1.VoBo Requerimiento#202,2.VoBo Respuesta Tramite#222,3.Reparto Otra Dependencia#71,4.Archiva proceso#900,5.Delegar a Secretarias de Salud#99
14 22 23
14 23 24,21,22
14 24 50
14 50 51
14 51 52
14 52 140
14 70 0
14 71 4
14 72 900
14 73 140
14 75 0
14 99 141
14 140 141
14 141 142
14 142 21
14 201 202
15 3 4
14 203 204
14 204 205
14 205 206
14 206 214
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
Versión:
Página: 88 de 94
Fecha de Emisión: 2016 junio
ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES UNA COPIA NO CONTROLADA
Cdg tramite cdg_paso Próximos pasos
14 214 211:900
14 900 0
15 1 2,3
15 51 52
15 52 100
15 24 50
15 50 51
15 22 23
15 23 24,21,22
15 201 202
15 204 205
15 210 211:900
15 206 210
15 205 206
15 203 204
15 202
1.Reparto 馗nico#21
15 21
1.VoBo Requerimiento#202,2.VoBo Respuesta Tramite#222,3.Reparto Otra Dependencia#71,4.Delegar a Secretarias de Salud#99,5.Archiva proceso#900
15 4 6
15 900 0
15 100 101
15 101 102
15 102 4
17 1 if(valor=2,71,50)
17 3 4
17 4 6
17 21
1.VoBo Requerimiento#202,2.VoBo Respuesta Tramite#222,3.Reparto Otra Dependencia#71,4.Archiva proceso#900,5.Delegar a Secretarias de Salud u Otros#99
17 22 23
17 50 51
17 51 52
17 52 100
17 100 101
17 101 102
17 102 4
17 204 205
17 205 206
17 206 210
17 900 0
17 71 4
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
Versión:
Página: 89 de 94
Fecha de Emisión: 2016 junio
ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES UNA COPIA NO CONTROLADA
Cdg tramite cdg_paso Próximos pasos
17 72 900
17 73 100
16 1 2,3
16 2 3
16 3 4
16 4 6
8 202
馗nico#21
10 6 21
7 6 21
16 6 21
16 21
1.VoBo Requerimiento#202,2.VoBo Respuesta Tramite#222,3.Reparto Otra Dependencia#71,4.Delegar a Secretarias de Salud#99,5.Archiva proceso#900
16 22 23
16 50 51
16 51 52
16 52 100
16 100 101
16 101 102
16 102 4
16 201 202
16 202
馗nico#21
16 203 204
16 204 205
16 205 206
16 206 210
16 210 211:900
16 900 0
15 73 100
15 72 900
16 72 900
16 73 100
15 71 4
15 2 4
16 71 4
17 202
馗nico#21
7 4 6
7 21 1.Archiva Documento#900
7 900 0
7 71 4
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
Código:
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Cdg tramite cdg_paso Próximos pasos
1 222
馗nico#21,3.Respuesta Parcial#901,4.Archiva proceso#900
9 222
馗nico#21,3.Respuesta Parcial#901,4.Archiva proceso#900
10 222
馗nico#21,3.Archiva proceso#900
3 222
馗nico#21,3.Respuesta Parcial#901,4.Archiva proceso#900
2 222
1.Reparto Respuesta 馗nico#21,4.Archiva proceso#900
15 222
馗nico#21,3.Respuesta Parcial#901,4.Archiva proceso#900
16 222
馗nico#21,3.Respuesta Parcial#901,4.Archiva proceso#900
17 222
馗nico#21,3.Archiva proceso#900,4.Respuesta Parcial#901
8 222
馗nico#21,3.Respuesta Parcial#901,4.Archiva proceso#900
17 6 21
15 6 21
14 6 21
13 6 21
12 6 21
2 6 21
8 6 21
11 6 21
9 6 21
12 222
馗nico#21,3.Archiva proceso#900
3 6 21
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Cdg tramite cdg_paso Próximos pasos
15 70 4
3 70 0
17 70 0
13 71 4
15 5 71
16 5 71
MANUAL CORRESPONDENCIA SQL
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Página: 92 de 94
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PRUEBAS CONTROLES DE CAMBIOS
REQUERIMIENTO PRUEBA
Ver opción del índice Utilidades – Tablas parámetro – Pasos por trámite 5.4.1.6 Ver Tabla Catalogo Tipos de Tramite 5.4.1.5 Ver Tabla Pasos siguientes Ver Área de trabajo con el ejemplo del paso Ver consultas 5.3.11.2
Tabla
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Página: 93 de 94
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