Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI

PRODUCTIVIDAD PERSONAL PARA UNA GESTIÓN EXITOSA DE PROYECTOS

ENRIQUE  VILLARROEL  A. SEPTIEMBRE  2015  SANTIAGO,  CHILE

evillarroel.cl@gmail.com www.slideshare.net/evillarroel

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Presentación basada en importantes autores

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Por qué estamos aquí ?

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Para saber cómo priorizar, reducir tu estrés y poder cumplir tus proyectos

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Sobrecargado de Trabajo ?

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Has calculado lo mucho que tienes que hacer … comparado con el tiempo que

tienes para hacerlo …?

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Cada vez estamos más ocupados … en

el trabajo y en la vida.

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Puede ser momento de cambiar …

Te sientes estresado todo el

tiempo Sales tarde del

trabajo

El día nunca tiene suficientes horas

No consigues hacer lo que

realmente querías hacer

Nunca puede decir No cuando

te piden algo

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Tenemos que aprender a hacer menos

Menos estrés  y la sensación de que

controlamos nuestro tiempo, en lugar de ser esclavo o víctima de él

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Lo primero … Tomar conciencia que el problema es grave.

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Parece que la Vida solo es Trabajo Y aunque no se menciona siempre … una buena parte de este tiempo extra de trabajo es un desperdicio total

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Síntomas y fenómenos que agravan nuestra vida.

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Estamos ocupados como nunca estuvieron

nuestros padres

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Cuál de estas dos jornadas prefieres…? Hay todo el tiempo del mundo. Si no lo termino hoy, siempre puedo seguir mañana. No hay vida fuera del trabajo. Con frecuencia no hay una meta clara, excepto trabajar muchas horas. No sé la diferencia entre lo importante y lo no importante. Se malgasta el tiempo constantemente. Es físicamente insano. Sensación de tratar de terminar una enorme montaña de cosas. Potencialmente muy estresante.

Hay que hacer ciertas cosas hoy Hay vida después del trabajo. Una meta clara y un plan para alcanzarla. Concentración en las cosas importantes. Se malgasta muy poco el tiempo. Es físicamente sano. Sensación de un progreso claro y constante hacia una meta final. Estrés bajo

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Dónde está el origen del Problema?

Haga clic para modificar el estilo de título del patrón

Piensa en la siguiente forma de ver las cosas: Cosas que

TE GUSTA HACER

Cosas que TIENES QUE

HACER

Cosas que DETESTAS

HACER

Cosas que TE ENCANTARÍA

HACER

Compra semanal comida Ir a trabajar

Lavar tu ropa

Escuchar música Ir al Cine Salir con amigos

Esperar en una fila Viajar en Metro

Levantarme temprano

Aprender a pintar Viajar por el mundo Realizar mi propio emprendimiento

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Ahora imagina la siguiente pila de cosas… las cosas que realmente harás.

Son las cosas extraídas de cada una de las cuatro categorías anteriores que acabarás haciendo

Cosas que TE GUSTA

HACER

Cosas que TIENES QUE

HACER

Cosas que DETESTAS

HACER

Cosas que TE ENCANTARÍA

HACER

Aprender a pintar

Esperar en una fila Viajar en Metro

Levantarme temprano

Ir al Cine Salir con amigos

Ir a trabajar Lavar tu ropa

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El Problema más apremiante es que lo que la gente “tiene que hacer” es mucho más que el tiempo de que dispone para hacerlo

HAZ MENOS, aprende a decir No a

algunas cosas y prioriza otras

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Nunca conseguirás hacerlo todo

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Nunca acabarás con esa carga mental (lista) que llevas contigo a todas partes

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Entender esto produce … Liberación Responsabilidad

No hay necesidad de sentirte culpable. Si no vas a hacerlo todo, entonces cada vez que decidas no

hacer algo, ese tiempo quedará disponible para otra cosa.

Si no puedes hacer todo, tienes que tomar algunas decisiones

importantes. ¿A qué cosas vas a dedicar tu tiempo? ¿Qué cosas vas

a dejar de lado?

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En lugar de tratar de hacer todo, un ejercicio sin sentido, vamos a hacer siempre las cosas más importantes

¿Y cómo lo hacemos?

Aprendiendo a hacer menos

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Elige la combinación única de cosas que son importantes para ti

Sólo Tú tienes el Poder de Hacer Menos

Tienes que aceptar que sencillamente “hay muchas cosas que NO voy hacer”

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Guárdate de la aridez de una vida

ajetreada

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Cómo Hacer Menos ?

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COSAS

FILTRO 1 COSAS QUE HACER O NO HACER

COSAS IMPORTANTES

FILTRO 2 COSAS QUE HACER A MI MANERA

Cosas que NO hay que Hacer

Cosas que Hacer

Cosas que puedo Hacer

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“Además del noble arte de hacer las cosas, está el noble arte de dejarlas

sin hacer.

La sabiduría de la vida consiste en la

eliminación de lo que no es esencial.”

Lin Yutang, escritor chino

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Cómo saber qué es lo importante ?

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Saber qué es lo importante es el primer paso para aprender a Hacer Menos

Sólo tú puedes saber qué es “lo más importante”

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Lo importante en el Trabajo …

Una gran parte no se debería hacer !!!

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Muchas personas en su trabajo no saben qué es lo

importante porque no saben realmente cuáles son sus

“objetivos”

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Son estos ”objetivos” ?

Completar Proyectos

Tener contentos a los Clientes

Ser la voz del Cliente

Objetivos así plantean problemas enormes

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Para saber qué es lo importante en el Trabajo tus objetivos tienen que ser CAJAS y no NUBES

Completar Proyectos

Tener contentos a los Clientes

Ser la voz del Cliente

Cumplir en el Plazo y Presupuesto definido el 80% de los Proyectos

iniciados

Entrevistar a lo menos 10 clientes antes de

iniciar el desarrollo de un nuevo producto

Alcanzar en la encuesta de satisfacción anual una nota superior a 6

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“No es suficiente estar ocupados; las hormigas también lo están. La cuestión es ¿en qué estamos ocupados?

HENRY DAVID THOREAU, filósofo norteamericano

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Lo importante en la Vida…

No te la pierdas!!!

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Cómo saber qué hacer con nuestra

Vida Personal.

Cómo saber cuáles son los objetivos vitales que

realmente importan.

Las respuestas sólo las tienes tú

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Ahora que tenemos claro Qué es lo Importante, lo único que

necesitamos es utilizar los filtros y empezar a eliminar

todo lo que no sea importante.

Filtro 1

Filtro 2

Para determinar qué hacer y qué no hacer

Para conseguir hacer lo que decidamos hacer, como nosotros queramos hacerlo

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“La clave no está en

priorizar lo que hay en

su programa, sino en

programar sus

prioridades”

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Para determinar qué hacer y qué no hacer

FILTRO 1

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Este Filtro dice que necesitamos aprender a priorizar rabiosamente

Pero cómo priorizar …

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Esto No es priorizar …

Tengo 5 cosas que hacer con prioridad UNO 17 cosas que hacer con prioridad DOS y 49 cosas que hacer con prioridad TRES

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Priorizar es tomar una lista de cosas que hacer y decir: Si sólo pudiera hacer una de las cosas de esta lista … ¿cuál sería? … y así sucesivamente. Esto permite distinguir en realidad que algunas cosas “son sumamente, enormemente e increíblemente importantes y que muchas otras … no lo son.

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•  Ceñirse conscientemente a hacer sólo “lo importante” •  Cuestionar continuamente qué es “lo importante”

Hay 2 tareas que tiene que hacer de forma constante …

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Cuando le pidan que haga algo, sea en el trabajo o en la vida, que

es sumamente importante, le dedicará tiempo, energía,

entrega, destreza, experiencia, conocimiento, pasión, buena

voluntad, en fin todas esas cosas buenas de las que es capaz.

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Si lo que le piden que haga no está en su lista de cosas sumamente importantes, hará que desaparezca religiosamente

cada vez. Tiene que ser muy estricto, sin echarse para atrás.

Y si alguien se queja o tiene un problema con esto, dígale muy claramente “hemos acordado qué cosas importan y cuáles no importan”

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La única manera de poder comprobar

realmente si algo es sumamente importante es NO HACERLO y ver

QUÉ PASA.

Si el cielo se desploma sobre su cabeza,

entonces está claro que era importante.

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Haga Menos : planee su día y haga lo importante

Diga NO a lo que no sea importante

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Haga Menos : planee su día y haga lo importante

•  Tengo que hacer esto hoy. No puedo irme a la cama sin haberlo hecho A

•  Estaría bien hacer esto hoy, pero no es obligatorio B

•  Siendo realista, no voy a conseguir esto hoy. C

•  Puedo delegarlo. Se hace y yo no lo hago. Genial !!! D

Haga todas la D y todas las A y luego váyase a casa…

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Para conseguir hacer lo que decidamos hacer, como nosotros queramos hacerlo

FILTRO 2

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Filtro 1 Te da Libertad para hacer las cosas que

sí importan

Te permite experimentar mayor claridad, satisfacción y creatividad

Tengo tiempo para respirar, pensar y ser creativo

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Ahora hay que garantizar que cuando decidas hacer algo, lo hagas …

ü  Tan eficientemente como sea posible ü  Con el mínimo de pérdida de tiempo, esfuerzo, energía y recursos ü  Con las menos sorpresas desagradables posibles ü  Con el mínimo de imprevistos ü  Con el mínimo estrés

Es decir, hacer las cosas a su manera

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Muchas de las cosas que aceptamos hacer casi siempre vienen acompañadas de algunas condiciones

Lo necesito hoy, antes de las 4 pm. Tengo un presupuesto de $ 5 millones.

Estas condiciones pueden ser impuestas por alguien o por nosotros mismos.

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Lo primero que hay que comprender es que no es necesario aceptar todas las condiciones que se nos imponen

Para ello es clave dejar de tratar esas condiciones como si procedieren directamente de Dios

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Si lo que me piden no se puede conseguir, tenemos que decirlo y proponer lo que sí se puede lograr

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El modo en que vamos a hacer las cosas a nuestra manera es

elaborando un plan, poniéndonos de

acuerdo con quien se necesite y luego

ejecutando dicho plan

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Puede haber escuchado “No tenemos tiempo para planearlo, sencillamente hagámoslo”

Pero sin un plan malgastaremos nuestro tiempo, esfuerzo y recursos para implementar un Proyecto

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El Filtro 2 nos dice que un poco de planificación siempre es mejor que tener que correr luego para apagar un incendio

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¿Cómo planificamos? Todo comienza con la solicitud de hacer un trabajo o proyecto. Luego las condiciones : plazo, ppto, equipo, alcance, etc. Finalmente trazar el plan, parecido a un mapa para viajar hasta un Destino : Meta del Proyecto.

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El Arco El Destino

Quiénes se ven afectados por el proyecto y qué esperan

conseguir de él

Qué está tratando de hacer exactamente y cómo sabrá que

ha terminado de hacerlo

Meta del Proyecto El Destino

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El Plan del Proyecto El Mapa

Cuáles son las principales etapas del Proyecto

Cuáles son las tareas detalladas de cada etapa

Cuánto trabajo requiere cada tarea

Cuánto tiempo requiere cada tarea

Cuánto va a costar cada tarea

Quién va a hacer cada tarea

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Al tener el Mapa, podrá ver con total claridad si es posible cumplir las condiciones

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La principal razón de que los Proyectos fracasen es que para empezar NUNCA FUERON POSIBLES … Alguien presentó algunas condiciones y

todos dijeron “OK, seguro”

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Con un buen plan llegamos a nuestro destino por la ruta más segura, rápida

y eficaz posible entre todas

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Barreras para Hacer Menos … La Culpa La Búsqueda de Aprobación •  Cambiar de conducta puede hacernos

cuestionar lo que hacemos.

•  Hacer menos lleva connotaciones de : ser perezoso, no ser solidario con el equipo, dejar que otros carguen más.

•  La Culpa es una de las cosas más tontas y menos productivas que hacemos.

•  Todos queremos gustar a los demás.

•  Hacer menos provocará que no todos aprobarán o respaldarán lo que estamos haciendo.

•  Al final solo mi propia aprobación o desaprobación es lo que importa.

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El poder de hacer menos permite librarse de una carga pesada, conseguir claridad y ser más productivo.

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