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Crear un proyecto

1. INFORMACIÓN BÁSICA

na vez hemos estudiado las fases de un proyecto y conocemos

un poco mejor el entorno de trabajo de Project, es el momento

de empezar a trabajar con proyectos.

Para ello, lo primero es saber cómo crear un nuevo proyecto.

Podemos utilizar el proyecto que se crea automáticamente al iniciar

Project o crear uno distinto a través del comando Nuevo de la vista

Backstage a la que se accede a través de la ficha Archivo.

Bien, una vez tenemos el proyecto, lo primero es definir su

información básica. Para ello, acceda a la ficha Proyecto y utilice el

comando Información del proyecto del grupo Propiedades. Se

mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

Project se encarga de generar la programación del proyecto a partir

de una determinada fecha: la fecha de inicio o la fecha de fin.

Dependiendo de lo que usted conozca, deberá introducir una u otra

fecha en este cuadro de diálogo.

Si la fecha introducida es la de inicio, entonces la programación

empezará a partir de ella y se extenderá hacia delante. En este caso,

Project calculará la fecha final.

Si, por otra parte, la fecha introducida es la fecha en la que tiene

que estar finalizado el proyecto, entonces Project realizará la

programación hacia atrás a partir de esa fecha y le indicará cuándo

debería empezar el proyecto (puede que reciba la sorpresa de que el

proyecto ya debería haberse iniciado).

U

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2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

Tenga en cuenta que solo puede indicar una de estas dos fechas.

En la lista Programar a partir de indicará a partir de cuándo se

realizará la programación. De esta forma, Project le permitirá bien

introducir la fecha de comienzo o bien introducir la fecha de

finalización del proyecto.

Este es el dato fundamental a la hora de crear el proyecto: la fecha

de comienzo o la fecha de fin, dependiendo de lo que conozcamos.

Pero existen otros detalles en este cuadro de diálogo que debe

conocer:

Fecha de hoy: Project utiliza el reloj del equipo para obtener este

valor, pero usted puede establecerlo explícitamente. Por ejemplo,

podría hacerlo para volver atrás y realizar el seguimiento del

proyecto en una fecha pasada.

Fecha de estado: Project utiliza esta fecha para mostrar la

información de progreso del proyecto. Así, mostrará el porcentaje

de tareas completadas, de consumo de recursos, etc. respecto de la

fecha de estado. El valor NOD implica la fecha actual.

Puede seleccionar el calendario en el que se basará la

programación. Por defecto se trata del calendario Estándar, en el

que se tienen jornadas laborales de 8 horas semanales y 5 días a la

semana.

Prioridad: determina un valor que da la prioridad de este

proyecto. Este valor tiene su importancia cuando está

programando varios proyectos que comparten recursos.

En resumen, normalmente solo tendrá que establecer la fecha de

inicio o de fin del proyecto cuando lo cree. Más tarde, podría ser

interesante modificar las fechas de hoy o la de estado para realizar el

seguimiento del proyecto.

2. ESTABLECER EL CALENDARIO

l siguiente paso en la definición del proyecto suele ser

establecer el calendario laboral.

Puede establecer los días y horas laborables del calendario del

proyecto, así como especificar los períodos no laborables normales

(como los fines de semana) y los excepcionales (días festivos,

vacaciones, etc.).

E

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Para ello, pulse en Cambiar tiempo de trabajo en el grupo de

comandos Propiedades de la ficha Proyecto.

En este cuadro de diálogo vamos a poder modificar el calendario

del proyecto para que se ajuste a la jornada laboral de la empresa. Por

defecto, Project programa una jornada laboral de 8 horas diarias y 5 días

a la semana.

Pulsando en el botón Opciones, accederemos a otro cuadro de

diálogo, donde se establecen las opciones generales respecto del

calendario del proyecto. Sin embargo, tenga en cuenta que estas

opciones no afectarán a la programación ya realizada, sino que son los

valores que utiliza Project para calcular las duraciones de las tareas. Por

ejemplo, si indica la duración de una tarea como 1 día, entonces se

reservarán 8 horas para la tarea, ya que este es el valor de la opción

Jornada laboral.

Por otra parte, si cambia la hora predeterminada de entrada, Project

introducirá esa hora cuando se establezca el inicio de una tarea sin

indicar expresamente su hora.

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Si modifica alguno de estos valores en el cuadro de opciones, es

conveniente que haga lo mismo ajustando el calendario del proyecto en

el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.

En el calendario del proyecto se distingue entre los días laborables

y los que no lo son. Cada uno de estos períodos se muestra de forma

diferente, como puede ver en la leyenda de la parte izquierda.

Además, en la parte derecha vemos la jornada laboral, indicando

los turnos que se efectúan.

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Para modificar esta jornada en alguno de los días, selecciónelo en

el calendario y establezca los nuevos valores.

Por ejemplo, vamos a indicar que la jornada laboral de nuestra

empresa es:

De lunes a jueves: 8:00 a 13:30 y 15:30 a 19:00

Viernes: 9:00 a 13:00

Para ello, seleccionamos la ficha Semanas laborales y después

pulsamos en Detalles. Accederemos al siguiente cuadro de diálogo

donde podemos modificar el horario para cada uno de los días de la

semana.

En la figura anterior vemos que se ha establecido el horario de

lunes a jueves. De la misma forma actuaría para establecer el horario del

viernes. Finalmente, aceptaría el cuadro de diálogo.

También podría especificar otras fechas concretas en las que no se

trabaja (fiestas, vacaciones, etc.) y aquellas en las que tal vez se tenga

que trabajar durante un período que está establecido como no laborable.

Para ello, utilice la ficha Excepciones en el cuadro de diálogo Cambiar

calendario laboral.

En la figura de la página siguiente puede ver que se ha establecido

como festivo el día 6 de diciembre, ya que se trata del “día de la

Constitución española”.

Para ello, se ha introducido el nombre de la excepción y después se

ha pulsado en el botón Detalles, indicando que se trata de un período no

laborable.

También puede indicar que se repita dicha excepción en cada

período establecido o un número determinado de veces, como puede ver

en la segunda figura.

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Project no dispone de un calendario con los días festivos, por lo

que deberá ser usted el que los establezca uno a uno. Por eso es una

buena idea utilizar un proyecto en el que ha introducido los festivos y

las vacaciones como plantilla para crear otros proyectos.

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Project también permite crear calendarios particulares para

determinados recursos o tareas que no se ajusten al calendario del

proyecto.

Por ejemplo, si un empleado tiene una jornada laboral distinta a la

establecida en el calendario del proyecto, podrá crear un calendario

específico para él.

3. INTRODUCCIÓN DE TAREAS

n este momento ya puede empezar a introducir las tareas que

ha identificado durante la planificación del proyecto.

Lo mejor es ir introduciendo las tareas más generales y después

refinar la programación con tareas concretas en las que decide

dividirlas.

Vamos a introducir los detalles del proyecto que a continuación se

describe:

Objetivo: Crear el manual de usuario de una aplicación de

software desarrollada.

Ámbito: El manual se imprimirá en blanco y negro, excepto las

tapas que serán a color. Se presupone que el usuario tiene

conocimientos de Windows y es importante destacar las

diferencias de la nueva versión con las versiones anteriores.

La duración del proyecto no debe exceder de dos meses y medio

ni costar más de 18.000 euros.

La vista Diagrama de Gantt puede ser utilizada para introducir la

información esencial sobre las tareas, aunque la vista Hoja de tareas

puede ser más adecuada para introducir otros detalles: duración, coste,

etc.

La introducción de información en una tabla es muy parecida a

hacerlo en una hoja de cálculo.

Estudie la figura de la página siguiente. Observe que aparece este

icono en la columna Modo de. Está representando que se trata de una

tarea programada automáticamente, por lo que Project ha establecido la

fecha de inicio y de fin a partir de la duración predeterminada; esto es, 1

día.

E

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Existe la posibilidad de programar manualmente la tarea. Esto

quiere decir que seremos nosotros los que establezcamos la fecha de

inicio (o de fin) de la misma, sin que Project pueda cambiarla cuando

realice el cálculo para las otras tareas programadas automáticamente.

Para ello, indíquelo en la columna Modo de y establezca dicha fecha.

Más tarde veremos cómo completar toda la información. Por ahora

nos limitaremos a introducir los nombres de las tareas.

La programación manual de tareas es una de las novedades de

Project 2010. Permite que el administrador del proyecto tenga

un mayor control sobre las fechas de inicio y fin de las tareas,

ya que es él quien las determina.

La programación manual también es útil si necesitamos

establecer comentarios en las fechas y duraciones en lugar de

un valor concreto. Por ejemplo, se puede utilizar algún texto

como "Lo antes posible" o "Preguntar a Carlos" y, una vez se

conoce la fecha, rellenarla adecuadamente.

Esto no se permite para una tarea programada

automáticamente, ya que es Project el que determina estos

detalles en función de la duración de una tarea, de las otras

tareas, de los recursos, etc.

Podrá comprobar que una tarea está programada manualmente

porque el icono que la representa es este . Puede cambiar el

modo de programación de manual a automático, o al revés,

utilizando los botones del grupo Tareas en la ficha Tarea o

directamente en esta columna de la tabla Diagrama de Gantt.

Crear un proyecto


Vuelva a estudiar la imagen anterior. Fíjese que Project refleja las

tareas introducidas en el gráfico de la derecha. Por ahora todas estas

tareas empiezan el día de comienzo del proyecto y tienen una duración

de 1 día.

Existen dos tipos de tareas: tareas de resumen y subtareas.

Las tareas de resumen no representan un trabajo en sí, sino más

bien el resultado de un conjunto de tareas detalladas o subtareas.

Algunas de las tareas que hemos introducido

son tareas de resumen, ya que son demasiado

generales para representar un trabajo concreto.

Por ejemplo, la tarea Obtener contenido puede dividirse en las

siguientes subtareas: Obtener texto de desarrollo, Obtener glosario y

Obtener imágenes.

Para insertar tareas en el interior del una programación,

utilice el botón Tarea en el grupo Insertar de la ficha Tarea.

Las tareas se insertan encima de la actual.

Después, para convertir una tarea en subtarea de otra, pulse en el

botón Aplicar sangría del grupo Programación en la misma ficha

de la Cinta de opciones.

De esta forma, la primera tarea (Obtener contenido en el ejemplo

anterior) se muestra en negrita y con un signo – a su izquierda; mientras

que las otras tres tareas se muestran con un nivel de sangrado mayor

(Obtener texto de desarrollo, Obtener glosario y Obtener

imágenes). En el gráfico, las tareas de resumen aparecen en negro.

La duración de una tarea de resumen es igual a la extensión de sus

subtareas.

Utilizando los botones de esquema, estableceremos el nivel de

cada tarea:

Una forma

equivalente

de insertar

una tarea es

utilizar la tecla

Ins.

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Con este botón disminuirá el nivel de la tarea.

Con este otro botón conseguirá justamente lo contrario,

aumentando el nivel de la tarea. Puede crear subtareas de otras

tareas.

Y en la ficha Vista también dispone de otros comandos

relacionados. Exactamente los que aparecen en la lista o menú

correspondiente al botón Esquema del grupo Datos.

Con este comando podrá mostrar las subtareas.

Con este comando ocultará las subtareas.

A medida que aumenta el detalle de la programación, necesitará

utilizar los distintos comandos de esquema para representar la jerarquía

de tareas.

Así pues, con los comandos Nivel de esquema x puede indicar el

detalle que desea mostrar respecto de las tareas de un proyecto. Esto se

aplica también a la hora de imprimir la programación, lo que puede

facilitar la obtención de un resumen de la misma.

De forma parecida podrá mover las tareas en la tabla. Lo único que

tiene que hacer es arrastrar las filas a su nueva ubicación. Para poder

mover la tarea, tiene que esperar a que el puntero del ratón cambie a uno

con cuatro puntas.

Si mueve una tarea de resumen, también se moverán sus subtareas.

Lo mismo ocurre cuando corta o copia y pega tareas utilizando los

botones disponibles en la ficha Tarea.

Crear un proyecto


Estos son los atajos de teclado para los comandos Cortar,

Copiar y Pegar:

Ctrl + C: Copiar

Ctrl + X: Cortar

Ctrl + V: Pegar

4. GUARDAR EL PROYECTO

uardar el proyecto es igual que en cualquier otra aplicación

Windows. Así, utilizaremos el comando Guardar como la

primera vez que guardemos el proyecto, dándole un nombre, o cada vez

que queramos guardarlo con un nombre distinto.

O simplemente utilizaremos el comando Guardar cuando

queramos almacenar los cambios efectuados en el proyecto.

Ambos comandos están disponibles en la vista Backstage, a la que

da acceso la ficha Archivo.

Debe indicar la ubicación donde desea guardar el proyecto, así

como su nombre. Los proyectos creados en Project tienen la extensión

mpp, que se añade automáticamente si usted no la introduce.

G

Crear un proyecto


Esto sería, básicamente, lo que necesita para guardar el proyecto.

Sin embargo, veamos algunas opciones avanzadas, que utilizará cuando

le hagan falta.

Por ejemplo, podríamos proteger el proyecto con una contraseña.

Para ello, despliegue el menú Herramientas del cuadro de diálogo

Guardar como (este menú está situado a la izquierda del botón

Guardar) y elija Opciones generales.

Podemos establecer dos tipos de contraseñas:

Si utilizamos el campo Contraseña, entonces el usuario que

quiera abrir el proyecto deberá conocerla. En otro caso, no podrá

hacerlo.

Si utilizamos el campo Contraseña contra escritura, el usuario

que abra el proyecto podrá hacerlo aunque no la conozca, pero no

podrá realizar cambios en el contenido (el proyecto se abrirá como

solo lectura). Para poder escribir en el proyecto, necesitará

conocer la contraseña contra escritura.

Si activamos la casilla Se recomienda guardar como de sólo

lectura, entonces el usuario recibirá un aviso indicándole la

conveniencia de abrir el proyecto de este modo, pero no le

obligará a ello.

También podemos indicar que se guarde una copia de seguridad

cada vez que guardemos el proyecto. De esta forma, siempre

podrá acceder a la versión anterior, que se guarda con el mismo

nombre, pero con la extensión bak.

Por otra parte, podemos guardar la programación como una

plantilla. Si suele trabajar con un mismo tipo de proyecto a lo largo del

año, seguramente le interesará esta opción.

Dependiendo del estado del proyecto que quiera almacenar en la

plantilla, lo hará en un momento u otro.

Crear un proyecto


Por ejemplo, si solo quiere guardar la lista de tareas a realizar,

podría hacerlo tal como tenemos ahora el proyecto. Esto incluye

también el calendario del proyecto, como se ha comentado

anteriormente.

Sin embargo, tal vez le interese hacerlo cuando ya haya establecido

la duración de las tareas, cuando haya asignado recursos y establecido

las prelaciones entre tareas, etc.

En cualquier caso, lo único que tiene que hacer es guardarlo con un

determinado formato. Ejecute el comando Guardar como y elija el tipo

Plantilla de proyecto (*.mpt) en la lista Tipo del cuadro de diálogo

anterior. El archivo de plantilla se diferencia del de proyecto por su

extensión.

Una vez creada la plantilla, puede utilizarla para crear nuevos

proyectos. Para ello elija Nuevo en la ficha Archivo. Podrá encontrar la

plantilla que ha guardado en la carpeta Mis plantillas.

Además, también dispone de la plantilla Proyecto en blanco, que

es la que se utiliza por defecto, y de otras plantillas de Office.com.

El sitio web Office.com proporciona toda una serie de plantillas

adecuadas para distintos tipos de proyectos: de construcción, de

desarrollo e implantación de software, etc.

Utilizando estas plantillas, conseguirá un proyecto en el que

aparece la mayoría de tareas que se utilizan en estos tipos de proyectos.

Usted deberá personalizarlo adaptando el proyecto a sus necesidades.

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Al utilizar una plantilla (ya sea una de las que usted mismo ha

creado o cualquier otra disponible a través de este cuadro de diálogo), se

crea un proyecto siguiendo las características de la misma.

No se preocupe por modificar ese proyecto como quiera, ya que va

a tener que guardarlo con un nombre distinto a la plantilla, que quedará

intacta, ya que realmente la plantilla no se abre, sino que se crea un

proyecto basándose en ella.

En esta lección hemos realizado la primera aproximación a la

programación de un proyecto: crear la lista de tareas.

En próximas lecciones aprenderemos a establecer la duración de

las tareas, a establecer sus dependencias, a asignar costes y recursos,

etc.

Paso a paso iremos creando la programación del proyecto, que

reflejará el análisis realizado durante la etapa de planificación.

Si quiere

modificar una

plantilla,

tendrá que

abrirla como

tal, indicando

el formato de

plantilla en el

cuadro de

diálogo Abrir.

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