Post on 04-Jul-2015
Dirección de ventas
Y
Control de Ventas
Principios de la
Dirección de ventas
• Dirigir significa dar instrucciones a los subordinados, oindicar de alguna otra forma lo que se deba realizarse unaactividad. Si con un plan de compensaciones, la estructura quecompone la cuota y el presupuesto de gastos deben contribuiren conjunto al comportamiento dirigido al objetivo, también sonnecesarias las instrucciones escritas o verbales. Ciertascaracterísticas tipifican a las buenas instrucciones. Unainstrucción debe ser clara, es decir, con sentido común, pero confrecuencia se viola esta condición. Aunque una instrucción debeser completa. Cuando se le dice a un vendedor “tenemos quehacer un mejor trabajo al servir a nuestros clientes”, no indicapor qué es necesario el cambio, qué es lo que se estabahaciendo mal antes, y qué servicios adicionales en particular sonlos que ahora se requieren.
Dirección Autócrata Dirección Participativa
Los subordinados participan en las decisiones
Principios de la Dirección de VentasLa dirección puede tomar dos extremos.
Establecimientos de la Comunicación en ventas
• Si la comunicación con los vendedores parece ser más difícil que
la comunicación con otras personas, quizá sea porque la mayoría
de los vendedores no son buenos oyentes por temperamento o
instinto.
• El vendedor medio, es un individuo agresivo y extrovertido, que
obliga a otros a escucharle. Como diría un psicólogo, es un tipo
persuasivo dominante y es muy bueno para nuestros negocios.
Sin embargo, para el jefe de ventas, cuyo trabajo consiste en
comunicarse con los vendedores, las características que ha
desarrollado, de ser dominante, persuasivo, y en el arte de
escuchar puede ser muy perjudicial.
• Es más difícil el trabajo de comunicación del jefede ventas de lo que necesita ser, pues si dirigetantos mensajes a los vendedores, queusualmente su inclinación natural a no escucharse transforma en una determinante firme nohacerlo.
• Algunos vendedores son el blanco de mayoría delos recordatorios, boletines, cartas de ánimo,charlas amistosas, literatura de ventas y cosassimilares, que cualquier persona podríacomprender sin dedicar por lo menos tres ocuatro horas diarias a este trabajo. Incluso ni losmejores clientes de la empresa reciben tantaayuda y consejo. La pregunta es si la empresaespera que sus vendedores lean y escuchentodas estas comunicaciones, y realicen tambiénun trabajo de venta efectivo. La empresa quebombardea a sus vendedores con demasiadocomunicados puede esperar dos resultados
• Los vendedores absorben toda la información que reciben.
• Otros se darán cuenta enseguida de lo inútil que es intentar
escuchar todo lo que dicen los jefes.
• Cuando el número de asesores es grande, convendrárepartir la autoridad para formar una jerarquía lineal, endonde el jefe de investigaciones, con funcionesespecializadas dispondrá de varios ayudantes para atenderlos problemas relacionados con los métodos de ventas, losconsumidores y la publicidad.
• Hay algunos jefes de ventas que están satisfechos al utilizarsus poderes de dirección de forma mecánica y bastanteimpersonal. Estos hombres complementan a los sereshumanos como fuentes de energía que explotar.Presentarán con falsedad un trabajo y crearán esperanzasequivocadas que no podrán cumplir, no tienen intención dehacerlo. Es verídico que las empresas responsables notoleran a ese jefe de ventas mucho tiempo, y sucede amenudo en nuestra economía industrial que una de lasprincipales causas de la estimación baja de las venta, comoprofesión , sea ésta, todavía hay muchos jefes de venta enlas zonas y en la oficina central, que se consideran como losmecánicos de la administración de ventas. Subraya laimportancia de una rígida adhesión a los procedimientos deactuación y entrenan a sus hombres en el conocimiento delproducto.
Autoridad y Responsabilidad.
• Emplean gran parte de su tiempo en fijar y
revisar rutas de venta, modelos de
frecuencia de visitas y cosas similares. De
manera constante analizan y escudriñan
los informes de sus vendedores. Dan por
su puesto que sus hombres se sienten
motivados a vender, y están prestos a
despedir a aquellos que no viven es ideal.
Toma de decisiones en el
área de ventas.
Los subordinados que van acatar las ordenes
Una relación de autoridad entre jefes y subordinados
Además de ser una comunicación para modificar algo, lleva
implícito un mandato que debe ser cumplido.
El ejecutivo que encontró la solución óptima, necesita girar órdenes
a sus subordinados, para que se lleva acabo la decisión
Una situación que se va a modificar con la decisión
Establecimientos de la supervisión de ventas.
Objetivos del establecimiento de la supervisión de ventas.
Organización de los esfuerzos de los clientes.
Mejoras de la presentación de ventas
Mejora de la cobertura de territorio
Mejora de la eficacia personal del agente
Al servicio del cliente
Valoración de las actividades del agente
Enseñando a los agentes a hacer buen uso de su equipo de ventas
Comunicación entre la gerencia y los hombres
Fijación de objetivos para los agentes
Organización de la supervisión
Preparación de la supervisión
Determinación de la necesidad de la supervisión
Preparación de agente para ser supervisado
Unidad Bruta Gastos de VentasVolumen de ventas
Métodos de supervisión
Sobre el terreno
• Obligaciones del supervisor sobreel terreno: Instrucción y adiestramiento.
• Orientación en el trabajo
• Trabajo en colaboración
• Principios/reglas
En la oficina de ventas
• Mejorar el aspectoy formación interior del agente
• Elevar su moral y entusiasmo
• Enseñarle a organizar su tiempoy esfuerzos.
Motivación e incentivación de la
fuerza de ventas
• Saber y comprender los objetivos de la empresa.
• Relacionar el trabajo del vendedor con dichosobjetivos.
• Respetar la individualidad y personalidadhumana.
• Buscar los impulsos que nos empujan.
“Una persona nos está motivando cuando lo que dice tiene sentido para nosotros, y estesentido gira alrededor de las necesidadesinconscientes que tratamos de satisfacer.”
Ciclo de la motivación
Anhelo Problema Solución
Modelos de conductaNo tienen un valor científico exacto, peroson una generalización válida para un
grupo determinado.
• Modelo ambicioso: Les interesa obtenerlas recompensas y evitar los castigos.
• Modelo Social: Espera las recompensas y está dispuesto a correr riesgos paraobtenerlas.
• Modelo seguro: Refleja todo el esfuerzopor evitar castigos.
Relaciones humanas y su naturaleza
• Los valores son las normas de conducta quelas personas consideran importantes paragobernarse.
• Para practicar relaciones humanas efectivases necesario que las personas sientan que suimportancia es reconocida y que se les estádando su lugar.
• Una herramienta muy poderosa esproyectarnos mentalmente hacia el mundo de los demás.
• Debemos tener la capacidad de oir y preguntar.
Comprensión“Dirigir es el arte de hacer que alguien haga algo
que usted desea que realice, porque él tiene el deseo de hacerlo” Dwight D. Eisenhower
- La actitud es el estado mental que influencia la forma en que una persona reacciona a unasituación y tiene como origen experienciasanteriores.
- Se puede controlar la conducta humana al controlar las condiciones que la originan.
Hay dos tipos básicos de motivación: Financieros y no financieros.
INCENTIVOS FINANCIEROS
Un Incentivo es una estimulación que se le
otorga a un sujeto por su buen
funcionamiento en cualquier area laboral, con
la intención de que se siga esforzando por
mantenerlo. Se trata, por lo tanto, de una
recompensa o premio
Incentivos Financieros
Es importante que dentro de un empresa se apliquen
porgramas de compensación.
La dirección deberá operar con tres programas básicos,
sueldo, comisión o una combinación de ambos.
En la actualidad cada plan de remuneración de
vendedores contiene un incentivo. Aunque el empleado
trabaje con sueldo, puede ganar más si multiplica sus
esfuerzos y trae más operaciones a la empresa.
Plan de Incentivos
El Plan que elija el director de ventas, deberá de
ser simple a fin de que sus vendedores no
tengan problemas en entenderlo y puedan
también ver la relación entre sus esfuezos y no
vean a la recompensa como un mito
inalcanzable.
Consideraciones para un
Plan de Incentivación• La compensación deberá ser adecuada
• Los planes deben de ser simples para que lostrabajadores puedan entenderlos
• La Recompensa debe ser proporcional al volumende ventas
• Debe estimularse a los vendedores mediante eseplan
• Debe protejerse a los clientes contra tácticas dealta presión, y otras incompatibles contra a ética
• El Plan debe preveer aumentos de sueldo yrecompenzas
• La recompenzas deben ser abonadas con prontitud
• El plan debe ser equitativo y convincente
Incentivos No Financieros
Se debe observar detenidamente las cosas que el hombre necesita y desea de su trabajo, además de dinero:
• Realizaciones
• Objetivos definidos.
• Buenas condiciones de trabajo
• Reconocimiento de sus méritos
• Seguridad
• Respeto de si mismo
• Sentimiento de estar integrado
Motivación a través del
trabajo en equipo
El trabajo en equipo juega una parte importante en
la motivación de los vendedores, es una satisfacción
saber que estas dentro de un equipo ganador que ha
contribuido al éxito de la compañía.
Deben sentirse respaldados y contar con material
suficiente, como muestras, gráficos, portafolios,
material para hacer demostraciones y propaganda
escrita para usar en las ventas.
Motivación mediante competenciasAlgunos aspectos que deben considerarse parapreparan una competencia entre trabajadoresson:
Fije sus objetivos y reglas. Una competenciaincrementará las ventas.
Fije límites de tiempo. Ni muy largo ni muy corto
Elija premios que llamen la atención
Elija motivos atrayentes que despiertenentusiasmo y rivalidad
Promociones el concurso de toda forma posible. Cartas, boletines, pizarrones, memos reunionesetc.
Entregue premios inmediatamente dejandoconstancia del reconocimiento que merece el triunfador.
Rol que desempeña la
Moral
La moral desempeña un rol importante en lo que se refiere
a la motivación de los vendedores, para algunos la Moral
significa “espíritu”, para otros es “confianza” o “celo”.
Este atento a cualquier cosa que pueda afectalos
moralmente, cualquier manifestación desgavorable se su
actitud y haga todos los esfuerzos que se requieran para
eliminar las causas del malestar.
Una de las mejores maneras de mantener alta moral es
siguiendo la regla de oro que dice: “Trata a los demas
como te gustaría que te trataran a ti”
í
Funciones del Administrador de ventas
• Visitar a los clientes
• Convercelos de que compren
productos o servicios de la empresa
• Cerrar contratos o pedidos de venta
• Cuando es el caso, cobrar el importe
de facturas
Tanto la dirección como
el personal de
ventas(vendedores,
representantes,
comerciales o como se
les designe) tienen
muchas funciones que
realizar además de
traer pedidos a la
empresa.
Funciones tradicionales de la dirección de
ventas
Volumen de ventas. Responsible de alcanzar las
metas establecidas en el area de ventas
Previsión de ventas. Establece estimaciones y
previsiones de ventas a futuro
Política de precios. Estrategias y politicas de precios
con la intención de lograr un doble propósito, la
rentabilidad
Niveles de distribución
Promoción
Reclutamiento y entrenamiento
Material de apoyo
Motivacion de personal del area de ventas
Procedimientos de la Investigación Cualitativa:
Estrategia Directa: Los propósitos del
proyecto se informan al entrevistado, dada
la naturaleza de la entrevista.
Estrategia Indirecta: Los propósitos del
proyecto se ocultan a los investigadores.
Análisis del Prospecto.
• Estudiar las características personales de los individuos, familias, industrias y organizaciones comerciales que integran el mercado.
• Los motivos de compra, hábitos, costumbres, educación, nivelsocioeconómico, edad, sexo, raza, educación, motivos y preferencias, necesidades de consumo, costumbres raciales, creencias religiosas.
Conviene investigar al consumidor antes de decidir el tipo de publicidad que debe desarrollarse, y estudiar las aplicaciones quepueden estimular las ventas y abrir nuevos mercados.
Análisis del producto.
• Se debe examinar de cerca lo que ocurre diariamente con la venta del producto.
• Preparar lista en secuenciasegún la clasificación, comoregistro de artículos que se están vendiendo y la forma en que se mueven.
• El mejor tiempo para hacerpromoción de un producto escuando está “caliente”.
Análisis de Canales de Distribución.
Los gerentes de ventas deben:
Contar con información verídica sobre la cantidad y calidad de los distintos tipos
de intermediarios, de sus características, virtudes, defectos y de su capacidad
para prestar servicio eficiente y ventajoso de distribuación a la casa productora.
Oportunidades de
aumentar el volumen de
ventas:
Rápida expanción de los
supermercados,
mercadillos, centros
comerciales y tiendas de
servicio automático.
La multiplicación de establecimientos de “una parada”, o de línea mixta que venden artículos al menudeo, estáacabando con la táctica tradicional de una sola líneaadoptada por muchos nimoristas, creando nuevos canalesde distribución para los productores.
Control de Ventas.
Proceso para determinar aquello que se lleva a cabo.
Sirve para valorizar y de ser necesario aplicar medidas
correctivas, de manera que la ejecución se lleve a cabo de
acuerdo con lo planeado.
Importancia del
Control.
• Es una actividad vital y extensa
en cada una de las fases del proceso
administrativo.
• Rara vez se logra una planeación
perfecta, una organización sin reproche y
una dirección eficiente.
• La previsión o planeación de metas
específicas será la base para el
desarrollo del proceso del control, para
lograr mantener el desempeño de la
empresa proyectado hacia el futuro, que
tendrá como base el proceso del control.
OBJETIVOS• Observar nuevamente los hechos, medirlos y compararlos con los
que se habían planeado.
• De ser necesario, modificar los planes futuros para corregir las
desviaciones reales, con relación a lo que se había previsto.
• Determinar cuáles fueron los errores que se cometieron, en
dónde se produjeron y quién era el responsable cuando
sucedieron para deslindar responsabilidades y tomar las medidas
correctivas.
Consideraciones en la
implantación del control:
1. Convencimiento.
2. Confianza.
3. Precisión.
4. Costeabilidad.
5. Localización de puntosestratégicos.
6. Interpretación.
7. Cooperación.
Reglas básicas del procedimiento de control
• Para lograr un buen control en cualquier tipo de empresa, se
estudiara si se han seguido los lineamientos de los planes
preestablecidos, programas de las actividades, practicas,
procedimientos y políticas, aceptables; organización
confiable mediante instructivos precisos y claros, reacción
eficaz y coordinación general.
1. Los controles deben ser un medio para medir las
actividades y así alcanzar objetivos y metas.
2. La estructura orgánica de la empresa requiere de un
individuo para que aplique el control a las necesidades de
ella y lo logrará con un grupo de personas a quienes se
les designará funciones.
División y agrupación de actividades
• La división de funciones y agrupaciones de las
actividades se presenta en todos los niveles jerárquicos,
Estructura de la organización y estricta supervisión.
• La organización dentro del proceso de la administración,
para establecer el control tendera regularmente a:
• a) dividir el trabajo
• b) asignar funciones y actividades especificas a los
individuos.
• c) delegar autoridad
Con base a estos puntos citados se establece lo que conocemos como divisiones,
departamentos secciones y otros.
1. Por funciones 4. por servicios 7. por clientes
2. Por territorios 5. por tiempos
3. Por productos 6. por procesos
Especialización y control
• Reconocer y aprovechar la especialización, estamos obligados a mirar siempre hacia adelante y en términos constructivos, así como, con las necesidades actuales, entender que la especialización es una consecuencia del desarrollo dinámico que confronta el mundo actual.
• El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento
Control de ventasLa gerencia de ventas controla las actividades de los agentes por medio de los informes diarios del vendedor, para que se obtenga la meta
máxima.
Un sistema eficaz de informes de ventas ayuda a la disminución del costo de ventas, e incrementa el tiempo productivo de la venta, de esta manera elimina a los clientes que no van a dejar un índice de ganancia.
Reportes del control de ventas
• Para los reportes de control de ventas se necesita una amplia variedad de modelos impresos, formas y sumarios preparados por los agentes con objeto de consignar sus actividades, el estado de la clientela, numero y potencial de los posibles compradores.
Necesidad del reporte en el control de ventas
• La gerencia de ventas controla las actividades de los agentes, con el objeto de lograr que se consigan las metas máximas de producción. Se hace esencial organizar el control del tiempo y fundamento por el cual debe ejercerse un control eficaz de las ventas, para conseguir resultados positivos.
• Un sistema de informe de control de ventas ayuda a los agentes a distinguir entre prospectos y solo posibles, a clasificar a los prospectos.
• Los informes de ventas muestran si el agente cubre de manera perfecta el territorio asignado.
Principales elementos del
control de ventas• Tres tipos de informes se necesitan para ejercer el control de ventas:
records de las actividades de cada uno de los agentes, para control de ellos; records de las actividades de cada uno de los clientes, para su control; y los datos que puedan conseguirse respecto de los prospectos individuales, para llevar un control.
Registro para el control de los agentes
Los registros de las actividades desarrolladas por cada uno de los agentes,tan esenciales para ejercer una buena supervisión de su trabajo, variasegún su naturaleza del mismo, generalmente comprende los sig.Elementos; informes diarios e el que se consiga el numero de horas de losque los agentes ha pasado sobre terreno, numero de contactos de ventasnumero de presentaciones del articulo que han llevado acabo, numero delas primeras entrevistas, segundas y terceras que han logrado, numero devisitas a los clientes, números de prospectos nuevos que han aportado,número de demostraciones hechas, ventas realizadas por artículos, numerode visitas giradas con los prospectos antiguos y cobros efectuados
Datos relativos al control del
cliente• La gerencia debe tener a su disposición todos los datos
que se refieran a la actividad de cada una de las
cuentas. A esto es a lo que llamamos control del
cliente.
• Todo agente de ventas debe conocer los siguientes
datos: los nombres de todos los clientes de su territorio
, los nombres y títulos de todas las personas que
ejercen influencia en las compras del producto o
servicio así como fechas en las que se ha visitado al
agente, cuando realizó el cliente su ultima compra y a
cuanto ascendió su pedido.
Datos para el control de los prospectos:
•Nombre y dirección.
•Capital o potencialidad que tiene paracomprar.
•Necesidades que tiene el prospecto.
•Los competidores.
•Fechas de las visitas.
•Resultados obtenidos de cada visita.
•Las estrategias que utilizó el agente.
Tipos de informes
• Informes diarios de visitas
• Informes de ventas semanales o mensuales
• Informes de ventas perdidas
• Informe de ventas nuevas
• Informe del tiempo de trabajo del vendedor
• Informe de pedidos
• Informe de devoluciones
• Informe de prospectos
• Informe de gastos de los vendedores
Modelos de informes de ventas y prospectos
AUDITORÍA DEL DEPARTAMENTO DE
VENTAS
• Objetivos
• Política de ventas
• Comunicación con los clientes
• Adiestramiento de vendedores
• Servicios
• Publicidad
CONTROLES DE LOS RESULTADOS
• Volumen de ventas
• Gastos de viaje
• Gastos de cobertura territorial y entrevista
• El uso de estandar de proporción de tiempo por cliente.
• Programa de actividades
• Beneficios sobre ventas
• Nuevos negocios
RECOPILACIÓN Y CONCENTRACIÓN DE DATOS
• Informes permiten a la
gerencia ayudar a sus
agentes a realizar una
mejor cobertura.
MEDIDORES Y SU INTERPRETACIÓN
• Planes de acción que
sirven como instrumento
de control.
• Los planes se basan en
predicciones que se ven
afectadas por variables
externas.
TOMA DE DECISIONES
• Cuando el gerente de ventas cuenta con
los datos relativos a los problemas
comerciales está en condiciones de
analizar las circunstancias y formular con
un criterio documentado decisiones
acertadas.
CORRECCIÓN DE DESVIACIONES
• Cuando no hay comunicación entre los
departamentos debe analizarse cada
variación para determinar si su causa o
causas y la apropiada acción correctiva,
dependen del director.
• Acción correctiva: observación diaria
Fin
Dirección de ventas
Control de ventas
BibliografíaADMINISTRACIÓN DE VENTAS
Autor: Salvador Mercado
Editorial: THOMSON LEARNING
PresentadoresBenavides Suarez Juan Carlos
Hernández Betancourt Anabel
Piñera Martínez Janeth
Rivera Girón Ana Elsa
Rodríguez Monjarás Laura Elena
Sermeño Gutiérrez Andrea
Visuales
“El juego de echarse la culpa”
De B.J. Hateley y Sam Weiss
“Control Freak” Steve Aoki