1. CONFIGURAR EL CORREO -...

Correo electrónico

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1. CONFIGURAR EL CORREO

utlook es capaz de administrar distintos tipos de correo electrónico, por lo que no necesitarás otra aplicación

específica para el correo que quieras enviar o recibir a través de una conexión a Internet.

En Outlook puedes configurar cada tipo de correo electrónico que utilices (servidores, nombres de usuario y contraseñas...), de forma que se encargue del correo obtenido a través de cada uno, actuando como centro coordinador de todo tu correo electrónico.

En este capítulo configuraremos una cuenta de correo electrónico a través de Internet, por lo que hablaremos de "acceso telefónico a redes", "servidor de correo", "nombre de usuario", "contraseña", etc. Es interesante que conozcas o sepas el significado de estos términos, para poder entender mejor lo que vamos a ver.

La primera vez que arranques Outlook, puedes crear y configurar una cuenta de correo electrónico, así como importar la información sobre las cuentas de otros programas que tengas en tu ordenador.

De todas formas, en cualquier momento puedes crear, modificar o eliminar las cuentas de correo de Outlook. Para esto, utiliza las opciones de la vista Backstage.

Desde el botón Agregar cuenta puedes añadir una nueva cuenta de correo electrónico, indicando todos los datos necesarios.

Desde el cuadro de diálogo que se muestra desde el botón Configuración de la cuenta puedes ver las cuentas de correo electrónico que existen en Outlook, así como crear nuevas cuentas, modificar la configuración de las ya existentes o eliminarlas.

O

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2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

Al crear una nueva cuenta de correo electrónico, se nos solicitan varios datos de la cuenta de correo que son necesarios para su configuración.

Si introduces estos datos y continúas con el asistente, Outlook se intentará poner en contacto con el servidor de correo electrónico, para establecer automáticamente el resto de datos de configuración de la cuenta.

Si quieres establecer la configuración manualmente, activa la opción Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales y pulsa el botón Siguiente.

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En este caso podrás ver los distintos tipos de correo electrónico que puedes gestionar desde Outlook; en cada uno de ellos deberás especificar su configuración propia. Recuerda que puedes tener varias cuentas de correo electrónico, del mismo o de distintos tipos.

Entre otras, puedes crear y utilizar cuentas de tipo:

POP3: Post Office Protocol 3 (Protocolo de Oficina de Correos 3). Es la versión actual del protocolo POP y es uno de los protocolos de correo electrónico más usuales entre los proveedores de servicios de Internet (ISP).

IMAP: Internet Message Access Protocol (Protocolo de Acceso a Mensajes de Internet). Es un tipo de cuenta de correo mejorado, más complejo que POP3 y con varias ventajas; por ejemplo, permite especificar carpetas de correo en el lado del servidor de correo, es un método mejor para acceder al mismo correo desde varios ordenadores o dispositivos y permite visualizar los mensajes de manera remota.

Microsoft Exchange: software de servidor creado por Microsoft, que proporciona un sistema de correo electrónico, calendario, contactos, tareas y almacenamiento de datos.

Ten en cuenta también que, al realizar este proceso, estamos agregando o modificando las cuentas del perfil activo en Outlook. Si quieres crear un perfil nuevo (o eliminar uno ya existente), debes hacerlo desde fuera de Outlook.

En caso de una cuenta de correo de tipo POP3 (que es uno de los más extendidos para enviar y recibir mensajes en Internet), en el siguiente paso tendremos que introducir toda la información referente a la cuenta de correo para configurarla y que Outlook pueda utilizarla correctamente.

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Deberás conocer todos los datos que son necesarios, que te los habrá suministrado tu proveedor de Internet o el administrador de tu red: nombre de usuario, dirección de correo electrónico, nombres de los equipos que actúan como servidores de correo, etc.

La casilla Probar configuración de la cuenta haciendo clic en el botón Siguiente, así como el botón Probar configuración de la cuenta, hacen que Outlook intente utilizar los servidores de correo con los datos introducidos, lo que te puede servir para comprobar que estos datos son válidos y están introducidos correctamente.

En la sección Entregar nuevos mensajes a puedes indicar el archivo de datos de Outlook que se utilizará en la cuenta de correo que estás creando: uno nuevo o uno existente.

A través del botón Más configuraciones puedes indicar el nombre por el que te referirás a la cuenta que estás creando. De esta manera podrás diferenciar las distintas cuentas que crees.

Cuando los

usuarios res-pondan a tus mensajes, los enviarán a tu dirección, la

que has usado para enviarlos,

a menos que escribas una

dirección en el campo Correo electrónico de respuesta, en cuyo caso las respuestas se

enviarán a esta dirección.

POP3 o IMAP

son protocolos para leer los mensajes de

correo. En los dos casos, se

utiliza el protocolo

SMTP para enviar los mensajes.

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También podrás introducir la compañía u organización donde trabajas, así como una dirección de correo alternativa donde se enviarán las respuestas a los mensajes salientes.

En la ficha Conexión puedes elegir el tipo de conexión a Internet que tengas. Si optas por Conectar utilizando la línea telefónica, deberás seleccionar en la lista inferior uno de los accesos telefónicos a redes que tengas creados.

En la ficha Servidor de salida puedes indicar si el servidor de correo saliente (SMTP) necesita autentificación para realizar la conexión, mientras que en Avanzadas puedes indicar los puertos que utilizarán los servidores de correo, entre otras opciones.

Una vez creada y configurada la cuenta o cuentas de correo electrónico, ya tienes a tu disposición la posibilidad de enviar y recibir mensajes.

2. ESCRIBIR MENSAJES

uedes enviar mensajes a cualquier persona cuya dirección de correo electrónico conozcas. Podrás especificar directamente

dicha dirección o hacer uso de la libreta de direcciones para ello.

Estando en cualquiera de las carpetas del componente Correo (Outlook para hoy, Bandeja de entrada, de salida, elementos

enviados...), al pulsar el botón del grupo de comandos

Nuevo de la Cinta de opciones se creará un mensaje.

P

Recuerda que también pue-des crear un

mensaje nuevo desde cualquier

carpeta, con la opción

correspondien-te del menú

del botón .

De esta forma aparecerá también la

ventana en la que redactar

el mensaje de correo elec-

trónico.

Correo electrónico


Para los mensajes de correo electrónico, Outlook utiliza un editor basado en el procesador Microsoft Word. De esta manera, puedes utilizar características propias de esta aplicación en tus mensajes (corrección ortográfica y gramatical, listas numeradas o con viñetas, imágenes, tablas, etc.).

Al crear un nuevo mensaje, deberás indicar la dirección del destinatario o destinatarios; el asunto o tema fundamental del mensaje y el mensaje en sí.

Hay tres tipos de destinatarios, según el campo donde los incluyas:

Para: son los destinatarios principales del mensaje.

CC (con copia): destinatarios a los que se les envía una copia del mensaje. El resto de destinatarios sabrán que se ha enviado una copia a los destinatarios CC, ya que sus nombres serán visibles para los demás destinatarios del mensaje.

CCO (con copia oculta): destinatarios a los que se les envía una copia del mensaje, pero el resto de destinatarios no conocen esta circunstancia (sus nombres no serán visibles para el resto de destinatarios).

Pulsando en el botón , o , no será necesario escribir directamente la dirección de correo electrónico, sino que podrás utilizar tu lista de contactos.

También puedes escribir directamente la dirección en el campo Para, CC o CCO. En estos casos, si has mandado previamente algún mensaje a esa dirección de correo electrónico, al ir escribiéndola, Outlook la reconocerá y la podrá completar. Si hay varios nombres que coinciden con la parte de la dirección escrita, Outlook te mostrará una lista con los posibles destinatarios, para que elijas el adecuado en lugar de seguir escribiendo.

Si quieres

enviar a más de una direc-

ción de correo electrónico,

deberás sepa-rarlas por el

signo de punto y coma ( ; ).

En la parte

inferior de la ventana del

mensaje pue-des ver los contactos a

quienes envías el mensaje.

Esta sección se denomina

Outlook Social Connector

(OSC), y permi-te conectarte

con varias redes sociales

(Facebook, Windows Live

o LinkedIn, por ejemplo),

para ver el estado y actua-

lizaciones de los contactos directamente

desde aquí; esta sección también se

llama panel de personas

y puedes mostrarla u

ocultarla desde la ficha Vista

de la Cinta de opciones.

Correo electrónico


Por otro lado, si el campo CCO no está visible al redactar el

mensaje, puedes mostrarlo a través del botón de la ficha

Opciones, en la Cinta de opciones.

Tras indicar el destinatario o conjunto de destinatarios del mensaje, rellena el campo Asunto, donde se suele incluir un breve comentario sobre la naturaleza del mensaje.

Finalmente, introduce el mensaje en sí en la parte inferior. Puedes aplicar características de formato de texto, como el uso de fuentes, realces, alineación de los párrafos, etc., con los distintos botones de la Cinta de opciones.

Ten en cuenta que, si el destinatario del mensaje no posee Outlook o un programa de correo electrónico que soporte estos formatos, no podrá ver estas características del mensaje, mostrándose solamente el texto sin ningún tipo de formato ni realce.

Incluso puedes introducir hipervínculos a páginas web de Internet en el mensaje o en su campo Asunto. Esto permitirá a los destinatarios de tu mensaje explorar las páginas directamente, simplemente haciendo clic en los hipervínculos, sin necesidad de copiar primero la dirección y pegarla en el navegador web.

Por otra parte, es frecuente incluir archivos en los mensajes de

correo electrónico. Para ello, utiliza el botón de la Cinta de

opciones, con lo que aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrás seleccionar el archivo a incluir.

Si pulsas en la parte derecha del botón Insertar de este cuadro, puedes seleccionar Insertar como texto, con lo que se incluirá el archivo seleccionado como texto dentro del propio mensaje. Esta opción solo debe ser utilizada si el archivo es de texto puro.

Con el botón puedes insertar un elemento de Outlook, es

decir, un contacto, una tarea, un evento del calendario, etc.

Puedes añadir un texto al final de todos los mensajes que envíes,

para identificarte. Para ello, utiliza el botón para crear una firma

de correo electrónico y no tener que escribirla cada vez.

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Si seleccionas la opción Firmas en el menú de este botón, aparecerá un cuadro desde el que puedes ver las firmas existentes, modificarlas o eliminarlas, así como añadir nuevas firmas.

Si quieres crear una nueva firma, pulsa el botón Nueva, indica el nombre o título de la firma y, a continuación, introduce el texto que quieres mostrar cada vez que incluyas la firma.

En las listas Mensajes nuevos y Respuestas o reenvíos puedes indicar la firma que se insertará automáticamente en los mensajes nuevos que escribas o en los mensajes de respuestas o reenviados que escribas a partir de los mensajes que recibas.

Las firmas existentes en Outlook también están accesibles desde la sección Correo del cuadro de las Opciones de Outlook, accesible desde la vista Backstage.

También puedes insertar firmas manualmente en mensajes

individuales. Para esto, despliega la lista del botón y selecciona la

firma que quieres insertar.

Desde la ficha Diseño de fondo personal de este cuadro de diálogo anterior puedes elegir las fuentes que se usarán en el texto de los nuevos mensajes de correo, en el texto para responder o reenviar mensajes o en el texto de los mensajes de correo de texto sin formato.

Puedes crear

varias firmas, cada una

con un texto distinto para

incluirlo como colofón o pie en tus men-

sajes.

Correo electrónico


Además, también podrás elegir un tema o diseño de fondo para los mensajes, pulsando el botón Tema y seleccionando el tema que quieras.

Los temas son un conjunto de formatos y colores que se aplican a los mensajes. Determinan las fuentes, color o imagen de fondo, viñetas, líneas horizontales, etc., para los mensajes de correo electrónico que envíes.

3. OPCIONES DE ENV¸O

xisten distintas opciones que pueden afectar a la forma de enviar un mensaje de correo electrónico. Algunas de ellas

tendrán más sentido cuando recibas correo electrónico de tus compañeros de trabajo a través de la red local, que cuando el correo electrónico sea fruto de una conexión a Internet.

E

Correo electrónico


Características como dar importancia al mensaje, poder votar una determinada opción o conocer si el mensaje ha sido recibido son opciones de envío que podrás utilizar si tanto tú como tus compañeros utilizan Outlook.

Estas opciones de envío las puedes encontrar en la ventana que aparece al pulsar el botón Opciones de mensajes , en el grupo de comandos Etiquetas de la Cinta de opciones.

En el apartado Configuración podrás establecer la importancia y la confidencialidad del mensaje. Estos detalles se especificarán junto al mensaje, de forma que el destinatario podrá actuar en función de ellos.

Con la opción Usar botones de voto, los destinatarios del mensaje recibirán una indicación de que deben votar una determinada opción, respondiendo al mensaje. Puedes seleccionar las opciones existentes en la lista o escribirlas directamente, separándolas por el signo de punto y coma (en caso de que las opciones de la lista no se ajusten a lo que necesitas).

Activando Solicitar confirmación de entrega para este mensaje, recibirás un mensaje de correo electrónico indicándote la fecha y hora de recepción del mensaje.

Si activas Solicitar confirmación de lectura para este mensaje, recibirás un mensaje en el que figurará la fecha y la hora en la que el destinatario ha abierto tu correo.

En la sección Opciones de entrega podrás indicar cuándo quieres enviar el mensaje. Por ejemplo, podrías especificar que los mensajes se enviaran siempre a la misma hora, consiguiendo así enviar el mayor número posible al mismo tiempo.

De forma

equivalente, podrías

indicar la importancia del mensaje

con los botones e

de la Cinta de

opciones, en la ventana del

mensaje.

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Pulsando el botón Contactos, podrás vincular el mensaje a uno o varios contactos de tu lista, mientras que Categorías permite asignar palabras al mensaje, de forma que te puedan ser útiles para buscar o agrupar mensajes por categorías. Igual que en los contactos, puedes seleccionar una o varias de las categorías predefinidas de Outlook o crear las tuyas propias.

Si pulsas el botón de la ficha Opciones (en la Cinta de

opciones de la ventana del mensaje), también se abrirá el cuadro de diálogo de las opciones o propiedades del mensaje, pero con la casilla No entregar antes del activada, para que indiques la fecha y hora a partir de la que se debe enviar el mensaje.

Algo parecido ocurre si pulsas , ya que se activa la casilla

Enviar las respuestas a, con lo que solo faltaría indicar el contacto o la dirección de correo electrónico a la que se enviarán las respuestas al mensaje.

En el grupo de comandos Formato de la ficha Formato de texto puedes elegir el formato del mensaje de correo: ,

o .

El formato predeterminado es . Este formato es soportado por la mayoría de los programas de correo electrónico; además, admite formato de texto, numeración y viñetas, imágenes, líneas horizontales, diseños de fondo, etc.

El no admite formato de fuente, color, líneas, etc. La ventaja de este formato es que todos los programas de correo electrónico pueden leer mensajes en este formato.

El formato de (RTF, Rich Text Format) solo lo soportan ciertos programas de correo electrónico. Puedes usarlo al enviar mensajes a un servidor de Microsoft Exchange, aunque es preferible utilizar el formato HTML.

El formato

tiene el inconveniente

de que el men-saje puede ser marcado como spam en deter-minadas oca-siones, por lo

que es posible que el destina-tario no lo lle-gue a recibir.

En Internet normalmente

se recomienda el formato

para los men-sajes de correo

electrónico.

Los controles del grupo de

comandos Seguimiento de esta ficha

de la Cinta de opciones

también son equivalentes a

las opciones correspon-

dientes en el cuadro de las

propiedades u opciones del

mensaje.

Correo electrónico


Puedes indicar el formato de mensaje predeterminado para mensajes nuevos desde la sección Correo del cuadro de las Opciones de Outlook (accesible desde la vista Backstage).

Además, desde el submenú Enviar mensaje de correo electrónico

mediante del botón puedes elegir el formato concreto para el

nuevo mensaje que se creará, independientemente del formato por defecto. Desde este submenú también puedes crear un mensaje con un diseño de fondo específico.

La última opción de envío que vamos a comentar es la posibilidad de marcar un mensaje para que tenga un seguimiento especial. Al marcar un mensaje, el destinatario recibirá una indicación de la naturaleza del mismo, de forma que pueda actuar en consecuencia.

Para esto puedes utilizar el botón de la ficha Mensaje de la Cinta de opciones. Las opciones de esta lista son las mismas que vimos al crear marcas de seguimiento para los contactos.

Con la opción Personalizar aparecerá un cuadro de diálogo. La sección inferior del mismo (Marcar para los destinatarios) permite indicar la marca de seguimiento que recibirá el destinatario del mensaje de correo junto con el mismo. Observa que también puedes establecer si se debe mostrar o no un aviso al llegar la fecha y hora indicada.

Cuando hayas completado el mensaje y las opciones de envío, es el

momento de pulsar el botón . Outlook situará el mensaje en la

Bandeja de salida hasta que sea finalmente enviado, pasando a la carpeta Elementos enviados.

La sección

superior de este cuadro

(Marcar para mí) es la que

tiene las opciones de

creación de la marca de

seguimiento para el mensa-je, que son las

mismas que en el caso de los contactos.

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