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ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
INVITACIÓN PÚBLICA A COTIZAR EHUI-SC-159/2017
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 NORMATIVIDAD APLICABLE
La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirán por el derecho privado
conforme a lo dispuesto en las leyes 142 de 1994, art. 32; 143 de 1994, art. 8, el Acuerdo No.
018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue expedido el Reglamento de
Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
1.2 IDIOMA
El idioma que rige el presente proceso es el castellano. En consecuencia, de presentarse
documentos en otro idioma, estos deberán venir traducidos al español por un traductor oficial,
circunstancia que deberá acreditarse.
1.3 OBJETO
Suministro de servicios para la ejecución de las acciones de suspensión, reconexión,
verificación, persuasión y novedades en los sectores urbano y rural de los municipios de las
zonas Neiva-Norte, Centro, Sur y Occidente del Departamento del Huila, a los clientes con
morosidad en el pago en el mercado atendido por Electrohuila S.A. E.S.P - Proceso Gestión
Técnica de Cartera.
1.4 ALCANCE DEL CONTRATO
Con el fin de asegurar el logro de las metas de recaudo y cartera, el contratista deberá ejecutar
las labores operativas de suspensión, reconexión, seguimiento a usuarios con suspensión del
servicio de energía, a todos los usuarios para los cuales se ordenen estas labores, ejecutar las
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actividades de reconexión y reinstalación del servicio a todos los usuarios para los cuales se
generen estas órdenes, asegurándose que el servicio se restablezca de acuerdo con los
tiempos y las normas de calidad establecidas por Electrohuila S.A. E.S.P. para la prestación del
mismo. Las actividades de suspensión, reconexión, corte, reinstalación, revisión o seguimiento
a las suspensiones serán diariamente programadas por el Electrohuila S.A. E.S.P. y la
interventoría que designe, de acuerdo con la información generada, conforme a la mora o el
pago de la deuda.
1.4.1 ACTIVIDADES A DESARROLLAR
1.4.1.1 SUSPENSIÓN DEL SERVICIO
Actividad que comprende la interrupción del servicio de energía, mediante alguna de las
modalidades practicadas por Electrohuila S.A E.S.P., (desconexión de la acometida en baja
tensión en poste, en medidor o el retiro de cortacircuitos, fusibles o grapas de operar en
caliente para acometidas de media tensión) la cual incluye todas aquellas que por
incumplimiento de alguna de las obligaciones del suscriptor, usuario o cliente previstas en la
ley, en la regulación o en el contrato de condiciones uniformes. El contratista deberá disponer
de un mecanismo de identificación y almacenamiento de los elementos de propiedad del
cliente y/o Electrohuila S.A. E.S.P., retirados en la suspensión.
1.4.1.2 VERIFICACIÓN DE SUSPENSIÓN DEL SERVICIO
Actividad que comprende la realización de visitas periódicas de inspección en terreno al
inmueble suspendido, a fin de garantizar la continuidad de la suspensión e impedir la
reconexión no autorizada por la empresa. En los casos en que se encuentre el servicio
reconectado sin que se hubiere eliminado la causa que generó dicha suspensión, se deberá
suspender nuevamente. Si la reconexión se realizó mediante una conexión clandestina se
deberá levantar las pruebas suficientes que soportan la anomalía encontrada y se deberá
dejar suspendido.
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1.4.1.3 RECONEXIÓN DEL SERVICIO
Restablecimiento del servicio de energía a un inmueble, que refleja la eliminación de la causa
que originó la suspensión, desconexión de la acometida en baja tensión en poste, en medidor,
el retiro de cortacircuitos, fusibles o grapas de operar en caliente para acometidas de media
tensión. Para los casos que provienen de una verificación de la suspensión, el servicio
corresponde a la conexión de la acometida y demás materiales que hayan sido desconectados
y/o retirados.
1.4.1.4 GESTIÓN DE COBRO PERSONALIZADO (NOVEDADES Y ACUERDOS DE PAGO)
Actividad que comprende la visita en campo a los suscriptores o usuarios morosos por parte
de los auxiliares de corte para negociación de la deuda; esta actividad se realiza en el sector
rural, se debe realizar la suspensión del servicio en caso de no lograrse un acuerdo de pago.
Para cumplir las funciones de suspensión, reconexión y seguimientos el contratista, debe hacer
uso de terminales portátiles que permita relacionar toda la información.
1.4.1.5 PERSUASIÓN
Actividades consistentes en visita a clientes, previo a la suspensión, para entregar
comunicación y/o interacción para motivar al pago evitando la suspensión. El contratista
dispondrá del personal requerido y será Electrohuila S.A. E.S.P. quien suministre la
información para los clientes a visitar por persuasión, personal que reportará el trabajo a la
persona designada por Electrohuila S.A. E.S.P.
1.4.2 DESCRIPCIÓN, CANTIDADES Y PRESUPUESTO OFICIAL
Ver anexo No. 2.
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1.4.3 CONDICIONES GENERALES
Electrohuila S.A. E.S.P. entregará al contratista el cronograma de suspensiones mensual, como
documento de referencia que contiene fecha programada de suspensión.
El contratista deberá disponer de personal para gestión y desarrollo del contrato en sus oficinas,
una persona en las sedes de Saire, Bote, Garzón, Pitalito y La Plata para la atención al usuario
y gestión del contrato, adicionalmente el personal de terreno para las acciones de persuasión,
suspensión, verificación, reconexión y levantamiento de novedades que cumplan con el objeto
del contrato. El horario de trabajo del contratista, deberá ser como mínimo coincidente con el
horario de trabajo de Electrohuila S.A. E.S.P., con el fin de solucionar cualquier eventualidad y
el coordinador deberá permanecer en contacto permanente en caso de que requiera realizar
actividades por fuera de dicho horario, en todo caso las actividades tendrán que cumplirse
dando la importancia al cumplimento de los tiempos de reconexión.
El contratista debe contar con la disponibilidad de un sistema de información desarrollado en
Oracle, Fox Pro, Access u otro gestor de base de datos mediante el cual controle la gestión de
los trabajos realizados en cuanto a: Manejo estadístico de las operaciones, Manejo de personal
(nómina), Facturación de actividades, Intercambio de información en archivos planos con un
formato definido por Electrohuila S.A. E.S.P., generación de órdenes de ejecución de
actividades y reportes de resultados.
Electrohuila S.A. E.S.P. se reserva el derecho de establecer las acciones y montos de gestión
de cartera sin ningún condicionamiento por la parte contratista.
El contratista deberá entregar a Electrohuila S.A.-E.S.P. el análisis respecto al cumplimiento de
sus indicadores con comentarios y recomendaciones que contribuyan a cumplir las metas, así
como deberá elaborar y presentar a Electrohuila S.A. E.S.P. informes diarios de las labores
realizadas. Así mismo el contratista deberá presentar por escrito y en medio magnético
consolidados semanales de las labores realizadas con las cantidades de avance de tareas
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(persuasión, suspensiones, cortes, reconexiones, reinstalaciones y seguimiento), y estadísticas
mensuales de las mismas, e información mensual relevante para Electrohuila S.A. E.S.P, como:
a) Clientes que permanecen en la condición de suspensión o corte del servicio.
b) Clientes reconectados o reinstalados en forma fraudulenta o con el registro de la
medida sin eliminar la causa de la suspensión.
c) Clientes que se imposibilita la suspensión del servicio, especificando el motivo por el
cual no se puede realizar la acción. (Este punto se debe enviar correo diario informando a
la Interventoría).
d) Clientes con reconexión o reinstalación del servicio.
e) Informe de Gestión donde evidencie lo entregado por ciclo y compare lo gestionado.
(Usuarios y monto de cartera).
f) Clientes a los cuales no se les realizó la acción de persuasión, suspensión y
verificación ordenada por Electrohuila. S.A. E.S.P.
Mantener con los funcionarios responsables de la Interventoría de Electrohuila S.A. E.S.P.,
comunicación permanente sobre el estado de avance de las actividades. Atender y resolver
consultas sobre la correcta interpretación de los informes y los resultados y sobre los errores u
omisiones que estos puedan contener.
Elaborar y enviar a Electrohuila S.A. E.S.P. las actas de reunión efectuadas con los funcionarios
asignados por Electrohuila S.A. E.S.P. para la interventoría de los trabajos.
Los problemas o los inconvenientes que surjan, en la ejecución de las actividades, se
comunicarán, telefónicamente o por otro medio, a cualquiera de las personas designadas por
Electrohuila S.A. E.S.P. para la recepción de este tipo de situaciones, en un plazo máximo de 4
horas posteriores a la ejecución de la actividad.
Cada una de las labores se ejecutará de acuerdo con las normas técnicas de instalación,
vigentes en Electrohuila S.A. E.S.P., cualquier daño originado por error en la conexión del
cliente, será de exclusiva responsabilidad del Contratista.
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El contratista deberá entregar a Electrohuila S.A E.S.P.., todas las actas diligenciadas,
debidamente organizadas de acuerdo con las normas técnicas establecidas por Electrohuila
S.A E.S.P., clasificadas y marcadas de acuerdo al tipo de solicitud (Persuasión, Suspensión,
Verificación y Reconexión); también deberá tener en cuenta el ciclo al que pertenecen, la fecha
de ejecución y el número de la solicitud, con las identificaciones y separadores respectivos, de
acuerdo a la Tabla de Retención Documental del proceso de Control Cartera, lo cual será
establecido y acordado previamente con la interventoría . La entrega de las actas deberá
realizarse todos los lunes (martes si el lunes es festivo) con la totalidad de las actas
diligenciadas la semana anterior, con oficio dirigido a la interventoría de cartera resumiendo las
cantidades entregadas por cada uno de los ciclos.
Cualquiera que sea el tipo de suspensión utilizada, el auxiliar de corte instalará los sellos
adhesivos de suspensión (seriados y por colores de acuerdo con la actividad realizada),
suministrados por el contratista, de tal manera que permitan evidenciar manipulación de la
instalación por parte del suscriptor o usuario en el evento de una reconexión no autorizada,
estos sellos deben estar correctamente relacionados en la terminal portátil y correctamente
relacionados en el acta de suspensión entregada al cliente. La calidad, el color y el contenido
del sello de suspensión deberán ser presentadas previamente al interventor designado por la
Electrohuila S.A E.S.P., para su aprobación.
Los colores de los sticker o adhesivos de suspensión son:
SUSPENSIÓN: Color NARANJA NEON.
VERIFICACIÓN: Color ROJO.
En los casos donde el cliente se oponga o no permita la suspensión, el contratista con el apoyo
de Electrohuila S.A. E.S.P. procederá a solicitar el amparo policivo para lograr el objetivo de la
suspensión. En el caso de los edificios, donde se presenten dificultades para su realización, el
Contratista preparará los oficios dirigidos a los administradores de los citados edificios,
solicitándoles su cooperación, para lo cual Electrohuila S.A. E.S.P. le facilitará un oficio tipo,
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acudiendo luego el contratista, en la fecha señalada en el oficio, a la ejecución de la
suspensión.
Para los clientes del sector rural la suspensión debe realizarse cuando sea factible (usuario
terminal en baja tensión) con apertura de bucles en la red de baja tensión en la estructura o
poste más retirado del predio, en caso de no ser posible por encontrarse conectado otro cliente,
se debe realizar levantamiento de la topología eléctrica anexando las fotografías, estado de los
postes y propuesta que garantice la suspensión efectiva. La anterior información se debe
reportar a la empresa en los tiempos definidos para la entrega de información a Electrohuila
S.A. E.S.P.
Cuando por causas debidamente justificadas y originadas por Electrohuila S.A. E.S.P. el
contratista no pueda realizar la suspensión física del servicio a un cliente que fue entregado con
este propósito, el contratista debe elaborar un acta de visita registrando la causa por la cual no
se efectúa la suspensión y la demás información que la empresa requiera. En todo caso esta se
pagará como una acción de suspensión.
Para el desarrollo de gestión en recuperación de cartera el contratista deberá como mínimo
disponer de los equipos de cómputo que considere necesarios con los requerimientos de
hardware y software indispensables para su conexión al SIEC.
Toda la papelería, proformas y acciones necesarias para adelantar las actividades de gestión
de persuasión rural (actas de visita, créditos, sellos, volantes, folletos, publicidad radial) estarán
a cargo del contratista, sin embargo, todas las documentaciones asociadas con las gestiones
del contratista frente al cliente son de propiedad de Electrohuila S.A. E.S.P.
Las características técnicas de la papelería son:
a) Acta de visita, actas de suspensión, reconexión y verificación: Papel químico tamaño carta,
con dos copias.
b) Acuerdo de pago y recibo de pago: Papel químico tamaño carta y media carta con una copia
c) Sellos de condenación: Etiquetas adhesivas en tamaño de 7.5x2.5 cm, en colores
institucionales.
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d) Carpetas de archivo e acuerdo con el requerimiento de Electrohuila S.A E.S.P.
e) El diseño y la información requerida serán suministrados por Electrohuila S.A. E.S.P.
El contratista durante el día, en forma permanente deberá cargar al SIEC la totalidad de
acciones de suspensión ejecutadas con el propósito que cuando el cliente cancele la deuda,
realice un acuerdo de pago, por vía telefónica (Contact Center) o personalmente se acerque a
solicitar la reconexión del servicio en las oficinas del contratista encargado de realizar la
reconexión del servicio, ésta pueda ser generada de manera inmediata a través del sistema.
1.4.4 DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO SUSPENSIONES
Desde el Sistema Comercial – SIEC, Electrohuila S.A. E.S.P. genera las cuentas objeto de
suspensión para el respectivo ciclo de facturación, el contratista debe: Generar el
correspondiente archivo plano, organizar las cuentas a gestionar, proceder al cargue en cada
terminal portátil distribuyendo la asignación de trabajo para cada auxiliar o liniero. Esta
información será suministrada por Electrohuila al contratista para que se inicie la Gestión
Técnica de Cartera (suspensión reconexión).
Una vez cargadas las actas de suspensión en las respectivas terminales portátiles (TP), el
contratista debe ejecutar la suspensión física del servicio de energía eléctrica a cada uno de los
clientes entregados y diligenciar en su totalidad para cada acción la información requerida en la
terminal portátil, generando al cliente la impresión del acta de suspensión y conservando una
impresión debidamente firmada por quien atendió la visita o la observación en caso no de haber
nadie en el inmueble y el funcionario que ejecutó la acción, dejando el original en el inmueble al
que se le suspendió el servicio.
Igualmente deber realizar el registro fotográfico de la respectiva suspensión y reconexión donde
se pueda identificar y evidenciar la gestión, para lo cual el contratista deberá tomar al menos
tres fotos: Una panorámica del predio, una del medidor donde se evidencie número de contador
con la lectura y una donde se evidencie la suspensión en poste (fotografía del funcionario
efectuando la acción de suspensión en el poste, donde se evidencie la marcación del apoyo Ej.
B001234) o en PIN (fotografía del pin suspendido). Es importante aclarar que estas fotografías
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deben ser claras, debe usarse la terminal portátil para tal fin, sin embargo, en caso de no ser
clara la imagen, podrá hacerlo con celular o cámara de buena definición de tal forma que
permita observar la información requerida, en todo caso, las imágenes deben ser cargadas en
el SIEC. Sin este requisito no se cancelará la acción.
1.4.4.1 SUSPENSIÓN EN PIN DE CORTE
Comprende las siguientes actividades:
a) El contratista localiza el inmueble respectivo, verificando toda la información asignada.
b) Identificarse con el carné suministrado por el contratista y autorizado por Electrohuila S.A
E.S.P.
c) Verificación de la información comercial del cliente.
d) Tomar y registrar lectura del medidor.
e) Si el motivo por el cual se programa la suspensión del servicio no ha sido subsanado por el
cliente, operar para desconexión totalizador, termo magnético o pin de corte para des
energizar la carga.
f) Instalación de stickers o adhesivos de suspensión o cualquier otro elemento que designe
Electrohuila S.A E.S.P.
g) Diligenciamiento completo del acta de suspensión.
h) Entregar o dejar copia del formato de acta de suspensión al cliente.
i) En los servicios multifamiliares, es decir servicios ubicados en tableros de medidores el
servicio de energía se desconecta desde el bloque de conexiones del medidor, colocando
sticker en la tapa de la bornera del medidor.
j) En las cajas de medidores con ventana de inspección para el interruptor de la acometida se
debe abrir la caja del medidor, retirar la salida del interruptor y colocar un sello adhesivo,
luego se debe cerrar nuevamente la caja del medidor y colocar sello adhesivo en la ventana
y sello adhesivo en la chapa de seguridad.
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1.4.4.2 SUSPENSIÓN EN RED AÉREA DE BAJA TENSIÓN (EN POSTE)
Cumpliendo las normas de seguridad se realizará lo siguiente:
a) Si la orden de suspensión no tiene los datos correctos el auxiliar deberá reportar la
información pertinente para su corrección y actualización en el sistema comercial a través
de la terminal portátil.
b) Ejecutar la suspensión desconectando la acometida, fase(s) y neutro, de la red aérea en el
poste (No hay retiro de la acometida), dejando en el extremo del poste el terminal de la
acometida enrollado con el sticker o adhesivo de suspensión. Se debe dejar registro
fotográfico.
c) Si Electrohuila S.A. E.S.P. lo requiere se realizará retiro de material. Es responsabilidad y
obligación del contratista establecer un mecanismo de marcación del material retirado en
ejecución de las acciones de suspensión, el cual le permita de manera efectiva mantener
control permanente y su respectiva custodia.
d) A la finalización del contrato el contratista deberá entregar inventario de todo el material que
haya retirado a los clientes objeto de suspensión.
1.4.4.3 SUSPENSIÓN AUDITADA EN CUENTAS ESPECIALES Y MEDIA TENSIÓN
La suspensión cuentas especiales, consiste en las suspensiones que impliquen retiro de red o
conexiones de manera especial, cuyos montos de cartera son significativos y las condiciones
técnicas de la cuenta requieran de un tratamiento especial. Esta suspensión se realiza con el
personal en vehículo.
El contratista localiza el inmueble respectivo, verificando toda la información asignada.
Identificarse con el carné suministrado por el contratista y autorizado por Electrohuila S.A E.S.P.
Cumpliendo las normas de seguridad se realizará lo siguiente:
a) Confrontar el número del medidor de la orden con el existente en el domicilio. Si la orden de
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suspensión no tiene los datos correctos el auxiliar deberá reportar la información pertinente
para su corrección y actualización en el sistema comercial a través de la terminal portátil.
b) Tomar la lectura de los registros del medidor de energía y medir carga con la pinza
Voltiamperimétrica, proceder con la suspensión.
1.4.4.4 RECONEXIÓN DEL SERVICIO
El contratista deberá presentarse en el predio objeto de la reconexión identificándose con carné
e informando al cliente la acción a ejecutar y la causa de la reconexión (cancelación de la
deuda o celebración de acuerdo de pago).
El contratista debe ejecutar la reconexión física del servicio de energía eléctrica en el poste y/o
pin de corte según el caso a cada uno de los clientes que hayan eliminado la causa de la
suspensión (mora en el pago). Para ello deberá diligenciar en su totalidad toda la información
requerida en la terminal portátil del acta de reconexión, de la cual dejará una impresión al
cliente debidamente firmado por éste, el funcionario que ejecutó la acción o un testigo en caso
de negación a firmar o ausencia de quien habita el inmueble. Para el reconocimiento económico
al contratista, Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará como soporte la impresión del acta de
reconexión debidamente diligenciada y conforme lo registrado en la terminal portátil y el registro
fotográfico del medidor con la lectura encontrada, así como la conexión del apoyo donde se
efectuó la debida suspensión.
Para el caso de clientes suspendidos y conectados al sistema de distribución en nivel de
tensión II (13.8 KV) o III (34.5 KV), la reconexión en media tensión se realizará mediante la
colocación y cierre de las respectivas cañuelas y/o respectivo fusible. Este mismo
procedimiento se seguirá para los casos de clientes conectados en nivel de tensión I, que se
alimenten de un transformador exclusivo.
Una vez el cliente ha cancelado la factura vencida o ha suscrito un acuerdo de pago con
Electrohuila S.A. E.S.P., conforme a la correspondiente acta de reconexión generada en el
SIEC, el contratista deberá reconectar el servicio en el sector urbano dentro de las 24 horas
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contadas a partir del pago y en el sector rural 48 horas a partir del respectivo pago, dichas
horas se entienden siguientes a la fecha de realizado el pago o acuerdo de pago
respectivamente, sin ninguna excusa e independientemente de que el cliente de aviso personal
o telefónico del pago o acuerdo realizado. Con este propósito el contratista diariamente, cada
hora, debe generar en el SIEC la información necesaria (pagos ingresados, pagos en tránsito y
acuerdos de pago celebrados) que le permitan establecer los clientes sujetos de reconexión,
para proceder a realizar dicha acción de oficio en caso de que el cliente no se acerque a
notificar el pago de la deuda o acuerdo de pago sobre la misma.
El contratista deberá presentar la respectiva acta de reconexión debidamente diligenciada
señalando hora fecha y día de la reconexión, ordenadas por número en orden ascendente con
relación impresa y en medio magnético en el formato indicado, legajadas con carátulas
marcadas en la tapa superior donde se indique: Ciclo, fecha de la acción, número de cuentas,
valor cancelado.
1.4.4.5 ACCIONES DE VERIFICACIÓN Y/O SUSPENSIÓN EN POSTE
Esta actividad contempla la realización de las siguientes acciones:
Suspensiones de servicio que no fueron realizadas desde el pin de corte, en los casos que las
cajas panorámicas tengan candado o no fuera posible su acceso o en los casos que no había
acceso a la caja por rejas u otros obstáculos.
Suspensiones de servicio realizadas, que no reaccionaron a la suspensión y que por orden
expresa de Electrohuila S.A. E.S.P. se verificara, en tal evento si Electrohuila S.A. E.S.P. lo
ordena se corroborará que se encuentren suspendidas y de presentarse reconexión no
autorizada, deberá proceder a suspender en el poste con retiro de material, en tal evento el acta
deberá especificar el material retirado, la custodia y responsabilidad del mismo estará única y
exclusivamente a cargo del contratista. Las órdenes de verificación dependen del análisis que
Electrohuila S.A. E.S.P. determine en cada cuenta o de las que presente en sus informes el
contratista.
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Para los usuarios reincidentes o sea aquellos que constantemente se evidencia que realicen
reconexión no autorizada, se debe entregar informe técnico detallado de las acciones técnicas
que se requiere realizar, tales como blindaje de redes, cambios de alimentación, supresión de
redes, de manera que se imposibilite al máximo la reconexión no autorizada por el usuario
moroso. En todo caso la información se suministrará de acuerdo con los modelos establecidos
por la Electrohuila S.A E.S.P.
1.4.4.6 GESTIÓN DE PERSUASIÓN
El contratista deberá realizar acciones individuales de persuasión a los clientes morosos de
acuerdo con los parámetros determinados por Electrohuila S.A. E.S.P. con el propósito de
lograr la gestión de la cartera en mora. Para ello en cada caso particular y dependiendo de la
condición real del cliente en sitio, el contratista realizará actividades como:
a) Aplicación créditos solo en el sector rural: Conforme al programa de financiación que
determine Electrohuila S.A. E.S.P., el contratista propenderá para que el cliente moroso se
acoja al mismo. En este caso el contratista deberá diligenciar el respectivo formato que
contendrá la información necesaria para la aplicación posterior en el SIEC del respectivo
crédito. Los créditos gestionados en terreno, deben entregarse a Electrohuila S.A. E.S.P.
con la información del usuario del servicio, como mínimo fotografía de la cedula de
ciudadanía, fotografía del predio (con fecha), huella dactilar, datos y sitios de contacto
(celular, dirección en el pueblo, sitio donde mercadeo etc..), la calidad del usuario del
inmueble (arrendatario, propietario, tenedor etc.), e identificación del inmueble, nombre de
la finca o predio.
b) Cobro persuasivo a través del Contac Center: Una auxiliar de gestión de cartera deberá
informar al usuario que debe proceder en un término inmediato al pago de la factura, caso
contrario se suspenderá el servicio. Se debe solicitar la información del propietario o
usuario real del servicio, el número celular y fijo para contacto, si tiene dirección en el
casco urbano y la información que con claridad permita la suspensión del servicio.
c) Imposibilidad de cobro de la obligación: Levantamiento acta de visita para cuentas rurales
que en terreno no sea viable la recuperación de cartera (Inmuebles solos, abandonados,
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predio que ya tiene suspendido el servicio, cuenta en reclamación), el contratista deberá
diligenciar un acta de visita en el formato determinado por Electrohuila S.A. E.S.P. con
registro fotográfico que evidencie el estado de la medida (acometida y medidor), como
también del inmueble.
d) Cuando Electrohuila S.A. E.S.P. lo disponga en la zona urbana de los municipios el
contratista podrá realizar acciones individuales de persuasión a los clientes morosos, con
el propósito de lograr el pago del servicio antes de la suspensión. Para lo anterior y
dependiendo el caso, el contratista realizará acciones como: Aplicación de créditos o
levantamiento de acta de visita.
e) Solamente cuando Electrohuila S.A. E.S.P. lo disponga el contratista podrá realizar
acciones como aplicación de créditos o levantamiento de acta de visita en el sector urbano
de los municipios como una acción de persuasión.
f) Reporte de novedades: En la zona urbana o rural el contratista podrá efectuar revisiones
detalladas en aquellos casos en donde se observe que no existe el predio, el inmueble se
encuentre abandonado o exista una situación que genere la depuración de la información
en el SIEC, para este caso deberá presentar la correspondiente acta de visita debidamente
diligenciada con registros fotográficos impresos del inmueble, lote, etc. Lo anterior se
reconocerá bajo la acción de novedad, es importante aclarar que su reconocimiento queda
supeditado a los registros tales como acta de visita y toma fotográfica. Electrohuila S.A.
E.S.P. entregará los correspondientes procedimientos y protocolos que le permitan al
contratista a través del SIEC desarrollar las diferentes actividades para una efectiva
Gestión Técnica de Cartera.
g) Entrega de comunicación de persuasión: el contratista deberá adelantar la entrega de
comunicaciones emitidas por Electrohuila S.A. E.S.P. para adelantar persuasión en el
pago, el contratista deberá demostrar la entrega de la comunicación y recopilar la
información del cliente.
1.4.5 RECURSO HUMANO
La estructura mínima requerida por Electrohuila S.A. ESP es la considerada para la ejecución
del contrato, ello no limita al proveedor a presentarla más amplia para asegurar el control y la
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eficacia de las actividades contratadas, si así lo considera. En todo caso se deberá garantizar
los rendimientos definidos.
Todos los trabajadores serán de libre vinculación y/o desvinculación por el contratista y no
adquieren relación laboral, administrativa, ni de alguna índole con Electrohuila S.A. E.S.P., por
lo tanto, es responsabilidad del contratista el pago de salarios, indemnizaciones, bonificaciones
y prestaciones sociales a que ellos tengan derecho.
El contratista está obligado a pagar a los trabajadores que utilice en la ejecución de las
actividades objeto del eventual contrato que se celebre, el salario y las prestaciones sociales
cotizadas y a cumplir en general lo dispuesto en la Ley 100 de 1993 y normas laborales
vigentes a la fecha de su ejecución.
El contratista deberá ajustar los salarios de los trabajadores, cada primero de enero, con el
valor indicado por el Gobierno Nacional de incremento del salario mínimo.
Para todos los efectos se aplicará los valores ofertados para los años 2018, 2019, 2020 y 2021,
de tal forma que el contratista asume los ajustes que considere pertinentes como incremento de
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los salarios y en ningún caso podrá solicitar o efectuar ajustes asociados con este concepto o
con los que estén relacionados con el incremento de salarios.
El contratista deberá dotar a sus trabajadores de todos los elementos de protección personal
que se requieren en atención a la naturaleza de los trabajos y de acuerdo a las especificaciones
de Electrohuila S.A.E.S.P.
El contratista deberá mantener oportuna, permanente y detalladamente informada a Electrohuila
S.A. E.S.P. de cualquier conflicto laboral, colectivo, real o potencial, en relación con el personal
empleado en la ejecución del contrato y de cualquier otro hecho del cual tenga conocimiento
que pueda afectar el desarrollo del contrato o la seguridad en el desarrollo de las actividades
propias del mismo, de Electrohuila S.A. E.S.P., de sus empleados, o de sus bienes o de la
imagen corporativa de Electrohuila S.A. E.S.P.
El contratista favorecido entregará a Electrohuila S.A. E.S.P., en medio magnético todas las
hojas de vida del personal seleccionado para realizar las actividades objeto de esta contratación
con toda la documentación soporte de cada trabajador.
El contratista con cada uno de los trabajadores que vincule para efectos de iniciar la ejecución
de las actividades contratadas, obligatoriamente deberá formalizar por escrito el
correspondiente contrato laboral individual, el cual deberá estar suscrito por las dos partes. El
Representante Legal del contratista no podrá delegar en tercera persona la firma del contrato
laboral y el mismo deberá suscribirse como requisito previo para dar inicio al desarrollo del
término contractual. Para estos efectos Electrohuila S.A. E.S.P. no aceptará modalidades de
contratación diferentes a la directa entre el contratista y cada trabajador, en los términos ya
señalados. Los contratos laborales no deberán contener en su texto relaciones contractuales
diferentes a la laboral.
Para la suspensión urbana en pin, se dispondrá de un auxiliar para suspensión en pin y demás
acciones previstas en el contrato o las que determine el interventor de Electrohuila S.A E.S.P.
Es importante señalar que las cuentas que no puedan ser suspendidas en PIN se efectuarán en
poste por las parejas.
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La Acción de verificación y/o suspensión en poste, se dispondrá de personal el cual constará de
auxiliares y linieros; la suspensión para verificación se hará en poste o en todo caso estas
personas si no hay verificación harán las demás acciones.
Suspensión en poste: Se dispondrá de auxiliares y linieros para la intervención del área rural
dado que la suspensión se hará en poste, al mismo tiempo que ejecutarán las demás acciones
previstas en el contrato o las que determine la Electrificadora del Huila y / o el interventor.
Acción de persuasión y/o novedades: Para la acción de persuasión y/o novedades el contratista
debe contar con auxiliares para persuasión, los cuales efectuarán el trabajo en la zona y el sitio
que determine la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P., a través del interventor o la persona que
se designe para tal evento.
El personal estimado para el desarrollo del contrato es el siguiente:
Personal 2018 2019 2020 2021
Liniero 23 23 23 23
Auxiliar 41 43 43 43
Operativo 64 66 66 66
Coordinador 1 1 1 1
Supervisor 3 3 3 3
Profesional HSQ 1 1 1 1
Analistas 3 3 3 3
Auxiliar de apoyo 6 6 6 6
Auxiliar Contac Center 1 1 1 1
Administrativo 15 15 15 15
Total 79 81 81 81
El personal para apoyo de oficina es el siguiente:
a) Un coordinador que abarcará sus funciones para todas las zonas.
b) Tres supervisores que se encargarán de monitorear las actividades del personal en terreno
y de optimizar la ejecución y efectividad de las acciones encargadas.
c) Un encargado HSEQ del manejo de calidad y salud ocupacional cuyas funciones estarán
asociadas para todas las zonas.
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d) Tres analistas en la sede del contratista en la ciudad de Neiva, Uno en el edificio
PROMISIÓN, SAIRE o en la sede que Electrohuila S.A. E.S.P. tenga su Contact Center,
dedicados al análisis de información de las acciones realizadas y su correspondiente
gestión.
e) Seis auxiliares de apoyo, uno en cada una de las sedes de Electrohuila S.A. E.S.P. (Saire,
Garzón, Pitalito, La Plata y oficina proveedor), conforme las funciones designadas.
f) Un auxiliar de Contac Center, quien se encargará de hacer gestión de persuasión de cobro
de cartera preventiva.
1.4.5.1 REQUISITOS Y PERFIL DEL PERSONAL
El personal requerido para la ejecución de las actividades de Gestión Técnica de Cartera,
(suspensión, reconexión, verificación, persuasión y/o novedad rural) debe tener las
competencias requeridas que a continuación se relacionan:
a) Comunicación: Competencia basada en la transmisión e intercambio de información,
conocimientos y experiencias, que lleve a la comprensión de los objetivos organizacionales
y al fortalecimiento de las relaciones interpersonales.
b) Trabajo en Equipo: Competencia basada en la colaboración y participación de cada uno de
los integrantes del equipo de trabajo con el fin de lograr un objetivo común para alcanzar las
metas y objetivos organizacionales.
c) Orientación al Cliente: Competencia para identificar las necesidades del cliente
interno/externo inherentes a la política y necesidades de servicio y superar sus expectativas.
d) Experticia técnica-profesional: Competencia para entender y aplicar los conocimientos, las
experiencias propias y las destrezas personales en la labor encomendada, propendiendo a
la constante actualización.
e) El personal requerido para la ejecución de las actividades de suspensión, reconexión y
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persuasión rural, debe tener para dar inicio al contrato, la competencia requerida conforme a
los siguientes requerimientos mínimos:
COORDINADOR
Formación básica
Título profesional en Ingeniería industrial, eléctrica, electromecánica, administración de empresas y áreas afines a este proceso
Experiencia Los coordinadores deberán certificar que tiene como mínimo un (1) año de experiencia en administración de contratos y contar con certificado básico de trabajo en alturas
Acreditación experiencia
laboral
Adjuntar certificación en papel membrete de la empresa empleadora, firmada por la persona autorizada, en la cual deben aparecer el nombre completo, cargo, funciones que desempeñó, fecha de inicio y culminación de las mismas (Día, mes, año
Acreditación Adjuntar copia del diploma y/o acta de grado y matricula profesional.
SUPERVISOR
Formación básica
Titulo Tecnólogo en áreas relacionadas con administración e ingeniería o seis (6) semestres de estudios superiores en áreas relacionadas con la administración o la ingeniería y certificación básica de trabajo en alturas.
Experiencia El Supervisor deberá certificar que tienen como mínimo un (1) año de experiencia en actividades de suspensión y reconexión de servicios públicos domiciliarios.
Conocimientos directos
Manejo de terminales portátiles, Conocimiento en suspensión y reconexiones Administración del talento humano, Estadística básica y Manejo de herramientas informáticas (Office).
Conocimientos complementarios
Conducción de motocicleta acreditada con la licencia correspondiente.
Acreditación experiencia
laboral
Adjuntar certificación en papel membrete de la empresa empleadora, firmada por la persona autorizada, en la cual deben aparecer el nombre completo, cargo, funciones que desempeñó, fecha de inicio y culminación de las mismas (Día, mes, año)
Acreditación formación básica
Adjuntar copia del diploma y/o acta de grado.
LINIERO
Formación básica
Técnico con Matrícula profesional de técnico electricista- TE5, certificado de trabajo en alturas, conocimiento de normas de seguridad y excelentes relaciones humanas.
Experiencia Los Linieros deberán certificar que tienen como mínimo un (1) año de experiencia
Conocimientos directos
Conducción de motocicleta acreditada con la respectiva licencia
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Acreditación experiencia
laboral
Adjuntar certificación en papel membrete de la empresa empleadora, firmada por la persona autorizada, en la cual deben aparecer el nombre completo, cargo, funciones que desempeñó, fecha de inicio y culminación de las mismas (Día, mes, año)
Acreditación formación básica
Adjuntar copia de la matrícula profesional.
AUXILIAR DE TERRENO
Formación básica
Técnico con Matrícula profesional de técnico electricista- TE-1 y certificado avanzado de trabajo en alturas.
Experiencia Certificar que tienen como mínimo (6) meses de experiencia en actividades de suspensión y reconexión.
Conocimientos directos
Conducción de motocicleta con respectiva licencia y servicio al cliente
Acreditación formación básica
Adjuntar copia del diploma y/o acta de grado y certificaciones correspondientes.
Acreditación experiencia
laboral
Adjuntar certificación en papel membrete de la empresa empleadora, firmada por la persona autorizada, en la cual deben aparecer el nombre completo, cargo, funciones que desempeñó, fecha de inicio y culminación de las mismas (Día, mes, año).
Otros Excelentes relaciones humanas, conocimiento de normas técnicas y de seguridad.
ANALISTA
Formación básica
Titulo Tecnólogo en áreas relacionadas con administración e ingeniería
Experiencia Como mínimo seis (6) meses en gestión de cartera o análisis de costos o estadísticos, o relacionados con gestión comercial.
Conocimientos directos
Servicio al cliente, Sistemas, análisis de estadísticas
Conocimientos complementarios
Manejo de herramientas informáticas (Office).
Acreditación experiencia
laboral
Adjuntar certificación en papel membrete de la empresa empleadora, firmada por la persona autorizada, en la cual deben aparecer el nombre completo, cargo, funciones que desempeñó, fecha de inicio y culminación de las mismas (Día, mes, año)
Acreditación formación básica
Adjuntar copia del diploma y/o acta de grado. O constancias
PERFIL HSEQ
Formación básica
Profesional o especialista, con licencia en salud ocupacional
Experiencia Como mínimo seis (6) meses en el desarrollo de la profesión.
Conocimientos directos
Identificar, intervenir y controlar peligros asociados con las actividades asociadas a redes eléctricas y acreditar conocimiento de requisitos legales establecidos en seguridad y salud en el trabajo para el sector eléctrico. Conducción de motocicleta con respectiva licencia
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1.4.5.2 HOMOLOGACIÓN DEL PERFIL
Electrohuila S.A E.S.P. aprobará previamente la vinculación laboral del personal al respectivo
contrato, mediante la verificación de sus competencias para desempeñar las labores del cargo.
El personal vinculado para cumplir las actividades objeto del contrato podrá desempeñarse en
las actividades de suspensión, reconexión, verificación, persuasión y/o novedades de acuerdo
con las necesidades de Electrohuila S.A E.S.P.
1.4.5.3 ROL DEL COORDINADOR
El Coordinador General del contrato deberá coordinar, diseñar e implementar métodos,
controles periódicos y sistemas de trabajo que conlleven al cabal cumplimiento del objeto del
contrato por parte del personal designado a la operación, los cuales deberán ser informados a
la empresa. El coordinador general del contratista, tendrá asignado bajo su responsabilidad el
grupo específico de funcionarios operativos, a los cuales realizará seguimiento y medición
mensual, de acuerdo con los métodos de trabajo e indicadores de gestión que se definan. De
igual manera, será responsable de realizar las jornadas de retroalimentación al personal
operativo que tenga asignado, para garantizar el mejoramiento continuo de las actividades
objeto del contrato, entregar la información y reporte del análisis periódico de las acciones
objeto del contrato
El coordinador general estará ubicado en Neiva con cobertura en los municipios de la zona, y
tendrá a su cargo entre otras, las siguientes actividades:
a) Mantendrá una estrecha relación con el interventor del contrato o su delegado en las zonas
y reportará al mismo las novedades encontradas en la operación de las actividades objeto
del contrato.
b) Será el encargado de presentar a Electrohuila S.A E.S.P., cada mes cumplido, para
aprobación y trámite las actas de ejecución de las actividades objeto del contrato.
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c) Respaldará la operación, coordinando la ejecución de actividades de suspensión,
reconexión novedades y/o persuasión de cartera cuando por necesidades del servicio lo
exijan, y de todas aquellas actividades objeto del contrato que así lo ameriten.
Le corresponderá, por lo tanto:
1) Consolidar y emprender las acciones de mejoramiento conforme a las exigencias del contrato,
al reporte de observaciones y novedades encontradas durante las acciones desarrolladas y
presentar informes periódicos de manera oportuna a Electrohuila S.A. E.S.P., según lo
establezca el interventor.
2) Realizar gestión investigativa a las quejas presentadas por los clientes por posibles
irregularidades en la realización de las actividades y presentar el informe formal del resultado
a Electrohuila S.A E.S.P. y proponer las acciones correctivas a que haya lugar.
3) Velar porque los procedimientos establecidos por las Electrohuila S.A E.S.P., se cumplan de
acuerdo con lo estipulado en estos pliegos de condiciones con sus respectivas condiciones y
especificaciones.
4) Velar por el cumplimiento e Implementar los programas de salud ocupacional y seguridad
industrial con las cuadrillas bajo su responsabilidad diseñados por el contratista y proponer las
acciones de mejoramiento a que haya lugar.
El contratista a través del coordinador, deberá elaborar e implementar indicadores de eficacia y
efectividad que permitan realizar la medición y el seguimiento permanente de la productividad de
este personal, en relación con el cumplimiento de las tareas encomendadas. el contratista, se
obliga a enviar a la interventoría de Electrohuila S.A. E.S.P. los resultados mensuales
consolidados de dicha actividad de medición y seguimiento, así como los planes de acción que
deberán considerar como oportunidades de mejora en el plan de calidad asociado a este proceso
de contratación.
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1.4.5.4 ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR
El supervisor, conjuntamente con el coordinador del contrato deberán implementar métodos,
controles periódicos y sistemas de trabajo que conlleven al cabal cumplimiento del objeto del
contrato por parte del personal designado a la operación, los cuales deberán quedar claramente
explicitados.
Deberá hacer inspecciones a las labores de suspensión, verificación, reconexión a fin de
verificar que las acciones se hayan ejecutado, así como efectuara labores de persuasión con
los clientes que no han respondido al pago.
El supervisor, tendrá asignado bajo su responsabilidad el grupo de funcionarios operativos, a
los cuales realizará seguimiento y medición mensual, de acuerdo con los métodos de trabajo e
indicadores de gestión que se definan. De igual manera, será responsable de realizar las
jornadas de retroalimentación al personal operativo que tenga asignado, para garantizar el
mejoramiento continuo de las actividades objeto del contrato. La interventoría de Electrohuila
S.A. E.S.P. podrá solicitar al contratista la asignación de tareas de ejecución en terreno de
verificaciones al personal que conforma su grupo de supervisión, como control posterior de las
actividades realizadas por los trabajadores del contratista. En el mismo sentido, podrán
asignarse revisiones especiales que por el grado de complejidad y de confidencialidad
requieran realizarse por este personal de confianza.
Velará que las actividades programadas por Electrohuila S.A. E.S.P. se cumplan conforme al
cronograma de suspensiones y los estándares de servicio establecidos por Electrohuila S.A.
E.S.P.
Le corresponderá, por lo tanto, garantizar:
a) Que las personas encargadas Carguen y descarguen la información en las terminales
portátiles.
b) Consolidar el reporte que los analistas hagan de observaciones y novedades encontradas
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durante las acciones e informar de ello de manera oportuna a Electrohuila S.A E.S.P. o al
coordinador del contrato para que este lo reporte.
c) Verificar que el trabajo se ejecute en la forma estipulada.
d) Propender porque se efectúen correctamente las suspensiones, las reconexiones, el
diligenciamiento de actas de visita, del acta de reconexión, así como la labor de
persuasión.
e) Verificar que se realice de manera adecuada la gestión investigativa en los sitios donde se
presenten quejas de los clientes por posibles irregularidades en la realización de las
actividades.
f) Velar porque los procedimientos establecidos por la Empresa se cumplan de acuerdo con
lo estipulado en estos Pliegos de Condiciones con sus respectivas condiciones y
especificaciones.
g) Las demás actividades determinadas en estos Pliegos de Condiciones, en la propuesta y
en los procedimientos.
h) Apoyar la gestión de mejoramiento de acciones y proponer las diferentes alternativas de
mejora que considere de acuerdo con situaciones encontradas en terreno.
i) Velar por el cumplimiento de los programas de salud ocupacional y seguridad industrial
con las cuadrillas bajo su cargo diseñados por el contratista.
j) Estar vigilante de los eventos que por acción u omisión por parte del personal a su cargo
puedan afectar a terceros.
k) Velar por el correcto desarrollo del contrato.
l) Presentar informes al coordinador de la gestión realizada en periodos determinados para
evaluar la efectividad de las estrategias establecidas para la realización de las actividades
del contrato.
m) Dar solución a los requerimientos de las demás zonas de ejecución del contrato en cuanto
al soporte solicitado por las mismas.
n) Vigilar el cumplimiento de los rendimientos del personal e informar al coordinador sobre
deficiencias y/o mejoras requeridas.
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1.4.5.5 ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL ANALISTA
a) Consolidar el reporte que los auxiliares hagan de observaciones y novedades encontradas
durante las acciones e informar de ello de manera oportuna a Electrohuila S.A. E.S.P. o al
coordinador del contrato para que este lo reporte.
b) Verificar los ciclos que se han trabajado y mirar los clientes que no han reaccionado y
programar con el supervisor visitas de verificación.
c) Verificar y hacer reporte de las reconexiones a las cuales se les debe hacer retiro de cargo
por cancelar antes de la suspensión.
d) Realizar el cruce de los pagos en tránsito con la base de suspensiones para la realización
de las reconexiones a tiempo.
e) Identificar las cuentas que no han reaccionado al pago y cruzar con novedades para
posibles informes de depuración e informar al coordinador.
1.4.5.6 ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL AUXILIAR DE OFICINA
Además de las funciones que le corresponden como Auxiliar de oficina en su desempeño diario,
le corresponde:
a) Hacer revisión de las imágenes descargadas a diario por los funcionarios identificando
errores en las mismas e informando al coordinador para toma de acciones correctivas.
b) Verificar que las fotos estén en su totalidad para la entrega respectiva a la interventoría
c) Revisar que las fotos correspondan a las estipuladas por la interventoría.
d) Hacer revisión de la calidad de las imágenes entregadas por las zonas e informar al
coordinador
e) Hacer el archivo para la entrega a la interventoría según lo estipulado por Electrohuila S.A.
E.S.P.
f) Hacer revisión de la información física entregada para que cumpla con los requerimientos
de la interventoría en tiempo e información suministrada.
g) Dar apoyo a las labores de los analistas de cartera.
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h) Atención al usuario.
i) Cargue y descargue de la información en las terminales portátiles.
j) Consolidar el reporte de observaciones y novedades encontradas durante las acciones e
informar de ello de manera oportuna a la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P.
k) Reportar los sitios donde se presenten quejas de los clientes por posibles irregularidades
en la realización de las actividades.
l) Velar por el cumplimiento en los tiempos de reconexión tanto cargue, así como la ejecución
de las mismas a partir de la fecha del pago.
m) Apoyar al analista.
n) Realizar las llamadas a través del Contac Center, para gestión de cartera.
1.4.5.7 ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL LINIERO
Además de las funciones que le corresponden como Liniero en cuanto a su desempeño diario,
le corresponde también apoyar las labores operativas de los supervisores del contrato en el
terreno en los casos en que se requiera y específicamente en:
a) Carga y descarga de terminales portátil en la sede del contratista o la sede de Electrohuila
S.A E.S.P.
b) Implementar conjuntamente con el supervisor métodos, controles periódicos y sistemas de
trabajo con el fin de cumplir el objeto del contrato en términos de oportunidad y calidad.
c) Reportar información clara y veraz de las actividades ejecutadas en terreno.
d) Realizar revisiones específicas programadas por el contratista o por Electrohuila S.A E.S.P.
e) Conducir la motocicleta y/o vehículo automotor para el desarrollo de las actividades objeto
de este contrato.
1.4.5.8 ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL AUXILIAR DE TERRENO
Además de las funciones que le corresponden como Auxiliar en su desempeño diario, le
corresponde:
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a) Conducir la motocicleta y/o vehículo automotor para el desarrollo de las actividades objeto
de este contrato.
b) Recepción del trabajo diario para su desarrollo, previa programación efectuada por el
supervisor o por el analista.
c) Realizar revisiones específicas programadas por el contratista o por Electrohuila S.A E.S.P.
d) Entrega de información a supervisor o analista según sea el caso. Es responsabilidad del
auxiliar electricista, ingresar en la terminal portátil la información levantada en terreno de las
órdenes de trabajo ejecutadas y asegurar la calidad de esta información, identificar posibles
inconsistencias y reportarlas.
e) Las actas diligenciadas deben indicar la acción realizada de manera clara, para que el
personal de oficina evidencie la situación levantada en terreno.
1.4.6 SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES
El contratista se compromete a pagar al personal encargado de la ejecución de este contrato, el
salario y las prestaciones sociales cotizadas, que están incluidos en el modelo de costos
previsto en estos términos de referencia.
El salario del personal deberá ser como mínimo el siguiente:
Salario base (SB) =SMLMV del año 2017
FUNCIONARIO CONTRATO SALARIO
CORDINADOR DE PROYECTO 3.5 SB
HSEQ 2,5 SB
LINIERO 1,6 SB más auxilio de transporte
SUPERVISOR 2,5 SB
AUXILIARES DE TERRENO 1,4 SB más auxilio de transporte
ANALISTAS 1,7 SB más auxilio de transporte
AUX OFICINA 1,4 SB más auxilio de transporte
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Es de resaltar que estos sueldos y salarios son diseñados para que el oferente pueda
seleccionar el perfil, la experiencia y la capacidad profesional del personal que nomine para el
objeto de la presente invitación pública.
Rendimientos diarios de las acciones que debe cumplir el contratista
No ACTIVIDAD 2018 2019 2020 2021
1 Suspensión de Servicio de Energía - Pin 43 43 43 43
2 Suspensión, verificación- urbana Poste sede 32 32 32 32
3 Suspensión- urbana Poste fuera sede 25 25 25 25
4 Suspensión, verificación - rural 10 10 10 10
5 Suspensión- Reconexión en camioneta urbano 15 15 15 15
6 Suspensión- Reconexión en Camioneta rural 8 8 8 8
7 Reconexiones pin urbana - Fac. cancelada - Sin servicio 40 40 40 40
8 Reconexion de Servicio de Energía - Poste sede 30 30 30 30
9 Reconexion de Servicio de Energía - Poste F.sede 20 20 20 20
10 Reconexion Rural 10 10 10 10
11 Actas de Visitas / novedades/Persuación Urbana 30 30 30 30
12 Actas de Visitas / novedades/Persuación Rural 15 15 15 15
Si no cumple los rendimientos estimados por Electrohuila S.A. E.S.P., el contratista deberá
presentar un informe por escrito justificando el incumplimiento de los rendimientos.
1.4.7 HERRAMIENTAS Y DOTACIÓN
El contratista deberá contar con los elementos necesarios (certificados y homologados) para
cumplir con las normas y los procedimientos que demande la actividad contratada, para ello
deberá cumplir con lo que determine el contrato y en especial lo siguiente. La herramienta a
utilizar en el contrato debe ser nueva.
A continuación, sin perjuicio de lo que durante la ejecución del contrato se requiera, se detallan
las cantidades estimadas de herramientas que se debe tener en la ejecución del contrato y la
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vida útil estimada de cada elemento. La cantidad especificada debe contemplar el número de
personas requeridas en el contrato para cada actividad.
HERRAMIENTA AUXILIAR DE PIN UN. CAN. VIDA ÚTIL AÑOS
Casco dieléctrico con barbuquejo # 1 0.5
Gafas protectoras filtro UV # 1 0.3
Guantes dieléctricos a 1000 Voltios CLASE 0 par 1 1
Alicate # 1 0.5
Juego Destornilladores de pala y estría (aislados a 600 v) juego 1 0.5
Proba fase # 1 0.5
Pinza Voltiamperimétrica (2000 A) # 1 2
Llave lonchera # 1 2
Conos de señalización # 2 1
Botiquín para moto # 1 1
Cajón de Herramientas # 1 2
Cinta aislante # 1 0.5
Pinza pelacables # 1 2
Botas pantaneras par 1 1
HERRAMIENTA LINIERO UND. CANT VIDA ÚTIL AÑOS
Casco dieléctrico con barboquejo # 1 0.5
Gafas protectoras filtro UV # 1 0.3
Guantes Protectores - ingeniero reforzados par 1 0.3
Proba fase # 1 0.5
Llave lonchera # 1 2
Detector de tensión # 1 2
Cinta para señalización # 1 2
Guantes dieléctricos clase 4 par 1 2
Botas pantaneras par 1 1
Manila de Servicio m 20 0.5
Guantes dieléctricos a 1000 Voltios CLASE 0 par 1 1
Guantin de Tela par 1 1
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Escalera de fibra de vidrio aislada de 12 pasos # 1 2
Arnés dieléctrico con faja lumbar # 1 1
Tercer pretal # 1 1
Cabo de posicionamiento - eslinga de posicionamiento # 1 0.5
Juego de pretales # 1 0.3
Línea de vida (Eslinga con absorbedor de caída) # 1 2
Pértiga # 1 2
Mosquetón de aseguramiento 5000 LB # 1 1
Equipo de rescate en alturas # 1 2
De manera indicativa se relacionan los elementos de dotación que fundamentalmente deben ser
considerados: Jean y camisa dieléctricos 100% algodón (cada 4 meses), botas dieléctricas
(cada 4 meses), casco dieléctrico con barbuquejo, chaleco reflectivo, botas de caucho
pantaneras (según el caso y donde se requiera), sobre todo impermeable, monogafas filtro UV
anti arco eléctrico, cinturón de seguridad, arnés de seguridad con faja, Eslinga de seguridad
Pretales, Tercer pretal, linterna grande con batería, pértiga dieléctrica de secciones (de 3 m o 6
m según el caso y donde se requiera) y guantes dieléctricos adecuados para maniobrar
instalaciones eléctricas en baja tensión (menor o igual a 1.000 voltios) y alta tensión (mayor a
1.000 voltios y menor o igual a 34.500 voltios). De todas formas, los elementos de protección
en cada lugar de trabajo, serán requeridos y exigidos por Electrohuila S.A. E.S.P. de acuerdo
con los posibles riesgos. La dotación debe ser con los colores institucionales de Electrohuila
S.A. E.S.P. Se debe calcular la entrega de dotación para todos funcionarios. En todo caso el
contratista debe asegurarse que el personal disponga de todos los elementos necesarios para
adelantar sus trabajos en óptimas condiciones de seguridad.
Para la iniciación de la ejecución del contrato es condición de obligatorio cumplimiento que el
contratista de manera efectiva haya suministrado a todo su personal los equipos, herramientas
y dotación mínima que la ley exige necesarios para el desarrollo de las actividades
encomendadas. Igualmente, que estén debidamente afiliados al sistema de seguridad social y
de pensiones.
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DOTACIÓN LINIEROS Y AUXILIARES DE TERRENO
ELEMENTO UNID CANTIDAD VIDA ÚTIL AÑOS
Jean Dieléctrico 14 OZ # 3 1
Camisa índigo sin partes metálicas # 3 1
Botas dieléctricas par 3 1
Impermeable (pantalón camisa) # 1 1
Correa plástica y anti flama # 3 1
DOTACIÓN INGENIEROS DE OFICINA
ELEMENTO UNID CANTIDAD VIDA ÚTIL AÑOS
Jean Dieléctrico 14 OZ # 3 1
Camisa índigo sin partes metálicas # 3 1
Botas dieléctricas par 3 1
1.4.8 MEDIOS DE TRANSPORTE Y SEGURIDAD y SALUD EN EL TRABAJO
Será por cuenta del contratista la adquisición y suministro de todos los medios de transporte a
utilizar (automotor- motocicletas), equipos y herramientas y otros elementos básicos o
especiales en las cantidades necesarias que se consideren indispensables; elementos de
oficina como computadoras, impresoras, papelería, implementos de computación, escritura y
volantes en impresión tipográfica, etc. que sean requeridos para la ejecución normal de los
trabajos contratados.
Las motos para las labores operativas deberán tener un cilindraje mayor o igual a 125 c.c., de
cuatro (4) tiempos, aptas para trabajo en terrenos urbanos y rurales (doble-propósito), y deben
ser modelo no inferior a 2017.
El contratista deberá garantizar el funcionamiento continuo de las motocicletas y su reemplazo
oportuno en caso de presentarse avería o que no puedan ser utilizadas por cualquier razón; en
consecuencia, se deberá tener un plan de contingencia para reemplazar parcial o
definitivamente dicha motocicleta.
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En caso de ser necesario, La Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. efectuará por intermedio del
interventor, las inspecciones a las motocicletas de acuerdo a la frecuencia que se defina, o
cuando a su criterio lo considere oportuno, La Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. a través del
interventor del contrato, solicitará periódicamente la documentación que certifique la condición
mecánica y estado de conservación general de los vehículos utilizados por el contratista en la
prestación del servicio contratado. Si el resultado de las certificaciones no es satisfactorio y/o se
encuentran vehículos con observaciones, se informará al contratista el plazo para su
normalización; de ser necesario, por la gravedad de las deficiencias encontradas, el vehículo
con observaciones podrá ser suspendido, plazo durante el cual no podrá ser interrumpido el
servicio como parte de las actividades propias de la interventoría, La Electrificadora del Huila
S.A. E.S.P. a través del Interventor del Contrato, solicitará semestralmente al contratista el
correspondiente certificado de la revisión técnico mecánica y de gases de cada uno de estos
vehículos, con el fin de verificar las condiciones mecánicas y estado de conservación de las
mismas.
El contratista transportará a todo su personal cuando sea necesario por su cuenta y bajo su
entera responsabilidad en vehículos o motocicletas en buen estado de operación y que
permitan a los ocupantes viajar sentados, según la reglamentación vigente del Ministerio de
Transporte y del Instituto de Tránsito y Transporte, incluyendo el plan de seguridad vial. Así
mismo, deberán tener los elementos de seguridad exigidos por el Reglamento de Tránsito.
El contratista deberá disponer permanentemente de 2 vehículos – tipo van (sencilla) para el
área urbana y 2 vehículos- camionetas doble cabina cuatro x cuatro para el área rural, las
cuales debe ser modelo no anterior al año 2017, apropiada para la zona de influencia, para de
manera continua y efectiva prestar apoyo en la ejecución de las diferentes actividades
contratadas para brindar apoyo al proceso, especialmente en las actividades a desarrollar en
las acciones y operaciones que requieran el uso de la escalera. Las actividades de suspensión
auditada y reconexiones poste urbano y suspensión auditada y reconexiones poste rural se
realizarán con las camionetas las cuales deben estar dotadas de escalera con sus respectivas
herramientas y equipos de protección.
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Los vehículos usados para el desarrollo del trabajo objeto de esta contratación deben
identificarse con dos avisos ubicados en las puertas laterales del mismo o en un lugar visible,
con las siguientes características:
Dimensiones: 60 X 30 cm
Datos: Nombre de la firma Contratista
"Contratista ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
El contratista deberá garantizar la implementación total del Sistema de Gestión en seguridad y
salud en el trabajo (SG-SST), el cual debe como mínimo contemplar los siguientes aspectos:
a) Subprograma de medicina preventiva y del trabajo.
b) Subprograma de seguridad industrial.
c) Subprograma de higiene industrial.
d) Funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional – COPASO.
e) Panorama de riesgos.
f) Cronograma de actividades y evaluación mensual.
El contratista exonera a Electrohuila S.A. E.S.P. de todo tipo de responsabilidad por el mal uso
de los elementos de seguridad.
1.4.9 MEJORAMIENTO TECNOLÓGICO
Durante el ejercicio del contrato Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar la incorporación de
nuevos desarrollos tecnológicos, de equipos hardware o programas aplicativos software, para el
mejoramiento del proceso comercial en el que se interviene conforme al objeto, como no es
predictivo el desarrollo de la industria y la tecnología, el proveedor del servicio evaluará,
cuantificará e incorporará la solicitud, previa aceptación de la propuesta técnica y económica y
para ello se hará ajuste en el contrato.
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Para efectos de implementar las innovaciones tecnológicas disponibles en cuanto a carga y
descarga de datos vía Web, durante la ejecución del contrato Electrohuila S.A. E.S.P. indicará
al Contratista los requerimientos de comunicación necesarios para la transmisión de datos
empleando la red del operador de Internet móvil, que permita la carga – descarga desde
cualquier lugar, cuando se haga necesario.
1.4.10 COMUNICACIÓN
El contratista deberá garantizar hacia su organización interior una comunicación permanente y
efectiva mediante sistema celular, de voz y datos, que enlace cada grupo operativo con la
oficina central y las zonas atendidas; al igual que el grupo de supervisión.
El contratista deberá garantizar una comunicación frecuente y efectiva con Electrohuila S.A
E.S.P. a través de la Interventoría, Divisiones de Zona Neiva Norte, Zona Sur, Centro,
Occidente y División Control Cartera, mediante el suministro de comunicación celular, de voz y
datos, acerca del desarrollo normal del contrato, los problemas operativos y administrativos que
resulten y de sus soluciones adecuadas e inmediatas.
Electrohuila a través de la interventoría aprobará los equipos de comunicación que el contratista
pretenda emplear para el cumplimiento de esta obligación.
El contratista deberá suministrar dos (2) equipos celulares para la interventoría del contrato por
parte de Electrohuila S.A E.S.P., con su correspondiente plan de voz y datos, para desarrollar
las labores inherentes al objeto del contrato y ésta se hará responsable del buen uso y manejo
de los mismos.
1.4.11 INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN Y REEMPLAZO DE PERSONAL
Una vez seleccionado el contratista, Electrohuila S.A. E.S.P. dictará capacitación al personal
operativo y directivo sobre las acciones a ejecutar. Antes del inicio de ejecución del contrato
todo el personal del contratista deberá recibir la debida inducción y capacitación por parte del
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contratista; para luego ser evaluado en forma oral y/o escrita por la Interventoría que finalmente
definirá su aceptación o rechazo. En todo caso el contratista deberá garantizar que el personal
que realizará las actividades objeto del contrato participe en la capacitación correspondiente,
dejando como soporte el registro de la capacitación.
Electrohuila S.A E.S.P. coordinará con el contratista la capacitación a sus empleados sobre la
adecuada atención al cliente, de tal forma que se garantice un óptimo y efectivo servicio de
información, trato y manejo de las situaciones que en el terreno y oficina se pueden presentar.
El contratista impartirá capacitación referente a normas de salud ocupacional, seguridad
industrial, procedimientos en caso de emergencia y manejo de situaciones difíciles a su
personal, de igual forma deberá estructurar el Comité de Salud Ocupacional de acuerdo con las
normas vigentes.
La capacitación referente a normas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
y de su Sistema de Gestión de Calidad será responsabilidad exclusiva del contratista. Este
deberá capacitar a su personal para que conozca las exigencias del contrato respecto de las
normas de seguridad, salud ocupacional y gestión de calidad, de manera que el personal que
se vincule al contrato comprenda y atienda todas las medidas que en ese sentido se tomen, de
acuerdo con lo prescrito en las normas existentes y las indicadas en el presente documento.
1.4.12 VINCULACIÓN DEL PERSONAL
Una vez finalizado el proceso de selección objetiva por el contratista, este enviará
oportunamente a la interventoría de Electrohuila S.A E.S.P., la relación de personas escogidas
para iniciar el proceso de capacitación. La capacitación se realizará de tal forma que el personal
seleccionado se considere apto para realizar las operaciones objeto del contrato.
Electrohuila S.A E.S.P. se reserva el derecho de realizar evaluaciones al personal de aspirantes
para garantizar la apropiación de los contenidos impartidos.
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El contratista será el único empleador de los trabajadores utilizados para la ejecución de las
actividades contratadas y se compromete a cumplir respecto a ellos con todas las obligaciones
y responsabilidades que le impone la ley.
El contratista se obliga a presentar a Electrohuila S.A. E.S.P., en el momento en que ésta lo
solicite, todos los documentos que acrediten fehacientemente su calidad de empleador directo
de todas las personas que participan en la prestación de los servicios y su cumplimiento
respecto de todas las disposiciones laborales, provisionales y tributarias que contempla la
legislación vigente o las que más adelante entren en rigor y, en especial, de las relativas a
protección por riesgos derivados de accidentes de trabajo o enfermedades profesionales.
Durante el desarrollo del contrato, Electrohuila S.A. E.S.P. en caso de ser necesario, impartirá
la capacitación complementaria que se requiera para cada uno de los oficios, con el fin de
mejorar el nivel de conocimientos tecnológicos y de servicio al cliente de los trabajadores del
contratista; por lo tanto, el contratista deberá facilitar dicha labor. Esta capacitación
complementaria no tendrá costo para el contratista, pero deberá pagar los salarios,
prestaciones sociales y aportes parafiscales correspondientes de los trabajadores, por lo tanto,
no habrá lugar a pagos adicionales por este concepto.
1.4.13 INFORMACIÓN A ENTREGAR POR PARTE DEL CONTRATISTA
El contratista deberá cumplir con la entrega total de la información soporte de las acciones
ejecutadas dentro de los plazos establecidos para la liquidación parcial correspondiente a cada
periodo (mes) de operación, en el orden establecido y debidamente diligenciada. Durante el
proceso de liquidación parcial en caso de advertir inconsistencias o faltantes de información, la
correspondiente acción se declarará nula y por consiguiente no será sujeta de reconocimiento
económico.
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1.4.14 INDICADORES DE DESEMPEÑO Y CUMPLIMIENTO
a) Efectividad de la suspensión
Suspensiones Efectivas por Ciclo
E. S.
= ----------------------------------------------------------------------- x 100
Suspensiones Entregadas por Ciclo
Se aceptará como conformidad de la actividad un índice mínimo de 80% de los clientes. El
indicador se debe calcular en pesos ($) y en número de clientes.
b) Efectividad de la reconexión
Reconexiones Efectivas por Ciclo
E. R.
= ---------------------------------------------------------------------- x 100
Suspensiones Efectivas por Ciclo
El indicador se debe calcular en pesos ($) y en número de clientes.
c) Oportunidad de la suspensión
La fecha de generación del archivo de suspensión será la indicada por ELECTROHUILA
conforme la programación entregada al contratista.
Índice Oportunidad = Fecha de realización suspensión –Fecha generación suspensiones.
1.4.15 PENALIZACIONES
a) Por suspensiones urbanas no ejecutadas sin la correspondiente justificación aprobada por
la interventoría, se descontará al contratista una suma equivalente a un (1) SMDLV.
b) Por suspensión rural no ejecutada sin la correspondiente justificación aprobada por la
interventoría, se descontará al contratista una suma equivalente a tres (3) SMDLV.
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c) Cuando el contratista no reconecte el servicio, transcurrido más de un (1) día en lo urbano
y dos (2) días en el área rural, contados a partir del ingreso del pago en el SIEC - Sistema
Comercial de Electrohuila S.A. E.S.P. -o solicitud del cliente, se descontará al contratista
una suma equivalente a un (1) SMDLV por cada día de retraso. La fecha de referencia
para establecer la fecha límite de reconexión será la menor entre la registrada en el
sistema y la solicitud del cliente.
d) Cuando el contratista no realice la reconexión del servicio dentro de los términos
establecidos a los clientes que cancelaron la factura, en caso de sanción por algún ente de
control, o reclamación por daños causados al usuario por la demora en la reconexión el
contratista asumirá los costos y responsabilidades.
1.4.16 LIQUIDACIÓN DE LOS TRABAJOS EJECUTADOS
Cada mes calendario se consolidarán las operaciones realizadas y recibidas conjuntamente
entre el contratista y el interventor, lo cual se hará constar en actas firmadas por las partes.
Las actividades definidas en el alcance del contrato, se liquidarán mediante el siguiente
procedimiento:
a) Cantidad de acciones efectivas de suspensión, reconexión, verificación persuasión y/o
novedad por el precio unitario de cada acción. Los usuarios que el contratista reporte como
factura cancelada y que en la terminal lo registran como YC, no se cancelarán cuando se
evidencie que el usuario no pagó.
b) Cuando se ordene realizar una acción de suspensión y en su ejecución se detecte que el
usuario ha hecho el pago, ésta se liquidará al 70% de la acción de suspensión pin efectiva
en lo urbano y el 30% de la acción en el sector rural.
c) Las acciones que el contratista reporte como usuario sin servicio (SS), ésta se liquidará al
70% de la acción de suspensión pin efectiva en lo urbano y el 30% de la acción en el sector
rural.
d) Los acuerdos de pago serán cancelados de la siguiente forma:
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100% del Valor unitario si se presenta toda la documentación requerida y existe pago de
cuota inicial de la deuda.
50% del Valor unitario cuando no existe pago de cuota inicial, pero se ha verificado la
gestión del contratista en lo referente a documentación y visita física al predio del cliente.
e) Cuando Electrohuila S.A. E.S.P. lo disponga en la zona urbana de los municipios, el
contratista podrá realizar acciones individuales de persuasión, novedades y actas de visita a
los clientes morosos, con el propósito de lograr el pago del servicio antes de la suspensión,
en esta acción se liquidará el pago correspondiente a una acción de suspensión en pin de
corte.
f) Las reconexiones que se realicen después de 24 horas en lo urbano y 48 horas en lo rural
no serán canceladas.
1.5 APROPIACIÓN PRESUPUESTAL
Electrohuila S.A. E.S.P pagará el valor del contrato con recursos provenientes de los siguientes
rubros:
CODIGO RUBRO NOMBRE VIGENCIA No. CDP VALOR
03051202001212 “Remuneración
servicios técnicos” 2018 DGF-2018-00033 $ 3.056.386.827
03051202001212 “Remuneración
servicios técnicos” 2019 DGF-2019-00019 $ 3.135.509.000
03051202001212 “Remuneración
servicios técnicos” 2020 DGF-2020-00010 $ 3.100.345.000
03051202001212 “Remuneración
servicios técnicos” 2021 DGF-2021-00006 $ 3.065.292.735
No obstante, conforme al anexo No. 2, el presupuesto oficial estimado para cada vigencia es el
siguiente:
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VIGENCIA PRESUPUESTO OFICIAL
2018 $ 3.017.457.620
2019 $ 3.105.383.550
2020 $ 3.069.991.712
2021 $ 3.035.151.282
1.6. CONFIDENCIALIDAD
El oferente y su personal se comprometen en virtud de la presente solicitud de oferta y del
eventual contrato que se llegue a suscribir, a mantener la reserva y a no divulgar, ni el
contenido de documento alguno o de cualquiera de los procedimientos de Electrohuila S.A.
E.S.P. llegue a conocer, tenga acceso o le sea entregado por virtud de los trabajadores, ni a
utilizarla en provecho propio de un tercero, en virtud de la confidencialidad de la que goza la
misma.
1.7. SOLUCIÓN DE CONFLICTOS
Las diferencias que puedan surgir entre las partes derivadas directa o indirectamente de la
presente invitación o del contrato que surgiera de ella serán dirimidas por la jurisdicción
ordinaria. Sin perjuicio de que las partes en común acuerdo puedan acudir a alguno de los
mecanismos alternativos de solución de conflictos previstos en la ley.
Para todos los efectos se tendrá como domicilio contractual la ciudad de Neiva.
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C A P I T U L O II
TRÁMITE DEL PROCESO
2.1. CRONOGRAMA DE LA CONVOCATORIA.
ETAPA PRELIMINAR
EVENTO TÉRMINO LUGAR
Publicación Invitación El día cuatro (04) de diciembre
de 2017.
Periódico La República
Apertura de la Invitación a
presentar propuestas
El día cuatro (04) de diciembre
de 2017.
página Web
www.electrohuila.com.co
PROCESO DE SELECCIÓN
Inicio del término para la
presentación de propuestas. A partir de la invitación N/A
Aclaraciones
A partir de la apertura y hasta
el día cinco (5) de diciembre
de 2017, las cuales serán
resueltas el día seis (6) de
diciembre de 2017.
Los proponentes podrán solicitar
aclaraciones a través de la página
web www.electrohuila.com.co, o al
correo electrónico:
angela.ramirezp@electrohuila.co
Derecho a participar
El plazo para compra de
pliegos será desde la
apertura, hasta el día once
(11) de diciembre de 2017.
Deberá consignarse en la cuenta
corriente número 39001009-8 del
banco popular a nombre de la
Electrificadora del Huila S.A E.S.P.,
indicando en el comprobante:
“VALOR PLIEGOS INVITACIÓN
PÚBLICA EHUI-SC-159-2017”. Con
copia del recibo de consignación se
obtendrá el derecho de participar en
la invitación pública EHUI-SC-159-
2017.
Vencimiento del término para
presentar propuestas - cierre
del proceso.
A más tardar el día 11 de
diciembre de 2017 a las
04:00:00 P.M.
Edificio Promisión Km 1 vía
Palermo. En sobre cerrado en el
Área de recepción de
correspondencia.
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EVALUACIÓN DE PROPUESTAS
Verificación e informe de los
requisitos habilitantes.
Dentro del primer (1) día
hábil siguiente a la
designación del comité
evaluador por parte del
Gerente.
Edificio Promisión Complejo
Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo
Término para subsanar
requisitos habilitantes – Si a
ello hubiere lugar.-
Dentro del primer (1) día hábil
siguiente al vencimiento del
término para la verificación o
validación de requisitos
habilitantes.
Edificio Promisión Complejo
Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo
Evaluación de los factores de
ponderación.
Desde el vencimiento del
término para subsanar y hasta
el primer día hábil siguiente.
Edificio Promisión Complejo
Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo.
DEFINICIÓN DEL PROCESO
Documento de aceptación de
oferta o declaratoria de
desierto.
A partir del vencimiento del
término anterior.
Gerencia General
SUSCRIPCION DEL CONTRATO
Suscripción del contrato.
Dentro de los dos (2) días
hábiles siguientes a la
expedición del documento de
aceptación.
División de Servicios Administrativos.
Presentación de las garantías.
Dentro de los dos (2) días
hábiles siguientes a la
suscripción del contrato.
División de Servicios Administrativos.
Aprobación de las garantías.
Dentro del primer (1) día hábil
siguiente a la presentación de
las garantías.
División de Servicios Administrativos.
Suscripción del acta de inicio.
Dentro de los dos (2) días
hábiles siguientes a la
aprobación de las garantías y
notificación al interventor.
Edificio Promisión Complejo
Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo.
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2.1.1. DERECHO A PARTICIPAR
El derecho a participar en el presente proceso de contratación tendrá un valor no reembolsable
de doce millones de pesos ($12.000.000) M/Cte. Conforme a lo anterior, la persona que haya
consignado la suma en mención no podrá exigir su reintegro si decide no participar en el
proceso. El valor deberá consignarse a nombre de la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. en la
cuenta corriente número 390-01009-8 del Banco Popular, indicando en el comprobante:
“DERECHO A PARTICIPAR EN LA INVITACIÓN PÚBLICA EHUI-SC-159-2017”. Copia del
recibo de consignación se deberá adjuntar a la propuesta lo cual dará el derecho a participar en
la invitación pública EHUI-SC-159-2017. El plazo máximo para consignar será el establecido en
el cronograma.
2.1.2. LIMITACIONES PARA OFERTAR
Los proveedores que han sido re-evaluados por la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P., que por
su calificación son CONDICIONALES y no han presentado plan de mejora, no pueden
presentar oferta en la presente invitación; de igual forma los proveedores que por su calificación
son NO CONFIABLES, que no han cumplido el plazo de limitación para contratar de 6 meses y
no han presentado plan de mejora.
2.1.3. ACLARACIONES
Solamente quienes hayan adquirido el derecho a participar podrán solicitar aclaraciones dentro
del plazo establecido en el cronograma. Para ello, deberán adjuntar a la solicitud de
aclaraciones, la prueba del cumplimiento del derecho a participar.
2.2. SUBSANACIÓN
Son subsanables todos los requisitos que no sean factor de ponderación.
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En relación con la experiencia mínima y la capacidad económica y financiera, estas son
subsanables, advirtiéndose que la evaluación de estos factores de ponderación se hará sobre la
experiencia y la capacidad económica y financiera inicialmente acreditada.
2.3. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
Electrohuila S.A. E.S.P. rechazará las propuestas en los siguientes eventos:
1. Cuando el proponente no aporte o no aclare en los plazos y condiciones determinadas por
la entidad, los documentos o la información que le haya sido requeridas para el
cumplimiento de los requisitos habilitantes, considerándose su propuesta inhábil, o su
propuesta no se considere favorable para la entidad.
2. Cuando en cualquier estado del proceso de selección se evidencie una inexactitud en la
información contenida en la propuesta, que de haber sido advertida al momento de la
verificación de dicha información no le hubiera permitido al proponente cumplir con uno o
varios de los requisitos habilitantes o técnicos.
3. Cuando la propuesta sea presentada luego de la fecha y hora exactas señaladas para el
cierre del término para presentar propuestas, radicadas en dependencias distintas a la
indicada en los presentes términos o haya sido enviada por correo electrónico, fax o
cualquier otro medio no autorizado. La hora de presentación será la que genere el SIMAD
al momento de radicación de la propuesta.
4. Cuando la propuesta sea alternativa, parcial, salvo que ello se permita, o cuando en ella se
formulen condiciones contractuales diferentes a las establecidas en los presentes términos
de referencia.
5. Cuando no exista correspondencia entre el objeto social del oferente y el objeto de la
presente contratación.
6. Cuando el valor de la propuesta exceda el valor del presupuesto oficial estimado para cada
vigencia, sin perjuicio de lo establecido en el numeral 3.3 Negociación económica y en el
estatuto de contratación.
7. Cuando el plazo ofrecido para la ejecución del contrato supere el establecido en los
presentes términos, sin perjuicio de lo establecido en el numeral 3.3 Negociación
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económica y en el estatuto de contratación.
8. Cuando la propuesta sea presentada por el cónyuge o compañero permanente o quienes
se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero
civil con cualquier otra persona que formalmente presente propuesta dentro del presente
proceso.
9. Cuando no se suscriba la carta de presentación de la propuesta por la persona natural
proponente o por el representante legal de la firma del proponente o cuando no tenga la
autorización para hacerlo.
10. La ausencia de las autorizaciones que de conformidad con los estatutos se requieran para
representar y comprometer válidamente a la persona jurídica.
11. Cuando el proponente no cuente con la capacidad jurídica suficiente para la presentación
de la oferta.
12. Cuando una persona natural o jurídica participe directamente en más de una propuesta. En
este caso, se rechazarán todas las propuestas que incurran en la situación descrita.
13. Cuando el proponente no presente o no corrija la garantía de seriedad de la oferta en caso
de requerirse.
14. Cuando se descubra falsedad material o ideológica en cualquiera de los documentos de la
propuesta, o se descubra cualquier intento de fraude o engaño por parte del proponente a
la entidad o a los demás participantes.
15. Cuando el proponente se encuentre reportado en el boletín de responsables fiscales
(artículo 60 de la Ley 610 de 2000).
16. Cuando no se presente la propuesta económica inicial impresa o los conceptos de ésta no
correspondan a los solicitados tanto en su descripción como su cantidad.
17. Cuando una vez el proponente presente sus explicaciones a la propuesta considerada
como artificialmente baja, se determine que las mismas son insatisfactorias.
18. El proponente o sus integrantes estén incursos en alguna de las causales de inhabilidad
establecidas en el manual de contratación de la empresa o la ley, de acuerdo con la
naturaleza de la empresa y el régimen aplicable.
19. Cuando no puedan contratar de acuerdo con la calificación de la reevaluación como
proveedores.
20. Se omita la cotización de uno o más componentes requeridos.
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21. Cuando la oferta sea presentada por consorcio, unión temporal o cualquier forma conjunta.
2.4. ACEPTACIÓN DE OFERTAS
Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará la o las ofertas y adjudicará el o los contratos que se deriven
del presente proceso a la o las propuestas que sean consideradas favorables y cumplan los
requisitos y parámetros de escogencia incluidos en los términos de referencia, valorados de
manera precisa y detallada de conformidad con la ponderación establecida en estos términos.
Electrohuila S.A. E.S.P. por el hecho de haber invitado a presentar propuesta y recibir la misma
no se obliga a contratar.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá adicionar la cantidad a adquirir en el evento de que el valor total
de la oferta sea inferior al del presupuesto oficial, sin superar el monto del certificado de
disponibilidad presupuestal.
2.5. FACTORES DE DESEMPATE.
En el evento de que varias ofertas ocupen el primer lugar, Electrohuila S.A E.S.P. escogerá la
de menor valor. De persistir el empate, se adjudicará a quien haya obtenido el mayor puntaje en
experiencia, y de persistir aquel, se acudirá al mayor puntaje en capacidad económica y
financiera. De continuar el empate, se acudirá a la suerte mediante el sistema de balota.
2.6. ADJUDICACIÓN AL ÚNICO PROPONENTE.
La entidad adjudicará el contrato al único proponente si considera que la propuesta es favorable
a la entidad.
2.7. CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTO EL PROCESO
Electrohuila podrá declarar desierto el proceso cuando existan motivos o causas que impidan la
escogencia objetiva de la propuesta más favorable para la entidad. Así mismo lo hará en los
siguientes casos:
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1. Cuando el procedimiento se hubiera adelantado con pretermisión de alguno de los
requisitos establecidos en el manual de contratación de la entidad o del presente término
de referencia y la irregularidad sea de aquellas que legalmente no pueda ser subsanada.
2. Cuando no se presente propuesta alguna.
3. Cuando ninguna de las propuestas presentadas se ajuste a los requerimientos y
condiciones establecidos en estos términos de referencia o sea considerada
inconveniente para la entidad.
4. Cuando se descubran acuerdos o maniobras fraudulentas por parte de los proponentes
durante el proceso que impidan o no garanticen la selección objetiva de la propuesta.
2.8. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
Una vez efectuada la adjudicación del contrato, el proponente favorecido deberá presentarse a
suscribir el respectivo contrato en el término establecido en el cronograma.
Si el adjudicatario, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado, le
sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad o se demuestre que la adjudicación se obtuvo
por medios ilegales, la entidad podrá revocar la aceptación de la oferta y adjudicar el respectivo
contrato al proponente que haya ocupado el segundo lugar, siempre y cuando su propuesta
sea igualmente favorable para la entidad.
2.9. GARANTÍAS
Si el adjudicatario no presentare las garantías en el plazo establecido en el cronograma, la
entidad podrá adjudicar el contrato al segundo en orden de elegibilidad siempre y cuando su
propuesta sea favorable para la entidad y así sucesivamente.
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CAPÍTULO III
REQUISITOS, DOCUMENTOS, CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y DE EVALUACIÓN
3.1. REQUISITOS HABILITANTES Y DE PARTICIPACIÓN
A continuación, se señalan los requisitos, documentos y criterios habilitantes de los
proponentes, los cuales serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos de
habilitación para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje.
3.1.1. REQUISITOS DE CAPACIDAD JURÍDICA
3.1.1.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
La carta de presentación de la propuesta suscrita por el proponente se deberá presentar en el
anexo No. 1. Cuando se trate de persona jurídica, la carta de presentación deberá estar
suscrita por el representante legal, con facultad expresa para actuar en nombre y
representación del mismo.
En caso de que sea suscrita por el representante legal suplente, deberá hacerse constar la
circunstancia que lo habilita para actuar como tal.
Los proponentes deberán manifestar que no se encuentran incursos dentro de alguna de las
causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar establecidas en la ley atendiendo la
naturaleza de la entidad, así como en su manual de contratación.
3.1.1.2. ACREDITACIÓN DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
De conformidad con lo estipulado en el artículo 28 del Código de Comercio, los proponentes
comerciantes, personas naturales o jurídicas nacionales, deberán acreditar su inscripción en el
registro mercantil o existencia y representación legal respectivamente, mediante la presentación
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del certificado expedido por la Cámara de Comercio o por la entidad competente con no más de
treinta (30) días calendario de anticipación a la fecha de cierre de la presente convocatoria, en
el que conste la renovación y vigencia de la inscripción, así como la inscripción de al menos un
establecimiento de comercio, agencia o sucursal.
Las personas jurídicas deberán acreditar que su duración no sea inferior al término de ejecución
del contrato y un (1) año más. En caso de prorrogarse el plazo de cierre del presente proceso,
el certificado conservará su validez.
Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán acreditar que cuentan con un
apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para
representarlas judicial o extrajudicialmente hasta la constitución de la sucursal en Colombia en
caso de resultar aceptada su propuesta. Sin embargo, en caso de ser adjudicatario del contrato,
para iniciar el mismo deberá presentar al supervisor del contrato, el certificado de inscripción en
el registro mercantil otorgado por cualquier Cámara de Comercio de Colombia.
3.1.1.3. AUTORIZACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA U ÓRGANO SOCIAL
COMPETENTE
En caso de existir limites estatutarios a las facultades del representante legal de las personas
jurídicas para presentar propuesta, firmar el contrato hasta por el valor del presupuesto total del
presente proceso de selección o contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá
presentar la respectiva autorización expresa del órgano competente, conforme a sus estatutos,
en la cual se le faculte para participar presentando la propuesta y firmar el contrato, en caso de
ser favorecida la propuesta hasta por el valor del presupuesto total del presente proceso de
selección.
3.1.1.4. RECIPROCIDAD
Los proponentes de bienes o servicios extranjeros recibirán, dentro del proceso de selección,
igual tratamiento que los nacionales siempre que exista un acuerdo, tratado o convenio entre
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el país de origen de los bienes y servicios y la República de Colombia, conforme al cual a las
ofertas de bienes y servicios colombianos se les concede, en ese país, el mismo tratamiento
otorgado a sus nacionales en cuanto a las condiciones, los requisitos, procedimientos y
criterios, para la adjudicación de los contratos celebrados en el sector público.
En los casos en que la reciprocidad no tenga por causa un tratado, acuerdo o convenio entre
la República de Colombia y el país de que se trate, ella será demostrada mediante un informe
que al efecto expida la misión diplomática colombiana en el país de origen los bienes y
servicios y que deberá presentar junto con el proponente.
3.1.1.5. CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE
SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
Los proponentes deberán acreditar el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad
Social en Salud, Pensiones y Riesgos Laborales, así como los respectivos a las cajas de
compensación familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando corresponda, de los últimos
seis (6) meses anteriores a la fecha de presentación de la propuesta, en los cuales se haya
causado la obligación de efectuar dichos pagos, si se trata de personas jurídicas. Las personas
naturales deberán estar a paz y salvo y diligenciar y aportar con su propuesta en original el
anexo No. 4 Persona Natural “Declaración juramentada de pagos de aportes al Sistema de
Seguridad Social Integral y Parafiscales (Articulo 50 ley 789 de 2002).
En el caso de las personas jurídicas, deberán presentar con su propuesta debidamente
diligenciado el anexo No. 4A Persona Jurídica “Certificación de pago de aportes al Sistema de
Seguridad Social Integral y Parafiscales” suscrito por el revisor fiscal o por el representante
legal de la persona jurídica, según corresponda de conformidad con la ley.
En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de
las obligaciones mencionadas, los proponentes deberán declarar la existencia del acuerdo y la
manifestación de encontrarse al día en el cumplimiento del mismo. En este evento el oferente
deberá anexar certificación expedida por la entidad con la cual existe el acuerdo de pago.
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Cuando se trate de una persona jurídica que no tenga más de seis (6) meses de constituida,
deberá acreditar los mencionados pagos a sus empleados a partir de la fecha de su
constitución.
3.1.1.6. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO
El proponente deberá presentar copia actualizada del Registro Único Tributario RUT, en que se
indique el régimen tributario al que pertenece. Además, deberán estar inscritos en la actividad
relacionada con el objeto del contrato, de no ser así se rechazará la propuesta.
3.1.1.7. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA
Los proponentes deberán constituir y presentar con su propuesta una garantía de seriedad a su
nombre y a favor de la entidad, por un valor equivalente como mínimo al diez (10%) por ciento
del valor de la propuesta, con vigencia de tres (3) meses contados a partir de la fecha y hora
fijada para el cierre de la convocatoria. En todo caso, la vigencia se extenderá hasta la
aprobación de las garantías que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.
La garantía de seriedad deberá ser constituida a nombre de la persona natural o jurídica
proponente (tomador/afianzado).
La garantía de seriedad debe estar firmada por las partes (Tomador y Aseguradora), la cual
debe venir acompañada del recibo de pago de la prima.
Cuando lo considere necesario, la entidad podrá solicitar a los proponentes la ampliación de la
vigencia de la garantía de seriedad. En caso de no acceder a la solicitud la oferta no será
considerada. El mayor valor que pueda generar la ampliación de dicha póliza, estará en todos
los casos a cargo del proponente.
La garantía de seriedad será devuelta a los proponentes que lo soliciten y cuyas propuestas no
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fueren aceptadas una vez se haya perfeccionado el contrato.
La garantía de seriedad de la propuesta se hará efectiva a los proponentes o adjudicatario, en
los siguientes eventos:
a) El retiro de la oferta después del vencimiento del plazo para presentar propuestas, salvo
que cuente con la aceptación previa por parte de la entidad.
b) La no suscripción del contrato sin justa causa.
c) La falta de otorgamiento de la garantía de cumplimiento del contrato en el término
estipulado.
3.1.1.8. DECLARACIÓN DE ORIGEN DE FONDOS
El proponente debe entregar la declaración de origen de fondos, diligenciada en el anexo No. 5
de este documento. Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar información o documentación
adicional si no resultan satisfactorios los documentos remitidos, relativos a la financiación de los
proyectos. En el caso en que la información solicitada no sea remitida en las condiciones y
términos señaladas, se rechazará la propuesta.
En todo caso, con la presentación de su oferta el proponente autoriza a la entidad a que
consulte a través del medio que considere conveniente si se encuentra reportado en una lista
que lo vincule a actividades ilícitas o lavado de activos, en cuyo caso se rechazará la propuesta.
3.1.1.9. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES
Se deberá aportar el correspondiente certificado, sin perjuicio de que Electrohuila S.A. E.S.P.
verifique los antecedentes judiciales vigentes de los proponentes cuando se trate de personas
naturales y del representante legal en el caso de persona jurídica.
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3.1.1.10. VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES FISCALES
Se deberá aportar el correspondiente certificado sin perjuicio de que Electrohuila S.A. E.S.P.
verifique que el proponente no se encuentre registrado en el boletín de responsables fiscales
emitido por la Contraloría General de la República. (Ley 610 de 2000 art. 60, Circular No. 005
de febrero 25 de 2008 de la CGN).
3.1.1.11. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS
Se deberá aportar el correspondiente certificado de antecedentes disciplinarios vigente de los
proponentes cuando se trate de personas naturales o del representante legal en el caso de
persona jurídica.
3.1.1.12. SITUACIÓN MILITAR
Acreditará tener definida la situación militar del proponente o de su representante legal,
tratándose de varón mayor de 18 y menor de 50 años.
3.1.1.13. CÉDULA DE CIUDADANIA
Deberá anexar fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal o de la persona
natural proponente, según sea el caso.
3.1.1.14. DERECHO A PARTICIPAR
Tratándose de procesos de invitación pública, deberá anexar la copia de la consignación de
compra de pliegos.
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3.1.2. REQUISITOS DE CARÁCTER ECONÓMICO
3.1.2.1. CAPACIDAD FINANCIERA
El proponente deberá acreditar como capacidad financiera mínima la que le permita obtener al
menos cien (100) puntos en la evaluación del criterio de capacidad financiera según lo
dispuesto en el numeral 3.2.2.
3.1.2.2. ESTADOS FINANCIEROS
El proponente deberá presentar los estados financieros aprobados del último periodo contable a
31 de diciembre de 2016 (estado de situación financiera y estado de resultados).
3.1.2.3. PROPUESTA ECONÓMICA
El proponente deberá diligenciar y presentar su oferta en medio físico y magnético, en archivo
editable Excel, de acuerdo al anexo No. 3, propuesta económica, en cuyo caso, de presentarse
diferencias entre una y otra, prevalecerá la impresa. En el evento que solo se adjunte la
propuesta económica en medio magnético, esta se imprimirá, se tendrá como tal y se anexara
al expediente contractual.
El precio de la oferta deberá expresarse en moneda nacional, siendo de exclusiva
responsabilidad, los errores, omisiones o faltas en que incurra al indicar el precio de la oferta,
debiendo asumir los mayores costos o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones.
El precio de la oferta deberá ser el precio total que incluya los diferentes conceptos en que deba
incurrir.
Al formular la propuesta, el proponente acepta que estarán a su cargo todos los impuestos,
tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales, departamentales
o municipales que hayan de causarse por la celebración y ejecución del contrato, así como los
gastos en los que deba incurrir en caso de adjudicársele el contrato tales como la constitución
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de pólizas, los cuales no darán lugar a ningún pago adicional al de los precios pactados.
Igualmente, deberá tener en cuenta, entre otros aspectos, el plazo de ejecución del contrato, la
forma y el sistema de pago, las condiciones y especificaciones técnicas y todos los demás
factores que incidan en la ejecución del objeto del contrato derivado del presente proceso de
selección.
El proponente deberá contemplar e incluir en su propuesta todos los costos directos e indirectos
que se requieran para dar cumplimiento al contrato; así mismo deberá establecer los precios
unitarios y precios totales, en caso de discrepancia entre unos y otros, se aplicarán los
primeros.
Al presentar su propuesta el proponente acepta asumir el riesgo de la variación de los precios
ofertados durante la ejecución del contrato, producto de circunstancias como la inflación,
variación de la TRM, modificación normativa, orden público, entre otras.
Es entendido que las personas que presenten ofertas conocen y se someten a las condiciones
establecidas en el presente documento y el Reglamento Interno de Contratación de Electrohuila
S.A. E.S.P. (Acuerdo 018 del 29 de septiembre de 2006 emitido por la Junta Directiva).
El valor verificado con las correcciones de errores aritméticos de la propuesta será el utilizado
para la comparación con los correspondientes a otras propuestas y será el que se tendrá en
cuenta en la adjudicación y suscripción del contrato.
3.1.3. REQUISITOS DE CARÁCTER TÉCNICO
3.1.3.1. EXPERIENCIA MÍNIMA.
El proponente deberá acreditar como experiencia mínima la que le permita obtener al menos un
(1) punto en la evaluación del criterio de experiencia según lo dispuesto en el numeral 3.2.1.
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3.1.3.2. CERTIFICADO DE CALIDAD
Dada la naturaleza de la actividad de comercialización de energía eléctrica, se hace necesario
que los proveedores presenten con su oferta el certificado de calidad NTC- ISO 9001:2008 o
NTC- ISO 9001:2015, vigente a la fecha de presentación de la propuesta, que tenga como
mínimo dengtro de su alcance la actividad de gestión técnica en recuperación de cartera, corte
y reconexión del servicio de energía eléctrica.
3.1.3.4. PLAN DE CALIDAD
El oferente deberá presentar el Plan de Calidad, donde se contemplen la totalidad de los
requisitos de la norma ISO correspondiente y la forma como se aplicarán a los servicios
contratados por Electrohuila S.A. E.S.P, recursos, responsables, controles, procedimientos a
aplicar, los registros que evidencien la ejecución de dichas acciones y el cronograma general de
la planificación del Sistema de Gestión de la calidad.
3.2. FACTORES DE PONDERACIÓN O EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
Para efectos de la calificación, se considerarán únicamente las propuestas que cumplan con la
totalidad de los requisitos de habilitación, para lo cual se aplicarán los siguientes factores de
evaluación o ponderación:
CRITERIO PUNTAJE
- Experiencia 300
- Capacidad económica y
financiera
200
Índice de liquidez 70
Nivel de endeudamiento 70
Capital de trabajo 60
- Valor económico de la oferta 500
TOTAL 1000
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3.2.1 EXPERIENCIA (300 PUNTOS)
De acuerdo con las certificaciones o actas de finalización o de liquidación que el oferente
presente de contratos ejecutados o en ejecución, en cuyo caso se tomará el valor ejecutado
acreditado, dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de vencimiento del plazo para
presentar propuestas, que contemplen actividades de suspensión y reconexión del servicio de
energía eléctrica, así como de gestiones de cobro (novedades) y de persuasión, se le calificará
así:
-Al oferente que acredite una experiencia entre 4.188 SMMLV y 8.376 SMMLV o mayor a
este, tendrá entre uno y trescientos (1 - 300) puntos, siguiendo una relación lineal.
-Al oferente que acredite una experiencia menor a 4.188 SMMLV tendrá cero (0) puntos.
Se evaluarán máximo cinco (5) certificaciones por cada oferente, en caso de presentarse más
certificaciones se escogerán las cinco (5) cuyos montos realmente ejecutados sean los más
representativos.
Las certificaciones, actas de finalización, de liquidación deberán tener el valor del contrato, el
número del contrato, objeto, fecha de inicio, fecha de terminación y valor real ejecutado de
manera clara, en caso de no tener integrada la totalidad de la información requerida se tomará
como cero.
No se admiten ni se aceptan auto certificaciones. Se aceptarán certificaciones en moneda
diferente al peso colombiano, para cuya evaluación se empleará la tasa de cambio vigente para
la fecha del acta de liquidación del contrato, las cuales serán suministradas y certificadas por el
oferente de acuerdo con la información del Banco de la República, para tomar ese valor en
pesos colombianos como base del cálculo de la experiencia.
Para la evaluación se procederá a expresar en salarios mínimos mensuales legales vigentes al
momento de la suscripción el valor correspondiente, para lo cual se deberá diligenciar el
siguiente cuadro:
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ÍTEM NO. CONTRATO OBJETO VALOR* TRM VALOR EJECUTADO EN
PESOS
FECHA DE
TERMINACIÓN SMMLV
VALOR
EXPRESADO EN
SMMLV
1
2
3
4
5
Valor *: Cuando se trate de moneda extranjera
En la calificación de la experiencia Electrohuila S.A. E.S.P verificará si los oferentes han
realizado contratos con Electrohuila S.A. E.S.P. en los dos últimos años y su respectiva re-
evaluación como proveedor, de tal manera que una firma re-evaluada con calificación
CONDICIONAL tendrá afectada negativamente la calificación de la experiencia en 25 puntos
por cada contrato; una firma re-evaluada con calificación NO CONFIABLE tendrá afectada
negativamente la calificación de la experiencia en 50 puntos por cada contrato y una firma con
calificación CONFIABLE no tendrá afectada la calificación de la experiencia.
Cuando el comité de re-evaluación de proveedores realice dos o más llamados de atención a
un proveedor cuyo contrato se encuentre en ejecución, este será considerado PROVEEDOR
CONDICIONAL.
3.2.2 CAPACIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA (200 PUNTOS)
En este análisis se verificará y calificará la capacidad del proponente para cumplir con los
términos del contrato a suscribirse y con la viabilidad financiera que el mismo requerirá. Los
indicadores se determinarán, con base en el balance general del último periodo contable (31 de
diciembre de 2016), debidamente firmado por el representante legal, por su contador o revisor
fiscal si es el caso.
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3.2.2.1 INDICE DE LIQUIDEZ (70 PUNTOS)
El índice de liquidez será el resultado de dividir el activo corriente sobre el pasivo corriente y se
calificará de la siguiente manera:
IL= Activo Corriente / Pasivo Corriente
IL < 2.0 cero Puntos (0)
IL entre 2.0 y 3.0 obtendrá de uno (1) a sesenta y nueve (69) puntos, siguiendo una relación
lineal
IL >3.0 obtendrá setenta (70) puntos.
3.2.2.2 NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (70 PUNTOS)
El nivel de endeudamiento será el resultado de dividir el Pasivo Total sobre el Activo Total y se
calificará así:
NE= Pasivo Total / Activo Total
NE menor al 40%, setenta (70) puntos
NE entre el 40% y 70%, tendrá de sesenta y nueve (69) a un (1) punto, siguiendo una relación
lineal.
NE Mayor al 70%, cero (0) puntos.
3.2.2.3 CAPITAL DE TRABAJO (60 PUNTOS)
El capital de trabajo será la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo Corriente y se
calificará así:
CT= Activo Corriente - Pasivo Corriente
CT Mayor a 1.047 SMMLV, tendrá sesenta (60) Puntos.
CT Entre 523 SMMLV y 1.047 SMMLV, tendrá entre uno y cincuenta y nueve (1 - 59) puntos,
siguiendo una relación lineal.
CT Menor a 523 SMMLV, Cero (0) puntos.
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3.2.3 VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA (500 puntos)
La evaluación económica tendrá un valor máximo de 500 puntos. Este puntaje será calculado
así:
Media Geométrica = Raíz enésima del producto de las N propuestas que cumplieron los
requisitos, incluyendo el valor del presupuesto estimado.
Donde:
M = Media Geométrica del precio (Valor base)
N = Número de propuestas admisibles, incluye el presupuesto estimado
P1 = Presupuesto Estimado
P2, Pn= Precio de las propuestas que cumplieron los requisitos.
Valor económico de la oferta: se calificará de la siguiente forma:
El valor de la propuesta que se encuentre más cercano a la media geométrica, se ubicará en
primer lugar de elegibilidad; las demás propuestas se ubicarán de acuerdo con la cercanía del
valor, por debajo del primer lugar de elegibilidad.
Si la propuesta es de mayor valor al valor base (M), su puntaje se define así:
Pi = 500*(M/Px)²
Si la propuesta es de menor valor al valor base (M), su puntaje se define así:
Pi = 500*(Px/M)²
Dónde:
Pi: Puntaje asignado a la propuesta en consideración
Px: valor de la propuesta en consideración.
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El comité evaluador analizará las ofertas para determinar si se han cometido errores en las
operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de
evaluación, especialmente si los valores unitarios contienen decimales o los valores totales no
se encuentran redondeados a cero. Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al
multiplicar el precio unitario por la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido.
Se exige la presentación de los cuadros de precios y cantidades en medio magnético editable
(Excel), para facilitar la evaluación correspondiente.
3.3 NEGOCIACIÓN ECONÓMICA
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá disponer que se proceda a llamar a negociar a la oferta que se
determine como la primera en orden de elegibilidad en el informe de evaluación y que cumpla
con las condiciones y términos de la invitación. Si no se llegare a un acuerdo con este oferente,
se podrá llamar a quien ocupe el segundo lugar en el orden de elegibilidad y así sucesivamente,
con el fin de lograr acuerdos que permitan la celebración del contrato. El proponente contará
con dos (2) días hábiles, contados a partir de la notificación, para manifestar de forma expresa
a Electrohuila S.A. E.S.P., su decisión.
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CAPITULO IV
CONDICIONES CONTRACTUALES GENERALES
4.1. OBJETO
El objeto del presente contrato está definido en los numerales 1.3 y 1.4 de estos términos de
referencia.
4.2. PRECIO
El precio estimado del contrato será igual al de la propuesta seleccionada, su valor final será
igual al resultado de multiplicar el número de actividades realizadas por el valor unitario de cada
una de ellas.
4.3. FORMA DE PAGO
Electrohuila S.A. E.S.P. pagará al contratista el valor total del contrato mediante pagos
parciales, a los 30 días calendarios siguientes a la correcta presentación de la factura que
cumpla los requisitos de ley debidamente diligenciada, acompañada del acta parcial suscrita
entre interventor y contratista de acuerdo al avance de los trabajos realizados, informe de
interventoría, pagos de seguridad social y nómina de los trabajadores.
Para el primer pago deberá adjuntar acta de inicio, listado de personal, cronograma de
actividades y afiliación de los trabajadores al sistema de seguridad social.
Para el pago de la última factura se requiere adicionalmente el acta de liquidación final del
contrato.
4.4. PLAZO DE EJECUCIÓN
El contrato deberá ejecutarse en un plazo de 48 meses previa suscripción del acta de inicio,
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contados a partir del 1 de enero de 2018 y hasta el 31 de diciembre de 2021, sin perjuicio de
que Electrohuila S.A. E.S.P. lo modifique, en cuyo caso, no podrá sobrepasar el 31 de
diciembre de 2021.
4.5. GARANTÍAS
El proveedor seleccionado para la ejecución del contrato garantizará el cumplimiento del
contrato mediante la expedición a su costa y a favor de Electrohuila S.A. E.S.P, de una garantía
única del contrato mediante póliza expedida por una compañía de seguros constituida en
Colombia, que cubra los siguientes amparos:
a. De cumplimiento del contrato: Equivalente al 10% del valor total del contrato, vigente a
partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días más.
b. De pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones del personal a
emplear: Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a partir de su firma,
durante el plazo del mismo y tres años más.
c. De calidad del servicio: Equivalente al 30% del valor del contrato, vigente a partir de su
firma, durante el plazo del mismo y 180 días más.
d. De responsabilidad civil extracontractual: Equivalente a 10% del valor total del contrato,
vigente a partir de su firma, durante el plazo del mismo y un año más. Para la presente
póliza, deberá figurar como Tomador: El contratista; Asegurado: Electrificadora del
Huila S.A. E.S.P. y Beneficiario: Electrohuila S.A. E.S.P. y Terceros afectados.
La póliza deberá ser presentada a Electrohuila S.A. E.S.P. dentro del término establecido en el
cronograma. De no cumplirse con esta obligación Electrohuila S.A. E.S.P. podrá revocar la
adjudicación de dicho contrato.
Cuando se realicen suspensiones y reiniciaciones el contratista está obligado a ampliar las
vigencias de las pólizas y enviarlas a la División de Servicios Administrativos para su
aprobación.
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4.6. SUSPENSIÓN
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá suspender la ejecución del contrato, sin que ello implique la
ampliación del plazo pactado entre las partes, cuando se presente incumplimiento del
contratista de obligaciones que lo lleven a infringir los reglamentos o poner en riesgo a
personas o cosas y hasta tanto se subsane la situación que generó la suspensión del contrato.
4.7. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA
Además de las obligaciones propias del contrato, el contratista se compromete a cumplir las
siguientes:
a. Garantizar el cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional o del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
b. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan.
c. Obrar con lealtad y buena fe.
d. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada.
e. Mantener vigentes todas las garantías en los términos del contrato.
f. Emplear personal calificado para la óptima ejecución del contrato.
g. Suministrar en cantidad, calidad y tiempo los equipos, herramientas y recursos necesarios
para la adecuada realización del contrato.
h. Reintegrar a la compañía Electrohuila S.A E.S.P. la totalidad de los valores que ésta tuviere
que cancelar por concepto de eventuales condenas proferidas por autoridades judiciales,
administrativas o entes de control, derivadas de las acciones u omisiones - de naturaleza
civil, laboral o cualquiera otra - del contratista y que se generen de manera directa o
indirecta del presente contrato.
i. Para efectos de legalización del contrato, el contratista deberá hacer llegar a la empresa
certificado de cuenta bancaria a través de la cual Electrohuila S.A. E.S.P. girará los saldos a
su favor mediante transferencia electrónica.
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4.8. INDEMNIDAD
El proveedor se obliga a tener libre a Electrohuila S.A. E.S.P. de cualquier daño o perjuicio
originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las
subcontratadas o dependientes. En este sentido, en el evento en que Electrohuila S.A. E.S.P.
sea obligada a cancelar suma alguna a terceros por acción u omisión, directa o indirecta, del
proveedor, podrá solicitar a este el reintegro de dichos valores o promover las acciones legales
pertinentes orientadas a su recuperación.
4.9. LIQUIDACIÓN
El contrato se liquidará bilateralmente dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación.
4.10. SUPERVISIÓN
Electrohuila S.A. E.S.P. efectuará la supervisión al contrato a través de su propio personal o
mediante terceros contratados para tal efecto. La interventoría estará facultada para liquidar el
contrato.
4.11. RETEICA.
Al momento de los pagos se practicarán las retenciones de industria y comercio de acuerdo con
la tabla del anexo No. 6.
4.12. CONSULTA DE DOCUMENTOS ADICIONALES
Los interesados podrán consultar por la web los siguientes documentos:
a) Reglamento de contratación de la entidad, Acuerdo No. 018 de Junta Directiva.
b) Formato inscripción de proveedores, anexo No. 7.
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Los siguientes documentos serán enviados en archivos PDF como anexos a los presentes
términos de referencia:
a) Manual de interventoría, Anexo No. 8.
b) Manual de salud ocupacional y protección ambiental para contratistas, Anexo No. 9.
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ANEXO No. 1
MODELO CARTA DE PRESENTACION
Propuesta presentada a la Electrificadora del Huila S.A. – E.S.P. para la
_________________________________________________________________
Ciudad y fecha
Neiva
Nosotros, los suscritos ____________________________________, de acuerdo con las
condiciones que se estipulan en los documentos de invitación, hacemos la siguiente propuesta
para la_______________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
y en caso de que nos sea aceptada por La Electrificadora del Huila S.A. E.S.P., nos
comprometemos a firmar el contrato correspondiente.
Declaro así mismo que:
1. Conozco y me acojo al Reglamento Interno de Contratación de la Electrificadora del
Huila S.A. E.S.P (Acuerdo 018 de septiembre 29 de 2006).
2. Que recibí y tuve conocimiento del manual de Salud Ocupacional y protección ambiental
para el contratista.
3. Conozco los documentos de la invitación y acepto los requisitos en ellos contenidos.
4. He recibido las siguientes adendas y los documentos de invitación.
______________________________ (indicar en número y la fecha de cada uno) y
aceptamos su contenido.
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5. Me comprometo a ejecutar totalmente el objeto de la invitación en un plazo de 48 meses,
previa suscripción del acta de inicio, contados a partir del 1 de enero de 2018 y hasta el
31 de diciembre de 2021, sin perjuicio de que Electrohuila S.A. E.S.P. lo modifique, en
todo caso, sin sobrepasar el 31 de diciembre de 2021.
6. No me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad de las señaladas en la ley o el
Reglamento de Contratación de Electrohuila, como tampoco en algún tipo de prohibición
especial para contratar.
7. En el evento de ser adjudicado el contrato, me comprometo a presentar las garantías
exigidas y a suscribir el contrato dentro de los términos señalados.
8. El valor de la propuesta es de:
___________________________
9. La presente propuesta consta de ________ ( ) folios debidamente numerados.
10. Acepto que el correo electrónico que más adelante registro sea utilizado por la entidad
para efectos de notificaciones.
Atentamente,
Nombre: ________________________________
Nit o C.C. No : __________________ De_________________
Matrícula No: _________________________
Dirección: ______________________________
Correo Electrónico: ______________________________
Teléfono y Celular: ______________________________
Ciudad: _________________________________
______________________________
FIRMA
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ANEXO No. 4
FORMATO DECLARACIÓN JURAMENTADA – PERONAS NATURALES
CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y
PARAFISCALES
PERSONA NATURAL1
Yo, (nombre de la Persona Natural), identificado con cédula de ciudadanía No. _____________,
mediante el presente documento me permito manifestar bajo la gravedad de juramento que me
encuentro al día y a paz y salvo por concepto de pago de aportes al sistema de seguridad social
y parafiscales que me resultan exigibles por la Ley.
Lo anterior en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo
23 de la Ley 1150 de 2007.
Dada en (nombre de la ciudad), a los ( ) días del mes de __________ de 2017.
ITEM No. DE PLANILLA FECHA DE PAGO
1
FIRMA:_________________________
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
FIRMA_______________________
NOMBRE DEL CONTADOR
DOCUMENTO DE IDENTIDAD Y TP
1Este formato aplica para personas naturales con establecimiento de comercio. Anexar Fotocopia de las Cédulas de Ciudadanía de los firmantes y fotocopia de la Tarjeta Profesional del contador.
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ANEXO No. 4A
CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y
PARAFISCALES
PERSONA JURÍDICA
Yo, (nombre del REPRESENTANTE LEGAL2), identificado con cédula de ciudadanía No.
_____________, en mi condición de Representante Legal de (nombre de la empresa o entidad)
identificada con Nit. ________, certifico que durante los últimos seis (6) meses calendario
legalmente exigibles, la empresa ha realizado el pago de los aportes al sistema de seguridad
social y parafiscales exigidos por la ley y se encuentra al día y a paz y salvo por todo concepto
relacionado con dichos aportes.
Lo anterior en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo
23 de la Ley 1150 de 2007.
Dada en (nombre de la ciudad), a los ( ) días del mes de __________ de 2017.
ITEM No. DE PLANILLA FECHA DE PAGO
1
2
3
4
5
6
FIRMA____________________________
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
2Anexa Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía
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Yo, (nombre del REVISOR FISCAL3), identificado con cédula de ciudadanía No.
_____________, y con Tarjeta Profesional No. _________ de la Junta Central de Contadores,
en mi condición de Revisor Fiscal de (nombre de la empresa o entidad) identificada con NIT.
________, luego de examinar los estados financieros de la empresa de acuerdo con las normas
de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, certifico que durante los últimos seis (6)
meses calendario legalmente exigibles, la empresa ha realizado el pago de los aportes al
sistema de seguridad social y parafiscales exigidos por la ley y se encuentra al día y a paz y
salvo por todo concepto relacionado con dichos aportes.
Lo anterior en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo
23 de la Ley 1150 de 2007.
Dada en (nombre de la ciudad), a los ( ) días del mes de __________ de 2017.
FIRMA______________________
NOMBRE DEL REVISOR FISCAL
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
3Anexar fotocopia de la Tarjeta Profesional y Cédula de Ciudadanía.
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ANEXO No. 5
DECLARACIÓN DE ORIGEN DE FONDOS
Yo, (nosotros) _____________________________________________________
Identificado (os) con el documento que abajo se indica, obrando en nombre propio y/o en mi
calidad de representante legal de
_________________________________________________________________, entidad
legalmente constituida, según certificado de existencia y representación que se anexa,
manifiesto (amos) bajo la gravedad del juramento que la información nuestra suministrada a
ELECTROHUILA S.A. E.S.P., es cierta, completa y actualizada. 1. Declaro (amos) también que
los recursos o bienes que utilizaremos en desarrollo de nuestros negocios con ELECTROHUILA
S.A. E.S.P. provienen de actividades lícitas, de conformidad con las leyes vigentes. 2. Que no
admitiré (mos) que terceros efectúen depósitos en mis (nuestras) cuentas con fondos
provenientes de las actividades ilícitas contempladas en el código Penal Colombiano o en
cualquier otra norma que lo adicione; ni efectuaré (mos) transacciones destinadas a favorecer
tales actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas. 3. Que todas las
actividades e ingresos que percibo (imos) provienen de negocios lícitos. 4. Que no me (nos)
encuentro (encontramos) en ninguna lista de personas reportadas o bloqueados por actividades
de narcotráfico, lavado de activos, subversión, terrorismo, tráfico de armas o delitos asociados
al turismo sexual en menores de edad. Que a la fecha y según nuestro leal saber y entender, en
mi (nuestra) contra no se adelanta ninguna investigación por ninguno de los hechos anteriores.
5. Las garantías y aseveraciones aquí contenidas estarán vigentes mientras nosotros tengamos
negocios con ELECTROHUILA S.A. E.S.P. Autorizo (amos) a resolver cualquier acuerdo,
beneficio, subsidio, negocio o contrato celebrado con ELECTROHUILA S.A. E.S.P. en caso de
infracción de cualquiera de los numerales contenidos en este documento, eximiendo a
ELECTROHUILA S.A. E.S.P., sus accionistas y directores, de toda responsabilidad que se
derive por información errónea, falsa o inexacta que yo (nosotros) hubiere (mos) proporcionado.
6. Autorizo (amos) a ELECTROHUILA S.A. E.S.P. para que consulte mi (nuestra) información
crediticia en las Centrales de Riesgo y ante los bancos de datos que estime necesarios. Los
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datos aquí consignados obedecen a la realidad, y declaro (amos) haber leído, entendido y
aceptado libremente el presente documento.
OFERENTE
NOMBRE _____________________________
CALIDAD _____________________________
FIRMA _____________________________
C.C. / NIT _____________________________ Huella Índice Derecho
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ANEXO No. 6
ELECTROHUILA S.A. –E.S.P. al momento del pago practicará retenciones por reteica conforme
la siguiente tabla:
MUNICIPIOS TARIFA
SOBRETASA
BOMBERIL
AVISOS Y
TABLEROS
SERVICIOS COMPRAS
ACEVEDO 6*1000 1 1
AGRADO 5,8*1000 5*1000 0,15 1 1
AIPE 9*1000 1 1
ALGECIRAS 4*1000 127.000 860.000
ALTAMIRA 4*1000 127.000 860.000
LA ARGENTINA 8*1000 8*1000 1 1
BARAYA 5*1000 159.295 955.770
CAMPOALEGRE 5*1000 159.295 955.770
COLOMBIA 10*1000 737.717 737.717
ELIAS 4*1000 127.000 860.000 GARZON 5*1000 884.250 884.250
GIGANTE 3*1000 508.000 3.440.000
GUADALUPE 7*1000 1 1
ISNOS 10*1000 1 1
LA PLATA 4*1000 127.000 860.000
NATAGA 5*1000 y 7*1000
5% del impuesto
a pagar 127.000 860.000
NEIVA 5*1000 159.295 955.770
PAICOL 4*1000 127.000 860.000
PALERMO 10, 5*1000 5*100 159.295 955.770
PITALITO 6*1000 1.338.613 1.338.613
SALADOBLANCO 5*1000 221.315 737.717
SAN AGUSTIN 6*1000 1.475.434 1.475.434
SANTA MARIA 4*1000 184.429 368.859
SUAZA 7*1000 1 1
TELLO 10*1000 2*1000 1 1
TERUEL 10*1000 1*1000 1 1
TESALIA 5*1000 1 1
VILLAVIEJA 7*1000 1 1
YAGUARA 10*1000 1 1 PALESTINA 8*1000 1.427.920 1.427.920
RIVERA 5*1000 122.953 122.953
BASE
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ANEXO No. 7
INSTRUCTIVO PARA LA INSCRIPCIÓN DE
PROVEEDORES
ELABORADO
19-04-2013
Propósito: Orientar a las personas naturales o jurídicas que deseen iniciar el proceso de
inscripción de proveedores de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P,
Trámite a seguir:
1. Ingrese a la página WEB www.electrohuila.com.co.
2. Seleccionar el link de CONTRATACION y posteriormente hacer clic en formato de
inscripción de proveedores.
3. Allí encontrará el FORMATO DE INSCRIPCIÒN DE PROVEEDORES, el cual deberá ser
impreso y diligenciado en su totalidad.
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4. De acuerdo con el numeral 4 del formato de inscripción de proveedores, se deberá
adjuntar la siguiente documentación:
a. Carta de presentación y/o portafolio de servicios
b. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de
Comercio, con una expedición no mayor a 30 días de antelación a la fecha de
envió del formulario de inscripción.
c. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN actualizado.
d. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal.
Nota: Los documentos deberán ser escaneados en formato PDF en un tamaño que facilite su
legibilidad.
5. Una vez el proveedor cuente con la totalidad de la documentación detallada en el
numeral anterior, éste deberá enviar dicha documentación únicamente vía email al
correo servicios.administrativos@electrohuila.co, detallando en el asunto INSCRIPCION
DE PROVEEDORES.