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El equipo de trabajo

1. INTRODUCCIÓN

la hora de definir lo que es un equipo podemos decir que se

trata de un grupo de personas que trabajan de forma

interdependiente para lograr una meta en común. De este modo, el

trabajo en equipo es el esfuerzo cooperativo de los miembros de un

equipo para lograr esa meta.

La efectividad del equipo de proyectos puede hacer que el proyecto

consiga su fin con éxito o con fracaso siendo la clave de su trabajo las

personas que conforman ese equipo y el esfuerzo que realizan para

conseguir los objetivos fijados por el proyecto.

Según define B. W. Tuckmanha existen cuatro etapas

diferenciadas y bien definidas en el desarrollo del equipo de trabajo, que

son las siguientes:

1. Etapa de formación:

En esta etapa, el grupo comienza a establecer una identidad e

intenta definir y planear las tareas que se necesitan llevar a cabo para

conseguir los objetivos del proyecto. En esta etapa es poco el trabajo

que se logra, debido al alto nivel de ansiedad que tienen las personas

sobre el trabajo en sí y sobre sus relaciones con los demás. Los

integrantes del grupo dependen del gerente del proyecto para que les

proporcione dirección y estructura.

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Los sentimientos durante esta etapa incluyen: excitación,

suspicacia, sospecha, ansiedad y vacilación, etc. debido a que son

muchas las cuestiones que se plantean los integrantes del equipo, tales

como cuál es el propósito del grupo, quiénes son los integrantes del

equipo, cuáles son los métodos de trabajo que deben utilizar, etc.

Ya que esta etapa depende de la dirección del proyecto, es

obligación de esta comunicar con claridad el objetivo del proyecto y

crear una visión del resultado exitosa del mismo y de los beneficios que

proporcionará.

La estructura que se debe dar a esta etapa incluye definir los

procesos y procedimientos iniciales para la operación del equipo y

resolver los problemas iniciales que puedan surgir, como los referentes

a la comunicación, la documentación, los permisos pertinentes para

poner en marcha el proyecto, etc.

2. Etapa de "tormenta de ideas":

En esta etapa, el objetivo del proyecto está más claro. Los

miembros comienzan a aplicar sus habilidades para trabajar en las tareas

que les han sido asignadas y el trabajo comienza a progresar aunque

lentamente. Los miembros del equipo empiezan a probar los límites y la

flexibilidad del gerente y de las reglas básicas. Durante la etapa de

tormenta surge el conflicto y aumenta la tensión.

En esta etapa la motivación y la moral son bajas. Los miembros

pueden resistirse a la formación del equipo. La etapa de tormenta se

caracteriza por sentimientos de frustración, enojo y hostilidad.

Conforme las personas empiezan a realizar sus tareas, tienen más dudas

sobre sus papeles y responsabilidades con relación a los otros miembros

del equipo.

En esta segunda etapa, los integrantes se preguntan cuánto control

y autoridad tienen sobre el resto del equipo. Además, el gerente necesita

aclarar y definir mejor las responsabilidades individuales y las

actividades interrelacionadas entre los miembros del equipo.

Este es el momento para que el gerente proporcione un ambiente

de comprensión y respaldo. Es importante dar a los miembros la

oportunidad de expresar sus preocupaciones, por lo que debe

proporcionarles asesoría y fomentar la solución de los conflictos. Si no

se atiende, este descontento aumentará y podría dar como resultado, más

adelante, un comportamiento disfuncional poniendo en peligro la

terminación del proyecto.



3. Etapa de adaptación:

En esta etapa, las relaciones entre los miembros del equipo y el

gerente del proyecto se han estabilizado. También se reduce el

descontento, ya que las expectativas de las personas se ajustan a la

realidad de la situación y el equipo ya ha aceptado su ambiente de

operación. Los procedimientos del proyecto se mejoran y se

modernizan, comienza a desarrollarse la cohesión y hay una sensación

de grupo.

Además, también se desarrolla la confianza entre los distintos

miembros del equipo, lo que conlleva a que se comparta más la

información, ideas e incluso sentimientos, aumentando la cooperación

entre los miembros del equipo de trabajo.

En esta etapa, el gerente del proyecto minimiza su autoridad y

asume un papel más dentro del grupo para dar respaldo al resto de

miembros.

4. Etapa de desempeño:

En esta etapa, el equipo está altamente comprometido y expectante

para conseguir los objetivos marcados al inicio del proyecto. Este hecho

les hace sentirse como una unidad y estar satisfechos por sus logros. La

confianza es alta, la comunicación es abierta, clara y oportuna. Los

miembros trabajan individualmente o en subequipos temporales, según

la necesidad de cada momento.

Según se identifican los problemas, los miembros del equipo

apropiados forman subequipos para resolverlos y deciden cómo se debe

poner en práctica la solución. El gerente delega por completo la

autoridad.

El gerente se concentra en ayudar al equipo a ejecutar el plan del

proyecto y en otorgar reconocimiento a los miembros del equipo por sus

progresos y logros. También se concentra en el desempeño del proyecto

con relación al presupuesto, el programa, el alcance y el plan. Es en esta

etapa, actúa como mentor, respaldando el crecimiento y el desarrollo

profesional de las personas que trabajan en el proyecto.

En el desarrollo de un proyecto, el reunir a un grupo de personas

para trabajar en un proyecto no crea un equipo. Un equipo de proyectos

es algo más que un grupo de personas en un proyecto.


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Un equipo de proyecto es un grupo de personas interdependientes

que trabajan en cooperación para lograr el objetivo del proyecto. A

continuación vamos a ver todas las características del equipo de trabajo

del proyecto, sus ventajas, sus fases y cómo se deben de comunicar

entre ellos para que el proyecto alcance un fin exitoso.

2. VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL TRABAJO EN

EQUIPO

na de las características que hace posible que un proyecto

llegue a su fin con éxito es que la ejecución del proyecto se

realice en equipos de trabajo, lo que posibilitará un rendimiento

significativamente más alto que si el trabajo fuera individual.

Los beneficios que el trabajo en equipo puede ofrecer para la

consecución de los objetivos perseguidos por el proyecto son variados y

básicamente son debidos a varios factores:

Un grupo de personas, trabajando estructuradamente, puede

alcanzar lo que se denomina sinergia, lo que significa que el

resultado global alcanzado por el grupo es superior a la suma de

los resultados que obtendrían sus componentes trabajando

individualmente. Esta sinergia puede darse, bajo ciertas

condiciones, tanto en la solución de problemas como en lo que

respecta a la toma de decisiones.

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Mediante los equipos se procura la motivación y el compromiso

de los individuos. De hecho, una mayor participación en la toma

de decisiones aumenta la implicación de los participantes con la

decisión adoptada. Es más fácil que los ejecutantes de una

decisión pongan más empeño en su realización si ellos mismos

han intervenido en la producción de alternativas y en la elección

final de la que se acometerá.

A parte de los dos grandes beneficios que hemos visto, también

existen otras ventajas, por lo que es muy importante trabajar en equipo y

que podemos resumir en los siguientes puntos:

Más motivación. Los equipos satisfacen necesidades de rango

superior. Los miembros de un equipo de trabajo tienen la

oportunidad de aplicar sus conocimientos y competencias y ser

reconocidos por ello, desarrollando un sentimiento de autoeficacia

y pertenencia al grupo.

Mayor compromiso. Participar en el análisis y toma de

decisiones compromete con las metas del equipo y los objetivos

organizacionales.

Más ideas. El efecto sinérgico que se produce cuando las

personas trabajan juntas tiene como resultado la producción de un

mayor número de ideas que cuando una persona trabaja en

solitario.

Más creatividad. La creatividad es estimulada con la

combinación de los esfuerzos de los individuos, lo que ayuda a

generar nuevos caminos para el pensamiento y la reflexión sobre

los problemas, procesos y sistemas.

Mejora la comunicación. Compartir ideas y puntos de vista con

otros en un entorno que estimula la comunicación abierta y

positiva contribuye a mejorar el funcionamiento de la

organización.

Mejores resultados. Cuando las personas trabajan en equipo, es

indiscutible que se mejoran los resultados y estos son de mejor

calidad.

La valoración de los equipos ha ido en aumento hasta el punto de

pasar de una estrategia de motivación y de resolución de problemas, a

darles capacidad para tomar decisiones, planificar y conducir los

mismos procesos de los que forman parte importante.

De todas formas y aunque son muchas las ventajas que nos ofrece

el trabajo en equipo, también existen una serie de inconvenientes, entre

los que podemos citar los siguientes:


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El trabajo en equipo va a consumir más tiempo en cuanto a la

coordinación de las actividades que debe de desarrollar cada

persona integrante del mismo.

Los individuos como grupo son más fáciles de controlar, y por lo

tanto de manipular, por lo que pueden llegar a aceptar alguna

premisa o actividad aunque esta no sea la correcta.

Se pueden desarrollar situaciones de rechazo para ciertos

individuos que no se desea que formen parte del grupo.

Como se puede comprobar, las ventajas del trabajo en equipo son

numerosas e importantes tanto para los individuos como para la

organización, pero el desarrollo de equipos de trabajo efectivos no es

tarea fácil ni tampoco es por pura casualidad, ya que se necesita

bastante tiempo y esfuerzo para conseguir un final exitoso.

3. FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO DEL PROYECTO

os proyectos asignados y gestionados por equipos de trabajo

suelen tener cierta complejidad debido a que deben enfrentarse

a una planificación de un proceso diferente a los que normalmente se

desarrollan en la empresa.

Se debe desarrollar un producto o un servicio nuevo, elaborar una

nueva estrategia a seguir, revisar las políticas de la empresa, etc.

Antes de comenzar a desarrollar su trabajo, el equipo tiene que

tener muy claro cuál va a ser su función, qué objetivos debe de cumplir

y cómo debe hacerlo. Para ello, estos objetivos a alcanzar deben ser:

Motivadores, atractivos y que impliquen un desafío para los

miembros del equipo. Sus miembros tan sólo darán lo mejor de sí

mismos si el trabajo que se les encomienda les realiza profesionalmente.

Exigentes pero alcanzables. Tan negativo resultan los objetivos

poco exigentes (el equipo no se esforzará, perderá motivación), como

objetivos inalcanzables, absurdos (el equipo renunciará desde un

principio a intentar lograrlos y, si lo intenta, cundirá la frustración).

Además de que los objetivos que persigue el proyecto sigan las

características anteriores, para que un equipo de trabajo funcione

correctamente, también se deberán de tener en cuenta otros factores,

tales como:

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1. LOS RECURSOS:

El equipo de trabajo debe disponer de los medios necesarios para

desarrollar eficazmente la tarea necesaria para el desarrollo del

proyecto. Estos medios serán materiales, tecnológicos y humanos.

Si en algún momento del proyecto el equipo detecta algún tipo de

deficiencia en cuanto a los medios de que dispone, deberá de ponerlo

inmediatamente en conocimiento de la organización con tal de cubrir

esta carencia lo antes posible y que el desarrollo del proyecto no se vea

afectado.

2. LOS PLAZOS DE ENTREGA:

Normalmente los plazos de entrega asignados a los proyectos

suelen ser muy exigentes, por lo que habrá que gestionar lo mejor

posible el tiempo previsto para la ejecución del proyecto. En este punto

no deberemos de caer en el error de sobrecargar de trabajo a los

miembros del equipo ya que podría hacer que se desmotivaran y que no

se consiguieran los objetivos perseguidos.

3. LAS METAS A ALCANZAR:

Cuando se trata de un proyecto a largo plazo, es conveniente fijar

metas intermedias para que el equipo sienta la inmediatez y luche por

alcanzar estos objetivos a corto plazo.

Con esto se evita, por una parte, que el largo plazo pueda hacer que

el equipo se confíe. Además, poder alcanzar unas metas, aunque sean

menores, contribuye a aumentar enormemente su motivación al ver

cómo se avanza en la dirección correcta.


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4. EVALUACIÓN:

Es fundamental comunicar al equipo cuáles son aquellos

indicadores que se van a considerar para evaluar su desempeño. Con

ello se busca que el equipo sepa cuáles son los aspectos críticos del

proyecto. Se trata de evitar que el equipo centre sus esfuerzos en un

aspecto determinado cuando lo realmente importante sea otro.

Periódicamente, la organización debe realizar una valoración del

desempeño del equipo con tal de detectar aquellos posibles puntos

débiles y poder corregirlos lo antes posible.

Además de tener en cuenta todos los factores anteriores, todo

equipo necesita un jefe, que será aquella persona que lo dirige y se pone

al frente del mismo.

El jefe recibe su autoridad de la posición jerárquica que ocupa, es

decir, la empresa lo ha colocado al frente del equipo. Pero además de

esto, el desempeño de un equipo de trabajo puede mejorarse

notablemente cuando al frente del mismo se encuentra un auténtico

líder. Un jefe podrá dirigir el equipo en base a la autoridad que su cargo

conlleva pero puede que no sea capaz de motivarlo, de obtener su

máximo rendimiento, lo que hará que los beneficios de los resultados

obtenidos se mermen considerablemente.

Por otra parte, si dentro de un equipo el jefe y el líder son distintas

personas, se puede producir una dualidad de mandos, cada uno

caminando en una dirección diferente pero para conseguir un mismo

propósito.



Aunque el jefe no sea un líder, al menos debe contar con una serie

de cualidades muy significativas para poder dirigir eficazmente un

equipo de trabajo:

Debe ser una persona justa, que sepa exigir pero también

recompensar; que no haga discriminaciones arbitrarias, sino que

trate a todos por igual.

Una persona muy trabajadora, que predique con el ejemplo.

Una persona exigente pero humana, que busque y persiga la

excelencia pero que sepa reconocer el esfuerzo y la entrega. Debe

ser comprensivo ante los fallos de los miembros de su equipo.

Debe ser capaz de empatizar con las personas integrantes de su

equipo intentando evitar ser frío y distante lo máximo posible.

Debe ser una persona respetuosa, de forma que el mismo respeto

que muestre hacia sus superiores lo muestre también hacia sus

colaboradores. Pero que sepa mantener la disciplina en aquellos

momentos que sea necesario.

Debe saber defender a su equipo en todo momento contra los

posibles ataques externos. Si hay que tomar medidas, las tomará él

dentro del equipo, pero no permitirá que desde fuera se ataque a

ninguno de sus colaboradores.

Debe de preocuparse por el bienestar de su gente, por lo que si se

produce un fallo, él lo asumirá y nunca echará la culpa a los

miembros de su equipo.

Tendrá elevadas dotes de organización, de forma que conseguirá

que el equipo funcione, que vaya avanzando y que se vayan

cumpliendo los plazos.

Será una persona decidida, que sepa tomar decisiones por difíciles

que sean.

El jefe debe confiar en su equipo, ya que esto el equipo lo percibe.

Además de todas estas cualidades, el jefe va a desarrollar las

siguientes funciones en cuanto a la consecución de los objetivos

perseguidos por el proyecto y dirigiendo el equipo de trabajo asignado

para ello:

1. Organizar el equipo: es quien se va a ocupar de cada aspecto,

normas de funcionamiento, división de las tareas, control de las mismas,

etc.

2. Procurar al equipo los recursos necesarios para realizar su

labor.


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3. Tratar de lograr un equipo cohesionado y por lo tanto que

trabaje de forma eficiente.

4. Vigilar el cumplimiento de los objetivos y plazos del

proyecto, verificar que se va avanzando en la dirección adecuada

tomando en caso contrario las medidas oportunas.

5. Supervisar el trabajo del equipo antes de presentar los

resultados al órgano supervisor.

6. Centralizar la relación del equipo con el resto de la

organización, especialmente con los niveles superiores.

4. BASES DEL TRABAJO EN EQUIPO Y SUS FASES

omo hemos dicho en los puntos anteriores, el trabajo en

equipo es un método de trabajo colectivo y coordinado en el

que los participantes intercambian sus experiencias, respetan sus roles y

funciones, para lograr objetivos comunes del proyecto al realizar una

tarea conjunta.

Las bases de este trabajo en equipo son cinco:

1. Complementariedad: cada miembro del equipo domina una

acción específica dentro del proyecto. Todos estos conocimientos en

conjunto serán necesarios para que el trabajo pueda seguir adelante.

2. Coordinación: el grupo, con su líder a la cabeza, debe actuar de

forma organizada para que su equipo de trabajo pueda hacer que el

proyecto alcance sus objetivos.

3. Comunicación: la comunicación abierta es fundamental para

coordinar las acciones individuales de los miembros del equipo. Todos

deben funcionar a la perfección ya que, si uno falla, el equipo fracasa.

4. Confianza: Cada persona confía en el trabajo del resto de sus

compañeros, ya que se supone que cada miembro aporta lo mejor de sí

mismo. Esta confianza lleva a priorizar el éxito del equipo y no a buscar

el éxito personal.

5. Compromiso: Cada miembro se compromete a aportar lo mejor

de sí mismo para conseguir los objetivos del proyecto.

El trabajo en equipo nos va a facilitar el tener clara la misión,

visión, propósitos, objetivos y metas comunes que se pretenden

alcanzar con el desarrollo del proyecto. Además, va a ser posible

conocer la etapa de desarrollo del equipo, la organización interna que se

debe tener y la experiencia requerida por el personal del equipo para

conseguir todos los propósitos.

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Tal como adelantábamos en la introducción, las fases por las que

debe pasar el trabajo en equipo son básicamente cuatro: etapa de

formación, etapa de "tormenta de ideas", etapa de adaptación y etapa

de desempeño. Estas son las cuatro etapas definidas por B. W.

Tuckmanha en sus estudios, pero si las clasificamos en relación con el

progreso del proyecto y del trabajo del equipo, las podemos resumir de

la siguiente forma:

1. ETAPA DE FORMACIÓN O INICIO

Es la etapa en la que se deben analizar los pasos que deberá seguir

el equipo de trabajo con tal de conseguir sus objetivos. Para ello, será

necesario un alto nivel de observación por parte del equipo además de

un gran compromiso hacia el proyecto y las tareas que este implica

asociadas a sus respectivos esfuerzos.

2. ETAPA DE AGITACIÓN

En esta etapa comienzan a aparecer las primeras dificultades en

cuanto a la puesta en marcha de los trabajos conducentes a la

consecución de los objetivos del proyecto. Ante estas primeras

dificultades, comienzan a haber los primeros roces y tensiones entre los

miembros del equipo debido a que se evidencian las diferencias de

carácter y personalidad de los diferentes miembros que lo conforman.

3. FASE DE ACOPLAMIENTO

En esta fase, el trabajo del equipo empieza a generar los primeros

frutos debido a que comienzan a superarse las dificultades y se observan

los primeros avances. Es el punto en el que los miembros del equipo

desarrollan plenamente sus habilidades.

4. FASE DE MADUREZ

En esta fase, el equipo de trabajo está plenamente acoplado y ha

conseguido funcionar como uno solo. Aquí se finaliza la tarea por la que

empezaron a trabajar juntos.

5. COMUNICACIÓN DEL TRABAJO EN EQUIPO

a comunicación es el fundamento del trabajo en equipo pero,

¿qué significa comunicar? Comunicar es colocar sentimiento

con la voz y con el cuerpo, es poner en común ideas, sentimientos,

emociones y pensamientos. Es decir algo a alguien, y decirlo de la

forma correcta. Es que el otro entienda lo que se le quiere decir.

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El modelo simple de comunicación lo constituye aquel formado

por un emisor que transmite un mensaje a un receptor.

A veces el proceso de comunicación tiene ciertos problemas, estos

surgen cuando existe algún elemento distorsionador del proceso

anterior.

De esta forma, el emisor, que es el codificador que envía el

mensaje a través de un determinado canal, se ve distorsionado por el

ruido que llega luego al decodificador y de este al receptor, el cual

podría emitir una respuesta equivocada ante un mensaje distorsionado.

El gerente del proyecto intentará favorecer el diálogo para

aumentar la productividad del equipo, ya que sus miembros estarán más

receptivos a solicitar y dar ayuda, mejorarán la labor en conjunto y su

nivel de autocrítica, reconocerán sus debilidades y fortalecerán sus

virtudes.

Un buen canal comunicativo estimulará la sinergia al interior del

equipo, lo que se ve reflejado en los miembros cuando trabajan juntos.

En esa instancia, cada uno se beneficia del conocimiento, competencia y

apoyo de los demás integrantes, logrando una productividad mayor a la

que podría alcanzar un individuo al máximo de su capacidad.

Para lograr incentivar y fortalecer la comunicación en el interior de

los equipos de trabajo, lo principal será propiciar un óptimo clima

laboral que facilite las relaciones humanas.

Además, también se debe intentar fortalecer la confianza de los

miembros del equipo para que no tengan problemas en comunicar

cualquier situación que pueda darse en el transcurso del proyecto.

No todos los equipos son iguales, por lo que deberemos aprender a

escuchar antes de comunicar, a fin de detectar rápidamente dónde están

las oportunidades para mejorar.

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