1. Declaración del quórum legal

© Archivo General de la Nación

2. Lectura y aprobación del orden

del día

© Archivo General de la Nación

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ORDEN DEL DÍA

1. Declaración del quórum legal

2. Lectura y aprobación de la orden del día

3. Seguimiento de acuerdos de la primera sesión ordinaria plenaria del 4 de abril de 2016

3.1 Acuerdo Cotecaef-O-I-16-2.

3.2 Acuerdo Cotecaef-O-I-16-3.

3.3 Acuerdo Cotecaef-O-I-16-4.

3.4 Acuerdo Cotecaef-O-I-16-5.

4. Ejercicio de recalibración de línea base y metas comprometidas del PGCM

4.1 Simular la verificación de la solicitud de baja documental versión Beta

4.2 Proyecto para promover la transferencia de documentos con valor histórico

1. Norma de archivo contable gubernamental

2. Presentación del Sistema de Administración de Archivos (SAA)

3. Proyecto de Fortalecimiento

1. Cierre de la etapa 1

2. Estatus de la etapa 2

3. Identificación de expedientes tipo

4. Asuntos generales

La orden del día quedaría de la siguiente manera:

ORDEN DEL DÍA

1. Declaración del quórum legal

2. Lectura y aprobación de la orden del día

3. Iniciativa de la Ley General de Archivos

4. Seguimiento de acuerdos de la primera sesión ordinaria plenaria del 4 de abril de 2016

4.1 Acuerdo Cotecaef-O-I-16-2.

4.2 Acuerdo Cotecaef-O-I-16-3.

4.3 Acuerdo Cotecaef-O-I-16-4.

4.4 Acuerdo Cotecaef-O-I-16-5.

5. Proyecto de Fortalecimiento

5.1 Cierre de la etapa 1

5.2 Estatus de la etapa 2

5.3 Identificación de expedientes tipo

6. Ejercicio de recalibración de línea base y metas comprometidas del PGCM

6.1 Proyecto para promover la transferencia de documentos con valor histórico

7. Presentación del Sistema de Administración de Archivos (SAA)

8. Asuntos generales

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3. Ley General de Archivos

4. Seguimiento de acuerdos de la primera sesión ordinaria plenaria

del 4 de abril de 2016

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© Archivo General de la Nación

1. Acuerdo Cotecaef-O-I-16-2. El Pleno convino trabajar con

base en el plan de trabajo establecido por cada uno de los

sectores y la mecánica de trabajo propuesta por la Dirección

del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la

Nación apegándose a los canales de coordinación y

comunicación establecidos en programa de trabajo del

proyecto para el Fortalecimiento de los Sistemas institucionales

de archivos.

ACUERDOS

2. Acuerdo Cotecaef-O-I-16-3. El Pleno acordó que aquellas

instituciones adheridas al Proyecto de Fortalecimiento de los

Sistemas Institucionales de Archivos trabajarán y analizarán de

forma interdisciplinaria los anteproyectos de cuadro general de

clasificación archivística que elaboró el AGN con la finalidad de que

se obtenga un instrumento que vincule los procesos de la institución

con la producción documental y la estructura archivística, en apego

al programa de trabajo de dicho Proyecto.

ACUERDOS

Acuerdo Cotecaef-O-I-16-2.

Acuerdo Cotecaef-O-I-16-3.

Se remitió nuevamente la mecánica de trabajo.

Se elaboraron anteproyectos de Cuadro general de clasificación

archivística que se remitieron a las instituciones.

De acuerdo con el calendario que se estableció para el ingreso de

Catálogos de disposición documental, el 30 de junio el AGN

recibió 22 instrumentos para registro y validación

SEGUIMIENTO

3. Acuerdo Cotecaef-O-I-16-4. Los miembros del comité aprobaron

que aquellas instituciones adheridas al Proyecto de

Fortalecimiento de los Sistemas Institucionales de Archivos, en

apego al programa de trabajo, remitan al AGN el cuadro general

de clasificación archivística ya analizado y ajustado a la naturaleza

del sujeto obligado correspondiente, acompañado por aquella

información que permitió la identificación y vinculación de los

procesos con la producción documental.

ACUERDOS

Acuerdo Cotecaef-O-I-16-4.

De los 22 Catálogos recibidos, 18 fueron validados por lo que el

23 de agosto recibieron su dictamen.

SEGUIMIENTO

ACUERDOS

4. Acuerdo Cotecaef-O-I-16-5. El pleno acordó por mayoría que se llevará

a cabo la revisión de los Lineamientos del Comité Técnico Consultivo de

Archivos del Ejecutivo Federal de acuerdo con el siguiente calendario:

Se dará seguimiento a partir de febrero de 2017

RECESO RECESO RECESO

5. Proyecto de

Fortalecimiento

5.1 CONCLUSIÓN DE LA ETAPA 1

Número de instituciones que recibieron

dictamen de Catálogo el 23 de agosto

Sector No. de instituciones

Seguridad Nacional 3

Salud 15

TOTAL 18

5.1 CONCLUSIÓN DE LA ETAPA 1

5.2 ESTATUS DE LA ETAPA 2

A partir del 30 de junio, en coordinación con la

Secretaría de la Función Pública se iniciaron los

trabajos de la Etapa 2 del Proyecto de Fortalecimiento

Secretaría de la Función Pública

Ing. Óscar Sánchez Delgado, Titular de la

Unidad de Políticas de la Mejora de la Gestión

Pública

Fortalecimiento de los sistemas institucionales de archivo

Trabajo conjunto AGN - SFP

NOVIEMBRE 2016

I. Antecedentes

Durante el segundo trimestre del año 2015, el AGN emprendió el Proyecto para el Fortalecimiento de los Archivos, a fin de contribuir a homogeneizar y normalizar los procesos de la gestión documental y a la adecuada creación, tratamiento, conservación, acceso y control de los documentos, desde que se producen hasta su destino final.

A partir de junio del 2016, la SFP se sumó a los esfuerzos del citado proyecto y, conjuntamente con el AGN, ha venido realizando:

Reuniones de trabajo tipo taller por sector.

Cada institución trabaja con un asesor de la UPMGP para la construcción y revisión de su árbol de procesos.

Por parte de las instituciones participa personal del área coordinadora de archivos y del área responsable de los procesos.

Derivado de los talleres sectoriales se obtiene un árbol de procesos que cumple con los criterios de calidad establecidos por la UPMGP.

El árbol de proceso es enviado al AGN y en su caso recibe comentarios desde un punto de vista archivístico.

1 Completo, es decir, considera a todas las áreas de la institución.

2 Actualizado respecto a documentos normativos.

3 Contiene macroprocesos y procesos sustantivos.

4 Se identifica que los niveles de descripción de los procesos son correctos

(macroprocesos, procesos, subprocesos)

5 Un mismo proceso no pertenece a más de un macroproceso.

6 Están llenas todas las columnas del formato.

7 El árbol de procesos es esbelto dentro de lo posible.

8 Los nombres de los procesos son breves y dan claridad de qué es lo que se realiza.

II. Criterios de calidad de los árboles de procesos

III. Resultados obtenidos

Se busca garantizar la correcta:

‐ Organización ‐ Localización expedita (acceso

oportuno a la información) ‐ Consulta ‐ Conservación

Para hacer eficiente:

‐ La gestión pública ‐ El acceso a la información pública ‐ Rendición de cuentas ‐ Promover la investigación

documental

Resultados

Sector/ Institución Instituciones asesoradas Árboles concluidos

Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal 1 1

Secretaría de la Función Pública 1 1

Economía 10 10

Educación 24 24

Agricultura 16 16

Comunicaciones y Transportes 30 30

Desarrollo Agrario 7 7

Desarrollo Social 10 9(1) Trabajo y Previsión Social 6 6

Turismo 8 8

Ciencia y Tecnología 27 27

Hacienda 22 21

Medio Ambiente y Recursos Naturales 8 7

TOTAL 170 167

(1) El Instituto Nacional de la Economía Social no se sumó a este esfuerzo.

IV. Aprobación de los Cuadros de Clasificación Archivística

Para la aprobación del Cuadro general de clasificación archivística de las instituciones con árboles de procesos validados, el AGN y la UPMGP trabajan en lo siguiente:

a) Conciliar la información de los árboles de procesos enviados por la UPMGP al AGN vs. los cuadros de clasificación archivística con comentarios y los aprobados por el AGN.

b) Los asesores de la UPMGP junto con las áreas de mejora de los OIC promoverán y

darán seguimiento para que se atiendan las recomendaciones del AGN al cuadro general de clasificación archivística.

c) El AGN informará a las instituciones cuál es su estatus y los próximos pasos a

seguir para avanzar en el tema de archivo.

V. Roles y actividades de los actores

La Institución

Elabora su árbol de procesos considerando los comentarios de la UPMGP.

Elabora el cuadro y catálogo considerando los comentarios del AGN.

Instrumenta la correcta gestión archivística.

El AGN

Normativo en la materia.

Emite directrices para la gestión archivística.

Emite comentarios desde un punto de vista archivístico al árbol de procesos.

La UPMGP Impulsa, capacita y acompaña en el desarrollo del árbol de procesos.

Envía el árbol al AGN y promueve la elaboración del cuadro y catálogo.

Promueve el cumplimiento de las guías en la materia, asesora y resuelva dudas.

El OIC

Promueve, acompaña y da seguimiento.

Promueve el cumplimiento y vigila el apego a las disposiciones en la materia.

VI. Acompañamiento a las instituciones

El AGN de manera conjunta con la UPMGP han definido el acompañamiento a las instituciones, con la participación del OIC, y dependiendo del nivel de avance institucional.

1. Sin árbol de procesos

La institución elabora su árbol de procesos, con el acompañamiento de la UPMGP.

2. Con árbol y sin cuadro

La UPMGP envía el árbol al AGN para emita comentarios desde el punto de vista archivístico.

3. Con cuadro y sin catálogo

Un vez que el AGN valida el cuadro, la institución elabora las fichas del catálogo considerando los comentarios del AGN para su autorización.

4. Con árbol, cuadro y catálogo

La institución instrumenta la correcta gestión archivística mediante los instrumentos desarrollados y las guías establecidas por el AGN.

El OIC promueve, da seguimiento y vigila el apego a las disposiciones en la materia.

GRACIAS

5.2 Estatus de la etapa 2

5.2 Estatus de la etapa 2

Resumen de avances

Proyecto de Fortalecimiento

Árboles de

procesos

No. de anteproyectos de

Cuadro enviados

No. de instituciones que

han respondido

Primera remesa

(21-29

noviembre)

Segunda

remesa

(4 noviembre)

Primera

remesa

14 octubre

Segunda

(remesa14-21

noviembre)

167 39 41 23 25

Total 80 48

7.3 Identificación de expedientes tipo

Policía Federal

Lic. Elia Bárbara Lugo, Directora General de Enlace

y Presidenta del Comité de Transparencia

Mtra. Martha Oralia Guerrero Camacho, Directora del

Archivo y Coordinadora de Archivos

7.3 Identificación de expedientes tipo

Sector Hacienda

C.P. Óscar Córdova López,

Representante sectorial

7.3 Identificación de expedientes tipo

Sector Salud

Lic. Olga Martell Alcántara,

Representante sectorial

PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE

LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS

• INSTITUTOS NACIONALES DE SALUD Y HOSPITALES

DE ALTA ESPECIALIDAD

Grupo de Trabajo

Se integró un grupo de trabajo extra muros de

los Institutos Nacionales de Salud y Hospitales

de Alta Especialidad para desarrollar cada etapa

de la metodología

• Se llevaron a cabo 43 reuniones con un

promedio de 5 a 6 horas por sesión.

• 150 consultas a las unidades administrativas para determinar los procesos.

“Identificación de expedientes tipo”

Instituto Nacional de Neurología y Neurocirugía “

Manuel Velasco Suárez”

Reflexiones

La organización de los archivos en las dependencias no puede

llevarse a cabo sin tener una investigación que ayude en la toma de

decisiones debido a que para poder planear se requiere de información

confiable y actual.

La investigación juega un papel muy importante para la clasificación

archivística, pues con ella identificamos los problemas que surgen en

la organización y en el acceso a los documentos emitidos por las

instituciones; asimismo, las posibles soluciones y mejoras, elaborando

hipótesis para la toma de decisiones futuras.

6. Ejercicio de recalibración de línea

base y metas comprometidas del

PGCM

7. Presentación del Sistema de

Administración de Archivos (SAA)

© Archivo General de la Nación

8. Asuntos generales

© Archivo General de la Nación

© Archivo General de la Nación

Se abrirá un espacio informativo del COTECAEF

en la página del AGN :

http://www.gob.mx/agn/articulos/que-es-el-cotecaef?idiom=es

Consejo internacional de Archivos ICA/ALA, 2017

ASUNTOS GENERALES

ASUNTOS GENERALES

CLAUSURA