SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL APOYO DE...

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL APOYO DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN PARA EL IDEXUD

AUTORES

JEIMY JULIANA MELENDEZ CORDERO

YULY KATHERINE SIERRA RUBIANO

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA

TECNOLOGÍA EN SISTEMATIZACIÓN DE DATOS

BOGOTÁ D. C.

2017

2

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL APOYO DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN PARA EL IDEXUD

AUTORES

JEIMY JULIANA MELENDEZ CORDERO

YULY KATHERINE SIERRA RUBIANO

PASANTÍA PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE TECNÓLOGO EN

SISTEMATIZACIÓN DE DATOS

TUTOR: ROCIO RODRIGUEZ GUERRERO

Ingeniero de Sistemas

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA

TECNOLOGÍA EN SISTEMATIZACIÓN DE DATOS

BOGOTÁ D. C.

2017

3

Nota de Aceptación

_______________

_______________

_______________

JORGE ENRIQUE RODRIGUEZ RODRIGUEZ

Jurado

Bogotá D. C., 14 de Agosto de 2017

4

A mi mamá, a mi papá, a mi hermano y a mi pareja porque me apoyaron y me ofrecieron una luz de esperanza para lograr este reto, fueron mi principal cimiento para la construcción de mi vida profesional. A Dios por llenarme de bendiciones y fortaleza para continuar y culminar esta etapa de mi vida. A mi compañera Jeimy por ofrecerme su amistad, apoyo y alegría durante el transcurso de nuestra carrera.

Yuly Katherine Sierra Rubiano

A mi familia en especial a mis padres por su apoyo incondicional, a L.M por su paciencia y comprensión los cuales durante el desarrollo de esta tesis fueron mi más grande motivación, a Dios por permitirme estudiar lo que tanto me apasiona, y a mi compañera Katherine la cual me hizo aventurarme en este grandísimo proyecto.

Jeimy Juliana Meléndez Cordero

5

CONTENIDO

Pág.

FASE I – PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO ........................................................................ 14

1. PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA ......................................................................... 14

1.1 Descripción del problema ............................................................................. 14

1.2 Definición del problema ............................................................................... 15

1.3 Alcances y delimitaciones ............................................................................. 15

1.4 Objetivos ....................................................................................................... 16

1.5 Justificación ................................................................................................... 17

FASE II- ELABORACIÓN .................................................................................................... 19

2. MARCO DE REFERENCIA ....................................................................................... 19

2.1 Estado del arte .............................................................................................. 19

2.2 Marco teórico ............................................................................................... 22

2.3 Factibilidad de desarrollo y métodos ........................................................... 31

FASE III - CONSTRUCCIÓN ............................................................................................... 39

3. DESARROLLO DEL PROYECTO ............................................................................... 39

3.1 Gestión de riesgo .......................................................................................... 39

3.2 Costos del riesgo ........................................................................................... 41

3.3 Arquitectura. ................................................................................................. 43

3.4 Herramientas de software utilizadas ............................................................ 45

3.5 Requerimientos funcionales ......................................................................... 49

3.6 Requerimientos no funcionales .................................................................... 75

3.7 Definición de actores .................................................................................... 76

3.8 Listado de casos de uso ................................................................................ 76

3.9 Diagramas de secuencias ............................................................................ 109

3.10 Diagrama de despliegue ............................................................................. 120

6

3.11 Diagrama de clases ..................................................................................... 121

3.12 Diagrama de componentes ......................................................................... 122

3.13 Modelo relacional ....................................................................................... 123

3.14 Diseño de la interfaz ................................................................................... 125

FASE IV-TRANSICIÓN ..................................................................................................... 126

4. APLICACIÓN ........................................................................................................ 126

4.1 Actividades de acoplamiento...................................................................... 126

4.2 Pruebas funcionales individuales ............................................................... 126

GLOSARIO ...................................................................................................................... 144

CONCLUSIONES ............................................................................................................. 146

RECOMENDACIONES ..................................................................................................... 147

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 148

ANEXOS .............................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

7

LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Recursos Humanos............................................................................. 32

Tabla 2.Recursos Técnicos............................................................................... 32

Tabla 3.Otros Recursos .................................................................................... 33

Tabla 4.Costo Total ........................................................................................... 33

Tabla 5.Actividades de Fase de Inicio 1. .......................................................... 36

Tabla 6.Actividades de Fase de Inicio 2. .......................................................... 36

Tabla 7.Fase de Elaboración ............................................................................ 37

Tabla 8.Riesgos del sistema ............................................................................. 40

Tabla 9. Costos del riesgo ................................................................................ 41

Tabla 10.Riesgos más relevantes ..................................................................... 41

Tabla 11.Cuantificación de Estrategias ............................................................. 42

Tabla 12.Selección de Estrategia ..................................................................... 43

Tabla 13. Herramientas de Software Utilizadas ................................................ 45

Tabla 14.Requerimiento Funcional Ingreso de Usuarios .................................. 49

Tabla 15.Requerimiento Funcional Registro Persona Natural .......................... 50

Tabla 16. Requerimiento Funcional Registro Persona Jurídica ........................ 51

Tabla 17. Requerimiento Funcional Diligenciamiento de Formato Vinculación

Contratista .................................................................................................. 51

Tabla 18. Requerimiento Funcional Consulta de formulario: Persona natural .. 52

Tabla 19.Requerimiento Funcional Consulta de formulario: Persona jurídica .. 53

Tabla 20. Requerimiento Funcional Consulta de formulario: Formato vinculación

contratista ................................................................................................... 54

Tabla 21. Requerimiento Funcional Actualización: Persona Natural ................ 54

Tabla 22. Requerimiento Funcional Actualización: Persona Jurídica ............... 55

Tabla 23. Requerimiento Funcional Actualización: Formato vinculación

contratista ................................................................................................... 56

Tabla 24. Requerimiento Funcional Reportes: Hoja de vida natural ................. 56

Tabla 25.Requerimiento Funcional Reportes: Hoja de vida jurídica ................. 57

Tabla 26. Requerimiento Funcional Reportes: Formato de vinculación

contratista ................................................................................................... 58

Tabla 27. Requerimiento Funcional Cambio de contraseña ............................. 59

Tabla 28. Requerimiento Funcional Creación de Contrato ............................... 59

Tabla 29.Requerimiento Funcional Consulta de Contrato ................................ 60

8

Pág.

Tabla 30. Requerimiento Funcional Actualización de Contrato ........................ 61

Tabla 31. Requerimiento Funcional Creación de Plantilla ................................ 61

Tabla 32. Requerimiento Funcional Consulta de Plantilla ................................. 62

Tabla 33. Requerimiento Funcional Actualización de Plantilla .......................... 63

Tabla 34. Requerimiento Funcional Creación de Cláusulas ............................. 64

Tabla 35. Requerimiento Funcional Consulta de Cláusulas ............................. 64

Tabla 36. Requerimiento Funcional Actualización de Cláusulas....................... 65

Tabla 37. Requerimiento Funcional Creación de Parágrafos ........................... 66

Tabla 38. Requerimiento Funcional Consulta de Parágrafos ............................ 66

Tabla 39. Requerimiento Funcional Actualización de Parágrafos ..................... 67

Tabla 40. Requerimiento funcional Creación de Acta de Inicio ......................... 68

Tabla 41. Requerimiento Funcional Consulta de Acta de Inicio ........................ 69

Tabla 42.Requerimiento Funcional Actualización de Acta de Inicio .................. 70

Tabla 43. Requerimiento funcional Creación de Otro Si ................................... 71

Tabla 44. Requerimiento Funcional Consulta de Otro Si .................................. 71

Tabla 45. Requerimiento Funcional Actualización de Otro Si ........................... 72

Tabla 46. Requerimiento Funcional Descargar Listado de documentos

Contractuales ............................................................................................. 73

Tabla 47. Requerimiento funcional Creación de Acta de Liquidación ............... 74

Tabla 51.Requerimientos No Funcionales del Sistema .................................... 75

Tabla 52.Definición de Actores ......................................................................... 76

Tabla 53. Caso de Uso Registro Personal Natural ........................................... 77

Tabla 54. Caso de Uso Registro Persona Jurídica ........................................... 78

Tabla 55. Caso de Uso Iniciar Sesión ............................................................... 79

Tabla 56. Caso de Uso Diligenciar Hoja de vida Persona Natural .................... 79

Tabla 57. Caso de Uso Diligenciar Hoja de vida Persona Jurídica ................... 80

Tabla 58. Caso de Uso Diligenciar Formato Vinculación Contratista ................ 81

Tabla 59. Caso de Uso Consultar Hoja de vida Persona Natural ..................... 82

Tabla 60. Caso de Uso Consultar Hoja de vida Persona Jurídica .................... 82

Tabla 61. Caso de Uso Consultar Formato Vinculación Contratista ................. 83

Tabla 62. Caso de Uso Actualizar Hoja de vida Persona Natural ..................... 84

Tabla 63. Caso de Uso Actualizar Hoja de vida Persona Jurídica .................... 84

Tabla 64. Caso de Uso Actualizar Formato vinculación contratista .................. 85

Tabla 65. Caso de Uso Actualizar contraseña .................................................. 86

Tabla 66. Caso de Uso Descargar reporte Hoja de vida Persona Natural ........ 87

Tabla 67. Caso de Uso Descargar reporte Hoja de vida Persona Jurídica ....... 87

9

Pág.

Tabla 68. Caso de Uso Descargar reporte Formato Vinculación Contratista .... 88

Tabla 69. Caso de Uso Cerrar sesión .............................................................. 89

Tabla 70. Caso de Uso Iniciar Sesión ............................................................... 90

Tabla 71. Caso de Uso Cerrar Sesión .............................................................. 90

Tabla 72. Caso de Uso Crear Contratos ........................................................... 91

Tabla 73. Caso de Uso Consultar Contrato ...................................................... 92

Tabla 74. Caso de Uso Actualizar Contratos .................................................... 93

Tabla 75. Caso de Uso Crear Plantilla .............................................................. 94

Tabla 76 Caso de Uso Consultar Plantilla ........................................................ 94

Tabla 77. Caso de Uso Actualizar Plantilla ....................................................... 95

Tabla 78. Caso de Uso Crear Cláusula ............................................................ 96

Tabla 79. Caso de Uso Consultar Cláusula ...................................................... 97

Tabla 80. Caso de Uso Actualizar Cláusula ...................................................... 97

Tabla 81. Caso de Uso Eliminar Cláusula ........................................................ 98

Tabla 82. Caso de Uso Crear acta de inicio ..................................................... 99

Tabla 83. Caso de uso Consultar Acta de Inicio ............................................. 100

Tabla 84. Caso de Uso Actualizar acta de Inicio............................................. 101

Tabla 85. Caso de Uso Crear Otro Si ............................................................. 101

Tabla 86. Caso de Uso Consultar Otro Sí ....................................................... 102

Tabla 87. Caso de Uso Actualizar Otro Sí ...................................................... 103

Tabla 88.Caso de Uso Crear Usuarios ........................................................... 104

Tabla 89.Caso de Uso Asignar tareas ............................................................ 105

Tabla 90. Caso de Uso Iniciar Sesión ............................................................. 105

Tabla 94. Caso de Uso Cerrar Sesión ............................................................ 106

Tabla 95. Pruebas Funcionales Individuales Módulo Precontractual .............. 126

Tabla 96. Pruebas Funcionales Individuales Módulo Contractual................... 135

10

LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Método de trabajo OPENUP/OAS ..................................................... 35

Figura 3. Arquitectura Módulo Pre-Contractual ................................................ 43

Figura 4. Arquitectura Módulo Contractual ...................................................... 44

Figura 5. Modelo de casos de uso precontractual ........................................ 107

Figura 6. Modelo de casos de uso contractual ............................................... 108

Figura 8. Diagrama de secuencia Registrar persona natural .......................... 109

Figura 9. Diagrama de secuencia diligenciar hoja de vida natural .................. 110

Figura 10. Diagrama de secuencia consultar y actualizar hoja de vida natural

................................................................................................................. 111

Figura 11. Diagrama de secuencia descargar reporte hoja de vida natural .... 112

Figura 12. Diagrama de secuencia hoja de vida jurídica (Registro, Consulta y

Actualización) ........................................................................................... 113

Figura 13. Diagrama de secuencia descargar reporte hoja de vida jurídica ... 114

Figura 14. Diagrama de secuencia formato de vinculación contratista ........... 116

Figura 15. Diagrama de secuencia descargar reporte formato de vinculación116

Figura 16. Diagrama de secuencia Iniciar sesión ........................................... 116

Figura 17. Diagrama de secuencia Cerrar sesión ........................................... 117

Figura 18. Diagrama de secuencia crear, consultar y actualizar contrato ...... 117

Figura 19. Diagrama de secuencia gestionar plantilla .................................... 118

Figura 20. Diagrama de secuencia gestionar acta de inicio ............................ 118

Figura 21. Diagrama de secuencia gestionar Otro si ...................................... 119

Figura 22. Diagrama de secuencia gestionar clausula ................................... 120

Figura 23. Diagrama de secuencia descargar reportes de documentos

contractuales ............................................................................................ 120

Figura 26. Diagrama de despliegue del sistema ............................................. 121

Figura 27. Diagrama de clases modulo precontractual ................................... 121

Figura 28. Diagrama de clases modulo contractual ........................................ 122

Figura 29. Diagrama componentes del sistema .............................................. 122

Figura 30. Modelo relacional modulo precontractual parte 1 .......................... 123

Figura 31. Modelo relacional modulo precontractual parte 2 .......................... 124

Figura 32. Modelo relacional modulo contractual............................................ 125

11

LISTA DE ANEXOS

Anexo A. Cronograma de Actividades

Anexo B. Manual de Usuario

12

RESUMEN

Este proyecto consiste en elaborar un sistema para agilizar los procesos de contratación de los proyectos y convenios del IDEXUD, transformando la realización de procesos manuales a procesos sistematizados y eficaces. También permitirá centralizar la información de los contratistas y contractos, para así disminuir los tiempos de producción de informes solicitados por la institución e identidades externas. Por tanto, se desarrolló tres módulos, el primer módulo es el precontractual que permite registrar información de los contratistas, ya sean naturales o jurídicos, este módulo se va a situar en la web. El segundo módulo es el contractual, que encarga de generar contratos y actas por un abogado y el tercer módulo, el poscontractual permitirá la generación de actas de liquidación, estos dos últimos módulos estarán en la intranet. También se desarrolló un módulo administrativo que permite la asignación de tareas y la generación de archivos planos para la apoyar la creación de informes.

ABSTRACT

This project consists of developing a system to streamline the contracting

processes of IDEXUD projects and agreements, transforming the realization of

manual processes to systematized and efficient processes. It can also centralize

information from contractors and contracts, to reduce production times for reports

requested by the institution and external identities.

Therefore three modules were developed, the first module is the precontractual

module that allows to register the information of the contractors, whether natural

or legal, this module will be placed on the web. The second module is the

contractual one, the one in charge of generating contracts and the minutes of a

lawyer and the third module, the poscontractual allows the generation of

liquidation minutes, these last two modules are in the intranet.

It also developed an administrative module that allows the assignment of tasks

and the generation of files.

13

INTRODUCCIÓN

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas es un ente autónomo de

Educación Superior fundada en el año 1948, cuya misión se centra en las

funciones básicas de docencia, investigación y extensión; por lo cual en

conformidad con el Acuerdo 002 de 2000 y el Acuerdo 004 de 2013, el Instituto

de Extensión y Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano; IDEXUD, es la

Unidad Académica-Administrativa encargada de orientar y coordinar la ejecución

de los programas y proyectos de Extensión, de Educación para el Trabajo y de

Proyección Social. En donde se desarrollan convenios de interventoría,

capacitación entre otros, los cuales requieren de la vinculación de personas

naturales o jurídicas para su ejecución, realizada a través de tres etapas

esenciales en el proceso de contratación; la etapa precontractual: destinada para

la recepción de la documentación necesaria para celebrar un contrato, la etapa

contractual para la firma del contrato y la etapa pos contractual: para la

liquidación del mismo.

Actualmente el IDEXUD para las etapas de contratación realiza el procesamiento

de la información con la ayuda de diferentes herramientas como Excel para la

generación de informes hasta soluciones de software para el seguimiento a los

Convenios o Proyectos de extensión que suscritos por la Universidad. Estas

herramientas no abarcan por completo las necesidades del negocio producidas

por el incremento de la información producida ,dado que la mayor parte de los

procedimientos son llevados a cabo de forma manual, lo cual ha generado

descentralización de los datos y la necesidad de una solución de software para

sistematizar los documentos requeridos en los procesos de contratación.

Con el fin de sistematizar la información requerida, garantizando la integridad de

los datos para la mejora en los tiempos de contratación; el área de sistemas

plantea la creación del proyecto: “Sistema de gestión documental para el apoyo

de procesos de contratación para el IDEXUD”. El cual tendrá como objetivo el

desarrollo de un sistema orientada a la web, que permita estandarizar la

información generada en las diferentes etapas del proceso de contratación bajo

la metodología de desarrollo OAS/OPEN UP creando una herramienta, que

permita la administración de la documentación requerida para ejecutar las etapas

de contratación.

14

FASE I – PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

1. PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA

1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La universidad Distrital Francisco José de Caldas mediante el Acuerdo 002 de 2000 y el Acuerdo 004 de 2013, determina el Instituto de Extensión y Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano IDEXUD como la Unidad Académico-Administrativa responsable de orientar, coordinar y ejecutar las políticas de la gestión de Extensión Universitaria y Proyección Social, en donde se desarrollan proyectos, convenios, asesorías entre otros, los cuales son ejecutados por contratistas, quienes deben cumplir con la documentación requerida por la entidad, en donde se tiene como requisito mínimo la hoja de vida pública según su clasificación; natural o jurídica. De esta forma el IDEXUD recibe y verifica toda la documentación generada la cual sirve de insumo para la elaboración de los diferentes informes que debe rendir el Instituto, además de generar información digital a entidades externas, organismos de control y dependencias de la Universidad.

Estos procedimientos inician con la recepción y traslado de la documentación generada (diligenciada de forma manual), correspondiente a los contratistas vinculados por el IDEXUD, a través de los proyectos suscritos con diversas entidades. Haciendo entrega en el Archivo de Gestión la documentación de los contratistas para ser revisada, verificada y validada, de acuerdo a las listas de chequeo que acompaña la cubierta legajadora del documento, se realiza la creación del registro en la página web de la entidad, para subir la información de manera digital (previamente escaneada). Finalmente se diligencian los diferentes formatos para dar respuesta a los informes requeridos. Así se identificó que el área de contratación del IDEXUD, presenta dificultades con respecto a:

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Búsqueda de información específica, relacionada a la revisión de cada uno de los documentos para poder encontrar datos concretos.

Demoras en la generación de formatos ya definidos en la entidad

Generación de informes, dado que existe la descentralización de datos.

Demoras en los tiempos de contratación.

1.2 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Evidenciando, que la entidad no cuenta con un sistema que gestione y sistematice los documentos requeridos, que permita la generación de reportes para agilizar los tiempos de los procesos de contratación llevados a cabo en el IDEXUD.

De esta forma se plantea, ¿Cómo se podrían manejar los datos garantizando la integridad en cada etapa de los procesos de contratación, teniendo en cuenta la mejora de tiempos para fases previas, durante o posteriores a la firma de un contrato?

1.3 ALCANCES Y DELIMITACIONES

Alcances: Diseñar un sistema de gestión documental para el apoyo de procesos del área de contratación del IDEXUD, que permita:

Registrar personas naturales y jurídicas, obteniendo la información necesaria para el almacenamiento y generación de la hoja de vida pública, según el tipo de persona como archivo pdf.

Consultar y descargar información de los contratistas según necesidades de la entidad solicitante.

Descargar minutas y formatos establecidos por el IDEXUD, como documento digital.

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Delimitaciones: Se definieron delimitaciones a nivel temporal, técnico y

temático.

1.3.2.1 Temporal: La aplicación web tendrá aproximadamente 6 meses de

desarrollo, en seguida será entregada al IDEXUD para su respectiva

implementación.

1.3.2.2 Técnica: Se identificaron las siguientes delimitaciones técnicas.

Se desarrolló el proyecto en el entorno eclipse JEE Juno versión 4.2.0, el Framework zkross 7.0.0 y JasperReport Studio 6.2.0.

Este sistema será instalado en el servidor de la compañía, posteriormente se subirá a Internet el módulo precontractual y los otros módulos serán intranet.

1.3.2.3 Temática: El sistema se enfocará en el almacenamiento, consultas y exportación de la información suministrada por los contratistas.

1.4 OBJETIVOS

Objetivo general: Desarrollar un sistema de gestión documental orientado a la web para el IDEXUD que permita estandarizar la información generada en las diferentes etapas de procesos de contratación de personas naturales y jurídicas bajo la metodología de desarrollo OAS/OPEN UP.

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Objetivos específicos: Los objetivos específicos del proyecto son:

Realizar el levantamiento de análisis de requerimientos funcionales del proceso de contratación en el IDEXUD.

Realizar el diseño del Sistema de Gestión documental siguiendo la metodología de desarrollo OAS/OPEN UP e implementar el patrón de diseño modelo vista controlador (MVC).

Diseñar la interfaz de usuario que permita la gestión eficiente de información con el Framework de desarrollo zkross (ZK).

Desarrollar los módulos de gestión precontractual, gestión contractual, pos contractual, y módulo de gestión administrativa.

Evaluar y ajustar el proceso de contratación realizado en el IDEXUD para su sistematización.

Realizar las pruebas pertinentes según los lineamientos de la metodología de desarrollo OAS/OPEN UP.

1.5 JUSTIFICACIÓN

Dado que el IDEXUD no cuenta con un software, que permita estandarizar la información generada en las diferentes etapas del proceso de contratación además de sistematizar los documentos requeridos para la vinculación de personas naturales y jurídicas, se hace necesario el análisis, diseño y desarrollo de un sistema de gestión documental que garantice la centralización de los datos, la integridad de la información y que además se caracterice por ser interoperable con aplicaciones o componentes externos implementados en la entidad, cumpliendo con la normatividad vigente para los procesos de contratación.

18

De esta forma el instituto a través del área de sistema plantea el diseño de un Sistema de gestión documental, el cual apoye procesos de contratación, La solución de software permitirá la gestión de los datos y la sistematización de la documentación mejorando considerablemente los tiempos en las etapas de contratación. Además, esta aplicación permitirá agilizar la realización de los diferentes informes que debe rendir el Instituto a dependencias de la Universidad, entidades del distrito, organismos de control, entre otros.

De esta forma el IDEXUD desde el área de sistemas plantea el diseño de una solución de software que sea capaz de integrarse con otras aplicaciones aportando escalabilidad, para conformar el equipo de trabajo requirió estudiantes de últimos semestres de tecnología en sistematización de datos o afines los cuales contarán con conocimientos en bases de datos, sistemas operativos de software libre, lenguaje de programación java entre otros, que en conjunto con el web master, sistematicen los datos según los requerimientos ajustados a las necesidades del negocio.

19

FASE II- ELABORACIÓN

2. MARCO DE REFERENCIA

2.1 ESTADO DEL ARTE

La necesidad de diseñar sistemas de gestión de documental (SGD) en las organizaciones ha aportado técnicas, tecnologías y normatividad, regida por la (Ley No. 594, 2000, art. 21)1 . Dado que la misión principal de las compañías en cuanto a Gestión Documental, es cumplir el ciclo de vida de los documentos, y como objetivo es volver los documentos físicos a digital. Estos sistemas de gestión documental permiten disminuir los costos documentales, aumentar

productividad de la empresa mediante la reducción de procedimientos manuales y la disminución de papel. Además de incorporar funciones como: garantizar la integridad de los documentos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas.

En algunas universidades de la ciudad de Bogotá, se han realizado estudios y desarrollos en sistemas de gestión documental diseñados para entidades, dando asistencia a procesos jurídicos, administrativos entre otros. Así se conocen proyectos de la Universidad San Buenaventura como: 1) Diseño e implementación de un sistema de gestión documental utilizando herramientas de software libre para el programa de Ingeniería de Sistemas en la Universidad San Buenaventura en la ciudad de Bogotá. 2) Diseño de un modelo para la implantación de un sistema de gestión documental en áreas u organizaciones jurídicas, y de la Pontifica Universidad Javeriana: 1) Diseño de un modelo para la implantación de un sistema de gestión documental en áreas u organizaciones jurídicas.

Por otro lado, en el sector de la administración pública se ha implementado en entidades como la secretaría de hacienda, el Sistema de gestión documental y archivo (SIGA): el cual tiene como actividad principal dirigir los procesos y

1 El Congreso de Colombia. Ley 594 de 2000 (Julio 14) (Artículo 21). [En línea]. <https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf>.[Citado en 10 de julio de 2017]

https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf

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procedimientos propios de la función archivística, así como la asesoría, capacitación, coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia.2 Además se tiene conocimiento de la implementación de sistemas para múltiples tipos de organización como: 1) Programa de gestión documental de la cámara de comercio de Bogotá. 2) Sistema de gestión documental implementado en el Min Tic (AlfaNet).3 3) Sistema de Gestión Documental y de procesos (ORFEO) desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia.4

De esta forma, en relación a los avances en la implementación de SGD, el desarrollo de un “Sistema de Gestión documental para el apoyo de procesos de contratación para el IDEXUD” , permitirá la gestión de la documentación como la mejora en los tiempos referente a los procedimientos llevados a cabo por la entidad desde la firma de un contrato hasta la culminación del mismo, brindando centralización y unificación de la información logrando así una mayor accesibilidad para los usuarios, a través de la eficiencia e interoperabilidad del sistema planteado.

Fuentes Primarias

Título: El Congreso de Colombia. (Julio 14). Artículo 21. Ley General de Archivos. [Ley 594 de 2000]. Autor(es): Congreso de Colombia. Lugar: Bogotá. Año: 2000.

Título: ¿Qué es un sistema de gestión documental (SGD)? Autor(es): Universidad Abierta de Cataluña. Lugar: Universidad Abierta de Cataluña – Barcelona. Año: Sin fecha de publicación.

2 Shd.gov.co. Sistema de Gestión Documental y Archivo -SIGA | Secretaría de Hacienda

Distrital. [En línea] <http://www.shd.gov.co/shd/sistema-de-gestion-documental-y-archivo [Citado en 10 de Julio de 2016]. 3 MinTIC. Programa de gestión documental [En línea] <

http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-7077_Programa_Gestion_Documental.pdf>[Citado en 10 de julio de 2016]. 4 Scholarium.info.ORFEO - Sistema de Gestión Documental. [En línea].

<http://scholarium.info/orfeo-sistema-de-gestion-documental/> [Citado en 10 de julio de 2016].

http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-7077_Programa_Gestion_Documental.pdf%3e%5bCitado

21

Fuentes Secundarias

Título: Aprende OpenXava con ejemplos. Autor(es): Javier Paniza. Editorial: CreateSpace Independent. Año: 2011.

Título: Java a fondo: -estudio del lenguaje y desarrollo de aplicaciones - 2 ed. Autor(es): SZNAJDLEDER, Pablo. Editorial: Alfaomega Grupo Editor. Año: 2013.

Título: w3schools – The world’s largest web developer site URL: https://www.w3schools.com/default.asp

Proyectos Relacionados

Título: Diseño e implementación de un sistema de gestión documental

utilizando herramientas de software libre para el programa de Ingeniería

de Sistemas en la Universidad San Buenaventura en la ciudad de Bogotá.

Autor(es): Andrés Felipe Castillejo Aldana-Juan Manuel Gómez Cortes.

Lugar: Universidad San Buenaventura-Bogotá.

Año: 2008.

Título: Diseño de un sistema de gestión documental para el programa de

Ingeniería de Sistemas en la Universidad San Buenaventura en la ciudad

de Bogotá.

Autor(es): Belkys Patricia Quintero, Paola Andrea Fuentes.

Lugar: Universidad San Buenaventura en la ciudad-Bogotá.

Año: 2007.

Título: Diseño de un modelo para la implantación de un sistema de gestión

documental en áreas u organizaciones jurídicas.

Autor(es): Felipe Andrés Contreras Henao, Felipe Forero Guzmán.

Lugar: Pontifica Universidad Javeriana-Bogotá.

Año: 2005.

22

2.2 MARCO TEÓRICO

2.2.1.1 Gestión documental (GD): El crecimiento exponencial de los

volúmenes de información en las organizaciones ha colocado la GD en

un lugar privilegiado; ella es imprescindible para garantizar el uso

adecuado y oportuno de la información. La GD es el conjunto de

tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar

su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea

mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten

alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.5

2.2.1.2 Procesos de la GD: Según la norma ISO 15489, el proceso de la

gestión de documentos se compone de sietes fases, que se describen

a continuación:

Incorporación de los documentos: Se debe contemplar la forma en que un documento entra a formar parte del sistema, es decir, que se tiene que hacer cuando se decide archivar o capturar digitalmente un documento.

Registro: La finalidad del registro es formalizar la incorporación de un documento (dejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido) mediante un identificador único y una breve información descriptiva que facilite su posterior recuperación.

Clasificación: Se ha de identificar la categorización a la que pertenece un documento, teniendo en cuenta la actividad de la organización con la cual está relacionada y de la cual es evidencia. Se debe tener en cuenta el cuadro de clasificación para este proceso y normalmente se codifica, proporcionando una visión general de todos los procesos y actividades de la organización, de forma que el código de clasificación indique la “dirección” de un determinado documento, especificando su ubicación y facilitando su recuperación.

5 Onegolive. Gestión Documental. [En línea] <http://onegolive.com/es/faq/gestion-

documental/que-es-gestion-docu> [Citado en 5 de junio de 2017].

23

Almacenamiento: El objetivo de este proceso es mantener y preservar los documentos asegurando su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario. Hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulación, a fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizada, prevenir su deterioro o pérdida y reducir los riesgos ante posibles robos o desastres.

Acceso: Se debe regular a quien se permite llevar a cabo una operación (consulta, consulta, modificación, eliminación) relacionada con un documento y en qué circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad.

En el caso de un Sistema de gestión documental, los derechos de acceso de los usuarios, dependerá de los requisitos legales y de las necesidades de la organización.

Trazabilidad: Se ha de controlar el uso y movimiento de los documentos de forma que se garantice, primero, que únicamente los usuarios con los permisos adecuados lleven a cabo actividades que le han sido asignadas y, segundo, que los documentos pueden ser localizados siempre que se necesiten. El seguimiento del “rastro” de un documento permite mantener un control adecuado de los procesos documentales desde que es incorporado al sistema hasta que se aplica la disposición final.

Disposición: Agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario de conservación (eliminación, conservación permanente, transferencia a otro sistema archivístico). No se debería llevar a cabo de disposición son autorización y sin haber comprobado previamente que el documento ya no tiene ningún valor para la organización.6

6 Garcia, A. La norma ISO 15489:Un marco sistemático de buenas prácticas de gestión

documental en las organizaciones. [En línea]. <http://eprints.rclis.org/12263/1/Alonso_Garcia_Lloveras_-_La_norma_ISO_15489.pdf> [Citado en 10 de julio de 2017].

24

Sistema de gestión documental (SDG): La gestión documental consiste

en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción,

el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos

dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los

documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la

que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.7 La

necesidad de organizar la información es un factor importante para el

éxito de un creciente número de compañías y por ello, las copias en

papel están pasando a ocupar un segundo plano.8

Los objetivos de un SGD son los siguientes:

Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.

Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.

Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.

El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización. Asimismo, tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la organización, por los siguientes motivos:

Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están

integrados e identificados en un único sistema.

Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación.

Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los

documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.

Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción

de un modo seguro y certificado.

7 Conasa. La importancia de la gestión documental. [En línea] <http://www.conasa.es/blog/la-

importancia-la-gestion-documental/ >[Citado en 10 de Junio de 2017]. 8 TIC Portal. ¿Qué es un sistema de gestión documental?. [En línea]

<https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-sistema-gestion-documental> [Citado en 10 de Junio de 2017].

25

Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la institución

para una óptima gestión del SGD.9

Tecnología JAVA: Es un lenguaje de programación orientado a objeto, desarrollado por la compañía Sun Microsystems, con la idea original de usarlo para la creación de páginas WEB. Una de las principales características por las que Java se ha hecho muy famoso es que es un lenguaje independiente de la plataforma. Eso quiere decir que si hacemos un programa en Java podrá funcionar en cualquier ordenador del mercado.

La independencia de plataforma es una de las razones por las que Java es interesante para Internet, ya que muchas personas deben tener acceso con ordenadores distintos. Pero no se queda ahí, Java está desarrollándose incluso para distintos tipos de dispositivos además del ordenador como móviles, agendas y en general para cualquier cosa que se le ocurra a la industria.

La programación en Java, permite el desarrollo de aplicaciones bajo el esquema de Cliente Servidor, como de aplicaciones distribuidas, lo que lo hace capaz de conectar dos o más computadoras u ordenadores, ejecutando tareas simultáneamente, y de esta forma logra distribuir el trabajo a realizar.10 11 IDE Eclipse: Es una plataforma de desarrollo, diseñada para ser extendida de forma indefinida a través de plug-ins. Fue concebida desde sus orígenes para convertirse en una plataforma de integración de herramientas de desarrollo. No tiene en mente un lenguaje específico, sino que es un IDE genérico, aunque goza de mucha popularidad entre la comunidad de desarrolladores del lenguaje Java usando el plug-in JDT que viene incluido en la distribución estándar del IDE. Proporciona herramientas para la gestión de espacios de trabajo, escribir, desplegar, ejecutar y depurar aplicaciones. 12

9 Universidad Abierta de Cataluña. Que es un sistema de gestión documental (SGD)?. [En

línea] <https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-es/index.html> [Citado en 10 de Junio de 2017]. 10 Alvarez, M. Qué es Java | DesarrolloWeb. [En línea]

<https://desarrolloweb.com/articulos/497.php>. [Citado en 10 de Junio de 2017]. 11 Lenguajes de programación. Programación Java. [En línea] <http://www.lenguajes-de-

programacion.com/programacion-java.shtml> [Citado en 10 de Junio de 2017]. 12 Genbetadev. Eclipse IDE. [En línea]. <https://www.genbetadev.com/herramientas/eclipse-

ide. [Citado en 10 de Junio de 2017].

26

Framework ZK: ZK es un proyecto libre creado por la empresa Potix que

nació con el objetivo de simplificar radicalmente el desarrollo de

aplicaciones web, propuesta para la implementación de interfaces de

usuario (GUI) en Ajax; es mucho más fácil y cómoda de implementar y

de desarrollar. Su implementación está basada en lenguaje Java, pero

se puede conectar con cualquier backend escrito en cualquier otro

lenguaje.

Lo más relevante y apasionante es que el desarrollador se "olvida" del Java Script en su capa de presentación, y sólo se preocupa de desarrollar. Además, se tiende a desarrollar como se hacía tradicionalmente sin manipular una gran cantidad de archivos de configuración y capas. ZK nos permite desarrollar aplicaciones web AJAX similar a como se desarrollaba en las aplicaciones de escritorio (como ser, con Swing en Java).13

Ireport : La herramienta iReport es un constructor y diseñador de informes visual, potente, intuitivo y muy fácil de usar para JasperReports escrito en Java. Permite que los usuarios corrijan visualmente informes complejos con cartas, imágenes, sub informes, etc. iReport está integrado con JFreeChart, una de la biblioteca gráficas OpenSource más extendida para Java. Los datos para mostrar pueden ser recuperados por varios caminos incluso múltiples uniones JDBC, TableModels, JavaBeans, XML, etc. 14

13 Dos Ideas. Framework ZK ya en español. [En línea]. <https://dosideas.com/noticias/java/718-

framework-zkoss-ya-en-espanol> [Citado en 15 de Junio de 2017]. 14 OpenERPSpain. iReport. [En línea]. <http://openerpspain.com/ireport/>. [Citado en 15 de

Junio de 2017].

27

JasperReport: JasperReport permite crear de forma sencilla, entendible,

profesional y útil informes de datos dispersos utilizando una fuente

abierta y gratuita de código abierto de la Biblioteca de Java. Esta

herramienta ofrece a los desarrolladores de Java el poder crear una

impresión rica y reportes web de manera fácil y rápida. Permite crear

reportes llamativos con formato y agrupamiento de datos, adicionando

elementos gráficos a los mismos, también posibilita la exportación a

diferentes formatos, tales como PDF, HTML y XML.15

La utilización de esta herramienta permite mejorar la gestión de la empresa mediante la creación y gestión de informes. Con una solución de este tipo, se dispone en el tiempo deseado de los datos indispensables para la gestión eficaz de un departamento. También pueden seguirse fácilmente los resultados obtenidos y la manera en que la actividad progresa en función de los objetivos fijados. Pueden descubrirse las tendencias y los factores claves que afectan a la actividad y a los resultados de la empresa.16

Modelos Vista Controlador (MVC): Es una propuesta de diseño de software utilizada para implementar sistemas donde se requiere el uso de interfaces de usuario. Surge de la necesidad de crear software más robusto con un ciclo de vida más adecuado, donde se potencie la facilidad de mantenimiento, reutilización del código y la separación de conceptos.17 Esta arquitectura de software, separa la lógica de negocio de la interfaz de usuario en tres componentes distintos:

Modelo: Maneja el comportamiento y los datos del dominio de la aplicación, responde a los requerimientos de información acerca de su estado (usualmente desde la vista) y responde a las instrucciones para cambiar de estado (usualmente desde el controlador)

Vista: Interfaz de usuario, que compone la información que se envía al cliente y los mecanismos interacción con éste

15 PROGRAMIA. JasperReports 3.5 para Desarrolladores Java. [En línea].

<http://www.programia.es/jasperreports-3-5-para-desarrolladores-java/>. [Citado en 15 de Junio de 2017]. 16 Abartiateam, D. Jasper Reports. [En línea]. <http://www.abartiateam.com/jasperreports>.

[Citado en 15 de Junio de 2017]. 17 Alvarez, M. Qué es MVC | DesarrolloWeb. [En línea].

<https://desarrolloweb.com/articulos/que-es-mvc.html>. [Citado en 15 de Junio de 2017].

28

Controlador: Interpreta las acciones del usuario de teclado y ratón, informando al modelo y/o a la vista para cambiar apropiadamente sus estados.18 19

Data Access Object (DAO): Patrón de diseño que está relacionado con

la persistencia de la aplicación, la cual permite contar con diversas

fuentes de datos (base de datos, archivos, servicios externos, etc.),

encapsulando la forma de acceder a ellas. Se trata de que el software

cliente se centre en los datos que necesita y se olvide de cómo se

realiza el acceso a los datos o de cuál es la fuente de almacenamiento.

La capa DAO contiene todos los métodos CRUD (create, read, update, delete), por lo general se tiene un DAO para cada tabla en la base de datos. La ventaja de usar objetos de acceso a datos es que cualquier objeto de negocio no requiere conocimiento directo del destino final de la información que manipula.20

Data Transfer Object (DTO): Se utiliza para transferir varios atributos

entre el cliente y el servidor o viceversa, básicamente consta de 2

clases:

La primera es una clase java conocida como Value Object que únicamente contiene sus atributos, constructor, getters y setters, esta clase no tiene comportamiento.

18 Universidad Javeriana de Cali. Patrón de Arquitectura de Software MVC. [En línea]

<http://cic.puj.edu.co/wiki/lib/exe/fetch.php?media=materias:patronmvc.pdf>. [Citado en 15 de Junio de 2017]. 19 Universidad de Alicante. Modelo vista controlador (MVC). [En línea]

<https://si.ua.es/es/documentacion/asp-net-mvc-3/1-dia/modelo-vista-controlador-mvc.html>. [Citado en 15 de Junio de 2017]. 20 Java México. Que es Data Access Object. [En línea]

<http://www.javamexico.org/blogs/richardmx/que_es_data_access_object>. [Citado en 15 de Junio de 2017].

29

La segunda es una clase del lado del servidor conocida como clase de negocio (en la implementación también se conoce como Business Object) es la que se encarga de obtener datos desde la base de datos y llenar la clase Value Object y enviarla al cliente, o a su vez recibir la clase desde el cliente y enviar los datos al servidor, por lo general tiene todos los métodos CRUD (create, read, update y delete).21

SINGLETON

La idea del patrón Singleton es proveer un mecanismo para limitar el número de instancias de una clase, dicho de otra manera, este patrón busca garantizar que una clase sólo tenga una instancia y proporcionar un punto de acceso global a ella. Sus aplicaciones más comunes son clases que representan objetos unívocos.

Se usa este patrón cuando:

● Debe haber exactamente una instancia de una clase y deba ser accesible a los clientes desde un punto de acceso conocido.

● Se requiere de un acceso estandarizado y conocido públicamente.22

PostgreSQL

Es un sistema de gestión de base de datos relacional orientada a objetos y libre, publicado bajo la licencia BSD. Cuenta con más de 15 años de desarrollo activo y una arquitectura sólida. Se ejecuta en los principales sistemas operativos que existen en la actualidad.23

PostgreSQL cuenta con características avanzadas tales como Multi-Version Control de concurrencia (MVCC), puntos en tiempo de recuperación, tablespaces, replicación asincrónica, transacciones anidadas (savepoints), respaldos online/hot, un sofisticado query planner/optimizer.

21 Largo, Elivar. Patrones de diseño en Java: MVC, DAO y DTO. [En línea]. <http://www.ecodeup.com/patrones-de-diseno-en-java-mvc-dao-y-dto/>. [Citado en 15 de Junio de 2017]. 22 Juarez, Maximiliano. Singleton. [En línea].

<http://migranitodejava.blogspot.com.co/2011/05/singleton.html>. [Citado en 15 de Junio de 2017]. 23 Gestiweb. PostgreSQL. [En línea]. <https://www.gestiweb.com/?q=content/postgresql>.

[Citado en 16 de Junio de 2017].

30

Es altamente escalable, tanto en la enorme cantidad de datos que puede manejar y en el número de usuarios concurrentes que puede administrar.

PostgreSQL permite escribir procedimientos almacenados en más de una docena de lenguajes e incluye una biblioteca de funciones estándar con cientos de funciones integradas como operaciones matemáticas básicas, operaciones con strings para criptografía y compatibilidad con Oracle.24

Pool de conexiones

El pool de conexiones es una técnica usada en aplicaciones Web para mejorar el rendimiento de las aplicaciones Web. Un pool de conexiones es un conjunto limitado de conexiones ya conectadas a la base de datos, que puedan ser reutilizadas entre distintas peticiones. Este pool es administrado por un servidor de aplicaciones que va asignando las conexiones a medida que los clientes van solicitando consultas o actualizaciones de datos. La cantidad de conexiones abiertas a una base de datos es limitada, dado que consumen muchos recursos del servidor de base de datos, y se requiere memoria y tiempo del procesador por cada nueva conexión. El pool lo que hace es mantener y gestionar un número de conexiones físicas, que se irán reutilizando automáticamente para aumentar la eficiencia. De esta forma cuando creamos una nueva conexión desde nuestra aplicación, lo que obtenemos es una conexión lógica gestionada por el pool, y al cerrarla lo que hacemos es devolverla a dicho pool. A su vez el pool es capaz de ofrecer múltiples conexiones lógicas utilizando un reducido número de conexiones reales. El manejo de un pool favorece la escalabilidad y el rendimiento de una aplicación. 25 26

24 Microbuffer. ¿Qué es PostgreSQL?. [En línea].

<https://microbuffer.wordpress.com/2011/05/04/que-es-postgresql/>. [Citado en 16 de Junio de 2017]. 25 Curso Hibernate. Pool de conexiones. [En línea].

<http://cursohibernate.es/doku.php?id=patrones:pool_conexiones>. [Citado en 16 de Junio de 2017]. 26 Junta de Andalucia. Manejo del pool de conexiones. [En línea].

<http://www.juntadeandalucia.es/servicios/madeja/contenido/recurso/218>. [Citado en 16 de Junio de 2017].

31

2.3 FACTIBILIDAD DE DESARROLLO Y MÉTODOS

Factibilidad de desarrollo

La factibilidad fue alta, dado que la entidad contaba con los recursos técnicos y económicos para desarrollar la propuesta tecnológica, además de contar con la dirección del Asesor externo y tutor del proyecto. A continuación, se dará a conocer detalladamente los costos necesarios para el desarrollo del proyecto.

Factibilidad Económica

La factibilidad económica del proyecto es alta, ya que lo que necesitamos en términos financieros son mínimo dos equipos de trabajo, asesorías de los tutores del proyecto, acceso a Internet y papelería para realizar el modelado del proyecto. En las tablas que se presentarán a continuación se describe la factibilidad económica, identificando los costos de papelería, hardware, software y recursos humanos necesarios para la realización del proyecto de investigación que se propone a través de tres aspectos principales; recursos humanos, recursos técnicos y otros recursos.

2.3.2.1 Recursos Humanos: Hace referencia al capital humano con el que se

cuenta para el desarrollo del proyecto. En la Tabla 1. Se describe el

tipo, con los costos asociados dados por las horas utilizadas según el

cronograma propuesto.

32

Tabla 1. Recursos Humanos.

Tipo Descripción Horas Total

Valor Cantidad

Tutor 1 Asesorías para la realización del

proyecto, referente a la metodología.

$ 40.000 240 $9.600.000

Desarrollador Dos programadores que realicen la

implementación de la solución.

$ 3.800 960 $ 3.648.000

Total Recursos Humanos $ 13.248.000 Fuente: Autores.

2.3.2.2 Recursos Técnicos

En la Tabla 2. Se listan y se describen cada herramienta tecnológica necesaria para llevar a cabo el proyecto.

Tabla 2.Recursos Técnicos

Recurso Descripción Valor Unitario

Cantidad

Total

Computador Equipos de escritorio destinado para pruebas dado por el IDEXUD.

$ 1.600.000

1 $ 1.600.000

USB Unidad de almacenamiento, destinada para la sustentación de avances

$16.000 2 $32.000

Consumo de internet

Medido en megas (10M), con un acceso de 8 horas diarias, a múltiples servicios.

$40.000 2 $80.000

Consumo de electricidad

Medido en KWh usados a diario

$55.400 2 $110.800

Total Recursos Técnicos $ 1.822.800 Fuente: Los Autores

2.3.2.3 Otros Recursos

Adicional a las herramientas anteriormente nombradas, se necesitan otros

elementos que en la Tabla 3 son listados.

33

Tabla 3.Otros Recursos

Recurso Descripción Total

Medio de Transporte

Valor de pasaje de buses para la movilización de estudiantes para pasantía.

$192.000

Papelería Impresiones, fotocopias, encuadernación, etc.

$200.000

Total Otros Técnicos $392.000 Fuente: Los Autores.

2.3.2.4 Costo Total.

El monto total de todos los recursos necesarios es de $17.009.080. La Tabla 4.

Muestra la sumatoria de todos los recursos.

Tabla 4.Costo Total

Recurso Valor

Total Recursos Humanos $13.248.000

Total Recursos Técnicos $ 1.822.800

Total Otros recursos $392.000

Costos imprevistos (10%) $1.546.280

TOTAL COSTO $ 17.009.080 Fuente: Los Autores.

2.3.2.5 Factibilidad Legal

2.3.2.6 Licencia del Software

La licencia elegida para el desarrollo de la aplicación es la de Freeware la cual

se usa comúnmente para programas que permiten la redistribución, pero no la

modificación (Código fuente no está disponible), ya que la Universidad Distrital

podrá distribuir el software en las dependencias que así lo requieran.

34

Metodología

El proceso open UP/OAS es un método de trabajo que involucra un conjunto mínimo de prácticas tendientes a guiar a un equipo de trabajo pequeño en el análisis, diseño, desarrollo y despliegue de un producto de software. Los objetivos que persiguen son:

Promover la colaboración y compartir conocimientos alineando intereses del equipo de trabajo y los usuarios.

Ayudar al equipo a enfocarse en la arquitectura de forma rápida; de tal forma que se minimicen los riesgos y se organice el desarrollo.

Ayudar al equipo a balancear prioridades en conflicto para maximizar el valor obtenido por los interesados en el proyecto.

Ayudar al equipo en la evolución continua del producto para obtener retroalimentación continua y fomentar el mejoramiento.

Permitir a los administradores del proyecto realizar seguimientos a los avances basados en metas e indicadores.

Permitir que los integrantes del equipo entiendan rápidamente como realizar el trabajo para alcanzar los objetivos y metas proyectadas.

El OPENUP/OAS es un proceso iterativo e incremental que se distribuyen a través de cuatro fases: Inicio, Elaboración, Construcción y Transición (Figura 1). En las cuales se desarrollan transversalmente una serie de subprocesos entendiéndose estos últimos como un conjunto de actividades, personas (Roles), prácticas (Guías) y productos de trabajo (Artefactos) que orientan el desarrollo de software a través del tiempo.

Cada fase puede tener tantas iteraciones como se requiera, dependiendo del grado de complejidad y desconocimiento del dominio, la tecnología a ser usada, la complejidad arquitectónica y el tamaño del proyecto, por nombrar algunos factores.27

27 Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Guía Rápida Proceso de Desarrollo OPENUP/OAS. [En línea]. <https://portalws.udistrital.edu.co/CIT/documentos/NORMATIVIDAD/openupoas/archivos/GuiaRapidaOpenUPOAS.pdf>. [Citado en 16 de Junio de 2017].

35

Figura 1. Método de trabajo OPENUP/OAS Fuente:

https://portalws.udistrital.edu.co/CIT/documentos/NORMATIVIDAD/openupoas/archivos/GuiaRa

pidaOpenUPOAS.pdf

Es un proceso iterativo e incremental que se distribuyen a través de cuatro fases: Inicio, Elaboración, Construcción y Transición. En las cuales se desarrollan transversalmente una serie de subprocesos entendiéndose estos últimos como un conjunto de actividades, personas (Roles), prácticas (Guías) y productos de trabajo (Artefactos) que orientan el desarrollo de software a través del tiempo.

2.3.3.1 Fase de Inicio

Se identifica como primera medida conocer el negocio, de esta forma se realizaron capacitaciones con: el área de contratación y el área de informes con el fin de comprender la forma en la que se llevaban a cabo las etapas involucradas en el proceso de contratación, y cómo la información generada en este proceso es utilizada para la construcción de informes entre otros (Figura 5).

En este sentido se determina que el Framework de desarrollo más apropiado para el desarrollo del software es ZK, por lo tanto inicia la curva de aprendizaje con apoyo del jefe de proyecto, teniendo en cuenta los aspectos implementados en este Framework con respecto al diseño, lenguajes de desarrollo; como java, JavaScript y Ajax, orientados al patrón de diseño MVC (Modelo Vista Controlador). Al final de esta fase el equipo de desarrollo realizó los primeros casos de usos para el módulo precontractual, con el fin de diseñar los formularios respectivos y aumentar el conocimiento adquirido del Framework (Figura 6).

36

Tabla 5.Actividades de Fase de Inicio 1.

Fuente:

https://portalws.udistrital.edu.co/CIT/documentos/NORMATIVIDAD/openupoas/archivos/GuiaRapidaOpenUPOAS.pdf

Tabla 6.Actividades de Fase de Inicio 2.

Fuente:


2.3.3.2 Fase de Elaboración

En esta fase se tuvo en cuenta las capacitaciones realizadas anteriormente para definir las interfaces que se desarrollarían en cada módulo según los formularios utilizados por el IDEXUD para cada una de las etapas de contratación. De esta forma se plantean reuniones con el equipo de trabajo para definir los y corregir los casos de uso, y elaborar el diagrama entidad relación para la construcción de la base correspondiente al módulo precontractual (Tabla 7).

37

Tabla 7.Fase de Elaboración

Fuente:


2.3.3.3 Fase de Construcción

Esta es la tercera fase del proceso, se enfoca en detallar los requisitos y requerimientos, diseñar, implementar y probar el grueso del software y completar el desarrollo del sistema basado en la arquitectura.

Se describen los requisitos y requerimientos restantes

Se completan en detalles los diseños, la implementación y las pruebas del software.

Se libera la primera versión operativa del software (beta) del sistema.

Las actividades de esta fase son:

1. Planificación y gestión de la iteración 2. Identificar y refinar requisitos y requerimientos 3. Desarrollar un incremento de solución 4. Probar la solución construida

38

2.3.3.4 Fase de Transición

Es la cuarta fase del proceso. Se enfoca en la transición del producto de software

a la plataforma tecnológica del cliente logrando que los interesados convengan

que el desarrollo del producto cumple con los requerimientos planteados. Los

objetivos de esta fase son lograr:

La prueba beta valida que satisfaga las expectativas del usuario. Esto

típicamente requiere algunas actividades de afinamiento, tales como

depuración de errores y mejora del desempeño y la usabilidad.

El consentimiento de los interesados en que el desarrollo está completo.

Esto puede involucrar varios niveles de pruebas para la aceptación del

producto, incluyendo pruebas formales e informales y pruebas beta.

Mejorar el desempeño en futuros proyectos a través de lecciones

aprendidas.

Documentar las lecciones aprendidas y mejorar el ambiente de los procesos y las Herramientas para el proyecto28

28 Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Guía Rápida Proceso de Desarrollo OPENUP/OAS. [En línea]. <https://portalws.udistrital.edu.co/CIT/documentos/NORMATIVIDAD/openupoas/archivos/GuiaRapidaOpenUPOAS.pdf>. [Citado en 16 de Junio de 2017].

39

FASE III - CONSTRUCCIÓN

A continuación, se dará a conocer la arquitectura elegida para el desarrollo del

proyecto según las necesidades del IDEXUD en el área de contratación, además

se describirán detalladamente los aspectos para la elaboración y terminación del

mismo

3. DESARROLLO DEL PROYECTO

Dados el requerimiento identificado en las etapas de análisis y diseño se desarrolla el proyecto teniendo en cuenta la lógica del negocio, y aspectos como la optimización de procesos.

3.1 GESTIÓN DE RIESGO

A continuación se describen los riesgos que se generan al desarrollarse el proyecto (Tabla 8).

40

Tabla 8.Riesgos del sistema

No. Riesgo Tipo Descripción Causas Impacto

Probabilidad

R-001 Cumplimiento Proyecto y Producto

Software no terminado en tiempo previsto.

No tener en cuenta el cronograma de actividades.

Muy Alto

80%

R-002 Bajo Rendimiento

Proyecto y Producto

Problemas de rendimiento dado por “cuellos de botella”.

Deficiencia en la estimación.

Moderado

30%

R-003 Cambio de requerimientos

Proyecto y Producto

Habrá más cambios de requerimientos de los contemplados inicialmente.

Cambio en los procesos de la empresa.

Alto 70%

R-004 Subestimación del tamaño

Proyecto y Producto

El tamaño del proyecto se ha subestimado.

Deficiencia en la negociación.

Alto 60%

R-005 Rotación de Personal

Proyecto Personal con experiencia en ejecución de procesos no renueva contratado.

Políticas de la compañía.

Bajo 20%

R-006 Fallos en la arquitectura elegida.

Proyecto y Producto

La arquitectura elegida no funciona como se había estimado.

Poca experiencia con la arquitectura.

Bajo 25%

Fuente: Autores

41

3.2 COSTOS DEL RIESGO

A continuación, se determinan el costo aproximado para cada uno de los riesgos determinados anteriormente, teniendo en cuenta que los cálculos fueron realizados para un equipo de dos programadores (Tabla 9).

Tabla 9. Costos del riesgo

No. de Riesgo

Tipo de Costo Valor

R-001 Mayor tiempo de desarrollo por lo tanto salarios extras para

programadores.

$2.509.200

R-002 $1.476.000

R-003 $4.428.000

R-004 $8.856.000

R-005 No aplica $0

R-006 Mayor tiempo de desarrollo $4.428.000

Fuente: Autores

Riesgos más relevantes

Según los datos del impacto y la probabilidad que generan los riesgos en el proyecto se muestran en la Tabla 10.

Tabla 10.Riesgos más relevantes

No. de Riesgo

Riesgo

R-001 Cumplimiento

R-003 Cambio de requerimientos

R-004 Subestimación del tamaño

Fuente: Autores

42

Planificación del riesgo

Para mitigar los riesgos identificados anteriormente se determinan las siguientes estrategias para minimizar los riesgos en el proyecto de software.

3.2.2.1 Cuantificar Estrategias

A continuación se determinan en la Tabla 11 las estrategias y se estima el costo aproximado de cada una de ellas

Tabla 11.Cuantificación de Estrategias

Riesgo Estrategia Cuantificar Estrategias

Id de Riesgo R-001

Cumplimiento Utilización de herramientas CASE.

$400.000

Reajustar cronograma. $49.200

Id de Riesgo R-003

Cambio de Requerimientos

Determinar impacto del cambio del requerimiento en el sistema.

$246.000

Determinar ciclo de vida para ejecución de procesos.

$492.000

Id de Riesgo R-004

Subestimación del tamaño

Determinar tamaño funcional del sistema.

$738.000

Fuente: Autores

3.2.2.2 Seleccionar Estrategias

De esta forma se muestra en la Tabla 12. Las estrategias que fueron seleccionadas para mitigar el riesgo.

43

Tabla 12.Selección de Estrategia

Riesgo Estrategia

Cumplimiento Reajustar cronograma.

Cambio de Requerimientos

Determinar impacto del cambio

del requerimiento en el sistema.

Subestimación del tamaño

Determinar tamaño funcional del

sistema.

Fuente: Autores

3.3 ARQUITECTURA.

Inicialmente para el desarrollo de la aplicación se plantean los siguientes

diagramas (Figura 3. y Figura 4.). En donde se identifica que según la

estructura general la arquitectura adecuada es la Arquitectura orientadas a

servicios y la arquitectura por capas dado que el proyecto utilizara el patrón de

diseño: “Modelo -Vista-Controlador”.

Figura 3. Arquitectura Módulo Pre-Contractual Fuente: IDEXUD

44

Figura 4. Arquitectura Módulo Contractual Fuente: IDEXUD

45

3.4 HERRAMIENTAS DE SOFTWARE UTILIZADAS

Se listan y se describen las herramientas que fueron utilizadas para desarrollar

el proyecto en la Tabla 13.

Tabla 13. Herramientas de Software Utilizadas

Herramienta y/o Lenguaje

Versión Característica

Eclipse Juno

1.5.2 ● Es un entorno de desarrollo integrado, de Código abierto y Multiplataforma.

● Está basado en el lenguaje de desarrollo java.

● Se utiliza para desarrollar lo que se conoce como Aplicaciones de Cliente Enriquecido, entorno de desarrollo integrado

● El SDK de Eclipse incluye las herramientas de desarrollo de Java, ofreciendo un IDE con un compilador de Java interno y un modelo completo de los archivos fuente de Java. Esto permite técnicas avanzadas de refactorización y análisis de código.

● Integración con Ant, asistentes (wizards) para creación de proyectos, clases, tests, etc.

PostgreSQL 9.5 ● Incorpora funciones de diversa índole: manejo de fechas, geométricas, orientadas a operaciones con redes, etc.

● Posee una gran escalabilidad. Es capaz de ajustarse al número de CPUs y a la cantidad de memoria que posee el sistema de forma óptima, haciéndole capaz de soportar una mayor cantidad de peticiones simultáneas de manera correcta (en algunos benchmarks se dice que ha llegado a soportar el triple de carga de lo que soporta

46

MySQL). ● Permite la gestión de diferentes

usuarios, como también los permisos asignados a cada uno de ellos.

● Implementación del estándar SQL92/SQL99.

TIBCO JasperSoft

Studio

6.0.2 ● Es una plataforma de código abierto y de uso gratuito para JasperReports y JasperReports Server.

● Puede acceder a diferentes tipos de fuentes de datos, incluyendo Big Data, CSV, Hibernate, Jaspersoft, JavaBeans, JDBC, JSON, NoSQL, enlaces de información TIBCO Spotfire®, XML o su propia fuente de datos personalizada.

● Está completamente escrito en Java

● Produce documentos perfectos en píxeles que se pueden ver, imprimir o exportar en una gran variedad de formatos de documentos.

Draw.io 6.9.1 ● Es una aplicación web gratuita de diagramación

● Se instala como una extensión de Google Chrome

● Colaboración en tiempo real. ● Disponibilidad / Fiabilidad /

Escalabilidad: draw.io está alojado en Google App Engine y sirve de forma estática a una aplicación de JavaScript completamente operativa.

● Cliente HTML 5 nativo con soporte full de IE 6-8.

● Gran biblioteca de plantillas incorporada, como diagramas UML entre otros.

● Interfaz intuitiva.

47

Bizagi Modeler

3.0.0.022

● Es una herramienta gratuita para el modelado y documentación de procesos.

● Este producto le permite visualmente diseñar, documentar y simular sus procesos, en forma ágil y sencilla, utilizando la notación BPMN (Business Process Model and Notation), un formato estándar de aceptación mundial para el modelado de procesos.

● Tiene la posibilidad de especificar diferentes aspectos técnicos como transacciones de larga duración, mensajes, notificaciones, llamados a sistemas externos entre otros

● Permite trabajar en ambientes colaborativos con otras personas en su equipo, los cuales pueden ser almacenados en la nube o en su lugar de trabajo.

Java 7 ● Cambios en el lenguaje, para incrementar la productividad del desarrollador y simplificar las tareas comunes de programación disminuyendo la cantidad de código necesario, aclarando la sintaxis y haciendo que el código pueda leerse más fácilmente.

● Soporte mejorado, para lenguajes dinámicos lo que da como resultado un aumento considerable del desempeño en JVM.

● Una nueva API preparada para múltiples núcleos, que permite a los desarrolladores convertir fácilmente los problemas en tareas que pueden ejecutarse en paralelo en un número arbitrario de núcleos de procesador.

● Una completa interfaz de I/O, para trabajar con sistemas de archivo que pueden acceder a una variedad más amplia de

48

atributos de archivo y ofrecer más información cuando ocurren errores.

● Mayor soporte de la internacionalización, incluido soporte para Unicode 6.0.

● Nuevas características de redes y seguridad.

● Versiones actualizadas de numerosas bibliotecas.

Framework

zk

2.0.1 ● Diseñado para ser

extremadamente

ligero:

✔ Sin dependencias

✔ No requiere plugins de ningún

tipo.

● Compatible con la mayoría de navegadores existentes.

● Los componentes que forman ZK son una representación POJO (Plain Old Java Objects) de todos los componentes XHTML y una batería adicional de todos los componentes del propio ZK. En total unos 200.

● Diseño web adaptable ● Componentes responsivos

JasperReports

6.0.2 ● Biblioteca escrita completamente en Java

● Tiene un diseño de informe flexible.

● Puede presentar los datos textualmente o gráficamente.

● Los desarrolladores pueden proporcionar datos de múltiples maneras.

● Puede aceptar datos de las múltiples fuentes de datos.

● Puede generar marcas de agua (una marca de agua es como una imagen secundaria que se coloca sobre la imagen primaria).

● Puede generar informes

49

secundarios. ● Es capaz de exportar informes en

una variedad de formatos.

Enterprise

Architect

11 ● Es una herramienta de diseño y

modelado de UML.

● Generación de código e

ingeniería inversa en más de 10

lenguajes como: ActionScript,

C++, C#, Delphi, Java, Python,

PHP, VB.NET and Visual Basic

● Soporte para MDA

(transformaciones).

● Validación de modelos.

● Soporte para métricas.

● Generación de documentación.

Fuente: Autores.

3.5 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

Módulo Precontractual

Tabla 14.Requerimiento Funcional Ingreso de Usuarios

Nombre del

Requerimiento:

Ingreso de Usuarios

Id del Requerimiento: RF-001

Entradas: Usuario, Contraseña, Captcha.

Salidas: Inicio de sesión exitoso, Usuario no registrado

Prerrequisitos: Usuario registrado en el sistema

Opciones: Iniciar Sesión, Cancelar

Restricciones: Ingresar el texto del captcha

Descripción del proceso:

50

El usuario ingresa al sistema y selecciona la opción Iniciar Sesión, ingresa

las credenciales de acceso y el texto del captcha, si los datos ingresados se

encuentran registrados en la base de datos, podrá ingresar al sistema según

el tipo de persona que tenga asignado bien sea persona natural o persona

jurídica, en el caso que sus datos estén incorrectos el usuario deberá ingresar

de nuevo sus credenciales de acceso.

Prioridad

:

X Alta/Esencial Media/Deseado Baja/Opcional

Fuente: Autores

Tabla 15.Requerimiento Funcional Registro Persona Natural

Nombre del

Requerimiento:

Registro Persona Natural


Entradas: Tipo de persona: Natural

Salidas: El usuario ingresa al sistema

Envió de correo con las credenciales de acceso

Reporte en pdf con hoja de vida diligenciada

Prerrequisitos: No aplica

Opciones: Ingresar, Guardar, Cancelar

Restricciones: El usuario debe ingresar todos los campos que

sean obligatorios


El usuario deberá seleccionar el tipo de persona natural, y deberá diligenciar

el primer paso con los datos básicos, si el registro fue exitoso se enviará

correo con las credenciales de acceso, de esta forma deberá continuar

llenando los campos de texto hasta llegar al último paso, en donde tendrá que

seleccionar si se encuentra entre las causales de inhabilidad para ejercer

cargos públicos, para luego guardar toda la información diligenciada

Priorida

d:


Fuente: Autores

51

Tabla 16. Requerimiento Funcional Registro Persona Jurídica

Nombre del

Requerimiento:

Registro Persona Jurídica


Entradas: Tipo de persona: Jurídica

Salidas: El usuario ingresa al sistema

Envió de correo con las credenciales de acceso

Reporte en pdf con hoja de vida jurídica

diligenciada

Prerrequisitos: No aplica

Opciones: Ingresar, Guardar,Cancelar

Restricciones: El usuario debe ingresar todos los campos que

sean obligatorios


El usuario deberá seleccionar el tipo de persona jurídica , y deberá diligenciar

el primer paso con los datos básicos, si el registro fue exitoso se enviará

correo con las credenciales de acceso, de esta forma deberá continuar

llenando los campos de texto hasta llegar al último paso, en donde tendrá que

seleccionar si se encuentra entre las causales de inhabilidad para ejercer

cargos públicos, para luego guardar toda la información diligenciada

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 17. Requerimiento Funcional Diligenciamiento de Formato Vinculación Contratista

Nombre del

Requerimiento:

Diligenciamiento de Formato Vinculación

Contratista

52


Entradas: Usuario y Contraseña

Salidas: El usuario Ingresa al sistema

Reporte en pdf con formato vinculación

contratista

Prerrequisitos: Diligenciamiento de la hoja de vida natural

Opciones: Iniciar Sesión, Guardar, Cancelar

Restricciones: El usuario debe estar registrado en el sistema

como persona natural.

Deberá diligenciar los campos obligatorios.


El usuario registrado como persona natural, deberá iniciar sesión con sus

credenciales de acceso, y seleccionar la opción: Formato Vinculación

Contratista, en donde tendrá que diligenciar la información solicita y guardar

sus datos al terminar.

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 18. Requerimiento Funcional Consulta de formulario: Persona natural

Nombre del

Requerimiento:

Consulta de formulario: Persona natural


Entradas: Selección de la opción hoja de vida en el menú

Persona Natural

Salidas: El usuario podrá ver el formulario de Persona

Natural

Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema

53

Opciones: Continuar

Restricciones: El usuario debe tener el perfil de persona

natural para consultar la información


El usuario deberá iniciar sesión con sus credenciales de acceso, seleccionar

la opción Hoja de vida Pública Natural en el menú: Persona Natural, y podrá

visualizar la información anteriormente diligenciada por el usuario.

Priorida

d:

Alta/Esencial X Media/Deseado Baja/Opcional

Fuente: Autores

Tabla 19.Requerimiento Funcional Consulta de formulario: Persona jurídica

Nombre del

Requerimiento:

Consulta de formulario: Persona jurídica


Entradas: Selección de la opción hoja de vida en el menú

Persona Jurídica

Salidas: El usuario podrá visualizar la información de la

hoja de vida


Opciones: Continuar


jurídica para consultar la información



la opción Hoja de vida Pública Jurídica en el menú: Persona Jurídica, y podrá

visualizar la información anteriormente diligenciada por el usuario.

Priorida

d:


54

Fuente: Autores

Tabla 20. Requerimiento Funcional Consulta de formulario: Formato vinculación contratista

Nombre del

Requerimiento:

Consulta de formulario: Formato vinculación

contratista


Entradas: Selección del formato de vinculación en

persona Natural

Salidas: El usuario podrá ver el formulario de

vinculación

Prerrequisitos: Usuario debe diligenciar la hoja de vida pública

natural

Opciones: Continuar





la opción Formato de vinculación contratista en el menú: Persona Natural, y

podrá visualizar la información anteriormente diligenciada por el usuario.

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 21. Requerimiento Funcional Actualización: Persona Natural

Nombre del

Requerimiento:

Actualización: Persona Natural


Entradas: Selección del botón modificar

55

Salidas: El usuario podrá ver el formulario

desbloqueado de Persona Natural para su

respectiva modificación

Prerrequisitos: El usuario debe haber diligenciado el formulario

de hoja de vida Natural

Opciones: Continuar, modificar, Guardar


natural para modificar la información



la opción Hoja de Vida Pública en el menú, selecciona el botón modificar y

podrá visualizar el formulario desbloqueado para modificar los campos

necesarios

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 22. Requerimiento Funcional Actualización: Persona Jurídica

Nombre del

Requerimiento:

Actualización: Persona Jurídica




desbloqueado de Persona Jurídica para su



de hoja de vida jurídica



jurídica para consultar la información


56


la opción hoja de vida jurídica en el menú, selecciona el botón modificar y

podrá visualizar el formulario desbloqueado para modificar los campos

necesarios.

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 23. Requerimiento Funcional Actualización: Formato vinculación contratista

Nombre del

Requerimiento:

Actualización: Formato vinculación contratista




desbloqueado de Vinculación para su



de Vinculación






la opción formato de vinculación contratista en el menú, selecciona el botón

modificar y podrá visualizar el formulario desbloqueado para modificar los

campos necesarios.

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 24. Requerimiento Funcional Reportes: Hoja de vida natural

57

Nombre del

Requerimiento:

Reporte: Hoja de vida Natural


Entradas: Selección del icono pdf correspondiente

Salidas: El usuario podrá guardar el reporte: hoja de

vida natural en su pc.


Perfil :persona natural


Restricciones: El usuario debe haber completado toda la

información relacionada al formulario de hoja

de vida natural



la opción Generar reportes, seleccionar el icono pdf correspondiente y allí

podrá guardar el archivo en su pc.

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 25.Requerimiento Funcional Reportes: Hoja de vida jurídica

Nombre del

Requerimiento:

Reporte: Hoja de vida jurídica


Entradas: Selección del icono pdf

Salidas: El usuario podrá guardar el reporte: hoja de

vida jurídica en su pc.


Perfil :persona natural

58



información relacionada al formulario de hoja

de vida jurídica



la opción Generar reportes, seleccionar el icono pdf correspondiente y allí

podrá guardar el archivo en su pc.

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 26. Requerimiento Funcional Reportes: Formato de vinculación contratista

Nombre del

Requerimiento:

Reporte: Formato de vinculación


Entradas: Seleccionar el icono pdf

Salidas: El usuario podrá guardar el reporte: Formato

vinculación contratista en su pc.


de Formato de vinculación contratista



información relacionada al formato de

vinculación contratista



la opción Generar reportes, seleccionar el icono pdf correspondiente, allí se

descarga el archivo y podrá guardarlo en su pc.

59

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 27. Requerimiento Funcional Cambio de contraseña

Nombre del

Requerimiento:

Cambio de contraseña


Entradas: Selección de la opción Cambio de contraseña

Salidas: El usuario podrá acceder con su nueva

contraseña al sistema

Prerrequisitos: El usuario debe estar registrado en el sistema

Opciones: Guardar, Cancelar

Restricciones: El usuario deberá seleccionar la opción cambio

de contraseña



la opción cambio de contraseña, se diligencia la anterior y la nueva la

contraseña, se repite está última, guardar los cambios y cuando vuelva a

ingresar al sistema podrá ingresar con su nueva clave.

Priorida

d:


Fuente: Autores

Módulo Contractual

Tabla 28. Requerimiento Funcional Creación de Contrato

Nombre del

Requerimiento:

Creación de Contrato

60


Entradas: Datos básicos del contrato, selección de

plantilla o creación de plantilla

Salidas: Generación de Contrato


Opciones: Guardar, Cancelar, Crear Plantilla, Cargar

Plantilla

Restricciones: El usuario tendrá que seleccionar la opción

Crear Contrato


El usuario deberá ingresar al sistema con las credenciales de acceso, y

deberá ir al menú, y seleccionar la opción Contrato-Creación de contrato

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 29.Requerimiento Funcional Consulta de Contrato

Nombre del

Requerimiento:

Consulta de Contrato


Entradas: Selección de la opción consultar contratos

Salidas: El usuario visualizará la lista de contratos

creados por el usuario.

Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema, contratos

Opciones: Continuar

Restricciones: El usuario deberá seleccionar la opción

consultar contrato

61


El usuario selecciona la opción Contrato-Consulta de contratos en el menú, y

podrá visualizar la lista de contratos creados por el usuario.

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 30. Requerimiento Funcional Actualización de Contrato

Nombre del

Requerimiento:

Actualización de Contrato


Entradas: Selección de opción: Consultar Contrato ,

modificar

Salidas: El usuario visualiza los datos de Contrato.

Actualización del Contrato

Actualización del reporte en pdf


Contrato creado en el sistema

Opciones: Guardar, Modificar, Cancelar

Restricciones: El usuario debe elegir la opción consultar

contratos desde el menú

El contrato no debe estar suscrito


El usuario ingresa al sistema, y seleccionará la opción Contrato, consultar

contrato, en donde deberá seleccionar el contrato que desea actualizar y

deberá seleccionar el icono correspondiente a modificar.

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 31. Requerimiento Funcional Creación de Plantilla

62

Nombre del

Requerimiento:

Creación de Plantilla


Entradas: Gestionar Plantilla, creación de plantilla

Salidas: Plantilla con cláusulas y el tipo de contrato

asociado.

Prerrequisitos: Usuario Registrado en el sistema.

Tipo de contrato ya seleccionado.

Opciones: Guardar datos personales, Guardar Plantilla,

Cancelar


Crear Plantilla



deberá ir al menú, y seleccionar la opción Gestionar Plantilla-Crear Plantilla

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 32. Requerimiento Funcional Consulta de Plantilla

Nombre del

Requerimiento:

Consulta de Plantilla


Entradas: Selección de la opción Gestionar Plantilla

Salidas: El usuario visualizará la lista de plantillas,

disponibles en el sistema.

Prerrequisitos: Plantillas creadas en el sistema

63

Opciones: Editar, Guardar, Cancelar, Eliminar

Restricciones: Usuario Registrado en el sistema


El usuario selecciona la opción Gestionar Plantillas en el menú, y podrá

visualizar la lista de plantillas registradas en el sistema.

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 33. Requerimiento Funcional Actualización de Plantilla

Nombre del

Requerimiento:

Actualización de Plantilla


Entradas: Selección de opción: Consultar Plantilla,

modificar

Salidas: El usuario visualiza los datos de las plantillas

creadas.

Actualización de la plantilla.

Prerrequisitos: Plantilla creada en el sistema

Opciones: Editar, Guardar, Cancelar, Eliminar

Restricciones: Usuario Registrado en el sistema


El usuario ingresa al sistema, y seleccionará la opción Plantilla, consultar

plantilla, en donde deberá seleccionar la plantilla que desea actualizar y

deberá seleccionar el icono correspondiente a modificar.

Priorida

d:


Fuente: Autores.

64

Tabla 34. Requerimiento Funcional Creación de Cláusulas

Nombre del

Requerimiento:

Creación de Cláusulas


Entradas: Cláusulas, Gestionar Cláusula o creación de

plantilla

Salidas: Cláusulas con la opción de agregar parágrafos


Tipo de contrato ya seleccionado.

Opciones: Agregar Cláusula, Cancelar


Crear Plantilla



deberá ir al menú y seleccionar la opción Gestionar Cláusula- Crear Cláusula

o la opción Plantilla-Creación de plantilla

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 35. Requerimiento Funcional Consulta de Cláusulas

Nombre del

Requerimiento:

Consulta de Cláusulas


Entradas: Selección de la opción consultar cláusula

Salidas: El usuario visualizará la lista de cláusulas,


65


Cláusulas creadas en el sistema

Opciones: Continuar


consultar cláusula


El usuario selecciona la opción Gestionar Cláusulas en el menú, y podrá

visualizar la lista de cláusulas creados por el usuario.

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 36. Requerimiento Funcional Actualización de Cláusulas

Nombre del

Requerimiento:

Actualización de Cláusulas


Entradas: Selección de la opción consultar cláusula

Salidas: El usuario visualizará la lista de cláusulas,




Opciones: Modificar, Cancelar, Guardar, Eliminar,Salir


modificar cláusula


El usuario selecciona la opción Gestionar Cláusulas el menú, y podrá

visualizar la lista de cláusulas creados por el usuario, en donde tendrá que

seleccionar la opción modificar, de esta forma los datos serán habilitados

para su edición.

66

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 37. Requerimiento Funcional Creación de Parágrafos

Nombre del

Requerimiento:

Creación de Parágrafos


Entradas: Cláusulas, creación de cláusula

Salidas: Parágrafos asociados a una cláusula específica

Prerrequisitos: Cláusula ya creada

Opciones: Gestionar Cláusula, Agregar Parágrafo,

Guardar Parágrafo Cancelar

Restricciones: Usuario Registrado en el sistema.



deberá ir al menú y seleccionar la opción Gestionar Cláusula

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 38. Requerimiento Funcional Consulta de Parágrafos

Nombre del

Requerimiento:

Consulta de Parágrafos

67


Entradas: Gestionar Cláusula

Salidas: El usuario visualizará la lista de parágrafos

según la cláusula elegida



Parágrafos creados en el sistema

Opciones: Ver Parágrafo, Editar, Eliminar,Guardar,

Cancelar Salir

Restricciones: El usuario deberá seleccionar una cláusula

específica para visualizar los parágrafos

asociados


El usuario selecciona la opción Gestionar Cláusulas en el menú, y en donde

podrá encontrar la lista de cláusulas creados por el usuario, allí deberá

seleccionar una cláusula para visualizar la lista de parágrafos

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 39. Requerimiento Funcional Actualización de Parágrafos

Nombre del

Requerimiento:

Actualización de Parágrafos


Entradas: Gestionar Cláusula

Salidas: El usuario visualizará la lista de parágrafos

según la cláusula elegida.



Parágrafos creados en el sistema

68

Opciones: Ver Parágrafo, Editar, Eliminar, Guardar,

Cancelar Salir

Restricciones: El usuario deberá seleccionar una cláusula

específica para visualizar los parágrafos

asociados, y seleccionar el botón

correspondiente a modificar para actualizar

parágrafo.


El usuario selecciona la opción Gestionar Cláusulas en el menú, y en donde

podrá encontrar la lista de cláusulas creados por el usuario, allí deberá

seleccionar una cláusula para visualizar la lista de parágrafos, además

deberá seleccionar el botón editar para el parágrafo que desee modificar

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 40. Requerimiento funcional Creación de Acta de Inicio

Nombre del

Requerimiento:

Creación de Acta de Inicio


Entradas: Gestionar Acta de Inicio, Crear Acta de Inicio

Salidas: Acta de Inicio asociada a un contrato

Prerrequisitos: Contrato ya creado

Opciones: Guardar Acta, Cancelar




deberá ir al menú y seleccionar la opción Gestionar Acta de Inicio en donde

69

deberá seleccionar la opción: crear Acta de Inicio, diligenciado los datos

respectivos y guardando la información diligenciada

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 41. Requerimiento Funcional Consulta de Acta de Inicio

Nombre del

Requerimiento:

Consulta de Acta de Inicio


Entradas: Gestionar Acta de Inicio

Salidas: El usuario visualizará la lista de Actas de Inicio

creadas en el sistema.


Contrato creado en el sistema.

Acta de Inicio creada en el sistema.

Opciones: Ver Acta,Editar, Eliminar,Guardar, Cancelar,

Salir

Restricciones: El usuario deberá seleccionar un acta de inicio

específica para visualizar los datos.


El usuario selecciona la opción Gestionar Acta de Inicio en el menú, en

donde podrá encontrar la lista de Actas de Inicio creados por el usuario, allí

deberá seleccionar una Acta de Inicio para visualizar los datos.

Priorida

d:


Fuente: Autores

70

Tabla 42.Requerimiento Funcional Actualización de Acta de Inicio

Nombre del

Requerimiento:

Actualización de Acta de Inicio


Entradas: Gestionar Acta de Inicio

Salidas: El usuario visualizará la lista de Acta de Inicio

con el número de contrato asociado



Acta de Inicio creado en el sistema

Opciones: Ver Acta de Inicio, Editar, Eliminar, Guardar,

Cancelar Salir

Restricciones: El usuario deberá seleccionar una Acta de

Inicio específica para visualizar los datos

asociados, y seleccionar el botón

correspondiente a modificar para actualizar el

Acta de Inicio.


El usuario selecciona la opción Gestionar Acta de Inicio en el menú, y en

donde podrá encontrar la lista de Actas de Inicio creados por el usuario,

además deberá seleccionar el botón editar para el Acta de Inicio que desee

actualizar

Priorida

d:


Fuente: Autores

71

Tabla 43. Requerimiento funcional Creación de Otro Si

Nombre del

Requerimiento:

Creación de Otro Si


Entradas: Gestionar Otro Si, Crear Otro Si

Salidas: Otro Si asociado a un contrato


Opciones: Guardar Acta, Cancelar




deberá ir al menú y seleccionar la opción Gestionar Otro Si en donde deberá

seleccionar la opción: crear Otro Si, diligenciado los datos respectivos y

guardando la información diligenciada

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 44. Requerimiento Funcional Consulta de Otro Si

Nombre del

Requerimiento:

Consulta de Otro Si


Entradas: Gestionar Otro Si

72

Salidas: El usuario visualizará la lista de Otro Si creados

en el sistema.



Otro Si creado en el sistema.

Opciones: Ver Otro Si, Editar, Eliminar, Guardar,

Cancelar, Salir

Restricciones: El usuario deberá seleccionar un Otro Si

específico para visualizar los datos.


El usuario selecciona la opción Otro Si de Inicio en el menú, en donde podrá

encontrar la lista de Otro Si creados por el usuario, allí deberá seleccionar un

Otro Si para visualizar los datos.

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 45. Requerimiento Funcional Actualización de Otro Si

Nombre del

Requerimiento:

Actualización de Otro Si


Entradas: Gestionar Otro Si

Salidas: El usuario visualizará la lista de Otro Si con el

número de contrato asociado



Otro Si creado en el sistema

Opciones: Ver Otro Si,Editar, Eliminar,Guardar, Cancelar

Salir

73

Restricciones: El usuario deberá seleccionar un Otro Si

específica para visualizar los datos asociados,

y seleccionar el botón correspondiente a editar

para actualizar el Otro Si.


El usuario selecciona la opción Gestionar Otro Si en el menú, y en donde

podrá encontrar la lista de Otro Si creados por el usuario, además deberá

seleccionar el botón editar para el Otro Si que desee actualizar

Priorida

d:


Fuente: Autores

Tabla 46. Requerimiento Funcional Descargar Listado de documentos Contractuales

Nombre del

Requerimiento:

Consulta de Listado


Entradas: Listado de documentos Contractuales

Salidas: El usuario visualizará el Listado de documentos

Contractuales creados en el sistema.



Acta de inicio creados en el sistema

Otro Si creado en el sistema.

Opciones: Descargar, Eliminar, Seleccionar, Cancelar,

Salir

Restricciones: El usuario deberá seleccionar un número de

contrato específico para visualizar los datos.


El usuario selecciona la opción Listado de documentos Contractuales en el

menú, en donde podrá encontrar los documentos contractuales asociados al

74

número de contrato que selecciono el usuario, allí podrá descargar los

documentos dando clic en el botón respectivo.

Priorida

d:


Fuente: Autores

Módulo Pos contractual

Tabla 47. Requerimiento funcional Creación de Acta de Liquidación

Nombre del

Requerimiento:

Creación de Acta de Liquidación


Entradas: Gestionar Acta de Liquidación, Crear Acta de

Acta de Liquidación.

Salidas: Acta de Liquidación asociada a un contrato


Opciones: Guardar Acta de Liquidación, Cancelar




deberá ir al menú y seleccionar la opción Gestionar Acta de Liquidación en

donde deberá seleccionar la opción: crear Acta de Liquidación, diligenciado

los datos respectivos y guardando la información diligenciada

Priorida

d:


Fuente: Autores

75

3.6 REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

Tabla 48.Requerimientos No Funcionales del Sistema

No. Requerimiento

Descripción Prioridad Exigencia

RNF1 Usabilidad La interfaz de usuario debe ser amigable.

Baja Deseada

RNF2 Seguridad El ingreso al sistema está restringida por

credenciales de acceso.

Alta Esencial

RNF3 Portabilidad El usuario podrá acceder al sistema

siempre y cuando el equipo desde donde esté accediendo al

aplicativo pertenezca a la Red LAN de la

Universidad

Alta

Esencial

RNF4 Multiplataforma

El sistema podrá funcionar en

diferentes sistemas operativos,

navegadores y plataformas de

hardware.

Alta Esencial

RNF5 Rendimiento El sistema podrá dar amplio soporte a la conexión masiva de usuarios a través del pool de conexiones.

Alta Esencial

RNF6 Escalabilidad La aplicación debe permitir a futuro el

desarrollo de nuevas funcionalidades

Media Deseada

Fuente: Autores

76

3.7 DEFINICIÓN DE ACTORES

Tabla 49.Definición de Actores

Actor Descripción

Contratista Usuario que diligencia, consulta, actualiza y descarga los diferentes formatos en el módulo precontractual

Abogado Usuario que gestiona las diferentes actas y contratos en el módulo contractual y pos contractual

Administrador Usuario que se encarga de gestionar usuarios y archivos planos

Fuente: Autores

3.8 LISTADO DE CASOS DE USO

Módulo Precontractual:

1. Registrar Persona Natural 2. Registrar Persona Jurídica 3. Iniciar Sesión 4. Diligenciar Hoja de vida Persona Natural 5. Diligenciar Hoja de vida Persona Jurídica 6. Diligenciar Formato Vinculación Contratista 7. Consultar Hoja de vida Persona Natural 8. Consultar Hoja de vida Persona Jurídica 9. Consultar Formato Vinculación Contratista 10. Actualizar Hoja de vida Persona Natural 11. Actualizar Hoja de vida Persona Jurídica 12. Actualizar Formato Vinculación Contratista 13. Actualizar contraseña 14. Descargar reporte Hoja de vida Persona Natural 15. Descargar reporte Hoja de vida Persona Jurídica 16. Descargar reporte Formato Vinculación Contratista 17. Cerrar sesión

Módulo Contractual:

1. Iniciar Sesión 2. Cerrar sesión 3. Crear Contratos 4. Consultar Contratos

77

5. Actualizar Contratos 6. Crear plantillas 7. Consultar plantillas 8. Actualizar plantillas 9. Crear cláusulas 10. Consultar cláusulas 11. Actualizar cláusulas 12. Eliminar cláusulas 13. Crear acta de inicio 14. Consultar acta de inicio 15. Actualizar acta de inicio 16. Crear Otro si 17. Consultar Otro si 18. Actualizar Otro si 19. Crear Usuarios 20. Asignar tareas

Documentación de casos de uso

Tabla 50. Caso de Uso Registro Personal Natural

Nombre Registro Personal Natural

Código RF-001 Estado (Fase) Exploración

Descripción Caso de uso que muestra al usuario un formulario y permite

guardar la información básica en la base de datos para luego

enviarle por correo las credenciales de acceso al sistema

Actor(es) Contratista Persona Natural

Precondición El usuario debe haber seleccionado el tipo de registro:

Persona Natural.

El sistema carga la interfaz para Registro de Usuario

Escenario

Básico

1. El sistema carga la interfaz.

2. El usuario diligencia el primer paso del formulario

3. El sistema registra al usuario y envía credenciales de

acceso al correo ingresado.

4. El usuario revisa correo con credenciales de acceso.

Escenarios Alternativos

78

Flujos

Alternativos

● El sistema detecta campos que el usuario no ha

diligenciado.

● El sistema identifica que el usuario ya ha sido

registrado y solicita ingresar nuevamente los datos.

Puntos de Extensión

Post

Condición

El sistema habilita la interfaz al usuario para diligenciar el

formulario

Fuente: Autores

Tabla 51. Caso de Uso Registro Persona Jurídica

Nombre Registro Persona Jurídica


Descripción Caso de uso que muestra al usuario un formulario y permite

guardar la información básica en la base de datos para luego

enviarle por correo las credenciales de acceso al sistema

Actor(es) Contratista Persona Jurídica

Precondición ● El usuario debe haber seleccionado el tipo de registro:

Persona Jurídica

● El sistema carga la interfaz para Registro de Usuario.

Escenario

Básico


2. El usuario diligencia el primer paso del formulario

3. El sistema registra al usuario y envía credenciales de

acceso al correo ingresado.

4. El usuario revisa correo con credenciales de acceso.


Flujos

Alternativos


diligenciado.




Post

Condición


formulario

Fuente: Autores

79

Tabla 52. Caso de Uso Iniciar Sesión

Nombre Iniciar Sesión


Descripción Caso de uso que representa el ingreso del usuario con las

credenciales de acceso al sistema.

Actor(es) Contratista natural y jurídico, administrador

Precondición El sistema carga interfaz para Inicio de Sesión

Escenario

Básico

1. Sistema carga interfaz de Inicio de Sesión

2. El usuario ingresa:

a. Usuario

b. Contraseña

c. Captcha


Flujos

Alternativos

Cuando el usuario y/o contraseña no son válidos

● Enviar mensaje de error informando que usuario o

contraseña están incorrectos


Post

Condición

El sistema valida que el usuario y clave sean correctos

Fuente: Autores

Tabla 53. Caso de Uso Diligenciar Hoja de vida Persona Natural

Nombre Diligenciar Hoja de vida Persona Natural


Descripción Caso de uso que representa el diligenciamiento del formulario correspondiente a la Hoja de vida Persona Natural


Precondición ● El usuario debe haber iniciado sesión ● El usuario debe elegir la opción: Hoja de vida Natural

desde el menú

80

Escenario Básico

1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil. 2. El sistema carga la interfaz para el formulario: Hoja de

vida Natural 3. El usuario diligencia formulario 4. El sistema guarda la información


Flujos Alternativos

Información obligatoria

● Enviar mensaje de error informando que el campo

debe ser diligenciado


Post Condición

El sistema muestra los formularios que puede diligenciar el usuario

Fuente: Autores

Tabla 54. Caso de Uso Diligenciar Hoja de vida Persona Jurídica

Nombre Diligenciar Hoja de vida Persona Jurídica


Descripción Caso de uso que representa el diligenciamiento del formulario correspondiente a la Hoja de vida Persona Jurídica


Precondición El usuario debe haber iniciado sesión El usuario debe elegir la opción: Hoja de vida Jurídica desde el menú.

Escenario Básico

1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil. 2. El sistema carga la interfaz para el formulario: Hoja de

vida Jurídica. 3. El usuario diligencia formulario. 4. El sistema guarda la información.


81

Flujos Alternativos





Post Condición

El sistema muestra los formularios que puede diligenciar el usuario

Fuente: Autores

Tabla 55. Caso de Uso Diligenciar Formato Vinculación Contratista

Nombre Diligenciar Formato Vinculación Contratista


Descripción Caso de uso que representa el diligenciamiento del formulario correspondiente al Formato Vinculación Contratista


Precondición ● El usuario debe haber iniciado sesión ● El usuario debe elegir la opción: Formato

Vinculación Contratista desde el menú.

Escenario Básico

1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil. El sistema carga la interfaz para el formulario: Formato Vinculación Contratista.

2. El usuario diligencia formulario. 3. El sistema guarda la información ingresada.


Flujos Alternativos





Post Condición

El sistema muestra los formularios que puede diligenciar el usuario.

Fuente: Autores

82

Tabla 56. Caso de Uso Consultar Hoja de vida Persona Natural

Nombre Consultar Hoja de vida Persona Natural


Descripción Caso de uso que representa la consulta al formulario

correspondiente a la Hoja de vida Persona Natural.

Actor(es) Contratista Persona Natural.

Precondición ● El usuario debe haber iniciado sesión.

● El usuario debe elegir la opción: Hoja de vida Natural

desde el menú.

Escenario

Básico

1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil.

2. El sistema carga la interfaz de consulta para el

formulario: Hoja de vida Natural.

3. El usuario consulta el formulario.

4. El sistema cierra sesión.


Flujos

Alternativos

No aplica


Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 57. Caso de Uso Consultar Hoja de vida Persona Jurídica

Nombre Consultar Hoja de vida Persona Jurídica



correspondiente a la Hoja de vida Persona Jurídica.

Actor(es) Contratista Persona Jurídica.


● El usuario debe elegir la opción: Hoja de vida Jurídica

desde el menú.

83

Escenario

Básico



formulario: Hoja de vida Jurídica.




Flujos

Alternativos

No aplica


Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 58. Caso de Uso Consultar Formato Vinculación Contratista

Nombre Consultar Formato Vinculación Contratista



correspondiente al Formato Vinculación Contratista.



● El usuario debe elegir la opción: Formato Vinculación

Contratista desde el menú.

Escenario

Básico



formulario: Formato Vinculación Contratista.




Flujos

Alternativos

No aplica


84

Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 59. Caso de Uso Actualizar Hoja de vida Persona Natural

Nombre Actualizar Hoja de vida Persona Natural


Descripción Caso de uso que representa el formulario con los campos

desbloqueados para que el usuario modifique la información

que considere necesaria de la hoja de vida natural


Precondición ● El usuario debe elegir la opción: Hoja de vida natural

● Seleccionar botón modificar

Escenario

Básico

1. El usuario visualiza menu relacionado al perfil

2. El sistema carga la interfaz para el formulario: Hoja de

vida natural

3. El usuario modifica los campos necesarios

4. El sistema guarda la información


Flujos

Alternativos





Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 60. Caso de Uso Actualizar Hoja de vida Persona Jurídica

Nombre Actualizar Hoja de vida Persona Jurídica


85



que considere necesaria de la hoja de vida jurídica

Actor(es) Contratista Persona Jurídica.

Precondición ● El usuario debe elegir la opción: Hoja de vida jurídica


Escenario

Básico



vida jurídica




Flujos

Alternativos





Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 61. Caso de Uso Actualizar Formato vinculación contratista

Nombre Actualizar Formato vinculación contratista




que considere necesaria del formato de vinculación

contratista


Precondición ● El usuario debe elegir la opción: Hoja de vida natural


86

Escenario

Básico



vida natural




Flujos

Alternativos





Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 62. Caso de Uso Actualizar contraseña

Nombre Actualizar contraseña


Descripción Caso de uso que representa la modificación de la contraseña

de acceso al sistema

Actor(es) Contratista Persona Natural y jurídica

Precondición ● El usuario debe elegir la opción: cambio de contraseña

Escenario

Básico


2. El sistema carga la interfaz para modificar la

contraseña

3. El usuario ingresa la contraseña actual

4. El usuario ingresa la nueva clave y la vuelve a digitar

en el siguiente campo



Flujos

Alternativos

Cuando la contraseña actual no es correcta

● Enviar mensaje de error informando que la contraseña

no es correcta

87

Cuando la contraseña nueva no coincide con la que debe

volver a digitar

● Enviar mensaje de error informando que las

contraseñas no coinciden y la debe volver a digitarlas


Post

Condición

El usuario ingresa al sistema con su nueva contraseña

Fuente: Autores

Tabla 63. Caso de Uso Descargar reporte Hoja de vida Persona Natural

Nombre Descargar reporte Hoja de vida Persona Natural

Código 14 Estado (Fase) Exploración

Descripción Caso de uso que representa el proceso de descargar la hoja

de vida natural en formato pdf


Precondición ● El usuario debe elegir el icono pdf: Reporte hoja de

vida natural

Escenario

Básico

1. El usuario visualiza menú relacionado al perfil

2. El sistema carga la interfaz para visualizar el icono pdf

3. El usuario selecciona el icono: Reporte hoja de vida

natural

4. El sistema muestra una ventana de descarga donde el

usuario selecciona la ruta para guardar el documento.


Flujos

Alternativos

Cuando el usuario no ha diligenciado la hoja de vida natural

● El sistema no muestra el icono pdf


Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 64. Caso de Uso Descargar reporte Hoja de vida Persona Jurídica

Nombre Descargar reporte Hoja de vida Persona Jurídica

88


Descripción Caso de uso que representa el proceso de descargar la hoja

de vida Jurídica en formato pdf


Precondición ● El usuario debe elegir el icono pdf: Reporte hoja de

vida jurídica

Escenario

Básico



3. El usuario selecciona el icono: Reporte hoja de vida

jurídica


usuario selecciona la ruta a guardar el documento.


Flujos

Alternativos

Cuando el usuario no ha diligenciado la hoja de vida jurídica



Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 65. Caso de Uso Descargar reporte Formato Vinculación Contratista

Nombre Descargar reporte Formato Vinculación Contratista


Descripción Caso de uso que representa el proceso de descargar el

formato de vinculación contratista en formato pdf


Precondición ● El usuario debe elegir el icono pdf: Reporte Formato

Vinculación Contratista

89

Escenario

Básico



3. El usuario selecciona el icono: Reporte Formato

Vinculación Contratista


usuario selecciona la ruta para guardar el documento.


Flujos

Alternativos

Cuando el usuario no ha diligenciado el Formato Vinculación

Contratista



Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 66. Caso de Uso Cerrar sesión

Nombre Cerrar sesión

Código FR-017 Estado (Fase) Exploración

Descripción Caso de uso que representa cuando un usuario sale del

sistema

Actor(es) Contratista natural y jurídico, administrador

Precondición El usuario debe tener iniciada la sesión.

Escenario

Básico


2. El usuario selecciona la opción: Cerrar sesión

3. El sistema cierra la sesión del usuario


Flujos

Alternativos

No aplica


90

Post

Condición

El sistema redirecciona a la página principal del sistema

Fuente: Autores

Módulo Contractual




Descripción Caso de uso que representa el inicio de sesión de un usuario

al sistema desde Intranet.

Actor(es) Abogado, Administrador, Revisor, Consultor

Precondición El usuario debe haber estar registrado en el sistema

El sistema carga la interfaz para Inicio de Sesión

Escenario

Básico


2. El usuario ingresa las credenciales de acceso

3. El sistema valida usuario.

4. El sistema carga la interfaz según el perfil asignado.


Flujos

Alternativos


diligenciado.

● El sistema identifica que el usuario no se encuentra

registrado.


Post

Condición

El sistema permite el ingreso y habilita la interfaz al usuario

correspondiente al perfil.

Fuente: Autores

Tabla 68. Caso de Uso Cerrar Sesión

Nombre Cerrar Sesión


91

Descripción Este proceso permite al usuario cerrar la sesión de forma

segura para conservar la integridad de los datos.

Actor(es) Abogado, Administrador, Revisor, Consultor

Precondición El usuario debe tener una sesión activa

Escenario

Básico

1. El usuario elige la opción cerrar sesión desde el menú.

2. El sistema Cierra Sesión.

3. El sistema carga la interfaz principal del sistema.


Flujos

Alternativos

● El sistema identifica que no hay una sesión activa.


Post

Condición

El sistema cierra la sesión activa asociada al usuario.

Fuente: Autores

Tabla 69. Caso de Uso Crear Contratos

Nombre Crear Contrato


Descripción Proceso que permite al usuario crear un contrato

Actor(es) Abogado

Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema

Escenario

Básico

1. El sistema carga la interfaz para el perfil del abogado.

2. El usuario selecciona la opción: Crear Contrato desde

el menú.

3. El usuario diligencia el formulario.

4. El usuario selecciona una plantilla asociada al tipo de

Contrato seleccionado.

5. El usuario selecciona las cláusulas.

92

6. El sistema agrega a las cláusulas los datos ingresados.

7. El sistema guarda los datos.


Flujos

Alternativos

● El sistema no encuentra una plantilla creada para el

tipo


diligenciado.

● El sistema identifica que el número de contrato ya ha

sido registrado y solicita ingresar nuevamente los

datos.


Post

Condición


formulario

Fuente: Autores

Tabla 70. Caso de Uso Consultar Contrato

Nombre Consultar Contrato


Descripción Caso de uso que representa la consulta de los contratos

creados en el sistema.

Actor(es) Abogado, Consultor, Revisor


● El usuario debe elegir la opción: Consultar Contratos

desde el menú

● El sistema debe tener almacenado al menos un

contrato.

Escenario

Básico


2. El sistema carga la interfaz de consulta con la lista de

contratos.

3. El usuario consulta los contratos.


93


Flujos

Alternativos

No aplica


Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 71. Caso de Uso Actualizar Contratos

Nombre Actualizar Contrato


Descripción Proceso que permite al usuario actualizar los datos de un

contrato

Actor(es) Abogado, Revisor

Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema.

● El usuario debe seleccionar la opción consultar

contrato.

● El sistema debe tener almacenado como mínimo un

contrato.

Escenario

Básico

1. El sistema carga la interfaz para el perfil

correspondiente.

2. El usuario selecciona la opción: Consultar Contrato

desde el menú.

3. El usuario elige un contrato para ser actualizado

seleccionando el botón: Editar contrato.

4. El usuario Actualiza los datos del formulario.



Flujos

Alternativos


diligenciado.


94

Post

Condición


formulario

Fuente: Autores

Tabla 72. Caso de Uso Crear Plantilla

Nombre Crear Plantilla


Descripción Proceso que permite al usuario crear una Plantilla

Actor(es) Abogado


Escenario

Básico


2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Plantilla

desde el menú.

3. El usuario selecciona la opción crear plantilla.

4. El sistema carga la interfaz para crear Plantilla




Flujos

Alternativos


diligenciado.


Post

Condición


formulario

Fuente: Autores

Tabla 73 Caso de Uso Consultar Plantilla

Nombre Consultar Plantilla


95

Descripción Caso de uso que representa la consulta de las plantillas


Actor(es) Abogado


● El usuario debe elegir la opción: Gestionar Plantilla

desde el menú.

● El sistema debe tener mínimo una Plantilla creada.

Escenario

Básico



plantillas.

3. El usuario consulta las plantillas.



Flujos

Alternativos

No aplica


Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 74. Caso de Uso Actualizar Plantilla

Nombre Actualizar Plantilla


Descripción Proceso que permite al usuario actualizar los datos de una

plantilla.

Actor(es) Abogado.


● El usuario deberá haber elegido la opción Gestionar

Plantilla

● El sistema deberá tener al menos una plantilla creada

96

Escenario

Básico


correspondiente.

2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Plantilla

desde el menú.

3. El usuario elige una plantilla para ser actualizada

seleccionando el botón: Editar plantilla.




Flujos

Alternativos


diligenciado.


Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 75. Caso de Uso Crear Cláusula

Nombre Crear Cláusula


Descripción Caso de Uso que representa el proceso que hace el usuario

para crear una Cláusula.

Actor(es) Abogado


Escenario

Básico


2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Cláusula

desde el menú.

3. El usuario selecciona la opción Crear Cláusula.

4. El sistema carga la interfaz para Crear Cláusula.




97

Flujos

Alternativos


diligenciado.


Post

Condición


formulario

Fuente: Autores

Tabla 76. Caso de Uso Consultar Cláusula

Nombre Consultar Cláusula


Descripción Caso de uso que representa la consulta de las cláusulas


Actor(es) Abogado


● El usuario debe elegir la opción: Gestionar Cláusula

desde el menú.

● El sistema debe tener mínimo una Cláusula creada.

Escenario

Básico



cláusulas.

3. El usuario consulta las cláusulas.



Flujos

Alternativos

No aplica


Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 77. Caso de Uso Actualizar Cláusula

98

Nombre Actualizar Cláusula


Descripción Proceso que permite al usuario actualizar los datos de una

cláusula.

Actor(es) Abogado.



Cláusula

● El sistema deberá tener al menos una cláusula creada

Escenario

Básico


correspondiente.


desde el menú.

3. El usuario elige una cláusula para ser actualizada

seleccionando el botón: Editar cláusula.




Flujos

Alternativos


diligenciado.


Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 78. Caso de Uso Eliminar Cláusula

Nombre Eliminar Cláusula


Descripción Proceso que permite al usuario actualizar eliminar cláusula.

Actor(es) Abogado.

99



Cláusula

● El sistema deberá tener al menos una cláusula creada

Escenario

Básico


correspondiente.


desde el menú.

3. El usuario elige una cláusula para ser eliminada

seleccionando el botón: Eliminar cláusula.

4. El usuario actualiza la interfaz.



Flujos

Alternativos

No aplica


Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 79. Caso de Uso Crear acta de inicio

Nombre Crear acta de inicio


Descripción Proceso que permite al usuario crear un acta de inicio

Actor(es) Abogado


Escenario

Básico


2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Acta de

Inicio desde el menú.



100


Flujos

Alternativos


diligenciado.


Post

Condición


formulario

Fuente: Autores

Tabla 80. Caso de uso Consultar Acta de Inicio

Nombre Consultar Acta de Inicio


Descripción Caso de uso que representa la consulta de las actas de inicio

creadas en el sistema asociadas a un tipo de contrato.

Actor(es) Abogado.


● El usuario debe elegir la opción: Gestionar Acta de

Inicio desde el menú


contrato y un acta de inicio.

Escenario

Básico



actas de inicio.

3. El usuario consulta el acta de inicio.



Flujos

Alternativos

No aplica


Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

101

Tabla 81. Caso de Uso Actualizar acta de Inicio

Nombre Actualizar Acta de Inicio



Acta de Inicio.

Actor(es) Abogado.



Acta de Inicio.

● El sistema deberá tener al menos una Acta de Inicio

creada

Escenario

Básico


correspondiente.

2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Acta de

Inicio desde el menú.

3. El usuario elige un Acta de Inicio para ser actualizada

seleccionando el botón: Editar acta de inicio.




Flujos

Alternativos


diligenciado.


Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 82. Caso de Uso Crear Otro Si

Nombre Crear Otro Si


102

Descripción Caso de uso que representa el proceso de crear un Otro Sí.

Actor(es) Abogado

Precondición ● El usuario haber iniciado sesión en el sistema.

● El usuario debe haber seleccionado la opción crear

Otro Si

Escenario

Básico


2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Otro Sí

desde el menú.




Flujos

Alternativos


diligenciado.


Post

Condición


formulario

Fuente: Autores

Tabla 83. Caso de Uso Consultar Otro Sí

Nombre Consultar Otro Sí


Descripción Caso de uso que representa la consulta de la lista de Otro Sí

creados en el sistema asociadas a un tipo de contrato.

Actor(es) Abogado.


● El usuario debe elegir la opción: Gestionar Otro Sí

desde el menú.


contrato y un otro sí.

103

Escenario

Básico



otro si.

3. El usuario consulta otro si.



Flujos

Alternativos

No aplica


Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 84. Caso de Uso Actualizar Otro Sí

Nombre Actualizar Otro Sí



Otro Sí.

Actor(es) Abogado.



Otro Sí.

● El sistema deberá tener al menos un Otro Sí creada

Escenario

Básico


correspondiente.

2. El usuario selecciona la opción: Gestionar Otro Sí

desde el menú.

3. El usuario elige un Otro Sí para ser actualizado,

seleccionando el botón: Editar Otro Sí.




104

Flujos

Alternativos


diligenciado.


Post

Condición

No aplica

Fuente: Autores

Tabla 85.Caso de Uso Crear Usuarios

Nombre Crear Usuarios


Descripción Proceso que permite al Administrador crear un usuario en el

sistema.

Actor(es) Administrador


Escenario

Básico

1. El sistema carga la interfaz para el perfil del

administrador.

2. El administrador selecciona la opción: Gestionar

Usuarios desde el menú.

3. El administrador selecciona la opción crear usuario.

4. El sistema carga la interfaz para crear usuario.

5. El administrador crear el usuario.

6. El sistema registra el usuario.


Flujos

Alternativos

● El sistema detecta campos que el Administrador no ha

diligenciado.




Post

Condición

El sistema habilita la interfaz al Administrador para diligenciar

el formulario

Fuente: Autores

105

Tabla 86.Caso de Uso Asignar tareas

Nombre Asignar tareas


Descripción Proceso que permite al Administrador asignar ciertas tareas

en el sistema.

Actor(es) Administrador


● El administrador debe haber registrado usuarios en el

sistema

Escenario

Básico

1. El sistema carga la interfaz para el perfil del

Administrador.

2. El administrador selecciona la opción: Gestionar

Usuarios desde el menú.

3. El administrador selecciona la agregar tarea.

4. El sistema carga la interfaz para asignar tarea.



Flujos

Alternativos

● El sistema detecta campos que el Administrador no ha

diligenciado.


Post

Condición

El sistema habilita la interfaz al Administrador para

diligenciar el formulario

Fuente: Autores

Módulo pos contractual




106

Descripción Caso de uso que representa el ingreso del usuario con las

credenciales de acceso al sistema.

Actor(es) Abogado y consultor

Precondición El sistema carga interfaz para Inicio de Sesión

Escenario

Básico

1. Sistema carga interfaz de Inicio de Sesión

2. El usuario ingresa:

d. Usuario

e. Contraseña


Flujos

Alternativos

Cuando el usuario y/o contraseña no son válidos

● Enviar mensaje de error informando que usuario o

contraseña están incorrectos


Post

Condición

El sistema valida que el usuario y clave sean correctos

Fuente: Autores

Tabla 88. Caso de Uso Cerrar Sesión

Nombre Cerrar Sesión


Descripción Este proceso permite al usuario cerrar la sesión de forma

segura para conservar la integridad de los datos.

Actor(es) Abogado, Consultor

Precondición El usuario debe tener una sesión activa

Escenario

Básico


2. El usuario selecciona la opción: Cerrar sesión

3. El sistema cierra la sesión del usuario


Flujos

Alternativos

107


Post

Condición

El sistema redirecciona a la página principal del sistema

Fuente: Autores

3.6.2 Diagramas de Casos de Uso

Figura 5. Modelo de casos de uso precontractual Fuente: Autores

108

Figura 6. Modelo de casos de uso contractual Fuente: Autores

109

3.9 DIAGRAMAS DE SECUENCIAS

Módulo precontractual

Figura 8. Diagrama de secuencia Registrar persona natural Fuente: Autores

110

Figura 9. Diagrama de secuencia diligenciar hoja de vida natural Fuente: Autores

111

Figura 10. Diagrama de secuencia consultar y actualizar hoja de vida natural Fuente: Autores

112

Figura 11. Diagrama de secuencia descargar reporte hoja de vida natural Fuente: Autores

113

Figura 12. Diagrama de secuencia hoja de vida jurídica (Registro, Consulta y Actualización)

Fuente: Autores

114

Figura 13. Diagrama de secuencia descargar reporte hoja de vida jurídica Fuente: Autores

116

Figura 14. Diagrama de secuencia formato de vinculación contratista (Creación, consulta y

actualización) Fuente: Autores

Figura 15. Diagrama de secuencia descargar reporte formato de vinculación Fuente: Autores

Módulo contractual

Figura 16. Diagrama de secuencia Iniciar sesión Fuente: Autores

117

Figura 17. Diagrama de secuencia Cerrar sesión Fuente: Autores

Figura 18. Diagrama de secuencia crear, consultar y actualizar contrato Fuente: Autores

118

Figura 19. Diagrama de secuencia gestionar plantilla Fuente: Autores

Figura 20. Diagrama de secuencia gestionar acta de inicio Fuente: Autores

119

Figura 21. Diagrama de secuencia gestionar Otro si Fuente: Autores

120

Figura 22. Diagrama de secuencia gestionar clausula Fuente: Autores

Figura 23. Diagrama de secuencia descargar reportes de documentos contractuales Fuente:

Autores

3.10 DIAGRAMA DE DESPLIEGUE

121

Figura 26. Diagrama de despliegue del sistema Fuente: Autores

3.11 DIAGRAMA DE CLASES

Figura 27. Diagrama de clases modulo precontractual Fuente: Autores

122

Figura 28. Diagrama de clases modulo contractual Fuente: Autores

3.12 DIAGRAMA DE COMPONENTES

Figura 29. Diagrama componentes del sistema Fuente: Autores

123

3.13 MODELO RELACIONAL

Figura 30. Modelo relacional modulo precontractual parte 1 Fuente: Autores

124

Figura 31. Modelo relacional modulo precontractual parte 2 Fuente: Autores

125

Figura 32. Modelo relacional modulo contractual Fuente: Autores

3.14 DISEÑO DE LA INTERFAZ

La interfaz gráfica es proporcionada por el Framework de desarrollo ZK, el cual

utiliza componentes con un estilo predeterminado, lo cual hace que las

interfaces sean intuitivas al usuario haciendo que la navegabilidad no sea

dificultosa y sea fácil encontrar las opciones deseadas.

126

FASE IV-TRANSICIÓN

4. APLICACIÓN

4.1 ACTIVIDADES DE ACOPLAMIENTO

En este capítulo se hace la entrega final del Sistema de gestión documental

para el apoyo de procesos de contratación para el IDEXUD, se describen las

actividades realizadas para el despliegue de la aplicación en la entidad con sus

respectivas pruebas de funcionamiento

4.2 PRUEBAS FUNCIONALES INDIVIDUALES

Tabla 89. Pruebas Funcionales Individuales Módulo Precontractual

MÓDULO PRECONTRACTUAL

Caso de Prueba

Entrada Condiciones

Salida Resultados

Correcciones

Id. Requerimiento FR-001

Registrar Persona Natural

Número de identificación: 187654321 Tipo documento: CC

El contratista debió

seleccionar tipo de

persona Natural

El sistema guarda los datos básicos del contratista, valida que los campos obligatorios están diligenciados y asigna usuario y

Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, el sistema no detecta persona registrada anteriormente y se guarda la información

127

Número de identificación: 198765432 Tipo documento: CC

contraseña No aplica. Prueba satisfactoria, el sistema detecta que el contratista ya se encuentra registrado y muestra un mensaje de advertencia


Registro Persona Jurídica

Nit: 3322

El contratista debió

seleccionar tipo de

persona Jurídica

El sistema guarda los datos básicos del contratista, valida que los campos obligatorios están diligenciados y se asigna usuario y contraseña

Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria ya que el sistema guarda los datos del contratista

Nit: 29705

No aplica. Prueba satisfactoria, el sistema detecta que el contratista ya se encuentra registrado y muestra un mensaje de advertencia


128

Iniciar

Sesión

Usuario: 3322 Contraseña: 23322 Captcha: Según la imagen

El usuario debe tener acceso al

sistema, y no tener una

sesión activa.

El sistema valida los datos y el usuario ingresa al sistema con las credenciales de acceso.

Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria dado que se ingresa un usuario con credenciales de acceso registradas en el sistema.

Usuario: 3322 Contraseña: 23322 Captcha:

El sistema valida los datos detectando que el valor del captcha es incorrecto por lo cual es usuario debe volver a ingresar la credenciales y el valor según la imagen del captcha

No aplica. Prueba satisfactoria dado que se ingresa un usuario que ya se encuentra registrado y la contraseña correcta pero el valor del captcha es incorrecto

Usuario: 3322 Contraseña: ***** Captcha: Según la imagen

El sistema valida los datos detectando que no son correctos, por lo cual el usuario debe ingresar de nuevo las credenciales de acceso.

No aplica. Prueba satisfactoria dado que se ingresa un usuario que ya se encuentra registrado, pero con una contraseña diferente a la que tiene asociada.

129

Usuario: 1234 Contraseña: 1234 Captcha: Según la imagen

El sistema valida los datos detectando que el usuario no se encuentra registrado, por lo cual el usuario debe ingresar de nuevo las credenciales de acceso o en caso de no estar registrado, hacer el proceso de registro

No aplica. Prueba satisfactoria dado que se ingresa un usuario que no se encuentra registrado, en el sistema.


Cerrar Sesión

Usuario: 3322 Contraseña: 23322

El usuario debe tener una sesión activa, la cual deberá ser eliminada cuando seleccione la opción: cerrar sesión.

El sistema valida que haya una sesión activa y la “destruye”.

Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, no hay acceso a la información del usuario hasta que vuelva a ingresar al sistema.


Diligenciar Hoja de vida Persona Natural

Usuario: 187654321 Contraseña: CC187654321

El usuario debe tener una sesión activa en el sistema

El sistema verifica que todos los campos obligatorios se encuentren

Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, el sistema inserta la información en la base de

130

diligenciados.

datos


Diligenciar Hoja de vida Persona Jurídica


El usuario debe tener una sesión activa en el sistema

El sistema verifica que todos los campos obligatorios se encuentren diligenciados.

Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, el sistema inserta la información en la base de datos


Diligenciar Formato Vinculación Contratista


El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y seleccionar la opción: Formato de vinculación contratista

El sistema verifica que todos los campos obligatorios se encuentren diligenciados.

Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, el sistema inserta la información en la base de datos


Consultar

Hoja de

vida

Persona

Natural


El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y seleccionar la opción: Hoja de vida pública natural

El usuario podrá visualizar su información personal de la hoja de vida

Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, los datos registrados son cargados en el formulario.


Consultar

Hoja de

vida

Usuario: 3322 Contraseña

El usuario debe tener una sesión activa en el

El usuario podrá visualizar su

Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, los datos

131

Persona

Jurídica

: 23322

sistema y seleccionar la opción: Hoja de vida pública jurídica

información personal de la hoja de vida

registrados son cargados en el formulario.


Consultar

Formato

Vinculaci

ón

Contratist

a



El usuario podrá visualizar su información personal del formato de vinculación

Exitoso No aplica. Prueba satisfactoria, los datos registrados son cargados en el formulario.


Actualiza

r Hoja de

vida

Persona

Natural


El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y seleccionar la opción: Hoja de vida pública natural

El usuario podrá visualizar la información personal de la hoja de vida, para luego modificar los datos necesarios

Exitoso No aplica prueba satisfactoria, el sistema actualiza los datos modificados por el usuario.


Actualiza

r Hoja de

vida

Persona

Jurídica


El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y seleccionar la opción: Hoja de vida pública jurídica

El usuario podrá visualizar la información personal de la hoja de vida, para luego modificar los datos necesarios


132


Actualiza

r

Formato

vinculaci

ón

contratist

a



El usuario podrá visualizar la información personal del formato de vinculación, para luego modificar los datos necesarios



Actualiza

r

contrase

ña

Usuario:

187654321

Contraseña al iniciar sesión:

CC187654321

Contraseña

al cambiarla:

CC187654321

Contraseña

nueva: CC1234

Repetir

contraseña nueva:

CC1234

El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y

seleccionar la opción: Actualizar

contraseña

El sistema valida los datos y el usuario podrá

acceder al sistema con la nueva

contraseña.

Exitoso No aplica. Prueba

satisfactorio dado que el

usuario ingresa los

datos correctos.

Usuario:

187654321

Contraseña

al iniciar

El sistema valida los

datos detectando que no son correctos,

No aplica. Prueba

satisfactoria dado que el sistema no cambia la

133

sesión: CC1876543

21

Contraseña al

cambiarla: CC1876543

21

Contraseña nueva:

CC1234

Repetir contraseña

nueva: 1

por lo cual el usuario

debe ingresar de nuevo las

contraseñas.

contraseña por que la

clave nueva no coincide al

repetirla

Usuario:

187654321

Contraseña al iniciar sesión: CC187654321 Contraseña al cambiarla: 1 Contraseña nueva: CC1234 Repetir contraseña nueva: CC1234

El sistema valida los datos detectando que no son correctos, por lo cual el usuario debe ingresar de nuevo las contraseñas

No aplica. Prueba satisfactoria dado que el sistema no cambia la contraseña por que la clave nueva antigua no corresponde con lo registrada en el sistema


134

Descarga

r reporte

Hoja de

vida

Persona

Natural


El usuario debe tener una sesión activa en el sistema, deberá haber seleccionado la opción Generar reportes y haber seleccionado el icono Hoja de vida natural

El usuario visualizará una ventana de descarga donde podrá guardar el archivo en su pc.

Exitoso No aplica.


Descarga

r reporte

Hoja de

vida

Persona

Jurídica


El usuario debe tener una sesión activa en el sistema, deberá haber seleccionado la opción Generar reportes y haber seleccionado el icono Hoja de vida jurídica


Exitoso No aplica


Descarga

r reporte

Formato

Vinculaci

ón

Contratist

a


El usuario debe tener una sesión activa en el sistema, deberá haber seleccionado la opción Generar reportes y haber


Exitoso No aplica

135

seleccionado el icono Formato vinculación Contratista

Fuente: Autores

Tabla 90. Pruebas Funcionales Individuales Módulo Contractual

MÓDULO CONTRACTUAL

Caso de Prueba

Entrada Condiciones

Salida Resultados

Correcciones


Iniciar Sesión

Usuario: 1705

Contraseña: 1234

El usuario debe tener acceso al sistema, y no tener

una sesión activa.

El sistema

valida los datos y el usuario

ingresa al sistema con las

credenciales de

acceso.

Exitoso.

No aplica. Prueba

satisfactoria dado que se ingresa un usuario con credenciales de acceso registradas

en el sistema.

Usuario: 1705

Contraseña: ****

El sistema

valida los datos

detectando que no

son correctos,

por lo cual el usuario debe

ingresar de nuevo

las credencia

No aplica. Prueba

satisfactoria dado que se ingresa un usuario que

ya se encuentra registrado,

pero con una contraseña

diferente a la que tiene asociada.

136

les de acceso.

Usuario: 1111

Contraseña: 3333

El sistema

valida los datos

detectando que el usuario no se

encuentra registrado

, por lo cual el usuario debe

ingresar de nuevo

las credencia

les de acceso.

No aplica. Prueba

satisfactoria dado que se ingresa un usuario que

no se encuentra

registrado, en el sistema.


Cerrar Sesión

Usuario: 1705

Contraseña: 1234

El usuario debe tener una sesión,

la cual deberá ser eliminada cuando

seleccione la opción:

cerrar sesión.

El sistema valida

que haya una

sesión activa y la “destruye”

.


satisfactoria, no hay

acceso a la información del usuario hasta que vuelva a

ingresar al sistema.


Crear Contrato

Usuario: 1705

Contraseña: 1234

No de

contrato: CPS-1705

El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá haber

seleccionad

El sistema verifica que el No. de

contrato no se

encuentre

Exitoso. No aplica. Prueba

satisfactoria, el No. de contrato

ingresado no se encuentra registrado en

137

a la opción Crear

Contrato.

registrado en el

sistema.

el sistema.

Usuario: 1705

Contraseña: 1234

No de

contrato: CPS-2205

No aplica. Prueba

satisfactoria, el sistema

detecta que el contrato ya

está registrado y muestra un mensaje de advertencia.


Consult

ar

Contrat

o

Usuario: 1705

Contraseña: 1234


seleccionada la opción Consultar Contrato.

El usuario podrá

visualizar los datos

del contrato

seleccionado.


satisfactoria, los datos

registrados son cargados en la interfaz de consulta.

Usuario: 1705

Contraseña: 1234

No Contrato CPS 2016-

1301

Fallido: El sistema

permitió al usuario

visualizar la interfaz

de consulta, sin que el

No. de contrato

esté registrado.

Se realiza la verificación y se añade la validación

correspondiente.


Actualizar

Contrato

Usuario: 1705

Contraseña: 1234

No.

Contrato:


El usuario podrá

visualizar los datos

del contrato

seleccion

Exitoso. No aplica

138

OPS-2017-05

seleccionada la opción Consultar Contrato.

ado, para luego

actualizar los datos.


Crear Plantilla

Usuario: 1705

Contraseña: 1234 No


seleccionada la opción: Gestionar Plantilla y

Crear Plantilla

El usuario crea una plantilla

asociada a un tipo

de contrato

Exitoso No aplica


Consultar

Plantilla

Usuario: 1705

Contraseña: 1234


seleccionada la opción Gestionar Plantilla .

El usuario podrá

visualizar los datos seleccion

ado la plantilla

correspondiente.

Exitoso No Aplica


Actualizar

Plantilla

Usuario: 1705

Contraseña: 1234


seleccionada la opción Gestionar Plantilla y

seleccionar

Se actualizar

á la plantilla

en el sistema.

Exitoso No aplica

139

el botón actualizar.


Crear Cláusula

Usuario: 1705

Contraseña: 1234


seleccionada la opción Gestionar Cláusula y seleccionar la opción

Crear Cláusula.

Se crea una

clausula en el

sistema y se habilita la opción: Agregar

Parágrafo

Exitoso No Aplica


Consult

ar

Cláusul

a

Usuario: 1705

Contraseña: 1234


seleccionada la opción Gestionar Cláusula.

El usuario visualizará la lista

de cláusulas creadas

en el sistema, y podrá ver a detalle

los parágrafo

s asociados

.

Exitoso No Aplica


Actualizar

Cláusula

Usuario: 1705

Contraseña: 1234


seleccionad

Se actualiza

la cláusula

en el sistema.

Exitoso No aplica

140

a la opción Gestionar

Cláusula, y seleccionar

el botón actualizar.


Eliminar Cláusula

Usuario: 1705

Contraseña: 1234

El usuario debe tener una sesión activa en el sistema y deberá

seleccionar la opción Gestionar

Cláusula, y seleccionar

el botón:Eliminar para una

cláusula específica.

La cláusula

es eliminada

y la interfaz

de gestión

de Cláusulas

es actualizad

a.

Exitoso No aplica


Crear Acta de Inicio

Usuario: 1705

Contraseña: 1234


seleccionar la opción Gestionar Acta de Inicio, y

seleccionar el botón:

Crear Acta de Inicio..

Se creará en el

sistema el Acta de Inicio.

Exitoso No aplica


Consultar Acta de Inicio

Usuario: 1705

Contraseña:

El usuario debe tener una sesión

El usuario visualiza todos los

Exitoso No aplica

141

1234 activa en el sistema y deberá

seleccionar la opción Gestionar Acta de Inicio.

datos asociados a un Acta de Inicio.


Actualizar Acta de Inicio

Usuario: 1705

Contraseña: 1234


seleccionar la opción Gestionar Acta de Inicio y deberá haber

seleccionado la opción Gestionar Acta de Inicio y

seleccionar el botón ..

Se actualiz

las cláusula

registradas en el

sistema y se

visualiza todos los

datos asociados a un Acta de Inicio.

Exitoso No aplica


Crear Otro Si

Usuario: 1705

Contraseña: 1234


seleccionar la

opción:Gestionar Otro

Sí, y far clic en la

opción:Crear Otro Si

Se crea un

documento de otro si en el sistema

Exitoso No aplica

142


Consultar Oro si

Usuario: 1705

Contraseña: 1234


seleccionar la


Sí

El Otro Si es creado

en el sistema y siempre tendrá

que estar ligada con

precontractual

Exitosa No aplica


Actualiz

ar Otro

Sí

Usuario: 1705

Contraseña: 1234


seleccionar la


Sí y dar clic en el botón actualizar Cláusula

El Otro Si es

actualizado en el

sistema y se

redirecciona al

usuario a la interfaz

de gestión

Exitosa No aplica


Crear Usuario

s

Usuario: 1705

Contraseña: 1234


seleccionar la opción: Gestionar Usuarios

Se crea un

usuario con los

permisos de

acceso y credencia

les asignado

s.

Exitoso No Aplica


143

Asignar

tareas

Usuario: 1705

Contraseña: 1234


seleccionar la opción: Gestionar

Tareas

El usuario tipo:Administrador

podrá asignar tareas a

los demás

usuarios.

Exitoso No Aplica

Fuente: Autores

144

GLOSARIO

Biblioteca: Es una colección o conjunto de subprogramas usados para desarrollar software. En general, las bibliotecas no son ejecutables, pero sí pueden ser usadas por ejecutables que las necesitan para poder funcionar correctamente. Intranet: Es una red privada que está contenida dentro de una empresa, organización o institución. Puede consistir en varias redes de área local interconectadas que utilizan una línea para accesar a una red de área amplia. El objetivo principal de una intranet es compartir información de la empresa y los recursos informáticos entre los empleados. WEB: Se refiere a la red de información que existe en internet. Se le ve como una red o telaraña ya que internet es una compleja red de servidores que almacenan páginas web. Existen millones de servidores y todos se conectan entre sí y es por eso que al internet se le denominó web. HTTP (Hypertext Transfer Protocol): Es el método más común de intercambio de información en la world wide web, el método mediante el cual se transfieren las páginas web a un ordenador. WAR: Son un tipo especial de JAR utilizado para distribuir los artefactos o contenido de las aplicaciones Web en tecnología JEE: páginas Web HTML o JSP,clases Java, servlets Java, archivos XML, librerías de etiquetas (tag libraries) y otros recursos. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): Es un protocolo de comunicación que permite el envío de correos electrónicos en internet. TCP/IP: Es un conjunto de protocolos que permiten la comunicación entre los ordenadores pertenecientes a una red y su sigla corresponde a Protocolo de control de transmisión/Protocolo de Internet. WebContent (Contenido web): Se refiere al contenido textual, auditivo o visual publicado en un sitio web. Framework: Es un esquema (un esqueleto, un patrón) para el desarrollo y/o la implementación de una aplicación. JAR (Java Archive): Formato de archivo usado para empaquetar todos los componentes requeridos por un Java Applet. SDK: Es un conjunto de herramientas y programas de desarrollo que permite al programador crear aplicaciones para un determinado paquete de software,

145

estructura de software, plataforma de hardware, sistema de computadora, consulta de videojuego, sistema operativo o similar. Plug-in: Es una aplicación informática que añade funcionalidades específicas a un programa principal. Servidor Web: Es un programa que utiliza el protocolo de transferencia de hipertexto, HTTP (Hypertext Transfer Protocol), para servir los archivos que forman páginas Web a los usuarios, en respuesta a sus solicitudes, que son reenviados por los clientes HTTP de sus computadoras.

UML (Lenguaje Unificado de Modelado): Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar y documentar cada una de las partes que comprende el desarrollo de software.

DataSet: Es una arquitectura orientada desconectada que significa que no hay necesidad de conexiones activas durante el trabajo con DataSets y es una colección de DataTables y relaciones entre tablas. Se utiliza para almacenar varias tablas con datos.

DataAdapter: Actúa como puente entre DataSet y la base de datos. Este objeto DataAdapter se utiliza para leer los datos de la base de datos y enlazar esos datos con el DataSet.

Etapa Pre-contractual: Esta etapa tiene lugar antes de la formalización del contrato, y en ella las partes dialogan para definir cuáles serán sus términos. Etapa Contractual: Es el período comprendido entre la iniciación y la terminación de la ejecución del contrato, esto es, el perfeccionamiento del contrato, legalización y ejecución.

Etapa Post-contractual: Precisa el procedimiento para la elaboración y suscripción de actas de liquidación de los contratos, con el fin de culminar el proceso de contratación.

146

CONCLUSIONES

Después de las reuniones e investigaciones que se llevaron a cabo se logró adquirir información de los procesos que se realizan en el área de contratación del IDEXUD, aquellos fueron relevantes para la creación del software.

La implementación de la metodología OAS/OPEN UP indicó las pautas necesarias para llevar a cabo el proyecto de forma organizada.

El realizar el software utilizando el patrón del diseño Modelo Vista Controlador (MVC) permitió manejar clara y fácilmente el desarrollo de la estructura del mismo haciendo que el proyecto sea más escalable.

El uso del Framework de desarrollo zkross(ZK) facilita la comunicación entre los elementos del archivo .zul y el archivo .java

La creación del Sistema Gestión Documental centraliza los datos, automatiza, reduce los tiempos y agiliza los procesos del área de contratación.

Con la realización de las pruebas se logró verificar el correcto funcionamiento del sistema según los requerimientos funcionales y los no funcionales.

147

RECOMENDACIONES

Se hace necesario poner en producción esta aplicación ya que la implementación de esta en la entidad mejorará notablemente la ejecución de los procesos de contratación, agilizando la realización de convenios y proyectos.

Integrar a los contratistas para futuras actualizaciones del sistema las cuales contribuyan a que la aplicación tenga mayor escalabilidad.

Se recomienda al IDEXUD darle continuidad al sistema ya que agiliza los procesos internos y genera mayor utilidad.

Para llevar a cabo la gestión de un proyecto de software es necesario que los procesos internos se encuentren decretados.

El SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL APOYO DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN PARA EL IDEXUD que se desarrolló en este documentos cumple con los todos los requerimiento, y debido a esto, no fue necesario el desarrollo del módulo post-contractual. La implementación del módulo anteriormente nombrado se llevara a cabo dependiendo de los cambios futuros en los procesos que se lleven a cabo dentro de la organización.

148

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<https://www.w3schools.com/default.asp>.[Citado en 20 de Diciembre de

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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL APOYO DE...

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