Actividad 2. Funciones y actividadesFacilitador: Miguel Ángel Sánchez Ochoa Alumna: Norma Patricia Aguilar Ortiz Matricula: AL12507195

19 Enero 2014

Área seleccionada

Finanzas

Todas las empresas tienen que trabajar con movimientos de dinero y el área encargada es finanzas.

Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente. El área de finanzas tiene implícito el objetivo del máximo aprovechamiento y administración de los recursos financieros.

Tipo de Jerarquía

La jerarquía dada por el cargo.

Este tipo de jerarquía es la que constituye los diferentes niveles estructurales de laOrganización, se expone por medio de organigramas y se describe en los manuales de organización. Se encarga de la clasificación de las distintas posiciones de la estructura de la organización, tomando como base las actividades laborales y deberes inherentes a un cargo o posición determinada.

Esta modalidad jerárquica favorece la clasificación de personas en grupos, series y clases, según sea la naturaleza, características, obligaciones, atribuciones y responsabilidades de los cargos, pero con la condición de que guarden entre ellas ciertas similitudes.

Este tipo de jerarquía no solamente depende de las funciones que debido a ella existen sino también del grado de responsabilidad y autoridad asignadas a la posición, por ejemplo, independientemente de la eficiencia que pueda tener un presidente en su desempeño, este cargo posee intrínsecamente determinadas y complejas funciones, responsabilidades y un alto grado de autoridad.

Organigrama del área de Finanzas

Funciones del Gerente Financiero 

Velar y monitorear la disponibilidad de Fondos Administración del Capital Preparación y análisis de la información financiera 

Gerente de Finanzas

Coordinador de Finanzas

Tesorero Contralor

Auxiliar Contable Auxiliar Contable

Planeación y control financiero Estructura Financiera Preparación y evaluación de proyectos. Planes de Negocios Valoración de Empresas

Actividades del Gerente Financiero 

Planear el crecimiento de la empresa, tanto táctica como estratégica. Captar los recursos necesarios para que la empresa opere en forma eficiente. Asignar dichos recursos de acuerdo con los planes y necesidades de la empresa. Lograr el óptimo aprovechamiento de los recursos financieros. Minimizar la incertidumbre de la inversión. 

Funciones del Coordinador

Suministra la información contable necesaria a la dirección de la empresa y a los entes que la requieran sobre la situación financiera de la empresa y de las operaciones que esta realiza.Dirige las reuniones con el personal del departamento, con la finalidad de fomentar el trabajo en equipo y optimizar los recursos utilizados en los procesos.

Vela por el normal desenvolvimiento de los procesos en la empresa con el objeto de garantizar la calidad en el servicio.

Dirige y controla la aplicación y ejecución del sistema general de contabilidad.

Dirige, supervisa y controla el proceso contable de las unidades bajo su responsabilidad.

Presenta informe ante el Gerente de Finanzas para hacer observaciones y sugerencias sobre la marcha de las actividades contables.

Comprueba la correcta aplicación de los principios y normas establecidas con respecto a la organización y al sistema de control interno.

Vela por que cada sección bajo su responsabilidad cumpla con las obligaciones que le han sido asignadas.

Verifica los comprobantes de ingreso y órdenes de pago.

Mantiene la contabilidad al día, de acuerdo con las normas generales que al efecto le sean impartidas por el supervisor inmediato.

Presenta al Gerente, el balance del mes anterior.

Actividades del Coordinador

Suministra la información contable necesaria para que el Coordinador mantenga al día tanto el control de activos fijos de la empresa.Controla y supervisa los registros de órdenes de compra y de cartas de créditos.

Planifica, coordina, controla y ejecuta anualmente y conjuntamente con la Unidad de Inventario, un inventario general de los bienes activos del patrimonio de la empresa, comprobando sus costos, existencia física y su localización.

Supervisa, controla y evalúa el personal a su cargo.

Sugiere de inmediato las medidas adecuadas sobre sistemas de contabilidad, control presupuestario, organización del trabajo de las oficinas y las normas concernientes a la mayor unidad de control económico.

Opera el microcomputador para accesar información.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Funciones del Tesorero

La gestión de los fondos de la empresa.Asegurar la liquidez de la empresa.Optimizar el uso de recursos y/o inversiones financieras.Cubrir el riesgo de interés, que está presente en toda empresa.Cubrir el riesgo de cambio, naturalmente si existe dentro de la operativa de la empresa.

Actividades del tesorero

El tesorero coordina las actividades financieras, tales como: planeación financiera y percepción de fondos, administración del efectivo, desembolsos de capital, manejo de créditos y administración de la cartera de inversiones.Autorización del giro de cheques en base a los saldos disponibles y el flujo de caja diaria, semanal mensual y anual.Control y seguimiento de los cargos y abonos no identificados, registrados en las cuentas corrientes bancariasEmisión de flujos de caja diarios, semanales, mensuales y anual reporte de gestiónControla y verifica, si las diferentes operaciones comprometidas se han efectivizado. Si determinados socios y usuarios cumplieron con efectuar los depósitos por el pago de sus deudas.

Funciones del Contralor

Proporcionar información contable y financiera, que muestre los resultados de la empresa.Generar información financiera que facilite la toma de decisiones; asimismo, debe permitir que todos los niveles de gerencia puedan ejercer el control de las operaciones y que les proporcione bases suficientes para la planeación de las mismas.Proporcionar información adecuada y oportuna en las distintas áreas y niveles de la empresa para que los responsables puedan identificar el progreso o retroceso obtenido en las operaciones realizadas.Desarrollar nuevos proyectos de inversión, lo cual requiere de un sistema que permita ejercer un buen control y vigilancia efectiva sobre los mismos. Ejercer una labor de salvaguarda y vigilancia sobre los bienes de la empresa mediante la implantación de un control interno efectivo. Aplicación y administración de normas, procedimientos, instrucciones y directrices que aseguren el buen manejo de los recursos.

Actividades del Contralor

Brinda información veraz y confiable a la administraciónEstablecer sistemas y políticas contablesMantener el control de costosControlar el capital de trabajo

Controlar los proyectos de inversiónImplantar un sistema de control internoAdministrar los asuntos fiscalesProporcionar información financiera a terceros

Funciones del Auxiliar Contable

Los auxiliares contables deben mantenerse al tanto de las horas de trabajo de los empleados, las ventas, los gastos, los pagos y las horas facturables para asegurar que los libros financieros sean precisos y que la empresa sea rentable.Llevar un registro de los créditos pagados o adeudados a la compañía.Contactar a los clientes para recoger los fondos adeudadosPreparan los depósitos bancarios mediante la verificación y el equilibrio de los ingresos, el seguimiento y el conteo de los cajones de dinero y el control de los registros de ventas.Depositar el dinero o envían las formas de pago al banco, los cheques de caja y corrigen las transacciones con las tarjetas de créditoDeben tener conocimientos informáticos y del software de contabilidad especializada, hojas de cálculo y bases de datos.

Actividades del Auxiliar Contable

Seguimiento de Cuentas por CobrarSeguimiento de Cuentas por pagar

Responsables de la nómina de una empresa.

Desarrollar un conjunto de habilidades y conocimientos especializados en particular a la empresa para la que trabajan, para realizar otras actividades.

Estar informados dentro de la empresa para asegurarse de que todo el dinero esté contabilizado.

Presentar los documentos fiscales a las oficinas pertinentes, garantizar que los empleados tengan la documentación adecuada y la identificación en el archivo y calcular los impuestos estimados cuando sea necesario.Asegurarse de que los impuestos se paguen a los gobiernos locales, estatales y federales.

Fuentes:

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/organigramas.htm

http://www.monografias.com