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INFORME ESPECIAL INCONSISTENCIAS SUB BODEGAS DE ACOPIO SAN
BLAS Y OASIS
INTRODUCCIÓN
El presente informe es el resultado de la auditoría interna especial realizada a las sub
bodegas de San Cristóbal (Centro de Acopio San Blas) y Economato (UPI Oasis), con el fin
de atender solicitud del Director del Instituto, para establecer con base en un inventario
detallado las razones por las cuales el valor de las existencias del grupo “Víveres Rancho y
Licores” con corte a agosto 31 de 2012, comparado con el listado de existencias de
suministros a 27 de septiembre de 2012, presentan diferencias significativas.
La auditoría se realizó durante el periodo comprendido entre el 10 y el 24 de octubre de
2012.
ALCANCE
Revisar los procedimientos de “Recepción e Ingreso de Bienes Cód. A-ABI-PR-01” y
“Egreso de Bienes Devolutivos o Elementos de Consumo Cód.A-ABI-PR-02”, sobre el
grupo “Víveres Rancho y Licores”, en las sub bodegas de Acopio denominados San Blas y
El Oasis, realizando el inventario detallado de las existencias de abarrotes y recomendando
aspectos que permitan adelantar los correctivos que el líder del proceso establezca.
TRABAJO DE CAMPO
Durante la auditoria especial, se visitaron las sub bodegas de acopio denominadas San Blas
y El Oasis, estableciendo lo siguiente:
- SAN BLAS
En esta sede se encuentra ubicado el Centro de Acopio encargado de establecer las
necesidades de los elementos (alimentos, productos de aseo y papelería) para el
funcionamiento de los seis (6) comedores comunitarios y ejercer la supervisión de los
contratos. De igual manera se encuentran dos espacios para la función de bodegaje donde el
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área de Almacén e Inventarios ejerce control administrativo sobre los abarrotes y los
elementos de papelería y aseo para los comedores.
Las instalaciones del Centro de Acopio son adecuadas para el recibo y entrega de insumos,
cuenta con la infraestructura adecuada para almacenar y con las condiciones de seguridad
para controlar al personal que ingresa y las labores que se realizan. Se cuenta con una
báscula electrónica de precisión y un área de desinfección para los operarios. Actualmente
se reciben y despachan insumos para los seis (6) comedores comunitarios.
La bodega donde se almacenan los víveres y abarrotes cumple con las condiciones de
seguridad, ya que tiene puerta única de acceso, cámara de seguridad y alarma. La llave de
acceso es controlada por el responsable del sub almacén señor Fabio Reina o por el auxiliar
de almacén Aldemar Castellanos, persona encargada de alistar los productos.
Se realizó entrevista al señor Fabio Reina, Auxiliar Administrativo de la Planta del
IDIPRON, a cargo del sub almacén desde el mes de noviembre de 2011, quien manifiesta
conocer los procedimientos del área de Almacén y haber recibido capacitación en el año
2011, respecto a los cambios que se hicieron a los mismos.
Se verificaron los procedimientos de recepción y de entrega de elementos.
Frente a la recepción se estableció que el área administrativa del Centro de Acopio a cargo
de Johana Milena Caballero elabora la programación de los productos que van a requerir en
los comedores comunitarios, teniendo en cuenta las minutas y la cantidad de beneficiarios
que se atienden en cada comedor.
Los pedidos son remitidos a los diferentes proveedores de los contratos de suministro y se
entrega copia al encargado del sub almacén, para que este pueda hacer la revisión contra
las remisiones que son presentadas por los proveedores al momento de entrega.
Se tienen establecidos los días y horarios para recepción de los alimentos, de acuerdo con lo
pactado en cada contrato de suministro. Para el caso de frutas y verduras estas se reciben a
diario.
Durante la visita de auditoría se verificó la entrega de frutas y verduras por el proveedor,
evidenciando que se realiza pesaje de los productos para constatar que se recibe lo
relacionado en la remisión. El encargado del sub almacén señor Fabio Reina manifestó que
la verificación de los aspectos técnicos y de calidad la realiza el área administrativa del
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Centro de Acopio, ya que a dicha área le corresponde adelantar la supervisión de los
contratos.
Se indagó si todos los procesos de entrega eran acompañados por el área encargada de la
supervisión, encontrando que en algunas ocasiones esta función debe ser asumida por el
responsable del sub almacén, ya que los servidores públicos de la parte administrativa y
supervisión de contratos se desplazan al Economato ubicado en la Upi Oasis, a los
Comedores, o a la Oficina de la Calle 63, lo que les impide acompañar siempre el proceso
de recepción.
Se evidencia que de conformidad con la directriz adoptada conjuntamente por la anterior
Subdirectora de Métodos Educativos y Operativos y la anterior Gerente del Proyecto 198,
la contratista Johana Milena Caballero es responsable del área administrativa de los dos
centros de acopio (San Blas y Oasis), situación que implica distribuir el tiempo entre los
dos centros de acopio, además de estar pendiente de los trámites para la contratación de
insumos que se surte en las oficinas de la Calle 63, razón por la cual muchas de las
responsabilidades son delegadas en el personal que apoya el área administrativa del centro
de acopio.
Las devoluciones de productos o faltantes en la remisión se reportan al proveedor en el
mismo documento, quedando pendiente la firma de recibo a satisfacción hasta que
entreguen la totalidad del pedido. Los proveedores deben entregar los productos durante el
mismo día o a más tardar al día siguiente antes de las diez de la mañana (10:00 a.m.). La
Oficina de Control Interno considera que se debe elaborar un documento para remitir al
proveedor, donde se relacionen las devoluciones o faltantes, ya que este aspecto no tiene un
control asociado.
Con la información del pedido y la remisión elaboran según el caso los formatos “Control
Recepción Abarrotes” y “Control recepción de proteicos”. Las versiones utilizadas no están
codificadas de conformidad con los procedimientos vigentes. Estos formatos no relacionan
el pedido y remisión que soportan.
Los formatos son diligenciados manualmente y pese a tener el campo para revisión, no se
evidencia que los mismos sean revisados o constituyan un punto de control. La información
incluida es importante ya que permite establecer las condiciones de empaque, registros
sanitarios, fecha de vencimiento, aspectos organolépticos, temperatura y número de lote;
sin embargo, estos son aspectos técnicos que deberían ser revisados por el supervisor del
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contrato quien posee la experticia y debe confrontar si los productos cumplen las
características establecidas en el contrato.
Esta Oficina ha establecido que existe una duplicidad en la ejecución de la actividad,
teniendo en cuenta que la información del pedido debe ser diligenciada a mano nuevamente
en los formatos “Control Recepción Abarrotes” y “Control recepción de proteicos”,
pudiendo fusionarse en un único documento que permita confrontar lo pedido a los
proveedores contra lo recibido y las características de entrega.
Una vez se ha recibido satisfactoriamente la remisión del contratista, registran las entradas
en las tarjetas del kárdex mural y en los archivos electrónicos establecidos como control
para cada uno de los contratos de suministro.
En la auditoría se pudo establecer que en la bodega no cuentan un sistema de información,
por lo que el control se ejerce mediante archivos en Excel para los siguientes contratos:
2991 de 2012 Postres, 3007 de 2011 Pescado, 3017 de 2011 Huevos, 3165 de 2011
Productos Lácteos, 3202 de 2011 Quesos, 3204 de 2011 Lechona y Tamales, 1661 de 2011
Productos Cárnicos, 3008 de 2011 Frutas y Verduras y 2982 de 2011 Abarrotes. De igual
manera se evidenció que no se dispone de comunicación vía internet, lo que limita la
remisión de información de manera oportuna.
En los archivos electrónicos se registra la información básica del contrato y se relacionan
las cantidades recibidas en las remisiones. El Área de Administración del Centro de Acopio
recibe las facturas del contratista y verifica lo cobrado contra los pedidos y remisiones,
entregando al encargado del sub almacén para que certifique el ingreso.
El encargado del sub almacén verifica en los archivos que lo facturado corresponda con lo
que ingresó mediante las remisiones y elabora documento consolidado donde especifica los
números de factura, números de remisiones, la descripción de los productos, cantidades,
valores unitarios y valores totales, firmando como señal de aprobación para que se pueda
tramitar el pago.
Esta información es remitida mensualmente al Área de Almacén, para que registren las
entradas en el sistema de información SYSMAN y elaboren el comprobante de ingreso que
es entregado al supervisor del contrato para que se tramite el pago.
Para realizar el procedimiento de entrega de alimentos a los diferentes comedores, el área
administrativa del centro de acopio y la responsable de los comedores, señora Marcela
Rojas, elaboran el formato “Solicitud Elementos de Consumo” Cód. A-ABI-FT-005, por
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cada comedor, solicitando al Área de Almacén e Inventarios entregar los elementos,
indicando la unidad de medida y la cantidad solicitada.
Se pudo verificar que muchas de las solicitudes estaban firmadas en el campo
“AUTORIZA” por el contratista Juan Carlos Solórzano, ya que la responsable del centro de
acopio señora Johana Milena Caballero, sale frecuentemente hacia el Economato Oasis y la
sede administrativa de la Calle 63. De conformidad con lo establecido en el procedimiento
“Egreso de Bienes Devolutivos o Elementos de Consumo” Cód. A-ABI-PR-02 el formato
debe ser firmado por el Subdirector, Gerente de Proyecto o Responsable de Área, por lo
que se evidencia incumplimiento de la actividad No. 3 del referido procedimiento.
El responsable de la sub bodega verifica las existencias y entrega el formato a los auxiliares
para que se haga un pre alistamiento. Una vez han determinado los elementos que se van a
entregar, elaboran el formato “Acta de Entrega de Elementos de Consumo” Cód.
A07FT066. Este documento no es un registro relacionado en el procedimiento de entrega,
por lo que no se puede considerar como punto de control aprobado por el Sistema Integrado
de Gestión del Instituto SIGID.
Al momento de hacer el cargue al camión, se verifica que las cantidades a despachar
correspondan con las relacionadas en el formato. El auxiliar del camión lleva original y
copia del Acta y entrega con ese mismo documento al Coordinador de cada Comedor,
quien debe revisar y firmar en señal de recibir las cantidades relacionadas. La copia del
Acta se queda para el control del Comedor y el original firmado regresa al Centro de
Acopio.
Con la información de las Actas el auxiliar de bodega señor Sergio Fernando Lara, registra
las salidas en las tarjetas de Kárdex Mural y las entrega al responsable del sub almacén para
su archivo cronológico y de manera consecutiva.
Se evidenció que el encargado del sub almacén Centro de Acopio, no reportó
mensualmente el consolidado de las salidas por concepto de alimentos, explicando que
suponía que en el Área de Almacén hacían la entrada y salida con las facturas del
proveedor. De igual manera se pudo establecer que el área de Almacén, durante el primer
semestre del año, no le requirió dicha información, ya que el sub almacén Centro de Acopio
reportó a tiempo las salidas por centro de costo para los elementos de aseo y papelería.
Producto de la visita realizada por directivos del Instituto el día 28 de septiembre de 2012,
para realizar inventario aleatorio a los abarrotes, el señor Fabio Reina inició actividades de
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consolidación de las salidas por cada comedor consignadas en las Actas de Entrega, para
que se actualice la información en el Área de Almacén.
El día 16 de octubre de 2012, esta Oficina verificó que ya se había remitido el consolidado
correspondiente a los meses de enero a mayo de 2012, quedando pendiente por remitir los
meses de junio a septiembre de 2012.
Se realizaron las actividades de conteo, verificando contra la información consignada en las
tarjetas kárdex y copia de las Actas de Entrega de los días 12 y 13 de octubre, para
descontar las salidas que aún no habían sido registradas en las tarjetas.
El resultado del inventario detallado y valorizado para el grupo de abarrotes, con corte a 13
de octubre de 2012 es el siguiente:
PRODUCTO UNIDAD
DE MEDIDA
SALDO TARJETA KARDEX
SALIDAS EN ACTAS
SALDO FINAL
CONTEO FISICO
VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL DIFERENCIA UNIDADES
DIFERENCIA EN PESOS
ACEITE REFINADO PURO
BIDON 27 7 20 20
97.556,00
1.951.120,00 0
-
PANELA EN BLOQUE
UNIDAD 426 278 148 143
1.156,00
165.308,00 5
5.780
MAYONESA GALÓN
8 0 8 8
27.902,00
223.216,00 0 -
CHOCOLATE LIBRA
74 16 58 58
3.684,00
213.672,00 0 -
CAFÉ LIBRA
11 0 11 11
8.416,00
92.576,00 0 -
AREQUIPE GALÓN
3 0 3 3
18.000,00
54.000,00 0 -
TINTURA CARAMELO
GALÓN 1 0 1 1
37.120,00
37.120,00 0
-
CANELA LIBRA
5 0 5 5
17.209,00
86.045,00 0 -
UVAS PASAS KILO
3 0 3 3
5.968,80
17.906,40 0 -
COLOR LIBRA
37 0 37 37
3.640,00
134.680,00 0 -
SALSA DE TOMATE GALÓN
2 0 2 2
26.326,00
52.652,00 0 -
VINAGRE GALÓN
6 0 6 6
6.989,00
41.934,00 0 -
MARGARINA COCINA
LIBRA 80 0 80 80
4.814,00
385.120,00 0
-
CREMA DE LECHE LATA
112 0 112 112
4.600,00
515.200,00 0 -
LECHE CONDENSADA
LATA 64 0 64 68
4.729,17
321.583,56 -4
(18.917)
AVENA EN HOJUELAS
KILO 127 0 127 127
3.563,00
452.501,00 0
-
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PRODUCTO UNIDAD
DE MEDIDA
SALDO TARJETA KARDEX
SALIDAS EN ACTAS
SALDO FINAL
CONTEO FISICO
VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL DIFERENCIA UNIDADES
DIFERENCIA EN PESOS
PASTA PARA SOPA LIBRA
186 0 186 186
1.803,00
335.358,00 0 -
CEBADA KILO
25 0 25 20
2.235,00
44.700,00 5
11.175
CUCHUCO DE TRIGO
KILO 137 0 137 134,5
2.251,00
302.759,50 2,5
5.628
MARGARINA INDUSTRIAL ALIÑADA
CAJA X 15 K
6 0 6 6
60.320,00
361.920,00 0 -
ARVEJA VERDE KILO
337 33 304 302
2.022,00
610.644,00 2
4.044
BOCADILLO VELEÑO
UNIDAD 7150 950 6200 6200
198,00
1.227.600,00 0
-
GELATINA SABORIZADA
KILO 33 0 33 33
8.474,00
279.642,00 0
-
REFRESCO INSTANTANEO
KILO 121 55 66 66
6.351,00
419.166,00 0
-
LECHE EN BOLSA LAMINADA
BOLSA 706 0 706 706
7.091,90
5.006.881,40 0
-
HARINA DE TRIGO FORTIFICADA
BULTO 2 0 2 2
95.948,00
191.896,00 0
-
ARROZ PARTIDO PARA SOPA
KILO 75 0 75 75
1.545,00
115.875,00 0
-
AZUCAR PULVERIZADA
BOLSA X 5 K 40 0 40 40
20.900,00
836.000,00 0
-
COCO RALLADO DESHIDRATADO
KILO 26 0 26 25
14.925,00
373.125,00 1
14.925
MARGARINA DE HOJALDRE
CAJA 1 0 1 1
80.000,00
80.000,00 0
-
LEVADURA SECA CAJA
1 0 1 1
251.169,00
251.169,00 0 -
ESENCIAS DE PANADERÍA
FRASCO 20 0 20 20
10.026,00
200.520,00 0
-
BOCADILLO VELEÑO
ARROBA 2 0 2 2
28.375,00
56.750,00 0
-
AJONJOLÍ LIBRA
6 0 6 6
6.200,00
37.200,00 0 -
POLVO PARA HORNEAR
KILO 3 0 3 3
14.071,00
42.213,00 0
-
HARINA DE MAIZ KILO
10 0 10 10
2.771,00
27.710,00 0 -
ARROZ BLANCO BULTO
19 6 13 13
128.125,00
1.665.625,00 0 -
AZUCAR REFINADA BIULTO
38 1 37 37
129.625,00
4.796.125,00 0 -
JUGO NATURAL EN CAJA
UNIDAD 654 0 654 654
1.250,00
817.500,00 0
-
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PRODUCTO UNIDAD
DE MEDIDA
SALDO TARJETA KARDEX
SALIDAS EN ACTAS
SALDO FINAL
CONTEO FISICO
VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL DIFERENCIA UNIDADES
DIFERENCIA EN PESOS
ATÚN LATA UNIDAD
3625 0 3625 3624
3.001,00
10.875.624,00 1
3.001
GALLETA WAFER UNIDAD
123 0 123 119
259,00
30.821,00 4
1.036
SALCHICHA DE RES LATA
UNIDAD 1805 1710 95 95
3.822,75
363.161,25 0
-
SAL BULTO
4 0 4 4
28.482,00
113.928,00 0 -
FALTANTES EN PESOS
TOTAL INVENTARIO VALORIZADO
$ 34.208.547,11 $
26.671,82
Se realizó revisión de la información consignada en las tarjetas kárdex de los productos
aceite y arroz, confrontando las entradas contra las remisiones de los proveedores, y las
salidas con las actas de entrega de elementos de consumo remitidas a diario a los
comedores, encontrando conformidad de los valores registrados. En la tarjeta del aceite se
encontró registrada una entrada en la columna salida, sin embargo la operación aritmética
se realizó de manera correcta por lo que no se afectó el saldo.
Finalmente se sugirió al encargado del almacén aprovechar la información de las salidas
registradas en las actas de entrega, resumiendo a diario en un archivo magnético (hoja de
cálculo) las salidas para alimentar las tarjetas kárdex, ya que actualmente el señor Sergio
Lara encargado de diligenciar las tarjetas toma a diario las actas y con calculadora suma las
cantidades para registrar la información en las tarjetas. De igual manera se sugirió llevar un
control en archivo magnético como respaldo de la información, en caso de pérdida o
deterioro de las tarjetas.
- ECONOMATO PARA UPIS (OASIS)
La infraestructura del sub almacén denominado Economato no cumple con las condiciones
establecidas en el artículo 8º del Decreto 3075 de 1997, el cual señala las condiciones que
deben cumplir los establecimientos destinados a la fabricación, el procesamiento, envase,
almacenamiento y expendio de alimentos.
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Durante auditoría se estableció que reciben las frutas y verduras frente a los baños que son
usados por los servidores del economato, situación que aumenta el riesgo de generar
contaminación cruzada.
De igual manera se pudo evidenciar que los techos permiten el ingreso de palomas y
roedores, porque no tienen instalados anjeos que eviten el paso de tales vectores. Han
tenido que dar de baja alimentos por daños ocasionados por el excremento de roedores y
porque dichos animales destruyen los empaques contaminándolos, situación que representa
un alto riesgo de enfermedades para los niños, niñas, adolescentes y demás personas que
reciben los alimentos almacenados en dicha bodega.
En entrevista a los vigilantes de seguridad, estos manifiestan que en las noches sienten y
ven los animales ingresando a las bodegas, pese a que han realizado fumigaciones y el
encargado del sub almacén deja trampas para los roedores.
Han tolerado inundaciones porque las canales y bajantes no son las adecuadas y tienen
varios vidrios rotos que han sido tapados de manera provisional con cartones.
Los requerimientos de mantenimiento se han reportado en varias ocasiones. Se solicitaron
copias de los memorandos IE7991 del 28 de mayo de 2012 dirigido al gerente del proyecto
4006, uno sin radicado recibido por la gerente del proyecto 7194 el 19 de junio de 2012, y
el IE14535 del 10 de octubre de 2012 dirigido al administrador del proyecto 722, sin que a
la fecha de visita se realizaran los mantenimientos solicitados.
La bodega no cuenta con sistemas de seguridad como cámaras, alarmas, detectores, ect.
Las básculas no son de precisión y requieren ser calibradas con frecuencia para garantizar
que las cantidades entregadas por los proveedores correspondan a las recibidas en la sub
bodega.
El pan que se produce debe ser trasladado de la panadería a la oficina, que es el único
espacio adecuado con techo falso, que impide el paso de los animales. Esta situación
incumple lo establecido en el literal e) del artículo 31 del Decreto 3075 de 1997, respecto al
almacenamiento de productos elaborados, que señala: “En los sitios o lugares destinados al
almacenamiento de materias primas, envases y productos terminados no podrán realizarse
actividades diferentes a estas”.
Se realizó entrevista al señor Cristian Perdomo, contratista, quien está a cargo del sub
almacén desde el mes de junio de 2012, quien manifiesta conocer los procedimientos del
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área de Almacén y haber recibido capacitación en el año 2011, respecto a los cambios que
se hicieron a los mismos.
Se verificaron los procedimientos de recepción y de entrega de elementos.
Frente a la recepción se estableció que el área administrativa del economato envía la
programación de los alimentos que debe recibir el encargado de la sub-bodega. Para el caso
de las frutas y verduras reciben programación diaria con las cantidades que deben
despachar a las Unidades de Protección Integral, las oficinas de la Calle 63, Calle 15 y a la
sede de la carrera 30 con calle 63 F. En total reciben y despachan para 20 sedes.
Para los abarrotes, Johana Milena Caballero remite al correo electrónico del sub almacén,
archivo donde relacionan el producto, marca, unidad de medida, valor unitario, cantidad y
valor total. El encargado de la sub bodega recibe del proveedor y compara contra dicha
programación. Se hacen dos entregas al mes o cuando la supervisora determine.
Cuando se presentan faltantes o devoluciones, el encargado de la sub-bodega no firma la
remisión sino hasta cuando se recibe la totalidad de los productos. Esta Oficina considera
que se debe elaborar un documento para remitir al proveedor, donde se relacionen las
devoluciones o faltantes, ya que este aspecto no tiene un control asociado, que no permite
una adecuada trazabilidad de la información.
El área Administrativa cuenta con un ingeniero de alimentos encargado de acompañar las
entregas de los proveedores, diligenciando los formatos “Control Recepción Abarrotes”
Cód. A-ABI-FT-02 y “Control Recepción Proteicos” Cód. A-ABI-FT-03, mediante los
cuales se verifican los aspectos técnicos y de calidad de los productos recibidos. Para las
devoluciones se diligencia formato rechazo de materia prima, que no está formalizado en el
SIGID.
Desde el 25 de septiembre de 2012, por instrucciones del componente Salud y Nutrición, el
sub almacén está diligenciando también el formato “Control Recepción Abarrotes” Cód. A-
ABI-FT-02 marcando las planillas con stickers de colores para controlar las fechas de
ingreso y realizar una mejor rotación del producto. Esta Oficia considera que hay una
duplicidad de funciones ya que la misma información es diligenciada por el ingeniero de
alimentos del área administrativa, pudiéndose aprovechar el formato de abarrotes para
realizar este control. De igual manera consideramos que el supervisor de los contratos de
suministro debe realizar una mejor planeación de las necesidades, ya que la sub bodega
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debe almacenar solo los productos que requiere para suplir las necesidades programadas,
por lo que se debe controlar con topes mínimos y máximos.
Con las remisiones ingresan la información a unos archivos en Excel para control de los
contratos de suministro, ya que no cuentan con conexión al sistema de información
SYSMAN. Se revisaron 8 archivos para los contratos de frutas y verduras, huevo, pescado,
dulces, queso, tamales, pollo y abarrotes.
Las entradas deben registrarse en las tarjetas kárdex, pero se evidenció que en el
economato, no tienen control de inventario en tarjetas, incumpliendo lo establecido en el
numeral 4.11.1 de la Resolución 001 de 2001 de la Contaduría General de Bogotá, por la
cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y
Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital. El encargado del sub
almacén inició control por cada producto en un cuaderno, desde el día 1º de octubre de
2012, con registros hasta el día 9 de octubre. Esta Oficina determinó realizar el inventario
de la totalidad de productos y no tener en cuenta la información del cuaderno por estar
desactualizada y porque presentaba correcciones y enmendaduras, lo que afecta la
credibilidad de los registros.
En las hojas electrónicas tienen el listado de los productos especificados en el contrato y
van relacionando las cantidades recibidas, la fecha y número de remisión. Esta información
es reportada mensualmente en medio físico al Área de Almacén.
Las remisiones son entregadas a la parte administrativa del economato para supervisión y
control, ya que son ellos los encargados de tramitar los pagos con las facturas entregadas
por los proveedores. Con las facturas del proveedor el Área de Almacén registra las
entradas en el sistema de información SYSMAN.
Respecto a las entregas de elementos a las sedes se pudo establecer que la parte
administrativa del economato diligencia y entrega por cada Unidad de Protección Integral
el formato “SOLICITUD ELEMENTOS DE CONSUMO” Cód. A-ABI-FT-005, donde
especifican el nombre del elemento, la unidad de medida, la cantidad solicitada y la
cantidad autorizada.
Los formatos son firmados por Johana Milena Caballero como solicitante y firmados por
Cristian Perdomo como encargado de la sub bodega. Los formatos tienen un consecutivo
manual. En auditoría se estableció que algunos formatos presentan enmendaduras a mano,
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situación que evidencia falta de consulta de las cantidades existentes o de información
actualizada de las mismas, lo que impide despachar las cantidades requeridas.
Una vez conformado el pedido para cada Unidad de Protección elaboran el formato de
salida, denominado “DESPACHO A UNIDADES EDUCATIVAS”, la versión del
documento se encuentra en prueba y no está codificado en el SIGID.
Este registro presenta debilidades como mecanismo de control, ya que se evidenciaron
enmendaduras, un consecutivo manual al que en algunas ocasiones agregan letras, la
información se va diligenciando sobre el mismo formato, por lo que solo se cuenta con la
copia impresa.
Con el documento verifican las cantidades que cargan a los camiones. Los auxiliares de
bodega hacen firmar a la persona que recibe y las devuelven a la sub bodega para que
registren las salidas por centro de costo en archivos de Excel y realicen su posterior archivo
de manera cronológica.
Se verificó que las salidas por centro de costo se han reportado dentro de los primeros cinco
(5) días de cada mes al Área de Almacén de la Calle 63, para los meses de junio, julio,
agosto y septiembre de 2012; el primer semestre se consolidó y envío durante julio y agosto
de 2012, ya que el anterior encargado no remitió dicha información oportunamente a pesar
de haber sido requerido por el Almacén.
El resultado del inventario detallado y valorizado para el grupo de abarrotes con corte a 18
de octubre de 2012 es el siguiente:
PRODUCTO UNIDAD DE
MEDIDA CONTEO FISICO
VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
ACEITE REFINADO PURO BIDON 15 $ 97.556,00 $ 1.463.340,00
AJONJOLÍ LIBRA 1 $ 6.200,00 $ 6.200,00
AREQUIPE GALÓN 5 $ 18.000,00 $ 90.000,00
ARROZ BLANCO BULTO 28 $ 128.125,00 $ 3.587.500,00
ARVEJA VERDE KILO 1 $ 2.022,00 $ 2.022,00
AVENA EN HOJUELAS KILO 108 $ 3.563,00 $ 384.804,00
AZUCAR PULVERIZADA BOLSA X 5 K 12 $ 20.900,00 $ 250.800,00
AZUCAR REFINADA BULTO 3 $ 129.625,00 $ 388.875,00
BOCADILLO VELEÑO UNIDAD 5742 $ 198,00 $ 1.136.916,00
BOCADILLO VELEÑO ARROBA 4 $ 28.375,00 $ 113.500,00
CAFÈ LIBRA 61 $ 8.416,00 $ 513.376,00
CALDO DE GALLINA DISPLAY 51 $ 10.466,67 $ 533.800,17
CANELA LIBRA 2 $ 17.209,00 $ 34.418,00
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PRODUCTO UNIDAD DE
MEDIDA CONTEO FISICO
VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
CEBADA KILO 46,5 $ 2.235,00 $ 103.927,50
CEREAL EN HOJUELAS DE MAIZ KILO 120 $ 9.000,00 $ 1.080.000,00
CHOCOLATE LIBRA 150 $ 3.684,00 $ 552.600,00
COCO RALLADO DESHIDRATADO KILO 26 $ 14.925,00 $ 388.050,00
COCO RALLADO DESHIDRATADO AZUCARADO
KILO 26 $ 10.550,00 $ 274.300,00
COLOR LIBRA 12 $ 3.640,00 $ 43.680,00
CREMA DE LECHE LATA 54 $ 4.600,00 $ 248.400,00
DURAZNO EN ALMIBAR CAJA X 24 UN 11 $ 84.729,00 $ 932.019,00
ESENCIAS DE PANADERÍA FRASCO 9 $ 10.026,00 $ 90.234,00
FRIJOL ROJO TIPO I KILO 133 $ 4.525,00 $ 601.825,00
FRUTA CRISTALIZADA KILO 12 $ 7.163,00 $ 85.956,00
GASEOSA SURTIDA 600 ML BOTELLA 5 $ 1.600,00 $ 8.000,00
GELATINA EN POLVO KILO 250 $ 8.474,00 $ 2.118.500,00
HARINA DE MAIZ PARA AREPAS KILO 72 $ 2.771,00 $ 199.512,00
HARINA DE TRIGO FORTIFICADA BULTO 60 $ 95.948,00 $ 5.756.880,00
LECHE CONDENSADA LATA 213 $ 4.729,17 $ 1.007.313,21
LECHE EN BOLSA LAMINADA BOLSA 390 $ 7.091,90 $ 2.765.841,00
LENTEJA TIPO I KILO 41 $ 3.775,00 $ 154.775,00
MAIZ PETO EN GRANO TIPO I KILO 89 $ 1.764,00 $ 156.996,00
MAIZ PIRA EN GRANO KILO 70,5 $ 2.361,00 $ 166.450,50
MARGARINA COCINA LIBRA 260 $ 4.814,00 $ 1.251.640,00
MARGARINA DE HOJALDRE CAJA 2 $ 80.000,00 $ 160.000,00
MARGARINA INDUSTRIAL ALIÑADA CAJA X 15 K 7 $ 60.320,00 $ 422.240,00
MOSTAZA GALÓN 5 $ 10.702,00 $ 53.510,00
PANELA EN BLOQUE UNIDAD 241 $ 1.151,00 $ 277.391,00
PASTA PARA SOPA LIBRA 36 $ 1.803,00 $ 64.908,00
REFRESCO INSTANTANEO KILO 25 $ 6.351,00 $ 158.775,00
SAL BULTO 8 $ 28.482,00 $ 227.856,00
SALSA NEGRA GALÓN 28 $ 10.094,00 $ 282.632,00
SARDINA EN LATA UNIDAD 264 $ 3.543,00 $ 935.352,00
UVAS PASAS KILO 100 $ 5.968,80 $ 596.880,00
VINAGRE GALÓN 2 $ 6.989,00 $ 13.978,00
GALLETAS DUX UNIDAD 2751 $ 300,07 $ 825.503,57
LECHE SABORIZADA UNIDAD 2766 $ 1.568,00 $ 4.337.088,00
JUGOS CALIFORNIA UNIDAD 6400 $ 1.238,00 $ 7.923.200,00
PONQUE GALA UNIDAD 1962 $ 771,00 $ 1.512.702,00
CHOCORRAMO UNIDAD 2027 $ 839,00 $ 1.700.653,00
HERPO UNIDAD 874 $ 269,00 $ 235.106,00
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PRODUCTO UNIDAD DE
MEDIDA CONTEO FISICO
VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
GALLETA DE LECHE UNIDAD 3798 $ 103,81 $ 394.267,57
GOMITAS CAJA X 16 PQ X 40 UNI PAQUETE 23 $ 2.620,00 $ 60.260,00
CHOCOLATINAS SAB SURT CAJA X 35 UN
UNIDAD 255 $ 736,38 $ 187.776,90
MAX COMBI CAJA X 16 PQ X 100 UN PAQUETE 70 $ 3.372,06 $ 236.044,20
CHUPETA SICODELICA BOLSA X 50 UN
PAQUETE 4 $ 2.010,80 $ 8.043,20
BON BON BUM CAJA X 15 PQ X 100 UN
PAQUETE 30 $ 4.149,20 $ 124.476,00
CARAMELO KRAMEL PQ X 100 UN PAQUETE 3 $ 10.799,00 $ 32.397,00
CARAMELO KRAMEL PQ X 100 UN UNIDAD 48 $ 107,99 $ 5.183,52
CHUPETA DE LECHE PQ X 50 UN PAQUETE 4 $ 2.010,80 $ 8.043,20
MANI SALADO CAJA X 6 PLEG X 24 UN
UNIDAD 792 $ 497,77 $ 394.233,84
LECHE LARGA VIDA PAQ X 6 BOLSAS BOLSA 80 $ 2.200,00 $ 176.000,00
NUEVO CONTRATO
GALLETA DUX UNIDAD 3276 $ 279,00 $ 914.004,00
GALLETA DE LECHE UNIDAD 2448 $ 106,77 $ 261.372,96
GALLETA WAFER UNIDAD 6588 $ 297,00 $ 1.956.636,00
TOTAL INVENTARIO VALORIZADO $ 50.978.963,34 Se presenta únicamente el resultado del conteo, por cuanto no existen tarjetas kárdex ni documento equivalente.
El día 16 de octubre de 2012, auditores de esta Oficina acompañaron el proceso de
recepción de las frutas y verduras, evidenciando que en el economato no tenían copia del
contrato ni de las fichas técnicas de los productos, aclarando que en esa fecha iniciaba
ejecución el contrato que se suscribió a través de la Bolsa Mercantil de Colombia y que era
la primer entrega que realizaba el proveedor.
Una vez descargadas del correo electrónico las fichas técnicas de los ajos y los mangos, se
pudo establecer que estos productos fueron recibidos sin cumplir con los requisitos
exigidos por la ficha técnica. Se procedió a realizar pesaje individual de algunas unidades
de los ajos y los mangos, encontrando que no correspondían con lo contratado. Esta
situación se informó inmediatamente al ingeniero de alimentos señor Germán Ramirez,
para que procediera a revisar completamente las fichas técnicas y que en las siguientes
remisiones exigiera al proveedor cumplir con las mismas.
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En auditoría se puedo determinar que el Área de Almacén no ha realizado ejercicios de
autocontrol en las sub bodegas de acopio San Blas y Economato, que le permitan establecer
acciones de mejora frente a las funciones que deben cumplir.
Se solicitó a los encargados de las sub bodegas San Blas y Economato actas de visita y
planes de mejoramiento, para establecer que acciones de mejora habían implementado
producto de autoevaluaciones de control, encontrando incumplimiento de esta obligación.
Indagada la responsable del Área de Almacén señora Georgina Alonso Ramos, manifestó
que el contratista Luis Eloy Alvarado Ostos, es el encargado de realizar dichas actividades.
Se solicitaron evidencias del cumplimiento de tales obligaciones, encontrando que en el
Área de Almacén no reposan registros que permitan establecer que dichos ejercicios de
realizan.
De conformidad con el contrato 1808 de 2012 suscrito entre el IDIPRON y el señor Luis
Eloy Alvarado Ostos, las obligaciones especificas del contratista son: “1. Apoyar las
diferentes temáticas relacionadas con establecer las políticas, estrategias y procedimientos
en el subproceso de aprovisionamiento. 2. Analizar y asesorar las políticas de gestión,
asegurando el cumplimiento de los estatutos y normas establecidas del subproceso de
aprovisionamiento. 3. Atender consultas, estudiar la reglamentación aplicable y la
operatividad en el subproceso de aprovisionamiento. 4. Proyectar conceptos relacionados
con el desarrollo del subproceso de aprovisionamiento en las distintas dependencias del
IDIPRON. 5. Apoyar la planeación de los planes de acción, mejoramiento e indicadores
del subproceso de aprovisionamiento. 6. Realizar visitas a las bodegas del Área de
Almacén e inventarios del IDIPRON para el seguimiento a la aplicación del subproceso
de aprovisionamiento. 7. Realizar visitas a las bodegas del IDIPRON para verificar los
métodos de recibo y entrega de los contratos en ejecución hasta esa fecha. 8 Realizar
visitas a las bodegas del IDIPRON para hacer seguimiento a los métodos de inventario
que se utilizan. 9. Realizar visitas a las bodegas del IDIPRON para hacer seguimiento a
la documentación relacionada con el subproceso de aprovisionamiento. 10. Realizar
visitas a las bodegas del IDIPRON para hacer seguimiento a la operatividad. 11. Realizar
visitas a las bodegas del IDIPRON para proyectar planes de mejoramiento en cuanto a la
planta física y seguridad industrial de las mismas. 12. Realizar capacitaciones en las
bodegas del IDIPRON sobre los procedimientos del subproceso de aprovisionamiento.
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13. Coordinar seguimiento a la toma de inventario de los elementos de consumo en las
distintas unidades.”1
Finalmente se revisaron los procedimientos A-ABI-PR-01 RECEPCIÓN E INGRESO DE
BIENES y A-ABI-PR-02 EGRESO DE BIENES DEVOLUTIVOS O ELEMENTOS DE
CONSUMO, encontrando debilidad en la descripción de las actividades. De igual manera
no se establece de manera clara en qué momento se debe registrar la información de
entradas en las tarjetas kárdex. Algunas actividades hacen referencia a ingresar información
en el aplicativo de inventarios, las que no se cumplen oportunamente porque las sub
bodegas de acopio no tienen usuario en línea con el aplicativo existente SYSMAN, por lo
que la información es ingresada cuando es remitida al Área de Almacén de la Calle 63.
Utilizan formatos que no están asociados a los procedimientos ni normalizados y el formato
A-ABI-FT-05 “Solicitud Elementos de Consumo” presenta diferencias entre las dos sub
bodegas, respecto de las personas que deben firmar dicho documento. Igualmente se
encontró que en el Centro de Acopio San Blas no diligencian la columna “CANTIDAD
AUTORIZADA”, mientras que los diligenciados en la sub bodega Economato
normalmente registran la misma información en las dos columnas denominadas
“CANTIDAD SOLICITADA” y “CANTIDAD AUTORIZADA”.
La actividad No. 6 del procedimiento de recepción hace referencia al instructivo
“Recepción e Ingreso de Bienes A-ABI-IN-02 (alimentos perecederos), el que no se
encontró en las sub bodegas de los centros de acopio. Revisada la página web del Instituto,
se pudo determinar que dicho instructivo no está en el link “Centro de documentación” para
ser descargado, por lo que no es posible que los encargados cumplan con esta actividad.
Algunos productos como la carne y la leche se reciben directamente en las Unidades de
Protección Integral ubicadas en Bogotá, por lo que los encargados de las sub bodegas no
ejercen control administrativo sobre dichas salidas, correspondiéndole al area
administrativa del Centro de Acopio OASIS informar al área de Almacén e Inventarios el
movimiento diario para que se hagan los registros en el sistema de información SYSMAN.
Para las unidades de Protección Integral ubicadas fuera de Bogotá, el Centro de acopio
OASIS recibe los productos y los despacha en los camiones del IDIPRON, los cuales no
reúnen las condiciones técnicas para el transporte de alimentos, especialmente frente a
productos que requieren refrigeración.
1 Negrilla y subrayado fuera del texto
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NO CONFORMIDADES
No. DETALLE
1
Los sub almacenes de acopio denominados San Blas y Economato Oasis, no cuentan
con un sistema de información en línea confiable, oportuno, y con seguridades
adecuadas, o un aplicativo sistematizado con la arquitectura de base de datos como
por ej. Access, donde se registren diariamente las entradas y salidas de productos,
permitiendo tener saldos y valores actualizados, incumpliendo lo establecido en la
Ley 489 de 1998 artículo 37.
2 El registro A-ABI-FT-05 Solicitud Elementos de Consumo elaborado en el centro de
acopio San Blas no es firmado por la persona responsable, incumpliendo la actividad
número 3 del procedimiento A-ABI-PR-02 EGRESO DE BIENES DEVOLUTIVOS
O ELEMENTOS DE CONSUMO.
3 La sub bodega denominada Economato no tiene implementado el sistema de kárdex
mural, incumpliendo el numeral 4.11.1 de la Resolución 001 de 2001 de la
Contaduría General de Bogotá, por la cual se expide el Manual de Procedimientos
Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes
Públicos del distrito Capital.
4 El Área de Almacén no ha realizado autoevaluaciones de control, incumpliendo con
lo establecido en los numerales 3.1.1 del MECI y 8.2.3 de la NTCGP 1000:2009
5 En la sub bodega denominada Economato se evidencia la presencia de vectores que
representan riesgos de contaminación de alimentos, por fallas en la infraestructura,
incumpliendo lo establecido en el artículo 8º del Decreto 3075 de 1997.
6 En la sub bodega denominada Economato no cuentan con la infraestructura para
almacenar productos terminados, incumpliendo lo establecido en el literal e) del
artículo 31 del Decreto 3075 de 1997.
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RECOMENDACIONES
- De acuerdo a lo establecido en auditoría, la infraestructura de la sub bodega de acopio
San Blas cumple con los requisitos establecidos para las buenas prácticas de
manufactura, contenidos en el Decreto 3075 de 1997, por lo que se debe evaluar la
posibilidad de unificar las sub bodegas de acopio en dicho sitio, teniendo en cuenta que
la infraestructura del Economato presenta incumplimiento y es desde donde se abastecen
20 sedes, mientras que en el centro de acopio se despacha para 6 comedores, por lo que
se podría aprovechar de manera más eficiente este espacio.
La unificación beneficia porque la encargada del área administrativa tendría que atender
una sola sede, se aprovecharían los sistemas de seguridad, la báscula electrónica y se
centralizarían los demás controles implementando una interfaz con el Almacén o
generando un aplicativo para que por medio de la red, la información sea remitida a
diario desde un solo punto.
- Se recomienda hacer una revisión y modificación de los procedimientos A-ABI-PR-01
RECEPCIÓN E INGRESO DE BIENES y A-ABI-PR-02 EGRESO DE BIENES
DEVOLUTIVOS O ELEMENTOS DE CONSUMO y los instructivos asociados,
estableciendo de manera clara las actividades que se deben realizar en las sub bodegas,
la oportunidad, los registros y controles asociados.
En caso de que no se unifiquen las sub bodegas, unificar los registros y controles,
normalizando los mismos de conformidad con lo establecido en el SIGID. El formato o
acta de entrega donde se relacionan las salidas, debe contar con un consecutivo que no
permita modificación y no presentar enmendaduras.
Consideramos importante establecer un punto de control frente a los faltantes y
devoluciones a los proveedores, garantizando así la trazabilidad de la información, ya
que las remisiones son los documentos que soportan la facturación y por ende las
entradas al aplicativo del Almacén. De igual manera implementar un control de los
reingresos al sub almacén por devoluciones de productos que realizan las Unidades de
Protección Integral o las demás sedes.
Se recomienda definir qué área debe diligenciar los formatos “Control Recepción
Abarrotes” Cód. A-ABI-FT-02 y “Control Recepción Proteicos” Cód. A-ABI-FT-03, en
los que se verifican las condiciones técnicas de los productos que reciben de los
proveedores.
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Para el registro A-ABI-FT-05 “Solicitud Elementos de Consumo”, unificar el espacio
para firmas y determinar la pertinencia de las columnas “CANTIDAD SOLICITADA” y
“CANTIDAD AUTORIZADA”.
Se recomienda establecer en el procedimiento o instructivo el plazo máximo para remitir
solicitudes de elementos de consumo a los encargados de los sub almacenes de acopio,
para que se pueda hacer el alistamiento de los productos de manera adecuada y se
realicen los registros de manera oportuna.
- Se recomienda revisar la programación con el área administrativa de las sub bodegas de
acopio, los administradores de los proyectos 722 y 0198, y los supervisores de los
contratos de suministro, de los productos que se requieren, estableciendo unas
existencias mínimas y máximas, disminuyendo así el riesgo que genera custodiar un
mayor volumen de los elementos, frente a la perdida y el deterioro.
- Se recomienda a los administradores de los proyectos 722 y 0198 remitir oportunamente
a los encargados de las sub bodegas la información de los contratos, ofertas económicas
y las fichas técnicas de los productos, en medio físicas y digitales, para que se verifiquen
de manera adecuada las entregas que hacen los proveedores.
- Se recomienda incluir una actividad relacionada con la manera y responsable de reportar
las salidas de elementos que son recibidos directamente en las Unidades de Protección
Integral y en los Comedores Institucionales, para que no se afecte la información.
- Se recomienda llevar un cuadro de control electrónico como respaldo de la información,
en caso de pérdida o deterioro de las tarjetas kárdex.
- Se recomienda dotar a las sub-bodegas de los recursos tecnológicos necesarios para el
ejercicio de las funciones que deben desempeñar.
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CONCLUSIONES
En esta auditoría se pudo establecer que las razones por las cuales el valor de las existencias
del grupo “Víveres Rancho y Licores” con corte a agosto 31 de 2012, comparado con el
listado de existencias de suministros a 27 de septiembre de 2012, presenta diferencias
significativas, obedece o dos razones: la primera a que el encargado de la sub bodega
ubicada en el Centro de Acopio denominado San Blas, durante lo que va corrido de la
vigencia 2012, no remitió de manera oportuna la salidas por centro de costo
correspondientes a dicho grupo, por lo que la cantidad y su valor en libros no disminuyó
pese a que los productos fueron despachados a los Comedores, tal como está registrado en
las “Actas de entrega de elementos de consumo”; la segunda, es que se están comparando
reportes de periodos distintos, casi con un mes de diferencia, y se debe tener en cuenta que
las salidas se ingresan en el aplicativo SYSMAN al final de mes cuando el Economato
reporta el consolidado por centro de costo.
El valor de las existencias debe variar significativamente en el mes de octubre de 2012,
teniendo en cuenta que se registrará la información de las salidas por centro de costo de la
sub bodega Centro de Acopio San Blas que se consolidaron y remitieron al Área de
Almacén e Inventarios para el periodo enero – agosto de 2012.
Los saldos varían significativamente a diario, teniendo en cuenta que se reciben y
despachan cantidades importantes para las distintas sedes y comedores.
Se requiere fortalecer los procedimientos y puntos de control, además de implementar un
sistema de información que permita contar con información más confiable en términos de
calidad y oportunidad.
MÓNICA CASTILLO ALBADÁN SAUL CASTRO RODRIGUEZ
Contratista Oficina de Control Interno Contratista Oficina de Control Interno
Revisó y aprobó: María Helena Ordóñez Burbano