Guía Rápida Contabilidad

Parámetros de Contabilidad

• Antes de empezar a procesar la contabilidad debe definir los parámetros para la misma.

• Inicie sesión en Sinube e ingrese a la ventana de Parámetros, luego a la sección de Contabilidad y a la rama Parámetros.

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Niveles de cuentas

• Primero debe definir los niveles de cuentas contables, indicando cuantos caracteres formarán cada segmento de la cuenta contable.

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Tipos de pólizas

• Luego debe establecer el concepto IETU para depósitos de clientes y los tipos de pólizas a utilizar para facturas a clientes, movimientos de almacén y cancelación de depósitos.

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Catálogo de tipos de cuentas

• Después de definir los niveles de las cuentas, es importante definir en el catálogo de Tipos de cuentas como se agruparán las cuentas por su tipo y naturaleza contable.

• Al establecer los rangos de las cuentas de mayor que forman cada tipo, se predetermina el tipo y naturaleza que tendrá cada cuenta y subcuenta cuando se capture en el catálogo.

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Catálogo de cuentas contables

• Para alimentar el catálogo de cuentas contables, haga clic en el botón Cuentas en el menú Contabilidad.

• Para ingresar una nueva cuenta contable haga clic en el botón Nueva cuenta (hoja en blanco).

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Pegar desde Excel• Puede copiar el contenido de varios

catálogos, entre ello el de Cuentas contables, desde Excel a Sinube.

• Para hacerlo, entre al catálogo y haga clic en el icono de Pegar (la tabla con icono Excel)

• En la ventana de Pegado, haga clic en el enlace de la parte inferior para descargar el archivo de Excel con la plantilla del catálogo.

• En la plantilla capture los datos. En el caso de las cuentas contables no debe llenar los niveles no utilizados en cada cuenta. Es decir, en lugar de 100-0000-0000, sólo se captura 100

• Una vez llenados los datos en Excel, selecciónelos, cópielos y péguelos en el espacio de la ventana de Pegado.

• Por último, haga clic en Aceptar.

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Otros catálogos

Además de los catálogos de Tipos de cuentas y Cuentas contables, la contabilidad maneja los siguientes catálogos:

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• Tipos de pólizas

• Tipos de terceros (DIOT)*

• Tipos de operación (DIOT)*

* Estos catálogos se utilizan para llenar la información requerida para la DIOT.

Asignación de cuentas

• Una vez que se tiene el catálogo de cuentas contables, regrese nuevamente a Parámetros de Contabilidad.

• Debe asignar las cuentas que se solicitan según correspondan de acuerdo a las etiquetas.

• Estas cuentas se utilizarán al generar las pólizas automáticas.

• Una vez asignadas las cuentas, haga clic en el botón Guardar cambios.

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IVA fiscal

• Para agregar una cuenta, haga clic en el botón Agregar cuenta (hoja blanca), seleccione la cuenta, el concepto para DIOT y la cuenta para el por aplicar si se requiere una provisión de ese IVA.

• Al terminar, haga clic en el botón de Guardar cambios de Parámetros.

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• En el apartado de IVA fiscal de Parámetros debe asignar las cuentas contables en las que se registra el IVA acreditable, por acreditar, retenido o no acreditable de las operaciones con proveedores.

• También debe seleccionar el concepto para la DIOT con que se relacionará cada cuenta contable.

Subir XML y PDF de proveedores

• Tiene la ventaja, además, de poder generar la póliza contable directamente de la información contenida en el XML, evitando así errores de captura.

• Sinube reconoce tanto CFD como CFDI, y permite capturar datos manualmente en caso de que se reciba una factura impresa con CBB.

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• Como una alternativa al proceso de compra a proveedores (pedido-factura-pago), Sinube permite subir los archivos XML y PDF proporcionados por los proveedores.

• Esto además da una herramienta para almacenarlos, lo cual es un requisito fiscal.

Cómo subir XML y PDF de proveedores

• En el menú Administración haga clic en el botón Subir XML y PDF.

• En la ventana haga clic en el botón Cargar nueva factura, que está en el costado derecho.

• En la ventana para subir, use el botón Browse (buscar) para localizar el archivo correspondiente y haga clic en el botón Subir archivo para copiarlo a Sinube.

• Una vez subidos ambos archivos (PDF y XML), haga clic en el botón Generar registro para incluirlos en la base de datos. Puede hacer el proceso las veces que sea necesario para subir varias facturas.

• Haga clic en Cerrar para regresar a la ventana principal.

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Consultar XML y PDF de proveedores

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• Modifique los filtros de la ventana para ver las facturas subidas:– Por proveedor, seleccione un proveedor.– Por folio y serie, indique cuales.– Por fecha, indique una fecha y el periodo

de consulta (día, semana, mes) en torno a la fecha indicada.

• Marque Mostrar descartadas si desea ver las facturas que no deben considerarse en la operación de la empresa.

• Para descartar una factura, haga clic en el icono de negación

• Haga clic en el botón Buscar para ver las facturas según el criterio de filtros.

• Haga clic en el icono de PDF o XML para descargar el archivo si requiere tener una copia del mismo en el escritorio.

Pólizas automáticas

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Sinube permite generar pólizas automáticas desde las siguientes ventanas:

• Subir XML y PDF (proveedores)

• Consulta de entradas de almacén.

• Generador de pólizas de salidas de almacén.

• Consulta de facturas (clientes)

• Listado de depósitos (clientes)

• Consulta de facturas de pedido y anticipo (proveedores)

• Listado de pagos (proveedores)

Cómo generar pólizas automáticas

• Si faltara alguna cuenta necesaria, Sinubele informará con una lista de mensajes y detendrá la generación hasta que se corrijan y se repita el procedimiento.

• Haga clic en el botón Buscar para volver a cargar la lista de movimientos y ver el icono de las pólizas generadas para poder consultarlas.

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• Para generar pólizas automáticas ingrese a la ventana de consulta de los movimientos a los que desea generar la póliza.

• Seleccione los registros a los que desea generar la póliza.

• Haga clic en el botón de Generar pólizas y espere a que se procesen.

Captura de pólizas

• Después, en el renglón de captura seleccione la sucursal, capture la cuenta contable, el cargo o el abono. Pulse Enter para cambiar de campo en la captura. Pulse Enter al terminar el renglón.

• Use los botones de la derecha para Guardar, Generar PDF, Duplicar, Cancelar o capturar detalle para DIOT o IETU.

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• Para capturar pólizas contables manualmente haga clic en el botón Nueva póliza.

• Elija el tipo de póliza, la fecha, capture la descripción o concepto de la póliza.

Ayudas para captura de pólizas• Para buscar una cuenta contable use

el comodín *. Por ejemplo: 110* mostrará todas las subcuentas de la cuenta 110.

• También puede buscar palabras. Por ejemplo, *iva* mostrará todas las cuentas que en su descripción incluyan la palabra “iva”.

• Si la cuenta contable no existe, agréguela usando el comodín +. Por ejemplo: 105+ le permite agregar la subcuenta consecutiva en la 105.

• Para cuadrar una póliza, deje en cero el cargo y el abono, y pulse Enter.

• Para hacer operaciones, estando en los campos de cargos o de abono, pulse la letra “C” en el teclado para abrir la calculadora. Luego de hacer las operaciones pulse Enter para insertar el resultado en el campo desde el que se abrió .

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Consulta de pólizas

• Haga clic en el botón Consulta de pólizas.• Seleccione el ejercicio y el periodo (mes).• Seleccione uno o todos los tipos de pólizas.• Si no marca Cualquier sucursal, solo

mostrará las pólizas de la sucursal en que se encuentra trabajando.

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• Haga clic en el botón Buscar para ver las pólizas.

• Haga doble clic en cualquier póliza para abrirla y modificarla.

Captura de DIOT

• En la ventana de captura de pólizas haga en el botón DIOT para capturar en el detalle de la póliza los datos necesarios para la DIOT.

• Seleccione el RFC del proveedor, si no existe, delo de alta con el botón Nuevo (hoja en blanco)

• Capture los montos de los actos, retenciones, exentos, tasa cero, etc.

• Haga clic en el botón Agregar para incluir el registro. Puede agregar a la póliza tantos RFC y desglose de actos como se requiera.

• Haga clic en el botón Guardar para almacenar los cambios.

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Generación de DIOT

• Haga clic en el botón Guardar datos para almacenar la información.

• Haga clic en el botón Generador de txt para DIOT para ir a la ventana desde la que se genera dicho archivo.

• En la ventana de generación de txt, luego de cargar datos y guardar cambios, haga clic en el botón Generar archivo TXT para carga batch. Con eso se descargará el archivo de la DIOT que debe subir al SAT.

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• Para generar la DIOT haga clic en el botón DIOT del menú Contabilidad.

• En la ventana seleccione el ejercicio y periodo.• Marque la casilla de Incluir movimientos

anteriores no aplicados para considerar las pólizas de meses anteriores pendientes. Haga clic en Cargar datos . Haga clic en Cargar datos.

• Marque las pólizas a utilizar en la declaración y haga clic en aplicar. Use el botón Separar si las había aplicado previamente.

Captura de IETU

• En la ventana de captura de pólizas haga en el botón IETU para capturar en el detalle de la póliza los datos necesarios para la IETU.

• Seleccione el concepto IETU y capture el importe.

• Haga clic en el botón Agregar para incluir el registro. Puede agregar a la póliza tantos conceptos e importes como se requiera.

• Haga clic en el botón Guardar para almacenar los cambios.

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Generación de IETU

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• Para generar la IETU haga clic en el botón IETU del menú Contabilidad.

• En la ventana seleccione el ejercicio y periodo.

• Marque la casilla de Incluir movimientos anteriores no aplicados para considerar las pólizas de meses anteriores pendientes. Haga clic en Cargar datos.

• Marque las pólizas a utilizar en la declaración y haga clic en aplicar. Use el botón Separar si las había aplicado previamente.

• Haga clic en el botón Guardar datos para almacenar la información.

• En la ventana de reporte IETU, haga clic en el botón Cargar datos para ver la información.

• Con el botón Copiar puede llevar la información al portapapeles y pegarla en otro programa, por ejemplo Excel.

Eliminar y renumerar pólizas

• Para renumerar las pólizas, haga clic en el botón Renumerar pólizas del menú Contabilidad.

• Luego seleccione el ejercicio, periodo y tipo de póliza que desea renumerar. Las pólizas se renumerarán según el tipo y la fecha de la póliza.

• Consulte las pólizas para ver el resultado de renumerarlas.

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• Para eliminar una póliza, en la Consulta de pólizas haga clic en el icono de la “X” roja de la póliza que desea eliminar y confirme que desea borrarla.

Reportes contables

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• Todos los reportes se pueden consultar en pantalla, generar como PDF y descargar como archivo .csv(texto en columnas) compatible con Excel.

• Para emitir estados financieros y otros reportes contables, haga clic en el botón Consultas del menú Contabilidad.

• Puede seleccionar los siguientes reportes:– Balance general– Balanza de comprobación– Estado de resultados– Auxiliar de pólizas– Auxiliar de cuenta– Libro mayor de cuentas– Libro diario de pólizas

Generar reportes

• Una vez que entra a una consulta, haga clic en el botón Nuevo reporte.

• Llene las opciones como ejercicio, periodo o rango de fechas, cuenta o rango de cuentas, etc.

• Al hacer clic en Guardar, Sinubele informará que se está generando el reporte. Haga clic en el botón Actualizar hasta ver la marca de Rep. terminado.

• En el costado de la izquierda encontrará los formatos de salida: Pantalla, PDF, CSV(Excel)

• Con el icono de Editar (hoja y lápiz) podrá cambiar las opciones del reporte y volverlo a generar.

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