FECHA: Marzo 2010. Decisión No. 3-A. ASUNTO: DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DEL PERIÓDICO COPPEL. RESPONSABLE: Rocío Guerrero - Mercadotecnia. CARPETA: Empleados. SECCIÓN: Específica. CENTRO: Todos. MOTIVO: Actualización de información. ANTECEDENTES Y ESTUDIOS: A. Sustituye a la Decisión No. 3-A de Febrero de 2007. B. Desde 1979, el Periódico Coppel (antes “El 30 Días”) es distribuido casa por casa siendo hasta la fecha, el principal medio de comunicación y promoción para Coppel. El cliente valora El Periódico Coppel porque le llega directo a su casa de forma gratuita, y es una combinación de revista y catálogo de productos, donde además de los productos, promociones y servicios que encuentra en las tiendas Coppel se incluyen textos de interés familiar, chistes, tips para uso de productos, recetas de cocina, testimoniales de clientes, etc. C. Es importante mencionar que El Periódico Coppel no es de un departamento en particular, es de todos los que formamos parte de Coppel, por ello debemos de asegurarnos cumplir cada uno con la parte que nos corresponde: desde la compra del producto, armado de periódico, el diseño gráfico hasta su distribución final al cliente. DECISIONES TOMADAS: 1.-DEPARTAMENTOS Y ACTIVIDADES RELACIONADAS A LA DISTRIBUCIÓN DEL PERIÓDICO. Coordinación y envío a imprenta: Mercadotecnia Distribución a ciudades: Bodegas Regionales Coppel Solicitud de cheques: Cobranzas / Mercadotecnia / Contabilidad Sembrado del periódico: Distribución / Cobranzas / Control Entrega del periódico: Cobranzas 2.- FECHAS DE ENTREGA (MERCADOTECNIA) • El Departamento de Mercadotecnia es el responsable de elaborar y circular un calendario

con las fechas de entrega de “El Periódico Coppel”, mismas que son en día sábado. Dicho calendario será circulado dos veces al año.

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3.- ENVÍOS A CENTROS (MERCADOTECNIA – DISTRIBUCIÓN – COBRANZAS) • El tiraje que le corresponde a cada ciudad, se asigna en base al número de viviendas que

hay en la ciudad; Cobranzas es quien autoriza el tiraje en cada ciudad. • Para aumentar el tiraje a la ciudad debe ser solicitado por el Gte. de Zona de Cobranzas a

Mercadotecnia para ser evaluado y modificado. • Los periódicos que le corresponden a cada ciudad se envían flejados y rotulados con el

nombre de la ciudad y la cantidad que le corresponde, los bultos serán de 125 ejemplares. • Los proveedores de impresión enviarán directamente el periódico en tarimas separadas por

ciudad a las Bodegas Regionales de Coppel por lo menos una semana antes y las Bodegas se encargarán de distribuirlo a los Centros de Distribución foráneos por medio de una transferencia manual (indicando el número de tarimas que se están enviando), para que el día miércoles respectivo se enrute y se realice el sembrado. El Periódico Coppel tiene prioridad para ser enviado ya que tiene una vigencia.

4.- SEMBRADO DEL PERIÓDICO COPPEL (DISTRIBUCIÓN – COBRANZAS – CONTROL) • El Gerente de Cobranzas de la ciudad será el encargado de enviar a la Oficina de Control

de la Bodega correspondiente, un listado con los domicilios previamente localizados en las diferentes colonias de cada ciudad, así como la cantidad de periódico que le corresponde a cada punto para que se capturen en el sistema.

• Es responsabilidad de Cobranzas negociar los domicilios donde se van a entregar las pacas del periódico para su sembrado, es decir, Cobranzas hace la labor con los domicilios para que reciban las pacas del periódico; así como, dar de alta en control todos los domicilios donde se acordó que pueden recibir las pacas. Si no se capturan en control no podrán salir enrutadas las pacas de periódico en los domicilios requeridos. De igual forma, debe de dar mantenimiento en cuanto a bajas, altas y cambios de domicilios.

• Tres días antes de la entrega de El Periódico Coppel al cliente, saldrá enrutado el periódico (siempre será el día miércoles), posteriormente Distribución será el encargado de sembrar el periódico en todos los domicilios; si por algún motivo el día miércoles no logran entregar todo el periódico, el día jueves continuarán con el proceso de sembrado. Es muy importante que Distribución cumpla con los tiempos de envío y sembrado porque El Periódico Coppel tiene una vigencia y una fecha de entrega que hay que respetar.

• La entrega de periódico por parte de Distribución se tiene que trabajar como un servicio más al cliente.

• Es responsabilidad de Distribución realizar el sembrado de El Periódico Coppel el día que el sistema lo indica. Si tienen problemas como por ejemplo que el cliente ya no quiera recibir los bultos o que se visitó el domicilio 3 veces y no estuvo nadie para recibir en el domicilio que enrutó, Control debe de pedir ayuda a Cobranzas para solucionar el problema. Si no puede resolver Cobranzas en los dos días siguientes, se le entrega la paca a Cobranzas y se le recaba la firma del Gerente de Cobranzas para finiquitar el servicio. En este momento para la responsabilidad a Cobranzas para entregar esa paca.

5.- SOLICITUDES DE CHEQUES (COBRANZAS – MERCADOTECNIA – CONTABILIDAD) • El área de Mercadotecnia será el responsable de solicitar a Contabilidad el pago de los

corresponsales cuatro días antes de la entrega del periódico y Contabilidad debe de hacer los depósitos correspondientes dos días antes de la entrega.

• Cobranzas por su parte debe enviar dos días hábiles después de cada entrega la solicitud de cheque (original) y el listado firmado de los corresponsales (original), es

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importante que se envíe en tiempo porque se debe de comprobar a Contabilidad el depósito realizado.

• El pago a los corresponsales será de acuerdo con la tabla autorizada de pagos y es por cada 500 periódicos, se recomienda que cada corresponsal distribuya como máximo 8 bultos que equivale a 1,000 ejemplares; esto, para asegurar una mejor entrega.

6.- SISTEMA DE ENTREGA (COBRANZAS) • Los corresponsales y el supervisor se van en una camioneta a la zona que les corresponde. • Un par de corresponsales recorren cada calle en la misma dirección por las dos aceras con

unos 125 periódicos cada uno hasta que terminen. • El supervisor tiene que abastecer de periódicos a los corresponsales, contando con un

centro de reabastecimiento cercano. • El supervisor verificará que los periódicos sean entregados en cada casa, dejándolos

debajo de la puerta; no deberán dejarlo en los jardines. Este trabajo de supervisión es muy importante para asegurar una mejor entrega.

• Al terminar de entregar cada corresponsal sus 1000 periódicos se reúnen en un lugar previamente determinado por el supervisor y se les paga dependiendo de la cantidad asignada a cada ciudad por cada 500 periódicos y recaba la firma del corresponsal.

• El Gerente de Cobranzas y jefe de grupo deberán supervisar que todos los grupos estén trabajando de la manera indicada mediante pequeños muestreos en cada zona.

7.- APLICACIÓN DE ENCUESTAS EN TIENDAS (COBRANZAS – CAJAS) • La encuesta se aplica en las Tiendas, la cual se activa de forma automática dos días

después de entregado el periódico, la finalidad de esta encuesta es identificar en que colonias no se está entregando periódico e informar a Cobranzas los resultados. Como la encuesta es automática, no se debe suspender la entrega sin causa justificada, sólo en situaciones externas (como lluvia por ejemplo), se puede posponer una entrega, por lo que se deberán de comunicar a Sistemas para dar aviso y se active la encuesta nuevamente la siguiente semana. (Ver decisión 3-B).

• El Gerente de Cajas será el responsable de supervisar la aplicación de las encuestas. (revisar decisión 3-B).

• Es responsabilidad del Gerente de Cajas, que el personal del área a su cargo aplique correctamente las encuestas que el Sistema le indique.

• Control de informes enviará el reporte mensual a Cobranzas con su respectiva calificación, para que de manera local cada jefe de grupo vea con su supervisor los resultados de la entrega de El Periódico Coppel de su zona que le corresponde.

8.- PERIÓDICO PARA TIENDAS COPPEL Y ZAPATERÍAS COPPEL CANADA Las Zapaterías Coppel CANADA recibirán Periódico Coppel si cuentan con Tienda Coppel en la ciudad, el tiraje asignado será dependiendo de su tamaño, quedando de la siguiente manera: Tiendas chicas, medianas, zapaterías Coppel CANADA y minitiendas: 500 periódicos Tiendas grandes y extra grandes: 1000 periódicos.

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