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CONTRALORÍA I oclITIV-PIRE11,1CDPELECIADA GENERAL ICE LA RePUBLIC. E INSTITUCIONES FINANCIERAS

INFORME DE AUDITORÍA

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES-MRE Y FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

VIGENCIA 2012

CGR-DGPEIF-Nof 2 6 Junio de 2013

CONTRALORÍA conrrnALonls DSLECADA GESTIÓN PUSI,ICA E ENSTRUCIORES FINANCIERAS

INFORME DE AUDITORIA

AUDITORIA MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Vigencia 2012

Sandra Morelli Rico Contralora General

Carlos Felipe Córdoba Larrarte Vicecontralor

Contralora Delegada para la Gestión Ligia Helena Borrero Restrepo Pública e Instituciones Financieras

Director de Vigilancia Fiscal

Supervisora

Integrantes del Grupo Auditor

Paulo Emilio Morillo Guerrero

Carolina Sánchez Bravo

Carmenza Rodríguez Ayarza (Responsable de Auditoría)

Martha Revelo Benavides Martha Villamizar Arevalo Elizabeth Cruz Artunduaga Henry Caballero Galindo

Auditores Cumbre de las Amérióas Ruby Yadira Bonilla Camargo Lucia Bernal Zambrano Martha Revelo Benavides

CONTRALORÍA RA.L. ,11 GeINT11"-°undLI

TABLA DE CONTENIDO

Pág. 1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO 4 2. DICTAMEN INTEGRAL 5 2.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 6 2.1.1. Alcance de la Evaluación de Gestión y Resultados 7 2.1.2 Alcance Ministerio de Relaciones Exteriores 7 2.1.3 Alcance Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores 8 2.2 GESTIÓN Y RESULTADOS 10 2.2.1 Gestión 11 2.2.2 Resultados 13 2.2.3 Gestión Financiera 15 2.2.4 Legalidad 16 2.2.5 Sistema de Control Interno 17 2.3. FENECIMIENTO bE LA CUENTA 17 2.4. RELACIÓN DE HALLAZGOS 17 2.5. PLAN e ip MEJOFIÁMIENTO 18 3. RESUL ADOS DE LA AUDITORÍA 19 3.1. GESTION Y RESULTADOS 19 3.1.1 Gestióri.. 20 3.1.2 Resultados 53 3.1.3 Financila

1 71 3.1.4 Legalid, el

92 . , 3.1.5 Evalual óri del Sistema de Control Interno 94 3.2. CONTRATO UNIÓN TEMPORAL CUMBRE DE LAS AMERICAS 95 3.3. EMBAJADA DE PRETORIA 111 3.4 CARRERA DIPLOMÁTICA Y CONSULAR 118 3.5 DENUNCIAS Y SEGUIMIENTO FUNCIONES DE ADVERTENCIA 123 3.5.1 Denuncias — Insumo de Auditoría 123 3.5.2 Funciones de advertencia 137 4. ANEXOS 147

CONTRALORIA ,Tr,,,IrtotI.DAELEGADA GENE—, HE III EI CE ICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO

En la vigencia 2012 se le asignaron funciones adicionales al Ministerio de Relaciones Exteriores mediante el Decreto 2618 de 20121, al establecerse que el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ejerce la representación internacional d Colombia en el campo de las tecnologías de información en coordinación co el Ministerio de Relaciones Exteriores.

El Decreto 2693 de 2012-Pr grama Gobierno en Línea, establece para la Cancillería la necesidad de ad ptar programas de modernización y actualización tecnológica en todas las mision s diplomáticas y oficinas consulares.

El Decreto 19 de 2012 señal normas para suprimir y reformar regulaciones, procedimientos y trámites innec, sarios existentes en la l'Unción pUlalica y ordena al Ministerio de Relaciones Exteriores ofrecer y tramitar en línea las gestiones relacionadas con apostilla, pasaportes, cedulas de extranjería, visas y prorrogas de permanencia, entre otros.

El Decreto 2681 de 2012 establece el Programa integral de Aliños y Niñas y adolescentes en el Ministerio de Relaciones Exteriores. ' •

Por otra parte, entre el 9 y el 15 de abril de 2012, se llevó a cabo la VI cumbre de las Américas en Cartagena.

Colombia fue designada como sede para esta cumbre en la Reunión Ministerial del Grupo de Revisión e Implementación de Cumbres que tuvo lugar el 3 de junio del 2009 en el marco de la XXXIX Asamblea General de la OEA, en San Pedro Sula, Honduras.

En la Cumbre, Colombia pro uso cinco materias la Integración física de las Américas, el acceso y utilización de tecnologías, desastres naturales, seguridad y reducción de pobreza y desigualdad.

Cabe señalar que "La cumbre oncluyó sin una Declaración Final" ante la falta de consenso sobre dos temas controvertidos: la incorporación de Cuba a la comunidad continental y el re lamo argentino sobre la soberanía de las islas Malvinas, a los que se opuso E tados Unidos.

Decreto 2618 de 2012, por medio del cual se, modifica la estructura del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se dictan otras disposicionee.

CONTRALORÍA I :=L:11.?"*"" GEL/ERAL DE LA REPÚBLICA E 1NSTITUCIONES FtNANCIERAS

Doctoras MARIA ANGELA HOLGUIN CUELLAR Ministra de Relaciones Exteriores MARIA MARGARITA SALAS Representante Legal Fondo Rotatorio del MRE Ciudad

La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría al Ministerio de Relaciones Exteriores—MRE y su Fondo Rotatorio- FRMRE por la vigencia 2012, a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia y eficacia con que administró los recursos puestos a su disposición y loe resultados de su gestión en las áreas, actividades y procesos examinados, él examen del Balance General al 31 de Diciembre de 2012 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental para el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2012 para cada entidad. Dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior respectivamente, los cuales fueron auditados por la Contraloría General de la República.

La auditoría incluyó la comprobación, con el fin de determinar si las operaciones financieras, administrativas y económicas de las dos entidades se realizaron conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables. Asimismo, evaluó el Sistema de Control Interno, la ejecución presupuestal de cada entidad y la gestión y resultados de los tres proyectos de inversión del Fondo Rotatorio.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por cada entidad y analizada por la Contraloría General de la República. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de estos estados contables de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir un informe que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento (o no) de la cuenta de cada entidad auditada, con fundamento en la evaluación de la gestión y resultados (Control de Gestión, de Resultados, Financiero (opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables), Legalidad y Control Interno) obtenidos por la administración de la entidad en las áreas y/o procesos auditados.

rtttDELECADACONTRALORIA I :1:TioI.A G ENE FtAal OE LA RE PC/in ie.. • E INSTITUCIONES FINANcienAs

El representante legal del Ministerio de Relaciones Exteriores—MRE y su Fondo Rotatorio-FRMRE, rindió la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del año 2012, dentro de los plazos previstos en la resolución orgánica No 5544 de fecha diciembre 17 de 2003.

La evaluación se llevó a cabo d acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas (NAGC) compatib es con las normas internacionales de auditoría-(NIA's) y con políticas y procedi ientos prescritos por la Contraloría General de la República. Tales normas requ eren que planifique y efectúe la auditoría para obtener una seguridad razonab e acerca de si los estados contables están libres de errores e inconsistencias si nificativas. La auditoría incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los estados contables, los documeritos que soportan la gestión y los resultados de la entidad y el cumplimiento de as disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamien o del sistema de control interno.

Los procedimientos de auditorí seleccionados dependen del criterio profesional del auditor, incluyendo su evalu ción de los riesgos de errores significativos en los estados contables y de la gesti n y resultados de la Entidad. En la evaluación del riesgo, el auditor considera el ontrol interno de la Entidad como relevante para todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias. Una auditoría también incluye, evaluar los principios de contabilidad utili ados y las estimaciones contables significativas hechas por la administración, sí como evaluar la presentación general de los estados contables. Consider mos que la auditoría proporciona una base razonable para expresar nuestr concepto y la opinión.

Los estudios y análisis se encu ntran debidamente documentados con base en la información suministrada y en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría D legada para la Gestión Pública e Instituciones Financieras.

En desarrollo del trabajo, no se presentaron limitaciones al alcance de la auditoría.

Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría, las re puestas de la administración fueron analizadas.

2.1. ALCANCE DE LA AUDIT RÍA

esente informe tuvo el siguiente alcance para las La auditoría a que se refiere el dos entidades:

CONTRALORÍA l C OSTEALOSIACDAE EGADA POSLESRADNEPL ICA e INSTITUCION FINANCIERAS

- Evaluación de la Gestión y Resultados - Legalidad

Evaluación de los Estados Contables vigencia 2012 Presupuesto

- Sistema de Control Interno Observaciones de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara

- Seguimiento siete (7) funciones de advertencia - Seguimiento Plan de Mejoramiento - Evaluación de la Gestión de tres proyectos de inversión - Atención de seis (6) denuncias

2.1.1. Alcance de la Evaluación de Gestión y Resultados

Se realizó el análisis de la gestión y resultados alcanzados en el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas para el logro de la misión.

Se revisó la infórmación que las dos entidades reportaron en la Cuenta Fiscal 2012, el Plan Estratégico 2010-2014 de acuerdo con los seis (6) objetivos estratégicos paré el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo, el Plan de Acción 2012 desagregados en quince (15) procesos, veinticuatro (24) áreas y ciento treinta y cinco (135) actividades. Su evaluación se realizó en el 100%.

Se verificó el cumplimiento de las acciones de mejora suscritas por la entidad en el Plan de Mejoramiento, el cual a 31 de diciembre de 2012 constaba de cuarenta y cinco (45) hallazgos para el MRE y de setenta y dos (72) hallazgos para el FRMRE.

2.1.2. Alcance Ministerio de Relaciones Exteriores:

Durante el 2012, la contratación celebrada por el Ministerio de Relaciones Exteriores fue por $14.176 millones que corresponden a 273 contratos, por lo que la comisión de auditoría determinó una muestra contractual de 21 contratos por $794 millones, lo equivale al 7.69% del total de contratos suscritos.

Respecto a los procesos judiciales, a 31 de diciembre de 2012, el Ministerio tenía en su contra 164 procesos, y a favor veintiocho (28) procesos, cuyo valor de la provisión contable ascendía a $1.154 billones. Se evaluaron 9 procesos Judiciales por valor total de $379 millones.

En materia presupuestal, el rezago constituido para la vigencia 2012 ascendió a $709 millones, del cual se evaluó el 100% de las cuentas por pagar. El Ministerio no constituyó Reservas Presupuestales. De igual forma, se evaluó el 100% de las cuentas por pagar y reservas de la vigencia 2011, ejecutadas en el 2012.

CONTRALORÍA1::=FtA DELEGADA GENERAL DE LA REPCIELICA e iNSTITUGIONLIEDSAFINANGIERAS

Se evaluaron las siguientes cuentas y grupos de los estados contables: 11 Efectivo, 14 Deudores, 16 Propiedad, Planta y Equipo, 1999 Otros Activos-Valorizaciones, 24 Cuentas pOr Pagar, 27 Pasivos Estimados—Provisión para Contingencias-Litigios, 47 Operaciones Interistitucionales, 51 Gastos de Administración, 9120 Cuentas de Orden Acreedoras-Litigios y Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.

El valor de las cuentas evaluad s del Activo asciende a $553.710.5 millones, que representan el 99.94% de los A tivos del Ministerio de Relaciones Exteriores a 31 de diciembre de 2012.

El valor de las cuentas evalua as del pasivo asciende a $16.118 millones, que representan el 2.91% del total dél pasivo más patrimonio del Ministerio.

Se verificaron las demandas, sentencias, conciliaciones y demás contingencias en contra y a favor del sujeto e control con el objeto de establecer que se encuentran debidamente regis radas en sus estados contables, conciliadas y controladas por el área respons ble de la defensa judicial de la entidad.

Se verificó el cumplimiento de los requerimientos establecidos en la Resolución 357 de 2008 por la cual se ad pta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación. De igual forma, se realizó s guimiento a las observaciones vigentes de la Comisión Legal de Cuentas de l Cámara de Representantes.

2.1.3. Alcance Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores:

La contratación celebrada por el FMRE ascendió a $84.903 millones que corresponden a 222 contratos.

Se evaluaron 14 contratos de 1 muestra los cuales corresponden a procesos de licitación pública y concurso d méritos que suman $54.000 millones. De igual forma, se evaluó el contrato d la Unión Temporal-Cumbre de las Américas, el cual contó con recursos del 2011 y 2012 por $55.500 millones.

A 31 de diciembre de 2012, el favor, tres (3) procesos, cuyo millones. Se evaluaron 7 proce

FMRE tenía en su contra cuatro (4) procesos y a valor de la provisión contable ascendía a $1.033 os Judiciales por $1.033 millones.

Para el análisis presupuestal de la vigencia 2012, se revisó el 51.36% del total de la ejecución presupuestal, la que ascendió a $341.696 millones de los cuales $1.617 millones corresponden a gastos de personal, $279.750 millones para

).329 millones por concepto de inversión; por otro gastos de funcionamiento y $6

co nrrnaLonlA baten** CON-TRALORíA I SUCA O L T'ERAL DE LA REPULA LICA I E INSTITUCIONES FINANctenws

lado, se revisó la totalidad de las cuentas por pagar y las reservas presupuestales constituidas a 31 de diciembre de 2012, las cuales ascendieron a $19.312 millones y $1.711 millones, respectivamente. De igual forma, se evaluó el 96.71% y el 100% de las cuentas por pagar y reservas presupuestales respectivamente del rezago presupuestal constituido en la vigencia de 2011 y ejecutado en el 2012, el cual ascendió a $8.067 millones de Cuentas por Pagar y $4.674 millones de Reservas Presupuestales.

La evaluación de los estados contables se adelantó a través de los ciclos operacionales de ingresos, gastos de adquisiciones y pagos, así:

• Ciclo operacional de ingresos: se examinaron las cuentas: 1110 Bancos y Corporaciones, 1201 Inversiones, 1420 Avances y Anticipos Entregados, 4110 Servicios de Documentación e Identificación.

•Ciclo operacional de adquisiciones y pagos: se examinaron las cuentas 1518-Materiales para la prestación del servicio; 1635- Bienes Muebles en Bodega; 2401 Adquisición de Bienes, 2403 Transferencias por Pagar; 2436- Retenciones en la fuente e Impuesto de Timbre; 3208 Capital Fiscal; 5111 Gastos Generales de Administración.

•Ciclo operacional Cuentas de Orden Acreedoras: se examinaron las cuentas 9135 y 9905 cuentas de orden acreedoras.

Al cierre de la vigencia auditada, el valor de las cuentas evaluadas del Activo asciende a $90.491 millones que equivalen al 88.46% del Total del Activo del Fondo.

Del Pasivo Corriente se examinaron $18.408 millones que corresponden a $11.051 millones de las Cuentas por Pagar—Adquisición de bienes y servicios que representan el 10.81% del total del Pasivo corriente, Transferencias por pagar por $4.284 millones que equivalen a 4.19% y Retención en la Fuente e Impuesto de Timbre que ascienden a $3.067 millones que equivalen al 3%.

Se verificaron las demandas y sentencias en contra del sujeto de control con el objeto de establecer que se encuentran debidamente registradas en sus estados contables, conciliadas y controladas por el área responsable de la defensa judicial de la entidad. De igual forma, se verificó el cumplimiento de los requerimientos establecidos en la Resolución 357 de 2008 por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación. De igual forma, se realizó seguimiento a las

CONTRALORÍA 111=ZticrreoADA GENERA.- OE LA REPOOLICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

observaciones vigentes de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes.

En lo atinente a los proyectos de inversión se verificaron así:

Adquisición de Sedes en el Ext rior- Internacional: El presupuesto asignado en la vigencia 2012 para este proyécto fue de $22.500 millones, de los cuales se comprometieron $22.286 millon s, los cuales fueron evaluados en su totalidad.

Mejoramiento y Mantenimiento de la Infraestructura del Sector El presupuesto asignado a este proyecto en el, 2012 fue $17.850 millones y se comprometieron $17.818 millones, de estos se obligaron $17.671 millones, los cuales se evaluaron en un 100%.

Adquisición y reposición de Hardware y Software para la Cancillería: El presupuesto asignado para la vigencia 2012 fue de $6.500 millones y se comprometieron $6.498 millones, de estos se obligaron $5.637 millones, los cuales fueron revisados en su totalidad. En este proyecto, no se evaluaron los aspectos técnicos.

De igual forma, el informe inc uye los resultados de la evaluación realizada al contrato de la Unión Temporal tara la Cumbre de las Américas y la verificación de la gestión en el Consulado dé Pretoria en la vigencia 2008. No obstante, los resultados de este último punto no se tomaron en cuenta para la calificación de la gestión de la vigencia 2012.

Los hallazgos se dieron a conocer a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría. La Entidad emitió IaS respuestas que consideró del caso, las cuales fueron analizadas.

2.2. GESTIÓN Y RESULTAD

La evaluación de la gestión resultados se fundamenta en los Sistemas de Control de: Gestión, Result dos, Legalidad, Financiero y Control Interno; incluyendo los resultados de lo tres proyectos de inversión evaluados, los cuales contemplan las variables que s n verificadas y calificadas por el equipo auditor.

La calificación de Gestión y Resultados para el Ministerio de Relaciones Exteriores fue de 90.86 puntos lo que la ubica en el rango de Favorable y para el Fondo Rotatorio del Ministerio 88.73 piintos que lo ubica en el rango de Favorable.

S

CONTRALORÍA I 11'1=Z31,1CDELEGADA EINSTITIONES

A AL DE LAR UC

FINANCIERAS

21.1 Gestión

2.2.1.1 Gestión Contractual Ministerio de Relaciones Exteriores

La Entidad se rige por Ley 80 de 1983, Ley 1150 y sus Decretos Reglamentarios, cuenta con un manual de contratación, Resolución de funciones de supervisión y/o interventoría, entre otras. Sin embargo, se evidenció ineficiente control de la ejecución de los contratos por parte de los supervisores y de los términos establecidos en las cláusulas de los contratos para el pago de los derechos de publicación en la Imprenta Nacional de los mismos, lo que demuestra una deficiente gestión contractual e inobservancia de algunas de las normas aplicables a la materia. La calificación del componente de legalidad según la matriz de calificación de gestión es de 90 puntos.

2.2.1.2 Gestión Contractual Fondo Rotatorio

La entidad se rige por Ley 80 de 1983, Ley 1150 y sus Decretos Reglamentarios, cuenta con un manual de contratación, Resolución de funciones de supervisión y/o interventoría, entre otras. Sin embargo, se evidenció ineficiente control de la ejecución de los contratos por parte de los supervisores y de los términos establecidos en las cláusulas de los contratos para el pago de los derechos de publicación en la Imprenta Nacional de los mismos, lo que demuestra una deficiente gestión contractual e inobservancia de algunas de las normas aplicables a la materia. La calificación del componente de legalidad según la Matriz de calificación de gestión es de 90 puntos.

2.2.1.3 Gestión presupuestal Ministerio de Relaciones Exteriores

En materia presupuestal, se maneja la información por medio del SIIFII. Dentro de la evaluación, se evidenció el cumplimiento de las normas presupuestales en la programación y aprobación del presupuesto y manejo de recursos.

El presupuesto del Ministerio de Relaciones Exteriores para la vigencia 2012 ascendió a $217.554.85 millones, del cual se ejecutaron $216.845.8 millones, equivalente a 99.67%.

En el rezago presupuestal de la vigencia 2012 se evidenció que el Ministerio no constituyó Reservas Presupuestales. En la constitución de las cuentas por pagar se incluyeron partidas por $709 millones correspondientes a contratos de prestación de servicios, póliza de salud de servidores públicos en el exterior y una conciliación judicial.

CONTRALORÍA :CCINSZPILICDAS LEGA" OS MERA L DE LA FE E FI LicA. 1 E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Respecto al rezago presupuestal, se evidenció que la constitución de reservas de la vigencia 2012 no sobrepasó los límites establecidos en el artículo 78 del Decreto 111 de 1996 del 2% del presupuesto del año inmediatamente anterior y 15% del presupuesto de inversión del año inmediatamente anterior.

En cuanto al rezago presupu stal de la vigencia 2011 se evidenció que se constituyeron $1.357.5 millones en cuentas por pagar de las cuales $2.6 millones fueron reintegrados al Tesoro acional con Acta de Cancelación del 7 de marzo de 2012 por diferencial cambiari

En cuanto a las reservas presupuestales del 2011, se evidenció que se constituyeron $89.7 millones, d los cuales se ejecutaron $78.5 millones; mediante Actas del 5 de septiembre y 2 de julio de 2012, se anularon compromisos por $11.1 millones.

2.2.1.4 Gestión presupuestal Fondo Rotatorio

En materia presupuestal, se m neja la información por medio del SIIFII. Dentro de la evaluación, se evidenció cu plimiento parcial de las normas presupuestales en la programación, aprobación y jecución del presupuesto.

El presupuesto del Fondo Rot torio para la vigencia 2012 ascendió a $341.696 millones, del cual se ejecutaron $335.354 millones, equivalente a 97,85%.

En el rezago presupuestal de Ida vigencia 2012, el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores-FRMRE constituyó reservas presupuestales por $1.711 millones, de los cuales $1,288.1 millones, que representan el 76,4% corresponden a cuatro contratos y un adic onal que fueron suscritos entre el 20 y 27 de diciembre de 2012, lo que refle a deficiencias en la programación y planeación en los procesos contractuales por cuanto la entidad no dispone del plazo suficiente para la recepción oportuna a satisfacción de los bienes y servicios o el cumplimiento de los objetos contractuales dentro de la misma vigencia.

Respecto a las cuentas por pconstituidas al cierre de la vigencia 2012, por $19.312 millones, $11.636 corresponden a recurso de la nación y $7.676 millones a recursos propios. So re estos se realizó verificación selectiva al 96.71% del valor constituido como cuenta por pagar, confrontando los soportes físicos que respaldan la constitución de estas.

En el rezago presupuestal se evidenció que la constitución de reservas de la vigencia auditada, no sobrepasó los límites establecidos en el artículo 78 del Decreto 111 de 1996 del 2% y 15%, dado que las reservas presupuestales

CONTRALORÍA l /7Zr :1111CDAELEGADA CONTRALORÍA LA REPÚBLICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

constituidas corresponden a gastos de inversión por $1.711,3 millones que representan el 0.5% del total del presupuesto apropiado para la vigencia.

En cuanto al rezago presupuestal de la vigencia 2011 se evidenció que tanto las reservas presupuestales como las cuentas por pagar no fueron ejecutadas en su totalidad. En cuanto a las reservas presupuestales se observó que presenta una ejecución del 99,37%, presentándose la cancelación de compromisos por $29,33 millones correspondientes a saldos de contratos suscritos y no ejecutados de acuerdo con las actas de liberación de saldos del 20, 26 y 27 de diciembre de 2012.

Respecto a las cuentas por pagar de la vigencia 2011, por $8.068 millones, se pagaron $7.917 millones que representan el 89.12% de porcentaje de ejecución, por lo que se evidencia que a 31 de diciembre de 2011 se generaron obligaciones por $151 millones que no cumplían los requisitos.

2.2.2 Resultados

El Ministerio, en cumplimiento de la Directiva Presidencial 09 de 2010, definió el Plan Estratégico del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, documento que establece los principales objetivos y metas para los próximos cuatro años. Este documento está elaborado de acuerdo con los lineamientos del Gobierno Nacional, las bases del Plan Nacional de Desarrollo Prosperidad Para Todos y el Plan Estratégico Sectorial. Para dar cumplimiento al Plan Estratégico, la Cancillería elaboró un Plan de Acción, el cual cumplió en un 89.49%.

En el seguimiento al Plan de Mejoramiento, el MRE a 31 de diciembre de 2012, cumplió con el 91,6% de las actividades y ha avanzado en el 85%. Con relación al Fondo, cumplió con el 80.30% de las actividades y ha avanzado en el 81.48%.

Evaluación de los proyectos de inversión Fondo Rotatorio:

• Proyecto: Adquisición de Sedes en el Exterior— Internacional

El objetivo del proyecto es la reducir el gasto de arrendamiento por la carencia de edificaciones propias. En virtud del proyecto, se compraron nueve (9) sedes entre consulados y embajadas.

El presupuesto asignado en la vigencia 2012 para este proyecto fue de $22.500 millones, de los cuales se comprometieron $22.285 millones, reflejando una ejecución del 99,04%.

CONTRALORÍA 191:1rilrelA DELEGADA GENERAL DE CONTRALORÍA

PO NLICA INSTITUCIONES FINANCIERAS

La ejecución de los $22.285 millones obedece a la compra de ocho (8) sedes: Consulado en Quito, Embajada en Santiago de Chile, Embajada en Quito, Consulado en Buenos Aires, Consulado en Santiago de Chile, Embajada en Guatemala, Embajada de República Dominicana-Oficinas, Oficinas del Consulado en Panamá. La calificación d control interno del Proyecto fue de 1.297. De acuerdo con los resultados obt nidos, la apreciación de la gestión y los resultados del proyecto durante el 2012, la calificación es de 92.72 "Favorable".

• Proyecto: Mejoramiento y M ntenimiento del Sector.

El proyecto tiene como objetivo el adecuar, ampliar y construir nuevas áreas para mejorar tanto el funcionamient como para brindar mejores condiciones locativas en oficinas, alojamientos, punto de atención al público, en las diferentes sedes de las Misiones y Consulados Colombianos acreditados en el exterior.

El presupuesto asignado a e comprometiendo $17.818 mili $17.671 millones, es de anotar

te proyecto en el 2012 fue $17.850 millones, nes, con ejecución del 99.82%. Se obligaron que $2.339 millones quedaron constituidos como

reserva presupuestal y $0.15 millones en cuentas por pagar.

La calificación de control inter resultados obtenidos, la apreci durante el 2012, la calificación f

o del proyecto fue de 1.28. De acuerdo con los ción de la gestión y los resultados del proyecto e de 91,20 lo que lo ubica como "Favorable".

En el seguimiento realizado a éste Proyecto, se observa que durante el 2012, la entidad continua incumplimient con lo establecido por el Decreto 2844 de 2010, al evidenciarse que existe dif rencias en los valores reportados 'por la Entidad frente a los registrados por el DNP2, en cuanto a la ejecución presupuestal de cada una de las actividades qu conforman el proyecto. '

• Proyecto Adquisición y Rep sición de Hardware y Software para la Cancillería

Este proyecto tiene como obje ivo actualizar y modernizar el hardware y software del Ministerio y de las Misiones Diplomáticas, para alcanzar los estándares y metas de calidad en la prest ción de servicios, integrar la información en un sistema de gestión de dato (misional y de apoyo), agilizar el flujo de la información, disminuir la carga de atención en ventanilla e incrementar el alcance del servicio a nivel mundial.

2 Página web Seguimiento a Proyectos de Inveisión (SPI). https://spi.dnp.goy.co/ sección Consultas.

CONTRALOIGA DELEGADA CONTRALORÍA !GESTIÓN PÚBLICA GENERAL. O. LA CIPÚ aLicA 1 É INSTITUCIONES riNANcianns

El presupuesto asignado para la vigencia 2012 fue de $6.500 millones y se comprometieron $6.498 millones, de estos se obligaron $5.637 millones, quedando constituido a 31 de diciembre en cuentas por pagar $0.86 millones y $3.128 millones como reservas de apropiación, lo que reflejó una ejecución del 99.97%.

La ejecución estuvo enmarcada en las cinco actividades que conforman el proyecto, es decir, la actualización de las aplicaciones acordes con la dinámica de la Entidad y con las nuevas tecnologías, Implementación de una intranet a escala mundial con herramientas de mensajería y colaboración, avanzar en la impiementacióh de la estrategia de Gobierno en Línea, ampliar y consolidar la infraestructura de hardware, software y comunicaciones y, fomentar la cultura informática de los usuarios y profesionales de TIC.

La calificación de control interno del proyecto fue de 1,286. De acuerdo con los resultados obtenidos, la apreciación de la gestión y los resultados del proyecto durante el 2012, la calificación de la gestión obtuvo 92,506 puntos, que lo ubica como "Favorable".

2.2.3 Gestión Financiera

2.2.3.1 Ministerio de Relaciones Exteriores

En nuestra opinión, los estados contables presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores a 31 de diciembre de 2012 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en dicha fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación.

La opinión sobre los estados contables de la entidad para el año 2012, cambió en relación con el año anterior, en el cual se emitió una opinión negativa.

El control Interno contable del Ministerio es Eficiente con una calificación de 0,96, lo cual significa que otorga confiabilidad a la organización para el manejo de los recursos y el cumplimiento de sus objetivos y metas.

2.2.3.2 Fondo Rotatorio del Ministerio

A 31 de diciembre de 2012, en a cuenta No. 36140355 de Citibank, al cruzar el extracto bancario con el auxiliar SOF, se presenta un doble registro de $41,40 millones (equivalente a 23.029,60 dólares). Según transacciones automáticas No.

c9E,9,N,T.F3,e:1,79.5,te). GESTION GONTRAL

"OWA DELEGADA

E INSTITUCIONES FINANCIERAS

31545 y 32232 del 28 de diciembre y 31 de diciembre de 2012, sobrestimando las cuentas de efectivo y el Resultado del Ejercicio en la misma cuantía.

El Fondo asignó partidas con cargo al presupuesto de la vigencia 2012, para la adquisición de vehículos en 5 Misiones de las cuales 15 Embajadas y 16 Consulado no legalizaron la adquisición de los vehículos al cierre de la vigencia auditada, por $2.047 millones, b que genera subestimación de la cuenta Equipos de tránsito y elevación pendientes de legalizar y del patrimonio de la entidad.

Al cruzar las entradas de almacén y los bienes que se encuentran en bodega y en uso del almacén no se evidenció el registro de entrada de los siguientes bienes, producto del contrato celebrado con la Unión Temporal para la celebración de la VI Cumbre de las Américas, en c antía de $354,6 millones, lo anterior evidencia la falta de control en el manejo d los bienes adquiridos por el Fondo, lo que origina subestimación de la cuenta bienes en bodega por $354,6 millones y a la vez se afecta el patrimonio en la misma cuantía.

Las salvedades encontradas, que afectan la razonabilidad de los estados contables a 31 de diciembre de 2012, ascienden a $2.443 millones, valor que representa el 2.39% del total de activo por $102.291 millones.

En nuestra opinión, excepto Hpr lo expresado en los párrafos precedentes, los estados contables presentan ra onablemente, en todos los aspectos importantes, ci la situación financiera del Fon o a 31 de diciembre de 2012 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con las normas y principios de contablidad generalmente aceptados o prescritos por la . , Contaduría General de la Nación.

La opinión sobre los estados contables de la entidad para el año 2012, cambió en relación con el año anterior, en el cual se emitió una opinión adversa o negativa.

El Sistema de Control Interno Contable del Fondo Rotatorio presenta algunas deficiencias y obtuvo una calificación de 1.73; sin embargo, éstas no afectan la razonabilidad de las cifras reporhadas en los Estados Contable.

2.2.4 Legalidad

Al verificar la aplicación de la normatividad en los procesos contables, presupuestales, contractuales, entre otros evaluados, se determinó que la calificación de este de 90 puntos tanto para el Ministerio y como para el Fondo Rotatorio del Min sterio.

CONTRALORÍA I c..°,7,1;.1",24,1.°2""D" GENERAL OE LA REPÚBLICA I e INSTITUCIONES FINANCIERAS

2.2.5 Sistema de Control interno


El Sistema de Control Interno del Ministerio obtuvo una calificación ponderada de 1,20, por lo que se ubica en el rango de "Eficiente".

2.2.5.2 Fondo Rotatorio del Ministerio

El Sistema de Control Interno del Fondo Rotatorio del Ministerio obtuvo una calificación ponderada de 1,272, ubicándola en nivel de "Eficiente".

La calificación del Sistema de Control Interno indica que ambas entidades aplican procedimientos y controles confiables, los cuales están orientados al cumplimiento de los objetivos y metas propuestos para la vigencia 2012.

2.3. FENECIMIENTO DE CUENTA

Con base en la calificación de los componentes, obtenida en la evaluación de la Gestión y Resultados del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio, se Fenece la cuenta de las respectivas entidades por la vigencia fiscal 2012.

2.4 RELACION DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoría se establecieron veintiséis hallazgos (26) de los cuales dieciséis (16) tienen presunta incidencia disciplinaria.

Tabla No. 1 Resumen de Hallazgos

Hallazgos Cantidad Administrativos 26 Disciplinarios 16

Elaboró: Equipo Auditor

Se generó un beneficio de auditoria por $4.667 millones por concepto de ahorro y devoluciones de recursos en la liquidación del Contrato de la Unión Temporal Cumbre de las Américas.

Por otra parte, se realizó seguimiento a seis (6) funciones de advertencia, relacionadas con los riesgos asociados a las actividades y objetivos de las entidades.

CONTRALORÍA I lErTiltric°2"°"" GENERAL ENE LA REPuRUGA • e INSTITUCIONES eiNANcienns

2.5 PLAN DE MEJORAMIENTO

Con base en los resultados de presentar a través del Sistema (SIRECI), un plan de mejora Resolución Orgánica 6289 de de 2012, la cual en los artículos término. Sobre dicho plan, la pronunciamiento previo de coh numeral 3.3.9, Planes de Mejor

Bogotá D.C.,

este proceso auditor, la entidad debe suscribir y de Rendición Electrónico de Cuentas e Informes iento consolidado, atendiendo lo previsto en la arzo de 2011, modificada con la 6445 de enero 6 3, 4 y 5 establece la responsabilidad, modalidad y Contraloría General de la República no emitirá rencia e integridad, según con lo establecido en el miento, de la Guía de Auditoría.

LIGIA I4 LENA BORRERO R STREPO Contralora Delegada Sectorial

Aprobó: Revisó: Elaboró

Director de Vigilancia Fiscal: Paulo ü Morillo Guerrero Supervisora: Carolina Sánchez Brav Responsable de Auditoria: Carmenza Rodriguez Ayarza. Equipo Aud,

CONTRALORk I wrThr,L:an.GAELEGADA GENERAL OE LA REPÚBLICA, E INSMUCtONES FINANCIERAS

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

3.1 GESTIÓN Y RESULTADOS

Ministerio de Relaciones Exteriores

De acuerdo con la metodología establecida por la Contraloría General de la República, según los componentes, principios, objetivos de evaluación, factores mínimos, variables a evaluar, opinión de los estados contables a 31 de diciembre de 2012, se estableció como calificación ponderada en la presente auditoría de 90.86 puntos, ubicándola en el rango de Favorable, tal como se evidencia en la siguiente tabla:

Tabla No. 2 Matriz de Evaluación de Gestión v Resultados

Evaluación de la Gestión y Resultado*

Componentes Calificación equipo auditor

Ponderación sub componente

Ponderación de la Calificación

Control de Gestión 84,00 20% 16,80 ContrResultadqs

ol , de 86,88 30% 26,06

Control de Legalidad 90,00 10% 9,00 Control Financiero 100,00 30% 30,00 Evaluación del SCI 90,00 10% 9,00 Calificación ponderada

100% 90,86

Elaboró: Equipo auditor

Fondo Rotatorio

De acuerdo con la metodología establecida por la Contraloría General de la República, según los componentes, principios, objetivos de evaluación, factores mínimos, variables a evaluar, opinión de los estados contables a 31 de diciembre de 2012, se estableció como calificación ponderada en la presente auditoría de 88.73 puntos, ubicándola en el rango de Favorable, tal como se evidencia en la siguiente tabla:

Tabla No. 3 Matriz de Evaluación de Gestión v Resultados

Evaluación de la Gestión y resultados

Componentes Calificación equipo auditor

Ponderación sub

componente

Ponderación de la Calificación

Control de Gestión 86,94 20% 17,39 Control de Resultados 89,00 30% 26,70 Control de Legalidad 90,00 10% 9,00 Control Financiero 90,00 30% 27,00 Evaluación del SCI 86,42 10% 8,64 Calificación ponderada

100% 88,73

Elaboró. Equipo auditor

19

CONTRALORÍA GESTIÓN ORZA

DELEGADA

RAD EINSTITUCIONESFINANCIE FINANCIERAS

3.1.1. Gestión

Al Ministerio de Relaciones Exteriores, como órgano rector del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores, le corresponde formular, planear, coordinar, ejecutar y evaluar la política exterior de Colombia, las relaciones internacionales y administrar el servicio exterior de la República.

El Fondo Rotatorio del Minister lo de Relaciones Exteriores, Unidad Administrativa Especial del Orden Nacional, ti ene como objetivo principal manejar los recursos a su cargo en moneda nacional o extranjera de acuerdo con las necesidades del Ministerio de Relaciones Exteri res y del servicio exterior.

Hallazgo No. 1: Saldos pendi ntes de recaudo.

El saldo de la cuenta Deudor millones de los cuales $2.846 diciembre de 2012 por conce millones a los servicios presta

s, a 31 de diciembre de 2012, ascendió a $2.904 millones corresponden a los recaudos del mes de to de servicios prestados en las Misiones y $58

los por las Gobernaciones y sedes en Bogotá. Sin embargo, es de anotar que existen recaudos reportados por las Gobernaciones y que no han ingresado a las cuentas del Fondo, correspondientes a los meses de enero a noviembre de 2012 por $53,99 millones, presentando mora de hasta 330 días.

Tabla No. 4 RECO SOS PENDIENTES DE INGRESO

CORRESPONDIENTES A RECAUDO EN LAS GOBERNACIONES DESDE ENERO A DICIEMBRE DE 2012 PERIODO

1U0 eq

'T ' D ENERO 656.400 0 92.000 1278.800 0 101.200 0 0 1128.400 FEBRERO 1.921.800 0 2.085.60Q 0 -634.800 0 0 0 0 3.372.600 MARZO 1.429.261 0 174.8J 174.800 0 552.000 0 0 2.330 .861 ABRIL 664.800 0 4.777.60 0 0 214.400 1.012.000 0 6.668.800 MAYO 526.800 0 6.438.80 0 0 89.200 2.300.000 0 9.354.800 JUNIO 0 0 8.255.00 0 0 0 2.300.000 0 10.555.000 JULIO 1996.000 0 322.00 0 518.000 834.800 0 1.985.000 0 6.655.800 AGOSTO 2.814.000 0 2.658.20 0 -184.000 0 0 426.000 0 5.714 200 SEPTIEMBRE O O O 0 0 610.000 0 610.000 OCTUBRE 4.054.600 1.656.000 0 0 110.400 0 0 0 5.821.000 NOVIEMBRE O O ( O 0 0 644.000 133.200 ,777.200

1 St 1 1 stenTA4' 1- 9 0400 24.712- - 4. 12. Fuente: Dirección Financiera

Lo anterior evidencia falta de que no se está dando cabal c del convenio suscrito con el B EN CUENTA Los recaudos diario mismo día a favor del CIENTE e 6009377,60009385 y 6009393.

estión de cobro por parte del Ministerio, toda vez implimiento en las cláusulas QUINTA y SEPTIMA nco GNB Sudameris S.A. que establece: "ABONO efectuados por el BANCO, deberán ser acreditados el la cuenta de ahorros y/o corriente números 6006597,

20

CONTRALORÍA ocrtZNÁLZR9',",.7-"A" GENERAL CIL LA REPoeLICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

RECLAMACIONES. Cuando El CLIENTE encuentre inconsistencias en la información suministrada por el BANCO, deberá presentar la correspondiente reclamación a EL BANCO mediante comunicación escrita que contenga de manera clara y detallada los hechos q la originan, dicha reclamación deberá ser radicada en las oficina a la que pertenece la cuenta y deberá ser resuelta por EL BANCO en un plazo que no exceda de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se radique la reclamación por parte de EL CLIENTE".

Respuesta de la Entidad

"Con base en esta observación, el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, realizó seguimiento y requirió a las sedes expedidoras como a las Gobernaciones, sobre las diferencias que se presentan por concepto de recaudo. A la vez, se le requiere al Banco Sudameris, él envió de la información correspondiente al periodo enero—marzo y esta fue enviada en marzo de 2013, para realizar el respectivo análisis por parte de la Oficina de Contabilidad del Fondo Rotatorio, por cuanto la información se encontraba encriptada. Se adjuntan algunos requerimientos y comunicaciones del Banco Sudameris como evidencia del seguimiento de los ingresos del Fondo Rotatorio, para efectos de su depuración. Por lo anterior, solicito el retiro de la observación y la connotación disciplinaria por no ser atribuible a causas internas del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores".

Análisis de la Respuesta

Analizados los soportes aportados por la entidad, se concluye que se han realizado gestiones de cobro por concepto de los dineros no ingresados a la cuenta del Fondo; no obstante, dichas acciones se efectúan mediante requerimientos un mes o dos, después del tiempo pactado en el convenio, ya que en este se establece que los dineros deben ingresar a la cuenta del cliente el mismo día del recaudo. Lo anterior demuestra que no ha sido efectiva y oportuna la recuperación, por lo que se aumenta la cartera en algunas Gobernaciones u oficinas expedidoras de pasaportes. Por lo anterior, se concluye que no se desvirtúa lo evidenciado por el equipo auditor.

Hallazgo No. 2. Términos para Presentar el Informe Mensual de la Rendición de Cuentas

En cuanto a la rendición de cuentas, se establecieron las siguientes situaciones:

a) Durante el 2012, algunas Misiones siguen sin dar cumplimiento al término de los diez (10) días calendario siguientes para reportar el informe mensual de gastos tal como lo establece la norma interna, evidenciándose que los reportes se efectúan con posterioridad al término pactado en la Resolución 390 Algunos casos son:

21

CONTRALORÍA': 1(1)=211rie3ELEGADA GENERAL DE LA RE POOL I CA I 1 INSTITUCIONES FINANCIERAS

Tabla No. 5 Presentación de Informes de Legalización de Gastos

MISION DIPLOMATICA MES REPORTADO

FECHA DE REMISION DEL

OFICIO

DIAS DE MORA

Embajada España Octubre 19/11/2012 9 Diciembre 14/01/2013 4

Consulado Barce ona Octubre 15/11/2012 Consulado Buneños Aires Diciembre 25/01/2013 15 Embajada Alemabia Diciembre 15/01/2013 5 Embajada Buenct Aires (Arg). Diciembre 14/01/2013 4

Embajada en Brasil

Enero 17/02/2012 7 Febrero 22/03/2012 12 Marzo 25/04/2012 15 Abril 15/05/2012 5 Mayo 03/07/2012 53 Junio 25/07/2012 45 Julio 30/08/2012 52 Agosto 25/09/2012 15 octubre 01/12/2012 21

Consulado en Manaos Octubre 20/11/2012 10 Noviembre 19/11/2012 9 Diciembre 16/01/2013 6

Embajada en Bei in Abril 19/05/2012 9 Julio 15/08/2012 6 Septiembre 16/10/2012 6

Consulado en Hong kong Julio 25/09/2012 5 Septiembre 31/10/2012 21 Octubre 22/11/2012 12

Embajada en Seál

Enero 16/02/2012 6 Mayo 17/06/2012 7 Julio 30/08/2012 21 Agosto 28/09/2012 18

Consulado en Esmeralda Octubre 27/11/2012 17 Diciembre 24/01/2013 14

Consulado en Toronto

Febrero 28/03/2012 18 Marzo 30/04/2012 20 Abril 05/06/2012 27 Mayo 09/07/2012 60 Junio 29

09/08/2012 Julio 04/09/2012 25 Agosto 011/10/2012 24 Septiembre ^ 10/2012 6. Octubre 12/2012 25 Noviembre 27/12/2012 17

Consulado en Vancouver Junio 307/2012 21

Octubre 2t1(11/2012 10 f' Fuente: Informe enero/ de Cuentas CI

Lo anterior conlleva al incu plimiento a lo reglamentado en el artículo 20 de la

Resolución 390 F del 29 de febrero de 2012 que establece: "Término para presentar el informe mensual qe la rendición de cuentas. Las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, deberán remitir el informe de rendición de cuentas a la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces, dentro de los primeros DIEZ (10) días calendario del mes siguiente a la finalización del mes objeto de la cuenta a rendir".

Esta situación evidencia falta' de control y seguimiento permanente por parte de

la oficina de Servicio al Exterior y de acompañamiento de la dependencia de

Control Interno, lo que origina inobservancia de la normatividad citada.

22

CONTRALORÍA 1 c rINSTT1I1T=UCION

1ES? FIN"

ANC"

IE RASEP RUCA

Respuesta de la entidad:

"En este aspecto es importante señalar que la Dirección Administrativa y Financiera a través de la Coordinación de Servicios al Exterior y Estadística, controla de manera permanente vía telefónica el envío oportuno de los informes de rendición de cuentas y las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares remiten los informes dentro del término establecido en la Resolución 0390F del 29 de febrero de 2012, sin embargo es importante tener en cuenta que el término de la distancia, es decir en envío de la valija o por correo certificado, puede demorar en llegar entre 5 y 15 días en recibirlas en el Área de Se:Vicios al Extetior, dependiendo del lugar de origen. Con base en lo anterior, se realiza el seguimientó respectivo, como llamadas continuas y envíos de correos electrónicos solicitando' los números de las guías de correo aéreo para hacerle el respectivo seguimiento En aquellos casos en que la información no se recibe dentro del mes, se le comunica por escrito y al tercer requerimiento se envía copia a la Oficina de Control Interno Disciplinario. (Anexo No. 2) Por lo anterior, solicito comedidamente retirar la observación y en especial el alcance que ella trae".

Análisis de la respuesta

Los argumentos no desvirtúan lo observado por la Contraloría, toda vez que la fecha citada corresponde a la de remisión del informe mensual de gastos por las Misiones en el exterior y no a la de recibo en la Cancillería. Es evidente el retraso respecto a la rendición de cuentas, situación que incumple lo preceptuado en el artículo 20 de la Resolución 390F del 29 de febrero de 2012, el cual señala el término legal para remitir la información a la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio, fechas que según los casos presentados en el hallazgo, exceden los diez días al gastarse hasta sesenta días para remitir el informe de legalización de gastos; por consiguiente la respuesta no desvirtúa lo planteado en el hallazgo.

b) De otra parte, en la cuenta rendida por el mes de diciembre de 2012, de los Consulados de Colombia en Buenos Aires y Barcelona se adjuntan soportes que tienen fecha de periodos anteriores al que se está legalizando, como se puede evidenciar a continuación:

Tabla No. 6 Legalización

SETELRE .1. 11111F1'

3es sena. de Aseo 2/22„222„ consE14210 cR

1112o ..^ ....1 322 como, Y compute, EE22222022

„/2o32

34s F.R.1°F11.111.11....FIFF.11111

1.111,2012

EIEE SuE.01011131.0 /3.436 . PE 74..2 3./../.02

i

ac uumes de eserdLerie 3ononon

3.4

...

se, eienes. ,..ed., d...., ......r... 3onvaou

3....... m..e.. man,..thoen.a.

3311,non

El ms ...., servicios- manten. E u I 05/11 /2011

346 4.1.03UnrCa .1 á n i3/0 7/2012

347 Sal, SuEMEIOS,SEEIICIO 0 E Ata0 30/11E2012

3[350/1. Senados- Mensa/3E1a 30/1113012

Fuente: Soportes de legalización.

23

CONTRALORÍA GC"T"WRIA "LEGADA GENERAL DE LA REPÚBLICA I E EINSZTTICIITNUPCUlbeNLEICSARINANCIERAS

Lo anterior evidencia inobservancia del artículo 18 de la Resolución 0390 de 2012, que establece: "INFORME MENSUAL DE RENDICION DE CUENTAS. La rendición de cuentas de las Misiones Diplomát .cas y Oficinas Consulares, se debe hacer a través del Sistema de Información de Servteios al Exterior SISE. Las misiones deben presentar además en forma física, mensualmente, ante el Ministerio de Relaciones Exteriores -Dirección Administrativa y Fina ciera, un informe detallado sobre la forma en que utilizaron los dineros remitidos pa su funcionamiento. Dicho informe deberá contener los soportes originales de legalizacio es de cuentas por todo Concepto (Extractos Bancarios, Facturas, Cuentas de Cobro, R cibos, etc.) efectuados dentro del mes en el cual se originó el gasto". (Subrayado fuera de texto)

Estas situaciones se presentan por falta de control en el manejo de los recursos para el funcionamiento de la misión, falta de seguimiento permanente por parte de la oficina de Servicio al Exterior y de acompañamiento de la dependencia de Control Interno, lo que origina incumplimiento de la normatividad citada.

Respuesta de la Entidad:

"Los Consulados de Colombia en Buenos Aires y Barcelona en atención a lo establecido en el artículo 19 de la Resolución 0390F del 29 de febrero de 2012, registraron la información en el sistema SIS, cuando se produjo el pago de cada una de las obligaciones relacionadas en la tabla No. 3 del presente informe, tal como aparece registrado en los extractos bancar os, de los cuales se anexa la respectiva copia..."


Se ratifica lo evidenciado por cuanto en la Resolución citada, artícvlo 18 establece "Dicho informe deberá contener los soportes originales de legalizacionpi de cuentas por todo Concepto (Extractos Bancarios, Facturas, Cuentas de Cobro, Recibos, etc.) efectuados dentro del mes en el Oral se originó el gasto".

La Contraloría concluye que lo soportes entregados por la entidad, no desvirtúan el hallazgo, teniendo en cuenta que en el mes de diciembre se reportaron gastos correspondientes a junio, julio, octubre y noviembre de 2012 y en el artículo 18 de la Resolución citada se establede que el informe mensual debe tener los soportes originales de las legalizaciones de gastos o dineros utilizados por conceptos efectuados dentro del mes qu origina el gasto, lo que no se cumplió en los casos descritos en el hallazgo.

3.1.1.1 Indicadores

Producto del análisis de los indicadores que miden las 135 actividades que conforman el Plan de Acción 012, se concluye que 119 fueron aprobados por el Comité Directivo. Se present n debilidades en la correlación existente entre el

24

CONTRALORÍA :=LlfüRliinGDAntaADA GENERAL DE LA REPÚBLWA / E INSTITUCIONES FINANCIERAS

planteamiento de la unidad de medida frente a la fórmula de los indicadores que miden 37 actividades, tal como se indica en el hallazgo No. 12.

3.1.1.2 Gestión Presupuestal


En materia presupuestal, se maneja la información por medio del Aplicativo En el procesó de preparación, trámite y aprobación del presupuesto para la vigencia auditada, no se évidenciaron debilidades.

El presupuesté del Minilterio de Relaciones Exteriores para la vigencia 2012 ascendió a 017.554,85 millones, del cual se ejecutaron $216.845,8 millones, equivalente a 99.67%.

Los principales rubros corresponden a: Sueldos de personal de nómina con el 22% $47.794,8 millones; Otros con el 40% por $87.119,6 millones en el cual están incluidos los gastos de representación, bonificaciones, subsidios, primas, entre otros; y las contribuciones inherentes a la nómina con el 16% por $34.116 millones.

En el rezago presupuestal de la vigencia 2012 se evidenció que el Ministerio no constituyó Reservas Presupuestales.

Respecto al rezago presupuestal, se evidenció que la constitución de reservas de la vigencia 2012 no sobrepasó los límites establecidos en el artículo 78 del Decreto 111 de 1996 del 2% del presupuesto del año inmediatamente anterior y 15% del presupuesto de inversión del año inmediatamente anterior.

En la constitución de las cuentas por pagar se incluyeron partidas por $709 millones correspondientes a contratos de prestación de servicios, póliza de salud de servidores públicos en el exterior y una conciliación judicial.

A 31 de diciembre de 2011 se constituyó rezago presupuestal por $1.357,5

millones en cuentas por pagar y $89,7 millones en reservas presupuestales.

Respecto a las cuentas por pagar, de $1.357,5 millones constituidos $2,6 millones fueron reintegrados al Tesoro Nacional con Acta de Cancelación del 7 de marzo de 2012 por diferencial cambiarlo.

En cuanto a las reservas presupuestales del 2011, de los $89.7 millones se ejecutaron $78,5 millones; mediante Actas del 5 de septiembre y 27 de julio de 2012, se anularon compromisos por $11.1 millones.

25

CONTRALORÍA I als7.0%.,:11:2"'" GENERAL DE LA RE P 0 EL IC A 1 E INSTITUCIONES FINANCIERAS

La Dirección General de Presupuesto Público, con oficio No. 46136 del 17 de diciembre de 2012, aprueba vigencias futuras ordinarias del rubro Gastos de Personal—Servicios Personales Indirectos por $180 millones, para contratar hasta marzo de 2013 los servicios profesionales de tres (3) abogados internacionales, para que estudien el fallo proferido por la Corte Internacional de Justicia, relacionado con la demanda nterpuesta por Nicaragua contra Colombia. Esta aprobación no fue utilizada deb do a que no se efectúo la contratación.

Fondo Rotatorio

En materia presupuestal, se m neja la información por medio del Aplicativo SOF II. En el proceso de preparació , trámite y aprobación del presupuesto para la vigencia auditada, no se evidenciaron debilidades.

El presupuesto del Fondo Rota orio del Ministerio de Relaciones Exteriores para la vigencia 2012 ascendió a $3 1.696 millones, lo cual representó un incremento frente al presupuesto del 2011 equivalente al 77.50%, teniendo en cuenta que la apropiación definitiva del 2011 ue de $192.500 millones.

De este presupuesto, $1.61 millones corresponden a gastos de personal, $279.750 millones para gastos e funcionamiento y $60.329 para inversión.

Tabla No. 7 FONDO ROTATORIOMINISTERIO DE RELACIONES IDCTERIORIS

EJECUCIGIN PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 2011 -2012

iras en millones de pesos

cenicero

GASTOS DE PERSONAL 916,76 856,63 93% 1816,76 1.260,51

. :... .,

- 79,20% 76,36

GASTOS GENERALES 133.131,20 126.242,65 95% 174.508,94 171.860,81 98,48% 31,08

TRANSFERENCIAS 45.241,23

CORRIENTES 43.779,20 97% 105.241,57 ..101.191,29 96,15% 132,62

TOTAL FUNCIONAMIENTO 179.289,19 170.878,48 95% 281.367,27 274.332,62 97,50% 58,93

INVERSIÓN 13.211,00 12.774,79 97% 60.329,30 60.020,88 99,49% 356,66

OMS TOTAL Fuente: Dirección Adminis rativa y Financiera

El 51.01% del presupuesto de funcionamiento de la entidad se destinó para: atender gastos de sostenimiento para las Misiones y Consulado de Colombia en el exterior; arrendamiento de b enes muebles e inmuebles tanto en el ámbito nacional como internacional; Seguros de los bienes del Fondo Rotatorio; labores de protección a connacionales (Asesoría Jurídica y Asistencia Social-Consulados); gastos de promoción de comunidades colombianas en el exterior—consulados; pagos de cuotas a Organismos i Internacionales, entre otros.

26

CONTRALORÍA `":"""7""`"^" „,pos,,c„

Uno de los factores que incidió en que se incrementara el presupuesto de la vigencia auditada se debe a la celebración de la VI Cumbre de las Américas para lo cual contaba con una apropiación de $56.136 millones.

Respecto de la apropiación para inversión en el 2012, se presentó incremento del 356.66% frente a la apropiación vigente de la vigencia 2011 al pasar de $13.211 millones a $60.021 millones. Para la vigencia auditada se presupuestó para trece proyectos, entre los que se tiene:

Adquisición de Sedes en el Exterior, Mantenimiento y Mejoramiento para las Misiones y Consulados de Colombia en el Exterior; Adquisición de Reposición de Hardware y Software para la Cancillería;

- Gestión Documental; Redes de Colombia en el Exterior;

- Inserción de Colombia•en el Asia-Pacífico; - Promoción de Colombia en el Exterior; - Plan de Retorno; - Plan Fronteras.

La apropiación de los recursos del Fondo proviene del Presupuesto General de la Nación por $119.143 millones y de recursos propios por $222.554 millones, destinado para gastos de funcionamiento e inversión para el desarrollo de su misión institucional.

Las modificaciones positivas y negativas ascendieron a $30.490 millones para un total de $341.696 millones como apropiación disponible, de la cual se dejó de comprometer $7.343 millones, correspondientes a $1.545 millones de recursos de la Nación y $5.798 millones de recursos propios, lo anterior se debió a la liberación de saldos no comprometidos al cierre de la vigencia 2012, sumas que se deben al diferencial cambiario una vez efectuado el pago de las obligaciones hacia las Misiones en el exterior y la liberación de compromisos del contrato 200 de 2011 para la celebración de la VI Cumbre de las Américas, suma que ascendió a $3.399 millones.

De la apropiación definitiva, el Fondo afectó compromisos por $334.354 millones equivalentes al 97,85% del total de la apropiación disponible. Los pagos ascendieron a $313.329 millones que representan el 94% del valor comprometido, quedando un saldo en reservas de apropiación de $1.711 millones equivalentes al 0.01% de la apropiación definitiva y cuentas por pagar de $19.313 millones.

Respecto al rezago presupuestal, se evidenció que la constitución de reservas de la vigencia 2012 no sobrepasó los límites establecidos en el artículo 78 del

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CONTRALORÍA =zittz-ninc°,,ELEGADA GENERAL DE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Decreto 111 de 1996 del 2% del presupuesto del año inmediatamente anterior y 15% del presupuesto de inversión del año inmediatamente anterior.

Respecto al rezago presupuestal constituido a 31 de diciembre de 2012, se establecieron las siguientes situaciones:

Hallazgo No. 3: Reservas presupuestales (D)

Al cierre de la vigencia 2012, Exteriores-FRMRE constituyó r cuales $1,288.8 millones, qu contratos y un adicional que f 2012, lo que refleja deficiencia contractuales por cuanto la recepción oportuna y a satisfacción de los bienes y servicios o el cumplimiento de los objetos contractuales dentro de la misma vigencia.

Los contratos situaciones:

en los que ,e constituyó reserva presentan las siguientes

> El 20 de diciembre de 201/ se suscribe el contrato No. 2171 que tiene como objeto: Soluciones de gestión documental, adquisición de lectcres biométricos, pad de firma digital y escáners para el Fondo ROatorio del Ministerio de Relaciones Exterior, con plazo hasta el 31 de diciembre de 202, observando que el 21 de diciembre del mismo año, un día después de suscrito, se adiciona en $75 millones; de igual fOrma, el 27 de diciembre de 2012 se prorroga el plazo de ejecución hasta el 11 de enero de 2013, fecha esta que nuevamente se prorroga hasta el 18 de e ero de 2013.

Los argumentos presentados por el contratista al solicitar la prórroga, corresponden a problemas en la importación de los equipos; no obstante, en el momento de la suscripción del contrato (20-12-12) el Fondo no advirtió que al ser equipos que debían ser importados y nacionalizados, no contarían con el plazo suficiente para la recepción oportuna y a satisfacción de los bienes contratados.

Este contrato se realizó dentro del Proceso de Selección abreviada 026 de 2012 y la primera publicación de pliegos se efectuó el 25 de septiembre de 2012. A 31 de diciembre de /012 se constituyó reserva por $162.6 millones.

nif > El contrato No. CN-193, para la adquisición, instalación elementos de hardware, software y migra ion de cintas backup de la plataforma tecnológica del Ministerio por $1.389. iliones, se suscribió el 20 de diciembre de 2012,

el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones servas presupuestales por $1.711 millones, de los

representan el 76,4% corresponden a cuatro eron suscritos entre el 20 y 27 de diciembre de en la programación y planeación en los procesos

ntidad no dispone del plazo suficiente para la

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observándose que su ejecución se pactó en un plazo que supera la vigencia fiscal de la apropiación presupuestal siendo que se estableció hasta el 28 de febrero de 2013, sin contar con autorización de vigencias futuras. A 31 de diciembre de 2012 se constituyó reserva con cargo a este contrato por $694.6 millones y reserva para el 4X1000 por $3.4 millones.

> Igual situación se observa en el convenio No. 017, suscrito el 21 de diciembre de 2012, con la Corporación Colombiana Internacional, con el objeto de adquirir Kits de seguridad marina para los pescadores artesanales del departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, con un plazo de ejecución hasta el 28 de febrero de 2013, sin contar con autorización ,de vigerióias futuras. A 31 de diciembre de 2012 se constituyó reserva con cargo a áte convenio por $150 millones y reserva para el 4X1000 por $0.94 millones.

El contrató CN-1931_ se realizó mediante Licitación Pública y el acto administratiV6 de apertura se suscribió el primero de octubre de 2012.

➢ Respecto del contrato No. 225, suscribió el 27 de diciembre de 2012, es de anotar que aunque cuenta con aprobación de vigencias futuras para los años 2013 y 2014, el valor comprometido para el 2012 ($222.5 millones), incluye $146.5 millones que la entidad no podría ejecutar durante dicha vigencia fiscal, por cuanto las cláusulas contractuales (Forma de pago) establecían que se efectuarían diecisiete pagos mensuales vencidos, contra el avance de obra, situación que se iniciaría en el 2013.

Este contrato se realizó por Licitación Pública No. 06 de 2012 y el acto administrativo de apertura se efectuó el 21 de noviembre de 2012. A 31 de diciembre de 2012 se constituyó reserva con cargo a este contrato por $146.5 millones y reserva para el 4X1000 por $0.58 millones.

> El contrato No. CN 116 para el Desarrollo e implementación gradual del modelo de gestión documental para algunos procesos de la entidad, se suscribió el 30 de septiembre de 2012 por $1.687 millones, con un plazo para su ejecución hasta el 31 de diciembre de 2012. Al 27 de diciembre presenta una ejecución del 80%, observando que la entidad suscribe en esta fecha prorroga y adición por $165 millones hasta el 31 de marzo de 2013, sin que se hubiese ejecutado la totalidad de los recursos inicialmente comprometidos, sin contar con autorización de vigencias futuras. A 31 de diciembre de 2012 se constituyó reserva con cargo al contrato inicial por $337.5 millones y al adicional por $130 millones.

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CONTRALORÍA' ":71AriccrIGA"

Lo anterior evidencia la inobservancia de los principios presupuestales de anualidad y planificación3, contenidos en el Decreto 111 de 1996 y el artículo 8 de la Ley 819 de 20034, en virtud de los cuales, las apropiaciones presupuestales deberán programarse de tal Manera que su ejecución se realice durante la vigencia fiscal, es decir, a más tardar hasta el 31 de diciembre. De igual forma, se contraviene los artículos 3 y 8 del Decreto 4836 de 20115, que indican que los compromisos presupuestales 4i materia de contratos, se cumplen o ejecutan con la recepción de los bienes y servicios y que en caso de pactar la recepción en vigencias siguientes a la cel bración del compromiso, se debe contar con la autorización previa por parte c el CONFIS para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras y en caso de contratos en ejecución, se puede solicitar autorización de vigen ias futuras ordinarias con el fin de adicionar los contratos en los casos que se r quieran.

Estas circunstancias afectan I en especial, porque de antema

transparencia en el uso de los recursos públicos, o la entidad sabe que los bienes, obras y servicios

3 ARTICULO 13. Planificación. El presupuesto general de la Nación deberá guardar concordancia con los contenidos del plan nacional de desarrollo, del plan nacional ie inversiones, del plan financiero y del plan operativo anual de inversiones (L. 38/89, art. 9°; L. 179/94, art. 5°). ARTICULO 14. Anualidad. El año fiscal come za el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cado año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromiso con cargo a las apropiaciones del ary'fiscal que sé cirra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción (L. 38189, art. 10).

ARTÍCULO 80. REGLAMENTACIÓN A LA' PROGRAMACIÓN PRESUPUESTA}. La prepareclpn y elaboración del presupuesto general de la Nación y el de las Entidades Territoriales, deberá sujetarse a los correspondientes Marcos Fiscales de Mediano Plazo de manera que la S apropiaciones presupuestales aprobadas por el Congreso de la República, las Asambleas y los Concejos, puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente. En los eventos en que se encuentre en tramité una licitación, concurso de méritos o cualquier otro proceso de selección del contratista con todos los requerimientos legals, incluida la disponibilidad presupuestal, y su perfeccionamiento se efectúe en la vigencia fiscal siguiente, se atenderá co el presupuesto de esta última vigencia, previo el cumplimiento de los ajustes presupuestales correspondientes. 3 Artículo 3. Modificase el artículo 1 del Dec eto 1957 de 2007, el cual quedará así: "Artículo 1°. Los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan, tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios, y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago. Para pactar la recepción de bienes y servicios{ en vigencias siguientes a la de celebración del compromiso, se debe contar previamente con una autorización por parte del Confis o de quien este delegue, de acuerdo con lo establecido en la ley, para asumir obligaciones con cargo a presupu stos de vigencias futuras. Para tal efecto, previo a la expedición de los actos administrativos de apertura del proceso de elección de contratistas en los que se evidencie la provisión de bienes o servicios que superen el 31 de diciembre de la respectiva vigencia fiscal, deberá contarse con dicha autorización. Parágrafo. La disponibilidad presupuestal sobe la cual se amparen procesos de selección de contratistas podrá ajustarse, previo a la adjudicación y/o celebración dI respectivo contrato. Para tal efecto, los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación podrán °licitar, previo a la adjudicación o celebración del respectivo contrato, la

1

modificación de la disponibilidad presupuesta esto es, la sustitución del Certificado de Disponibilidad Presupuestal por la autorización de vigencias futuras. Artículo 8°. Autorizaciones de Vigencias futuras ordinarias en ejecución de contratos. De conformidad con el artículo 10 de la Ley 819 de 2003, el Con fis o su delegadO podrá autorizar la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras con el fin de adicionar los cohtratos que se encuentren en ejecución, sin que se requiera expedir un nuevo certificado de disponibilidad presupuestal. Cuando los órganos que hacen parte del Preupuesto General de la Nación requieran ampliar el plazo de los contratos en ejecución, sin aumentar el monto del mismo ello implique afectación de presupuestos de posteriores vigencias fiscales,

I,

podrán solicitar la sustitución de la apropiación presupuestal que respalda el compromiso, por la autorización de vigencias futuras, en este caso las apropiaciones sustitu das quedarán libres y disponibles. La autorización para comprometer vigencial futuras procederá siempre y cuando se reúnan las condiciones para su otorgamiento.

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CONTRALORÍA :IrigNALZI'l?"'"" GENERAL ISIE LA NE ,EEI LICA E INSEIENOIONES FINANCIERAS

serán recibidos en vigencias fiscales siguientes; situación que fue advertida por la Contraloría General de la República en la Función de Advertencia sobre la constitución de reservas presupuestales y solicitud de autorización de vigencias futuras.

Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria, en virtud de los numerales 1, 3 y 33 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.


"Revisadas las carpetas de los contratos que se constituyeron en reserva presupuestal, es claro que la apertura de los procesos contractuales en sus diferentes modalidades se realizaron con la debida antelación, para poder contar con los bienes y/o servicios requeridos durante la vigencia 2012, es por ello que en los pliegos de condiciones y cronogramas de los mismos, se pactó como fecha ejecución del contrato hasta el 31 de diciembre de 2013. Durante la ejecución de los procesos contractuales del último trimestre de la Vigencia 2012, no se hizo observación alguna por parte de los diferentes oferentes, frentiá - al térmirta de ejecución del contrato que resultare del proceso de selección, siendo )or ello n'ira la Entidad idóneo continuar con el proceso contractual.

Una vez adjudicados los procesos, se suscribieron los contratos, los cuales fueron legalizados, perfeccionados y legalmente contraídos, pero por circunstancias excepcionales, como consta en cada una de las carpetas contractuales, no se pudieron ejecutar a 31 de diciembre, siendo procedente constituirlos como reserva presupuestal de conformidad con el artículo 89 del Estatuto Orgánico de Presupuesto.

Una vez constituidas dichas reservas, se aplicará lo dispuesto por el artículo 9 de la Ley 225 de 1995 y el artículo 31 de la Ley 344 de 1996 si a ello hubiere lugar. Así mismo, es necesario tener en cuenta que de acuerdo el artículo 21 del Decreto 26 de 1998, las reservas presupuéstales provenientes de relaciones contractuales sólo podrán constituirse con fundamento en los contratos debidamente perfeccionados. Es importante resaltar que una vez constituidas dichas reservas, se aplicará lo dispuesto por el artículo 9 de la Ley 225 pie 1995 y el artículo 31 de la Ley 344 de 1996, si se excede el 2% de las apropiaciones de funcionamiento y el 15% de las apropiaciones de inversión. De igual manera, la Circular 031 de 2011 de la Procuraduría General de la Nación, señala que "El Ministerio de Hacienda y Crédito Público ha conceptuado que "se podrán constituir reservas presupuestales ante la verificación de eventos imprevisibles que impidan la ejecución de los compromisos dentro del plazo inicialmente convenido y que se traduzca en que la recepción del bien o servicio solo puede ser verificada en la vigencia siguiente".

En el mismo sentido, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público califica las reservas presupuestales como un instrumento de uso excepcional, o sea, esporádico y justificado únicamente en situaciones atípicas y ajenas a la voluntad de la entidad contratante que impidan la ejecución de los compromisos en las fechas inicialmente pactadas dentro de la misma vigencia en que éste se perfeccionó, debiendo desplazarse la recepción del respectivo bien o servicio a la vigencia fiscal siguiente, la cual conlleva a que en tales

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CONTRALORÍA I GET,IgN-prs'itioctra" GENERAL DE LA RE P BE IC A ^ E INSTITUCIONES FINANCIERAS

eventos de constituya la respectiva reserva presupuestal, de tal manera que el uso excepcional de las reservas presupuestales ante la verificación de eventos imprevisibles, se complementa en aquellos eventos en los que de manera sustancial se afecte el ejercicio básico de la función pública..."

De acuerdo a lo anteriormente) expuesto, y analizando las diferentes situaciones presentadas en la ejecución de lbs contratos señalados en su observación, entendidas estas como situaciones que sp apartan de lo ordinario que ocurre rara vez, se constituyeron en reserva presupuestal, no siendo posible saber por parte de la Entidad con certeza si los bienes, obras y Servicios se reciben en esa vigencia, así:

Contrato 217 de compraventa suscrito con la sociedad HERRCO LTDA, cuyo objeto es la Adquisición de lectores biomé ricos, pad de firma digital y scanners para el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaci nes Exteriores, se originó del proceso de selección No. 026 de 2012, dentro del cual se izo publicación del pliego definitivo el 16 de noviembre de 2012, por cuanto se había eclarado ya desierto. La declaratoria de desierto del primero proceso se efectuó el 07 de noviembre de 2012, y su primera publicación el 25 de septiembre. Teniendo en cuenta el tiempo desde la primera publicación del proyecto de pliego para adquirir los bienes encionados, es claro que'el fututo contratista contaba con tres meses para realizar los trámites necesarios de importación y nacionalización.

Durante la ejecución del contra o anteriormente señalado,' se informa por parte del contratista que la DIAN tiene de oras en sus trámites por daños en las sistemas que habilitan los procedimientos para ramitar nacionalización de mercancías en Colombia, lo cual ocasionó que en los puertos internacionales particularmente en Miami se represaran los vuelos de carga debido a que en las bodegas nacionales ho había espacio para más mercancía, situación que afect' sustancialmente la ejecución del Contrato siendo considerada como excepcional. Lbs argumentos presentados por el contratista al solicitar la prórroga, corresponden a probl mas en la importación de los equipos; no obstante, en el momento de la suscripción d 1 contrato (20-12-12) el Fondo no advirtió que al ser equipos que debían ser importad s y nacionalizados, no contarían con el plazo suficiente para la recepción oportuna y a s tisfacción de los bienes contratados. Este contrato se realizó dentro del Proceso de Se ección abreviada 026 de 2012 y la primera publicación de pliegos se efectuó el 25 de septiembre de 2012. A 31 de diciembre de 2012 se constituyó reserva por $162.6 mill nes.

"Respecto al segundo contrato, uyo objeto es la adquisición, instalación elementos de hardware, software y migración c'e cintas de backup, el valor mayor del contrato se ve reflejado en los bienes que se requieren aproximadamente por $825.467.449.00, bienes que de acuerdo a lo manifestado por el contratista no pueden ser entregados en la fecha estipulada por los problemas de i portación que para el mes de diciembre, manifiesta, la DIAN presentaba en la nacionali ación de bienes, siendo esto una situación fuera de lo normal. Por ello es necesario pa la Entidad dejar el contrato en la Reserva, además si se tiene en cuenta que de maner paralela a la adquisición de bienes, el contratista inició con el levantamiento de la inform alón".

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En el tercer contrato, teniendo en cuenta el tiempo de ejecución y la población beneficiaria de la contratación, era necesario asegurar que estos bienes fueran entregados a los pescadores, razón por la cual se pactó de manera excepcional que el contratista solo publicar la invitación a los diferentes proveedores para una vez definir esta situaron, se entregaría al titular en el menor tiempo posible. Sin embargo como el censo de la población no es competencia de ninguna de las partes del convenio sino de la Gobernación, se señaló como plazo el 28 de febrero de 2013.

Cuarto contrato: "Que luego de surtirse todas las etapas del respectivo proceso de selección, el único oferente que participó en el mismo, no cumplió con la totalidad de los requisitos exigidos por la Entidad en el Pliego de Condiciones. Lo cual conllevó a que mediante Resolución No. 7300 de fecha 04 de diciembre de 2012, se declarara desierta la Licitación Pública No. 06-2012. El citado acto administrativo fue notificado en Audiencia Pública el día 04 de diciembre de 2012. Que el día 05 de diciembre de 2012, se procedió a abrir de nuevo el proceso pero bajo la modalidad de Selección Abreviada Menor Cuantía publicándose en el SECOP y en la página web de la Entidad los documentos respectivos para dar apertura al Proceso de Menor Cuantía No. 030-2012. Que ante la situación anteriórinente deádrita, se debió ajustar el cronograma del Concurso de Méritos para que la labor- de interventoría estuviera a la par con el inicio del Contrato de Obra que se derivó del "h5ceso de Menor Cuantía No. 030-2012. Es importante resaltar que durante la vigenCia 2012 si hubo ejecución de la obra y por ende de la interventoría.

Quinto contrato.; Én atención a la ejecución que se tenía en el mes de diciembre y teniendo en cuenta que para continuar y finalizar los procesos de manera adecuada y eficiente era necesario incluir diferentes flujos de información y dado que durante la ejecución se observó que la obtención de la información, y dado que durante la ejecución se observó que la obtención de la información para llegar a un producto final se encontraba en varios repositorios, pues lamisca es suministrada por varias oficina que manejan diferentes bases de datos, situación de carácter extraordinario, con el fin de entregar de manera satisfactoria el producto fanal, fue necesario prorrogar el presente contrato".

Análisis contrato 217:

Analizada la respuesta, se evidencia que las actuaciones de la entidad no obedecen a una planeación articulada con procesos y metas. La constitución de la reserva no obedece a un imprevisto o caso fortuito ya que el contrato fue suscrito el 20 de diciembre de 2012 e incluía equipos que debían ser importados y nacionalizados por el proveedor, por lo que se debía contar con tiempo suficiente para llevarse a cabo, situación que debió tenerse en cuenta durante la planeación.

Análisis respuesta contrato 193:

La respuesta de la entidad no desvirtúa lo manifestado en el hallazgo por cuanto ésta suscribió el contrato el 20 diciembre de 2012 con plazo hasta el 28 de febrero

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CONTRALORIA 111figitLptt."-EGADA GENERAL_ VE LA REPÚBLICA I E INSTITUCIONES FINANC/ERAS

de 2013, superando la vigencia fiscal pero sin contar con el requisito de autorización de vigencias futuras.


La respuesta de la entidad no desvirtúa lo manifestado en el hallazgo por cuanto ésta suscribió el contrato el 21 Oiciembre de 2012 con plazo hasta el 28 de febrero de 2013, superando la vigehcia fiscal pero sin contar con el requisito de autorización de vigencias futur s.


Analizada la respuesta se concluye que lo manifestado por la entidad no desvirtúa lo expuesto por la CGR, por c anto la justificación se efectúa respecto al término del contrato, sin tener en cue ta que se comprometieron recursos del 2012 en cuantía de $146,5 millones co respondientes a recursos que se ejecutarían en el 2013; situación que conllev a sobrestimar en esta cuantía la Reserva Presupuestal.


Analizada la respuesta se concluye que lo manifestado por la entidad no desvirtúa lo expuesto por la CGR, por cuanto la justificación está fundamentada en la necesidad de incluir diferentes flujos de información. Lo anterior, no corresponde a casos fortuitos o hechos imprevistos. Se establecen debilidades en los mecanismos de planeación, situación que se debió prever antes de la celebración del contrato.

Lo anterior inobserva los prin ipios presupuestales de anualidad y planificación, contenidos en el Decreto 111 e 1996, el artículo 8 de la Ley 819 de 2003 y los artículos 3 y 8 del Decreto 4830 de 2011.

Hallazgo No. 4: Cuentas por kgar Misiones Diplomáticas (D)

La constitución de las cuentap por pagar se sobreestimaron en $39,8 millones correspondientes a giros efectuados a las Misiones Diplomáticas mediante Resoluciones Nos. 1988F, 2014F y 2012F por $7,3 millones del 17 de diciembre de 2012, del 20 de diciembre Por $11 millones y $21,5 millones respectivamente, por cuanto no corresponden á bienes y servicios recibidos en dicha vigencia ni cumplen con los requisitos qUe hicieran exigible su pago. La Resolución No. 1988F asignó recursos para sufragar la compra de unos equipos, los cuales a la

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fecha, no están registrados en el SISE dentro del informe mensual de rendición de cuentas de diciembre de 20126, el cual se debió rendir dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente', ni se cuenta con el ingreso a almacén. De igual forma, para las Resoluciones 2014F y 2012F, no existe registro de legalización en el informe de diciembre, incorporado en el SISE.

Lo anterior, inobserva el artículo 89 del Decreto 111 de 19968 en concordancia con el artículo 6 del Decreto 1957 de 2007, donde se indica que: "Cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con los recursos correspondientes a los anticipos pactados en los contratos, a los bienes y servicios recibidos, y con los recursos respecto de los cuales se hayan cumplido los requisitos que hagan exigible su pago".


Respuesta de II Entidad:

"Las cuentas *pagar de las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el Exterior, se constituyeron con base en las Resoluciones de Asignación, las cuales se encuentran debidamente soportadas con las solicitudes de requerimiento de recursos, que obedecen &ás necesidades propias de cada Misión o Consulado y que al cierre de la vigencia no alcanzaron a ser girados oportunamente, por cuanto no tienen PAC que garantizara el giro de los mismos, es de resaltar que son recursos de la Nación.

De otra parte, los compromisos adquiridos en el exterior y su ejecución tienen un tratamiento diferente, toda vez que las misiones deben contar con los recursos en bancos y efectuar el correspondiente pago, para posteriormente recibir el bien o servicio y ser legalizados de acuerdo a la Resolución 0390 F de 2012. Lo anterior, se fundamenta en lo establecido en el Artículo 3.6.2. del Capítulo VI del Decreto 0734 de 2012 que establece: "Régimen aplicable a los procesos de contratación que tienen lugar en el exterior. En virtud de lo previsto en el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, los procesos de contratación adelantados por las representaciones de Colombia acreditadas en el exterior, podrán someterse a la ley extranjera cuando los contratos resultantes de los mismos tengan que ejecutarse en el exterior. Así mismo, la sentencia C249 de 2004, señala que la ejecución

6 Artículos 18 de la Resolución 0390 de 2012: "La rendición de cuentas de las misiones diplomáticas y oficinas consulares, se debe hacer a través del sistema de información de servicios al exterior SISE. Las misiones deben presentar además en forma física, mensualmente, ante el Ministerio de Relaciones Exteriores -Dirección administrativa y financiera, un informe detallado sobre la forma en que utilizaron los dineros remitidos". 7 El articulo 20 de la Resolución 0390 de 2012: que regula el término para presentar el informe mensual de la rendición de cuentas de las misiones diplomáticas y oficinas consulares de Colombia en el exterior Deberán remitir el informe de rendición de cuentas a la dirección administrativa y financiera del ministerio de relaciones exteriores o quien haga sus veces, dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente a la finalización del mes objeto de la cuenta a rendir"

Cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y servicios.

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CONTRALORÍA 1111Tr :iren,EL—ADA GENERAL 01 LA E PEJ AL1CA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

en el extranjero, se debe regir por el régimen jurídico extranjero. Es de resaltar que cuando se realiza la asignación presupuestal y contable van al gasto y después se legalizan con la factura y la entrada al almacén".

Análisis de la Respuesta:

El Fondo celebró el contrato Ncf. 202, el 18 de diciembre de 2012 por $60 millones, con el objeto de: Implementar los servicios de salud, en la modalidad de Telemedicina en el desarrollo de Plan Fronteras para la prosperidad que lidera el MRE, con plazo de ejecución hasta el 30 de junio de 2013. La forma de pago pactada en la cláusula quinta éstableció el 50% una vez efectuada la habilitación para la prestación del servicio en la modalidad de Telemedicina y el segundo y último pago por el 50% en calidad de pago anticipado, una vez se aprobara la habilitación para la prestación el servicio en la modalidad de telemedicina. A 31 de diciembre de 2012, se co stituyó una cuenta por pagar por $30 millones, correspondiente al segundo y último pago sin que se encontrara evidencia del cumplimiento de las obligaci nes pactadas para este pago, incumpliendo lo establecido en el artículo priméro del Decreto 4836 de 2011, tal como lo establece el artículo 6 del Decreto 1957 que establece "Cuentas por Pagar. Cada órgano constituirá al 31 de diciembré del año cuentas por -pagar COTI los recursos correspondientes a los anticipos! pactados en los contratos, a los bienes y servicios recibidos, y con los recursos respécto de los cuales se hayan .cumplido^los requisitos que hagan exigible su pago".

De igual forma, en la suscripci ón de este contrato, se evidenció la inobservancia de los principios presupuestal es de anualidad y planificación, contenidos en el Decreto 111 de 1996 y el artíci lo 8 de la Ley 819 de 2003, en virtud de los cuales,

9 Cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y servicios.

La entidad constituyó cuentas por pagar sin corresponder a bienes y servicios recibidos en la vigencia 2012, tal como lo establece el artículo 89 del Decreto 111 de 199e en concordancia con el artículo 6 del Decreto 1957 de 2007, donde se indica que: "Cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con los recursos correspondientes a ios anticipos pactados en los contratos, a los bienes y servicios recibidos, y con los recursos respecto de los cuales se hayan cumplido los requisitos que hagan exigible s pago". La entidad constituyó con base en las : resoluciones de asignación las cuentas por pagar, las cuales no constituyen una cuenta por cobrar por cuanto é tas se realizan con las solicitudes de recursos y no con la factura de compra o su equivalente.

Hallazgo No. 5: Cuentas por agar Contrato No. 202 (D)

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CONTRALORÍA I GESTION PUBLICA CONTRALORIA DELEGADA

O SNERAL DE CONTRALORÍA

e LICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

las apropiaciones presupuestales deberán programarse de tal manera que su ejecución se realice durante la vigencia fiscal, es decir, a más tardar hasta el 31 de diciembre y este contrato al suscribirse el 18 de diciembre de 2012 con plazo hasta el 30 de junio de 2013, por lo cual debía extenderse hasta la vigencia fiscal siguiente la cual requería la autorización previa por parte del CONFIS para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras, tal como lo establece el artículo 3 del Decreto 4836 de 2011. Estas formalidades no se surtieron en el presente caso.


Respuesta Entidad

Al respecto, me permito manifestarle que el soporte de la habilitación del sistema se encuentra en la obligación 606212 del 28 de diciembre de 2012, requisito para el primer pago del 50% del acuerdo pon la cláusula Quinta del referido contrato. Un segundo y último pago en Calidad de págo anticipado, por el valor restante del contrato, se encuentra soportado en IR ,aprobación de la habilitación para la prestación de servicios en la modalidad de Telemedicina (Formulario de Novedades de Prestadores de ServicioS de Salud) y el corIVOnio para la prestación de servicios de Telemedicina suscrito entre la International Telethedical Systems Colombia S.A. y la ESE Hospital Regional Norte de Tibu Norte de Shh:tander, documentos que se adjuntaron a la obligación 606312 del 28 de diciembre de 2012.

De otra parte, es 'preciso aclarar que no se requería de autorización de vigencias futuras, dado que los recursos se comprometieron y se obligaron durante la vigencia. De igual manera las obligaciones del Fondo Rotatorio están orientadas a realizar la articulación entre los entes territoriales que deseen vincularse a través de convenios derivados y el sector privado que desee apodar a la iniciativa local para el desarrollo de los programas de Telemedicina en los municipios de frontera y a efectuar los desembolsos conforme a la forma de pago. Con base en lo anterior, y en cumplimiento del convenio marco suscrito con el Ministerio de Salud y protección Social el 5 de diciembre de 2012, se acordó hacer seguimiento al contrato interadministrativo, de tal suerte que se pudiera garantizar la prestación efectiva de los servicios tanto de la institución remisora como del centro de referencia por ella seleccionada, dentro de los estándares estipulados en las obligaciones del Hospital.

El seguimiento por parte del Comité Operativo conformado por el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Ministerio de Protección Social una vez los servicios estén en funcionamiento, tiene como uno de sus objetos apoyar al hospital para que a través de la facturación de los servicios en la modalidad de telemedicina, el esquema operativo sea auto sostenible y los servicios se sigan prestando una vez se hayan agotado los recursos apodados por el Ministerio de Relaciones Exteriores, lo cual está dentro de las obligaciones pactadas por los dos Ministerios.

37

632 utas Papi 7,929• 070441

Eecucibn Presupuestal cuentas or pa ar 2011

Servicios Pesonales 186.781.866 186.781.866

Gastos Generales 4.060.735.409 4.048.297.689

Transferencias 2.489.475.962 2.489.475.962

Inversion 1.192.076.904 1.192.076.904

CONTRALORÍA," `°"'""`°"'" °"`°"°" GENERAL ot LA RE POBLICA I :INSTSITITUGIONESFINANGIGRAS

Análisis:

En la respuesta de la entidad nexan el soporte de la solicitud de habilitación, lo cual se constituye en el soportépara el primer pago; no obstante, para el segundo pago era indispensable la aprobación de la habilitación, la cual no reposa en los soportes allegados a la comisi n. Por dicha razón, el hallazgo se ajusta con el fin de indicar que se constituyó una cuenta por pagar que no cumple con los requisitos establecidos en la n rmatividad vigente. Respecto al segundo punto, si bien es cierto que la forma de pago del contrato es por medio de pagos anticipados, que se comprometieron en la vigencia 2012, la ejecución del mismo es hasta junio de 2013, sobrep sando la vigencia auditada.

Al evaluar la ejecución del rez go presupuestal constituido a 31 de diciembre de 2011, se estableció la siguiente situación:

Hallazgo No. 6: Reportes Rezago Presupuestal vigencia 2011 (D)

La cuentas por pagar constityidas a 31 de diciembre de 2011 ascendieron a $8.067,9 millones las cuales presentaban la respectiva documentación que respaldaba su constitución; sin embargo, en los soportes allegados a la comisión de auditoría donde se refleja la ejecución de las mismas, se evidenció que estas obligaciones ascienden a $7.929,07 millones, valor que difiere en $138,83 millones respecto a la reportada en la a ditoría efectuada a la vigencia 2011, de los cuales $82 millones corresponden a valores cancelados mediante Acta, quedando sin soporte de ejecución ni cancel ción la suma de $56,62 millones.

Teniendo en cuenta el valor reí vigencia 2011 por $7.929,07 SIIF II, se refleja una cancelac quedando por ejecutar a dici expiraron de acuerdo con el D último, reza: "Las cuentas por ejecutado a 31 de diciembre de 2(

ortado por la entidad como cuentas por pagar de la frente a la ejecución presupuestal, según reporte

ón por la no ejecución en cuantía de $82 millones, mbre de 2012 un saldo :de $12,43 millones que creto 4970 de 2011 que' en su artIqulo 35, párrafo agar y las reservas presupuestales que no se hayan

12 expiran sin excepción...".

Tabla No.8

Fuente: Reporte SIIF II.

38

ccurrnatoplA DELEGADA

NENAL DE LA RE P 1.1 d LICA aTITCONEe tlUIS rulnivciEnns

Lo anterior demuestra inconsistencias en las cifras reportadas y en la ejecución de las cuentas por pagar, inobservando la Ley 87 de 1993 artículo 2 numeral e)10 .


Respuesta:

"Las cuentas por pagar constituidas a diciembre 31 de 2011 por el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, fueron por un monto de $8.067.908.079.81.

Durante la ejecución de las cuentas por pagar, se efectuó una cancelación mediante acta No. 001 del 18 de septiembre de 2012 por un monto de $82.212.080.50. Adicionalmente, se redujeron obligaciones por diferencial cambiarlo en cuantía de $56.625.856.17, para un total de la reducción de las obligaciones por $138.837.936.67, arrojando al final obligaciones por un monto de $7.929.070.143.14.

Del monto definitivo de obligaciones de $7.929.070.143.14, se realizaron pagos por $7.916.632.423.14, quedando al final un saldo sin pagar de $12.437.720, que de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 del Decreto 4836 del 21 de diciembre de 2011 este valor expira sin, excepción. p 31 de diciembre de 2012. Como el valor dejado de por $12.437.720 correspondía a recursos propios, no genero devolución de recursos a la Dirección del Tesoro, ni utilización de PAC de recursos nación".

Análisis de la respuestá:

De acuerdo con la respuesta de la entidad, el hallazgo se mantiene ya que no soportaron el valor citado en la respuesta que asciende a $56,62 millones, producto de la disminución por diferencial cambiario. Adicionalmente, si en el SOR se registraron las operaciones con los debidos soportes, éstos deben reflejarse en la ejecución, de manera que si hubo reducción de las obligaciones se deberían reflejar en los pagos realmente efectuados.

3.1.1.3 Gestión Contractual

Hallazgo No. 7: Comunicación Asignación de Supervisión (D)

En los contratos 185, 166, 031 y 025 de 2012, suscritos por el Ministerio, la comunicación por parte de la Coordinación de Licitaciones y Contratos al supervisor del contrato, informándole la asignación de sus funciones en virtud de cada contrato, se efectúo de manera tardía, con posterioridad a la legalización del

" e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

39

CONTRALORIAIIET,Trzoin.DAELEGADA GENERAL DE LA REP U/3E1CA I E INSTITUCIONES. FINANCIERAS

contrato, lo que trajo como consecuencia que estos se empezaran a ejecutar sin el control y orientación del superVisor, generando ineficiencia en la actividad de la administración.

Tabla No. 9 Comparativo entre la fecha de legalización del contrato y comunicación al Supervisor

Contrato Fecha del contrato Fecha de comunicación al

185 de 2012 14 de Febrero de Póliza 16 de

de 2012. Aprobación Febrero de 2012

Febrero 30 de 2012

166 de 2012 15 de Febrero de 2012. Aprobación de póliza 16 d Febrero de 2012

Marzo 2 de 2012

031 de 2012 5 de Enero Póliza 6 de Enero

e 2012. Aprobación de 2012.

Enero 20 de 2012

025 de 2012 5 de Enero de Póliza 10 de Eiero

2012. Aprobación de 2012

Enero 19 de 2012

Fuente: Datos M.R.E. Elaboró: Comisión de Auditoria

Lo anterior inobserva el Art. 83 de la Ley 1474 de 2011- supervisión e interventoría contractual, relacionada con la vigilancia permanente desde el inicio del plazo de ejecución del contrato, obligat ria en la contratación dirigida a lograr una correcta ejecución del objeto contractua .

De igual manera, se contraviene el Numeral 9 del Manual de Contratación, versión 4 "Supervisión o Interventoría (Guía de Supervisión), La supervisión es el seguimiento técnico, administrativo, financiero y Contable y Jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del Contrato realizada por Ona persona natural o jurídica que se ejerce a partir del perfeccionamiento del mismo y hasta su liquidación definitiva, observando los principios de la función administrativa (...)"

Por otra parte, en estos contratos los informes de supervisión, no se efectuaron de manera oportuna pues fueron r ndidos tiempo después de expirado el periodo que se informaba en el mismo.

Hallazgo con presunta incidencia disciplinaria en virtud del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.


"Se verificaron las carpetas contractuales así:

Contrato No. 185 de 2012 suscr¿ el 14 de febrero de 2012. • Aprobación de la Póliza: 1 de Febrero de 2012. • Fecha de la comunicación al supervisor: 20 de febrero de 2012, radicada el 30 de

febrero de 2012. Informe. Contrato No. 166 de 2012 suscri o el 15 de febrero de 2012.

40

CONTRALORÍA I 1=."1:21:,,---. GENERAL DE LA Pa FIL ICA 1 E INSTITUCIONES FINANCIERAS

• Aprobación de la Póliza 16 de Febrero de 2012. • Fecha de la comunicación al supervisor del 17 de febrero de 2012, radicada el 02

de marzo de 2012. Contrato No. 031 de 2012 suscrito el 05 de enero de 2012.

• Aprobación de la Póliza 10 de enero de 2012. • Fecha de la comunicación al supervisor del 19 de enero de 2012, radicada el 20 de

enero de 2012. Contrato No. 025 de 2012 suscrito el 05 de enero de 2012.

• Aprobación de la Póliza 10 de enero de 2012. • Fecha de l'a comunicación al supervisor del 12 de enero de 2012 radicada el 19 de

enero de 2012.

Cabe mencionar que para" el caso de los contratos citados, el Estudio previo, fue elaborado por la persona que actuó como supervisor de los mismos, situación que evidencia que desde la etapa precontractual ya existe un conocimiento por parte del futuro supervisor de la labor que debe ejercer en la ejecución del contrato.

Así mismo, el contratista a la misma suscripción del contrato puede dar lectura en la "CLAUSULA NOVENA: OBLIGACIONES DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES O FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES', de quien será su supervisor, situación está que muestra que una vez inicia la ejecución del contrato, este debe acudir a quien se encuentra como supervisor del mismo. Razones estas que muestran por conducta concluyente que el supervisor tendrá conocimiento desde el inicio de la ejecución y por lo tanto ejerce sus obligaciones de seguimiento. Así mismo y si bien es cierto, las comunicaciones a los Supervisores se radicaron días después del inicio de ejecución de los contratos, esto no significo que los supervisores délos mismos no efectuaran la permanente vigilancia de los contratos desde su inicio, toda vez que es claro dentro del manual de contratación de la entidad numeral 9.2 EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN que: "El supervisor comenzara su actividad, una vez se encuentre perfeccionado, esto es, firmado por las partes del contrato, registrado el compromiso y se haya dado cumplimiento a los requisitos de ejecución establecidos en el contrato o convenio. 1-9 En todo caso, el supervisor y/o interventor del contrato vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que esté vigente y su función sólo terminará una vez, se haya suscrito el acta de liquidación que le ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes." Subraya Fuera del Texto

Es así, como en cumplimiento del manual de contratación los supervisores de los contratos referenciados, realizaron la respectiva certificación de cumplido a satisfacción y recibieron el primer informe de ejecución de los contratos, así:

Contrato No. 185 de 2012: Certificación del supervisor del 16 de marzo de 2012, Informe de Actividades desde el 16 de febrero hasta el 15 de marzo de 2012. Contrato No. 166 de 2012: Certificación del supervisor del 16 de marzo de 2012. Informe de Actividades desde el 14 de febrero hasta el 16 de marzo de 2012.

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CONTRALORIA!1=Znitcp!`""" GENERAL DE LA REOS GLICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Contrato No. 031 de 2012: Certificación del supervisor del 31 de enero de 2012. Informe de Actividades desde el 5 de enero hasta el 31 de enero de 2012. Contrato No. 025 de 2012: Certificación del supervisor del 31 de enero de 2012. Informe de Actividades desde el 10 hasta el 31 de enero de 2012.

Teniendo en cuenta lo anterior; se evidencia que la labor de supervisión como seguimiento técnico, administratiVo, financiero y contable, se surtió efectivamente desde el inicio de la ejecución de los Contratos y no desde la comunicación realizada por la Coordinación de Licitaciones y Contratos.

Respecto de los informes, estos Son propios de la actividad de supervisión y dentro del Manual de Contratación de la Entidad que no existe un término para la expedición y envió de los informes a la Coordinación de Licitaciones y Contratos, por lo cual la obligación se entiende cumplida en el sentido de que se establece únicamente para verificar la ejecución del contrato. Y esta verificación consta en las carpetas contractuales.

Por lo anterior, solicito comedidamente retirar la observación y en especial el alcance que ella trae".


La Contraloría no acoge los p anteamientos presentados en su respuesta por el Ministerio teniendo en cuenta que la comunicación por parte de la Coordinación de Licitaciones y Contratos al su servisor del contrato, informándole la asignación de sus funciones en virtud de sada contrato, se efectúo de manera tardía, con posterioridad a la legalización • el contrato, tal como se confirmó en la respuesta.

Aunque los oficios de comunii tal como se evidencia en el h 2011 y del Numeral 9 del lnterventoría (Guía de Supervi la vigilancia permanente des (perfeccionamiento del mism contractual y observando los p

ación tengan una fecha, fueron radjbados en otra, ilazgo. Por otra parte, el Art. 83 de la Ley 1474 de anual de Contratación, versión 4 "Supervisión o ión), conllevan a que la supervisión corresponde a •e el inicio del plazo dé ejecución del contrato ) buscando una correcta ejecución del objeto

incipios de la función administrativa.

Si bien se realizaron los infor es de supervisión, como lo indica la entidad en su respuesta, dicha actividad d bía ser realizada desde el inicio del plazo de ejecución del contrato. Por lo a iterior, el hallazgo se mantiene.

Hallazgo No. 8: Contratación Las Palmas de Gran Canaria España (D)

En el contrato de prestación e servicios suscrito por el Consulado de Colombia en las Palmas de Gran Can rias, España, con la Empresa SERVIASESORIA INTEGRAL TOMASA S.L., el 2 de enero de 2012 por seis mil sesenta Euros

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CONTRALORÍA I cralráNAL.511c°2"-- OENEFIA- OE LA RE l'O CONTRALORÍA

E INST/TUCIONE9 FINANCIERAS

6.060, por un periodo de ejecución de doce meses con el objeto de prestación del servicio de aseo y limpieza, la administradora única de la empresa es la señora Sara Calderón Chávez en virtud de la escritura que tiene otorgada ante notario de las Palmas de la Gran Canaria con el número 2324, inscrita en el Registro Mercantil de las Palmas en adelante SAIT, SL. No obstante lo anterior, la señora Calderón desempeño funciones propias del Consulado de Colombia en las Palmas de Gran Canaria Islas Canarias-España.

Según el acta ,de reunión de trabajo y asignación de funciones en consulado de Colombia en las Palmas de Gran Canaria, suscrita en mayo de 2012, se indica. "asignando funciones a la Señora Sara calderón Chávez - que entre funciones están: Contabilizar gastos en el sistema SISE, realizando cada fin de mes el informe correspondiente; 'información, estudio y elaboración de visas atención de proveedores, preparar información para reunión Madrid con el Canciller, cuadrar, revisar y digitar recaudo mensual de la embajada".

Lo anterior, vulnera la Circular 220 se 2010 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Circular SG/DIMCS No 63 que señala "Los Jefes de las Oficinas Consulares deberán abstenerse de "(...) Involucrar a los Contratistas en funciones propias del Consulado distintas de las del objeto mismo del Contrato...".

Es de aclarar que según la evidencia del acta de asignación de funciones y reunión de trabajo que allega el Consulado, se concluye que la Señora Sara Calderón Chávez desempeñaba funciones inherentes a las actividades propias del mismo como personal de apoyo; y que en virtud de la escritura que tiene otorgada ante notario de las Palmas de la Gran Canaria con el número 2324, inscrita en el Registro Mercantil de las Palmas en adelante SAIT, SL y el contrato de prestación de servicios suscrito por el Consulado de Colombia en las Palmas de Gran Canarias, España, con la Empresa SERVIASESORIA INTEGRAL TOMASA S.L., el 2 de enero de 2012 la administradora única de la empresa es la señora Sara Calderón Chávez.

Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria en virtud del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.


"Mediante resoluciones números 0012F, 0191F, 0630F y 1134F del 2012, se asignaron las partidas para la contratación del servicio de aseo y limpieza del Consulado de Colombia en las Palmas de Gran Canaria, por lo cual, el consulado suscribió contrato de prestación de servicio de Aseo y limpieza con la empresa SERVIASESORIA INTEGRAL TOMASA S.L. por un valor de 1.470.00 euros mensuales para constancia se anexa copia del contrato. De otro lado, según información que reposa en este despacho, la ejecución de las partidas giradas se ciñeron a las normas presupuestales vigentes para ese

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CONTRALORÍA 111rTigitt-,tt:Z"CADA DE A EAAL DE LA DEP D'El-1CA E iNSTITUCIONES FINANCIECIAS

momento y a las resoluciones números 1290F del 28 de diciembre de 2011 y 0390F del 29 de febrero de 2012.

En cuanto a la contratación de personal de apoyo de ese consulado, se informa que mediante resolución No. 0027 del 3 de enero de 2012, fue aprobada la partida para la contratación de apoyo administra Vo por un término de 12 meses, ante la coyuntura que se presentaba por la insuficiencia de personal para el ejercicio de las funciones. En virtud de dicha resolución, el consulado uscribe el contrato de fecha 2 de enero de 2012, con la empresa española SERVIASESO IA INTEGRAL TOMASA S.L., por un periodo de doce (12) meses y por el valor de 2.960 euros mensuales. Se adjunta copia del citado contrato. Asimismo, se informa que la s ñora SARA EDIHT CALDERON CHAVEZ, no tiene relación contractual bajo la mod lidad de Contrato de Prestación de Servicios con el Consulado de Colombia en las P Imas de Gran Canaria para el año 2012. Cabe anotar, que quien realiza la contratas ón del personal es la Empresa SERVIASESORM INTEGRAL TOMASA, S.L. Dicha mpresa española proporciona al Consulado, la persona de apoyo, aseo.

En referencia a lo mencionado p r su Despacho sobre un acta de reunión de trabajo y asignaciones de funciones no s tiene registro de la misma en esta dependencia, sin embargo, se debe aclarar que la signación de funciones está en cabeza de la Dirección de Talento Humano en uso de su facultades legales.

De otro lado, nos permitimos informar que la Circular 220 de 2010 y la Circular G/DIMCS No. 63 del 6 de noviembre de 2012, las cuales se mencionan en la observación 26, reglamentan la suscripción de contratos de asistencia jurídica' y/o social ;de las vigencias 2011 y 2013.

Teniendo en cuenta, que la observación No 26 hace referencia a contratación de personal de apoyo y de aseo en el exterior nos permitimos informar la ̀ normatiyibd aplicable para este efecto:

• El artículo 4 de la Resolucion 5393 de 2010, faculta a la Ministra de Relaciones Exteriores a delegar, en los Jefes de Misiones Diplomáticas, en los Jefes de Delegaciones Permanentes y en los Jefes de Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior, poder celebrar, da terminación, modificar, adicionar y/o prorrogar los contratos, a nombre y en r presentación del Ministerio y de su Fondo Rotatorio, cualquiera sean su cuantía.

• Resolución 4481 del 12 de ctubre de 2010. "Qué cuando se contrata personal de apoyo administrativo que tenga nacionalidad del país de destino o residencia en el mismo, la República de Colo bia (Ministerio de Relaciones Exteriores), actúa como empleador y se somete a la I y del correspondiente país extranjero con respecto a la celebración del contrato de tr bajo, acreditación de requisitos de forma y de contenido, derechos, obligaciones, régi en salarial y prestacional, seguridad social duración, desarrollo y terminación del contrato por parte del empleador y por parte del empleado, entre otros aspectds".

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CONTRALOR ÍAlecirTIÓNALZ11.?"1"4 GENERAL INE LA REPÚBLICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

• Decreto 4266 del 12 de noviembre de 2010: "Por el cual se modifica el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008 y se reglamenta parcialmente el artículo 13 de la Ley 80 de 1993." Artículo 1°. "...Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate...."

• La Circular (SGE/DMR) No. 224 del 10 de diciembre de 2010, establece el procedimiento para la contratación de personal de apoyo administrativo en el exterior, y destaca que de acuerdo con la resolución 4481 de 2010 y el Decreto 4266 del 12 noviembre de: 2010, loa, mismos son responsabilidad del ordenador del gasto y se deben regk. por las hormas del país donde se suscriben, y por las normas presupuestales vigentes en Colombia".

Finalmente, en concordancia con la normatividad expuesta y con base en los archivos que reposan en este despacho, la contratación de personal de apoyo y del servicio de aseo y limpieza se ajustó a las normas y procedimientos establecidos y se rige por la legislación española".


La argumentación planteada por la entidad no desvirtúa el hallazgo, teniendo en cuenta que vulnera la Circular 220 se 2010 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Circular SG/DIMCS No 63 que señala "Los Jefes de las Oficinas Consulares deberán abstenerse de "(...) Involucrar a los Contratistas en funciones propias del Consulado distintas de las del objeto mismo del Contrato...".

Es de aclarar qtie según el acta de asignación de funciones y reunión de trabajo que allega el Ministerio mediante requerimiento No. 16, se concluye que la Señora Sara Calderón` Chávez, quien desempeñaba el cargo de Representante Legal de la empresa SERWASESORM INTEGRAL TOMASA (Contratista), a su vez realizaba funciones inherentes a las actividades propias del mismo Consulado como personal de apoyo; lo cual se enmarca en la prohibición de involucrar contratistas en funciones propias del Consulado, distintas de las del objeto mismo del contrato, en este caso las correspondiente a apoyo del Consulado.

Hallazgo No. 9: Informes de Supervisión (D)

En la supervisión efectuada a los contratos suscritos para apoyar la realización de la Cumbre de las Américas, se evidenció:

En los contratos, 068/2011 MRE, 017/2012 MRE, 010/2012 FMRE, 024/2011 FMRE, 033/2012 MRE, 095/2011 MRE, 112/2012 MRE, 126/2011 MRE, 007/2012 FRMRE, 082/2011 MRE, 164/2011 FRMRE y 111/2012

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C ONTRALOR I A I GegT,I=1,1.°)."""" GENERAL DE LA REPÚBLIcA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

MRE, la comunicación por parte de la Coordinación Licitaciones y Contratos (Jefe de Oficina Jurídica) al supervisor del contrato, informándole la asignación de estas funciones, se efectuó de manera tardía, lo que trajo como consecuencia que los contratos se empezaron a ejecutar sin el control y orientación del supervisor. Es de anotar, que la supervisión del contrato se ejerce a partir del perfeccionamiento del mismo y no pasados 8 a 12 días tal y como Se evidencia en los oficios de comunicación del contrato al supervisor.

Esta situación contraviene el rt. 83 de la Ley 1474 de 2011 SUPERVISION E INTERVENTORIA CONTRAC UAL relacionada con la vigilancia permanente desde el inicio del plazo de ej cución del contrato) obligatoria en la contratación dirigida a lograr una correcta etcución del objeto contractual.

Los supervisores de losontratos 082/2011 MRE, 095/2011 MRE, 096/2011 MRE, 140/2011 MRE, 214/2011 FRMRE, no dieron aplicación a lo establecido en el nume al 17 de la Cláusula 10 Décima de cada contrato, que preceptúa "Presentar un informe trimestral sobre la ejecución del Contrato de lo cual enviará copia al grupo interno de trabajo de Licitaciones y Contratos", en concordancia con el nmeral 9.3-Obligacione del supervisor, numeral s. 9.3.36 del manual de C ntratación Versión 4: "El Supervisor deberá evaluar Trimestralmente la Ejecu ión del Contrato y enviar:, copia al;gurpo interno de trabajo de Licitaciones y contratos del Ministerio".

Lo anterior evidencia la falta de control y seguimiento por parte de Igs supervisores e interventores sobre los Contratos suscritos, incidiendo en' la vigilancia permanente de la ejecución del objeto contractual, inobservande las funciones establecidas en el Manual e Contratación, versión- 3: "Obligaciones para el desarrollo del Contrato" Literal D upervisión e interventoría: "La supervisión se ejerce a partir del Perfeccionamiento del ontrato y hasta su liquidación"; Manual.de Contratación versión No 4, numeral 9.3: "La upervisión se ejerce de manera integral y conlleva al control sobre los aspectos jurídico s, técnicos, administrativos y financieros del contrato o convenio desde el inicio del mis o hasta su liquidación", del Art. 83 de La Ley 1474 de 2011, que establece: "Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obli adas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar pe l sonal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requerido ...'; el Artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, sobre facultades y deberes de los s pervisores y los interventores, el artículo 48 de la

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CONTRALORR GESTIÓN PÚBLICA coNTRAL0RIA DUREMOS

ENERAL DE LA RENOSUCA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Ley 734 de 2002 y la Ley 80 de 1993, por lo que el hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria.


"De conformidad con la observación señalada, efectivamente se revisó cada uno de los contratos enunciados así:

Numeró de Contrato Suscripción del contrato Aprobación de la

Póliza Envió de

Comunicaciones 068-2011 . 10-02-2011 10-02-2011 21-02-2011 017-2012 , , 05-01-2012 10-01-2012 16-01-2012 010-2012 05-01-2012 10-01-2012 19-01-20102 024-2011 01-02-2011 02-02-2011 07-02-2011 033-2Q12 05-01-2012 10-01-2012 16-01-2012 095-2011 07-04-2011 11-04-2011 14-04-2011 112-2012 13-01-2012 17-01-2012 20-01-2012 126-2011 21-06-2011 21-06-2011 28-06-2011 0072012 ' 05-01-2012 10-01-2012 19-01-2012 082-2011 02-03-2011 03-03-2011 07-03-2011 164-2011 20-10-2011(suscripción del

modificatorio 21-10-2011) 21-10-2011 26-10-2011

111-2012 13-01-2012 17-01-2012 30-01-2012

Lo primero es aclarar que revisado el listado de contratos indicado en la observación, no todos tienen término de comunicación al supervisor superior a los ocho días señalados. El supervisor del contrato no solo hasta la comunicación enviada por parte del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna, tiene conocimiento y puede iniciar con su labor de supervisión, esta función es conocida desde la solitud de contratación y reiterada en el estudio previo; es decir que de manera previa se conoce que y de que contratista debe realizar la supervisión.

Previamente todos los supervisores de los contratos suscritos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, son funcionarios, los cuales conocen el sistema maestro que contiene el mapa de procesos donde se encuentra el módulo de Gestión Contractual que incluye el Manual de Contratación que contiene en su capítulo Noveno las obligaciones, deberes y responsabilidades de la función de supervisión.

Así mismo, es necesario tener en cuenta que al momento de la firma del contrato, el contratista conoce quien es su supervisor y para iniciar toma contacto directo con el mismo, y prueba de ello es el primer certificado de cumplimiento que expide el supervisor, quien señala desde el día de la aprobación de la póliza, es decir que realmente la actividad de supervisión se realiza por conducta concluyente, desde su inicio con orientación y control del supervisor, lo que indica a su vez que la Oficina Asesora Jurídica Interna (Coordinación de Licitaciones y Contratos) no realiza una notificación de la supervisión, es solo comunicación y envío de los documentos necesarios para el supervisor.

Es importante resaltar que el ninguna parte del Manual, ni del articulado del contrato se señala tiempo en el cual se envían los documentos esenciales de la carpeta contractual al

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CONTRALORÍA cm475"`"""""" CONTRALORÍA

supervisor, para que realice la apertura de la carpeta de supervisión, por ello el Manual de Contratación señala:

"El supervisor comenzara su actvidad, una vez se encuentre perfeccionado, esto es, firmado por las partes del contrato, registrado el compromiso y se haya dado cumplimiento a los requisitos de ejecución establecidos en el contrato o convenio. Para este efecto, el Jefe de la Oficina Jurídica Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores, la informará al supervisor med ante un memorando sobre el cumplimiento de los anteriores requisitos y le enviara fotocopia de los siguientes documentos:

9.21 Del contrato 9.2.2 De la propuesta 9.2.3 Del registro Presupuestal 9.2.4. De las pólizas con su cora spondiente aprobación 9.2.5. Del impuesto de timbre, c ando haya lugar 9.2.6 Del recibo pago de publica .ión, cuando haya lugar

En todo caso, el supervisor y/o int rventor del contrato vigilara la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que esté vigente, y su función solo terminara una vez, se haya su crito el acta de liquidación que le ponga fin a las obligaciones pactadas por las pedes"

De acuerdo a lo antes expuesto, •s claro que de la comunicación reali4ada por la Oficina Asesora Jurídica Interna, no ti ne ningún efecto frente al inicio dp la función de supervisión por lo tanto solicito se retire la observación.

En cuanto a la segunda parte de con la función de coordinar y ad actividades jurídicas requeridas p del seguimiento de la ejecución c con lo estipulado en la resolución compete al designado como supe

la observación, es de resaltar que éstf oficina cumple tentar el proceso de contratación realizando todas las ra la celebración del contrato, sin embargo para efectos ntractual por tratarse de un tema técnió o, y de acuerdo 1227 del 16 de marzo de 2011, ésta responsabilidad le isor.

La Coordinación de Licitacione. y Contratos del Ministerio de conformidad con lo contemplado en la Resolución o. 5813 de 2011, por medio de la cual se crean los Grupos Internos de Trabajo del M nisterio de Relaciones Exteriores, le fueron asignadas al Grupo Interno de Trabajo de Licit ciones y Contratos las siguientes funciones:

1. Organizar, adelantar y coordnar el proceso de contratación para la adquisición de bienes y servicios que requi ra el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

2. Elaborar conceptos en los te as atinentes a contratación pública, brindando asesoría jurídica a las diferentes dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores en temas relacionados con ésta.

3. Verificar el cumplimiento de los requisitos legales de los contratos suscritos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en cuanto a su perfeccionamiento, ejecución legalización.

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CONTRALORÍA I ::::zzoin.DAELEcIADA GEHENA._ DE CONTRALORÍA ¿OSUCA I e INSTITUCIONES FINANCIERAS

4. Proyectar y actualizar los documentos, manuales y procedimientos que permitan orientar el proceso de contratación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

5. Brindar asesoría y acompañamiento a los supervisores en la elaboración de las actas de liquidación de los contratos suscritos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

6. Mantener actualizados los normogramas de competencia en el tema de contratación estatal.

7. Consolidar los informes enviados por las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia acreditadas en el exterior, sobre los contratos suscritos.

8. Elaborar las certificaciones a los contratistas y ex-contratistas de la entidad, acerca de la ejecución dé los contratos.

9. Tener la custodia del archivo del Grupo de Licitaciones y Contratos. 10. Participar en la definición, ejecución, seguimiento y evaluación de políticas, planes y

programas relacionados con los temas de su competencia. 11. Presentar los informes que sean requeridos por el Secretario General, el Jefe de la

Oficina Ase&dra Jurídico Interna, los organismos de control y demás entidades, relacionadoá don las funciones asignadas al grupo interno de trabajo.

12. Mantener actualizada 'Y sistematizada la documentación relativa a los asuntos relacionadoá con el grupo de trabajo y velar por su correcto archivo y conservación.

13. Las demás 'que le sean asignadas y que por su naturaleza sean afines con las descritas anteriormente.

Por consiguiente de la lectura detenida de cada una de ellas, no se evidencia que le corresponda al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos ejercer una labor de seguimiento sobre la actividad de los supervisores, pues aunque dentro de las carpetas contractuales exista comunicaciones solicitando a los supervisores la remisión de los informes trimestrales e informes finales, esta dependencia lo hace en razón a que dentro del Manual de Contratación y en los Contratos suscritos, se encuentra por parte de los supervisores la obligación de remitir a este Grupo Interno de Trabajo copia de los informes trimestrales de ejecución y del informe final de ejecución, sin que esta actuación pueda interpreterse como un seguimiento a la tarea de supervisión.

Así mismo y teniendo en cuenta lo establecido en la Constitución Política en su artículo 122 cuando menciona que no habrá cargo público que no tenga funciones detalladas en Ley o Reglamento, mal podría la Coordinación de Contratos en realizar una actividad que no le está expresamente señalada en la Ley o Reglamento, como es el seguimiento a la labor de supervisión, puesto que dicha actuación significaría una vulneración a la Constitución, a la Ley y a las disposiciones internas de la Entidad".


La CGR no acoge los planteamientos presentados en su respuesta por el Ministerio teniendo en cuenta que desde el punto de vista de la interventoría contractual existe un incumplimiento del Art. 83 de la Ley 1474 de 2011 y del Numeral 9 del Manual de Contratación, versión 4 "Supervisión o Interventoría

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CONTRALORÍA ' ocETTT,Ittirehl.DELE°"" A A.A,,,,,..eyoNuE:A..,..A.

(Guía de Supervisión), obligatoria en la contratación por cuanto está dirigida a lograr una correcta ejecución del objeto contractual.

Hallazgo No. 10: Publicación mprenta (D)

En los contratos No. 101/2011 FRMRE por $107.300.000 y 096/2011 MRE por $39.750.000, suscritos el 7 de Junio de 2011 y 14 de abril de 2011, respectivamente, se evidenció que el contratista no dio cumplimiento a lo pactado en los respectivos contratos, donde se señala que debía efectuar el pago de los derechos de publicación en la imprenta dentro de un periodo establecido.

En la Cláusula Séptima, Parágl-afo Primero del Contrato "Pagos de los Derechos de Publicación de la Adición y Prorroga dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al perfeccionamiento de la misma Y Cláusula Décima Cuarta. Parágrafo-Publicación "El contratista deberá pagar la totalidad de los derechos de Publicación (...) dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la suscripción del presente contrato".

El pago se realizó de manera +xtemporánea, lo que implica un incumplimiento de las condiciones del contrato. ESte hallazgo tiene presuntaincidencia disciplinaria.


"De conformidad con lo señalado en el artículo 3° de la Ley 80. de 1993 se dirige a que se cumplan los fines estatales, la cortinua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados, la entidad puede utilizar las cláusulas de multas pactada en ef contratos para sancionar de forma directa la tardanza o incumplimiento del contratista, potestad que se debe aplicar cuando con el incumplimiento se puede cuantificar los perjuicios causados por el mismo.

Por ello para el caso en estudio el requisito de publicación en la imprenta es de legalización del contrato, actuación que no tiene incidencia en el desarrollo del objeto del contrato, por ello para la Entidad no es necesario hacer uso de esa potestad, por cuanto no hay perjuicio para la misma, y o hay afectación en el servicio".


La Contraloría no acoge los p anteamientos presentados en su respuesta por el Ministerio, teniendo en cuenta que se inobservó la Cláusula Séptima, Parágrafo Primero del Contrato "Pagos de los Derechos de Publicación de la Adición y Prorroga dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al perfeccionamiento de la misma y Cláusula Décima Cuarta. Parágrafo-Publi ción "El contratista deberá pagar la totalidad de los derechos de Publicación (...) den o de los dos (2) días hábiles siguientes a la suscripción del presente contrato".

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CONTRALORÍA I 1,111r,:arIcr?`"A" E N ERAL DE LA REPÚBLICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

El pago se realizó de manera extemporánea, lo que implica un incumplimiento de las condiciones del contrato, así:

En el contrato No. 101/2011 FRMRE, el Recibo de pago de los derechos de publicación en el diario único de Contratación Pública y extracto único de publicación efectuado el 11 de abril de 2012. No se da cumplimiento a la cláusula Séptima parágrafo Primero del Contrato: Pago de los derechos de Publicación de la adición y prorroga dentro de los dos días hábiles siguientes al perfeccionamiento de la misma. La Prorroga No. 2, modificatorio No 1 y adición No 1 al Contrato No 101-2011 fue suscrita el 30 de marzo de 2012.

En el contrato 096/2011 MRE, el recibo de pago de publicación tiene fecha 26 de abril de 2011 y el contrato fue suscrito el 14 de abril de 2011.

Por lo anterior, el presente hallazgo se mantiene con presunta incidencia disciplinaria.

Hallazgo No. ti: Etiquetas autoadhesivas para expedición de visas.

Producto del contrato No. 157, suscrito el 18 de octubre de 2012, por el Fondo Rotatorio con la 'Unión Temporal Pasaportes 2012, por $42.717,8 millones, cuyo el objeto es: "El suministro de libretas de pasaporte y documentos de seguridad a precios unitarios fijos sin formula de reajuste", a 31 de diciembre de 2012 ingresaron a almacén 400.000 unidades. A la fecha de suscripción de este contrato existían en bodega 1.068 unidades.

Es de anotar que en los tres últimos años, el promedio anual de etiquetas utilizadas ha sido de 75.773 unidades de acuerdo a los registros de la tarjeta de Kardex de almacén. A la fecha de la prueba efectuada a la bodega de almacén del FRMRE (12 abril de 2013), se evidenció en existencias 361.000 unidades de etiquetas de visas equivalentes a $1.131millones.

Si bien es cierto, la entidad debe dar cumplimiento a lo consignado en el Documento 9303 del 2003, por medio del cual se define las especificaciones a las que deben ajustase los pasaportes de lectura mecánica (PLM), las visas de lectura mecánica y los documentos oficiales de viaje de lectura mecánica, se advierte a la entidad sobre el posible riesgo de quedar en desuso un alto número de visas en existencia, al momento de entrar en vigencia la visa de lectura mecánica.

Respuesta de la Entidad:

"En el presente caso y teniendo en cuenta la observación frente al contrato No. 157 de 2012, vale la pena resaltar que éste comprende no solo la expedición de pasaportes con

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CONTRALORÍA I 1:77,0RNA`22.1,":.""A" GENERAL DE LA RO Po NLICA R INSTITUCIONES FINANCIERAS

zona de lectura mecánica, si no en general la totalidad de documentos de viaje colombianos emitidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores. En virtud de la eficacia y economía administrativa, el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores durante el año 2012 mediante la L'elación 02 de 2012 estructuró un proceso de selección que agrupara todos los documentos de viaje con zona de lectura mecánica, esto incluye las etiquetas de visa.

Así mismo y cumpliendo el principio de planeación en la contratación pública, la entidad estructuró el proceso de contratadión con las respectivas vigencias futuras que permitiera la ejecución del objeto contractual hasta finalizado el mes de julio de 2014, además del término previsto por el estatuto general de contratación para las adiciones presupuestales lo que llevaría a la entidad garantizar la expedición de los documentos por aproximadamente 5 años.

En el caso de las etiquetas de isa y como lo indica el órgano auditor en la presente observación, durante los pasado 3 años, el promedio de expedición de las mismas ha sido de más de 75 mil etiquetas, lo que a grandes rasgos y según la planeación de la entidad correspondería a apro imadamente 375 mil etiquetas. tá anterior cifra aproximada, no comprende los incrementos evidenciados durante los -últimos meses en razón al ingreso de extranjeros da países tales como España y Venezuell entre otros por causa de las situaciones propias de cada Estado. Además de lo anterior y producto de los recientes acuerdos comerciales, Colombia se ha posicionado en el (Hundo como una nación de inversión atractiva lo qtre ha propiciado a los extranjeros a ingresar a nuestro territorio, aumentando en forma significativa la expedición de' éste tipo de documentos de viaje.

Complementando lo anterior, es importante resaltar que en virtud de los principios de economía administrativa, eficienOia y eficacia de la administración, la entidad en su proceso contractual evaluó lo ampliamente conocido en materia económica frente a las economías de escala donde un iraje de producción total de este tipo de documentos resulta mucho más económico, azón por la cual solicitó al contratista su producción completa. Conscientes de la gr n cantidad de etiquetas de visa solicitadas, también dentro de su planeación y buscan o la seguridad y conservación de las mismas, el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relac ones Exteriores concibió que su custodia estuviera en cabeza del contratista, el cual si uiendo los parámetros de sus instalaciones (seguridad, condiciones de conservación y c pacidad de entrega) garantizara el debido manejo de esta cantidad de elementos, lo q e permitirá su mantenimiento durante el tiempo de su utilización".


La respuesta de la entidad noesvirtúa lo observado por la Contraloría en razón a que según oficio remitido a es a comisión No. S-DSG-13-021866 del 12 de junio del año en curso, manifiestan 41e "La implementación de las visas con zona de lectura mecánica saldrá a producción COrl la aplicación del Decreto No 0834 del 24 de abril del presente año, el cual entrara en vligencia a partir de 60 días desde su expedición". Por lo

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CONTRALORÍA I :LAIrEGADA N ERAL DE EA REPÚBLICA I a INSTITUCIONES FINANC/ERES

anterior, los argumentos expuestos no justifican el riesgo de que las visas permanezcan en existencia y se pierdan una vez entre en vigencia la visa electrónica, tal como sucedió con los pasaportes convencionales que a la fecha se encuentran en las bodegas de almacén por desuso.

3.1.2 Resultados

3.1.2.1 Plan Nacional de Desarrollo, Plan estratégico y Plan de Acción

El Ministerio de Relaciones Exteriores—MRE, en cumplimiento de la Ley 152 de 1994 y de las directrices del Gobierno Nacional, trabajó en la identificación de prioridades y definición de estrategias y metas de la política exterior para el periodo de gobierno 2010 -2014.

Como resultado de este trabajo se emitió el documento "Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2010-P014 Prospbridad para todos", el cual refleja los principales retos que el país asumirá c en polítléa exterior, así como la importancia del desarrollo y la integración fronteriza en él escenario, documento que fue expedido mediante la Ley 1450 de 2011.

Producto de lilevaluacióh de los objetivos estratégicos que apuntan a las metas trazadas en él Plan Nacional de Desarrollo, se evalúo el porcentaje de cumplimiento que la Cancillería ejecutó durante el 2012, arrojando como niveles de cumplimiento los siguientes resultados:

Tabla No. 10 Nivel de cumplimiento por Objetivo Estratégico.

Objetivo Estratégico % Cumplimiento 1. Generar y aprovechar escenarios para el posicionamiento de Colombia en las dinámicas y temáticas mundiales. 71,65

2. Avanzar en la inserción efectiva en los ejes de integración y desarrollo. 91,08 3. Impulsar la política migratoria y fortalecer el servicio al ciudadano 93,00 4. Fortalecer institucionalmente la Cancillería 97,41 5. Implementar herramientas y modelos que permitan mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integral de Gestión 85,71

6. Desarrollar y fortalecer las habilidades, aptitudes y conocimiento de los funcionarios con el fin dé lograr la pertinencia, compromiso y competitividad de los mismos, con miras a enfrentar los retos ypportunidades que ofrece el Sistema Internacional.

90,45

Fuente: Datos M.R.E. Elaboró: Comisión CGR.

Frente al desarrollo de los objetivos estratégicos, se observa que durante el 2012, el Ministerio alcanzó un nivel de cumplimiento en promedio del 88.4%: Sólo el objetivo estratégico de "Generar y aprovechar escenarios para el posicionamiento de Colombia en las dinámicas y temáticas mundiales" presentó un nivel de cumplimiento inferior al 80% por cuanto:

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CONTRALORÍA GENERAL

CONTRALORA. otLecADA GESTIÓN PÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

- Las actividades relacionadas con "Implementar y hacer seguimiento a los resultados de la Cumbre de Desarrollo Sostenible Rio +20" no cuenta con la meta aprobada por el Comité Directivo y obtuvo un cumplimiento del 50%.

- Las actividades de "Fortalecer la diplomacia cultural en materia educativa del MRE y

de las misiones diplomáticas ep el exterior y "Posicionar la diplomacia deportiva como herramienta de la política exterior con especial énfasis en el desarrollo de iniciativas que vinculen el deporte con 'a búsqueda de la inclusión social y la promoción de Colombia en el exterior" se ejecutaron en el 53% y 66%, respectivamente.

Al evaluar el plan de acción por dependencias, la Oficina del Grupo interno de trabajo Plan Fronteras para la Fbrosperidad y la Oficina de Grupo interno de trabajo Casos ante la Corte Internado al de Justicia, fueron las que más bajo porcentaje de cumplimiento tuvieron du ante el 2012, al registrar el 68.25% y 50%, respectivamente. Ver tabla No. 11.

El porcentaje de cumplimiento el Grupo interno de trabajo Plan Fronteras para la Prosperidad, obedece a que en la actividad "Gestionar y conseguir recursos de cofinanciación con presupuesto gubernamental, regalías, respopáabilidad social empresarial y/o cooperación internacional", la meta presupuestada se cumplió en el

1 51% y, frente a la actividad Ejecutar programas y proyectos de' impacto social y económico en las subregiones de frontera con Venezuela y Ecuador° la nieta se cumplió en un 22%.

Tabla No. 11

Nivel de cumplimiento por Área, Dirección u Oficina

Área del Ministerio de Relaciones Exteriores

Número de metas aprobadas por Comité

Directivo (1)

Número de metas Reportadas a la CGR. (2)

Promedio de cumplimiento (%) (3)

D rección de la Academia Diplomática 9 92

D irección del Protocolo 1 1 100

a irección de Asuntos Jurídicos Internacionales

4 4 98,75

oficina Asesora de Planeación y Desarrollo • rganizacional

6 85,3

rupo interno de trabajo Plan Fronteras cara la Prosperidad

4 4 68,25

rupo interno de Trabajo de omunicaciones Internas y Externas

3 ,

, 3 97

rupo Interno de Trabajo de Prensa 10 10 91,5

rupo Control Interno de Gestión 3 3 95

o rección de Asuntos Culturales 11 12 76

o irección de Asuntos Económicos, Sociales b Ambientales Multilaterales

3 5 90

D irección de Cooperación Internacional 7 6 86

D irección de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario

4 4 82

J. rección de Europa 6 6 89,2

o irección de América 8 8 99,3

e irección de Asia, África y Oceanía 5 5 100

9 irección de Soberanía Territorial y o esarrollo Fronterizo

11 11 95

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CONMALOMA DelEOADA CONTRALORLA I GEsTIo.,... 01:14ERAL OE LA REPÚBLICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Tabla No. 11 Nivel de cumplimiento por Área, Dirección u Oficina

Área del Ministerio de Relaciones Exteriores

Número de metas aprobadas por Comité

Directivo (1)

Número de metas Reportadas a la CGR. (2)

Promedio de cumplimiento (%) (3)

Grupo interno de trabajo Casos ante la Corte Internacional de Justicia 1 50

Dirección Administrativa y Financiera 3 3 100 Dirección del Talento Humano 2 2 85 Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano 5 7 92

Dirección de Gestión de Información y Tecnologia. 8 5 62,5

Oficina de Control Disciplinario Interno 4 4 100 Grupo interno de Trabajo de Servicios Generales 3 3 100

Grupo interno de trabajo de asuntos institucionales ante organismos 'nternacionales -

6 5 93

Lucha contra los iliCitos transnacionales y amenazas a la seguridad (Delito) 4 4 100

Grupo interno de trabajo de desarme' 4 4 99 • 119 135 89,49

Columnas (1), (2) y (3). Elaboró Comisión CGR.

De otra parte, S Grupo interno de trabajo Casos ante la Corte Internacional de Justicia en el "desarrollo de la actividad de "Coordinar la estrategia de defensa de Colombia en el Siso de Ecuador y Nicaragua ante la Corte Internacional de Justicia (CIJ), mediante la celéttración de reuniones de trabajo internas e institucionales, consultas con los asesores intbthacionales, identificación de aspectos relevantes para las audiencias de fondo a realizarse en septiembre de 2013, en el caso de Ecuador y la estrategia de comunicaciones. y otras de carácter logístico para la audiencia de lectura del fallo en el litigio de Nicaragua", el nivel de cumplimiento fue del 50%.

En cumplimiento promedio del Plan de Acción del MRE y del Fondo del MRE por la vigencia 2012 fue del 89.49%.

Hallazgo No.12: Formulación de los Indicadores de Seguimiento

El MECI, adoptado mediante el Decreto 1599 de 2005, en el Subsistema: Control de Gestión, Cómponente: Actividades de control, Elemento: Indicadores, establece un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permitan observar la situación y las tendencias de cambio generadas, determinando con ello como se ejecutan o se llevan a cabo los procesos, al igual que las tendencias de cambio en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 6° de la Ley 872 de 2003, la norma técnica de calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, en su numeral 8.2.3, Seguimiento y medición de los procesos, establece que la entidad se debe

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CONTRALORÍA CONTRALIDIFOA oeLeaa DA

/ GESTION PUBLICA GENERAL DE LA HE PU e icA ■ E INSTITUCIONES FINANCIERAS

asegurar de realizar mediciones para evaluar y monitorear el desempeño de sus procesos, facilitando la gestión interna de estos y el seguimiento por parte de los clientes y las partes interesada

De otra parte, el Departamento Nacional de Planeación, a través del documento "Guía Metodológica para la Formulación de Indicadores" establece los parámetros sobre los cuales se deben con truir los indicadores y define como características, que los mismos deben ser clar s, relevantes, económicos, medibles y adecuados, además, la elaboración de l hoja de vida del indicador con información de identificación, programación y seguimiento.

Producto de la evaluación I Plan de Acción del Ministerio de Relaciones Exteriores, se evidenció lo sign ente:

1. Debilidades en la correlació existente entre el planteamiento de la unidad de medida frente a la fórmula de I s indicadores que miden las actividades 1, 12, 16, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 55, 56, 7, 58, 60, 64, 65, 81, 82, 84, 86, 87,94, 97, 98, 99, 100, 101, 102, 104, 105, 107, 112, 118, 121, 130, 131 y 132; por cuanto lo que mide la fórmula del indicador está en unidades, pero le unidad'elp medida está expresada en porcentaje; situa ión que impide evaluar el verdadero impacto en la consecución de la meta apr bada al igual que determinar las tendencias de cambio y los objetivos alcanza os en la gestión adelantada por la Entidad.

A manera de ejemplo, la activic a Colombia como un país líder Amenazas a la Seguridad", plante

ad 1 del Plan de Acción relacionada con "Posicionar en la lucha contra los Ilícitos Transnacionales y las a:

Unidad de medida: Fórmula del indicador es:

Meta aprobada por el Comité:

"Porcentaje" "Número de actividades realizadas/Numero de actividades programadas*100 100

Sin embargo, la Entidad descri e que en el desarrollo de esta actividad "Durante el primer semestre de 2012 se con retaron los lineamientos de la Reingeniería, los cuales fueron aprobados por los País s Miembros. Sin embargo hasta el final del primer semestre no se pudo concretar la contratación de la Fundación Getulio Vargas y la CEPAL. En cuanto a los aspecto temáticos, se avanzó de forma importante en todas las áreas estratégicas, destacando I decisión que se propondrá sobre el tema de Minería Ilegal. Se realizó la Segunda se ión de la Trigésimo quinta Reunión del Consejo Andino de Ministros de Relaciones ExterIres en forma ampliada con los Representantes ante la Comisión de la Comunidad Andin , en la que se aprobó la Decisión 773 "Reingeniería del Sistema Andino de Integración".

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CONTRALORÍA I = =:,,E0ADA NSTIT= ,

GENERALD E UCIONES

FINANCIERAS

De lo anterior, la entidad reporta un 100% de cumplimiento con la realización de las 2 visitas; pero el documento aprobado por el Comité plantea como meta 100, hecho que deber ser directamente proporcional con lo establecido en la fórmula del indicador, el cual busca es evaluar la razón entre la actividades programadas y actividades realizadas.

En el seguimiento adelantado por la CGR, se evidenció que el Comité Directivo no estableció con claridad cuántas actividades quedaron programadas para ejecutar durante el 2012 en el desarrollo de la actividad 1 del Plan de Acción.

2. La entidad reportó cumplimiento de las siguientes actividades:

"Acompañar y apoyar actividades culturales de Colombia en el exterior".

-

"Fortalecer el compromiso de la Cancillería con la promoción y difusión ante la comunidad internacional de los valores culturales de las Comunidades Negras Afrocolombianas Raizales y Palanqueras como mecanismo para dar a cbilocer la riqueza del patrimonio cultural de estas comunidades y abrir nueVos escenarios de diálogo con otras comunidades afines".

"Orientar á los connacionales en el exterior sobre la ley de víctimas".

-

"Divulgar la ley de víctimas".

"Implementar y hacer seguimiento a los resultados de la Cumbre de Desarrollo Sostenible Rio+20".

- "Implementar la estrategia de política exterior para la promoción de la agenda social del país".

Sin embargo, las metas reportadas por el Ministerio para estas actividades, no fueron aprobadas inicialmente por el Comité Directivo, lo que dificulta conceptuar sobre su real cumplimiento, efectividad y eficacia en el desarrollo de las mismas.

3. En la gestión reportada por la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional y la Dirección de la Academia Diplomática, reporta el desarrollo de actividades y metas; no obstante, se evidencia que las mismas no fueron aprobadas por el Comité Directivo.

4. La Dirección de Gestión de Información y Tecnología reportó el cumplimiento de cinco (5) actividades, teniendo en cuenta que el Comité Directivo le aprobó para la vigencia 2012 ejecutar ocho (8) actividades.

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CONTRALORÍA =Tritt:LEGA" GENERAL DE lA CONTRALORÍA

PEÍ BLICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Lo anterior evidencia debilidades en la adecuada planeación y formulación de indicadores, lo que dificulta determinar el verdadero impacto y alcance en la gestión llevada a cabo por la Cancillería en el cumplimiento del Plan de Acción.


"Frente al numeral 1: La Entidad la fórmula empleada, la Unidad relación de las actividades señala planificación y los resultados (...)"

djunta un cuadro que contiene el número de actividad, e Medida y el Resultado "í..) donde se presenta la as en el informe donde se observa la coherencia de la

Frente al numeral 2: La Entidad Sistema Integral de Gestión, e operación establece: "Aquellas m i de realizada su aprobación deben a la Oficina Asesora de Plane modificación del plan de acción n Así mismo, la Entidad adjunta u meta lograda y una breve descrip

manifiesta que "I. j ha establecido en el marco del procedimiento DE-PT-22, que en sus políticas de

dificaciones que se realicen al plan de acción, después ser solicitadas por escrito con su respectiva justificación ción y Desarrollo Organizacional", por lo tanto las son aprobados por el Comité Directiva' (...)" cuadro que contiene cada' actividad, sus soportes, la

ión de los logros obtenidos.

Frente al numeral 3. La Entida manifiesta que "í..) ha establecido en el marco del Sistema Integral de Gestión, el procedimiento DE-PT-22. (...)".

Frente al numeral 4. La Entida. Sistema Integral de Gestión, el pr' que "(...) Estas modificaciones f julio de 2013 a través de correo el

manifiesta que "I.) ha establecido en el marco del cedimiento DE-PT-22. (...)". Adicionalmente, manifiesta eron solicitadas por la Dirección de TICS el día 17 de ctrónico. (...)"

Finalmente, la Entidad manifiesta en el procedimiento DE-PT-22 (1 para la formulación del plan de ac la adecuación y coherencia del pl estratégico sectorial y el plan esta

que "(...) En este sentido, y tal como se puede observar nexo 3), la Entidad tiene establecida una metodología ción en donde se determina los criterios para garantizar n de acción con el Plan Nacional de Desarrollo, el plan tégico institucional (...)".


Los argumentos expuestos n desvirtúan el hallazgo. Si bien es cierto que la entidad tiene establecido un pr cedimiento para la elaboración del Plan de Acción, el mismo no desvirtúa la debil dad existente por parte de la Administración en la elaboración de los indicadores de seguimiento que miden el cumplimiento de las actividades.

Igual sucede con las activid des y metas que fueron ejecutadas, pero que inicialmente no fueron aproba as por el Comité Directivo, toda vez que la entidad

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CONTRALORÍA ' 1=critter"A" EPICA e INSTITUCIONES FINANCIERAS

no allegó la decisión final tomada por este órgano interno frente a las metas establecidas.

Finalmente, analizando el procedimiento DE-PT-22, en su numeral 7 no establece lo manifestado por la Entidad en la respuesta del hallazgo, en el sentido que "(...) por lo tanto las modificación del Plan de Acción no son aprobados por el Comité Directivo /J. Por lo expuesto, el hallazgo se mantiene.

3.1.2.2 Plan de Mejoramiento

El Plan de Mejoramiento suscrito por el Ministerio con la Contraloría General de la República a 31 de diciembre de 2012 está conformado por cuarenta y cinco (45) hallazgos. En el seguimiento efectuado por la CGR, se evidenció que treinta y uno (31) hallazgos tienen un porcentaje de cumplimiento del 100%.

Los siguientes son los hallazgos, los cuales deben ser retirados del nuevo Plan de mejoramiento que suscriba la Entidad:

Tabla No. 12 Hallazgos cumplidos por el MRE

1-2011.b) • 2-2011 a) 2-2011 b) H. 3-2011 H. 4-2011 H. 54011 a) H. 6-2011 FI. 7 - 2011 H. 19-2011 a) H. 19-2011 b) H. 242011 a) H. 25-2011 H. 26-2011 H. 28-2011 H. 29-2011 H. 304011 a) H. 32-2011 a) H. 32-2011 b) H. 32-2011 c) H. 33-2011 H.3442011 H.35-2011 H.36-2011 H.37-2011 H.41-2011 H. 44-2011 H. 2-2010 H. 18-2010 H.3-2009 H.5-2009 H. 13-2008

Fuente: Equipo Auditor

En el hallazgo H. 1-2011 a), se evidenció que la entidad no cumplió con la meta establecida 31 de diciembre de 2012. De igual forma, trece (13) hallazgos continúan vigentes y deben ser incluidos en el nuevo plan.

Se concluye del seguimiento efectuado, que el Ministerio a 31 de diciembre de 2012 cumplió con el 91,6% de las actividades y ha avanzado en el 85% frente al Plan de Mejoramiento total.

Con relación al plan de mejoramiento suscrito por el Fondo con la Contraloría General de la República a 31 de diciembre de 2012 constaba de setenta y dos (72) hallazgos y sobre los cuales, en el seguimiento efectuado por la CGR, se evidenció que cincuenta y uno (51) hallazgos tienen un porcentaje de cumplimiento del 100%.

Los siguientes son los hallazgos, los cuales deben ser retirados del nuevo Plan de mejoramiento que suscriba la Entidad:

59

CONTRALORÍA I =Ticrit,tr.°2""" GENERAL DE in HP eLtcA 1 E INSTITUCIONES FINANCIE ins

Tabla No. 13 II z os cumplidos por el Fondo

-1. 8-2011 H. 9-2011 H. 17-2011 a) H. 22-2011 H. 48-2011 H. 49-2011 H. 50-2011 11. 51-2011

-1 52-2011 H. 53-2011 H. 1-2010/2011 a) H. 11.2010/201 o) H.2-2010/2011 H. 2-2010/2011 c) H. 3-2010/2011 H. 4-2010/2011

-1 5-2010/2011 H. 6-2010/2011 EL 8-2010/2011 Ft 9-20102011 EL 10-2010/2011 á H. 10-2010/2011 b)

+11-2010/2011 1-1.12-2010/2011 1-113-2010/2011 b) H.1j2010/2011 o) 1-1.13-2010/2011 d) H.13-2010/2011 e) 11.13-201020111) H13-20102011 0)

1 13-2010/2011 h) 1+13-2010/2011 i) H.13-20102011 j) H.1:-2010/2011 k) H.13-2010/20111) H.13-2010/2011 m) H.13-2010/2011 n) 11.13-2010/2011 8)

+13-2010/2011 o) H 13-2010/2011 p H.13-2010/2011 q) H.1 ( -2010/2011 r) 11.13-2010/2011 s) 11.13-2010/20111) H.13-2010/2011 u) 11.13-2010/2011 y)

1.1-2010 H.5-2010 H. 7-2009 11 55-2009 EL 59-2009


En los hallazgos H. 7-2010/2011 a), H. 7-2010/2011 b), H. 15-2011 a), H. 15-2011 b), H. 15-2011 c), H. 16-2011, . 18-2011, H. 20-2011, H. 1-2010/2011 b) y H.13-2010/2011 la entidad no los cumplió, según las meta establecidas a 31 de diciembre de 2012. Once (11) hallazgos continúan vigentes y deben ser incluidos en el nuevo Plan. Se concluyedel seguimiento efectuado, que el Fondo, a 31 de diciembre de 2012, cumplió coi el 80.30% de las actividades y ha avanzado en el 81,48% frente al Plan de Mejor miento total.

3.1.2.3 Proyectos de inversión Pondo Rotatorio

Los proyectos del Fondo Rot tienen por objetivo aumentar Ministerio de Relaciones ExtE

torio son un conjunto de planes detallados que a productividad en la prestación de servicios del riores, mediante el uso óptimo de los recursos

asignados o propios en un plazo razonable.

De esta forma, los proyectos de inversión que evaluó el equipo auilitor fueron:

• Adquisición de sedes en el exterior— Internacional • Mejoramiento y Mantenimiento de la infraestructura del sector • Adquisición y Reposición de Hardware y software para la Cancillería

Los tres proyectos de inversió evaluados, presentan ie siguiente ejecución para la vigencia 2012:

Tabla No. 14 Ejecución de los Proyectos de Inversión

Cifras en millones

ADQUISC ION DE SEDES EN EL EXTERIOR - INTERNACIONAL 22.500 22.286 22.285 22.286 99,05%

MANTENIACINTO DE LA INFRAESTRUCTURA DEL 17.850 17.8113 17.671 15.332 147 2.339 99,82% A00UISILIUNYREPOSICION DE HARDWARE YSOMINARE PARA LACANCILLER1A 6.500 6.498 5.637 2.509 861 3.128 99,97%

Fuente: Dirección Adminis rativa y Financiera del MRE/ Preparó: Grupo Auditor

60

CONTRALORÍA l c17LALZIAr- E IN

, I ST/TUCIONES FINANCIERAS

Provecto Adquisición de Sedes en el Exterior— Internacional

El objetivo del proyecto es disminuir el gasto por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles en el exterior, dado que no se cuenta en todas las Misiones con sedes propias. Inicialmente se determinó dentro de las necesidades para cubrir durante la vigencia 2012, la compra de las sedes de la Embajada y el Consulado de Colombia en Quito, los Consulados de Buenos Aires y Madrid, así como la Embajada de Colombia en Santiago de Chile.

A 31 de diciembre de 2012, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio cuentan con 121 Misiones acreditadas en el exterior (66 consulados, 51 embajadas y 4 delegaciones), y las sedes en Colombia la Casa de Marques de Valdehoyos en la ciudad de Cartagena, la sede principal de la Cancillería en Bogotá y los puntos de atención al público.

Finalmente, se concluyó que las sedes que se iban a adquirir eran las siguientes: Consulado en Quito, Embajada en Santiago de Chile, Embajada en Quito, Consulado en Buenos Aires, Consulado en Santiago de Chile, Embajada de República Dominicana-Residencia, Embajada en Guatemala, Embajada de República Dominicana-Oficinas, Oficinas del Consulado en Panamá.

Evaluación Contable y Financiera

El presupuesto asignado para este proyecto en la vigencia 2012 fue de $22.500 millones, financiado en su totalidad con recursos propios generados por el Fondo. En la compra de las sedes se giro $22.286 millones, los cuales se pagaron en su totalidad. El porcentaje de ejecución fue del 99.05% del valor apropiado.

Tabla No. 15 Ejecución de recursos en la Adquisición de sedes.

Cifras en millones

Misión ylo Oficina

Consular

Valor en Pesos de la

compre según

escritos Me off clo 028

ValorGlrado en

Dólares.

Valor Escritura en

dolam

Reintegro Segun

SISE'

Embajada de Colombia en Quito 1.164.130910,00 650.LLO,W 650.00000 O Consulado de Colombia en Quito L071.276.400,00 972282 Consulado de Colombia

Buenos Aires 1.195.451559,00 672.066,00 625.00101 O Embajada de Colombia

Santiagode Chile 3.642.046.813,01 2.0130.678,00 1.995.412.47 5265,52

Consulado de Colombia en

Sandagode Chile 3.936.934.443M 2.196. 976.19

97859,24

8.100,00

Embalada de Colombia Santo Domingo

6220.939.225 1.942.500,00 1.851.400.00 O 1.811.250,LO 1.902.350.00

Embajada de Colombia en Guatemala 3.414162.00000 O Consulado de Colombia Panana 1.090.579.435,02 612.10100 580000110 5204,3 trirÁtá0t10$ ,I I ,2zipletWloo 'Sistema de Int ormacion de Servicio al Exterior

61


Evaluación de la Gestión del royecto

CALIFICACION SCI: EFICIENCIENTE I CQ

CONTRALOR I ::=LzteD."--- OENERNL RE CONTRALORÍA

e LICA I E INwrieuCtOtiED FINANCIERAS

Es de anotar que la adquisición de las sedes se realiza en moneda diferente al peso, por lo que al cierre del periodo y por efectos de la tasa de cambio se presenta un sobrante.

Evaluación de los mecanisms de Control Interno

La calificación total es 1.297que lo ubica en el rango de Eficiente, lo cual determina la calidad y eficienci del mismo.

Tabla No. 16 Calificación de Control Inte no del Pro ecto Ade uisición de Sedes en el exterior

TOTAL CALIFICACI • N - PONTAJE

Este proyecto se encuentra en lejecución, el cual está planeado hasta el 2014. Una vez evaluados los aspectos chntables, presupuestales, de gestión y resultados y los mecanismos de control interno, se estableció para este proyecto, una calificación de 92,72, que lo ubica como favorable tal como se indica en la tabla No. 17.

Tabla No. 17 Calificación de la Gestióli del Provecto Adquisición de Sedes en el E dor

COMPONENTE PRINCIPIO FA CTORES A EVALUAR

Ponderación

de cada Factor

Calificacion Equipo

Auditor

Coesonclacion

ciditicesion

Califinción Componente

CONTROL DE

GES110N Y

RESULTADOS

(6094

EFICACIA

(40%)

Co aertura 100 40

54.576

Absorción de la Demanda

actual. 20% 07 17,4

Re pitado Anal 90 36

aato%) Factor. 93,4 i i

ECONOMIA

(40%1

Camddad de

As °financiamiento 50% 90 45

A cuelen Presupuestal 98 49

Subtotal Factor.

CALIDAD

(20%)

O ortunidad 25% SO 20

A esIbilidacl 25% SO 70

CoatInuiclad 25% 00 20

Precisión 25% RO 20

Subtotal Factor. 93

Total Factores Evaluados Sega Ponderación 90.9E

CONTROL

FINANCIERO

0090

Eficacia V

Economia

(109%)

Gestión Financiera 109% 90,02 98.8) 19,65

Subtotal Feder. 98,82

Total Factores Evaluados Sega Ponderación 98,82

EVALUACION

MECANISMOS

DE CONTROL

INTERNO

(10%)

Eficacia y

Eficiencia Ca

(100%)mecanismos

ln

dad %confianza de los

de Control

orno

85 85 8.5

Subtotal Factor. 85

Total Factores Evaluados Según Ponderación 85

Calificación componentes evaluados 91,722

Elaboro: Equipo Auditor

62

CONTRALOPIA DELEGADA CONTRALORÍA GESTIÓN PIAILICA GENERAL DE LA REPÚBLICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Proyecto Mejoramiento y Mantenimiento de la Infraestructura del Sector.

El Fondo apropio recursos con el objetivo adecuar, ampliar y construir nuevas áreas para mejorar tanto el funcionamiento como para brindar mejores condiciones locativas en oficinas, alojamientos, puntos de atención al público, en las diferentes sedes de las Misiones y Consulados Colombianos acreditados en el exterior.

Con el fin de fdrtalecer institucionalmente la Cancillería y mejorar la prestación de los trámites y Servicios consulares en el exterior, este proyecto tiene como finalidad:

> Dotación de las Misiones Diplomáticas y Consulares.

> Mantenimiento de Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares.

> Restauración de la Casa del Marqués de Valdehoyos.

Tabla No. 18 Recursos Destinados al Proyecto

Cifras en millones

O 01

Consulados 115,56 4.207,33 2.008,57 1.186,39

Embajadas 834,44 11.163,56 4.852,46 1.631,65 Casa del Marques de

Valdehoyos 2.254,00 4.186,96 2.025,00

Fuente: Dirección Admirativa y Financiera Preparó: Grupo Auditor

Con cargo a este proyecto, se suscribió el contrato para la restauración integral y adecuación funcional de la casa del Marqués de Valdehoyos de propiedad el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

Evaluación Contable y Financiera

Este proyecto inició en la vigencia 2011, para lo cual se apropió recursos por $950 millones y para el 2012 por $17.850 millones, cuya fuente de financiamiento son los recursos propios que genera el Fondo. Del valor apropiado se comprometieron $17.818 millones, se obligaron $17.671 millones y se efectuaron pagos al cierre de la vigencia auditada por $15.332 millones lo que indica que su ejecución fue del 99.82% del valor apropiado. Este proyecto cuenta con la aprobación de vigencias futuras hasta el 2014.

63

Tabla No. 19 Calificación de Control lntem del Proyecto Mejoramiento y Mantenimiento TOTAL CALIFICACION- PUNTAJE CALIFICACION SCI: EFICIENCIENTE / N DEFICIENCIAS / INEFICIENTE VALORES DE REFERENCIA

Ran. CallficackSn


CONTRALORÍA`eGETZNAL:uter--

Para la restauración y adecuac ón de la Casa del Marqués se suscribió el contrato No. 224 el 26 de diciembre de 2012, por $8.465,80 millones. Dicho contrato cuenta con la aprobación de vigencias futuras y para la vigencia 2012 compromisos por $2.254 millones, los cuales se obligaron y se constituyeron como cuentas por pagar en su totalidad.

Es de anotar que de acuerdo con la forma de pago del contrato 224 de 2012, estipulada en la cláusula terce a-forma de pago, se realizaba un primer pago en calidad de anticipo por $2.254 millones, el cual se incluyó como cuenta por pagar presupuestalmente pero no se reflejó en los estados contables del fondo ya que efectivamente no se desemboleó el anticipo.

Igualmente, se suscribió el cohtrato No. 225 el 27 de diciembre de 2012, cuyo objeto es interventoría técnicá, administrativa, financiera, legal y contable del contrato No. 224 de 2012 (Restauración Casa del Marqués de Valdehoyos) por $222,52 millones los cuales se constituyeron como reserva presupuestal $146,51 millones y como cuentas por págar $76 millones.

Evaluación de los mecanismos de Control Interno

La calificación total es 1,28 iue lo ubica en el rango de Eficiente, lo cual determina la calidad y eficienci del mismo.

Evaluación de la gestión del royecto

De acuerdo con información d I DNP, el proyecto inició en la vigencia 2011 y su fecha de terminación es para 1 2014, cuyo costo total proyectado es de $19.339 millones. (Precios constantes 2 11).

Una vez evaluados los as ectos contables, presupuestales, de gestión y resultados y los mecanismos e control interno, se estableció para este proyecto, una calificación de 91,20 tal co o se indica en la tabla No. 20.

64

CONTRALORÍA GESTIÓN püeLicA CONTRALORIA DELEGADA

L' HENAL DE LA REPÚBLICA I e INSTITUCIONES FINANCIERAS

Tabla No. 20 Calificación de la Gestión del Proyecto Mejoramiento y Mantenimiento del Sector

COMPONENTE PRINCIPIO FACTORES A EVAWAR

Ponderación de cada

Factor

Calificadon &Rapo

Auditor

Consolldadon

calificacion Calificación

Componente

55,03

CONTROL DE GES110N Y

RESULTADOS (60%)

EFICACIA

(40%)

Cobertura 4091 100 40.0 Absorción de la Demanda actual.

20% '° 18,0

Resultado Final 92 *8 Subtotal Factor. 94.8

ECONOMIA (al

Capaddad de

Autof I nanciamiento 506 90 as

Ejecución Presupuestal Sublotal Falda, 94,5

CIUDAD 170%)

da

Oportunid 15% 80 240

Atte5113111clad 15% 80 950 Continuidad 15% RO 20.0 Precisión 25% 80 *0

SUbtotat Factor. 80,0

TOS Factores ~nadas SEO Ponderación 9471

CONTROL FINANCIERO

(30%)

Oleada y Economia

(107%)

Gestión Financiera 1W% 92 92 27,60

Subtotal Factor. 92 Total Factores Evaluados Semi Ponderaddn

EVALUACION MECANISMOS DE CONTROL

INTERNO (10%)

Eficacia y Elidenna

(100%1 Calidad y confianza de los mecanismos de Control Interna

1W% 85,68 668 831

Subtotal Factor. 668 Total Factores Evaluados Según Ponderación 668

Calificación componentes enluados 91,20


De acuerdo con los resultados obtenidos, la apreciación de la gestión y los resultados del proyecto durante el 2012 es favorable toda vez que resultado de la ponderación de los componentes es superior a 80 puntos.

En la evaluación del proyecto se estableció el siguiente hallazgo:

Hallazgo No. 13: Gestión documental: Seguimiento del Proyecto Mejoramiento) Mantenimiento de la Infraestructura del Sector.

El Decreto 2844 de 2010, artículo 28, respecto de los proyectos de inversión de las Entidades Públicas estableció que los "Reportes de seguimiento a los proyectos de Inversión. Las Entidades ejecutoras deberán reportar mensualmente al sistema que administra el Departamento Nacional de Planeación el avance logrado por el proyecto durante ese periodo. Las Oficinas de Planeación de las Entidades ejecutoras, o quien haga sus veces, serán las responsables de verificar la oportunidad y calidad de la información registrada en el Sistema (...)".

En el seguimiento realizado a este proyecto, se observa que durante la vigencia 2012, se presentan diferencias entre los valores reportados por la entidad a esta comisión de auditoría referente a la ejecución presupuestal para cada una de las

65

CONTRALORÍA' "

actividades del proyecto, frente a los registrados que figuran en el SPI del DNP", así:

Tabla No. 21 Valor vigente asignado en el 2012.

En millones de pesos

Actividad Según Según Según Entidad (oficio

S-GFSE-13-020433 Diferencia

Dotación de bienes muebles, máquinas para las misiones diplomáticas consulares de Colombia en el exterior.

equipos y y 5.066 5.346 280

Mantenimiento y reparaciones locativas bienes inmuebles de las misiones diplomáticas consulares de Colombia en el exterior.

de los y 10.364 10.699 335

Restauración y adecuación de a Casa del Marqués de Valdehoyos ubicada en Cartagena de Indias.

2.479 2.476 -3

Total 17.909 18.521 612 Fuente: DNP, Secretaría General. Elaboró: Equipo Auditor

Así mismo, no fue posible determinar la fecha inicial de ejecución de cada una de las actividades que conforman el proyecto ni evaluar el nivel de cumplimiento, de efectividad, de eficiencia y de estión, de cada uno los indicadores registrados por el DNP (Plan de Mantenimi nto de Embajadas, Plan de Mantenimiento de Consulados, Plan de Dotación de Embajadas, Plan de Dotación:de Consulados, Interventorías Realizadas, Sedes dotadas con bienes muebles y Sedes beneficiadas con mantenimien o) y que sirven para evaluar el grado de avance u de cumplimiento del Proyecto, toda vez, que la entidad no reporte la relación de cada uno de los contratos y compras con su correspondiente valor que se suscribieron durante el 2012 p ra el cumplimiento de los indicaderes y metas del - proyecto.

Por lo anterior, se limita la confrontación y evaluación del verdadero impacto que ha tenido el desarrollo del prOyecto desde el punto de vista de avance físico, financiero y de gestión. Adicignalmente, no se aplica el principio de publicidad, impidiendo a la comunidad realizar control social.


"(...) En relación a las diferen ias a las que se hace referencia entre los valores reportados por el Ministerio de Relaciones Exteriores y los valores registrados en el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión — SPI es importante realizar las siguientes aclaraciones:

" Página web Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI). https://spi.dnp.gov.co/ sección Consultas.

66

CGE

ORN

ATL o

R ALA

LROR

BLÍ

IACA l

GrgNUCZ

IONCSA"

IN"A

C"IE RA

a. Los valores incluidos en la tabla remitida por usted bajo el título de "Según DNP" no corresponden a los niveles de ejecución presupuestal de las actividades del proyecto. Los valores que registra el SPI en la sección de Actividades bajo el título de "Valores Vigentes 2012" corresponde al presupuesto asignado por actividad para la vigencia 2012, y no a los niveles de ejecución. Anexa pantallazo de la página web del DNP.

b. Cabe resaltar que los valores incluidos en la tabla de su comunicación se presenta un error, puesto que para la actividad Dotación de bienes muebles, equipos y máquinas para las misiones diplomáticas y consulares de Colombia en el exterior; el valor vigente para 2012 es de $5.006 millones y no $5.066 millones como se incluye en la observación remitida. Realizando esta corrección la suma de los valores asignados a cada una de las actividades es equiválente a la apropiación del proyecto para la vigencia 2012 de $18.850 millones.

a En el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión — SPI no es posible consultar los niveles de ejecución presupuestal por actividad, sólo de manera general para el proyecto. Anexa pantallazo de la página web del DNP.

d. Frente a la informaóión remitida por el Ministerio en el Oficio S-GFSE-13-020433, es importante mencionar que los valores que deben tenerse en cuenta para el cálculo corresponden a los Giros Definitivos en donde ya se ha descontado los reintegros que realizan las misiones en el exterior.

En ese sentido los valores de ejecución son los siguientes:

Actividad Ejecución (En Pesos) Dotación de bienes muebles, equipos y máquinas para las misiones diplomáticas y consulares de Colombia en el exterior $4.960.022.820,41

Mantenimiento y reparaciones locativas de los bienes inmuebles de las misiones diplomáticas y consulares de Colombia en el exterior $10.371.729.140,23

Restauración y adecuación de la Casa del Marqués de Valdehoyos ubicada en Cartagena de Indias $2.330.009.464,00

TOTAL $17.661,761.425 Pagó de Impuesto 4x1000 $9.320.037,85

TOTAL $ 17.671.081.462,49

Valores que corresponden 'con las obligaciones registradas en el SPI para la vigencia 2012.

Finalmente en referencia al principio de Publicidad, cabe anotar que el resumen ejecutivo del proyecto para la vigencia 2012 se encuentra publicado en la página web de la entidad en la sección de Direccionamiento Estratégico—Proyectos de Inversión. Adicionalmente este documento y el anexo con la ejecución a Diciembre también se encuentran publicados en el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión del DNP en la sección de Consultas. (...)".


Los argumentos expuestos por la entidad no conllevan al retiro del hallazgo. Si bien es cierto que aportaron impresiones con los pantallazos que sobre la

67

C O NT RALO R íA rgn"1:1.?""" GESTION oLne.....L DE LA REPÚBLICA e INSTITUCIONES FINANCIEAAS

ejecución del proyecto tiene el DNP, se evidencia que persisten las diferencias en las cifras publicadas en esa página frente a lo reportado por la Entidad. Tal es el caso que el valor total de los giros efectuados para las tres actividades del proyecto deben coincidir con l?s compromisos publicados, o lo mismo, los giros definitivos o ejecución que presenta la entidad en su respuesta, deben coincidir con los pagos efectuados en la página web del DNP, situación que tampoco concuerda. Así mismo, frente a la actividad Dotación de bienes muebles, equipos y máquinas para las misione diplomáticas y consulares de Colombia en el exterior; el valor vigente para 012 es de $5.006 millones y no de $5.066; hecho que conlleve a que ratificar el allazgo, por cuanto la diferencia ya no es de $280 millones, sino de $340 millone . Por lo anterior, la diferencia inicial presentada por la CGR ya no es de $612 millo es, sino de $672 millones.

Cabe mencionar, que según lo manifestado por la Entidad, estas diferencias obedecen, principalmente a qu las cifras del SIIF son estáticas a 31 de diciembre de 2012 y son reales a esa fe ha, pero no incluyen los reintegros que posterior a esa fecha realizaron las misionrs diplomáticas, como tampoco el 41000 así como el diferencial cambiario.

Adquisición y Reposición de Hardware y software para la Canpjjlería

Tiene como objetivo actualizar y modernizar el hardware y softwqre del Ministerio y de las Misiones Diplomáticas, para alcanzar los estándares y Metas de calidad en la prestación de servicios, integrar la información en un sisteme de gestión de datos (misional y de apoyo), agilizar el flujo de la información, disminuir la carga de atención en ventanilla e incrementar el alcance del servigio a nivel mundial.

Para el período 2011 a 2014 1 DGIT planteó desarrollar cinco (5) sub proyectos: Actualizar las aplicaciones aco des con la dinámica de la Entidad y con las nuevas tecnologías, Implementar una intranet a escala mundial con herramientas de mensajería y colaboración, avanzar en la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea, ampliar y donsolidar la infraestructura de hardware, software y comunicaciones y, fomentar la cultura informática de los usuarios y profesionales de TIC.

Evaluación Contable y Finan iera

De acuerdo con información proyectado de $48.048 millone mismo, durante el 2012 se cel gastos de inversión y cuatro ( de estos contratos se apropia

del DNP, este proyecto tiene un costo total s (precios constantes 2011). Para el desarrollo del 3braron treinta y dos (32) contratos por el rubro de ) por gastos de funcionamiento. Para la ejecución on recursos por $6.500 millones, de los cuales, al

68

CONTRALORÍA IETT,I.1."`ZPOILAIODA"""A GENERAL DE LA REPOGLICA 1 E GISTITUCIONES FINANCIERAS

cierre de la vigencia, se comprometieron $6.496 millones, se obligaron $5.637 millones y se pagó $2.509 millones, reflejando una ejecución del 99.97%.

Tabla No. 22 Ejecución presupuestal. Proyecto de Adquisición de Hardware y Software.

Cifras en millones de pesos

Actividades del proyecto Valor Inicial '2012

Valor vigente 2012

Valor de contratos Ejecutados año 2012

674.601.763 lActualizar aplicaciones acordes con la dinámica de la entidad y con as nuevas tecnologías 900.000.000 649.832.235

2.Implementar una inttanet a escala mundial con herramientas de mensajería y colaboración 1.720.000.000 494.000.000 651.172.204

3. Avanzar en la impletnentación de la estrategia de Gobierno en ínea, ampliando la oferta de información, trámites y servicios en Mea, mejorar su calidad y fomentar la e-participación.

600.000.00 0 983.931.899 760.650.917

4. Ampliar y consolidar. la infraestructura de Hardware, software y 2omunicaciones quia - asegure cobertura, la disponibilidad, oportunidad y seguridadde los servicios informáticos implementados en Cancillería y sus Misiones en el exterior

3. 250. . 000 000 4.372.235,8 66 4.383.549.463

5. Fomentar la cultura informática de los usuarios, actualizar y fortalecer en cantidad y formación especializada a los profesionales de TIC e implementar las mejores prácticas en la gestión de controles, heagos y servicios de TICS (Fase II)

30.000.000 0 0

6.500.000.000 6.500.000.000 6.469.974.347,92 Valor del 4 x mil de los contratos ejecutados $ 25.879.897,39

Valor ejecutado año 2012 $ 6.495.854.245,31

No obstante lb ánterior, á 31 de diciembre de 2012 se constituyeron reservas presupuestalei por $861 millones y cuentas por pagar por $3.128 millones de los cuales corresponden a contratos suscritos entre el 17 y 28 de diciembre de 2012 como se pueda apreciar a continuación:

Tabla No. 23 AD 11151CION Y REPOSICIÓN DE

9. TPATEGC

FATO

SS ES LES RARA ACTIYALMACION SOPOR O AL S ISTEMA ED MAMTI

VALOR Da CONTIuTO

30080.000,00

FECHA INICIOCOMIXATO GCHA inimieacioR nonos

VALTI

i I 820.000.00 09 03 2012 31 12 2012

LUNA_ CON

ES TEGC AS

A(]OASEION DELA FEREAMENTA DEMONTOREO RARA LA DI8F05,51510,00 Y EL MOMENTO CE ARCA CACEES NEO JEEY P87 EN orroRnOS CE PFICIOUCCaN COMO EL SIST13411. SIGEP Y SISTOAA CONSULAS Ea MINISTFRO

321.000.000,00 02 10 2012 15 11 2012 221.000.000,00

iBECOMINC

LOE TELECOMANCACIONESAIA9LINCION ILIPLENENTACICII Y PUESTA EN FUNCIONAMIGRO DELA SCISCIONTECNOLOCCA CCNTACT CBITER PARA SOPORTAR LOS SS DE_ CEMBO NT 0L DEATENGÜN AL. SOLIDAN° - aAc

713.988.25400 18 09 2012 31 12 2012 713 988 259,00

CO MillIcON CE LA PLATAFORMA OEDELEPOKIN PE hilnkAcios cos LA PLATAFORMA LYNC SERVRA CON LA8 duEcuarrA a MREY su Fetos' ROTATORIA

13 705.881.00

08 10 2012 08 12 2012 3028832300

CO RE AL 0

IDEIA ETA TAFORMA LIETELEFONA PE INTEGRAGON CON LA FLATAFORMA LYNG SIEWPR CON LAS DIE CUENTA EL MAEY SU FOSCO ROTATORIO

126 915 702 00

"11i, LNJB EXFONAL SOY PA

n, actuida nen,. hstalscion y configuracion ele dore. ew OCAS Ml Detecenter y ReellAIli de le plataforma tecnolomea del NInieteno de flelsolefies Exteriores.

89192886000 28 12 2012 31 12 2012 8E8E28 660,00

ADZIUSGONL INSTA LA 001 COFFIGURACION Y FL65TA BeMARCHA CE SOLUCIONES ALOOVISUALES PARA EL 1,2Y SU F00 ROTA TORO

130.000.000,00 21 12 2012 31 12 2012 13 000 000.00

COMWARE

ACOIASGONJNSTAtA 8íME/990S OE HARDWARE SOLIVIARE VECERAS BACA UP PAFtA FLATAPORMA 1 .389.252.135,00 28 12 2012 28 02 2013 604 e2a 007,00

TECAPDLOGICA DEL ME

DELCO 9 A S

ADOLISCION DEOISPOSITIVOS DECAPTURA (CA M4 R4S

74.285.834.00 28 12 2012 31 12 2012 73.377.777.00 DIGITALES CON AVE ACCESORMS, PAITOE ARMA DGFFAL, Y LECTORES BICAETRICOS CE FUELLA GREDAL

BLAcK HAT ARO-ETYFE.

ACIPUS DE nIFORMACION al LA NIES 115.000.000,00 17 12 2012 12 2012 115.000.000,00

Ze&454Z872,09

Fuente: Dirección Admirativa y Financiera / Preparó: Grupo Auditor

69

TOTAL CALIFICACIÓN • PUNTAJE CALIFICACION SCI: EFICIENCIENTE I CONi DEFICIENCIAS I INEFICIENTE VALORES DE REFERENCIA

Ran.oa Calificación


Evaluación de la gestión del royecto

CONTRALOR ÍA I .11'7,11,1`,5111,1:„"""" DENEun, o. LA fa E PÚ °LICA 1 E rmsmiructotren FINANCIERAS

Evaluación de los mecanismos de Control Interno

La calificación total es 1,286 que lo ubica en el rango de Eficiente, lo cual determina la calidad y eficiencia del mismo.

Tabla No. 24 Calificación de Control Interno del Proyecto Adquisición y Reposición de Hardware y

Software

Este proyecto se planeó del 2 para el período 2007 a 2010. evaluados los aspectos conta mecanismos de control intern de 92,506 tal como se indica e

08 al 2014, con un primer planteamiento generado Actualmente se encuentra en ejecución. Una vez les, presupuestales, de gestión y -rosultados y los , se estableció para este' proyecto, pna calificación la tabla No. 25

Tabla No. 25 Calificación della Gestión del Proyecto Adquisición y

Reposlición de Hardware y Software

COMPONENTE PRINCIPIO

,

FACTORES A EVAWAR

Ponderación

de cada

Factor

Calificador,

Equipo

Auditor

Consoli4aFlon

mlificac •

Calificación

Componente

CONTROL DE

GESTION Y

RESULTADOS

(6096)

EFICACIA

(406)

Cobertura 90 30

54,36

Abscrdón de la Demanda

acto I. 206 90 18

teso tado Final 406 90 36

5 btotal Factor. 90

ECONOMIA

(4MG)

Capcidad de inanciamiento Aut

90 45

Ejeclón Presupuestal 98 49

S brocal Factor. 94

CALIDAD

(20%)

capo unidad 25% 85 21,25

Acce ibilidad 25% 85 21,25

Con 'toldad 25% as 21,25

Free slón 25% 85 21,25

Subtotal Factor. 85

Total Factores Evaluados Segú Ponderación 90.6

CONTROL FINANCIERO

(30%)

Eficacia y Economia

(100%)

estión Financiera 100% 98,82 98,82 29,65

Subtoial Factor. 98,82

Total Factores Evaluados Según Ponderación 98,82

EVALUACION

MECANISMOS

DE CONTROL

INTERNO

(10%)

Eficacia y

Eficiencia

(100%)

Cali ad y confianza de los

mec nismos de Control

Irte no

100% 85,68 85,68

8,5

Subtotal Factor, 85

Total Factores Evaluados Según Ponderación 85

Calificación componentes evaluados 92,506


70

CONTRALORÍA GENERAL DE LA RE PU CUCA I e INSTITUCIONES FINANCIERAS

3.1.3 Financiera


El Ministerio de Relaciones Exteriores no presentó deficiencias en los estados contables para la vigencia 2012, según las normas técnicas del Plan General de Contabilidad Pública relativas a los estados, informes y reportes contables, las cuales determinan los criterios para su preparación y presentación.

De acuerdo con la información reportada por la entidad respecto a la vigencia 2012, el total de jos Activos ascendió a $554.017.6 millones, de los cuales el 0.1% corresponde al activo corriente y el 99.9% al activo no corriente.

Del total del Agivo corriente a 31 de diciembre de 2012 por $528 millones; el 40%, $220.9 millonei, corresponden a efectivo y el 60%, $307.1 millones, a deudores.

Respecto al a4iVo no corriente de $553.489.5 millones, el 14.78% por $81.860.8 millones corresponde a propiedades, planta y equipo y el 85.13% por $471.628.6 millones corregpOnde a valorizaciones.

El total del Págivo máS Patrimonio, a 31 de diciembre de 2012, ascendió a $554.017,6 millones y le corresponden al Pasivo el 4.52%, $25.016,8 millones y el 95.48% por $529.000,8 millones al Patrimonio.

Las cuentas por pagar representan el 0.17%, $954.2 millones, las obligaciones laborales y seguridad social el 1.61% por $8.898.6 millones y el Pasivo estimado el 2.74%, $15.163.8 millones del total Pasivo más Patrimonio.

Respecto a la vigencia 2011, el Activo aumentó en $91.898.3 millones, es decir en un 20% aproximadamente; el incremento se originó, entre otras, en las cuenta del grupo de propiedades, planta y equipo por $53.128,9 millones, es decir en un 185% aproximadamente, por las adquisiciones de sedes en el exterior y por las valorizaciones realizadas a los bienes muebles e inmuebles tanto a nivel nacional como del exterior que aumentaron en $38.863,1 millones es decir en 8.97%.

A continuación se presenta el resultado de la evaluación realizada a cada una de las cuentas seleccionadas:

Efectivo

Del análisis realizado a las cuentas Bancos y Corporaciones se determinó que la Entidad cumple con lo establecido por la Contaduría General de la Nación respecto al reconocimiento y revelación de las transacciones financieras.

71

CONTRALORÍA I :=Irsiticre-D. GENERAL GE LA NE POSE IC A E INSTITUCIONES FINANCIERAS

En las cuentas bancarias del Ministerio se manejan los conceptos relacionados con recursos provenientes del tesoro Nacional, pagos y traslados al exterior. No se encontraron cuentas inactivas.

Deudores

Esta cuenta presenta a 31 de diciembre de 2012, saldo por $307.1 millones que corresponden a cobros coactivos por procesos que adelanta el Ministerio a funcionario y exfuncionarios. Se verificaron los saldos encontrando que se siguen las políticas contables establec das por la CGN.

Propiedad Planta y Equipo

El Ministerio atiende lo establecido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, 3apítulo III Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo.

El Contador del Fondo Rotatorio del Ministerio mensualmente certitipa al Ministerio los movimientos de bienes de uso permanente sin contrapre;$ción para los correspondientes registros.

Valorizaciones

Las valorizaciones aumentaron en un 8,97%; esto obedeció muebles e inmuebles tanto a n de 2012 esta cuenta represen millones. Así mismo, se estable realizó valorización de los bier inmuebles nacionales, utilizanc valorización de los bienes inm

del año 2011 a 2012 en $38. 836 millones, es decir a la actualización de la valorización de bienes

vel nacional como en el exterior. PC31 de diciembre a el 94% del Activo del Ministerio con $471.628.6 ció que el Fondo Rotatorio en la vigencia auditada es muebles a nivel nacional y del exterior y de los o el Índice de Precios al Consumidor—IPC. Para la ebles del exterior, utilizaron peritos de cada misión.

Se verificaron los saldos en ontrando que se siguen las políticas contables establecidas por la CGN.

Cuentas por Papar

El saldo de la cuenta al cierre e la vigencia es de $954.2 millones y representa el 0.35% del total Pasivo más P trimonio. Está compuesta por la constitución de las cuentas por pagar a 31 de d ciembre de 2012, aportes de seguridad social de funcionarios y retenciones pr acticadas en diciembre de 2012, que deben ser

72

CONTRALORÍA GENERAL DE CONTRALORÍA

E INSTITUCIONES FINANCIERAS

pagados en el 2013. Se verificaron los saldos encontrando que se siguen las políticas contables establecidas por la CGN.

Pasivos Estimados-Provisión para Contingencias

Al cierre de la vigencia la cuenta presenta saldo de $15.163.8 millones, lo que representa el 2.33% del Pasivo más Patrimonio. Se verificaron los saldos encontrando que se siguen las políticas contables establecidas por la CGN.

Operaciones Institucionales

La cuenta presenta un saldo de $218.264,5 millones al cierre de la vigencia 2012 y corresponde a los dineros situados por la Dirección del Tesoro Nacional, por concepto de servicios personales, gastos generales y transferencias corrientes de acuerdo al presupuesto de gastos para la vigencia 2012. El registro contable se realiza de actleérdo con el procedimiento estipulado en el Plan General de Contábilidad

Gastos de AcMlinistración

Presenta un Olor acumulado de $201.112,3 millones a 31 de diciembre de 2012, por concepto de causación y pago de sueldos de la planta interna y externa, gastos de reptesentación, personal de apoyo, asesorías profesionales, asesorías en derechos humanos, asesorías de expertos para la defensa de Colombia en el exterior, prestaciones sociales de funcionarios, primas especiales para servidores del exterior, auxilio de vivienda para embajadores, caja de compensación familiar, seguridad social y aportes parafiscales, entre otros.

Cuentas de Orden Acreedoras-Litigios y Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos

Esta cuenta registra las pretensiones de procesos en contra por $1.146.737.6 millones, al cierre de la vigencia 2012. Se verificaron los saldos encontrando que se siguen las políticas contables establecidas por la CGN.

Evaluación del Control Interno Contable

El Ministerio de Relaciones Exteriores, en las políticas de contabilidad y preparación de sus estados contables, da cumplimiento a las normas y prácticas de contabilidad prescritas por la Contaduría General de la Nación. El Sistema de Control Interno Contable del Ministerio es efectivo y otorga confiabilidad a la organización en el manejo de los recursos y el cumplimiento de sus objetivos y metas.

73

CONTRALORÍA' eITIN`it D

AELEGA"

GENERAL a üeL,cA 1 ENSTITUCIONESFINANCIE FINANCIERAS

Tabla No. 26 1 sistema de control interno contable

Componente Riesgo bajo Riesgo medio Riesgo alto

Componente General 7 2 0

Componente Específico — Activo 15 1 0

Componente Específico—Pasivo 1 0 0

Componente Específico — Patrimonio i 1 0 0

Componente Específico - Resultado 3 1 0

Total 27 4 0

Fuente: Matriz calificación / Elaboró: C misión de Auditoría

Observaciones de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes de Orden Contable

Dentro del desarrollo del proceL auditor se evidenció el cumplimiento de la de las observaciones de la Comisión legal de Cuentas de la Cámara de Representantes.

Dentro de las observacione encuentran:

subsanadas y aclaradas por el Ministerio se

- Diferencia en la ejecución presupuestal del 1.16% de las vigencias 2010 y 2011, por diferencial camlpiario en la compra de divisas para el pago de salarios, costo de vida, gastos de representación y demás gastos de funcionario del exterior.

- Diferencias en la reserva c nstituida en la vigencia 2011, la cual corresponde a diferencial cambiario, las cu les fueron canceladas con las respectivas actas.

Utilización de la subcuentá otros -000090 por encima del 5% de la cuenta principal respectiva:

Los registros los realizó el Ministerio atendiendo el concepto 20115-154176 del 23 de mayo de 2011 de la dontaduría General de la Nación.

Sostenibilidad Contable

La entidad, mediante Resolución 6619 del 26 de diciembre de 2008, adoptó el Modelo Estándar de Procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

En la vigencia objeto de análisis, el Comité no se reunió, debido a que no se presentaron temas que anneritz ron depuración de saldos.

3.1.3.2 Fondo Rotatorio

El Fondo Rotatorio presentó algunas deficiencias en los estados contables para la

74

CONTRALORÍA I IETTTIgNALAVLAICIrLEGADA GENERAL CIE LA REPÚBLICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

vigencia 2012 según las normas técnicas del Plan General de Contabilidad Pública relativas a los estados, informes y reportes contables, las cuales determinan los criterios para su preparación y presentación.

De acuerdo con la información reportada por la entidad respecto a la vigencia 2012, el total de los Activos ascendió a $102.291 millones, de los cuales el 71% corresponde al activo corriente y el 29% al activo no corriente.

El total del Pasivo más Patrimonio, a 31 de diciembre de 2012, ascendió a $102.291 millones y le corresponden al Pasivo el 18%, $18.800 millones y el 82% por $83.491 millones al Patrimonio.

A continuación se presenta el resultado de la evaluación realizada a cada una de las cuentas seleccionadas:

Bancos y CortfOracionés

A 31 de dicierritife de 2012, la cuenta Bancos y Corporaciones presentan un saldo de $27.634,91 Millones. Como producto del análisis efectuado a las cuentas corrientes se °Videncia Id siguiente:

El Fondo Rotátério del Ministerio de Relaciones Exteriores, tiene veintiún (21) cuentas corrientes: once (11) con CITIBANK para el manejo de fondo comunes, recaudos por actuaciones consulares e impuesto de timbre y reintegros en el ámbito internacional, de las cuales diez (10) se manejan en Dólares de los Estados Unidos de América y Euros; cuatro (4) cuentas corrientes con SUDAMERIS a nivel nacional para los recaudos por actuaciones consulares (visas, apostillas y pasaportes); tres (3) de BANCOLOMBIA para las operaciones de gastos generales, transferencias corrientes e inversión con recursos de la Nación y tres (3) cuentas que se encuentran inactivas a 31 de diciembre de 2012.

Estas últimas se abrieron de acuerdo con el oficio DCIN-04302 del 10 de marzo de 2009 del Ministerio de Hacienda, que se utilizan para que la Dirección del Tesoro Nacional sitúe los recursos de la nación y sean trasferidos a las embajadas y consulados, por lo tanto aparecen sin movimiento. En esta cuenta se establecieron los siguientes hallazgos:

Hallazgo No. 14: Diferencia en saldos Bancarios (D)

A 31 de diciembre de 2012, en la cuenta No. 36140355 de Citibank, al cruzar el extracto bancario con el auxiliar SIIF, se presenta un doble registro de $41,40 millones (equivalente a 23.029,60 dólares). Según transacciones automáticas No. 31545 y 32232 del 28 de diciembre y 31 de diciembre de 2012.

75

C ONTRALO RIA :111TIII=ICDAELE"DA GENERAL TSE LA ixptí L ICA■ I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Lo anterior, evidencia falta de control realizar los registros bancarios, generando una sobrestimación frente al seldo del efectivo en cuantía de $41.40 millones y sobrestimación del patrimonio én la misma cuantía, inobservando el numeral 3.8 de la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, el cual establece "...Para un control riguroso del disponible y especialmente de los depósitos en instituciones financieras, las entidades contables públicas deberán implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean é tas de ahorro o corriente. Manteniendo como principal actividad la elaboración periódica e conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un segu miento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabili ad...".

Este hallazgo tiene presunta inpidencia disciplinaria, en virtud de los numerales 1 y 33 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.


"En cuanto al traslado entre cuentas en la fecha 28 de diciembre de 2012 debido a que por procedimiento del sistema SIIFII Nación dichos movimientos no están parametrizados en el cargue y a contabilización de extractos y los valores que se registren por este concepto eben hacerse sin afectación contable para que posteriormente se realice median e un registro manual entre las cuentas bancarias, sin embargo en este caso el siste a SIIF ll no hizo la homologacion correcta de los CO$40.797.857,58 (USD23.029k 60) afectando el auxiliar. Como quiera que adicionalmente se realizó el registro manual el valor quedo duplicado en el libro auxiliar de bancos".

Análisis:

La entidad acepta el doble registro, por lo que la observación se mantiene en este sentido; no obstante, es importante señalar que al revisar la conciliación bancaria de esta cuenta, el saldo final del boletín de tesorería en pesos coincide con el saldo del extracto convertido á pesos, por lo que esta partida conciliatoria no se refleja en la conciliación banca la por cuanto a 31 de diciembre de 2012 la entidad realizó un ajuste contable po diferencial cambiario en 'el que áfectó no solo el valor patrimonial de los bienes en moneda extranjera, sino que disminuyó su valor en dólares en US $186.341.0 , lo cual hizo que los saldos se ajustaran y no se refleje la partida de los $41.4 millones.

Hallazgo No. 15: Conciliaciones Bancarias

En las conciliaciones bancaria que realiza el Fondo Rotatorio se evidenció que en tres de las cuentas corrientes del Fondo se presentan partidas conciliatorias con

76

CONTRALORÍA 1=1:FürZLEGADA GENERAL oE LA RE pliaLIcA . E INSTITUCIONES FINANCIERAS

antigüedad superior a los sesenta días (60). Estas partidas corresponden tanto a notas débitos como créditos pendientes de registro contable, así:

Las partidas conciliatorias de las tres cuentas corrientes ascienden a $6.553,73 millones (valor absoluto) correspondientes a la cuenta del Citibank 60703019 (Fondos Comunes) con notas debito no registradas en el libro de bancos por $2.917,25 millones, de la cuenta No. 36140355 notas crédito por registrar por $0.11 millones y de la cuenta 11813684 partidas conciliatorias por concepto de comisiones que ascienden a $15,74 millones y ajuste por diferencial cambiario a $224.13 millones para un total de $239,87 millones valores pendientes de depurar desde abril a octubre de 2012, como se puede apreciar en la siguiente tabla.

Tabla No. 27 Partidas por conciliar con periodos superiores a 60 días

Cifras en millones Cuenta

bancaria Entidad Notas debito no registradas

Notas créditos por registrar

Ajuste por diferencial cambiarlo

60703015 , Bco. Citibank 1.698,75 4.615,00 11813654.; Bco. Citibank 15.74 224.13 36140355 , Bco. Citibank 0.11 t 58,36 ama 224, ,

Fdante: Conciliaciohes bancarias a 31-12 2012 Elábóró: Comisión de Auditoria

Lo anterior, elittlencia que la entidad no ha tomado correctivos que conlleven a depurar de Sillera perníanente las partidas conciliatorias y así mostrar saldos reales en la cuenta del efectivo, inobservando lo establecido en los numerales 3.7, 3.8 y la acción dé control 1212 del numeral 4.1 de la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación.


"Con relación a la cuenta corriente 60703019 del Citibank, me permito manifestarle que las notas créditos pendientes por registrar, corresponden al Impuesto de Timbre, por $2.649 millones, desagregado así: $1.236 millones del mes de octubre, pagados el 28 de noviembre y el$1413 millones del mes de noviembre pagados el 21 de diciembre de 2012 Las transacciones que se están realizando en el aplicativo SIIF II, a partir del mes de octubre de 2012, presentan errores como por ejemplo, "pago no exitoso", en órdenes de pago por tipo de moneda, dejando en estado bloqueado la ejecución de la tarea. Estos problemas se registraron ante la Administración SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público... Sin perjuicio de lo anterior los pagos se realizaron en las fechas oportunas establecidas por la DIAN y debidamente contabilizadas. La suma restante de $267 millones, corresponden a devoluciones por trámites no realizados, los cuales a 31 de diciembre de 2012, el SIIF II, no realizó automáticamente la

1212 Identificar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración, revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias, que implique control sobre la apertura y utilización adecuada de las cuentas bancarias.

77

CONTRALORÍA l`.1",Till`Zrocrw's GENE RAI- ID LA TREF 1:1 CONTRALORÍA

A E ~AL UCIONES FINANCICRAS

afectación contable. Cuando se subieron los saldos iniciales el 22 de marzo de 2013, quedó evidencia de la trazabilidad completa, de acuerdo con los documentos adjuntos. Respecto de las cuentas 11813684 y 36140355 del Citibank, se tendrá en cuenta su observación, para la depuración dé los saldos."

Análisis de la Respuesta:

Una vez valorada la respuesta de la entidad, se establece que las explicaciones dadas sobre la cuenta corriente No. 60703019 no tienen relación directa con lo enunciado por la comisión de auditoría y respecto de las otras cuentas, manifiesta tomar los correctivos con el fi de depurar los saldos. Por lo anterior, el hallazgo se valida respecto a las partida conciliatorias de estas cuentas.

Inversiones:

A 31 de diciembre de 2012, ascendió a $13.287,46 millone anterior, como producto de la

Dicho portafolio se encuentra r el Decreto 1525 de 2008. registradas mensualmente en forma, se efectuó la valoración

el saldo del portafolio de inversiones de Fondo el cual disminuyó en un' 82% frente a la vigencia

nta de títulos TES durante el 2012.

presentado en títulos-TES clase B, de acuerdo con e verificó que las inversiones cumplan estén

forma individual a precios de mercado. De igual en cumplimiento con lo establecido en el título III,

capítulo 1, literal 3-Actualizaci 'n de Inversiones de administración de liquidez-títulos de tesorería TES de la Contaduría General de la Nación. Además se verificó que el saldo registrado en el balance cruza contra el reporte del Banco de la República.

Tabla No. 28 CION TES - AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012

No. No. ISION FECHA

EMISION VENCIMIENT

O CUPON VALOR NOMINAL

PRECIO SUCIO FECHA OE COMPRA

VALOR DE COMPRA VALOR DE MERCADO CIPO

tas 2012

VALORACION MES

VALORACION ACUMULADA

DIERE 31 de 2012

NOVSRE 30 DE 2012 OBRE 31 DE 3012'

1 61929 8323 28-041-01 28.0c1-16 8.00% 20,903,954.80 109.542% 8-Nov-07 18499,999,99 22,919,614 22,119,614 4.419,614

2 61929 7707 28-Oct-06 28-001-16 8.00% 4,098,800,000.00 109.642% 27.41-11 4,553,279,166.81 4,494,008,218 4,494,006,296 - 69,272,860

3 63059 8030 244u608 24-1u1-24 10.00% 666,100,000.00 ' 140.342% 284Iay-10 824186,672.76 934,818,062 934,818,062 110,632,189

4 61934 8209 24-001-07 24-001-18 11.26% 1,072,300,000.00 131.967% 11-Feb-11 1,299,949,290.00 1,416,082,141 1,415,082,141 115,132,851

8 53631 7700 16-Jun-09 15-Jun-16 7.26% 616,600,000.00 111,166% 27-E1e-12 649,996,676.00 684,166,180 684,165,180 34,168,606

12 63631 7738 15-Jun-09 15-111-16 7.26% 1,740,100,000.00 111.166% 29-Oct-12 1,899,997,789.00 1,934,226,666 1,934,226,566 34,227,767

18 64816 4-May-12 4-May-15 7.00% 3,296,500,030.00 115.342% 74un-12 3,299,928,360.00 3,802,248,030 3,802,249,030 602,320,970

T by ALE 8 .610.20

VALORAC PM ACUMULAN AL 30

NOVERE CE 2012 CUPONES Men

06

VALORACION ACUMULADA A 29 CE

2E'T. 2012 DEBITOS

elfien:LA1*


VALO

78

CONTRALORIA pasemos CONTRALORL-, GESTION PBLICA DENENAL DE LA RE P aLicA E INSTITUCIO

ÚNES FINANCIERAS

Avances y Anticipos entregados:

Corresponde a las sumas entregadas por la entidad a los proveedores, por la recepción de un bien o servicio, de acuerdo con lo pactado en la forma de pago, establecida en la parte contractual. El saldo de esta cuenta asciende a $18.402 millones los cuales corresponden a dos contratos, así:

Tabla No. 29 CofiaContable 142012 Anticipo para adquisición de bienes yservicios

11101111C1c1011 Ductipclen "1" i 1A ovImOntes Dalle AMEner 1"r""i Coleo Final

OnT1T1(-1 79 2900429717 " UNONTEWCOAL FERSONALIZACION Y L035110.4• O 11.202.002

TER 900562010 UNION TEAPOWIL PASAPORTES 1011 0 7.200.000 0¡ 7.20a000

TOTALES 0r 18 401.002 O r 18.402 002

Fuente: Libro Auxiliar

Materiales para la prestación del servicio

A 31 de diciémbre de 2012, presenta un saldo de $10.263 millones que corresponde a elementos para la prestación de servicios de documentación e identificación due se encuentran en poder de las Misiones, Gobernaciones, Sedes Bogotá y bodega del Forlido. Se verificaron los saldos encontrando que se siguen las políticas contables establecidas por la CGN.

Bienes Mueblee en Bodega

En esta cuenta se evidenciaron las siguientes situaciones:

Hallazgo No. 16: Bienes muebles en bodega (D)

A 31 de diciembre de 2012, esta cuenta presenta un saldo de $2.413 millones, correspondiente a los bienes muebles de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones que se encuentran en la bodega del Almacén General. Respecto a estos bienes, se evidenciaron las siguientes situaciones:

• El 23 de julio de 2012 se ingresó a almacén y a contabilidad 28 elementos, cada uno valorado a $1. En este sentido, la entidad manifiesta que corresponden a bienes producto de la ejecución contractual para la adecuación de las oficinas de la calle 166 en vigencias anteriores, los cuales no fueron registrados en el inventario en su momento porque no se allegaron las facturas respectivas. Como la entidad decidió el traspaso a los Batallones del Ejército Nacional, se dispuso, como control para su entrega, ingresarlos por $1 cada uno. La relación de estos bienes se encuentra en la siguiente tabla:

79

CONTRALORÍA' I GENERAL DE LA P REPÚBLICA GE INSTiTOCLONES FINANCIERAS

Tabla No. 30 Relación de bienes valorados a $1

Código del elemento

ENscrip Ion del elemento

Fecha da Ingreso a Almacén

Costo Historie° S

5036300 LAMPAF A 23/07/2012

2051440 APARA O TELEFONICO 23/07/2012

2051445 ApARA O TELEFoNico 23/07/2012

2051445 ARARA 0 T FoNico 23/07/2012 2051445 APARA 0 TELEFONICO 23/07/2012 5051445 APARAtO TELEFONICO 23/07/2012

5072964 COsED+LA SEMI-INDUSTRIAL 23/07/2012

5072054 COSED RA SEMI-INDUSTRIAL 23/07/2012

2072964 COSEDC IRA SEMI-INDUSTRIAL 23/07/2012

.2072964 COSED RA SEPAIINDUSTRIAL 23/07/2012

2074196 23/07/2012

2074196 EXTINTIR TIPO A, 8 Y C EXTNT R TIPO A, 0 Y C 23/07/2012

2075876

MAQUINA DE ESCRIBIR ELECTRÓNICA 23/07/2012 2076716 PERFORADORA 23/07/2012

2076716 PERFORADORA 23/07/2012 2076716 PERFO DORA 23/07/2012

20767/6 PERFORADORA 23/07/2012 .2088150 RADIO ARA AUTOMOVIL 23/07/2012

5.08815,7 RADIO I ARA AUTOMÓVIL 23/07/2012

5068150 RADIO P ARA ALFMMoVIL 23/07/2012

5180870 ARCHIVADOR 23/07/2012

2183283 ESTAN RIA METALLEA 23/07/2012 2183283 EsTAN RIA METALICA 23/07/2012

2183565 LAMPA AS 23/07/2012 2183565 LAMPA AS

i

23/07/2012 2183565 LAMPA AS 23/07/2012

2185790 PANEL SUPERFICIE MODULAR DE TRABAJO 23/07/2012 2189265 TELEVI OR 23/07/2012

Valor t tal 28

Fuente Kardex Almacén

• Al cruzar las entradas de al acén y los bienes que se encuentran en bodega y en uso del almacén no se evidenció el registro de entrada de los siguientes bienes, producto del con rato celebrado con la Unión Temporal para la celebración de la VI Cumbite de las Américas, en cuantía de $354,6 millones, tal como se señala en la siguiente tabla:

Tabla No. 31 Bie es sin registro en Almacén

CONCEPTO ELEMENTO UNIDADES

DE ADOU ISICION

VALOR UNITARIO VALOR TOTAL PENDIENTE DE

REGISTRO OSSERVACION

AIRESACONDICONADOS 7 44639700,00 00

Se registraron, según comprobante de siseoen 171 un mem. 2 airea por 389279,400 Según la factura Pr9sentada per la IR FRM RE son? Unidades

Banderas interior 280 000,00 47.600.000,00

BENESSN EL RESPECTNO REGISTRODE ENTRADA A

ALMACEN

Banderas ENerior 68 12240000,00

Bandera de la OEA 280 000,00 280 C00,00

Bandera de Coloso. Etc Bandera de Cadagena Etlr 200000,00 20000000

ENinto res 4 811000,00 324400003

Unieres soler 750 000.00 4500000.00

Colibn en Fornica 36 804 650,00

Fbrero CRI-440 17E8,00 14.05,0'0

Florero CR1456 24 577000 258624 00

Florero 055403 25.778,00 309.312,00

Juegos por dos Fbrems con canasto CR1452

2836200

Sien Dell Pedestal Insestory 135420000

pedestal menso ry 81900.00 982800.00

Incensory LO 45000.00 540000.00

Capea para Ceviche '20 8000.00 950000

cavietera de coco y necear 24 45000.00 1080000.00

Po Rayeses en Resma 20 14401300.00

Cucharas serVido ras encepo 24 000,00 240 000,00

SerVilletas 20 28 000 00

luego x2 acede vinag. I 6 3784500 227 070 00

13 andejal para a banNes 299000,00 598.000,00

Faldones muletón de 183076X74 Cm 1 15 400000' 6000600,00

Tapas de mantel? 40 x 140 140000,00 280.00000

Tapas de mante12 30230 20 220 000,00 4400.03'000

M Sten culi, 20 95 000.00 1900 000,00

canaStO I0910011as 20 9000,00 DO 000,00

1 Elaboró: Equipo auditor / Fuente: Cruce efe uado en re los comprobantes de almacén y la relación de adquisición de bienes como producto del contrato de Cumbre de las Américas.

80

CONTRALORÍA{ Or C NIRALORIA DELICADA GESTIÓN PÚBLICA

GENERAL DE LA REPÚBLICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Lo anterior evidencia la falta de control en el manejo de los bienes adquiridos por el Fondo, lo que origina subestimación de la cuenta bienes en bodega por $354,6 millones y a la vez se afecta el patrimonio en la misma cuantía, inobservancia del Plan General de Contabilidad en lo relacionado con el proceso contable'', del principio de registro que establece que los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública, con base en la unidad de medida y de las normas sobre propiedad, planta y equipo.

Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria, en virtud de los numerales 1 y 33 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.


Punto 1: "El registro de los elementos con valor $1, se hace con la finalidad de mantener el control sobre los mismos y evidenciar la trazabilidad sobre el origen y eventual destinación que puedan sufrir al traspasarlos a otras entidades del estado".

Punto 2: "Con relación a los aires acondicionados, se suscribieron contratos de comodato o Mil-tamo de uso por tres de ellos con la Gobernación de Bolívar y la Alcaldía de Catteena. Los otros cuatro (4) están uso en la Oficina de pasaportes de la calle 53.

Con relación al befibri en formica de $36.804.650 incluye los siguientes elementos: 5 paquetes de Mas, 19 piezas, 4 colibrís (2 grandes y 2 pequeños), 129 letras, 36 piezas, 16 númelbs, 16 piezas, 4 paquetes de islas, 23 letras, y 41 piezas en acrílico (soporte pantallas), básicamente es la escenografía.

Los demás elementos incluido lo anteriormente citado, y enunciados en la tabla corresponden a elementos de consumo que se utilizaron para el desarrollo del evento."

133. Proceso Contable 61. El proceso contable se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular.... 62. El reconocimiento es la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medición, que consisten en la tasación de las magnitudes físicas o monetarias de los recursos que permiten incorporar y homogeneizar los atributos de los hechos acaecidos en la realidad y su impacto para la entidad que desarrolla el proceso contable. Esta etapa incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, así como las posteriores actualizaciones de valor. La información presupuestaria es un insumo básico de la etapa de reconocimiento en el proceso contable.

81

CONTRALORÍA ICTTAL°nIA DELE"" GESTgN PUSUCA HAL KleLica■NUCONISFINANCIE RAS

Análisis de la respuesta:

Si bien la entidad manifiesta qi.ie corresponde a un valor para llevar el control y que serán trasladados a otra entidad, son bienes producto de la ejecución de un contrato en una vigencia an error, los cuales debían ser registrados en el inventario en dicho momento, por el valor de compra o adquisición.

Respecto a los aires acondici nados, es de aclarar que según acta de visita ocular del ocho (8) de noviemb l e de 2012, en la bodega ubicada en la Cra. 52 No. 128-40, en la que participó él almacenista del Fondo, él manifestó que se procedió al registro de entrada a almacén únicamente `d1e dos aires acondicionados que se encontraban soportados mediante factura, los cuales fueron instalados en la calle 53, oficina de pasaportes del Fondo Rotatorio; respecto a los demás aires, no se procedió al registro de entrada por carecer de documento soporte.

La entidad no soportó los contr nunca ingresaron al almacén suscribir el contrato de como hallazgo se mantiene.

tos de comodato con las gobernaciones, además, ni se procedió a realizar la salida del mismo al ato que argumenta la entidad. Por lo anterior el

Hallazgo No. 17: Bienes Pendientes de Legalizar (D)

El Fondo asignó partidas con Cargo al presupuesto de la vigencia 2012, para la adquisición de vehículos en 75 Misiones de las cuales 10 Embajadas y 15

a Consulados no legalizaron la L dquisición de los vehículoa al cierra de la vigencia auditada, por $2.047 millone . Lo anterior, debido a las deficiencias en la planeación y programación presupuestal de manera articulada con el gasto, lo que genera subestimación de la cuenta Equipos de tránsito y elevación pendientes de legalizar y del patrimonio de la entidad, contraviniendo lo establecido en el Capítulo III. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con la propiedad planta y eqUipo, numeral , -

Esta observación tiene presunta incidencia disciplinaria, en virtud de los numerales 1 y 33 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

14 Bienes pendientes de legalizar. Los bienes endientes de legalizar corresponden a las propiedades, planta y equipo de la entidad contable pública cuya propiedad no h- sido formalizada.

2714.

82

CONTRALORÍA ce:S"TrITIONALIZABILAICDA""A" GONCE/AL DE LA RE I. F3L le A E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Tabla No. 32 Bienes pendientes de legalizar

INFORMACIÓN VEHÍCULOS SUMINISTRADA POR ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Misión Moneda de

giro Valor Girado

Resolución asignación

Partida Fecha

Valor del giro en pesos

Fecha de Giro

C. Buenos Aires -Argentina Dólares 29.370,00 1462 02-nov-12 53.530.055,70 16-nov-12

2 E. Brasilia - Brasil Dólares 30.383,00 1616 16-nov-12 55,302.528,94 26-nov-12

3 E. Ottawa-Canada Dólares 68.700,00 2030 F 21-dic-12 121.701.363,00 27-dic-12 4 E. San José-Costa Rica Dólares 28.571,00 1479 F 06-nov-12 52,090075,66 19-nov-12 5C. Wllemstad-Curazao Dólares 29214 1664 F 26-nov-12 53.317,887,12 29-nov-12 6 C. Esmeraldas-Ecuador Dólares 24.500,00 1566 15-nov-12 44.594.410,00 26-nov-12 7 C. Nueva Laja - Ecuador Dólares 24.500,00 1310 19-oct-12 44.52262100 25-oct-12 8 C. Quito -Ecuador, Dólares 30.300,00 1567 15-nov-12 55.151.454,00 26-nov-12 9 E. San Salvador - ki Salvador Dólares 26613 1311 19-oct-12 46.545.224,25 25-oct-12

10 C. Atlanta - Estfidefe Unidos Dólares 29000,00 1681 F 27-nov-12 52,719970,00 30-nov-12 11 C. Houston - Estados Unidos Dólares 30 000,00 1468 F 06-nov-12 54.703.800,00 19-nov-12

12 C. SAN FRANCISCO Dólares 29.564,00 1573 15-nov-12 53.811.801,52 26-nov-12 13 C. Washington - Estados Unidos Dólares 28.595,00 1629 19-nov-12 52.160.711,40 27-nov-12

14 E. Washington lEólados Unidos Dólares 27.222,00 1298 18-oct-12 49.469.179,50 25-oct-12 15 E. MANAGUA ;NICARAGUA Dólares 17.280,00 1232 F 05-oct-12 31.078.59140 18-oct-12 16 C. Panama < Dólares 35.347,00 1698F 29-nov-12 64.258.371,71 30-nov-12

17 C. Lima- Perú Dólares 35.00000 1775F 05-dic-12 63.129.150,00 07-dic-12

18 C. Barinas - Venezuela Dólares 33.000.00 1379F 24-oct-12 60.356.370,00 31-oct-12 19 C. San Antonio de Tachira - Venezuela Dólares 33,000,00 1525F 09-nov-12 50.065.940,00 26-nov-12

20 E. Nueva Delhi - India Dólares 23.000,00 1512F 07-ncw-12 41.939.580,00 19-nov-12

21 E. Tel Aviv - Israel Dólares 33.307,00 1398F 29-oct-12 60705671.27 16-nov-12 22 C. Milán Euros 24.800,00 1859F 10-dic-12 58.883359,20 20-dic-12 23

It E. Santa Sede - halla Euros 36.900,00 1314F y 1388F 19-oc1-2012 y

29-2012-2012 86.533.234,92

26-oct-2012 y 9- nov-2012

24 E. Caracas Dólares 208.800,00 1700F 29-nov-12 688.379.534,00

25 C. Lisboa - Portugal Euros 18.142,00 1793F 06-dic-12 42.203.066,93

TOTAL EN PESOS 2.047.191.982,52

Fuente: Información Financiera del FRMRE

Respuesta:

"Como quiera que los giros se elaboraron al final de la vigencia y de acuerdo con la Resolución 390 del 29 de febrero de 2012, estipula que la rendición de cuenta debe efectuarse entregarse dentro de los diez días del siguiente mes, una vez recibidas las cuentas de las Embajadas y Consulados por parte de la en la Coordinación de Servicios al Exterior, se procede, por parte de esta dependencia a confrontar los gastos con las facturas de todas y cada una de las adquisiciones y servicios recibidos. Una vez efectuado este procedimiento y posteriormente se clasifican las facturas de los bienes que son objeto sujeto de inventario para que el Coordinador del Almacén los incorpore en el sistema SIAD. Esta es la razón por la cual no quedaron incorporados en la vigencia 2012, pues su legalización, por la naturaleza misma del Ministerio y la dinámica sui generis que se maneja con las Embajadas y Consulados, no resulta tan expedita como en los casos normales.

Por lo anterior se solicita el retiro de la observación y su connotación disciplinaria pues si bien no ingresaron al almacén en la vigencia 2012, el reconocimiento de las transacciones sí se hizo respetando el principio del devengo o causación".

83

CONTRALORÍA ONTRALORíA ccIr

IT̂ULZtr "AD*

3ENi

Ta.i ic

CIONES

FINANCIERAS

Análisis:

La entidad en la respuesta indica el procedimiento para la legalización de los bienes que se adquieren en el exterior; sin embargo, la observación está encaminada a indicar que no se registraron contablemente en la cuenta Equipos de tránsito y elevación pendientes de legalizar, procedimiento que corresponde a la realidad de la operación, ya que el Fondo le giró a cada misión recursos para la adquisición de vehículo, los cOples estaban en proceso de legalización a 31 de diciembre de 2012. Por lo anterior, el hallazgo se mantiene en los términos inicialmente comunicados y corila misma incidencia.

Adquisición de Bienes (2401)

A 31 de diciembre de 2012 el cual corresponde a las obligad' 2012. Se verificaron los saldo establecidas por la CGN.

rupo 24 presenta un saldo de $18.764 millones, el nes contraídas con terceros al culminar la vigencia encontrando que se siguen las políticas contables

Retenciones en la fuente e Impuesto de Timbre

Esta subcuenta a 31 de diciembre de 2012, presenta un saldo de $2.074 millones en cumplimiento al recaudo dell impuesto de timbre tanto del ámbito:nacional como internacional, de conformidad Con el Decreto 747 de 1996 en concordancia con la Resolución 4907 de 2011, expedida por la DIAN. Se verificwon los saldos encontrando que se siguen las políticas contables estable,cidas pot le CGN.

Servicios de Documentación e Identificación. (4110)

Esta cuenta reporta a 31 de d ciembre de 2012, saldo de $175.486 millones, que corresponden a los ingresos or concepto de venta de servicios por pasaportes, visas, apostilla y demás actua iones consulares, realizadas en Colombia como en el exterior a través de los Co sulados de Colombia, en cumpliMiento de la Ley 1212 de 2008, el Decreto 21 7 de 2001 y Resolución No. 1670 de 2011. De acuerdo con la Resolución 3711 de 2012 por la cual se adopta el reglamento para la elaboración y envío de info mes sobre actuaciones consulares y recaudos por parte de los Consulados de I República y otras dependencias del Ministerio, lo correspondiente al mes de iciembre se transfiere a las cuentas del Fondo Rotatorio dentro de los cinco 5) primeros días del mes siguiente, que para este caso será en enero de 2013.

En la evaluación de esta cuent , se evidenció la siguiente situación:

84

CONTRALORÍA Iltrgrifor.`?"*"" GENERAL DE LA RES ÓDLICA 1 E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Hallazgo No. 18: Incongruencia en los Reportes de las Gobernaciones

De la evaluación efectuada a los informes de las Gobernaciones por concepto de actuaciones y recaudos por el último trimestre de 2012, formato GF-FO-80, en el que se incluyen los reportes sobre ingresos percibidos por venta de pasaportes de las diferentes denominaciones y las libretas tripulantes, se evidenció:

• En lo referente a los pasaportes de emergencia y libretas tripulantes no se refleja en el formato las series del saldo inicial, expedición, anulación y saldo final. Esta sitúación sé evidenció en las Gobernaciones de Bolívar y Valle del Cauca.

• Los pasaportes anulados no son descontados del saldo final según reportes de las Gobernáciones de Casanare, Nariño, Cauca, Arauca y Atlántico.

• En dicho formato no se registran los saldos iniciales, en cantidades ni pesos, reflejados corno saldos finales del mes anterior. Lo anterior se evidenció, en los reportes dé las Gobernaciones de Cauca, Arauca, Cesar, Valle del Cauca, Sucre y Huila.

• En el reporte de la gobernación del Cauca, por los meses de noviembre y diciembre de 2012, no se diligencio el campo de saldos finales.

• Los saldos finales según los formatos reportados por cada gobernación, presentan diferencias en cuanto a la cantidad y valor de pasaportes, frente al cálculo efectuado con las operaciones realizadas mensualmente.

Las anteriores situaciones se establecen en la siguiente tabla:

Tabla No. 33 Inconsistencias en los formatos GF-FO-80

iss Deseemos, SALDO „se, CICIEMBRE

CAN1184DESIIneley• RECIECILS

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ANULAD.. S

SALDO Asee ese. P0-604/6

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CONTRALORÍA N EL

CONTRALORÍA

TITUCONE

A DE LA I ■c INS S

FINANCIERAS

Lo anterior evidencia falta de control y seguimiento a los reportes enviados por la Gobernaciones, afectando la confiabilidad de los soportes que respaldan los movimientos mensuales de alrnacén, inobservando el artículo 6 de la Resolución 3711 del 25 de junio de 2012, donde se indica que la elaboración de los formatos a que se refiere dicha resolucion debe sujetarse estrictamente a las instrucciones que imparta el Ministerio y ceñirse a los formatos establecidos por este.

Respuesta:

"El Fondo Rotatorio del MinistJrio de Relaciones Exteriores lleva el control de las cantidades vendidas de los diferentes pasaportes por medio del sistema SICEP, con el reporte DP-F0-06-Informe de Actuaciones y Recaudos por Expedición de Pasaportes, en el cual se evidencia las can idades de pasaportes vendidos, número de serie del pasaporte, identificación y nomb de la persona a quien se le expide, este reporte es validado con el informe que e vía la Gobernación GF-FO-80 que corresponde al movimiento del mes, estos dop informes son complementarios, adjuntos los dos reportes".

Análisis:

Evaluada la respuesta de la entidad, en la que manifiesta que se controlan las cantidades vendidas de los diferentes pasaportes con él 'formato QP-F0-06 y que este es comparado con el reporte del GF-FO-80, siendo ambos Qatnplementarios, se debe precisar que este últ mo formato se encuentra reglamentado mediante acto administrativo, por lo que se convierte en un procedimiento de estricto cumplimiento; adicionalmente, la información no es coherente entre estos dos formatos, en algunos casos, las cifras reportados en une no coinciden con las del otro formato, restándole conf abilidad a la información allí consignada. Por lo anterior, el hallazgo se mantiere en los mismos términos.

Gastos Generales de Administración

Hallazgo No. 19: Gastos e ingresos

A 31 de diciembre de 2012, según la información reportada por el sistema de información SIIF Nación, se evidenció que contablemente se tienen parametrizados tres códigos contables para el registro del servicio de transporte y menaje doméstico, así: cuenta 511123 Comunicaciones y Transporte, 511119 Viáticos y gastos de viaje y 52 117 Viáticos y gastos de viaje.

De igual forma, durante la vige cia 2012 se observó que el registro de los ingresos recaudados por con epto de la prestación de servicios consulares se realiza en la cuenta 436004 documentación e identificación, que posteriormente se

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CONTRALORÍA 11117,1,r:C.1,1.?" GENERAL DE LA REPÚBLICA e INSTITUCIONES FINANCIERAS

reclasifican en forma manual a la cuenta 411001 Ingresos Fiscales no Tributarios Tasas.

Lo anterior indica que no se está aplicando la estructura, clasificación y descripciones del Plan General de Contabilidad Pública y del catálogo de cuentas.

Respuesta:

"De acuerdo con la parametrización contable en el SIIF, evidentemente la Contaduría General de la Nación tenía con afectación contables las cuentas que menciona, durante la vigencia fiscal de 2012; sin embargo, para el año 2013, la Contaduría General de la Nación unificó patas cuentas quedando en la 511119 Viáticos y Gastos de Viaje y Comunicacioneb y Transportes en la 511123. Catálogo General de Cuentas...".

"Durante el año 2012, la Contaduría General de la Nación no tenía parametizado los servicios que presta del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. En enero 9 de 2013; se recibe el concepto CGN20122000041771, donde se indican las cuentas débito .y. crédito para registrar los ingresos por venta de pasaportes, visas, apostillas y actos notariales, que se está aplicando a partir del 1°. De enero de 2013...".

Análisis:

La respuesta dada por la entidad no desvirtúa el hallazgo, ya que confirma que durante la vigencia 2012, estos códigos contables se utilizaron, sin ser los indicados. El hallazgo se valida en los mismos términos comunicados.

Cuentas de orden

A 31 de diciembre de 2012 la cuenta Derechos Contingentes presenta un saldo de $1.890 millones, valor que representa las demandas interpuestas por la entidad en contra de terceros. Se verificaron los saldos encontrando que se siguen las políticas contables establecidas por la CGN.

Por su parte, la cuenta Responsabilidades Contingentes presenta saldo de $1.033 millones, que corresponde a las pretensiones de cuatro de los Procesos Administrativos interpuestos en contra el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Evaluación del Control Interno Contable

El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores no aplica en su totalidad las políticas contables prescritas por la Contaduría General de la Nación.

87

CONTRALORÍA ::11Z,11`,orlarEGADA GENERAL O E LA REPÚBLICA 1 E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Dentro de las principales defic encias detectadas por la entidad e incluidas en el informe anual de evaluación del control interno contable se tiene que aunque se evidencia la existencia de un ambiente de sistema integrado de información, en ocasiones este no funciona adecuadamente.

El Sistema de Control Interric Contable del Fondo Rotatorio presenta algunas deficiencias, sin embargo é tas no afectan la razonabilidad de las cifras reportadas en los Estados Contable.

Tabla No. 34 Calificación del sistema de control interno contable

Com vente Riesgo

bajo Riesgo medio

Riesgo alto

COMPONENTE GENERAL 2 4 2

COMPONENTE ESPECíFIC -ACTIVO 8 4 3

COMPONENTE ESPECiFIC - PASIVO 0 1 0

COMPONENTE ESPECIFIC - PATRIMONIO 0 1 0

COMPONENTE ESPECIFIC - RESULTADO 3 2 0

TOTAL 13 12 5

Fuente: Matriz de Cubil clon

Hallazgo No. 20: Notas a los Estados Contables (D)

El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores en aps notas a los Estados Contables a 31 de diciembre de 2012, no reveló inforrneción adicional necesaria sobre las transac iones, hechos y operaciones finlincieras, que complementen dichos estados así como la desagregación de valores contables en términos de precios y canti ades. Además, las notas de carácter específico no revelan en debida forma la particularidades sobre la información contable estructurada de acuerdo co el Catálogo General de Cuentas que por su materialidad deben revelarse d manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable, la composición de los saldos correspondientes y cualquier otra información adicional que permita efectuar análisis de las cifras consignadas en los estados contables, como es el caso de activos intangibles, ingresos por concepto de servicios por pasaporte, visas, apostillas y demás actuaciones en las cuentas 1401 y 1407; cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de 2012 que se incluyeron en el rezago y no en contabilidad.

De igual forma no se incluyó e las notas de los estados contables:

a) El valor pagado por senten los intereses y costas del procc

b) El valor registrado como arbitrales.

ias, conciliaciones y laudos arbitrales, incluyendo so. gasto por sentencias, conciliaciones y laudos

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CONTRALORÍA II=LZIIIIIIZI"ADA GENERAL DE CONTRALORÍA

P sucA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

c) La metodología aplicada para el registro del pasivo estimado. d) El estado de los procesos.

Lo anterior, evidencia la falta de control y seguimiento, generando inobservancia de las Normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes del Plan General de Contabilidad Pública, del numeral 10 del Capítulo V, Título II del Manual de Procedimientos de Contabilidad Pública15, así como de la Circular 078 del 19 de diciembre de 2007 de la Contaduría General de la Nación sobre "Información a incorporar en las Notas a los Estados Contables Básicos y en el formulario CGN2005NE_003_NOTAS DE_CARACTER_ESPECIFIC0"16, afectando el entendimiento e interpretación integral de la situación particular que en materia '<Mil presenta el Fondo Rotatorio de Ministerio de Relaciones Exteriores y OS tendría que ser información adicional complementaria con el fin de proporcionar a los usuarios interesados detalles sobre los resultados del desarrollo de lá actividad de la entidad durante la vigencia.

Este hallazgo darle presunta incidencia disciplinaria, en virtud de los numerales 1, 3 y 33 del artídUlo 34 de lá Ley 734 de 2002.

Respuesta:

"Sobre las notas a los Estados Financieros del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, me permito manifestarle, que éstas se elaboran de acuerdo con el formato establecido por la Contaduría General de la Nación, en la cual se refiere a situaciones detalladas de cada cuenta y que ameriten ser incluidas en dichas notas, ya que no todo es susceptible de ser revelado en ellas. Se hace una breve descripción de la composición de los bienes y servicios que presta el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, tanto en el ámbito nacional como internacional. En lo relacionado con la constitución de cuentas por pagar, hay que indicar que se trata de las obligaciones que quedaron pendientes de pago a 31 de diciembre de 2012, con el monto detallado de cada cuenta, cdfhpliendo así con la normatividad de la Contaduría General de la Nación, en materia de nhvelación. Es pertinente advertir, de acuerdo con este principio, que la

15 "10. RÉVELACIóN ÉN NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES. Debe revelarse en notas a los estados contables lo siguiente: a) El valor pagado por sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales, incluyendo los intereses y costas del proceso. b) El valor registrado como gasto por sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales. c) La metodología aplicada para el registro del pasivo estimado. d) El estado de los procesos." 1° ton el propósito de cuantificar las demandas o procesos litigiosos que cursan en contra del Estado y a favor del mismo, es necesario que en las notas a los estados contables básicos que prepararan las entidades contables públicas y en el reporte de notas de carácter específico que se remite a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública — CHIP en el formulario CGN2005NE 003_NOTAS DE CARACTER ESPECIFICO, se incluya, adicional al valor, el número o cantidad de procesos que tiene la entidad, clasificados en civiles, laborales, penales, administrativas, fiscales, otros litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos, tanto los registrados en Cuentas de Orden en las respectivas subcuentas de las cuentas 8120 y 9120 denominadas LITIGIOS Y MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS, como los que corresponden a pasivos estimados registrados en la subcuenta 271005-LITIGIOS y en el pasivo real de las subcuentas de la cuenta 2460-CRÉDITOS JUDICIALES (negrilla fuera del texto)."

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CONTRALORÍA • Ir,i=2::LEGADA GE NEPAL DE LA P BL IC A E INSTITUCIONES FINANCIERAS

información que aparece en los Eltados Contables, se surte con los documentos soporte, informes y reportes contables (llárnense libros de contabilidad, principales y auxiliares), y sólo en el evento de que se requiera información adicional para la correcta interpretación cualitativa o cuantitativa, es pertinente su inclusión en las notas de carácter específico. En caso contrario, no. En las Notas a los Estados Financieros en las cuentas 812001—Derechos Contingentes, 912001-Responsabilidades contingentes, se menciona de manera general la cifra de los procesos que se encuentran detallados en los anexos 9-Cuentas de Orden Deudoras y en el Anexo11-Cuentas de Orden Acreedoras. Es de aclarar, de acuerdo con el diseño del formato para notas de carácter específico, que no es viable efectuar relaciones detalladas o extensamente desagregadas, razón por la cual se "revelan" en los anexos mencionados.

Por lo anterior, solicito desestfinar la observación y, en especial, la connotación disciplinaria".

Análisis:

La respuesta de la entidad no desvirtúa la observación por cuánto las notas reportadas por la entidad no detallan las particularidades de ciertas cuentas que permitan establecer la compos clon de sus saldos y demás informapión necesaria para analizar las cifras consignadas en los estados contables; eh -pi caso de las cuentas por pagar que se configuraron presupuestalmentl pero no se contabilizaron, corresponde a información financiera cita afecta,la entidad pero que no se puede contabiliza, no obstante debe ser revelada)porque en la vigencia siguiente afectará las cifras de los estados contables. Para los intangibles, el PGCP establece que se debe revelar el método Utilizado para la amortización de los mismos, la vida útil estimada, si éeta es finita o indefinida, entre otros, siendo esta cuente representativa dentro del activo, ál tener un saldo a 31 de diciembre de 2012 por $15.586 millones. Adicionalmente, lo revelado en las notas con relación a los procesos judiciales no corresponde a lo que el Plan General de Contabilidad PúbliCa solicita. Por lo anterior, el hallazgo se valida en los mismos términos en que fue determinado, con presunta incidencia disciplinaria.

Observaciones de la Concisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes de Orden Contable

Durante el proceso auditor se estableció que las observaciones de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes, de tipo Contable y Presupuestal, fueron subsanacas por el Fondo en un 90% en promedio que refleja un nivel de avance significativa para las glosas reportadas.

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CONTRALORÍA i r=riZt:„""en^ GENERAL GELA REPú BLICA I E INSTITUG/ONES FINANCIERAS

Hallazgo No. 21: Utilización de la Subcuenta Otros (D)

El Fondo Rotatorio, a 31 de diciembre de 2012, registra operaciones en las subcuentas "Otros" del grupo Gastos e Ingresos, superando el 5% del valor de la cuenta, debido a la falta de gestión, control y seguimiento por parte de la administración, lo que genera la inobservancia de lo dispuesto en el Numeral 11 del Capítulo II. - Procedimiento para la Estructuración y Presentación de los Estados Contables Básicos del Manual de Procedimientos de Contabilidad Pública17.

Esta situación también ha sido advertida en las observaciones de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes en su último informe.

Tabla No. 35 Subcuenta Otros

430690 Otros Ajustes por chismaba'

en cambio 406

100.00%

480890 Otros Ingresos Ordinarbs 2,063 60.30%

512090 Otros Impuestos 36 7.74%

522090 Otros Impuestos 6 75.00%

580390 Otros Ajustes por diferenical en cambio 2,021 100.00%

Fuente: Estados Contables a 31 de diciembre de 2012

Con la situación presentada se genera incumplimiento en lo dictado por la normatividad contable pública y se pone en riesgo el reconocimiento y revelación de hechos, transacciones y operaciones del Fondo. Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria, en virtud de los numerales 1, 3 y 33 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Respuesta:

"Es de aclarar qué estas cuentas 480690 y 580390, de acuerdo con el plan de cuentas son las únicas que se utilizan para diferencial cambiario y se debe tener en cuenta que el Fondo Rotatorio maneja la mayoría de los gastos para las misiones diplomáticas y consulares de Colombia en el exterior en moneda extranjera, conllevando a la diferencia

""11. UTILIZACIÓN DE LAS SUBCUENTAS DENOMINADAS "OTROS" Para el reconocimiento de las diferentes transacciones, hechos y operaciones realizadas por las entidades contables públicas, se debe tener en cuenta que el valor revelado en las subcuentas denominadas "Otros", de las cuentas que conforman el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, no debe superar el cinco por ciento (5%) del total de la cuenta de la cual forma parte. A falta de un concepto específico en el Catálogo General de Cuentas para el reconocimiento de una operación realizada, las entidades contables públicas harán el respectivo reconocimiento en las subcuentas denominadas "Otros". No obstante, cuando el monto de la subcuenta supere el porcentaje antes señalado, las entidades deberán solicitar a la Contaduría General de la Nación que evalúe la pertinencia de crear la subcuenta correspondiente..."

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CONTRALORÍA CONTNALoPIA DELEGADA GESTION PUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

en cambio al igual que los recaudos que se reciben en dólares y euros, por lo que su porcentaje supera el 5% establecido.

Sin embargo, como resultado dé esta observación me permito manifestarle que, las cuentas que señala por diferencial cambiario en el SIIF ll—se afectan automáticamente, pero elevaremos consulta a la COntaduría General de la Nación, citando la norma en el sentido de que estas cuentas nodeben superar el 5% del total de la cuenta de la cual forma parte. En el entretanto soli ito retirar la observación y la connotación disciplinaria, mientras se recibe concepto de la Contaduría General de la Nación.

Análisis:

El hallazgo se mantiene ya due la entidad ratifica lo enunciado por el equipo auditor y manifiesta elevar la onsulta a la Contaduría General de la Nación. Es importante aclarar que cuando no existen códigos contables para ciertos registros, la norma establece que la en idad debe solicitar a la Contaduría General de la Nación que evalúe la pertinenc a de crear la subcuenta correspondiente.

Sostenibilidad Contable

La entidad, mediante Resolu ion 6619 del 26 de diciembre de 2008, creó el Comité Técnico de Sostenibili ad del Sistema Contable,' donde se establece que las reuniones se realizarán sol cuando se presenten avances en ja depuración de los saldos pendientes de vigen ias anteriores.

En el artículo séptimo de dicha Resolución se indica que tanto el Ministerio de Relaciones Exteriores como 51, Fondo Rotatorio se reunirán por lo menos una vez al semestre, y extraordinariamente cuando las circunstancias lo requieran por convocatoria del presidente de Comité Técnico. Es de anotar que para la vigencia auditada no hubo la necesidad de convocar a comité.

3.1.4 Legalidad

Al verificar la aplicación de la normatividad en los procesos contables, presupuestales, contractuales, entre otros evaluados, se determinó que la calificación de este componen, e es de 90 puntos tanto para el Ministerio y como para el Fondo Rotatorio del Miñisterio.

Derechos Humanos y Derec o Internacional Humanitario

Con relación al tema la entid d aclara que "La Corte Interamericana es el órgano judicial del Sistema lnterameric no de derechos Humanos cuyo objeto es aplicar e interpretar la Convención Americ na sobre Derechos Humanos. La Corte es competente, en los términos del articulo 62.3 de la Convención Americana, en razón a que Colombia

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CONTRALORÍA =Ir =1::"GA GENERAL DE LA RE PÚBLICA 1 INSTITUCIONES FINANCIE DA RAS

es Estado Parte en esta Convención desde el 31 de julio de 1973 y reconoció la competencia contenciosa de la Corte el 21 de junio de 1985".

Los siguientes procesos judiciales se encuentran actualmente en trámite ante el Tribunal "Corte Interamericana del Sistema Interamericano de Derechos Humanos"18 a saber:

• Caso Carlos Augusto Rodríguez Vera y otros (desaparecidos del palacio de justicia): Está pendiente fijación de fecha para audiencia pública.

• Caso López y otros (Operación Génesis): En espera de sentencia.

La Corte Interamericana de Derechos Humanos desde el año 2010 a la fecha ha proferido las siguientes sentencias:

• Caso Mdnuel Cepeda Vargas Vs. Colombia. Sentencia de 26 de mayo de 2010.

• Caso V&ez Restlbpo y Familiares Vs. Colombia. Sentencia de 3 de septiembre de 2012.

• Caso 15/le:acre de. Santo Domingo Vs. Colombia. Sentencia de 30 de noviembre de 2012.

Adicionalmente, es preciso anotar que desde el año 2010 a la fecha el Estado colombiano no ha intervenido en ninguna conciliación.

Contingencias:

La Dirección de Derechos Humanos y DIH no cuenta con esta información, en la medida en que estos casos son de competencia de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, conforme a lo dispuesto en el artículo 6, numeral 3 Literal (iii) del Decreto Léy 4085 de 201119, tiene como función la defensa jurídica del Estado ante los órganos del Sistema Interamericano de Derechos Humanos. En este sentidb, desde enero de 2013, la Agencia asumió formalmente la defensa jurídica del Estado ante los órganos del Sistema Interamericano. Específicamente,

18 La Corte Interamericana es el órgano judicial del Sistema Interamericano de Derechos Humanos cuyo objetivo es aplicar e interpretar la Convención Americana sobre Derechos Humanos. La Corte es competente, en los términos del artículo 62.3 de la Convención Americana, en razón a que Colombia es Estado Parte en esta Convención desde el 31 de julio de 1973 y reconoció la competencia contenciosa de la Corte el 21 de junio de 1985( Base de Información MRE) 18 Art. 18 Ley 1444 de 2011 por medio de la cual señala las facultades, objetivos y estructura de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado que tiene como función la defensa jurídica del Estado ante los órganos del Sistema Interamericano de Derechos Humanos

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CONTRALORÍA ! =,T=Re't:AELEGADA GENERAL DE LA ft I, LICA • E INSTITUCIONES FINANCIERAS

la agencia asumió el conocimiento y tramitación de las peticiones que se encuentran en etapa de admisibilidad, los casos que se encuentran en etapa de fondo, las soluciones amistosas sin homologar y el cumplimiento de recomendaciones de casos con informe del artículo 50 de la Convención Americana sobre Derechos Humanos. Asimismo, la Agencia asumió el litigio de los casos en trámite ante la Corte Interamericana de Derechos Humanos.'

Se concluye que la Dirección de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario continúa realizando el seguimiento de las órdenes proferidas en la sentencias de la Corte Interamericana de Derechos Humanos, soluciones

OA amistosas homologadas y rec mendaciones emitidas por la CIDH en el marco del artículo 51 de la Convención , mericana sobre Derechos Humanos, además del seguimiento de las medidas provisionales y cautelares.

3.1.5 Evaluación del Sistema, de Control Interno

3.1.5.1 Ministerio de Relacionels Exteriores

El Sistema de Control Interno el Ministerio obtuvo una palificación ponderada de 1.20 por lo cual se considera c mo "Eficiente".

Tabla No. 36 Calificación de Control Interno MRE

TOTAL CALIFICACIÓN - PUNTAJE 1.20 CALIFICACION SCI: EFICIENTE / CON DEFICIENCIAS / INEFICIENTE Eficiente

VALORES DE REFERENCIA Ran os Calificación

De 1 a 1,5 Eficiente De =>l, a <2 Con deficiencias

De =>2 a 3 Ineficiente


3.1.5.2 Fondo Rotatorio

El Sistema de Control Interno del Fondo Rotatorio obtuvo .una calificación ponderada de1,272 por lo cual se considera como "Eficiente".

Tabla No. 37 Calific ción de Control Interno RNEC

TOTAL CALIFICACIÓN - PUNTAJE 1.272 CALIFICACION SCI: EFICIENTE / CO DEFICIENCIAS / INEFICIENTE Eficiente

VALORES DE REFERENCIA Ran os Calificación

De 1 a 1,5 Eficiente Con deficiencias

Ineficiente


2° Respuesta requerimiento MRE-FRMRE-32

De =>1, a <2 De => a3

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CONTRALORÍA lis7.1ttzte7"GADA GENERAL I-A nt PÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

3.2 CONTRATO UNIÓN TEMPORAL CUMBRE DE LAS AMERICAS

Antecedentes

Las Cumbres de las Américas, bajo los lineamientos de la Organización de Estados Americanos—OEA, buscan reunir a los 34 Jefes de Estado y/o Gobierno del Continente (A excepción de Cuba, suspendida como miembro de la OEA desde 1962), con el fin de discutir temas de interés regional. Originalmente, la Cumbre de las Américas nació como un escenario para discutir la formación de un Área de Libre Comercio de las Américas-ALCA, que debía entrar en vigor en 2005; no obstante, y debido a la falta de acuerdos en esta materia, la Cumbre de las Américas se ha tornado en un escenario para que los mandatarios discutan temas de la agenda continental.

En la V Cumbre de las Américas, celebrada en Trinidad y Tobago en 2009, Colombia se pOstuló como sede de la VI Cumbre de las Américas, ofrecimiento que fue aceptado en la I Reunión a Nivel Ministerial-Grupo de Revisión de la Implementacióh de Cumbres (CRIC) de 2009, celebrada en San Pedro Sula, Honduras, el 3 de junio de 2009 unánimemente por los Ministros de Relaciones Exteriores del hemisferio'

En la V cumbre realizada en Trinidad y Tobago varios Presidentes y Primeros Ministros hicieroh un llamamiento para dar fin a la exclusión de Cuba del proceso de Cumbres y del sistema interamericano manifestando que la reintegración de Cuba al ámbito de las relaciones interamericanas era un paso esencial para que las Américas sean más coherentes e integradas. En el Marco de la Organización y realización de la VI Cumbre, esta posición fue reiterada por algunos de los países miembros del ALBA (Alternativa Boliviana de los Pueblos de Nuestra América)21, los Presidentes de Nicaragua, Bolivia, Ecuador y Venezuela comprometiendo su participación.

En la V Cumbre de las Américas, celebrada en Trinidad y Tobago en el 2009, Colombia se postuló como sede de la VI Cumbre de las Américas, habiendo sido aceptado el ofrecimiento de Colombia en reunión del CRIC celebrada en San Pedro Sula, Honduras, el 3 de junio de 2009.

Para el desarrollo de la Cumbre se efectuaron reuniones preparatorias, en las cuales los representantes de los países se reunieron para decidir los temas de la Cumbre, la primera en Washington sede del Grupo de Revisión e Interpretación de

21 Cuba, Venezuela, Bolivia ,Ecuador, Nicaragua, Antigua y Barbuda, Dominica y San Vicente y las Granadinas

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CONTRALORÍA CCT A EtEt:A " A DA CE „ERAI- E E> ü ISLA f E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Cumbres—GRIC, las otras se realizaron en Bogotá y en Cartagena y los costos de estas reuniones fueron asumidos por Colombia en tanto era el país sede.

En el marco de la VI Cumbre de las Américas se adelantaron las siguientes "Cumbres"

• Foro de Actores Sociales: profesionales, quienes agr trabajo y plenarias. En est sociedad civil, trabajadores, esta Cumbre también hubo

• Foro de Empresarios: los e pero por razones prácticas este evento se sumó el Asociación Nacional de Ind

• Cumbre Propiamente dich segmentos:

onvoca a personas de distintos orígenes étnicos y upados por sectores se reúnen en sesiones de

sentido el foro tiene los siguientes participantes: indígenas, afro descendientes, estudiantes y para n segmento de parlamentarios. ipresarios hacen parte del foro de actores sociales, sta reunión se realizó en un espacio distinto. Para

sanco Interamericano de Desarrollo — BID- y la striales —ANDI. : la cumbre propiamente dicha comprendió tres

-Reunión Grupo de Revisió e Implementación Cumbres-GRIC, se realizó los días 10, 11 y 12 de abril de 012. -Reunión de Ministros de Relaciones Exteriores, realizada el 12 de abril de 2012. -Cumbre propiamente dich , reunión de los Jefes de Estado y/o Gobierno, los días 13, 14 y 15 de abril de 012.

A la VI Cumbre de las Amér cas fueron invitados 33 Jefes de Estado y/o de Gobierno del hemisferio y 12organismos internacionales que hacen parte de Grupo de Trabajo Conjunto de s3umbre, GTCC.

Cabe señalar la ausencia de I s mandatarios de Venezuela, Háiti, Nicaragua, y Ecuador, que había anunciado su ausencia de antemano al declinar la invitación en señal de protesta por la excl sión de Cuba en la cumbre.

La cumbre culminó sin que se f temas como la inclusión de soberanía argentina sobre las oficiales como la Lucha contr Acceso a las Tecnologías, ter relacionados con:

rmara una Declaración Final, por las diferencias en juba en las próximas cumbres y el apoyo a la islas Malvinas, y consenso en los ejes temáticos a la Pobreza, Inseguridad, Desastres Naturales, as que quedaron consignados en 47 mandatos,

Integración de la Infraestruc ura Física en las Américas (7) Pobreza, Desigualdad e lne uidad (17)

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CONTRALORIA DELEGADA CONTRALORÍA1..., PUBLICA GENERAL DE LA RLAÓ8L∎ ca 1 E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Reducción y Gestión del de Desastres (6) Acceso al Uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (8). Seguridad Ciudadana y Delincuencia Organizada Transnacional

Para la Organización y Ejecución de la IV Cumbre de las Américas, el Ministerio de Hacienda aprobó una apropiación presupuestal distribuida así:

Tabla No. 38 PRESUPUESTO APROPIADO Y EJECUTADO

Millones de Pesos -1

fs ̀C RODIA AGOS

2011 7,600,000,000 . 7,577,233,341

2012 57,400,000,000 52,683,907,166

TOTAL , 60,261,140,507 65,000,000,000 Elabora Equipo auditor

Como resultado de la evaluación a los gastos efectuados en la organización y ejecución de lá VI Cufhbre de las Américas, contrato Unión Temporal, se presentaron siguientes situaciones:

1. Estructuradión del Preces° Contractual

En el proceso áá Licitaciáh No. 10 de 2011, que tuvo como objeto la prestación del servicio integrál Para deátrrollar todas las actividades logísticas y operativas que se requieran (Me el des'arrollo de la VI Cumbre dé las Américas a celebrarse en Cartagena de lidias D.T. del 9 al 15 de abril de 2012 a precios unitarios fijos sin formula de reatulte, con un presupuesto inicial de $43.500 millones, se evidenció:

Estudios previos vs ejecución

Se encontraron diferencias entre lo establecido en los estudios previos y lo definido en los pliegos de condiciones:

1. En los estudios previos se hace referencia a que se alquilarían los computadores de escritorio y portátiles, alfombra roja para explanada, equipos audiovisuales (pantallas, pantallas Led, proyectores etc.), ya que en el estudio de mercado (Costos Unitarios Fijos) se cotizó el valor de mercado de dichos servicios (arrendamiento). Sin embargo, no se evidenció justificación técnica, jurídica, ni económica para cambiar en el. Pliego de Condiciones-Anexo 4 la modalidad de arrendamiento a adquisición, enunciándose que el contratista debía adquirir los computadores de escritorio, portátiles, alfombra roja, equipos

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CONTRALORÍA I `GIVIIILS",:ELEama GENERAL DE LA RE PIS SUCA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

audiovisuales tales como: Pantalla 3x4, Pantalla Led 40", proyectores de 4000, 5000 y 8000 lúmenes.

La anterior situación conl evó a que la entidad adquiriera computadores portátiles, de escritorio y alfombra sin que se evidenciara el estudio previo de mercado, para establecer el valor de compra de los mismos.

Respecto de los equipos audiovisuales, en la etapa de ejecución del contrato no se compraron dichos bienes sino que se alquilaron.

2. En los estudios previos y de mercado, ítem 2.2.1: Especificaciones Mínimas del Servicio-Acreditaciones, s efectúo cotización de los equipos, personal, coordinación y equipos de lectura de escarapela, indicándose que se requerían 4 puntos mínimo, pero en -1 pliego de condiciones se hace referencia a que cada punto de acreditació debía ser para 1.000 personas incluyendo el Software de inscripción código bidimensional, enunciándose que se requerían mínimo 12 punto

En la ejecución del contrat con requerimiento del 27 d:

que supera ampliamente lo 12 puntos del pliego de con evidenciara en el contrato o sobre el incremento en los

se observó que el supervisor del contrato solicitó, febrero de 2012, 623 puntos de acreditación, cifra 4 puntos planeados en los estudios previos y los

iciones y 186 puntos de control de ingreso, sin que en los informes de supervisión justificación alguna untos de acreditación.

La Unión Temporal facturó623 puntos de acreditación, cifra que no coincidió con la informada por el coordinador de acreditaciones' que en su informe de gestión manifestó que los puntos de acreditación durante toda la Cumbre fueron 530.

Igual situación se presentó Ispecto de los puntos de control de ingreso, en los cuales el contratista fact ró 186, pero el informe del coordinador de acreditaciones afirma que f ron 123.

3. En el ítem 2.2.1 de los Mínimas del Servicio—Servio

del contratista "Brindar los convenciones, en el program hoteles de los señores Jefes ambulancias en cada uno d

studios previos y de mercado: Especificaciones ios Médicos, se estableció que serían obligaciones servicios médicos en cada uno de los centros de de Primeras Damas, en los eventos sociales en los

de Estado, en los aeropuertos (...) Deberá contar con los sitios en que se desarrolle el evento y en los

22 Dr. Víctor Echeverry, Ministro Consejero en i forme de fecha 18 de abril de 2012.

98

CONTRALORIA CONTRALCIGA DELEGADA oes-rióN l'OBLIGA

OGNERAL CE LA atPOSLICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

aeropuertos, debidamente medicalizadas. Además deberá tener disponible ambulancia para cada uno de los jefes de Estado"; pero no se evidenció ningún estudio previo de mercado para establecer los costos de este servicio médico, tampoco se incluyó la cotización del mismo en el anexo 4 del pliego de condiciones.

Forma de pago

Respecto a la forma de pago, los estudios previoÚ contemplaron lo siguiente: Un anticipo por $18.500 millones y la suma restante 4 la terminación del contrato por los servicios efectivamente prestados. No obstantchen el formulario de preguntas y respuestas del 5 de septiembre de 2011, la finta Marketmedios y Contactos, miembro de la Unión Temporal Ganadora, solicitó que se otorgara un mayor porcentaje de anticipo, ante lo cual, la entidad respondió que atendía la solicitud, ampliando el valor del anticipo a $21.750 millones mediante adenda N. 1.

Gastos de Administración

El valor a pagar al contratista fue modificado sin evidenciarse la justificación financiera, jurídica y técnica que lo soporte, en tanto que ni los estudios previos, ni los estudios de mercado muestran que la Entidad haya presupuestado pagar al contratista costós de administración del evento. No obstante lo anterior, en el cuestionario dé preguntas y respuestas del 5 dé, septiembre de 2011, la firma Creativa Productiones S.A. y Marketmedios Comunicaciones S.A., miembros de la Unión Temporraí que posteriormente ganó la licitación, efectuaron la siguiente petición:

Creativa Producciones: "En la licitación, no se solicita un rubro de honorarios o coordinación general de la cumbre. ¿Se puede incluir?, ya que no tendría sentido poner un porcentaje adicional a cada ítem".

Marketmedios: "En los pliegos de la Licitación no existe ningún ítem de honorarios, fee, administración y/o coordinación de la organización de la VI Cumbre de las Américas (como se calcularía la rentabilidad del proyecto para el proponente a quien se le adjudique" (negrilla fuera de texto).

Ante estas solicitudes, la entidad respondió: "Su solicitud será acogida, por lo cual deberá discriminar el valor de los costos administrativos del evento en el literal b. del anexo 4—Anexo Económico".

Las tarifas ofrecidas por los diferentes proponentes sobre el costo de administración fueron:

99

CONTRALORÍA I :=fnin:ELEGADA GENERAL DE LA RE PO131.1CA 1 E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Consorcio Colombia es Cumbre: 0.45%, Unión Temporal Cumbre 2012: 0% y Unión temporal Cumbre de las Américas 2012: 15% (oferente ganador).

De conformidad con lo anterior, la entidad pagó costos de administración por $6.440 millones incluido IVA.

Sobre la evaluación de las propuestas

Allegadas las propuestas de los tres oferentes, el 21 de octubre de 2011 el ordenador del gasto designó u Comité Evaluador, el cual, en sesiones del 31 de octubre y 1 de noviembre de 2011 del Comité Asesor de Contratación, recomendaron "No efectuar las olicitud de aclaración a la oferta, de conformidad con los resultados de las evaluaciones in ciales presentados por el Comité Evaluador, dentro del proceso de licitación Pública N. O O de 2011, por los rechazos encontrados en cada una de las ofertas y declarar desierto 'el presente proceso de selección (...)" por razones de inhabilidad jurídica de los propon ntes.

Ante lo anterior, la entidad pro edió a cambiar al Comité Evaluador sin que en el memorando de designación el 16 de noviembre de 2011, emitido por la Secretaria General del Ministerio, se argumentaran las razones de derecho sobre las cuales se fundamentó la d cisión. El 17 de noviembre de 2011 se prorrogó el termino para adjudicar el con rato hasta el día 22 de noviembre de 2011 y en sesión del Comité Asesor del ;18 de noviembre de 2011, acogiendo la defensa esgrimida por los proponentes,:,se habilitó al oferente Unión Temporal Cumbre de las Américas Cartagena 201 apartándose del concepto del abogado asesor contratado por la Entidad qui r en comunicación del primero de noviembre de 2011 afirmó que ninguno de'los proponentes cumplía con los requisitos de experiencia para ser habilitadc:4 jurídicamente.

Adición contractual

El contrato se adicionó en $12.000 millones incluido IVA, el 30 de marzo de 2012, lo que representa 27,59% del valor total del contrato, adición que se realizó por solicitud del supervisor del contrato, quien mediante comunicación del mismo 30 de marzo le pidió al ordenador el gasto autorizar la adición, justificada en que era necesario contratar los siguient s bienes y servicios:

$2.800.000.000 para ate der el foro de actores sociales, $2.200.000.000 para op rativo de salud de ambulancias medicalizadas. $6.000.000.000 para difusión, transmisión de los servicios de televisión, la pre-producción, producc ón de dichos servicios $1.000.000.000 para imprevistos.

100

CONTRALORÍA sin,i2irtitr°1 GENERAL OE LA REPÚBLICA 1 E INSTITUCIONES FINANCIERAS

No obstante lo anterior, no se encontró soporte del estudio de mercado, estudio técnico, financiero y jurídico que soportara las anteriores cifras, tampoco se describe de manera expresa y taxativa los bienes y servicios que se pretendían satisfacer con la adición.

Supervisión del Contrato

Evaluada la lábor de supervisión dentro del contrato 200 de 2011 del Fondo Rotatorio se evidenció:

1. Sobre el control y seguimiento a los bienes 1 servicios suministrados por el contratista,. Íos informes del supervisor not enuncian los costos, ni se desagregan Cantidades, calidad, ubicación de los bienes o prestación de los servicios utilizados durante el evento, tales como: transporte, combustible, alquiler de mobiliario, equipos, puntos de acreditación, etc.

2. No se hace referencia al análisis del precio de mercado que debió efectuar el supervisor antes de autorizar el gasto en aquellos requerimientos adicionales no contemplados en el anexo 4 del contrato. En la propuesta que presenta el contratista, el supervisor da el visto bueno sin que se evidencien el análisis sobre el costo de mercado.

3. No se obsérk registi-C alguno por parte del supervisor sobre características técnicas o dé otra índole que debían cumplir los bienes y servicios adicionales que se requerían.

4. No se evidehció por parte del supervisor mecanismos de control sobre la gestión del personal de apoyo y contratistas de la Unión Temporal. Efectuada prueba de recorrido al respecto, se le preguntó por las labores desempeñadas o ubicación de las personas contratadas, de acuerdo con la muestra aleatoria seleccionada, el supervisor tuvo que consultar repetidas veces al contratista para que éste le informara los detalles enunciados.

5. De la relación de personal de apoyo, entregada por el contratista al grupo auditor, se observó que de los 11 coordinadores con tres idiomas y 4 coordinadores con 2 idiomas ofrecidos por la Unión Temporal en su propuesta, durante la ejecución del contrato solamente empleo los servicios de uno de los coordinadores con dos idiomas ofrecidos, los demás coordinadores empleados hablaban inglés y español y no correspondían a las personas ofrecidas en la propuesta, no existiendo ninguno que hablara los tres idiomas solicitados y ofrecidos en la propuesta, habiéndose sustituido el personal ofrecido.

101

GENERAL DE

conrrnALonIA DELEGADA GESTION PUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Alquiler de mobiliario

Verificada la relación de costos entregada por la Entidad, en la que se registran los valores facturados al FRMRE por concepto de arrendamiento del mobiliario para los diferentes eventos de la VI Cumbre de las Américas, y efectuado el cruce respectivo con los soportes o facturas allegadas por la Unión temporal al Grupo Auditor, se evidenció:

Salas VIP Ministros: La Entidad en su relación de costos informó que el valor de arrendamiento de la sala VIP de Ministros en el Centro de Convenciones Julio Cesar Turbay Ayala (CCJCTA) había sido $33,2 millones incluido IVA, valor sin costos de administración ($4 179.854), no obstante; verificada la factura del proveedor con Nit. 900454209 (Decorato) de la Unión Temporal se observó que el costo real facturado por la sala VIP fue de $11,9 millones incluido IVA.

Evaluados los soportes de la prestación del servicio por concepto de arrendamiento de las salas VIP remitidos por la Unión Temporal así como por el proveedor a quien se le solicitaron directamente por la CGR (Factura N°. 5435 y sus anexos de fecha 26 de marzo de 2012 emitida por el subcontratista identificado con Nit. 830.026.510-923 se observó que el valor facturado al FRMRE por la Unión Temporal es supeil or al valor real cobrado por el proveedor a la Unión Temporal.

Así mismo, se efectúo el crupe la información preaentada (In la relación de costos Ni. 158, con el anexo 4 4el contrato, la propuesta 'económica del proveedor de la Unión Temporal y las facturas soportes de Ig prestaclph del servicio, evidenciándose:

i. La Unión Temporal le cotizó facturó varios de los ítems que se encuentran relacionados en el anexo 4 po encima del precio establecido en éste documento, facturando por días el alquiler e los bienes, cuando eránexo referido establecía que el valor cotizado era por la duración del evento, sin embargo el supervisor del contrato autorizó el servicio.

23 VANDENENDEN.

102

C ONTRALOR I A " GENERAL DE LA REPÚBLICA 1 E INSTiTIICIONES FINANCIERAS

- Tabla No. 39 PAPE. DO MASAR 5013REVERIPICACHINDEFACIVPACICH 5O4TIPB10 CUMBRE DEUSAMERICAS

Auwit't

SUPERVISOR:

11 9 • ,,, N.. 91 B. . .i.• pc. IP, •

ESCRITORIOEN 411 115151300 5]6403233 55801010 150 1 PAG I 51112 P1CIRNAPAW ESd11T070ENPNp2 1.21636000 1 13KH100 1.36,11155 93212503 17377503 158 1 PAG 3 ESCRITORIO IN MACERA YBCANO 70 190 X 075 192931210 II 301E859200 200192000 35.278.94800 44092210 153 1 PAC 2 MESA CENTROENIMDFRA CiE DO 0 505123 765202 20 15.312.00003 874.96480 1742296(0 21E1723600 1591 PAG 3

ESCRITURO EN DIA 075 1920]1200 20 13586 24003 71.05022 07 33013920.10 158 2 PAG 3 SALA EXCIIINAPARIE0CR90710 ENPANO 1.2162000 4 42544103 2113.55300 963591201 150 2 PAG 3 BILLA INTERGOSIORIEN MADERA YOLIER142 40579403 125 60.449 25050 91,0X55 112005.750 00 52156E0110 154 7 PAG 3 60953 Cf PO A1030tl00 5 2099020010 7701, W 38981232 1799960000 1581 2 PAG 3

90 SlCMS 701.21100 14 10.718.40000 142181703 19995.42 00 918703810 158 2PAG, 1 MESAR 1 7004l9I514,440 121 has - - 119133600 6 51, 49 YbW 2.278.5100 102 02910W 47030.430 03 158 2 PAG 3 MESA REDRO...07P2 EVENTOS MADERA 150 AITS DE omErao 8120460 18 74C1520 15X,07555 2214.3500 1252 R O 158 2PAG 3

U CUERO 1193040 00 6 SOBA V?PESOS E,

2594 120 03 1.19,35555 ; 52370202 29 7E6 503 00 1592 PAG 3 M CEN IC 1 XI MIS 1194.3200 2.211045 2 . O 072.16401 4094 00 158 2 PAG 3 SILLA NTERLIBOXOPIEN MADEPA YOUERNI 400.73403 4 1947.17600 93004800 3E16.19400 156909W 159 2 PAG 3. MESA DE CiNtlithmstRA 1%I RIP 119423650 3 35031000 2218.04101 ' 4651.1903 3.071 1ffiC0 159 2 PAG 3 SItIA INIERLORERCEN ACRIBA YGUERWIA 1317942 12 5841.58310 PO4.015 031 t. 9648,[email protected] 52721401 158 27AG 3 MESA DE ~ALOE 39123106 ENMADERA 2.493.1114 00 6 14222400 9%1.359 73 9.781.214 00 12825.33DM 150 2 PAG 3 SOPA OC 2PtESTOS B1.4090000 21980401C 0 25108240 00 7.751360 03 '' 46279122 C585.920 03 158 2 PAG 3

53552000 4 214269000 9220 CO 32112000 161714003 151 2PAG 3 Ar 2491,81400 0 /995292 GO 455.0390 27.701,21400 126253300 158 2 PA0. 3

SILLA INTERICOR EN MADERA Y GUEPJNA 486.794 03 6 292676403 91404600 59292152 250351210 159 2 PAG 3 MESA DE PENTROMADERA 7 21 MIS 1.19433650 21904100 17.744 129( 11996402 150 2 PAG 3 NWS7 DEANIAS CE 6 RESTOS EN MADERA 2215136.00 72 26.58151200 21513655 215119321 153 3 PAG 3 PCSA DUX-ROEN WOERB DC 90 )(50CMS 765Z0 00 6 B59390)00 1351941 1103.28 3121.55903 159 3770 3 ESCPATORIGENWOEPA TIPO SECRETARIA 1.151.51301 8 921210400 31401500 10520.120 LO 1 31016 03 158 3 PAG 3 MESAR GEMPOWDEPA 171 VIS 11942600 12 74320332 24.9203 1637937CA 2.042344 00 753 3 PAG 3 ESCRITORIO 044600E07 TIPOSECRETARIA 1151.513 00 10 2272451 601503 2351327000 2967 036 BO 1593 PAG 3 MESA DI CENSIONA➢IRA 1%I MIS 1.19412 03 4 4.777 34413 354049 00 511R,220W 924400 158 3 PAC S SOPA DE 2 PUESTOS EN CUERO 91982003 12 50 37741500 79735501 52573.12000 71956OCO 159 3 PAG 3 MESA DE AMIASIMIPUESTOS ENMADERA 221513810 12 26581690 215,13501 26.581 832 00 159 3 PAG 3. MESA GENTROENKNDERA DE 03 X 500.15 7650000 6 459300300 39133117 716500103 257379100 00 158 3 700 3 05051-,0l,,,6,,,,,,,97 7,057071,..,,,, 2151 513 Oil 8 42121010 35530/1 925210403 159 3 PAG 3 RESABIE CENFROWDERA 1 X1 IBIS 11913K00 12 14332030 39433300 14331.91003 151 3 PAG 3 ESCRITORIGENMCWIR TIPO SECPBTARI 1,151.M3 00 19. 202272340 35151344 2072724255 159 3 PAG 3 MESA DE GEN1110WOEPA 1 X1 M-15 11941200 4 1723415 94.330 25 4177.21 GO 1593 PAG 3 0297 DE 2 PJESIOS EN CUERO. 41.51,04000 12 00.75.43009 1204010 2376 410 PO 158 3 PAC 3

1593 PAG 3 '


Arrendamiento Mobiliario Coctel de Prensa

Se contrastó la información remitida por la Unión temporal a la Entidad y facturada al FRMRE, con la facturación del proveedor remitida como soporte de la prestación del servicio por el contratista, evidenciándose que no hay coherencia entre las cantidades contratadas y facturadas con el proveedor identificado con Nit. 32.632.732 DV (Alcira De Guevara), Factura Ns. 2881 del 16 de abril de 2012 por $32.619.200, en tanto que lo facturado al FRMRE por el contratista mediante relación N. 256 fue de $49.485.600. Sin embargo, requeridas las explicaciones correspondientes al proveedor, éste allegó factura N. 3228 del 26 de octubre de 2012 (factura expedida 6 meses después de la prestación del servicio y 5 meses después de que la Unión temporal le cobrara al FRMRE el servicio) por $17 millones.

103

CONTRALORÍA CIENERAL ESE LA REpüen.lcA le INSTITUCIONES FINANCIERAS

Compra de computadores

Revisadas las facturas que soportan la adquisición de 300 computadores portátiles y 93 computadores de escritorio, se evidenció que el valor de adquisición de los computadores portátiles (sin lic ncias, ni accesorios), según factura del Proveedor de la Unión Temporal24 fue inf rior en un 238% ($410.933.836) al valor facturado por el contratista al FRMRE ($1.071.840.000).

Sin embargo, producto de las observaciones efectuadas por la CGR, la Entidad acordó con el contratista en I momento de la liquidación del contrato cancelar cada computador como un todo (Equipo+licencias+accesorios), habiendo logrado la Entidad que el costo total de los equipos con licencias y todos sus accesorios fuera de $1.259,6 millones.

Operativo de Salud

Para suplir la necesidad de "Servicios Médicos", establecida en los estudios previos de la licitación, pero n incluida en el estudio de mercada, ni en el anexo N. 4 del contrato, la entidad pr pedió a adicionar el contrato N. 20012011 FRMRE, con el fin de incluir la presta jan de este servicio, en ja solicitPd de adición el supervisor del contrato mani esta, que el operativo de salud 'tenía u costo aproximado de $2.200 millo n alguno de estudio de mercad adición fue autorizada por el marzo de 2012 (10 días antes servicio referido, pero sin indi costo o el presupuesto para el

Analizados los contratos, facturas y demás documentos soporte del operativo de salud desplegado en el marcye la VI Cumbre de las Américas el cual tuvo un costo de $2.419 millones, se encontraron 3 contratos' cuyos objetos fueron: la contratación de ambulancias dsoporte vital medicalizadas y no medicalizadas y la atención de urgencias pre-h spitalarias a través de módulos de estabilización y clasificación de pacientes, e los citados contratos, se pactó que el valor convenido en la cláusula "FORMA DE PAGO" incluía "todos los costos impuestos y tasas legales vigentes a la fecha de celebración del contrato y demás costos directos e indirectos que la ejecución con leve". Sin tener en cuenta lo anterior, la Unión Temporal le cobró al FRMRE s bre el valor total de los contratos cuyo valor incluía

24 Ofiexpres-suministros y servicios logísticos 25 Contrato suscrito con Cruz Roja Colombiana Seccional Bolívar, Nit. 890.480.033-0 por $ 1.236.637.600 Contrato suscrito con la Defensa Civil Colombi na Nit.899999717-1 por $ 204.000.000 Contrato suscrito con Asistencia médica inmed ata AMI, Nit. 802002279-6 por $ 136.080.000

lle de pesos, no habiendpse eviyerciado soporte e .'que soportara la cifra ensinciada;' sin embargo, la rdenador del gasto, habrdose ;yperita el 30 de de iniciarse el evento) influyendo lq prestación del Ir en ningún aparte del contrato la estimación del

ismo.

104

CONTRALORÍA orerawLonin Detenwp.P,óGEwERAL in. LA fa Pu e L ic.A

"todos los costos impuestos y tasas legales vigentes (...)" un IVA adicional por $252, 3 millones, valor este que fue aprobado por el supervisor del contrato y cancelado por la Entidad.

Tabla No. 40 10 VI CUMBRIEPELAGMMicAS1-

VALORO SUBTOTAL ADMIMSSMCgq IVA TOTAL

IVA Adicional

POLIZA DE SEGURO 124 S 65.13740 $ 6.837,037.00 5 10285105 $ 1,250,014.81 $ 9,120,007.36 ALQUILER DE AMBULANCIAS DE 6011101TÓ VITAL TIPO

EMERGENCIAS MEDICAS EXTRAHOSPITALARIAS. MI MEDICALOADD PARA ATENCIÓN DE LIFIGEOCIAS Y

1 S 130080000.00 S 136,080710.00 S 20,412.000.00 S 25.033,720.00 5 181,530,72000 21,772.800.00

ALOUILER DE AMBULANCIAS DE SORIRTEMITAL TIPO NO MEDICAUZADO PARA ATENCIÓN DE USIGELICIAS Y EMERGENCIAS MEDICAS EXTRA110SPITALARIAS - DEFENSA CIVIL COLOMBIANA • 11 204.000,000.00 S 204,000,000.00 S 30.5001100 S 37,531000 00 $ 272,136,000.00 32,640,000 00 SERVICIO DE ATENCIÓN URGENCIAS PREIN/SPITALARIAS ATRAVÉS DE MODULOS DE ESTABILIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE PACIENTES, COMANDO DE INCIDENTES Y PUESTO DE MANDO UMRCADO CON TRANSPORTE ASISTENCIAL MEDICALIZADO- CRUZ ROJA COLOMBIANA , . 1 S 1,236837.600.00 $ 1.236.837.600.00 5 185,49 00 5227,541,31640 $ 1849.674.558.40 197882.016 00 SERMCIO DE ELABORARON. ESTRUCTURIGGION Y SUPERVISIÓN PLAN DE ASISTENCIA 2711413SPITALARIA PARA LA VI CUMBRE DE LAS MERCAS- PRANCISCO HOLGUIN RUEDA I, ' 1 S 200,000,000.00 S 200,000,000.00

.

S 30000.4. $ 36,800,000.00 5 201,800,00000 O RAIORACION DEL PIAN DE SALUD - 00117ALO RAMIREZ SERPA-1E01111R 7 1 $ 21,000,000.00 S 21100,000 00 S 3.150.01/00 $ 3,864,000.00 S 28,014000.00 0 SERVMO DE AMBULAN CIA MEDICALIZADACOMPLETA UN MEDICO. PARAMÉDICO Y UN Auxiumi DEL AL 17 DE FEBRERO 1 S 9,250,000.00 S 9250.000.00 S 1,38751100 S 1,702,000 00 $ 12.339.1000

- IPTANYAMMAGMÓ «Ala :::15 7' :, 1214als.to TOTAL OPERA11V0 SALUD MI IP


ALQUILER ARCOS DETECTORES DE METAL

La Unión Temporal suscribió contrato con Vigilantes Marítima Comercial Ltda. por $189,3 millones incluido IVA para el alquiler de 8 arcos detectores de metal por 30 días y 50 detectores de metal para todos los escenarios donde se desarrolló VI Cumbre de las Américas, servicios estos que no se encontraban dentro de los enunciados en el Anexo 4 del contrato. Verificada la copia de la factura No. 03-SC 0000020569 del 18 de abril de 2012, el proveedor señala que el valor del servicio prestado fue de $151,5 millones, no obstante, la Unión Temporal según relación 259, cobró $276,5 millones más costos de administración por $36,2 millones.

PAGO DE ALOJAMIENTO

Verificada la legalización de los viáticos asignados a los funcionarios y contratistas que viajaron a la VI Cumbre de las Américas, se evidenció que adicional al valor cancelado a los funcionarios por este concepto, la Entidad pagó a la Unión Temporal por concepto de alojamiento de funcionarios y contratistas que asistieron al citado evento $433 millones de pesos, (relación 94), no obstante que el parágrafo del artículo 3 del Decreto 954 de 2011 establece que el valor de los

105

CONTRALOMA paco". CONTRALOR l'A I GEs,ó. PUBLICA CE ~et_ o, LA n EPÚ INSTITUCIONES FINANCIABAS

viáticos está destinado a proporcionar al empleado manutención y alojamiento durante la comisión de servicios.

Vigilancia Museo Naval

La UT suscribió contrato con V gilantes Marítima Comercial Ltda. por $5,4 millones para prestar el Servicio de Vigilancia 24 Horas, en el Museo Naval, con facturas No.04-CT 0000067761 del 2 abril de 2012 y Factura No.04-CT 0000068336 del 18 de abril de 2012, el proveedor cobró los servicios prestados por $5,98 millones, sin embargo la U.T le cobró al ondo $16,6 millones incluido IVA, quien procedió a hacer el pago mediante factura UTC0103.

Compra de Libros

Para la VI Cumbre de las A adquirió para obsequiar 1.000 millones de pesos, según factL el proveedor26, en la cual no s encuentran exentos del pago Estatuto Tributario27, sin emb Cartagena 2012, le cobró al FI millones por concepto de IV

éricas, la Entidad a través de la Unión Temporal ejemplares del libro Colombia Prospera por $195 ra N. 19847 del 19 de abril del 2012, expedida por factura IVA en tanto que los bienes adquiridos se

ofendo según lo establecido en el artículo 478 del l'go; la Unión Temporal 'Qumbre cle las Américas MRE además del valor referido, II suma de $31,2

cuando la misma proppesta presentada por el proveedor afirma "Los libros de Orácter cultural están exentas del IVA".

Igual situación se presenta en respecto de la impresión de 3.101) ejemplares del libro "Camino a Cartagena", po $62,9 millones, según factura N. 467 del 4 de abril del 2012, expedida por el prov pdor28, en la cual no se factura IVA, sin embargo la Unión le factura al FRMRE además del valor referido, $10 millones por concepto de IVA, cuando los bienes adquiridos se encuentran exentos del pago referido, tal como se enunció anteriormente.

Así mismo, se compraron 40 ibros del Buque Gloria, por $3 millones de pesos, según factura N. 0252 del 14 d@ marzo de 2012, expedida por el proveedor29, en la cual no se factura IVA, sin embargo la Unión le factura al FRMRE además del valor referido $0,48 millones pdr concepto de IVA, cuando los bienes adquiridos se encuentran exentos del pago -eferido según lo establecido en el artículo 478 del Estatuto Tributario.

26 Villegas Editores 27 ARTICULO 478. LIBROS Y REVISTAS EXI carácter científico y cultural 29 Ediciones Pluma de Mompox S.A. Nit. 900.1 29 Ángela Patricia Plana, Nit. 39.774.809-4

NTOS. Están exentos del impuesto sobre las ventas los libros y revistas de

33.493-3

106

CONTRALORÍA I :=Itc?"D" GENERAL OE LA RE PÚBLicn E INSTITUCIONES FINANCI

" ERAS

Así mismo, se cobró IVA por $0,9 millones por la compra de lápices de colores que según el Estatuto Tributario también son bienes exentos de IVA.

La Contraloría, durante la auditoría y antes de la liquidación del contrato, solicitó a la DIAN hacer las actuaciones correspondientes respecto al impuesto del IVA que pudiere haberse causado con ocasión de este contrato. Sobre el particular, la Dirección de Gestión de Fiscalización de la DIAN reportó que no encontró inconsistencias relacionadas con lo denunciado.

MantenimientO Ir Adecuaciones

El Fondo Rotatorio pago $177,5 millones por concepto del tapizado de las sillas y adecuación dé lás cabinás de traducción simultánéa del centro de convenciones Julio Cesar Turbay Ayalá, sin que se evidenciara reembolso de lo invertido, dada la naturaleza Mal contrato y del concesionario del Céntro de Convenciones.

Acreditacionel

Evaluado el "Irifdrme Finái Logística VI Cumbre de jas Américas" presentado por la Entidad, en cohOordancia con cada uno de los informes de gestión por parte de los coordinadores de los diferentes comités y a su vez cruzados estos con las relaciones que: soportan la facturación del contratista y la liquidación del contrato, se evidenció qué respecto del servicio de acreditaciones la Unión Temporal facturó 623 puntos de registro o acreditación ($235,7 millones), cifra que difiere de la informada por el coordinador de acreditaciones", que en su informe de gestión manifestó que los puntos de acreditación durante toda la Cumbre fueron 530 ($155,9 millonés). Igual situación se presenta respecto de los puntos de ingreso, de los cuales él contratista facturó 186 puntos ($571,4 millones) pero el informe del coordinador de acreditaciones afirma que fueron 123 ($486 millones).

Tabla No. 41 ACREDITACIONES

SERGIO . Cantidad VaIorUnItart Subtorar AdmintstraciOlt IVA TOTAL Control de Ingreso SAnforme : 123 950,000.00 116,850,000.00 17,527,500 00 21500,400.00 155877,900.00 Control de Ingreso S/Relac ion 154 186 950,000.00 176,700,000.00 26,505,000.00 32,512,800.00 235,717500.00 Subtotal Diferencia S/Relaclon Vs Informe Coordinador 63 59550,000.00 8,977,500.00 11,012,400.00 79,839,900.00 Puntos de Registro S/ Informe 530 687,500.00 364,375,000.00 54,656,250.00 67,045,000.00 486976,250 00 Puntos de Registro S/Factura relacion 154 623 687,500.00 428,312,500.00 64,246,875.00 78,809500.00 571968,875.00

SUBTOTAL SOBRE FACTURACION 93 63,937,500.00 9,590,625.00 11,764,500.00 85,292,625.00 TOTAL SOBRE FACTURACION ACREDITACIONES 165,132,525.00


3° Dr. Víctor Echeverry, Ministro Consejero en informe de fecha 18 de abril de 2012.

107

CONTRALORÍA I Ilcr:CrainCDA""ADA GENERAL DE LA R444E11_144 E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Equipos Audiovisuales

En la ejecución del contrato, ricl se evidenció la justificación para que el supervisor solicitara el 8 y 15 de marzo e 2012 al contratista que alquilara algunos de los equipos que en el pliego d condiciones la entidad había establecido que compraría, habiéndose recibid oferta por parte de los proponentes del valor de compra de los bienes, pero nu ca del arrendamiento de los mismos. Tal es el caso de las pantallas 3x4, los pr yectores de 5.000, 4.000 y 8.000 lúmenes, las pantallas Led de 40" entre otros, necesidades estas que fueron variadas por el supervisor quien por ejemplo en lugar de comprar las pantallas Led de 40" (establecidas en los estudios previos y en los pliegos), solicitó al contratista el alquiler de Plasmas y/o televis res Led de 42", así como en vez de la compra de 1 los proyectores mencionados, olicitó el alquiler de proyectores de 6.000 y 10.000 lúmenes, (no utilizando en el vento ningún proyector de 4.000 y 8.000 lúmenes) cuando en el pliego se habí establecido que la necesidad de la entidad era comprar proyectores de 5.000, .000 y 8.000 lúmenes.

En materia de inversión en eq ipos audiovisuales utilizados en la VI Cumbre de las Américas, solo el 41% ( 825,2 millones) de la duantía invertida ($2.836 millones) corresponde a bien S previamente establecidos en el pliego (según relación N. 134).

El cambio de prestación del contrato de compra a arrendamiento de los bienes, generó una diferencia de $374,3 millones, tal como se puede observar en la

• siguiente tabla:

Tabla No. 42 ot

''-

: —

D,My6MñJ 00(0

AEsseón Pantalla Led 40' /VEME Plasmas o LCD& IE CoEla c. GEE

15 210.00000003 AiWWO 7410001003 50 1720.44001 IgWW

043/30404334 344022310 324 3317033000 030 00 74010000 5 15000006 200000 44000(0 1323110 03 40010 NO COTIZNIONEL Be

3304con P2250 14 67 313.431404 9L0 de 43 J 1619,f 00 001,000000 I 33700009 523005300 Y,üI,WJ00 19 48 0 02 1818158403 129900000

333400 Pan1404 APL. Eantala Central de 1E mis 4 0000 132704000 60000 NO 00710110NELRE1

32.14223211430 141 Ap45NS400000AO47 19

2 1~1 531 6300

' 04 0 113 0100 IJ 6175003100 90030 7163310000 3131719200 40292513600 129900030

140000 Pantab Led 4 104 064101.030121 1E494603 21000020 15 750303303 1200000 13 710 00000 381,13510 519,FIW 110001

111030 PanraRa 364 1.434003/6431de14 mis 2 543400 23110004 40000119 15 1201000303 192E000000 139210009 063520001 132511000

'DIAL DETRIMENTO 374,316,804 00


Igual situación se evidenció celebración de la VI Cumbre parte del supervisor del contra Temporal generándose una arrendamiento de $58 millones

respecto de los monitores empleados para la de las Américas, sobre los cuales se dispuso por to que los mismos fueran arrendados por la Unión diferencia entre el valor de compra y el de

108

CONTRALORÍA " `""" GEST PÚBLICA GENERAL DE LA R E PO En- ICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Personal de Apoyo

Según Anexo Personal de Apoyo, correspondiente a la Relación No.157, el valor cobrado por la Unión temporal por concepto de personal de apoyo fue de $666,6 millones sin IVA, información que se contrastó con las facturas enviadas por la Unión Temporal sin lograr obtener el 100% de soportes antes de la liquidación del contrato.

Arreglos Florales

En el anexo 4 del pliego de condiciones se estableció la necesidad de que el contratista efectuara el suministro de arreglos floráles para la realización de la VI Cumbre de lás Américás, habiéndose obtenido, cotización por el proponente ganador de los siguientes tipos de arreglos florales;

- Tinaja Florái de un Mitro de alto (10 docenas de flores tropicales): $446.600 incluido IVA

- Arreglo FIckál grande (8 docenas de flores tropicales que se encuentren cosecha): $32.800 iriáluido IVA

- Arreglo FloFal Mediano (5 docenas de flores trbpicales que se encuentren cosecha): $293.480 incluido IVA

Arreglo Floral Pequeño (3 docenas de flores tropicales que se encuentren en cosecha): $229.680 incluido IVA

No obstante lo anterior, el supervisor del contrato en requerimiento efectuado al contratista el 9 de marzo de 2012, le solicitó arreglos florales de especificaciones distintas a las cotizadas en el Anexo 4.

Compra de Uniformes

Se evidenció que el supervisor del contrato le solicitó al contratista que efectuara la compra de unos uniformes31 para el personal de apoyo de la VI Cumbre de las Américas, sin evidenciar un estudio técnico suficiente con el fin de estimar el número de prendas requeridas.

31 912 camisas femeninas de arandelas, 912 camisas femeninas bordadas, 1824 pantalones femeninos, 1038 camisas masculinas bordadas, 1038 pantalones masculinos, 518 cinturones, 3000 camisetas tipo polo.

en

en

109

CONTRALORÍA CEOSO

ALOR/A on

oma.

INSTITUCIONESFINANCIERAS

En la bodega del almacén se encontraron uniformes sin ningún uso, todos marcados con el logo de la Cumbre de las Américas.

Tabla No. 43 Compra de Uniformes

DESCRIPCION ITÉNt CANTIDAD VALOR TOTAL Camisa para Hombre 178 6,696,360.00 Camisa Bordada I 403 15,922,530.00 pantalon Hombre 188 7,478,640.00

Cinturones 92 745,200.00

Pantalon Dama 767 29,682,900.00 Camiseta Polo 354 7,710,120.00 Camisa con arene elas dama 382 19,459,080.00

2364 87,694,830.00

Subcontratación Unión Tenmoral

Efectuado el estudio a la subc ntratación efectuada por la Unión Temporal con las respectivas facturas soportes e la prestación de los servicios, se observó que el 90% de los contratos suscr tos por la Unión temporal no tienen fecha de suscripción, el 30% de los con ratos allegados no están firmados por las partes, el 100% de los contratos y orden/1s de prestación de servicios no tienen de manera clara y expresa el objeto del c ontrato y las obligaciones'a cumplirse, en tanto que los objetos son generales, n t especifican lugar donde se preStará el servicio, cantidades, especificaciones t onicas, días o periodo de prestación del servicio, si es por horas o por días.

Liquidación del Contrato.

El 12 de marzo de 2013 se réalizó la liquidación del contrato No. 200 de 2011, entre la Unión Temporal Cun;bre de las Américas y el Fondo Rotatorio de del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Producto de las reuniones, sol citudes de información, aclaraciones solicitadas por parte del equipo de auditoría e la Contraloría General de la República y de las reuniones del Ministerio con el contratista, sobre las cuentas pagadas, los elementos utilizados y el val r de los servicios recibidos para llevar a cabo la Cumbre de las Américas, se encontraron diferencias por $4.169 millones, las cuales fueron aclaradas en el acta de liquidación del contrato. Estas diferencias subsanadas corresponden a las siguientes actividades:

Acreditaciones, aeropuerto, ali entos y bebidas, comunicaciones, foro de actores sociales, CCJCTA, equipo d sistemas, impresos, muebles, papelería, prensa, recepciones, transporte, vi ilancia, hoteles, culturales, tiquetes, servicios profesionales y personal de ap yo.

110

CONTRALORÍA a:sinTigNALtunttio„"'" GENERAL DE LA REPÚBLICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Este valor se configura en un beneficio de auditoría para la Contraloría General de la República.

De igual forma, FUDAP de Colombia le entregó al Ministerio de Relaciones Exteriores $508 millones como apoyo de cooperación para el desarrollo de la VI cumbre de las Américas, para la cancelación del hospedaje de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores.

El valor total del benefició de auditoría se cuantificó en $4.667 millones.

Las diferencia, económicás fueron objeto de un praceso de conciliación que contó con el acompañamiento de la Procuraduría General de la Nación, entidad que tiene toda la información correspondiente, razón por la cual en las situaciones evidenciadas en este contrato que pueden tener presunta incidencia disciplinaria, la Contraloría General de la República no realiza el traslado respectivo.

3.3. EMBAJADA DE PETRORIA

Se evaluó la destión fiscal de la Embajada de Colombia en Pretoria-Sudáfrica, verificando la legalización de los gastos por papte de esta misión diplomática durante la vigencia 2008, en la cual se le asignaron 483.572,12USD.

La evaluación 10 efectuó bomo resultado de una denuncia relacionada con hechos de la vigencia 21)09. Teniendo en cuenta que dichá vigencia ya había sido objeto de revisión en la auditoriás anteriores, se procedió a evaluar la vigencia 2008.

Se verificó que la gestión fiscal en la administración de los recursos públicos asignados a esta misión diplomática se realizara dentro de los principios de economía, eficacia y eficiencia, estableciendo lo siguiente:

Hallazgo No. 22: Soportes de legalización (D)

Rubro- Sostenimiento Servicios Embajada — Comunicación y Transporte

El soporte de las relaciones de gastos correspondientes al servicio de TV CABLE de la Residencia del Embajador, es una hoja simple que no cumple con los req_uisitos de una factura, como lo establece el artículo 617 Estatuto Tributario-Er2 y en otros caso el soportes es un estado de cuentas, en las que no se

32Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. <Literal modificado por el artículo 64 de la Ley 788 de

111

conTnAtonla DELEGADA CONTRALORÍA GESTION EüBlICA atNtRAL OE LA RE P B L I CA E Insmuc■omes FINANCIERAS

especifica la fecha ni el número de la factura como se puede apreciar en las relaciones de gastos Nos. 29, 43 y 82 (enero a marzo de 2008) por 1.319,70, 1,369.70, 1187,73 Rand respOctivamente, y de los meses de (abril a junio de 2008) Nos.118, 160 y 188 por 1.406,97, 1.406,97 y 1.406.97 Rand respectivamente.

Lo anterior denota falta de cipntrol y monitoreo a la legalización que hace la embajada de los recursos asig ados para su funcionamiento, lo que genera poca confiabilidad en los reportes del SISE e inobservancia de la normatividad relacionada con las legalizació descritas en la Resolución 349 de 2008.

Hallazgo con presunta connota ion disciplinaria.

Respuesta Entidad

"El literal i del artículo 17 de la r solución 349 de 28 de enero de 2008, estipula que en los informes de rendición de c entas se deben relacionar las facturas y/o recibos originales que soporten el gasto Al respecto la misión adjulpto soportas originales del gasto con los datos del prove dor, numero de factura, facha de factura, firma del proveedor y descripción de bien o 'servicio. : z

• Mediante comunicación GSE N° 0901 de 08 de julio, el Grupo de Trabajo de Servicio al Exterior le solicito a la misión el envió de los soportes originales de las relaciones de gastos N°29, 43 y 82. Sobre el particular la Misión Diplomática dio respuesta adjuntando las facturas correspondientes a di'hos gastos y brindando las explicaciones del caso.

De otro lado, mediante comunicación, GSE N 54833 de 04 de septiembre de 2008, el Grupo de Trabajo de Servicio al aterior solicitó explicaciones a la Misión acerca del envío de fotocopias de los soportes de las relaciones de gastos N°118, 160 y 188, al respecto la Misión señalo que los sopores originales eran utilizados para recuperación de impuestos. (Ver memorando de observaciones y respuestas con los soportes del gasto)."


La explicación y los soportes rtio justifican el retiro de IQ observado toda vez que ; los mismos no corresponden una factura y en el caso de las tres relaciones

últimas el soporte es un extr cto bancario donde se observa el pago mas no cumple con los requisitos de recibo de pago o factura en original o copia.

2002. El nuevo texto es el siguiente.> Apellido y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llev r un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

112

CONTRALOR ÍA1 G E N ERAL OE LA NE P NUCA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Hallazgo No. 23: Soportes legalizados en periodos diferentes (D)

En la rendición de cuentas de la vigencia 2008 de la embajada, no dio cumplimiento a lo estipulado en la Resolución No. 0349 de 2008, Capítulo V Rendición de Cuentas, artículo 14 "La Rendición de Cuentas de las Misiones Diplomáticas y Consulares, se debe hacer a través del Sistema de Información de Servicios al Exterior SISE. Las misiones deben presentar a más tardar en forma física, trimestralmente, ante el Ministerio de Relaciones Exteriores — Dirección Administrativa y Financiera, un informe detallado sobre la forma en que se utilizaron los dineros emitidos para su funcionamiento. Dicho informe deberá contener los soportes de legalización de cuentas por todo concepto (compras, honorarios, etc.) efectuados dentro del trimestre en el cual se originó el gasto" y artículo15: "REGISTRO DE INFORMACION EN EL SISTEMA SISE. El registro de información en el Sistemas SISE deberá realizarse de forma continua y en la fecha en las que se produzcan las operaciones o transacciones, lo que permitirá una información real e inmediata, así como el cierre oportuno de sistema».

Lo anterior, teniendo en cuenta que en los siguientes rubros se registraron en el SISE gastos qué correspbnden a un periodo diferente al que originó el gasto así:

• Arrendamiento Bienes Embajadas y Consulados-Equipo de Oficina.

✓ La Relatión No. 120 por concepto de pago de Arrendamiento Bienes Muebles, reportada y registrada en el SISE en el segundo trimestre de 2008 (abril a jtinio), esta soportada con la factura No. feb-08 de fecha 01 de febrero 2008, por 1.738,50 Rand.

✓ La relación No. 200, reportada en el segundo trimestre de 2008 (abril a junio), se soporta con la factura No. 16251371 del 21 de mayo de 2008 pero se registra el gasto del mes de julio de 2008.

✓ En las relaciones No. 252 y 320, contenidas en la legalización del tercer trimestre (julio a septiembre) se incluyen las facturas No. 16321044 del 23 de junio de 2008 con la que se cancela el servicio de agosto de 2008 por 4.089 Rand y No. 16462086 del 21 de agosto de 2008 con la que se cancela el servicio correspondiente a octubre de 2008, por 4.067,83 Rand.

✓ En las relaciones No. 411 y 427, soportadas con las facturas Nos. 6674323 del 24 de noviembre de 2008 y 16720582 del 03 de diciembre de 2008 respectivamente, se facturan los meses de enero y febrero de 2009, lo cual se pagó y registró en el SISE en diciembre de 2008 (cuarto trimestre de 2008). Estos gastos se registraron antes de su causación, ya que corresponden a la vigencia siguiente.

113

CONTRALORÍA I =7,1=31,1cer"e" OSRERAL CR LA R PUBLICA e INSTITUCIONES FINANCIERAS

Tabla No. 44 Gastos legalizados en periodos diferentes al que origino e gasto

No. Relación No.

Factura Fecha

1 Factura Registro SISE

Servicio Facturado

Valor Rand

120 Feb- 2008 Feb./01/2008 Abril./09/2008 Febrero/2008 1.738,50 200 16251371 Mayo/21/2008 Junio/19/2008 Julio/2008 4.046,26 252 16321044 Junio/23/2008 Julio/31/2008 Agosto/2008 4.046,26 320 16462086 Agoto/21/2008 Sept.23/2008 Octubre/2008 4.046,26 411 16674323 Nov./24/2008 Dic./04/2008 Enero/2009 4.046,26 427 16720582 Dic./24/2008 Dic.22/2008 Feb./2009 4.046,26

Fuente: Soportes de Lega zactán

•Sostenimiento de Bienes mbajadas y Consulados-Papelería y Útiles de Escritorio

✓ En la rendición de la cu nta del segundo trimestre de 2008 (Abril- Junio), se registró en el SISE gastos de papelería y útiles de escritorio, correspondientes a feb ero y marzo de 2008, como se puede apreciar en las relaciones Nos: 130 mediante factura del 28 d@'marzo

•Sostenimiento de Bienes Embajadas y Consulados-glementoil de Cafetería

✓ En la rendición de la , cuenta del tercer trimestre de 2008 (Julio a septiembre), se report' 'y registró en el SISE gastos correspondientes a elementos de cafetería del mes de mayo de 20Q8, como es el caso de la relación No. 272 del de agosto de 2008, la cual esta soportada con facturas Nos. JAI0417650 y JRR0160200 del 20 y 25 de mayo de 2008 respectivamente.

✓ La Relación No. 323 41 23 de septiembre de 2008, se sóportó mediante factura No. JRR0164828 del 25 de junio de 2008,

✓ En el reporte del cuarto trimestre de 2008 (octubre—diciembre) se registró en el SISE la relación No. 428 que incluye las facturas Nos. JRR0155670 y JRR01789195 del 27 de abril y 25 septiembre de 2008 respectivamente.

•Sostenimiento Servicios EMbajadas y consulados- servicio do Fotocopiado

✓ De acuerdo con la rendición de cuentas del segundo trimestre de 2008 (abril-junio), la relación No. 133 se registró el 24 de abril de 2008 y se soportó con las factura Nos. 1130535, 1130532, 1130533 y 1130929 las cuales son del 26 y 28 e marzo de 2008.

✓ En la relación No. 262, registrada en el SISE el 1 de agosto de 2008, se reconocieron gastos según las facturas Nos 1140216, 1140217, 1140218 del 27 de junio de 2008

114

CONTRALORÍA GerrÓNAL:11.7"*"" GENERAL DE LA REPÚBLICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

•Sostenimiento Servicios Embajada—Comunicación y Transporte

En la rendición de cuentas del cuarto trimestre de 2008 (octubre a diciembre), se registra en el SISE la Relación No. 367 el 4 de noviembre de 2008, la cual está soportada con la factura No. TST034630 del 6 de septiembre de 2008, por lo que el gasto corresponde a periodo anterior al reportado.

•Sostenimiento Servicios Embajada y Consulados—Mantenimiento y Reparaciones Locativas.

En el reporte de legalización de gastos del cuarto trimestre de 2008 (octubre —diciembre), se registra en el SISE la relación No. 341 de fecha octubre 2 de 2008, gasto que no corresponde al periodo de legalización, ya que la factura es del 30 de septiembre de 2008.

•Sostenimientil Servicios Embajadas y consulados-Mantenimiento y Reparación ah Muebles Enseres Equipos Maquinaria y Vehículos

En la rendiciótl de cuentas del segundo trimestre de 2008 (abril a junio), se adjuntaron las: itlaciones: No. 128 soportada con la factura No. 5644 del 21 de febrero de 2008 la cual es registrada en el SISE el 17 de abril.

Las anteriores iiticonsistencias se presentan debido a falta de control en el manejo de los recursos para el funcionamiento de la misión, falta de seguimiento permanente por parte de la oficina de Servicio al Exterior y de acompañamientO de la dependencia de Control Interno, lo que origina inobservancia de la normatividad citada.

El hallazgo tiene presunta connotación disciplinaria.


"El arrendamiento de la fotocopiadora es un gasto que se paga mes anticipado, por ejemplo febrero se paga en enero y así sucesivamente. Los soportes de gastos contenidos en el siguiente cuadro cumplen con lo establecido en el artículo 15 de la resolución 349 de 28 de enero de 2008, dado que todas las relaciones de gastos mencionadas en el requerimiento fueron registradas en el SISE en la fecha en la que efectivamente se realizó el pago. (Ver Extractos bancarios).

El soporte de la relación de gastos N°223 tiene fecha de febrero y fue registrado en junio, debido a que en el primer trimestre se hizo una observación a la misma, por clasificación errónea, en consecuencia y con el fin de subsanar el error, la Misión Diplomática anulo la relación de gastos que inicialmente tenía asignado el número 58 y estaba registrada en el

115

CONTRALORÍA " ."."6"1"riA "LEGADA GENERAL OS. „ PÚ8L ICA I e EINSTSITITNUGUIOSNWP INAICIEFIAS

primer trimestre, creando una nueva relación de gastos, a la cual el sistema le asigno el número 223 de fecha de 30 de junio de 2008.

Los soportes de la relación de bastos N°225 y 226 tienen fecha de febrero y fueron registrados en junio, debido a qu'e en el primer trimestre se hizo una observación a las mismas, por clasificación errónea, en consecuencia y con el fin de subsanar el error, la Misión Diplomática anulo la relación de gastos que inicialmente tenía asignado el número 228 y estaba registrada en el priMer trimestre, creando dos nuevas relaciones de gastos, a las cuales el sistema les asigno) el número 225 y 226 de fecha 30 de junio de 2008.

La relación de gastos N°224, tiene fecha de febrero y fue registrada en junio, debido a que en el primer trimestre se hizo un observación a la misma, por clasificación errónea, en consecuencia y con el fin de sub anar el error, la Misión Diplomática anulo la relación de gastos que inicialmente tenía a ignado el número 58 y estaba registrada en el primer trimestre, creando una nueva reáción de gastos, a la cual el sistema le asigno el número 224 de fecha 30 de junio de 20081


La respuesta menciona que l pago es mes anticipado, sin embargo el periodo facturado corresponde a dos eses anticipado. En el Rubro de Sostenimiento de Embajadas y Consulados- Pa elería y útiles de escritorio, se acepta la explicación dada por la entidad respecto a la relación No 223. Del rubro Sostenimiento de Bienes — elementos de cafetería, y sostenimiento de Servicios -Servicio de fotocopiado, comunicación y Transporte, Mantenimiento y reparaciones Locativas y Mantenimiento y Reparacio es Muebles y Enseres la explicación dada por la entidad no desvirtúa lo obse ado en la auditoria, por cuanto la norma establece que los gastos deben ser regí trados en el trimestre donde se generan. Se acepta la explicación dada para el rubro de Sostenimiento de Bienes- Materiales y suministros por cuanto corresponde a correcciones sugeridas por la entidad.

Analizada la respuesta, se concluye por parte de la Contraloría que el hallazgo se ajusta para retirar los ítems que se aceptan, pero en los demás, sp mantienen las deficiencias detectadas y la incidencia dada.

Hallazgo No. 24: Soporte de

En el rubro de Sostenimiento, Servicios Embajadas y Consulados—Comunicación y Transportes, se evidenció que la factura No. 26786061 de octubre 10 de 2008, se utilizó como soporte para tres relaciones, identificadas con los No. 271, 308 y 345 y su registro en el SISE en periodos diferentes correspondientes a agosto, septiembre y octubre tal como i se muestra a continuación:

ago

116

CONTRALORÍA A :177.1;rdr" OENENAL 01. LA REPÚBLICA I e o/suruco:mes FINANCIERAS

Tabla No. 45 Repetición de Factura en la legalización de gastos

Fecha de Registro SISE

No. Factura Fecha de la factura

Valor Rand

Valor Moneda Giro US$

No. Cheque

Agosto 4/08 26786061 Octubre 9/2008 1,406.97 180,61 102443 Septiembre 03/08 26786061 Octubre 9/2008 1,406.97 182,98 102465

Octubre. 2/08 26786061 Octubre 09/2008 1,406.97 182,98 102481 Fuente: Soportes de rendición de cuentas Pretoria vigencia 2008

Lo anterior evidencia falta de control y seguimiento por parte de servicio al exterior quien es el encargado de efectuar las respectivas validaciones a los soportes que respaldan las legalizaciones realizadas por la embajada, lo anterior no genera confiabilidad en los gastos reportados por la Embajada.


"Con relación a las facturas de servicio de T.V cable, se revisaron los extractos bancarios de los meses do agosto, septiembre y octubre de 2008 los cuales adjunto, donde se evidencian los Mos mensuales efectuados por este concepto.

Los soportes dé th relación de gastos N°272, son las lecturas contenidas en el siguiente cuadro, el valoritultante cié la suma de las mismas, coincide con el valor registrado en el SISE por 729.66 Pand, el cual fue pagado con el cheque No. 102440.

Por lo anterior no hay lugar al presunto detrimento patrimonial por 3087.54 Rand equivalente a 401E 22 Dólares Americanos, debido a que las facturas fueron debidamente pagadas, en nindún momento se efectuaron pagos dobles o sin los soportes respectivos"

Analizada la respuesta y los soportes de la misma, se observa que respecto del primer ítem, la entidad acepto el pago de tres meses diferentes con el mismo soporte que para este caso se trata de la misma fáctura, por lo que el hallazgo se mantiene.

Hallazgo No. 25: Facturas y/o soportes en fotocbpia (D)

En los soportes que respaldan la rendición de cuentas de la vigencia 2008, se encontraron facturas en fotocopia.

El numeral i) del artículo 17 de la Resolución 349. del 28/01/2008 permite que se presenten soportes en fotocopia en los siguientes eventos: "Solo se aceptan fotocopias, en caso de que sea necesario presentar la factura original para recuperación del impuesto, en cuyo caso, esto se debe estipular en el cuerpo de la fotocopia y resaltar el valor a recupera►". (Subrayado nuestro)

117

cq,,cil•AIT05,e17.9ü5Lle: CONTRALOR/A DELEGADA aesipót, PÚSLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

No obstante lo anterior, en las Relaciones No. 21, 68, 111, 143, 174, 218, 356, 388 y 439 se incluyen fotocopias de facturas que tienen el sello: "Esta es una copia la factura original es requerida para devolución de impuestos", pero no se indicó el valor del impuesto a recuperar como lo indica la norma interna.

Esta situación evidencia falta de control y seguimiento en las legalizaciones, lo que genera incertidumbre respecto de si se solicitó recuperación y su cuantía, inobservando la normatividad citada, por lo que el hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria.

Respuesta de la entidad

"Las relaciones de gastos mencionadas corresponden al pago de telefonía celular de la empresa Vodacom, la cual cobra el servicio con IVA incluido, por lo tanto en los soportes no se evidencia el valor a recu orar, sin embargo en las solicitudes;de devolución de impuestos se demuestra que la fisión Diplomática solicitaba dicha devolución. Se anexan solicitudes de devolución de i puestos, en las que se relacionan las facturas de la empresa Vodacom. Ver solicitud de devolución de impuestos".


Analizada la respuesta y los soportes se evidenció que se gestionó la devolución del impuesto, sin embargo, la norma interna es clara en el sentido de indicar el valor a recuperar cuando los soportes se anexan en fotocopia por concepto de recuperación del impuesto. La Contraloría concluye que los soportes entregados por la entidad, no desvirtúan e hallazgo.

3.4. CARRERA DIPLOMÁTICA Y CONSULAR

La Contraloría Delegada para la Gestión Pública e Instituciones Financieras, a través de su Dirección de Estudios Sectoriales, adelantó un estudio en el 2012, que incluyó la revisión de los nombramientos de funcionailas de Carrera Diplomática y Consular en cark)s inferiores y la verificación de los nombramientos en provisionalidad en cargos de Carrera Diplomática si 'Consular, para los años 2011 y 2012.

De acuerdo con la normatividad vigente35 los funcionarios pertenecientes a la Carrera Diplomática y Consular podrán ser designados en comisión, en situaciones especiales en cargos de categoría inferior a la que pertenecen, conservando la asignación sa anal y los derechos adquiridos del escalafón. Estas

35 Artículos 35,37, 39, 46, 51, 53, 60, 61 del Decreto 274 de 2000.

118

CONTRALORÍA1117,TrZFIn:A"EGADA GENERAL OE LA REPO L /CA E teusTrruciomEs FINANCIERAS

asignaciones corresponden a sueldo básico, prima especial, prima de costo de vida, entre otros conceptos.

En este aspecto, como resultado del estudio se obtuvo que para los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular designados en cargos inferiores, la diferencia por concepto de sueldo básico y prima especial, entre la asignación del escalafón y la asignación del cargo inferior ocupado, para las vigencias 2011 y 2012, corresponde a $2.315 millones y $2.536 millones respectivamente.

Respecto a la designación de funcionarios en provisionalidad, en cargos de Carrera Diplomática y Consular, refleja un aumento de $9.265 millones en la vigencia 2011 a $29.876 millones, según cálculos realizados a diciembre 31 de 2012. Así mismo, se constató en el estudio que mediante el uso de esta clase de vinculación, la diferencia en la distribución de cargos de Carrera Diplomática y Consular y cargos en provisionalidad fue de un 3%, a octubre de 2012, lo que implica que una vinculación de carácter excepcional podría llegar a convertirse en la regla general para la provisión de empleos de la entidad.

Las situacionés anteriores pueden generar mayores valores con cargo al presupuesto dél Ministerio de Relaciones Exteriores, si de la utilización de estas facultades legaks se genera una gestión antieconómica, teniendo en cuenta las diferencias sáldales y prestacionales que implica seguir pagando las asignaciones dél escalafón al funcionario que desempeña un cargo inferior; aún más cuando el cargo del titular es ocupado por otro funcionario que recibe igual asignación y el Incremento de nombramientos en provisionalidad.

Con relación a lo planteado por la CGR, el Ministerio, con comunicación número S-DSG-13-04876 y radicada el 25 de abril de 2013 en la CGR, con el número 2013ER0038610, precisa que "el servicio exterior de la República de Colombia es administrado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, en desarrollo de la política exterior de Colombia y comprende los funcionarios que prestan sus servicios en Colombia y en el exterior.

Con el fin de contar con un servicio exterior eficiente, eficaz, especializado e idóneo, el Congreso de la República en varias oportunidades ha otorgado facultades especiales y precisas para desarrollar la carrera diplomática y consular. Es así como en desarrollo de dichas facultades se expidieron los Decretos Ley 2016 de 1968, 10 de 1992 y 274 de 2000, entre otros.

El Decreto Ley 274 de 2000 hoy vigente, tuvo 2 demandas, una de ellas por la totalidad de los artículos y la otra por apartes específicos. Producto de dichas demandas, fue sometido a controles de constitucionalidad y legalidad los cuales se surtieron y aprobaron dejando exequible la totalidad de su articulado.

119

CONTRALOIDA DELEGADASLICONTRALORÍA I GENLNAL DE LA REPOS L iCA I e ItUSTITUCIONES FINANCIERAS

Los funcionarios que ingresan al servicio exterior en calidad de provisionales son nombrados por decreto a diferencia de los funcionarios pertenecientes a la Carrera Diplomática y Consular, los cuales ostentan una categoría del escalafón debido a sus méritos.

El Ministerio de Relaciones Exteriores para cumplir sus funciones en forma eficiente, eficaz, transparen e e idónea, además teniendo en cuenta la especialidad de su misión re uiere que su planta, establecida por Decreto, esté cubierta en su totalidad. Tenie do en cuenta lo anterior, la administración nombra personal idóneo en provisionalidad, haciendo la claridad que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público Itsigna recursos para garantizar que la planta se encuentre totalmente ocupada

s a la Carrera Diplomática y Consular tienen la ús méritos de ascender hasta la 'categoría en el ye nos indica que no es una carrera estática ni

funcionario perteneciente a ella hace méritos para desarrollo de toda su carrera hasta llegar a la

Ita que es la de embajador, a diferencia de otras a en la que el funcionario así tenga méritos, si no ce el concurso, no puede ascender o el caso de la

n escogidos según el cupo para su ascenso a emás con asignación del retiro.

Los cargos existentes en la pl nta de personal de denominación embajador todos se encuentran ubicados en e servicio exterior, debido a que corno lo indica su definición, éste es un agente diplomático que representa oficialmente, en un país extranjero, al Estado, al Jefe del mismo y al Gobierno.

Por lo anterior, el Decreto Le 274 de 2000 estableció una espcycial connotación para los funcionarios pertenecientes a la Carrera Diplomática y' Consular que ostentan la categoría en el escalafón de embajador así:

• Cuando el funcionario encontrare en Bogotá deberá ocupar mínimo el cargo de Ministro Plenipotenciario, esto es, la categoría inmediatamente inferior.

• Cuando el funcionario se encontrare en el exterior, el Decreto Ley previó que solamente el 20% ide los cargos de embajador (libre nombramiento y remoción) serían provistos por funcionarios pertenecientes a la Carrera Diplomática y Consular.

Los funcionarios pertenecient posibilidad de acuerdo con escalafón de embajador, lo discriminatoria, ya que si el ascender, lo hará durante e categoría del escalafón más carreras, como la administrati existe la vacante o no se prod carrera militar en la cual s generales siendo retirados los

120

CONTRALORÍA 1:17",,t:L=IZLEGADA GENERAL DE LA REPÚBLICA t INSTITUCIONES FINANCIERAS

En consecuencia, la norma estableció claramente el tratamiento que se les debe dar a los funcionarios escalafonados en la categoría de embajador, sin que su aplicación implique costos no contemplados en el presupuesto asignado al Ministerio de Relaciones Exteriores. Por lo anterior, se reafirma nuevamente que para los funcionarios pertenecientes a la Carrera Diplomática y Consular lo importante y sustancial es que se respete el escalafón que han obtenido en virtud de sus méritos.

El parágrafo único del artículo 9° del Decreto 3357 de 2009, establece que "los servidores públicos de libre nombramiento y remoción y quienes no pertenezcan a la Carrera Diplomática y Consular, que a la entrada en vigencia del presente Decreto se encontraran prestando sus servicios en el exterior, se les continuará aplicando el régimen salarial y prestacional contenido en el Decreto 2078 de 2004, y demás normas que lo modifiquen, reformen o adicionen, mientras permanezcan en el empleo que desempeñen a la fecha de expedición del presente Decreto, salvo aquellos que decidah acogerse al régimen salarial y prestacional establecido en el presente decreto dentro de los sesenta días siguientes a su entrada en vigencia, para quienes aplicará el régimen establecido en el presente decreto a partir del primer día calendario del mes siguiente a aquel en que manifiesten por escrito su decisión de acogerse".

Dado lo anterior, este régimen de transición salarial afecta la vinculación de los funcionarios en el escalafón, dado que ellos mantienen su situación en el tiempo hasta su traslado a planta interna.

Visto lo expuesto hasta el momento y a manera de conclusión, es evidente que de acuerdo con los mandatos legales señalados por el Decreto Ley 274 de 2000, los funcionarios pertenecientes a la Carrera Diplomática y Consular de la República, en virtud de sus méritos y de la naturaleza de su creación, independientemente del cargo en el cual se encuentren, siempre van a hacer parte de la clasificación de su escalafón. Así mismo, es claro que buscando satisfacer los objetivos y misión de la Entidad y del Servicio Exterior, es indispensable contar con personal provisional adicional a aquellos que hacen parte de la Carrera Diplomática y Consular sin que ello desconozca los lineamientos legales propios de esta Carrera hasta tanto el Ministerio de Relaciones Exteriores no cuente con suficientes funcionarios inscritos en la carrera para ocupar la totalidad de los cargos de la planta de personal de esa naturaleza".

La CGR, solicitó y analizó la información complementaria que se detalla a continuación:

Discriminación por categoría del escalafón los 293 funcionarios pertenecientes a la Carrera Diplomática y Consular incluyendo 35 funcionarios que a la fecha se

121

CONTRALORÍA I elVritin:A""^"" GENERAL OL LA ALPÚbiL 1CA ; :INSTITUCIONES FINANCIERAS

encuentran en periodo de prueba. Durante los últimos 10 años ingresaron en promedio a la Carrera Diplomática y Consular 7 funcionarios. Esta administración ha querido fortalecer la carrera permitiendo en el 2012 el ingreso de 11 funcionarios, y en el 2013 el ingreso de 34 funcionarios y se prevé que para el año 2014 ingresen 35 funcionario . Esta política de fortalecimiento busca que con el paso del tiempo, el servid exterior esté conformado en su totalidad por funcionarios pertenecientes a a Carrera Diplomática y Consular, minimizando así los nombramientos de funcion hos en provisionalidad36.

Tabla No. 46 DiscriminacitM de cargos por categoría del escalafón

:ategaria de) en F EMBAJADOR MINISTRO PLENIPOTENCIARIO

" 45 21

MINISTRO CONSEJERO 40 CONSEJERO 44 PRIMER SECRETARIO 39 SEGUNDO SECRETARIO 43 TERCER SECRETARIC 26 PERIODO DE PRUEBA 35

El Ministerio de Relaciones E nores med'ante Decretos 3358 de 2009, 1444 de 2011 y 0047 de 2013, modific su planta de personal, la cual está conformada de la siguiente manera:

Tabla No. 47 Conformación Planta de Personal

CARGOS Cargos Nombratniento

Remoción

ile Libre y

Cargos de Carrera Diplomática y Conlillar

Cftrgos de Carrera . Administrativa

PLANTA DE PERSONAL 538 600 175

Es preciso indicar que del otal de funcionarios pertenecientee a la Carrera Diplomática y Consular, el porcentaje de funcionarios que se encuentran en cargos inferiores a su escalafón, no supera el 30%.37

Evaluada la información rem tida y efectuado el seguimiento a la función de advertencia relacionada con provisión de empleos y la Circular 0012 de octubre 19 de 2010 de la CGR, se establece que las normas vigentes sobre la Carrera Diplomática y Consular, señaladas en el Decreto Ley 274 de 2000, y las presupuestales, prevén que los funcionarios pertenecientes a la Carrera Diplomática y Consular ocupen cargos superiores o inferiores a la categoría del escalafón. Respecto a los corrtratos de prestación de servicios profesionales y de

33 Respuesta del MRE al requerimiento de la OGR MRE-FRMRE 037 37 Respuesta Ministerio de Relaciones Exteriol'es al requerimiento de la CGR MRE-FRME 37

122

C ONTRA LO R ÍA I GersialLZ.1.1.DAELEGADA GENERAL DE LA RÉPN L/CA I INSTITUCIONES FINANCIERAS

apoyo a la gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio cumplen con lo establecido en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y con los Decretos Reglamentarios, como el Decreto 734 de 2012, artículo 3.4.2.5.1. No obstante, y con miras a lograr una gestión fiscal eficiente, la Contraloría General de la República continuará haciendo el correspondiente seguimiento.

3.5 DENUNCIAS Y SEGUIMIENTO A FUNCIONES DE ADVERTENCIA

3.5.1 Denunciát- Insumos de auditoría

• Insumo de Auditoría 2012-47934-82111-OS

Derecho de Petición interpuesto por José Arturo García Lozano, relacionado con las presuntas irregularidades en el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Banco de la República al no recuperarse obras de arte.

La Contraloría estudio, analizó y verificó el insumo de auditoría, según los siguientes antecedentes:

1. El Banco de la República, el 3 de mayo de 1984, entregó gratuitamente a la Cancillería colombiana, algunas obras de arte para el cumplimiento de unos prograrriat llamados "Plan de Colombia en el exterior".

2. Esta se Comprometió a "Restituir la misma especie después de terminar el uso conVénido".

3. Posteriorthente se firmaron algunas adiciones, donde se relacionaron las obras prestadas para un total de ciento cuarenta y cinco (145).

4. El 6 de octubre de 2008 las partes celebraron un "otro sí", comprometiéndose a restituir la totalidad de las obras a "más tardar el 20 de diciembre de 2008".

5. A esa fecha la Cancillería aún no había devuelto dos (2) de las obras de arte que había recibido.

6. Después de varias solicitudes del Banco, insistiendo en su devolución, el 14 de diciembre de 2010- después de seis años-, ambas partes celebraron una conciliación ante el Juzgado Treinta y Tres Administrativo de Bogotá, comprometiéndose la Cancillería a pagar al Banco de la República $5.922.867,41, correspondiente al valor de las dos obras extraviadas.

En consideración a los hechos anteriormente mencionados y teniendo en cuenta que existía una deuda pendiente por parte de la Cancillería, se solicitó el comprobante de egreso que permitiera verificar el pago, producto del acuerdo realizado por las partes.

123

CONTRALORÍA O E NEF1AL DE LA REP,MLIcA INSTITUCIONES rinnrucienns

El Ministerio remitió en dos anexos la obligación y orden de pago a favor del Banco de la República, del 27 de diciembre de 2010 por $5.922.867,41, pago que se realizó en la cuenta corriente No. 001191519010 de la entidad financiera HSBC Colombia S.A, producto de la conciliación extrajudicial No. 453 del 13 de julio de 2010.

La CGR concluye que se cumplió con el pago ordenado por el Juzgado Treinta y Tres Administrativo, Circuito Judicial de Bogotá, Sección Tercera y el valor acordado correspondiente al v lor de las obras que figuraban en libros en los años 1964 y 1977.

• Insumo de Auditoría 2012-48030-8211-OS

Derecho de Petición interpues o por Martín Emilio Rodríguez Núñez, por medio del cual da a conocer presunta irregularidades en el Ministerio de Relaciones Exteriores, por incumplimien o de la orden judicial proferida por el Tribunal Administrativo de Cundinamar a del 21 de octubre de 2011.

El denunciante solicita la finte vención de la Procuraduría General de la Nación y que sea acatada la orden j dicial, la cual ordenó el reintegro en el cargo de auxiliar administrativo códig 5120, grado 11 o en uno de igual o superior jerarquía y pagarle todos los emolumentos dejados de percibir; por lo anterior, cumplir el fallo con las nnodifi aciones de planta, de acuerdo con el Decreto 3358, en el cual subieron dos grado$.

Informa que el Ministerio tan olo está dando cumplimiento al numeral primero de la sentencia en el cual se soli ita su reintegro, pero en cuanto al grado, se vulnera el derecho a la igualdad, ya q e otros compañeros fueron reintegrados en grados superiores.

La Contraloría requirió los sigtientes documentos:

1- Solicitud a la Dirección de Talento Humano o a quien corresponda de copias de: Resoluciones que ordenan el reintegro de Luis Nicolás Coronado, María Elisa Castro y Elizabet González, todos en el cargo de auxiliares administrativos 4044, grad 13.

2- Información sobre cargos de provisionalidad y de libre nombramiento en el grado 13 de auxiliar administrativo 4044, a diciembre de 2011, en la planta del Ministerio de Relaciones Exteriores.

124

CONTRALORÍA ( E 11=-Z2Crt—D"

GENERAL DE LA REPÚBLICA INSTITUCIONES FINANCIERAS

3- Informe si se ha cancelado a Martin Emilio Rodríguez Núñez las sumas y todos los emolumentos dejados de percibir desde la fecha de retiro, hasta que se haga efectivo el reintegro de acuerdo con la decisión proferida por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca el 21 de octubre de 2011; en caso afirmativo allegar comprobante de pago.

Revisadas las pruebas documentales aportadas por la entidad, se determinó que cumple con lo dispuesto en el fallo proferido por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca én lo relacionado con el reintegro de Martin Emilio Rodríguez Núñez, al cargo de Auxiliar Administrativo, Código 5120, grado 11; de igual forma, con el pago de todos los emolumentos dejados de percibir como salarios, bonificaciones, 'primas, vacaciones, aumentos salariales y demás, desde la fecha de retiro hasta ciue se haga efectivo el reintegro.

De otra parte, en el mismo fallo se ordenó en el numeral 4 parte resolutiva: Declarar que pare todos los efectos legales no ha existido solución de continuidad en el servicio prestado por el Señor MARTIN EMILIO RODRIGUEZ NUÑEZ, identificado con C.0 No 6.774.4448 de Tunja", lo cual significa que la relación laboral del señor quejoso es considerada como única relación pese a existir una interrupción eh el vínculo laboral, lo que trae como consecuencia que el reintegro se cumpla en atención al Decreto 3358 de 2009 por el cual se modifica la planta de personal del Ministerio y se dictan otras disposiciones" en el que se suprimen 16 cargos de auxiliar administrativo 4044 grado 11; y en su art. 2 establece que las funciones propias del Ministerio serán cumplidas por la planta de personal que establece entre otras: 29 cargos de auxiliar administrativo 4044 grado 13.

La CGR concluye que revisadas las pruebas documentales aportadas por la entidad, se dettrminó que se dio cumplimiento a lo ordenado en el numeral 4 de la parte resolutiva del fallo, én la cual se indica: "Declarar que para todos los efectos legales no ha existido solución de continuidad en el servicio prestado por el Señor Martin Emilio Rodriguez Núñez, identificado con C.0 No 6.774.4448 de Tunja", teniendo en cuenta que existía en el momento del reintegro disponibilidad en el cargo de auxiliar administrativo código 5120, grado 11. Por lo anterior, el reintegro se surtió dando cumplimiento al Decreto 3358 de 200938 con las modificaciones realizadas a la planta de personal del Ministerio. En los otros casos que alega el denunciante, se les dio el mismo trato, al reintegrarlos en un cargo de superior categoría39 al ya

38 El Decreto 3358 de 2009 por el cual se modifica la planta de personal del MRE y se dictan otras disposiciones" en el que se suprimen 16 cargos de auxiliar administrativo 4044 grado 11; y en su art. 2 establece que las funciones propias del MRE serán cumplidas por la planta de personal que establece entre otras: 29 cargos de auxiliar administrativo 4044 grado 13." 39 Los Señores LUIS CORONADO SANDOVAL, MARIA ELISA CASTRO LEGUIZAMON Y ELIZABETH GONZALES GOMEZ, funcionarios que anteriormente ostentaban el cargo de auxiliar administrativo 4044 grado 11 y que fueron reintegrados mediante fallo del Tribunal Administrativo en los cargos de auxiliar administrativo 4044 grado 13 Ver Resoluciones 5260 del 1° de Diciembre de 2010, 0392 del 16 de Febrero de 2010,y 5261 del 1° Die de 2010.

125

CONTRALORíA GENERAL DE LA HE P CraL ICA 1 E INSTITUCIONES FINANCIERAS

no existir más vacantes en grado 11, tal como lo establecía el fallo correspondiente, siendo reintegrados en los cargos de auxiliar administrativo 4044 grado 13.

• Insumo de Auditoría Código 2013-53712-82111-D

Denuncia enviada por ciudadano anónimo, relacionada con las presuntas irregularidades presentadas en la celebración y ejecución de los contratos de prestación de servicios realizadlos por la Vicecónsul de Colombia in las Palmas de Gran Canarias, España, por la aparente violación del régimen de contratación estatal y régimen único disciplinario, con la Empresa de Limpiezas y Mantenimientos ALIMSER SL y la empresa Serviasesoría Integral Tomasa SL y además por el presunto sobr costo de los citados contratos y del desarrollo de funciones propias del Consulado.

La CGR solicita se alleguen, por intermedio del consulado de Colombia en las Palmas de Gran Canaria—E gaña, fotocopia informal y que reposen en las carpetas de contratación los siguientes documentos:

• Los Contratos de presta Ion de servicios suscritos por ej .Consulado de Colombia en las Palmas d Gran Canaria España con la Empresa Limpiezas y Mantenimientos ALIMSER .L en el 2008.

• Certificado de y Representación Legal o en Constitución (Certificación Registro Mecantil de la Empresa Limpiezas y Mantenimientos ALIMSER S.L.

• Contratos de prestación d servicios suscritos por o$ Consul4ep de Colombia en las Palmas de Gran Ca aria España con la Empresa Serviasesoria Integral Tomasa S.L, en el 2012.

• Certificado de Existenci y Representación Legal o dé Constitución (Certificación Registro Mer antil) de la Empresa Serviasesoria Integral Tomasa S.L.

• Comunicar e identificar al personal que utilizo la empresa anteriormente enunciada para cumplir con el objeto contractual.

• Contratos de prestación de servicios suscritos por el Consulado de Colombia en las Palmas de Gran Canaria-España con la Empresa Profesionales Integrales COLCAN S.L, en enero de 2013.

• Comunicar e identificar al personal que utilizó la empresa anteriormente enunciada para cumplir con el objeto contractual.

• Certificado de Existencia y Representación Legal o de Constitución (Certificación Registro Mercantil) de la Empresa Profesionales Integrales COLCAN S.L,

126

CONTRALORÍA I eortgg.:1,.",.7-11"" G ENERAL DE LA RE PÚBLICA I E /NSTITUCIONES FINANCIERAS

• Acta de reunión de trabajo y asignación de funciones llevada a cabo el 10 de mayo de 2012 en el Consulado de Colombia en las Palmas de Gran Canaria.

• Contratos Laborales y/o de prestación de servicios suscritos por el Consulado de Colombia en las Palmas de Gran Canaria España con los siguientes empleados: Sara Edith Calderón Chaves y Dustin e. Rico Jiménez para el año 2012.

Analizada la información solicitada, se observa que en el contrato de prestación de servicios suscrito por el Consulado de Colombia en las Palmas de Gran Canarias, España, con la Empresa Serviasesoria Integral Tomasa S.L., el 2 de enero de 2012 por seis ,rhil sesenta Euros 6.060.00, por un periodo de ejecución de doce meses con el objeto de prestación del servicio de aseo y limpieza, la administradora única de la empresa es la señora Sara Calderón Chávez en virtud de la escritura que tiene otorgada ante notario de las Palmas de la Gran Canaria con el número 2324, inscrita en el Registro Mercantil de las Palmas en adelante SAIT, SL. Pote„ lo anterior, se concluye que la señora Calderón desempeñó funciones propiel del consulado como personal de apoyo.

Según el acta -de reunión de trabajo y asignación de funciones en consulado de Colombia en lás Palmas de Gran Canaria, suscrita en mayo de 2012, se indica: "asignando funciones a la Señora Sara Calderón Chávez - que entre funciones están: Contabilizar gastos en el sistema SISE, realizando cada fin de mes el informe correspondiente, información, estudio y elaboración de visas atención de proveedores, preparar información para reunión Madrid con el Canciller, cuadrar, revisar y digitar recaudo mensual de la embajada".

La CGR concluye que según la evidencia del acta de asignación de funciones y reunión de trabajo que allega el Consulado, la señora Sara Calderón Chávez con el consulado desempeñaba funciones inherentes, a las actividades propias del mismo como pafsonal de apoyo; y que en virtud de la escritura que tiene otorgada ante notario de4as Palmas de la Gran Canaria con el número 2324, inscrita en el Registro Mercáhtil de las Palmas y el contrato de prestación de servicios suscrito por el Consuládo de Colombia en las Palmas de Gran Canarias, España, con la Empresa Serviasesoria Integral Tomasa S.L., el 2 de enero de 2012 la administradora única de la empresa es la señora Sara Calderón Chávez

Lo anterior, vulnera la Circular 220 se 2010 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Circular SG/DIMCS No 63 que señala "Los Jefes de las Oficinas Consulares deberán abstenerse de "(...) Involucrar a los Contratistas en funciones propias del Consulado distintas de las del objeto mismo del Contrato...", por lo que se estableció un hallazgo que se encuentra en el cuerpo de este informe.

127

CONTRALORÍA CONTRA ssTN QEOA DELEGADA

E „ E

• Insumo de Auditoría 2013.51050-82111-D

Denuncia presentada por Oscar Garrid Muñoz López, por medio de la cual da a conocer presuntas irregularidades en la Dirección de Talento Humano del Ministerio de Relaciones Exteriores, en el Consulado General Central de Colombia en Miami.

La CGR solicitó y evaluó los siguientes documentos:

1- Resolución con la cual e declara insubsistente al señor Phanor Rojas Gutiérrez, Auxiliar de Misi 'n Diplomática, grado 26, del Consulado General de Colombia en Miami y la R solución con la cual se nombra en el Consulado de Orlando. Así mismo, los c nceptos y valores cancelados a él por los gastos de traslado del Consulado C ntral en Miami a Colombia y por los gastos de traslados de Bogotá al Colisulado de Orlando.

2- Resolución No. 5982 del 5 de noviembre de 2011, por medio de la cual se realiza el ascenso de la señora Paula Escobar Gutiérrez; acto administrativo de posesión y renuncia d la señora Paula Escobar; acto administrativo de insubsistencia de Oscar G rrid Muñoz López o de su huevo nombramiento.

3- Así mismo, el acto admini cativo de nombramiento del funcionwio que asumió las funciones del cargo e auxiliar de misión diplOmática :arado 26 en el Consulado General Centra de Colombia en Miami.

4- Relación de los funcionan s de carrera diplomática y consular que salieron en alternancia en el año 2012 indicando fecha de salida y fecha Int que salieron a disfrutar de las vacaciones

5- Actas de posesión y fech s de viaje a la ciudad * Orlandd Florida de los siguientes funcionarios: P anor Rojas Gutiérrez, Lema Maria Urbina Perea, Jeanet Robayo Beltrán y Lily Patricia Barrera Castro. Trámites administrativos para el funcionamiento de consulado en Orlando, como es: alquiler del local, dotación, adecuación, entre otros.

6- Acta de posesión y Res lución 5778 de septiembre de 2012 por la cual revocan el nombramiento e Eduardo Simón Cedeño, en el cargo de segundo secretario de relaciones e eriores, código 2114, grado 15 en el Consulado de Colombia en El Amparo—V nezuela.

7- Respuesta al oficio No. 2 13EE0012424 del 22 de febrero de 2013, suscrito por la Contralora Delegada para la Gestión Pública e Instituciones Financieras, radicado por ustedes con el número E-CGC-13-011508.5 del 26 de febrero de 2013.

Analizada la denuncia y los documentos requeridos se concluye que:

1. Entre la insubsistencia y l nuevo nombramiento del señor PHANOR ROJAS GUTIERREZ, pasaron más de cuatro (4) meses, lo cual no es un impedimento

128

CONTRALORÍA I 1,11=2.%" GENERAL DE LA RE POOL ICA I E RESTITUCIONES FINANCIERAS

para nombrar a una persona con carácter ordinario, para ejercer un cargo de naturaleza de libre nombramiento y remoción, como lo es el cargo de auxiliar de misión diplomática.

2. La señora Escobar no se posesionó en el cargo de auxiliar diplomática, código 4850, grado 26, de la planta de personal del despacho de los jefes de misiones diplomáticas y oficinas consulares, adscrito al Consulado General Central de Colombia en Miami, Estados Unidos; las vacaciones concedidas en la Resolución 5273 del 24 de octubre de 2011 fueron interrumpidas y con Resolución 0254 del 19 de enero de 2012, se acepta a partir del 20 de enero de 2012, la renuncia presentada por la señora Paula Escobar Gutiérrez.

3. De los actos administrativos antes citados, no evidencia falta de planeación en el manejo de Talento Humano en el Consulado General Central de Colombia en Miami, Estados Unidos, debido a que la funcionaria Paula Escobar Gutiérrez no acepta el nuevo cargo y renuncia a su cargo anterior por razones personales,,

4. No se evidrcia inconsistencia en los actos administrativos expedidos por el Ministerio Pára disfrutar vacaciones y las fechas de posesión de los funcionario9„ diplomáticos en las diferentes misiones; el disfrute de las vacaciones.es anterior a la fecha de posesión.

5. No se evidencia que el funcionario de Carrera Diplomática Juan José Páez Pinzón haya disfrutado de vacaciones en la vigencia 2012.

6. Respecto a los funcionarios Phanor Rojas Gutiérrez, Lorna María Urbina Perea, Jeanet Robayo Beltrán y Lily Patricia Barrera Castro, las fechas de viaje están dentro de los límites de ley para la respectiva posesión en el exterior. La fecha de reconocimiento por parte del Departamento de Estado fue el 28 de septiembre de 2011 mediante nota E.1436 y la apertura al público del Consulado en Orlando fue el 07 de marzo de 2d12.

Es importante aclarar, que antes de abrir al público una misión nueva, se debe contar con la autorización del Gobierno para abrir el consulado y para el lugar donde va funcionar la misión, expedir el decreto de planta de la misión y realizar los respectivo :nombramientos con el fin de que los funcionarios se trasladen y estén pendientés de los trámites administrativos para su normal funcionamiento.

Como es un COnsulado nuevo, para su adecuación se enviaron los recursos al Consulado de Colombia en Miami, debido a que mientras se nombra al Cónsul y lo acreditan ante el país, no se pueden abrir cuentas a nombre del Consulado nuevo, por este hecho se giraron los recursos para la adecuación al Consulado de Miami y este realizó la respectiva rendición de los gastos. Además, no se puede delegar a un administrativo la ordenación del gasto, la cual debe estar en cabeza de un directivo o asesor.

129

CONTRALORÍAl WENTTIINALZBILAI:AELEGADA GENERAL DE LA REPÚBLICA 1 E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Respecto al nombramiento en provisionalidad de Eduardo Simón Cedeño Álvarez, se revisó la información que hace parte de la hoja de vida (Documentos públicos) y se evidenció que diligenció los diferentes formatos exigidos por el Ministerio para la posesión de funcionarios, en el cual expresa que su nacionalidad es solamente Colombiana. Con esta información y partiendo del principio constitucional de la Buena Fe, el Ministerio realiza el nombramiento el 16 de julio de 2012.

Luego de esta actuación, el M nisterio realizó las investigaciones pertinentes en el Consulado y establece que e señor Cedeño tenía nacionalidad Venezolana, lo que le impedía ejercer el caro para el cual se había nombrado, de acuerdo al artículo 61 del Decreto 274 de 000.

Es importante aclarar que el señor Cedeño, no se posesionó en el cargo en cual fue nombrado.

De acuerdo con el artículo 11 e la Resolución 1940 de 2013, "Por la cual se expide el reglamento interno del recaudo)de cartera y de las obligaciones a favor del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio", se establece: un término de cuatro (4) meses con el fin de agotar el cobro persuasivo y constituir el título ejecutivo dentro del plazo legalmente otorgado, teniendo en cuenta el pagp efectuedp por concepto de desplazamiento.

Por consiguiente, la entidad e encuentra dentro del termino legre para iniciar y tramitar las acciones corresp ndientes respecto al proceso de cobro persuasivo-coactivo contra el señor Cede o Álvarez.

Por los antecedes expuestos, ¡la CGR no evidencia incumplimiento de las normas y leyes Colombianas en las presuntas irregularidades denunciadas sobre la Dirección de Talento Humano del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Consulado General Central de Colombia en Miami.

Sobre el tema de la planta Sectoriales de la Contraloría Financieras ha realizado un informe, así:

de personal externa, la Dirección de Estudios Delegada para la Gestión Pública e Instituciones estudio, cuyas conclusiones incluimos en este

La Contraloría General de l República con oficio 2013EE0012424 del 22 de febrero de 2013, remitió al Ministerio de Relaciones Exteriores (MRE) el estudio "Análisis de la aplicación de la Ley 274 de 2000 en la planta externa de ese Ministerio para el periodo 2011-2012", con el fin de que dicha entidad expusiera sus observaciones, conclusiones y las medidas que emprendería en relación con los resultados plasmados en el mencionado documento.

130

CONTRALORÍA rtrill(r=1C7L"A" CONTRALORÍA LA REPÚBLICA I E INSTITUCIONES FLNrtNOIFflP9

Con comunicación número S-DSG-13-04876 del MRE y radicada el 25 de abril de 2013 en la CGR, con el número 2013ER0038610, el Ministerio expone el desarrollo normativo de la regulación de la Carrera Diplomática y Consular (en cuanto al ingreso, permanencia, ascenso y retiro) y del Servicio del Exterior a la luz del Decreto 274 de 2000.

De acuerdo con los argumentos y afirmaciones realizadas por la entidad en su respuesta, se debe indicar lo siguiente:

En primer lugar, es cierto que el Decreto 274 de 2000, fue sometido a control constitucional pero no fue declarado exequible en su totalidad; por el contrario, fueron declarados inexequibles los artículos 64, 65, 66 y 67, los parágrafos 2, 3 y 4 del artículo 63, además de otros parágrafos y literales.

En segundo lugar, respecto a la clasificación de los cargos40, vale destacar que esta clasificacitt es taxativa incluyendo los de Libre Nombramiento y Remoción, los de Carrera biplomática y los de Carrera Administrativa.

En tercer lugati. te debe señalar que los requisitos de eficiencia, especialización e idoneidad inhettintes al servicio exterior están enmarcados dentro de los principios constitucionalet y los criterios consagrados en las Leyes de Carrera para la Administración '.,Pública. Así las cosas, el artículo 4° del Decreto mencionado consagra los principios rectores, integrando en ellos los "principios consagrados en la Constitución Política", teniendo en cuenta que Colombia es un Estado Social de Derecho y que la norma superior que vincula a todo el sistema jurídico es la Constitución.

Como parte de los principios constitucionales establecidos se destaca el contenido del artículo 125 que ordena "Articulo 125. Los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera... los funcionarios cuyo sistema de nombramiento no haya sido determinado por la Constitución o la Ley serán nombrados por concurso publico...".

Dadat estas chnnotaciones el Decréto 274 de 2000, se subordina a las normas constitucionalés que reglamentan el ingreso, la promoción y permanencia en los empleos de la- administración pública; en este contexto llama la atención que de los 600 cargos'de Carrera Diplomática y Consular con que se cuenta, más de la mitad estén siendo desempeñados por funcionarios en provisionalidad; situación que contraría la esencia y los principios establecidos.

40 Artículo 5° del Decreto 274 de 2000.

131

CONTRALORÍA 0, LA RES ü ELICA E INSTITUcEoNes FINANCIERAS

Téngase claro que el artículo 60 del Decreto comentado establece: 'ARTICULO 60. NATURALEZA. Por virtud del principio de Especialidad, podrá designarse en cargos de Carrera Diplomática y Consular, a personas que no pertenezcan a ella, cuando por aplicación de la ley vigente sobe la materia, no sea posible designar funcionarios de Carrera Diplomática y Consular para proveer dichos cargos.." (Subrayado y negrilla fuera del texto); en esta connotación1 término "podrá" es perfectamente compatible con los principios establecidos por la Co stitución, la normatividad y la doctrina para los empleos públicos en cuanto ordena: "el ombramiento en provisionalidad procederá de manera excepcional siempre que no hayan empleados de carrera que cumplan con los requisitos y el perfil para hacer encargados y no haya lista de elegibles vigente..." (Decreto 227 de abril de 2005, Stibrayado y negrilla fuera del texto).

Las condiciones y situació suficientemente demostradas Consular, dado que ellos ha selección exigente y riguroso lo cual cualquier nombramien inferiores a los que desemp Consular conservando estos alternación, de acuerdo con Decreto en análisis.

i mencionadas en el párrafo anterior están en los funcionarios de Carrera Diplomática y sido elegidos como producto de un proceso de

omo el establecido en el Decreto, consecuencia de o en provisionalidad deberían ubicarse en niveles fien estos funcionarios dé Carre41 Diplomática y últimos, su nivel y escalafón en <II momento de

establecido en los artículos 35 y siguientes, del

La Comisión para situaciones especiales, deja de ser un mecanismo para cubrir los cargos con funcionarios de Carrera Diplomática y Consular, debido a que estos cargos están siendo ocupadoS por funcionarios en provisionalidad. Lo anterior se ilustra con los funcionarios nombrados en la planta externa a Octubre de 201241. Al contraponer los funcionario nombrados en la Planta Externa, si no se hubiesen nombrado funcionarios provisi nales en cargos de carrera, ningún funcionario de Carrera Diplomática y Consul r estaría ocupando un cargo inferior, excepto en el nivel de Ministro Concejero.

Concomitante con lo anterior se hace necesario aplicar los principios rectores de la administración pública consagrados constitucionalmente, en el artículo 209 de la Constitución Política los cualeson: eficiencia, eficacia y economía, entre otros.

Una somera definición d ellos la encontramos en pronunciamientos jurisprudenciales como estos: La eficacia como principio supone que la organización y la función administrativa deben e tar diseñadas y concebidas para garantizar la obtención de los objetivos, fines y metas pr puestos..." Sentencias:2535-10, 2538-10, 2287-11.

41 Con base en los cálculos del Estudio" A álisis de la aplicación de la Ley 274 de 2000 en la planta externa de ese Ministerio para el periodo 2011-2012", elabor do por la Dirección de Estudios Sectoriales de Gestión Pública e Instituciones Financieras.

132

CONTRALORÍA IraRsm."WitAi.°„"2"" GENERAL DE NERISAL ICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

"La eficiencia, implica obtener los mejores resultados con el mayor ahorro de costos o el uso racional de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros..."Sentencia 7532-04, 14421-04.

Respecto del principio de economía es entendido como el procedimiento que conlleva a obtener los máximos resultados, o los mejores beneficios invirtiendo la menos cantidad de recursos en el menor tiempo posible.

No obstante la evidencia de legalidad mencionada en la respuesta en lo referente a comisionar a los funcionarios pertenecientes a la Carrera Diplomática y Consular en cargos superiores o inferiores del escalafón, el carácter de integralidad de la administración pública exige el ejercicio permanente de los principios arriba mencionados, con lo cual en el ámbito de la Carrera Diplomática y Consular se disminuirían los costos al ubicar en los niveles y escalafón correspondientes a estos funcionarios toda vez que ellos constituyen recursos humanos idóneos, respecto de lát4 cuales el Estado está en la obligación de ejercer el uso más apropiado y tdbional obteniendo la mayor utilidad de su recurso humano disponible; no dbstante el Ministerio de Hacienda otorgue los recursos solicitados por el Ministerio:de Relaciones Exteriores, el ejercicio máximo de la razonabilidad y la economía d*ige una mejor utilización de los mismos.

De lo contra& los pagos correspondientes a este rubro, aun cuando no constituyan una contravención legal, ni presupuestal, ante una utilización excesiva, podrían generár una gestión antieconómica.

• Insumo de Auditoría 2013-51652-82111-D

Derecho de Petición-Denuncia interpuesto por Yesid Ruiz Herrera, Presidente del Sindicato de Empleados del Ministerio de Relaciones Exteriores, por medio de la cual da a conocer presuntas irregularidades presentadas en la apertura de los Consulados que fueron aprobados por el Gobierno Nacional durante el 2011: New Jersey y Orlando, Estados Unidos; Vancouver, Canadá y Shangai en la República Popular China, toda vez que se aperturaron sin tener en cuenta lo normado por la Convención de 'Viena sobre Relaciones Consulares, aprobada mediante la Ley 6a de 1972, que én su artículo 2 establece que "(...) El establecimiento de relaciones diplomáticas entré Estados y el envío de misiones diplomáticas y permanentes se efectúa por consentimiento mutuo (...)"

Adicionalmente, solicita se investigue el nombramiento de seis (6) personas en Newwark (USA), cinco (5) en Orlando (USA), Tres (3) en Vancouver y de un (1) funcionario en Shanghái (China).

La CGR solicitó y evaluó los siguientes documentos:

133

CONTRALORÍA EN E elt11,1`tal:ECAEGA" AL DE LA A

E eNSTITUDONES FINANCIERAS

1- Autorizaciones por parte del Estado Receptor para la apertura de los consulados en New Jersey, Orlando (Estados Unidos), Vancouver (Canadá) y Shanghái (República popular China).

2- Resoluciones de nombramiento de los siguientes funcionarios: • Barreto Díaz Leoñor. • Colmenares Quintero José. • Gutiérrez Vanegaa María Rubiela. • Jaller Francis Salini a Elena. • Pinilla Torres Juah Carlos. • Rodríguez Anzola Christian Mauricio. • Londoño Jaramillo María Matilde. • Robayo Beltrán Jéanet Patricia. • Rojas Gutiérrez Phanor. • Urbina Perea Laña María. • Zambrano Arcini gas Gladys Eugenia. • Hurtado Gutiérre Edward. • Mena Sánchez J fferson. • Paredes Campan Jairo Andrés. • Galindo Bueno R éardo.

3- Tipo de contratos de Vinculación con la Cancillería, relación de pagos realizados durante el 2011 y 2012 y funciones desempeñadas, por cada uno de los funcionarios mencionados en el numeral 2.

De la información analizada la CGR, concluye:

1. La apertura de los cuatro Convención de Viena sobr 6' de 1972, artículo 2°.

(4) consulados se realizó conforme lo establece la Relaciones Consulares, aprobada mediante la Ley

2. Las Actas de posesión de cada uno de los quince (15) funcionarios objetos de la denuncia, fueron suscritas en forma posterior a las respectivas aprobaciones de apertura consular por parte de cada uno de los gobiernos receptores, conforme a establecido por la Ley 6a de 1972, artículo 4°.

3. De los quince (15) nomIramientos, cinco (5), equivalente al 33% son con carácter provisional; dos (2), equivalente al 13.4% son de carrera administrativa, siete (7), equivalente al 46.7% son de carácter ordinario y uno (1), equivalente al 0.07% es de carrera diplomática.

De la confrontación de las fechas de acta de posición de cada funcionario con respecto a la fecha de apertura del consulado, se observa: que frente a la

134

CONTRALORÍAIIIITrZt."-- GENERAL GE LA REPÚBLICA 1 INSTITUCIONES FINANCIERAS

apertura de los consulados de Newark, Orlando, Vancouver y Shanghái no se encontró documento soporte de las actividades llevadas a cabo por (9) funcionarios durante el tiempo transcurrido entre la fecha de posesión y la fecha de inicio de operación del Consulado o el cumplimiento de las actividades establecidas dentro del Manual de Funciones.

Producto del análisis de la denuncia anterior se evidencia lo siguiente:

Hallazgo No. 26: Registro de Actividades en el desempeño de funciones

El MECI, adoptado mediante el Decreto 1599 de 2005, en el Subsistema: Control de Gestión, Componente: Información, establece que todo ente público debe y...) Gestionar el conjunto de datos necesarios para soportar el diseño, operación, evaluación y mejoramiento de los procesos de la entidad (...)"

En cumplimientci de lo establecido en el artículo 6° de la Ley 872 de 2003, la norma técnica dé calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, en su numeral 4.2.4 Control dé los registros establece que "(...) los registros son un tipo especial de documento.y se establecen para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos allg como de la operación eficaz, eficiente y efectiva del sistema de gestión de lá calidad deben controlarse. La entidad debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables (...)

Frente a la apertura de los consulados de Newark, Orlando, Vancouver y Shanghái se observa que la Entidad no acató lo establecido en el MECI y por la NTCGP 1000:2009, toda vez que no se encontró documento soporte de las actividades llevadas a cabo por (9) funcionarios durante el tiempo transcurrido entre la fecha de posesión y la fecha de inicio de operación o el cumplimiento de las actividades establecidas que permita conocer lás tareas desempeñadas por los funcionarios que enviaron antes de efectuarse la apertura de las misiones diplomáticas. Por lo anterior, se evidencia, debilidad en los mecanismos de planeación y programación de actividades para la apertura de consulados.


"(...) Se anexan los respectivos informes y soportes de la apertura de los Consulados de Newark, Orlando, Vancouver y Shanghái. De igual forma, esta es una actividad eventual y a los funcionarios asignados se les instruyó e impartió la inducción pertinente (...)"

135

CONTRALORÍA :1',TirtZt.°,,ILE°Achl DE PERAL DE LA REPÚBLICA S INSTITUCIONES FINANCIERAS

Análisis

Los argumentos expuestos po la entidad no desvirtúan el hallazgo, por cuanto el mismo no está orientado a lo tiempos en la demora en la apertura de cada uno de los consulados sino a l carencia de un procedimiento interno o acto administrativo que establez a las funciones que van a desempeñar los funcionarios enviados para la apertura de Consulados; pese a que la Entidad suministró los informes de act vidades desempeñadas y que fueron rendidos por los funcionarios enviados para abrir las respectivas misiones diplomáticas.

• Insumos de Auditoria: 1 8745 del 8 de mayo de 2012, 194841 del 25 de mayo de 2012. 2012ER48 22

Benítez Páez-Embajadora de Carrera, por medio suntos actos de corrupción en el Ministerio de ados con la designación de Jorge Muller Zuluaga elaciones Exteriores, en provisiónalidad, sin el

legales, violando el art. 60 y 61 del Decreto 274 de sión al nombramiento de Carlos Andrés Hurtado o de primer Secretario de Relaciones Exteriores, el cargo que corresponde en el escalafón y requiere

adicionalmente, el listado de I s personas que ocupan cargos en la categoría de primer secretario en provisionalidad.

La Contraloría solicitó y evaluó los siguientes documentos:

Denuncia formulada por Nanc de la cual da a conocer pro Relaciones Exteriores, relacioi como primer Secretario de cumplimiento de los requisitos 2002. De otra parte, hace al' Pérez, escalafonado en el gra cual solicita su ubicación en e

1. Resolución de nombramie Carlos Andrés Hurtado Pérez.

2. Copia de los documentos citados, como títulos universit especializaciones, maestrías,

to y acta de posesión de Jorge Muller Zuluaga y

para la vinculación de los señores anteriormente dos, actas de grado, certificaciones de experiencia, ostgrados, títulos de expedencia.

ii 3. Información de la Ofici a de Control Interno respecto a procesos o investigaciones y/o relacionadas con vicios en el nombramiento del Señor Jorge Muller Zuluaga; en caso afirmativo allegar soportes.

4. Listado de las personas qúe para los meses de Julio, Agosto, Septiembre y Octubre de 2011 ocupaban e cargo de provisionales en la categoría de Primer Secretario de la Planta Global el MRE

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CONTRALORÍA 1 ==, LEGADA GENERAL DE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES riNANciEnns

Evaluada la anterior información se concluye que Jorge Muller Zuluaga, quien desempeñó el cargo como primer Secretario de Relaciones Exteriores, en provisionalidad, cumplió con los requisitos legales señalados en el art. 61 del Decreto 274 de 2000 y en el art. 3 del Decreto 3717 de 2010 por cuanto los requisitos exigidos para el cargo de Primer Secretario de Relaciones Exteriores se dieron en forma alternativa y no concomitante, ya que frente a los funcionarios designados en provisionalidad en cargos de carrera diplomática y consular del servicio exterior del MRE, deberán poseer título universitario oficialmente reconocido o acreditar 4 años de experiencia en el cargo de Primer Secretario de Relaciones Exteriores código 2112 grado 19, los cuales fueron acreditados por el Señor Jorge Muller Zuluaga.

De otra parte, respecto al nombramiento de Carlos Andrés Hurtado Pérez, escalafonado en el grado de primer Secretario de Relaciones Exteriores, donde según queja dirigida al Director de Talento Humano , solicita su ubicación en el cargo que corresponde en el escalafón, se pudo evidenciar, que en virtud de la Certificación de la Coordinadora de Nomina y Prestaciones del MRE del 14 de marzo de 201$ (GNPS 485), Carlos Andrés Hurtado Pérez fue ascendido a la categoría de Primer Secretario de Relaciones Exteriores mediante Decreto No. 1240 del 15 diltabril de 2011, con una asignación básica salarial en escalafón diplomático.

3.5.2 Funcionó ii de adveitencia

1) Fuhción de ÁdvertenCia 2012EE46106

La Contraloría t3eneral de la República comunicó con oficio de fecha 12/07/2012 y radicado 2012EE46106, la función de advertencia cuyo objeto es "Considerando que producto de la auditoría efectuada al Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se estableció en la vigencia 2011, que el control interno contable es ineficiente, con una calificación de 2.1 y que esta calificación india que el sistema de control interno contable es poco efectivo y no otorga confiabilidad a la organización en el registro de sus operaciones y el cumplimiento de sus objetivos y metas, la CGR advirtió para que se adopten el menor tiempo posible, las acciones necesarias con el fin de fortalecer el sistema de control interno y en especial el contable, de manera que se definan o se mejoren las políticas para la protección y racionalización de los recursos públicos puestos a su disposición, se eviten, controlen o mitiguen los riesgos que los puedan afectar, se establezcan controles eficientes, eficaces y económicos para la protección de los bienes y recursos. Todo lo anterior, tendiente a evitar el menoscabo del patrimonio público."

En el seguimiento efectuado por la CGR, se estableció que el Ministerio de Relaciones Exteriores respondió con oficio del 27 de julio de 2012-DSG No. 28964, ratificando sus acciones mediante respuesta del 28 de mayo de 2012-5- DESG-13-019744.

137

CONTRALORÍA IIET-711LitIcDAELEGADA GEN ERAL DE LA iresLIcA 1 e INSTDUCIONES FINANCIERAS

En la mencionada respuesta señala que se dictaron las Resoluciones 4323 del 25 de julio de 2012 "Por la cual se crea el Subcomité de sostenibilidad del sistema contable en el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones" y la Resolución 4333 del 26 de julio de 2012 "Por la cual se a optan el manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo de bien s del Ministerio de Relaciones Exteriores y sus Fondo Rotatorio y se dictan otras dispo iciones". Adicionalmente, indican la realización de acciones frente a los hallazgos resentados por la CGR.

En el resultado del proceso auditor, vigencia 2012 se evidencia lo siguiente:

Fondo Rotatorio

El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores no aplica en su totalidad las políticas contables prescritas por la Contadqría Generel de la Nación. Dentro de las principales defic encias detectadas por la entidad e incluidas en el informe anual de evaluación d I control interno contable se tiene que aunque se evidencia la existencia de un mbiente de sistema integrado de información, en ocasiones este no funciona ad cuadamente.

Contable del Fondo Rotatorio presenta algunas icación de 1.73; sin embargo éstas no afectan la

ttidadas en los Estados Contables. La opinión sobre dad para el año 2012, cambió en relación con el

' una opinión adversa o negativa.


El Ministerio de Relaciones preparación de sus estados cc de contabilidad prescritas por Control Interno Contable del organización en el manejo de metas.

Exteriores, en las políticas de contabilidad y ntables, da cumplimiento a las normas y prácticas a Contaduría General de la Nación El Sistema de Ministerio es efectivo y otorga confiabilidad a la los recursos y el cumplimiento de sus objetivos y

El control Interno contable del Ministerio es Eficiente con una calificación de 0,96, lo cual significa que otorga confiabilidad a la organización para el manejo de los recursos y el cumplimiento de sus objetivos y metas. La opinión sobre los estados contables de la entidad para el año 2012, cambió en relación con el año anterior,

t

en el cual se emitió una opinión negativa.

Al respecto es importante ano ár que las medidas y acciones establecidas por el Ministerio y el Fondo Rotatorio han sido efectivas. Sin embargo, el Sistema de

El Sistema de Control Intern deficiencias y obtuvo una cali razonabilidad de las cifras rep los estados contables de la e año anterior, en el cual se emiti

138

CONTRALORÍA I :E=RUIL1 GA DA GENERAL IDE LA EtaPúeLica 1E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Control Interno Contable del Fondo Rotatorio aun es susceptible de mejorar, respecto a la aplicación de procedimientos administrativos y contables, por lo que se concluye que la advertencia emitida por la CGR ha sido parcialmente cumplida y debe continuar su seguimiento.

2) Función de Advertencia 2010EE371150

La Contraloría General de la República comunicó con oficio de fecha 28/05/2010 y radicado 2010EE371150 la función de advertencia cuyo objeto es: Posible concesión del servicio público de expedición de pasaportes .donde se advierte sobre "Riesgos al patrimonio público y la vulneración del Decreto-Ley 20 de 1992, por la celebración de un contrato cuyo objeto sea dar en concesión la prestación del servicio público de la expedición de pasaportes, función que le corresponde exclusivamente al Estado, y que le genera importantes ingresos por ese concepto".

En el seguimiento efectuado por el equipo auditor se verificó la respuesta dada por la Ministra de Relaciones Exteriores a la Contraloría, teniendo en cuenta que "Colombia es uno de los Estados miembro de la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI), entidad que mediante Resolución No. A36-15 instó a sus 190 países miembros a expedir pasaportes de lectura mecánica a partir de 2010. La intención de esta resolución es garantizar la seguridad e integridad de los documentos de viaje en todo el mundo.

Esta resolución fijó como plazo máximo de vigencia para aquellos pasaportes que no disponen de un dispositivo de lectura mecánica el día 24 de noviembre de 2015. Es decir, a partir de esa feeha los colombianos que deseen viajar al exterior o que residan fuera del país deben tramitar y portar un Pasaporte de Lectura Mecánica. Por lo anterior,. y en aras de cumplir los compromisos internacionales asumidos por Colombia para la expedición del nuevo pasaporte, el Ministerio de Relaciones Exteriores efectuó la compra de una máquina para la impresión de los pasaportes sobre policarbonato para lectura mecánica- tecnología de punta- por un valor de dos mil quinientos millones de pesos ($2.500.000.000).

No obstante la tecnología incorporada con la adquisición de la nueva máquina y su capacidad de producción de libretas de pasaporte, no es posible satisfacer la demanda de pasaportes de lectura mecánica (46 millones aproximadamente en el territorio nacional más los colombianos residentes en el exterior), ni cumplir con la agilidad necesaria para la entrega del mismo. (....)

(...) El Ministerio de Relaciones Exteriores no está en capacidad de cumplir con estos requerimientos técnicos por lo que se hace necesario recurrir a una figura jurídica plenamente reconocida en nuestra legislación, valga decir el "outsourcing".(. .9".

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CONTRALORÍA111V7.1.11:12LIICDAELEGADA OLNERAL DE CONTRALORÍA

Pü0L ICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

(...) El Ministerio de Relaciones Exteriores aclara que no ha sido ni es su intención delegar una función que por definición hace parte de la esencia de esta entidad, en cumplimiento del numeral 3 del artículo 2 del Decreto 20 de 1992.

Adicionalmente, la Contraloría verificó los contratos 043 de 2010 y 157 de 2012 relacionados con la impresión y suministro de libretas y pasaportes.

El contrato No 043 de 2010 uyo objeto es prestar el servicio de impresión y suministro de libretas y pasaportes ordinarios y libretas de pasaporte oficial, tuvo tres adiciones y dos prórrogas; as últimas adiciones se realizaron en los meses de junio y julio de 2010, por $612.480.000 y $429.674.266 respectivamente; justificando la elaboración de 44.000 libretas de pasáportes ordinarios. En la prueba de recorrido efectuad por la CGR al almacén, se evidenció que la cantidad de pasaportes y vis -s corresponden a las registradas en las últimas adiciones del contrato en menc on.

En el estudio previo del contra o 157 de 2012, suscrito por el Fondo Rotatorio del Ministerio dé Relaciones Exteriores con la Unión Temporal Pasaportes 2012, cuyo objeto es el suministro de lib etas y pasaporte y documentos de seguridad a precios unitarios fijos sin form la de reajuste para el MRE, se pudo evidenciar en el capítulo de justificación de a necesidad que la entidad pretende satisfacer la implementación, a partir del 1 de julio de 2010, de la expedición del pasaporte con zona de lectura mecánica n cumplimiento de lo indicado por la Organización de Aviación Civil Internacional- ACI de la cual Colombia forma parte como estado miembro desde el año de 1947

Producto del análisis de los contratos anteriormente mencionados y efectuadas las pruebas correspondientes, se erificó que la función definida en el numeral 3 del artículo 2 del Decreto 20 d 19924' continúa en cabeza de la Cancillería, incluyendo la responsabilida institucional que se traduce en la firma del funcionario encargado de expedir el documento del viaje, tal como lo afirma el Ministerio.

Adicionalmente, los ingresos que se reciben por concepto de expedición de libretas de pasaporte, son con ignados en su totalidad en el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Ex eriores43. Por lo anteriormente mencionado se concluye que ya no se advierte el riesgo.

42 3. Disponer y contratar la impresión de las li F retas para pasaportes y de los diversos formularios para adelantar gestiones para el Ministerio. Es entendido que la exp dición misma de pasaportes, así como la autorización a extranjeros para ingresar al país constituye una función del Min sterio de Relaciones Exteriores no delegable. 43 Oficio S-DSG-13-019744, de fecha 28 de m yo de 2013.

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CONTRALOR ÍA I ocl'smCill'itAig).""ADA G EN ERAL OE LA REPÚBLICA e INSTITUCIONES FINANCIERAS

3) Función de Advertencia 2011EE69806 de fecha 08/09/2011

La Contraloría General de la República comunicó con oficio No. 2011EE69806, función de advertencia donde se indica que los recursos que formen parte del Presupuesto Nacional, girados por la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, no podrán mantenerse en cuentas corrientes autorizadas por más de cinco (5) días promedio mensual, contados a partir de la fecha de los giros respectivos, sin perjuicio de aquellos recursos correspondientes a cheques entregados al beneficiario y no cobrados.

"Con base en el informe de Ejecución de los Recursos del Presupuesto General de la Nación de las entidades del orden nacional de marzo de 2011, se puede concluir que en un mes, más de cuarenta entidades incumplieron lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto 359 del 22 de febrero de 1995. (...) El fenómeno de generación de costo de oportunidad, observado sobre el registro de Tesorería, denota implícitamente una problemática en el proceso de planeación y gestión de las entidades ejecutora, de los recursos del PGN, girados por la Dirección del Tesoro, por cuanto no reciben una oportuna asignación a los beneficiarios. La Contraloría General de la República, advierte a los ordenadores del gasto de las entidades ejecutoras del Presupuesto General de la Nación para que den cumplimiento a la norma citada, sin perjuicio de que corrijan y expliquen la situación aquí descrita a la mayor brevedad."

En el seguimiento efectuado por la Contraloría y según respuesta dada por la Ministra de Relabiones Exteriores a la Contraloría, "el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores„ tiene una excepción para el manejo de los recursos en lo relacionado con le Caja Menor de Viáticos, de acuerdo con el artículo 15 del Decreto 359 de 1995 y el oficio de fecha 6 de febrero de 2012 suscrito por el Director del Presupuesto Nacional. En lo relacionado con las demás cuentas donde se consignan recursos de la Nación, se dió estricto cumplimiento. Igualmente, para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se elaboró una acción preventiva, con el fin de hacer seguimiento para que los recursos que se soliciten a la Dirección del Tesoro Nacional, se ejecuten."

Al respecto y producto de la evaluación a los Estados Contables, vigencia 2012, se evidenció el cumplimiento del Decreto 1957 de 2007, la Ley de Presupuesto y el artículo 7 del Decreto 4836 de 2011". Adicionalmente, se verificó la acción preventiva, relacionada con "Hacer seguimiento periódico a los saldos que están más de cinco días en bancos". Por lo anteriormente mencionado se concluye que ya no se advierte el riesgo.

" Constitución de Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar

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CONTRALORÍA CIENt RAE ElE LA REPÚBLICA ( e INSTITUCIONES FINANCIERAS

4) Función de Advertencia — Fiducias No. 2012EE0076933

La CGR, advierte a los sujetos de control que hayan constituido fiducias u otros mecanismos de carácter contractual y financieros con recurso de origen nacional... con el fin de determinar si se está dando estricto cumplimiento a la finalidad para la cual se constit yeron.

Al respecto, al efectuar seguimi nto, la entidad manifiesta que: "A la,fecha la entidad no tiene suscrito contrato de cons tución de Fiducias. De acuerdo con lp establecido en el artículo 91 de la Ley 1474 de 011, para el contrato de obra y algunas licitaciones adelantadas en la vigencia 2012, se pactó en la forma de pago el anticipo, siendo una obligación del contratista constitu r la fiducia o patrimonio autónomo, (»ligación que fue debidamente cumplida". Por lo nterior, la Función de Advertencia no aplica a la entidad.

5). Función de Advertencia 2 12EE18253

La Contraloría General de la R pública comunicó con oficio No. 2012EE18253 del 26 de marzo de 2012, la func ón de advertencia donde se establece que "a las autoridades del sector público q e están en la estructuración del presupuesto para la vigencia 2013 y ajustando su estructura y nómina a la orden impartida por la Corte Constitucional a este órgano de cóntrol para que conforme a lo previsto en la Constitución y en las leyes indicadas ajusten los gastos del funcionanjiento a 614 medada real y adecuada de sus necesidades y cumplimiento misional y haga tramito tendientes a la creación de las plantas de person I para las funciones de car49ter permwente.

Lo anterior evidentemente deberá conllevar la recomposición lel presupuesto para incluir como gasto de funcionamiento lo gastos recurrentes necesarios para lp formalización de los empleos y por tanto, sin perju cio del principio de la programación integral, los gastos de inversión deben estar orienta os a garantizar que sean "erogaciones. susceptibles de causar réditos o de ser de algún nodo económicamente productivas, o que tengan cuerpo de bienes de utilización perdurable, llamados también de capital por oposición a los de funcionamiento, que se hayan destinado por lo común a extinguirsé con su empleo. Asimismo, aquellos gastos dest nados a crear infraestructura social" Lo anterior sin perjuicio de la creación de los em leos de carácter temporal de que trata el artículo 21 de la ley 909 de 2004".

De igual forma advierte que "antes de la certificación de la experiencia e idoneidad del profesional que será contratado, debe establecerse de manera puntual la necesidad del servicio a satisfacer, los recursos con los que se cubrirá la contratación, el plazo y los productos a entregar"

En el seguimiento efectuado s establece que la Secretaria General del Ministerio de Relaciones Exteriores, me iante memorando DSG No.21756 del 15 de mayo de 2012, solicitó a la Direcció Administrativa y Financiera de la entidad, llevar a

142

CONTRALORÍA 1.1,L=LZBILAICrAnA ENERAL DE

CONTRALORÍA INSTITUCIONES FINANCIERAS

cabo las gestiones necesarias para la realización de los reajustes presupuestales que permitan adelantar lo requerido por la Contraloría General de la República.

Mediante oficio SGE/GFN Nos. 35937 y 37385 de junio 4 y 8 de 2012 el Ministerio solicitó al Ministerio de Hacienda y Crédito Público una adición al presupuesto de la entidad de $11.509.5 millones, tendiente a realizar la ampliación de la planta de personal y con el fin de ajustar los gastos de funcionamiento a la medida real y adecuada de les necesidades propias del Ministerio, ya que a la fecha la entidad contaba con aproximadamente 300 contratos de prestación de servicios profesionales ó de apoyo a la gestión.

Ante la solicitud anteriormente indicada, el 28 de junio de 2012 el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante oficio 5.3.0.1, informó que la situación presentada por el Ministerio de Relaciones Exteriores sería evaluada por parte de diversas entidades debido a la trascendencia del asunto sin pronunciarse de fondo sobre la materlá.

Producto de lo anterior, el Ministerio de Relaciones nuevamente se dirigió al Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante oficio DM No. 18754 del 4 de octubre de 2012, suscrito por la Señora Ministra de Relaciones Exteriores con el fin de solicitar se indicara: "...cual será la directiva para el año 2013 frente a las necesidades de personal de esta entidad." haciendo la claridad que la contratación de prestación de servicio efectuada por la Cancillería se encuentra enmarcada en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública siguiendo los requisitos y procedimientos.

En el mismo sentido el Ministerio de Relaciones Exteriores se dirigió al Departamento Administrativo de la Función Pública mediante oficio DSG No. 22946 del 4 de octubre de 2012.

Mediante oficios DM No. 28751 y DSG No. 28746 del 7 de noviembre de 2012 dirigidos al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Departamento Administrativo de la Función Pública respectivamente, el Ministerio de Relaciones Exteriores reiteró "...la necesidad de que se nos indique cual será la directiva para el año 2013 frente a las necesidades de personal del Ministerio de Relaciones Exteriores"

Del seguimiento efectuado a la Función de Advertencia se concluye que respecto a los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, si bien el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio cumplen con lo establecido en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y con los Decretos Reglamentarios, como el Decreto 734 de 2012, artículo 3.4.2.5.1 "Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de

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CONTRALORÍA I c.tcrw`P°21CDAELEGADA GE NE „AL oE LA REOS SL le A E INSTITUCIONES FINANCIERAS

ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita...'; aun el riesgo expuesto en la función de advertencia persiste y deberá hacerse especial seguimiento.

Adicionalmente, en el Presupuesto de Gastos del Ministerio se cuenta con la asignación presupuestal para ubrir los gastos que genere esta contratación de servicios profesionales (Rubro resupuestal: Servicios Personales Indirectos) y de otro lado, la normativa aplic ble al Ministerio, permite el nombramiento de provisionales y de libre nombra iento y remoción.

Con relación a la adición de la planta de personal, el Ministerio de Hacienda y la Función Pública no han efectua o un pronunciamiento definitivo sobre el tema.

6). Función de Adverte;icia NO.2013EE0012056- Aseguramiento y Legalización de Bienes

La Contraloría General de la R pública comunicó con oficio No. 2013EE0012056, función de advertencia donde reviene sobre el manejo que se viene otorgando a los bienes de propiedad del Eltado, por lo cual es necesario tener en cuenta los cuidados y deberes respecto de los mismos le corresponden a los funcionarios públicos a cuyo cargo se encuentran.

El equipo auditor realizó seg prevenir el posible riesgo que patrimonio público y el cumpli acuerdo con la respuesta da constituido pólizas y efectuad continuación: "El Ministerio de R expedido la Resolución 213 de 2 procedimientos, administrativos funcionarios en planta interna, co 2010 mediante la cual se regula e parte de los funcionarios de piar planta interna, hacer que los co desempeño de su labor.

imiento con el fin de evaluar lae acciones para se pueda presentar por conductag; que afecten el iento de los fines del Estado, estableciendo que de la por la entidad se han expedido resoluciones,

visitas de control interno, tal como se señala a ilaciones Exteriores a través de su Fon do Rotatorio, ha 13 mediante la cual se adoptó el manual de políticas y contables para el manejo de bienes, tanto para los o externa. Asimismo, se expidió la resolución 687 de

manejo, la tenencia y la entrega de bienes muebles por ita interna y externa. Se ha tomado como política en tratistas respondan por los bienes asignados para el

Anualmente el Fondo Rotatorio e ectúa inventarios físicos de los inventarios nacionales y del exterior,. en el presente añ , se implementará una herramienta tecnológica para agilizar el cotejo de bienes y la presentación de informes desde las embajadas, consulados y delegaciones en el xterior.

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CONTRALORÍA I :=1=1::""" GENERAL DE LA REPÚBLICA 1 e INSTITUCIONES FINANCIERAS

En cuanto al amparo de los bienes, el Fondo Rotatorio constituyó las pólizas para los diferentes bienes a nivel nacional (No 1001918 anexa); la póliza cubre daños por cualquier tipo de evento, desde los naturales, pasando por las descargas de energía, hurto con o sin violencia, roturas, etc., hasta los daños provocados por funcionarios en actos malintencionados o no intencionales. Todos los siniestros presentados en bienes nacionales a la fecha, los cuales no son significativos, han sido amparados con la respectiva póliza suscrita con La Previsora y cuyo interventor es el Coordinador de Servicios Generales.

Para el servicio exterior, el Ministerio destina los recursos para que los jefes de misión, delegación y consulares, compren las pólizas necesarios para el cubrimiento de los daños y pérdidas de elementos. Para reforzar el tema en el cuidado de los elementos, se imparten instrucciones para el correcto manejo, tenencia y amparo de activos, dictada por el Coordinador de Almacén, quien suministra información, ejemplos y experiencias ocurridas en años anteriores.

A través de las dependencias de Control Interno de Gestión y del Contador Público del Fondo Rotatorio, se realizan visitas periódicas de auditoría, programadas conjuntamente con la Dirección Administrativa, para las diferentes dependencias de la entidad, incluyendo las bodegas de almacén, con el fin de determinar la razonabilidad de los estados financierOs y la existencia de los activos.

Para efecto del registro de los activos, se siguen los procesos y procedimientos determinados para tal fin en las normas del Modelo Estándar de Control Interno (MECÍ); las evidencias del desarrollo de esta políticas, se encuentran plasmadas en los diferentes informes que realiza el grupo de auditoría de Control Interno de Gestión".

La CGR concluye que no obstante evidenciarse gestión en el procedimiento de legalización dé bienes y de minimizarse el riesgo aún se evidencian debilidades, tal como se detalla en el hallazgo No. 17 del presente informe.

7). Función dé Advertencia 2012EE81234

Según función de Advertencia No 2012EE81234, emitida por la Contraloría General de la República el 29 de noviembre de 2012, se advierte "...1.8 Igualmente se ha evidenciado la práctica con la cual las entidades públicas afectan temporalmente el presupuesto mediante la expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal — CDP- que finalmente no se comprometen pero que si generan la apariencia durante la vigencia de un determinado nivel de ejecución...2 Hechos que generan riesgo:...De este modo, la inducción para la Constitución de Reservas sin el lleno de los requisitos legales o como mecanismo para no solicitar y tramitar autorizaciones de vigencias futuras, constituye la omisión de un requisito precontractual y podría conllevar las acciones fiscales, disciplinarias y penales legalmente establecidas."

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CONTRALORÍA IrTIALnIA:ELEGADA GENERAL DE LA REPÚBLICA ∎ E EINSTSITEIVGIONUESAFINANGIERAS

El equipo auditor realizó seguimiento con el fin de evaluar las acciones para prevenir el posible riesgo que se pueda presentar por conductas que afecten el patrimonio público y el cumpliiento de los fines del Estado, determinándose que nt de acuerdo con la respuestacada por la entidad se establecieron controles, tal como se señala a continuas ón: "Referente a la expedición de certificados de disponibilidad que finalmente no s comprometen, la Dirección Administrativa y Financiera periódicamente efectúa circulariza ión a las diferentes áreas o Direcciones del Ministerio de Relaciones exteriores, donde se les solicita se informe si estos CDP'S, que presentan saldo por comprometer van a ser jecutados o en su defecto se pueden liberar o reducir, se acompaña una de las copia d los memorandos elaborado en la vigencia del 2012, donde se puede evidenciar lo exp esto.

Referente a la reserva presupu stal esta fue constituida por el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones, con bas en las certificaciones expedidas por la Representante Legal donde se exponen los moti os por los cuales hubo necesidad de constituirlas, con contratos que cumplen el lleno de os requisitos legales".

La CGR concluye que si b en se han establecido controle5, aún existen circunstancias que afectan el umplimiento de la norrnatividad 'presupuestal tal como se evidencia en los hall zgos presupuestales del Fondo Rptatorio, por lo que se debe continuar con el s guimiento.

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CONTRALORÍA acr's7r,titic°„""e" GENERAL IDE LA RE PünlicA e INSTITUCIONES FINANCIERAS

4. ANEXOS

147

CONTRALORIA cCEONTTRINALFORafiticDASL EG A 0 A

GENERAL DE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

FORMATO 1 INFORMACION SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

INFORME PRESENTADO A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

ENTIDAD: MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES REPRESENTANTE LEGAL: MARIA ANGELA HOLGUIN CUELLAR PERIODOS FISCALES QUE CUBRE: Vigencia 2012

No. Código HALLAZGO CAUSA EFECTO Tipo de hallazgo

1704002

Hallazgo No. 1: Saldos pendientes de recaudo. El saldo de la cuenta Deudores, a 31 de diciembre de 2012, ascendió a $2904 millones de los cuales $2.846 millones corresponden a los recaudos del mes de diciembre de 2012 por concepto de servicios prestados en las Misiones y $58 millones a los servicios prestados por las Gobernaciones y sedes en Bogotá. Sin embargo, es de anotar que existen recaudas reportados por las Gobernaciones y que no han ingresado a las cuentas del Fondo, correspondientes a los meses de enero a noviembre de 2012 por $53,99 millones, presentando mora de hasta 330 días.

Lo anterior evidencia falta de gestión de cobro por parte del Ministerio,

No se está dando cabal cumplimiento en las cláusulas QUINTA y SEPTIMA del convenio suscrito con el Banco GNB Sudameris S.A.

A

2 1801003

Hallazgo No. 2. Términos para Presentar el Informe Mensual de la Rendición de Cuentas

Durante el 2012, algunas Misiones siguen sin darcum~altérminodelosdiez(10) . ..remitir días calendario siguientes para reportar el informe mensual de gastos tal como lo establece la norma interna, evidenciándose que los reportes se efectúan con posterioridad al término pactado en la Resolución 390.

Esta situación evidencia falta de control y seguimiento permanente

Lo anterior conlleva al incumplimiento a lo reglamentado en el artículo 20 de la Resolución 390 F del 29 de febrero de 2012 que establece: 'TÉRMINO PARA PRESENTAR EL INFORME MENSUAL DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS. Las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, deberán

el informe de rendición de cuentas a la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces, dentro de los primeros DIEZ (10) días calendario del mes siguiente a la finalización del mes objeto de la cuenta a rendir De igual forma, inobservancia del artículo 18 de la Resolución 0390 de 2012.

A por parte de la oficina de Servicio al Exterior y de acompañamiento de la dependencia de Control Interno.

3 1802100

Hallazgo No. 3: Reservas presupuestales (D) Al cierre de la vigencia 2012, el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores-FRMRE constituyó reservas presupuestales por $1.711 millones, de los cuales $1,288.8 millones, que representan el 76,4% corresponden a cuatro contratos y un adicional que fueron suscritos entre el 20 y 27 de diciembre de 2012, lo que refleja deficiencias en la programación y planeación en los procesos contractuales por cuanto la entidad no dispone del plazo suficiente para la recepción oportuna y a satisfacción de los bienes y servicios o el cumplimiento de los objetos contractuales dentro de la misma vigencia. Los contratos a los que se constituyó reserva son los siguientes: Contrato No. 217 suscrito el 20-dic-2012. A 31 de diciembre de 2012 se constituyó reserva por $1626 millones. Contrato No. CN-193, por $1.389.millones, suscrito el 20-dic-2012. A 31 de diciembre de 2012 se constituyó reserva con cargo a este contrato por $694.6 millones y reserva para el 4X1000 por $3.4 millones. Convenio No. 017, suscrito el 21-dic-2012. Se constituyó reserva por $150 millones y reserva para el 4X1000 por $0.94 millones. Contrato CN-193 se realizó mediante Licitación Pública y el acto administrativo de apertura se suscribió el primero de octubre de 2012. Contrato No. 225, suscrito el 27-dic-2012. A 31- dic-2012 se constituyó reserva por $146.5

Deficiencias en la programación y planeación en los procesos contractuales

Lo anterior evidencia la inobservancia de los principios presupuestales de anualidad y planificación, contenidos en los artículos 13 y 14 del Decreto 111 de 1996 y el artículo 8 de la Ley 819 de 2003, en virtud de los cuales, las apropiaciones presupuestales deberán programarse de tal manera que su ejecución se realice durante la vigencia fiscal, es decir, a más tardar hasta el 31 de diciembre. De igual forma, se contraviene los artículos 3 y 8 del Decreto 4836 de 2011, que indican que los compromisos presupuestales en materia de contratos, se cumplen o ejecutan con la recepción de los bienes y servicios y que en caso de pactar la recepción en vigencias siguientes a la celebración del compromiso, se debe contar con la autorización previa por parte del CONFIS para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras y en caso de contratos en ejecución, se puede solicitar autorización de vigencias futuras ordinarias con el fin de adicionar los contratos en los casos que se requieran. Estas circunstancias afectan la transparencia en el uso de los recursos públicos, en especial, porque de antemano la entidad sabe que los

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CONTRALORÍA E:712A(UBLIe iOELEGADA


No. Código HALLAZGO CAUSA EFECTO e

hallaTipozdgo

millones y reserva para el 4X1000 por $0.58 millones, Contrato No. CN 116 suscrito el 30-sep-2012 por $1.687 millones. A 31-dic-2012 se constituyó reserva con cargo al contrato inicial por $337.5 millones y al adicional por $ 30 millones.

bienes, obras y servicios serán recibidos en vigencias fiscales siguientes; situación que fue advertida por la Contraloría General de la República en la Función de Advertencia sobre la constitución de reservas presupuestales y solicitud de autorización de vigencias futuras.

4 1802002

Hallazgo No. 4: Cuentas por Pagar Misiones Diplomáticas (D) La constitución de las cuentas por pagar se sobreestimaron en $39,8 millones correspondientes a giros efectuados a las Misiones Diplomáticas mediante Resolucio es Nos. 1988F, 2014F y 2012F por $7,3 millo es del 17 de diciembre de 2012, del 20 de diciembre por $11 millones y $21,5 millo es respectivamente, por cuanto no correspond n a bienes y servicios recibidos en dicha vigenci ni cumplen con los requisitos que hicieran exigible su pago. La Resolución No. 1988F asi rió recursos para sufragar la compra de u os equipos, los cuales a la fecha, no e tán registrados en el SISE dentro del info e mensual de rendición de cuentas de dicie bre de 2012', el cual se debió rendir dentro de los primeros diez (10) días calendario del es siguiente2, ni se cuenta con el ingres a almacén. De igual forma, para las Resoluci nes 2014F y 2012F, no existe registro de legalización en el informe de diciem re, incorporado en el SISE.

Debido a la falta de gestión, control y seguimiento por parte de la administración respecto a los gastos de las misiones.

Lo anterior, inobserva el articulo 89 del Decreto 111 de 1996 en concordancia con el artículo 6 del Decreto 1957 de 2007, donde se indica que: °Cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por

n los recursos a ar can Pagar

correspondientes a los anticipos pactados en los contratos, a los bienes y servicios recibidos, y con los recursos respecto de los cuales se hayan cumplido los requisitos que hagan exigible su pago".

D

5 1802002

Hallazgo No. 5: Cuentas por Pagar Cont No. 202 (D) El Fondo celebró el contrato No. 202, el 1 diciembre de 2012 por $60 millones, co objeto de: Implementar los servicios de salud, en la modalidad de Telemedicina en desarrollo de Plan Fronteras para prosperidad que lidera el MRE, con plazo ejecución hasta el 30 de junio de 2013. forma de pago pactada en la cláusula quinta estableció el 50% una vez efectuada habilitación para la prestación del servicio en modalidad de Telemedicina y el segundo

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Seguimiento y control en el u cump limiento de clausulas -- ' contractuales

Incumplimiento a b establecido en el artículo primero del Decreto 4836 de 2011 y articulo 6 del Decreto 1957. De igual forma, inobservancia de los principios presupuestales de anualidad y planificación, contenidos en el Decreto 111 de 1996 y el artículo 8 de la Ley 819 de 2003, en virtud de los cuales, las apropiaciones presupuestales deberán programarse de tal manera que su ejecución se realice durante la vigencia fiscal, es decir, a más tardar hasta el 31 de diciembre Además, este contrato requería la autorización previa por parte del CONFIS para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras, tal como lo establece el artículo 3 del Decreto 4836 de 2011.

D

último pago por el 50% en calidad de anticipado, una vez se aprobara la habilita para la prestación del servicio en la modal de telemedicina. A 31 de diciembre de 201 constituyó una cuenta por pagar por millones, correspondiente al segundo y úl pago sin que se encontrara evidencia cumplimiento de las obligaciones pactada este pago

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6 1802100

Hallazgo No. 6 Reportes Re Presupuestal vigencia 2011 (D) La cuentas por pagar constituidas a 31 diciembre de 2011 ascendieron a $8.0Ø7,9 millones las cuales presentaban la respe documentación que respaldaba su constitución; sin embargo, en los soportes allegados comisión de auditoria donde se reflej ejecución de las mismas, se evidenció estas obligaciones ascienden a $7.92 millones, valor que difiere en $138,83 mill respecto a la reportada en la audi efectuada a la vigencia 2011, de los cuales' millones corresponden a valores cancelados mediante Acta, quedando sin soporte ejecución ni cancelación la suma de $5.62 millones.

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_a I- ea de Go. ntrol y seguimiento a los procedimientos adoptados por la

. Entidad para el tema de rezago presupuestal.

Lo anterior demuestra inconsistencias en las cifras reportadas y en la

.. ejecución de las cuentas por pagar, inobservando la Ley 87 de 1993 artículo 2 numeral e).

D

Artículos 18 de la Resolución 0390 de 2012: °La rendición d cuentas de las misiones diplomáticas y oficinas consulares, se debe hacer a través del sistema de información de servicios al exterior SISE. Las misiones deb n presentar además en forma física, mensualmente, ante el Ministerio de Relaciones Exteriores -

Dirección administrativa y financiera, un informe detallado sob la forma en que utilizaron los dineros remitidos' 2 El artículo 20 de la Resolución 0390 de 2012: que regula el t"rmino para presentar el informe mensual de la rendición de cuentas de las misiones diplomáticas y oficinas consulares de Colombia en el exterior Deberán remitir el informe de rendición de cuentas a la dirección administrativa y financiera del ministerio de relaciones exteriores o quien haga sus veces, dentro de los prtrneros diez (10) dial calendario del mes siguiente a la finalización del mes objeto de la cuenta a

rendir"

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CONTRALORIA CONTRALOR BLICAiA DELEGADA I GESTION PU



Teniendo en cuenta el valor reportado por la entidad como cuentas por pagar de la vigencia 2011 por $7.929,07 y frente a la ejecución presupuestal, según reporte SIIF II, se refleja una cancelación por la no ejecución en cuantía de $82 millones, quedando por ejecutar a diciembre de 2012 un saldo de $12,43 millones que expiraron de acuerdo con el Decreto 4970 de 2011 articulo 35, párrafo último.

7 1404004

Hallazgo No. 7: Comunicación Asignación de Supervisión (D) En los contratos 185, 166, 031 y 025 de 2012, suscritos por el Ministerio, la comunicación por parte de la Coordinación de Licitaciones y Contratos al supervisor del contrato, informándole la asignación de sus funciones en virtud de cada contrato, se efectúo de manera tardia, con posterioridad a la legalización del contrato, lo que trajo como consecuencia que estos se empezaran a ejecutar sin el control y orientación del supervisor, generando ineficiencia en la actividad de la administración. Por otra parte, en estos contratos los informes de supervisión, no se efectuaron de manera oportuna pues fueron rendidos tiempo después de expirado el periodo que se informaba en el mismo.

Falta de control y seguimiento a las labores de supervisión.

Lo que trajo como consecuencia que estos se empezaran a ejecutar sin el control y orientación del supervisor, generando ineficiencia en la actividad de la administración. Lo anterior inobserva el Art. 83 de la Ley 1474 de 2011- supervisión e interventoria contractual, De igual manera, se contraviene el Numeral 9 del Manual de Contratación, versión 4 °Supervisión o Interventor-la (Gula de Supervisión).

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8 1404100

Hallazgo No. 8. Contratación Las Palmas de Gran Canaria España (D) En el contrato de prestación de servicios suscrito por el Consulado de Colombia en las Palmas de Gran Canarias, España, con la Empresa SERVIASESORIA INTEGRAL TOMASA S.L., el 2 de enero de 2012 por Seis Mil Sesenta Euros 6.060, por un periodo de ejecución de doce meses con el objeto de prestación del servicio de aseo y limpieza, la administradora única de la empresa es la señora Sara Calderón Chávez en virtud de la escritura que tiene otorgada ante notario de las Palmas de la Gran Canaria con el número 2324. No obstante lo anterior, la señora Calderón desempeño funciones propias del Consulado de Colombia en las Palmas de Gran Canaria Islas Canarias-España; según el acta de reunión de trabajo y asignación de funciones en consulado de Colombia en las Palmas de Gran Canaria, suscrita en mayo de 2012.

La Señora Sara Calderón Chávez desempeñaba funciones inherentes a las actividades propias del mismo como personal de apoyo; y que en virtud de la escritura que tiene otorgada ante notario de las Palmas de la Gran Canaria con el número 2324, inscrita en el Registro Mercantil de las Palmas en adelante SAIT, SL y el contrato de prestación de servicios suscrito por el Consulado de Colombia en las Palmas de Gran Canarias, España, con la Empresa SERVIASESORIA INTEGRAL TOMASA S.L., el 2 de enero de 2012 la administradora única de la empresa es la señora Sara Calderón Chávez.

Lo anterior, vulnera la Circular 220 se 2010 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Circular SG/DIMCS No 63 que señala "Los Jefes de las Oficinas Consulares deberán abstenerse de 1.4 Involucrar a los Contratistas en funciones propias de/ Consulado distintas de las del objeto mismo del Contrato..."

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9 1404004

Hallazgo No. 9: Informes de Supervisión (D) En la supervisión efectuada a los contratos suscritos para apoyar la realización de la Cumbre de las Américas, se evidenció que en algunos contratos, la comunicación por parte de la Coordinación Licitaciones y Contratos (Jefe de Oficina Jurídica) al supervisor del contrato, informándole la asignación de estas funciones, se efectúo de manera tardía, lo que trajo como consecuencia que los contratos se empezaron a ejecutar sin el control y orientación del supervisor. Es de anotar, que la supervisión del contrato se ejerce a partir del perfeccionamiento del mismo y no pasados 8 a 12 días tal y como se evidencia en los oficios de comunicación del contrato al supervisor. Los supervisores de los contratos 082/2011 MRE, 095/2011 MRE, 096/2011 MRE, 140/2011 MRE, 214/2011 FRMRE, no dieron aplicación a lo establecido en el numeral 17 de la Cláusula 10 Décima de cada contrato, que preceptúa 'Presentar un informe trimestral sobre la ejecución del Contrato de lo cual enviará copia al grupo interno de trabajo de Licitaciones y Contratos; en concordancia con el numeral 9.3-Obligaciones del supervisor, numeral 9.3.36 del manual de Contratación Versión 4: 'El Supervisor deberá evaluar Trimestralmente la Ejecución del Contrato y enviar copia al grupo interno de trabajo de Licitaciones y contratos del Ministerio".

Lo anterior evidencia la falta de control y seguimiento por parte de los supervisores e interventores sobre los contratos suscritos

Esta situación contraviene el Art. 83 de la Ley 1474 de 2011 SUPERVISION E INTERVENTORIA CONTRACTUAL relacionada con la vigilancia permanente desde el inicio del plazo de ejecución del contrato) obligatoria en la contratación dirigida a lograr una correcta ejecución del objeto contractual e inobservando las funciones establecidas en el Manual de Contratación, versión 3: . Obligaciones para el desarrollo del Contrato" Literal D Supervisión e interventoria, Manual de Contratación versión No 4, numeral 9.3, el Articulo 84 de la Ley 1474 de 2011, sobre facultades y deberes de los supervisores y los interventores, el artículo 48 de la Ley 734 de 2002 y la Ley 80 de 1993, por lo que el hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria.

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CONTRALOR lA IDELEGADA

GENERAL DE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES PINANC1ERAS

No. Código HALLAZGO CAUSA EFECTO e

hallaTipoz d

go

10 1404100

Hallazgo No. 10. Publicación Imprenta (D) En los contratos No. 101/2011 FRMRE $107.3 millones y 096/2011 MRE por $39.7 millones suscritos el día fecha 7 de Junio 2011 y 14 de abril de 2011, respectivamente con una vigencia ambos contratos hasta el de diciembre de 2011, se evidenció que contratista no dio cumplimiento a lo pactado los respectivos contratos, donde se señala Cue debía efectuar el pago de los derechos publicación en la imprenta dentro de un periodo establecido. El pago se realizó de manera extemporánea.

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Falta de control y seguimiento a las clausulas contractuales.

Lo que implica un incumplimiento de las condiciones del contrato. Cláusula Séptima, Parágrafo Primero del Contrato "Pagos de los Derechos de Publicación de la Adición y Prorroga dentro de los dos (2) dias hábiles siguientes al perfeccionamiento de la misma y Cláusula Décima Cuarta. Parágrafo-Publicación °El contratista deberá pagar la totalidad de los derechos de Publicación (..) dentro de los dos (2) dias hábiles siguientes a la suscripción del presente contrato'.

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11 1405100

Hallazgo No. 11 Etiquetas autoadhesi4as para expedición de visas. Producto del contrato No. 157, suscrito el 18 octubre de 2012, por el Fondo Rotatorio co Unión Temporal Pasaportes 2012, $42.717,8 millones, cuyo el objeto es" suministro de libretas de pasaporte documentos de seguridad a precios unita fijos sin formula de reajuste", a 31 de diciem de 2012 ingresaron a almacén 400. unidades. A la fecha de suscripción de contrato existían en bodega, 1.068 unidades Si bien es cierto, la entidad debe cumplimiento a lo consignado en el Documento 9303 del 2003, por medio del cual se define especificaciones a las que deben ajustase pasaportes de lectura mecánica (PLM), visas de lectura mecánica y los documer oficiales de viaje de lectura mecánica.

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Es de anotar que en los tres últimos años, el promedio anual de etiquetas utilizadas ha sido de 75.773 unidades de acuerdo a los registros de la tarjeta de Kardex de almacén. A la fecha de la prueba efectuada a la bodega de almacén del FRMRE (12 abril de 2013), se evidenció en existencias 361.000 unidades de etiquetas de visas equivalentes a $1.131 millones.

Se advierte a la entidad sobre el posible riesgo de quedar en desuso un alto número de visas en existencia, al momento de entrar en vigencia la visa de lectura mecánica.

A

12 1101001

Hallazgo No. 12 Formulación de Indicadores de Seguimiento. Producto de la evaluación al Plan de Acción Ministerio de Relaciones Exteriores, evidenció lo siguiente: 1. Debilidades en la correlación existente entre el planteamiento de la unidad de medida frente a la fórmula de los indicadores que miden actividades. 2. Las metas reportadas por el Ministerio para algunas actividades, no fueron aprobadas inicialmente por el Comité Directivo, 3. En la gestión reportada por la Oficina Asesora de Planeación y Desar Organizacional y la Dirección de la Academia Diplomática, reporta el desarrollo de actividades y metas; no obstante, se evidencia que mismas no fueron aprobadas por el Comité Directivo. 4. La Dirección de Gestión de Información Tecnología reportó el cumplimiento de cinc. actividades, teniendo en cuenta que el Co Directivo le aprobó para la vigencia 211012 ejecutar ocho (8) actividades.

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Lo anterior evidencia debilidades en la adecuada planeación y formulación de indicadores.

Lo anterior dificulta determinar el verdadero impacto y alcance en la gestión llevada a cabo por la Cancillería en el cumplimiento del Plan de Acción.

A

13 1103002

Hallazgo No. 13. Gestión documental: Seguimiento del Proyecto Mejoramient Mantenimiento de la Infraestructura Sector. En el seguimiento realizado a este proyectd, observa que durante la vigencia 2012, presentan diferencias entre los val reportados por la entidad a esta comisió auditoría referente a la ejecución presupu para cada una de las actividades del proyecto, frente a los registrados que figuran en el del DNP. Así mismo, no fue posible determinar la fecha inicial de ejecución de cada una de actividades que conforman el proyecte evaluar el nivel de cumplimiento, de efectivi de eficiencia y de gestión, de cada uno indicadores registrados por el DNP (Pla Mantenimiento de Embajadas, Plan Mantenimiento de Consulados, Plan Dotación de Embajadas, Plan de Dotación Consulados, Interventorías Realizadas, Sedes

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La entidad no reportó la relación de cada uno de los contratos y/o compras con su correspondiente valor que se suscribieron durante el 2012 para el cumplimiento de los indicadores y metas del proyecto.

Por lo anterior, se limita la confrontación y evaluación del verdadero impacto que ha tenido el desarrollo del proyecto desde el punto de vista de avance físico, financiero y de gestión. Adicionalmente, no se

aplica el principio de publicidad, impidiendo a la comunidad realizar control social.

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CONTRALORIA110s7=LIZBÍACDAE LEGADA GENERAL DE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

No. Código HALLAZGO CAUSA EFECTO Tipo de

hallazgo

dotadas con bienes muebles y Sedes beneficiadas con mantenimiento) y que sirven para evaluar el grado de avance de cumplimiento del Proyecto.

14 1801004

Hallazgo No. 14: Diferencia en saldos Bancarios (D) A 31 de diciembre de 2012, en la cuenta No. 36140355 de Citibank, al cruzar el extracto bancario con el auxiliar SIIF, se presenta un doble registro de $41,40 millones (equivalente a 23.029,60 dólares). Según transacciones automáticas No. 31545 y 32232 del 28 de diciembre y 31 de diciembre de 2012. Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria, en virtud de los numerales 1 y 33 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Lo anterior, evidencia falta de control al realizar los registros bancarios.

Generando una sobrestimación frente al saldo del efectivo en cuantía de $41.40 millones y sobrestimación del patrimonio en la misma cuantía, inobservando el numeral 3.8 de la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación.

D

15 1801004

Hallazgo No. 15: Conciliaciones Bancarias En las conciliaciones bancarias que realiza el Fondo Rotatorio se evidenció que en tres de las cuentas corrientes del Fondo se presentan partidas conciliatorias con antigüedad superior a los sesenta días (60) Estas partidas corresponden tanto a notas débitos como créditos pendientes de registro contable, así: Las partidas conciliatorias de las tres cuentas corrientes ascienden a $6.553,73 millones (valor absoluto) correspondientes a la cuenta del Citibank60703019 (Fondos Comunes) con notas debito no registradas en el libro de bancos por $2.917,25 millones, de la cuenta No. 36140355 notas crédito por registrar por $0.11 millones y de la cuenta 11813684 partidas conciliatorias por concepto de comisiones que ascienden a $15,74 millones y ajuste por diferencial cambiarlo a $224.13 millones para un total de $239,87 millones valores pendientes de depurar desde abril a octubre de 2012.

Lo anterior, evidencia que la entidad no ha tomado correctivos que conlleven a depurar de manera permanente las partidas conciliatorias y así mostrar saldos reales en la cuenta del efectivo,

lnobservando lo establecido en los numerales 3.7, 3.8 y la acción de control 12 del numeral 4.1 de la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación.

A

16 1804001

Hallazgo No. 16: Bienes muebles en bodega (0) A 31 de diciembre de 2012, esta cuenta presenta un saldo de $2.413 millones, correspondiente a los bienes muebles de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones que se encuentran en la bodega del Almacén General. Respecto a estos bienes, se evidenciaron las siguientes situaciones: • El 23 de julio de 2012 se ingresó a

almacén y a contabilidad 26 elementos, cada uno valorado a $1. En este sentido, la entidad manifiesta que corresponden a bienes producto de la ejecución contractual para la adecuación de las oficinas de la calle 166 en vigencias anteriores, los cuales no fueron registrados en el inventario en su momento porque no se allegaron las facturas respectivas. Como la entidad decidió el traspaso a los Batallones del Ejército Nacional, se dispuso, como control para su entrega, ingresarlos por $1 cada uno.

• Al cruzar las entradas de almacén y los bienes que se encuentran en bodega y en uso del almacén no se evidenció el registro de entrada de algunos bienes, producto del contrato celebrado con la Unión Temporal para la celebración de la VI Cumbre de las Américas, en cuantía de $354,6 millones.

Lo anterior evidencia la falta de control en el manejo de los bienes da ' 'cl por el Fondo a 'ulri os • Fondo,

Lo que origina subestimación de la cuenta bienes en bodega por $354,6 millones y a la vez se afecta el patrimonio en la misma cuantía, inobservancia del Plan General de Contabilidad en lo relacionado con el proceso contable, del principio de registro que establece que los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública, con base en la unidad de medida y de las normas sobre propiedad, planta y equipo.

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17 1804001

Hallazgo No. 17: Bienes Pendientes de Legalizar (D) El Fondo asignó partidas con cargo al presupuesto de la vigencia 2012, para la adquisición de vehículos en 75 Misiones de las cuales 10 Embajadas y 15 Consulados no legalizaron la adquisición de los vehículos al cierre de la vigencia auditada, por $2.047 millones.

Lo anterior, debido a las en la planeación y

ramación presupuestal de programación manera articulada con el gasto,

Lo que genera subestimación de la cuenta Equipos de tránsito y elevación pendientes de legalizar y del patrimonio de la entidad, contraviniendo lo establecido en el Capítulo III. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con la propiedad planta y equipo, numeral 27. Esta

D


CONTRALORA .°12-7,0RNIT.1,1`:,""A" G E ~Al- OE LA REPÚBLICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS


observación tiene presunta incidencia disciplinada, en virtud de los numerales 1 y 33 del articulo 34 de la Ley 734 de 2002.

18 1704002

Hallazgo No. 18: Incongruencia en los Reportes de las Gobernaciones De la evaluación efectuada a los informes las Gobernaciones por concepto actuaciones y recaudos por el último trimestre de 2012, formato GF-FO-80, en el que incluyen los reportes sobre ingresos percibidos por venta de pasaportes de las diferen denominaciones y las libretas tripulantes, evidenció: En lo referente a los pasaportes de emergencia y libretas tripulantes no se refleja en el formato las series del saldo inicial, expedición, anulación y saldo final. Esta situación evidenció en las Gobernaciones de Bolívar Valle del Cauca- Los pasaportes anulados no son descontados del saldo final según reportes de Gobernaciones de Casanare, Nariño, Cauca, Arauca y Atlántico. En dicho formato no se registran los saldos iniciales, en cantidades ni pesos, reflejados

como saldos finales del mes anterior. anterior se evidenció, en los reportes de Gobernaciones de Cauca, Arauca, Cesar, Valle del Cauca, Sucre y Huila. En el reporte de la gobernación del Cauca, los meses de noviembre y diciembre de 2d12, no se diligencio el campo de saldos finales. Los saldos finales según los formatos reportados por cada gobernación, presentan diferencias en cuanto a la cantidad y valor pasaportes, frente al cálculo efectuado con operaciones realizadas mensualmente.

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Lo anterior evidencia falta de control y seguimiento a los reportes enviados por la Gobernaciones,

Afectando la confiabilidad de los soportes que respaldan los movimientos mensuales de almacén, inobservando el artículo 6 de la Resolución 3711 del 25 de junio de 2012, donde se indica que la elaboración de los formatos a que se refiere dicha resolución debe sujetarse estrictamente a las instrucciones que imparta el Ministerio y ceñirse a los formatos establecidos por este.

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19 1801002

Hallazgo No. 19: Gastos e ingresos A 31 de diciembre de 2012, según la información reportada por el sistema de información SIIF Nación, se evidencióue contablemente se tienen parametrizados res códigos contables para el registro del se icio de transporte y menaje doméstico, as': cue nta 511123 Comunicaciones y Transporte, 511 19 Viáticos y gastos de viaje y 521117 Viátic s y gastos de viaje- De igual forma, durante la vigencia 2012 se observó que el registro de los ingr sos recaudados por concepto de la prestación de servicios consulares se realiza en la cu nta 436004 documentación e identificación, ue posteriormente se reclasifican en forma ma ual a la cuenta 411001 Ingresos Fiscales no Tributarios Tasas.

Lo anterior indica que no se está aplicando la estructura, clasificación y descripciones del Plan General de Contabilidad Pública y del catálogo de cuentas.

Incumplimiento al Plan General de Contabilidad Pública y del catálogo de cuentas.

A

20 1801100

Hallazgo No. 20: Notas a los Estados Contables (D) El FRMRE en sus notas a los Esta os Contables a 31 de diciembre de 2012, no reveló información adicional necesaria so re las transacciones, hechos y operacio i es financieras, que complementen dichos estados, así como la desagregación de vale es contables en términos de precios y canfida es. Además, las notas de carácter específico no revelan en debida forma las particulanda es sobre la información contable estructurada de acuerdo con el Catálogo General de Cue as que por su materialidad deben revelarse de manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable, la composición de los saldos correspondientes y cualquier tra información adicional que permita efecuar análisis de las cifras consignadas en los estados contables, como es el caso de acti os intangibles, ingresos por concepto de servi ios por pasaporte, visas, apostillas y de ás actuaciones en las cuentas 1401 y 1407; cuentas por pagar constituidas a 31 de

Lo anterior, evidencia la falta de control y seguimiento,

Generando inobservancia de las Normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes del Plan General de Contabilidad Pública, del numeral 10 del Capítulo V, Título II del Manual de Procedimientos de Contabilidad Pública, así como de la Circular 078 del 19 de diciembre de 2007 de la Contaduría General de la Nación sobre "Información a incorporar en las Notas a los Estados Contables Básicos y en el formulario CGN2005NE_003_NOTAS DE_CARACTER_ESPECIFICO" afectando el entendimiento e interpretación integral de la situación particular que en materia legal presenta el Fondo Rotatorio de Ministerio de Relaciones Exteriores y que tendría que ser información adicional complementaria con el fin de proporcionar a los usuarios interesados detalles sobre los resultados del desarrollo de la

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CONTRALORIA eisimzinirsin JUGADA

'ENERAL OE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS


diciembre de 2012 que se incluyeron en el rezago y no en contabilidad. De igual forma no se incluyó en las notas de los estados contables: a) El valor pagado por sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales, incluyendo los intereses y costas del proceso. b) El valor registrado como gasto por sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales. c) La metodología aplicada para el registro del pasivo estimado. d) El estado de los procesos.

actividad de la entidad durante la vigencia.

21 1801002

Hallazgo No. 21: Utilización de la Subcuenta Otros (D) El Fondo Rotatorio, a 31 de diciembre de 2012, registra operaciones en las subcuentas "Otros" del grupo Gastos e Ingresos, superando el 5% del valor de la cuenta, lo que genera la inobservancia de lo dispuesto en el Numeral 11 del Capítulo II. - Procedimiento para la Estructuración y Presentación de los Estados Contables Básicos del Manual de Procedimientos de Contabilidad Pública. Esta situación también ha sido advertida en las observaciones de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes en su último informa

debido a la falta de gestión, control y seguimiento por parte de la administración

Con la situación presentada se genera incumplimiento en lo dictado por la normatividad contable pública y se pone en riesgo el reconocimiento y revelación de hechos, transacciones y operaciones del Fondo,

D

22 1802002

Hallazgo No. 22. Soportes de legalización (0) • Rubro- Sostenimiento Servicios Embajada

— Comunicación y Transporte El soporte de las relaciones de gastos correspondientes al servicio de TV CABLE de la Residencia del Embajador, es una hoja simple que no cumple con los requisitos de una factura, como lo establece el articulo 617 Estatuto Tributario-ETy en otros caso el soportes es un estado de cuentas , en las que no se especifica la fecha ni el número de la factura como se puede apreciar en las relaciones de gastos Nos. 29, 43 y 82 (enero a marzo de 2008) por 1.319,70, 1,369.70, 1187,73 Rand respectivamente, y de los meses de (abril a junio de 2008) Nos.118, 160 y 188 por 1.406,97, 1.406,97 y 1,406,97 Rand respectivamente.

Lo anterior denota falta de control y monitoreo a la legalización que hace la embajada de los recursos asignados para su funcionamiento.

Lo que genera poca confiabilidad en los reportes del SISE e inobservancia de la normatividad relacionada con las legalización descritas en la Resolución 349 de 2008.

D

23 1802002

Hallazgo No. 23: Soportes legalizados en periodos diferentes (D) En la rendición de cuentas de la vigencia 2008 de la embajada, no dio cumplimiento a lo estipulado en la Resolución No. 0349 de 2008, Capítulo V Rendición de Cuentas, artículo 14. Lo anterior, teniendo en cuenta que en los siguientes rubros se registraron en el SISE gastos que corresponden a un periodo diferente al que originó el gasto asi: Arrendamiento Bienes Embajadas y

Consulados-Equipe de Oficina. '

Sostenimiento de Bienes Embajadas y Consulados-Papelería y Útiles de Escritorio Sostenimiento Servicios Embajada— Comunicación y Transporte Sostenimiento Servicios Embajada y Consulados—Mantenimiento y Reparaciones Locativas. Sostenimiento Servicios Embajadas y consulados-Mantenimiento y Reparación de Muebles Enseres Equipos Maquinaria y Vehículos

Las anteriores inconsistencias se presentan debido a falta de control en el manejo de los recursos para el funcionamiento de la misión, falta de seguimiento permanente por parte de la oficina de Servicio al Exterior y de acompañamiento de la dependencia de Control Interno,

Lo que origina inobservancia de la Resolución No. 0349 de 2008, Capítulo V Rendición de Cuentas, artículo 14.

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24 1801003

Hallazgo No. 24 Soporte de pago En el rubro de Sostenimiento, Servicios Embajadas y Consulados—Comunicación y Transportes, se evidenció que la Factura No. 26786061 de octubre 10 de 2008, siendo el mismo soporte para tres relaciones, identificadas con los No. 271, 308 y 345 y su registro en el SISE en periodos diferentes correspondientes a agosto, septiembre y octubre.

Lo anterior evidencia falta de control y seguimiento por parte de servicio al exterior quien es el encargado de efectuar las respectivas validaciones a los soportes que respaldan las legalizaciones realizadas por la embajada.

Lo anterior no genera confiabilidad en los i gastos reportados por la Embajada.

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CONTRALORA; eCEOSNTZNALpOolisiA chLEGADA

GENERAL DE LA REPÚBLICA i E INSTITUCIONES FINANCIERAS


25 1801003 1802002

Hallazgo No. 25: Facturas y/o soportes fotocopia (D) En los soportes que respaldan la rendición cuentas de la vigencia 2008, se encontraron facturas en fotocopia. El numeral i) del artículo 17 de la Resoluc 349 del 28/01/2008 permite que se presen soportes en fotocopia en los siguientes eventbs: "Solo se aceptan fotocopias, en caso de que sea necesario presentar la factura original para recuperación del impuesto, en cuyo caso, esto se debe estipular en el cuerpo de la fotocopia resaltar el valor a recuperar". (Subray

nuestro) No obstante lo anterior, en las Relaciones 21, 68, 111, 143, 174, 218, 356, 388 y 439 incluyen fotocopias de facturas que tienen sello: 'Esta es una copia la factura original requerida para devolución de impuestos', pero no se indicó el valor del impuesto a recuperar como lo indica la norma interna.

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Esta situación evidencia falta de control y seguimiento en las legalizaciones.

Lo que genera incertidumbre respecto de si se solicitó recuperación y su cuantía, inobservando la normatividad citada.

D

26 1103100

Hallazgo No. 26. Registro de Actividades el desempeño de funciones. Frente a la apertura de los consulados Newark, Orlando, Vancouver y Shanghái observa que la Entidad no acató lo establecidoen el MECI y por la NTCGP 1000:2009, todavez que no se encontró documento soporte las actividades llevadas a cabo por o

: funcionarios durante el tiempo Iranscurndo entre la fecha de Posesión y la fecha de in de operación del Consulado o el cumplimiento de las actividades establecidas dentro Manual de Funciones;

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Por lo que se evidencia, debilidad en los mecanismos de planeación, teniendo en cuenta que no se evidencia acto administrativo que permita conocer las funciones que

ri deban desempeñar los funcionarios rs que envían antes de efectuarse la

apertura de los Consulados.

Incumplimiento a lo establecido en el MECI, adoptado mediante el Decreto 1599 de 2005, en el Subsistema: Control de Gestión, Componente: Información y el Articulo 6° de la Ley 872 de 2003, la norma técnica de calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, en su numeral 4.2.4 Control de los registros.

A

A — Administrativo T — Traslado a la Autoridad Competente D — Disciplinario F — Fiscal


19 Otros Activos

1999 Valorizaciones

TOTAL ACTIVO (3)

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS (8)

81 Derechos Contingentes 8120 Litigios y Demandas

83 Deudoras de Control 8361 Responsabilidades En Proceso

1680

1685 Depreciación Acumulada

Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería

FIRMA DEL JEFE FINANCIERO NOMBRE: ANGELA CONSTANZA ACOSTA ECHEVERRIA

Código ACTIVO CORRIENTE (1)

11 Efectivo

1105 Caja 1110 Bancos y corporaciones

89 Deudoras por Contra

8905 Derechos Contingentes por Cont a

8915 Deudora e Control or el contrario

453277

0 2401 Bienes y Servicios 310.917 2425 Acreedores

2436 Retención en la fuente e impuesto de timbre

2460 Sentencias

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES BALANCE GENERAL

AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 (Cifras en miles de pesos)

Periodo Periodo Actual Anterior

31/12/2012 31/12/2011

$ $ Código PASIVO

528.033 594.803 CORRIENTE (4)

220.933 310.917 24 Cuentas por pagar

220.933

307.100 283.886

167.623 151.461

25 Obligaciones laborales

139.477 132.425 2505 Salarios y prestaciones sociales

27 Pasivos Estimados 2715 Provisión para prestaciones sociales

81.860.884 28.731.945

81.860.884 28.731.945

4.242.574 2.313.762

54.918.770 11.967.683

228.272 228.272

566.322 581.976

12.873 8.752

17.318.699 13.953.407

27.183.702 20.816,750

8.561.119 7.403.267

2.871.712 2.676.100

-34.043.159 -31.218.024

471.628.685 432.792.552

471.628.685 432.792.552

554.017.602 462.119.300

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1,096.259 1.143.454

1.096.259 1.143.454

250.338 0

250.338 0

1.346.597 1.143.454

1.096.259 1.143.454

250.338 0

‘SOLLe_

Período Actual

31/1212012

Periodo Anterior

31/12/2011

9.852.940 9.197.793

954.282 1.613.351

73.398 642.054

39.220

199.610

295.770 586.627

25.254

705.700

8.898.658 7.584.442 8.898.658 7.584.442

O O O O

15.163.861 10.753.381

15.163.861 10.753.381 15.163.861 10.753.381

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529.000.801 442.168.126

529.000.801 442.168.126 -50.587.139 -5.119.653

471.628.685

115.904.043

-2.825.135

-24.211.844 4.855.473

432.792.552

59.949.969

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554.017.602 462.119.300

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14 Deudores

1401 Ingresos no Tributarios 1470 Otros Deudores

ACTIVO NO CORRIENTE (2)

16 Propiedad, Planta y Equipo

1605 Terrenos 1640 Edificaciones 1650 Redes, Lineas y Cables 1655 Maquinaria y Equipo 1660 Equipo Médico y Científico 1665 Muebles, Enseres y Equipo de Oficina 1670 Equipo de Comunicación y Computación

1675 Equipo de Transporte, Tracción y Elevación

• NO CORRIENTE(5) '

27 Pasivos Estimados 2710 Provisión para contingencias

TOTAL DEL INTERES MINORITARIO (6)

PATRIMONIO (7)

31 Hacienda pública. 3105 Capital fiscal 3110 Resultados del ejercicio

3115 Superavit por Valorización

3125 Patrimonio Público Incorporado •

3128 Provisiones, Agolyniento, Depreqyoiones y Amortizaciones

TOTAL PASIVO y PATRIMONIO p1)

CUENTAS DE 02/DEN ACREEDORAS (10)

91 Responsabilidadea contingentes 9120 Litigios o Demandas

99 Acreedoras por contra (db)

9905 Responsabilidades Contingentes por Contra

FIRMA D REPRESENTA NOMBRE. ANGELA HOLGUIN CUELLAR Ministra de Relaciones Exte iores y-)1591

FIRMA DEL CONTAD NOMBRE: JOSE T.P. 41603-T

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FIRMA DEL CONT NOMBRE: JOSE HUMB T.P. 41603-T

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL


Código Cuentas

INGRESOS OPERACIONALES (1)

41 Ingresos Fiscales 47 Operaciones Interinstitucionales (Recibidas) 57 Operaciones Interinstlitionales (Giradas)

COSTO DE VENTAS (ai

GASTOS OPERACIONALES (3)

51 De administración 53 Provisiones, Agotam14111, Depreciatón y Amortización 54 Transferencias

EXCEDENTE (DÉFIC OPERACIONAL (4)

OTROS INGRESOS 48 Otros ingresos

SALDO NETO DE CONSOLIDACIÓN EN CUENTAS DE RESULTADO (DB) (6)

OTROS GASTOS (7) 58 Otros gastos

EXCEDENTE (DÉFICIT) ANTES DE AJUSTES POR INFLACIÓN (8)

,----, EFECTO NETO POR EXPOSICION A LA INFLACION (9)

49 Corrección Monetaria ,

PARTICIPACION DEL INTERES MINORITARIO EN LOS RESULTADOS (10) .

EXCEDENTE (DÉFICIT] DEL EJERCICIO (11)

Período Actual

31/12/2012

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Período Anterior

31/12/2011

$ 217.548.685 184.091.424

39.236 64.380 218.264.557 184.744.828

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201.112.327 173.085.552 10.415.315 6.225.838 11.001.550 0

4.980.507 4.780.034

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FIRMA EL REPRESEN ANTE LEGAL NOMBRE: MARIA ANGELA HOLGUIN CUELLAR Ministra de Relaciones Exteriores •••?kyt9

FIRMA DEL JEFE FINANCIERO NOMBRE: ANGELA CONSTANZA ACOSTA ECHEVERRIA

FIRMA DEL CONTADO NOMBRE: J T.P. 41603-T

NO SOLANO SO

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL


Código Concepto

INGRESOS OPERACIONALES (1) $

Período Actual

31/12/2012

Periodo Anterior

31/1212011 $

217.548.685 184.091.424

41 Ingresos Fiscales 39.236 64.380

4110 No Tributarios 39.236 64.380

47 Operaciones Interinstitucionales 218.264.557 184.744.828 4705 Aportes y traspaso de fondos recibidos 217.960.045 184.442.196 4722 Operaciones de Enlace sin Situacion de Fondos 304.512 302.632

57 Operaciones Interinstitucionales (-) 755.108 717.784

5705 Aportes y Traspaso de Fondos Girados 305.382 0 5720 Operaciones de enlace 449.726 717.784

61 COSTO DE VENTAS (2) Costo de Ventas de Bienes y Servicios O

GASTOS OPERACIONALES (3) 222.529.192 179.311.390 51 De administración 201.112.327 173.085.552

5101 Sueldos Salarios y 175 264 954 151.187.583 5103 Contribuciones Efectivas • j 20.783.979 17.543.281 5104 Aportes Sobre la Nómina 4.758.882 4.052.056 5120 Impuestos, Contribuciones y Tasas 304.512 302.632

52 De Operación 0 0 5202 Sueldos y Salarios o o

PROVISIONES, AGOTAMIENTO Y DEPRECIACI NES 10.415.315 6.225.838

53 Provisiones, agotamientos y depreciacion 10.415.315 6.225.838 5314 Provisión para Contingencias 10.415.315 6.225.838

54 Transferencias 11.001.550 0 5401 Transferencias al Sector Privado 11.001.550 0

EXCEDENTE (DÉFICIT) OPERACIONAL (4) -4.980.507 4.780.034

48 OTROS INGRESOS 95.9n"

4805 Financieros 0 95.9bu

4808 Otros Ingresos Ordinarios O 0

58 OTROS GASTOS 139.146 20.516 5815 Ajuste de Ejercicios Anteriores 139.146 20 516

55 GASTO SOCIAL o o 5550 Subsidios Asignados o o

EXCEDENTE (DÉFICIT) ANTES DE AJUSTES POR INFLACIÓN

-5.119.653 4.855.473

-5.119.653 4.855.473

EXCEDENTE (DÉFICIT) DEL EJERCICIO

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