11. Aud Del Ciclo de Ventas y Cobranzas (2)

7/17/2019 11. Aud Del Ciclo de Ventas y Cobranzas (2)

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OBJETIVOS DEAPRENDIZAJE

Al estudiar el presente

capftulo usted aprende-

ra a:

1. Identificar las clasesde operaciones y cuentas en el ciclo de cuentas y cobranza (pags.385-389).

2. Describir lasfuncionesadministrates y los do-cumentos relacionadosy registros en el ciclo deventas y cobranza(pags. 389-392).

3. Determinar los contro-

les internos del clientesobre las operacionesde venta, diseno y reali-zacion de pruebas delos controles y pruebassustantivas de operaciones y evaluar el controlde riesgo relacionado(pags. 392^ 02).

4. Aplicar la metod olo-gi'a para controles sobrelas operaciones de venta a los controles sobredevoluciones y rebajassobre ventas (pags.402-403).

5. Determinar los controles internos del clientesobre las operacionesde entradas de efectivo,disenar y realizar pruebas de controles

y pruebas sustantivas deoperaciones, y evaluarel riesgo de control relacionado (pags. 403-406).

6. Aplicar la metodo lo-gia para controles sobreel ciclo de ventas y cobranza a los debitos decuentas por cobrar inco-

brables (pags. 406-407).7. Elaborar un plan deauditoria integrado para el ciclo de ventas y cobranza (pags. 408-417).

11AUDITORIA DELCICLO DE VENTAS Y

COBRANZA: PRUEBASDE CONTROLES YPRUEBASSUSTANTIVAS DE

OPERACIONES

El objetivo global en la auditoria del ciclo de ventas y cobranza es evaluarsHes-saTdbs en cuenta afectados por el ciclo se presentan razonablementede acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.Las siguientes son cuentas comunes que se incluyen en el ciclo de ventas

y cobranza:

• Ventas.• Rebajas y devoluciones sobre ventas.• Gastos de deudas incobrables.

• Descuentos en efectivo tornados.• Cuentas por cobrar con cargo a clientes.

• Estimacion para cuentas incobrables.• Efectivo en bancos (cargos de las entradas de efectivo).

385



OBJETIVO 1

Identrficar las clases

de operaciones y

cuentas en el ciclo de

ventas y cobranza.

Por ejemplo, vease la balanza de comprobacion ajustada para Hillsburg HardwareCo., figura 5-3. Las cuentas de la balanza de comprobacion afectadas por el ciclode ventas y cobranzas se identifican con la letra S en el margen izquierdo. Cadauna de las cuentas anteriores se incluye, salvo los descuentos en efectivo. Paraotras auditonas tal vez varien los nombres y la naturaleza de las cuentas, porsupuesto, dependiendo de la industria y del cliente involucrado. Existen diferen-cias en los titulos de cuenta para una industria de servicio, una compania detallistay una de seguros; sin embargo, los conceptos clave son los mismos. A fin deproporcionar un marco de referenda para entender el contenido del presentecapitulo, vamos a suponer que trabajamos con una compania mayorista.

En la figura 11.1 se muestra un breve resumen de la forma en que fluye la

inf orma cion de contabilida d a trave s de las diversas cuen tas en el ciclo de venta s

y cobranza, esto se hace utilizando las cuentas T. Esta figura muestra que existen

cinco clases de operaciones incluidas en el ciclo de ventas y cobranza:

• Venta s (efectivo y vent as a cuen ta). y

• Ent radas de efectivo. \/

• Rebajas y devol ucion es sobre vent as. i/

• Debitos de cuenta s incobrables. S

• Gastos de vent as incobr ables. \/

En la figura 11.1 tambi en se mue stra que con excepcion de las ven tas en efectivo,

todas las operaciones y montos finalmente se incluyen en dos cuentas del

FIGURA 11-1

Cuentas en el ciclode ventas y cobranza

3 8 6 PARTE 3 APLICACION DEI. PROCESO DE AUDI'I ORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA



balance, cuentas por cobrar o estimaciones para cuentas incobrables. A fin de

hacer las cosas sencillas, supongamos que existe la misma estructura de control

interno tanto para efectivo como para ventas a credito.

En su parte mas importante, la auditoria del ciclo de ventas y cobranza se

realiza de forma independiente de la auditoria de otros ciclos y puede combi-

narse subjetivamente con otras partes de la auditoria a medida que avanza el

proceso de acumulacion de hechos. Los auditores deben recordar que el con-

cepto de importancia requiere que consideren la combinacion de errores en

todas las parte s de la audi toria ant es de emiti r un juicio final sobre la pres enta -

cion razonable de los estados financieros. Esto se hace deteniendo en varias

ocasiones la auditoria integrando las partes de la misma.

Los cinco tipos de pruebas de auditoria que se analizan en el capitulo 10, y

que se m ues tra n en la figura 11.2, se utilizan exclusi vamente en la audit oria del

ciclo de ventas y cobranza (proce dimientos p ara conocer la estructu ra de control

interno y pruebas de controles, estas se combinan porque son en esencia las

mismas). Las pruebas de controles se utilizan principalmente para verificar la

eficacia de los controles int erno s sobre las cinco clases de ope raci ones en el ciclo.

Las pruebas sustantivas de operaciones se utilizan tanto para probar la eficacia

de los controles internos como par a probar los montos en dolares de las mismas

cinco clases de operaciones. Se utilizan procedimientos analiticos para probar

las relaciones entre los saldos en cuentas en el ciclo, tanto entre si como con los

saldos de anos anteriores. Las pruebas de detalles de saldos se utilizan para

verificar los saldos en cuenta finales, pri ncipa lment e de cuenta s por cobrar. La

parte sombreada de la figura 11.2 indica que las pruebas de controles y las

pruebas sustantivas de operaciones se estudian en el presente capitulo.

NATURALEZA

DEL CICLO DE

VENTAS Y

COBRANZA

El ciclo de ventas y cobranza implica las decisiones y proces os necesarios p ara

la transferencia de la propiedad de bienes y servicios a los clientes despues de

que se ponen a disposicion para su venta. Se inicia con una peticion por parte

de un cliente y concluye con la conversion del material o servicio en una cuenta

por cobrar y por ultimo en efectivo.

El ciclo incluye varias clases de operaciones, cu entas y funciones admini stra -tivas, asi como varios documentos y registros. Esto se muestra en la tabla 11.1

de la pagina 388.

FIGURA 11-2Uso de pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para reducir el riesgo de control yel riesgo planeado de deteccion

CAPITULO 11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA 3 8 7



T A B L A 1 1 -1CLASE DE TRANSACCIONES, CUENTAS, FUNCIONES COMERCIALES, Y DOCUMENTOS RELACIONADOSY REGISTROS PARA EL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

CLASE DETRANSACCIONES

Veritas

CUENTAS

Veritas y cuentas porcobrar

FUNCIONESCOMERCIALES

Procesamiento de lasordenes del cliente

Concesion de credito

Documento de envfo

Facturacion al cliente yregistro de las ventas

DOCUMENTOSY REGISTROS

Orden del clienteOrden de venta

Orden del cliente u orden de venta

Envfo de mercanefa

Factura de ventaDiario de ventaReporte resumido de ventasArchivo maestro de cuentas por

cobrarBalanza de comprobacion de

cuentas por cobrarEstado mensual

Recepcionde efectivo

Efectivo en el banco(debitos de la recepcionde efectivo)

Cuentas por cobrar

Procesamiento y registrode recepcion de efectivo

Aviso de remesaLista prelim inar de recepcion de

efectivoDiario de recepcion de efectivo

Devolucion ydescuentos de ventas

Devolucion y rebajassobre ventas

Cuentas por cobrar

Procesamiento y registrode devoluciones yrebajas sobre ventas

Memorandum de creditoDiario de devoluciones y rebajas

sobre ventas

Eliminacion decuentas no cobrables

Cuentas por cobrarAsignacion para cuentas

incobrables

Eliminacion de cuentaspor cobrar no cobrables

Forma de autorizacion para cuentano cobrable

Gastos porcuentas malas

Gastos por cuentas malasAsignacion para cuentas

no cobrables

Asignacion para deudasmalas

No aplicable

FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS

EN EL CICLO Y

DOCUMENTOS Y

REGISTROS

RELACIONADOS

Las funciones admini strat ivas para un ciclo son las activid ades impo rta ntes que

una empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas.

En la colum na tres de la tabla 11.1 se identifican las ocho funciones a dmin istr a

tivas en un ciclo de ventas y cobranza tipico. Es util conocer estas funciones

administrativas del ciclo de ventas y cobranzas para entender la forma en que

se realiza la auditoria del ciclo. Con frecuencia a los estudiantes les parece dificil

determinar cuales documentos existen en cualquier area de auditoria y como

fluyen en la empresa del cliente. Las funciones administrativas del ciclo de venta

y cobranza, la mayoria de los documentos comunes que se utilizan en cada

funcion se examinan en esta seccion.

PROCESAMIENTODE PERIODO DE

LOSCLIENTES

La peticion de bienes por parte de un cliente es el punto de partida de todo el

ciclo. Legalmente, es una oferta para comprar bienes de acuerdo con terminos

especificados. La recepc ion de un pedi do de un cliente con frecuencia da comoresultad o la creacion inmedi ata de una or den de venta.

Pedido del cliente Es una petic ion de merc anci a por pa rte de un cliente . Esta

puede recibirse por telefono o carta, una forma impresa que haya sido

388 PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA



enviad a a los clientes posibles ya exis tent es, a tra ves de los ve nd ed or es o

en otras formas.

Orden de venta Es un docu ment o par a comunicar la descripcion, cantid ad e

informacion relacionada de bienes solicitados por un cliente. Con frecuencia se

utiliza para indicar la aprobacion de credito y la autorizacion del embarque.

OTORGAMIENTODEL CREDITO

Antes que se embarque n los bienes, una persona debidam ente aut oriza da debe

aprobar el credito para el cliente por las ventas a cuenta. Las practicas malas de

la aprobacion de credito frecuentemente ocasiona un num er o excesivo de venta s

malas y cuentas por cobrar que quizas sean incobrables. Para la mayoria de las

empresas, una indicacion de la aprobacion del credito en la orden de venta es

la aprobacion para embarcar los bienes.

EMBARQUE DELOS BIENES

OBJETIVO 2

Describir las

funciones

administrativas y los

documentos

relacionadosy

registros en el cido

de ventas y

cobranzas.

Esta funcion importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de

la compania son otorgados . La mayor parte de las compani as reconoce las ve ntas

cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un documento de embarque

en el momento del mismo; esto puede hacerse de manera automatica en una

computadora con base en la informacion de la orden de venta. El documentode embarque, que a menudo cuenta con varias copias, es esencial para la

facturacion adecuada de los embarques a los clientes. Las companias que

conservan registros perpetuos de inventario tambien los actualizan con base en

la informacion del embarque.

Documento de embarque Es un documento prepara do para indicar el emb arq ue

de los bienes, especificando la descripcion de la mercancia, la cantidad embar-

cada y otros datos pertinentes. El original es enviado al cliente y una o mas

copias se conservan en la compania. Tambien se utiliza como una serial de

facturacion para el cliente. Un tipo de documento de embarque es un conoci-

miento de embarque, el cual es un contrato por escrito entre el transportista y el

vendedor del receptor y el embarque de los bienes. Con frecuencia los conoci-

mientos de embarque incluyen solo el numero de cajas o libras embarcadas yno los detalles completos de cantidad y descripcion. A lo largo del presente

texto, suponemos que se incluyen detalles completos de los conocimientos de

embarque. El operador captura en la computadora los bienes descritos en el

docume nto de emba rque que han sido enviados.

FACTURACION ALOS CLIENTES YREGISTRO DE LASVENTAS

Dado que la facturacion a los clientes es el medio por el cual el cliente es

informado del monto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera

correcta y oportuna. Los aspectos mas importantes de la facturacion son asegu-

rarse que todos los embarques hayan sido facturados, que ningun embarque

haya sido facturado mas de una vez y que cada uno sea facturado por el monto

adecuado. La facturacion por el monto adecuado depende de cobrar a los

clientes por la cantidad embarcada al precio autorizado. El precio autorizadoincluye los cargos de flete, seguro y condiciones de pago.

En la mayoria de los sistemas, la facturacion de los clientes incluye la

preparacion de una factura de ventas con varias copias y la actualizacion

CAPITULO11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA 389



simulta nea del archivo de operaciones de ventas, del archivo maes tro de cuentas

por cobrar y el archivo maestro del mayor para ventas y cuentas por cobrar.

Esta informacion se utiliza para generar el diario de ventas y, junto con las

entradas de efectivo y los cargos varios, permite la preparacion del balance de

comprobacion de cuentas por cobrar.

Factum de ventas Es un doc ume nto en el que se indica la descr ipci on y

cantidad de los bienes vendidos. El precio incluye el flete, el seguro, condiciones

y otros datos pert inentes . Por lo regul ar la factura de ventas se pr epar a de forma

automatica en la computadora despues que se captura el numero del cliente,

la cantidad, el destino de los bienes embarcados y las condiciones de venta. La

factura de ventas es el metodo para indicar al cliente el monto de una venta y

la fecha de vencimiento del pago. El original se envia al cliente y se conserva

una o mas copias.

Diario de ventas Es un diario para registrar las operaciones de ventas . Un

diario de ventas detallado incluye cada una de las operaciones de venta. Por lo

general indica las ventas brutas para dif erentes clasif icaciones, tales como lineas de

productos, la captura en cuentas por cobrar, cargos y abonos varios. El diario

de ventas tambien puede incluir las devoluciones y rebajas sobre ventas. Este

diario se elabora para cualquier periodo de las operaciones de ventas incluidasen el archivo de la computadora.

Resumen del informe de ventas Es un document o generado por la compu tado

ra en el cual se resumen las ventas de un periodo. Por lo general el informe

incluye informacion analizada por componentes importantes tales como el

vendedor, el producto y el territorio.

S Archivo maestro de cuentas por cobrar Es un archivo par a registrar las venta s

individuales, las entradas de efectivo y las previsiones de ganancias sobre

ventas para cada cliente y para conservar los estados de cuenta de los clientes.

El archivo maestro se actualiza con las ventas, las ganancia s y previsiones sobre

ventas y las entradas de efectivo y los archivos de operaciones. El total de los

saldos en cuenta individuales del archivo maestro es igual al balance total delas cuentas por cobrar del libro mayor. Una impresion del archivo maestro

de cuentas por cobrar muestra, por cliente, el saldo inicial en las cuentas por

cobrar, cada operacion de venta, devoluciones y rebajas sobre ventas, las

ent rad as de efectivo y el saldo final. Ca da vez que se utilice el vocablo archivo

maestro en este libro, se refiere ya sea al archivo de computadora o a una

impresion de ese archivo.

' Balanza de comprobacion o relacion de cuentas por cobrar Es un a lista de los

montos que debe cada cliente en determinado momento. Se prepara directa-

ment e a partir del archivo maestro de cuenta s por cobrar. C on much a frecuencia

es una balanza de comprobacion de saldos vencidos, en la que se muestra la

antigiiedad de los compon entes de las cuenta s por cobrar de cada saldo del cliente

a la fecha del informe.

Estado de cuenta mensual Es un doc ume nto enviado a cada cliente en el que

se indica el saldo inicial de cuentas por cobrar, el monto y la fecha de cada venta,

3 9 0 PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA



los pagos en efectivo recibidos, los mem ora ndo s de creditos em itid os y el saldo

final pendie nte de pago. Es en esencia, una copia de la porcion que corr espo nde

a ese cliente el archivo maestro de cuentas por cobrar.

PROCESAMIENTOY REGISTRO DELAS ENTRADAS

DE EFECTIVO

Las cuatro funciones anteriores son necesaria s para enviar los bienes a las mano s

del cliente, facturarlos de forma adecuada y reflejar la informacion en los

registros contables. El resultado de estas cuatro funciones es la operacion de

venta s. Las cuat ro funciones restante s implica n la cobran za y el registro de efec

tivo, las devolucione s y rebajas sobre venta s, los debitos de c uentas incobrables

y los gastos por deudas malas.

El procesamiento y registro de las entradas de efectivo incluye el recibir,

depositar y registrar el efectivo. La preocupacion mas importante es la posibi-

lidad de robo. Un robo puede ocurrir antes que las entradas se capturen en los

registros o posteriormente. La consideracion mas importante en el manejo de

las entradas de efectivo es que todo el efectivo debe ser depositado en el banco

en el monto adecuado en forma oportuna y registrado en el archivo de opera-

ciones de entra das de efectivo, que se utiliza para prep ara r el diario de entrad as

de efectivo y actualizar los archivos maestros de cuentas por cobrar y del libro

mayor. Los avisos de remesas son importantes para este proposito.

Avisos de retnesa Es un docu ment o que acompa na a la factura de venta s

envia da al cliente y que pu ede ser dev uelt a al vende dor con el pago en efectivo.

Se utiliza para indicar el nombre del cliente, el numero de factura de ventas y

el monto de la factura cuando se recibe el pago. Si el cliente no incluye el aviso

de remesa con su pago, es comun que la persona que abra el correo prepare uno

a la vez. Un aviso de remesa se utiliza para permitir el deposito inmediato del

efectivo y para mejorar el control sobre la custodia de los activos.

Listado de las entradas de efectivo Es una lista que pre par a una persona

inde pend ien te cu ando se recibe el efectivo. Se utiliza par a verificar si el efectivo

recibido fue registrado y depositado en los montos correctos y en forma opor

tuna.

Diario de entradas de efectivo Es un diario par a registrar las entr adas deefectivo por cobranzas, ventas en efectivo y otras entradas de efectivo. Indica el

total del mis mo recibido, el abono a las cuentas po r cobrar en el mon to brut o de

la venta original, des cuent os comerciales, en efectivo, otros ab onos y cargos. En

el diario de entradas de efectivo se apoyan con los avisos de remesa. El diario

se genera para cualquier periodo a partir de las operaciones de entradas de

efectivo incluidas en los archivos de computadora.

PROCESAMIENTOY REGISTRO DEGANANCIASYPROV1SIONES

DE VENTAS

Cuando un cliente no esta satisfecho con los bienes, a menudo el vendedor

acepta la devolucion de bienes u otorga una reduccion en los cargos. Las

devoluciones y rebajas se registran en forma correcta y oportuna, en el archivo

de operaciones de devoluciones y rebajas sobre ventas, y del archivo maestro de

cuentas por cobrar. Regularmente se emiten notas de credito por las devolucionesy rebajas para conservar un control y facilitar la contabilidad.

Nota de credito Es un doc ume nto que indica una redu cci on en el mo nto a favor

de un cliente debido a la devoluc ion de bienes o a una prev isio n otorgada. Con

CAPITULO11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA 3 9 1



frecuencia toma la misma forma general de una factura de ventas, pero apoya

reducciones en las cuentas por cobrar en lugar de aumentarlas.

Diario de devoluciones y rebajas sobre ventas Es un dia rio en el qu e se

registran las devoluciones y descuentos sobre ventas. Tiene la misma funcion

que el diario de ventas .

DEBITO DE LASCUENTAS PORCOBRARINCOBRABLES

Independiente de la agresividad del departamento de credito, es usual que

algunos clientes no paguen sus facturas. Cuando la compania llega a la conclu

sion que un a cantidad ya no se pue de cobrar a menu do es descartada. Com un-

mente, esto ocurre despues que un cliente se declara en bancarrota o cuando la

cuenta se transfiere a una agencia de cobranzas. La contabilidad adecuada

requiere un ajuste para estas cuentas incobrables.

Forma de autorizacion de cuentas incobrables Es un doc ume nto que se utiliza

en forma interna para el debito (cargo a gastos) de una cuenta por cobrar por

considerarse incobrable.

ESTIMACIONPARA CUENTASMALAS

La estimacion para cuentas malas debe ser suficiente para compensar en elperiodo de ventas actual porque la compania no podra cobrar en el futuro; para

la mayoria de las companias la estimacion representa un residuo que proviene

del ajuste administrativo del final del periodo de la estimacion de cuentas

incobrables.

METODOLOGIAPARA EL DISENODE PRUEBAS DECONTROLES YPRUEBAS

SUSTANTIVASDEOPERACIONESDE VENTAS

OBJETIVO 3

Determinar los

controles internos

del cliente sobre las

operaciones de

venta, diseno y

realization de

pruebas de controles

y pruebas

sustantivas de

operacione y evaluar

el riesgo de control

relacionado.

La metodologia para comprender la estructura de control interno del cliente,

disenar pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones para ventas

FIGURA11-3Metodologia para disenar pruebas de controles y pruebas sustantivas de

transacciones para ventas

Conocimiento de la estructurade control interno —ventas

i Evaluar riesgo de controlplaneado —ventas

Evaluar costo-beneficto delas pruebas de controles

Disenar pruebas decontroles y pruebas sustantivas

de transacciones para ventasque satisfagan los objetivosde auditoria relacionados

con las transacciones

Procedimiehtos de auditoria

Tamano de la muestra

Partidas a sejeccionar'"'T'""

Momento oportuno




se muestra en la figura 11.3. Esa metodologia se estudio en terminos generales

en los capitulos 9 y 10. Se aplica en especial a las ventas en esta seccion. El cuad ro

inferior de la figura 11.3 muestra las cuatro decisiones sobre hechos que debe

tomar el auditor. La presente seccion trata acerca de decidir sobre los procedi-

mientos de auditoria adecuados. En cuanto a la decision de oportunidad, por

lo general las pruebas se realizan en una fecha provisional si la estructura de

control inte rno es eficaz, pero tambie n se realiza de spues de la fecha del balance.

Las decisiones sobre el tamano adec uado de la mue str a y las par tid as a escoger

se estudian en el capitulo 12.

La figura 11.3 es apoyada por la tabla 11.2 (pagina 397) en la que se resume

la aplicacion de la metodologia en la figura. En la tabla 11.2 se enumeran los

objetivos de auditoria especificos relacionados con operaciones para ventas

jun to con los cont ro les clave re la cionados , las pr ue bas de esos cont ro les y las

pruebas sustantivas de operaciones para los objetivos. A menudo se hace

referenda a la tabla 11.2 en esta seccion.

CONOCIMIENTODELAESTRUCTURADE CONTROL

INTERNO,

-VENTAS

En el capitulo 9 se analizo la forma en que los auditores logran conocer la

estructura de control interno. Un metodo comun para ventas es estudiar los

flujogramas de los clientes, preparar un cuestionario de control interno y

realizar pruebas de las ventas. En las figuras 11.4 (pagina 408) y 11.5 (pagina

409) se incluye un organigrama, y un flujograma par a Hillsbu rg Hard wa re Co.,

que se utilizan para demostrar el diseno de las pruebas de controles y las

pruebas sustantivas de operaciones de procedimientos de auditoria.

EVALUACION DELRIESGO DECONTROLPLANEADO:VENTAS

El auditor utiliza la informacion que obtiene al conocer la estructura de control

interno para evaluar el riesgo de control. Existen cuatro pasos esenciales en esta

evaluacion, todos los cuales se analizaron en el capitulo 9.

• En prime r lugar, el audit or necesita un marco de refe rend a para evaluar

el riesgo de control. Este marco de referenda para todos los tipos de

operaciones lo constituyen los objetivos de auditoria relacionados con ope

raciones. En el caso de ventas, estos se muestran en la figura 11.6 de la

pagina 410 para Hillsburg Hardware, Co. Estos seis objetivos son losmismos para cada auditoria de ventas.

• En seg und o lugar, el aud ito r identifica los contro les inte mos clave y las

debilida des para ventas. Estas tambie n se muest ran en la pagi na 410. Los

controles y debilidades seran diferentes para cada auditoria.

• Des pue s de identificar los contro les y las debili dade s, el aud ito r las asocia

con los objetivos. Esto tambien se muestra en la pagina 410 en donde las

letras D y C aparecen en las columnas adecuadas.

• Por ultimo , el audi tor eval ua el riesgo de cont rol para cada objetivo

eval uando los controles y debilidades de cada uno. Este paso es import ante

porque afecta las decisiones del auditor sobre las pruebas de controles y

las pruebas sustantivas. Es una decision muy subjetiva. En la parte inferior

de la pagina 410 se muestr an las conclusiones del auditor para la compani a

Hillsburg Hardware , Co.

En la seccion siguiente se analizan las actividades de control importantes

(vease las pagin as 309-310) par a ventas. Conocer estas activ idades de con trol es




importante para identificar los controles y debilidades importantes de los

ventas lo cual es el segundo paso en la evaluacion del riesgo de control.

Separation adecuada de responsabilidades La separ atio n adec uada de debe-

res es util a fin de evitar varios tipos de errores tanto intencionales como no

intencionales. Para prevenir el fraude, es importante que cualquier persona

responsable de capturar las ventas y operaciones de entrada de efectivo en la

computadora se le niegue acceso al efectivo. Tambien es deseable separar las fun-ciones de otorgamiento de credito de las funciones de venta, dado que las

verificaciones de credito tienen como objetivo eliminar la tendencia natural del

personal de ventas a optimizar el volumen incluso a costa de altos debitos de

deudas malas. De igual manera es deseable que el personal responsable de hacer

las comparaciones internas sean independientes de aquellas que capturan los

datos originates. Por ejemplo, la comparacion de los totales de control en lote

con los informes de re su me ny la compar acion de los totales del archivo maestro

de cuentas por cobrar con el saldo del libro mayor debe hacerlo una persona

independiente de aquellas que capturan las operaciones de venta y entradas de

efectivo.

Autorizacion adecuada Al auditor le preoc upa la autorizacion en tres puntos

clave: el credito debe ser autorizado en forma adecuada antes que ocurra laventa; los bienes deben ser embar cados d espu es de la autorizac ion adecuad a; y

los precios, incluyendo los terminos basicos, flete y descuentos deben ser

autorizados. Los primeros dos controles tienen como objetivo evitar la perdi-

da de activos de la compania haciendo envios a clientes f icticios o aquellos que

no pagan sus facturas. La autorizacion de precios tiene como objetivo asegurar

que la venta sea facturada en un precio establecido por la politica de la com

pania.

Documentos y registros adecuados Dad o que cada compa nia tiene un sistema

unico pa ra originar, procesar y registrar operaciones, qui zas sea dificil evaluar

si sus procedimientos estan disenados para un control maximo; no obstante,

deben existir procedimientos adecuados de contabilidad antes de cumplir con

la mayoria de los objetivos de auditoria relacionados con operaciones. Por

ejemplo, algunas companias preparan automaticamente facturas de venta pre-

numer adas y con varias copias en el mome nto que se recibe el ped ido del cliente.

Las copias de este documento se utilizan para probar el credito, autorizar el

embarque, registrar el numero de unidades embarcadas y para facturar a los

clientes. De acuerdo con este sistema, casi no hay errores en la facturacion de

los clientes si todas las facturas se justifican periodicamente. En un sistema

diferente, en el que la factura de venta se prepara tan solo despues que se ha

hecho un embarque, la probabilidad de errores en la facturacion de los clientes

es alta a no ser que exista algiin tipo de control que compense esto.

Documentos prenumerados Una caracteristica impo rtan te de los docu ment os

para ventas es el uso de la prenumer acion , que tiene como objetivo evitar tanto

los errores en facturacion o el registro de ventas como la ocurrencia de factura

cion duplicada y registros duplicados. Por supuesto, no es muy bueno tener

document os prenumera dos si no estan contabilizados de mane ra adecuada. Un

ejemplo del uso de este control es la presentation, por parte del empleado de




facturacion, de una copia de todos los documentos de embarque en orden

secuencial despues que se factura cada embarque, mientras que otra persona

jus tifica pe rio di cam ent e to do s los nu meros e invest iga la razon de qu e fa lten

algunos documentos. Otro ejemplo es programar la computadora para que

pre par e una lista de los num ero s no utilizados al final del mes y que el persona l

adecuado haga un seguimiento.

Envio de estados de client as mensuales El envio de estados de cuentas men-

suales por una persona que no tenga responsabilidad en el manejo de efectivo,preparacion de los registros de ventas y cuentas por cobrar es un control util

por que fomenta una respue sta de los clientes si el saldo es inad ecu ado . A fin de

tener mayor eficacia, todas las controversias sobre el saldo en una cuenta son

dirigidas a una persona designada que no tenga responsabilidad en el manejo

de efectivo ni en el registro de ventas o cuentas por cobrar.

Procedimientos de verification interna El uso de perso nas indepe ndientes pa

ra verificar el procesamiento y registro de las operaciones de venta es esencial para

satisfacer cada uno de los seis objetivos de auditoria relacionados con operaciones.

Entre los ejemplos de estos procedimientos se incluye el contabilizar la secuencia

numerica de los documentos prenumerados, verificar la precision en la prepara

cion del documento y revisar los informes de partidas inusuales o incorrectas.

EVALUAR ELCOSTO BENEFICIODELOSCONTROLES DEPRUEBAS

Despues de que el auditor ha identificado los controles internos y debilidades

importantes y que ha evaluado el riesgo de control, es importante decidir si se

reduciran considerablemente las pruebas sustantivas para justificar el costo de

la realizacion de las pruebas de control. Cuando sea practico, los auditores

tomaran esta decision antes de llenar una matriz como la que se ilustra en la

figura 11.6 de la pagina 410. No tiene sentido incurrir en el costo de identificar

los controles y evaluar el riesgo de control por abajo del maximo si no habra

reduccion en las pruebas sustantivas.

DiSENODEPRUEBAS DECONTROL PARAVENTAS

Para cada control en el que planee confiar el auditor para reducir el riesgo de

control evaluado, debe disenar una o mas pruebas de controles para verificar

su eficacia. En la mayor ia de las auditori as es facil dete rmi nar la natu rale za de

la prueba de control de la naturaleza del control mismo. Por ejemplo, si el control

interno es firmar los pedidos de los clientes despues que su credito hasido

aprobado, la prueba de control es examinar el pedido del cliente a fin de verificar

que tenga la antefirma adecuada.

En la columna tres de la tabla 11.2 se muestra una prueba de control para

cada control interno importante de la columna dos. Por ejemplo, el primer

control interno important e es "el registro de ventas es apo yado por doc umen tos

de embarque autorizados y pedidos de clientes aprobados". La prueba de

control es "examinar las copias de las facturas de venta para ver si tienen los

datos de embarque de apoyo y los pedidos de los clientes". Para esta prueba es

importante que el auditor inicie con las facturas de ventas y examine los

docu men tos de ap oyo de las mis mas en vez de ir en la direccion contraria. Si el

auditor empezara con los documentos de embarque hasta las facturas de venta,

esta seria una prueba de integridad.

CAPl'TULO 11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA 395



Una prueba de control comtin para ventas es justificar una secuencia de

diversos tipos de documentos, como las copias de las facturas de venta escogi-

dos del diario de ventas, verificar la omision o numeros duplicados o facturas

fuera de secuencia normal. Esta prueba simultanea da evidencia tanto de la

existencia como de los objetivos de integridad.

Las pruebas adecuadas de controles para separacion de deberes por lo

general se restri ngen a las observacione s que hace el audito r sobre las activida-

des y platicas con el personal. Por ejemplo, es posible observar si el empleado

de facturacion tiene acceso al efectivo cuando abre el correo o deposita el

efectivo. Generalmente tambien es necesario preguntar al personal cuales son

sus responsabilidades y si existen algunas circunstancias en que sus responsa-

bilidades sean diferentes de la politica normal. Por ejemplo, el empleado res-

ponsable de facturar a los clientes puede decir que no tiene acceso al efectivo.

En futuras platicas se pued e descu brir qu e cuan do el cajero esta de vacaciones ,

esa persona asume el puesto o las responsabilidades del cajero.

Varias de las pruebas de controles de la tabla 11.2 pu ed en realizarse utilizan-

do la comp utad ora. Por ejemplo, uno de los controles interno s import ante s par a

evitar operaciones invalidas es incluir una lista de numeros de clientes validos

en los archivos de la comp utad ora. Si se captu ra un nu me ro de cliente no vali-

do en la computadora sera rechazado por esa misma razon. Una prueba de

control es que el auditor intente ingresar numeros de clientes no validos en la

com put ado ra para asegurars e que el control de la mis ma esta en operacion. Las

pruebas de controles en donde el auditor utiliza la computadora se estudian en

el capitulo 15. Para el prese nte capitulo, tod as las pru eba s de control se realizan

en forma manual.

DISENODE Al decidir sobre las prueb as sustantivas de operaciones, se empl ean comu nmen -

PRUEBAS te algunos procedimientos en cada auditoria indepen diente de las circunstan-

SUSTANTIVAS DE cias, en don de otros dep end en de la pro pie dad de los controles y de los

OPERACIONES result ados de las pru eba s de control. En la tabla 11.2, las pr ueb as sus tan tivas de

PARA VENTAS operaci ones de la col umn a cuat ro se relacio nan con los objetivos de audit oria

relativos con operaciones de la columna 1 y estan disenados para determinar si

existen errores o irregularidades monetarias para ese objetivo en la operacion.

Los procedimientos de auditoria que se utilizan se ven afectados por los

controles internos y las pruebas de control para ese objetivo. La importancia,

los resultados del ano anterior y otros factores analizados en el capitulo 8,

tambien afectan los procedimientos utilizados. Algunos de los procedimientos

de auditoria empleados cuando los controles internos son inadecuados se

analiz an mas adela nte en la presente seccion.

Determinar las pruebas sustantivas adecua das de procedimi entos de opera

ciones para ventas es relativamente dificil porque varian considerablemente

dependiendo de las circunstancias. En parrafos posteriores, los procedimientos

que frecuentemente no se realizan se destacan dado que son los que requieren

una decision de auditoria. Las pruebas sustantivas de procedimientos de ope

raciones se analizan en el orden de los objetivos de auditoria relacionados con

operaciones de ventas en la tabla 11.2. Debe observarse que algunos procedi

mientos cumplen con mas de un objetivo.

Existencia de ventas registradas Para este objetivo, el aud ito r se conce ntra en

la posibilidad de tres tipos de errores: que las ventas se incluyan en diarios para

3 9 6 PARTE3 APUCACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA



TABLA11-2RESUMEN DE OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON TRANSACCIONES CONTROLESCLAVES, PRUEBAS DE CONTROLES, Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES PARA VENTAS

CLASES DETRANSACCIONES

Las ventas asentadasse refieren a

embarquesefectuadosrealmente a clientesno ficticios (existencia).

CONTROL INTERNOCLAVE

Se respalda el asiento de lasventas por los documentosde embarque autorizados ylas ordenes aprobadas declientes.

Se autoriza el credito

antes de efectuarse el envio.Se folian con anterio ridad las

facturas de venta y secontabilizan debidamentelas mismas.

Solo se aceptan los numerosdel cliente como validos en losarchivos de datos decomputadora cuando se lescaptura.

Se envian estados de cuentamensuales a los clientes; lasquejas reciben un seguimiento

independiente.

PRUEBACOMUNDECONTROL

Examinar las copias de lasfacturas de ventas paraverificar los conocimientosde embarque y ordenes delcliente que las respaldan.

t' Examinar la orden del clientepara verificar la aprobaciondel credito.

^Contabilizar la integridad dela secuencia numerica de lasfacturas de venta. •**

v Examinar los impresos detransacciones rechazadaspor la computadora porquetienen numeros

y- de cliente no validos.t) Observar si se han enviado los

estados de cuenta y examinarlos archivos de

correspondencia con losclientes.

PRUEBAS SUSTANTIVASCOMUNES DETRANSACCIONES

Revisar el diario de ventas,

el libro mayor general, y elarchivo maestro de cuentaspor cobrar o la balanza decomprobacion para verificarsi hay partidas grandes odesusadas.*

Rastrear los asientos en el diariode ventas a las copias delas ordenes de venta, facturade venta y documentos deembarque.

Rastrear en los documentosde embarque los asientos deembarques en los registros deinventario perpetuo.

Rastrear los asientos de creditoen el archivo maestro decuentas por cobrar a una

fuente valida.

K

V

Se asientan lastransacciones de

£' ventas existentes(integridad).

Se numeran por antic ipado los A )Se contabiliza la integridad de ladocumentos de embarque y se secuencia numerica de loscontabilizan los mismos. documentos de embarque.

Se fol ian por anticipado las rQ Se contabiliza la integridad de lafacturas de ventas y se da secuencia numerica de lascuenta de las mismas. facturas de ventas.

Rastrear los documentos deembarque en las facturasde venta resultantes, suasiento en el diario de ventas yel archivo maestro de cuentaspor cobrar.

El asiento de ventas serefiere a la cantidad demercancias enviadas yque estan facturadas yregistradascorrectamente(precision).

Esta autorizada debidamentela determination de precios,terminos, fletes y descuentos.

Verificacion interna de lapreparation de las facturas.

Se ingresan los preciosunitarios aprobados de ventaen la computadora y se les usa

para todas las ventas.Se compara el total de lotes con

los reportes resumidos de lacomputadora.

V Examinar copias de facturas deventa para verificar su debidaaprobacion.

V Examinar la indication de laverificacion interna en todoslos documentos afectados.

Examinar el impreso aprobadode la computadora de los

precios de venta unitarios.tiExaminar el archivo de los totales

de lote para verificar lasiniciales del empleado decontrol de datos.t

Comparar los totales con losreportes resumidos.

Recalcular la information en lasfacturas de venta

Rastrear los asientos en eldiario de ventasa las facturas de venta.

Rastrear los detalles en las

facturas de venta de losdocumentos de embarque, laslistas de precios aprobadasy las ordenes de los clientes.

Las transacciones Uso adecuado del catalogo de . Verification de la adecuabilidadde ventas estan cuentas. de la grafica de cuentas.debidamente Revision interna y verif icacion. u Examinar indicacion de laclasificadas verificacion interna de los(clasificacion). documentos afectados.

Se asientan las ventas enlas fechas correctas(momento oportuno).

Los procedimientos requieren lafacturacion y el registro deventas sobre una base diariatan cerca del momento de su •» regisxraaas.ocurrencia como sea posible. ^/Examinar la indicacion de la

Verificacion interna. verificacion interna en los

documentos afectados.

Examinar los documentos paracomprobar embarques nofacturados y ventas noregistradas.

Examinar los documentos querespaldan las transacciones deventas para su clasificacioncorrecta.

Comparar las fechas de lastransacciones de ventasregistradas con las fechasen los registros de embarque.

CAP1TULO11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA 3 9 /



TABLA11-2 (CONTINUACION)

CLASES DETRANSACCIONES

Las transacciones deventas estan incluidasdebidamente en elarchivo maestrode cuentas por cobra r

y estan resumidas enforma correcta(asientos y resumen).

CONTROL INTERNOCLAVE

Preparation y envio de estadosde cuenta mensuales alos dientes.

Verificacion internadel contenido del

archivo maestro de lascuentas por cobrar.

Comparacion del archivomaestro de cuentas por cobraro los totales de la balanzade comprobacion con lossaldos en el mayor general.

PRUEBACOMUNDECONTROL

Observar si se han enviado losestados de cuenta.

Examinar la indication de laverificacion interna.

Examinar las iniciales en la

cuenta del mayor general queindiquen una comparacion.


Sume los diarios y rastree losasientos en el mayor generaly el archivo maestro decuentas por cobrar.

* Tambien se aplica este procedimiento analitico a otros objetivos de auditoria relacionados con transacciones, incluyendo suintegridad, precision y momento oportuno.t Se comprobarfa este contro l en muchas auditorfas usando la computadora.

los cuales no se hicieran embarques, los embarques se hacen a clientes ficticios

y se registran como ventas, y que las ventas se registren mas de una vez. Como

pod ra imaginarse, la inclusion de ventas invalidas es rara, pero las consecuen-

cias potenciales son significativas porque conducen a una exageracion de los

activos y los ingresos.

Las prueb as sustantivas de operaciones adecuad as par a detectar operaciones

invalidas dep end e de donde crea el audit or que probablemente ocur ran los erro-

res. Normalmente, el auditor hace pruebas para detectar ventas invalidas solo

si cree que existe una debilidad de control; por lo tanto, la naturaleza de las

pruebas depende de la naturaleza de la debilidad. Para verificar las ventas

registradas para las cuales no hubo embarques reales, el auditor rastrea en

asientos seleccionados en el diario de ventas para asegurarse que existe una

copia relacionada del conocimiento de embarque y otros docu ment os de apoyo.

Si al auditor le preocupa tambien la posibilidad de una copia ficticia de un

documento de embarque, seria necesario rastrear los montos en los registros de

inventario perpetuo para probar que se redujo el inventario. Las ventas du-

plicadas se deter mina n revisando un a lista numer ica al azar de las operaciones

de venta registradas par a ver si existen num ero s duplica dos. Otro me tod o eficaz

para aud itar las operaciones de venta invalidas es rastrear el credito de cuentaspor cobrar en el archivo maestro y hasta en su fuente. Si la cuenta por cobrar de

hecho fue cobrada en efectivo o si los bienes fueron devueltos, originalmente

debio haber habido una venta valida. Si el credito fue para una deuda mala o

para una nota de credito, o si la cuenta estaba aun pendiente de pago en el

mom ent o de la auditori a, se requiere un seguimie nto intensivo exami nand o los

documentos de embarque y el pedido del cliente dado que cada uno de estos

pod ria indic ar una oper acion de vent as ficticia.

Debe recordarse que la auditoria comun no tiene como objetivo principal detectar

fraudes a no ser que el efecto en los estados sea importante. Las anteriores

pruebas sustantivas de operaciones deberian ser solo si al auditor le preocupa

la ocurrencia de un fraude debido a controles inadecuados.

Se registran las operaciones de ventas existentes En muc has audi tori as, no sehacen prueb as sustantivas de operaciones para el objetivo de integri dad porque

las sobre estimaciones de activos e ingresos son una preoc upaci on principal en

la auditoria de las operaciones de venta que su subestimacion. Si existen

398 PARTE 3 APUCACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

•--..



controles inadecuados, lo cual es probable si el cliente no hace ningun rastreo

interno desde los documentos de embarque hasta el diario de ventas, son

necesarias las pruebas sustantivas.

Un procedimie nto eficaz para prob ar los emba rque s no f actur ados es rastrear

algunos documentos de embarque desde un archivo en el departamento de

embarque hasta las facturas de venta relacionadas y el diario de ventas. Para

llevar a cabo una prueba significativa utilizando este procedimiento, el audi

tor debe confiar en que todos los documentos de embarque estan incluidos

en el archivo. Esto puede hacerse revisando la secuencia numerica de losdocumentos.

Es importante que los auditores entiendan la diferencia entre rastrear desde

los docume ntos originales hast a los diarios y rastr ear des de los diarios hasta los

documentos de apoyo. Lo primero es una prueba de operaciones emitidas (obje

tivo de integridad), en tanto que lo segundo es una prueba de operaciones

invdlidas (objetivo de existencia).

Al comprobar el objetivo de existencia, el punto de partida es el diario. Se

escoge una mues tra de nume ros de facturas del diario y se rastre an hasta la copia

de la factura de ventas, los documentos de embarque y los pedidos del cliente.

Al comprobar el objetivo de integridad, el punto de partida probable es el

docume nto de embarque. Se escoge una muestra de document os de embarque

y se rastrea n hasta las copias de las facturas de ventas y el diario de vent as pa ra

verificar que existen omisiones.Cuando se disenan procedimientos de auditoria para los objetivos de exis

tencia e integridad, el punto de partida para rastrear el documento es esencial.

Este se conoce como la direccion de las pruebas. Por ejemplo, si al auditor le

pre ocu pa el objetivo de existencia pero investiga en el sentido opue sto (a partir

de los documentos de embarque hasta los diarios), existe una seria deficiencia de

auditoria.

Al realizar pruebas para los otros cuatro objetivos de auditoria relacionados-

con operaciones, por ultimo la direccion de las pruebas no es relevante. Por

ejemplo, la precision de las operaciones de venta puede probarse rastreando a

partir de las facturas de ventas hasta el documento de embarque o viceversa.

Las ventas se registran adecuadamente El regis tro preci so de las opera cione s

de venta se refiere al embarque de la cantidad de productos ordenados, lafacturacion adecuada por el monto de los productos embarcados y el registro

preciso de la cantidad facturada en los registros contables. Por lo general las

pruebas sustantivas para asegurarse que cada uno de estos aspectos de preci

sion sea correcto se re alizan en cada audit oria.

Entre las pruebas comunes sustantivas de operaciones se incluye el recalculo

de la informacion del registro contable a fin de verificar que es adecuado. Un

metodo comun es iniciar con los asientos en el diario de ventas y comparar el

total de las operaciones seleccionadas con los asientos del archivo maestro de

cuentas por cobrar y las copias de las facturas de venta. Generalmente los

precios de las facturas de venta se compa ran con una lista de precios apro bada ,

se recalculan las multiplicaci ones y totales y se compa ran los detalles in dicad os

de las facturas con los registros de embarque para verificar la descripcion, la

canti dad y la identificacion del cliente. A menu do, tambie n se examin an pedi dos

de los clientes y pedidos de venta para tener la misma informacion.

La comparacion de las pruebas de controles y las pruebas sustantivas de

operaciones para el objetivo de precision es un buen ejemplo de como puede

CAPITULOII AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA 3 9 9



ahorrarse tiempo de auditoria cuando existen controles internos eficaces. Es

obvio que la prueba de control de este objetivo casi no lleva tiempo porque

implica el exam inar solo una firma u otros hecho s de verificacion interna. Dad o

que el tamano de la muestra para las prue bas sustantivas de operaciones pu ede

reducirse si este control es eficaz, se obtendran grandes ahorros al realizar la

prueba de control debido a su bajo costo.

Las ventas registradas se clasifican adecuadamente Cargar la cuenta ade -cuada del mayor es menos problematico en las ventas que en algun otro ciclo

de operaciones, pero siguen siendo preocupacion. Cuando existen ventas en

efectivo y a credito, es importante no cargar a las cuentas por cobrar una venta

en efectivo ni abonar a las ventas por la cobranza de una cuenta. Tambien es

importante no clasificar las ventas de activos operativos, tales como edificios,

como vent as. Pa ra aquellas compafiias que utilizan ma s de un a clasificacion de

ventas, tales como las compafiias que emiten estados financieros de ganancias

segmentadas, es esencial una clasificacion adecuada.

Es comun probar las ventas para verificar la clasificacion adecuada como

parte de las pruebas de precision. El auditor examina los documentos de apoyo

a fin de determinar la clasificacion adecuada de una operacion especifica y

com par a esto con la cuenta real a la que se at ribuy e.

Las ventas se registrar! en lasfechas correctas Es imp orta nte qu e las venta s

sean facturadas y registradas lo mas pronto posible despues que ocurre el

embarque a fin de evitar omisiones no intencionales de operaciones de los

registros y para asegurarse que las ventas se registran en el periodo adecuado.

Al mismo tiempo que se realizan las pruebas sustantivas de operaciones para

precision es comun comparar la fecha de los conocimientos de embarque

seleccionados u otros documentos de embarque con la fecha que aparece en las

facturas de venta, el diario de venta s y el archivo maestr o de cu enta s por cobrar.

Diferencias significativas indican la existencia de un problema potencial de

fechas de corte.

Las operaciones de venta son incluidas adecuadamente en el archivo maestro

y se resumen correctamente La inclusion ade cua da de toda s las operac iones de

vent a en el archivo mae stro de cue ntas por cobrar es esencial deb ido a la preci

sion de estos registros porque afecta la capacidad del cliente para cobrar las

cuentas pendientes. De igual forma, el diario de ventas debe ser totalizado y

asentado correctamente en el mayor si los estados financieros han de ser

correctos. En la mayoria de las auditorias, es comun realizar algunas pruebas

sencillas de precision tales como la totalizacion de los diarios y el rastreo de

totales y detalles con el ma yor y el archi vo maes tro a fin de verificar si existen

errores intencionales o no intencionales en un procesa mien to de las operaci ones

de venta. El alcance de dic has prue bas es afectado p or la calida d de los controles

internos. Rastrear de los diarios de ventas al archivo maestro tipicamente se

hace como par te del cumpli miento de otros objetivos de auditoria relacionado s

con operaciones, pero la totalizacion de los diarios de venta y el rastreo de totales

en el mayor se hace como un proced imiento sep arado.

La distincion entre asentamiento y resumen y otros objetivos de auditoriarelacionados con operaciones, es que el asentamie nto y el resu men incluye el

total de los diarios, registros del archivo maestro y mayor es en tanto que el rastr eo

4 0 0 PARTE 3 APUCACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA



de uno a otro ocurre entre ellos tres. C uan do la totalizacion y las compara ciones

se restring en a estos tres registros, el proceso es de asen tamie nto y resumen . Por

el contrario, la precision implica comparar documentos entre si con diarios y

registros de archivo maestro. Por ejemplo, comparar una copia de una factura

de ventas ya sea con el diario de ventas o con la partida en el archivo maestro

es un procedimiento de objetivo de precision. Rastrear un asiento del diario de

ventas hasta el archivo maestro es un procedimiento de asentamiento y resumen.

RESUMEN DEMETODOLOGIAPARA VENTAS

En la figura 11.3 y en la tabla 11.2 se proporcionan resumenes de los parrafos

anter iores. En la figura 11.3 (pagina 392) se muest ra la metodo log ia para di sen ar

prue bas de controles y pruebas sustantiva s de operaciones de venta s. En la tabla

11.2 (pagina 397) se combinan las cuatro partes de los parrafos anteriores.

Objetivos y auditoria relacionados con operaciones (columna 1) Los objetivos

de auditoria relacionados con operaciones incluidos en la tabla se derivan del

marco de referenda desarrollada en los capitulos 5 y 9. Aunque algunos

controles internos satisfacen mas de un objetivo, es deseable considerar cada

objetivo en forma separada a fin de facilitar una mejor evaluacion del riesgo de

control.

Controles internos importantes (columna 2) Los contro les inte rnos de ven tas

estan disenados para lograr los seis objetivos de auditoria relacionados con

operaciones que se analizaron en los capitulos 5 y 9. Si los controles necesarios

para satisfacer cualquiera de los objetivos es inadecuado, aumenta la pro-

babilidad de errores relacionados con ese objetivo, indep endie nte de los controles

para los otros objetivos. En el capitulo 9, se estudio la metodologia para

dete rmina r los controles existentes.

La fuente de los controles de la columna dos son los controles de una matriz

de riesgo de control como el que se mue st ra en la pag ina 410. Se incluira un con

trol en mas de un a hilera de la tabla 11.2, si existe mas de un a C pa ra ese control

en la matriz de riesgo de control.

Pruebas de controles (columna 3) Para cada control inte rno de la col umna 2,

el auditor selecciona una prueba de control para verificar su eficacia. Observe

que las pruebas de controles de la tabla 11.2 se relacionan directamente con los

controles internos. Para cada control habr a por lo menos un a prueb a de control.

Pruebas sustantivas de operaciones (columna 4) El proposit o de estas prue bas

es dete rmina r si existen errores o irregula ridade s monetari as en las operaciones

de ventas. En la tabla 11.2 las prue bas sus tantiv as de operac iones se re lacionan

con los objetivos de la primera columna.

Es esencial entender las relaciones entre las columnas de la tabla 11.2. La

primera columna incluye los seis objetivos de auditoria relacionados con ope

raciones. Los objetivos generales son los mis mos pa ra cualquier clase de opera

ciones, pero los objetivos especificos varian para las ventas, las entradas de

efectivo o cualesquier otras clases de operaciones. En la columna do s se enume -ran uno o mas controles internos ilustrativos para cada objetivo de auditoria

relacionado con operaciones. Es esencial que cualquier control este rel acionado con

uno o mas objetivos especificos. En seguida, cada prueba de control comun en

CAPITULO 11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA 40 1



la columna tres se relaciona con un determinado control interno. Una prueba de

control no tiene sentido si no prueb a un control especifico. En la tabla se mues tr a

por lo meno s una prue ba de control en la colu mna tres par a cada control inter no

de la columna dos. Por ultimo, las pruebas sustantivas comune s de operaciones de

la ultima columna de la tabla son evidencias que sirven como apoyo de un

objetivo de auditoria especifico relacionado con operaciones de la columna 1. Las

prueb as susta ntivas de operaciones no se relacionan directa mente con el control

clave o con las prueba s de columnas de control. Pero el alcance de las prueb as

de operaciones sustanti vas dep ende , en part e, de cuales controles clave existen

y de los resultados de las pruebas de controles.

DISENOYEJECUCIONDELOS

FORMATOS DEPROCEDIMIENTOSDE AUDITORIA

La informacion presentada en la tabla 11.2 tiene como objetivo ayudar a los

auditores a disenar programas de auditoria que satisfagan los objetivos de audito

ria relacionados con operaciones en determinadas circunstancias. Si algunos

objetivos son importantes en determinada auditoria o cuando los controles son

diferentes para clientes distintos, la metodologia ayuda al auditor a disenar un

pro gra ma de audit oria eficaz y eficiente.

Despues que se han disenado los procedimientos de auditoria apropiados

para determinadas circunstancias, deben ponerse en practica. Es probable ser

ineficiente al realizar los procedimientos de auditoria tal y como estan indicados

en el formato de diseno de la tabla 11.2 Al convertir de un diseno a un forma to

de desempeno, se combinan los procedimientos. Esto es,

• Se elimi naran proce dimien tos dupli cados .

• Se aseg urar a que cuan do se examine dete rmi nado docum ent o, todos los

procedimientos que se realicen en ese documento se hagan en ese mo-

mento.

• Y permit ira al aud itor reali zar proce sos en el orde n mas eficaz. Por ejem-

plo, al totalizar el diario y revisar primero la existencia de parti das inusu a-

les en los diarios, el auditor obtiene una mejor idea de lo que esta haciendo

al realizar pruebas detalladas.

El proceso de convertir un diseno a un formato de desempeno se presentapara el caso de aplicacion de Hillsburg Ha rd wa re al final del pres ente capit ulo.

El formato de diseno se muestra en las paginas 413-416. El formato de desem

peno se muestra en la pagina 417.

DEVOLUCIONES

Y REBAJAS

SOBRE VENTAS

OBJETIVO 4

Aplicar la

metodologia para

controles sobre

operadones de

ventas a los controles

por devoluciones y

rebajas sobre ventas.

Los objetivos de auditoria relacionados con operaciones y el metodo del cliente

para controlar los errores son en esencia los mismos para procesar las notas de

credito como las notas para ventas, con dos diferencias importantes. La prime-

ra se relaciona con la importancia. En muchos casos, las devoluciones y reba

jas sob re ve nt as so n ta n poco impo rtant es que son igno radas por com pleto

en la auditoria. La segunda diferencia importante se relaciona con el enfasis en

los objetivos. En el caso de devoluciones y rebajas sobre ventas, el enfasis

principal esta normalmente en la prueba de la existencia de operaciones regis-tradas como medio para descubrir cualquier desviacion de efectivo de la co-

branza de las cuentas que haya sido cubierto por devoluciones y rebajas ficticias

sobre ventas.

4 0 2 PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDI'lORIA AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA



Por lo regular, no deberian olvidarse los de mas objetivos. Sin emba rgo, d=z.:

que los objetivos y metodologia para auditar las devoluciones y rebajas sobre

venta son en esencia los mismos que pa ra las ventas, no incl uiremos un estudio

detal lado en esta area. El lector aplicara la mism a logica par a llegar a controles

adecuados, pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones para

verificar los montos.

CONTROLESINTERNOS,PRUEBAS DECONTROLES YPRUEBASSUSTANTIVAS DEOPERACIONESDE ENTRADASEN CAJA

OBJETIVO 5Determinar los

controles internos

del cliente sobre las

entradas de caja,

disenary realizar

pruebas de los

controles y pruebas

sustantivas de

operaciones, y

evaluar el riesgo de

control relacionado.

La misma metodologia utilizada para disenar las pruebas de controles y las

pruebas sustantivas de operaciones para ventas se utilizan para las entradas de

caja. De igual forma, los procedimientos de auditoria para las prueb as de control es

de entradas de caja y las pruebas sustantivas de operaciones se desarrollan en

torno al mismo marco de referenda utilizado para ventas; es decir, dados los

objetivos de auditoria relacionados con operaciones, se determinan controles

internos importantes para cada objetivo, se desarrollan pruebas de control para

cada control y se desarrollan pruebas sustantivas de operaciones para los

errores o irregularidades monetarias relacionadas con cada objetivo. Al igual

que en las otras areas de auditoria, las pruebas de controles dependen de los

controles que el auditor haya identificado a fin de reducir el riesgo de control

evaluado despues de haber considerado las pruebas de controles y otras consi-

deraciones de la auditoria.

En la tabla 11.3 (paginas 404-405) se presentan los controles internos impor

tantes, las pruebas de controles comunes y las pruebas sustantivas comunes de

operaciones para satisfacer cada uno de los objetivos de auditoria de entradas

de caja relacionados con operaciones. Dado que este resumen tiene el mismo

formato que el anterior par a ventas, no es necesario dar ma s explicaciones sobre

susignificado.

No se incluye un analisis detallado de los controles internos, las pruebas de

controles y las pruebas sustantivas de operaciones que se mencionaron para la

audit oria de ventas en el caso de las entra das de caja. Mas bien, s e explican con

mayor detalle los programas de auditoria que probablemente no se entiendan

correctamente.

Una parte esencial de la responsabilidad al auditar las entradas de caja es

identificar las debilidades de la estructura de control interno que aumentan la

probabilidad de un fraude. Al explicar la tabla 11.3, se pondra enfasis en

aquellos procedimientos de auditoria que estan disenados princ ipalmente par a

descubrir fraudes. Sin embargo, el audi tor debe tene r en ment e a lo largo de este

analisis que los procedimientos de no fraude incluidos en la tabla son respon

sabilidad principal del auditor. Aquellos procedimientos que no se analizan se

omiten solo porque su proposito y la metodologia para aplicarlos debe dedu-

cirse de la descripcion.

DETERMINAR SISE REGISTRO

EL EFECTIVORECIBIDO

El tipo mas dificil de desfalco de efectivo que pueda detectar el auditor es aquel

que ocurre antes de que el efectivo sea registrado en el diar io de vent as en efctivo u

otras listas de efectivo. Por ejemplo, si el encargado de una tienda de abarrotestoma el efectivo e intencionalmente no registra la entrada de ese dinero en la

caja registradora, es muy dificil descubrir el robo. A fin de evitar este tipo de

fraude, en much as compania s se instru ment an los controles internos tales come

CAPITULO11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA - : : -



TABLA11-3RESUMEN DE OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON TRANSACCIONES, CONTROLES

CLAVES, PRUEBAS DE CONTROLES, Y SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES DE ENTRADA DE EFECTIVO

OBJETIVO DEAUDITORIARELACIONADO CONTRANSACCIONES

CONTROLINTERNOCLAVE

PRUEBA COMUN DECONTROL


La recepcion de efectivoasentado se refiere a

fondos que la

compania

realmente recibio

(existencia).

Separacion de tareas entre elmanejo de efectivo y el

mantenimiento de registros.

Conciliacion independiente de

las cuentas bancarias.

Observar la separacion defunciones.

Observar la conciliacion

independiente de las

cuentas bancarias.

Revisar el diariode entradas de

efectivo, el mayor

general y el archivo

maestro de cuentas por

cobrar o balanza de

comprobacion

para detectar cantidades

grandes y poco usuales.*

Rastrear desde diario de

recepcion de efectivo

hasta los estados

bancarios.

Comprobacion de la

entrada de efectivo.

Se asienta la entrada

de efectivo en el

diario de entradas deefectivo (integridad).

Separacion de funciones entre el

manejo del efectivo y el

mantenimiento de losregistros.

Uso de aviso de remesas o una

lista preliminar de efectivo.

Endoso inmediato de los

cheques que llegan.

Verificacion interna de los

registros de recepcion

e efectivo

Estados mensuales normales

a los clientes

Platicas con el personal y

observacion.

Contabilizar la secuencia

numerica o examinar

la lista preliminar.

Observar el endoso

inmediato de los cheques

que ingresan.

Examinar la indicacion de la

verificacion interna.

Observar si se estan

enviando los estados de

cuenta mensuales a

los clientes.

Rastrear desde las remesas

o de la lista preliminar

hasta el diario de

entradas de efectivo.

Se deposita y asienta

la entrada de

efectivo de acuerdocon las cantidades

recibidas (precision).

Igual que el objetivo anterior.

Aprobacion de los descuentos

en efectivo.Conciliacion periodica de las

cuentas bancarias.

Se comparan los totales de los

lotes con los reportes

resumidos de la

computadora.

Igual que el objetivo anterior.

Se examinan los avisos de

remesa para verificar la debidaaprobacion.

Se revisan las conciliaciones

bancarias mensuales.

Se examina el archivo de

totales de lotes para verificar

las iniciales del empleado de

control de datos; se comparan

los totales con los reportes

resumidos.

Comprobacion de la

entrada de efectivo.

Examinar la notificacionde remesa y facturas

de ventas para

determinar

si los descuentos que

se dieron son

consistentes con la

poh'tica de la compania.

Las transacciones de

entradas de efectivo

estan clasificadas

correctamente

(clasificacion).

Uso adecuado del catalogo

de cuentas.

Revision interna y verificacion.

Revision del catalogo de cuentas.



Examinar los

documentos que

respaldan las entradas

de efectivo para su

clasificacion corrects.

Se asienta la entrada

de efectivo en lasfechas correctas

(momento oportuno)

El procedimiento requiere el

registro diario de la entradade efectivo.

Verificacion interna.

Observar entradas de efectivos

no registradas en cualquiermomento.



Comparar las fechas de

depositos con las fechasen el diario de entradas

de efectivo y el listado

preliminar de efectivo.

4 0 4 PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CACAO DE VENTAS Y COIJRANZA



TABLA 11-3 (CONTINUACION)

OBJETIVO DEAUDITORIARELACIONADO CON CONTROLTRANSACCIONES INTERNO CLAVE

La entrada deefectivo esta incluidade forma correcta enel archivo maestro

de cuentas por cobrary esta resumidadebidamente(asientos y resumen).

Preparacion y envi'o deestados de cuenta mensualesa los clientes.

Verificacion interna del

contenido del archivo maestrode cuentas por cobrar.

Comparacion del archivomaestro de cuentas por cobraro los totales en la balanza decomprobacion con el saldoen el mayor general.

PRUEBA COMUNDECONTROL

Observar si se han enviado losestados de cuenta.

Examinar la indication de laverificacion interna.

Examinar las iniciales en lacuenta del mayor general queindiquen una comparacion.


Sumar los diarios yrastrear los asientosen el mayor general y elarchivo maestro de las

cuentas por cobrar.

* Tambien se aplica este procedimiento analftico a otros objetivos de auditoria relacionados con transacciones, incluyendo

integridad, precision y momento oportuno.

los incluidos en el segundo objetivo de la tabla 11.3. El tipo de control, por

supuesto, dependera del tipo de empresa. Por ejemplo, los controles para una

tienda detallista en el que la misma persona que vende la mercancia recibe el

efectivo y hace las entradas en caja debe ser diferente de los controles para una

compania en la que todas las entradas de caja son recibidas a traves del correo

varias semanas despues que ocurren las ventas.

Es una practica comun rastrear desde los avisos de remesasprenumerados o las

listas de entradas de cajas hasta el diario de entradas de caja y los registros de

cuentas por cobrar como prueba sustantiva que ha ocurrido realmente el

registro de la entrada de efectivo. Esta prueba sera eficaz solo si se emplea

la cinta de la caja regist radora o si se utiliza alg un otro tipo de lista en el mom ent o

en que se recibio.

PREPARACION

DE PRUEBA DELAS ENTRADASDE CAJA

Un procedimiento de auditoria util para verificar si todas las entradas de caja

registradas se han depositado en la cuenta bancaria es una prueba de entradasde caja. En esta prueba, el total de las entradas de caja registradas en el diario

durante un periodo determinado, como puede ser un mes, se concilian con los

depositos reales hechos al banco durante el mismo periodo. Existen muchas

diferencias entr e los dos deb ido a los deposito s en transit o y otras partidas , p ero

pue de n compa rars e y conciliarse los montos. Este proced imie nto no es util par a

descubrir entradas de caja que no hayan sido registradas en los diarios o

periodos prolongados entre los depositos, pero puede ser util para descubrir

entradas de caja registradas que no hayan sido depositadas, depositos no

registrados, prestamos no registrados, prestamos bancarios depositados direc-

tamente en la cuenta bancaria, y errores similares.

En el capitulo 21, pagina 770 se muestra una prueba de entradas de caja y

desembolsos de efectivo. Este procedimiento un tanto tardado generalmente se

utiliza cuando los controles son debiles. En raros casos en los que los controlesson sumamente debiles el periodo que cubre la prueba de las entradas de caja

pueden ser todo el aho.




PRUEBA PARADESCUBRIRELTRASLAPE DECUENTAS PORCOBRAR

El traslape de cuentas por cobrar, es un tipo comun de desfalco, es la posposicion

de partidas para la cobranza de cuentas a fin de ocultar una escasez de efectivo

existente. El desfalco lo realiza una persona que maneja las entradas de caja y

despues las captura en el sistema de compute Esa persona difiere el registro

de las entradas de caja de un cliente y cubre los faltantes con entradas de

otro. Estas a su vez se cubren con las entradas de un tercer cliente unos dias

despues. El empleado debe seguir cubriendo los faltantes mediante un traslape

repetido, reemplazar el dinero robado o encontrar otra forma de ocultar el

faltante.Este desfalco es facil de prevenir mediante la separacion de responsabilida-

des. Puede detectarse comparando el nombre, la cantidad y fechas mostradas

en los avisos de remes a con las ent rad as del diar io de en tra das de caja y las fichas

de deposito relacionadas. Dado que este procedimiento es relativamente tarda-

do, por lo general se realiza cuando existe la inqui etu d de un desfalco debid o a

una debilidad de la estructura de control interno.

PRUEBAS DE

AUDITORIA

PARA CUENTASINCOBRABLES

OBJETIVO 6

Aplicax

metodologia para

controles sobre las

ventas y el ciclo de

cobranza a los

debitos de las

cuentas por cobrar

incobrables.

La existencia de debitos regist rados es el objetivo de aud itori a relaci onado con

operaciones mas importantes que el auditor debe tener en mente en la verifica-

cion de la eliminacion de cuentas incobrables individuales. Una preocupacion

importante en la prueba de cuentas descargadas como incobrables es la posibi-

lidad que un cliente cubra un desfalco descargando cuentas por cobrar que ya

hayan sido cobradas. El control principal para evitar este tipo de errores es la

apreciacion adecuada de la descarga de cuentas incobrables por un nivel

designado de la administracion solo despues que se haya hecho una investiga-

cion profunda de la razon por la que no ha pagado el cliente.

Generalmente, la verificacion de las cuentas descargadas lleva poco tiempo.

Un procedimiento comun es el examen de las aprobaciones por parte de las

personas adecuadas. Para una muestra de cuentas descargadas, tambien es

necesario que el auditor examine regularmente la correspondencia de los archi-

vos del cliente estableciendo su incobrabilidad. En algunos casos, el auditor

tambien examinara los informes de credito como los que proporciona Dun &

Bradstreet. Despues que el auditor ha llegado a la conclusion que las cuentas

descargadas por las partidas del mayor son adecuadas, algunas partidas selec-

cionadas se ras trean des de el archivo maestro has ta las cuenta s por cobrar como

prueba de los registros.

CONTROLES

INTERNOS

ADICIONALESSOBRE SALDOS

DE CUENTA

El parrafo anterior hizo enfasis en los controles internos, las pr ueba s de contro

les y las prueba s sustant ivas de operaciones p ara las cinco clases de operaciones

que afectan los saldos de cuenta en el ciclo de ventas y cobranza. Si los controles

internos para estas clases de operaciones resultan ser eficacesjy las pruebas

subjetivas relacionadas de operaciones apoyan las conclusiones, se reduce la

probabilidad de errores en los estados financieros.

Ademas, existen muchos controles internos directamente relacionados conlos saldos en cuenta que no han sido identificados o proba dos com o part e de las

pruebas de controles o pruebas sustant ivas de operaciones. Para el ciclo de ventas

y cobranza, es muy probable que estos afecten los tres objetivos de auditoria

4 0 6 PARTE 3 APLICACION DEL I'ROCESO DE AUDI TORI A AL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA



relac ionados con saldos: valor de venta, der echos y obligaciones y presentac ion

y manifestacion.

El valor de venta es un objetivo de auditoria importante relacionado con

saldos para cuentas por cobrar porque a menudo la cobrabilidad de las cuentas

es una partida importante de los estados financieros y ha sido un problema en

varios casos de responsabilidad de los contadores. Por lo tanto, es comun que

el riesgo inherente sea alto para el objetivo de valor de venta.

Varios controles son comu nes par a el objetivo de valor de venta. Uno que ya

se ha analizado es la aprobacion de credito por parte de una persona adecuada.Un segundo es la preparation de una balanza de comprobacion de cuentas por

cobrar vencidas periodica para analizar y dar seguimiento por parte del perso

nal directivo adecuado. Un tercer control es una politica de castigo de cuentas

incobrables cuando ya no es probable que sean cobradas.

Los derechos y obligaciones y la presentacion y manifestacion en dadas

ocasiones constituyen un problema significativo para cuentas por cobrar. Por

lo tanto, un personal de contabilidad competente es un control suficiente para

estos dos objetivos de auditoria relacionados con saldos.

EFECTO DE LOSRESULTADOS DEPRUEBAS DECONTROLES YPRUEBASSUSTANTIVASDE OPERACIONES

Los resul tados de las prue bas de controles y pruebas sus tantiv as de operaciones

tendran un efecto significativo en el resto de la auditoria, en especial en lasprueb as sustant ivas y detalles de saldos. Las partes de la auditor ia que se afectan

mas por las pruebas de controles y las pruebas sustantivas de operaciones para

el ciclo de ven tas y cobr anza son los saldos en Ins cuentas por cobrar, efectivo, gastos

de deudas mains y estimacion para cuentas dudosns. A dem as , si los result ados de las

pruebas son insatisfactorios, es necesario revisar pruebas sustantivas adiciona-

les para verificar la precision de las ventas, devoluciones y rebajas sobre ventas,

castigo de cuentas incobrables y procesamiento de entradas de caja.

Al terminar las pruebas de controles y las pruebas sustantivas de operacio

nes, es esencial analizar cada excepcion a fin de determinar su causa y la

implication de dicha excepcion con el riesgo de control evaluado, lo que

afectaria el riesgo de detection soportado y por ende el resto de las pruebas

sustantivas. La metodologia e implicaciones del analisis de excepciones se

examina con mayor detalle en el capitulo 12.

El efecto mas significativo de los resultados de las pruebas de controles y las

pruebas sustantivas de operaciones o de ciclo de ventas y cobranza esta en la con

firmation de cuentas por cobrar. El tipo de confirmation, el tamano de la muestra

y la oportunidad de la prueba se ven afectados. El efecto de las pruebas en

cuentas por cobrar, gastos de deudas malas y estimacion para cuentas incobra

bles se considera en el capitulo 13.

CASO

ILUSTRATIVO:

HILLSBURGHARDWARE,PARTE I

Los conceptos para probar el ciclo de ventas y cobranzas presentado en es-

te capitulo se ilustran ahora para la compania Hillsburg Hardware Co. Los

estados financieros y la balanza de comprobacion del mayor de esta compania se muestran en el capitulo 5. En otros capitulos se incluyo information

adicional. Un estudi o de este caso tiene como objetivo ilustra r una metodol ogia

para disenar procedimientos de auditoria e integral- las diferentes partes de la

CAPITULO n AUDITOR! A DEL CICLO DH VHNTAS Y COBRANZA 4 0 7



OBJETIVO 7

Elaborar un plan de

auditoria integrado

para el cido de

ventas y cobranza

Hillsb urg Hard wa re Co., es un pequefio distr ibuidor mayori sta de ferreterias

inde pendi ente s de alta calidad en la parte sure ste de Esta dos Unidos. Este es el

cuarto ano de auditoria para este cliente y nunca ha habido errores significativos

descubiertos en las pruebas. En el presente ano, ha ocurrido un cambio impor-

tante. El contador en jefe abandono la compania y ha sido reemplazado por

Erma Swanson. No ha habido rotacion de otros empleados del departamento

de contabilidad.

La evaluacion general por parte de la direccion es que el personal de conta

bilidad es razonablemente competente y sumamente confiable. El presidenteRick Chulick, ha sido el funcionario en jefe de operaciones durante aproxima-

dame nte 10 anos. Ha sido considerado como sumam ent e competente y honesto

y como una persona que hace un trabajo concienzudo. Se proporciona la

siguiente informacion para los archivos del auditor:

• El organigrama y flujograma de la estructura de control interno preparado para

la auditoria. Esta informacion se incluye en las figuras 11.4 y 11.5. Las

devoluciones y rebajas sobre ventas pa ra este cliente son poco i mport ante s

par a incluirlas en el flujograma o para verificarlas en auditori a.

F IGU R A 1 1 -4Grafica

organizational deHillsburg Hardware:

Personal

I IGerentede

ventas

Bob Jolly

|

Vendedoresfuera de la

ciudad

Compras y controlde inventario

Arthur Rusk

Presidente

RickChuiik{no es dueno)

I

, 1 ,

Embarques yrecepcion

Harry Morton

Compras

Oscar Reed

I

Duenos, directores

Max Mohf.Mary MohrJllIStuart Fata

~ |

" ddntadora en jefe

..: •>; E fmaii S^ ^so ni l

, " 1

Empleadaide: drdenesf*

• Pam Plifey

Procesador

:de dato'li

Virgilio

Gillihgs •

Controles internos y debilidades y evaluacion del riesgo de control para ventas y

entradas de caja. Un metodo adecuado para identificar y documentar los

controles internos y debilidades y evaluar el riesgo de control se incluye

en la figura 11.6 (pagina 410) pa ra ve nta s y en la figura 11.7 (paginas 411)

para entradas de caja. Existen varias cosas que el auditor, Fran Moore,

realizo para comple tar cada matriz . En primer lugar identified los contro

les internos en los flujogramas, cuestionarios de control interno y platicas

con el personal del cliente. Tan solo se disponen de flujogramas en el caso

de Hillsburg. En segundo lugar, la audi tora identifico debilidade s utilizan-do las mismas fuentes. En tercer lugar, deci dio cuales objetivos de audi to

ria relacionados con operaciones se ven afectados por los controles inter

nos y las debilida des. Por ultimo, ev aluo el riesgo de control utili zand o la




NOTAS

1. Se envia toda la correspondencia al presidente.

2. El contador en jefe revisa por semana todos los numeros de ordenes de compra.

3. El contador en jefe revisa cada semana todos los conocimientos de embarque.

4. La cantidad de las ventas registradas en la factura de ventas se basa en una lista de precios estandar. Se le

almacena en un archivo de datos de computadora y solo cambia con autorizacion de l contador en jefe.

5. Pam Dilley compara el duplicado de la factura de ventas con el conocim iento de embarque revisandodiariamente lasdescripciones ycantidades, yse revisa la factura de ventas para determinar la razonabilidadde las extensiones y sumas. Ella pone sus iniciales en una copia de la factura antes de que se envie eloriginal al cliente.

6. Pam Dilley reuna diario las ventas en lotes. Se compara por semana el tot al de los lotes con el diario deventas.

7. Se envian estados de cuenta mensuales a los clientes.

8. El contador en jefe compara de forma mensual el total del archivo maestro de cuentas por cobrar con elmayor general.

9. Se archivan por separado las facturas no pagadas de las pagadas.

10. La recepcionista sella los cheques que llegan endosados con restricciones despues desu rec epcion.

11. No hubo ventas en efectivo.

12. Se efec tuan los depositos cada semana, por lo menos.

13. La recepcionista j unta diario las recepciones de efectivo. Se comparan por semana los totales de los lotes

con el diario de entradas de caja.

14. El co ntador en jefe concilia por mes el estado de cuenta bancario.

1 5. El presidente, despues que el contador en jefe ha p uesto sus iniciales, aprueba todos los gastos por deudasmalas y su elimination.

16. El c ontador imprime cada mes estados f inancieros, que son revisados por el president e.

17. El contador en jefe revisa diario todos los errores despues de la corrida de actualization. Se hacen lascorrecciones el mismo dia.



F IGURA11-6Matriz de riesgos de control para Hillsburg Hardware Co.—Ventas

OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADADOS CON LASTRANSACCIONES DE VENTAS

CONTROL INTERNO

Dilley examina los documentos antes de enviar lafactura al cliente (C1)

El presidente aprueba el credito antes del embarque(C2)

El contador contabiliza semanalmente los\A conocimientos de embarque para asegurarse que _i han sido facturados (C3)

tc

z

8 Se comparan los tota les de los lotes con los reportesresumidos de la computadora (C4)

El contador compara el total del archivo maestro delas cuentas por cobrar con la cuenta en el mayorgeneral (C5)

Se envfan estados mensuales a los clientes (C6)

Carencia de verificacion interna de la posibilidad que seregistre mas de una vez la factura de venta (D1)

UJ

Q

^ Carencia de control para comprobar los asientos3 oportunos (D2)5

aCarencia de verificacion interna de que las facturasde venta se incluyen en el diario de ventas (D3)

Riesgo de control evaluado

L a s v e n t a s r e g i s t r a d a s s o n

d e

e m b a r q u e s e f e c t u a d o s r e a l m e n t e a

c l i e n t e s n o f i c t i c i o s ( e x i s t e

n c i a )

C

C

c

c

D

Mediano

S e

r e g i s t r a n l a s t r a n s a c c i o

n e s d e

v e n t a s e x i s t e n t e s ( i n t e g r i d

a d )

C

C

D

Mediano

L a s c u e n t a s r e g i s t r a d a s s e

r e f i e r e n a

l a c a n t i d a d d e b i e n e s e m b

a r c a d o s

q u e s o n f a c t u r a d o s y r e g i s t r a d o s

c o r r e c t a m e n t e

( p r e c i s i o n )

C

C

c

Bajo

S e

d a s i f i c a n c o r r e c t a m e n t e l a s

t r a n s a c c i o n e s d e v e n t a s

( d a s i f i c a c i o n )

Bajo*

S e

r e g i s t r a n l a s v e n t a s e n

l a s f e c h a s

c o r r e c t a s ( m o m e n t o o p o r

t u n o )

D

Alto

S e

i n c l u y e n c o r r e c t a m e n t e l a s

t r a n s a c c i o n e s p o r v e n t a s e n e l

a r c h i v o m a e s t r o d e c u e n t a s p o r

c o b r a r y s e r e s u m e n c o r r e

c t a m e n t e

( a s i e n t o s y r e s u m e n )

C

C

Bajo

* Puesto que no hay ventas en efectivo, la dasificacion no es problema

C - Control

D - Debilidad




FIGURA 11-7Matriz de riesgo de control para Hillsburg Hardware Co. —Entradas de caja

OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADADOS CONTRANSACCIONES DE ENTRADAS DE EFECTIVO

CONTROL INTERNO

El contador concilia la cuenta del banco

Se sellan los cheques con un endoso con restricciones (C2)

J2 Se envi'an estados mensuales a los clientes (C3)

2 Se comparan los totales de los lotes con los reportesu resumidos de la computadora (C4)

El contador compara el total del archivo maestro de lascuentas por cobrar con la cuenta en el mayor general (C5)

No se utiliza la lista preliminar para verificar el registro de larecepcion de efectivos (D1)

La recepcionista maneja el efectivo despues que se le hanUJ devuelto las entradas de efectivo (D2)

<Q _ iCQ El procesador de datos tiene acceso a las entradas deQ efect ivo y mantiene los registros de cuentas por cobrar (D3)

No se depositan diariamente los efectivos recibidos (D4)

Carencia de la verificacion interna de la clasificacion de larecepcion de efectivo (D5)

Riesgo de control

E l r e g i s t r o d e e n t r a d a s d e e f e c t i v o e s

d e f o n d o s r e a l m e n t e r e c i b i d o s p o r l a

c o m p a n i a ( e x i s t e n c i a )

C

C

Bajo

S e

r e g i s t r a n e n t r a d a s d e e f e c t i v o e n

e l d i a r i o d e e n t r a d a s d e

e f e c t i v o

( i n t e g r i d a d )

C

C

c

D

D

D

Alto

S e d e p o s i t a n l o s e n t r a d a s r e c i b i d a s

e n l a c a n t i d a d r e c i b i d a ( p r e c i s i o n )

C

C

c

Bajo

S e c l a s i f i c a n c o r r e c t a m e

n t e l a s

t r a n s a c c i o n e s d e e n t r a d

a s d e

e f e c t i v o ( c l a s i f i c a c i o n )

D

Alto

S e r e g i s t r a l a e n t r a d a s d e e f e c t i v o

( m o m e n t o o p o r t u n o )

D

Alto

S e i n d u y e n c o r r e c t a m e n t e l a s

e n t r a d a s d e e f e c t i v o e n

e l a r c h i v o

m a e s t r o d e c u e n t a s p o

r c o b r a r y s e

r e s u m e n c o r r e c t a m e n t e

( a s i e n t o s y

r e s u m e n )

C

Mediano

C - Control

D - Dobilidad

CAPITULOll AUDITORIA DHL CICLO DE VENT AS Y COBRANZA 41 1



informacion obtenida en los tres pasos anteriores. El uso de la matriz de

objetivos por objetivos de las figuras 11.6 y 11.7 es principalmente para

ayudar a Fran Moore a evaluar adecuadamente el riesgo de control.

• Pruebas de control para cada control interno. Las pruebas de controles para

ven tas se incluye n en la tercera columna de la tabla 11.4 (pagina 413) y par a

entradas de caja en la misma columna en la tabla 11.5 (paginas 415). La

fuente de los control es int ernos es la figura 11.6 par a venta s y la figura 11.7

par a entr adas de caja. Fran decidio sobre las prueb as ad ecu adas pa ra cadacontrol.

• Pruebas sustantivas de operaciones para cada objetivo de auditoria relacionado

con operaciones. Las pruebas sustantivas de operaciones se incluyen en la

ultima columna de ventas (tabla 11.4) y entradas de caja (tabla 11.5). Fran

decidio sobre las pruebas sustantivas adecuadas de operaciones para cada

objetivo despues de considerar el riesgo de control evaluado, las pruebas

de controles planeados y las debilidades del control interno para ese

objetivo.

Observe que el uso del formato de objetivo por objetivo de las tablas 11.4 y

11.5 es para ayudar a Fran a decidir con eficacia sobre las pruebas sustantivas

adecuadas de operaciones. La auditora ha decidido hacer pruebas de controles

para cada control interno incluido en las figuras 11.6 y 11.7.

• Pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones del programa de

auditoria en un formato de desempeno. Las prueb as de controles y las prueb as

sustantivas de operaciones de la tabla 11.4 y de la tabla 11.5 se combinan

en un programa de auditoria en la figura 11.8 de la pagina 417. En la

referenda cruzada de los numeros entre parentesis muestra que no se han

agre gado ni elimin ado proce dimien tos de las tablas 11.4 y 11.5 y la redac-

cion permanece invariable. Las razones por las cuales Fran preparo el

formato de desempeno del programa de auditoria fueron eliminar los

procedimientos de auditoria que se incluyeron mas de una vez en las tablas

11.4 y 11.5 e incluirlos en una orden que permita a los asistentes de

auditoria terminar los procedimientos en la forma mas eficiente posible.

No se incluyen aqui el tamafio de la muestra y las partidas o para incluir

en la muestra, pero se consideran en una ampliacion del caso en el capi-

tulo 12.

• Actualizacion de la hoja de cdlculo de planeacion de hechos. Despu es de termina r

las pruebas de controles y las pruebas sustantivas de operaciones, el

auditor completa las hileras tres a siete de la hoja de calculo de planeacion

de hechos. Esta hoja de calculo par a Hill sbur g Ha rd wa re se mue str a en la

figura 12.8 de la pagina 467. Recuerde que en el capitulo 9 las hileras del

riesgo de control se llenaron antes que se hicieran las pruebas de

controles y despu es se modificaron si los resultad os de las prue bas no eran

satisfactorias.

Despues que se hayan realizado las pruebas de controles y las pruebas

sustantivas de operaciones, sera esencial analizar cada prueba de control y pruebasustantiva de operaciones para determinar su causa y la implicacion de la

excepcion en riesgo de control evaluado, lo que afecta el riesgo de deteccion

soportado y por lo tanto el resto de las pruebas sustantivas. La metodologia y




TABLA11-4

CONTROLES INTERNOS, PRUEBAS DE CONTROLES, Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONESPARA Hillsburg Hardware Co. -VENTAS* (FORMATO DE DISENO)

OBJETIVO DE

AUDITORIA

RELACIONADOCON CONTROL

TRANSACCIONES EXISTENTEt

Las ventas registradas

se refieren aembarques

efectuados en

realidad a clientes no

ficticios.

Dilley examina los

documentos antesde enviar la factura

al cliente (C1)

El credito es aprobado

por el presidente

antes del embarque

(C2)

Los totales son

comparados con los

reportes resumidos de

computadora (C4)

Los estados mensuales

son enviados a los

clientes (C6)

PRUEBA DE

CONTROL

Contabilizar una

secuencia de facturasde venta en el diario

de ventas(11)

Examinar los

documentos de

respaldo para verificar

la indicacion de

verificacion interna

porPam Dilley (12b)

Examinar la orden del

cliente para verificar

la aprobacion de

credito por Rick

Chulick(12e)

Examinar el archivo de

totales de lotes para

verificar las iniciales

del empleado decontrol de datos (8)

Observar si se han

enviado los estados

de cuenta mensuales

DEBILIDAD

PRUEBAS

SUSTANTIVAS

COMUNES DE

TRANSACCIONES

Carencia de

verificacion interna dela posibilidad que

se registren mas de

una vez las facturas

de ventas (D1)

Revisar los diarios y el

archivo maestro paradetectar transacciones

y cantidades

desusadas(l)

Rastrear las ventas

asentadasdesde

diario de ventas hasta

el archivo de los

documentos de

respaldo, que incluyen

un duplicado de la

factura de venta,

conocimiento de

embarque, orden de

venta y orden del

cliente (13)

(6)

Se registran las

transacciones

existentes de

ventas

El contador

contabiliza cada

semana los

conocimientos de

embarque para

cerciorarse que

han sido facturados

(C3)

Se comparan los

totales de los lotes

con los reportes

resumidos de la

computadora (C4)

Se contabiliza una

secuencia de

documentos de

embarque (9)

Examinar el archivo de

totales de lote para

verificar las iniciales

del empleado decontrol de datos (8)

Carencia de una

verificacion interna de

que se incluyen las

facturas de ventas en

el diario de ventas

(D3)

Rastrear documentos

de embarque

seleccionados al diario

de ventas para

asegurarse que se

ha incluido a cada

uno de ellos (10)

Las ventas r egistradas

se refieren a la

cantidad de bienes

embarcados y estan

facturados y

asentados

correctamente

Dilley examina los

documentos antes de

enviar la factura al

cliente (C1)

El presidente aprueba

el credito antes de los

embarques (C2)

Se comparan los

totales de los lotes

con los reportes

resumidos decomputadora (C4)

Se examinan los

documentos de

respaldo para verificar

la indicacion de la

verificacion interna de

Dilley (12b)Se examina la orden

del cliente para

verificar la aprobacion

del credito por Chulick

(12e)

Se examina el archivo

de totales de lote

para cotejar las

iniciales del empleadodel control de datos

(8)

Rastrear numeros

seleccionados de

duplicados de facturas

desde ventas del diario

hasta ventas de: (12)

a. Duplicado de

facturas de venta y

revision de la

cantidad total

registrada en el

diario, fecha,

nombre del cliente y

clasificacion de la

cantidad. Verificar el

precio, extensiones ytotales (12b)

CAPlTULO 11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA 413



TABLA11 .4 (CONTINUACION)

OBJETIVO DEAUDITORIARELACIONADOCONTRANSACCIONES

CONTROLEXISTENTEt

PRUEBA DECONTROL DEBILIDAD

PRUEBASSUSTANTIVASCOMUNES DETRANSACCIONES

Se envian estados decuenta mensuales alos clientes (C6)

Observar si se hanenviado los estadosde cuenta mensuales(6)

Conocimientodeembarqueycomprobacion delnombre del cliente,

descripcion delproducto, cantidad yfecha(12c)

Duplicado de laorden de ventasycomprobacion delnombre del cliente,descripcion delproducto, cantidad yfecha(12d)orden del cliente ycomprobacion delnombre del cliente,descripcion delproducto, cantidad yfecha(12e)

Las transacciones deventas estanclasificadas de formacorrecta

Ninguna Examinar el duplicadode la factura de ventapara verificar laclasificacion correctade la cuenta (12b)

Se asientan las ventasen las fechascorrectas

Ninguna Carencia de controlpara la comprobaciondel asentamientooportuno (D2)

Comparar las fechasen el conocimiento deembarque, duplicadode la factura deventasy diario deventas (14)

Las transacciones deventas estan incluidasdebidamente en elarchivo maestro decuentas por cobrar y

estan resumidascorrectamente

El contador comparael total del archivomaestro de cuentaspor cobrar con lacuenta en el mayor

general (C5)Se envfan estadosmensuales a losclientes (C6)

Observar si elcontador compara eltotal en el archivomaestro con la cuentaen el mayor general

(7)Observar si se han

enviado los estadosde cuenta mensuales(6)

Rastrear numerosseleccionados deduplicados de lasfacturas de ventas deldiario de ventas al

archivo maestro decuentas por cobrar ycomprobar lacantidad, fecha, ynumero de factura(12a)

Sumar y cruzar eldiario de ventasyrastrear los totales almayor general (3)

* Se resumen los procedimientos en un formato de desempeno en la figura 11-8. El numero entre parentesis despues de cada prueba de control y prueba

sustantiva de transacciones se refiere a un proce dimien to de auditoria en la fi gura 11-8.

T Solo se muestran los controles principales (clave) para cada objetivo de auditoria relacionado con transacciones. La mayoria de los objetivos tambien son

aceptados por uno o mas controles adicionales.




TABLA 11-5

CONTROLES INTERNOS, PRUEBAS DE CONTROLES, Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONESPARA Hillsburg Hardware Co. -ENTRADAS DE EFECTIVO* (FORMATO DE DISENO)

OBJETIVO DEAUDITORiARELACIONADOCON CONTROLTRANSACCIONES EXISTENTEt

PRUEBA DECONTROL DEBILIDAD

Las entradas de

efectivo registradasse refieren a fondosque la companfarealmente recibe

El contador concilia el

estado de cuentabancario (C1)

Se comparan lostotales de lote con losreportes resumidos decomputadora (C4)

Observar si el

contador concilia lacuenta bancaria (4)

Examinar en el archivode totales de lote lasiniciales del empleadode control de datos (8)


Revisar los diariosy el

archivo maestro paradetectar transaccionesy cantidades pocousuales (1)

Revisar el archivomaestro para verificarcreditos miscelaneos(2)

Preparar unacomprobacionderecepcion de efectivo(18)

Rastrear los asientosde recepcion deefectivo desde el diariode recepcion deefectivos hasta el

estado bancario,comprobando fechasy cantidades dedepositos(19)

Las entradas deefectivo se asientanen el diario derecepcion de efectivo

Se sellan los chequescon un endoso conrestricciones (C2)

Se envian de formamensual los estadosde cuenta a losclientes (C3)

Se comparan lostotales de lote con

los reportes resumidosde computadora (C4)

Observar si se utilizaun endoso conrestricciones en larecepcion de efectivo(5)

Observar si se hanenviado los estadosde cuenta mensuales(6)

Examinar el archivode totales de lote

para verificar lasiniciales del empleadode control de datos (8)

No se utiliza unlistado preliminar paraverificar las entradasde efectivo asentadas(D1)

La recepcionistamaneja el efectivodespues que se leregresa de laentradas de efectivo(D2)

El procesador dedatos tiene acceso a

las entradas deefectivo y mantienelos registros decuentas por cobrar(D3)

Obtener el listadopreliminar de lasentradas de efectivoy rastrear lascantidades en el diariode entradas deefectivo,comprobandonombres, cantidadesy fechas (15)

Comparar el estadopreliminar de entradasde efectivo con el

duplicado de la fichade deposito,comprobandonombres, cantidadesy fechas (16)

Se depositan y seregistran lasentradas deefectivo de acuerdocon la cantidadrecibida

El contador concilia lacuenta bancaria (C1)

Se envianmensualmenteestados a los clientes(C3)

Se comparan lostotales de lotes conlos reportesresumidos de

computadora (C4)

Observar si elcontador concilia lacuenta bancaria (4)

Observar si se enviancada mes los estadosde cuenta a losclientes (6)

Examinar el archivode totales de lotescon los reportesresumidos decomputadora (8)

Los procedimientospara el objetivo deexistencia tamb iensatisfacen esteobjetivo

CAPITULO11 AUDITORiA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA 4 1 5



TABLA 11-5 (CONTINUACION)

OBJETIVO DEAUDITORiARELACIONADO CON CONTROLTRANSACCIONES EXISTENTEt

PRUEBA DECONTROL

Las transacciones deentradas recepcionde efectivo estanclasificadas

debidamente

Ninguna

DEBILIDAD

Carencia deverificacion interna dela clasif icacion deentradas de efectivo

(D5)


Examinar el listadopreliminar para laclasificacion correctade las cuentas (17)

Las entradas deefectivo estanregistradas en lafecha correcta

Ninguna No se depositadiariamente laentradas de efectivo(D4)

Rastrear el total desdeel diario de entradade efectivo hasta elestado bancario,comprobando si hayuna demora en eldeposito (16)

Las entradas deefectivo estanincluidas debidamenteen el archivo maestrode las cuentas porcobrar y estaresumido de formacorrecta

El contador comparael tota l en el archivomaestro de cuentaspor cobrar con lacantidad en el mayorgeneral (C5)

Observar si elcontador compara eltotal en el archivomaestro con la cuentaen el mayor general(7)

Rastrear asientosseleccionados desde eldiario de recepcion deefectivo hasta losasientos en el archivomaestro de cuentaspor cobrar, ycomprobar fechas y

cantidades(20)Rastrear creditos

seleccionados desde elarchivo maestro decuentas por cobrarhasta el diario derecepcion de efectivoy comprobar fechas ycantidades(21)

Sumar y cruzar en eldiario de recepcion deefectivo y rastrear lostotales en el mayorgeneral (3)

* Se resumen l̂os procedimientos en un formato de desempeno en la figura 11-8. El numero en parentesis despues de cada prueba de control y prueba

sustantiva de transacciones se refiere a un procedimiento de auditoria en la figura 11-8.I Solo se muestran los controles principales (clave) para cada objetivo de auditoria reladonado con transacciones. La mayoria de los objetivos tambien son

aceptados por uno o mas controles adicionales.

las implicaciones del analisis de excepciones se explica con mayor detalle en el

capitulo 12.

El efecto mas significativo de los resultados de las pruebas de controles y las

sustantivas de operaciones en el ciclo de venta y cobranza esta en la confirma-

cion de cuent as por cobrar. El ti po de confirmacion, el tam ano de la mues tra y

la oportunidad de la prueba se ven afectados por los resultados tanto de las prue

bas de controles como de las sustantivas de operaciones. El efecto de las pruebas

por cobrar, los gastos de deudas malas y la estimacion de cuentas incobrables

se considera en el capitulo 13.




FIGURA 11-8Programa de

auditoria para laspruebas de

controles y pruebas

sustantivas detransacciones paraHillsburg Hardware

Co.: formato dedesempeno

HILLSBURG HARDWARE CO.

Pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones de procedimientos de

auditoria para las ventas y recepcion de efectivo

(no se incluye el tamano de muestra y las partidas en la muestra)

GENERAL

1. Revision de los diarios y el archivo maestro para transacciones y cantidades poco usuales.

2. Revision del archivo maestro para creditos miscelaneos.3. Suma y suma cruzada de los diarios de ventas y recepcion de efecti vo, y el rastreo de los totales al mayor

general.

4. Observar si el contador concilia el estado bancario.

5. Observar si se utiliza un endoso con restricciones en la recepcion de efectivos.

6. Observar si se envian los estados mensuales.

7. Observar si el contador compara el tota l del archivo maestro con la cuenta en el mayor general .

8. Examinar el archivo de totales de lotes para verificar las iniciales del empleado de control de datos.

ENVIO DE MERCANCIA

9. Contabilizar la secuencia de los documentos de embarque.

10. Rastrear documentos de embarques seleccionados en el diario de ventas para asegurarse que esta

incluido cada uno.

FACTURACION DE LOS CLIENTES Y EL ASIENTO DE LAS VENTAS EN LOS REGISTROS

11. Contabilizar una secuencia de las facturas de ventas en el diario de ventas.

12. Rastrear numeros seleccionados de facturas duplicadas de ventas desde el diario de ventas hasta:

a. archivo maestro de cuentas por cobrar y la comprobacion de la cantidad, fecha, y numero de factura.b. duplicado de facturas de ventas y revision de la cantidad total asentada en el diar io, f echa, nombre del

cliente y clasificacion de la cuenta. Verificar los precios, extensiones y sumas. Examinar los documentos

respaldadores para una indicacion de la verificacion interna de Pam Dilley.

c. conocimiento de embarque y comprobacion del nombre del cliente, descripcion del producto, cantidad

y fecha.

d. dupli cado de la orden de venta y comprobacion del nombre del cl iente, descripcion del produ cto,

cantidad, fecha e indicacion de la verificacion interna de Pam Dilley.

e. la orden del cliente y comprobacion del nombre del cliente, descripcion del produc to, cant idad, fecha y

aprobacion del credito por Rick Chulick.

13. Rastrear las ventas asentadas del diario de ventas en el archivo de los documentos de respaldo, que

incluye un duplicado de la factura de ventas, conocimiento de embarque, orden de compra y orden del

cliente.

14. Comparar las fechas en el conocimiento de embarque duplicado de la factura de ventas y diario de

ventas.

PROCESAMIENTO DE LA RECEPCION DE EFECTIVO Y EL ASENTAMIENTO DE LAS CANTIDADES EN LOS

REGISTROS

15. Obtener la lista preliminar de las entradas de efectivo, y rastrear las cantidades en el diario de entradas

de efectivo, comprobando los nombres, cantidades y fechas.

16. Comparar la lista preliminar de las entradas de efectivo con el duplicado de la ficha de deposito,

comprobando los nombres, cantidades y fechas. Rastrear el total del diario de recepcion de efectivo en el

estado bancario, verificar si hay demora en el deposito.

17. Examinar la lista preliminar para una clasificacion correcta de las cuentas.

18. Preparar una comprobacion de las entradas de efectivo.

19. Rastrear los asientos de entradas de efectivo desde el diario de recepcion de efectivo hasta el estado de

cuenta bancario, comprobar las fechas y cantidades depositadas.

20. Rastrear partidas seieccionadas desde el diario de entradas de efectivo hasta archivo maestro de cuentas

por cobrar, comprobar las fechas y cantidades.

21. Rastrear creditos seleccionados desde el archivo maestro de cuentas por cobrar hasta el diario de

recepcion de efectivo y comprobar las fechas y cantidades.




TERMINOS IMPORTANTES

Ademas de estos terminos, veanse las paginas 387

a la 392 en donde se encuentran las descripcio-

nes de los documentos y registros importantes

que se utilizan en el ciclo de ventas y cobranza.

Ciclo de venta s y cobranza. Implica las decisiones

y procesos necesa rios par a la transferencia de la

propiedad de bienes y servicios a los clientesdes pue s qu e ha n sido pue sto s a la venta. Empie-

za con un a solicitud de un cliente y concluye con

la conversion de material o servicio en una cuen-

ta por cobrar y finalmente en efectivo.

Clases de operaciones en el ciclo de ventas y

cobranza. Las categorias de operacion es para el

ciclo de ventas y cobranza en una compania

tipica: Ventas, entradas de efectivo, devolucio-

nes y rebajas de venta s, debitos de cuentas inco

brables y gastos de deudas malas.

Diseiio de formato de programa de auditoria. Los

procedimientos de auditoria resultantes de las

decisiones del auditor sobre los procedimientosde auditoria adecuados para cada objetivo de

auditoria; este programa de auditoria se utiliza

para preparar un formato de desempeno de

programa de auditoria.

Formato de desempeno de programa de audito

ria. Los procedimientos de auditoria para una

clase de operaciones organizados en el formato

en que se van a realizar; el programa de audito

ria se prepara a partir de un formato de diseno

de programa de auditoria.

Func iones empresariales para el ciclo de ventas y

cobranza. Las actividades principales que una

empresa debe realizar para cumplir y registrar

operaciones de ventas, entradas de caja, devo-

luciones y rebajas en ventas, debito s de cuentas

incobrables y deudas malas.

Objetivos de auditoria relacionados con opera

ciones en el ciclo de ventas y cobranza. Los seis

objetivos que el auditor debe satisfacer paracada clase de operaciones en el ciclo de ventas y

cobranza.

Prueba de entradas de efectivo. Un procedi-

mien to de auditoria para probar si todas las

entradas de caja registradas se han depositado

en la cuenta bancaria conciliando las entradas

de efectivo totales registradas en el diario de

entradas de efectivo para un periodo determi-

nado en el que se han hecho los depositos real-

mente en el banco.

Pruebas de controles en el ciclo de ventas y co

branza. Procedimientos de auditoria realizados

para determinar la eficacia del diseno y operaciones de controles in tern es especificos.

Pruebas sustantivas de operaciones en el ciclo de

ventas y cobranza. Procedimientos de auditoria

para verificar errores e irregularidades moneta-

rias a fin de determinar si los seis objetivos de

auditoria relacionados con operaciones se han

satisfecho para cada clase de operaciones en el

ciclo de ventas y cobranza.

Traslape de cuentas por cobrar. La posposi cion de

partidas para cobranza de cuentas cobrables

para ocultar un faltante de efectivo existente; un

tipo comun de desfalco.

CUESTIONARIO DE REPASO

11.1 Describa la natu ralez a de los siguientes do

cumentos y registros y explique su uso en el ciclo

de ventas y cobranza: conocimiento de embarque,

facturas de venta, nota de credito, aviso de rem esa,

estado de cuenta mensual para los clientes.

11.2 Explique la importa ncia y las aprobaciones de

credito adecuadas para ventas. iQue efecto tienen

los controles ad ecu ado s en la funcion de credito en

la acomodacion de evidencias por parte del auditor?

11.3 Distinga entre gastos de de uda s malas y el

castigo de cuentas incobrables. Explique por que se

auditan en formas por completo diferentes.

11.4 Enumer e los objetivos de aud ito ria relacio

nad os con operacio nes par a la verificacion de ope

raciones de venta. Para cada objetivo, indique un

control interno que puede utiiizar el cliente a fin

de reducir la probabilidad de errores.

11.5 Ind ique una pru eba de control y un a pru eba

sustantiva de operaciones que utiliza el auditor

para verificar los siguientes objetivos de ventas

relacionados con operaciones: las ventas registra

das se indican en el monto adecuado.

11.6 Enumere las tareas mas importante s que de-

ben segregarse en el ciclo de ventas y cobranza.

Explique por que es deseable que se separe cada

actividad.

11.7 Explique la forma en que los docu ment os de

embarque prenumerados y las facturas de venta

pueden ser controles utiles para evitar errores en

ventas.




11.8 ^Cuales tres tipos de autorizaciones se utilizan

por lo comun en una estructura de control interno

para ventas? Para cada autorizacion, indique una

prueba sustanti va que el audit or utiliza para veri

ficar si el control fue eficaz para prevenir errores.

11.9 Explique el propos ito de la totalizacion di-

recta e indirecta del diario de ventas en el rastreo

de totales en el mayor.

11.10 ^Cual es la diferencia entr e el enfoque delauditor al verificar las devoluciones y rebajas en

ventas, y el enfoque para ventas? Explique las

razones de la diferencia.

11.11 Explique por que los auditore s por lo gene

ral hacen enfasis en la deteccion de un fraude en la

auditoria de efectivo. ^Esto esta de acuerdo o en

desacuerdo con la responsabilidad del auditor en la

auditoria? Explique su respuesta.

11.12 Enu mer e los objetivos de audi tor ia relacio-

nados con operaciones para la verificacion de en-

tradas de efectivo. Para cada objetivo, indique un

control interno que utiliza el cliente para reduci r la

probabilidad de errores.11.13 Enume re varios procedi mientos de audit o

ria que el auditor utiliza para determinar si se

registro todo el efectivo recibido.

11.14 Expliq ue lo qu e quiere decir pruebas de en~

tradas de efectivo e indique su proposito.

11.15 Explique lo que quiere decir traslape y ana-

lice la forma en que puede descubrirlo el auditor.

^Bajo que circunstancias deberia el auditor hacer

un esfuerzo especial para descubrir el traslape?

11.16 ^Cuales proce dimie ntos de audit oria tie-

nen mas probabilidad d e ser utilizados pa ra iden-

tificar las cuentas por cobrar castigadas como

incobrables? Indique el proposito de estos proce

dimientos.11.17 Indi que la relacion entre la confirmacion

de cuentas por cobrar y los resultados de las

pruebas de controles y pruebas sustantivas de

operaciones.

11.18 ^Bajo que circuns tanc ias es acep table reali-

zar pruebas de controles y pruebas sustantivas de

operaciones para ventas y entr adas de en una

fecha provisional?

11.19 Diane Smith, contadora piiblica, realizo

pruebas de controles y pruebas sustantivas de ope

raciones para ventas para el mes de marzo en una

auditoria de los estados financieros para el ano

concluido el 31 de diciembre de 1994. Con base enlos excelentes resultados de las pruebas de contro

les y de las pruebas sustantivas de operaciones,

decidio reducir significativamente sus pruebas

sustanciales de detalles de saldos a final de ano.

Evalue esta decision.

PREGUNTAS DE OPCION MULTIPLE DE LOS EXAMENES PARA CP

11.20 Las siguientes pre gunt as se refieren a los

controles internos en el ciclo de ventas y cobranza.

Escoja la mejor respuesta.

a. Para un control interno eficaz, la funcion de

f acturaci on de PED debe realizarse por(1) el departamento de contabilidad.

(2) el departamento de ventas.

(3) el departamento de embarque.

(4) el departamento de credito y cobranza.

b. Una politica de la compa nia debe indica r clara-

mente que la mercancia defectuosa devuelta

por los cliente ha de entregarse a

(1) elvendedor.

(2) el encargado de recepcion.

(3) el encarg ado de contr ol de inventa rio.

(4) el encargado de cuentas por cobrar.

c. Para un buen control interno, el gerente de

credito debe ser responsable ante el(1) gerente de ventas.

(2) gerente de servicio a clientes.

(3) contralor.

(4) tesorero.

d. Para un bue n control interno, el dep art ame nto

de facturacion PED debe estar bajo la direccion

del(1) contralor.

(2) el gerente de credito.

(3) el gerente de ventas.

(4) tesorero.

11.21 Para cad a uno de los sigu ientes tipos de

errores (partes de la a a la d), escoja el control que

debio haber evitado el error:

(a) Una compan ia manuf act urer a recibio una con

siderable devolucion de ventas en el ultimo

mes del ano, pero la nota de credito por la

devolucion no fue preparada sino hasta des-

pues que los auditore s term inar on su trabajo decampo. La mercancia devuelta fue incluida en

el inventario fisico.

CAPITULO11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA



(1) La balanza de comprobacion o relacion de

cuentas por cobrar se prepara.

(2) Se pre num er an las nota s de credit o y se

toma n en cuenta todos los numer os.

(3) Periodicamente se prepara una conciliacion

con la balanza de comprobacion de cuentas

de clientes con el control del mayor.

(4) Los informes de recepcion se preparan pa

ra todos los materiales recibidos y talesinformes se toman en cuenta en forma re

gular.

b. El gerente de venta s atribuyo a un vend edor ,

Jack Smith, las ventas que de hecho fueron

ventas "de cuenta interna". Posteriormente,

Smith dividio su exceso de comisiones de ven

tas con el gerente de ventas.

(1) Las partidas de ventas de resumen se veri-

fican periodicamente por personas inde-

pendientes de las funciones de venta.

(2) Las orde nes de ventas se revisan y se apru e-

ban por personas independientes del depar-

tament o de ventas.(3) El auditor interno compara los estados de

cuentas de comisiones de ventas con el re-

gistro de salidas de efectivo.

(4) Las ordenes de venta estan prenumeradas y

todos los numeros estan justificados.

c. Un a factura de 5,200 dolare s fue calculada co-

rrectamente pero, por error, fue tecleada como

2,500 dolares en el diario de ventas y en el

archivo maestro de cuentas por cobrar. El

cliente envio solamente 2,500 dolares, la can-

tidad que aparecia en su estado de cuenta

mensual.

(1) Las listas pr evi as y los total es pre det er -

minados se utilizan para controlar los

asientos.

(2) Los numeros de serie de las facturas de ven

ta, precios, descu entos, extensi ones y totales

se verifican en forma independiente.

(3) Los es tad os de cue nta me nsu ales de los

clientes se verifican mensualmente y son

enviados por correo por una persona res-

ponsable diferente del contador que los

prepara.

(4) Las ded ucc ion es de rem es as no autor i-

zadas que hacen los clientes, y otrosasuntos en aclaracion se investigan de

inmediato por parte de una persona in

dependiente de la funcion de cuentas por

cobrar.

Las copias de las facturas de venta muestran

diferentes precios unitarios por articulos apa-

rentem ente identicos.

(1) Todas las facturas de venta son verificadas

en cuan to a todos los detalles de spu es de su

preparacion.

(2) Las diferencias que reportan los clientes son

investigadas de forma satisfactoria.

(3) Los datos de ventas estadisticos s on compi -lados y reconciliados con las ventas regis-

tradas.

(4) Se compara todas las facturas de ventas con

las ordenes de compra de los clientes

11.22 Las siguientes pregun ta s se refieren a he-

chos de auditoria para el ciclo de ventas y cobran-

za. Seleccione la mejor respuesta.

a. En ocasiones los auditores utilizan la compa ra-

cion de indices como evidencias de auditoria. Por

ejemplo, una disminucion no explicada en el in-

dice de margen de utilidad bruta de ventas puede

sugerir ^cual de las siguientes posibilidades?(1) Adquisicionesnoregistradas.

(2) Ventas no registradas.

(3) Adquisiciones de mercancia que se cargan

a los gastos de ventas y generates.

(4) Ventas ficticias.

b. Un auditor realiza pruebas sustantivas para

ventas. Un paso es rastrear una muestra de par

tidas de abonos desde el archivo maestro de

cuent as por cobrar hasta las copias de las factu

ras de venta. <j,Que pretenderia establecer el

auditor con este paso?

(1) Las facturas de vent a re pre sen tan ven tas

existentes.

(2) Todas las ventas han sido registradas.

(3) Todas las facturas de venta han sido adecuada-

mente asentadas en las cuentas de los clientes.

(4) Las partidas de abonos en el archivo maes

tro de cuentas por cobrar son soportadas de

forma adecuada por las facturas de venta.

c. Para verificar que tod as las transa cciones de

venta hayan sido registradas, debe realizarse

una prueba sustantiva de operaciones en una

muestra representativa obtenida de

a. las par tid as en el libro de venta s.

b. el archivo de orde nes de ven ta del encarga -do de facturacion.

c. un archivo de copias de facturas de venta s

para los cuales todas las formas prenumera

das de la serie han sido contabilizadas.

d.

r11.

chc

za.

a.

b.

c.




(4) el archivo de copias de conocimientos de

embarque del encargado de embarques.

d. Un conta dor publico esta aud it and o los estado s

financieros de una compafiia telefonica peque-

fia y desea probar que todos a los clientes se les

esta facturando. Un procedimiento que podr ia

utilizar es

(1) verif icar una muestra de listas en el directorio

telefonico con el control de facturacion.

PUNTOS DE DEBATE Y PROBLEMAS

11.23 Los pu nt os del 1 al 8 son prueb as seleccio-

nadas del tipo que generalmente se encuentra en

los cuestionarios de control inter no que utilizan los

contadores para lograr conocer la estructura de

control interno en el ciclo de ventas y cobranza. Al

utilizar el cuestionario para un cliente, una res-

puesta "afirmativa" a una preg unta indica un po-

sible control interno, en tanto que una respuesta

"negativa " indica una debilidad potencial.

1. ^Las facturas de ventas se compara inde-

pendientemente con las ordenes de los

clientes en cuanto a precios, cantidades, ex-

tensiones y totales?

2. ^Las orde nes de venta, facturas y notas de

credito emitidas y archivadas en secuencia

numerica y las secuencias son contabiliza-

das frecuentemente?

3. ^Las funciones de venta y las funciones de ca-

je ro son ind epe nd ient es de las ent radas de

caja, embarques, entrega y funciones de fac

turacion?

4. ^Todos los COD, desechos, equipo y ventas en

efectivo se cuentan de la misma forma que lasventas a cuenta y la contabilidad es inde-

pendiente del procedimiento de cobranzas?

5. ^La funcion de cobra nza es inde pend ien te

de y constituye una verificacion en factura

cion y registro de ventas?

6. ^Los archivos ma estr os de cuen tas por co-

brar son balanceados en forma regular para

controlar las cuentas por parte de un em-

pleado independiente de las funciones de

facturacion?

7. ^Las ent rada s de efectivo son anot ada s en los

libros en partidas originales por personas

independientes de las funciones de aperturadel correo y registro de las entradas?

8. <j,Las entradas son depositadas intactas a

diario en forma oportuna?

(2) rastrear una muestra de asientos del control

de facturacion hasta los registros de c uenta s

por cobrar subsidiarios.

(3) obtener un saldo de los archivos maestros

de cuentas por cobrar con las cuentas de

control del mayor.

(4) confirmar un num er o repr ese ntat ive de

cuentas por cobrar.

Tarea

a. Para cada una de las pre gunt as anteriore s, in-

dique los objetivos de auditoria relacionados

con operac iones que s e esta n satisfacie ndo si el

control est'a en funcion amient o.

b. Para cada control enumere un procedimiento

de prueba de control para verificar su eficacia.

c. Para cada una de las preguntas anteriores,

identifique la naturaleza de los errores finan

cieros potenciales.

d. Para cada error potencial en la part e c, enu mer e

un procedimient o de auditoria susta ntivo para

determinar que existen errores importantes.

11.24 Los siguientes errores o irre gular idade s se

incluyen en los registros contables de Goyce Ma

nufacturing Co:

1. Una factura de ventas fue sumada mal

por 1,000 dolares debido a un error de

captura.

2. Una vent a impo rta nte fue regi stra da en for

ma no intencional por segunda vez en elultimo dia del ano. La venta habia sido re

gistrada originalmente dos dias antes.

3. El efectivo pa ga do en cue nta s por cobrar fue

robado por el encarg ado del correo cuando

se abria el correo.

4. El efectivo pa ga do en cue nta s por cobr ar

que habia sido puesto en una lista por

una secretaria fue robado por el conta

dor que registra las entradas de efectivo

y cuentas por cobrar. No registro las ope

raciones.

5. Un embar que a un cliente no fue facturado

porque se perdio el conocimiento de embarque.

6. La mercan cia fue envi ada a un cliente, pero

no se preparo un conocimiento de embar-




que. Dado que las facturas son preparadas

a partir de los conocimientos de embarque,

no se facturo al cliente.

7. Un a ven ta a un cliente residen cial fue clasi-

ficada en forma no intencional como una

venta comercial.

Tare a

a. Ident ifique si cada error es un error o una irre-

gularidad.

b. Para cada error, indique un control que hubiese

prevenido que ocurriese en forma continua.

c. Para cada error, indiq ue un proce dimi ento de

auditoria sustantivo q ue pudiese descubrirlo.

11.25 Las sigui entes son prueb as de contro les que

se realizan comun ment e y pruebas sustantivas de

operaciones de procedimientos de auditoria en los

ciclos de venta y cobranza:

1. Examine las devoluc iones de venta para ver

que hayan sido aprobadas por funcionarioautorizado.

2. Encuentre la secuencia de documentos de

embarque y examine cada uno para asegu-

rarse que tengan adjunta una copia de la

factura de ventas.

3. Encue ntre una secuenc ia de facturas de ven

ta y examine cada una para asegurarse que

una copia del documento de embarque este

adjunta.

4. Com par e la cant idad y descripci on de pro-

ductos en los documentos de embarque con

las facturas de venta relacionadas.

5. Rastree las venta s registrada s en el diario de

ventas con el archivo maestro de cuentas

por cobrar y comp are el nom bre del cliente,

la fecha y el monto de cada una.

6. Revise las listas en el libro de ent radas de

caja para determinar si el efectivo esta asen-

tado todos los dias.

7. Reconcilie las ent rad as de caja registra das

en la lista con el diario de ventas en efectivo

y el estado de cuenta bancario para un pe-

riodo de un mes.

Tarea

a. Identifique si cada proce dimie nto de audit oria

es una prueba de control o una prueba sustan-

tiva de operaciones.

b. Ind iqu e cua l de los seis objetivos de aud ito ria

relacionados con operaciones satisface cada

uno de los procedimientos de auditoria.

c. Identifique el tipo de evidenci a utili zada para

cada procedimiento de auditoria, como una

confirmacion y observacion.

11.26 Los siguientes son selecciones de objetivos de

auditoria relacionados con operaciones y procedimientos de auditoria para operaciones de venta:

OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS

CON OPERACIONES

1. Existen vent as regis trada s.

2. Se regist ran las venta s existentes.

3. Las operaci ones de venta s se incluye n ade-

cuadamente en el archivo maestro de cuen

tas por cobrar y se resumen en forma co-

rrecta.

PROCEDIMIENTOS

1. Rastree una mues tra de doc ume ntos de em

barque con las facturas de venta relaciona

das y el diario de ventas para asegurarse

que se facturo el embarque.

2. Examine una mues tra de copias de facturas

de ventas para determinar si cada una tiene

adjunto un documento de embarque.

3. Examine el diario de vent as para una mues

tra de operaciones de ventas a fin de deter

minar si cada una tiene una marca en el

margen que indique que ha sido comparada

con el archivo maestro de cuentas por co

brar en cuanto al no mbr e del cliente, la fechay el monto.

4. Examine una muest ra de los docum ento s de

embarque a fin de determinar si cada uno

tiene un numero escrito en la esquina infe

rior izquierda en la copia de la factura de

ventas.

5. Rastree una muest ra de par tida s de abonos

en el archivo maest ro de cuen tas por cobrar

con el diario de ventas a fin de determinar

si la fecha, el nombre del cliente y el monto

son los mismos.

6. Rastree una muest ra de copias de facturas

de ventas con los documentos de embarquerelacionados que se encuentran en el depar-

tamento de emba rques para asegurars e que

se hizo un embarque.

422 PARTE 3 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA AE CICEO DE VENTAS Y COBRANZA



Tarea

a. Para cada objetivo, ident ifiq ue por lo men os un

error especifico que ocurrio.

b. Describa las diferenc ias ent re los prop osit os del

primer y segundo objetivos.

c. Para cada proc edim ient o de auditoria , identifi-

quelo como una pr ueba de control o una pr ueba

susta ntiva de operaciones. (Existen tres de cadauno.)

d. Para cada objetivo, identifique una pru eba de

control y una prueba sustantiva de operacio

nes.

e. Para cada pru eba de control, identifique el con

trol interno que se esta probando. De igual

forma, identifique o describa un error que el

cliente este tratando de evitar utilizando un

control.

11.27 Los siguientes proc edimie ntos de venta se

encontrar on durant e la auditoria anual de Marvel

Wholesale Distributing Company.Las ordenes de los clientes son recibidas por el

departamento de ordenes de venta. Un oficinista

calcula el monto aproximado en dolares de la or-

den y la envia al departamento de credito para su

aprobacion. La aprobacion de credito se pone en

forma de sello en el pedido y se envia al departa

mento de contabilidad. Se utiliza entonces una

microcomputadora para generar dos copias de

una factura de ventas. El pedido se archiva en el

archivo de pedidos de clientes.

La copia del cliente de la factura de ventas se

pone en un archivo de pendientes en espera de la

notificacion de que el pedido ha sido enviado. Lacopia de embarque de la factura de ventas es en-

viada a traves del almacen, y el departamento de

embarques tiene las autorizaciones de los departa-

mentos respectivos para liberar y embarcar la mer-

cancia. El personal del departamento de embar

ques empaca el pedido y prepara manual mente un

conocimiento de embarque en tres copias: el origi

nal es enviad o al cliente, la seg unda copia es envia-

da con el embarque y la tercera se archiva en

secuencia en el archivo de conocimiento de embar

que. La copia de embarque de la factura de venta

es enviada al departamento de contabilidad con

cuale squier cambi os resulta ntes de la f alta de mer-

cancia disponible.

Un empleado en contabilidad compara la copia

de embarque de la factura de embarque recibida

con la copia de la factura de venta del cliente del

archivo de pendientes. Las cantidades en las dos

facturas se comparan y los precios tambien se

comparan en una lista de precios aprobada. La

copia del cliente se envia posteriormente por co-

rreo al cliente y la copia del embarque se envia al

departamento de procesamiento de datos.

El encargado de procesamientos de datos en

contabilidad captura los datos de la factura deventas en la computado ra, qu e se utiliza para pre-

parar el diario de ventas y actualizar el archivo

maest ro de cuentas po r cobrar. Archiva la copia de

embarque en el archivo de facturas de ventas en

secuencia numerica.

a. A fin de reunir evidencias de audi tori a resp ec-

to a la aprobac ion de credito por vent as ade cua-

do, el auditor elegiria una muestra de docu-

mentos de operaciones de la poblacion que le

presente el

(1) archivo de pedidos de clientes.

(2) archivo de conocimientos de embarque.

(3) archivo mae str o de c uent as por cobr ar delos clientes.

(4) archivo de facturas de venta.

b. A fin de determinar si los controles internos

funcionan adecuadamente para reducir casos

de fallas en el asiento de facturas en el archivo

maestro de cuentas por cobrar de clientes, el

auditor seleccionaria una muestra de operacio

nes de la poblacion representada por

(1) el archivo de pedidos de clientes.

(2) el archivo de conocimiento de embarque.

(3) el archivo maestro de cuentas por cobrar del

cliente.

(4) el archivo de facturas de ventas.

c. A fin de deter mina r si los controle s internos

funcionaron eficazmente para reducir los casos

de fallas en la facturacion de un embarque, el

auditor elegiria una muestra de operaciones de

la poblacion que le presentara el

(1) archivo de pedidos de clientes.

(2) archivo de conocimientos de embarque.

(3) archi vo mae str o de cuen tas por cobra r de

clientes.

(4) archivo de facturas de ventas.

d. A fin de reunir evidenci as de audi tori a que los

produ ctos no cobra dos en las cuentas de los clien

tes representaron efectos por cobrar existentes

con cargo a clientes, el auditor escogeria una

muestra de partidas de una poblacion repre

sentada por

CAPI'TULO 11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA 4 2 3



(1) el archivo de pedidos de clientes.

(2) el archivo de conocimientos de embarque.

(3) el archivo maestro de cuentas por cobrar de

clientes.

(4) el archivo de facturas de venta.*

11.28 Los siguie ntes son proc edimi ento s de audi

toria comunes para pruebas de ventas y entradas

de caja.

1. Compa ra la cantid ad y descr ipcion de las

par tid as en las copias de facturas de venta s

con los documen tos de emba rque relaciona-

dos.

2. Rastree las ent radas de efectivo regi stra das

en el archivo maestro de cuentas por cobrar

con el diario de entradas de caja y compare

el nombr e del cliente, la f echa y el mon to de

cada una.

3. Exami ne las copias de las facturas de ven ta

para ver si hay indicios que los precios de

venta unitarios se com para ron con la lista

de precios aprobada.

4. Examine las copias de facturas de ven tas pa

ra determinar si la clasificacion de cuentas

par a ventas se ha incluido en el document o.

5. Examine el diario de ventas para ver las

operaciones de partes relacionadas, los efec-

tos por cobrar y otras partidas inusuales.

6. Seleccione una mue str a de ped ido s de clien

tes y rastree los documentos en los docu

mentos de embarque relacionados, las fac

turas de proveedores y el archivo maestro

de cuentas por cobrar para comparar el

nombre, la fecha y el monto.

7. Realice una prueba de las entradas de efectivo.

8. Examine una muestr a de los avisos de reme -

sa para ver la aprobacion de los descuentos

en efectivo.

9. Justifique una secuencia numerica de las

notas de remesas y determine si existe una

marca de referenda cruzada para cada uno,

indicando que ha sido registrada en el diario

de entradas de caja.

Tarea

a. Identifique si cada proced imient o de auditoria

es una prueba de control o una prueba sustan-tiva de operaciones.

*Adaptado de AICPA.

b. Ind iqu e cual de los objetivos de aud ito ria rela

cionados con operaciones satisface cada uno de

los procedimientos de auditoria.

c. Para cada pr ueb a de contro l de la par te a, indi que una prueba sustantiva que podria utilizar-

se para determinar si existio un error o irregu-

laridad monetarios.

11.29 Appli ances Repair an d Service Com pa ny

factura a todos sus clientes en lugar de cobrar en

efectivo cuan do s e proporc ionan servicios. Todo el

correo es abierto por Tom Gyders, el tesorero.

Gyder s, conta dor publico, es la per son a mas califi-

cada en la compa nia que esta en la oficina todos los

dias. Por lo tanto, el puede solucionar problemas

y responder rapidamente a las necesidades de los

clientes. Al recibir efectivo, prepara inmediata-

mente una lista del efectivo y una copia de la ficha

de deposito. El efectivo es depositado todos los

dias. Gyders utiliza la lista para capturar las ope

raciones financieras en los registr os contabl es com-

putar izado s. Tambi en se pone en contacto con los

clientes cuando hay cuentas por cobrar pendien-

tes. Da do que el tamb ien conoce el negocio y a cada

cliente, otorga credito, autoriza todas los rebajas

sobre ventas, y castiga las cuentas incobrables. El

propietari o esta sumam ent e complacido con la efi-

ciencia de la compania. Puede dirigir su negocio

sin dedicar mucho tiempo al mismo debido a la

eficiencia de Gyders.

Imagine mos la sorpresa del cliente cua ndo des -

cubren que Gyders ha cometido un robo importan -

te de las entradas de efectivo de la compania. Lo

hizo no registrando ventas, registrando creditos

inadecuados en las cuentas por cobrar registradas

y exagera ndo las cuentas por cobrar.

Tarea

a. Dad o que el efectivo estaba pue sto en un a lista,

iba solo a la tesoreria y era deposit ado t odos los

dias. ^Que deficiencia de control interno per-

mitio el fraude?

b. ^Cuales son los beneficios de poner en un a lista

el efectivo? ^Quien deberia preparar la lista y

que deberes no deberia realizar esa persona?

c. Supo ngam os que una person a apro piad a, tal y

como se indica en la parte b, prepara una listadel efectivo. ^Que evita ra que esa per sona tome

el efectivo des pue s de qu e se asien ta en la lista,

pero antes de que sea depositado?

4 2 4 PARTE 3 APLICACIONDEL PROCESODE AUDITORIA ALCICLODE VENTAS YCOBRANZA



d. ^Quie n deber ia depos itar el efectivo, da da su

respuesta en la parte b?

11.30 El recep cionis ta de Jones Supp ly Co. pone

en una lista el efectivo antes de hacer los depositos

diarios. Da los avisos de remesas al encargado de

procesamiento de datos que los utiliza para captu-

rar las operaciones de entradas de efectivo en los

registros contables computariz ados. Cada mes, elcontralor prepara una prueba de las entradas de

efectivo e impri me una copia del diario de entr adas

de efectivo y lo compara con las listas.

Tarea

a. Defina una prueba de entradas de efectivo e

indiqu e su proposito.

b. Para los siguientes errores o irregularidades,

indique si (i) es probable el que se descubra

mediante una prueba de entradas de caja. (ii) Es

probable que sea descubierto por una compa

racion de las listas del diario de entradas deefectivo. (iii) Es proba ble que se des cubr a ya sea

mediante una prueba de entradas de efectivo o

una comparacion de las listas del diario de

entradas de efectivo o (iv) no es probable que

se descubra por una prueba de las entradas de

efectivo ni por una comparacion de la lista del

diario de entradas de efectivo.

(1) El efectivo fue asentado en una lista y cap-

tura do adec uada ment e en los registros con

tables computarizados, pero el banco abono

el monto adecuado a la cuenta bancaria de

Jones.

(2) El recepcionista por accidente no dio los dos

avisos de remesa al encargado de procesa

mient o de datos los cuales se habia asentado

el efectivo.

(3) El recepcionista por accidente tiro un sobre

cer rad o que incluia un cheque y un aviso de

remesa.

(4) El enca rga do de pro cesa mien to de dat os

cometio un error de trasposicion al capturar

la operacion en los registros contables com

putarizados (registro una entrada como

4,621 dolares en lugar de 6,421 dolares).

(5) El enc arg ado de pr oces amie nto de da tosregistro el efectivo recibido en la forma co

rrects, pero lo abono a la cuenta de otro

cliente.

(6) El recepcionis ta indi co las en tr ad as de efec

tivo, pero despues retuvo un cheque para

utilizarlo el mismo y no envio el aviso de reme

sa al encargado de procesamiento de datos.

c. Para las pre gun tas de la par te b, que uste d

respondio (iv), identifique un procedimiento

de auditoria que probablemente descubra el

error.

11.31 El consejo de f iduciarios de una iglesia local

le ha pedido revisar sus procedimientos contables.

Como parte de esta revision usted ha preparado

los siguientes comentarios sobre las cobranzas he-

chas en los servicios semanales y la contabilidad

de las aportaciones de los miembros:

1. El consejo de fiduciarios de la iglesia ha

delegado la responsabilidad de la adminis-

tracion financiera y de la auditoria de los

registros financieros al comite de finanzas.

Este grupo prepara el presupuesto anual y

aprueba los desembolsos de efectivo impor-

tante s pero no participa en la cobranza ni enla contabilidad. No se ha considerado nece-

saria ninguna auditoria en anos recientes

porque el mismo empleado en quien se ha

confiado ha llevado la contabilidad de la

iglesia y ha servido como secretario de fi

nanzas d urant e 15 anos.

2. La cobranza en el servicio semanal esta a

cargo de un grupo de miembros. El jefe del

equipo cuenta el dinero cobrado en la ofici-

na de la iglesia despues de cada servicio.

Despues coloca el dinero y una nota de la

cantidad en la caja fuerte de la iglesia. La

siguiente manana el secretario de finanzas

abre la caja y vuelve a contar el dinero co

brado. Conserva apro xima dame nte 100 do

lares pa ra cu mplir con los gastos en efectivo

durante la siguiente semana y deposita el

resto intacto. A fin de facilitar el deposito,

los miem bros que hacen sus aportac iones en

cheque se les pide que hagan sus cheques al

portador.

3. A peticion de unos cuant os miemb ros se les

proporciona sobres prenumerados y prefe-

chados en los cuales insert an sus aportaciones

semanales. El jefe del equipo saca el efectivo de los sobres para contarlo con el efectivo

suelto incl uido en la cobra nza y desecha los

sobres. No se lleva ningun registro de la




emision o devolucion de sobres y no se fo-

men ta el sistema de sobres.

4. A cada miemb ro se le pid e prepar ar una

tarjeta de aportacion cada ano. Esta tarjeta

se considera como un compromiso moral

que hace el miembro para contribuir con

una cantidad determinada cada semana. Con

base en los montos que se muestran en las

tarjetas, el secretario de f inanzas proporcio-

na una carta a los miembros, a solicitud,

para apoyar la deducibilidad de impuestos

con sus aportaciones.

Tarea

Identifique las debilidades y recomiende mejoras

en los procedi mientos de cobranza que se h acen en

los servicios semanales y la contabilidad de las

aportaciones de los miembros.

Utilice la metodologia para identificar las debi

lidades que se analizo en el capitulo 9. Organice su

respuesta en la forma siguiente.*

DEBILIDADES MEJORARECOMENDADA

11.32 Las funciones de facturacion a clientes y

entradas de efectivo de Robinson Company, una

pequena fabrica de pinturas, estan a cargo de un

recepcionista, un encar gado de cue ntas por cobrar

y un cajero que tambie n funge como secreta rio. Los

productos de la compania se venden a mayoristas

y tiendas detallistas.

Lo siguiente describe todos los procedimientos querealizan los empleados de Robinson Company relati-

vos a la facturacion de clientes y entradas de efectivo:

1. El correo lo abre el recepcionista, quien entre -

ga los pedidos de clientes al encargado de

cuentas por cobrar, cada dia se reciben entre

15 y 20 pedi dos, dado que tiene instrucciones

de acelerar el emba rque de pedidos , el encar

gado de cuentas por cobrar prepara de una

sola vez un a f actura de ventas en cinco copias,

misma s que di stribuye de la forma siguiente.

a. La copia uno es la copia de facturacion del

cliente y se conserva en cuentas por cobrar

hast a que se recibe la nota de embarq ue.

*AdaptadodelAICPA.

b. La copia dos es la copia par a el depa rtame nto

de cuentas por cobrar y se conserva para la

actualizacion final de los registros contables.

c. Las copias tres y cua tro se env ian al dep ar

tamento de embarques.

d. La copia cinco se envi a al alma ceni sta como

perso na que tiene aut ori dad pa ra liberar los

productos al departamento de embarques.

2. Despue s que ha pasa do el pedi do de pintura

del almacen al departament o de embarq ue,

este ultimo prepara los conocimientos de

embarque y las etiquetas de las cajas. La

copia de la factura de ventas numero cuatro

se inserta en una caja como ficha de empa-

que. De spues que el transport ista ha recogi-

do el embarque, la copia del cliente del co-

nocimiento de embarque y la copia 3, en la

que se anota n cualesquier faltantes, se devuel-

ven al encargado de cuentas por cobrar. La

compania no surte faltantes en caso de que

ocurran; se espera a que los clientes vuelvan

a pedir la mercancia. La copia del conocimien-to de embarque de Robinson Company se

archiva en el departamento de embarques.

3. Cuando la copia tres y la copia del cliente del

conocimiento de embarque se recibe en cuen

tas por cobrar, las copias uno y dos se nume ran

y se insertan las cantidades embarcadas, los

precios unitarios, los calculos, las rebajas y

los totales. Las copias dos y tres se engrapan.

4. El encart ado de cuentas por cobrar capt ura

las operaciones de ventas en los registros de

contabilidad computarizados a partir de la

copia dos. Solo se capturan las cantidades,

precios, rebajas y cuentas d ad o que la com-putadora calcula las multiplicaciones y los

totales. Estas multiplicaciones y totales se

comparan despues con la copia uno. El

encargado de cuentas por cobrar envia en-

tonces la copia uno y la copia del conoci

mien to de embar que al cliente. Se archiva la

copia dos junto con la copia tres en orden

numerico.

5. Dad o que Robinson Comp any tiene escasez

de efectivo, tambien se acelera el deposito de

las entradas de efectivo. El recepcionista en-

trega todas las cartas recibidas y correspon-

dencia relacionada al encargado de cuentaspor cobrar, quien examina los cheques y de-

termina que los comprobantes ac ompanantes

o la correspondencia contiene suficientes de-




talles para permitir la captura de las opera-

ciones en la computadora. El encargado de

cuentas por cobrar endosa los cheques y los

da al cajero quien prepara el deposito diario.

No se recibe efectivo en el correo y no se

vende pintura directamente en la fabrica.

6. El enca rgado de cuenta s por cobrar utiliza

los comprobantes o la correspondencia que

acompana a los cheques para capturar lasoperaciones en los registros contables com-

putarizados. El encargado de cuentas por

cobrar es el que tiene correspondencia con

los clientes sobre deducciones no autoriza-

das para descuentos, flete o descuentos por

public idad, devoluc iones, etc., y pre para las

notas de credito pertinentes. Las aclaracio-

nes de montos grandes son remitidos al ge-

rente de ventas para que los aclare. Cada

mes el encargado de cuentas por cobrar im-

prime una balanza de comprobacion de las

cuentas por cobrar y compara el total con

las cuentas de control del mayor de cuentas

por cobrar.

Tare a

a. Identifique las debil idade s del control inter no

en los procedimientos de Robinson Companyrelaci onados con la facturaci on a clientes y en-

tradas de efectivo y la contabilidad de estas

operaciones. Utilice la metodologia para iden-

tificar las debilidades que se analizaron en el

capitulo 9.

b. Para cada debil idad identifique el error o irre-

gularidad que pudiese surgir.

c. Para cada debilida d, enu mer e un proced imien-

to de auditoria sustantivo para verificar la

importancia del error potencial.*

CASO

11.33 La Meyer s Pharmace utical Company, un

fabricante de medicamentos, tiene los siguientes

controles internos para facturacion y registro de

cuentas por cobrar:

1. Un of icinista del dep art ame nto de pedi dos

recibe una orden de compra de un cliente

y prepara una orden de venta de la compa-

fiia prenumerada en la que se inserta la

informacion pertinente, como el nombre

del cliente y su direccion, el niimero de

cuenta del cliente, cantidad y productos

pedidos. Despues que ha preparado la orde n de venta, l a orde n de compra del clien

te se le adjunta.

2. Posteriormente el formato de orden de

venta se pasa al departamento de credito

para su aprobacion. Se hacen calculos

aproximados de los valores de facturacion

de los pedidos en el departamento de cre

dito para aquellas cuentas a las que se les

impone limites de credito. Despues de una

investigation, la aprobacion del credito se

anota en la forma.

3. Poste rior mente , la ord en de venta es en-

viada al departamento de facturacion, endonde un oficinista utiliza una microcom-

putadora para generar la factura del clien

te. Automatic amente multiplica el niimero

de productos por el precio unitario y suma

las cantidades para obtener el total de la

factura. El encargado de facturacion deter-

mina los precios unitarios de los prod uct os

a partir de una lista de precios de factu

racion.

La microcomputadora automaticamente

acumula los totales diarios de los numeros

de cuenta de cliente y montos de facturas

para proporcionar totales "aproximados"

de los montos de control. Estos totales, que

se insertan en un registro diario, sirvencomo totales en lote predeterminados para

la verification de entradas en los registros

contables computarizados.

La facturacion se hace en formatos prenu-

merados continuos con papel carbon interca-

lado que tienen las siguientes designaciones:

(1) Copia del cliente.

(2) Copia del departamento de venta, para

proposito de informacion.

(3) Copia de archivo.

(4) Copia del departamento de embarques,

que sirve como una orden de embar que,

tambien se preparan los conocimientosde embarque en copias al carbon del

procedimiento de facturacion.

'Adaptado del AICPA.

CAPITULO 11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBKANZA 4 2 7



4. La copia del departamento de embarque

de la f actur a y los conocimie ntos de embar

que se envian entonces al departamento de

embarq ue. Despues que el pedi do ha sido

enviado, las copias del conocimiento de

emba rque se envian de regreso al departa

mento de facturacion. La copia del depar

tamento de embarque de la factura se ar-

chiva en el departament o de em barque.

5. En el depa rta men to de facturacion una co

pia del conocimiento de embarque se ad-

jun ta a la copia de la factura del cl iente, y

ambos documentos son enviados por co-

rreo al cliente. La otra copia del conoci

mie nto del emb arq ue, junto con el f orm ato

de orden de venta, se engrapa entonces a

la copia de la factura que va a archivo y se

archiva en orden numerico de facturas.

6 . Cuando la microcomputadora genera

facturas tambien esta almacenando las

operaciones en un disco. Este disco seutiliza posteriormente para actualizar los

registros contables computarizados. Este

procedimiento de actualizacion se corre

diario y se genera un informe resumido.

Se prepara una impresion de todos los

diarios y may ores.

7. Periodic amente, un audi tor inter no rastr ea

una muestra de ordenes de venta en la

estructura de control interno de los mayo-

res y diarios, y prueba tanto los procedi-

mientos como los montos en dolares. Este

procedimiento incluye comparar los totales

de control con los resultados, recalculo de

facturas y retotalizacion de diarios y ras-

treo de totales al archivo maes tro y mayor .

Tarea

a. Ha ga un di ag ra ma de flujo de la funcio n de

facturacion a fin de entender el sistema.

b. Enume re los controles internos sobre ventas

para cada uno de los seis objetivos de audito-

ria relacionados con operaciones.

c. Para cada control, enum ere un a pru eba de con

trol util para verificar la ef icacia del control.

d. Para cada objetivo de auditoria relacionado

con operaciones para ventas, enumere laspruebas sustantivas adecuadas de operacio

nes de procedimientos de auditoria, conside-

ran do la estructura de control interno.

e. Combine los proce dimi entos de audi tori a de

las partes c y d de un programa de auditoria

eficiente para realizar la auditoria.

APL1CACION DELCASO INTEGRADO

11.34 Bj Auditoria ABC. Parte II.

En la parte I de este estudio de caso, paginas

347-349, usted logro entender la estructura de

control interno y realizo una evaluacion inicialdel riesgo d e cont rol de cada uno de los objetivos de

auditoria relacionados con operaciones de adqui-

sicion y operaciones de desembolso de efectivo.

El proposito de la parte II es continuar con la

evaluaci on del riesgo de control decidiendo sobre

las pruebas de control adecuadas y pruebas sus

tantivas de operaciones.

Supongamos que en la parte I, se determino

que los controles inter nos clave son los siguientes.

1. Separacion de las funciones de compra,

recepciony desembolso de efectivo.

2. Revision de los documentos de apoyo y

firma de cheques por una persona inde-pendiente autorizada.

3. Uso de cheques prenumerados debida-

ment e contabilizados.

4. Utilizacion de ordenes de compra prenu-

meradas debidamente contabilizadas.

5. Utilizacion de paquetes de documentos

prenumerados debidamente contabilizados.

6. Verificacion interna de paquetes de docu

mento s antes de la prepara cion de cheques.

7. Conciliation men sua l inde pend ient e de es-

tados de cuentas bancarios.

Para los requerimientos a y b, debe seguir un

f ormat o similar al que se ilustra par a venta s en la

tabla 11.2, pagina 397. Debe usted preparar una

matriz de adquisiciones y una mas para salidas

de efectivo. Observe que la primera columna en

cada matriz debe incluir la misma informacion

que la hilera superior en la hoja de calculo queusted preparo para el problema 9.32. De igual

forma, los controles internos importantes inclu-

yen solam ente los siete de arriba y las pru eba s de

4 2 8 PARTE3 APUCACION DEL PROCESODE AUDITORIA ALCICLODE VENTAS YCOBRANZA



controles incluye n solam ente las que usted elabo-

ro en el requisito a. Las prueba s sustant ivas de los

procedimientos de operaciones deben disenarse

con base en una suposicion de que los resultados

de las pruebas de control seran favorables.

Tarea

a. Disene pru eba s de control de proce dimie ntos

de auditoria que proporcionan evidencias

adecuadas para cada uno de estos controles.

No incluya mas de dos pruebas de control

para cada control interno.

b. Aun que los controles parecen estar bien dise-

nad os y las prueba s de controles de desviacio-

nes no se esperan, los resultados del afio anterior

indican que quizas existan todavia algunos

errores. Por lo tanto, usted decide realizar

pruebas substantivas de operaciones de ad-

quisiciones y salidas de efectivo. Dise ne prue

bas sustantivas de operaciones para cada

objetivo de auditoria relacionado con opera

ciones. No incluya mas de dos prueb as sustan

tivas de operaciones para cualquier objetivo.

Utilice las tablas 11.4 de las paginas 413 y 414

y 11.5 de las paginas 415 y 416 como marcos

de referenda,c. Combin e las prue bas de controles y prue bas

sustantivas de operaciones disenadas en los

reque rimi entos a y b en un f orma to de desem-

peno. Incluya tanto las prueba s de adquisiciones

como las pruebas de salidas de efectivo en el

mismo programa de auditoria. Utilice la figu-

ra 11.8 de la pagina 417 como marco de refer

enda para preparar el programa de auditoria

en formato de desempeno.

CAPITULO11 AUDITORIA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA - 1 =

11. Aud Del Ciclo de Ventas y Cobranzas (2)

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