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PLANEACIÓN.

Es definir los objetivos y determinar las actividades por medio de las cuales se

alcanzarán esos objetivos. Implica escudriñar el futuro, tratar de cuantificar y calificar el

riesgo y la incertidumbre y prepararse mejor. Al planear se están construyendo los

cimientos de la empresa. Un organismo sin objetivos perfectamente fijados y

adecuados, es como una embarcación a la deriva, nadie sabe a donde va.

El viejo refrán “prevenir antes que lamentar” puede aplicarse en los negocios y se

moderniza el concepto “planear antes que fracasar”.

Una empresa sin planes puede describirse como una serie de crisis, en la que prevalecen

la “presión de los hechos”, las “corazonadas”, los cambios constantes, los retrasos, etc.

La planeación significa anticiparse al futuro pero, debido a la imposibilidad de

predecir con exactitud el futuro, es necesario que identifiquemos ciertas posibilidades y

que preparemos nuestra empresa para estas eventualidades.

Factores que afectan el provenir de una empresa.

Una empresa, como parte integrante de la economía total de un país, esta influida por

todos los factores económicos nacionales. Entre los factores que deben tenerse en

cuenta se tienen los siguientes:

1. Situación política. Es indudable que la situación política de un país es de

extraordinaria importancia para el futuro de las empresas, cuando existe

inestabilidad en el medio político, es evidente que los ejecutivos no deberán de

correr riesgos que en un momento dado, derrumben su empresa.

2. Política fiscal. Los impuestos, sobre ciertos productos o servicios, las

exenciones para determinadas empresas, las formas de pago de las obligaciones

fiscales, la cantidad de impuestos que crean una sobrecarga al contribuyente.

3. Demografía. Los futuros mercados de la empresa pueden determinarse

calculando la población, ya sea en función de su composición o de su

localización. El ejecutivo debe buscar el posible efecto que los cambios en la

demografía puedan tener para su empresa en particular, en virtud que la

población, generalmente, es determinante en la demanda de todo producto.

4. Índices. Se debe considerar además de los factores anteriores, aquellos índices

de la economía que le permitan al ejecutivo, formular una más completa y

precisa planeación. Algunos índices son los siguientes:

Niveles de precios.

Demanda de la industria.

Poder adquisitivo de la población.

Empleo y desempleo, etc.

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Importancia de la planeación.

A través de ella se prevén las contingencias y cambios para que puedan deparar el

futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.

Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:

1. propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional

de los recursos.

2. reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no

los elimina.

3. prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con

las mayores garantías de éxito.

4. mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión

del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.

5. condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.

6. establece un sistema racional para la toma de

decisiones, evitando las “corazonadas” o empirismos.

7. reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo

las oportunidades.

8. las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

9. permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

10. maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de

la empresa.

Principios.

Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general

que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa. Por tanto,

para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:

1. factibilidad. Lo que se planee debe ser razonable; es inoperante elaborar planes

demasiado ambiciosos y optimistas que sean imposibles de lograr. La planeación

debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el

medio.

2. precisión. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos

precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o cálculos

arbitrarios. Establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como

estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos

probabilísticas, etc. Al elaborar planes para reducir al mínimo, los riesgos.

3. flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura

que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos

de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no establecer

“colchones de seguridad” puede ocasionar resultados desastrosos.

4. unidad. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan

general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal

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manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónicos en cuanto al

equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos.

5. del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relación al tiempo

(largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que

se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los

cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas, programas,

procedimientos y presupuestos, para lograrlos.

Los planes son el resultado del proceso de la planeación y

pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que

habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias

para realizarlos.

Los planes en cuanto al período establecido para su realización, se

pueden clasificar en:

a) corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un término menor o

igual a un año. Estos a su vez se clasifican en :

inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses.

Mediatos. Se fijan para realizarse en un período mayor de seis meses, o menor

de 12 meses.

b) mediano plazo. Su delimitación es por un período de uno a dos años.

c) largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres

años.

Planeación integral o total.

Algunos autores se refieren a la planeación como planeación integral o

planeación total, en los casos en que dicha planeación abarca la empresa en

su totalidad, integrando todos los planes de la organización. Su división es:

1. estratégica. Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo

de base a los demás planes (tácticos y operativos). es diseñada por los

miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la

obtención, uso y disposición, de los medios necesarios para alcanzar los

objetivos generales de la organización. Es a largo plazo y comprende toda la

empresa.

2. táctica o funcional .determina planes más específicos, que se refieren a

cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los

planes estratégicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel

medio (gerentes funcionales). Con el fin de poner en práctica los recursos de

la empresa. Los planes tácticos por su establecimiento y su ejecución, se dan

a mediano y corto plazo, y abarcan un área de actividad específica.

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3. operativa. Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la

planeación táctica, y su función consiste en la formulación y asignación de

actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles

jerárquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que

debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a corto

plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de

actividad.

Clasificación de la planeación

Planeación

estratégica

Planeación

táctica o

funcional.

Planeación

operacional.

Gerente

General

Gerente de producción

Fabricación

Control de

calidad

Gerente de finanzas

Contabilidad Tesorería

Gerente de mercadotecnia

Investigación de mercados

Ventas

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Etapas de la planeación.

La planeación es básica, ya que es un punto de partida y directriz primordial de toda

actividad administrativa. Está integrada por las siguientes etapas:

Misión. Es la razón de ser de la empresa y representa las aspiraciones

fundamentales o finalidades que persigue, en forma permanente o semipermanente.

La misión son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser,

naturaleza y carácter, de cualquier grupo social.

La misión proporciona las pautas para el diseño de un plan estratégico. Se expresa

genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos funcionarios

de la empresa; se establece en forma paralela al inicio de la misma y no indica una

limitante de duración en el futuro.

Importancia de la misión.

Sirve de cimiento para los demás elementos de la planeación, así

como para los demás tipos de planes.

Permite orientar a los responsables de la planeación, sobre el curso de

acción que debe seguir al formular los planes.

Identifica a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen

de responsabilidad social.

Es la razón de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su

proyección hacia el futuro.

Define el éxito o fracaso de una empresa, ya que proporciona las directrices

generales de la misma.

Características que debe reunir la misión.

evitar que la dirección pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o erróneas.

Debe darse a conocer a todos los miembros de la empresa.

Evitar dogmatizarla.

Debe estar acorde con los valores institucionales del grupo social.

No debe utilizarse para intereses personales, sino para el bienestar de la

organización.

Debe implantarse, si es que no se ha considerado.

No debe definirse con frases ambiguas y vacías, el autoengaño no ayuda a la

implantación de planes.

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Investigación.

Es un proceso que mediante la aplicación del método científico, procura obtener

información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta

de los fenómenos.

El proceso de investigación científica está constituido por las siguientes etapas:

1. definición del problema. En esta fase se determina y analiza el problema que se

desea resolver. La no definición exacta del problema implica esfuerzos inútiles y

pérdidas innecesarias.

2. obtención de información. Consiste en recopilar el mayor número posible de

datos, a fin de visualizar el problema y proponer su posible solución. La

obtención de información se realiza a través de las siguientes técnicas.

Observación. Análisis de registros, informes, estadísticas.

Experimentación. Consiste en la reproducción de un hecho o un

fenómeno con el fin de observar sus características y modificarlas a

voluntad.

Encuesta. Es la recopilación de datos a través de la aplicación del

cuestionario y de la entrevista; herramientas que son de gran ayuda para

el administrador.

Muestreo. Aplicación de técnicas probabilísticas a una parte de la

población o universo, para determinar resultados representativos o

comunes a todo éste.

3. determinación de la hipótesis. Es la proposición o respuesta tentativa que se

establece como solución de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para

determinar su efectividad.

4. comprobación o desaprobación de la hipótesis. Aplicación de las técnicas

para someter a pruebe su validez. Se establecen hipótesis alternativas en el caso de que

la primera no fuera correcta.

5. presentación del informe. Una vez comprobada la hipótesis se procede a

elaborar un informe de resultados, de manera que con base en el análisis del mismo se

cuente con bases objetivas para la toma de decisiones.

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Premisas

Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones

futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.

Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden

afectar el desarrollo del plan.

Las premisas de acuerdo con su naturaleza pueden ser:

1. internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de

la misión. Por ej. Ausentismo, rotación de personal, accidentes, etc.

2. externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero

que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades. Estas

pueden ser:

a) de carácter político. Sistema de gobierno, restricciones en la importación

y exportación, relaciones internacionales.

b) De carácter legal. Impuestos sobre ciertos productos, utilidades, etc.

c) Económicas. Fenómenos inflacionarios, nivel de salarios, nivel de

precios.

d) Sociales. Crecimiento demográfico, empleo y desempleo.

e) Técnicas. Rapidez de los avances tecnológicos, cambios en los sistemas.

f) Otros factores. Competencia, posición en el mercado, transporte.

Objetivos.

Los objetivos representan los resultados que la empresa puede obtener, son fines por

alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un

tiempo específico.

Características de los objetivos; se establecen a un tiempo específico, se determinan

cuantitativamente.

Clasificación de los objetivos:

En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser:

1. estratégicos o generales. Comprenden toda la empresa y se establecen a largo

plazo. Ejemplo. Obtener una utilidad neta de millones de pesos en los próximos

5 años.

2. tácticos o departamentales. Se refieren a un área o departamento de la empresa,

se subordinan a los objetivos generales y se establecen a corto o mediano plazo.

Ejemplo: incrementar las ventas totales a tres millones de pesos en el primer

año.

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3. operacionales o específicos. se establecen en niveles o secciones más específicas

de la empresa, se refieren a actividades más detalladas, e invariablemente son a

corto plazo. Se dividen en :

seccionales. Cuando se refieren a una sección o grupo. Ejemplo. Vender

medio millón de pesos semanales, del producto x por medio del grupo de

ventas del centro.

Individuales. Son metas personales. Ejemplo. Cada vendedor venderá

cajas de un producto a la semana.

Estrategias.

Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo

general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más

ventajosas.

Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:

1. determinación de los cursos de acción o alternativas. Consiste en buscar el

mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.

2. evaluación. Analizar y evaluar cada una de las alternativas, considerando las

ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxiliándose de la investigación y de

algunas técnicas como investigación de operaciones, árboles de decisión, etc.

3. selección de alternativas. Considerar las alternativas más idóneas en cuanto a su

factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor

eficiencia y eficacia los objetivos de la empresa.

Políticas.

Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales que hay que

observar en la toma de decisiones, acerca de problemas que

se repiten una y otra vez dentro de una organización.

En ocasiones se confunde a las políticas con las reglas,

siendo la diferencia que las reglas son mandatos precisos

que determinan la disposición, actitud o comportamiento

que sigue el personal de una empresa, de tal manera que las

reglas son estrictas, las políticas son flexibles.

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Un ejemplo sería:

Reglas:

Las operaciones de venta se realizarán únicamente de contado.

Los pedidos foráneos se surtirán hasta que estén liquidados.

Políticas:

Las comisiones de los vendedores se pagarán de acuerdo con el volumen de

ventas que efectúen.

Al seleccionar agentes vendedores será preferible que sean personas del sexo

femenino.

ORGANIZACIÓN.

Concepto e importancia.

Una vez que el ejecutivo ha fijado los objetivos por alcanzar y los cursos de acción a

seguir, debe iniciar la siguiente función del proceso administrativo; la organización.

Esto es, debe agrupar las actividades necesarias para llevar a cabo los planes, asignando

la autoridad y responsabilidad a quienes tienen a su cargo la ejecución de dichas

actividades.

El ejecutivo al organizar, está estructurando ordenadamente las actividades humanas

tendientes a la acción, de manera que se facilite la combinación más eficiente de los

recursos con que cuenta, para lograr los fines que se ha fijado.

Tal propósito solamente lo puede logar formulando un plan de organización sólido y

bien definido. Esto no significa, desde luego, que los problemas de organización estén

basados en trazos de tipo ingeniería o con principios exactos e inmutables, sino que son

fundamentalmente humanos, y por lo tanto, tienen que ver con las actitudes, las

emociones, y los sentimientos de los miembros que integran el grupo.

Ese grupo para que realice un trabajo más productivo, necesariamente debe tener una

estructura de orden – esencia de la organización – sólo así se podrá lograr y asegurar

plenamente la eficiencia. Y decimos que la estructura de orden es la esencia de la

organización en el proceso administrativo, porque en toda empresa se debe:

1. determinar los tipos de actividades necesarias para cumplir fielmente con los

programas prefijados al llevar a cabo la planeación.

2. agrupar esos tipos de actividades en divisiones o departamentos con fisonomía e

importancia propias y por medio de la cohesión interna que logra la autoridad.

3. jerarquizar la autoridad de manera que los grupos separados por la división del

trabajo actúen y produzcan coordinadamente.

4. subdividir cada una de las divisiones o departamentos básicos en unidades

menores, en secciones o puestos.

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5. llegar a cada puesto como la unidad específica menor, representando ésta el

orden mínimo dentro de un grupo de tareas que deben ser desempeñadas por una

sola persona.

6. llegar hasta donde el material, las máquinas y el hombre se conjugan para

realizar las operaciones concretas, y de ahí mediante las técnicas de análisis de

movimientos y tiempos, se repite el proceso de diseñar una micro estructura, que

quede plasmada en estándares de ejecución.

Ventajas al organizar.

El ejecutivo no debe dejar que “las cosas por sí mismas sigan un curso natural” que al

azar les asigne; sino que siempre tendrá que organizar “esas cosas” si quiere eficiencia.

Las ventajas de organizar son entre otras las siguientes:

a) Se conocen mejor las actividades. Por medio de una buena organización, cada

miembro del grupo sabe que actividades tiene que desempeñar, lo que

indudablemente hará que las cumpla con mayor eficiencia, al reducirse al

mínimo confusiones respecto a lo que cada quien tenga que hacer.

b) Mejores relaciones de trabajo. Con una organización adecuada, las relaciones de

trabajo quedan claramente definidas, porque cada quien sabe cuál es su lugar

dentro de la empresa y conoce sus relaciones para con sus superiores de quienes

van a recibir órdenes y también para con sus subordinados a los cuales va a

dirigir.

c) Ayuda a la especialización. Con una buena organización, se lograrán relaciones

apropiadas y convenientes entre actividades y personas que lo desempeñan, lo

que hará que estas adquieran una especialización al no estar en constante

rotación, como sucede cuando no existe organización alguna.

d) Facilita la delegación de autoridad. Al conocer las actividades y a las personas

que las llevarán a cabo, se facilitará delegar a éstas la autoridad necesaria para

que realicen su trabajo.

e) Eficiencia. El objetivo de la organización, como una fase del proceso

administrativo, es la eficiencia y ésta se consigue al organizar, porque se

identifican y equilibran debidamente el trabajo específico, las personas que lo

desempeñan y los elementos materiales. Así, relacionando todos estos

elementos, el trabajo se desarrolla con eficiencia y economía.

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Pasos para organizar.

Si la esencia de la organización es el orden, es de suponerse que, al llevarse a cabo

también debe hacerse en forma por demás ordenada y para este fin señalamos los pasos

siguientes:

1. conocer y entender el objetivo. El objetivo debe ser conocido y entendido

claramente, de manera que los esfuerzos de organización vayan de acuerdo con

el trabajo que se ha de ejecutar y con los fines a los cuales esta encaminado.

2. descomponer en actividades. Las actividades que se consideren como

necesarias para alcanzar los objetivos, deberán descomponerse hasta el punto en

que cada una casi requiera que un trabajador dedique todo su tiempo.

3. clasificar las actividades en unidades prácticas. Una vez determinadas las

actividades mínimas, estás se clasifican por la similitud que existe entre ellas.

Por ejemplo ventas, investigación de mercados, publicidad y demás actividades

comerciales pueden agruparse bajo la denominación “mercadotecnia”.

4. asignar personal. Una vez determinada cada actividad o grupo de actividades y

definidas las obligaciones que las mismas actividades implican, se debe indicar

quienes van a desempeñarlas.

5. delegar autoridad. Para que cada miembro del grupo cumpla con lo que se le

ha asignado, se le deberá delegar toda la autoridad que el mismo trabajo

requiera.

Organigramas.

Cualquier estructura por sencilla que sea, necesita para su diseño y su comprensión de

un plano que presente un panorama completo. Es precisamente el organigrama ese

plano que nos indica los aspectos importantes de una estructura orgánica, que incluye

las principales funciones y sus relaciones, los canales de comunicación y la autoridad

relativa de cada ejecutivo encargado de una función específica.

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No obstante, la utilidad de los organigramas es limitada, nada nos dicen de la influencia

o de la capacidad de las personas. Tampoco pueden llegar a detallar las relaciones entre

los diversos departamentos o secciones.

Manuales de organización.

Son herramientas que el ejecutivo debe utilizar para tener un

conocimiento racional de la estructura orgánica de la empresa, a fin

de desarrollarla conforme a los cambios que se presenten.

Los manuales de organización presentan con más detalle la información que solo

bosquejan los organigramas. Un manual para que sea completo debe contener toda la

información sobre lo referente a cada puesto, de manera que permita conocer y entender

mejor los requisitos, las limitaciones y las relaciones entre unos y otros elementos del

mismo puesto y con los demás de la organización.

DIRECCIÓN.

Concepto e importancia.

Una vez que el ejecutivo ha llevado a cabo las dos primeras

funciones del proceso administrativo – planeación y organización

– inmediatamente surge otra función qué es dinámica por

excelencia: la dirección. Esta consiste en hacer que los

subordinados se lancen a hacer realidad el objetivo, de acuerdo

con lo planeado y organizado por su propio ejecutivo.

Un ejemplo de la dirección sería similar a la persona que se sube a un auto con el motor

funcionando y listo para moverse. Al momento de meter la velocidad depende como lo

haga se verán las deficiencias o aciertos.

La dirección es de suma importancia dentro del proceso administrativo porque a

diferencia de las otras tres funciones (planeación, organización y control) se refiere

única y exclusivamente a problemas humanos. De ahí que muchos tratadistas

consideren que la dirección es la médula de la administración, ya que esta consiste

precisamente en lograr un objetivo con el esfuerzo de otros, lo cual automáticamente

implica problemas con el elemento humano.

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Factor humano.

Es el recurso más valioso con que cuenta toda empresa y

considerando que para aprovechar eficazmente sus esfuerzos, se

requiere de una buena dirección, es lógico pensar en la necesidad

de cuidarlo y respetarlo en todas sus manifestaciones. En

reconocerle su calidad humana.

Los ejecutivos tienen la delicada e ineludible misión de que esa corriente administrativa

por medio de la dirección se haga realidad, para que se contribuya a lograr un mejor

nivel de vida en la clase trabajadora. Bajo esta concepción la tecnología aplicada debe

encaminarse a beneficiar al hombre, adaptarse a sus necesidades y no pretender que él

se someta a ella.

Para dirigir elementos como máquinas, herramientas, equipos y materiales, no se

necesita más que el conocimiento de la técnica necesaria concerniente, para dirigir ese

mundo inerte.

Empero, dirigir hombres es otra cosa; es dirigir un conjunto de voluntades, pasiones,

intereses, sentimientos, es decir, pequeños mundos autónomos completamente

disímbolos, que se someten por múltiples razones a la conveniencia de convivir, de

alcanzar ciertas metas, de unirse en torno a un fin.

El ejecutivo siempre debe tener presente esta máxima bíblica: “no solo de pan vive el

hombre”. Para que no tienda a satisfacer únicamente las necesidades corporales de sus

subordinados con prioridad a las del espíritu, a las que casi nadie menciona. Los

principales sentimientos que mueven a los trabajadores son los siguientes:

1. un salario suficiente para satisfacer sus necesidades materiales y las de su

familia.

2. el reconocimiento de su dignidad como hombre.

3. el reconocimiento de la importancia que tiene su trabajo.

4. la posibilidad de mejorías y ascensos.

5. la seguridad de su empleo.

6. la protección de la seguridad social que lo cubra de las eventualidades que

puedan separarlo de su trabajo.

Observando estas motivaciones, encontramos que solo la primera de ellas es de índole

económico, las demás son de carácter psicológico y moral. Son fines que se buscan por

motivos que van más allá de lo material y que deben ser alcanzados por los trabajadores.

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Relaciones humanas.

El término de relaciones humanas suele significar para muchos, simple y sencillamente,

el ejercicio de la cortesía; sin embargo, su significado es algo más que eso, es además,

comprensión y ayuda a nuestros semejantes. Es decir, elevar el trato entre los hombres

respetando por sobre todas las cosa su dignidad humana, algo que en nosotros es

irrenunciable e insustituible y que por el solo hecho de nacer hemos adquirido.

Pero, desgraciadamente, todos los hombres todavía somos seres imperfectos, estamos

llenos de vanidades y bajas pasiones, siempre queremos ser el centro de atención del

grupo a que pertenecemos, en otras palabras queremos ser dominantes.

Por la importancia que la práctica de las buenas relaciones humanas tiene para todo

ejecutivo, es interesante citar ciertos conceptos al respecto, basados en declaraciones

hechas por personajes de los sectores más importantes de la vida económica, religiosa y

cultural de los Estados Unidos de Norteamérica.

Las relaciones humanas son algo más que un problema de conveniencia, de sana

psicología o de beneficios en el negocio. Están sujetas también a leyes morales y

religiosas, que tienen su reflejo en la conciencia del hombre.

Dada la naturaleza del hombre, el ejecutivo debe asumir totalmente la

responsabilidad moral de la dirección de la empresa o no esperar un éxito

duradero y estable.

Para finalizar cabe asegurar que todo ejecutivo podrá lograr buenas relaciones con sólo

practicar permanentemente estas reglas: (dale carnegie.)

1. Nunca critique, condene o se queje.

2. Dé su honesta y sincera apreciación.

3. Despierte en los demás un deseo vehemente.

4. Tenga un sincero deseo en el bienestar de los demás.

5. Sonría.

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CONTROL

Una vez que el ejecutivo ha llevado a cabo la planeación, la

organización y la dirección, necesita saber cómo se están

realizando, evaluándolas y tomando, en caso necesario, las

decisiones correctivas que mantengan las actividades tan cerca

como sea posible de los planes establecidos. Así el control como

función del proceso administrativo consiste en evaluar lo que se

esta llevando a cabo, comparándolo con las normas o estándares establecidos, de

manera que los ejecutivos tomen las medidas para corregir las discrepancias que

aparezcan en relación con lo que se ha planeado.

De la definición anterior resalta la idea que el control intenta minimizar las diferencias

de lo que se intentaba obtener y lo que realmente se obtuvo. Si las tres anteriores fases

fueran perfectas se lograría obtener cero diferencias, pero en la realidad esto no sucede,

debido a varias circunstancias; incertidumbre en el futuro en la planeación, organización

ineficiente, errores del elemento humano, etc.

El ejecutivo y el control.

El ejecutivo aún cuando tenga a su disposición muchas herramientas para ejercer el

control, siempre tendrá que utilizar sus capacidades mentales para desarrollar y aplicar

cualquier mecanismo. La habilidad del ejecutivo para planear, organizar, y dirigir se

reflejará en un mejor control y una mejor utilización de las técnicas y dispositivos para

el mismo objeto.

El control, debemos entenderlo claramente, es una función eminentemente directiva,

pero no en el sentido de dominar a los subordinados como en un régimen de esclavitud,

sino para la guía de los esfuerzos de los subordinados para lograr más eficazmente los

fines que se han fijado.

Eficacia: carácter de lo que produce el efecto deseado.

Eficiencia: facultad para lograr un efecto determinado.

Campo de control.

Puesto que las funciones directivas tienen efecto en todas las áreas funcionales y en

todos los niveles, el control, en consecuencia, debe comprender todas las actividades de

la empresa y emplear diversos medios para conseguirlo, según la actividad que en cada

caso quiera controlarse: financiamiento, producción, personal, etc. En principio

cualquier actividad puede controlarse en alguno o varios de los aspectos siguientes:

1. Cantidad.

2. Calidad.

3. Costo.

4. Tiempo.

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El ejecutivo, para controlar los resultados de sus subordinados, cuenta con un número

casi ilimitado de métodos, en los cuales se implican los aspectos cantidad, calidad, costo

y tiempo. Entre los métodos más utilizados conviene citar los siguientes:

Observación personal. Los empleados y trabajadores saben que la observación

directa equivale a que están evaluándolos, tanto en su persona como en su

trabajo, de ahí que muchos subordinados tratarán de impresionar a su jefe en

forma un tanto artificiosa. No obstante, a pesar de cualquier contingencia, las

observaciones personales deben tomarse como un buen medio de control directo,

por lo cual es de recomendarse se hagan en forma planeada y sistemática.

Ejemplos. En determinadas circunstancias, es posible que señalar ciertos

ejemplos sea un medio adecuado para ejercer control. Esto sucede porque un

ejemplo que el ejecutivo muestre, por ejemplo llegar temprano, puede ser una

norma que los trabajadores tratarán de imitar, tratando de ser puntuales.

Fijar límites. En aquellas situaciones donde los subordinados tienen facultad

para tomar decisiones, es necesario, para controlarlos, fijar un límite, arriba del

cuál no podrán decidir sin el permiso expreso de un superior. Como ejemplo un

ejecutivo se le asigna una cantidad para gastos menores, al pagar una factura de

una cantidad mayor, deberá pedir autorización a su superior.

Establecer reglas. Las reglas establecen lo que debe hacerse en determinadas

circunstancias, lo que indicará al subordinado en forma precisa la conducta que

deben observar o específicamente lo que se debe hacer.

Presupuestos. El presupuesto como instrumento de la planeación, es asimismo,

un instrumento de control. Un presupuesto sin control tiene poco o ningún valor

para fines administrativos. En él se establecen las pautas para la distribución de

los ingresos requeridos por área o departamento, asignados por la gerencia

general a través de presentación de requerimientos departamentales.

Fases de control.

Las fases de control son los pasos fundamentales que deben

efectuarse en todo control administrativo, independientemente de la

actividad. Incluyen:

1. establecimiento de la norma o base de control. Las bases del control se precisan

por medio de los mismos planes, es decir, son los objetivos, las políticas, los

programas, los procedimientos, etc. Hasta llegar a los estándares detallados,

fijados en términos de tiempos, de medidas, de unidades, etc. Estos estándares son

determinados por estudios de tiempos y movimientos, de métodos estadísticos, de

experiencias o simple apreciación.

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2. medición de lo que se ha hecho. Este paso puede hacerse de maneras diferentes.

De acuerdo con la naturaleza de la actividad a medir:

Mediante observación personal. Tomando nota en el lugar de los hechos

sobre la actividad que queremos medir.

Mediante informes orales, o sea en conversaciones con las personas

directamente involucradas en la acción por medir. Este tipo de información

tiene la ventaja de requerir menos tiempo que el escrito y permitir, a quien

a quien lo rinda mayor libertad de expresión.

Mediante informes escritos, los cuales, aunque requieren más tiempo en su

elaboración, son más precisos, permiten el despliegue de datos numéricos,

el uso de representaciones gráficas, y tienen el carácter de permanentes.

Mediante instrumentos de medición, tales como manómetros, contadores,

niveles, aparatos de registro, etc.

Mediante técnicas matemáticas, como son las comprendidas bajo el

nombre de investigación de operaciones. Esta representa una valiosa ayuda

tanto para planear como para controlar, en virtud de que analiza el

problema y presenta las diversas alternativas que tiene.

Mediante análisis estadísticos, es decir, aplicando las teorías de las

probabilidades a problemas donde la exactitud sería imposible.

Mediante equipos electrónicos, para la colección, almacenaje y análisis de

grandes cantidades de datos que los hagan más objetivos y faciliten su

control.

3. evaluación de los resultados. Consiste en la comparación de los resultados

obtenidos y ya medidos, con los planes o con las normas base de control. Con esta

comparación sabremos si se cumplieron los estándares fijados, si se rebasaron o si

no se alcanzaron.

4. corrección de las desviaciones. Último paso, con el cual se termina la función de

controlar, consiste en corregir las desviaciones, ya que la comparación de los

resultados obtenidos, con los estándares, no tendría objeto si no se tomaran

medidas para eliminar las discrepancias del caso, y tomar las medidas de

prevención para el futuro.

El control significa, fundamentalmente, el conocimiento de los resultados; sin embargo,

el ejecutivo debe llegar al fondo de los mismos para determinar las causas que los

originan. No basta conocer que sucede, sino también el porqué, a fin de tomar

decisiones precisas que corrijan definitivamente las causas que originaron las

discrepancias.

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Controles básicos.

En toda empresa son muchas las actividades que deben estar sujetas a

control, para que se asegure su buena marcha. Es por ello que los altos

ejecutivos deben cuidar que, cuan do menos, se lleven a cabo en forma

efectiva los siguientes controles:

Control de calidad. Comprobar las características del

producto tales como: actuación funcional, composición, dimensiones,

resistencia, forma, ejecución, color y acabado. Todas ellas se comparan con las

normas fijadas para el producto. Ayuda a reconocer y suprimir las causas de los

defectos, así como las desviaciones respecto al conjunto de especificaciones.

Control de existencias. Tiene por objeto proteger a la empresa, contra la

innecesaria acumulación de existencias y contra los programas de trabajo

irregulares debidos a la falta de materias primas apropiadas en el momento en

que se necesitan.

Control de ventas. Mide la actuación de la organización de ventas del negocio,

comparándola tanto con las cuotas de ventas como con la capacidad de

producción.

Control financiero. Los ejecutivos obtienen una completa visión de la forma

como se emplean los fondos en comparación con los presupuestos. Permite

conocer las necesidades financieras de la empresa a corto y largo plazo, así

como las obligaciones contraídas con terceros.

Control de costos. Indica el control de erogaciones que integran el costo del

producto (materiales, mano de obra, gastos, etc) esto sirve de base para tomar

decisiones respecto a precios, salarios etc.

Control de personal. Es útil para reducir practicas nocivas como la

impuntualidad, el ausentismo, y las bajas y cambios del personal. Ayuda a

estudiar las forma de reclutar nuevo personal.

Control de seguridad industrial. Es de mucha importancia par reducir riesgos

y prevenir accidentes, eliminando las fuentes de peligro en las instalaciones

materiales de la empresa.

Control interno. Desde el punto de vista administrativo, comprende el plan de

organización y todos los métodos y procedimientos que, en forma coordinada, se

adoptan en un negocio para la protección de sus recursos, para obtención de

información financiera, etc.

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BIBLIOGRAFÍA

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