Introducción a los...

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Introducción a los recursos

1. RECURSOS DE TRABAJO

asta ahora hemos generado la lista de tareas o actividades del

proyecto y hemos establecido sus duraciones y dependencias

en el orden de realización

El siguiente paso en la programación de un proyecto es especificar

los recursos que vamos a utilizar. Como siempre, estos recursos

vendrán dados por la planificación realizada previamente y su

correspondiente aprobación.

Una de las formas más adecuadas de añadir recursos al proyecto es

a través de la vista Hoja de recursos. Para ello, utilice el botón Ver de

la ficha Recurso y elija esta vista.

Como recursos debemos entender tanto las personas integrantes

del equipo, que se encargarán de completar las tareas, como el

equipamiento, materiales o servicios necesarios para ello.

La incorporación de recursos es tan sencilla como introducir los

detalles en los campos de la tabla anterior. Entre dichos campos, la

columna Tipo representa la característica más importante del recurso.

En Project podemos describir tres tipos de recursos:

Recurso de trabajo: se refiere a personas o herramientas que

consumen tiempo al trabajar en las tareas.

Recurso material: no se consume tiempo, sino unidades físicas,

como gasolina, papel, pintura, ladrillos, etc.

H


2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

Recurso de costo: sirve para representar costes que contribuyen a

la realización de una tarea pero que no dependen de la cantidad o

duración de la misma.

Son ejemplos de recursos de costo: billetes de avión, alojamiento,

inscripciones a conferencias, facturas de teléfono, etc.

En el caso de los recursos materiales podremos indicar una

etiqueta de material que represente las unidades de consumo de dicho

recurso: toneladas, metros, cajas, hojas, etc.

Por su parte, el campo Grupo sirve para organizar los recursos. Lo

único que tenemos que hacer es introducir el mismo nombre de grupo

en todos los recursos que queremos que pertenezcan a él.

Sin embargo, no debe entender que podrá asignar grupos de

recursos. El nombre que establece en esta columna sirve únicamente

con fines de ordenación en la hoja de recursos.

El campo Capacidad máxima representa la disponibilidad del

recurso para el proyecto.

Así, si se trata de un recurso a tiempo completo, indicaremos el

valor 100%; si es a tiempo parcial, introduciremos un porcentaje menor,

como el de 50% para media jornada.

En el caso de que se trate de un recurso múltiple, estableceremos

un valor mayor del 100%. Por ejemplo, si el recurso representa los

operarios y tenemos 3 operarios disponibles para el proyecto, podremos

indicarlo con el valor 300%.

Por defecto, algunas columnas no muestran el nombre completo

del campo. Por ejemplo, la columna Capacidad máxima

muestra solo Capacidad.

Puede hacer más ancha la columna o detener el puntero del

ratón por encima del encabezado de columna.

En las columnas Tasa estándar y Tasa horas extra indicaremos

el coste del recurso por hora. Estos valores se utilizarán para calcular el

coste de las tareas y, por consiguiente, del proyecto en su totalidad.

Estos son los detalles más importantes, aunque la hoja de recursos

presenta algunos campos adicionales.



Podemos utilizar la barra de desplazamiento horizontal

para verlos o acceder al cuadro de diálogo Información del

recurso, de forma parecida a como introducíamos las

características de las tareas. Para ello, haga clic en el botón

Información del recurso en el grupo Propiedades de la

ficha Recurso.

En este cuadro de diálogo es más fácil completar todos los detalles

del recurso, ya que aparecen agrupados en distintas fichas. Por ejemplo,

podríamos introducir la dirección de correo electrónico por si

necesitamos enviar mensajes a esa persona.

Es posible inserta recursos de trabajo a

partir de los contactos de Microsoft

Outlook.

Para ello, pulse en la flecha del botón

Agregar recursos del grupo Insertar

en la ficha Recurso y elija la opción

Libreta de direcciones.

En el cuadro de diálogo que aparece

podrá elegir esos contactos. De esta

forma, se creará el recurso en Project

con toda la información del contacto que

sea posible incorporar desde Outlook.

En este menú desplegable vemos que también tenemos la

opción de "importar" recursos de trabajo a partir del servicio de

directorio Active Directory. Esto puede ser adecuado si el

equipo pertenece a una red empresarial.

También

puede hacer

doble clic en

el recurso

para acceder

a este cuadro

de diálogo.



En la ficha Costos estableceremos el coste de utilizar el recurso de

trabajo.

La columna Costo por uso se utiliza cuando el coste del recurso

no viene dado por el tiempo que se dedica a una tarea, sino por el hecho

de utilizarlo, independientemente de en cuánto tiempo se haga.

Por su parte, la propiedad Acumulación de costos permite aplicar

tres métodos a la hora de cargar costos:

Si utilizamos la opción Comienzo, entonces el coste de utilizar el

recurso se aplica en el momento en el que la tarea comience.

Si utilizamos la opción Fin, el coste se contabiliza al finalizar la

tarea en la que se utiliza el recurso.

Si utilizamos Prorrateo, entonces el coste se contabiliza a medida

que se completa la tarea.

Por ejemplo, si se utiliza un recurso durante 5 horas, cuyo coste

es de 1000 euros/hora, el coste contabilizado en ese momento

será de 5000 euros, aunque la programación indique que se va a

utilizar durante un total de 8 horas para completar la tarea.

En la ficha Notas podremos introducir notas aclaratorias sobre el

recurso, como ocurre cuando creamos una tarea.

Project indica con un determinado icono en la columna de

indicadores que el recurso tiene una nota aclaratoria.



Finalmente, en la ficha Campos personalizados podremos

establecer valores para campos que hemos creado.

Por ejemplo, podríamos tener un campo que indicase la

cualificación que debe tener una persona para desempeñar el papel del

recurso que estamos creando.

2. RECURSOS MATERIALES

diferencia de los recursos de trabajo, el consumo de los

recursos materiales para realizar una tarea tiene en cuenta la

cantidad utilizada de dichos recursos.

Esa cantidad puede ser fija o variable en función del tiempo en que

se utiliza el recurso. Por ejemplo, no será el mismo consumo utilizar una

impresora láser para imprimir un manual de 500 páginas que hacerlo

para solo 50.

Sin embargo, podemos estimar que necesitaremos 2 toneladas de

acero para la estructura de una nave industrial, independientemente del

tiempo que se tarde en construirla.

La creación de un recurso material es igual que un recurso de

trabajo, aunque cambian los detalles que podemos introducir. Por

ejemplo, hay campos que están desactivados porque no tienen sentido

para este tipo de recursos, como puede ser la dirección de correo

electrónico.

A Se dice que

hay recursos

materiales de

consumo fijo y

de consumo

variable.



En el caso de los recursos materiales no podremos introducir una

tasa de horas extra, solo la tasa estándar de utilización o el costo por uso

en la ficha Costos.

Además, no es necesario introducir la capacidad máxima del

recurso material, ya que se supone que siempre estará disponible en las

unidades que requiera la tarea.

Los recursos materiales se diferencian, entre otros aspectos, de los

de trabajo en:

No se pueden establecer tasas de horas extra de utilización.

No puede especificarse la disponibilidad en unidades del recurso

para el proyecto.

No se pueden fijar calendarios específicos para este tipo de

recursos.

Project está enfocado principalmente a la administración de

recursos de trabajo, por lo que no tiene en cuenta la gestión de los

stocks de recursos materiales.

Se supone que los recursos de material están disponibles cuando se

asignan y en las unidades que se necesitan.

Si en su proyecto intervienen recursos materiales que tienen

limitada su disponibilidad, entonces debería cambiarlos a recursos de

trabajo.



3. GRUPOS DE RECURSOS

n muchas ocasiones, los recursos humanos y de material que

dispone para su proyecto son recursos que comparte con otros

proyectos de la empresa.

En estos casos, lo mejor es crear un grupo de recursos donde

introducir los detalles de estos recursos, de forma que estén disponibles

para todos los proyectos.

Después creamos la lista de recursos de nuestro proyecto a partir

del grupo de recursos, compartiéndolos con el resto de proyectos que

también los utilizan.

Si se utiliza Project 2010 Professional junto a Project 2010

Server, es posible gestionar de una forma mucho más potente

los recursos compartidos por los proyectos de una empresa.

El fondo o grupo de recursos es una alternativa válida para

empresas que no disponen de Project Server.

Un grupo de recursos es un proyecto en el que solo se han

introducido detalles de recursos. Realmente podríamos acceder a los

recursos de cualquier proyecto para utilizarlos en el nuestro, pero es

mejor crear un grupo de recursos, en el que toda la información está

relacionada con los recursos.

Fíjese que aquí aparece una lista completa de recursos. Ahora que

tenemos abierto este proyecto, podremos utilizar sus recursos en el

nuestro. Por lo tanto, el primer paso es abrir el proyecto correspondiente

al grupo de recursos.

E En versiones

anteriores de

Project se

denominaba

fondo de

recursos en

lugar de

grupo de

recursos.



Seguidamente volveremos al proyecto original. Puede utilizar para

ello el botón Cambiar ventana del grupo Ventana en la ficha

Vista.

En la ficha Recurso encontrará el botón

Grupo de recursos. Debe pulsarlo y elegir la

opción Recursos compartidos.

Después, en el cuadro de diálogo que aparece, indicaremos que

queremos usar los recursos del grupo de recursos. De ahí que el

proyecto correspondiente al grupo de recursos tiene que estar abierto en

ese momento. Fíjese.

Las dos opciones de la parte inferior del cuadro de diálogo

permiten que indiquemos qué información tiene preferencia cuando

entre en conflicto el proyecto y el grupo de recursos.

Lo normal es que la definición del recurso que existe en el grupo

de recursos tenga preferencia, ya que es la definición general para todos

los proyectos de la empresa.

Aceptando el cuadro de diálogo conseguiremos que los recursos

del grupo de recursos estén disponibles en nuestro proyecto.

A medida que asignemos estos recursos a las tareas, la información

de disponibilidad de los recursos se almacenará también en el grupo de

recursos, de forma que se tenga en cuenta en todos los proyectos donde

se utilicen.

En la figura de la página siguiente puede comprobar que el

proyecto Manual del producto.mpp ya dispone de los recursos que

aparecen en Grupo de recursos.mpp. Observe que en la primera

columna aparecen algunos iconos.



Uno de los iconos indica que se trata de un recurso genérico .

Indicaremos que se trata de un recurso genérico cuando realmente no se

refiera a una persona o equipo en particular, sino más bien a la

definición de un puesto de trabajo o equipamiento.

Por ejemplo, en este caso indicamos que la empresa tiene o puede

alquilar ordenadores adecuados para trabajar con aplicaciones de

diseño. Realmente no estamos indicando uno u otro ordenador en

concreto. Lo mismo podríamos hacer si sabemos que podremos emplear

obreros, fontaneros, programadores, etc., aunque no sepamos con

exactitud cuáles de ellos van a asignarse al proyecto. Esto se puede

indicar en la ficha General de las propiedades del recurso.

Cuando conozca el recurso real, podrá sustituirlo por el genérico,

ya que un recurso genérico se comporta igual que un recurso real en la

programación.

El segundo icono indica que se ha escrito algún detalle

descriptivo del recurso como una nota.



Recuerde que para crear un fondo de recursos no tiene más que

crear un proyecto en el que solo introduzca información de los recursos.

Después podrá utilizar estos recursos en otros proyectos de la

empresa.

Ahora veremos que los recursos realmente se almacenan en el

grupo de recursos y no en cada uno de los proyectos que los comparten,

donde solo se guardará la información de asignación de los recursos a

sus tareas. Para ello, guarde los cambios efectuados en su proyecto y

ciérrelo (junto al propio grupo de recursos).

Cuando vuelva a abrir el proyecto, en este caso, Manual del

producto.mpp, se encontrará con este aviso de Project.

Project le indica que los recursos disponibles en este proyecto

provienen de un fondo de recursos, por lo que le pregunta si también

desea abrirlo. Debe aceptar.

Si modifica las características de los recursos en el proyecto,

Project le indicará si también desea que se haga así en el grupo de

recursos, por lo que afectará al resto de proyectos que compartan esos

recursos.

En definitiva, recuerde la conveniencia de utilizar un grupo de

recursos cuando se trabaje con distintos proyectos que utilizan los

mismos recursos.

De esta forma, la información de disponibilidad se actualiza en el

grupo de recursos a medida que los recursos se utilizan en las tareas de

los distintos proyectos.

Para seguir con la lección, eliminaremos la conexión del proyecto

con el fondo de recursos. De esta forma, podremos modificar

tranquilamente los recursos del proyecto sin preocuparnos del grupo de

recursos. Para ello, elija la opción Utilizar recursos propios en el

cuadro de diálogo Compartir recursos.



4. CALENDARIO DE RECURSOS

e forma similar a como ocurre cuando trabajamos con tareas,

los recursos se programan teniendo en cuenta el calendario

del proyecto.

Sin embargo, en ocasiones vamos a necesitar modificar el

calendario de un determinado recurso o conjunto de recursos de

trabajo, reflejando las particularidades que presenta su jornada laboral.

Esto puede ser útil para representar períodos vacacionales

especiales, asistencia a seminarios, conferencias, viajes, etc.

Podrá crear calendarios específicos para recursos de trabajo, no

para recursos materiales, de los que supondremos que siempre estarán

disponibles cuando sean necesarios.

Para crear un calendario de recursos, acceda a las propiedades del

recurso y pulse en el botón Cambiar calendario laboral.

Como puede ver, por defecto, el recurso se programa teniendo en

cuenta el calendario Estándar, que coincide con el calendario del

proyecto.

D



Podemos modificar este calendario para adaptarlo a las

particularidades del recurso en cuestión, sin que esto afecte al

calendario del proyecto. En la figura anterior vemos que el período entre

el 7 y el 21 de noviembre se ha establecido como no laborable para el

recurso Ana Bretón.

En ocasiones será interesante crear un calendario para un conjunto

de recursos. Por ejemplo, esto puede ser adecuado cuando el período

vacacional de la empresa se divide en diversos turnos.

Podrá crear un calendario para cada turno y después aplicarlo a los

recursos correspondientes, dejando el calendario del proyecto sin

período vacacional.

Una vez creado el calendario, no tendremos más que seleccionarlo

en esta lista para los correspondientes recursos.

En resumen, el calendario del proyecto se aplicará a todas las

tareas y recursos, excepto si se establece un calendario particular para

alguno de ellos.

5. ESTABLECER DISPONIBILIDAD Y COSTOS

a disponibilidad de los recursos de trabajo viene dada por la

capacidad máxima que hemos establecido al crear el recurso y

por el calendario que tiene aplicado.

Pero, ¿qué ocurre si dicha disponibilidad cambia a lo largo de la

vida del proyecto?

Por ejemplo, vemos que en el proyecto Manual del producto.mpp

tenemos un recurso llamado PC diseño, trabajando al 100% de

capacidad máxima, lo que representa un único ordenador con

características para trabajar con aplicaciones de diseño.

Puede que inicialmente solo tengamos un ordenador de estas

características disponible para el proyecto, pero que a partir de un

momento dado, se pueda asignar otro más.

Para reflejar esta situación, accedemos a las propiedades del

recurso y en la ficha General tenemos la sección Disponibilidad de

recursos. Por defecto solo hay una entrada.

Es posible añadir más de una entrada de disponibilidad, como

puede ver en la figura siguiente.

L



Así pues, del 10/11/2011 al 30/11/2011 se dispone de 1 ordenador

(100%); mientras que desde el 01/12/2011 al 27/02/2012 se dispone de

2 ordenadores (200%).

Incluiremos tantas entradas en la tabla de disponibilidad como

necesitemos para reflejar la planificación de este recurso.

Project utilizará estos detalles cuando asignemos el recurso a las

tareas del proyecto.

Tenga en cuenta que cuando se indica más de una entrada en esta

tabla, Project indica un 0% en la columna Capacidad máxima de la

Hoja de recursos.

Por otra parte, también podemos hacer lo mismo en cuanto al coste

de los recursos.

Así, podría darse el caso de que aumente o disminuya en función

de la fecha en que se utilicen o del tipo de la tarea involucrada.

Por ejemplo, podremos indicar que a partir del nuevo año en curso,

el coste de un empleado aumenta en el 5% que indica su convenio

colectivo o que el alquiler del ordenador de diseño disminuye con la

entrada del nuevo año. Para ello, trabajaremos en la ficha Costos.



En esta ficha tenemos hasta cinco tablas de costos (A, B, C, D, E),

que podremos rellenar para representar distintas tasas de costos.

A la hora de asignar el recurso a una tarea, se podrá especificar qué

tasa es la que se aplica en ese caso.

Tenga en cuenta que en la Hoja de recursos Project muestra la

disponibilidad del recurso en la fecha actual. Por lo tanto, para una

fecha en la que el recurso no esté disponible, indicará el valor 0% en la

columna Capacidad máxima.

En esta lección hemos visto los detalles de los recursos como

elementos aislados en el proyecto.

Sin embargo, cuando realmente van a ser útiles será en el momento

de asignarlos a las tareas del proyecto.

En ese momento es cuando los recursos podrán modificar la

programación. Además, se utilizarán para calcular el coste de las tareas

y del proyecto. Esto lo veremos en la próxima lección.

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