Ministerio de Economía y Finanzas

Dirección Nacional de Contabilidad Departamento de Administración y Capacitación a Usuarios

CAPACITACIÓN DE CAJA MENUDA

ABC de Caja Menuda

1. Flujo transaccional del modulo de Caja

Menuda.

1.1.1.1. CAJA MENUDA

Para esta fase de proyecto se ha habilitado una funcionabilidad del sistema que permite el registro de gastos menores en la gestión pública. En esta sección de caja menuda se contempla las operativas de: anticipos, incrementos y devoluciones de anticipo, registros de facturas, devoluciones al Tesoro Nacional y fondo rotativo, reembolsos, entre otras.

1.1.1.1.1.1. Apertura o Incremento de Caja Principal

Ruta de Menú: La apertura o incremento de una caja menuda principal se realiza desde el menú de usuarios en la siguiente ruta:

Menú SAP > Caja menuda > Apertura/Incr.Caj.Men.Principal

Por medio de esta transacción se podrá realizar el anticipo para la apertura de una caja menuda principal

o simplemente realizar un incremento de una caja ya existente.

Una vez que accedemos a esta transacción nos encontraremos con la siguiente pantalla:

En esta pantalla se deberán completar los siguientes campos obligatorios:

Fecha de documento: se indicará la fecha deseada para el registro del anticipo.

Referencia: código del libro de caja que se desea dotar inicialmente o incrementar.

Txt.cab.doc.: servirá para agregar algún identificativo al anticipo que se está realizando. Ejemplo: “Dotación inicial libro de caja 0L35” o “Incremento libro de caja 0L35”.

Cuenta: código del acreedor custodio de la caja que se está dotando o incrementando.

Una vez completados los datos pulse el botón “enter” y avanzara a la siguiente pantalla:

En esta pantalla se presenta campos de carácter obligatorio, que deberán ser completados para finalizar el registro del anticipo. Estos campos son:

Importe: monto con el que se registrará el anticipo de dotación o incremento.

División: a la que pertenece la caja que se está dotando.

Vence el: fecha en la que se desea realizar el pago del dinero a dotar.

Vía de pago: para la dotación de caja principal se utilizara la vía de pago “E” que hace referencia “Efectivo”.

Cuando se complete los datos pulsaremos y el sistema mostrará en la parte inferior de la pantalla un mensaje que indica que el documento se ha contabilizado exitosamente.

Para dar por finalizada la dotación o incremento se deberá pagar mediante el módulo de FI como se muestra en su manual

“20141107-ISTMO-MUS-00-TR-Manual usuario tesorería.VF.02” en los puntos “11. Gestión de ordenación de pagos” y “12. Gestión

de pagos automáticos”.

1.1.1.1.1.2. Apertura o Incremento de Caja Auxiliar

Ruta de Menú: La apertura o incremento de una caja menuda principal se realiza desde el menú de usuarios en la siguiente ruta:

Menú SAP > Caja menuda > Apertura/Incr.Caj.Men.Auxiliar

Por medio de esta transacción se podrá realizar el anticipo para la apertura de una caja menuda auxiliar o simplemente realizar un incremento de una caja ya existente.

Una vez que accedemos a esta transacción nos encontraremos con la siguiente pantalla:

En esta pantalla se deberán completar los siguientes campos obligatorios:

Fecha de documento: se indicará la fecha deseada para el registro del anticipo.

Referencia: código del libro de caja que se desea dotar inicialmente o incrementar.

Txt.cab.doc.: servirá para agregar algún identificativo al anticipo que se está realizando. Ejemplo: “Dotación inicial libro de caja 0L35” o “Incremento libro de caja 0L35”.

Cuenta: código del acreedor custodio de la caja que se está dotando o incrementando.

Una vez completados los datos pulse el botón “enter” y avanzara a la siguiente pantalla:

En esta pantalla se presenta campos de carácter obligatorio, que deberán ser completados para finalizar el registro del anticipo. Estos campos son:

Importe: monto con el que se registrará el anticipo de dotación o incremento.

División: a la que pertenece la caja que se está dotando.

Vence el: fecha en la que se desea realizar el pago del dinero a dotar.

Vía de pago: para la dotación de caja principal se utilizara la vía de pago “1” que hace referencia “cheque Institucional”.

Cuando se complete los datos pulsaremos y el sistema mostrará en la parte inferior de la pantalla un mensaje que indica que el documento se ha contabilizado exitosamente.

Para dar por finalizada la dotación o incremento se deberá pagar mediante el módulo de FI. “20141107-ISTMO-MUS-00-TR-Manual usuario tesorería.VF.02” en los puntos “11. Gestión de ordenación de pagos” y “12. Gestión de pagos automáticos”.

1.1.1.1.1.3. Creación de anticipo

Ruta de Menú: La solicitud de un anticipo se realiza desde el menú de usuarios en la siguiente ruta:

Menú SAP > Caja menuda > Anticipo o Adelantos > Crear Anticipo

Por medio de esta transacción podremos solicitar anticipos a la caja sin sobre pasar el límite del disponible de la misma. Al entrar en esta transacción nos encontramos con la siguiente pantalla:

Aquí debemos completar los siguientes campos obligatorios:

: En este campo debemos colocar la sociedad responsable del libro de caja en el cual haremos el registro.

: colocaremos el libro de caja asignado.

Cuando estén completos los campos pulsaremos el botón “enter” y accederemos a la siguiente pantalla:

En esta pantalla se podrán hacer los registros de anticipos en el libro de caja. A continuación presentamos la barra de botones con que cuenta esta pantalla:

Mencionaremos los más destacados:

: Pulsando este botón se podrá grabar la solicitud de anticipo que se esté realizando.

: Permite regresar a la pantalla anterior.

: Actualiza los registros en la pantalla y el saldo de caja.

: Habilita una línea para ingresar un nuevo registro.

: Duplica una línea ya existente, con opción a editarla.

: Nos permite eliminar un registro siempre y cuando no haya sido dado por pagado.

Esta pantalla también cuenta con un apartado el cual se muestra de la siguiente forma:

Pulsando cada uno de los botones amarillos que se encuentran en la parte izquierda, se podrán ir visualizando las acciones indicadas, es decir que podremos ver en pantalla los anticipos solicitados en el día correspondiente, semana actual, mes actual o ejercicio actual.

En la sección de la derecha el sistema nos mostrará los saldos, totales de ingresos y gastos de la caja según la opción que hayamos seleccionado con los botones amarillos de la izquierda.

Para realizar una solicitud de anticipo en nuestro libro de caja debemos completar los siguientes campos obligatorios:

Operación: En esta columna colocaremos el tipo de operación que deseamos hacer, en este caso será un anticipo.

Importe: Colocaremos el monto por el cual solicitamos el anticipo.

Acreedor: Número de acreedor al que le daremos el anticipo.

Texto cabecera del registro: Colocaremos un texto de referencia al anticipo que estamos solicitando.

Vía de pago: Método de pago por el cual realizamos el desembolso al acreedor. En las cajas del Gobierno de Panamá utilizaremos el tipo “E” que hace referencia pagos en efectivo de caja menuda.

División: División a la que pertenece el libro de caja menuda.

Una vez completados todos estos campos, pulsaremos el botón para efectuar el registro que estamos realizando.

Luego podremos pulsar el botón para actualizar el apartado de saldos.

1.1.1.1.1.4. Incremento de anticipo

Ruta de Menú: El incremento de un anticipo se realiza desde el menú de usuarios en la siguiente ruta:

Menú SAP > Caja menuda > Anticipo o Adelantos > Incremento de Anticipo

En esta opción podremos realizar incrementos a los anticipos ya solicitados previamente.

Entrando a esta transacción nos encontraremos con la siguiente pantalla:

Aquí debemos completar los siguientes campos obligatorios:

: En este campo debemos colocar la sociedad responsable del libro de caja en el cual haremos el registro.

: colocaremos el libro de caja asignado.

: Aquí colocaremos el número del anticipo al cual le deseamos realizar el incremento.

Cuando estén completos los campos pulsaremos el botón “enter” y accederemos a la siguiente pantalla:

En esta pantalla se podrán registrar los incrementos de anticipo en el libro de caja. A continuación presentamos la barra de botones con que cuenta esta pantalla:

Mencionaremos los más destacados:

:

Esta pantalla también cuenta con un apartado el cual se muestra de la siguiente forma:

En la sección de la derecha (resaltada en el cuadro rojo) el sistema nos mostrará el número de documento al cual le haremos el incremento, nombre y número de acreedor, importe del anticipo original y el importe disponible final.

Para registrar un incremento de anticipo en nuestro libro de caja debemos completar los siguientes campos obligatorios:

: En esta columna colocaremos el tipo de operación que deseamos hacer, en este caso será un Incremento de anticipo.

: Colocaremos el monto por el cual se registrará el incremento.

: Número de acreedor al cual le haremos el incremento de anticipo.

: Colocaremos un texto de referencia al incremento de anticipo.

: Método de pago. En las cajas del Gobierno de Panamá utilizaremos el tipo “E” que hace referencia pagos en efectivo de caja menuda.

: División a la que pertenece el libro de caja menuda.

Una vez completados todos estos campos, pulsaremos el botón para efectuar el registro que estamos realizando.

Luego podremos pulsar el botón para actualizar el apartado de saldos.

1.1.1.1.1.5. Devolución de anticipo

Ruta de Menú: El incremento de un anticipo se realiza desde el menú de usuarios en la siguiente ruta:

Menú SAP > Caja menuda > Anticipo o Adelantos > Devolución de Anticipo

En esta opción podremos registrar en el libro de caja las devoluciones de anticipos que se puedan presentar.

Entrando a esta transacción nos encontraremos con la siguiente pantalla:

Aquí debemos completar los siguientes campos obligatorios:

: En este campo debemos colocar la sociedad responsable del libro de caja en el cual haremos el registro.

: colocaremos el libro de caja asignado.

: Aquí colocaremos el número del anticipo al cual deseamos realizarle la devolución parcial o total.

Cuando estén completos los campos pulsaremos el botón “enter” y accederemos a la siguiente pantalla:

En esta pantalla se podrán registrar las devoluciones de anticipo en el libro de caja. A continuación presentamos la barra de botones con que cuenta esta pantalla:

Mencionaremos los más destacados:

: Pulsando este botón se podrá grabar la solicitud de anticipo que se esté realizando.

: Permite regresar a la pantalla anterior.

: Actualiza los registros en la pantalla y el saldo de caja.

: Habilita una línea para ingresar un nuevo registro.

: Duplica una línea ya existente, con opción a editarla.

Esta pantalla también cuenta con un apartado el cual se muestra de la siguiente forma:

En la sección de la derecha (resaltada en el cuadro rojo) el sistema nos mostrará el número de documento al cual le haremos la devolución, nombre y número de acreedor, importe del anticipo original y el importe disponible final.

Para registrar una devolución de anticipo en nuestro libro de caja debemos completar los siguientes campos obligatorios:

: En esta columna colocaremos el tipo de operación que deseamos hacer, en este caso será un Devolución de anticipo.

: Colocaremos el monto que se desea devolver del anticipo.

: Número de acreedor del anticipo.

: Colocaremos un texto de referencia a la devolución de anticipo.

: Método de pago. En las cajas del Gobierno de Panamá utilizaremos el tipo “E” que hace referencia pagos en efectivo de caja menuda.

: División a la que pertenece el libro de caja menuda.

Una vez completados todos estos campos, pulsaremos el botón para efectuar el registro que estamos realizando.

Luego podremos pulsar el botón para actualizar el apartado de saldos.

1.1.1.1.1.6. Registro de una factura contra un anticipo

Ruta de Menú: El registro de una factura contra anticipo se realiza desde el menú de usuarios en la siguiente ruta:

Menú SAP > Caja menuda > Registro de facturas > Facturas contra anticipo

En esta opción podremos registrar las facturas contra anticipo que se deseen pagar bajo la caja.

Entrando a esta transacción nos encontraremos con la siguiente pantalla:

Aquí debemos completar los siguientes campos obligatorios:

: En este campo debemos colocar la sociedad responsable del libro de caja en el cual haremos el registro.

: colocaremos el libro de caja asignado.

: Aquí colocaremos el número del anticipo al cual deseamos presentarle la factura.

Cuando estén completos los campos pulsaremos el botón “enter” y accederemos a la siguiente pantalla:

En esta pantalla se podrán registrar las facturas contra anticipo en el libro de caja. A continuación presentamos la barra de botones con que cuenta esta pantalla:

Mencionaremos los más destacados:

: Pulsando este botón se podrá grabar la solicitud de anticipo que se esté realizando.

: Permite regresar a la pantalla anterior.

: Actualiza los registros en la pantalla y el saldo de caja.

: Habilita una línea para ingresar un nuevo registro.

: Duplica una línea ya existente, con opción a editarla.

: Seleccionando una línea ya existente y pulsando este botón, se podrá ingresar un texto informativo a un registro deseado.

Esta pantalla también cuenta con un apartado el cual se muestra de la siguiente forma:

En la sección de la derecha (resaltada en el cuadro rojo) el sistema nos mostrará el número de documento al cual le presentaremos la factura, número de acreedor, importe del anticipo original y el importe disponible final.

Para registrar una factura contra anticipo en nuestro libro de caja debemos completar los siguientes campos obligatorios:

: En esta columna colocaremos el tipo de operación que deseamos hacer, en este caso será un Factura contra anticipo.

: Colocaremos el monto de la factura que deseamos presentar.

: Número de acreedor de la factura.

: Colocaremos un texto de referencia de la factura.

: Método de pago. En las cajas del Gobierno de Panamá utilizaremos el tipo “E” que hace referencia pagos en efectivo de caja menuda.

: División a la que pertenece el libro de caja menuda.

Una vez completados todos estos campos, pulsaremos el botón para efectuar el registro que estamos realizando.

Luego podremos pulsar el botón para actualizar el apartado de saldos.

1.1.1.1.1.7. Registro de una factura directa

Ruta de Menú: El registro de una factura directa se realiza desde el menú de usuarios en la siguiente ruta:

Menú SAP > Caja menuda > Registro de facturas > Facturas directas caja

En esta opción podremos registrar las facturas que se deseen pagar sin haber solicitado un anticipo previo.

Entrando a esta transacción nos encontraremos con la siguiente pantalla:

Aquí debemos completar los siguientes campos obligatorios:

: En este campo debemos colocar la sociedad responsable del libro de caja en el cual haremos el registro.

: colocaremos el libro de caja asignado.

Cuando estén completos los campos pulsaremos el botón “enter” y accederemos a la siguiente pantalla:

En esta pantalla se podrán hacer el registro de las facturas directas en el libro de caja. A continuación presentamos la barra de botones con que cuenta esta pantalla:

Mencionaremos los más destacados:

: Pulsando este botón se podrá grabar la solicitud de anticipo que se esté realizando.

: Permite regresar a la pantalla anterior.

: Actualiza los registros en la pantalla y el saldo de caja.

: Habilita una línea para ingresar un nuevo registro.

: Duplica una línea ya existente, con opción a editarla.

: Seleccionando una línea ya existente y pulsando este botón, se podrá ingresar un texto informativo a un registro deseado.

Esta pantalla también cuenta con un apartado el cual se muestra de la siguiente forma:

Pulsando cada uno de los botones que se encuentran en la parte izquierda, se podrán ir visualizando las acciones indicadas, es decir que podremos ver en pantalla las facturas directas registradas en el día correspondiente, semana actual, mes actual o ejercicio actual.

En la sección de la derecha el sistema nos mostrará los saldos, totales de ingresos y gastos de la caja según la opción que hayamos seleccionado con los botones amarillos de la izquierda.

Para realizar un registro de una factura directa en nuestro libro de caja debemos completar los siguientes campos obligatorios:

: En esta columna colocaremos el tipo de operación que deseamos hacer, en este caso será una factura directa.

: Colocaremos el monto por el cual se registra la factura.

: Número de acreedor al cual le pertenece la factura que estamos registrando.

: Número de la factura que registramos.

: Colocaremos un texto de referencia a la factura que estamos registrando.

: Método de pago. En las cajas del Gobierno de Panamá utilizaremos el tipo “E” que hace referencia pagos en efectivo de caja menuda.

: Indicador de impuesto con que se registra la factura.

: Centro gestor al cual pertenece el libro de caja en el que registraremos la factura.

: Posición presupuestaria contra la que queremos que se haga la afectación.

Una vez completados todos estos campos, pulsaremos el botón para efectuar el registro que estamos realizando.

Luego podremos pulsar el botón para actualizar el apartado de saldos.

1.1.1.1.1.8. Registro caja menuda Viáticos.

En esta opción podremos registrar las facturas de viáticos a través del módulo de caja menuda que se deseen pagar.

Menú SAP > Caja menuda > Registro de facturas > Facturas viáticos.

Entrando a esta transacción nos encontraremos con la siguiente pantalla:

Aquí debemos completar los siguientes campos obligatorios:

: En este campo debemos colocar la sociedad responsable del libro de caja en el cual haremos el registro.

: colocaremos el libro de caja asignado.

Cuando estén completos los campos pulsaremos el botón “enter” y accederemos a la siguiente pantalla:

Dar click al icono de la barra de herramienta (Viáticos) y se habilitara pantalla para llenar Datos de Cabecera

y procedemos a completar según sea el viatico los siguientes campos:

Sociedad: P000

Beneficiario: aquí ponemos el código del Funcionario

Categoría: E1, E2 y E3.

Tipo de Solicitud: Nacional o Internacional

Fecha de inicio y Fecha fin: En hora militar (Siempre)

Área Geográfica: seleccionar según sea la locación geográfica.

Una vez llenado los datos de cabecera pasar a los Datos de Posición.

Datos de Posición:

Una vez cubiertos estos datos, pinchamos en la opción IMPORTAR PARTIDAS o llenar de forma manual cada uno de los campos que se reflejan a continuación:

Observación: El sistema de forma automática llena el campo de monto, también permite llenarlo de forma manual, pero sin pasar nos del monto que ofrece el sistema o ISTMO.

Una vez llenado proceder a dar Click al gancho verde que aparece en al sección derecha de esta pantalla para que valide los datos, si el mismo genera un error el sistema indicara el tipo y debemos rectificar, una vez

solucionado pulsaremos el botón para efectuar el registro que estamos realizando el sistema genera número de transacción del viatico creado. Paso siguiente anotación de pagos.

1.1.1.1.1.9. Cambio de estatus: Anotación de pagos

Ruta de Menú: La anotación de pago se realiza desde el menú de usuarios en la siguiente ruta:

Menú SAP > Caja menuda > Anotación y Anulación pagos > Cambio de status: Anotación pagos

Esta opción es utilizada para notificar como pagado los anticipos, incrementos, facturas directas y facturas contra anticipos que se han realizado.

Entrando a esta transacción nos encontraremos con la siguiente pantalla:

Aquí debemos completar los siguientes campos obligatorios:

: En este campo debemos colocar la sociedad responsable del libro de caja en el cual haremos el registro.

: colocaremos el libro de caja asignado.

: Si contamos con el número del documento que deseamos trabajar podremos colocarlo en este espacio, si no conocemos este número podremos dejarlo en blanco y el sistema nos traerá todos los documentos que estén pendiente por registrar el pago.

Una vez completados los campos obligatorios pulsaremos el botón para avanzar a la siguiente pantalla.

Por medio de esta pantalla podremos seleccionar los registros deseados y notificar su pago. A continuación presentamos la barra de botones con que cuenta esta pantalla:

: Permite notificar como pagado los registros seleccionados.

Esta pantalla cuenta con diversas columnas las cuales brindan información sobre los registros presentados. Entre las columnas más destacadas tenemos:

Número de documento

Tipo de operación

Número de la factura (de contar con ella)

Importe

Texto de posición

Acreedor

Fecha del registro

División

Posición presupuestaria

Para notificar el pago debemos seleccionar con un gancho el registro seleccionado. Se podrán seleccionar uno o varios registros a la vez.

Cuando hayamos seleccionado todos los registros deseados, nos iremos al extremo derecho de la barra de botones y

buscaremos la opción llamada .

Con solo pulsar dicho botón el sistema efectuará el cambio de estatus a pagado.

1.1.1.1.1.10. Cambio de estatus: Anulación de pagos

Ruta de Menú: La anulación del pago se realiza desde el menú de usuarios en la siguiente ruta:

Menú SAP > Caja menuda > Anotación y Anulación pagos > Cambio de status: Anulación del pago

Esta opción es utilizada para anular los registros que se han dado como pagados siempre y cuando no se haya realizado el reembolso de dichos registros. Podrán ser anticipos, facturas directas y facturas contra anticipos.

Entrando a esta transacción nos encontraremos con la siguiente pantalla:

Aquí debemos completar los siguientes campos obligatorios:

: En este campo debemos colocar la sociedad responsable del libro de caja en el cual haremos el registro.

: colocaremos el libro de caja asignado.

: Si contamos con el número del documento que deseamos trabajar podremos colocarlo en este espacio, si no conocemos este número podremos dejarlo en blanco y el sistema nos traerá todos los documentos a los cuales se le podrá realizar una anulación de pago.

Una vez completados los campos obligatorios pulsaremos el botón para avanzar a la siguiente pantalla.

Por medio de esta pantalla podremos seleccionar los registros deseados para anular el pago. A continuación presentamos la barra de botones con que cuenta esta pantalla:

: Permite notificar la anulación de pago los registros seleccionados.

Esta pantalla cuenta con diversas columnas las cuales brindan información sobre los registros presentados. Entre las columnas más destacadas tenemos:

Número de documento

Tipo de operación

Número de la factura (de contar con ella)

Importe

Texto de posición

Acreedor

Fecha del registro

División

Posición presupuestaria

Para notificar el pago debemos seleccionar con un gancho el registro seleccionado. Se podrán seleccionar uno o varios registros a la vez.

Cuando hayamos seleccionado todos los registros deseados, nos iremos al extremo derecho de la barra de botones y

buscaremos la opción llamada .

Con solo pulsar dicho botón el sistema efectuará la anulación del pago. Logrado esto, aparecerán nuevamente en la opción para notificar su pago.

1.1.1.1.1.11. Otras operativas: Devoluciones de Caja Menuda

Ruta de Menú: Las devoluciones de caja menuda se realizan desde el menú de usuarios en la siguiente ruta:

Menú SAP > Caja menuda > Otras operativas > Devoluciones de Caja menuda

Esta transacción nos permitirá de devolver el total del disponible de la caja o disminuir un monto específico de ella. En ambos casos registrándolo según el fondo que haya dotado la caja originalmente dicha caja, ya sea un fondo del tesoro o un fondo institucional (rotativo).

Al entrar a esta transacción nos encontraremos la siguiente pantalla:

En este punto debemos completar los campos que aquí se presentan:

: Sociedad a la que pertenece la caja a la cual se le disminuirá su disponible.

: Libro de caja que deseamos disminuir su disponible.

Una vez completados los campos pulsaremos “enter” para avanzar a la siguiente pantalla.

Esta pantalla cuenta con una barra de botones, enseguida se comentaran los más destacados:

: Permite grabar los registros realizados.

: Actualiza los datos de la pantalla (saldos, registros, etc.).

: Habilita una nueva línea para realizar registros.

: Permite agregar un texto breve al registro.

Esta pantalla también cuenta con una sección de datos, a continuación presentaremos los detalles:

Pulsando cada uno de los botones que se encuentran en la parte izquierda, se podrán ir visualizando las acciones indicadas, es decir que podremos ver en las devoluciones realizadas en el día correspondiente, semana actual, mes actual o ejercicio actual.

En la sección de la derecha el sistema nos mostrará los saldos, totales de ingresos y gastos de la caja según la opción que hayamos seleccionado con los botones amarillos de la izquierda.

Para realizar una devolución al fondo rotativo debemos completar los datos obligatorios que se encuentran en las siguientes columnas:

Operación: aquí podremos seleccionar qué operativa de devolución deseamos realizar, si una devolución al Tesoro o una devolución al fondo rotativo.

Importe: monto a devolver.

Acreedor: código del custodio de la caja.

Texto cabecera del registro: Campo de texto libre para identificar el registro. Este campo es opcional.

División: A la que pertenece la caja.

Una vez completados los datos pulse el botón para realizar el registro. Para dar por sentado el registro deberá actualizar el estatus del registro, este proceso se muestra en el punto “7.6. Cambio de estatus: Anotación de pagos” de este manual.

1.1.1.1.1.12. Otras operativas: Solicitud de Reembolso

Ruta de Menú: la solicitud de reembolso se realiza desde el menú de usuarios en la siguiente ruta:

Menú SAP > Caja menuda > Otras operativas > Solicitud de Reembolso

Solo se podrá generar la solicitud de reembolso de las facturas ya presentadas, ya sean directas o contra anticipo. Para que la factura aparezca en lista disponible para generar reembolsa se deberá anotar el estatus de pagado como se muestra en el punto “7.6 Cambio de estatus: Anotación de pagos” de este manual.

Entrando a esta transacción nos encontramos con la siguiente pantalla:

Se deberán completar los campos obligatorios que se presentan:

: Sociedad a la que pertenece la caja que deseamos reembolsar.

: Libro de caja que desea reembolsar.

: Año vigente.

Cuando se hayan completado los campos pulsaremos el botón para avanzar a la pantalla de selección de facturas.

Esta pantalla contiene una barra de botones, a continuación mencionaremos los más destacados:

: Podremos utilizar este botón de búsqueda para encontrar registros.

: Esta opción servirá para ordenar los registros en función de mayor o menor.

: Con la opción de filtro podremos realizar búsquedas para encontrar registros, bastará con seleccionar la columna deseada y pulsar este botón de filtro.

: Seleccionando la columna de importe y pulsando este botón de sumatoria, podremos obtener el total de importe que tenemos listos para reembolsar en nuestra caja.

Para generar el reembolso de la caja debemos seleccionar uno o varios registros a trabajar. Lo seleccionaremos haciendo un clic sobre el registro y el mismo se mostrará ahora en color celeste como se muestra a continuación:

Una vez seleccionado el o los registros pulsaremos el botón para avanzar a la siguiente pantalla. A continuación aparecerá una pantalla en la que se muestra la clase de documento que se generará al hacer este reembolso: A2 – Comprometido-devengado de caja menuda.

Pulsaremos el botón o pulse el botón “enter” y avanzara a la siguiente pantalla:

En esta pantalla de registro de paga podremos visualizar los datos relacionados al reembolso que deseamos realizar, si

todos los datos son correctos bastará con pulsar el botón . Este botón lanzará una pequeña pantalla

en la cual debemos colocarle el nombre con el cual deseamos identificar el documento de comprometido-devengado referente a caja menuda.

El campo de “Título Expediente” podrá ser completado con texto libre que nos ayude a identificar el expediente de comprometido-devengado de caja menuda que estamos creando.

Cuando le coloquemos el nombre pulsaremos el botón o pulsaremos el botón “enter”. El sistema nos mostrará una pequeña pantalla con el número de expediente que hemos creado.

Observación: Los reembolsos de caja menuda antes de se aprobados por el supervisor deben ser revisidos los documentos fisicos vs sistema, en al caso que se presente algun tipo de error debe ser Devuelto al custodio por medio de la opción 3.Devolucion (BANDEJA DE TRAMITACION) y una vez solucionado el error debe ser enviado nuevamente al supervisor.

Opciones utilizada por el supervisor:

1. Aprobación 2. Rechazar 3. Devolución

Este expediente creado deberá ser tramitado y atravesar el circuito correspondiente hasta llegar a su aprobación. Una vez se dé por aprobado, deberá ser pagado como se muestra en el manual de usuario de Finanzas. (“20141107-ISTMO-MUS-00-TR-Manual usuario tesorería.VF.02” en los puntos “11. Gestión de ordenación de pagos” y “12. Gestión de pagos automáticos”.)

1.1.1.1.1.13. Visualizar los movimientos de la caja

Ruta de Menú: Podremos visualizar todos los movimientos de la caja desde el menú de usuarios en la siguiente ruta:

Menú SAP > Caja menuda > Consultas y reportes > Visualizar todos los movimientos

En esta opción podremos visualizar todos los movimientos que se hayan realizado en la caja.

Entrando a esta transacción nos encontraremos con la siguiente pantalla:

Aquí debemos completar los siguientes campos obligatorios:

: En este campo debemos colocar la sociedad responsable del libro de caja que deseamos visualizar.

: colocaremos el libro de caja deseado.

Una vez completados los campos obligatorios pulsaremos el botón “enter" para avanzar a la siguiente pantalla.

En esta pantalla podremos visualizar todas las facturas y movimientos internos del libro de caja. A continuación presentamos la barra de botones con que cuenta esta pantalla:

: Actualiza los registros en la pantalla y el saldo de caja.

Esta pantalla cuenta con 2 pestañas una para visualizar los movimientos de gastos y otra para visualizar los movimientos de ingreso.

Utilizando los botones del apartado “Selección de datos” podremos lograr que se muestren los movimientos efectuados (tanto en gastos como ingreso) en el día vigente, semana actual, mes actual o sobre todo el ejercicio.

También podremos navegar en las columnas del informe para obtener más información acerca de los registros realizados. Entre las consultas que podemos hacer dentro de esta transacción se encuentra:

o Consulta del acreedor del registro: haciendo doble click sobre el número de acreedor de un registro podremos acceder a una pantalla en donde se mostrará información más detallada del mismo.

o Consulta del número de referencia: haciendo doble click sobre el número de referencia de un registro accederemos a una pantalla en donde se mostrará información detallada sobre el movimiento como lo es: la sociedad, monto, documento presupuestario, etc.

1.1.1.1.1.14. Reporte de movimientos de la caja

Ruta de Menú: Podremos consultar un informe de la caja desde el menú de usuarios en la siguiente ruta:

Menú SAP > Caja menuda > Consultas y reportes > Reporte movimientos de la caja

En esta opción podremos visualizar un reporte que nos muestra todos los movimientos que se han realizado en la caja según las fechas deseadas.

Entrando a esta transacción nos encontraremos con la siguiente pantalla:

Aquí debemos completar los siguientes campos obligatorios:

: Debemos completar este campo con la sociedad a la que pertenece el libro que deseamos visualizar.

: Fechas desde-hasta que deseamos visualizar en nuestro informe.

: Colocaremos el libro que deseamos consultar.

Una vez que completemos los campos obligatorios pulsaremos el botón y el sistema nos dejará avanzar a la siguiente pantalla:

En este informe nos muestra información sobresaliente sobre nuestra caja, datos como lo son:

o Total de dotaciones y reembolsos

o Total de facturas: facturas registradas, pagadas, en proceso de reembolso, etc.

o Total de anticipos: registrados y pagados

o Saldo total de la caja.

Haciendo doble click sobre los importes, podremos conocer información más detalladas de estos puntos. Como por ejemplo:

o Total de dotaciones y reembolsos:

El sistema nos llevará a la siguiente pantalla:

Aquí se muestra información como importes, fechas, receptor del dinero (custodio), usuario que realiza el registro, entre otros.

1.1.1.1.1.15. Recapitulación

Opción utilizada para realizar impresión del reembolso - COMPROMETIDO DEVENGADO y GESTION DE COBRRO.

Completar los siguientes campos: Tipo de Expediente = CONTAB, Ejercicio = Año y No. interno del expediente

= número de expediente CONTAB que genera el sistema al momento de grabar la solicitud del reembolso.

1.1.1.1.1.16. Mensajes de Error

En el caso de haber introducido datos incorrectamente nos pueden aparecer una serie de mensajes de error que evitarán que podamos ejecutar el proceso.

- Documento del banco erróneo.

Deberá revisarse el documento del banco ya que tiene alguna posición compensada y no puede utilizarse en la operativa.

- Tipo de reintegro erróneo.

El tipo de reintegro escogido no es correcto, y el documento que se está intentando Devengar no está contemplado para su uso, obtendremos el siguiente error.

- Errores durante el procesamiento

Si durante el procesamiento ocurriese algún error, el mensaje aparecerá en la pantalla resultante, y se deberá revisar el mensaje obtenido para ver de qué forma se puede actuar para solventar el problema.