Post on 09-May-2020
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL APOYO DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN PARA EL IDEXUD
AUTORES
JEIMY JULIANA MELENDEZ CORDERO
YULY KATHERINE SIERRA RUBIANO
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA EN SISTEMATIZACIÓN DE DATOS
BOGOTÁ D. C.
2017
2
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL APOYO DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN PARA EL IDEXUD
AUTORES
JEIMY JULIANA MELENDEZ CORDERO
YULY KATHERINE SIERRA RUBIANO
PASANTÍA PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE TECNÓLOGO EN
SISTEMATIZACIÓN DE DATOS
TUTOR: ROCIO RODRIGUEZ GUERRERO
Ingeniero de Sistemas
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA EN SISTEMATIZACIÓN DE DATOS
BOGOTÁ D. C.
2017
3
Nota de Aceptación
_______________
_______________
_______________
JORGE ENRIQUE RODRIGUEZ RODRIGUEZ
Jurado
Bogotá D. C., 14 de Agosto de 2017
4
A mi mamá, a mi papá, a mi hermano y a mi pareja porque me apoyaron y me ofrecieron una luz de esperanza para lograr este reto, fueron mi principal cimiento para la construcción de mi vida profesional. A Dios por llenarme de bendiciones y fortaleza para continuar y culminar esta etapa de mi vida. A mi compañera Jeimy por ofrecerme su amistad, apoyo y alegría durante el transcurso de nuestra carrera.
Yuly Katherine Sierra Rubiano
A mi familia en especial a mis padres por su apoyo incondicional, a L.M por su paciencia y comprensión los cuales durante el desarrollo de esta tesis fueron mi más grande motivación, a Dios por permitirme estudiar lo que tanto me apasiona, y a mi compañera Katherine la cual me hizo aventurarme en este grandísimo proyecto.
Jeimy Juliana Meléndez Cordero
5
CONTENIDO
Pág.
FASE I – PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO ........................................................................ 14
1. PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA ......................................................................... 14
1.1 Descripción del problema ............................................................................. 14
1.2 Definición del problema ............................................................................... 15
1.3 Alcances y delimitaciones ............................................................................. 15
1.4 Objetivos ....................................................................................................... 16
1.5 Justificación ................................................................................................... 17
FASE II- ELABORACIÓN .................................................................................................... 19
2. MARCO DE REFERENCIA ....................................................................................... 19
2.1 Estado del arte .............................................................................................. 19
2.2 Marco teórico ............................................................................................... 22
2.3 Factibilidad de desarrollo y métodos ........................................................... 31
FASE III - CONSTRUCCIÓN ............................................................................................... 39
3. DESARROLLO DEL PROYECTO ............................................................................... 39
3.1 Gestión de riesgo .......................................................................................... 39
3.2 Costos del riesgo ........................................................................................... 41
3.3 Arquitectura. ................................................................................................. 43
3.4 Herramientas de software utilizadas ............................................................ 45
3.5 Requerimientos funcionales ......................................................................... 49
3.6 Requerimientos no funcionales .................................................................... 75
3.7 Definición de actores .................................................................................... 76
3.8 Listado de casos de uso ................................................................................ 76
3.9 Diagramas de secuencias ............................................................................ 109
3.10 Diagrama de despliegue ............................................................................. 120
6
3.11 Diagrama de clases ..................................................................................... 121
3.12 Diagrama de componentes ......................................................................... 122
3.13 Modelo relacional ....................................................................................... 123
3.14 Diseño de la interfaz ................................................................................... 125
FASE IV-TRANSICIÓN ..................................................................................................... 126
4. APLICACIÓN ........................................................................................................ 126
4.1 Actividades de acoplamiento...................................................................... 126
4.2 Pruebas funcionales individuales ............................................................... 126
GLOSARIO ...................................................................................................................... 144
CONCLUSIONES ............................................................................................................. 146
RECOMENDACIONES ..................................................................................................... 147
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 148
ANEXOS .............................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
7
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Recursos Humanos............................................................................. 32
Tabla 2.Recursos Técnicos............................................................................... 32
Tabla 3.Otros Recursos .................................................................................... 33
Tabla 4.Costo Total ........................................................................................... 33
Tabla 5.Actividades de Fase de Inicio 1. .......................................................... 36
Tabla 6.Actividades de Fase de Inicio 2. .......................................................... 36
Tabla 7.Fase de Elaboración ............................................................................ 37
Tabla 8.Riesgos del sistema ............................................................................. 40
Tabla 9. Costos del riesgo ................................................................................ 41
Tabla 10.Riesgos más relevantes ..................................................................... 41
Tabla 11.Cuantificación de Estrategias ............................................................. 42
Tabla 12.Selección de Estrategia ..................................................................... 43
Tabla 13. Herramientas de Software Utilizadas ................................................ 45
Tabla 14.Requerimiento Funcional Ingreso de Usuarios .................................. 49
Tabla 15.Requerimiento Funcional Registro Persona Natural .......................... 50
Tabla 16. Requerimiento Funcional Registro Persona Jurídica ........................ 51
Tabla 17. Requerimiento Funcional Diligenciamiento de Formato Vinculación
Contratista .................................................................................................. 51
Tabla 18. Requerimiento Funcional Consulta de formulario: Persona natural .. 52
Tabla 19.Requerimiento Funcional Consulta de formulario: Persona jurídica .. 53
Tabla 20. Requerimiento Funcional Consulta de formulario: Formato vinculación
contratista ................................................................................................... 54
Tabla 21. Requerimiento Funcional Actualización: Persona Natural ................ 54
Tabla 22. Requerimiento Funcional Actualización: Persona Jurídica ............... 55
Tabla 23. Requerimiento Funcional Actualización: Formato vinculación
contratista ................................................................................................... 56
Tabla 24. Requerimiento Funcional Reportes: Hoja de vida natural ................. 56
Tabla 25.Requerimiento Funcional Reportes: Hoja de vida jurídica ................. 57
Tabla 26. Requerimiento Funcional Reportes: Formato de vinculación
contratista ................................................................................................... 58
Tabla 27. Requerimiento Funcional Cambio de contraseña ............................. 59
Tabla 28. Requerimiento Funcional Creación de Contrato ............................... 59
Tabla 29.Requerimiento Funcional Consulta de Contrato ................................ 60
8
Pág.
Tabla 30. Requerimiento Funcional Actualización de Contrato ........................ 61
Tabla 31. Requerimiento Funcional Creación de Plantilla ................................ 61
Tabla 32. Requerimiento Funcional Consulta de Plantilla ................................. 62
Tabla 33. Requerimiento Funcional Actualización de Plantilla .......................... 63
Tabla 34. Requerimiento Funcional Creación de Cláusulas ............................. 64
Tabla 35. Requerimiento Funcional Consulta de Cláusulas ............................. 64
Tabla 36. Requerimiento Funcional Actualización de Cláusulas....................... 65
Tabla 37. Requerimiento Funcional Creación de Parágrafos ........................... 66
Tabla 38. Requerimiento Funcional Consulta de Parágrafos ............................ 66
Tabla 39. Requerimiento Funcional Actualización de Parágrafos ..................... 67
Tabla 40. Requerimiento funcional Creación de Acta de Inicio ......................... 68
Tabla 41. Requerimiento Funcional Consulta de Acta de Inicio ........................ 69
Tabla 42.Requerimiento Funcional Actualización de Acta de Inicio .................. 70
Tabla 43. Requerimiento funcional Creación de Otro Si ................................... 71
Tabla 44. Requerimiento Funcional Consulta de Otro Si .................................. 71
Tabla 45. Requerimiento Funcional Actualización de Otro Si ........................... 72
Tabla 46. Requerimiento Funcional Descargar Listado de documentos
Contractuales ............................................................................................. 73
Tabla 47. Requerimiento funcional Creación de Acta de Liquidación ............... 74
Tabla 51.Requerimientos No Funcionales del Sistema .................................... 75
Tabla 52.Definición de Actores ......................................................................... 76
Tabla 53. Caso de Uso Registro Personal Natural ........................................... 77
Tabla 54. Caso de Uso Registro Persona Jurídica ........................................... 78
Tabla 55. Caso de Uso Iniciar Sesión ............................................................... 79
Tabla 56. Caso de Uso Diligenciar Hoja de vida Persona Natural .................... 79
Tabla 57. Caso de Uso Diligenciar Hoja de vida Persona Jurídica ................... 80
Tabla 58. Caso de Uso Diligenciar Formato Vinculación Contratista ................ 81
Tabla 59. Caso de Uso Consultar Hoja de vida Persona Natural ..................... 82
Tabla 60. Caso de Uso Consultar Hoja de vida Persona Jurídica .................... 82
Tabla 61. Caso de Uso Consultar Formato Vinculación Contratista ................. 83
Tabla 62. Caso de Uso Actualizar Hoja de vida Persona Natural ..................... 84
Tabla 63. Caso de Uso Actualizar Hoja de vida Persona Jurídica .................... 84
Tabla 64. Caso de Uso Actualizar Formato vinculación contratista .................. 85
Tabla 65. Caso de Uso Actualizar contraseña .................................................. 86
Tabla 66. Caso de Uso Descargar reporte Hoja de vida Persona Natural ........ 87
Tabla 67. Caso de Uso Descargar reporte Hoja de vida Persona Jurídica ....... 87
9
Pág.
Tabla 68. Caso de Uso Descargar reporte Formato Vinculación Contratista .... 88
Tabla 69. Caso de Uso Cerrar sesión .............................................................. 89
Tabla 70. Caso de Uso Iniciar Sesión ............................................................... 90
Tabla 71. Caso de Uso Cerrar Sesión .............................................................. 90
Tabla 72. Caso de Uso Crear Contratos ........................................................... 91
Tabla 73. Caso de Uso Consultar Contrato ...................................................... 92
Tabla 74. Caso de Uso Actualizar Contratos .................................................... 93
Tabla 75. Caso de Uso Crear Plantilla .............................................................. 94
Tabla 76 Caso de Uso Consultar Plantilla ........................................................ 94
Tabla 77. Caso de Uso Actualizar Plantilla ....................................................... 95
Tabla 78. Caso de Uso Crear Cláusula ............................................................ 96
Tabla 79. Caso de Uso Consultar Cláusula ...................................................... 97
Tabla 80. Caso de Uso Actualizar Cláusula ...................................................... 97
Tabla 81. Caso de Uso Eliminar Cláusula ........................................................ 98
Tabla 82. Caso de Uso Crear acta de inicio ..................................................... 99
Tabla 83. Caso de uso Consultar Acta de Inicio ............................................. 100
Tabla 84. Caso de Uso Actualizar acta de Inicio............................................. 101
Tabla 85. Caso de Uso Crear Otro Si ............................................................. 101
Tabla 86. Caso de Uso Consultar Otro Sí ....................................................... 102
Tabla 87. Caso de Uso Actualizar Otro Sí ...................................................... 103
Tabla 88.Caso de Uso Crear Usuarios ........................................................... 104
Tabla 89.Caso de Uso Asignar tareas ............................................................ 105
Tabla 90. Caso de Uso Iniciar Sesión ............................................................. 105
Tabla 94. Caso de Uso Cerrar Sesión ............................................................ 106
Tabla 95. Pruebas Funcionales Individuales Módulo Precontractual .............. 126
Tabla 96. Pruebas Funcionales Individuales Módulo Contractual................... 135
10
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Método de trabajo OPENUP/OAS ..................................................... 35
Figura 3. Arquitectura Módulo Pre-Contractual ................................................ 43
Figura 4. Arquitectura Módulo Contractual ...................................................... 44
Figura 5. Modelo de casos de uso precontractual ........................................ 107
Figura 6. Modelo de casos de uso contractual ............................................... 108
Figura 8. Diagrama de secuencia Registrar persona natural .......................... 109
Figura 9. Diagrama de secuencia diligenciar hoja de vida natural .................. 110
Figura 10. Diagrama de secuencia consultar y actualizar hoja de vida natural
................................................................................................................. 111
Figura 11. Diagrama de secuencia descargar reporte hoja de vida natural .... 112
Figura 12. Diagrama de secuencia hoja de vida jurídica (Registro, Consulta y
Actualización) ........................................................................................... 113
Figura 13. Diagrama de secuencia descargar reporte hoja de vida jurídica ... 114
Figura 14. Diagrama de secuencia formato de vinculación contratista ........... 116
Figura 15. Diagrama de secuencia descargar reporte formato de vinculación116
Figura 16. Diagrama de secuencia Iniciar sesión ........................................... 116
Figura 17. Diagrama de secuencia Cerrar sesión ........................................... 117
Figura 18. Diagrama de secuencia crear, consultar y actualizar contrato ...... 117
Figura 19. Diagrama de secuencia gestionar plantilla .................................... 118
Figura 20. Diagrama de secuencia gestionar acta de inicio ............................ 118
Figura 21. Diagrama de secuencia gestionar Otro si ...................................... 119
Figura 22. Diagrama de secuencia gestionar clausula ................................... 120
Figura 23. Diagrama de secuencia descargar reportes de documentos
contractuales ............................................................................................ 120
Figura 26. Diagrama de despliegue del sistema ............................................. 121
Figura 27. Diagrama de clases modulo precontractual ................................... 121
Figura 28. Diagrama de clases modulo contractual ........................................ 122
Figura 29. Diagrama componentes del sistema .............................................. 122
Figura 30. Modelo relacional modulo precontractual parte 1 .......................... 123
Figura 31. Modelo relacional modulo precontractual parte 2 .......................... 124
Figura 32. Modelo relacional modulo contractual............................................ 125
11
LISTA DE ANEXOS
Anexo A. Cronograma de Actividades
Anexo B. Manual de Usuario
12
RESUMEN
Este proyecto consiste en elaborar un sistema para agilizar los procesos de contratación de los proyectos y convenios del IDEXUD, transformando la realización de procesos manuales a procesos sistematizados y eficaces. También permitirá centralizar la información de los contratistas y contractos, para así disminuir los tiempos de producción de informes solicitados por la institución e identidades externas. Por tanto, se desarrolló tres módulos, el primer módulo es el precontractual que permite registrar información de los contratistas, ya sean naturales o jurídicos, este módulo se va a situar en la web. El segundo módulo es el contractual, que encarga de generar contratos y actas por un abogado y el tercer módulo, el poscontractual permitirá la generación de actas de liquidación, estos dos últimos módulos estarán en la intranet. También se desarrolló un módulo administrativo que permite la asignación de tareas y la generación de archivos planos para la apoyar la creación de informes.
ABSTRACT
This project consists of developing a system to streamline the contracting
processes of IDEXUD projects and agreements, transforming the realization of
manual processes to systematized and efficient processes. It can also centralize
information from contractors and contracts, to reduce production times for reports
requested by the institution and external identities.
Therefore three modules were developed, the first module is the precontractual
module that allows to register the information of the contractors, whether natural
or legal, this module will be placed on the web. The second module is the
contractual one, the one in charge of generating contracts and the minutes of a
lawyer and the third module, the poscontractual allows the generation of
liquidation minutes, these last two modules are in the intranet.
It also developed an administrative module that allows the assignment of tasks
and the generation of files.
13
INTRODUCCIÓN
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas es un ente autónomo de
Educación Superior fundada en el año 1948, cuya misión se centra en las
funciones básicas de docencia, investigación y extensión; por lo cual en
conformidad con el Acuerdo 002 de 2000 y el Acuerdo 004 de 2013, el Instituto
de Extensión y Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano; IDEXUD, es la
Unidad Académica-Administrativa encargada de orientar y coordinar la ejecución
de los programas y proyectos de Extensión, de Educación para el Trabajo y de
Proyección Social. En donde se desarrollan convenios de interventoría,
capacitación entre otros, los cuales requieren de la vinculación de personas
naturales o jurídicas para su ejecución, realizada a través de tres etapas
esenciales en el proceso de contratación; la etapa precontractual: destinada para
la recepción de la documentación necesaria para celebrar un contrato, la etapa
contractual para la firma del contrato y la etapa pos contractual: para la
liquidación del mismo.
Actualmente el IDEXUD para las etapas de contratación realiza el procesamiento
de la información con la ayuda de diferentes herramientas como Excel para la
generación de informes hasta soluciones de software para el seguimiento a los
Convenios o Proyectos de extensión que suscritos por la Universidad. Estas
herramientas no abarcan por completo las necesidades del negocio producidas
por el incremento de la información producida ,dado que la mayor parte de los
procedimientos son llevados a cabo de forma manual, lo cual ha generado
descentralización de los datos y la necesidad de una solución de software para
sistematizar los documentos requeridos en los procesos de contratación.
Con el fin de sistematizar la información requerida, garantizando la integridad de
los datos para la mejora en los tiempos de contratación; el área de sistemas
plantea la creación del proyecto: “Sistema de gestión documental para el apoyo
de procesos de contratación para el IDEXUD”. El cual tendrá como objetivo el
desarrollo de un sistema orientada a la web, que permita estandarizar la
información generada en las diferentes etapas del proceso de contratación bajo
la metodología de desarrollo OAS/OPEN UP creando una herramienta, que
permita la administración de la documentación requerida para ejecutar las etapas
de contratación.
14
FASE I – PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
1. PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA
1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
La universidad Distrital Francisco José de Caldas mediante el Acuerdo 002 de 2000 y el Acuerdo 004 de 2013, determina el Instituto de Extensión y Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano IDEXUD como la Unidad Académico-Administrativa responsable de orientar, coordinar y ejecutar las políticas de la gestión de Extensión Universitaria y Proyección Social, en donde se desarrollan proyectos, convenios, asesorías entre otros, los cuales son ejecutados por contratistas, quienes deben cumplir con la documentación requerida por la entidad, en donde se tiene como requisito mínimo la hoja de vida pública según su clasificación; natural o jurídica. De esta forma el IDEXUD recibe y verifica toda la documentación generada la cual sirve de insumo para la elaboración de los diferentes informes que debe rendir el Instituto, además de generar información digital a entidades externas, organismos de control y dependencias de la Universidad.
Estos procedimientos inician con la recepción y traslado de la documentación generada (diligenciada de forma manual), correspondiente a los contratistas vinculados por el IDEXUD, a través de los proyectos suscritos con diversas entidades. Haciendo entrega en el Archivo de Gestión la documentación de los contratistas para ser revisada, verificada y validada, de acuerdo a las listas de chequeo que acompaña la cubierta legajadora del documento, se realiza la creación del registro en la página web de la entidad, para subir la información de manera digital (previamente escaneada). Finalmente se diligencian los diferentes formatos para dar respuesta a los informes requeridos. Así se identificó que el área de contratación del IDEXUD, presenta dificultades con respecto a:
15
Búsqueda de información específica, relacionada a la revisión de cada uno de los documentos para poder encontrar datos concretos.
Demoras en la generación de formatos ya definidos en la entidad
Generación de informes, dado que existe la descentralización de datos.
Demoras en los tiempos de contratación.
1.2 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
Evidenciando, que la entidad no cuenta con un sistema que gestione y sistematice los documentos requeridos, que permita la generación de reportes para agilizar los tiempos de los procesos de contratación llevados a cabo en el IDEXUD.
De esta forma se plantea, ¿Cómo se podrían manejar los datos garantizando la integridad en cada etapa de los procesos de contratación, teniendo en cuenta la mejora de tiempos para fases previas, durante o posteriores a la firma de un contrato?
1.3 ALCANCES Y DELIMITACIONES
Alcances: Diseñar un sistema de gestión documental para el apoyo de procesos del área de contratación del IDEXUD, que permita:
Registrar personas naturales y jurídicas, obteniendo la información necesaria para el almacenamiento y generación de la hoja de vida pública, según el tipo de persona como archivo pdf.
Consultar y descargar información de los contratistas según necesidades de la entidad solicitante.
Descargar minutas y formatos establecidos por el IDEXUD, como documento digital.
16
Delimitaciones: Se definieron delimitaciones a nivel temporal, técnico y
temático.
1.3.2.1 Temporal: La aplicación web tendrá aproximadamente 6 meses de
desarrollo, en seguida será entregada al IDEXUD para su respectiva
implementación.
1.3.2.2 Técnica: Se identificaron las siguientes delimitaciones técnicas.
Se desarrolló el proyecto en el entorno eclipse JEE Juno versión 4.2.0, el Framework zkross 7.0.0 y JasperReport Studio 6.2.0.
Este sistema será instalado en el servidor de la compañía, posteriormente se subirá a Internet el módulo precontractual y los otros módulos serán intranet.
1.3.2.3 Temática: El sistema se enfocará en el almacenamiento, consultas y exportación de la información suministrada por los contratistas.
1.4 OBJETIVOS
Objetivo general: Desarrollar un sistema de gestión documental orientado a la web para el IDEXUD que permita estandarizar la información generada en las diferentes etapas de procesos de contratación de personas naturales y jurídicas bajo la metodología de desarrollo OAS/OPEN UP.
17
Objetivos específicos: Los objetivos específicos del proyecto son:
Realizar el levantamiento de análisis de requerimientos funcionales del proceso de contratación en el IDEXUD.
Realizar el diseño del Sistema de Gestión documental siguiendo la metodología de desarrollo OAS/OPEN UP e implementar el patrón de diseño modelo vista controlador (MVC).
Diseñar la interfaz de usuario que permita la gestión eficiente de información con el Framework de desarrollo zkross (ZK).
Desarrollar los módulos de gestión precontractual, gestión contractual, pos contractual, y módulo de gestión administrativa.
Evaluar y ajustar el proceso de contratación realizado en el IDEXUD para su sistematización.
Realizar las pruebas pertinentes según los lineamientos de la metodología de desarrollo OAS/OPEN UP.
1.5 JUSTIFICACIÓN
Dado que el IDEXUD no cuenta con un software, que permita estandarizar la información generada en las diferentes etapas del proceso de contratación además de sistematizar los documentos requeridos para la vinculación de personas naturales y jurídicas, se hace necesario el análisis, diseño y desarrollo de un sistema de gestión documental que garantice la centralización de los datos, la integridad de la información y que además se caracterice por ser interoperable con aplicaciones o componentes externos implementados en la entidad, cumpliendo con la normatividad vigente para los procesos de contratación.
18
De esta forma el instituto a través del área de sistema plantea el diseño de un Sistema de gestión documental, el cual apoye procesos de contratación, La solución de software permitirá la gestión de los datos y la sistematización de la documentación mejorando considerablemente los tiempos en las etapas de contratación. Además, esta aplicación permitirá agilizar la realización de los diferentes informes que debe rendir el Instituto a dependencias de la Universidad, entidades del distrito, organismos de control, entre otros.
De esta forma el IDEXUD desde el área de sistemas plantea el diseño de una solución de software que sea capaz de integrarse con otras aplicaciones aportando escalabilidad, para conformar el equipo de trabajo requirió estudiantes de últimos semestres de tecnología en sistematización de datos o afines los cuales contarán con conocimientos en bases de datos, sistemas operativos de software libre, lenguaje de programación java entre otros, que en conjunto con el web master, sistematicen los datos según los requerimientos ajustados a las necesidades del negocio.
19
FASE II- ELABORACIÓN
2. MARCO DE REFERENCIA
2.1 ESTADO DEL ARTE
La necesidad de diseñar sistemas de gestión de documental (SGD) en las organizaciones ha aportado técnicas, tecnologías y normatividad, regida por la (Ley No. 594, 2000, art. 21)1 . Dado que la misión principal de las compañías en cuanto a Gestión Documental, es cumplir el ciclo de vida de los documentos, y como objetivo es volver los documentos físicos a digital. Estos sistemas de gestión documental permiten disminuir los costos documentales, aumentar
productividad de la empresa mediante la reducción de procedimientos manuales y la disminución de papel. Además de incorporar funciones como: garantizar la integridad de los documentos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas.
En algunas universidades de la ciudad de Bogotá, se han realizado estudios y desarrollos en sistemas de gestión documental diseñados para entidades, dando asistencia a procesos jurídicos, administrativos entre otros. Así se conocen proyectos de la Universidad San Buenaventura como: 1) Diseño e implementación de un sistema de gestión documental utilizando herramientas de software libre para el programa de Ingeniería de Sistemas en la Universidad San Buenaventura en la ciudad de Bogotá. 2) Diseño de un modelo para la implantación de un sistema de gestión documental en áreas u organizaciones jurídicas, y de la Pontifica Universidad Javeriana: 1) Diseño de un modelo para la implantación de un sistema de gestión documental en áreas u organizaciones jurídicas.
Por otro lado, en el sector de la administración pública se ha implementado en entidades como la secretaría de hacienda, el Sistema de gestión documental y archivo (SIGA): el cual tiene como actividad principal dirigir los procesos y
1 El Congreso de Colombia. Ley 594 de 2000 (Julio 14) (Artículo 21). [En línea]. <https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf>.[Citado en 10 de julio de 2017]
20
procedimientos propios de la función archivística, así como la asesoría, capacitación, coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia.2 Además se tiene conocimiento de la implementación de sistemas para múltiples tipos de organización como: 1) Programa de gestión documental de la cámara de comercio de Bogotá. 2) Sistema de gestión documental implementado en el Min Tic (AlfaNet).3 3) Sistema de Gestión Documental y de procesos (ORFEO) desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia.4
De esta forma, en relación a los avances en la implementación de SGD, el desarrollo de un “Sistema de Gestión documental para el apoyo de procesos de contratación para el IDEXUD” , permitirá la gestión de la documentación como la mejora en los tiempos referente a los procedimientos llevados a cabo por la entidad desde la firma de un contrato hasta la culminación del mismo, brindando centralización y unificación de la información logrando así una mayor accesibilidad para los usuarios, a través de la eficiencia e interoperabilidad del sistema planteado.
Fuentes Primarias
Título: El Congreso de Colombia. (Julio 14). Artículo 21. Ley General de Archivos. [Ley 594 de 2000]. Autor(es): Congreso de Colombia. Lugar: Bogotá. Año: 2000.
Título: ¿Qué es un sistema de gestión documental (SGD)? Autor(es): Universidad Abierta de Cataluña. Lugar: Universidad Abierta de Cataluña – Barcelona. Año: Sin fecha de publicación.
2 Shd.gov.co. Sistema de Gestión Documental y Archivo -SIGA | Secretaría de Hacienda
Distrital. [En línea] <http://www.shd.gov.co/shd/sistema-de-gestion-documental-y-archivo [Citado en 10 de Julio de 2016]. 3 MinTIC. Programa de gestión documental [En línea] <
http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-7077_Programa_Gestion_Documental.pdf>[Citado en 10 de julio de 2016]. 4 Scholarium.info.ORFEO - Sistema de Gestión Documental. [En línea].
<http://scholarium.info/orfeo-sistema-de-gestion-documental/> [Citado en 10 de julio de 2016].
21
Fuentes Secundarias
Título: Aprende OpenXava con ejemplos. Autor(es): Javier Paniza. Editorial: CreateSpace Independent. Año: 2011.
Título: Java a fondo: -estudio del lenguaje y desarrollo de aplicaciones - 2 ed. Autor(es): SZNAJDLEDER, Pablo. Editorial: Alfaomega Grupo Editor. Año: 2013.
Título: w3schools – The world’s largest web developer site URL: https://www.w3schools.com/default.asp
Proyectos Relacionados
Título: Diseño e implementación de un sistema de gestión documental
utilizando herramientas de software libre para el programa de Ingeniería
de Sistemas en la Universidad San Buenaventura en la ciudad de Bogotá.
Autor(es): Andrés Felipe Castillejo Aldana-Juan Manuel Gómez Cortes.
Lugar: Universidad San Buenaventura-Bogotá.
Año: 2008.
Título: Diseño de un sistema de gestión documental para el programa de
Ingeniería de Sistemas en la Universidad San Buenaventura en la ciudad
de Bogotá.
Autor(es): Belkys Patricia Quintero, Paola Andrea Fuentes.
Lugar: Universidad San Buenaventura en la ciudad-Bogotá.
Año: 2007.
Título: Diseño de un modelo para la implantación de un sistema de gestión
documental en áreas u organizaciones jurídicas.
Autor(es): Felipe Andrés Contreras Henao, Felipe Forero Guzmán.
Lugar: Pontifica Universidad Javeriana-Bogotá.
Año: 2005.
22
2.2 MARCO TEÓRICO
2.2.1.1 Gestión documental (GD): El crecimiento exponencial de los
volúmenes de información en las organizaciones ha colocado la GD en
un lugar privilegiado; ella es imprescindible para garantizar el uso
adecuado y oportuno de la información. La GD es el conjunto de
tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar
su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea
mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten
alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.5
2.2.1.2 Procesos de la GD: Según la norma ISO 15489, el proceso de la
gestión de documentos se compone de sietes fases, que se describen
a continuación:
Incorporación de los documentos: Se debe contemplar la forma en que un documento entra a formar parte del sistema, es decir, que se tiene que hacer cuando se decide archivar o capturar digitalmente un documento.
Registro: La finalidad del registro es formalizar la incorporación de un documento (dejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido) mediante un identificador único y una breve información descriptiva que facilite su posterior recuperación.
Clasificación: Se ha de identificar la categorización a la que pertenece un documento, teniendo en cuenta la actividad de la organización con la cual está relacionada y de la cual es evidencia. Se debe tener en cuenta el cuadro de clasificación para este proceso y normalmente se codifica, proporcionando una visión general de todos los procesos y actividades de la organización, de forma que el código de clasificación indique la “dirección” de un determinado documento, especificando su ubicación y facilitando su recuperación.
5 Onegolive. Gestión Documental. [En línea] <http://onegolive.com/es/faq/gestion-
documental/que-es-gestion-docu> [Citado en 5 de junio de 2017].
23
Almacenamiento: El objetivo de este proceso es mantener y preservar los documentos asegurando su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario. Hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulación, a fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizada, prevenir su deterioro o pérdida y reducir los riesgos ante posibles robos o desastres.
Acceso: Se debe regular a quien se permite llevar a cabo una operación (consulta, consulta, modificación, eliminación) relacionada con un documento y en qué circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad.
En el caso de un Sistema de gestión documental, los derechos de acceso de los usuarios, dependerá de los requisitos legales y de las necesidades de la organización.
Trazabilidad: Se ha de controlar el uso y movimiento de los documentos de forma que se garantice, primero, que únicamente los usuarios con los permisos adecuados lleven a cabo actividades que le han sido asignadas y, segundo, que los documentos pueden ser localizados siempre que se necesiten. El seguimiento del “rastro” de un documento permite mantener un control adecuado de los procesos documentales desde que es incorporado al sistema hasta que se aplica la disposición final.
Disposición: Agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario de conservación (eliminación, conservación permanente, transferencia a otro sistema archivístico). No se debería llevar a cabo de disposición son autorización y sin haber comprobado previamente que el documento ya no tiene ningún valor para la organización.6
6 Garcia, A. La norma ISO 15489:Un marco sistemático de buenas prácticas de gestión
documental en las organizaciones. [En línea]. <http://eprints.rclis.org/12263/1/Alonso_Garcia_Lloveras_-_La_norma_ISO_15489.pdf> [Citado en 10 de julio de 2017].
24
Sistema de gestión documental (SDG): La gestión documental consiste
en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción,
el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos
dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los
documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la
que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.7 La
necesidad de organizar la información es un factor importante para el
éxito de un creciente número de compañías y por ello, las copias en
papel están pasando a ocupar un segundo plano.8
Los objetivos de un SGD son los siguientes:
Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.
El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización. Asimismo, tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la organización, por los siguientes motivos:
Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están
integrados e identificados en un único sistema.
Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación.
Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los
documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.
Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción
de un modo seguro y certificado.
7 Conasa. La importancia de la gestión documental. [En línea] <http://www.conasa.es/blog/la-
importancia-la-gestion-documental/ >[Citado en 10 de Junio de 2017]. 8 TIC Portal. ¿Qué es un sistema de gestión documental?. [En línea]
<https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-sistema-gestion-documental> [Citado en 10 de Junio de 2017].
25
Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la institución
para una óptima gestión del SGD.9
Tecnología JAVA: Es un lenguaje de programación orientado a objeto, desarrollado por la compañía Sun Microsystems, con la idea original de usarlo para la creación de páginas WEB. Una de las principales características por las que Java se ha hecho muy famoso es que es un lenguaje independiente de la plataforma. Eso quiere decir que si hacemos un programa en Java podrá funcionar en cualquier ordenador del mercado.
La independencia de plataforma es una de las razones por las que Java es interesante para Internet, ya que muchas personas deben tener acceso con ordenadores distintos. Pero no se queda ahí, Java está desarrollándose incluso para distintos tipos de dispositivos además del ordenador como móviles, agendas y en general para cualquier cosa que se le ocurra a la industria.
La programación en Java, permite el desarrollo de aplicaciones bajo el esquema de Cliente Servidor, como de aplicaciones distribuidas, lo que lo hace capaz de conectar dos o más computadoras u ordenadores, ejecutando tareas simultáneamente, y de esta forma logra distribuir el trabajo a realizar.10 11 IDE Eclipse: Es una plataforma de desarrollo, diseñada para ser extendida de forma indefinida a través de plug-ins. Fue concebida desde sus orígenes para convertirse en una plataforma de integración de herramientas de desarrollo. No tiene en mente un lenguaje específico, sino que es un IDE genérico, aunque goza de mucha popularidad entre la comunidad de desarrolladores del lenguaje Java usando el plug-in JDT que viene incluido en la distribución estándar del IDE. Proporciona herramientas para la gestión de espacios de trabajo, escribir, desplegar, ejecutar y depurar aplicaciones. 12
9 Universidad Abierta de Cataluña. Que es un sistema de gestión documental (SGD)?. [En
línea] <https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-es/index.html> [Citado en 10 de Junio de 2017]. 10 Alvarez, M. Qué es Java | DesarrolloWeb. [En línea]
<https://desarrolloweb.com/articulos/497.php>. [Citado en 10 de Junio de 2017]. 11 Lenguajes de programación. Programación Java. [En línea] <http://www.lenguajes-de-
programacion.com/programacion-java.shtml> [Citado en 10 de Junio de 2017]. 12 Genbetadev. Eclipse IDE. [En línea]. <https://www.genbetadev.com/herramientas/eclipse-
ide. [Citado en 10 de Junio de 2017].
26
Framework ZK: ZK es un proyecto libre creado por la empresa Potix que
nació con el objetivo de simplificar radicalmente el desarrollo de
aplicaciones web, propuesta para la implementación de interfaces de
usuario (GUI) en Ajax; es mucho más fácil y cómoda de implementar y
de desarrollar. Su implementación está basada en lenguaje Java, pero
se puede conectar con cualquier backend escrito en cualquier otro
lenguaje.
Lo más relevante y apasionante es que el desarrollador se "olvida" del Java Script en su capa de presentación, y sólo se preocupa de desarrollar. Además, se tiende a desarrollar como se hacía tradicionalmente sin manipular una gran cantidad de archivos de configuración y capas. ZK nos permite desarrollar aplicaciones web AJAX similar a como se desarrollaba en las aplicaciones de escritorio (como ser, con Swing en Java).13
Ireport : La herramienta iReport es un constructor y diseñador de informes visual, potente, intuitivo y muy fácil de usar para JasperReports escrito en Java. Permite que los usuarios corrijan visualmente informes complejos con cartas, imágenes, sub informes, etc. iReport está integrado con JFreeChart, una de la biblioteca gráficas OpenSource más extendida para Java. Los datos para mostrar pueden ser recuperados por varios caminos incluso múltiples uniones JDBC, TableModels, JavaBeans, XML, etc. 14
13 Dos Ideas. Framework ZK ya en español. [En línea]. <https://dosideas.com/noticias/java/718-
framework-zkoss-ya-en-espanol> [Citado en 15 de Junio de 2017]. 14 OpenERPSpain. iReport. [En línea]. <http://openerpspain.com/ireport/>. [Citado en 15 de
Junio de 2017].
27
JasperReport: JasperReport permite crear de forma sencilla, entendible,
profesional y útil informes de datos dispersos utilizando una fuente
abierta y gratuita de código abierto de la Biblioteca de Java. Esta
herramienta ofrece a los desarrolladores de Java el poder crear una
impresión rica y reportes web de manera fácil y rápida. Permite crear
reportes llamativos con formato y agrupamiento de datos, adicionando
elementos gráficos a los mismos, también posibilita la exportación a
diferentes formatos, tales como PDF, HTML y XML.15
La utilización de esta herramienta permite mejorar la gestión de la empresa mediante la creación y gestión de informes. Con una solución de este tipo, se dispone en el tiempo deseado de los datos indispensables para la gestión eficaz de un departamento. También pueden seguirse fácilmente los resultados obtenidos y la manera en que la actividad progresa en función de los objetivos fijados. Pueden descubrirse las tendencias y los factores claves que afectan a la actividad y a los resultados de la empresa.16
Modelos Vista Controlador (MVC): Es una propuesta de diseño de software utilizada para implementar sistemas donde se requiere el uso de interfaces de usuario. Surge de la necesidad de crear software más robusto con un ciclo de vida más adecuado, donde se potencie la facilidad de mantenimiento, reutilización del código y la separación de conceptos.17 Esta arquitectura de software, separa la lógica de negocio de la interfaz de usuario en tres componentes distintos:
Modelo: Maneja el comportamiento y los datos del dominio de la aplicación, responde a los requerimientos de información acerca de su estado (usualmente desde la vista) y responde a las instrucciones para cambiar de estado (usualmente desde el controlador)
Vista: Interfaz de usuario, que compone la información que se envía al cliente y los mecanismos interacción con éste
15 PROGRAMIA. JasperReports 3.5 para Desarrolladores Java. [En línea].
<http://www.programia.es/jasperreports-3-5-para-desarrolladores-java/>. [Citado en 15 de Junio de 2017]. 16 Abartiateam, D. Jasper Reports. [En línea]. <http://www.abartiateam.com/jasperreports>.
[Citado en 15 de Junio de 2017]. 17 Alvarez, M. Qué es MVC | DesarrolloWeb. [En línea].
<https://desarrolloweb.com/articulos/que-es-mvc.html>. [Citado en 15 de Junio de 2017].
28
Controlador: Interpreta las acciones del usuario de teclado y ratón, informando al modelo y/o a la vista para cambiar apropiadamente sus estados.18 19
Data Access Object (DAO): Patrón de diseño que está relacionado con
la persistencia de la aplicación, la cual permite contar con diversas
fuentes de datos (base de datos, archivos, servicios externos, etc.),
encapsulando la forma de acceder a ellas. Se trata de que el software
cliente se centre en los datos que necesita y se olvide de cómo se
realiza el acceso a los datos o de cuál es la fuente de almacenamiento.
La capa DAO contiene todos los métodos CRUD (create, read, update, delete), por lo general se tiene un DAO para cada tabla en la base de datos. La ventaja de usar objetos de acceso a datos es que cualquier objeto de negocio no requiere conocimiento directo del destino final de la información que manipula.20
Data Transfer Object (DTO): Se utiliza para transferir varios atributos
entre el cliente y el servidor o viceversa, básicamente consta de 2
clases:
La primera es una clase java conocida como Value Object que únicamente contiene sus atributos, constructor, getters y setters, esta clase no tiene comportamiento.
18 Universidad Javeriana de Cali. Patrón de Arquitectura de Software MVC. [En línea]
<http://cic.puj.edu.co/wiki/lib/exe/fetch.php?media=materias:patronmvc.pdf>. [Citado en 15 de Junio de 2017]. 19 Universidad de Alicante. Modelo vista controlador (MVC). [En línea]
<https://si.ua.es/es/documentacion/asp-net-mvc-3/1-dia/modelo-vista-controlador-mvc.html>. [Citado en 15 de Junio de 2017]. 20 Java México. Que es Data Access Object. [En línea]
<http://www.javamexico.org/blogs/richardmx/que_es_data_access_object>. [Citado en 15 de Junio de 2017].
29
La segunda es una clase del lado del servidor conocida como clase de negocio (en la implementación también se conoce como Business Object) es la que se encarga de obtener datos desde la base de datos y llenar la clase Value Object y enviarla al cliente, o a su vez recibir la clase desde el cliente y enviar los datos al servidor, por lo general tiene todos los métodos CRUD (create, read, update y delete).21
SINGLETON
La idea del patrón Singleton es proveer un mecanismo para limitar el número de instancias de una clase, dicho de otra manera, este patrón busca garantizar que una clase sólo tenga una instancia y proporcionar un punto de acceso global a ella. Sus aplicaciones más comunes son clases que representan objetos unívocos.
Se usa este patrón cuando:
● Debe haber exactamente una instancia de una clase y deba ser accesible a los clientes desde un punto de acceso conocido.
● Se requiere de un acceso estandarizado y conocido públicamente.22
PostgreSQL
Es un sistema de gestión de base de datos relacional orientada a objetos y libre, publicado bajo la licencia BSD. Cuenta con más de 15 años de desarrollo activo y una arquitectura sólida. Se ejecuta en los principales sistemas operativos que existen en la actualidad.23
PostgreSQL cuenta con características avanzadas tales como Multi-Version Control de concurrencia (MVCC), puntos en tiempo de recuperación, tablespaces, replicación asincrónica, transacciones anidadas (savepoints), respaldos online/hot, un sofisticado query planner/optimizer.
21 Largo, Elivar. Patrones de diseño en Java: MVC, DAO y DTO. [En línea]. <http://www.ecodeup.com/patrones-de-diseno-en-java-mvc-dao-y-dto/>. [Citado en 15 de Junio de 2017]. 22 Juarez, Maximiliano. Singleton. [En línea].
<http://migranitodejava.blogspot.com.co/2011/05/singleton.html>. [Citado en 15 de Junio de 2017]. 23 Gestiweb. PostgreSQL. [En línea]. <https://www.gestiweb.com/?q=content/postgresql>.
[Citado en 16 de Junio de 2017].
30
Es altamente escalable, tanto en la enorme cantidad de datos que puede manejar y en el número de usuarios concurrentes que puede administrar.
PostgreSQL permite escribir procedimientos almacenados en más de una docena de lenguajes e incluye una biblioteca de funciones estándar con cientos de funciones integradas como operaciones matemáticas básicas, operaciones con strings para criptografía y compatibilidad con Oracle.24
Pool de conexiones
El pool de conexiones es una técnica usada en aplicaciones Web para mejorar el rendimiento de las aplicaciones Web. Un pool de conexiones es un conjunto limitado de conexiones ya conectadas a la base de datos, que puedan ser reutilizadas entre distintas peticiones. Este pool es administrado por un servidor de aplicaciones que va asignando las conexiones a medida que los clientes van solicitando consultas o actualizaciones de datos. La cantidad de conexiones abiertas a una base de datos es limitada, dado que consumen muchos recursos del servidor de base de datos, y se requiere memoria y tiempo del procesador por cada nueva conexión. El pool lo que hace es mantener y gestionar un número de conexiones físicas, que se irán reutilizando automáticamente para aumentar la eficiencia. De esta forma cuando creamos una nueva conexión desde nuestra aplicación, lo que obtenemos es una conexión lógica gestionada por el pool, y al cerrarla lo que hacemos es devolverla a dicho pool. A su vez el pool es capaz de ofrecer múltiples conexiones lógicas utilizando un reducido número de conexiones reales. El manejo de un pool favorece la escalabilidad y el rendimiento de una aplicación. 25 26
24 Microbuffer. ¿Qué es PostgreSQL?. [En línea].
<https://microbuffer.wordpress.com/2011/05/04/que-es-postgresql/>. [Citado en 16 de Junio de 2017]. 25 Curso Hibernate. Pool de conexiones. [En línea].
<http://cursohibernate.es/doku.php?id=patrones:pool_conexiones>. [Citado en 16 de Junio de 2017]. 26 Junta de Andalucia. Manejo del pool de conexiones. [En línea].
<http://www.juntadeandalucia.es/servicios/madeja/contenido/recurso/218>. [Citado en 16 de Junio de 2017].
31
2.3 FACTIBILIDAD DE DESARROLLO Y MÉTODOS
Factibilidad de desarrollo
La factibilidad fue alta, dado que la entidad contaba con los recursos técnicos y económicos para desarrollar la propuesta tecnológica, además de contar con la dirección del Asesor externo y tutor del proyecto. A continuación, se dará a conocer detalladamente los costos necesarios para el desarrollo del proyecto.
Factibilidad Económica
La factibilidad económica del proyecto es alta, ya que lo que necesitamos en términos financieros son mínimo dos equipos de trabajo, asesorías de los tutores del proyecto, acceso a Internet y papelería para realizar el modelado del proyecto. En las tablas que se presentarán a continuación se describe la factibilidad económica, identificando los costos de papelería, hardware, software y recursos humanos necesarios para la realización del proyecto de investigación que se propone a través de tres aspectos principales; recursos humanos, recursos técnicos y otros recursos.
2.3.2.1 Recursos Humanos: Hace referencia al capital humano con el que se
cuenta para el desarrollo del proyecto. En la Tabla 1. Se describe el
tipo, con los costos asociados dados por las horas utilizadas según el
cronograma propuesto.
32
Tabla 1. Recursos Humanos.
Tipo Descripción Horas Total
Valor Cantidad
Tutor 1 Asesorías para la realización del
proyecto, referente a la metodología.
$ 40.000 240 $9.600.000
Desarrollador Dos programadores que realicen la
implementación de la solución.
$ 3.800 960 $ 3.648.000
Total Recursos Humanos $ 13.248.000 Fuente: Autores.
2.3.2.2 Recursos Técnicos
En la Tabla 2. Se listan y se describen cada herramienta tecnológica necesaria para llevar a cabo el proyecto.
Tabla 2.Recursos Técnicos
Recurso Descripción Valor Unitario
Cantidad
Total
Computador Equipos de escritorio destinado para pruebas dado por el IDEXUD.
$ 1.600.000
1 $ 1.600.000
USB Unidad de almacenamiento, destinada para la sustentación de avances
$16.000 2 $32.000
Consumo de internet
Medido en megas (10M), con un acceso de 8 horas diarias, a múltiples servicios.
$40.000 2 $80.000
Consumo de electricidad
Medido en KWh usados a diario
$55.400 2 $110.800
Total Recursos Técnicos $ 1.822.800 Fuente: Los Autores
2.3.2.3 Otros Recursos
Adicional a las herramientas anteriormente nombradas, se necesitan otros
elementos que en la Tabla 3 son listados.
33
Tabla 3.Otros Recursos
Recurso Descripción Total
Medio de Transporte
Valor de pasaje de buses para la movilización de estudiantes para pasantía.
$192.000
Papelería Impresiones, fotocopias, encuadernación, etc.
$200.000
Total Otros Técnicos $392.000 Fuente: Los Autores.
2.3.2.4 Costo Total.
El monto total de todos los recursos necesarios es de $17.009.080. La Tabla 4.
Muestra la sumatoria de todos los recursos.
Tabla 4.Costo Total
Recurso Valor
Total Recursos Humanos $13.248.000
Total Recursos Técnicos $ 1.822.800
Total Otros recursos $392.000
Costos imprevistos (10%) $1.546.280
TOTAL COSTO $ 17.009.080 Fuente: Los Autores.
2.3.2.5 Factibilidad Legal
2.3.2.6 Licencia del Software
La licencia elegida para el desarrollo de la aplicación es la de Freeware la cual
se usa comúnmente para programas que permiten la redistribución, pero no la
modificación (Código fuente no está disponible), ya que la Universidad Distrital
podrá distribuir el software en las dependencias que así lo requieran.
34
Metodología
El proceso open UP/OAS es un método de trabajo que involucra un conjunto mínimo de prácticas tendientes a guiar a un equipo de trabajo pequeño en el análisis, diseño, desarrollo y despliegue de un producto de software. Los objetivos que persiguen son:
Promover la colaboración y compartir conocimientos alineando intereses del equipo de trabajo y los usuarios.
Ayudar al equipo a enfocarse en la arquitectura de forma rápida; de tal forma que se minimicen los riesgos y se organice el desarrollo.
Ayudar al equipo a balancear prioridades en conflicto para maximizar el valor obtenido por los interesados en el proyecto.
Ayudar al equipo en la evolución continua del producto para obtener retroalimentación continua y fomentar el mejoramiento.
Permitir a los administradores del proyecto realizar seguimientos a los avances basados en metas e indicadores.
Permitir que los integrantes del equipo entiendan rápidamente como realizar el trabajo para alcanzar los objetivos y metas proyectadas.
El OPENUP/OAS es un proceso iterativo e incremental que se distribuyen a través de cuatro fases: Inicio, Elaboración, Construcción y Transición (Figura 1). En las cuales se desarrollan transversalmente una serie de subprocesos entendiéndose estos últimos como un conjunto de actividades, personas (Roles), prácticas (Guías) y productos de trabajo (Artefactos) que orientan el desarrollo de software a través del tiempo.
Cada fase puede tener tantas iteraciones como se requiera, dependiendo del grado de complejidad y desconocimiento del dominio, la tecnología a ser usada, la complejidad arquitectónica y el tamaño del proyecto, por nombrar algunos factores.27
27 Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Guía Rápida Proceso de Desarrollo OPENUP/OAS. [En línea]. <https://portalws.udistrital.edu.co/CIT/documentos/NORMATIVIDAD/openupoas/archivos/GuiaRapidaOpenUPOAS.pdf>. [Citado en 16 de Junio de 2017].
35
Figura 1. Método de trabajo OPENUP/OAS Fuente:
https://portalws.udistrital.edu.co/CIT/documentos/NORMATIVIDAD/openupoas/archivos/GuiaRa
pidaOpenUPOAS.pdf
Es un proceso iterativo e incremental que se distribuyen a través de cuatro fases: Inicio, Elaboración, Construcción y Transición. En las cuales se desarrollan transversalmente una serie de subprocesos entendiéndose estos últimos como un conjunto de actividades, personas (Roles), prácticas (Guías) y productos de trabajo (Artefactos) que orientan el desarrollo de software a través del tiempo.
2.3.3.1 Fase de Inicio
Se identifica como primera medida conocer el negocio, de esta forma se realizaron capacitaciones con: el área de contratación y el área de informes con el fin de comprender la forma en la que se llevaban a cabo las etapas involucradas en el proceso de contratación, y cómo la información generada en este proceso es utilizada para la construcción de informes entre otros (Figura 5).
En este sentido se determina que el Framework de desarrollo más apropiado para el desarrollo del software es ZK, por lo tanto inicia la curva de aprendizaje con apoyo del jefe de proyecto, teniendo en cuenta los aspectos implementados en este Framework con respecto al diseño, lenguajes de desarrollo; como java, JavaScript y Ajax, orientados al patrón de diseño MVC (Modelo Vista Controlador). Al final de esta fase el equipo de desarrollo realizó los primeros casos de usos para el módulo precontractual, con el fin de diseñar los formularios respectivos y aumentar el conocimiento adquirido del Framework (Figura 6).
36
Tabla 5.Actividades de Fase de Inicio 1.
Fuente:
https://portalws.udistrital.edu.co/CIT/documentos/NORMATIVIDAD/openupoas/archivos/GuiaRapidaOpenUPOAS.pdf
Tabla 6.Actividades de Fase de Inicio 2.
Fuente:
https://portalws.udistrital.edu.co/CIT/documentos/NORMATIVIDAD/openupoas/archivos/GuiaRapidaOpenUPOAS.pdf
2.3.3.2 Fase de Elaboración
En esta fase se tuvo en cuenta las capacitaciones realizadas anteriormente para definir las interfaces que se desarrollarían en cada módulo según los formularios utilizados por el IDEXUD para cada una de las etapas de contratación. De esta forma se plantean reuniones con el equipo de trabajo para definir los y corregir los casos de uso, y elaborar el diagrama entidad relación para la construcción de la base correspondiente al módulo precontractual (Tabla 7).
37
Tabla 7.Fase de Elaboración
Fuente:
https://portalws.udistrital.edu.co/CIT/documentos/NORMATIVIDAD/openupoas/archivos/GuiaRapidaOpenUPOAS.pdf
2.3.3.3 Fase de Construcción
Esta es la tercera fase del proceso, se enfoca en detallar los requisitos y requerimientos, diseñar, implementar y probar el grueso del software y completar el desarrollo del sistema basado en la arquitectura.
Se describen los requisitos y requerimientos restantes
Se completan en detalles los diseños, la implementación y las pruebas del software.
Se libera la primera versión operativa del software (beta) del sistema.
Las actividades de esta fase son:
1. Planificación y gestión de la iteración 2. Identificar y refinar requisitos y requerimientos 3. Desarrollar un incremento de solución 4. Probar la solución construida
38
2.3.3.4 Fase de Transición
Es la cuarta fase del proceso. Se enfoca en la transición del producto de software
a la plataforma tecnológica del cliente logrando que los interesados convengan
que el desarrollo del producto cumple con los requerimientos planteados. Los
objetivos de esta fase son lograr:
La prueba beta valida que satisfaga las expectativas del usuario. Esto
típicamente requiere algunas actividades de afinamiento, tales como
depuración de errores y mejora del desempeño y la usabilidad.
El consentimiento de los interesados en que el desarrollo está completo.
Esto puede involucrar varios niveles de pruebas para la aceptación del
producto, incluyendo pruebas formales e informales y pruebas beta.
Mejorar el desempeño en futuros proyectos a través de lecciones
aprendidas.
Documentar las lecciones aprendidas y mejorar el ambiente de los procesos y las Herramientas para el proyecto28
28 Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Guía Rápida Proceso de Desarrollo OPENUP/OAS. [En línea]. <https://portalws.udistrital.edu.co/CIT/documentos/NORMATIVIDAD/openupoas/archivos/GuiaRapidaOpenUPOAS.pdf>. [Citado en 16 de Junio de 2017].
39
FASE III - CONSTRUCCIÓN
A continuación, se dará a conocer la arquitectura elegida para el desarrollo del
proyecto según las necesidades del IDEXUD en el área de contratación, además
se describirán detalladamente los aspectos para la elaboración y terminación del
mismo
3. DESARROLLO DEL PROYECTO
Dados el requerimiento identificado en las etapas de análisis y diseño se desarrolla el proyecto teniendo en cuenta la lógica del negocio, y aspectos como la optimización de procesos.
3.1 GESTIÓN DE RIESGO
A continuación se describen los riesgos que se generan al desarrollarse el proyecto (Tabla 8).
40
Tabla 8.Riesgos del sistema
No. Riesgo Tipo Descripción Causas Impacto
Probabilidad
R-001 Cumplimiento Proyecto y Producto
Software no terminado en tiempo previsto.
No tener en cuenta el cronograma de actividades.
Muy Alto
80%
R-002 Bajo Rendimiento
Proyecto y Producto
Problemas de rendimiento dado por “cuellos de botella”.
Deficiencia en la estimación.
Moderado
30%
R-003 Cambio de requerimientos
Proyecto y Producto
Habrá más cambios de requerimientos de los contemplados inicialmente.
Cambio en los procesos de la empresa.
Alto 70%
R-004 Subestimación del tamaño
Proyecto y Producto
El tamaño del proyecto se ha subestimado.
Deficiencia en la negociación.
Alto 60%
R-005 Rotación de Personal
Proyecto Personal con experiencia en ejecución de procesos no renueva contratado.
Políticas de la compañía.
Bajo 20%
R-006 Fallos en la arquitectura elegida.
Proyecto y Producto
La arquitectura elegida no funciona como se había estimado.
Poca experiencia con la arquitectura.
Bajo 25%
Fuente: Autores
41
3.2 COSTOS DEL RIESGO
A continuación, se determinan el costo aproximado para cada uno de los riesgos determinados anteriormente, teniendo en cuenta que los cálculos fueron realizados para un equipo de dos programadores (Tabla 9).
Tabla 9. Costos del riesgo
No. de Riesgo
Tipo de Costo Valor
R-001 Mayor tiempo de desarrollo por lo tanto salarios extras para
programadores.
$2.509.200
R-002 $1.476.000
R-003 $4.428.000
R-004 $8.856.000
R-005 No aplica $0
R-006 Mayor tiempo de desarrollo $4.428.000
Fuente: Autores
Riesgos más relevantes
Según los datos del impacto y la probabilidad que generan los riesgos en el proyecto se muestran en la Tabla 10.
Tabla 10.Riesgos más relevantes
No. de Riesgo
Riesgo
R-001 Cumplimiento
R-003 Cambio de requerimientos
R-004 Subestimación del tamaño
Fuente: Autores
42
Planificación del riesgo
Para mitigar los riesgos identificados anteriormente se determinan las siguientes estrategias para minimizar los riesgos en el proyecto de software.
3.2.2.1 Cuantificar Estrategias
A continuación se determinan en la Tabla 11 las estrategias y se estima el costo aproximado de cada una de ellas
Tabla 11.Cuantificación de Estrategias
Riesgo Estrategia Cuantificar Estrategias
Id de Riesgo R-001
Cumplimiento Utilización de herramientas CASE.
$400.000
Reajustar cronograma. $49.200
Id de Riesgo R-003
Cambio de Requerimientos
Determinar impacto del cambio del requerimiento en el sistema.
$246.000
Determinar ciclo de vida para ejecución de procesos.
$492.000
Id de Riesgo R-004
Subestimación del tamaño
Determinar tamaño funcional del sistema.
$738.000
Fuente: Autores
3.2.2.2 Seleccionar Estrategias
De esta forma se muestra en la Tabla 12. Las estrategias que fueron seleccionadas para mitigar el riesgo.
43
Tabla 12.Selección de Estrategia
Riesgo Estrategia
Cumplimiento Reajustar cronograma.
Cambio de Requerimientos
Determinar impacto del cambio
del requerimiento en el sistema.
Subestimación del tamaño
Determinar tamaño funcional del
sistema.
Fuente: Autores
3.3 ARQUITECTURA.
Inicialmente para el desarrollo de la aplicación se plantean los siguientes
diagramas (Figura 3. y Figura 4.). En donde se identifica que según la
estructura general la arquitectura adecuada es la Arquitectura orientadas a
servicios y la arquitectura por capas dado que el proyecto utilizara el patrón de
diseño: “Modelo -Vista-Controlador”.
Figura 3. Arquitectura Módulo Pre-Contractual Fuente: IDEXUD
44
Figura 4. Arquitectura Módulo Contractual Fuente: IDEXUD
45
3.4 HERRAMIENTAS DE SOFTWARE UTILIZADAS
Se listan y se describen las herramientas que fueron utilizadas para desarrollar
el proyecto en la Tabla 13.
Tabla 13. Herramientas de Software Utilizadas
Herramienta y/o Lenguaje
Versión Característica
Eclipse Juno
1.5.2 ● Es un entorno de desarrollo integrado, de Código abierto y Multiplataforma.
● Está basado en el lenguaje de desarrollo java.
● Se utiliza para desarrollar lo que se conoce como Aplicaciones de Cliente Enriquecido, entorno de desarrollo integrado
● El SDK de Eclipse incluye las herramientas de desarrollo de Java, ofreciendo un IDE con un compilador de Java interno y un modelo completo de los archivos fuente de Java. Esto permite técnicas avanzadas de refactorización y análisis de código.
● Integración con Ant, asistentes (wizards) para creación de proyectos, clases, tests, etc.
PostgreSQL 9.5 ● Incorpora funciones de diversa índole: manejo de fechas, geométricas, orientadas a operaciones con redes, etc.
● Posee una gran escalabilidad. Es capaz de ajustarse al número de CPUs y a la cantidad de memoria que posee el sistema de forma óptima, haciéndole capaz de soportar una mayor cantidad de peticiones simultáneas de manera correcta (en algunos benchmarks se dice que ha llegado a soportar el triple de carga de lo que soporta
46
MySQL). ● Permite la gestión de diferentes
usuarios, como también los permisos asignados a cada uno de ellos.
● Implementación del estándar SQL92/SQL99.
TIBCO JasperSoft
Studio
6.0.2 ● Es una plataforma de código abierto y de uso gratuito para JasperReports y JasperReports Server.
● Puede acceder a diferentes tipos de fuentes de datos, incluyendo Big Data, CSV, Hibernate, Jaspersoft, JavaBeans, JDBC, JSON, NoSQL, enlaces de información TIBCO Spotfire®, XML o su propia fuente de datos personalizada.
● Está completamente escrito en Java
● Produce documentos perfectos en píxeles que se pueden ver, imprimir o exportar en una gran variedad de formatos de documentos.
Draw.io 6.9.1 ● Es una aplicación web gratuita de diagramación
● Se instala como una extensión de Google Chrome
● Colaboración en tiempo real. ● Disponibilidad / Fiabilidad /
Escalabilidad: draw.io está alojado en Google App Engine y sirve de forma estática a una aplicación de JavaScript completamente operativa.
● Cliente HTML 5 nativo con soporte full de IE 6-8.
● Gran biblioteca de plantillas incorporada, como diagramas UML entre otros.
● Interfaz intuitiva.
47
Bizagi Modeler
3.0.0.022
● Es una herramienta gratuita para el modelado y documentación de procesos.
● Este producto le permite visualmente diseñar, documentar y simular sus procesos, en forma ágil y sencilla, utilizando la notación BPMN (Business Process Model and Notation), un formato estándar de aceptación mundial para el modelado de procesos.
● Tiene la posibilidad de especificar diferentes aspectos técnicos como transacciones de larga duración, mensajes, notificaciones, llamados a sistemas externos entre otros
● Permite trabajar en ambientes colaborativos con otras personas en su equipo, los cuales pueden ser almacenados en la nube o en su lugar de trabajo.
Java 7 ● Cambios en el lenguaje, para incrementar la productividad del desarrollador y simplificar las tareas comunes de programación disminuyendo la cantidad de código necesario, aclarando la sintaxis y haciendo que el código pueda leerse más fácilmente.
● Soporte mejorado, para lenguajes dinámicos lo que da como resultado un aumento considerable del desempeño en JVM.
● Una nueva API preparada para múltiples núcleos, que permite a los desarrolladores convertir fácilmente los problemas en tareas que pueden ejecutarse en paralelo en un número arbitrario de núcleos de procesador.
● Una completa interfaz de I/O, para trabajar con sistemas de archivo que pueden acceder a una variedad más amplia de
48
atributos de archivo y ofrecer más información cuando ocurren errores.
● Mayor soporte de la internacionalización, incluido soporte para Unicode 6.0.
● Nuevas características de redes y seguridad.
● Versiones actualizadas de numerosas bibliotecas.
Framework
zk
2.0.1 ● Diseñado para ser
extremadamente
ligero:
✔ Sin dependencias
✔ No requiere plugins de ningún
tipo.
● Compatible con la mayoría de navegadores existentes.
● Los componentes que forman ZK son una representación POJO (Plain Old Java Objects) de todos los componentes XHTML y una batería adicional de todos los componentes del propio ZK. En total unos 200.
● Diseño web adaptable ● Componentes responsivos
JasperReports
6.0.2 ● Biblioteca escrita completamente en Java
● Tiene un diseño de informe flexible.
● Puede presentar los datos textualmente o gráficamente.
● Los desarrolladores pueden proporcionar datos de múltiples maneras.
● Puede aceptar datos de las múltiples fuentes de datos.
● Puede generar marcas de agua (una marca de agua es como una imagen secundaria que se coloca sobre la imagen primaria).
● Puede generar informes
49
secundarios. ● Es capaz de exportar informes en
una variedad de formatos.
Enterprise
Architect
11 ● Es una herramienta de diseño y
modelado de UML.
● Generación de código e
ingeniería inversa en más de 10
lenguajes como: ActionScript,
C++, C#, Delphi, Java, Python,
PHP, VB.NET and Visual Basic
● Soporte para MDA
(transformaciones).
● Validación de modelos.
● Soporte para métricas.
● Generación de documentación.
Fuente: Autores.
3.5 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
Módulo Precontractual
Tabla 14.Requerimiento Funcional Ingreso de Usuarios
Nombre del
Requerimiento:
Ingreso de Usuarios
Id del Requerimiento: RF-001
Entradas: Usuario, Contraseña, Captcha.
Salidas: Inicio de sesión exitoso, Usuario no registrado
Prerrequisitos: Usuario registrado en el sistema
Opciones: Iniciar Sesión, Cancelar
Restricciones: Ingresar el texto del captcha
Descripción del proceso:
50
El usuario ingresa al sistema y selecciona la opción Iniciar Sesión, ingresa
las credenciales de acceso y el texto del captcha, si los datos ingresados se
encuentran registrados en la base de datos, podrá ingresar al sistema según
el tipo de persona que tenga asignado bien sea persona natural o persona
jurídica, en el caso que sus datos estén incorrectos el usuario deberá ingresar
de nuevo sus credenciales de acceso.
Prioridad
:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 15.Requerimiento Funcional Registro Persona Natural
Nombre del
Requerimiento:
Registro Persona Natural
Id del Requerimiento: RF-002
Entradas: Tipo de persona: Natural
Salidas: El usuario ingresa al sistema
Envió de correo con las credenciales de acceso
Reporte en pdf con hoja de vida diligenciada
Prerrequisitos: No aplica
Opciones: Ingresar, Guardar, Cancelar
Restricciones: El usuario debe ingresar todos los campos que
sean obligatorios
Descripción del proceso:
El usuario deberá seleccionar el tipo de persona natural, y deberá diligenciar
el primer paso con los datos básicos, si el registro fue exitoso se enviará
correo con las credenciales de acceso, de esta forma deberá continuar
llenando los campos de texto hasta llegar al último paso, en donde tendrá que
seleccionar si se encuentra entre las causales de inhabilidad para ejercer
cargos públicos, para luego guardar toda la información diligenciada
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
51
Tabla 16. Requerimiento Funcional Registro Persona Jurídica
Nombre del
Requerimiento:
Registro Persona Jurídica
Id del Requerimiento: RF-003
Entradas: Tipo de persona: Jurídica
Salidas: El usuario ingresa al sistema
Envió de correo con las credenciales de acceso
Reporte en pdf con hoja de vida jurídica
diligenciada
Prerrequisitos: No aplica
Opciones: Ingresar, Guardar,Cancelar
Restricciones: El usuario debe ingresar todos los campos que
sean obligatorios
Descripción del proceso:
El usuario deberá seleccionar el tipo de persona jurídica , y deberá diligenciar
el primer paso con los datos básicos, si el registro fue exitoso se enviará
correo con las credenciales de acceso, de esta forma deberá continuar
llenando los campos de texto hasta llegar al último paso, en donde tendrá que
seleccionar si se encuentra entre las causales de inhabilidad para ejercer
cargos públicos, para luego guardar toda la información diligenciada
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 17. Requerimiento Funcional Diligenciamiento de Formato Vinculación Contratista
Nombre del
Requerimiento:
Diligenciamiento de Formato Vinculación
Contratista
52
Id del Requerimiento: RF-004
Entradas: Usuario y Contraseña
Salidas: El usuario Ingresa al sistema
Reporte en pdf con formato vinculación
contratista
Prerrequisitos: Diligenciamiento de la hoja de vida natural
Opciones: Iniciar Sesión, Guardar, Cancelar
Restricciones: El usuario debe estar registrado en el sistema
como persona natural.
Deberá diligenciar los campos obligatorios.
Descripción del proceso:
El usuario registrado como persona natural, deberá iniciar sesión con sus
credenciales de acceso, y seleccionar la opción: Formato Vinculación
Contratista, en donde tendrá que diligenciar la información solicita y guardar
sus datos al terminar.
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 18. Requerimiento Funcional Consulta de formulario: Persona natural
Nombre del
Requerimiento:
Consulta de formulario: Persona natural
Id del Requerimiento: RF-005
Entradas: Selección de la opción hoja de vida en el menú
Persona Natural
Salidas: El usuario podrá ver el formulario de Persona
Natural
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema
53
Opciones: Continuar
Restricciones: El usuario debe tener el perfil de persona
natural para consultar la información
Descripción del proceso:
El usuario deberá iniciar sesión con sus credenciales de acceso, seleccionar
la opción Hoja de vida Pública Natural en el menú: Persona Natural, y podrá
visualizar la información anteriormente diligenciada por el usuario.
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 19.Requerimiento Funcional Consulta de formulario: Persona jurídica
Nombre del
Requerimiento:
Consulta de formulario: Persona jurídica
Id del Requerimiento: RF-006
Entradas: Selección de la opción hoja de vida en el menú
Persona Jurídica
Salidas: El usuario podrá visualizar la información de la
hoja de vida
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema
Opciones: Continuar
Restricciones: El usuario debe tener el perfil de persona
jurídica para consultar la información
Descripción del proceso:
El usuario deberá iniciar sesión con sus credenciales de acceso, seleccionar
la opción Hoja de vida Pública Jurídica en el menú: Persona Jurídica, y podrá
visualizar la información anteriormente diligenciada por el usuario.
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
54
Fuente: Autores
Tabla 20. Requerimiento Funcional Consulta de formulario: Formato vinculación contratista
Nombre del
Requerimiento:
Consulta de formulario: Formato vinculación
contratista
Id del Requerimiento: RF-007
Entradas: Selección del formato de vinculación en
persona Natural
Salidas: El usuario podrá ver el formulario de
vinculación
Prerrequisitos: Usuario debe diligenciar la hoja de vida pública
natural
Opciones: Continuar
Restricciones: El usuario debe tener el perfil de persona
natural para consultar la información
Descripción del proceso:
El usuario deberá iniciar sesión con sus credenciales de acceso, seleccionar
la opción Formato de vinculación contratista en el menú: Persona Natural, y
podrá visualizar la información anteriormente diligenciada por el usuario.
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 21. Requerimiento Funcional Actualización: Persona Natural
Nombre del
Requerimiento:
Actualización: Persona Natural
Id del Requerimiento: RF-008
Entradas: Selección del botón modificar
55
Salidas: El usuario podrá ver el formulario
desbloqueado de Persona Natural para su
respectiva modificación
Prerrequisitos: El usuario debe haber diligenciado el formulario
de hoja de vida Natural
Opciones: Continuar, modificar, Guardar
Restricciones: El usuario debe tener el perfil de persona
natural para modificar la información
Descripción del proceso:
El usuario deberá iniciar sesión con sus credenciales de acceso, seleccionar
la opción Hoja de Vida Pública en el menú, selecciona el botón modificar y
podrá visualizar el formulario desbloqueado para modificar los campos
necesarios
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 22. Requerimiento Funcional Actualización: Persona Jurídica
Nombre del
Requerimiento:
Actualización: Persona Jurídica
Id del Requerimiento: RF-009
Entradas: Selección del botón modificar
Salidas: El usuario podrá ver el formulario
desbloqueado de Persona Jurídica para su
respectiva modificación
Prerrequisitos: El usuario debe haber diligenciado el formulario
de hoja de vida jurídica
Opciones: Continuar, modificar, Guardar
Restricciones: El usuario debe tener el perfil de persona
jurídica para consultar la información
Descripción del proceso:
56
El usuario deberá iniciar sesión con sus credenciales de acceso, seleccionar
la opción hoja de vida jurídica en el menú, selecciona el botón modificar y
podrá visualizar el formulario desbloqueado para modificar los campos
necesarios.
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 23. Requerimiento Funcional Actualización: Formato vinculación contratista
Nombre del
Requerimiento:
Actualización: Formato vinculación contratista
Id del Requerimiento: RF-010
Entradas: Selección del botón modificar
Salidas: El usuario podrá ver el formulario
desbloqueado de Vinculación para su
respectiva modificación
Prerrequisitos: El usuario debe haber diligenciado el formulario
de Vinculación
Opciones: Continuar, modificar, Guardar
Restricciones: El usuario debe tener el perfil de persona
natural para consultar la información
Descripción del proceso:
El usuario deberá iniciar sesión con sus credenciales de acceso, seleccionar
la opción formato de vinculación contratista en el menú, selecciona el botón
modificar y podrá visualizar el formulario desbloqueado para modificar los
campos necesarios.
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 24. Requerimiento Funcional Reportes: Hoja de vida natural
57
Nombre del
Requerimiento:
Reporte: Hoja de vida Natural
Id del Requerimiento: RF-011
Entradas: Selección del icono pdf correspondiente
Salidas: El usuario podrá guardar el reporte: hoja de
vida natural en su pc.
Prerrequisitos: Usuario registrado en el sistema
Perfil :persona natural
Opciones: Continuar, modificar, Guardar
Restricciones: El usuario debe haber completado toda la
información relacionada al formulario de hoja
de vida natural
Descripción del proceso:
El usuario deberá iniciar sesión con sus credenciales de acceso, seleccionar
la opción Generar reportes, seleccionar el icono pdf correspondiente y allí
podrá guardar el archivo en su pc.
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 25.Requerimiento Funcional Reportes: Hoja de vida jurídica
Nombre del
Requerimiento:
Reporte: Hoja de vida jurídica
Id del Requerimiento: RF-012
Entradas: Selección del icono pdf
Salidas: El usuario podrá guardar el reporte: hoja de
vida jurídica en su pc.
Prerrequisitos: Usuario registrado en el sistema
Perfil :persona natural
58
Opciones: Continuar, modificar, Guardar
Restricciones: El usuario debe haber completado toda la
información relacionada al formulario de hoja
de vida jurídica
Descripción del proceso:
El usuario deberá iniciar sesión con sus credenciales de acceso, seleccionar
la opción Generar reportes, seleccionar el icono pdf correspondiente y allí
podrá guardar el archivo en su pc.
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 26. Requerimiento Funcional Reportes: Formato de vinculación contratista
Nombre del
Requerimiento:
Reporte: Formato de vinculación
Id del Requerimiento: RF-013
Entradas: Seleccionar el icono pdf
Salidas: El usuario podrá guardar el reporte: Formato
vinculación contratista en su pc.
Prerrequisitos: El usuario debe haber diligenciado el formulario
de Formato de vinculación contratista
Opciones: Continuar, modificar, Guardar
Restricciones: El usuario debe haber completado toda la
información relacionada al formato de
vinculación contratista
Descripción del proceso:
El usuario deberá iniciar sesión con sus credenciales de acceso, seleccionar
la opción Generar reportes, seleccionar el icono pdf correspondiente, allí se
descarga el archivo y podrá guardarlo en su pc.
59
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 27. Requerimiento Funcional Cambio de contraseña
Nombre del
Requerimiento:
Cambio de contraseña
Id del Requerimiento: RF-014
Entradas: Selección de la opción Cambio de contraseña
Salidas: El usuario podrá acceder con su nueva
contraseña al sistema
Prerrequisitos: El usuario debe estar registrado en el sistema
Opciones: Guardar, Cancelar
Restricciones: El usuario deberá seleccionar la opción cambio
de contraseña
Descripción del proceso:
El usuario deberá iniciar sesión con sus credenciales de acceso, seleccionar
la opción cambio de contraseña, se diligencia la anterior y la nueva la
contraseña, se repite está última, guardar los cambios y cuando vuelva a
ingresar al sistema podrá ingresar con su nueva clave.
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Módulo Contractual
Tabla 28. Requerimiento Funcional Creación de Contrato
Nombre del
Requerimiento:
Creación de Contrato
60
Id del Requerimiento: RF-015
Entradas: Datos básicos del contrato, selección de
plantilla o creación de plantilla
Salidas: Generación de Contrato
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema
Opciones: Guardar, Cancelar, Crear Plantilla, Cargar
Plantilla
Restricciones: El usuario tendrá que seleccionar la opción
Crear Contrato
Descripción del proceso:
El usuario deberá ingresar al sistema con las credenciales de acceso, y
deberá ir al menú, y seleccionar la opción Contrato-Creación de contrato
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 29.Requerimiento Funcional Consulta de Contrato
Nombre del
Requerimiento:
Consulta de Contrato
Id del Requerimiento: RF-016
Entradas: Selección de la opción consultar contratos
Salidas: El usuario visualizará la lista de contratos
creados por el usuario.
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema, contratos
Opciones: Continuar
Restricciones: El usuario deberá seleccionar la opción
consultar contrato
61
Descripción del proceso:
El usuario selecciona la opción Contrato-Consulta de contratos en el menú, y
podrá visualizar la lista de contratos creados por el usuario.
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 30. Requerimiento Funcional Actualización de Contrato
Nombre del
Requerimiento:
Actualización de Contrato
Id del Requerimiento: RF-017
Entradas: Selección de opción: Consultar Contrato ,
modificar
Salidas: El usuario visualiza los datos de Contrato.
Actualización del Contrato
Actualización del reporte en pdf
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema
Contrato creado en el sistema
Opciones: Guardar, Modificar, Cancelar
Restricciones: El usuario debe elegir la opción consultar
contratos desde el menú
El contrato no debe estar suscrito
Descripción del proceso:
El usuario ingresa al sistema, y seleccionará la opción Contrato, consultar
contrato, en donde deberá seleccionar el contrato que desea actualizar y
deberá seleccionar el icono correspondiente a modificar.
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 31. Requerimiento Funcional Creación de Plantilla
62
Nombre del
Requerimiento:
Creación de Plantilla
Id del Requerimiento: RF-018
Entradas: Gestionar Plantilla, creación de plantilla
Salidas: Plantilla con cláusulas y el tipo de contrato
asociado.
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema.
Tipo de contrato ya seleccionado.
Opciones: Guardar datos personales, Guardar Plantilla,
Cancelar
Restricciones: El usuario tendrá que seleccionar la opción
Crear Plantilla
Descripción del proceso:
El usuario deberá ingresar al sistema con las credenciales de acceso, y
deberá ir al menú, y seleccionar la opción Gestionar Plantilla-Crear Plantilla
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 32. Requerimiento Funcional Consulta de Plantilla
Nombre del
Requerimiento:
Consulta de Plantilla
Id del Requerimiento: RF-019
Entradas: Selección de la opción Gestionar Plantilla
Salidas: El usuario visualizará la lista de plantillas,
disponibles en el sistema.
Prerrequisitos: Plantillas creadas en el sistema
63
Opciones: Editar, Guardar, Cancelar, Eliminar
Restricciones: Usuario Registrado en el sistema
Descripción del proceso:
El usuario selecciona la opción Gestionar Plantillas en el menú, y podrá
visualizar la lista de plantillas registradas en el sistema.
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 33. Requerimiento Funcional Actualización de Plantilla
Nombre del
Requerimiento:
Actualización de Plantilla
Id del Requerimiento: RF-020
Entradas: Selección de opción: Consultar Plantilla,
modificar
Salidas: El usuario visualiza los datos de las plantillas
creadas.
Actualización de la plantilla.
Prerrequisitos: Plantilla creada en el sistema
Opciones: Editar, Guardar, Cancelar, Eliminar
Restricciones: Usuario Registrado en el sistema
Descripción del proceso:
El usuario ingresa al sistema, y seleccionará la opción Plantilla, consultar
plantilla, en donde deberá seleccionar la plantilla que desea actualizar y
deberá seleccionar el icono correspondiente a modificar.
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores.
64
Tabla 34. Requerimiento Funcional Creación de Cláusulas
Nombre del
Requerimiento:
Creación de Cláusulas
Id del Requerimiento: RF-021
Entradas: Cláusulas, Gestionar Cláusula o creación de
plantilla
Salidas: Cláusulas con la opción de agregar parágrafos
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema.
Tipo de contrato ya seleccionado.
Opciones: Agregar Cláusula, Cancelar
Restricciones: El usuario tendrá que seleccionar la opción
Crear Plantilla
Descripción del proceso:
El usuario deberá ingresar al sistema con las credenciales de acceso, y
deberá ir al menú y seleccionar la opción Gestionar Cláusula- Crear Cláusula
o la opción Plantilla-Creación de plantilla
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 35. Requerimiento Funcional Consulta de Cláusulas
Nombre del
Requerimiento:
Consulta de Cláusulas
Id del Requerimiento: RF-022
Entradas: Selección de la opción consultar cláusula
Salidas: El usuario visualizará la lista de cláusulas,
disponibles en el sistema.
65
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema
Cláusulas creadas en el sistema
Opciones: Continuar
Restricciones: El usuario deberá seleccionar la opción
consultar cláusula
Descripción del proceso:
El usuario selecciona la opción Gestionar Cláusulas en el menú, y podrá
visualizar la lista de cláusulas creados por el usuario.
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 36. Requerimiento Funcional Actualización de Cláusulas
Nombre del
Requerimiento:
Actualización de Cláusulas
Id del Requerimiento: RF-023
Entradas: Selección de la opción consultar cláusula
Salidas: El usuario visualizará la lista de cláusulas,
disponibles en el sistema.
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema
Cláusulas creadas en el sistema
Opciones: Modificar, Cancelar, Guardar, Eliminar,Salir
Restricciones: El usuario deberá seleccionar la opción
modificar cláusula
Descripción del proceso:
El usuario selecciona la opción Gestionar Cláusulas el menú, y podrá
visualizar la lista de cláusulas creados por el usuario, en donde tendrá que
seleccionar la opción modificar, de esta forma los datos serán habilitados
para su edición.
66
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 37. Requerimiento Funcional Creación de Parágrafos
Nombre del
Requerimiento:
Creación de Parágrafos
Id del Requerimiento: RF-024
Entradas: Cláusulas, creación de cláusula
Salidas: Parágrafos asociados a una cláusula específica
Prerrequisitos: Cláusula ya creada
Opciones: Gestionar Cláusula, Agregar Parágrafo,
Guardar Parágrafo Cancelar
Restricciones: Usuario Registrado en el sistema.
Descripción del proceso:
El usuario deberá ingresar al sistema con las credenciales de acceso, y
deberá ir al menú y seleccionar la opción Gestionar Cláusula
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 38. Requerimiento Funcional Consulta de Parágrafos
Nombre del
Requerimiento:
Consulta de Parágrafos
67
Id del Requerimiento: RF-025
Entradas: Gestionar Cláusula
Salidas: El usuario visualizará la lista de parágrafos
según la cláusula elegida
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema
Cláusulas creadas en el sistema
Parágrafos creados en el sistema
Opciones: Ver Parágrafo, Editar, Eliminar,Guardar,
Cancelar Salir
Restricciones: El usuario deberá seleccionar una cláusula
específica para visualizar los parágrafos
asociados
Descripción del proceso:
El usuario selecciona la opción Gestionar Cláusulas en el menú, y en donde
podrá encontrar la lista de cláusulas creados por el usuario, allí deberá
seleccionar una cláusula para visualizar la lista de parágrafos
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 39. Requerimiento Funcional Actualización de Parágrafos
Nombre del
Requerimiento:
Actualización de Parágrafos
Id del Requerimiento: RF-026
Entradas: Gestionar Cláusula
Salidas: El usuario visualizará la lista de parágrafos
según la cláusula elegida.
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema
Cláusulas creadas en el sistema
Parágrafos creados en el sistema
68
Opciones: Ver Parágrafo, Editar, Eliminar, Guardar,
Cancelar Salir
Restricciones: El usuario deberá seleccionar una cláusula
específica para visualizar los parágrafos
asociados, y seleccionar el botón
correspondiente a modificar para actualizar
parágrafo.
Descripción del proceso:
El usuario selecciona la opción Gestionar Cláusulas en el menú, y en donde
podrá encontrar la lista de cláusulas creados por el usuario, allí deberá
seleccionar una cláusula para visualizar la lista de parágrafos, además
deberá seleccionar el botón editar para el parágrafo que desee modificar
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 40. Requerimiento funcional Creación de Acta de Inicio
Nombre del
Requerimiento:
Creación de Acta de Inicio
Id del Requerimiento: RF-025
Entradas: Gestionar Acta de Inicio, Crear Acta de Inicio
Salidas: Acta de Inicio asociada a un contrato
Prerrequisitos: Contrato ya creado
Opciones: Guardar Acta, Cancelar
Restricciones: Usuario Registrado en el sistema.
Descripción del proceso:
El usuario deberá ingresar al sistema con las credenciales de acceso, y
deberá ir al menú y seleccionar la opción Gestionar Acta de Inicio en donde
69
deberá seleccionar la opción: crear Acta de Inicio, diligenciado los datos
respectivos y guardando la información diligenciada
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 41. Requerimiento Funcional Consulta de Acta de Inicio
Nombre del
Requerimiento:
Consulta de Acta de Inicio
Id del Requerimiento: RF-026
Entradas: Gestionar Acta de Inicio
Salidas: El usuario visualizará la lista de Actas de Inicio
creadas en el sistema.
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema.
Contrato creado en el sistema.
Acta de Inicio creada en el sistema.
Opciones: Ver Acta,Editar, Eliminar,Guardar, Cancelar,
Salir
Restricciones: El usuario deberá seleccionar un acta de inicio
específica para visualizar los datos.
Descripción del proceso:
El usuario selecciona la opción Gestionar Acta de Inicio en el menú, en
donde podrá encontrar la lista de Actas de Inicio creados por el usuario, allí
deberá seleccionar una Acta de Inicio para visualizar los datos.
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
70
Tabla 42.Requerimiento Funcional Actualización de Acta de Inicio
Nombre del
Requerimiento:
Actualización de Acta de Inicio
Id del Requerimiento: RF-027
Entradas: Gestionar Acta de Inicio
Salidas: El usuario visualizará la lista de Acta de Inicio
con el número de contrato asociado
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema
Contrato creado en el sistema
Acta de Inicio creado en el sistema
Opciones: Ver Acta de Inicio, Editar, Eliminar, Guardar,
Cancelar Salir
Restricciones: El usuario deberá seleccionar una Acta de
Inicio específica para visualizar los datos
asociados, y seleccionar el botón
correspondiente a modificar para actualizar el
Acta de Inicio.
Descripción del proceso:
El usuario selecciona la opción Gestionar Acta de Inicio en el menú, y en
donde podrá encontrar la lista de Actas de Inicio creados por el usuario,
además deberá seleccionar el botón editar para el Acta de Inicio que desee
actualizar
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
71
Tabla 43. Requerimiento funcional Creación de Otro Si
Nombre del
Requerimiento:
Creación de Otro Si
Id del Requerimiento: RF-028
Entradas: Gestionar Otro Si, Crear Otro Si
Salidas: Otro Si asociado a un contrato
Prerrequisitos: Contrato ya creado
Opciones: Guardar Acta, Cancelar
Restricciones: Usuario Registrado en el sistema.
Descripción del proceso:
El usuario deberá ingresar al sistema con las credenciales de acceso, y
deberá ir al menú y seleccionar la opción Gestionar Otro Si en donde deberá
seleccionar la opción: crear Otro Si, diligenciado los datos respectivos y
guardando la información diligenciada
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 44. Requerimiento Funcional Consulta de Otro Si
Nombre del
Requerimiento:
Consulta de Otro Si
Id del Requerimiento: RF-029
Entradas: Gestionar Otro Si
72
Salidas: El usuario visualizará la lista de Otro Si creados
en el sistema.
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema.
Contrato creado en el sistema.
Otro Si creado en el sistema.
Opciones: Ver Otro Si, Editar, Eliminar, Guardar,
Cancelar, Salir
Restricciones: El usuario deberá seleccionar un Otro Si
específico para visualizar los datos.
Descripción del proceso:
El usuario selecciona la opción Otro Si de Inicio en el menú, en donde podrá
encontrar la lista de Otro Si creados por el usuario, allí deberá seleccionar un
Otro Si para visualizar los datos.
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 45. Requerimiento Funcional Actualización de Otro Si
Nombre del
Requerimiento:
Actualización de Otro Si
Id del Requerimiento: RF-030
Entradas: Gestionar Otro Si
Salidas: El usuario visualizará la lista de Otro Si con el
número de contrato asociado
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema
Contrato creado en el sistema
Otro Si creado en el sistema
Opciones: Ver Otro Si,Editar, Eliminar,Guardar, Cancelar
Salir
73
Restricciones: El usuario deberá seleccionar un Otro Si
específica para visualizar los datos asociados,
y seleccionar el botón correspondiente a editar
para actualizar el Otro Si.
Descripción del proceso:
El usuario selecciona la opción Gestionar Otro Si en el menú, y en donde
podrá encontrar la lista de Otro Si creados por el usuario, además deberá
seleccionar el botón editar para el Otro Si que desee actualizar
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Tabla 46. Requerimiento Funcional Descargar Listado de documentos Contractuales
Nombre del
Requerimiento:
Consulta de Listado
Id del Requerimiento: RF-031
Entradas: Listado de documentos Contractuales
Salidas: El usuario visualizará el Listado de documentos
Contractuales creados en el sistema.
Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema.
Contrato creado en el sistema.
Acta de inicio creados en el sistema
Otro Si creado en el sistema.
Opciones: Descargar, Eliminar, Seleccionar, Cancelar,
Salir
Restricciones: El usuario deberá seleccionar un número de
contrato específico para visualizar los datos.
Descripción del proceso:
El usuario selecciona la opción Listado de documentos Contractuales en el
menú, en donde podrá encontrar los documentos contractuales asociados al
74
número de contrato que selecciono el usuario, allí podrá descargar los
documentos dando clic en el botón respectivo.
Priorida
d:
Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
Módulo Pos contractual
Tabla 47. Requerimiento funcional Creación de Acta de Liquidación
Nombre del
Requerimiento:
Creación de Acta de Liquidación
Id del Requerimiento: RF-032
Entradas: Gestionar Acta de Liquidación, Crear Acta de
Acta de Liquidación.
Salidas: Acta de Liquidación asociada a un contrato
Prerrequisitos: Contrato ya creado
Opciones: Guardar Acta de Liquidación, Cancelar
Restricciones: Usuario Registrado en el sistema.
Descripción del proceso:
El usuario deberá ingresar al sistema con las credenciales de acceso, y
deberá ir al menú y seleccionar la opción Gestionar Acta de Liquidación en
donde deberá seleccionar la opción: crear Acta de Liquidación, diligenciado
los datos respectivos y guardando la información diligenciada
Priorida
d:
X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional
Fuente: Autores
75
3.6 REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
Tabla 48.Requerimientos No Funcionales del Sistema
No. Requerimiento
Descripción Prioridad Exigencia
RNF1 Usabilidad La interfaz de usuario debe ser amigable.
Baja Deseada
RNF2 Seguridad El ingreso al sistema está restringida por
credenciales de acceso.
Alta Esencial
RNF3 Portabilidad El usuario podrá acceder al sistema
siempre y cuando el equipo desde donde esté accediendo al
aplicativo pertenezca a la Red LAN de la
Universidad
Alta
Esencial
RNF4 Multiplataforma
El sistema podrá funcionar en
diferentes sistemas operativos,
navegadores y plataformas de
hardware.
Alta Esencial
RNF5 Rendimiento El sistema podrá dar amplio soporte a la conexión masiva de usuarios a través del pool de conexiones.
Alta Esencial
RNF6 Escalabilidad La aplicación debe permitir a futuro el
desarrollo de nuevas funcionalidades
Media Deseada
Fuente: Autores
76
3.7 DEFINICIÓN DE ACTORES
Tabla 49.Definición de Actores
Actor Descripción
Contratista Usuario que diligencia, consulta, actualiza y descarga los diferentes formatos en el módulo precontractual
Abogado Usuario que gestiona las diferentes actas y contratos en el módulo contractual y pos contractual
Administrador Usuario que se encarga de gestionar usuarios y archivos planos
Fuente: Autores
3.8 LISTADO DE CASOS DE USO
Módulo Precontractual:
1. Registrar Persona Natural 2. Registrar Persona Jurídica 3. Iniciar Sesión 4. Diligenciar Hoja de vida Persona Natural 5. Diligenciar Hoja de vida Persona Jurídica 6. Diligenciar Formato Vinculación Contratista 7. Consultar Hoja de vida Persona Natural 8. Consultar Hoja de vida Persona Jurídica 9. Consultar Formato Vinculación Contratista 10. Actualizar Hoja de vida Persona Natural 11. Actualizar Hoja de vida Persona Jurídica 12. Actualizar Formato Vinculación Contratista 13. Actualizar contraseña 14. Descargar reporte Hoja de vida Persona Natural 15. Descargar reporte Hoja de vida Persona Jurídica 16. Descargar reporte Formato Vinculación Contratista 17. Cerrar sesión
Módulo Contractual:
1. Iniciar Sesión 2. Cerrar sesión 3. Crear Contratos 4. Consultar Contratos
77
5. Actualizar Contratos 6. Crear plantillas 7. Consultar plantillas 8. Actualizar plantillas 9. Crear cláusulas 10. Consultar cláusulas 11. Actualizar cláusulas 12. Eliminar cláusulas 13. Crear acta de inicio 14. Consultar acta de inicio 15. Actualizar acta de inicio 16. Crear Otro si 17. Consultar Otro si 18. Actualizar Otro si 19. Crear Usuarios 20. Asignar tareas
Documentación de casos de uso
Tabla 50. Caso de Uso Registro Personal Natural
Nombre Registro Personal Natural
Código RF-001 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que muestra al usuario un formulario y permite
guardar la información básica en la base de datos para luego
enviarle por correo las credenciales de acceso al sistema
Actor(es) Contratista Persona Natural
Precondición El usuario debe haber seleccionado el tipo de registro:
Persona Natural.
El sistema carga la interfaz para Registro de Usuario
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz.
2. El usuario diligencia el primer paso del formulario
3. El sistema registra al usuario y envía credenciales de
acceso al correo ingresado.
4. El usuario revisa correo con credenciales de acceso.
Escenarios Alternativos
78
Flujos
Alternativos
● El sistema detecta campos que el usuario no ha
diligenciado.
● El sistema identifica que el usuario ya ha sido
registrado y solicita ingresar nuevamente los datos.
Puntos de Extensión
Post
Condición
El sistema habilita la interfaz al usuario para diligenciar el
formulario
Fuente: Autores
Tabla 51. Caso de Uso Registro Persona Jurídica
Nombre Registro Persona Jurídica
Código RF-002 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que muestra al usuario un formulario y permite
guardar la información básica en la base de datos para luego
enviarle por correo las credenciales de acceso al sistema
Actor(es) Contratista Persona Jurídica
Precondición ● El usuario debe haber seleccionado el tipo de registro:
Persona Jurídica
● El sistema carga la interfaz para Registro de Usuario.
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz.
2. El usuario diligencia el primer paso del formulario
3. El sistema registra al usuario y envía credenciales de
acceso al correo ingresado.
4. El usuario revisa correo con credenciales de acceso.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
● El sistema detecta campos que el usuario no ha
diligenciado.
● El sistema identifica que el usuario ya ha sido
registrado y solicita ingresar nuevamente los datos.
Puntos de Extensión
Post
Condición
El sistema habilita la interfaz al usuario para diligenciar el
formulario
Fuente: Autores
79
Tabla 52. Caso de Uso Iniciar Sesión
Nombre Iniciar Sesión
Código RF-003 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa el ingreso del usuario con las
credenciales de acceso al sistema.
Actor(es) Contratista natural y jurídico, administrador
Precondición El sistema carga interfaz para Inicio de Sesión
Escenario
Básico
1. Sistema carga interfaz de Inicio de Sesión
2. El usuario ingresa:
a. Usuario
b. Contraseña
c. Captcha
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
Cuando el usuario y/o contraseña no son válidos
● Enviar mensaje de error informando que usuario o
contraseña están incorrectos
Puntos de Extensión
Post
Condición
El sistema valida que el usuario y clave sean correctos
Fuente: Autores
Tabla 53. Caso de Uso Diligenciar Hoja de vida Persona Natural
Nombre Diligenciar Hoja de vida Persona Natural
Código RF-004 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa el diligenciamiento del formulario correspondiente a la Hoja de vida Persona Natural
Actor(es) Contratista Persona Natural
Precondición ● El usuario debe haber iniciado sesión ● El usuario debe elegir la opción: Hoja de vida Natural
desde el menú
80
Escenario Básico
1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil. 2. El sistema carga la interfaz para el formulario: Hoja de
vida Natural 3. El usuario diligencia formulario 4. El sistema guarda la información
Escenarios Alternativos
Flujos Alternativos
Información obligatoria
● Enviar mensaje de error informando que el campo
debe ser diligenciado
Puntos de Extensión
Post Condición
El sistema muestra los formularios que puede diligenciar el usuario
Fuente: Autores
Tabla 54. Caso de Uso Diligenciar Hoja de vida Persona Jurídica
Nombre Diligenciar Hoja de vida Persona Jurídica
Código RF-005 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa el diligenciamiento del formulario correspondiente a la Hoja de vida Persona Jurídica
Actor(es) Contratista Persona Jurídica
Precondición El usuario debe haber iniciado sesión El usuario debe elegir la opción: Hoja de vida Jurídica desde el menú.
Escenario Básico
1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil. 2. El sistema carga la interfaz para el formulario: Hoja de
vida Jurídica. 3. El usuario diligencia formulario. 4. El sistema guarda la información.
Escenarios Alternativos
81
Flujos Alternativos
Información obligatoria
● Enviar mensaje de error informando que el campo
debe ser diligenciado
Puntos de Extensión
Post Condición
El sistema muestra los formularios que puede diligenciar el usuario
Fuente: Autores
Tabla 55. Caso de Uso Diligenciar Formato Vinculación Contratista
Nombre Diligenciar Formato Vinculación Contratista
Código RF-006 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa el diligenciamiento del formulario correspondiente al Formato Vinculación Contratista
Actor(es) Contratista Persona Natural
Precondición ● El usuario debe haber iniciado sesión ● El usuario debe elegir la opción: Formato
Vinculación Contratista desde el menú.
Escenario Básico
1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil. El sistema carga la interfaz para el formulario: Formato Vinculación Contratista.
2. El usuario diligencia formulario. 3. El sistema guarda la información ingresada.
Escenarios Alternativos
Flujos Alternativos
Información obligatoria
● Enviar mensaje de error informando que el campo
debe ser diligenciado
Puntos de Extensión
Post Condición
El sistema muestra los formularios que puede diligenciar el usuario.
Fuente: Autores
82
Tabla 56. Caso de Uso Consultar Hoja de vida Persona Natural
Nombre Consultar Hoja de vida Persona Natural
Código RF-007 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa la consulta al formulario
correspondiente a la Hoja de vida Persona Natural.
Actor(es) Contratista Persona Natural.
Precondición ● El usuario debe haber iniciado sesión.
● El usuario debe elegir la opción: Hoja de vida Natural
desde el menú.
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil.
2. El sistema carga la interfaz de consulta para el
formulario: Hoja de vida Natural.
3. El usuario consulta el formulario.
4. El sistema cierra sesión.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
No aplica
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 57. Caso de Uso Consultar Hoja de vida Persona Jurídica
Nombre Consultar Hoja de vida Persona Jurídica
Código RF-008 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa la consulta al formulario
correspondiente a la Hoja de vida Persona Jurídica.
Actor(es) Contratista Persona Jurídica.
Precondición ● El usuario debe haber iniciado sesión.
● El usuario debe elegir la opción: Hoja de vida Jurídica
desde el menú.
83
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil.
2. El sistema carga la interfaz de consulta para el
formulario: Hoja de vida Jurídica.
3. El usuario consulta el formulario.
4. El sistema cierra sesión.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
No aplica
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 58. Caso de Uso Consultar Formato Vinculación Contratista
Nombre Consultar Formato Vinculación Contratista
Código RF-009 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa la consulta al formulario
correspondiente al Formato Vinculación Contratista.
Actor(es) Contratista Persona Natural.
Precondición ● El usuario debe haber iniciado sesión.
● El usuario debe elegir la opción: Formato Vinculación
Contratista desde el menú.
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil.
2. El sistema carga la interfaz de consulta para el
formulario: Formato Vinculación Contratista.
3. El usuario consulta el formulario.
4. El sistema cierra sesión.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
No aplica
Puntos de Extensión
84
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 59. Caso de Uso Actualizar Hoja de vida Persona Natural
Nombre Actualizar Hoja de vida Persona Natural
Código RF-010 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa el formulario con los campos
desbloqueados para que el usuario modifique la información
que considere necesaria de la hoja de vida natural
Actor(es) Contratista Persona Natural.
Precondición ● El usuario debe elegir la opción: Hoja de vida natural
● Seleccionar botón modificar
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menu relacionado al perfil
2. El sistema carga la interfaz para el formulario: Hoja de
vida natural
3. El usuario modifica los campos necesarios
4. El sistema guarda la información
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
Información obligatoria
● Enviar mensaje de error informando que el campo
debe ser diligenciado
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 60. Caso de Uso Actualizar Hoja de vida Persona Jurídica
Nombre Actualizar Hoja de vida Persona Jurídica
Código RF-011 Estado (Fase) Exploración
85
Descripción Caso de uso que representa el formulario con los campos
desbloqueados para que el usuario modifique la información
que considere necesaria de la hoja de vida jurídica
Actor(es) Contratista Persona Jurídica.
Precondición ● El usuario debe elegir la opción: Hoja de vida jurídica
● Seleccionar botón modificar
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menu relacionado al perfil
2. El sistema carga la interfaz para el formulario: Hoja de
vida jurídica
3. El usuario modifica los campos necesarios
4. El sistema guarda la información
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
Información obligatoria
● Enviar mensaje de error informando que el campo
debe ser diligenciado
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 61. Caso de Uso Actualizar Formato vinculación contratista
Nombre Actualizar Formato vinculación contratista
Código RF-012 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa el formulario con los campos
desbloqueados para que el usuario modifique la información
que considere necesaria del formato de vinculación
contratista
Actor(es) Contratista Persona Natural.
Precondición ● El usuario debe elegir la opción: Hoja de vida natural
● Seleccionar botón modificar
86
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menu relacionado al perfil
2. El sistema carga la interfaz para el formulario: Hoja de
vida natural
3. El usuario modifica los campos necesarios
4. El sistema guarda la información
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
Información obligatoria
● Enviar mensaje de error informando que el campo
debe ser diligenciado
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 62. Caso de Uso Actualizar contraseña
Nombre Actualizar contraseña
Código RF-013 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa la modificación de la contraseña
de acceso al sistema
Actor(es) Contratista Persona Natural y jurídica
Precondición ● El usuario debe elegir la opción: cambio de contraseña
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menu relacionado al perfil
2. El sistema carga la interfaz para modificar la
contraseña
3. El usuario ingresa la contraseña actual
4. El usuario ingresa la nueva clave y la vuelve a digitar
en el siguiente campo
5. El sistema guarda la información
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
Cuando la contraseña actual no es correcta
● Enviar mensaje de error informando que la contraseña
no es correcta
87
Cuando la contraseña nueva no coincide con la que debe
volver a digitar
● Enviar mensaje de error informando que las
contraseñas no coinciden y la debe volver a digitarlas
Puntos de Extensión
Post
Condición
El usuario ingresa al sistema con su nueva contraseña
Fuente: Autores
Tabla 63. Caso de Uso Descargar reporte Hoja de vida Persona Natural
Nombre Descargar reporte Hoja de vida Persona Natural
Código 14 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa el proceso de descargar la hoja
de vida natural en formato pdf
Actor(es) Contratista Persona Natural
Precondición ● El usuario debe elegir el icono pdf: Reporte hoja de
vida natural
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil
2. El sistema carga la interfaz para visualizar el icono pdf
3. El usuario selecciona el icono: Reporte hoja de vida
natural
4. El sistema muestra una ventana de descarga donde el
usuario selecciona la ruta para guardar el documento.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
Cuando el usuario no ha diligenciado la hoja de vida natural
● El sistema no muestra el icono pdf
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 64. Caso de Uso Descargar reporte Hoja de vida Persona Jurídica
Nombre Descargar reporte Hoja de vida Persona Jurídica
88
Código 15 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa el proceso de descargar la hoja
de vida Jurídica en formato pdf
Actor(es) Contratista Persona Jurídica
Precondición ● El usuario debe elegir el icono pdf: Reporte hoja de
vida jurídica
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menu relacionado al perfil
2. El sistema carga la interfaz para visualizar el icono pdf
3. El usuario selecciona el icono: Reporte hoja de vida
jurídica
4. El sistema muestra una ventana de descarga donde el
usuario selecciona la ruta a guardar el documento.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
Cuando el usuario no ha diligenciado la hoja de vida jurídica
● El sistema no muestra el icono pdf
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 65. Caso de Uso Descargar reporte Formato Vinculación Contratista
Nombre Descargar reporte Formato Vinculación Contratista
Código 16 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa el proceso de descargar el
formato de vinculación contratista en formato pdf
Actor(es) Contratista Persona Natural
Precondición ● El usuario debe elegir el icono pdf: Reporte Formato
Vinculación Contratista
89
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menu relacionado al perfil
2. El sistema carga la interfaz para visualizar el icono pdf
3. El usuario selecciona el icono: Reporte Formato
Vinculación Contratista
4. El sistema muestra una ventana de descarga donde el
usuario selecciona la ruta para guardar el documento.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
Cuando el usuario no ha diligenciado el Formato Vinculación
Contratista
● El sistema no muestra el icono pdf
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 66. Caso de Uso Cerrar sesión
Nombre Cerrar sesión
Código FR-017 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa cuando un usuario sale del
sistema
Actor(es) Contratista natural y jurídico, administrador
Precondición El usuario debe tener iniciada la sesión.
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil
2. El usuario selecciona la opción: Cerrar sesión
3. El sistema cierra la sesión del usuario
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
No aplica
Puntos de Extensión
90
Post
Condición
El sistema redirecciona a la página principal del sistema
Fuente: Autores
Módulo Contractual
Tabla 67. Caso de Uso Iniciar Sesión
Nombre Iniciar Sesión
Código RF-001 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa el inicio de sesión de un usuario
al sistema desde Intranet.
Actor(es) Abogado, Administrador, Revisor, Consultor
Precondición El usuario debe haber estar registrado en el sistema
El sistema carga la interfaz para Inicio de Sesión
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz.
2. El usuario ingresa las credenciales de acceso
3. El sistema valida usuario.
4. El sistema carga la interfaz según el perfil asignado.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
● El sistema detecta campos que el usuario no ha
diligenciado.
● El sistema identifica que el usuario no se encuentra
registrado.
Puntos de Extensión
Post
Condición
El sistema permite el ingreso y habilita la interfaz al usuario
correspondiente al perfil.
Fuente: Autores
Tabla 68. Caso de Uso Cerrar Sesión
Nombre Cerrar Sesión
Código RF-002 Estado (Fase) Exploración
91
Descripción Este proceso permite al usuario cerrar la sesión de forma
segura para conservar la integridad de los datos.
Actor(es) Abogado, Administrador, Revisor, Consultor
Precondición El usuario debe tener una sesión activa
Escenario
Básico
1. El usuario elige la opción cerrar sesión desde el menú.
2. El sistema Cierra Sesión.
3. El sistema carga la interfaz principal del sistema.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
● El sistema identifica que no hay una sesión activa.
Puntos de Extensión
Post
Condición
El sistema cierra la sesión activa asociada al usuario.
Fuente: Autores
Tabla 69. Caso de Uso Crear Contratos
Nombre Crear Contrato
Código FR-003 Estado (Fase) Exploración
Descripción Proceso que permite al usuario crear un contrato
Actor(es) Abogado
Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz para el perfil del abogado.
2. El usuario selecciona la opción: Crear Contrato desde
el menú.
3. El usuario diligencia el formulario.
4. El usuario selecciona una plantilla asociada al tipo de
Contrato seleccionado.
5. El usuario selecciona las cláusulas.
92
6. El sistema agrega a las cláusulas los datos ingresados.
7. El sistema guarda los datos.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
● El sistema no encuentra una plantilla creada para el
tipo
● El sistema detecta campos que el usuario no ha
diligenciado.
● El sistema identifica que el número de contrato ya ha
sido registrado y solicita ingresar nuevamente los
datos.
Puntos de Extensión
Post
Condición
El sistema habilita la interfaz al usuario para diligenciar el
formulario
Fuente: Autores
Tabla 70. Caso de Uso Consultar Contrato
Nombre Consultar Contrato
Código RF-004 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa la consulta de los contratos
creados en el sistema.
Actor(es) Abogado, Consultor, Revisor
Precondición ● El usuario debe haber iniciado sesión.
● El usuario debe elegir la opción: Consultar Contratos
desde el menú
● El sistema debe tener almacenado al menos un
contrato.
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil.
2. El sistema carga la interfaz de consulta con la lista de
contratos.
3. El usuario consulta los contratos.
4. El sistema cierra sesión.
93
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
No aplica
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 71. Caso de Uso Actualizar Contratos
Nombre Actualizar Contrato
Código RF-005 Estado (Fase) Exploración
Descripción Proceso que permite al usuario actualizar los datos de un
contrato
Actor(es) Abogado, Revisor
Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema.
● El usuario debe seleccionar la opción consultar
contrato.
● El sistema debe tener almacenado como mínimo un
contrato.
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz para el perfil
correspondiente.
2. El usuario selecciona la opción: Consultar Contrato
desde el menú.
3. El usuario elige un contrato para ser actualizado
seleccionando el botón: Editar contrato.
4. El usuario Actualiza los datos del formulario.
5. El sistema guarda los datos.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
● El sistema detecta campos que el usuario no ha
diligenciado.
Puntos de Extensión
94
Post
Condición
El sistema habilita la interfaz al usuario para diligenciar el
formulario
Fuente: Autores
Tabla 72. Caso de Uso Crear Plantilla
Nombre Crear Plantilla
Código RF-006 Estado (Fase) Exploración
Descripción Proceso que permite al usuario crear una Plantilla
Actor(es) Abogado
Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz para el perfil del abogado.
2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Plantilla
desde el menú.
3. El usuario selecciona la opción crear plantilla.
4. El sistema carga la interfaz para crear Plantilla
5. El usuario diligencia el formulario.
6. El sistema guarda los datos.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
● El sistema detecta campos que el usuario no ha
diligenciado.
Puntos de Extensión
Post
Condición
El sistema habilita la interfaz al usuario para diligenciar el
formulario
Fuente: Autores
Tabla 73 Caso de Uso Consultar Plantilla
Nombre Consultar Plantilla
Código RF-007 Estado (Fase) Exploración
95
Descripción Caso de uso que representa la consulta de las plantillas
creadas en el sistema.
Actor(es) Abogado
Precondición ● El usuario debe haber iniciado sesión.
● El usuario debe elegir la opción: Gestionar Plantilla
desde el menú.
● El sistema debe tener mínimo una Plantilla creada.
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil.
2. El sistema carga la interfaz de consulta con la lista de
plantillas.
3. El usuario consulta las plantillas.
4. El sistema cierra sesión.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
No aplica
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 74. Caso de Uso Actualizar Plantilla
Nombre Actualizar Plantilla
Código RF-008 Estado (Fase) Exploración
Descripción Proceso que permite al usuario actualizar los datos de una
plantilla.
Actor(es) Abogado.
Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema
● El usuario deberá haber elegido la opción Gestionar
Plantilla
● El sistema deberá tener al menos una plantilla creada
96
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz para el perfil
correspondiente.
2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Plantilla
desde el menú.
3. El usuario elige una plantilla para ser actualizada
seleccionando el botón: Editar plantilla.
4. El usuario Actualiza los datos del formulario.
5. El sistema guarda los datos.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
● El sistema detecta campos que el usuario no ha
diligenciado.
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 75. Caso de Uso Crear Cláusula
Nombre Crear Cláusula
Código RF-009 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de Uso que representa el proceso que hace el usuario
para crear una Cláusula.
Actor(es) Abogado
Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz para el perfil del abogado.
2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Cláusula
desde el menú.
3. El usuario selecciona la opción Crear Cláusula.
4. El sistema carga la interfaz para Crear Cláusula.
5. El usuario diligencia el formulario.
6. El sistema guarda los datos.
Escenarios Alternativos
97
Flujos
Alternativos
● El sistema detecta campos que el usuario no ha
diligenciado.
Puntos de Extensión
Post
Condición
El sistema habilita la interfaz al usuario para diligenciar el
formulario
Fuente: Autores
Tabla 76. Caso de Uso Consultar Cláusula
Nombre Consultar Cláusula
Código RF-010 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa la consulta de las cláusulas
creadas en el sistema.
Actor(es) Abogado
Precondición ● El usuario debe haber iniciado sesión.
● El usuario debe elegir la opción: Gestionar Cláusula
desde el menú.
● El sistema debe tener mínimo una Cláusula creada.
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil.
2. El sistema carga la interfaz de consulta con la lista de
cláusulas.
3. El usuario consulta las cláusulas.
4. El sistema cierra sesión.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
No aplica
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 77. Caso de Uso Actualizar Cláusula
98
Nombre Actualizar Cláusula
Código RF-011 Estado (Fase) Exploración
Descripción Proceso que permite al usuario actualizar los datos de una
cláusula.
Actor(es) Abogado.
Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema
● El usuario deberá haber elegido la opción Gestionar
Cláusula
● El sistema deberá tener al menos una cláusula creada
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz para el perfil
correspondiente.
2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Cláusula
desde el menú.
3. El usuario elige una cláusula para ser actualizada
seleccionando el botón: Editar cláusula.
4. El usuario Actualiza los datos del formulario.
5. El sistema guarda los datos.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
● El sistema detecta campos que el usuario no ha
diligenciado.
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 78. Caso de Uso Eliminar Cláusula
Nombre Eliminar Cláusula
Código RF-012 Estado (Fase) Exploración
Descripción Proceso que permite al usuario actualizar eliminar cláusula.
Actor(es) Abogado.
99
Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema
● El usuario deberá haber elegido la opción Gestionar
Cláusula
● El sistema deberá tener al menos una cláusula creada
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz para el perfil
correspondiente.
2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Cláusula
desde el menú.
3. El usuario elige una cláusula para ser eliminada
seleccionando el botón: Eliminar cláusula.
4. El usuario actualiza la interfaz.
5. El sistema guarda los datos.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
No aplica
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 79. Caso de Uso Crear acta de inicio
Nombre Crear acta de inicio
Código FR-013 Estado (Fase) Exploración
Descripción Proceso que permite al usuario crear un acta de inicio
Actor(es) Abogado
Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz para el perfil del abogado.
2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Acta de
Inicio desde el menú.
3. El usuario diligencia el formulario.
4. El sistema guarda los datos.
100
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
● El sistema detecta campos que el usuario no ha
diligenciado.
Puntos de Extensión
Post
Condición
El sistema habilita la interfaz al usuario para diligenciar el
formulario
Fuente: Autores
Tabla 80. Caso de uso Consultar Acta de Inicio
Nombre Consultar Acta de Inicio
Código RF-014 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa la consulta de las actas de inicio
creadas en el sistema asociadas a un tipo de contrato.
Actor(es) Abogado.
Precondición ● El usuario debe haber iniciado sesión.
● El usuario debe elegir la opción: Gestionar Acta de
Inicio desde el menú
● El sistema debe tener almacenado al menos un
contrato y un acta de inicio.
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil.
2. El sistema carga la interfaz de consulta con la lista de
actas de inicio.
3. El usuario consulta el acta de inicio.
4. El sistema cierra sesión.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
No aplica
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
101
Tabla 81. Caso de Uso Actualizar acta de Inicio
Nombre Actualizar Acta de Inicio
Código FR-015 Estado (Fase) Exploración
Descripción Proceso que permite al usuario actualizar los datos de un
Acta de Inicio.
Actor(es) Abogado.
Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema
● El usuario deberá haber elegido la opción Gestionar
Acta de Inicio.
● El sistema deberá tener al menos una Acta de Inicio
creada
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz para el perfil
correspondiente.
2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Acta de
Inicio desde el menú.
3. El usuario elige un Acta de Inicio para ser actualizada
seleccionando el botón: Editar acta de inicio.
4. El usuario Actualiza los datos del formulario.
5. El sistema guarda los datos.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
● El sistema detecta campos que el usuario no ha
diligenciado.
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 82. Caso de Uso Crear Otro Si
Nombre Crear Otro Si
Código RF-016 Estado (Fase) Exploración
102
Descripción Caso de uso que representa el proceso de crear un Otro Sí.
Actor(es) Abogado
Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema.
● El usuario debe haber seleccionado la opción crear
Otro Si
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz para el perfil del abogado.
2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Otro Sí
desde el menú.
3. El usuario diligencia el formulario.
4. El sistema guarda los datos.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
● El sistema detecta campos que el usuario no ha
diligenciado.
Puntos de Extensión
Post
Condición
El sistema habilita la interfaz al usuario para diligenciar el
formulario
Fuente: Autores
Tabla 83. Caso de Uso Consultar Otro Sí
Nombre Consultar Otro Sí
Código RF-017 Estado (Fase) Exploración
Descripción Caso de uso que representa la consulta de la lista de Otro Sí
creados en el sistema asociadas a un tipo de contrato.
Actor(es) Abogado.
Precondición ● El usuario debe haber iniciado sesión.
● El usuario debe elegir la opción: Gestionar Otro Sí
desde el menú.
● El sistema debe tener almacenado al menos un
contrato y un otro sí.
103
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil.
2. El sistema carga la interfaz de consulta con la lista de
otro si.
3. El usuario consulta otro si.
4. El sistema cierra sesión.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
No aplica
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 84. Caso de Uso Actualizar Otro Sí
Nombre Actualizar Otro Sí
Código RF-018 Estado (Fase) Exploración
Descripción Proceso que permite al usuario actualizar los datos de un
Otro Sí.
Actor(es) Abogado.
Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema
● El usuario deberá haber elegido la opción Gestionar
Otro Sí.
● El sistema deberá tener al menos un Otro Sí creada
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz para el perfil
correspondiente.
2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Otro Sí
desde el menú.
3. El usuario elige un Otro Sí para ser actualizado,
seleccionando el botón: Editar Otro Sí.
4. El usuario Actualiza los datos del formulario.
5. El sistema guarda los datos.
Escenarios Alternativos
104
Flujos
Alternativos
● El sistema detecta campos que el usuario no ha
diligenciado.
Puntos de Extensión
Post
Condición
No aplica
Fuente: Autores
Tabla 85.Caso de Uso Crear Usuarios
Nombre Crear Usuarios
Código RF-019 Estado (Fase) Exploración
Descripción Proceso que permite al Administrador crear un usuario en el
sistema.
Actor(es) Administrador
Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz para el perfil del
administrador.
2. El administrador selecciona la opción: Gestionar
Usuarios desde el menú.
3. El administrador selecciona la opción crear usuario.
4. El sistema carga la interfaz para crear usuario.
5. El administrador crear el usuario.
6. El sistema registra el usuario.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
● El sistema detecta campos que el Administrador no ha
diligenciado.
● El sistema identifica que el usuario ya ha sido
registrado y solicita ingresar nuevamente los datos.
Puntos de Extensión
Post
Condición
El sistema habilita la interfaz al Administrador para diligenciar
el formulario
Fuente: Autores
105
Tabla 86.Caso de Uso Asignar tareas
Nombre Asignar tareas
Código RF-020 Estado (Fase) Exploración
Descripción Proceso que permite al Administrador asignar ciertas tareas
en el sistema.
Actor(es) Administrador
Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema
● El administrador debe haber registrado usuarios en el
sistema
Escenario
Básico
1. El sistema carga la interfaz para el perfil del
Administrador.
2. El administrador selecciona la opción: Gestionar
Usuarios desde el menú.
3. El administrador selecciona la agregar tarea.
4. El sistema carga la interfaz para asignar tarea.
5. El sistema guarda los datos.
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
● El sistema detecta campos que el Administrador no ha
diligenciado.
Puntos de Extensión
Post
Condición
El sistema habilita la interfaz al Administrador para
diligenciar el formulario
Fuente: Autores
Módulo pos contractual
Tabla 87. Caso de Uso Iniciar Sesión
Nombre Iniciar Sesión
Código RF-001 Estado (Fase) Exploración
106
Descripción Caso de uso que representa el ingreso del usuario con las
credenciales de acceso al sistema.
Actor(es) Abogado y consultor
Precondición El sistema carga interfaz para Inicio de Sesión
Escenario
Básico
1. Sistema carga interfaz de Inicio de Sesión
2. El usuario ingresa:
d. Usuario
e. Contraseña
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
Cuando el usuario y/o contraseña no son válidos
● Enviar mensaje de error informando que usuario o
contraseña están incorrectos
Puntos de Extensión
Post
Condición
El sistema valida que el usuario y clave sean correctos
Fuente: Autores
Tabla 88. Caso de Uso Cerrar Sesión
Nombre Cerrar Sesión
Código RF-005 Estado (Fase) Exploración
Descripción Este proceso permite al usuario cerrar la sesión de forma
segura para conservar la integridad de los datos.
Actor(es) Abogado, Consultor
Precondición El usuario debe tener una sesión activa
Escenario
Básico
1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil
2. El usuario selecciona la opción: Cerrar sesión
3. El sistema cierra la sesión del usuario
Escenarios Alternativos
Flujos
Alternativos
107
Puntos de Extensión
Post
Condición
El sistema redirecciona a la página principal del sistema
Fuente: Autores
3.6.2 Diagramas de Casos de Uso
Figura 5. Modelo de casos de uso precontractual Fuente: Autores
108
Figura 6. Modelo de casos de uso contractual Fuente: Autores
109
3.9 DIAGRAMAS DE SECUENCIAS
Módulo precontractual
Figura 8. Diagrama de secuencia Registrar persona natural Fuente: Autores
110
Figura 9. Diagrama de secuencia diligenciar hoja de vida natural Fuente: Autores
111
Figura 10. Diagrama de secuencia consultar y actualizar hoja de vida natural Fuente: Autores
112
Figura 11. Diagrama de secuencia descargar reporte hoja de vida natural Fuente: Autores
113
Figura 12. Diagrama de secuencia hoja de vida jurídica (Registro, Consulta y Actualización)
Fuente: Autores
114
Figura 13. Diagrama de secuencia descargar reporte hoja de vida jurídica Fuente: Autores
115
116
Figura 14. Diagrama de secuencia formato de vinculación contratista (Creación, consulta y
actualización) Fuente: Autores
Figura 15. Diagrama de secuencia descargar reporte formato de vinculación Fuente: Autores
Módulo contractual
Figura 16. Diagrama de secuencia Iniciar sesión Fuente: Autores
117
Figura 17. Diagrama de secuencia Cerrar sesión Fuente: Autores
Figura 18. Diagrama de secuencia crear, consultar y actualizar contrato Fuente: Autores
118
Figura 19. Diagrama de secuencia gestionar plantilla Fuente: Autores
Figura 20. Diagrama de secuencia gestionar acta de inicio Fuente: Autores
119
Figura 21. Diagrama de secuencia gestionar Otro si Fuente: Autores
120
Figura 22. Diagrama de secuencia gestionar clausula Fuente: Autores
Figura 23. Diagrama de secuencia descargar reportes de documentos contractuales Fuente:
Autores
3.10 DIAGRAMA DE DESPLIEGUE
121
Figura 26. Diagrama de despliegue del sistema Fuente: Autores
3.11 DIAGRAMA DE CLASES
Figura 27. Diagrama de clases modulo precontractual Fuente: Autores
122
Figura 28. Diagrama de clases modulo contractual Fuente: Autores
3.12 DIAGRAMA DE COMPONENTES
Figura 29. Diagrama componentes del sistema Fuente: Autores
123
3.13 MODELO RELACIONAL
Figura 30. Modelo relacional modulo precontractual parte 1 Fuente: Autores
124
Figura 31. Modelo relacional modulo precontractual parte 2 Fuente: Autores
125
Figura 32. Modelo relacional modulo contractual Fuente: Autores
3.14 DISEÑO DE LA INTERFAZ
La interfaz gráfica es proporcionada por el Framework de desarrollo ZK, el cual
utiliza componentes con un estilo predeterminado, lo cual hace que las
interfaces sean intuitivas al usuario haciendo que la navegabilidad no sea
dificultosa y sea fácil encontrar las opciones deseadas.
126
FASE IV-TRANSICIÓN
4. APLICACIÓN
4.1 ACTIVIDADES DE ACOPLAMIENTO
En este capítulo se hace la entrega final del Sistema de gestión documental
para el apoyo de procesos de contratación para el IDEXUD, se describen las
actividades realizadas para el despliegue de la aplicación en la entidad con sus
respectivas pruebas de funcionamiento
4.2 PRUEBAS FUNCIONALES INDIVIDUALES
Tabla 89. Pruebas Funcionales Individuales Módulo Precontractual
MÓDULO PRECONTRACTUAL
Caso de Prueba
Entrada Condiciones
Salida Resultados
Correcciones
Id. Requerimiento FR-001
Registrar Persona Natural
Número de identificación: 187654321 Tipo documento: CC
El contratista debió
seleccionar tipo de
persona Natural
El sistema guarda los datos básicos del contratista, valida que los campos obligatorios están diligenciados y asigna usuario y
Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, el sistema no detecta persona registrada anteriormente y se guarda la información
127
Número de identificación: 198765432 Tipo documento: CC
contraseña No aplica. Prueba satisfactoria, el sistema detecta que el contratista ya se encuentra registrado y muestra un mensaje de advertencia
Id. Requerimiento FR-002
Registro Persona Jurídica
Nit: 3322
El contratista debió
seleccionar tipo de
persona Jurídica
El sistema guarda los datos básicos del contratista, valida que los campos obligatorios están diligenciados y se asigna usuario y contraseña
Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria ya que el sistema guarda los datos del contratista
Nit: 29705
No aplica. Prueba satisfactoria, el sistema detecta que el contratista ya se encuentra registrado y muestra un mensaje de advertencia
Id. Requerimiento FR-003
128
Iniciar
Sesión
Usuario: 3322 Contraseña: 23322 Captcha: Según la imagen
El usuario debe tener acceso al
sistema, y no tener una
sesión activa.
El sistema valida los datos y el usuario ingresa al sistema con las credenciales de acceso.
Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria dado que se ingresa un usuario con credenciales de acceso registradas en el sistema.
Usuario: 3322 Contraseña: 23322 Captcha:
El sistema valida los datos detectando que el valor del captcha es incorrecto por lo cual es usuario debe volver a ingresar la credenciales y el valor según la imagen del captcha
No aplica. Prueba satisfactoria dado que se ingresa un usuario que ya se encuentra registrado y la contraseña correcta pero el valor del captcha es incorrecto
Usuario: 3322 Contraseña: ***** Captcha: Según la imagen
El sistema valida los datos detectando que no son correctos, por lo cual el usuario debe ingresar de nuevo las credenciales de acceso.
No aplica. Prueba satisfactoria dado que se ingresa un usuario que ya se encuentra registrado, pero con una contraseña diferente a la que tiene asociada.
129
Usuario: 1234 Contraseña: 1234 Captcha: Según la imagen
El sistema valida los datos detectando que el usuario no se encuentra registrado, por lo cual el usuario debe ingresar de nuevo las credenciales de acceso o en caso de no estar registrado, hacer el proceso de registro
No aplica. Prueba satisfactoria dado que se ingresa un usuario que no se encuentra registrado, en el sistema.
Id. Requerimiento FR-004
Cerrar Sesión
Usuario: 3322 Contraseña: 23322
El usuario debe tener una sesión activa, la cual deberá ser eliminada cuando seleccione la opción: cerrar sesión.
El sistema valida que haya una sesión activa y la “destruye”.
Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, no hay acceso a la información del usuario hasta que vuelva a ingresar al sistema.
Id. Requerimiento FR-005
Diligenciar Hoja de vida Persona Natural
Usuario: 187654321 Contraseña: CC187654321
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema
El sistema verifica que todos los campos obligatorios se encuentren
Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, el sistema inserta la información en la base de
130
diligenciados.
datos
Id. Requerimiento FR-006
Diligenciar Hoja de vida Persona Jurídica
Usuario: 3322 Contraseña: 23322
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema
El sistema verifica que todos los campos obligatorios se encuentren diligenciados.
Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, el sistema inserta la información en la base de datos
Id. Requerimiento FR-007
Diligenciar Formato Vinculación Contratista
Usuario: 187654321 Contraseña: CC187654321
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y seleccionar la opción: Formato de vinculación contratista
El sistema verifica que todos los campos obligatorios se encuentren diligenciados.
Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, el sistema inserta la información en la base de datos
Id. Requerimiento FR-008
Consultar
Hoja de
vida
Persona
Natural
Usuario: 187654321 Contraseña: CC187654321
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y seleccionar la opción: Hoja de vida pública natural
El usuario podrá visualizar su información personal de la hoja de vida
Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, los datos registrados son cargados en el formulario.
Id. Requerimiento FR-009
Consultar
Hoja de
vida
Usuario: 3322 Contraseña
El usuario debe tener una sesión activa en el
El usuario podrá visualizar su
Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, los datos
131
Persona
Jurídica
: 23322
sistema y seleccionar la opción: Hoja de vida pública jurídica
información personal de la hoja de vida
registrados son cargados en el formulario.
Id. Requerimiento FR-0010
Consultar
Formato
Vinculaci
ón
Contratist
a
Usuario: 187654321 Contraseña: CC187654321
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y seleccionar la opción: Formato de vinculación contratista
El usuario podrá visualizar su información personal del formato de vinculación
Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, los datos registrados son cargados en el formulario.
Id. Requerimiento FR-011
Actualiza
r Hoja de
vida
Persona
Natural
Usuario: 187654321 Contraseña: CC187654321
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y seleccionar la opción: Hoja de vida pública natural
El usuario podrá visualizar la información personal de la hoja de vida, para luego modificar los datos necesarios
Exitoso No aplica prueba satisfactoria, el sistema actualiza los datos modificados por el usuario.
Id. Requerimiento FR-012
Actualiza
r Hoja de
vida
Persona
Jurídica
Usuario: 3322 Contraseña: 23322
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y seleccionar la opción: Hoja de vida pública jurídica
El usuario podrá visualizar la información personal de la hoja de vida, para luego modificar los datos necesarios
Exitoso No aplica prueba satisfactoria, el sistema actualiza los datos modificados por el usuario.
132
Id. Requerimiento FR-013
Actualiza
r
Formato
vinculaci
ón
contratist
a
Usuario: 187654321 Contraseña: CC187654321
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y seleccionar la opción: Formato de vinculación contratista
El usuario podrá visualizar la información personal del formato de vinculación, para luego modificar los datos necesarios
Exitoso No aplica prueba satisfactoria, el sistema actualiza los datos modificados por el usuario.
Id. Requerimiento FR-014
Actualiza
r
contrase
ña
Usuario:
187654321
Contraseña al iniciar sesión:
CC187654321
Contraseña
al cambiarla:
CC187654321
Contraseña
nueva: CC1234
Repetir
contraseña nueva:
CC1234
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y
seleccionar la opción: Actualizar
contraseña
El sistema valida los datos y el usuario podrá
acceder al sistema con la nueva
contraseña.
Exitoso No aplica. Prueba
satisfactorio dado que el
usuario ingresa los
datos correctos.
Usuario:
187654321
Contraseña
al iniciar
El sistema valida los
datos detectando que no son correctos,
No aplica. Prueba
satisfactoria dado que el sistema no cambia la
133
sesión: CC1876543
21
Contraseña al
cambiarla: CC1876543
21
Contraseña nueva:
CC1234
Repetir contraseña
nueva: 1
por lo cual el usuario
debe ingresar de nuevo las
contraseñas.
contraseña por que la
clave nueva no coincide al
repetirla
Usuario:
187654321
Contraseña al iniciar sesión: CC187654321 Contraseña al cambiarla: 1 Contraseña nueva: CC1234 Repetir contraseña nueva: CC1234
El sistema valida los datos detectando que no son correctos, por lo cual el usuario debe ingresar de nuevo las contraseñas
No aplica. Prueba satisfactoria dado que el sistema no cambia la contraseña por que la clave nueva antigua no corresponde con lo registrada en el sistema
Id. Requerimiento FR-015
134
Descarga
r reporte
Hoja de
vida
Persona
Natural
Usuario: 187654321 Contraseña: CC187654321
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema, deberá haber seleccionado la opción Generar reportes y haber seleccionado el icono Hoja de vida natural
El usuario visualizará una ventana de descarga donde podrá guardar el archivo en su pc.
Exitoso No aplica.
Id. Requerimiento FR-016
Descarga
r reporte
Hoja de
vida
Persona
Jurídica
Usuario: 3322 Contraseña: 23322
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema, deberá haber seleccionado la opción Generar reportes y haber seleccionado el icono Hoja de vida jurídica
El usuario visualizará una ventana de descarga donde podrá guardar el archivo en su pc.
Exitoso No aplica
Id. Requerimiento FR-017
Descarga
r reporte
Formato
Vinculaci
ón
Contratist
a
Usuario: 187654321 Contraseña: CC187654321
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema, deberá haber seleccionado la opción Generar reportes y haber
El usuario visualizará una ventana de descarga donde podrá guardar el archivo en su pc.
Exitoso No aplica
135
seleccionado el icono Formato vinculación Contratista
Fuente: Autores
Tabla 90. Pruebas Funcionales Individuales Módulo Contractual
MÓDULO CONTRACTUAL
Caso de Prueba
Entrada Condiciones
Salida Resultados
Correcciones
Id. Requerimiento FR-001
Iniciar Sesión
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener acceso al sistema, y no tener
una sesión activa.
El sistema
valida los datos y el usuario
ingresa al sistema con las
credenciales de
acceso.
Exitoso.
No aplica. Prueba
satisfactoria dado que se ingresa un usuario con credenciales de acceso registradas
en el sistema.
Usuario: 1705
Contraseña: ****
El sistema
valida los datos
detectando que no
son correctos,
por lo cual el usuario debe
ingresar de nuevo
las credencia
No aplica. Prueba
satisfactoria dado que se ingresa un usuario que
ya se encuentra registrado,
pero con una contraseña
diferente a la que tiene asociada.
136
les de acceso.
Usuario: 1111
Contraseña: 3333
El sistema
valida los datos
detectando que el usuario no se
encuentra registrado
, por lo cual el usuario debe
ingresar de nuevo
las credencia
les de acceso.
No aplica. Prueba
satisfactoria dado que se ingresa un usuario que
no se encuentra
registrado, en el sistema.
Id. Requerimiento FR-002
Cerrar Sesión
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener una sesión,
la cual deberá ser eliminada cuando
seleccione la opción:
cerrar sesión.
El sistema valida
que haya una
sesión activa y la “destruye”
.
Exitoso No aplica. Prueba
satisfactoria, no hay
acceso a la información del usuario hasta que vuelva a
ingresar al sistema.
Id. Requerimiento FR-003
Crear Contrato
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
No de
contrato: CPS-1705
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá haber
seleccionad
El sistema verifica que el No. de
contrato no se
encuentre
Exitoso. No aplica. Prueba
satisfactoria, el No. de contrato
ingresado no se encuentra registrado en
137
a la opción Crear
Contrato.
registrado en el
sistema.
el sistema.
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
No de
contrato: CPS-2205
No aplica. Prueba
satisfactoria, el sistema
detecta que el contrato ya
está registrado y muestra un mensaje de advertencia.
Id. Requerimiento FR-004
Consult
ar
Contrat
o
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá haber
seleccionada la opción Consultar Contrato.
El usuario podrá
visualizar los datos
del contrato
seleccionado.
Exitoso No aplica. Prueba
satisfactoria, los datos
registrados son cargados en la interfaz de consulta.
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
No Contrato CPS 2016-
1301
Fallido: El sistema
permitió al usuario
visualizar la interfaz
de consulta, sin que el
No. de contrato
esté registrado.
Se realiza la verificación y se añade la validación
correspondiente.
Id. Requerimiento FR-005
Actualizar
Contrato
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
No.
Contrato:
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá haber
El usuario podrá
visualizar los datos
del contrato
seleccion
Exitoso. No aplica
138
OPS-2017-05
seleccionada la opción Consultar Contrato.
ado, para luego
actualizar los datos.
Id. Requerimiento FR-006
Crear Plantilla
Usuario: 1705
Contraseña: 1234 No
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá haber
seleccionada la opción: Gestionar Plantilla y
Crear Plantilla
El usuario crea una plantilla
asociada a un tipo
de contrato
Exitoso No aplica
Id. Requerimiento FR-007
Consultar
Plantilla
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá haber
seleccionada la opción Gestionar Plantilla .
El usuario podrá
visualizar los datos seleccion
ado la plantilla
correspondiente.
Exitoso No Aplica
Id. Requerimiento FR-008
Actualizar
Plantilla
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá haber
seleccionada la opción Gestionar Plantilla y
seleccionar
Se actualizar
á la plantilla
en el sistema.
Exitoso No aplica
139
el botón actualizar.
Id. Requerimiento FR-009
Crear Cláusula
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá haber
seleccionada la opción Gestionar Cláusula y seleccionar la opción
Crear Cláusula.
Se crea una
clausula en el
sistema y se habilita la opción: Agregar
Parágrafo
Exitoso No Aplica
Id. Requerimiento FR-010
Consult
ar
Cláusul
a
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá haber
seleccionada la opción Gestionar Cláusula.
El usuario visualizará la lista
de cláusulas creadas
en el sistema, y podrá ver a detalle
los parágrafo
s asociados
.
Exitoso No Aplica
Id. Requerimiento FR-011
Actualizar
Cláusula
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá haber
seleccionad
Se actualiza
la cláusula
en el sistema.
Exitoso No aplica
140
a la opción Gestionar
Cláusula, y seleccionar
el botón actualizar.
Id. Requerimiento FR-012
Eliminar Cláusula
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá
seleccionar la opción Gestionar
Cláusula, y seleccionar
el botón:Eliminar para una
cláusula específica.
La cláusula
es eliminada
y la interfaz
de gestión
de Cláusulas
es actualizad
a.
Exitoso No aplica
Id. Requerimiento FR-013
Crear Acta de Inicio
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá
seleccionar la opción Gestionar Acta de Inicio, y
seleccionar el botón:
Crear Acta de Inicio..
Se creará en el
sistema el Acta de Inicio.
Exitoso No aplica
Id. Requerimiento FR-014
Consultar Acta de Inicio
Usuario: 1705
Contraseña:
El usuario debe tener una sesión
El usuario visualiza todos los
Exitoso No aplica
141
1234 activa en el sistema y deberá
seleccionar la opción Gestionar Acta de Inicio.
datos asociados a un Acta de Inicio.
Id. Requerimiento FR-015
Actualizar Acta de Inicio
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá
seleccionar la opción Gestionar Acta de Inicio y deberá haber
seleccionado la opción Gestionar Acta de Inicio y
seleccionar el botón ..
Se actualiz
las cláusula
registradas en el
sistema y se
visualiza todos los
datos asociados a un Acta de Inicio.
Exitoso No aplica
Id. Requerimiento FR-016
Crear Otro Si
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá
seleccionar la
opción:Gestionar Otro
Sí, y far clic en la
opción:Crear Otro Si
Se crea un
documento de otro si en el sistema
Exitoso No aplica
142
Id. Requerimiento FR-017
Consultar Oro si
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá
seleccionar la
opción:Gestionar Otro
Sí
El Otro Si es creado
en el sistema y siempre tendrá
que estar ligada con
precontractual
Exitosa No aplica
Id. Requerimiento FR-018
Actualiz
ar Otro
Sí
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá
seleccionar la
opción:Gestionar Otro
Sí y dar clic en el botón actualizar Cláusula
El Otro Si es
actualizado en el
sistema y se
redirecciona al
usuario a la interfaz
de gestión
Exitosa No aplica
Id. Requerimiento FR-019
Crear Usuario
s
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá
seleccionar la opción: Gestionar Usuarios
Se crea un
usuario con los
permisos de
acceso y credencia
les asignado
s.
Exitoso No Aplica
Id. Requerimiento FR-020
143
Asignar
tareas
Usuario: 1705
Contraseña: 1234
El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá
seleccionar la opción: Gestionar
Tareas
El usuario tipo:Administrador
podrá asignar tareas a
los demás
usuarios.
Exitoso No Aplica
Fuente: Autores
144
GLOSARIO
Biblioteca: Es una colección o conjunto de subprogramas usados para desarrollar software. En general, las bibliotecas no son ejecutables, pero sí pueden ser usadas por ejecutables que las necesitan para poder funcionar correctamente. Intranet: Es una red privada que está contenida dentro de una empresa, organización o institución. Puede consistir en varias redes de área local interconectadas que utilizan una línea para accesar a una red de área amplia. El objetivo principal de una intranet es compartir información de la empresa y los recursos informáticos entre los empleados. WEB: Se refiere a la red de información que existe en internet. Se le ve como una red o telaraña ya que internet es una compleja red de servidores que almacenan páginas web. Existen millones de servidores y todos se conectan entre sí y es por eso que al internet se le denominó web. HTTP (Hypertext Transfer Protocol): Es el método más común de intercambio de información en la world wide web, el método mediante el cual se transfieren las páginas web a un ordenador. WAR: Son un tipo especial de JAR utilizado para distribuir los artefactos o contenido de las aplicaciones Web en tecnología JEE: páginas Web HTML o JSP,clases Java, servlets Java, archivos XML, librerías de etiquetas (tag libraries) y otros recursos. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): Es un protocolo de comunicación que permite el envío de correos electrónicos en internet. TCP/IP: Es un conjunto de protocolos que permiten la comunicación entre los ordenadores pertenecientes a una red y su sigla corresponde a Protocolo de control de transmisión/Protocolo de Internet. WebContent (Contenido web): Se refiere al contenido textual, auditivo o visual publicado en un sitio web. Framework: Es un esquema (un esqueleto, un patrón) para el desarrollo y/o la implementación de una aplicación. JAR (Java Archive): Formato de archivo usado para empaquetar todos los componentes requeridos por un Java Applet. SDK: Es un conjunto de herramientas y programas de desarrollo que permite al programador crear aplicaciones para un determinado paquete de software,
145
estructura de software, plataforma de hardware, sistema de computadora, consulta de videojuego, sistema operativo o similar. Plug-in: Es una aplicación informática que añade funcionalidades específicas a un programa principal. Servidor Web: Es un programa que utiliza el protocolo de transferencia de hipertexto, HTTP (Hypertext Transfer Protocol), para servir los archivos que forman páginas Web a los usuarios, en respuesta a sus solicitudes, que son reenviados por los clientes HTTP de sus computadoras.
UML (Lenguaje Unificado de Modelado): Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar y documentar cada una de las partes que comprende el desarrollo de software.
DataSet: Es una arquitectura orientada desconectada que significa que no hay necesidad de conexiones activas durante el trabajo con DataSets y es una colección de DataTables y relaciones entre tablas. Se utiliza para almacenar varias tablas con datos.
DataAdapter: Actúa como puente entre DataSet y la base de datos. Este objeto DataAdapter se utiliza para leer los datos de la base de datos y enlazar esos datos con el DataSet.
Etapa Pre-contractual: Esta etapa tiene lugar antes de la formalización del contrato, y en ella las partes dialogan para definir cuáles serán sus términos. Etapa Contractual: Es el período comprendido entre la iniciación y la terminación de la ejecución del contrato, esto es, el perfeccionamiento del contrato, legalización y ejecución.
Etapa Post-contractual: Precisa el procedimiento para la elaboración y suscripción de actas de liquidación de los contratos, con el fin de culminar el proceso de contratación.
146
CONCLUSIONES
Después de las reuniones e investigaciones que se llevaron a cabo se logró adquirir información de los procesos que se realizan en el área de contratación del IDEXUD, aquellos fueron relevantes para la creación del software.
La implementación de la metodología OAS/OPEN UP indicó las pautas necesarias para llevar a cabo el proyecto de forma organizada.
El realizar el software utilizando el patrón del diseño Modelo Vista Controlador (MVC) permitió manejar clara y fácilmente el desarrollo de la estructura del mismo haciendo que el proyecto sea más escalable.
El uso del Framework de desarrollo zkross(ZK) facilita la comunicación entre los elementos del archivo .zul y el archivo .java
La creación del Sistema Gestión Documental centraliza los datos, automatiza, reduce los tiempos y agiliza los procesos del área de contratación.
Con la realización de las pruebas se logró verificar el correcto funcionamiento del sistema según los requerimientos funcionales y los no funcionales.
147
RECOMENDACIONES
Se hace necesario poner en producción esta aplicación ya que la implementación de esta en la entidad mejorará notablemente la ejecución de los procesos de contratación, agilizando la realización de convenios y proyectos.
Integrar a los contratistas para futuras actualizaciones del sistema las cuales contribuyan a que la aplicación tenga mayor escalabilidad.
Se recomienda al IDEXUD darle continuidad al sistema ya que agiliza los procesos internos y genera mayor utilidad.
Para llevar a cabo la gestión de un proyecto de software es necesario que los procesos internos se encuentren decretados.
El SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL APOYO DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN PARA EL IDEXUD que se desarrolló en este documentos cumple con los todos los requerimiento, y debido a esto, no fue necesario el desarrollo del módulo post-contractual. La implementación del módulo anteriormente nombrado se llevara a cabo dependiendo de los cambios futuros en los procesos que se lleven a cabo dentro de la organización.
148
BIBLIOGRAFÍA
Abartiateam, D. Jasper Reports. [En línea].
<http://www.abartiateam.com/jasperreports>. [Citado en 15 de Junio de
2017].
Alvarez, M. Qué es Java | DesarrolloWeb. [En línea] <https://desarrolloweb.com/articulos/497.php>. [Citado en 10 de Junio de 2017].
Alvarez, M. Qué es MVC | DesarrolloWeb. [En línea]. <https://desarrolloweb.com/articulos/que-es-mvc.html>. [Citado en 15 de Junio de 2017].
Conasa. La importancia de la gestión documental. [En línea] <http://www.conasa.es/blog/la-importancia-la-gestion-documental/ >[Citado en 10 de Junio de 2017].
Curso Hibernate. Pool de conexiones. [En línea]. <http://cursohibernate.es/doku.php?id=patrones:pool_conexiones>. [Citado en 16 de Junio de 2017].
Dos Ideas. Framework ZK ya en español. [En línea]. <https://dosideas.com/noticias/java/718-framework-zkoss-ya-en-espanol> [Citado en 15 de Junio de 2017].
El Congreso de Colombia. Ley 594 de 2000 (Julio 14) (Artículo 21). [En
línea]. <https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-
15049_documento.pdf>.[Citado en 10 de julio de 2017].
Garcia, A. La norma ISO 15489:Un marco sistemático de buenas prácticas
de gestión documental en las organizaciones. [En línea].
<http://eprints.rclis.org/12263/1/Alonso_Garcia_Lloveras_-
_La_norma_ISO_15489.pdf> [Citado en 10 de julio de 2017].
Genbetadev. Eclipse IDE. [En línea]. <https://www.genbetadev.com/herramientas/eclipse-ide. [Citado en 10 de Junio de 2017].
Gestiweb. PostgreSQL. [En línea].
<https://www.gestiweb.com/?q=content/postgresql>. [Citado en 16 de Junio
de 2017].
149
Java México. Que es Data Access Object. [En línea] <http://www.javamexico.org/blogs/richardmx/que_es_data_access_object>. [Citado en 15 de Junio de 2017].
Javier Paniza. Aprende OpenXava con ejemplos: Capitulo 4 | Empezando
con Eclipse y PostgreSQL.[En línea].(2011)
<https://books.google.com.co/books?id=5GnQcZvDkbkC>. [Citado en 19 de
Agosto de 2016 ].
Juarez, Maximiliano. Singleton. [En línea]. <http://migranitodejava.blogspot.com.co/2011/05/singleton.html>. [Citado en 15 de Junio de 2017].
Junta de Andalucia. Manejo del pool de conexiones. [En línea].
<http://www.juntadeandalucia.es/servicios/madeja/contenido/recurso/218>.
[Citado en 16 de Junio de 2017].
Largo, Elivar. Patrones de diseño en Java: MVC, DAO y DTO. [En línea]. <http://www.ecodeup.com/patrones-de-diseno-en-java-mvc-dao-y-dto/>. [Citado en 15 de Junio de 2017].
Lenguajes de programación. Programación Java. [En línea] <http://www.lenguajes-de-programacion.com/programacion-java.shtml> [Citado en 10 de Junio de 2017].
Microbuffer. ¿Qué es PostgreSQL?. [En línea]. <https://microbuffer.wordpress.com/2011/05/04/que-es-postgresql/>. [Citado en 16 de Junio de 2017].
MinTIC. Programa de gestión documental [En línea] < http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-7077_Programa_Gestion_Documental.pdf>[Citado en 10 de julio de 2016].
NTC 1486 2008. Documentación Presentación de tesis, trabajos de grado y
otros trabajos de investigación. [En línea]
<https://es.slideshare.net/Skepper63/ntc1486-normas-
icontecparatrabajosdegrado> [Citado en 15 de septiembre de 2017].
Onegolive. Gestión Documental. [En línea] <http://onegolive.com/es/faq/gestion-documental/que-es-gestion-docu> [Citado en 5 de junio de 2017].
OpenERPSpain. iReport. [En línea]. <http://openerpspain.com/ireport/>. [Citado en 15 de Junio de 2017].
150
Pablo Augusto Sznaidleder. Java a fondo 2da. edición: Diseño de
aplicaciones java (Parte II). [En línea]. (2013).
<https://books.google.com.co/books?id=WcL2DQAAQBAJ&printsec=frontco
ver&hl=es#v=onepage&q&f=false> [Citado en 25 de Octubre de 2016 ]
PROGRAMIA. JasperReports 3.5 para Desarrolladores Java. [En línea]. <http://www.programia.es/jasperreports-3-5-para-desarrolladores-java/>. [Citado en 15 de Junio de 2017].
Scholarium.info.ORFEO - Sistema de Gestión Documental. [En línea]. <http://scholarium.info/orfeo-sistema-de-gestion-documental/> [Citado en 10 de julio de 2016].
Shd.gov.co. Sistema de Gestión Documental y Archivo -SIGA | Secretaría de Hacienda Distrital. [En línea] <http://www.shd.gov.co/shd/sistema-de-gestion-documental-y-archivo [Citado en 10 de Julio de 2016].
TIC Portal. ¿Qué es un sistema de gestión documental?. [En línea] <https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-sistema-gestion-documental> [Citado en 10 de Junio de 2017].
Universidad Abierta de Cataluña. Que es un sistema de gestión documental
(SGD)?. [En línea] <https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-
documental/que-es/index.html> [Citado en 10 de Junio de 2017].
Universidad de Alicante. Modelo vista controlador (MVC). [En línea] <https://si.ua.es/es/documentacion/asp-net-mvc-3/1-dia/modelo-vista-controlador-mvc.html>. [Citado en 15 de Junio de 2017].
Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Guía Rápida Proceso de Desarrollo OPENUP/OAS. [En línea]. <https://portalws.udistrital.edu.co/CIT/documentos/NORMATIVIDAD/openupoas/archivos/GuiaRapidaOpenUPOAS.pdf>. [Citado en 16 de Junio de 2017].
Universidad Javeriana de Cali. Patrón de Arquitectura de Software MVC. [En línea] <http://cic.puj.edu.co/wiki/lib/exe/fetch.php?media=materias:patronmvc.pdf>. [Citado en 15 de Junio de 2017].
W3schools. W3Schools Online Web Tutorials. [En línea].
<https://www.w3schools.com/default.asp>.[Citado en 20 de Diciembre de
2016]