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Informes visuales

1. INTRODUCCIÓN

os informes que hemos visto hasta ahora se basan en texto,

resumiendo cifras sobre tareas, recursos, asignaciones, costos,

etc. Son informes que el administrador del proyecto y cualquier otro

participante debe analizar con detenimiento.

Como complemento a estos informes básicos, Project proporciona

la posibilidad adicional de crear informes visuales, basados en gráficos.

Se trata de informes que nos permiten reflejar rápidamente el estado del

proyecto.

Project se apoya en la funcionalidad de Excel y Visio para generar

los informes visuales. Por lo tanto, es necesario tener instaladas esas

aplicaciones para acceder a este tipo de informes.

Excel es la hoja de cálculo incluida en Office. Se trata de una

aplicación tan conocida que seguramente la habrá utilizado en alguna

ocasión o lo hace diariamente.

Por su parte, Visio es una aplicación de dibujo especializada en la

confección de diagramas.

Al crear un informe visual, Project extrae los datos desde su base

de datos y utiliza una plantilla, bien de Excel o bien de Visio, para

generar el informe visual. Una vez hecho esto, se abre la aplicación

correspondiente y usted puede comprobar el resultado e incluso

modificarlo.

En esta lección conoceremos los informes visuales que utilizan

plantillas de Excel.

2. TIPOS DE INFORMES VISUALES

omo ocurre con los informes basados en texto, los informes

visuales se dividen en distintas categorías.

Para acceder a estos informes visuales, utilice el botón

correspondiente en el grupo Informes de la ficha Proyecto de

la Cinta de opciones.

L

C

Informes visuales

2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

Aquí encontramos el conjunto de informes visuales disponible en

nuestro ordenador. El número de informes que podrá utilizar está en

función de si dispone de Excel, de Visio o de ambas aplicaciones.

En nuestro caso vemos los que utilizan Excel, por lo que hay un

total de 10 informes visuales.

Puede utilizar las casillas de la opción Mostrar plantillas de

informes creadas en para elegir el tipo de informe de Excel o de Visio

que desea visualizar.

Los informes se dividen en varias fichas en este cuadro de diálogo,

según su naturaleza. Además, en la ficha Todas podemos encontrar

todos los informes disponibles.

Vemos que, en este caso, presentan el icono típico de Excel .

Esto permite diferenciar rápidamente entre un informe de Excel o de

Visio.

Tenemos estos tipos de informes visuales: resumen de la tarea,

resumen del recurso, resumen de la asignación, uso de tareas, uso

de recursos y uso de la asignación.

Informes visuales


Los informes de resumen son más generales al no incluir datos de

fase temporal, mientras que los informes de uso presentan información

más detallada.

Una vez seleccionado un informe, en la lista de la parte inferior

podremos indicar los períodos de tiempo para los que queremos que el

informe muestre los datos gráficamente.

Finalmente, pulsaremos en el botón Ver y se generará el informe

(en este caso en Excel) a partir de la información extraída desde el

proyecto de Project.

Esto quiere decir que puede utilizar toda la potencia de Excel para

estudiar, modificar o imprimir el informe visual, como veremos a

continuación.

3. TRABAJANDO CON EL INFORME EN EXCEL

l informe visual generado utilizando una plantilla de Excel se

compone de dos hojas de cálculo.

Una es el propio gráfico, que representa de una forma muy

intuitiva los datos extraídos desde la base de datos del proyecto.

Por otra parte, se crea una hoja de cálculo con dicha información.

Esta hoja tiene el mismo nombre que el tipo de informe en Project.

Puede verlo a continuación para el caso del informe anterior.

E

Informes visuales


Aquí vemos la información que se representa gráficamente en la

otra hoja de cálculo. No es una hoja de cálculo tradicional de Excel sino

que se utiliza lo que se conoce como "tabla dinámica".

Las tablas dinámicas de Excel aportan más funcionalidad que las

hojas de cálculo normales, ya que es más fácil agrupar, ordenar o filtrar

los resultados, así como realizar consultas del tipo "… y si cambiamos

esto, ¿qué resultado obtendríamos?".

También es posible modificar el gráfico como lo desee

utilizando las características de Excel. Por ejemplo,

podríamos cambiar el tipo de gráfico a través de este botón de

la Cinta de opciones de Excel.

Accederá a un cuadro de diálogo como el de la figura siguiente

donde puede elegir entre gráficos 2D y 3D.

Los cambios

que

realicemos en

esta tabla

dinámica se

verán

reflejados en

el gráfico y

viceversa.

Informes visuales


Lo mismo podríamos decir respecto a los estilos de gráfico,

disponibles a través del grupo Estilos de diseño de la Cinta de

opciones. Utilizando estos diseños elige entre las distintas

combinaciones de colores para las series del gráfico.

También es posible seleccionar uno de los elementos del gráfico y

editarlo a nuestra conveniencia. Por ejemplo, fíjese en la orientación de

los nombres de cada uno de los recursos en el eje horizontal de la figura

anterior.

Podríamos seleccionar dicho eje y cambiar la orientación para que

se mostraran como en esta otra figura.

Para ello, utilizaría el botón Orientación del grupo Alineación

en la ficha Inicio de la Cinta de opciones de Excel.

Informes visuales


También podemos configurar la distribución de los elementos del

gráfico, como la leyenda, el título del gráfico, etc. Para ello,

utilizaremos las opciones disponibles en el grupo Diseños de gráfico de

la ficha Diseño.

Podrá elegir un diseño para que la leyenda de las series de datos se

muestre en la parte inferior en lugar de hacerlo en la parte superior.

Adicionalmente a estas opciones de diseño o formato del gráfico,

Excel nos proporciona formas rápidas para representar exactamente lo

que deseamos.

En la lista de campos de la derecha podremos indicar qué

información se muestra en el gráfico.

Inicialmente cada tipo de informe de Project configura los campos

adecuados a su naturaleza. Por ejemplo, en el informe que estamos

utilizando se muestra el trabajo real efectuado por cada recurso

conjuntamente con su disponibilidad restante.

Así es posible ver rápidamente, por ejemplo, que el recurso Carlos

López Martínez no tiene disponibilidad restante, por lo que no

podremos asignarle una tarea adicional. Activando cualquiera de los

campos disponibles en la lista de la derecha, podremos añadir su serie

de datos en el gráfico.

También podemos filtrar los datos mostrados en el gráfico. Para

ello, pulse en alguno de los campos que aparece en la superficie del

gráfico que presente este icono .

Informes visuales


En la figura anterior vemos que podríamos hacerlo para indicar si

queremos mostrar la disponibilidad para los recursos de trabajo (lo más

habitual en este informe), de materiales o de costo.

En el caso de los recursos de trabajo, también podríamos elegir

cuáles de ellos queremos mostrar en el gráfico a través del campo

Recursos situado a la derecha del de filtro.

Por ejemplo, en la figura siguiente el gráfico solo se muestra la

información de cuatro de esos recursos.

Recuerde que todo lo que está haciendo en el gráfico queda

reflejado también en la tabla dinámica desde donde se obtienen los

datos. De forma equivalente podríamos trabajar con esta tabla para

modificar el aspecto del gráfico.

En ocasiones será interesante poder ver, al mismo tiempo, el

gráfico y la tabla de datos. Una forma sencilla de conseguirlo es copiar

el gráfico en la hoja de cálculo correspondiente a la tabla.

Una vez ha pegado el gráfico en la hoja de la tabla, podrá ajustar el

tamaño del gráfico utilizando los bordes del mismo; también podría

desplazarlo hasta la ubicación deseada en esta hoja de cálculo, etc.

En definitiva, vemos que una vez estamos trabajando en Excel,

disponemos de todas las características de esta aplicación para

modificar el informe visual que hemos solicitado en Project.

Informes visuales


Esto incluye imprimir el gráfico o convertirlo en un archivo PDF

para enviarlo por correo electrónico o publicarlo en la intranet de la

empresa.

Ahora que conocemos un poco más cómo trabajar con un informe

visual de Project desde Excel, vamos a estudiar los distintos informes

disponibles.

4. INFORMES REFERENTES A TAREAS

omo hemos visto anteriormente, hay tres tipos principales de

informes visuales: referentes a las tareas, a los recursos y a

las asignaciones. Además, aparecen en dos versiones, la de resumen y

la de detalle o uso.

Centrémonos ahora en los informes referentes a las tareas. En este

caso solo hay un tipo de informe de Excel, correspondiente a la

categoría Uso de tareas.

En esta categoría aparece el Informe del flujo de caja. Se trata de

un informe en formato de gráfico de barras con el costo y el costo

acumulado distribuido a través del tiempo (fase temporal).

En la figura siguiente puede ver el aspecto de este informe. Puede

comprobar el costo correspondiente al cuarto trimestre del año 2011 y al

primero del año 2012.

C

Informes visuales


En este caso, la serie Costo representa el valor programado según

la situación actual del proyecto. Esto es importante, ya que podríamos

reflejar también el costo previsto (guardado en la línea de base) o real

(introducido durante el seguimiento del proyecto).

Cuando se habla de costo, se refiere al costo programado en la

fecha de estado del proyecto.

Por su parte, el costo acumulado refleja cómo se está produciendo

dicho costo. Vemos que queda reflejado como una línea y que el

consumo es bastante lineal.

Además, si sitúa el puntero del ratón por encima de una serie

representada en el gráfico, podrá conocer el valor correspondiente.

5. INFORMES REFERENTES A RECURSOS

or su parte, los informes referentes a recursos nos muestran

información relacionada con ellos: trabajo, costos,

disponibilidad, etc.

En la ficha Resumen de recursos tenemos el Informe del

trabajo restante de los recursos. Este informe nos da idea del

trabajo real efectuado por cada recurso y el trabajo que le queda

por realizar.

En la ficha Uso de recursos tenemos tres informes más:

P

Fíjese que

aparece un

botón en el

gráfico para

filtrar los

datos según

las semanas

del año. Esto

es posible

porque

representa

información

de fase

temporal.

Informes visuales


Informe de disponibilidad de los recursos: utilice este informe

para ver un gráfico de barras con la capacidad total de trabajo y

disponibilidad restante de los recursos de trabajo distribuidas a lo

largo del tiempo.

A diferencia del informe de resumen que hemos visto antes, aquí

se muestra la capacidad y disponibilidad total de los recursos.

Informe del resumen de costos de los recursos: utilice este

informe para ver un gráfico circular que ilustra la división del

costo de recursos entre los tres tipos de recursos (costo, material y

de trabajo).

Gracias a este informe comprobamos que la mayoría del coste del

proyecto viene dado por la contabilización de los recursos de

trabajo o personal.

Informe del resumen de trabajo de los recursos: utilice este

informe para ver un gráfico de barras con la capacidad total de

trabajo, disponibilidad restante y trabajo real de los recursos

codificados en unidades de trabajo.

6. INFORMES REFERENTES A ASIGNACIONES

n cuanto a los informes de asignaciones, muestran cómo se

están llevando a cabo las distintas tareas por parte de los

recursos que tienen asignados.

En el caso de los informes que utilizan Excel, solo hay en la

categoría Uso de la asignación.

E

Informes visuales


Estos informes se basan en los datos de fase temporal, que son

similares a los que puede encontrar en las vistas Uso de tareas y Uso de

recursos de Project.

Normalmente es la categoría más interesante de los informes

visuales en cuanto a realizar el seguimiento y control del proyecto.

Si accede a la ayuda de Project, podrá obtener también la

descripción de cada uno de estos informes. Microsoft utiliza el

término "planeado" en lugar de "programado", pero se trata

del mismo concepto, es decir, del valor que aparece en la

programación actual del proyecto en Project.

Informe de costo presupuestado: Utilice este informe para ver

un gráfico de barras con el costo presupuestado, previsto,

programado y real ilustrados a lo largo del tiempo.

En la figura de la página siguiente aparece este informe. De esta

forma puede ver que el costo programado es superior, en ambos

trimestres, al costo previsto en la línea de base. Además, para el

trimestre T4 de 2011 el costo real es bastante menor a estas dos

cantidades ya que se trata de tareas en curso.

Los costos presupuestados no tienen valor porque no se han

establecido en el proyecto.

Informes visuales


Informe de horas extra del valor acumulado: se trata de un

informe referente al valor acumulado, concepto que estudiaremos

en la próxima lección.

Informe del costo previsto: utilice este informe para ver un

gráfico de barras con el costo previsto, programado y real del

proyecto ilustrados a través de tareas.

Es similar al primero de esta categoría de informes, pero sin

especificar el costo presupuestado. Además, en el eje de

coordenadas se representan las distintas tareas del proyecto en

lugar del período de tiempo estudiado.

Informe del trabajo presupuestado: utilice este informe para ver

un gráfico de barras con el trabajo presupuestado, previsto,

programado y real ilustrados a lo largo del tiempo.

Informe del trabajo previsto: utilice este informe para ver un

gráfico de barras con el trabajo previsto, programado y real del

proyecto ilustrados a través de tareas.

Se muestra en la figura de la página siguiente. Fíjese que puede

encontrar el trabajo previsto (almacenado en la línea de base),

programado (reflejado en la programación del proyecto) y real

(establecido durante el seguimiento) de cada una de las tareas.

En este caso se podría filtrar la información por tarea o por fase

temporal.

Informes visuales


Además, en el caso de disponer de tareas de resumen en el

proyecto, en la hoja de datos podríamos indicar que se muestren

también las subtareas.

Obsérvelo en la figura siguiente, donde se ha desplegado la tarea

Obtener contenido, por lo que aparecen tres subtareas más. De esta

forma, estas tres subtareas quedarán representadas en el gráfico.

Como ha podido ver, la utilización de los informes visuales de

Project puede facilitar en gran medida la comunicación de la marcha del

proyecto.

Informes visuales


Poder ver de un vistazo y gráficamente la información que

necesitamos en un momento dado es muy útil, sobre todo durante las

reuniones con la dirección de la empresa.

Sin embargo, los informes visuales no son otra cosa que informes

complementarios a los de texto.

En esta lección hemos visto algunos de estos informes visuales.

Adicionalmente podría emplear los que utilizan plantillas de Visio e

incluso personalizar y crear sus propios informes.

Puede obtener más información acerca de ello en la ayuda de

Project.

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