AUDITORIA

PROCESO SISTEMÁTICO INDEPENDIENTE YDOCUMENTADO PARA OBTENER EVIDENCIAS DELA AUDITORIA Y EVALUARLAS DE MANERAOBJETIVA CON EL FIN DE DETERMINAR LAEXTENSIÓN EN QUE SE CUMPLEN LOSCRITERIOS DE AUDITORIA.

CRITERIOS DE AUDITORIACONJUNTO DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOSO REQUISITOS UTILIZADOS COMO REFERENCIA.

NTC ISO 9000

8.2.2 AUDITORIA INTERNA

a) Es conforme con las disposiciones planificadas conlos requisitos de esta Norma Internacional y con losrequisitos del sistema de gestión de la calidadestablecidos por la organización y

b) Se ha implementado y se mantiene de maneraeficaz.

Se debe planificar un programa de auditorias tomando enconsideración el estado y la importancia de los procesos ylas áreas a auditar, así como los resultados de auditoriasprevias. Se deben definir los criterios de auditoria, elalcance de la misma, su frecuencia y metodología.

La selección de los auditores y la realización de lasauditorias deben asegurar la objetividad e imparcialidaddel proceso de auditoria. Los auditores no deben auditarsu propio trabajo.

Deben definirse, en un procedimiento documentado, lasresponsabilidades y requisitos para la planificación y larealización de auditorias, para informar de losresultados y para mantener los registros.

La dirección del área que esté siendo auditada debeasegurarse de que se toman acciones sin demorainjustificada para eliminar las no conformidadesdetectadas y sus causas. Las actividades deseguimiento deben incluir la verificación de las accionestomadas y el informe de los resultados de la verificación”

NOTA: Véanse las Normas ISO 10011-1, ISO 10011-2, ISO10011-3 a modo de orientación.

NORMAS TECNICAS COLOMBIANASDE ORIENTACION

NTC ISO 10011 - 1 Directrices para la auditoría de sistemasde calidad. Parte 1. Auditoría.

NTC ISO 10011 - 2 Directrices para la auditoría de sistemasde calidad. Parte 2. Criterios para laCalificación de Auditores de Sistemasde Calidad.

NTC ISO 10011 - 3 Directrices para la auditoría de sistemasde calidad. Parte 3 . Administración deProgramas de Auditoría.

ISO 19011

Suministra orientación sobre los principios de auditoria, lagestión de los programas de auditoria, la realización deauditorias a sistemas de gestión de la calidad y de gestiónambiental, así como la competencia de los auditores desistemas de gestión de calidad y ambiental.

Sección o: IntroducciónSección 1: AlcanceSección 2: Referencias NormativasSección 3: Términos y DefinicionesSección 4: Principios de AuditoríaSección 5: Gestión de un Programa de AuditoriaSección 6: Actividades de AuditoriaSección 7: Competencia de los Auditores

ISO 19011: 2001

PRINCIPIOS DE AUDITORIA

RELACIONADOS CON LOS PROPIOS AUDITORES:

Conducta Ética: Fundamento del Profesionalismo. Enauditoria son esenciales la confianza, la integridad, laconfidencialidad y la discreción.

Presentación Justa: La obligación de informar verazmente ycon exactitud. Los hallazgos, conclusiones y reportes de laauditoria reflejan con veracidad y exactitud las actividadesde la auditoria. Se reportan obstáculos significativos, losaspectos no resueltos o las opiniones divergentes.

Debido Cuidado Profesional: La aplicación de diligencia y juicioen la auditoria. Los auditores proceden con el cuidadorequerido de acuerdo con la importancia de la tarea querealizan y la confianza depositada en ellos por los clientes.

PRINCIPIOS DE AUDITORIA

RELACIONADOS CON EL PROCESO DE AUDITORIA

Independencia : La base de la imparcialidad y objetividad delas conclusiones de la auditoria. Los auditores sonindependientes de la actividad auditada, no estánparcializados ni tienen conflicto de intereses.

Evidencia : La base racional para llegar a conclusiones deauditoria confiables y reproducibles en un proceso deauditoria sistemático. La evidencia de auditoria esverificable. El uso apropiado del muestreo está muyrelacionado con la confianza que se puede tener en lasconclusiones de las auditorias.

OBJETIVOS PRINCIPALES

Asegurar la conformidad con los requisitos contractuales

Verificar si toda la organización se ha adherido al programa degestión de calidad o de gestión ambiental que se ha implantado.

Dar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema.

Cumplir los requisitos para certificación con una norma desistema de gestión.

Informar a la Dirección acerca del estado del sistema, con elobjeto de que se pueda evaluar la eficacia de dicho Sistemapara alcanzar los objetivos especificados.

Identificar no conformidades y debilidades del programa,actuales o potenciales asegurando su corrección oprevención.

VERDADERO PROPOSITO

El verdadero propósito de la Auditoría Interna delsistema de Calidad es impulsar desde la Dirección de laEmpresa un Proceso de Mejora Continua de la Calidad,orientado a todas las áreas de actividad y basado en el:

1. Análisis Actual2. Evaluación3. Informe4. Planificación5. Actuación6. Verificación

CICLO DE MEJORA

CONTINUA

AUDITOR

PERSONA CON LA COMPETENCIA PARA LLEVAR

A CABO UNA AUDITORIA

NTC ISO 9000

EQUIPO AUDITOR

UNO O MAS AUDITORES QUE LLEVAN A CABO

UNA AUDITORIA

1) Un auditor del equipo se designageneralmente como jefe del equipo.

2) El equipo auditor puede incluirauditores en formación y expertostécnicos.

3) Los observadores pueden acompañaral equipo auditor pero no actuar como.

COMPETENCIA

HABILIDAD DEMOSTRADA PARAAPLICAR CONOCIMIENTOS YAPTITUDES

EXPERTO TECNICO

PERSONA QUE SUMINISTRA UNCONOCIMIENTO ESPECÍFICO OEXPERIENCIA AL EQUIPO AUDITOR

Nota 1: el conocimiento específico o experiencia esaquel relacionado con la organización, proceso oactividad que van a ser auditados, con el idioma o lacultura.

Nota 2: Un experto técnico no actúa como auditoren el equipo auditor.

NTC ISO 9000

AUDITADO

ORGANIZACIÓN QUE ES AUDITADA

CLIENTE DE LA AUDITORIA

ORGANIZACIÓN O PERSONA QUE SOLICITA UNA AUDITORIA

GESTION DE UN PROGRAMADE AUDITORIA

La alta gerencia debe asignar laresponsabilidad para dirigir el programade auditoria a una o más personas quetengan una comprensión general de losprincipios de auditoria, competencia delauditor y aplicación de técnicas deauditoria.

También deben poseer habilidadesgerenciales y conocimiento técnico y delnegocio pertinentes a las actividades porauditar.

a) Establecer los objetivos y extensión del programa de auditoriab) Establecer las responsabilidades, recursos y procedimientosc) Asegurar la implementación del programa de auditoriad) Hacer seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoriae) Asegurar que se llevan los registros apropiados del programa de

auditoria.

PROGRAMA DE AUDITORIA. CONJUNTO DE UNA O MÁS AUDITORIAS PLANIFICADAS PARA UN PERIODO DE TIEMPO DETERMINADO Y DIRIGIDAS HACIA UN PROPÓSITO ESPECÍFICO.

a) Definir, implementar, hacer seguimiento, revisar y mejorar elprograma de auditoria

b) Identificar y suministrar los recursos para el programa deauditoria.

FUNCIONES GENERALES

ESPECIFICAS

ISO 9000:2000

Delegación Administración del programa

Definición del Programa de auditoriaObjetivos ,responsabilidades ,recursos,

procedimientos.

Implementación del programa de auditoria.Evaluación de auditores,asignación de equiposauditores, dirección de actividades y registro.

Seguimiento y revisión del programa deauditoria. Identificación de oportunidades

de mejora.

Competencia de los

auditores

Actividades deAuditoriaMejora del

Programade Auditoria

Planear

HacerActuar

Verificar

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIACICLO PLANEAR - HACER - VERIFICAR - ACTUAR

EXTENSION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

La extensión del programa puede variar y estar influenciado por:

a) El alcance, el objetivo y la duración de cada auditoriab) La frecuencia de las auditorias a realizarc) El tamaño, naturaleza y complejidad de la organizaciónd) El número, importancia, similitud y ubicación de actividadese) Normas, requisitos reglamentarios y contractualesf) La necesidad de acreditación o certificacióng) Los resultados de las auditorias previash) Cambios significativos para la organización o sus operaciones

ACTIVIDADES DE AUDITORIAPARA SISTEMAS DE CALIDAD

•TODAS LAS AREAS CON ACTIVIDADES QUE AFECTEN LA CALIDAD DEL PRODUCTO O LA SATISFACCION DEL CLIENTE.

• LA INFORMACION DESDE LA LLEGADA DE LA ORDEN DE COMPRA HASTA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE.

• LA IMPLANTACION DE LOS LINEAMIENTOS DEFINIDOS EN LOS MANUALES.

QUE DEBEMOS AUDITAR

CUANDO AUDITAR

ANTES DE CONCEDER UN CONTRATO PARA DETERMINAR LA CAPACIDAD DEL SISTEMA DE CALIDAD DEL PROVEEDOR

CUANDO SE EFECTUE UN CAMBIO SIGNIFICATIVO AL SISTEMA DE CALIDAD

CUANDO LA CALIDAD DEL PRODUCTO ESTA EN DUDA, DEBIDO A UNA DEFICIENCIA EN EL SISTEMA DE CALIDAD

CUANDO SE REQUIERA MEDIR LA EFECTIVIDAD DEL SISTEMA DE CALIDAD

CUANDO SEA NECESARIO VERIFICAR LA IMPLEMENTACION DE UNA ACCIÓN CORRECTIVA.

CLASES DE AUDITORIA

Cuando la auditoria cubre elsistema de Gestión de la Calidady el de Gestión Ambiental, estetipo de auditoria se denominaAuditoria Combinada.

Cuando dos o más organizacionesauditoras cooperan en larealización de una auditoria estase denomina Auditoria Conjunta

RESPONSABILIDAD DE QUIEN AUDITAFRENTE AL ÁREA AUDITADA

Auditorías Internas: Cuando se tiene el controldirecto de la organización y su estructura.Auditoria a nosotros mismos. ( Primera Parte ).

Auditorías Externas: No se tiene el control directode la organización ni de su estructura. Auditoria anuestros proveedores. ( Segunda Parte ).

Auditorías Extrínsecas: Realizada por entetotalmente independiente. Los entes certificadores.(Tercera Parte ).

DE ACUERDO A LA PLANIFICACION

AUDITORIAS ESPECIALES: El programa anual deauditorías se complementa con las auditoriasespeciales de acuerdo con los resultados obtenidos enlas auditorias ordinarias o por circunstanciasespeciales.

AUDITORIAS ORDINARIAS : Son las auditoríasprogramadas para un periodo determinado y queapuntan a la consecución de unas metas específicas.

CAUSAS QUE PUEDEN DAR LUGARA AUDITORIAS ADICIONALES:

Cambios significativos hechos encualquier tiempo que pueden afectarel programa de calidad.

Cuando hay deficiencias en el programade calidad.

Cuando un programa de evaluaciónsistemático independiente es consideradonecesario.

Para verificar la implantación de acciones correctivas.

AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA PLANEADA Y EJECUTADA DENTRO DE LAEMPRESA

PREPARADA Y CONTROLADA POR EL RESPONSABLE DELA FUNCION DE AUDITORIA PARA EL SISTEMA DE GESTIONDE LA CALIDAD Y REALIZADA POR AUDITORES INTERNOS.

PUEDEN SER PROGRAMADAS O NO EN EL PROGRAMA ANUAL

SE UTILIZAN PARA MEDIR LA EFECTIVIDAD Y ESTADO DEIMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD

CUBREN LAS DIFERENTES SECCIONES DEL MANUALDE GESTION DE LA CALIDAD, LOS PROCEDIMIENTOSY LOS DEMAS DOCUMENTOS DE SOPORTE DEFINIDOS.

COMO DESARROLLAR LA AUDITORIA

POR PROCEDIMIENTOS:Grado de aplicación paso a paso.

POR ELEMENTOS DE LA NORMA:Respuesta a exigencias concretas de un requisito de la norma.

POR DEPARTAMENTOS :Grado de cumplimiento de todos los elementos que afectan al área concretamente.

POR PROCESOS: Desempeño del proceso.

ELEMENTOS CRITICOS PARA QUE LA AUDITORIA SEA EFECTIVA Y EFICIENTE

Apoyo y compromiso de la dirección Fuerza de Trabajo,fondos y facilidades. Autoridad,responsabilidad e independencia Acceso a facilidades,documentos y personal Método para el reporte de resultados Acceso a los niveles apropiados de la Administración Verificación de Acciones Correctivas y Preventivas

CICLO DE VIDA DE LA AUDITORIA

PLANEAR LA AUDITORIA

EJECUTAR LA AUDITORIA

REPORTE DE HALLAZGOS

PROPUESTA Y EJECUCION ACCIONES CORRECTIVAS

CIERRE

REVISIONDE ACCIONESCORRECTIVAS

SI OK

NO OK

PLANEACION

DESARROLLO

ACCIONES ASEGUIR

FASES DE LA AUDITORIA

PLANEACION

DESARROLLO

ACCIONES A SEGUIR

FASE DE PLANEACION

* Nombramiento del líder del equipo auditor* Definir el objetivo, alcance y criterios de la

auditoria* Selección del Equipo Auditor* Identificar a las personas responsables en

forma directa con respecto al objetivo y alcance de la Auditoría

* Identificar los documentos de referencia. * Fecha y Lugar en que se inicia la Auditoria

FASE DE PLANEACION

* Establecimiento del contacto inicial con el auditado

* Revisión de los documentos del sistema de gestión pertinentes incluidos registros

* Preparación de actividades en el sitio* Elaboración Plan de auditoría* Definir fecha y tiempo estimado para cada

actividad * Orientación y asignación de trabajo al equipo* Compilación de la lista de verificación

OBJETIVO

OBJETIVO: Razón o circunstancia que motiva larealización de la auditoría. Define lo que se va a lograr.Lo debe definir el cliente de la auditoria.

Los objetivos pueden incluir:

a) Determinación del grado de conformidad del sistema de gestiónauditado o partes de él con los criterios de auditoria.b) Evaluación de la capacidad del sistema de gestión para asegurar elcumplimiento con los requisitos reglamentarios y contractuales.c) Evaluar la eficacia del sistema de gestión para cumplir los objetivosespecificadosd) Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión.

El alcance y profundidad de la auditoria deben serdiseñados para satisfacer las necesidades específicas deinformación del cliente, por eso debe establecerse entreel cliente y el líder del equipo auditor.

ALCANCE

ALCANCE: Describe la extensión y límites de la auditoriaen términos de localización física, unidadesorganizacionales, actividades y procesos por auditar y elperiodo de tiempo cubierto por la auditoria.

CRITERIOS DE AUDITORIA

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitosutilizados como referencia.

Los criterios de auditoria pueden incluir además de laspolíticas y procedimientos, normas leyes y regulaciones,requisitos del sistema de gestión, requisitos contractualeso códigos de conducta del sector industrial o comercial.

También deben ser definidos por el cliente de la auditoria y el auditor líder.

ISO 9000:2000

DOS NIVELES DE EVALUACION

DOCUMENTACION Vs. REQUERIMIENTOS

EVIDENCIA de AUDITORIA Vs. DOCUMENTACION

AUDITORIA DESUFICIENCIA

AUDITORIAEN SITIO

Revise primero con mucho cuidado ladocumentación disponible que describe elsistema de calidad que se auditará para sabersi estos documentos satisfacen los requisitosde la Norma ISO 9001:2000.

• Manual de Calidad• Procedimientos Operativos• Instrucciones de Trabajo• Formatos y Registros• Reportes de auditorias anteriores

PARA INICIAR EL PROCESODE AUDITORÍA

PREPARACION DOCUMENTOS DE TRABAJO

A) Listas de verificación y planes de muestreo para laauditoria.

B) formatos para registro de información, tales comoevidencia de soporte, hallazgos de la auditoria yregistros de las reuniones.

LISTAS DE VERIFICACION

Es una herramienta de apoyo, una guía paraconducir la auditoría .

- Debe ser amigable para el usuario.

- Debe ser construida en una forma lógica.

- Debe fluir en forma similar a las actividades previstas.

- Debe ser diseñada para trabajar por secciones.

- Debe ser cerrada, no tan detallada, pero que asegureque el alcance de la auditoría es cubierto.

Se conocen yaplican los

procedimientos?

UTILIDAD DE LA LISTA DE VERIFICACION

Una lista de verificación bien desarrollada y usada puede ayudaren varios aspectos:

• Asegurar que el alcance de la auditoría es cubierto• Asegurar que las áreas son investigadas con la profundidadapropiada.

• Identifica muestras que deben ser tomadas por la auditoría• Facilita la asignación de los miembros del equipo• Guía la investigación en la documentación• Proporciona un método para evaluar el avance del auditor através de la auditoría.

• Proporciona un método para la rápida evaluación de lainformación.

• Facilita la redacción del reporte de auditoría• Proporciona datos históricos después de completada la auditoría.

MODELO DE LISTA DE VERIFICACION

CLÁUSULA 7.5.3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD

¿ Existe algún procedimiento escrito, instrucción o guía queindique cómo es posible conocer en qué estado deinspección o ensayo se encuentran los productos o servicios?

¿Se puede conocer el Estado de Inspección y ensayo en quese encuentran los productos o servicios a lo largo de todoel proceso?

¿El sistema establecido permite garantizar que sólo seutilizan o instalan productos que han superado lasinspecciones y ensayos?

¿La identificación y los registros definidos permiten realizar latrazabilidad de cualquiera de los producto?

La Lista de Verificación es la guía para lograrcumplir con el objetivo propuesto en la Auditoría que se realiza.

DIFERENCIA ENTRELISTA DE VERIFICACION

Y ENTREVISTA

La Entrevista es ya la comunicación directa conel auditado, las preguntas que el auditor le plantea a cada uno de sus auditados a fin de obtener la información necesaria para dar respuesta a su listade verificación cuando elabora el informe y define cual es la situación del área auidtada.

FASE DE DASARROLLO

> Junta de Apertura> Investigación en la Auditoría> Junta del Equipo Auditor> Junta de Cierre> Reporte de la Auditoría.

REUNION DE APERTURA

Propósitos de la Reunión de Apertura:

• Presentación de los participantes.• Confirmación del alcance y objetivo de la auditoría

• Confirmación del Plan de auditoria

• Métodos y procedimientos que van a ser utilizados para

la realización de la auditoría

• Confirmación de enlaces de comunicación entre el equipo

auditor y el auditado

• Confirmación del idioma que se va a usar durante la auditoria.

• Confirmación de que durante la auditoria se mantendrá

informado al auditado

• Confirmación de la disponibilidad, funciones e identidad de los guías.

• Confirmación de aspectos relacionados con la confidencialidad.

• Confirmar la disponibilidad de los recursos y facilidadesnecesarias para el equipo de auditoría.

• Confirmar la fecha y hora para la reunión de cierre ycualquier otra reunión intermedia del equipo auditor y ladirección del auditado.

• Brindar una oportunidad para que el auditado haga preguntas.

REUNION DE APERTURA

INVESTIGACION DE AUDITORIA,EXAMEN O AUDITORIA DE CAMPO

El desarrollo específico de la auditoría incluye:

- Observaciones de la auditoría

- Recolección de evidencias

Observar actividades, Entrevistas, Tomar Notas

ESTRÉS : ORIGEN Y REACCIONES

El estrés se origina cuando un individuo se sienteamenazado por una persona como intruso o poruna intromisión en su territorio, la reacción es hostilidad.

Reacciones hostiles comunes:

- Hostilidad inmediata- Hostilidad progresiva- Hostilidad imprevista

TECNICAS DE COMUNICACION

COMUNICACIÓN NO VERBAL: Comprender los mensajesno verbales permite al auditor una mejor comprensión de loque el entrevistado está diciendo.

COMUNICACIÓN VERBAL : Poseer buenas técnicas paracuestionar y escuchar. Hacer la pregunta correcta así comohacerla correctamente.

- Preguntas Abiertas - Preguntas Cerradas- Preguntas de Sondeo - Preguntas con Respuesta Obvia

VERIFICACION DELSISTEMA DE CALIDAD

ENTREVISTA

RASTREO

MUESTREO

COMPROBACION

TECNICA DE LA ENTREVISTA

• ROMPER EL HIELO

• EXPONER EL MOTIVO DE LA ENTREVISTA

• INDAGAR LO QUE SE HACE

• ANALIZAR LO QUE SE HACE

• SACAR CONCLUSIONES DE LO QUE SE HACE

• EXPLICAR LAS PROXIMAS ACCIONES

FORMULE PREGUNTAS COMO :

¿ Cómo sabe la manera de llevar a caboesa operación?

¿Me muestra los registros que usted lleva?

¿Donde se autorizó el uso de ese formato?

¿Quién puede tomar esa decisión?

Nota: Profundizar cuando se tiene unaobservación en la auditoría, se debe

verificar su recurrencia .

RASTREO

ELABORAR FLUJOGRAMA DEL PROCESO EN ESTUDIO

SELECCIONAR ACTIVIDADES IMPORTANTES PARA LACALIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO

COMENZAR AL PRINCIPIO O AL FINAL DEL PROCESO

HACER EL SEGUIMIENTO A PARTIR DE UN DOCUMENTOHASTA LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA

MUESTREO

DE QUE SE VA A TOMAR MUESTRAS?

COMO SE VA A TOMAR LA MUESTRA?

POR CUANTAS UNIDADES ESTÁCOMPUESTA LA MUESTRA?

EVIDENCIA DE AUDITORIA

EVIDENCIA OBJETIVA INFORMACIÓN CUALITATIVA O CUANTITATIVA, REGISTROS,COMPROBANTES O CONSTANCIAS DE HECHOS RELATIVOS ALA CALIDAD DE UN ARTICULO O UN SERVICIO O A LAEXISTENCIA E IMPLEMENTACIÓN DE UN ELEMENTO DELSISTEMA DE CALIDAD, EL CUAL ESTA BASADO EN LAOBSERVACIÓN, MEDIDA O ENSAYO Y QUE ADEMÁS PUEDESER VERIFICADO

ISO - 10011- 1

ISO 9000

HALLAZGOS DE LA AUDITORIA

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LAEVIDENCIA DE LA AUDITORIA REUNIDA,CONTRA LOS CRITERIOS DE AUDITORIA.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

RESULTADO DE UNA AUDITORIA QUE PROPORCIONAEL EQUIPO AUDITOR, TRAS CONSIDERAR LOSOBJETIVOS DE LA AUDITORIA Y TODOS LOSHALLAZGOS DE LA AUDITORIA.

NOTA: los hallazgos de la auditoria pueden indicarconformidad o no conformidad con los criterios de laauditoria, u oportunidades de mejora.

NO CONFORMIDAD

“ El no cumplimiento de unrequisito especificado “

ISO 8402

Nota: La definición se aplica a la desviación oausencia de una o varias características relativasa la calidad, o uno o varios elementos del sistemade calidad en relación con los requisitosespecificados.

PROBLEMA

⇒ Es el resultado no deseado de unproceso.

⇒ El no logro de un objetivo.

Ejemplo: La materia prima no se identifica en forma adecuada.

DECLARACION DE NO CONFORMIDADES

La declaración de no conformidades debe incluirla siguiente información:

La descripción del problema y la Evidencia deauditoria para apoyar la declaración del problema.

Registrar el elemento o elementos que no se hancumplido, sobre todo el de menor nivel.

El impacto del problema sobre el servicio oproducto si se conoce.

Recomendaciones si son solicitadas al auditor.

El día miércoles 5 de noviembre a las 11:00 A.M. seencontró en el área de corte un lote de piezas enproceso sin identificación en cuanto a referencia y estadoen que se encontraba.

DECLARACION DE NO CONFORMIDAD

La materia prima no se identifica en forma adecuada.

La Norma ISO 9001 en su cláusula 7.5.3 requiere que“Cuando sea apropiado la organización debe identificar elproducto por medios adecuados, a través de toda larealización del producto.La organización debe identificar el estado del producto conrespecto a los requisitos de seguimiento y medición”

CLASIFICACION DE NO CONFORMIDADES

• NO CONFORMIDAD MAYOR:

- Ausencia o incumplimiento total de un sistema en elcumplimiento de los requerimientos

- Varias no conformidades menores contra un elementopueden presentar una falla total del sistema.

- Cualquier incumplimiento que pueda resultar en elprobable embarque de un producto no conforme.

• NO CONFORMIDAD MENOR:

- Un incumplimiento que en el juicio y experienciaindican que no dará como resultado la falla delsistema de calidad o que reducirá su habilidad paraasegurar el control de procesos y productos.

EJEMPLO DE NO CONFORMIDADES

MAYOR:

No hay Revisión del Sistema por la Gerencia, es una noconformidad significativa contra los requerimientos de la norma.

Una falla completa del sistema o la falta de un requerimiento delsistema administrativo de la calidad, No hay Control de losRegistros.

Una cantidad significativa de no conformidades menores frente aun mismo elemento. Como la Documentación.

EJEMPLO DE NO CONFORMIDADES

MENOR:

Un incidente aislado. Como un Registro no diligenciado.

El incumplimiento en alguna parte de un procedimiento o unaparte de un elemento.

Un problema menor que merece atención. No se está archivandoel Registro derivado de un procedimiento como en el seespecifica.

La Junta de Cierre debe incluir lo siguiente:

Lista de Asistentes Descripción del alcance y propósito de la auditoría Evaluación completa del área auditada Conclusión del equipo de auditoria sobre el

cumplimiento del sistema de Calidad con respectoal criterio de auditoria

Mejoramiento y buenas prácticas Descripción de problemas observados e impacto Recomendaciones para mejoramiento.

JUNTA DE CIERRE

CRITERIOS DE CALIFICACION

0. No se hace1. Se hace pero no está documentado2. Está en redacción3. Hay un borrador4. Borrador Validado5. Documento Aprobado

6. Se hace como está escrito7. Hay auditorías internas8. Soluciones a No Conformidades9. En Revisión de Gerencia10. No hay reporte de de No

Conformidades

MARIA ELENA MURCIA DUARTEConsultora en Gestión de la Calidad

M. Actividades de Mejoramiento

FASE DE SEGUIMIENTO

Evaluación de la respuesta de laAuditoría.

Verificación de la acción correctiva

Terminación de la Auditoría.

CARACTERISTICAS QUE DEBEN CUMPLIR LOS AUDITORES

A NIVEL TECNICO:

- Conocimiento sobre el objeto de la auditoría

- Conocimiento de la empresa y del producto

- Conocimiento y experiencia en aplicación einterpretación de normas,procedimientos e instrucciones.

- Conocimiento de las exigencias del cliente.

- Capacidad de planificación y organización

- Capacidad de redacción de informes.

A NIVEL HUMANO :

- Buena Capacidad de diálogo y contacto

- Saber escuchar y saber hacer hablar

- Ser hábil y diplomático en el trato.

- Ser positivo. Actuar con optimismo.

- Ordenado y estructurado en su actuación.

- Intuición y objetividad. Ser justo en sus juicios

- Capacidad de reacción en momentos difíciles

- Permanecer firme en sus conclusiones, amenos que aparezcan evidencias quejustifiquen el cambio

CRITERIOS PARA LA CALIFICACIONDE AUDITORES

Capacidad de Comunicación

Educación: Haber completado estudios de técnico medio.

Adiestramiento En Técnicas de Auditoría En Sistemas de Calidad

Examen sobre Técnicas de Auditoría

Participación en Auditorias.

Atributos personales

Actualización

SELECCIÓN DE CANDIDATOS

CALIFICACION DE SELECCIONADOS

EVALUACION Y SEGUIMIENTO

MANTENIMIENTO DE COMPETENCIAS

CONFORMACION Y MANTENIMIENTOEQUIPO AUDITOR

RESPONSABILIDADES DE TODO AUDITOR

•Comunicar, aclarar y cumplir los requisitos de auditoría.

• Planificar y llevar a cabo las responsabilidadesasignadas en forma efectiva y eficiente.

• Documentar las observaciones.

• Informar los resultados de la auditoría.

• Presentar, conservar y salvaguardar la información y losdocumentos relativos a la auditoría en forma confidencial

• Cooperar y apoyar al auditor principal.

• Verificar la efectividad de las acciones correctivas.

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR PRINCIPAL

• Ayudar a la selección de otros miembros para el equipo.

• La preparación del Plan de Auditoría.

• La representación del equipo frente a lagerencia del auditado.

• Presentar el informe de auditoría.

¿Los documentos y demás información, usados para describir elsistema de calidad son adecuados para lograr los objetivos decalidad requeridos?

¿Los documentos, procedimientos y demás información, quedescriben o apoyan los elementos requeridos del sistema decalidad, son conocidos, están disponibles, son entendidos yutilizados por el personal de la organización auditada?

EL PROCESO DE AUDITORÍA DEBE REALIZARSEDE TAL FORMA QUE EL AUDITOR ESTE ENCAPACIDAD DE RESPONDER PREGUNTASCOMO:

RECOMENDACIONES FINALES

1. La pre-auditoría es decisiva: prepárela y prepárese(Auditoría 0).

2. Conecte con el auditado: comunicación y empatía

3. Ajústese a lo establecido en la convocatoria

4. Considere solo las evidencias objetivas

5. Otorgue al auditado el beneficio de la duda

6. El informe debe estar consensuado con el auditado

7. No actúe como juez. Adopte el papel de asesor delauditado

DEBERES DEL AUDITADO

Informar a los empleados pertinentes a cerca delos objetivos y el alcance de la auditoría.

Designar los miembros del personal responsablespara que acompañen al equipo auditor.

Proporcionar todos los recursos necesarios parael equipo de auditoría.

Permitir el acceso a las instalaciones y al materialde evidencia, a solicitud de los auditores.

Determinar e iniciar acciones correctivas basadasen el informe de auditoría.