Informes

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1. INTRODUCCIÓN

sí como los formularios tienen como objetivo principal

facilitar la introducción de datos en la base de datos, los

informes se utilizan para presentar de una forma agradable y profesional

resultados e información útil a la hora de tomar decisiones.

Presupuestos, facturas, informes de ventas, gráficos de resumen,

etc., son ejemplos de lo que podemos obtener al diseñar informes en una

base de datos de Access.

Un informe presenta una serie de controles, de forma parecida a un

formulario. Hay controles que sirven para mejorar el aspecto del

informe (líneas, imágenes, etiquetas) y otros que presentan los datos de

las tablas y consultas de la base de datos.

Los informes aparecen en el apartado correspondiente del Panel de

navegación.

De manera similar a lo que ocurre con los formularios, desde la

ficha Crear de la Cinta de Opciones, en el grupo de comandos

Informes dispones de varios botones para crear informes.

Así, crea automáticamente un informe con los datos de la

tabla o consulta que tengas seleccionada en ese momento en el Panel de

navegación.

Los botones e crean nuevos informes en blanco, en

la vista Diseño y Presentación, respectivamente, dispuestos para

insertar campos y controles.

Por otra parte, también disponemos de un asistente para informes

con el botón , que nos guía en distintos pasos básicos de la creación

del informe y permite crearlo más fácilmente.

La estructura de los informes es parecida a la de los formularios,

por lo que muchas de las cosas que conoces de los formularios te serán

útiles ahora al trabajar con informes.

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Aunque crees el informe automáticamente o desde el asistente,

siempre podrás trabajar en su vista Diseño para modificarlo y conseguir

el resultado deseado, como vimos con los formularios.

2. ASISTENTES PARA INFORMES

l crear informes, debes elegir un origen de datos apropiado.

Así, si los datos que muestra el informe proceden de una sola

tabla, deberás seleccionarla como origen de datos, pero, si los datos

provienen de más de una tabla, tendrás que utilizar una consulta que

hayas preparado.

Veamos cómo se utiliza el asistente para informes, al que se accede

desde el botón Asistente para informes .

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Como siempre, lo primero será seleccionar la tabla o consulta y los

campos cuya información queremos mostrar en el informe. Fíjate que, si

el origen de datos es una consulta, posiblemente elijamos campos de

distintas tablas.

En el siguiente paso se indica cómo agrupar la información. De

esta forma, podremos realizar cálculos de subtotales sobre los registros,

agrupados de la forma que indiquemos.

Por ejemplo, en la siguiente imagen, debes entender que los

registros que se muestren en el informe se agruparán según el código

del libro y, dentro de éste, según la fecha de venta (por meses).

Para nuestro informe, nuestra intención es que el agrupamiento

muestre las ventas por semanas, así que tendremos que cambiar la

distribución. Para ello:

Pulsaremos el botón Prioridad , de forma que subamos el

campo Fecha al primer nivel de agrupamiento.

Pulsaremos en el botón Opciones de agrupamiento y, en la lista

Intervalos de agrupamiento del campo Fecha, seleccionaremos la

opción Semana.

Con los botones de Prioridad puedes aumentar o

disminuir la prioridad, es decir, la posición, del campo seleccionado en

el esquema de la parte derecha (el campo seleccionado se muestra en

negrita).

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Siguiendo el asistente, podrás indicar el orden en que quieres que

aparezca cada uno de los registros dentro de un determinado grupo.

En este paso del asistente, desde el cuadro que aparece al

pulsar el botón Opciones de resumen puedes indicar si

quieres que la información se resuma en el informe, es decir,

que se calculen totales respecto de algunos de los campos que

aparecerán en el detalle del informe: suma, promedio,

mínimo y máximo.

Seguidamente elegirás la Distribución, que representa la forma

como se representarán los datos en el informe.

Finalmente debes elegir el nombre del informe.

Como puedes ver, muchas de las opciones del asistente para

informes coinciden con las del asistente para formularios.

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3. MODOS DE VISTA

n informe tiene varios modos de vista o presentación:

Vista Diseño: se utiliza para crear el diseño del informe o para

modificar el diseño de uno existente.

Vista Presentación: muestra el informe con los datos que

aparecerán al imprimirlo, pero también permite realizar cambios

sobre él.

Vista Informes: es la vista predeterminada, que aparece al hacer

doble clic en el informe en el Panel de navegación. Se muestra

el informe en una ventana, permitiendo copiar datos y aplicar

filtros.

Vista Preliminar: muestra el informe tal como aparecerá al ser

impreso en papel.

Puedes cambiar de modo de vista desde los

botones de vista de la parte inferior

derecha o desde el menú del botón Ver , en la

Cinta de opciones. Si quieres comprobar el tipo o

tamaño de la letra utilizada y el diseño general de un

informe mientras estás diseñándolo, mientras

aparecen los datos que se van a visualizar, utiliza la

Vista Presentación.

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Aunque en la Vista Presentación no disponemos de tantas

opciones para modificar el informe como en la Vista Diseño, puede ser

útil para realizar cambios básicos en el tipo de letra, tamaño, posición de

los campos, etc., ya que vemos el resultado sobre los datos.

De todas formas, recuerda que los cambios que puedes hacer en la

Vista Presentación, también se pueden realizar desde la Vista Diseño,

además de otros más avanzados, que suele ser la más utilizada para

crear el informe.

Desde los distintos botones y controles de la ficha Configurar

página de la Cinta de opciones puedes establecer opciones a tener en

cuenta a la hora de imprimir el informe en papel: tamaño del panel,

orientación, márgenes, etc.

Para evitar desajustes entre los informes de pantalla y los impresos

en el papel, asegúrate de que siempre se cumpla que la anchura del

informe más los márgenes izquierdo y derecho quepan en el tamaño del

papel utilizado.

De todas formas, para ver cómo queda la página impresa, lo mejor

suele ser utilizar la Vista preliminar para comprobarlo, a la que puedes

acceder desde el botón Vista preliminar (entre los botones de la

parte inferior derecha).

Desde el botón

se

abrirá un cua-

dro de diálogo

desde el que

puedes esta-

blecer todas

las opciones

de impresión.

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Si no se muestra todo el contenido del informe en la página de

papel, puedes modificar los márgenes para conseguirlo o modificar la

posición de los campos.

En esta vista disponemos, en la esquina inferior izquierda, de unos

botones con los que podremos recorrer las páginas del informe.

También podemos ir a una página determinada indicando su

número o ir a la primera página, a la anterior, a la siguiente o a la última

pulsando los botones correspondientes.

Los informes se pueden exportar a distintos formatos, por ejemplo,

para analizar los datos desde otros programas o, simplemente, para

guardarlos o compartirlos en otro formato. Por ejemplo, con el botón

podrás obtener el informe en un formato PDF o XPS,

formatos fáciles de imprimir y compartir, sin que te permita modificar

fácilmente su formato.

Desde el botón

puedes seleccionar otras

opciones de exportación. Por

ejemplo, con la opción

Word crearás un archivo de

texto enriquecido (RTF) con el

contenido del informe, y HTML.

También pue-

des exportar

los informes

y los otros

objetos de

una base de

datos (tablas,

consultas, etc.)

desde el menú

contextual de

estos objetos,

en el Panel de

navegación,

seleccionando

la opción co-

rrespondiente

del submenú

Exportar.

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4. DISEÑO DE INFORMES

o más común a la hora de crear y modificar informes es

hacerlo en su vista Diseño. Ya que la forma de creación es

prácticamente igual que para crear los formularios, únicamente

realizaremos un breve repaso.

Toda la información que aparece en un informe se crea mediante

controles. Hay tres tipos de controles: dependientes, independientes y

calculados.

Controles dependientes: el origen de datos es un campo de una

tabla o consulta. Normalmente muestran valores de la base de

datos.

Controles independientes: no tienen origen de datos. Se utilizan

para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes no

vinculadas a un campo de la base de datos.

Controles calculados: el origen de datos es una expresión.

Tras crear el informe (desde el asistente o manualmente), puedes

ajustar el tamaño y la posición de los controles seleccionándolos y

arrastrándolos con el ratón, además de utilizar los ya conocidos

comandos de edición cortar, copiar y pegar.

Como siempre, puedes acceder al panel de Propiedades para

modificar el aspecto o cualquier otra característica de los controles.

Recuerda que Access muestra en la barra de estado información de

la propiedad seleccionada. Ésta es una forma rápida y fácil de ir

conociendo las propiedades de un control.

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Por ejemplo, si un campo contiene valores que pueden llegar a ser

muy largos, es conveniente establecer la propiedad Autoextensible del

control al valor Sí.

De esta forma, si el valor no cabe en la longitud que hemos

establecido para dicho campo en el informe, el campo "crecerá" en

vertical para adaptarse al contenido.

Por otra parte, para que los campos con valores nulos no aparezcan

en blanco en los informes, debes fijar la propiedad Autocomprimible

del cuadro de texto a Sí.

En la propiedad Ocultar replicados puedes indicar que en un

cuadro de texto se oculte el valor contenido en él cuando sea igual al

registro anterior.

El trabajo en la vista Diseño de un informe es exactamente igual

que en caso de los formularios. Así, si quieres añadir algún control, no

tienes más que seleccionarlo en el grupo de comandos Controles de la

Cinta de opciones y dibujarlo en el informe.

5. SECCIONES DE UN INFORME

n los informes se puede disponer de hasta siete tipos diferentes

de secciones. Cada una de ellas tiene un propósito específico y

se imprime en un determinado orden en pantalla y en el papel.

Encabezado del informe: figura sólo una vez al principio del

informe. Esta sección se imprime antes que el encabezado de

página de la primera página del informe y es el lugar ideal para

incluir el logotipo de la empresa o la fecha en que se imprime el

informe.

Encabezado de página: aparece en la parte superior de cada

página del informe. Suele utilizarse para mostrar los títulos de

las columnas o campos de información que muestra el informe.

Sección Detalle: presenta el cuerpo principal del informe. Los

controles de esta sección se repiten para cada registro de la base

de datos.

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Pie de página: aparece al final de cada página, por lo que es el

lugar adecuado para incluir el número de página.

Pie del informe: muestra información una sola vez al final del

informe (pero antes del pie de página de la última página). Se

usa normalmente para presentar totales.

Si además agrupamos la información, podremos añadir dos

secciones más:

Encabezado de grupo: aparece al principio de un grupo de

registros. Se suele utilizar para mostrar nombres de grupo.

Pie de grupo: aparece al final de un grupo de registros.

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Desde el grupo de comandos Agrupación y totales puedes crear

los distintos grupos y establecer algunas de sus propiedades. Veremos

con detenimiento esta característica más adelante.

Como en el caso de los formularios,

puedes ajustar el tamaño de cada una de las

secciones y establecer sus propiedades.

Desde el grupo de comandos Tamaño y

orden, desplegando la opción Tamaño y

espacio se puede establecer la visualización de

otros elementos relativos al diseño del informe,

como son la Cuadrícula y las Reglas .

Si pulsas con el botón derecho sobre

cualquier parte libre del informe, también

puedes indicar si quieres que aparezcan o no el

Encabezado o pie de informe y el

Encabezado o pie de página del informe.

Si eliminamos una de estas

secciones desactivando estos

botones, Access nos informa de que

perderemos todos los controles

incluidos en ellas. Además, no es

posible deshacer esta acción.

Si lo que quieres es ocultar una sección, para que no se muestre en

el informe, asigna el valor No en su propiedad Visible o establece o

cero su alto.

Para ver las

propiedades

de una sec-

ción, haz doble

clic en su

encabezado o

selecciónalo y

pulsa el botón

.

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