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INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS DEL PROYECTO

APLICATIVO WEB “ ENTERPRISE WEB SOLUTION “

Equipo De Desarrollo

GAES “PROYECTANDO IDEAS”

Claudia Patricia Ramírez R.

José Daniel Giraldo P.

Carlos Julio Mesa G.

Instrumentos de Recolección de datos del Proyecto

Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información - ADSI

Tutora: Ing. Candelaria Victoria Suárez B.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Colombia

2015

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Tabla de Contenidos

Introducción……………………………………………………………………………………….3

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Objetivo general del Proyecto……………………………………………………………….…….4

Objetivos específicos del Proyecto…………………………………………..

…………………....5Identificaciónde los stakeholders.involucrados en el

Proyecto…………………………………...6

Identificación de las técnicas de recolección de datos sugeridas para el Proyecto. ………………7

Instrumentos de recolección para el levantamiento de la información……………………………9

Cuestionario diseñado para la entrevista con el gerente de la empresa……………….…10

Cuestionario diseñado para la entrevista con las secretaria…………………………..…11

Cuestionario diseñado para la entrevista con los empleados. (En grupo)…….................12

Cuestionario diseñado para el administrador de la red y el técnico informático………...13

Encuestas diseñada para los usuarios………………………………….…………………14

Conclusión……………………………………………………………………………………….16

Bibliografía………………………………………………………………………………………17

Introducción

Actualmente en la empresa Petrounderiver se carece de un sistema de información, de

una aplicación web donde se puedan hacer diferentes tipos de operaciones o actividades

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comerciales en línea, tanto interna (empresa) como externamente (clientes), razón por la cual

se requiere diseñar e implementar un medio más eficiente que permita tener mayor acceso,

manejo y control de la información que está asignada a las diferentes dependencias de la

empresa.

Cuando se requiere consultar información manejada por cualquier área de la empresa

o cliente, es necesario que la persona encargada de esa actividad deba hacer la petición por

correo, lo cual demora la información y la toma de decisiones en un momento dado, por no

contar con un sistema de información en línea, que permita acceder a cualquier información o

actividad comercial en tiempo real.

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Objetivo General de la recolección de datos del Proyecto

Identificar con toda claridad los Métodos, las Técnicas y los Instrumentos de

recolección de los datos en el proyecto, ya que son las herramientas que aportarán

información veraz, completa y confiable en tiempo real y que serán utilizados en la fase

inicial (recolección de datos) del desarrollo de la aplicación Web Enterprise Web Solution.

Es esencial obtenerlos de manera clara, contundente, efectiva y entendible, para

facilitar así el posterior análisis de ellos.

Obtener información que permita plantear, diseñar y construir un aplicativo web, que

facilite tener acceso en tiempo real y controlar toda la información manejada en cualquier

dependencia de la empresa, e igualmente proporcionar información de los servicios y

productos a todos los clientes actuales y potenciales de la empresa Petrounderiver,

permitiendo realizar diferentes actividades y procesos comerciales, transaccionales,

informacionales y de operación en línea.

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Objetivos específicos de la recolección de datos del Proyecto

Identificar como registran la información los empleados.

Identificar las personas involucradas en el proceso de información de la empresa.

Observar cómo se realiza el proceso de actualización de la información.

Observar de que manera esta disponible la información, tanto a la parte interna de

la empresa, como a sus clientes externos.

Identificar que tan actualizada o no, está la base de datos de la empresa.

Analizar los tiempos reales en que se realiza una transacción comercial en la

empresa.

Analizar las necesidades de la empresa referente a la rapidez y eficiencia en la

prestación de servicios y venta u oferta de productos.

Identificar los sistemas tecnológicos (informáticos) que tiene la empresa.

Analizar los recursos económicos destinados para la realización del proyecto

(aplicativo web).

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Identificación de los Stakeholders

Los stakeholders son personas, cosas o elementos que se encuentran directa o

indirectamente involucrados con la empresa Petrounderiver. Son de gran trascendencia y de

vital importancia, pues sin ellos sería literalmente imposible hacer la recolección de datos

necesarios, para analizar la envergadura de la necesidad real y su posterior análisis para

construir cualquier sistema de información.

En el Proyecto son los siguientes:

El gerente de la empresa, que dispone de dos horas, en la semana para la

recolección de datos.

La Secretaria general y las de otras dependencias, que disponen de tres horas, los

días viernes para el levantamiento de la información.

Los empleados encargados de manejar la información tanto sistematizada como de

archivo físico, que disponen de dos horas, los lunes en la tarde para la recolección de la

información.

Los usuarios de las diferentes empresas contratistas que tienen alguna relación con

la empresa Petrounderiver, que disponen de treinta minutos en la mañana de lunes a viernes,

para la recolección de datos.

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El administrador de la red y el técnico en informática de la empresa que podemos

contactar el sábado en horas de la tarde, para la recolección de la información.

Los clientes activos actualmente y los inactivos desde un periodo reciente. A estos

clientes es necesario buscarles una disponibilidad de tiempo para poder llevar a cabo la

recolección de datos con ellos.

Archivos físicos como Kardex, cuadernos, libretas, documentos, etc

Medios magnéticos que puedan guardar información tales como unidades flash,

HDD sólidos, memorias USB, HDD portables, CD’s, DVD’s, etc.

La red, pues en ella podemos guardar copias de seguridad, imágenes del sistema e

información que nos puede ser de gran utilidad en el momento dado.

Identificación de la técnica de recolección de datos del Proyecto, de acuerdo con

los objetivos propuestos.

Se ha identificado por la característica del sistema de información que se requiere en la

empresa Petrounderiver, que para la recolección de los datos necesarios para iniciar el

Proyecto en cuestión (Enterprise Web Solution), se ajustan perfectamente los siguiente

métodos de recolección de datos:

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Método Interactivo

Es vital en este caso pues es de suma importancia la interacción directa con el cliente y

los usuarios del sistema de información. De aquí se puede tomar las siguientes técnicas y su

respectiva herramienta:

La Entrevista: Porque nos brinda información de calidad, flexibilidad y adaptabilidad

a diferentes situaciones, información concreta proveniente de los stakeholders involucrados, y

nos permite captar reacciones, gestos, y opiniones.

Aquí, como instrumento o herramienta de recolección de datos de la entrevista

utilizaremos los formularios o cuestionarios dirigidos a los puntos o personas claves que

poseen la información que se necesita.

Se elaboran los cuestionarios con la modalidad de preguntas abiertas y cerradas, para

equilibrar así las ventajas y desventajas en los atributos de la información que existen en

ambos estilos de preguntas, lo que enfoca a un diseño de cuestionarios en estructura diamante.

(Ver cuestionarios abajo).

La encuesta: con ella podemos requerir información a un grupo socialmente

significativo de personas acerca de los problemas en estudio para luego, mediante un análisis,

sacar las conclusiones que correspondan con los datos recogido.( Ver encuesta abajo)

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Método Discreto

La Observación: Nos da la oportunidad de apreciar detalles de comportamiento

humano, de los documentos, del entorno físico en general y de la manera como se desarrollan

los procesos en el momento actual.

La Investigación: permitirá analizar documentos cuantitativos, informes de toma de

decisiones, informes de rendimientos, registros, información depositada en archivos físicos y

magnéticos, etc.

Instrumentos de recolección para el levantamiento de la información.

1. Entrevista: Para el caso propuesto, podemos realizar un diálogo directo con los

stakeholders previamente identificados, utilizando un cuestionario que contenga los

interrogantes de la entrevista y registrando las respuestas a través de una grabadora de audio,

o video.

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Cuestionario para la entrevista con el gerente de la empresa.

Fecha y Hora

Nombre y cargo del entrevistado

¿La empresa cuenta con una base de datos de los empleados, áreas, usuarios,

servicios o productos?

¿Usted tiene acceso de manera fácil y rápida a toda la información de la empresa

en cuanto a bienes, productos, servicios, transacciones y demás movimientos de la empresa?

¿Cómo se realiza el proceso de sistematización y archivo en físico de todas las

actividades comerciales de la empresa?

¿Es demasiada la demanda de las operaciones comerciales requeridas por los

usuarios?

¿Se cuenta con un sistema de información oportuno, claro y rápido para los

usuarios?

¿Quién o quienes intervienen en el proceso y manejo de la información de venta,

bienes, servicios y transacciones comerciales de la empresa?

¿La empresa cuenta con la tecnología para la realización del proyecto (aplicativo

web)?

¿Reconoce la necesidad de ampliar y mejorar las actividades comerciales de la

empresa a través del diseño de un aplicativo Web, que permita realizar cada una de ellas, en

línea desde la comodidad de su residencia, trabajo o localización?

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Cuestionario para la entrevista con las secretarias.

Fecha y Hora

Nombre y cargo del entrevistado

¿Quiénes intervienen en el proceso y manejo de la información de la empresa?

¿Tiene conocimientos a nivel informático?

o ¿Cuáles?

¿Cómo se maneja la información de los empleados y de los usuarios?

¿Cómo se registran las novedades, transacciones comerciales (ventas, bienes y

servicios), de la empresa?

¿Cómo se da a conocer el catálogo de ventas, y/o el portafolio de servicios que

brinda la empresa?

¿Se tienen en cuenta las necesidades especiales o requerimientos de los usuarios

en cuanto a desplazamiento, cercanía y/o lejanía de la sede central de la empresa a la hora de

realizar cualquier actividad comercial con la empresa?

¿Cómo se realiza el proceso de archivo de la empresa en general?

¿Cómo se generan las coletillas de pago, certificados y demás soportes contables

que requieran usuarios, empleados y el área contable de la empresa?

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Cuestionario para la entrevista con empleados. (En grupo)

Fecha y Hora

Nombres y cargos de los entrevistados.

¿Qué funciones cumplen ustedes, dentro del proceso y manejo de la información

en general de la empresa?

¿Cómo registran la información de las diferentes actividades comerciales

brindadas por la empresa?

¿Cómo manejan el archivo físico de la empresa?

¿poseen conocimientos tecnológicos y/o informáticos?

¿Cómo atienden las sugerencias, inquietudes y necesidades de los usuarios?

¿Manejan una información clara y precisa de cada uno de los bienes, productos y

servicios que brinda la empresa?

¿Cómo registra el día a día de cada una de las actividades comerciales de la

empresa?

¿Cómo registran la atención a los usuarios?

¿Cómo se registra la satisfacción o insatisfacción del usuario?

¿Cómo se registra y se puede acceder a la información diaria de las transacciones

o actividades comerciales de la empresa, diariamente?

¿Consideran importante la creación del aplicativo web, para mejorar el servicio de

la empresa, mantener satisfechos los clientes?

¿consideran pertinentes y necesarias capacitaciones en el manejo del futuro

aplicativo web que se implementara?

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Cuestionario diseñado para el administrador de la red y el técnico en informática

¿Qué tipo de hardware se maneja en la empresa? ¿Cuáles?

¿Cuál es topología de red utilizada en la empresa?

¿Tiene la empresa diversos tipos de red implementadas? ¿Cuáles?

¿Que ancho de banda tienen en el momento?

¿Posee la empresa un internet estable actualmente?

¿Considera usted que disponiendo de internet, es práctico tener un aplicativo Web

como sistema de información en la empresa?

¿Está la parte informática y operativa de la empresa capacitada para manejarlo?

¿Qué ítems o pestañas asociadas debería de tener la aplicación web para que sea un

sistema efectivo a la hora de recibir, controlar y distribuir información?

¿Posee la red un sistema de protección de información?

¿Se hacen copias de seguridad de los datos continuamente?

¿En dónde y cómo se guardan las copias de seguridad de los datos?

¿Están los datos encriptados o protegidos por contraseñas?

¿Cuántas personas manejan esta información?

¿Se puede tener acceso a ellas en cualquier momento?

¿De no estar usted en el momento, se podría obtener toda la información con alguien

más?

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Encuesta diseñada para los usuarios.

Fecha y Hora.

Nombre y cargo del encuestado.

¿Cuál es su relación comercial con la empresa?

¿Qué bienes, servicios o productos pacta con la empresa?

¿Cómo le parece la atención que se le brinda en la empresa en cuanto a rapidez,

eficacia, ahorro de tiempo y calidad?

¿Tiene usted acceso rápido y en tiempo real de cualquier información que requiera

sobre la empresa (portafolio de servicios, catálogo de ventas, actividades o transacciones

comerciales)?

¿Considera que la empresa satisface sus necesidades como cliente?

¿Qué opina sobre la creación de un aplicativo web, que en línea, le permita a

usted como usuario, adquirir y gestionar cada una de las actividades comerciales que

desarrolla con la empresa, desde la comodidad de su ubicación, ya sea laboral, residencial, o

de localización actual?

¿Tiene usted fácil acceso a sus coletillas de pago, y/o diferentes soportes contables

requeridos?

2. La Observación: Se hace ingreso en la empresa, iniciando por el área de sistemas

y manejo de información (archivo físico o sistematizado), para observar cómo se registran

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las diferentes actividades comerciales que se presentan en la empresa. Registrar cómo realiza

las labores diarias la secretaria con relación, al manejo de información correspondiente al

proceso de la actividad comercial y de atención al cliente y cómo se le entrega la información

requerida al gerente con relación, a cada actividad comercial diaria de la empresa.

3. La Investigación: Se tiene la oportunidad para profundizar por ejemplo en el área

específica donde se crea que podemos encontrar información relevante.

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CONCLUSION

Después de haber detectado y definido cuales son las técnicas y los instrumentos para

realizar la recolección de los datos y de comparar los resultados obtenidos entre unas y otros

para determinar la verdadera relevancia de la información obtenida, se tiene que apuntar

siempre a que la información cumpla con los siguientes criterios para que ésta sea realmente

válida, pues de ello depende la eficacia de cualquier sistema de información que se pretenda

construir e implementar.

Se da

por sentado que

si se comete

algún error u

omisión en la

fase de

identificación,

o hay una mala

selección del

método para recolectar la información, el Proyecto no dará las soluciones esperadas a las

necesidades planteadas. Es una fase altamente crítica.

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Bibliografía

1- https://www.google.com.co/webhp?sourceid=chrome-

instant&rlz=1C1ELEA_enCO629CO629&ion=1&espv=2&ie=UTF-

8#q=EL+ARQUITECTO+DE+SOFTWARE

2- Técnicas de Investigación I. Actualización 7 de noviembre de 2008. Esta

información está disponible en: https://www.youtube.com/watch?v=ubfu_MlE14Y

3- Técnicas de investigación III. Actualización 7 de noviembre de 2008. Esta

información está disponible en: https://www.youtube.com/watch?

v=M9Q6QIF3xm0

4- https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-73871630-dt-content-rid-

107471297_4/institution/semillas/228106_2_VIRTUAL-2015/contenido/oaaps/

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