2da Capacitación Mapeo de procesos FINAL 20110725

8/3/2019 2da Capacitacin Mapeo de procesos FINAL 20110725

1/29

Julio 2011

Mapeo deProcesos para la

Integracin deIndicadores

Capacitacin para la Mejor

Implementacin del PROMOEVA

2daCapacitacin aEnlacesPROMOEVA


2/29

2

1. Qu es un proceso?2. Cmo empezar?

3. Elementos de Apoyo

4. Cmo mapear un

proceso?

5. Alcance

Contenido


3/29


4/29

Proceso.- Conjunto de actividades relacionadas o

que interactan, las cuales transformanelementos de entrada en resultado y songeneralmente planificados y puestos en prcticabajo condiciones controladas para aportar

valor.

4

Qu es un proceso?

INSUMOS/ENTRADAS

SALIDARESULTADOS/IMPACTO

RETROALIMENTACIN


5/29

2. Cmoempezar?Capacitacin para la Mejor Implementacin

del PROMOEVA



6/29

6

Cmo empezar?


7/29

7

1

Nombre del Indicador Indicadores y Variables a solicitar

2

Quin tiene la informacin ?

rea que posee o genera la informacin

Cmo empezar?


8/29

8

3

Cmo se solicita la informacin? Envo de oficio; correo electrnico;

llamada telefnica; Reunin de Trabajo,entre otros.

4

Indicadores / variablesrea que posee la

InformacinCmo se solicita la

Informacin?

1

2

3

Cmo empezar?


9/29

9

5

Dnde se encuentra la informacin? Se encuentra en un sistema ej. Finanzas, se

encuentra en un archivo(s). Quin tiene acceso a la informacin y/o quin

es la fuente de informacin.

6

Cmo se integra la informacin? Se encuentra en un sistema ej. Finanzas, se

encuentra en un archivo(s). El sistema es abierto, el archivo es pblico o de

acceso restringido.

Cmo empezar?


10/29

10

7

Quin tiene la informacin? Quin ostenta la informacin, acceso al sistema

o archivo(s) Quin es el responsable de la informacin y/o

permite el acceso a la informacin.

8

Qu informacin es la solicitada? La informacin que se pide en que parte del

sistema o archivo se encuentra. Cmo se extrae la informacin solicitada o

dnde se encuentra.

Cmo empezar?


11/29

11

9

Cmo es enviada informacin solicitada? La informacin se enva en formato electrnico, por

correo o por escrito. La informacin enviada se encuentra en el formato

solicitado.

Hay que recordar: Anotar todas las reas involucradas en los procesos incluso si se

tienen los nombres de los involucrados o responsables, comosugerencia tener una persona alterna que conozca el proceso ypueda realizarlo en caso de que el involucrado o responsable se

encuentre ausente. Tener presente los tiempos estimados para realizar el proceso. Slo

se tienen 10 das hbiles para el reporte, revisin y remisin de lainformacin.

Cmo empezar?


12/29

3. Elementos deApoyoCapacitacin para la Mejor Implementacin

del PROMOEVA



13/29

Documento.- Informacin y su medio desoporte, el cual puede ser papel, discomagntico, ptico o electrnico, que forme partede los procedimientos del ente pblico.

Formatos.- Documento pre-establecido paracomplementarlo con informacin. Por ejemplo un

formato de solicitud, una cdula de compilacinde informacin.

13

Elementos de Apoyo


14/29

4. Cmo

mapear unproceso?Capacitacin para la Mejor Implementacin

del PROMOEVA



15/29

Ejemplo: Proceso para el Indicador Evolucin del

Presupuesto del Segundo Trimestre de 2011.

El proceso describe las actividades o tareas que se realizansobre la recopilacin de la informacin para integrar elindicador.

Entradas

Solicitud deinformacin sobreEvolucin delPresupuesto alrea deadministracin

Salidas

Respuesta delrea deadministracincon la informacinsolicitada.

15

Cmo mapear un proceso?


16/29

Integracin de expedientes

Paso 1. Determinar la(s) entrada(s) del proceso

Qu evento o eventos dan inicio al proceso de integrarun indicador? Puede mencionar todos los posibles inicios.

El proceso inicia cuando se realiza el envo de la solicitud

de informacin al rea que se determin que posee lainformacin que se solicita en el cuestionario delPROMOEVA.

Se tiene que ser lo ms especfico posible debido a queas no habr lugar a que no se realiz correctamente laoperacin sealada

16



17/29


Paso 1. Determinar la(s) entrada(s) del proceso

Se solicita se enve la informacin referente a la Evolucindel Presupuesto del Segundo Trimestre de 2011 en elformato anexo antes del 06 de julio del ao en curso.

En el formato se seala la informacin necesaria: Montodel Presupuesto Ejercido en el periodo y PresupuestoProgramado en el periodo.

Nota: la informacin solicitada slo corresponde altrimestre Marzo a Junio.

17



18/29


Paso 2. Determinar la(s) operaciones(s) del

proceso Qu operacin(es) se realizan en el proceso de integrar

un indicador?

Una vez que ha sido realizada la solicitud de informacinsi es necesario realizar reiterativos, reuniones, llamadas,entre otras.

Es importante que se determinen los tiempos de respuestapara estar en condiciones de cumplir en tiempo y forma.

18



19/29


Paso 2. Determinar la(s) operaciones(s) del

proceso El rea de Administracin recibe la solicitud, sta a su vez

delega la respuesta al rea de Recursos Financieros paraque prepare la respuesta.

El rea de Recursos Financieros recopila la informacindel GRP-SAP y prepara la respuesta.

El rea de Administracin enva al enlace la respuestapara que capture la informacin.

19



20/29


Paso 3. Determinar los puntos de decisin dentro

del proceso Una vez que se hayan realizado las operaciones

determinadas se tienen puntos de decisin que deacuerdo con el resultados nos sealan qu operacin hay

realizar a continuacin.

Es importante tener todos los posibles puntos de decisinmarcados y sus posibles respuestas o si son ciclos tienen

que marcarse.

20


I i d di


21/29


Paso 3. Determinar los puntos de decisin dentro

del procesoLos puntos de decisin pueden ser los siguientes:

El tiempo de respuesta se cumpli

La respuesta recibida corresponde con la solicitud.

Se puede cargar la informacin al SIPROMOEVA.

21


I i d di


22/29


Paso 4. Salida del proceso

Una vez que se haya realizado el proceso, habiendopasado por sus operaciones y puntos de decisin, seobtiene ya sea un producto, documento o servicio.

Se tiene que marcar qu tipo de salida es la que se esperallegar y qu caractersticas debe tener para que en elmomento se revise y realmente sea la salida deseada.

22


I t i d di t


23/29


23

Simbologa del mapeo de procesos

Inicio/SalidaOperacin/Actividad

Decisin Documento


C ?


24/29

24

1. Identificar reas de responsabilidad(entidades) y colocarlas en la parte superior

2. Los pasos del proceso se enlistan en orden de

precedencia

3. Cada columna representa la responsabilidadfuncional para cada paso


C ?


25/29

25

Entidad 1 Entidad 2 Entidad 3 Entidad 4

INICIO

OPERACIN/ACTIVIDAD

DECISIN

OPERACIN/ACTIVIDAD

OPERACIN/ACTIVIDAD

DECISIN

OPERACIN/ACTIVIDAD

FIN

DOCUMENTO

Ejemplo: Cmo se ve mapeado un proceso.


C ?


26/29

26

Ejemplo: Evolucin Anual del Presupuesto.

Enlace Administracin Recursos Financieros

Solicitud deInformacin

Recepcin deSolicitud /Delegar

Lainformacines correcta

Integracin de laInformacinGRP-SAP

Atencin de laSolicitud

Es lainformacinSolicitada

Captura y ReporteSIPROMOEVA

InformacinSolicitada

si

nono

si



27/29

5. Alcance

Capacitacin para la Mejor Implementacin

del PROMOEVA



28/29


29/29

Julio 2011

Mapeo deProcesos para la

Integracin deIndicadores

Capacitacin para la Mejor

Implementacin del PROMOEVA


2da Capacitación Mapeo de procesos FINAL 20110725

Documents

Transcript of 2da Capacitación Mapeo de procesos FINAL 20110725