1

Aplica el Meta Modelo de Metodologías CEIAR (Conceptos, Entregables, Insumos, Actividades, Roles)

Análisis y Proyecciónde Carga de Trabajo (ACT)

Guía del Componente Metodológico

2

● Ante el crecimiento del negocio, se contrata personal siguiendo estimaciones intuitivas sin aplicar metodologías que sustenten y precisen el dimensionamiento.

● Se percibe que algunos puestos tienen sobrecarga de trabajo, mientras que otros podrían tener cargas de trabajo menores a sus capacidades, sin embargo no se tiene evidencias al respecto.

● Se prevé cambios en los volúmenes de operaciones y no se tiene manera de proyectar el impacto en las carga de trabajo en los puestos. Tampoco se tiene definido cuales serán los puestos afectados.

Algunos problemas a enfrentar

3

Contenido

2.0 Entregables

1.0 Conceptos

4.0 Actividades

3.0 Insumos

5.0 Roles

Anexos

4

Contenido

2.0 Entregables

1.0 Conceptos

4.0 Actividades

3.0 Insumos

5.0 Roles

Anexos

5

Las Actividades que realiza un Puesto ó Rol son parte de uno o más Procesos

Puesto 4

Puesto 1 Puesto 2 Puesto 3 Puesto 5

Valor para el Cliente

Valor para el Dueño / Valor Social

Necesidades del Mercado

Materias Primas y Componentes de Terceros

El análisis de las Responsabilidades de los Puestos conviene realizarse en base a la definición de los Procesos de la Organización. Ello propicia la exhaustividad y la coherencia.

El análisis de las Responsabilidades de los Puestos conviene realizarse en base a la definición de los Procesos de la Organización. Ello propicia la exhaustividad y la coherencia.

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● En procesos de manufactura repetitivos se aplican técnicas estimación de carga de trabajo y de balance de línea basados en el análisis de tiempos y movimientos.

● Una vez documentadas las actividades de cada puesto se realizan varias mediciones de los tiempos que toma su ejecución.

● Se requieren menos estimaciones cuando más uniformes sean las actividades pues presentarán poca variación entre unas y otras.

Actividades muy estructuradas y repetitivas

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● Para tareas que no producen componentes físicos de una manera regular. Es poco viable aplicar la toma de tiempos que se emplea en procesos de manufactura.

● La complejidad del problema exige enfoques que combinen:

►Rigurosidad: P.e. Identificar las variables asociadas al volumen de Carga de Trabajo y emplear data histórica para estimarla.

►Criterio: P.e. Involucrar a los Jefes para que aplicando su experiencia validen las estimaciones.

Actividades poco estructuradas o dinámicas

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● 1) Grado de complejidad de los Procesos y las Funciones de los puestos.

● 2) Tiempo dedicado de los encargados de cada Puesto al autoanálisis.

● 3) Data histórica disponible para estimar la Carga de Trabajo de las Actividades

Factores de Riesgo en las Estimaciones

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● 1) Guía para Carga de Datos

● 3) Presentación grupal a involucrados

● 4) Sesiones de Asesoría Individual

● 5) Seguimiento continuo a cada Puesto

● 6) Control de Calidad de Consultores

● 7) Control de Calidad de las jefaturas

● 8) Definir las Actividades con adecuado nivel de Detalle

● 9) Rapidez en el Control de Calidad y Feedback a cada Puesto

Atenuadores de los Riesgos

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● 1: 0 - 80%: Baja Carga de Trabajo, aún aplicando un Margen de Error en contra)

● 2: >80 - 100%: Carga de Trabajo dentro de límites usuales)

● 3: >100% - 112%: Sobre Carga de Trabajo dentro de límites no deseables, aunque usuales)

● 4: >112% - 151%: Sobre Carga de Trabajo con Riesgo de Impacto en Calidad y Productividad. Podría implicar trabajo realizado en casa)

● 5: >151%: Información con probables errores de concepto o de data y/o alto nivel de trabajo realizado en casa)

Cinco Rangos para Análisis de la Carga de Trabajo - Carga Total / Disponibilidad (%)

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Contenido

2.0 Entregables

1.0 Conceptos

4.0 Actividades

3.0 Insumos

5.0 Roles

Anexos

12

Catálogo de Responsabilidades (CRES) - Versión Básica

ACT - E - MAR / CRES.xlsACT - E - MAR / CRES.xls

13

Catálogo de Responsabilidades (CRES) - Versión con Carga de Trabajo

ACT - E - MAR / CRES (Versión Carga de Trabajo).xlsACT - E - MAR / CRES (Versión Carga de Trabajo).xls

14

Parámetros de Carga de Trabajo

ACT - E - MAR / Parámetros.xlsACT - E - MAR / Parámetros.xls

15

Reporte de Análisis: Procesos vs Estructura (PEST)

ACT - E - MAR / PEST.xls ACT - E - MAR / PEST.xls

16

Reporte de Análisis: Catálogo de Puestos (CPUE) - Versión Básica

MPN - E - MAR / CPUE.xlsMPN - E - MAR / CPUE.xls

17

Reporte de Análisis: Catálogo de Puestos (CPUE) - Versión con Carga de Trabajo

ACT - E - MAR / CPUE.xls ACT - E - MAR / CPUE.xls

Ficha de Puesto - Versión con Carga de Trabajo

18ACT - E - Ficha de Puesto.xlsACT - E - Ficha de Puesto.xls

Las Hs/Día, dan alertas cuando una responsabilidad conviene desagregarla o viceversa. Son estimados muy generales y subjetivos para los que debe haber consenso entre la persona o personas representativas de quienes realizan las funciones del puesto y la jefatura a cargo.

Las Hs/Día, dan alertas cuando una responsabilidad conviene desagregarla o viceversa. Son estimados muy generales y subjetivos para los que debe haber consenso entre la persona o personas representativas de quienes realizan las funciones del puesto y la jefatura a cargo.

Los “Parámetros Específicos” (Inductores o Indicadores Operacionales) no son precisos. Sin embargo propician una mejor definición de las Responsabilidades pues hacen notar aquellas muy generales o muy detalladas. En principio se determinan a partir de los Resultados o Salidas de las actividades.

Los “Parámetros Específicos” (Inductores o Indicadores Operacionales) no son precisos. Sin embargo propician una mejor definición de las Responsabilidades pues hacen notar aquellas muy generales o muy detalladas. En principio se determinan a partir de los Resultados o Salidas de las actividades.

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Resultados a Nivel Global (1/3)

ACT - E - Resultados a nivel Global.xlsACT - E - Resultados a nivel Global.xls

20

Resultados a Nivel Global (2/3)

ACT - E - Resultados a nivel Global.xlsACT - E - Resultados a nivel Global.xls

21

Resultados a Nivel Global (3/3)

ACT - E - Resultados a nivel Global.xlsACT - E - Resultados a nivel Global.xls

22

Catálogo de Responsabilidades - Versión con Simulador

ACT - E - MAR / CRES (Versión Simulador).xlsACT - E - MAR / CRES (Versión Simulador).xls

23

Reporte de Análisis: Catálogo de Puestos (CPUE) - Versión con Simulador

ACT - E - MAR / CPUE (Versión Simulador).xls ACT - E - MAR / CPUE (Versión Simulador).xls

24

Parámetros de Carga de Trabajo - Versión con Simulador

ACT - E - MAR / Parámetros de Carga de Trabajo (Versión Simulador).xls ACT - E - MAR / Parámetros de Carga de Trabajo (Versión Simulador).xls

25

Organigrama

ACT - E - Organigrama.ppt ACT - E - Organigrama.ppt

26

Contenido

2.0 Entregables

1.0 Conceptos

4.0 Actividades

3.0 Insumos

5.0 Roles

Anexos

27

Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos (MISP)

MPN - E - MISP.ppt MPN - E - MISP.ppt

28

Manual de Organización y Funciones

29

Contenido

2.0 Entregables

1.0 Conceptos

4.0 Actividades

3.0 Insumos

5.0 Roles

Anexos

Diagrama de Fases: Evaluar Funciones y Cargas de Trabajo

Inicio del Proyecto• Diseño del Proyecto y

Metodología General.

PÑ/MR

A

dd/mm0 %

Mapeo de Procesos• Mapa de Procesos.

PÑ/MR

B

dd/mm0%

Balance de Actividades• Balance de Actividades.• Catálogo de Actividades

con Carga de Trabajo.

PÑ/MR

D

dd/mm0%

Elaborar Fichas de Puesto• Fichas de Puesto

Preliminares.

PÑ/MR

E

dd/mm0%

Estabilización de Resultados• Informe Final.

PÑ/MR

H

dd/mm0%Empezado

Probable Retraso

Retrasado

No empezado

Concluido

Análisis de Resultados• Resultados a nivel grupo

funcional.• Resultados a nivel global.

PÑ/MR

G

dd/mm0%

Control de Calidad de Fichas de Puesto• Fichas de Puesto

Mejoradas.

PÑ/MR

F

dd/mm0%

Definición de Actividades• Catálogo de Actividades

PÑ/MR

C

dd/mm0%

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● El Control de Calidad realizado por los Consultores a cada Ficha de Puesto, debe generar solicitudes de mejoras a la persona que informó.

● Contrastar la información registrada en las Fichas de Puesto, sobretodo de la Carga de Trabajo, con estadísticas e indicadores de desempeño de proceso.

● Imprimir las Fichas de Puesto finales para distribuirlas a las jefaturas a fin de solicitar su firma como constancia del Control de Calidad realizado

Actividades Clave

32

Contenido

2.0 Entregables

1.0 Conceptos

4.0 Actividades

3.0 Insumos

5.0 Roles

Anexos

33

Roles: Los genéricos para Proyecto de Cambio

ADC - R - Funciones… xlsADC - R - Funciones… xls

34

Roles: Los específicos para este Componente Metodológico

DRP - R - Funciones… xls”. DRP - R - Funciones… xls”.

35

Contenido

2.0 Entregables

1.0 Conceptos

4.0 Actividades

3.0 Insumos

5.0 Roles

Anexos

36

La Ficha de Puesto como el Índice de un Manual de Operaciones y Funciones (1)

¿Se necesita más detalle?

La Ficha de Puesto como el Índice de un Manual de Operaciones y Funciones (2)

37

Más detalle…. en el MOF

38

● Fundación Chile (2003). “Identificación de competencias laborales a través del Análisis Funcional”. http://www.chilecalifica.cl/prc/n-0-complab1.pdf.

● GALBRAITH, Jay, DOWNEY, Diane y KATES, Amy. “Definiendo y premiando el éxito”. En Designing Dynamic Organizations. USA: AMACOM, 2002. Cap. 5.

● HAYGROUP (2004). Documento de Trabajo. “Principios básicos para el diseño de una organización efectiva”. [Online]. http://www.haygroup.com/downloads/co/WP_Principios_Básicos_para_el_Diseño_de_una_Org._efectiva.pdf.

● KAPLAN, R. S. y NORTON, D. P. (2008). “Alineamiento de las unidades organizativas y los empleados”. En The Execution Premium – Integrando la estrategia. España. Ediciones Deusto 2008.

● RUMMLER, G. (1995). “Nivel del trabajo/trabajador del desempeño”. En Improving Performance: How to manage the white space of the organizational chart. USA: Jossey – Bass Inc., Publishers. 1995.

Bibliografía