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VI JORNADAS DE ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL
Normas técnicas de Interoperabilidad e instrumentos para el documento electrónico
Málaga, 23 de mayo de 2014
Miguel A. Amutio Gómez
Subdirector Adjunto
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas
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1. Un marco legal exhaustivo relativo al
documento-e
2. Normas técnicas de interoperabilidad relativas
al documento-e
3. Seguimiento de la adecuación al ENI, ¿dónde
estamos en la práctica?
4. Actuar con instrumentos y herramientas
5. Conclusiones y retos
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1. Un marco legal exhaustivo
relativo al documento-e
Una oportunidad que había que aprovechar.
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La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los
ciudadanos a los Servicios Públicos:
Incluye entre las piezas de la administración-e al
documento-e, expediente-e y archivo-e.
En relación con la cooperación de las AA.PP., crea:
el Esquema Nacional de Interoperabilidad,
regulado por el RD 4/2010.
el Esquema Nacional de Seguridad, regulado por el
RD 3/2010.
Más lo que establece el RD 1671/2009 sobre metadatos, copias, imágenes aportadas
por los ciudadanos, destrucción, referencia temporal, expediente-e, archivo-e, …
El documento-e en el desarrollo de la administración-e
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El Esquema Nacional de Interoperabilidad
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Por qué se ocupa el ENI del documento electrónico
Interoperabilidad
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Las AA.PP. adoptarán medidas organizativas y técnicas con
el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y
conservación de los documentos-e a lo largo de su ciclo de vida.
Crearán repositorios-e complementarios y equivalentes en cuanto
a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto
del ciclo de vida de los documentos-e.
Aplicarán medidas de seguridad (ENS - RD 3/2010).
Formatos de los documentos, se aplicarán según lo previsto en el ENI.
Digitalización de documentos en soporte papel, según la NTI.
ENI, Cap. X Recuperación y conservación del documento-e
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Real Decreto 1708/2011, arts. 20 y 21
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Normas técnicas de interoperabilidad, RD 4/2010,d.a.1ª
Desarrollan aspectos concretos necesarios para la aplicación del ENI:
Catálogo de estándares.
Documento electrónico.
Digitalización de documentos.
Expediente electrónico.
Política de firma electrónica y de certificados.
Protocolos de intermediación de datos.
Relación de modelos de datos comunes.
Política de gestión de documentos electrónicos.
Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las AA.PP. Españolas.
Procedimientos de copiado auténtico y conversión.
Modelo de datos para intercambio de asientos entre Entidades Registrales.
Reutilización de recursos de información (RD 1495/2011,d.f.1ª).
CISE
STORK
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ENI, RD 4/2010, art. 22:
Se aplicará lo previsto en el ENS
en cuanto a cumplimiento de:
Principios básicos y requisitos
mínimos.
Medidas de seguridad adecuadas a
los medios y soportes en los que se
almacenen los documentos.
Se aplicarán medidas con el fin
de garantizar la integridad, autenticidad,
confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad,
calidad, protección, accesibilidad y
conservación física y lógica de los
documentos-e, sus soportes y medios,
atendiendo a los riesgos a los que
puedan estar expuestos
y a los plazos durante los cuales
deben conservarse los documentos.
ENS, RD 3/2010 Art. 7. Prevención, reacción y recuperación ... 5. ..., el sistema garantizará la conservación de los datos e informaciones en soporte electrónico. De igual modo, el sistema mantendrá disponibles los servicios durante todo el ciclo vital de la información digital, a través de una concepción y procedimientos que sean la base para la preservación del patrimonio digital.
Art. 21. Protección de información
almacenada y en tránsito. ... 2. Forman parte de la seguridad los procedimientos que aseguren la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos-e producidos por las AA.PP. en el ámbito de sus competencias. ...
Seguridad adecuada a riesgos y plazos
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Marco Europeo de Interoperabilidad
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2. Normas técnicas de
interoperabilidad relativas al
documento-e
Principio de seguridad jurídica
Aplicación de prácticas seguidas en otros ámbitos
¿Somos conscientes de lo que hemos hecho, de lo que tenemos?
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Política de gestión de documentos electrónicos: Directrices para la elaboración de políticas de gestión de documentos-e.
Documento electrónico: Componentes: contenido, firma-e y metadatos mínimos obligatorios. Estructura para su intercambio. Condiciones relativas al acceso al documento.
Expediente electrónico: Componentes: índice-e, documentos-e y metadatos mínimos obligatorios.
Estructura para el intercambio de expedientes-e.
Digitalización de documentos: Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e. Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad. Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen.
Procedimientos de copiado auténtico y conversión: Reglas para generación de copias-e auténticas y copias papel auténticas de documentos públicos administrativos-e.
Condiciones para la conversión de formato de documentos-e por parte de las AA.PP.
Fuente: Elaboración propia
Esfuerzo para clarificar, delimitar y concretar conceptos y requisitos generales y de detalle.
Esfuerzo en materia de documento electrónico
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Objeto: Establecer las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos.
NTI de Política de gestión de documentos electrónicos
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Esquema de metadatos para la gestión del documento-e
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• Objeto: establecer los componentes del documento electrónico, contenido, en su caso, firma electrónica y metadatos, así como la estructura y formato para su intercambio.
• Ámbito de aplicación: RD 4/2010, art. 3
a) Documentos administrativos electrónicos.
b) Cualquier otro documento-e susceptible de
formar parte de un expediente-e.
NTI de Documento electrónico
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• Objeto: Establecer la estructura y el formato del expediente electrónico, así como las especificaciones de los servicios de remisión y puesta a disposición.
• Ámbito de aplicación:
Expedientes-e en ámbito RD 4/2010, art. 3.
Se podrán aplicar a otros conjuntos de documentos-e, creados al margen de un procedimiento reglado, mediante agregación, como resultado de una secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado específico.
NTI de Expediente electrónico
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Objeto: Establecer los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos.
NTI de Digitalización de documentos
Fuente: Guía de aplicación de NTI de Digitalización de documentos.
Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e. Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad. Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen.
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Objeto: Establecer las reglas para la generación de copias electrónicas auténticas, copias papel auténticas de documentos públicos administrativos electrónicos y para la conversión de formato de documentos electrónicos.
NTI de Procedimientos de copiado auténtico y conversión
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Hay otras NTIs relacionadas
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+ Guías de aplicación disponibles en el Portal de la Administración Electrónica:
Fuente:
http://administracionelectronica.gob.es
+ Guías de aplicación
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3. Seguimiento de la
adecuación al ENI, ¿dónde
estamos en la práctica?
Con el foco puesto en la recuperación y conservación del documento-e
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Adecuación al ENI, Seguimiento
El 30.01.2014 venció el plazo de 48 meses para la
adecuación al ENI.
Seguimiento en las AA.PP.:
Acuerdo de la Comisión Permanente del Consejo
Superior de Administración Electrónica en octubre de
2012. Incorporación de las demás AA.PP.
Seguimiento: febrero (solo AGE), mayo, septiembre,
diciembre de 2013 y marzo de 2014.
Participación de carácter voluntario.
Cuestionario, disponible en el Portal de la
Administración Electrónica.
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X.1 Se dispone de una Política de gestión de documentos electrónicos
conforme a la NTI.
X.2 Se ha establecido un Repositorio electrónico.
X.3 Se han definido los calendarios de conservación de documentos-
e y de las series documentales.
X.4 Se generan documentos-e conforme a la NTI de Documento-e.
X.5 Se intercambian documentos-e conforme a la NTI.
X.6 Se generan expedientes-e conforme a la NTI.
X.7 Se intercambian expedientes-e conforme a la NTI.
X.8 Se ha definido la normativa para la atribución de las
competencias en cuanto a la generación de copias auténticas.
Cuestionario de seguimiento, Cap. X 14, preguntas (1/2)
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X.9 Se generan copias auténticas, y en su caso se realizan
conversiones, conforme a la NTI.
X.10 Se aplica el Esquema Nacional de Seguridad (RD 3/2010) al
repositorio electrónico.
X.11 Los documentos y expedientes-e se firman de acuerdo con la
Política de firma electrónica y de certificados aplicable.
X.12 Se emplea la firma longeva para preservar la conservación de las
firmas a lo largo del tiempo.
X.13 La conservación de los documentos-e atiende a lo previsto en
los artículos 11 y 23 del RD 4/2010 y en la NTI de Catálogo de estándares.
X.14 Los documentos se digitalizan según lo previsto en la NTI de
Digitalización de documentos.
Cuestionario de seguimiento, Cap. X 14, preguntas (2/2)
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Adecuación al ENI, ¿dónde estamos?
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https://joinup.ec.europa.eu/elibrary/document/interoperability-maturity-model
¿Y la noción de madurez?
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4. Actuar con instrumentos y
herramientas
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Elaborar y aprobar la política de gestión de documentos electrónicos de la entidad
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Modelo de Política de gestión de documentos electrónicos
Objetivo:
Servir como referencia para la
elaboración de una Política de
Gestión de documentos
electrónicos
conforme al ENI,
siguiendo lo dispuesto en la NTI
y en su correspondiente Guía de
Aplicación.
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Roles y responsabilidades
Cuadro de clasificación
Esquema institucional de metadatos
Herramientas a utilizar
Algunas cuestiones dentro de la política a perfilar en cada entidad
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Herramientas, Sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE)
Da soporte a la gestión diaria de los documentos para el
desarrollo de los procesos de negocio.
Orientado básicamente al control, almacenamiento y gestión de
la documentación de los archivos de oficina.
Básicamente permite:
la modificación de los documentos
la existencia de varias versiones de los documentos
el borrado de los documentos por parte de sus propietarios
controles de retención de los documentos
estructuras de almacenamiento de los documentos, bajo el control de los usuarios.
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InSide funciona sobre un gestor
documental que cumpla los estándares CMIS para la gestión documental de expedientes-e y documentos-e, según especificado en las NTIs del ENI.
Se almacenan los documentos, firmas, metadatos, versiones de un mismo documento, etc.
Permite su consulta y gestión por medio de servicios web para la integración con cualquier aplicación que desee gestionar sus documentos de acuerdo con lo especificado en las normas ENI.
Operaciones generales:
• Gestión Avanzada de Expedientes Electrónicos: • Alta de los expedientes • Búsqueda de Expedientes • Generación del Indexado • Firma de los Índices (Dep-eUtils) • Versionado de los ExpedientesEni • Modificación de los Metadatos • Cierre del Expediente. Cierre Índice y Generación ENIs definitivos (Dep-eUtils) • Generación de Vistas Abiertas y Cerradas • Importación y Vinculación de Expedientes • Pendiente: Archivado del Expediente. Integración con Sistema de Archivo.
•Gestión Básica de Documentos Electrónicos: • Alta de Documentos • Búsqueda de Documentos • Gestión de Documentos Internos (posible dependencia eUtils) • Gestión de Documentos Externos (Dep-eUtils) • Firma y Sellado de los Documentos (Dep-eUtils) • Versionado de los DocumentosEni • Generación DocumentoENI on-the-fly (o recuperación tras cierre) • Copiado Auténtico de Documentos (con/sin cambio de formato) • ReSellado de Documentos
INSIDE: Apoyo a documento y expediente electrónico
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Herramientas, Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)
Se caracteriza por lo siguiente:
Impide que los documentos de archivo sean modificados.
Sólo permite la existencia de una versión final de los documentos.
Impide el borrado de documentos salvo en circunstancias estrictamente controladas.
Incluye controles de retención rigurosos.
Incluye una estructura de organización de los documentos rigurosa, el cuadro de clasificación, mantenida por un administrador.
Puede dar soporte al trabajo diario, pero orientado primariamente a proporcionar un repositorio seguro a los documentos fruto de los procesos de negocio.
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5. Conclusiones y retos.
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Retos
Actualizar el ENI, a la luz de la experiencia, del feedback y de los emergentes en materia de interoperabilidad: aspectos que puedan afectar al Capítulo X y normas técnicas de interoperabilidad relacionadas. Ej.: ¿transferencia de archivos?
Continuar el esfuerzo de desarrollo de infraestructuras, servicios, herramientas y documentación de soporte. Ej.: revisión del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento-e; una guía de aplicación del Esquema,…
Mantener el alineamiento con las tendencias en la Unión Europea.
[Todos] Promover la política de gestión de documentos-e en las propias entidades.
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Esfuerzo colectivo Liderazgo de la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e
Impulso de la Administración Electrónica.
> 200 personas a través de órganos colegiados con competencia en administración-e de:
Administración General del Estado,
Comunidades Autónomas,
Corporaciones Locales (Federación Española de Municipios y Provincias - FEMP),
Universidades (Conferencia de Rectores de Universidades Españolas - CRUE),
Ámbito judicial (EJIS).
Perfiles de conocimiento diversos: TIC, archivos, jurídico, ...
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Muchas gracias
Portal de la Administración
Electrónica: http://administracionelectronica.gob.es