1

VI JORNADAS DE ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL

Normas técnicas de Interoperabilidad e instrumentos para el documento electrónico

Málaga, 23 de mayo de 2014

Miguel A. Amutio Gómez

Subdirector Adjunto

Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

2

1. Un marco legal exhaustivo relativo al

documento-e

2. Normas técnicas de interoperabilidad relativas

al documento-e

3. Seguimiento de la adecuación al ENI, ¿dónde

estamos en la práctica?

4. Actuar con instrumentos y herramientas

5. Conclusiones y retos

3

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

1. Un marco legal exhaustivo

relativo al documento-e

Una oportunidad que había que aprovechar.

4

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los

ciudadanos a los Servicios Públicos:

Incluye entre las piezas de la administración-e al

documento-e, expediente-e y archivo-e.

En relación con la cooperación de las AA.PP., crea:

el Esquema Nacional de Interoperabilidad,

regulado por el RD 4/2010.

el Esquema Nacional de Seguridad, regulado por el

RD 3/2010.

Más lo que establece el RD 1671/2009 sobre metadatos, copias, imágenes aportadas

por los ciudadanos, destrucción, referencia temporal, expediente-e, archivo-e, …

El documento-e en el desarrollo de la administración-e

5

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

El Esquema Nacional de Interoperabilidad

6

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Por qué se ocupa el ENI del documento electrónico

Interoperabilidad

7

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Las AA.PP. adoptarán medidas organizativas y técnicas con

el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y

conservación de los documentos-e a lo largo de su ciclo de vida.

Crearán repositorios-e complementarios y equivalentes en cuanto

a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto

del ciclo de vida de los documentos-e.

Aplicarán medidas de seguridad (ENS - RD 3/2010).

Formatos de los documentos, se aplicarán según lo previsto en el ENI.

Digitalización de documentos en soporte papel, según la NTI.

ENI, Cap. X Recuperación y conservación del documento-e

8

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Real Decreto 1708/2011, arts. 20 y 21

9

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Normas técnicas de interoperabilidad, RD 4/2010,d.a.1ª

Desarrollan aspectos concretos necesarios para la aplicación del ENI:

Catálogo de estándares.

Documento electrónico.

Digitalización de documentos.

Expediente electrónico.

Política de firma electrónica y de certificados.

Protocolos de intermediación de datos.

Relación de modelos de datos comunes.

Política de gestión de documentos electrónicos.

Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las AA.PP. Españolas.

Procedimientos de copiado auténtico y conversión.

Modelo de datos para intercambio de asientos entre Entidades Registrales.

Reutilización de recursos de información (RD 1495/2011,d.f.1ª).

CISE

STORK

10

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

ENI, RD 4/2010, art. 22:

Se aplicará lo previsto en el ENS

en cuanto a cumplimiento de:

Principios básicos y requisitos

mínimos.

Medidas de seguridad adecuadas a

los medios y soportes en los que se

almacenen los documentos.

Se aplicarán medidas con el fin

de garantizar la integridad, autenticidad,

confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad,

calidad, protección, accesibilidad y

conservación física y lógica de los

documentos-e, sus soportes y medios,

atendiendo a los riesgos a los que

puedan estar expuestos

y a los plazos durante los cuales

deben conservarse los documentos.

ENS, RD 3/2010 Art. 7. Prevención, reacción y recuperación ... 5. ..., el sistema garantizará la conservación de los datos e informaciones en soporte electrónico. De igual modo, el sistema mantendrá disponibles los servicios durante todo el ciclo vital de la información digital, a través de una concepción y procedimientos que sean la base para la preservación del patrimonio digital.

Art. 21. Protección de información

almacenada y en tránsito. ... 2. Forman parte de la seguridad los procedimientos que aseguren la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos-e producidos por las AA.PP. en el ámbito de sus competencias. ...

Seguridad adecuada a riesgos y plazos

11

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Marco Europeo de Interoperabilidad

12

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

2. Normas técnicas de

interoperabilidad relativas al

documento-e

Principio de seguridad jurídica

Aplicación de prácticas seguidas en otros ámbitos

¿Somos conscientes de lo que hemos hecho, de lo que tenemos?

13

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Política de gestión de documentos electrónicos: Directrices para la elaboración de políticas de gestión de documentos-e.

Documento electrónico: Componentes: contenido, firma-e y metadatos mínimos obligatorios. Estructura para su intercambio. Condiciones relativas al acceso al documento.

Expediente electrónico: Componentes: índice-e, documentos-e y metadatos mínimos obligatorios.

Estructura para el intercambio de expedientes-e.

Digitalización de documentos: Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e. Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad. Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen.

Procedimientos de copiado auténtico y conversión: Reglas para generación de copias-e auténticas y copias papel auténticas de documentos públicos administrativos-e.

Condiciones para la conversión de formato de documentos-e por parte de las AA.PP.

Fuente: Elaboración propia

Esfuerzo para clarificar, delimitar y concretar conceptos y requisitos generales y de detalle.

Esfuerzo en materia de documento electrónico

14

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Objeto: Establecer las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos.

NTI de Política de gestión de documentos electrónicos

15

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Esquema de metadatos para la gestión del documento-e

16

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

• Objeto: establecer los componentes del documento electrónico, contenido, en su caso, firma electrónica y metadatos, así como la estructura y formato para su intercambio.

• Ámbito de aplicación: RD 4/2010, art. 3

a) Documentos administrativos electrónicos.

b) Cualquier otro documento-e susceptible de

formar parte de un expediente-e.

NTI de Documento electrónico

17

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

• Objeto: Establecer la estructura y el formato del expediente electrónico, así como las especificaciones de los servicios de remisión y puesta a disposición.

• Ámbito de aplicación:

Expedientes-e en ámbito RD 4/2010, art. 3.

Se podrán aplicar a otros conjuntos de documentos-e, creados al margen de un procedimiento reglado, mediante agregación, como resultado de una secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado específico.

NTI de Expediente electrónico

18

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Objeto: Establecer los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos.

NTI de Digitalización de documentos

Fuente: Guía de aplicación de NTI de Digitalización de documentos.

Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e. Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad. Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen.

19

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Objeto: Establecer las reglas para la generación de copias electrónicas auténticas, copias papel auténticas de documentos públicos administrativos electrónicos y para la conversión de formato de documentos electrónicos.

NTI de Procedimientos de copiado auténtico y conversión

20

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Hay otras NTIs relacionadas

21

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

+ Guías de aplicación disponibles en el Portal de la Administración Electrónica:

Fuente:

http://administracionelectronica.gob.es

+ Guías de aplicación

22

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

3. Seguimiento de la

adecuación al ENI, ¿dónde

estamos en la práctica?

Con el foco puesto en la recuperación y conservación del documento-e

23

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Adecuación al ENI, Seguimiento

El 30.01.2014 venció el plazo de 48 meses para la

adecuación al ENI.

Seguimiento en las AA.PP.:

Acuerdo de la Comisión Permanente del Consejo

Superior de Administración Electrónica en octubre de

2012. Incorporación de las demás AA.PP.

Seguimiento: febrero (solo AGE), mayo, septiembre,

diciembre de 2013 y marzo de 2014.

Participación de carácter voluntario.

Cuestionario, disponible en el Portal de la

Administración Electrónica.

24

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

X.1 Se dispone de una Política de gestión de documentos electrónicos

conforme a la NTI.

X.2 Se ha establecido un Repositorio electrónico.

X.3 Se han definido los calendarios de conservación de documentos-

e y de las series documentales.

X.4 Se generan documentos-e conforme a la NTI de Documento-e.

X.5 Se intercambian documentos-e conforme a la NTI.

X.6 Se generan expedientes-e conforme a la NTI.

X.7 Se intercambian expedientes-e conforme a la NTI.

X.8 Se ha definido la normativa para la atribución de las

competencias en cuanto a la generación de copias auténticas.

Cuestionario de seguimiento, Cap. X 14, preguntas (1/2)

25

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

X.9 Se generan copias auténticas, y en su caso se realizan

conversiones, conforme a la NTI.

X.10 Se aplica el Esquema Nacional de Seguridad (RD 3/2010) al

repositorio electrónico.

X.11 Los documentos y expedientes-e se firman de acuerdo con la

Política de firma electrónica y de certificados aplicable.

X.12 Se emplea la firma longeva para preservar la conservación de las

firmas a lo largo del tiempo.

X.13 La conservación de los documentos-e atiende a lo previsto en

los artículos 11 y 23 del RD 4/2010 y en la NTI de Catálogo de estándares.

X.14 Los documentos se digitalizan según lo previsto en la NTI de

Digitalización de documentos.

Cuestionario de seguimiento, Cap. X 14, preguntas (2/2)

26

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Adecuación al ENI, ¿dónde estamos?

27

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

https://joinup.ec.europa.eu/elibrary/document/interoperability-maturity-model

¿Y la noción de madurez?

28

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

4. Actuar con instrumentos y

herramientas

29

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Elaborar y aprobar la política de gestión de documentos electrónicos de la entidad

30

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Modelo de Política de gestión de documentos electrónicos

Objetivo:

Servir como referencia para la

elaboración de una Política de

Gestión de documentos

electrónicos

conforme al ENI,

siguiendo lo dispuesto en la NTI

y en su correspondiente Guía de

Aplicación.

31

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Roles y responsabilidades

Cuadro de clasificación

Esquema institucional de metadatos

Herramientas a utilizar

Algunas cuestiones dentro de la política a perfilar en cada entidad

32

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Herramientas, Sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE)

Da soporte a la gestión diaria de los documentos para el

desarrollo de los procesos de negocio.

Orientado básicamente al control, almacenamiento y gestión de

la documentación de los archivos de oficina.

Básicamente permite:

la modificación de los documentos

la existencia de varias versiones de los documentos

el borrado de los documentos por parte de sus propietarios

controles de retención de los documentos

estructuras de almacenamiento de los documentos, bajo el control de los usuarios.

33

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

InSide funciona sobre un gestor

documental que cumpla los estándares CMIS para la gestión documental de expedientes-e y documentos-e, según especificado en las NTIs del ENI.

Se almacenan los documentos, firmas, metadatos, versiones de un mismo documento, etc.

Permite su consulta y gestión por medio de servicios web para la integración con cualquier aplicación que desee gestionar sus documentos de acuerdo con lo especificado en las normas ENI.

Operaciones generales:

• Gestión Avanzada de Expedientes Electrónicos: • Alta de los expedientes • Búsqueda de Expedientes • Generación del Indexado • Firma de los Índices (Dep-eUtils) • Versionado de los ExpedientesEni • Modificación de los Metadatos • Cierre del Expediente. Cierre Índice y Generación ENIs definitivos (Dep-eUtils) • Generación de Vistas Abiertas y Cerradas • Importación y Vinculación de Expedientes • Pendiente: Archivado del Expediente. Integración con Sistema de Archivo.

•Gestión Básica de Documentos Electrónicos: • Alta de Documentos • Búsqueda de Documentos • Gestión de Documentos Internos (posible dependencia eUtils) • Gestión de Documentos Externos (Dep-eUtils) • Firma y Sellado de los Documentos (Dep-eUtils) • Versionado de los DocumentosEni • Generación DocumentoENI on-the-fly (o recuperación tras cierre) • Copiado Auténtico de Documentos (con/sin cambio de formato) • ReSellado de Documentos

INSIDE: Apoyo a documento y expediente electrónico

34

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Herramientas, Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)

Se caracteriza por lo siguiente:

Impide que los documentos de archivo sean modificados.

Sólo permite la existencia de una versión final de los documentos.

Impide el borrado de documentos salvo en circunstancias estrictamente controladas.

Incluye controles de retención rigurosos.

Incluye una estructura de organización de los documentos rigurosa, el cuadro de clasificación, mantenida por un administrador.

Puede dar soporte al trabajo diario, pero orientado primariamente a proporcionar un repositorio seguro a los documentos fruto de los procesos de negocio.

35

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

5. Conclusiones y retos.

36

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Retos

Actualizar el ENI, a la luz de la experiencia, del feedback y de los emergentes en materia de interoperabilidad: aspectos que puedan afectar al Capítulo X y normas técnicas de interoperabilidad relacionadas. Ej.: ¿transferencia de archivos?

Continuar el esfuerzo de desarrollo de infraestructuras, servicios, herramientas y documentación de soporte. Ej.: revisión del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento-e; una guía de aplicación del Esquema,…

Mantener el alineamiento con las tendencias en la Unión Europea.

[Todos] Promover la política de gestión de documentos-e en las propias entidades.

37

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Esfuerzo colectivo Liderazgo de la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e

Impulso de la Administración Electrónica.

> 200 personas a través de órganos colegiados con competencia en administración-e de:

Administración General del Estado,

Comunidades Autónomas,

Corporaciones Locales (Federación Española de Municipios y Provincias - FEMP),

Universidades (Conferencia de Rectores de Universidades Españolas - CRUE),

Ámbito judicial (EJIS).

Perfiles de conocimiento diversos: TIC, archivos, jurídico, ...

38

MINISTERIO

DE HACIENDA

Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Muchas gracias

Portal de la Administración

Electrónica: http://administracionelectronica.gob.es