MANUAL DE USUARIO FINAL SOLMAN Objetivo: Reportar y monitorear los problemas que se presentan en el mandante de PRD a los usuarios finales con el manejo de la herramienta SAP en cada uno de los mdulos implementados en la Gobernacin de Antioquia. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Ingreso al sistema PRD Documentar el Problema Creacin mensaje de soporte Solicitar autorizacin a transaccin a la que el usuario tiene acceso Ingreso al sistema SOLMAN Monitoreo de los mensajes Ver documentos adjuntos al mensaje Respuesta por Correo Lotus Notes

1) INGRESO AL SISTEMA

Doble clic al icono que esta en el escritorio de SAP Logon

Doble clic al mandante Productivo

pantalla de SAP.

Se ingresa el Usuario y la Clave, aparece la

2) DOCUMENTAR EL PROBLEMA Se le presenta un problema con alguna transaccin, debe reportar el incidente desde el Mandante Productivo ejecutando 3 pasos: 1. Documentar el problema en archivo Word, 2. Crear mensaje y 3. Adjuntar archivo Word al mensaje creado. Paso 1 Documentar el problema abriendo un archivo de Word (Se abre un documento Nuevo de Word as: Inicio Programas Microsoft office Microsoft office Word ) en el cual van pegando las imgenes de las pantallas de la transaccin SAP donde se ve el incidente. Captura las imgenes con la Tecla ImprPant ubicada en la parte superior derecha del teclado, encima del teclado numrico. Ej: Antes de pegar la primera imagen con el problema al documento Word, desplegar el icono sealado para que le aparezca el usuario y la transaccin en la cual se presenta el incidente. Ej.: con una transaccin del mdulo de Finanzas. Usuario Ingresa a la transaccin FB03 Visualizar Documento

Doble Clic en leyenda parte inferior izquierda para ampliar el detalle del problema presentado.

Una vez que pega todas las imgenes, guarda el archivo de Word en su PC preferiblemente en el escritorio para que sea una ruta rpida al buscarlo para cargarlo al mensaje en solman y para darle el nombre al archivo debe tener en cuenta: Nombre Archivo de Word: No puede tener espacios en blanco No puede tener caracteres especiales como /

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+

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Las palabras no pueden llevar tildes Ej nombre incorrecto: ERROR_FB03 Demostracin. Ej nombre correcto: ERRORFB03 Cierra el Archivo porque el sistema no permite anexar archivos abiertos a mensajes de soporte. Demostracin. 3) CREACIN DEL MENSAJE DE SOPORTE Paso 2 Crea el mensaje de soporte desde la pantalla donde se le present el problema. Para la creacin de los mensajes de soporte se tiene 2 formas de realizarlo: 1. A travs del men por Ayuda Registrar Mensaje de Soporte

2. A travs del Icono que se encuentra en la parte superior derecha, dndole doble clic sobre el icono Sistema asume el Componente del Mensaje:

Componente del mensaje: Abreviaturas del mdulo al cual pertenece la transaccin. Como este mensaje se crea estando en la transaccin en la cual se present el problema, el sistema asume el componente. En este caso FI Descripcin Texto Breve del Mensaje No puede tener caracteres especiales como / Las palabras no pueden llevar tildes Define Prioridad Se selecciona de acuerdo con los siguientes criterios: 1 Alto: El sistema SI est fuera de servicio, se encuentran afectados masivamente los usuarios y se requiere la solucin inmediata. 2 Mediano: El sistema NO est fuera de servicio, se encuentran afectados varios usuarios y se requiere la solucin con urgencia. 3 Bajo: El sistema NO est fuera de servicio, el usuario se encuentra afectado de forma individual (una persona) y no es estrictamente urgente su solucin Describe completamente el incidente o problema, en el texto del mensaje se debe informar el cdigo de la transaccin en la cual se est presentando el problema y el nombre del archivo que se est adjuntando. Firma con el fin de que el Administrador de la Mesa de Ayuda tenga toda la informacin de la persona que reporta el incidente por si requiere enviarle correos o comunicarse con ella telefnicamente. Firma del mensaje o datos de la persona que est reportando el mensaje NOMBRE COMPLETO CON DOS APELLIDOS: Cargo Direccin o Secretara a la cual Pertenece Lder Funcional (o Usuario Final) (o Consultor) del Mdulo al cual pertenece El correo de Lotus Notes o el personal si no tiene Lotus Telfono * + ..

En la descripcin del problema, se pueden incluir caracteres especiales, tldes, comillas si lo requiere

Paso 3 Se adjuntan el (los) documento(s) que soportan la explicacin.

Con el icono que aparece despus de adjuntar el documento, revisa los documentos adjuntos y en caso de haber adjuntado alguno equivocado se elimina.

Se verifica que si quedo eliminado

Se enva el mensaje con el icono sealado

En ese momento desde el sistema PRD se le pide autenticacin al usuario de SOLMAN, solicitndole usuario y clave. Cuando las digite le aparece un mensaje con el nmero asignado al incidente registrado.

4) SOLICITAR AUTORIZACIN A TRANSACCIN A LA QUE EL USUARIO TIENE ACCESO Instrucciones para Generar el Archivo de Word al ejecutar la SU53 Transaccin debe ejecutarse desde el Usuario y el Mandante al cual requiere le autoricen las transacciones: Usuario Ingresa a la transaccin que requiere, a la cual debera tener acceso y NO tiene autorizacin. Aparece en la parte inferior de la pantalla leyenda Falta autorizacin para transaccin. Este Ejemplo fue hecho con la transaccin PPMDT. Da clic en dicha leyenda y aparece descripcin del incidente.

Se le debe dar doble click al mensaje Falta autorizacin para y aparece la siguiente pantalla

Captura la imagen con la Tecla ImprPant ubicada en la parte superior derecha del teclado, encima del teclado numrico; abre un documento Word y pega la imagen capturada con edicin pegar. Cierra esta pequea ventana y digita la transaccin /nSU53 en el campo sealado

Aparece el Objeto de Autorizacin S_TCODE, el cual debe desplegar dando clic en la Flecha sealada, para que se vea la transaccin a la cual no se tiene acceso el usuario.

Una vez que pega todas las imgenes, guarda el archivo de Word en su PC preferiblemente en el Escritorio para que sea una ruta corta al buscarlo. Tener en cuenta: Nombre Archivo de Word: No puede tener espacios en blanco No puede tener caracteres especiales como / Las palabras no pueden llevar tildes Ej nombre incorrecto: autorizacin Ej nombre correcto: autorPPMDT CIERRA el Archivo porque el sistema no permite anexar archivos abiertos a mensajes de soporte. Se procede a crear el mensaje teniendo como base los pasos descritos en el punto 3) CREACIN DE MENSAJE DE SOPORTE. PPMDT

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5) INGRESO AL SISTEMA SOLMAN

Doble clic al icono que esta en el escritorio de SAP Logon

Solution Manager - SOLMAN

Doble clic al mandante

Se ingresa el Usuario y la Clave, aparece la pantalla de SOLMAN.

6) MONITOREO DE MENSAJES El monitoreo de las solicitudes se puede hacer por varias transacciones S_SMC_47000016, S_SMC_47000017 S_SMC_47000004. Monitoreo por la transaccin S_SMC_47000016 Abrir carpeta bsqueda mensajes de soporte y seleccionar transaccin Bsqueda mensajes de soporte.

Digita el nmero del mensaje y estado Todos, porque puede o no estar concluido y ejecuta

Muestra el mensaje buscado

Monitoreo a travs de la Transaccin S_SMC_47000017 Instrucciones para Monitorear todos los mensajes de soporte que aun estn Abiertos o en tratamiento. Ingresar a Solman, digitar usuario, clave de acceso e idioma

Si tiene la transaccin en carpeta Favoritos acceder a ella con doble click

Si no la tiene en la carpeta Favoritos, Ubicarse en Men de Usuario

Abrir una de las carpetas de Support Desk

Abrir carpeta bsqueda mensajes de soporte y seleccionar la transaccin S_SMC_47000017 denominada Todos los mensajes de soporte abiertos

Genera informe con todos los mensajes de soporte que estn en tratamiento.

A partir de aqu se puede buscar por diferentes conceptos. Bsqueda por Nmero: selecciona la columna nmero, la organiza en forma ascendente o descendente busca el nmero deseado

Bsqueda por descripcin clic en el icono binculos

Se registra el concepto de bsqueda, Ej.: Nomina y Enter

Se encuentran los avisos que contengan dicho concepto, en este caso hall solo uno

Bsqueda por Empleado Responsable Selecciona la columna Empleado Responsable, la organiza en forma ascendente o descendente se busca el responsable deseado

Bsqueda por Autor o Persona de Contacto Selecciona la columna Persona de Contacto, se organiza en forma ascendente o descendente se busca el Persona de Contacto deseado

Monitoreo por la Transaccin S_SMC_47000004 Instrucciones para Monitorear los mensajes que usted crea solicitando soluciones a sus problemas La creacin de mensajes se efecta desde PRODUCTIVO mandante 700 El monitoreo de mensajes se efecta desde SOLMAN, mandante 800 a travs de diferentes transacciones. brir la carpeta Support Desk

Abrir carpeta Notificados por m, seleccionar transaccin Notificado por M en Tratamiento

Aparece la lista de mensajes que usted crea solicitando soluciones a sus problemas, para que les haga seguimiento.

Nota para Usuarios Finales: Habr momentos en los que Usted Autor del Mensaje aparece como responsable porque le piden ms informacin requerida para continuar con la solucin de su problema. Nota para Lder Funcional: Habr momentos en los que Usted aparece como responsable porque le piden informacin, o porque usted es el encargado de solucionar el incidente. El Lder Funcional, hace parte de la Mesa de Ayuda y ha sido capacitado para solucionar ciertos incidentes. 7) VER DOCUMENTOS ADJUNTOS AL MENSAJE Abrir carpeta Bsqueda mensajes de soporte S_SMC_47000016 Bsqueda mensajes de soporte. y seleccionar Transaccin

Selecciono el mensaje que deseo monitorear, dndole doble click.

Cuando el mensaje tiene archivo(s) adjunto(s), para verlo (s) el procedimiento es: dar clic en el botn , navegue por las pestaas hasta encontrar pestaa Documentos o utilice este icono.

Para encontrar la pestaa de documentos

All se encuentran los archivos que han sido anexados al mensaje. Para abrir un archivo seleccionar el documento que se va a visualizar ubicndose sobre el nombre del archivo y dar doble clic en l o dar clic en el botn de visualizar.

Para verlo completo, clic en

8) RESPUESTA POR CORREO LOTUS NOTES

Puede tener acceso a la documentacin a travs de la pgina web de la Gobernacin de Antioquia : http://www.gobant.gov.co/ Se desplaza al final de la pgina hasta encontrar el link del SISTEMA SAP

Se le da clic y aparece:

En donde podr encontrar los manuales de las transacciones y el manual de usuario final de SOLMAN.