Taller Básico Online

Primeros pasos para

ser tu propia jefa

¿Qué veremos en este Taller?

● Qué es y qué no es una Asistente Virtual (AV)

● Tipos de contratación

● Qué se necesita para ser una AV

● La base para todo negocio

● Las 5 Fases de un negocio online de AV

¿Qué es y qué no es una AV?

LO QUE NO ES LO QUE SI ES

● Un Bot (como los del Banco)

● Una operadora de call center

● Un programa virtual o app para el teléfono

● Una profesional que ofrece servicios y/o realiza tareas de forma remota. Puede trabajar como miembro externo de un equipo o como una prestadora de servicio.

Tipos de Contratación

● Modalidad “empleada” cumpliendo horarios pero desde casa.

● El cliente/empleador ahorra en gastos de mobiliario, viáticos. Debe pagar impuestos + sueldo + gastos del servicio.

● No es muy frecuente. Debes presentar registro de horas.

Freelance o Nómada Digital

● Trabajas por proyectos. No suelen ser clientes fijos.

● Plataformas de trabajo freelance cono Upwork o Workana

● No necesitas emitir factura.

● El valor por del proyecto suele ser más bajo (modalidad "subasta")

Tu propio negocio online

● Ofreces servicios a clientes.

● Tú decides horarios de trabajo, precios y servicios.

● Puedes tener clientes nacionales como extranjeros y cobrar en moneda extranjera.

● Debes ser monotributista y emitir factura.

“Secretaria Homeoffice”

¿Qué se necesita para ser una AV?

Habilidades blandas

● Empatía

● Compromiso

● Responsabilidad

● Confidencialidad

● Respeto

“Capacidades”

● Expresarnos adecuadamente

● Correcta redacción

● Organización

● Excelente trato con el cliente

Manejo de Herramientas

● Correo electrónico

● Teléfono y Whatsapp

● Lo demás, se aprende!!!

La base de todo negocio

Saber quién eres

para poder definir Tu Propuesta de Valor

Tu Propuesta de Valor● MISIÓN

¿Cuál es mi propósito en la vida?

● VISIÓN

¿Dónde quisiera estar en 5 o 10 años?

● OBJETIVOS

¿Cuáles son las metas que quiero y debo cumplir?

● VALORES

Marcan nuestros límites. Los Si y los No para cada decisión.

● TALENTOS Y HABILIDADES

Lo que nos diferencia. Aquello en lo que somos buenas.

● CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

Nuestros estudios y empleos hasta el momento.

Las 5 Fases en la creación de tu negocio

1LO

IMPRESCINDIBLE

● Computadora (Ordenador) & Celular (Smartphone)

● Conexión a Internet

● Impuestos y Formalidades

DECISIONES QUE TOMAR

● Servicios

● Clientes

● Precios

ABRIENDO CAMINOS

● Colaboraciones

● Prácticas profesionales

● Propuestas atractivas

TU VENTANAAL MUNDO

● Redes Sociales

● Página Web

● Identidad de Marca

TU DÍA A DÍA COMO AV

● Organización

● Planificación

● Formación

2 3 4 5

Fase #1: Lo Imprescindible

● COMPUTADORA & CELULAR

● CONEXIÓN A INTERNET

● IMPUESTOS Y FORMALIDADES

A. MONOTRIBUTO

B. INGRESOS BRUTOS

C. FACTURACIÓN

D. ACUERDOS/CONTRATOS

Fase #1: Lo ImprescindibleA. MONOTRIBUTO

ALTA: desde la página web de AFIPSe puede comenzar con la categoría más baja

B. INGRESOS BRUTOSSe debe abonar o no, dependiendo de nuestro domicilio

C. FACTURACIÓNFactura C para clientes con domicilio en ArgentinaFactura E para clientes extranjeros (y en moneda extranjera)

D. ACUERDOS/CONTRATOSPor duplicado, con la firma de ambas partes / Formato digital1. Acuerdo de Contratación de Servicio2. Acuerdo de Confidencialidad

CONSEJO: Cobrar el 100% o al menos el 50% por adelantado

Fase #2: Decisiones que tomar

1. SERVICIOSSegún tu Propuesta de Valor

2. CLIENTESCon quiénes quieres trabajar - Definir Avatar

3. PRECIOSSegún tu situación actual y lo que quieres ganar al año

1. SERVICIOS

● Atención al cliente por Whatsapp/RRSS

● Creación de contenido para RRSS en Canva

● Gestión de agenda

● Gestión de RRSS

● Gestión de correos

● Brandeado o Maquetado con Canva

● Soporte contable

● Edición de video

● Email Marketing y Automatizaciones

● Redacción

● Diseño web - Soporte con WordPress

Fase #2: Decisiones que tomar

1. Atención al cliente por WhatsappEres la "cara visible" o el primer contacto del cliente

Suele ofrecerse junto a la Gestión de agenda.

¿Qué tareas realizas ofreciendo este servicio?

● Responder consultas sobre, precios, formas de pago o características de un servicio/producto/tratamiento/curso

● Agendar turnos o reservas● Enviar mensajes recordatorios o de promociones a clientes

Ejemplos de posibles clientes

● Profesionales independientes (médicos, abogados, arquitectos, psicólogos, etc.)

● Restaurantes, gimnasios, peluquerías, inmobiliarias

1. Atención al cliente por WhatsappPUNTOS A TENER EN CUENTA:

● Es necesario tener línea exclusiva y activa (Máx 2 líneas/teléfono)

● Whatsapp Business permite:

Agregar información de nuestro cliente al perfilUtilizar EtiquetasUtilizar Respuestas Predefinidas

● Listas de Difusión

El cliente debe agendar el número para recibir los mensajes

● El 2020 comenzará la publicidad por Whatsapp

1. Atención al cliente por WhatsappCOMO AV DEBEMOS:

● Solicitar al cliente toda la información posible antes de empezar

● Informar al cliente que necesitamos que responda rápido nuestras consultas para ofrecer un excelente servicio a SUS clientes

● Establecer horarios de atención y configurarlo en WBUtilizar saludos de "fuera del horario de atención"

● Definir Etiquetas para adelantar trabajo(Ej: "Producto A", "Consulta general", "Interesa Zumba")

● Redactar completas las Respuestas Predefinidas:Bienvenida + Presentación + Info + Despedida

Puedes dejar hasta 3 chats anclados para tenerlos al principio de la lista siempre

Whatsapp versión para escritorio, Windows

1. Atención al cliente por Whatsapp

1. Atención al cliente por Whatsapp

En Perfil de la Empresa se puede configurar (además del Nombre y el Número):● Una breve descripción● Horarios de atención por cada

día● Dirección● Sitio Web● Correo Electrónico

Whatsapp versión para IPhone, IOS

Para utilizar las respuestas predefinidas hay que colocar una barra lateral “/” y aparecen todas las respuestas. Luego colocar la palabra clave y “Enter”

2. Gestión de agenda con Google CalendarAyudas a tu cliente con su organización y su tiempo.

¿Qué tareas realizas ofreciendo este servicio?

● Otorgar turnos, clases, sesiones, etc. a nuevos clientes● Gestionar confirmaciones, cancelaciones, reprogramación de citas de

los clientes/alumnos/pacientes actuales● Hacer reservas hoteleras, de restaurantes, de vuelos● Manejar su agenda personal, compromisos, cumpleaños, recordatorios

Ejemplos de posibles clientes

● Profesionales independientes● Institutos, organizaciones, academias● Consultorios, gimnasios, restaurantes, peluquerías, inmobiliarias

2. Gestión de agenda con Google CalendarPUNTOS A TENER EN CUENTA:

● Necesitamos que nuestro cliente utilice Google Calendar

● Calendarios compartidosCambios instantáneos (sin “molestar” a nuestro cliente)

● Otra opción (NO RECOMENDABLE)1. Recibir una solicitud de turno/sesión2. Consultarle la disponibilidad y otorgarlo3. Enviar un email al finalizar el día con los turnos actualizados

● Se pueden crear muchos calendarios diferentes

● Recordatorios - Campos para agregar información (vínculos, adjuntos, direcciones, etc.)

2. Gestión de agenda con Google CalendarCOMO AV DEBEMOS:

● SIEMPRE respetar la privacidad y la información de nuestro cliente.

● Solicitar desde el momento cero:La información que necesita que recolectemos del solicitante y dónde anotarloCómo quiere que lo agendemos

● Acordar con el cliente cuándo necesita la confirmación de las citas y cómo debemos informarle la agenda confirmada

● Reuniones, viajes, compromisos, aniversarios:Siempre recordarle con anticipación (de 3 a 5 días mínimo)Agendar en nuestra agenda todas esas fechas importantes

2. Gestión de agenda con Google Calendar

Mi Cliente

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Se pueden crear todos los calendarios que quieras, colocarles colores diferentes y activarlos o desactivarlos.

Se puede configurar diferentes husos horarios si nuestro cliente es extranjero

Así se ve la vista diaria en los calendarios compartidos

Al crear una nueva “cita”, se puede agregar mucha información e incluso compartir esa cita con otro contacto

3. Brandeado o Maquetado con CanvaEditar documentos según el manual de marca del cliente.

¿Qué tareas realizas ofreciendo este servicio?● Diseños para publicaciones en las redes sociales● Presentaciones de diapositivas para talleres/cursos/masterclass● Ebooks, workbooks en PDF, infografías● Presupuestos, tarjetas de presentación, folletos, etiquetas....

Ejemplos de posibles clientes● Profesionales independientes● Comercios locales (Restaurantes, peluquerías, inmobiliarias, gimnasios)● Institutos, organizaciones, academias.● Consultorios médicos, buffets de abogados o arquitectos

3. Brandeado o Maquetado con CanvaPUNTOS A TENER EN CUENTA:

● Canva permite compartir diseños y agregar comentarios y notas

● Posee plantillas prediseñadas que podemos editar

● Versión gratuita y versión de pago (con elementos pagos)Puedes dejar preestablecidos tus Elementos de MarcaPuedes redimensionar diseños ya creadosBanco de imágenes libres de derechos disponible

● Se pueden crear equipos de trabajo

3. Brandeado o Maquetado con CanvaCOMO AV DEBEMOS:

● Solicitar el Manual de Marca

● Solicitar toda la información necesaria para diseñar:Textos Imágenes (propias o extraer de bancos de imágenes)Dimensiones del diseñoLogo, datos de contacto

● Entregar siempre opciones de diseño para que el cliente pueda elegir (máximo 3)

● Acordar plazos de entrega y cantidad de revisiones (por anticipado)

● Utilizar imágenes libres de derechos: Unsplash/Freepik/Pixabay

3. Brandeado o Maquetado con CanvaTiene dimensiones ya establecidas según el diseño o se puede personalizar

En la barra lateral izquierda están las

plantillas prediseñadas, los

elementos, fondos y textos para agregar y

también se pueden subir imágenes

Con la versión Pro (paga) se pueden subir los colores, las tipografías y los logos de la marca.

2. CLIENTES

● Definir el Avatar o Cliente Ideal > PERFIL

Opc. 1: Investigar: RRSS, Entrevista directa, Encuesta, Google...

Opc. 2: Un antiguo cliente, con quien nos gustó trabajar

Opc. 3: Definirlo desde cero > Inventar

1. Características físicas/entorno/familia/dónde vive

2. Un día de su vida

3. Lo que le gusta/interesa/sigue en RRSS/quiere lograr

4. Lo que teme/angustia/preocupa

Debemos conocerlo como si viviéramos con él/ella/ellos. Deben sentir que “les hemos leído la mente”.

Fase #2: Decisiones que tomar

3. PRECIOS

A. Saber cuánto necesitas y/o quieres facturar al año

C. Crear paquetes de horas y colocar precio

● Mínimo Pack por 30 horas/mes (serían 1:30hs de lunes a viernes)● Es una decisión

Horas al día

Días a la semana

4.2 (Sem/mes)

Meses al año Horas/año

gastos fijos y variables + gustos + ahorro + extras

12 (meses) $/año

B. Determinar el valor de “tu hora”

Horas/año $/hora$/año

Fase #2: Decisiones que tomar

Fase #3: Abriendo caminosA. COLABORACIONES

● Hacer aportes al negocio de otras profesionales● Canje de servicios● Participar en proyectos en conjunto con otras AV

B. PRÁCTICAS PROFESIONALES

● Trabajar temporalmente y de forma gratuita para posibles clientes > ganar experiencia y conseguir testimonios (máx. 3 meses)

C. PROPUESTAS ATRACTIVAS

● Google Drive o Canva (opción “presentaciones”) o PowerPoint y descárgalo como PDF

● Documentos de Word o tipo Currículum INACEPTABLE● Partes: Portada > Quién eres > Tu servicio + precio > Condiciones de

contratación y de pago > Despedida con tus datos de contacto

Fase #4: Tu ventana al mundoA. REDES SOCIALES

● Crear perfiles en las RRSS donde se encuentra tu cliente ideal● Definir Calendario Editorial● Estrategia: Marketing de Contenidos

B. PÁGINA WEB

● Es nuestra vidriera en el mundo online. Nuestra “casa”● Evitar subdominios (ej: “miweb.wordpress.com”)● Opciones gratuitas: Wix, Weebly

C. IDENTIDAD DE MARCA

● Definir nuestro Mensaje (Personal Brand Story)● Definir colores, tipografías, plantillas: Email, RRSS, Propuestas…● Ideas: Canva - SlidesCarnival (presentaciones) - Iconfinder (iconos) -

Visme (infografías)

Fase #5: Tu día a día como AVA. ORGANIZACIÓN

1. En lo personal

● Prioriza tu salud, tus descansos y tu vida● Establece horarios de trabajo y de no trabajo● Anota todo, no abuses de tu memoria● Cumple contigo misma

2. En tu negocio y con clientes

● Hazte amiga de las agendas y herramientas digitalesLO QUE NO ESTÁ AGENDADO, NO EXISTE

● Agrupa las tareas y organízalas en bloques de horarios● Anticípate (noche anterior, viernes anterior, lunes a primera hora)● Mantén los archivos organizados (por cliente, por proyecto)● Controla tus tiempos: Toggl, Pomodoro● Define horarios de atención y medios de comunicación con tus

clientes● Busca ayuda de compañeras cuando lo necesites

B. PLANIFICACIÓN

● Mirada estratégica y visión global● Objetivos anuales, trimestrales y semanales● Prioriza tu planificación y cumple tus fechas● Decide decir SI o NO según tus objetivos● Piensa en grande, no te limites

C. FORMACIÓN

● Nunca dejes de hacerlo > mejoras profesionalmente● Agenda horarios● Enfócate en aquello que te acerque a tus objetivos

ES SABER NO OCUPA LUGAR, PERO OCUPA TIEMPO

Fase #5: Tu día a día como AV

¡Muchas gracias!Envíame tus preguntas y comentarios a

sertupropiajefa@soycynthiacarmona.com