PROCESO ADMINISTRATIVO Y SUS FASES
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HERNANDEZ MATUS JOSE FRANCISCO 12
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Caracteristicas
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HERNANDEZ MATUS JOSE FRANCISCO 12
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Introducción
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una
actividad o lograr un objetivo. El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas
sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se
interrelacionan y forman un proceso integral.
El proceso administrativo considera a la administración como una actividad compuesta
de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso
administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, dirigir y
controlar. Constituyen el proceso de la administración.
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Índice
Temas
Introducción…………………………………………………………………… 2
Proceso administrativo……………………………………………………... 2.1
Definición y sus componentes……………………………………………. 2.2
Fase Mecánica
Planeación………………………………………………………………………. 3
Características de la planeación……………………………………………. 4
Visión…………………………………………………………………………. 4.1
Misión……………………………………………………………………….… 4.2
Objetivo……………………………………………………………………… 4.3
Estrategias……………………………………………………………………. 4.4
Políticas……………………………………………………………………….. 4.5
Programas……………………………………………………………………. 4.6
Presupuestos………………………………………………………………… 4.7
Procedimiento………………………………………………………………... 4.8
Organización……………………………….………………………………… 5
Jerarquización……………………………………………………………….. 5.1
Departamentalización……………………………………………………….. 5.2
Descripción de funciones………………………………………………….. 5.3
Fase Dinámica
Dirección Y Ejecución………………………………………………………. 6
4
Toma de decisiones……………………………………………………..... 6.1
Índice
Temas
Integración…………………………………………………………………… 6.2
Motivación…………………………………………………………………… 6.3
Comunicación……………………………………………………………..... 6.4
Supervisión………………………………………………………………….. 6.5
Liderazgo…………………………………………………………………….. 6.6
Control………………………………………………………………………... 7
Identificación de estándares……………………………………………… 7.1
Medición……………………………………………………………………… 7.2
Comparación……………………………………………………………..…. 7.3
Detención de desviaciones……………………………………………….. 7.4
Corrección…………………………………………………………………… 7.5
Retroalimentación………………………………………………………….. 7.6
Conclusión……………………………………………………………………. 8
Bibliografía……………………………………………………………………. 9
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EL PROCESO ADMINISTRATIVO
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las
actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás
recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la
organización.
Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración
como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran
sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades
interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean.
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PROCESO DE PLANEACIÓN
Visión
Misión
Propósitos
Objetivos
Estrategias
Políticas
Programas
Procedimientos
Presupuestos
Visión
Es el estado ideal que se tiene de la organización a futuro y la ambición empresarial en
sentido estratégico a través de planes, programas y proyectos.
Una visión estratégica es un mapa de rutas del futuro de una compañía, de la dirección
que lleva, de la posición que pretende ocupar y de las capacidades que planea
desarrollar.
La visión es un sueño puesto en acción.
La visión corresponde a lo que la empresa quiere ser.
Características de la visión:
Formulada por los líderes.
Compartida por los colaboradores.
Guiada por valores.
Positiva y alentadora.
Que oriente la transición de que es a lo que debe llegar a ser una institución.
Misión
La misión es un enunciado breve y sencillo que describe la razón de ser o el fin último
de una organización dentro de su entorno y en la sociedad en general.
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Misión es la razón de ser, los objetivos o metas, son los estados intermedios que se
desean alcanzar.
La misión corresponde a la vocación o lo que la empresa quiere hacer para logar a
largo plazo la realización de la visión.
Características que debe de tener la misión:
Que exprese el quehacer fundamental. Se recomienda iniciar con un verbo en infinitivo.
Que sea trascendente y duradera. Que sea inspiradora.
Que sea sencilla y comprensible.
Que indique la repercusión o beneficio social.
Propósitos
Son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter
de cualquier grupo social.
Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma
permanente o semipermanente un grupo social.
Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico. Se
expresan genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos
funcionarios de la empresa; se establecen en forma paralela al inicio de la misma y no
indican una limitante de duración en el futuro.
La mayoría de los propósitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la
empresa, sin embargo, algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones debido a
los retos cambiantes que implica la operación de cualquier grupo social. Toda
organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan.
Las siguientes cuatro características son las que diferencian a los propósitos de los
objetivos
1.- Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los demás
elementos.
2.- Genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términos numéricos.
3.- Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la
organización.
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4.- Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinando.
Importancia de los propósitos
Sirven de crecimiento para los demás elementos de la planeación, así como para
los demás tipos de planes.
Permiten orientar a los responsables de la planeación, sobre el curso de acción
que deben seguir al formular los planes.
Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de
responsabilidad social.
Son la razón de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en
su proyección hacia el futuro.
Los propósitos pueden ser clasificados de acuerdo al tiempo que lleva realizarlos en:
Propósitos de Mediano plazo.- Si son mayores a un año y menores de 3 ó 5 años y
Propósitos de Largo plazo: Si son mayores a 3 ó 5 años
Objetivos
Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo
específico.
Dos características primordiales que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de
la planeación son:
a) Se establecen a un tiempo específico.
b)
b) Se determinan cuantitativamente.
Clasificación de los objetivos:
En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser:
1.- Estratégicos o Generales: Comprenden toda la empresa y se establecen a largo
plazo.
Ejemplo: Obtener una utilidad neta de 100 000 pesos en los próximos cinco años.2.-
Tácticos o Departamentales: Se refieren a un área o departamento de la empresa, se
subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o mediano plazo.
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Ejemplo: Incrementar las ventas a 3 000 pesos mensuales, en el presente año.
3.- Operacionales o Específicos: Se establecen en niveles o secciones más especificas
de la empresa, se refieren a actividades más detalladas, e invariablemente son a corto
plazo
Ejemplo: Juan Pérez producirá 100 artículos por hora
Lineamientos para establecer objetivos:
* Asentarlos por escrito.
* No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.
* Al determinarlos, recordar las 6 preguntas clave de la administración: ¿Qué?,
¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Quién?, ¿Cuándo? y ¿Por qué?
* Los objetivos deben de ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los
miembros de la organización
* Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y
confusiones
Clasificación por su tiempo:
Corto plazo: Se divide a su vez en Inmediatos (menores a seis meses) y
Mediatos (entre seis meses y un año)
Mediano plazo: Si son mayores a un año y menores de 3 ó 5 años.
Largo plazo: Si son mayores a 3 ó 5 años
Estrategias
Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo
general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más
ventajosas.
Al establecer estrategias es conveniente seguir 3 etapas:
1. - Determinación de los cursos de acción o alternativas: Consiste en buscar el
mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.
2. - Evaluación: Analizar y evaluar cada una de las alternativas, tomando en
consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxiliándose de
la investigación y de algunas técnicas como investigación de operaciones,
árboles de decisión, etc.
3. - Selección de alternativas: Considerar las alternativas más idóneas en cuanto a
factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor
eficiencia y eficacia los objetivos de la empresa.
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Importancia:
Las estrategias son trascendentales, ya que:
La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos.
Son lineamientos generales que permiten guiar la acción de la empresa, al
establecer varios caminos para llegar a un determinado objetivo.
Sirven como base para lograr los objetivos, y ejecutar la decisión.
Facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella de la
que se esperan mejores resultados.
Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que en cierto momento
fue útil, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo
objetivo.
Políticas
Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la
toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una
organización.
Importancia:
Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan, dado que:
Facilitan la delegación de autoridades.
Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.
Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas
innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
Indican al personal cómo debe actuar en sus operaciones.
Facilitan la inducción del nuevo personal.
Clasificación por su nivel:
Estratégicas: Si abarcan a toda la organización.
Ejemplo: El aguinaldo podrá pagarse dentro de los primeros veinte días del mes de
enero.
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Tácticas: Si abarcan una área o función. Ejemplo: En caso de solicitar un permiso para
salir, de preferencia será autorizado por el gerente del área correspondiente.
Operacionales: Si abarca una sección. Ejemplo: Las compras se podrán realizar cuando
se tengan por lo menos tres cotizaciones.
Las políticas son flexibles.
Programas
Es un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que
habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar
cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí mismo, o bien,
puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.
La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento.
1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.
2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
3. Interrelacionar las actividades, es decir, determinar qué actividad debe realizarse
antes de otra, que actividades se dan simultáneamente y, por último, qué
actividades deben efectuarse posteriormente.
4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los
recursos necesarios.
Importancia:
La elaboración de los programas es fundamental, debido a que:
Suministran información e indican el estado de avance de actividades.
Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina
un programa para cada centro de responsabilidad.
Determinan los recursos que se necesitan.
Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse
específicamente.
Disminuyen los costos.
Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
Evitan la duplicidad de esfuerzos.
Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades
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Las técnicas de los programas son: PERT (ProgramEvaluation and ReviewTechnique),
CPM (CriticalPathMethod) y Gráfica de Gantt.
Procedimientos
Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la
realización de un trabajo repetitivo.
El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades;
no indica la manera en que deben realizarse, pues de eso se encargan los métodos,
mismos que van implícitos en el procedimiento.
Importancia
Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, dado que:
Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.
Promueven la eficiencia y especialización.
Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades.
Determinan cómo deben ejecutarse las actividades, y también cuándo y quién debe
realizarlas.
Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.
Las técnicas de los procedimientos son: Diagrama de Flujo y el Diagrama de Proceso y
la Técnica del libreto para la narración.
Presupuestos, Importancia de la Planeación
Presupuesto
Es un plan de acción financiera para un programa que cubre un periodo definido.
Es una proyección a futuro de lo que se va a necesitar en términos monetarios en un
periodo establecido.
Son un medio de control, que comprende un programa financiero estimado para las
operaciones de un periodo futuro.
Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa
expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación
subsiguiente de las realizaciones de dicho plan.
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Características:
Es un esquema, pues se elabora en un documento formal, ordenado sistemáticamente
Está expresado en términos cuantitativos
Es general porque debe establecerse para toda la empresa
Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas de la organización
Es diseñado para un periodo determinado
Sirven para:
a) Lograr al máximo rendimiento de las operaciones de la empresa.
b) El desarrollo y coordinación de decisiones tomadas.
c) Tener un control de las operaciones para que se ajusten a los planes establecidos.
d) Trazar el curso de acción que se espera habrán de seguir las utilidades.
e) Formular las políticas generales de la empresa.
f) Ayudan a ubicar una situación realista de las posibilidades de la empresa en el logro
de sus objetivos.
g) Se basan en estadísticas y situaciones pasadas.
Los presupuestos son generalmente a un año y a su vez pueden ser divididos en
trimestres, bimestres o meses.
Cuando los presupuestos son a más de un año, 5 o 10 se denominan presupuestos de
capital y son conocidos como planes de proyectos cubriendo un área clave de
resultados.
Se clasifican en:
Presupuesto general.
De gastos de venta.
De ventas.
De gastos de administración.
De producción.
De costos de ventas
De consumo de materia prima.
Financiero (Ingresos y Egresos)
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De compras de material.
Financiero (de Inversión)
De mano de obra.
Por su nivel se clasifican en:
a) Estratégicos o Generales: Presupuesto de Gastos Generales.
b) Tácticos o Funcionales: Presupuesto de Gastos de Finanzas.
c) Operacionales: Presupuesto de Mano de Obra
Importancia de la Planeación
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los
recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las
mayores garantías de éxito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y
mejorar las cosas.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o
empirismos.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen
hacia donde se dirigen sus esfuerzos.
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la
empresa
Importancia de la Planeación Estratégica
Describe ahora el futuro de la organización.
Permite medir, ver, aceptar o rechazar un número definido de alternativas.
Obliga a los ejecutivos a determinar sus objetivos y la forma para lograrlos.
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Determina anticipadamente las oportunidades y los riesgos a los que se enfrentara la
empresa.
Es una valiosa herramienta para delegar responsabilidades.
Reduce el nivel de incertidumbre.
Especifica los factores básicos que marcan el éxito o fracaso de la empresa
Organización
Las organizaciones son estructuras sociales diseñadas para lograr metas o leyes por
medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo.
Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones
especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito
específico. Las organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de
la Administración, a su vez de otras disciplinas tales como la Sociología, la Economía y
la Psicología.
Una organización es un grupo social compuesto por personas, tareas y administración
que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a
producir bienes o servicios o normativas para satisfacer las necesidades de una
comunidad dentro de un entorno, y así poder lograr el propósito distintivo que es su
misión. Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o
más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la
organización. Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de
comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo
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común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de
respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una
empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles
(materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que
han sido dispuestas para estos propósitos.
División del trabajo:
División del trabajo es la especialización y cooperación de las fuerzas laborales en
diferentes tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia. Aunque es
consustancial a toda actividad humana desde la prehistoria, se intensificó con
la revolución neolítica que originó las sociedades agrarias y aceleró de modo
extraordinario su contribución al cambio tecnológico y social con el desarrollo
del capitalismo y la revolución industrial.
Estas son características de la división del trabajo:
Ahorro de capital: cada obrero no tiene que disponer de todas las herramientas que
necesitaría para las distintas funciones.
Ahorro de tiempo: el operario no tiene que cambiar constantemente de herramienta.
Los trabajos a realizar por cada operario son más sencillos, con lo que el error
disminuye.
Simplicidad de las funciones a realizar, personal con menos experiencia puede
incorporarse al mercado laboral.
Invención de nuevas máquinas.
Jerarquización
Jerarquía es el criterio que permite establecer un orden de superioridad o de
subordinación entre personas, instituciones o conceptos. Organización o clasificación
de categorías o poderes, siguiendo un orden de importancia. Tiene un uso frecuente en
las clasificaciones mitológicas y teológicas; y se aplica a todo tipo de ámbitos
(físicos, morales, empresariales, etc.). Cuando existe una jerarquía se dice que hay
una organización jerárquica. Es el concepto que designa una forma de organización de
diversos elementos de un determinado sistema en el que cada uno está subordinado al
elemento inmediatamente superior.
Departamentalización:
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La departamentalización es la agrupación de actividades y personas en departamentos
que permiten, al menos en teoría, las organizaciones crezcan en un grado
indeterminado. Algunos tipos de departamentalización son:
Departamentalización de optimización
Departamentalización por tiempo.
Departamentalización por función empresarial o funcional.
Departamentalización territorial o geográfica.
Departamentalización por tipo de clientes.
Departamentalización por procesos o equipos.
Departamentalización por productos.
DIRECCIÓN
En esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en
la realización de planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante
la comunicación, la supervisión y la motivación.
Los elementos del concepto son:
1.- ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
2.-motivación.
3.-guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
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4.-comunicación.
5.-supervisión.
6.-alcanzar las metas de la organización.
ETAPAS DE LA DIRECCION
Toma de decisiones.
La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Con
frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en
efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de
cualquier organización.
Una decisión puede variar en trascendencia, sea cual sea la decisión es necesario:
1. Definir el problema.
Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cuál es el problema que hay
que resolver y no confundirlo con los colaterales.
2. Analizar el problema.
Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como
los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles
alternativas de solución.
3. Evaluar las alternativas.
Consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar
ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su implementación, y
los recursos necesarios para llevar acabo de acuerdo con el marco específico de la
organización.
4. Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la más
idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios.
5. Aplicar la decisión. Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se
debe contar con un plan para el desarrollo de la misma.
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Integración.
La integración comprende la función a través de la cual el administrador elige y se
allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente
establecidas para ejecutar los planes.
Existen ciertas reglas de administración, necesarias para lograr la efectividad:
1. El hombre adecuado para el puesto adecuado. En otras palabras esto quiere decir
que el hombre debe de poseer las características que la empresa establezca para
desempeñar un puesto.
2. De la provisión de elementos necesarios. A cada miembro de la empresa debe
proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las
necesidades de su puesto.
3. De la importancia de la introducción adecuada. El momento en que el elemento
humano ingresa a una empresa es trascendental, pues de el dependerán su adaptación
al ambiente de la empresa.
La integración comprende 4 etapas.
Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar los puestos de la empresa.
Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los diversos
candidatos al más idóneo para el puesto, de acuerdo con los requerimientos del mismo.
Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento con
los objetivos de la empresa, y con el ambiente organizacional.
Capacitación y desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades
del personal, para lograr su máxima eficiencia.
Motivación.
La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja,
pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los
objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. Múltiples son las
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teorías que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos
grandes tendencias:
Teorías de contenido.
Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.
Ambos tipos de teorías han sido de gran trascendencia en la explicación de la conducta
organizacional, ya que a través de ellas se describe la razón por la cual los empleados
son productivos, o lo que impulsa su conducta, a la vez que se aportan datos valiosos
para mejorar dicha conducta.
Teorías del contenido
Estas tratan de especificar lo que impulsa la conducta; también son conocidas como
teorías de explicación interna; han sido las de mayor difusión, por ello se les llama
también teorías tradicionales; explican la conducta con base en procesos internos.
1. Motivación de grupo. Diversos autores establecen que, para motivar a un grupo, es
necesario considerar ciertos factores tales como:
A. Espíritu de equipo. El sentir identificado con un grupo de trabajo para lograr fines
comunes, aumenta la productividad del empleado.
B. Identificación con los objetivos de la empresa. El coordinar los intereses de grupo
con los individuales, y todos con los de la organización, motivara al grupo, ya que este
se autor realizara con la obtención de los objetivos específicos.
Practicar la administración por participación. Lograr que el trabajador se integre
emocional y mentalmente a la situación del grupo de trabajo y a los objetivos de la
empresa, mediante su participación activa en las decisiones.
Establecimiento de relaciones humanas adecuadas. La implantación de sistemas
adecuados de comunicación y autorrealización dentro de la empresa promueve la
eficiencia del personal.
Eliminación de prácticas no motivadoras. Para elevar la moral de los empleados es
necesario eliminar las siguientes prácticas:
Control excesivo.
Poca consideración a la competencia.
Decisiones rígidas.
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No tomar en cuenta los conflictos.
Cambios súbitos.
Comunicación.
La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección.
La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y
recibe información en un grupo social.
El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicación
eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que
disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos.
La comunicación consta de tres elementos básicos:
Emisor, en donde se origina la información.
Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.
Receptor, que recibe y debe entender la información.
Cualquier mínima falla en esta red de comunicación implica la desvirtuaron de la
información.
Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se mencionara su
clasificación más sencilla:
1. Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la organización y fluye a
través de los canales organizacionales.
2. Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales
formales, aunque se puede referir a la organización.
Este tipo de comunicación es de gran importancia, ya que por su carácter no formal
puede llegar a influir más que la comunicación formal e, inclusive, ir en contra de esta;
el administrador debe tratar de lograr que los canales de comunicación formal se
apoyen en las redes informales.
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Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser:
A. Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa:
quejas, reportes, sugestiones, ordenes, instrucciones.
B. Horizontal. Se da en niveles jerárquicos semejantes: memorándum, circulares,
juntas, etc.
C. Verbal. Se transmite oralmente.
D. Escrita. Mediante material escrito o gráfico.
Requisitos de la comunicación efectiva.
Una buena comunicación implica la existencia de los siguientes requisitos:
1. Claridad. La comunicación debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y
la manera de transmitirla, debe ser accesible para quien va dirigida.
2. Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de
la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la
realización de los objetivos.
3. Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es más efectiva
cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de
información de la organización formal.
4. Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de
comunicación para quienes resulten afectados.
5. Moderación. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo mas concisa
posible, ya que el exceso de información puede accionar burocracia e ineficiencia.
6. Difusión. Preferentemente, toda la comunicación formal de la empresa debe
efectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente necesarios,
evitando papeleo excesivo.
7. Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y
perfeccionarse periódicamente.
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Liderazgo – supervisión
La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente.
Este término se aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores aunque todo
administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto, de acuerdo
con el criterio personal de las autores, se considera la supervisión, el liderazgo y los
estilos de gerenciales, como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos.
El liderazgo, o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante el
se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los
objetivos.
En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas, y su
importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán:
La productividad del personal para lograr los objetivos.
La observancia de la comunicación.
La relación entre jefe-subordinado.
La corrección de errores.
La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.
Por lo tanto, el liderazgo está ligado con la supervisión y, de acuerdo con los diversos
estilos de liderazgo que existan en la empresa, variara el grado de eficiencia y
productividad dentro de la misma.
ESTILOS DE LIDERAZGO
Cuando ya le ha sido asignada la responsabilidad del liderazgo y la autoridad
correspondiente, es tarea del líder lograr las metas trabajando con y mediante sus
seguidores. Los líderes han mostrado muchos enfoques diferentes respecto a cómo
cumplen con sus responsabilidades en relación con sus seguidores. El enfoque más
común para analizar el comportamiento del líder es clasificar los diversos tipos de
liderazgo existentes. Los estilos varían según los deberes que el líder debe
desempeñar solo, las responsabilidades que desee que sus superiores acepten y su
compromiso filosófico hacia la realización y cumplimiento de las expectativas de sus
subalternos. Se han usado muchos términos para definir los estilos de liderazgo, pero
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tal vez el más importante ha sido la descripción de los tres estilos básicos: el líder
autócrata, el líder participativo y el líder liberal.
EL LÍDER AUTÓCRATA: Un líder autócrata asume toda la responsabilidad de la toma
de decisiones, inicia las acciones, dirige, motiva y controla al subalterno. La decisión y
la gula se centralizan en el líder. Puede considerar que solamente él es competente y
capaz de tomar decisiones importantes, puede sentir que sus subalternos son
incapaces de guiarse a sí mismos o puede tener otras razones para asumir una sólida
posición de fuerza y control. La respuesta pedida a los subalternos es La obediencia y
adhesión a sus decisiones. El autócrata observa los niveles de desempeño de sus
subalternos con la esperanza de evitar desviaciones que puedan presentarse con
respecto a sus directrices.
EL LÍDER PARTICIPATIVO: Cuando un líder adopta el estilo participativo, utiliza la
consulta, para practicar el liderazgo. No delega su derecho a tomar decisiones finales y
señala directrices específicas a sus subalternos pero consulta sus ideas y opiniones
sobre muchas decisiones que les incumben. Si desea ser un líder participativo eficaz,
escucha y analiza seriamente las ideas de sus subalternos y acepta sus contribuciones
siempre que sea posible y práctico. El líder participativo cultiva la toma de decisiones de
sus subalternos para que sus ideas sean cada vez más útiles y maduras.
Impulsa también a sus subalternos a incrementar su capacidad de auto control y los
insta a asumir más responsabilidad para guiar sus propios esfuerzos. Es un líder que
apoya a sus subalternos y no asume una postura de dictador. Sin embargo, la autoridad
final en asuntos de importancia sigue en sus manos.
LÍDER LIBERAL: Mediante este estilo de liderazgo, el líder delega en sus subalternos
la autoridad para tomar decisiones Puede decir a sus seguidores "aquí hay un trabajo
que hacer. No me importa cómo lo hagan con tal de que se haga bien". Este líder
espera que los subalternos asuman la responsabilidad por su propia motivación, guía y
control. Excepto por la estipulación de un número mínimo de reglas, este estilo de
liderazgo, proporciona muy poco contacto y apoyo para los seguidores. Evidentemente,
el subalterno tiene que ser altamente calificado y capaz para que este enfoque tenga un
resultado final satisfactorio.
Desde luego, existen diversos grados de liderazgo entre estos estilos; sólo se
analizaron tres de las posiciones más definidas .En una época, algunos autores y
administradores separaban uno de estos estilos de liderazgo y lo promovían como la
panacea para todas las necesidades de supervisión. La mayoría dio énfasis a la
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administración participativa, aunque el estilo autócrata tuvo varios defensores que lo
promovían como la única técnica eficaz. Ocasionalmente existen promotores del estilo
de rienda suelta que afirman que es un estilo singularmente provechoso. Las
tendencias más recientes enfatizan la necesidad de adaptación y flexibilidad en el uso
de los estilos de liderazgo, como oposición al perfeccionamiento de uno solo de dichos
estilos." Se cree que en la sociedad dinámica actual son raros los administradores
cuyos pensamientos y preferencias sean completamente iguales y los trabajadores que
tengan idénticas capacidades y necesidades. Y casi nunca hay dos organizaciones que
tengan metas y objetivos idénticos. Debido a esto, por lo general se recomienda que el
administrador tome en cuenta una serie de factores para determinar qué estilo de
liderazgo es apropiado para cada situación.
En pocas palabras, un estilo de liderazgo será más eficaz si prevalecen determinados
factores situacionales, en tanto que otro estilo puede ser más útil si los factores
cambian.
CARACTERÍSTICAS DE UN LÍDER
Entendemos el líder por las siguientes características.
* El líder debe tener el carácter de miembro, es decir, debe pertenecer al grupo que
encabeza, compartiendo con los demás miembros los patrones culturales y significados
que ahí existen.
* La primera significación del líder no resulta por sus rasgos individuales únicos,
universales (estatura alta, baja, aspecto, voz, etc.).
* Sino que cada grupo considera líder al que sobresalga en algo que le interesa, o más
brillante, o mejor organizador, el que posee más tacto, el que sea más agresivo, más
santo o más bondadoso.
* Cada grupo elabora su prototipo ideal y por lo tanto no puede haber un ideal único
para todos los grupos. En cuarto lugar. El líder debe organizar, vigilar, dirigir o
simplemente motivar al grupo a determinadas acciones o inacciones según sea la
necesidad que se tenga. Estas cuatro cualidades del líder, son llamadas también
carisma.
* Por último, otra exigencia que se presenta al líder es la de tener la oportunidad de
ocupar ese rol en el grupo, si no se presenta dicha posibilidad, nunca podrá demostrar
su capacidad de líder.
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CONTROL
El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y
una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la
verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los
objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los
niveles directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma parte
central de la acción de control.
Se divide en 4 aspectos:
Establecimiento de estándares.
Medición de resultados.
Corrección.
Retroalimentación.
Establecimiento De Estándares
Un estándar es una unidad de medida que sirve como modelo ó patrón sobre el cual se
efectúa el control. Los estándares son el parámetro sobre el que fijamos los objetivos
de la empresa.
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Ralph C. Davis menciona que los estándares no deben limitarse a establecer niveles
operativos de los trabajadores, sino que, además, deben abarcar las funciones básicas
y áreas clave de resultados:
Rendimiento de beneficios.- Es la utilidad que obtenemos de comparar ésta con la
inversión de capital necesaria para llevar a cabo el proceso productivo.
Posición en el mercado.- Estándares que se utilizan para determinar la aceptación de
algún producto lanzado al mercado, en base al proceso de comercialización para tal
efecto.
Productividad.- Se aplica tanto en el área de producción como en todas las áreas que
conforman la empresa, se obtiene en base al estándar horas-máquina, horas-hombre.
Calidad del producto.- Se establece para verificar la superioridad referente a la calidad
de nuestro producto en comparación con la competencia.
Desarrollo del personal.- Estándar enfocado al elemento humano, concerniente a su
desenvolvimiento en la empresa, en base a los programas de desarrollo.
Evaluación de la actuación.- Determina los límites de productividad del elemento
humano en la empresa.
Medición De Resultados
Como su nombre lo indica, en ésta etapa se van a medir los resultados contra lo
Ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas
Acorde a los estándares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos
De los sistemas de información de la empresa, y para que el proceso de control
Resulte efectivo la información que obtengamos debe ser totalmente confiable,
Oportuna, y que fluya por los canales idóneos de la comunicación.
Al realizar la medición y obtención de la información arriba señalada, es conveniente
comparar los resultados medidos con los estándares previamente fijados, obteniendo
así
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Las posibles desviaciones, mismas que deben reportarse inmediatamente. Las
Unidades de medida normalmente aplicables son: tiempo por pieza producida,
porcentaje de material rechazado, horas-máquina utilizada.
Corrección
Los controles tienden a conducir a la acción correctiva, cuando detectamos fallas,
Debemos verificar donde está el mal, cómo sucedió, quien es el responsable y
Así tomar las medidas de corrección pertinentes.
Cuando en la medición de resultados encontramos desviaciones en relación con los
estándares, es conveniente hacer el ajuste ó corrección correspondiente. Normalmente
las
Tendencias correctivas a los controles las asume el ejecutivo de la empresa,
Sin embargo, antes de llevar a cabo el proceso conviene conocer si la
Desviación es un síntoma ó una causa. Podemos ejemplificar lo anterior cuando
Un producto en el mercado disminuye su venta, lo cual, es un indicio de que
Algo se ha ejecutado mal en base a lo planeado, la primer actitud para
Contrarrestar la poca demanda del producto no es precisamente elevar el número
Vendedores o someterlos a capacitación, sino analizar detalladamente si esa
Baja no se debe a mala calidad del producto o si el proceso de comercialización
ha sido muy raquítico.
Cuando se lleva el establecimiento de medidas correctivas, se origina la
retroalimentación, de acuerdo a lo anterior, es en éste proceso donde se entrelaza la
planeación y el control.
Retroalimentación
Es el proceso mediante el cual, la información que se obtiene en el control se
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Ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Dependerá mucho de la
Calidad de la información que se obtenga para que la retroalimentación.
CONCLUSIÓN
En esta unidad se observó que en el proceso administrativo es el proceso de planificar,
organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el
empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar
metas establecidas por la organización. Se visualizaron cada una de estas etapas
con sus características tan peculiares las cuales te llevan a un resultado requerido,
en estos mismos existen métodos los cuales corregirán los errores que se encuentren
durante el proceso de tal administración, estos métodos fueron observados en esta
unidad
Bibliografía
STONER J., WANKEL C. Administración. Prentice-Hall. México, 1990
http://www.slideshare.net/Arianinnita/proceso-administrativo-y-sus-elementos
http://www.cca.org.mx/cca/cursos/administracion/artra/proadm/elprocad/procesoadmin.
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