Reporte de Monitoreo de Progreso (PMR)

Reporte de Monitoreo de Progreso (PMR)

¿Qué es el PMR?¿Qué es el PMR?

Es un instrumento de monitoreo basado en Resultados que proporciona información cuantitativa y cualitativa con respecto al progreso del proyecto, la entrega de los Productos en el corto plazo y la efectividad de los Resultados en el largo plazo

Resultados Integrados con Estrategias de PaisResultados Integrados con Estrategias de Pais

PMR recoge la información del avance en los Productos y Resultados de los proyectos

PMR integra los Resultados de los proyectos con el Marco de Resultados de las Estrategias de País

Estrategia de País

Resultados

ProductosProyecto

PMR

Contenido del PMRContenido del PMR

Llenado del PMR: ¿Qué Secciones Contiene el PMR?Llenado del PMR: ¿Qué Secciones Contiene el PMR?

Datos Básicos (provienen de base de datos corporativa)

Resultados (relacionados con la Estrategia de País)

Productos (relacionados con los resultados)

Desempeño (basado en un índice cuantitativo)

Estado de Situación (corresponde al Plan de Supervisión)

Manejo de Riesgo (Metodología de Gestión de Riesgo)

Lecciones Aprendidas (durante toda la ejecución y al cierre)

Reportes (contienen información cuantitativa y cualitativa)

Validación (Jefes de División y Representantes)

PMR InicialPMR Inicial

¿De dónde Proviene la Información?

Documento de Proyecto

Matriz de Resultados

Tabla de Costos

Plan de Adquisiciones

Plan de Ejecución del Proyecto

Plan Operativo Anual

PMR InicialPMR Inicial

Sección de Resultados (Outcomes):

¿Qué Resultados se quieren Lograr?

¿Con qué Indicador se va a Medir?

¿Cuál es su Línea de Base?

¿Qué se pretende lograr al Fin del Proyecto?

¿Qué Método de Evaluación se utilizará?

Planned Actual Planned Actual

Indicator 1.1.

Indicator 1.2

Indicator 1.3

Indicator 1.4

Indicator 2.1

Indicator 2.2

Indicator 2.3

Indicator 2.4

Outcome 2

Outcome 1

EOP Target(Q1/YY) Outcomes Indicators Unit

Current Baseline

Control (n)

Plan de la Matriz de Resultados (Outcomes)Plan de la Matriz de Resultados (Outcomes)

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

teop to ti

PMR InicialPMR Inicial

Sección de Productos (Outputs):

Para cada Componente¿Qué Productos se van a lograr?

¿Cuándo se van a lograr los Productos?

¿Cuáles son los Costos asociados a los Productos Anualmente y al Fin del Proyecto?

Plan de la Matriz de Resultados (Outputs)

Plan de la Matriz de Resultados (Outputs)

Quantity Unit1.02.03.0……

$ % $ % $ % $ % $ % $ % $ % $ % $ %1.02.03.0……

$ % $ % $ % $ % $ % $ % $ % $ %

End of Program

Total

End of Program

Total

End of Program

Progress

Y2 Y3 Y(n)

Planned PlannedProgress Progress

Y(n)

Y1

UnitsProgress

Y1

Planned Planned

ProgressProgress PlannedPlanned

Y1 Y2 Y3 Y(n)

ProgressPlanned Progress Planned Progress Planned Progress Planned

Progress

Y3

Units UnitsUnits Units

Total Progress PlannedPlanned

Y2

UnitsUnits Units

TOTAL COST (IDB + LOCAL)

TOTAL (IDB)

PROJECT COSTS by OUTPUTS

OUTPUTS

DISBURSEMENTS

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Z Z

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

PMR: SeguimientoPMR: Seguimiento

¿Cuántas veces se da seguimiento a la información PMR?

Se prepara dos veces al año en Septiembre y Marzo

¿Quién revisa su Contenido?

Equipo de Proyecto, Jefe de División y Representante

¿Qué Información se necesita para llenar la Sección de Ejecución en el PMR?

Avance físico de los Productos y Avance Financiero (PEP y POA)

PMR: SeguimientoPMR: Seguimiento

¿De dónde proviene la información para llenar la Sección de Ejecución en el PMR?

Informes Semestrales, Ayudas de Memoria y Plan de Supervisión

¿Qué se ingresa en la Sección de Estado de Situación?

Explicación o comentarios de temas relacionados a desviaciones en el plan de entrega de cada Producto

Riesgos relevantes identificados

PMR: Plan de AcciónPMR: Plan de Acción

¿Qué incluye el Plan de Acción?

Acciones y medidas de mitigación de riesgos, Responsable, Tiempo y Recursos

¿ Se prepara para todos los productos?

Se deberá incluir los Productos con problemas y detallar Acciones concretas

PMR: Lecciones Aprendidas PMR: Lecciones Aprendidas

¿Para qué es útil la Sección de Lecciones Aprendidas?

Recopilar información durante la ejecución del proyecto

¿Qué contiene la Sección de Lecciones Aprendidas?

Recopila Lecciones en tres categorías: Manejo del Proyecto, Trabajo con otros Actores e Innovaciones

Preguntas de Sección Lecciones AprendidasPreguntas de Sección Lecciones Aprendidas

¿Qué supuestos se hicieron y qué se esperaba sucediera durante la Preparación, Diseño e Implementación?

¿Qué ocurrió en la realidad?

¿Qué se hizo al respecto?

¿Qué se podría hacer para que situaciones negativas no se vuelvan a dar y situaciones positivas se puedan replicar en el mismo País o Sector?

Indice de DesempeñoIndice de Desempeño

EVM

Relaciona el presupuesto en base a un tiempo y a acciones

especificas

Buena práctica en gestión de proyecto

Monitorea diferentes métricas del proyecto

Mide y monitorea variaciones de costo

y alcance

Avalado por el Project Management

Institute

Provee información práctica y resumida

Utilización del Método de Valor GanadoUtilización del Método de Valor Ganado

Output 1 100,000

Output 2 150,000

Output 3 80,000

Output 4 95,000

Output 5 110,000

Output 6 55,000

Total (Budget at Completion BAC) 590,000

2

Table of Outputs

2 1 2 1Y4

Project Planned Value

CostY1 Y2 Y3

1 2 1PMR

Plan de la Matríz de ResultadosPlan de la Matríz de Resultados

Cada producto (output) se relaciona con el resultado (outcome) al que contribuye

ti

Gestión del Valor Ganado (EV)Gestión del Valor Ganado (EV)

A B C D E F G

 Budget

Planned % Complete

Actual % Complete

Planned Value

(Cx B)

Earned Value

(D x B)Actual Cost

Output 1 100,000 100 100

Output 2 150,000 100 70

Output 3 80,000 0 0

Output 4 95,000 95 80

Output 5 110,000 30 30

Output 6 55,000 100 100

BAC 590,000

CPI

SPI

PI

Gestión del Valor Ganado (EV)Gestión del Valor Ganado (EV)

A B C D E F G

 Budget

Planned % Complete

Actual % Complete

Planned Value

(Cx B)

Earned Value

(D x B)Actual Cost

Output 1 100,000 100 100 100,000

Output 2 150,000 100 70 150,000

Output 3 80,000 0 0 0

Output 4 95,000 95 80 90,250

Output 5 110,000 30 30 33,000

Output 6 55,000 100 100 55,000

BAC 590,000 428,250

CPI

SPI

PI

El costo presupuestado del trabajo programado de un producto hasta un momento determinado.

PV= Budget x Planned % Complete

Gestión del Valor Ganado (EV)Gestión del Valor Ganado (EV)

A B C D E F G

 Budget

Planned % Complete

Actual % Complete

Planned Value

(Cx B)

Earned Value

(D x B)Actual Cost

Output 1 100,000 100 100 100,000 100,000

Output 2 150,000 100 70 150,000 105,000

Output 3 80,000 0 0 0 0

Output 4 95,000 95 80 90,250 76,000

Output 5 110,000 30 30 33,000 33,000

Output 6 55,000 100 100 55,000 55,000

BAC 590,000 428,250 369,000

CPI

SPI

PI

El valor del trabajo completado expresado en términos del presupuesto aprobado asignado a

dicho trabajo para un producto del cronograma.

EV= Budget x Actual % Complete

Gestión del Valor Ganado (EV)Gestión del Valor Ganado (EV)

A B C D E F G

 Budget

Planned % Complete

Actual % Complete

Planned Value

(Cx B)

Earned Value

(D x B)Actual Cost

Output 1 100,000 100 100 100,000 100,000 105,000

Output 2 150,000 100 70 150,000 105,000 180,000

Output 3 80,000 0 0 0 0 0

Output 4 95,000 95 80 90,250 76,000 150,000

Output 5 110,000 30 30 33,000 33,000 40,000

Output 6 55,000 100 100 55,000 55,000 55,000

BAC 590,000 428,250 369,000 530,000

CPI

SPI

PI

El costo realmente incurrido en la realización del trabajo

SPI = EV/PV 369/428 = 0.86

Tiempo

Costo Presupuesto hasta la conclusión (BAC) = 590

T

590

530428

369

ti

EV

AC

Índice de Rendimiento de Cronograma (SPI)

Índice de Rendimiento de CronogramaÍndice de Rendimiento de Cronograma

El desempeño del cronograma del proyecto se refleja en el Índice de Rendimiento de Cronograma (SPI) en un tiempo específico

Esto se logra calculando la variación de cronograma:

PV

CPI = EV/AC 369/530 = 0.70

Tiempo

Costo Presupuesto hasta la conclusión (BAC) = 590

T

590

530428

369

ti

EV

AC

Índice de Rendimiento de CostoÍndice de Rendimiento de Costo

El desempeño del costo del proyecto se refleja en el Índice de Rendimiento de Costo (CPI) en un tiempo específico

Esto se logra calculando la variación de costo:

Índice de Rendimiento de Costo (CPI)

PV

(PI) = SPI x CPI

0.70 x 0.86 = 0.60

Tiempo

Costo Presupuesto hasta la conclusión (BAC) = 590

T

590

530428

369

ti

EV

AC

Cálculo del Valor Ganado (EV)Cálculo del Valor Ganado (EV)

La medición conjunta (tiempo, costo, resultados) del desempeño del proyecto se refleja en el Índice de Desempeño (PI)Índice de Desempeño (PI)

PV

Cálculo del Valor Ganado (EV)Cálculo del Valor Ganado (EV)

A B C D E F G

 Budget

Planned % Complete

Actual % Complete

Planned Value

(Cx B)

Earned Value (D

x B)Actual Cost

Output 1 100,000 100 100 100,000 100,000 105,000

Output 2 150,000 100 70 150,000 105,000 180,000

Output 3 80,000 0 0 0 0 0

Output 4 95,000 95 80 90,250 76,000 150,000

Output 5 110,000 30 30 33,000 33,000 40,000

Output 6 55,000 100 100 55,000 55,000 55,000

BAC 590,000 428,250 369,000 530,000

CPI 0.70

SPI 0.86

PI 0.60

El Índice de Desempeño del proyecto (PI) muestra la situación de ejecución en cuanto a los

resultados en un momento t0

Por encima de la meta

Por debajo de la meta

La evolución del PI refleja el desempeño del

proyecto en una sola variable y provee una medición objetiva para el cumplimiento de los Resultados.

.60

.80

1.0

Tiempo

PI

Evolución del Índice de DesempeñoEvolución del Índice de Desempeño

ti

Problema

Alerta

PMR clasificación en ¨Alerta¨ o ¨Problema¨ PMR clasificación en ¨Alerta¨ o ¨Problema¨

La combinación de PI y el porcentaje de Desembolso permitirá clasificar a los proyectos de Alerta o Problema

20% 40% 60% 100%80%% Desembolsado

.60

.80

1.0

PI

20% 40% 60% 100%80%0

1.0

0.8

%Disbursed

PI

PE-L00

BH-L00

CH-L00

CO-L100

PR-L00

PN-L00

GU-L00

ME-L00BR-L00

CO-L00PE-L100

AR-000

DR-L00

UR-L000

Good

Poor

Caution

ALERT PROBLEM

Revisión de la Cartera basado en PMRRevisión de la Cartera basado en PMR

Especialistas, Jefes de División y Gerentes pueden comparar los Resultados de los proyectos a nivel de Sector y/o País.

Solo aquellos proyectos con Planes, Líneas de Base de Tiempo y Costo podrán ser mapeados con fines comparativos.

Índice de Desempeño por País Índice de Desempeño por País

20% 40% 60% 100%80% Desembolsado

.60

.80

1.0

PI

AA-L1040

AA-L1100

AA-L1084

AA-L1068

Índice de Desempeño por SectorÍndice de Desempeño por Sector

20% 40% 60% 100%80% Desembolsado

.60

.80

1.0

PI

AA-L1031 NN-L1036

DD-L1038ZZ-L1041

AA-L1068 AA-L1068

Índice de Desempeño SeguimientoÍndice de Desempeño Seguimiento

20% 40% 60% 100%80% Desembolsado

.60

.80

1.0

PI

AA-L1068

AA-L1068

ConclusionesConclusiones

El PI es un indicador que permite monitorear el desempeño del proyecto integrando el Costo y el Cronograma de Ejecución

El PI es calculado automáticamente en el PMR a partir de los valores de avance físico de Productos y de Costos

El PI compara cada proyecto con su propio Plan

La combinación del PI con el avance de Desembolsos permite clasificar la cartera y monitorear su desempeño a nivel agregado

Fase II

Reportar Progreso en el

PMR con validación de

Jefes de División y

Representantes

Mar 30

• Todos los Proyectos en Portafolio

Data serátransferida automáticamente del PPMR al

PMR

Formato de PMR

terminado

•PBLs, TCs y operaciones NSG

Se llenará PMR inicial al momento de aprobación del Board

• Proyectos en el Programa Operativo

Llenado de PMR inicial con data

disponible

• Proyectos en Portafolio sin PPMR

Ultima fecha para validar data y

reportar sobre el progreso de los proyectos en el

PMR con la validación de

Jefes de División y Representtes

Data serátransferida

automáticamente del PPMR al

PMR

• Proyectos en Portafolio con PPMR (Excepto PBLs, TCs y NSG)

Continúan sucesivament

e

•Todos los Proyectos en el Portafolio

Fase III

Sep 30Jan 31Dec 31

Sept 30Jul 30

Fase I

Fase II

Reportar Progreso en el

PMR con validación de

Jefes de División y

Representantes

Mar 30

• Todos los Proyectos en Portafolio

Data serátransferida automáticamente del PPMR al

PMR

Formato de PMR

terminado

•PBLs, TCs y operaciones NSG

Se llenará PMR inicial al momento de aprobación del Board

• Proyectos en el Programa Operativo

Llenado de PMR inicial con data

disponible

• Proyectos en Portafolio sin PPMR

Ultima fecha para validar data y

reportar sobre el progreso de los proyectos en el

PMR con la validación de

Jefes de División y Representtes

Data serátransferida

automáticamente del PPMR al

PMR

• Proyectos en Portafolio con PPMR (Excepto PBLs, TCs y NSG)

Continúan sucesivament

e

•Todos los Proyectos en el Portafolio

Fase III

Sep 30Jan 31Dec 31

Sept 30Jul 30

Fase IApoyo continuo de los Líderes de Equipo (LE) del PMR

Apoyo continuo de LE (Proyectos <10% desembolso)

Apoyo de LE para el resto de los proyectos

Etapas de Implementación del PMREtapas de Implementación del PMR