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Consultas de subcuentas

1. INSTALAR IMPRESORAS

Antes de continuar viendo más opciones del programa, vamos a ver cómo especificar la impresora de trabajo que queremos

utilizar para generar los distintos listados, informes y documentos.

Para poder imprimir en papel, primero debe disponer de una impresora instalada en su sistema Windows. Si su equipo pertenece a una red de ordenadores con varias impresoras instaladas, también podrá imprimir sus documentos en dichas impresoras.

La instalación de una impresora en Windows depende de la versión del sistema que esté utilizando.

Si ya tenemos una impresora instalada en el sistema, para poder imprimir en ContaPlus hay que configurar este periférico. Para ello, seleccione la opción de menú Útil - Perfiles de usuario, colores, periféricos - Periféricos.

Mediante el cuadro que se mostrará podrá configurar los listados por impresora, por pantalla y los que se envían a un fichero.

En la lista de la pestaña Impresora aparecerán las impresoras disponibles en ContaPlus. Como puede ver, la aplicación permite tener una impresora establecida como primaria y otra como secundaria.

Para que ContaPlus se comunique con alguna impresora de las instaladas en Windows, debemos añadirla. Para ello, pulse el botón Añadir y seleccione la impresora a añadir, de entre las instaladas en Windows.

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Para seleccionar una impresora, basta con hacer doble clic en ella. Una vez seleccionada, acepte la ventana para añadirla a la lista de impresoras de ContaPlus.

ContaPlus dispone de opciones que permiten imprimir en varias impresoras (por ejemplo, imprimir listados en una, cheques en otra, etc.).

Para ello, tras añadir otra impresora, utilice los botones Activar como impresora 1 y Activar como impresora 2 para indicar la impresora primaria y secundaria de impresión.

En las ventanas donde tenga opciones para imprimir (listados, cheques, etc.), podrá cambiar de la impresora primaria a la secundaria pulsando el botón Alternar.

Con el botón Eliminar podrá eliminar la impresora seleccionada de la lista de impresoras del ContaPlus. Tenga en cuenta que la impresora no se eliminará del sistema operativo, que la seguirá teniendo disponible para el resto de programas, sino sólo de su aplicación de contabilidad.

Puede utili-zar el campo Descripción

para introducir alguna anota-ción relativa a

la impresora seleccionada,

como, por ejemplo, su

ubicación.

Con el botón Activar como impresora 1 indicaremos la impreso-ra donde se imprimirán

por defecto los documentos,

en caso de que tenga varias impresoras instaladas.

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Mediante el cuadro que aparece al pulsar el botón Opciones puede cambiar distintos parámetros de impresión, como el interlineado (espacio entre líneas), el número de líneas del pie de página o las fuentes de impresión.

Por otra parte, al pulsar el botón Impresora aparece un cuadro desde el que podrá indicar otras opciones generales de impresión, como la orientación del documento (vertical u horizontal), el orden de impresión de las páginas y el número de páginas por hoja.

Las fichas Ventana y Fichero de la ventana de Configuración de dispositivos de salida servirán para definir el tipo de fuentes que se utilizarán en los listados que se hagan por pantalla o a un fichero.

Estas propie-dades son

las mismas que muestra el cuadro de preferencias

de impresión de Windows, y

dependen de la impresora

seleccionada.

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La opción Paso fijo le indica al programa que, al pulsar en el botón Fuente, sólo muestre las fuentes de Windows no escalables (fijas). Si desactiva esta opción, se mostrarán todas las fuentes instaladas en Windows.

Del mismo modo, si activa True type, al pulsar el botón Fuente, sólo se mostrarán las fuentes escalables (TrueType y OpenType).

Por último, en la pestaña Fichero podrá seleccionar el juego de caracteres que se utilizará cuando realice una salida de un listado a un fichero. Podrá elegir entre OEM (si utiliza el sistema operativo MS-DOS) o ANSI (si utiliza Windows).

La configuración que indique en esta ventana es general para todos los listas de la aplicación. A partir de dicho momento se usarán esos valores.

En el momento de la introducción de apuntes es bueno tener a mano un listado de todas las subcuentas que tenemos dadas de

alta. La aplicación permite listar todas las subcuentas tanto por pantalla como por impresora.

Para ello, lo primero es acceder a la ventana de las subcuentas, pulsando el botón Subcuentas de la barra de herramientas (o a través de la opción de menú equivalente).

2. LISTAR CÓDIGOS DE SUBCUENTAS

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Mediante el botón Imprimir de la barra de herramientas de la ventana puede obtener el listado de las subcuentas (recuerde que, si quiere ver los botones que no se muestran en la barra de herramientas, puede utilizar la flecha de la parte derecha).

Al pulsar este botón, aparece un cuadro en el que aparecen distintas opciones para configurar el listado que podemos realizar con las subcuentas.

En la sección Subcuentas puede indicar el rango de subcuentas que desea imprimir, indicando un valor Inicial y Final. En la sección Orden de salida puede indicar si desea obtener un listado ordenado por códigos de subcuenta o bien por descripciones.

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En la parte derecha del cuadro dispone de opciones que nos permiten personalizar la salida del listado de subcuentas.

Así, si sólo desea imprimir un listado de las subcuentas, no activaremos ninguna de estas opciones.

Active Imprimir saldos para obtener un listado de las subcuentas que muestren saldo deudor o acreedor (no nulo). Si además desea que el listado muestre las subcuentas con saldo nulo o cero, active la casilla Saldos a cero.

La opción Saldos mensuales mostrará un listado de las subcuentas desglosando el saldo de cada subcuenta por meses.

Tras establecer las opciones que desee y aceptar el cuadro de diálogo, aparecerá otro cuadro, desde el que especificaremos el modo en que queremos que se imprima el listado.

En la sección Datos de listado podemos indicar el número de copias que queremos, el margen entre columnas y el modelo de cabecera.

El modelo de cabecera se compone de una serie de registros, cada uno de los cuales es una línea del encabezado del listado. De esta forma, podemos presentar nuestros informes de forma personalizada. Puede pulsar en la lupa que se muestra a la derecha del campo para seleccionar otro modelo de encabezado.

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En la sección Impresora podrá ver y configurar la impresora o impresoras instaladas en ContaPlus. Como puede ver, el programa nos muestra el nombre de la impresora primaria.

Al pulsar el botón Impresora por defecto se imprimirá el listado en esta impresora primaria. Si desea imprimir en otra impresora, deberá pulsar el botón Otra impresora.

Con el botón Configurar accedemos a la ventana de configuración de dispositivos de salida que hemos visto antes.

Por último, mediante el botón Fichero podrá guardar la salida impresa del listado en un archivo. En este caso, tendrá que indicar el nombre con el que desea guardar el listado y la carpeta del disco donde se almacenará.

Aparte de la utilización del botón Imprimir , que aparece en muchas de las ventanas de ContaPlus, podemos obtener

de forma general cualquier tipo de documento mediante el menú Informes.

Al seleccionar la opción Estadísticas e informes de este menú Informes aparece la ventana general de informes, que está dividida en distintas categorías.

3. LISTADOS E INFORMES

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Las categorías de informes se organizan en forma de árbol, de modo que al hacer doble clic en una categoría se muestran las subcategorías en las que se divide y así sucesivamente.

Por ejemplo, los distintos listados de subcuentas disponibles están en la categoría Financiera - Plan contable.

Para obtener un listado, selecciónelo y pulse el botón Ejecutar o haga doble clic en el listado que desea obtener. En función del informe se nos pedirán unos u otros parámetros, que servirán para seleccionar los datos que se mostrarán en el mismo.

Por ejemplo, en el caso del Listado de datos de subcuentas, éstos son los datos que se nos solicitan:

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Ya conoce los parámetros de este cuadro. La diferencia con respecto al que vimos antes es que, como ya hemos seleccionado el tipo de listado desde la ventana Informes, sólo podemos configurar el rango de subcuentas a imprimir.

Al aceptar la ventana, se muestra otro cuadro de diálogo, desde el que especificar ciertas opciones de impresión: el destino de la impresión, el número de copias, la calidad de la impresión, etc.

Puede ver el listado en pantalla antes de imprimir si está activa la opción Visualización previa. Si desea además que se impriman líneas alternas sombreadas, active esta opción.

En la sección Destino de impresión indicaremos si queremos listar el informe por pantalla / impresora, en un fichero o en formato html. Si selecciona la opción Fichero, deberá indicar el nombre del archivo en la parte inferior del cuadro de diálogo.

Como puede observar, también podemos seleccionar la calidad de impresión final y la impresora que utilizaremos.

En la siguiente imagen le muestro el resultado del listado. Aunque no se aprecien con claridad los datos, cuando lo imprima aparecerá claro. No obstante, también puede verlo mejor en pantalla si realiza un zoom (botón Zoom ).

También po-dría crear un fichero HTML

(es decir, como una página

web) para visualizarlo

en cualquier navegador de

Internet. En este caso, tam-

bién podría mandarlo por

correo elec-trónico.

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El significado del resto de botones de esta ventana es el siguiente:

Primera: muestra la primera página del listado. Anterior: muestra la página anterior del listado. Siguiente: muestra la siguiente página del listado. Última: muestra la última página del listado. Dos páginas: muestra dos páginas a la vez en pantalla. Imprimir: envía el listado a la impresora. Salir: abandona esta ventana y vuelve a la aplicación.

La lista Factor indica el factor de ampliación que realiza el zoom. Por defecto, el factor está en 1, que puede cambiar hasta un factor máximo de ampliación de 9.

Al mostrar el listado con un factor mayor de 1 ya puede distinguir el texto del mismo. Además, se muestran unas barras de desplazamiento horizontal y vertical situadas en los bordes de la ventana, para que podamos desplazarnos por el listado.

Además de los informes de las subcuentas, la aplicación dispone de muchos más. Veremos algunos más a lo largo del curso.

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Aparte de estos informes, a través de la opción Informes - Gráficos podrá ver la información en forma de gráfico, configurándolo de la forma que quiera.

Sigamos viendo otras posibilidades en el trabajo con subcuentas. En la lista de subcuentas aparecen los importes del Debe y del

Haber de cada subcuenta, así como su Saldo.

Probablemente habrán ocasiones en las que le gustaría saber cuál es el saldo de una subcuenta en un mes determinado.

Mediante el botón Ver Saldos Mensuales puede obtener los saldos mensuales para la subcuenta seleccionada en la ventana de subcuentas. Recuerde que, para seleccionar una subcuenta, basta con hacer clic en dicha subcuenta.

Por ejemplo, los siguientes son los saldos mensuales de la subcuenta 5720001 (Banco de Santander). Como ve, esta subcuenta no tiene movimientos en ningún mes determinado; el único movimiento es el del asiento de apertura.

Observe que el saldo total de esta subcuenta es de 45.420,00 euros (deudor).

4. CONSULTA DE SALDOS

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Veamos ahora los saldos mensuales de la subcuenta 4110000 (Efectos a pagar (acreedores)):

En este caso, esta subcuenta tiene movimientos únicamente en el mes de enero. Su saldo total es de -403,08 euros (acreedor).

Estos mismos datos podemos listarlos por la impresora. Para ello, acceda a la ventana de informes (opción de menú Informes - Estadísticas e informes) y acceda a los informes de la categoría Financiera - Plan contable.

Con el informe de Listado de saldos mensuales de subcuentas obtendríamos un listado con los saldos mensuales de todas las subcuentas (o de un rango de subcuentas).

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Otra posibilidad de la que disponemos es la consulta y listado de todos los movimientos de una subcuenta. Este proceso se

conoce como extractos o fichas.

Las fichas o extractos se sacan del libro Mayor. Desde la ventana de las subcuentas, para poder acceder al libro Mayor, pulsaremos el botón Mayor.

Si se fija en el entorno del programa, podrá ver que hay dos botones iguales. El botón Mayor de la barra de herramientas de la aplicación es para realizar un listado del libro Mayor. Por otra parte, el botón Mayor de la barra de herramientas de la ventana de subcuentas se utiliza para ver el mayor de una subcuenta determinada.

Vamos a ver esto con más detalle. Por ejemplo este es un extracto de la subcuenta 5720001 Banco de Santander, que se muestra seleccionando esta subcuenta en la ventana de las subcuentas y pulsando el botón Mayor .

5. LIBRO MAYOR

Si cambia el periodo de fechas, en

el apartado Opciones,

pulse el botón Recalcular

para actualizar los movimien-

tos y los saldos de la cuenta.

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Observe que aparecen todos los movimientos en que interviene esta subcuenta. Tenga en cuenta que se muestran los movimientos que están en el rango de fechas que se indican en el apartado Opciones, en la parte superior de la ventana.

Si pulsáramos el botón Asiento, aparecerá una ventana con el asiento completo al que se refiere la línea seleccionada.

Ahora vamos a ver el listado del libro Mayor. Este listado muestra lo mismo que acabamos de ver, pero referido a todas las subcuentas y no a una sola.

Para mostrar este listado, debemos pulsar el botón Mayor de la barra de herramientas general de la aplicación.

Al pulsar este botón se muestra el siguiente cuadro de diálogo, donde indicaremos el rango de subcuentas que queremos que aparezcan en el listado y las fechas entre las que tienen que estar comprendidas.

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Además podemos activar otras opciones:

Analítica: opciones de la contabilidad analítica. Acumulados: se utiliza para incluir cantidades acumuladas de

fechas anteriores. Salto de página: cambia de página para cada subcuenta.

En la pestaña Valores Iniciales podemos indicar valores iniciales para las cantidades del Debe y del Haber, así como la fecha inicial y final del listado.

Esto puede ser conveniente en caso de que por algún motivo el listado no se haya completado con éxito.

Tenga en cuenta también que estos valores sólo serán tomados en cuenta en el caso de que listemos el Mayor de una única subcuenta.

Tras aceptar el cuadro, ContaPlus nos muestra el cuadro de Destino de impresión, desde el que seleccionaremos el destino del listado, es decir, si queremos que vaya a la impresora, a la pantalla o a un fichero.

A través del botón Confi-gurar de la ventana del

destino de la impresión o con el botón Fuentes de esta venta-na también

puede cambiar la fuente de texto que se

utilizará en los listados por

pantalla.

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El siguiente sería el resultado si realizáramos el listado por pantalla:

Éste es el listado del libro Mayor o fichas de subcuentas. Recuerde que la fuente se establece desde la ficha Ventana del cuadro de la configuración de los dispositivos de salida.

Para desplazarnos por las diferentes subcuentas, pulsaremos los botones Anterior y Siguiente . Pulsando el botón Imprimir

mandaríamos el listado a la impresora.

En esta lección hemos visto cómo configurar y acceder a los listados de la aplicación, así como la manera de obtener distinta información sobre las subcuentas. Recuerde que la configuración que ha indicado para los dispositivos de salida se mantendrá hasta que la cambie, aunque cierre el programa.