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Los recursos humanos y su contribución a la gestión de proyectos
1. INTRODUCCIÓN
ara alcanzar los objetivos que se marcan en su inicio, la
gestión de proyectos se apoya en procesos probados y
repetibles así como en técnicas que permiten alcanzar el éxito.
Para manejar adecuadamente los proyectos, nos vamos a servir de
diferentes áreas dentro de la empresa, como las áreas de la dirección
para realizar la planificación estratégica y el área de gestión de los
recursos humanos, entre otros aspectos necesarios que se deben aplicar
para conseguir nuestros objetivos.
Se le concede especial atención a los RRHH, que se consideran
como parte de la estrategia principal, convirtiéndose de hecho en un
recurso estratégico para lograr una ventaja competitiva en el mundo
actual.
En la gestión de proyectos se considera el capital humano como la
herramienta más importante para que los directivos logren una gestión
de proyectos acorde con los objetivos de la organización. Se utilizarán
nuevos enfoques y teorías de la dirección que perfeccionen y amplíen el
alcance del capital humano en las organizaciones.
De este modo, la gestión de los recursos humanos del proyecto
incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto. El
equipo del proyecto está compuesto por las personas a quienes se les
ha asignado roles y responsabilidades a cumplir en el desarrollo del
proyecto.
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La gestión de los RRHH debe cubrir todo el ciclo de vida del
empleado, desde la definición del puesto de trabajo y confección de
organigramas, hasta la selección, formación, evaluación y retribución de
los empleados y la gestión de riesgos laborales, con tal de conseguir
cumplir con los objetivos de la organización en referencia al proyecto.
Los procesos de la gestión de RRHH del proyecto son procesos
que interactúan entre sí y también con procesos de otras áreas. En cada
uno de esos procesos pueden trabajar una o más personas o grupos de
personas. Además, cada proceso tiene lugar por lo menos una vez en
cada proyecto y se realiza en una o más fases del proyecto.
Todos los procesos administrativos y de gestión de los recursos
humanos deben estar perfectamente relacionados e integrados entre sí,
evitando duplicidades de información, optimizando con ello la
eficiencia de los circuitos administrativos. Estos procesos son:
1. Planificación de los recursos humanos. Se van a determinar
los roles del proyecto (para personas dentro o fuera de la organización),
las responsabilidades y las relaciones de informe. Además se va a crear
el plan de gestión del personal el cual puede incluir cómo y cuándo se
adquieren los miembros del equipo.
2. Adquirir el equipo del proyecto. En este proceso se obtienen
los recursos humanos necesarios para completar el proyecto. El equipo
de dirección del proyecto puede o no tener control sobre los miembros
que se han contratado.
3. Desarrollar el equipo del proyecto. Este proceso sirve para
mejorar las competencias e interacciones de los miembros del equipo
con el fin de mejorar el rendimiento del proyecto. Tiene como objetivos:
Mejorar las habilidades de los miembros del equipo para que
aumenten la capacidad de completar sus actividades.
Mejorar el trabajo en equipo, aumentando la confianza y unión
entre sus miembros.
4. Gestionar el equipo del proyecto. Consiste en hacer un
seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo para mejorar el
rendimiento del proyecto. Este proceso está encaminado a:
Observar el comportamiento del equipo.
Gestionar los conflictos.
Resolver las polémicas.
Evaluar el rendimiento de los miembros del equipo.
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2. MATRIZ DE RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO
a matriz de recursos humanos del proyecto es una
herramienta que nos permite desarrollar el plan de recursos
humanos, obtener el equipo humano que formará parte del proyecto
y desarrollar y dirigir el equipo del proyecto.
La elaboración de la matriz de RRHH es el proceso por el cual se
identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las
responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de
comunicación, y se crea el plan para la dirección de personal.
Las claves para la elaboración de la Matriz de RRHH son las
siguientes:
Identificar los recursos humanos que tienen las habilidades que
requiere el proyecto.
Roles y responsabilidades dentro del proyecto.
Organigramas del proyecto.
Plan de dirección del personal.
Cronograma de adquisición y liberación del personal en cuanto a
la ejecución del proyecto.
Los elementos que vamos a incluir en la elaboración del Plan de
RRHH a partir del cual podremos elaborar dicha matriz serán los
siguientes:
Roles y responsabilidades: dentro del proyecto es donde se van a
definir los roles que ocupa cada una de las personas de la
organización, las responsabilidades que tendrán en su ejecución y
las competencias que deben de desarrollar para conseguir los
objetivos previstos.
Organigrama del proyecto: es donde se van a definir los
miembros del equipo y sus relaciones de comunicación tanto a
nivel jerárquico como matricial.
El plan de dirección del personal: es donde se van a especificar
cómo y cuándo se aplicarán los requisitos de los RRHH, la
adquisición y liberación del personal, el calendario de recursos, la
identificación de las necesidades de capacitación, las estrategias
para fomentar el trabajo en equipo, el plan de reconocimiento y
recompensas y el cumplimiento de normativas y leyes laborales.
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Después de elaborar el plan de RRHH, el siguiente paso será
adquirir el equipo de proyecto. Se trata de un proceso para confirmar
los recursos humanos disponibles y formar el equipo necesario para
completar las asignaciones del proyecto. En este paso vamos a realizar
la selección de los miembros del equipo.
A continuación procederemos al desarrollo del equipo del
proyecto, que será el proceso en el cual se realizan mejoras en las
competencias, interacciones y el ambiente en general del equipo de
trabajo con la finalidad de obtener un mejor desempeño en el desarrollo
del proyecto.
El último paso será la dirección del equipo del proyecto con tal
de dar seguimiento al desempeño de los miembros del equipo,
proporcionar una retroalimentación de las distintas etapas constituyentes
del proyecto, poder gestionar los conflictos, resolver problemas y poder
gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto.
3. DIAGRAMA DE RECURSOS DE GANTT
l diagrama de recursos de Gantt permite identificar la
actividad en que se estará utilizando cada uno de los recursos y
la duración de esa utilización, de tal modo que puedan evitarse periodos
ociosos innecesarios y se dé también al administrador una visión
completa de la utilización de los recursos que se encuentran bajo su
supervisión. Por supuesto, cuando hablamos de recursos, estos también
pueden ser recursos humanos y no tienen por qué ser solo recursos
materiales.
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Ya conocemos cómo se realiza la representación grafica de este
tipo de diagrama.
La ventaja principal del gráfico de Gantt radica en que su trazado
requiere de planificación, es decir, es necesario que haya un plan para
que pueda representarse en forma de gráfico.
Los gráficos de Gantt resultan muy eficaces en las etapas iniciales
de la planificación. Sin embargo, después de iniciada la ejecución del
proyecto y cuando comienza a efectuarse modificaciones, el gráfico
tiende a volverse confuso.
Por eso se utiliza mucho la representación gráfica del plan, en tanto
que los ajustes requieren por lo general de la formulación de un nuevo
gráfico. Para superar esa deficiencia, se crearon dispositivos mecánicos,
tales como cuadros magnéticos, fichas, cuerdas, etc., que permiten una
mayor flexibilidad en las actualizaciones.
Aún en términos de planificación, existe todavía una limitación
bastante grande en lo que se refiere a la representación de planes de
cierta complejidad.
Otra desventaja es que el Gráfico de Gantt no ofrece condiciones
para el análisis de opciones, ni toma en cuenta factores como el coste de
los recursos. Es fundamentalmente una técnica de pruebas y errores. No
permite tampoco la visualización de la relación entre las actividades
cuando el número de estas es grande.
En resumen, para la planificación de actividades relativamente
simples, el gráfico de Gantt representa un instrumento de bajo coste y
extrema simplicidad en su utilización; sin embargo, para proyectos
complejos, sus limitaciones son bastantes serias y fueron estas las que
llevaron a ensayos que dieron como resultado el desarrollo de otras
técnicas.
El Diagrama de recursos de Gantt se puede utilizar en distintas
situaciones. Entre ellas:
1. Gráfico de Gantt para seguir la marcha de las actividades: se
usa el eje vertical para representar actividades, en tanto que los recursos
aplicados a cada uno indican, por medio de claves, sobre la línea que
representan la duración de la actividad. Consiste, por lo tanto, en una
inversión del caso anterior. El eje horizontal permanece como registro
de escala de tiempo.
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2. Gráfico de Gantt para el control de la carga de trabajo: es
semejante al de la distribución de actividad, que tiene por objeto
proporcionar al administrador una posición de carga total de trabajo
aplicada a cada recurso. Indica el periodo durante el cual el recurso
estará disponible para el trabajo (representado por una línea fina) y la
carga total de trabajo asignada a este recurso (representado por una línea
gruesa).
3. Técnicas de programación: se ocupan de estructurar las tareas
a realizar dentro del proyecto, definiendo la duración y el orden de
ejecución de las mismas, mientras que las técnicas de programación
tratan de ordenar las actividades de forma que se puedan identificar las
relaciones temporales lógicas entre ellas, determinando el calendario o
los instantes de tiempo en que debe realizarse cada una. La
programación debe ser coherente con los objetivos perseguidos y
respetar las restricciones existentes (recursos, costes, cargas de trabajo,
etc.).La programación consiste por lo tanto en fijar, de modo
aproximado, los instantes de inicio y terminación de cada actividad.
Algunas actividades pueden tener holgura y otras son las actividades
críticas (fijas en el tiempo).
La utilización de esta representación para los recursos humanos
permite refinar las dependencias, pudiendo detallar a la vez las
dependencias y las comunicaciones. Las comunicaciones entre recursos
humanos representan tanto la secuenciación de actividades como las
necesidades de colaboración, entrega de productos de trabajo
intermedios, o cualquier otra comunicación que sea necesaria para el
desarrollo adecuado de las tareas asignadas.
Se pueden distinguir dos tipos de comunicaciones:
Comunicación entre actividades. Son las relaciones de
dependencia que se establecen entre dos actividades diferentes. En
este tipo de comunicaciones, la relación consiste en un acuerdo
para el intercambio de información entre una persona que analiza
a una tarea (dentro de una actividad) y otra persona que necesita el
resultado del trabajo realizado en la actividad dependiente, por lo
que también se determina la secuenciación de tareas a realizar.
Comunicación dentro de una actividad. Este tipo de
comunicación consiste en el intercambio necesario de información
entre dos o más personas que están ejecutando la misma actividad,
siendo el objetivo el análisis exitoso de dicha actividad.
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4. DIAGRAMA DE CANTIDAD DE RECURSOS
l diagrama de cantidad o carga de recursos se llama
también histograma de recursos y mediante él se representa
el ciclo de vida del proyecto desde la perspectiva del consumo de
recursos. Este diagrama muestra que en las primeras etapas de un
proyecto, cuando se están poniendo en marcha las estrategias a seguir,
se emplean relativamente pocos recursos, mientras que en la etapa
intermedia estamos avanzando a toda máquina en la utilización de los
recursos y, hacia el final del ciclo de vida, nuestro consumo de recursos
disminuye.
Este tipo de representación se construye fácilmente a partir de los
datos totales obtenidos de la hoja de cálculo de recursos. El área
contenida dentro del diagrama de cantidad de recursos tiene una
interpretación física: representa el total de personas, cantidad de tiempo
o de esfuerzo consumido por el proyecto.
Además mediante el diagrama de cantidad de recursos también
se representa el perfil de las asignaciones de los recursos reales y de los
planificados, de modo que podemos controlar las variaciones. En
general, si el área dentro del diagrama real es mucho mayor que el área
dentro del diagrama planificado, deducimos que hemos dedicado más
personal-tiempo al proyecto de que lo que se había previsto
inicialmente.
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Si el área dentro del diagrama real es menor que el área dentro del
diagrama planificado, hemos consumido menos recursos que los
planificados. La variación de los recursos está en un mínimo cuando el
área dentro de los dos diagramas es igual o casi igual.
La principal ventaja de este tipo de representación es asignar los
recursos humanos y materiales eficiente y eficazmente, es decir, asignar
los recursos adecuados a las tareas adecuadas de modo que nunca estén
sobreasignados ni subutilizados. Desde luego, esto es difícil de realizar,
sobre todo cuando se están realizando al mismo tiempo varios proyectos
y cada uno de ellos tiene sus propios requerimientos de recursos.
5. NIVELACIÓN DE LOS RECURSOS
a programación de un proyecto, derivada de una secuencia
lógica de actividades y sus duraciones, tiene una evidente
repercusión sobre la distribución temporal de los recursos necesarios
para su desarrollo. Esta distribución no siempre se ajusta a las
condiciones del proyecto, por lo cual es necesario realizar una
nivelación de recursos que permita mejorar la curva de requerimientos.
En este sentido entenderemos por nivelación de recursos una
redistribución de las actividades de un proyecto, en función de obtener
una curva de requerimientos que se ajuste a las condiciones factibles y
deseadas de desarrollo.
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Los diagramas
de cantidad
de recursos
son muy
importantes
para la
dirección de
proyectos
porque
simplifican la
tarea de
controlar los
recursos.
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Los recursos que se emplean en un proyecto se pueden clasificar
según su naturaleza, en:
Recursos físicos, que son los factores productivos no humanos
que participan en el proceso del proyecto, como, por ejemplo: los
materiales, equipos, herramientas y medios auxiliares,
instalaciones, maquinarias, etc.
Recursos humanos, que son aquellos factores productivos que
realizan trabajo directo, apoyados en sus habilidades y
capacidades, por instrumentos, herramientas y equipos.
Constituyen las unidades de trabajo del proyecto.
Recursos financieros, que se refieren a los recursos de capital, de
caja, necesarios para el pago de los factores productivos del
proyecto. Reflejan las necesidades de caja o flujo financiero de
un proyecto, derivados de los egresos e ingresos, con relación al
tiempo.
Las causas por las que procedemos a realizar una nivelación de
recursos son la existencia de un periodo restrictivo de uso de RRHH, la
disminución de los ciclos de contratación y despido, ajustar los recursos
disponibles a la ejecución del proyecto y programar la contratación,
entre otros.
Para realizar una correcta nivelación de recursos, es necesario
distinguir entre dos conceptos:
Nivelación simple, que es aquella realizada con el único objetivo
de mejorar la distribución. Se realiza para ajustar la programación
lógica a una mejor distribución de los recursos dentro del plazo
del proyecto. Este método no altera el plazo del proyecto y se
realiza dentro de las actividades que poseen una cierta holgura de
ejecución.
Nivelación por asignación, que es aquella realizada para
ajustarse a disponibilidades restrictivas de recursos. Se realiza
para ajustar la programación lógica, mediante la cual
determinamos un plazo del proyecto, a una condición de
disponibilidad de recursos. Puede afectar los plazos del proyecto y
se realiza con preferencia sobre las actividades que poseen
holgura de ejecución.
La nivelación de los recursos nos enfrenta con la comprensión de
que hay transacciones entre los organigramas y la utilización de los
recursos. Si los planificadores del proyecto elaboran sus diseños
basándose exclusivamente en el intento de optimizar el organigrama, es
muy probable que los recursos no sean utilizados eficientemente.
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Los métodos de nivelación parten de unas determinadas
premisas entre las que encontramos las siguientes:
1. Que las actividades se realizan con recursos aplicados en
su uso óptimo, lo que da una duración de mínimo coste.
2. Que las actividades que se ajustan deben permitir, en lo
posible, no afectar las holguras de otras actividades.
3. Que las actividades son óptimas, y su duración es la
programada, si se realizan de forma continua (no segmentada).
4. Que es posible definir una criticidad de los recursos, de modo
que algunos poseen prioridad en su redistribución, con respecto
a otros.
5. Que la programación se ha realizado con la tecnología
disponible que genera los menores costos.
Por otra parte, planificar un proyecto con el propósito de optimizar
la utilización de los recursos, probablemente, conducirá a una
suboptimización del organigrama.
En algunos proyectos suele ser más importante optimizar el
desempeño de la planificación que la utilización de los recursos. Pero en
la mayoría de los proyectos, las restricciones de los recursos nos obligan
a trabajar en la nivelación, haciendo que el organigrama se adapte a la
disponibilidad de nuestros preciosos recursos humanos y materiales, y
no al contrario.
Uno de los métodos que se utilizan para realizar la nivelación de
recursos es el Método heurístico de asignación de recursos de Wiest
y Levy que se fundamenta en los siguientes puntos:
1. La programación de actividades se fija por intervalos de
tiempo. En cada intervalo, se programan las actividades que puedan
realizarse con los recursos disponibles. No obstante, esa programación
puede ser revisada en posteriores iteraciones.
2. Cuando la carga es superior a las disponibilidades, se
recurre a retrasar alguna actividad, eligiendo entre las no críticas, la
que resuelva el problema en el menor retraso.
3. Entre dos actividades que reúnan las mismas condiciones se
da preferencia de realización a la que tenga menos holgura. Esto
equivale a retrasar preferentemente las de mayor holgura, con lo cual las
actividades críticas se retrasarán cuando no haya otra opción.
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6. CONTROL GRÁFICO DE PROYECTOS
l control gráfico de proyectos constituye una manera de unir
los principios en los que se fundamentan los proyectos además
de ser una de las herramientas más importantes con el propósito de
ofrecer al equipo de trabajo del proyecto una metodología muy poderosa
para realizar los controles necesarios.
Si los directores de proyecto concentraran toda su atención en el
presupuesto e ignoraran el organigrama y la utilización de los recursos,
se formarían una idea muy defectuosa de lo que está sucediendo
realmente en el proyecto.
Para tener una visión completa de la marcha del proyecto, el
director debe examinar el organigrama, el presupuesto y la asignación
de recursos. Todo al mismo tiempo.
Una manera muy eficaz de hacer esto consiste en colocar un
resumen gráfico del desempeño del organigrama (diagrama de Gantt),
del desempeño del presupuesto (curva de costes acumulados) y de las
asignaciones de recursos (diagrama de cantidad de recursos) en una
sola hoja de papel, de modo que el equipo de trabajo pueda fácilmente
comparar el organigrama, el presupuesto y la información sobre los
recursos.
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Todos los jefes de proyecto deberían utilizar los diagramas de
Gantt, de costes acumulados y de cantidad de recursos de forma
conjunta, para controlar la marcha del proyecto. Si se estudian
individualmente, los diagramas ofrecen información fácilmente
comprensible sobre organigrama, presupuesto y variaciones en la
utilización de los recursos.
Y si se observan colectivamente, le ofrecen al director del proyecto
una visión inmediata y completa de la marcha de los acontecimientos en
lo referente al proyecto.
Basándose en estas informaciones amplias y valiosas, los
directores de proyectos pueden corregir el curso del proyecto sobre la
marcha, ya que disponen de una visión total del estado del proyecto, en
lugar de verse limitados a echar un mero vistazo a datos fragmentados y
dispersos.
Este método es doblemente ventajoso por el hecho de que es muy
fácil construir estos diagramas. Si se han recogido los datos de la
planificación y el control, se pueden dibujar los diagramas y todo el
control del proceso solo durará unos pocos minutos.