ADMINISTRACION de PROYECTOS - Metodologias de Administracion de Proyectos
Administracion
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DEFINICION DE LA ADMINISTRACIÓN
Se originó del término “ministrare” del latín clásico que significaba “servir
un encargo” y se refería al trabajo delegado a un capataz. “Administrativo”
se formaliza en la Edad Media como la actividad responsable de “cuidar el
manejo de”.
“Administrare”, “administrador”, “ministro”>>> La actividad del asistente,
del consejero auxiliar, posteriormente significó la actividad de gobernar,
gestionar, dirigir, manejar, controlar bienes, servicios, acciones de guerra,
negocios.
Durante el siglo XIX “administración” adquirió el significado de quien ejecuta
la acción de conducir el Estado, debido a que en la mayoría de los países
europeos el vocablo Administración se refería exclusivamente al concepto de
“administración del Estado” o de “administración pública”, durante todo el
siglo XIX Ciencia de la Administración significaba en esos países “ciencia del
gobierno”
La Administración >>> proceso de diseñar y mantener un medio ambiente
en el cual los individuos, que trabajan juntos en grupos, logren
eficientemente los objetivos seleccionados.
Es también el proceso de obtención y organización de recursos y de
cumplimiento de metas a través de otras personas.
La Administración es dinámica, no estática.
Administración también significa una teoría o disciplina que surgió en
relación con el estudio sistematizado de la planeación, organización y
control del trabajo, recursos y resultados en las organizaciones productoras
de bienes y servicios
Como administradores, las personas ejecutan las funciones administrativas
de Planeación, organización, Ejecución, Control y de tomar Acciones
correctivas.
La Administración es aplicable a cualquier tipo de Organización.
Es aplicable a los administradores en todos los niveles organizacionales.
La Administración se ocupa de la Productividad, esto implica eficacia y
eficiencia, y como resultado la efectividad.
Los administradores tienen la responsabilidad de emprender acciones que
permitan que los individuos hagan sus mejores aportes a los objetivos del
grupo.
CARACTERÍSTICAS E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
Administrar es observar lo que nos rodea. Es “una serie de actividades
interdependientes destinadas a lograr que una cierta combinación de medios
puedan generar una producción de bienes económicos o socialmente útiles.
También se le ha llamado “el arte de lograr que se hagan ciertas cosas a
través de las personas” >>> se centra en el hecho de que los gerentes
cumplen las metas organizacionales haciendo que otros desempeñen las
tareas que se requieren , no desempeñando ellos mismos esas tareas.
En resumen: se puede decir que la administración es el proceso de planear,
organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización,
y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas.
Los administradores utilizan todos los recursos de la organización para
alcanzar sus metas.
Las personas son el recurso más importante de cualquier organización, pero
los administradores limitarían sus logros si no recurrieran además a otros
recursos disponibles.
La administración brinda el éxito a cualquier organismo social ya que estos
dependen directa o indirectamente de esta, porque necesitan administrar
debidamente los recursos humanos y materiales que poseen.
Adecuada administración >>> mejora el nivel de productividad.
La administración se mantiene al frente de las condiciones cambiantes del
medio, ante esta situación proporciona previsión y creatividad.
Su gran emblema es el mejoramiento constante.
La eficiente técnica administrativa promueve y orienta al desarrollo de
cualquier organismo social.
En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es
aplicando una efectiva administración.
Características:
Universalidad: El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un
organismo social.
Especificidad: La administración siempre se encuentra acompañada de
ciencias de diferente índole como: la economía, la contaduría, la ingeniería
entre otras, sin embargo esta mantiene su especificidad a pesar de su
estrecha relación en los diferentes procesos.
Unidad del proceso: A pesar de que el proceso administrativo este
compuesto por diferentes etapas, este es único, este es constante, lo
que varia es su grado de aplicación en los diferentes procesos en los
cuales se desee aplicar.
Siempre se debe mantener la interacción de sus elementos: planeación,
organización, ejecución, control, re direccionamiento.
Unidad jerárquica: Todas las personas en una organización tienen un
nivel de participación, en distintos grados y modalidades, forman "un
solo cuerpo administrativo, desde el Gerente General, hasta el último
empleado.
LA ADMINISTRACION EN LA ACTUALIDAD
CONDICIONES ACTUALES :
Industrialización, proceso de globalización de los estados, sistemas de
información y producción caracterizados por una creciente
automatización, las condiciones que se imponen el mercado y el
comercio internacional se traducen en la necesidad de lograr mejoras en
los estándares de productividad y en la calidad y el diseño de productos
.
Procesos Administrativos >>> Estrategias de expansión , basados en el
aumento de la productividad >>>>la eficiencia y competitividad.
La nueva estrategia de negocios >>>> Filosofía de la Empresa >>>
Perfeccionamiento de los procedimientos administrativos.
Ya no sólo se consideran los aspectos internos de la empresas sino
también los relacionados con la visión que los clientes tiene de la misma
y de los servicios que presta.
En la actualidad, la empresa es evaluada no sólo a partir de la venta
del producto o del servicio sino fundamentalmente por la atención y
servicio que proporcione al cliente.
La innovación en los procesos administrativos >>> además de
perseguir el adecuado manejo de los recursos humanos, técnicos y
financieros de la empresa >>> Búsqueda de la información que
permita al administrador o al empresario realizar una evaluación de los
puntos débiles y de los puntos fuertes de la empresa, derivados de las
condiciones tanto internas como externas a la misma.
El conocimiento de esos problemas >>> establecer la estrategia y los cursos
de acción a seguir para que la empresa pueda expandirse en el mercado y
consolidar su posición en el mismo.
Dentro de las nuevas prácticas administrativas el área de la administración de
personal es de las que más se han transformado >>> identificar conflictos de
personal >>>
Capacitación y adiestramiento del personal, >>> La eficiencia en el
funcionamiento de la empresa no sólo depende del uso de mejores técnicas
productivas sino también de contar con personal de mayores niveles de
calificación.
Una de las tareas principales de la administración de personal es lograr que
todos los empleados, independientemente de su rango jerárquico y de la
función técnica que realicen conozcan , comprendan y sientan que forman
parte de una organización integral.
Operar de esta forma permite a los trabajadores, en un clima de seguridad,
desempeñar mejor sus funciones, cooperando y considerando el papel de los
demás trabajadores.
. Esto permite la rápida adaptación a las necesidades cambiantes de los clientes
y al uso de nuevas tecnologías
En las condiciones actuales, la administración de los recursos humanos
busca a través del fomento al trabajo colectivo, donde se comparta
información, recursos y planes, mejorar el funcionamiento de la
organización, para que los bienes y servicios producidos o prestados
satisfagan completamente las exigencias de calidad y de servicio de los
clientes.
los avances en la informática han impactado positivamente a todas las
áreas funcionales de la empresa.
Es dentro del área financiera donde han tenido un mayor impacto, volviendo
más rápidas y eficientes las actividades desarrolladas en esta área funcional
>>> Ahorro en tiempo y costos.
El nuevo enfoque administrativo vincula las condiciones internas de la empresa
con las necesidades de clientes y proveedores, da especial atención al
cuidado que la empresa debe al entorno.
la ampliación de los mercados, la modernización económica, el mejoramiento
tecnológico, la investigación y el desarrollo de nuevos productos que se da a la
tarea de mejorar la calidad de los bienes y servicios, procurando no romper el
equilibrio ecológico natural >>> se han traducido en una total transformación
de los procesos administrativos
CONCLUSIONES
La evolución en los procedimientos y en los métodos administrativos ha sido el
resultado de la búsqueda de formas de organización más eficientes para la
realización de las actividades humanas, las que a su vez han evolucionado a la
par de los cambios sociales, económicos, productivos y del mercado.
Hasta hace muy poco tiempo la práctica administrativa dentro de las empresas
estaba únicamente encaminada a la obtención de máximos beneficios,
independientemente de las condiciones en que ello se lograra.
En la actualidad las nuevas prácticas y métodos administrativos están
marcados por una visión integral de la empresa y su entorno.
Se han creado modelos administrativos empresariales que permiten:
- Generar un amplio sentido de cooperación entre todos los trabajadores,
independientemente de su nivel y puesto.
- Incrementar los niveles de productividad a partir del fomento a la
capacitación y el adiestramiento.
- Ofrecer productos y servicios integrales a los clientes e incluir dentro de la
"responsabilidades sociales de las empresa" la conservación del medio
ambiente.
Se puede concluir que si bien es cierto que un mayor desarrollo social,
comercial e industrial siempre se acompaña de mejores métodos y
prácticas administrativas, su implementación en las empresas está
limitada a la capacidad financiera de las mismas.
PRÁCTICA DE LA ADMINISTRACIÓN EN LA ACTUALIDAD
Teoría de contingencias:
Indica que no hay forma única para lograr los objetivos en la organización y
que hay que considerar que esta es cambiante, es decir, dinámica.
La teoría se basa en que los cambios políticos, económicos y sociales al igual
que culturales, afectan a la organización y que lo que funcione en una empresa
puede o no funcionar en otra.
Esta teoría considera que son dos los factores que afectan a las
organizaciones:
El ambiente: todo lo que rodea a la empresa de forma externa.
Tecnología: la forma en que laboran su producción, cada empresa tiene su
propia tecnología ( aspecto interno).
Esta teoría trata las organizaciones y al medio tanto interno como externo; es
decir, el ambiente y su tecnología.
Considera que las empresas tienen tres niveles:
Estratégico o institucional: Son accionistas, directores y altos ejecutivos.
Intermedio: Esta integrado por todas las personas que están entre el nivel
estratégico y el nivel operacional (gerentes medios, de finanzas, producción,
etc.).
Operacional: Es nivel inferior de la empresa, donde las operaciones o tareas
son ejecutadas (operarios).
Teoría del desarrollo organizacional:
Serie de ideas que relacionan a la organización con el hombre y el medio.
El objetivo principal del desarrollo organizacional es cambiar actitudes,
comportamiento y estructura en la organización, para que se adapte fácilmente
al medio y cambios continuos que abarcan a la empresa como un sistema
total.
Para esta teoría existen cuatro variables:
El medio: donde se tratan problemas como tecnología y educación.
La organización: considera que esta debe tener dinamismo y flexibilidad
para sobrevivir al impacto ambiental.
El grupo social: en el que hay que tomar en cuenta el liderazgo, la
comunicación, las relaciones interpersonales y los conflictos.
El individuo: sus necesidades, sus actitudes y motivadores.
PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN
División del Trabajo:
Tiene por objeto llegar a producir más y mejor con el mismo esfuerzo, tiene
como consecuencias, la especialización de las funciones y la separación de los
poderes.
Autoridad y Responsabilidad:
La autoridad es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer. No se
concibe autoridad sin responsabilidad.
Disciplina:
Es esencialmente la obediencia, la asiduidad, la actividad, la conducta, los
signos exteriores de respeto manifestando acuerdo con las convenciones
establecidas entre la empresa y sus agentes.
Los medios más eficaces para mantenerla y establecerla son:
Los buenos jefes en todos los grados,
las convenciones lo más claras y equitativas que sea posible,
las sanciones juiciosamente aplicadas.
Unidad de Mando:
Para una acción cualquiera, un agente no debe recibir órdenes más que de un
solo jefe. La dualidad de mando es extremadamente frecuente y esta puede
traer descontento, contrariedad y confusión en el trabajo.
Unidad de Dirección:
Un solo jefe para cada conjunto de operaciones que tiendan al mismo objeto.
Unidad de dirección (un solo jefe, un solo programa), unidad de mando (un
agente no debe recibir órdenes mas que de un solo jefe).
Subordinación del Interés Particular al Interés General:
En una empresa el interés de un empleado, o grupo de empleados, no
debe prevalecer contra el interés de la empresa. Los medios de
realización son los siguientes:
La firmeza y el buen ejemplo de los jefes,
Unas convenciones lo más equitativas posible,
Un control atenta. (Autocontrol).
Remuneración del Personal:
Es el precio del servicio prestado. Lo que se busca con la retribución es:
que se asegure una remuneración equitativa;
que se recompense el esfuerzo útil;
que no pueda conducir a excesos de remuneración que sobrepasen el límite
razonable.
Centralización:
Encontrar la medida que dé el mejor rendimiento total.
Jerarquía:
La vía jerárquica es el camino que siguen las comunicaciones y parten de la
autoridad superior o de donde son dirigidas.
Orden:
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. El orden debe tener por
resultado evitar las pérdidas de materias y las pérdidas de tiempo; El orden
perfecto exige además que el lugar convenga al empleado y que la gente
convenga a su lugar
Equidad:
La equidad resulta de la combinación de la benevolencia con la justicia. Exige
en la explicación, mucha sensatez mucha experiencia y mucho equilibrio.
Estabilidad del Personal:
Un empleado necesita tiempo para iniciarse en una función nueva y para llegar
a realizarla bien, admitiendo que goce de las aptitudes necesarias. La
inestabilidad es a la vez causa y consecuencia de la mala marcha de un
negocio.
La Unión del Personal:
La unión hace la fuerza. Los peligros que hay que evitar son:
No se debe fomentar la división del personal: Se necesita un talento efectivo
para coordinar los esfuerzos, estimular, utilizar las facultades de todos y
recompensar el mérito de cada uno sin despertar suspicacias celosas y sin
alterar la armonía de las relaciones.
Abuso de las comunicaciones escritas: Para tratar una cuestión de negocios o
para dar una orden es más rápido operar verbalmente que por escrito, las
relaciones deben ser verbales, se gana con ello rapidez claridad y armonía.
Iniciativa
La posibilidad de concebir y de ejecutar es lo que se llama iniciativa. La libertad
de proponer y la de ejecutar son también, iniciativa, es preciso fomentar y
desarrollar lo más posible esta facultad.
LA EMPRESA COMERCIAL
La palabra empresa va mucho más allá de definirse como organización, esta está
relacionada, en principio, con “emprender”, con ser “emprendedor”.
El objetivo primordial de la “empresa” no es la obtención de una elevada
rentabilidad, dicha rentabilidad es más bien una consecuencia de su actividad,
mas no su fin último.
La empresa es definida como una actividad económica organizada para la
producción, transformación, comercialización, administración o custodia de
bienes, o para la prestación de un servicio.
CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA
PERSONAS NATURALES: Persona natural es aquel individuo que actuando
en su propio nombre se ocupa de alguna actividad que la ley considera
mercantil de forma profesional.
PERSONAS JURÍDICAS: Una persona jurídica es un ente ficticio diferente de
las personas que la constituyen, capaz de ejercer derechos y contraer
obligaciones y de ser representada judicial y extra judicialmente.
SOCIEDADES:
La sociedad es el contrato que celebran dos o más personas obligándose a
hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables con el fin
de repartirse entre si las utilidades obtenidas de la empresa o actividad social.
Pueden realizarse diferentes clasificaciones:
Origen del Capital
Tamaño
Actividad económica
Según criterio de constitución legal
ORIGEN DEL CAPITAL
Publicas:
El capital pertenece al estado y generalmente, su finalidad es
satisfacer las necesidades de carácter social .
Privadas: El capital es propiedad de inversionistas privados y la
finalidad es eminentemente lucrativa. A su vez, pueden ser nacionales
cuando los inversionistas son nacionales o nacionales extranjeros, y
trasnacionales cuando la mayoría de los inversionistas son extranjeros
y las utilidades se enfocan en el país de origen.
SEGÚN TAMAÑO
Toda unidad de explotación económica realizada por persona natural o
jurídica recibe el nombre de microempresa, pequeña empresa y mediana
empresa(ley 590 de 2000).
Micro Empresa: Cuenta con menos diez trabajadores y sus activos totales
son inferiores a 501 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Pequeña Empresa: Posee entre once y cincuenta trabajadores y sus activos
totales suman entre 501 y menos de 5001 salarios mínimos mensuales legales
vigentes.
Mediana Empresa:
Su planta de personal esta entre cincuenta u uno y doscientos trabajadores y
posee activos totales entre 5001 y 15.000 salarios mínimos legales vigentes.
SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONÓMICA:
Industriales
Comerciales
Servicio
INDUSTRIALES: La actividad primordial de este tipo de empresas es la
producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias
primas.
Las industrias, a su vez, son susceptibles de clasificarse en:
EXTRACTIVAS: Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya
sea renovables y no renovables. (empresas pesqueras, madereras, mineras y
petroleras, etc. )
MANUFACTURERAS: Empresas que transforman las materias primas en
productos terminados, y pueden ser de dos tipos:
Empresas que producen bienes de consumo final: Producen bienes que
satisfacen directamente la necesidad del consumidor; (productos alimenticios,
prendas de vestir, aparatos y accesorios eléctricos.
Empresas que producen bienes de producción:
Satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de bienes de consumo
final.
Algunos ejemplos:
industrias productoras de papel, maquinaria pesada, materiales de
construcción, productos químicos, maquinaria ligera etcétera.
COMERCIALES: Son intermediarias entre productor y consumidor, su función
principal es la compra-venta de productos terminados y pueden clasificarse en:
MAYORISTAS:, MINORISTAS Y COMISIONISTAS.
SERVICIO:
son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y pueden o no, tener fines
lucrativos y pueden clasificarse en:
TRANSPORTE
TURISMO
INSTITUCIONES FINANCIERAS
SERVICIOS PÚBLICOS: Comunicaciones, energía, agua.
SERVICIOS PRIVADOS VARIOS: Accesoria, diversos servicios contables,
jurídicos y administrativos, promoción y ventas, agencias de publicidad.
EDUCACIÓN
SALUD
FINANZAS
DEFINICIÓN DE EMPRESA
ENTORNO
INSUMOS BIENES Y
SERVICIOS
EMPRESA
Derivados de las Que se han Aplicado a las
Para orientar Tales como para mejorar
y lograr
Modelos
Administrativos
Teorías Aditivas
El que
hacer
organiza
cional
J A T
Gestión
de la
calidad
Espíritu
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Coaching
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ment
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E-comerce
Outsourcing
.
Outplaceme
nt.
Los
niveles
de
competi
tividad
La excelencia
organizacional
Desarrollado en
el siglo XXOrganizaciones
MODELO JUSTO A TIEMPO(Just In Time)
Componentes y materiales requeridos en los procesos de producción estén el
lugar correspondiente y en el momento exacto que se necesitan.
Puede ser aplicado a cualquier proceso que requiera mejoras , reducciones
de tiempo, incrementos de productividad o sencillamente la simplificación de
los procesos.
Los objetivos de un programa Justo a Tiempo incluyen producir a la
medida exacta de la demanda, mejorar constantemente y eliminar todo
tipo de desperdicios.
La metodología de la producción justo a tiempo es utilizada en empresas que
utilizan el modelo da la calidad total como procedimiento para gestionar y
reducir el tiempo en la elaboración de sus productos terminados >>>
procesamiento continuo, sin interrupciones de la producción.
En un sistema ideal de producción justo a tiempo, el tiempo total para un
producto es igual al tiempo del proceso.
El tiempo total para cualquier producto manufacturado se puede representar
como:
(+) Tiempo de preparación
(+) Tiempo de proceso
(+) Tiempo de espera
(+) Tiempo de inspección
(+)Tiempo de transporte interno
(=) Tiempo total
De lo anterior se puede deducir que el tiempo total es igual al tiempo de todas
las actividades que añaden valor al producto más todas las que no lo hacen.
Esta metodología surge por las debilidades que tiene el sistema de valoración
tradicional, de los retrasos en el proceso de fabricación al producir cantidades
de productos en exceso de la demanda corriente, debido a la utilización de
modelos basados en la determinación de las cantidades económicas de
pedido.
La filosofía del justo a tiempo tiene una visión dinámica de como optimizar la
producción, basando sus fundamentos en la minimización de las tareas que no
añaden valor sin preocuparse mucho por la optimización y tamaño de los lotes
de producción
En la aplicación del justo a tiempo los tiempos de producción son disminuidos
considerablemente, ya que al producir en pequeños lotes, son fácilmente
detectadas las partes defectuosas en cada uno de los departamentos que
entran en el proceso de producción, así llevando un control que permite en
cualquier momento modificar el proceso que está causando la desviación.
El trabajo que añade valor a la producción, es aquel que durante el
procesamiento sobre los materiales y componentes representa un agregado
más del producto final.
BENEFICIOS DEL JUSTO A TIEMPO
Disminuyen las inversiones para mantener el inventario.
Aumenta la rotación del inventario.
Reducen las pérdidas de material.
Mejora la productividad global.
Bajan los costos financieros.
Ahorro en los costos de producción.
Menor espacio de almacenamiento.
Se evitan problemas de calidad, cuello de botella, problemas de coordinación,
proveedores no confiables etc.
Racionalización en los costos de producción.
Obtención de pocos desperdicios.
Conocimiento eficaz de desviaciones.
Toma de decisiones en el momento justo.
Cada operación produce sólo lo necesario para satisfacer la demanda.
No existen procesos aleatorios ni desordenados.
Los componentes que intervienen en la producción llegan en el momento de
ser utilizados.
La metodología del Justo a Tiempo como procedimiento de gestión y manejo
productivo puede ser utilizado en cualquier tipo de empresa, tanto industrial
como de servicios.
Cualquier proceso se puede examinar con el fin de determinar las operaciones
que no le añaden valor y las causas para que el trabajo se interrumpa,
facilitando la detección de las anomalías, eliminando las tareas ineficaces que
impiden un buen desarrollo de la organización.
La filosofía que enmarca la producción justo a tiempo es producir únicamente
las cantidades necesarias de producto y en el momento que lo requieran los
clientes.
JUSTO A TIEMPO VS. PRODUCCIÓN TRADICIONAL
JUSTO A TIEMPO PRODUCCIÓN TRADICIONAL
. Inventarios insignificantes. . Inventarios significativos.
. Células de producción. . Estructura departamental.
. Mano de obra interdisciplinaria. . Mano de obra especializada.
. Control de Calidad Total. . Nivel de Calidad aceptable.
. Servicios descentralizados. . Servicios centralizados
IMPACTO ECONÓMICO DEL JUSTO A TIEMPO
El impacto económico del modelo justo a tiempo se puede analizar desde tres
puntos de vista generales:
Desde el costo de los productos.
Por la asignación que se haga de los costos generales de producción.
El mantenimiento del inventario.
las formas en que el Justo a Tiempo plantea las formas de tener un mínimo de
inventario cumpliendo con las necesidades que la empresa requiere:
Negociar contratos de largo plazo con unos pocos proveedores locales.
Seleccionar proveedores que estén lo más cercano posible a la planta de
producción.
Comprar a empresas que garanticen la calidad de las materias suministradas.
Exigir cumplimiento en la entrega de materiales por parte de los vendedores.
Buscar el mayor rendimiento en las transacciones empresariales.
Minimizar el costo de manutención de las materias primas.
Evitar al máximo el desperdicio.
La metodología JIT empieza por cambiar las medidas con la implantación de
un modelo de producción basado en el Control de la Calidad Total (CCT),
estableciendo una formulación de una mejora continua de los elementos que
entran en el proceso productivo y el establecimiento de inventarios mínimos o
nulos.
La implementación de un sistema Justo a Tiempo tiene que estar coordinado
por todas las partes componentes que intervienen en el proceso productivo
>>> Todos estén comprometidos con su instauración y con el cumplimiento de
sus responsabilidades
RESUMEN
Concepto
"Es una filosofía industrial, que considera la reducción o eliminación de todo lo
que implique desperdicio en las actividades de compras, fabricación,
distribución y apoyo a la fabricación (actividades de oficina) en un negocio“.
El desperdicio se concibe como "todo aquello que sea distinto de los recursos
mínimos absolutos de materiales, maquinas y mano de obra necesarios para
agregar valor al producto".
Algunos ejemplos de recursos mínimos absolutos son los siguientes:- Un solo
proveedor, si éste tiene capacidad suficiente:
- Nada de personas, equipos ni espacios dedicados a rehacer piezas
defectuosas.
- -Nada de existencias de seguridad.
-Ningún tiempo de producción en exceso.
-Nadie dedicado a cumplir tareas que no agreguen valor.
Agregar valor implica aumentar el valor del producto ante los ojos del cliente.
Algunos ejemplos que agregan valor:
- Ensamblar, mezclar, fundir, moldear, soldar, tejer, empacar.
- Cosas que generalmente ocurren en el proceso de fabricación y que no agregan
valor en sí mismas son: contar, mover, almacenar, programar, inspeccionar y
traspasar un producto.
JAT >>> producir exactamente lo necesario para cumplir las metas pedidas por el
cliente = producir el mínimo número de unidades en las menores cantidades
posibles y en el último momento posible, eliminando la necesidad de almacenaje
>>> la eliminación de el inventario de producto terminado.
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GESTION DE
CALIDAD TOTAL
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organización
Calidad
como
factor
clave
Sistema de Gestión de
Calidad Total
El
mejoramiento
continuo de la
calidad
Modelo
Administrativo
El
crecimiento
y la
excelencia Organización
ANTECEDENTES
Cambio acelerado de la economía.
La Competitividad global.
La exigencia de los consumidores.
Los efectos de la globalización
Nuevo sistema de Gestión Empresarial.
Factor de primer orden para la competitividad.
Anteriormente >>>> el concepto de calidad estaba tradicionalmente
relacionado con la calidad del producto.
Actualmente >>> se identifica con toda la actividad empresarial y con todo tipo
de organizaciones.
Toda organización de carácter privado ha sido creada por sus propietarios
para obtener lucro.
Obtención de lucro >>> ventas de productos o servicios >>> llamar la atención
del cliente. Sus característica deben coincidir con las necesidades y
expectativas de los clientes.
La implementación del sistema de gestión de calidad garantiza en parte que las
características del producto o del servicio cumplan con los requisitos del cliente.
La calidad total; ya no es una meta, es un requerimiento mínimo de la existencia
empresarial.
Una de las condiciones indispensables para asegurar la implementación de una
estrategia de Calidad Total consiste en definir y entender con claridad lo que
significa este concepto.
LA GESTIÓN DE CALIDAD TOTAL
Calidad Total es cuando en la organización, los integrantes se encuentran
cumpliendo exactamente con todos los requisitos establecidos y normalizados
hacia la del búsqueda del Cero Defecto, para brindarle satisfacción total al
cliente.
Concepto de Calidad:
Es cuando en una organización se determinan las actividades y los integrantes
de la misma se encuentran haciendo lo que tienen que hacer, lo están haciendo
bien, para brindarle una satisfacción total al cliente.
Análisis del concepto:
“haciendo lo que tienen que hacer”, se refiere a:
Determinación de las actividades.
Conocimiento de los requisitos a cumplir.
Adiestramiento sobre esos requisitos (capacitación) .
Cumplimiento estricto de los requisitos .
Si se conocen los requisitos no se necesita supervisión, ya que se
sabe qué hacer.
“lo están haciendo bien”
Implica la predisposición o la integración de la organización (el compromiso). Es
la diferencia entre tener y querer ir a trabajar, creando un mejor ambiente de
trabajo.
Calidad Total no se limita a una técnica administrativa o de gestión. Es una
concepción mucho más profunda, ya que empieza y termina con las personas,
es decir que es una filosofía que se demuestra en el ser, pensar y actuar de las
personas de Calidad.
Personas de Calidad obtienen productos de calidad y brindan servicios de calidad.
Evolución de la calidad:
a) Control de calidad enfocada hacia los productos terminados.
b) Control Estadístico de procesos.
c) Control Total de Calidad o Calidad Total.
La primera etapa inicia con la revolución industrial >>> la inspección de los
productos terminados, clasificándolos como aprobados o rechazados. Este
concepto tradicional de calidad se centra en la corrección de errores después
de cometidos.
Resulta así muy costoso arreglar las cosas que han salido mal.
La segunda etapa, consistió en el desarrollo y aplicación de técnicas estadísticas
para disminuir los costos de inspección. Con este enfoque se logro extender el
concepto de calidad a todo el proceso de producción.
La tercera etapa; Control Total de Calidad y la idea del Mejoramiento Continuo,
aparece como una manera de tener éxito en el proceso hacia la excelencia
(Lograr la Calidad Total).
La Calidad Total comienza comprendiendo las necesidades y expectativas del
cliente para luego satisfacerlas y superarlas.
La calidad significa:
- Satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente.
- La concepción de clientes internos y clientes externos.
- La responsabilidad de la dirección en la calidad.
- La calidad no solo debe buscarse en el producto sino en todas las funciones
de la organización.
- La participación del personal en el mejoramiento de la calidad.
- La aplicación de principios y herramientas para el mejoramiento continuo de
los productos y servicios.
Principios de la Calidad:
1. Cumplir con los requisitos. Para ello los directivos deben:
Establecer los requisitos a cumplir .
Suministrar los medios necesarios. para que los empleados cumplan .
Motivar y estimular para que los requisitos sean cumplidos .
2. La Calidad es la Prevención, no la verificación.
3. El estándar de realización es el Cero Defectos.
4. La medida de la Calidad es el precio por el incumplimiento.
IMPORTANCIA ESTRATEGICA DE LA CALIDAD TOTAL
La Calidad total es una estrategia que busca garantizar, a largo plazo, la
supervivencia, el crecimiento y la rentabilidad de una organización optimizando
su competitividad, mediante la satisfacción del cliente y la eliminación de todo
tipo de desperdicios.
Esto se logra con la participación activa de todo el personal, bajo nuevos
estilos de liderazgo.
Para adoptar con éxito esta estrategia es necesario que la organización ponga
en práctica un proceso de mejoramiento permanente.
Aspectos esenciales para la aplicación de este proceso(principios básicos para
el logro de la calidad):
La calidad es la clave para lograr competitividad: Con buena calidad es posible
captar un mercado y mantenerse en él.
La calidad la determina el consumidor: Es él quien califica la calidad del
producto o servicio. La calidad se inicia en la demanda y culmina con la
satisfacción de los consumidores.
El proceso de producción esta en toda la organización.
El proveedor es parte de nuestro proceso: Debe ser considerado como parte
de la organización.
La calidad es lograda por las personas y para las personas: Exige un constante
programa de capacitación y entrenamiento.
Establecer la mentalidad de la eliminación total de los defectos: Tiene como
propósito erradicar el desperdicio, eliminando las actividades que no agregan
valor.
La ventaja competitiva esta en la reducción de errores y en el mejoramiento
continuo >>>Reducción de costos. Con el resultado de “Menores Costos” se
puede: bajar precios, mejorar utilidades, mejorar el producto, etc.
Participación colectiva: Reducir errores solo será posible con la participación
cada uno de los miembros de la organización.
Calidad: Responsabilidad gerencial, los mandos directivos deben ser líderes,
capaces de involucrar y comprometer al personal.
Requiere una nueva cultura: “todos piensan y todos hacen”.
ACTIVIDADES PARA INICIAR UN PROCESO HACIA LA CALIDAD TOTAL
Planificación de la calidad:
- Determinar quiénes son los consumidores.
- Determinar las necesidades de los consumidores.
- Desarrollar un producto que responde a las necesidades del consumidor.
- Desarrollar procesos que sean capaces de producir dichas características.
- Transferir los planes resultantes a las fuerzas operativas.
Control de calidad:
- Evaluar el comportamiento real de la calidad.
- Comparar el comportamiento real con los objetivos de calidad.
- Actuar sobre las diferencias.
Mejora de la calidad:
- Establecer la infraestructura necesaria para mejorar la calidad.
- Identificar las necesidades concretas para mejorar.
- Establecer un equipo de personas para cada proyecto.
- Proporcionar recursos, motivación y la formación necesaria para que los equipos
puedan: Diagnosticar las causas, fomentar soluciones, establecer controles para
mantener beneficios.
IMPORTANCIA DEL LIDERAZGO PARA LA CALIDAD TOTAL
Las principales características del líder para lograr la Calidad Total, son:
Tener visión de futuro.
Tener permanente deseo de mejorar.
Ser realista.
Ser innovador.
Estar comprometido.
Autoestima elevada.
Compartir liderazgo(Saber delegar).
Ser motivador.
Saber corregir errores.
Saber escuchar.
SELECCIÓN E INDUCCIÓN DEL PERSONAL
incorporar a personas que muestren aptitudes y actitudes compatibles con el
cambio que se propugna.
No solo debe limitarse a identificar habilidades especificas y evaluar
conocimientos técnicos y experiencia >>> Encontrar personas con:
- Capacidad creativa y de liderazgo.
- Polivalencia para despeñar mas de una función.
- Habilidad para trabajar en equipo.
- Habilidad para comunicarse e interrelacionarse .
- Capacidad para mejorar y reconocer errores.
- .
Se recomienda que la selección de personal se haga preferentemente para los
cargos de nivel operativo, y que los cargos de mayor responsabilidad se
cubran con promociones y ascensos del personal de la empresa.
El proceso de INDUCCIÓN:
Consiste en hacer conocer al nuevo personal los principales aspectos de la
cultura de la organización.
Invertir el mayor tiempo posible en suministrarle toda la información necesaria
Capacitación >>> incrementar el nivel de calidad del personal de la empresa
>>> conseguir un producto final acorde con lo planeado para ello se
recomienda:
a) Implementación de programas de capacitación del personal en el sistema de
gestión para la calidad.
b) Orientar la comunicación en la empresa y la estimulación de su personal a
fin de que se involucren con el Sistema de Aseguramiento de la Calidad.
c) Incrementar el nivel de participación del personal en el Sistema.
Claves de la Calidad:
Identificación empresarial:
Formulación, creación y desarrollo de la Visión y la Misión de Calidad
Trabajo en función del cliente:
interpretación de sus necesidades, diseño interpretativo, creatividad para
satisfacer sus necesidades y demandas.
Trabajo en equipo:
crear un buen ambiente de trabajo, coordinación, comunicación, objetivos
comunes, liderazgo >>> lograr una SINERGIA >>> satisfacer más rápido y mejor
las demandas y necesidades del cliente.
Factores esenciales para introducir el Control Total de Calidad:
Conciencia: en todos los niveles de la organización.
Trabajo en equipo: es el pilar de la Calidad, trabajar en mutua cooperación y sin
autoritarismo.
Control y mejoramiento: mejorar sobre lo medido, ya que solo se puede mejorar lo
que se puede medir. Planes de mejora.
Sistematización: en busca de la perfección de las actividades de la organización.
Conocimiento y comparación de costos.
Evaluación:
debe ser constante y retro alimentadora, a la vez que debe ser imparcial sobre
los esfuerzos de los trabajadores en la actividad.
Difusión:
se debe comunicar qué se hace y qué pasa en la organización en todos los
niveles.
LAS 5 S
Es una técnica que busca asegurar el correcto control y el estilo de trabajo, reducir
el tiempo desperdiciado, mejorar el ambiente de trabajo y prever un mayor nivel
de seguridad.
Para comenzar, es necesario registrar el antes y el después para comparar
resultados.
1. Seire (Separar innecesarios): tirar todo lo que no se utiliza. Tengo solo lo
necesario, en las cantidades necesarias.
2. Seiton (Ordenar): definir un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Señalizar las distintas zonas.
3. Seisou (Limpiar): la gente merece el mejor ambiente de trabajo, en especial
nosotros mismos.
4. Seiketsu (Mantener): mantener lo alcanzado con los pasos anteriores.
Señalar anomalías a través de elementos de control para detectar situaciones
irregulares.
5. Shitsuke (Disciplina): hacerlo constantemente hasta que se convierta en
un hábito inconsciente. Orden, rutina y constante mejoramiento
RESULTADOS
El resultado se mide tanto en productividad como en satisfacciones del personal
respecto a los esfuerzos que han realizado para mejorar las condiciones de
trabajo.
La aplicación de esta técnica tiene un impacto a largo plazo.
Para avanzar en la implementación esta técnica, es necesario que en la
organización exista una alto grado de disciplina.
La implantación de las 5S puede ser uno de los primeros pasos del cambio hacia
mejora continua.
DEFINCIONES RELATIVAS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD TOTAL
Políticas de Calidad:
Son las orientaciones y objetivos generales de un organismo concernientes a la
calidad, expresados formalmente por el más alto nivel de la dirección.
Gestión de la Calidad:
Es el conjunto de actividades de la función empresaria que determina la política de la
calidad, los objetivos y las responsabilidades y las implementa por medios tales
como; la planificación de la calidad, el control de la calidad, el aseguramiento de la
calidad y el mejoramiento de la calidad.
Planificación de la Calidad:
Son las actividades que establecen los objetivos y los requisitos para la calidad así
como los requisitos para la aplicación de los elementos del sistema de la calidad.
Abarca:
a) Planificación del Producto: identificación, clasificación y ponderación de
las características relativas a la calidad.
b) Planificación administrativa y operativa: preparación de la aplicación del
sistema de la calidad, incluye la organización.
c) Preparación de planes de la calidad y el establecimiento de disposiciones
para el mejoramiento de la calidad.
