Administracion de Proyectos Zacarias

7/26/2019 Administracion de Proyectos Zacarias

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Administracinde proyectos

Zacaras Torres Hernndez

PRIMERA EDICIN EBOOKMXICO, 2014

GRUPO EDITORIAL PATRIA

University of British Columbia

Faculty of Applied Sciences

Dept. of Civil Engineering

Hel Torres Martnez

Instituto Politcnico Nacional

Centro de investigaciones Econmicas,

Administrativas y Sociales (CIECAS)

Coordinadores:


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info editorialpatria.com.mx

www.editorialpatria.com.mx

Direccin editorial: Javier Enrique Callejas

Coordinadora editorial: Vernica Estrada Flores

Diseo de interiores: Visin Tipogrfica Editores, S.A. de C.V. / Rossana Trevio

Diseo de portada: Juan Bernardo Rosado Sols

Supervisor de produccin: Gerardo Briones Gonzlez

Administracin de proyectos

Derechos reservados:

2014 Zacaras Torres Hernndez, Hel Torres Martnez, Janeth Verenice Rojas Pantoja,

Jos Alejandro Ramrez Flores, Nicols Rodrguez Perego, Eduardo Meza Olvera, Daniel

Pineda Domnguez, Oscar Hugo Pedroza Rendn, Luciano Gutirrez Sols, Jos Csar

Lenin Chvez Navarro, Amrica Ivonne Zamora Torres, Manuel Antonioo Yarto Chvez,

Fernando Jos Menndez Gonzlez, Salvador Vzquez Amaya, Alma Delia Torres Rivera,

Lourdes Carolina Garca Gonzlez, Jos Luis Cabrera Bernal, Fredi Everardo Correa

Romero, Rodrigo Gmez Monge, Edgar Oliver Cardoso Espinosa.

2014 GRUPO EDITORIAL PATRIA, S.A. DE C.V.

Renacimiento 180, Colonia San Juan Tlihuaca,

Delegacin Azcapotzalco, Cdigo Postal 02400, Mxico, D.F.

Miembro de la Cmara Nacional de la Industria Editorial Mexicana

Registro nm. 43

ISBN ebook: 978-607-438-881-7

Queda prohibida la reproduccin o transmisin total o parcial del contenido de la presenteobra en cualesquiera formas, sean electrnicas o mecnicas, sin el consentimiento previo

y por escrito del editor.

Impreso en Mxico

Printed in Mexico

Primera edicin ebook: 2014


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En honor al 75 aniversario de la fundacin

del Instituto Politcnico Nacional

(Mxico)


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ContenidoIntroduccin .......................................................ix

PARTE I FUNDAMENTOS ................................................ 1

Captulo 1.Principios ......................................................................... 2Ubicacin del captulo en el contexto de la administracin

de proyectos (AP) ............................................................................ 6Evaluacin diagnstica ...........................................................................11Conocimientos previos ............................................................................ 11Introduccin ...........................................................................................12Proyecto y administracin de proyectos ...................................................13Portafolio y programa de proyectos..........................................................15Actividades y tareas ................................................................................16Ciclo de vida ...........................................................................................17Ambiente del proyecto ............................................................................ 17Administrador de proyecto ......................................................................20Importancia en la administracin de los proyectos ..................................21Beneficios de la administracin de proyectos ..........................................22Resumen ................................................................................................ 23

Preguntas de revisin ............................................................................. 23Actividades .............................................................................................23Prcticas (preferentemente en grupo de trabajo).....................................24Bibliografa .............................................................................................24

Captulo 2.Integracin de proyectos ................................................ 26Introduccin ...........................................................................................30Naturaleza de la integracin de proyectos ............................................... 30Visin, enfoque y proceso integrados ......................................................32Proceso de integracin de proyectos .......................................................35Herramientas para el xito del proceso de integracin .............................38Requerimientos iniciales .........................................................................43Plan de administracin de proyectos .......................................................45Actuacin y seguimiento en la ejecucin .................................................47

Control y monitoreo del progreso .............................................................49Modificaciones al proyecto ......................................................................51Cierre del proyecto ..................................................................................53Procesos integrados para la administracin de proyectos ........................ 54Resumen ................................................................................................ 56Estudio de caso .....................................................................................57Autoevaluacin .......................................................................................60Referencias .............................................................................................61

PARTE II CICLO DE VIDA ............................................... 63

Captulo 3.Inicio ............................................................................. 64Introduccin ...........................................................................................68

Ciclo de vida ...........................................................................................68Diagrama de proceso ..............................................................................70Concepcin de la idea ............................................................................70Requerimientos bsicos .......................................................................... 72Alcance inicial del proyecto .....................................................................73Presupuesto inicial del proyecto ..............................................................73

Tiempo inicial del proyecto ......................................................................74Nivel de influencia de los interesados .....................................................75Estudio de caso ...................................................................................... 75Actividades del estudio de caso ..............................................................76Autoevaluacin .......................................................................................76Bibliografa .............................................................................................76

Captulo 4.Planeacin ..................................................................... 78Estudio de caso ...................................................................................... 82Diagnstico de conceptos ......................................................................82Introduccin ...........................................................................................83Ciclo de vida del proyecto .......................................................................84Las etapas de la planeacin de un proyecto ............................................85

Tcnicas de planeacin y programacin del proyecto ..............................90

Asignacin de recursos y planeacin de costos .......................................94Planeacin de calidad ............................................................................97Planeacin de riesgos en el proyecto .......................................................98Integracin..............................................................................................99

Captulo 5.Ejecucin ..................................................................... 100Introduccin .........................................................................................104Efectos de la revolucin tecnolgica en la administracin .....................104El ciclo de vida de la ejecucin .............................................................106La administracin de proyectos y el trabajo en equipo ...........................111Apunte final: recomendaciones para el desarrollo

de las reuniones de trabajo .........................................................124Conclusiones ........................................................................................126Resumen ..............................................................................................127

Trminos fundamentales .......................................................................128Estudio de caso ....................................................................................128Actividades del estudio de caso ............................................................129Autoevaluacin .....................................................................................129Respuestas ...........................................................................................130Bibliografa ...........................................................................................131

Captulo 6.Monitoreo y control ...................................................... 132Introduccin .........................................................................................136Ciclo de Vida.........................................................................................136Alcances del Control .............................................................................137Actividades recomendadas ...................................................................143Bibliografa ...........................................................................................143


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vi CONTENIDO

Captulo 7.Cierre........................................................................... 144Introduccin .........................................................................................148

Tipos de cierre ......................................................................................149Relacin del cierre de proyecto con las otras etapas .............................150Condiciones para el cierre de proyectos ................................................151Equipo de cierre de proyecto .................................................................152

Sistema de informacin para el cierre de proyecto ................................153Evaluaciones finales .............................................................................153Estudio de caso ....................................................................................154Actividades ...........................................................................................154Autoevaluacin .....................................................................................155Bibliografa ...........................................................................................155

PARTE III ADMINISTRACIN ....................................... 157

Captulo 8.Alcance ....................................................................... 158Introduccin .........................................................................................162Naturaleza del alcance..........................................................................162

Requerimientos ....................................................................................167Estructura de trabajo ............................................................................171Monitoreo y control ...............................................................................174Proceso genrico ..................................................................................177Resumen ..............................................................................................179Estudio de caso ....................................................................................180Autoevaluacin .....................................................................................183Bibliografa ...........................................................................................183

Captulo 9.Costo ........................................................................... 186Introduccin .........................................................................................190Ciclo de vida .........................................................................................190Diagrama de proceso ............................................................................191Costo inicial ..........................................................................................191

Calendario de gastos ............................................................................193Costo directo ........................................................................................194Costo de Tarea y Actividad .....................................................................194Costo de subcontratacin .....................................................................196Costo indirecto .....................................................................................196Costo de la oficina de administracin de proyectos ...............................196Costo de administracin del portafolio de proyectos ..............................196Control del costo ...................................................................................197Gestin del valor ganado (EVM) ............................................................198Anlisis del desempeo ........................................................................198ndices de desempeo en la implementacin del proyecto (IDP) ...........199Variacin del costo (VC) ........................................................................199Estimacin del Costo para terminar el proyecto (ECTP) ..........................200Anlisis econmico ...............................................................................200Flujos de efectivo ..................................................................................201Anlisis financiero .................................................................................201Valor presente neto ...............................................................................202

Tasa interna de retorno .........................................................................203La inflacin en los proyectos .................................................................204Anlisis de sensibilidad ........................................................................209Anlisis de riesgo ..................................................................................209Resumen ..............................................................................................209Autoevaluacin .....................................................................................210Bibliografa ...........................................................................................210

Captulo 10.Tiempo ......................................................................... 212Introduccin .........................................................................................216Requerimientos ....................................................................................217

Ubicacin del componente tiempo en el proyecto .................................218

Estructura de trabajo de proyecto ..........................................................219Lgica ...................................................................................................224Organizacin de las acciones ................................................................224Secuencia de acciones .........................................................................227Estimacin ............................................................................................229Calendario ............................................................................................230Seguimiento .........................................................................................231

Revisin de la planeacin en la realidad de la ejecucin .......................231Integracin............................................................................................232Proceso ................................................................................................233Resumen ..............................................................................................235Estudio de caso ....................................................................................236Autoevaluacin .....................................................................................237Bibliografa ...........................................................................................237

PARTE IV PROCESOS ................................................. 239

Captulo 11.Calidad ........................................................................ 240Introduccin .........................................................................................244Naturaleza ............................................................................................244Cumplimiento de especificaciones ........................................................247Planeacin de la calidad .......................................................................249Aseguramiento de la calidad .................................................................249Control de calidad ................................................................................251

Captulo 12.Recursos humanos ....................................................... 252Introduccin .........................................................................................256Personal Clave ......................................................................................257Formacin de recursos humanos ..........................................................258Planeacin de recursos humanos..........................................................261Desarrollar el equipo del proyecto .........................................................265Ejercicios ..............................................................................................267Resumen ..............................................................................................267

Conceptos clave ...................................................................................267Estudio de caso ....................................................................................268Autoevaluacin .....................................................................................269Respuestas ...........................................................................................269Bibliografa ...........................................................................................270

Captulo 13.Comunicacin .............................................................. 272Introduccin .........................................................................................278Antecedentes........................................................................................279Naturaleza e importancia ......................................................................279El proceso de comunicacin .................................................................282Algunas estrategias de comunicacin ...................................................285Flujo de la comunicacin ......................................................................291Resumen ..............................................................................................293Evaluacin formativa .............................................................................295Actividades ...........................................................................................295Prcticas...............................................................................................296Bibliografa ...........................................................................................297

Captulo 14.Riesgo ......................................................................... 298Introduccin .........................................................................................302Naturaleza del riesgo en los proyectos ...................................................303El administrador de riesgo .....................................................................304Gua prctica para el administrador de riesgo .......................................307Proceso de administracin de riesgo .....................................................315Plan de administracin de riesgo ..........................................................317Identificacin de riesgo .........................................................................320

Anlisis de riesgo cualitativo .................................................................322


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viiCONTENIDO

Anlisis de riesgo cuantitativo ...............................................................325Plan de respuesta al riesgo ...................................................................327Monitoreo y control del riesgo ...............................................................330Integracin del proceso de riesgo en el proyecto....................................332Resumen ..............................................................................................335Estudio de caso ...................................................................................336Actividades del estudio de caso ............................................................338

Autoevaluacin .....................................................................................338Bibliografa ...........................................................................................339

Captulo 15.Abastecimiento ............................................................ 340Evaluacin diagnstica .........................................................................344Introduccin .........................................................................................345Definicin de gestin de adquisiciones o procuracin ...........................346Planeacin de las adquisiciones ...........................................................347Planear las adquisiciones .....................................................................348Programacin de las adquisiciones .......................................................348Licitacin ..............................................................................................349Convocatoria .........................................................................................349Seleccin de la propuesta.....................................................................349Criterios de seleccin ............................................................................350

Formalizacin de la adquisicin (contrato) ............................................353Tipos de contrato ..................................................................................354Cumplimiento del contrato ....................................................................354Resumen ..............................................................................................356Preguntas de revisin ............................................................................356

Trminos fundamentales .......................................................................357Bibliografa ...........................................................................................357

PARTE V HERRAMIENTAS PARA EL LDERDE PROYECTOS ............................................................ 359

Captulo 16.Cdigo de tica ........................................................... 360Introduccin .........................................................................................364La filosofa organizacional .....................................................................364La tica en los negocios y la toma de decisiones...................................369La responsabilidad social empresarial (RSE) .........................................379El modelo del utilitarismo humanista ....................................................380La tica profesional...............................................................................383Los cdigos de tica profesionales ........................................................385El cdigo de tica profesional del lder de proyectos ..............................387Resumen ..............................................................................................388Conceptos clave ...................................................................................389Figura clave ..........................................................................................390

Trminos fundamentales .......................................................................390Estudio de caso ....................................................................................390Actividades a realizar ............................................................................392Autoevaluacin .....................................................................................393Bibliografa ...........................................................................................394

Captulo 17.Liderazgo ..................................................................... 396Introduccin .........................................................................................400Descripcin del Ciclo de Vida ................................................................400Diagrama de proceso ............................................................................401Naturaleza del liderazgo ........................................................................402Administracin y liderazgo.....................................................................403Poder ....................................................................................................424Perfil del lder de proyectos ...................................................................426Resumen ..............................................................................................427Figuras clave .........................................................................................427Cuadros clave .......................................................................................428

Estudio de caso ....................................................................................428


Captulo 18.Trabajo en equipo ......................................................... 432Introduccin .........................................................................................436

Teoras del liderazgo ..............................................................................436

Liderazgo transformacional ...................................................................438Liderazgo transaccional.........................................................................439Enfoques prospectivos del liderazgo ......................................................439Del equipo de trabajo al equipo de alto desempeo .............................441Desarrollo de equipo de alto desempeo .............................................442Conduccin de proyectos y equipos de alto desempeo .......................445Rol del liderazgo en la integracin de los equipos de alto desempeo ...446Estudio de Caso ....................................................................................447Bibliografa ...........................................................................................448

Captulo 19.Motivacin ................................................................... 450Introduccin .........................................................................................456Lo que es la motivacin. Naturaleza y necesidades ...............................456Naturaleza de la motivacin ..................................................................458El reto de la motivacin .........................................................................459Los proyectos y la motivacin ................................................................461Estructura organizacional de proyectos y motivacin ..............................462Motivacin para dirigir...........................................................................463Motivacin a otros ................................................................................467

Teoras de contenido .............................................................................468Teoras de proceso ................................................................................472Resumen ..............................................................................................478Evaluacin formativa .............................................................................479Actividades ...........................................................................................479Prcticas...............................................................................................480Bibliografa ...........................................................................................480

Captulo 20.

Ejerciendo influencia .................................................... 482Introduccin .........................................................................................486Importancia ..........................................................................................486La empresa ..........................................................................................490El proyecto ............................................................................................494Las responsabilidades ..........................................................................496El poder ................................................................................................497Las estrategias......................................................................................499El impacto ............................................................................................502Resumen ..............................................................................................504Estudio de caso ....................................................................................505Actividades del estudio de caso ............................................................506Autoevaluacin .....................................................................................506Bibliografa ...........................................................................................506

Captulo 21.Toma de decisiones ...................................................... 508Introduccin .........................................................................................512Procesos de decisin ...........................................................................512Ciclo de vida del proyecto .....................................................................515Fases del proyecto ................................................................................515Importancia de la toma de decisiones ..................................................517Informacin sobre los estados de la naturaleza (EN) .............................519Autoevaluacin .....................................................................................526Respuestas a los ejercicios ...................................................................526Bibliografa ...........................................................................................528

Captulo 22.Cultura y poltica .......................................................... 530

Introduccin .........................................................................................534


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viii CONTENIDO

Naturaleza de los conocimientos polticos y culturales ..........................535Sensibilizacin del equipo de trabajo ....................................................538Consulta y decisin ...............................................................................540Integracin............................................................................................542Resumen ..............................................................................................543Estudio de caso ....................................................................................543Autoevaluacin .....................................................................................545

Bibliografa ...........................................................................................545

Captulo 23.Negociacin ................................................................. 546Introduccin .........................................................................................550Diagrama de proceso ............................................................................550Negociacin eficaz ................................................................................551El arte de negociar ................................................................................551Etapas de la Negociacin......................................................................552Puntos clave a considerar en la negociacin .........................................558Presin y estrs.....................................................................................560Resumen ..............................................................................................561Conceptos clave ...................................................................................562Estudio de caso ....................................................................................562Autoevaluacin .....................................................................................563

Bibliografa ...........................................................................................564

PARTE VI TEMAS SELECTOS DE PROYECTOS .............. 565

Captulo 24.Legal ........................................................................... 566Introduccin .........................................................................................570Descripcin del ciclo de vida .................................................................570Negociacin ..........................................................................................570Contratos ..............................................................................................580Licitaciones o llave en mano .................................................................585

Proyectos integrados .............................................................................587Resolucin de conflictos .......................................................................587Resumen ..............................................................................................594Conceptos clave ...................................................................................594Figuras clave .........................................................................................594

Trminos clave (PMBOK 4a edicin) ......................................................595Estudios de caso ..................................................................................595


Captulo 25.Certificacin ................................................................ 600Introduccin e importancia ...................................................................604En qu consiste el Project Management Institute (PMI)? .....................604Qu es una certificacin? ...................................................................605Principales certificaciones del PMI ........................................................605El proceso de certificacin ....................................................................608Aspectos a considerar en el proceso de certificacin

y capacitacin del PMI ................................................................609Ejemplo de preguntas a realizar en el examen

(ejercicio de autoevaluacin) .......................................................612Bibliografa ...........................................................................................612

Captulo 26.Evaluacin de tendencias ............................................. 614Concepto de tendencias en el mbito empresarial ................................618Importancia de las tendencias en la empresa .......................................619Uso de las tendencias en la gestin empresarial ...................................621Estrategia para utilizar las tendencias en la empresa.............................624Aplicacin de las tendencias en el diseo del producto (proyecto) ........625Conclusin ...........................................................................................627Resumen .............................................................................................628Autoevaluacin .....................................................................................628Bibliografa ...........................................................................................629


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ix

Introduccin

La administracin de proyectos es una parte de la administracin enfocada al desarrollo de actividades se-cuencialmente organizadas para la obtencin de un producto, servicio o resultado.

La administracin de proyectos es la prctica y teora requeridas para cumplir los objetivos y alcanzar lasmetas de los proyectos, visualizados por los administradores de proyectos con el propsito de generar los re-

sultados esperados en las organizaciones a que pertenecen.Los proyectos son concebidos, planeados, ejecutados, controlados, monitoreados y cerrados durante unperiodo determinado. Tienen un ciclo de vida definido, un principio y un fin. Es durante este transcurso detiempo que las empresas, que requieren de la administracin eficiente y efectiva de sus proyectos, buscan unadministrador de proyectos para el desarrollo de un proyecto determinado. El administrador de proyectosaporta el conocimiento y la experiencia en la administracin de los proyectos. Es una pieza clave para elxito de los proyectos y de las organizaciones.

La administracin de proyectos reconoce en el alcance, el costo y el tiempo de un proyecto a tres grandesoportunidades de obtener una ventaja para el xito de los proyectos. Una parte central de la administracinde proyectos es el conocimiento del alcance del proyecto, este debe satisfacer las expectativas de los propie-tarios del proyecto y ser ampliamente conocido por todos los desarrolladores del mismo, donde los adminis-tradores de proyectos desempean una labor ms que destacable. El cumplimiento del alcance de un pro-yecto conlleva el cumplimiento del costo y tiempo requeridos para la correcta entrega y cierre de unproyecto. El costo y el tiempo deben responder a los criterios acordados entre el propietar io, su administra-dor y el ejecutor de proyectos. Es importante que estos criterios establecidos antes de la ejecucin de unproyecto, en una etapa de planeacin, correspondan con la ejecucin misma. La medicin del alcance, elcosto y el tiempo determinados por su especificacin, precio y duracin en la etapa de ejecucin debenreflejar valores similares o muy cercanos a los previstos en la etapa de planeacin. Este es sin duda uno de losretos de la administracin de proyectos. Proyectos con un balance ptimo entre su alcance, costo y tiempo.

Los proyectos requieren de un adecuado tratamiento a lo largo de su ciclo de vida, por personal expertoen cada etapa y con el conocimiento apropiado para afrontar situaciones adversas o imprevistas. No basta

con que la administracin de proyectos organice bajo una misma perspectiva un alcance definido, conun costo ptimo y un tiempo de desarrollo inmejorable. Se requiere conocimiento de los diferentes proce-sos que ocurren dentro y fuera de los proyectos. Se definen diferentes procesos que incluyen a la calidad, losrecursos humanos, la comunicacin, el riesgo y el abastecimiento. Todos estos procesos son como piezas deajedrez que con un correcto desempeo pueden permitir la victoria. La victoria queda definida por proyec-tos que satisfacen las necesidades de los propietarios de los proyectos, as como por los costos y tiemposexactos durante su ciclo de vida.

El administrador de proyectos es un lder que gua el desarrollo de las actividades de proyectos. Su actitudy aptitud son notables para el xito o fracaso de un proyecto. Adems requiere de herramientas que orientensu comportamiento y pensamiento, como parte de un equipo de trabajo altamente efectivo. Su comporta-


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INTRODUCCINx

miento tico y profesional as como sus habilidades, destrezas y conocimientos sern elementospara ejercer una influencia positiva en su organizacin. El administrador de proyectos es un per-sonaje que motiva a sus colaboradores, sabe tomar decisiones, y reconoce la importancia denegociar para alcanzar los objetivos y metas del proyecto. Reconoce adems la influencia que lasfuerzas externas desempean en los proyectos, tales como la poltica y la sociedad en general.

Temas que los administradores de proyectos no pueden pasar por alto incluyen los aspectoslegales de un proyecto, la seguridad que debe imperar, la posibilidad de una certificacin enlos trabajos o de ser un administrador de proyectos certificados, as como de una visin de futu-ro para administrar proyectos en un escenario global y de alta tecnologa. De vital importanciaresulta para los administradores de todo tipo de organizaciones conocer, comprender y aplicarestos temas. Todos estos temas, tratados en este libro resultarn de inters al lector.

Sobre el libroEste libro est enfocado a los administradores de proyectos, consultores y asesores, estudiantes delicenciatura y posgrado, profesores e investigadores, miembros de un proyecto, y cualquier per-

sona con inters en esta disciplina de la administracin.La administracin de proyectos se trata en seis partes que incluyen 26 captulos. La lecturapuede ser abordada por todo el libro, por cada parte, o de preferirlo el lector, puede hacer usode un captulo en forma individual. Es un libro pensado tanto para el practicante como el te-rico de la administracin de proyectos, a un nivel novel o experto. Los proyectos, sean de cual-quier giro de negocios, construccin, tecnolgicos, editoriales, produccin, manufactura, cali-dad, entre muchos otros requieren de profesionales que los administren para obtener de ellos sumximo beneficio y utilidad.

Este libro es una fuente de estudio de la administracin de proyectos que puede ser acom-paada por una lectura del Project Management Body of Knowledge(PMBOK) en su cuarta edi-cin. Aborda temas de administracin de proyectos de una forma amena y prctica.

Sobre el contenido

Parte I. FundamentosSe presentan los aspectos fundamentales de la administracin de proyectos. El captulo primeropresenta a la administracin de proyectos en el contexto de la disciplina de la administracin. Sediscute su naturaleza y se presentan sus conceptos bsicos. El segundo captulo establece la im-portancia de una administracin integral de los proyectos. Cada proyecto debe en lo posiblegenerar interacciones e inercias que disminuyan los errores, duplicacin de trabajos, y otros pro-blemas asociados con la falta de integracin.

Captulo 1. Principios.Captulo 2. Integracin de proyectos.

Parte II. Ciclo de vidaEsta parte se enfoca en sus captulos 3 al 7 a presentar el ciclo de vida de los proyectos. Los pro-yectos tienen un inicio que se presenta en forma de idea, de necesidad, o de oportunidad denegocio. Una vez identificada esa primera idea, se procede a una planeacin preliminar inicial-mente y una detallada. Sigue la ejecucin de los trabajos en la especificacin, costo y tiempodefinidos en la etapa de la etapa de planeacin. El monitoreo y control de todas las actividades

a lo largo del ciclo de vida proporcionan elementos para evaluar el desempeo de todos los par-


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INTRODUCCIN xi

ticipantes y acciones en un proyecto o serie de proyectos. Finalmente un cierre exitoso de unproyecto permite culminar una larga jornada para la obtencin de un bien, un proceso o un re-sultado. El propietario del proyecto distinguir un proyecto exitoso de uno que no lo es al ana-lizar si sus expectativas son satisfechas en el alcance, costo y tiempo de un proyecto.

Captulo 3. Inicio.Captulo 4. Planeacin.Captulo 5. Ejecucin.Captulo 6. Monitoreo y control.Captulo 7. Cierre.

Parte III. AdministracinSe refiere a la parte neuronal de la administracin de proyectos. El alcance, el costo, y el tiemposon los elementos fundamentales para definir un proyecto, guiarlo y mejorarlo para cumplir susexpectativas. Estos temas son presentados en los captulos 8 a 10. El alcance define las especifi-caciones, necesidades, deseos y pensamientos de la persona que visualiza la realizacin de unproyecto. El costo cuantifica en unidades monetarias los requerimientos financieros y econmi-cos para ver materializados los alcances. El tiempo se mide en das, meses, o incluso aos la du-racin de los trabajos necesarios para la obtencin de un bien, proceso o resultado.

Captulo 8. Alcance.Captulo 9. Costo.Captulo 10. Tiempo.

Parte IV. ProcesosOcurren en procesos dentro de un proyecto procesos, tanto dentro del proyecto como de forma

externa, para lograr el cabal cumplimiento de los objetivos y proporcionar resultados apropia-dos. Los captulos 11 a 15 presentan temas relacionado con la calidad, los recursos humanos, lacomunicacin, el riesgo y el abastecimiento de proyectos. La calidad es un tema que incluyedesde la definicin de estndares y parmetros asociados al cumplimiento de un alcance en todaslas etapas del ciclo de vida. Los recursos humanos son necesarios e imprescindibles para la for-macin de equipos de trabajo interdisciplinarios. La comunicacin es la pieza clave para la ge-neracin y mantenimiento de redes de datos, informacin y conocimiento que procuren elentendimiento entre todos los participantes de un proyecto. Existe riesgo en todos los proyectosy actividades, es funcin del administrador de proyectos saber valorar los riesgos y asignarles sudebido tratamiento. La procuracin es el elemento que faculta de recursos materiales y humanosa los proyectos. Los proyectos se enriquecen de procesos de administracin de proyectos siste-matizados, calculados y jerarquizados.

Captulo 11. Calidad.Captulo 12. Recursos humanos.Captulo 13. Comunicacin.Captulo 14. Riesgo.Captulo 15. Abastecimiento.

Parte V. Herramientas para el lder de proyectosSe considera al administrador y a todo el capital humano de uno o varios proyectos como los

principales responsables de su xito o fracaso. Es por ello, que los participantes de un proyecto


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INTRODUCCINxii

deben estar dotados con las herramientas administrativas suficientes para su correcto desempeoen la prctica de administrar un proyecto. Los captulos 16 al 23 abordan estas herramientas. Setrata de conocimientos tericos de una amplia utilidad en la vida profesional de un administra-dor de proyectos. El alcance de estos conocimientos no se limita a esta rea de la administracin,son principios universales que pueden emplearse en la vida diaria.

Captulo 16. Cdigo de tica.Captulo 17. Liderazgo.Captulo 18. Trabajo en Equipo.Captulo 19. Motivacin.Captulo 20. Ejerciendo influencia.Captulo 21. Toma de decisiones.Captulo 22. Cultura y poltica.Captulo 23. Negociacin.

Parte VI. Temas selectos de proyectos

Los captulos 24 a 26 presentan temas de carcter especfico. Se refieren a temas que afectan aun proyecto o a un conjunto de proyectos: aspectos legales, de certificacin y de tendenciaso visin a largo plazo. El aspecto legal ofrece un marco regulatorio a la administracin de pro-yectos. La certificacin encausa al administrador de proyectos a buscar certificar la profesin ylas actividades que ocurren dentro de un proyecto. Con una visin a largo plazo se ofrece aladministrador un panorama para prepararse en proyectos a futuro.

Captulo 24. Legal.Captulo 25. Certificacin.Captulo 26. Evaluacin de tendencias.


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1

Parte

I

Fundamentos

CAPTULO 1

PRINCIPIOS

CAPTULO 2

INTEGRACIN DE PROYECTOS


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Captulo

Principios

1

Zacaras Torres Hernndez

Es director del Centro de Investigaciones Econmicas, Administrativas y Sociales

(CIECAS) del Instituto Politcnico Nacional (IPN) y profesor investigador en el IPN.Miembro del Sistema Nacional de Investigadores.

2


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Objetivos

Mapa conceptual

Ciclo de vida

Ubicacin del captulo en el contexto

de la administracin de proyectos (AP)

Evaluacin diagnstica

Citas memorables

Conocimientos previos

Introduccin

Proyecto y administracin de proyectos

Portafolio y programa de proyectos

CONTENIDO

Actividades y tareas

Ciclo de vida

Ambiente del proyecto

Administrador de proyecto

Importancia en la administracin

de los proyectos

Beneficios de la administracin de proyectos

Resumen

Preguntas de revisin

Actividades

Prcticas

Bibliografa

OBJETIVOS

Despus de leer el captulo el alumno ser capaz de:

3


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Mapa conceptual

4

Fundamentos Integracin

Riesgo

Negociacin

Toma dedecisiones

InfluenciaCultura y poltica

tica y conductaprofesional

Motivacin

Comunicacin

Recursoshumanos

Calidad

Abastecimiento

Liderazgo

Cier

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Monito

reo

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Ejecucin

Pla

neaci

nTi

empo

Alcance

Costos

Trabajo enequipo

LegalCertificacin

Evaluacin detendencias


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Ciclo de vida

FIGURA

1.B

Contex

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ctos

Herramientas

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administrador

deproyectos

Cdigodetica

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profesional

Liderazgo

Motivacin

Trabajoenequipo

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Negociacin

Temasse

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Tendencias

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Planeacin

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Procesos

Calidad

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Humanos

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Riesgo

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1.

Reconocerenlaadministracindeproye

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2.

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3.

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.

4.

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5.

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6.

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2

1

3

6

5

C

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4

Alcance

Ejecucin

Monitoreoy

control


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6

Ubicacin del captulo en el contextode la administracin de proyectos (AP)Como primer punto se hace necesario contar con el panorama general de los componentes dela AP. Para ello se presenta la figura 1.1, donde claramente se distinguen seis bloques que inte-ractan entre s, a saber:

1. Contexto general:es el fondo de la figura, el escenario que muestra cules son los seisgrandes bloques que dan por resultado la administracin de proyectos, entindase que este temaes un imperativo estratgico, pues todos los actos de la vida son proyectos que deben entregarsiempre los mejores resultados. En ellos va la vida o las mejores expectativas de la vida juntos.

La administracin de proyectos debe ser ms que un conjunto de herramientas; es un estilode administracin, orientado a resultados, se da una importancia especial a la consolidacin derelaciones de colaboracin, entre una diversidad de caracteres (Garay, C. y Larson, E., 2009:3);1es saber aplicar la administracin clsica, tanto como la administracin contempornea, conparticular nfasis en los puntos y temas que amerita administrar un proyecto en especfico y nouna organizacin en lo general.

2. Ciclo de vida:todos los objetos reales del enfoque de la teora general de sistemas tienenun inicio, una permanencia y un final. De igual manera los organismos inferiores, los animales,el hombre, los sistemas socioculturales y los sistemas simblicos nacen, crecen, se reproducen ymueren.

En este mismo sentido, los proyectos como objetos reales tienen un ciclo de vida con prin-cipio y final. El ciclo que mejor representa la vida de un proyecto se integra por cinco fases, asaber: inicio, planeacin, ejecucin, monitoreo y control y cierre.

Inicio, es la concepcin de la idea sobre una expectativa que puede estar relacionada con unproblema, necesidad, deseo o frustracin.

Planeacin, es el proceso por medio del cual se decide por anticipado, es decir, algo que sehace antes de efectuar las acciones de ejecucin del proyecto. Es necesario cuando el hecho fu-turo que se desea implica un conjunto de decisiones interdependientes, lo que hace que se ge-nere un sistema de decisiones, de ah que se hable de un proceso y no slo de una accin odecisin independiente (Ackoff, R. L., 1997: 14 y 15).2La fase de planeacin es crtica, es aqudonde se define la regla 6P de la administracin de proyectos:Prior Planning Precludes Poor ProjectPerformance(la planeacin anticipada previene un pobre desempeo del proyecto) (Klastorin, T.,2009:13).3

Ejecucin, se refiere a la fase en que se llevan a cabo las actividades y tareas que previamentese planearon, con miras a que el proyecto pase de idea o deseo a objeto real. Vase con el ejem-plo ilustrativo del proyecto: contar con una casa propia. La ejecucin consistir en disponerde capital (ahorro/financiamiento), comprar el terreno, contratar al experto en construccin,

elaborar los planos, ejercer el presupuesto en cuanto a pago de insumos, material y recursos, ni-velar el terreno, construir los cimientos, levantar muros, castillos y trabes, y as sucesivamentehasta que la casa quede terminada con el diseo de los acabados que el dueo de la casa, juntocon el constructor, planearon desde un principio.

Monitoreo y control, es el conjunto de acciones orientadas a dar seguimiento y vigilar quecada fase del proyecto se realice de acuerdo con lo planeado. El monitoreo y control, a su vez,conlleva un proceso que implica establecer objetivos y estndares en la ejecucin, observar el

1 Gray, C. F. y Larson, E. W. (2009).Administracin de proyectos(4 edicin). Mxico: McGraw Hill, p. 3.2 Ackoff, R. L. (1997). Un concepto de planeacin de empresas.Mxico: Limusa-Noriega, pp. 14 y 15.3

Klastor in, T. (2009).Administracin de proyectos(6 reimpresin). Mxico: Alfaomega, p. 13.


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CAPTULO 1 7

desempeo, medir el desempeo, comparar el desempeo con los objetivos y estndares (eva-luacin), dar a conocer los avances y resultados que se van alcanzando, y emprender acciones;bien de reforzamiento o bien correctivos, segn sea el caso, e iniciar o reiniciar con los mismoso con nuevos objetivos y estndares, y as cerrar el ciclo del proceso de monitoreo y control.

Cierre, significa fase de concluir y cerrar relaciones o compromisos, la mayora de las veces

profesionales y facilitar referencias favorables para el desarrollo de futuros proyectos. Tambin seconoce como etapa de entrega, porque se trata de elaborar y entregar los documentos con losresultados finales, archivos, cambios, memorias de clculo, planos, directorios, facturas cuandoproceda, sobrantes, evaluaciones y algo muy importante es que es momento de realizar el re-cuento de las lecciones aprendidas.

Administracin de instalaciones, es en realidad la administracin del producto, servicio o resul-tado del proyecto concluido y entregado al dueo o los usuarios. Cierto, el proyecto finalizadopara iniciar ahora el uso o usufructo del bien o servicio es la etapa en que el dueo de la casaocupa la casa, la fbrica inicia la produccin, los camiones de transportes realizan sus primerosviajes, el avin despega por primera vez, el hospital recibe su primer paciente, el banco abre su

primera cuenta y as el inicio, segn el producto, servicio o resultado final del proyecto. Comose puede observar, ahora se trata no de administrar un proyecto, sino de administrar una organi-zacin en su amplia gama de modalidades, como puede ser empresa, iglesia, hospital, escuela ocualquier otra; con todo lo que implica, a saber, mantenimiento, remodelaciones, reposiciones,elaboracin y pago de nminas, crditos, entre otras muchas actividades y tareas que, coinciden-temente, originan una amplia gama de nuevos proyectos.

3. Corazn de la administracin de proyectos:una vez que una nacin, organizacin o indi-viduo decide seguir adelante con una propuesta de proyecto, los administradores deben termi-nar el plan del proyecto. Este plan debe incluir como parte medular de xito a tres componentes,que bien podran representarse en las dimensiones cartesiana de alcance, costo y tiempo.

a) Alcance:el Project Management Body of Knowledge(PMBOK), indica que el alcance es elproceso que desarrolla una descripcin detallada del proyecto y producto (PMBOK, 2008:49).4Por lo general se piensa que cuando el proyecto sea autorizado todos saben lo que se debehacer y obtener con el proyecto y que generar un enunciado que describe el alcance es unproceso burocrtico. Nada ms equivocado, puesto que aun cuando se tenga decidido contoda precisin el alcance, el tiempo y el costo, por ejemplo, Grupo Standish inform que de unestudio de 23,000 proyectos de aplicacin en 1998 slo 26% de los proyectos tuvo xito total,mientras que 46% fue cuestionable (esto es, terminaron, pero con presupuesto y tiempo mayo-res, con menos funciones que las designadas originalmente) y 28% se consider un fracaso.Segn Grupo Standish, estos proyectos que fracasaron costaron casi 75 000 millones de dlaresen 1985.5A principios del siglo las condiciones de xito de los proyectos no han mejorado

de manera considerable, de tal suerte que los datos de Grupo Standish prcticamente se hanmantenido, en cuanto a xito y fracaso de proyectos.Definir el alcance es crtico si se desea que el proyecto sea exitoso. Se define el alcance que

se tendr al inicio incluyendo cules sern los entregables, los supuestos y las restricciones.

4 Project Management Institute (2008). Project Management Body of Knowledge (PMBOK GUIDE) (FourthEdition). USA:PMI, p. 49.

5 Standish Group (1999).URL:www.standishgroup.com/ Takeuchi, H. y I. Nonaka. The new product deve-lopment game, Harvard Business Review(enero-febrero, 1986). A Vaszsony, L Historie de Grandeur et de laDecadence de la Methode PERT,Management Science, 16, num. 8 (abr il, 1970):B449-455. Citado en Klastorin,

T., 2009, pp. 1-2.


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8

Durante la planeacin el alcance se define y describe con mayor grado de especificidad y msinformacin que se conoce del proyecto. En la parte final, esto es, en la terminacin, existenriesgos, supuestos y restricciones que tambin se deben analizar. El PMBOK es claro en cuantoa que el alcance se estudie y defina a la luz de insumos como la cdula del proyecto, documen-tacin de requisitos y el proceso organizacional de los activos. Las herramientas y tcnicas del

alcance, por su parte, quedaran expresadas con juicios de expertos, anlisis del producto, iden-tificacin de alternativas y trabajos de taller. Estos insumos, herramientas y tcnicas tendrancomo salidas o productos la presentacin del alcance del proyecto y el documento actualizadodel proyecto.6El desglose de la estructura del trabajo juega un papel de capital relevancia.

b) Costo:es la definicin en unidades monetarias de todos los tipos de requerimientos paraver concretados los alcances. La mejor manera de definir el costo de los proyectos es, nuevamen-te, con el criterio del PMBOK que incluye: la estimacin de los costos, que es el proceso dedesarrollo de una aproximacin de los recursos monetarios necesarios para cubrir todas las ac-tividades del proyecto; la determinacin del presupuesto, que es el proceso de agregar los costosestimados de las actividades individuales o grupos de tareas para definir un costo autorizado

base; control de costos, que es vigilar el estado actualizado del presupuesto del proyecto y admi-nistrar los cambios respecto al costo base.c) Tiempo:es la medicin de la duracin de los trabajos necesarios para obtener el produc-

to, servicio o resultado del proyecto. El PMBOK en su versin 4, p. 129, menciona que paraadministrar el tiempo que durar el proyecto y terminar en tiempo cada compromiso, se hacenecesario definir las siguientes actividades y programas:

-ficas para ejecutar lo que gestionar las adquisiciones del proyecto.

-tividades del proyecto.

tipo y cantidad de material, gente, equipo o suministros requeridos para realizar cada ac-tividad.

nmero de periodos de trabajo necesarios para completar cada actividad con los recursosestimados.

de recursos y programacin de restricciones para crear el programa del proyecto.

-ministrar cambios respecto al programa base.

Cabe sealar que estas actividades y programas de administracin de tiempo, estn interre-lacionados con cada uno de los componentes de la administracin de proyectos y se explicanmejor si se analizan a la luz de cules son sus entradas o insumos, herramientas y tcnicas, y sa-lidas o productos.

4. Procesos:cualquier parte de una organizacin que recibe insumos y mediante herra-mientas y tcnicas los transforma en productos o servicios, mismos que se espera sean demayor valor para la organizacin que los insumos originales.7En administracin de proyectos

6 Ibid., PMI-PMBOK, p. 112.7 Chase, R., Jacobs, F. y Aquilano, N. (2005).Administracin de la produccin y operaciones(10 edicin). Mxico:

McGraw Hill, p. 114.


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CAPTULO 1 9

se entiende que proceso es el conjunto de actividades que inyectan vida al proyecto y que, enefecto, mediante el uso de herramientas y tcnicas agregan valor y hacen que el producto, ser-vicio o resultado final procure mayor satisfaccin a todos los participantes, en especial, al dueodel proyecto y al administrador responsable.

Los procesos que aqu se tratan, en principio, corren a travs de todo el ciclo de vida del

proyecto, es decir, cada fase se ve impactada por estos procesos y sin atencin o poca atencin aestos procesos necesarios, sin duda, la administracin de proyectos se hara menos eficiente. Lacalidad, los recursos humanos, la comunicacin, el riesgo y la gestin de adquisiciones o procu-racin son ejemplos de este tipo de procesos que fortalecen la estructura de la administracinde proyectos y son componentes del xito o fracaso, parte de que mayor nmero de proyectosalcancen xito total, que se disminuya el porcentaje de fracasos y se incremente el xito.

5. Herramientas para el administrador de proyectos:toda herramienta es un medio o dispo-sitivo que sirve para realizar mejor una operacin cualquiera. Un martillo, por ejemplo, es unaherramienta que sirve para golpear y facilitar la introduccin de un clavo, as como un serruchoes un medio que utiliza el carpintero para cortar madera. Sin embargo, existen otros tipos de

herramientas que no son tangibles como los ejemplos anteriores, pero que al hacer uso de ins-trumentos tangibles e intangibles las operaciones se facilitan todava ms. La rectitud, por ejem-plo, es un valor (medio) que no toda persona posee en alto grado, de tal suerte que quien lapractica ser un individuo con facilidad para entablar negocios exitosos; la motivacin, sabermover a la gente, es otro medio para mejorar el clima laboral. Es as que se podra seguir men-cionando una amplia cantidad de herramientas intangibles para facilitar cualquier clase de acti-vidades y tareas relacionadas con los humanos. La administracin de proyectos, a estas alturas, yase percibe que no es una disciplina menor y se ve la necesidad de que todo administrador deproyectos que se precie de proverbial en el medio, urge que disponga de herramientas intangi-bles, habilidades profesionales y valores morales como:

moralidad en todos sus actos y contratos.

-ticipantes en el proyecto, y que se cumpla con precisin espartana cada una de las fases delciclo de vida con el alcance, costo y tiempo establecidos.

de las necesidades de cada participante o propiciar que las tenga cubiertas; de tal manera,que todos sus esfuerzos se encuentren concentrados en las responsabilidades que le tocaatender en la administracin del proyecto.

para el logro de una meta comn, con el pensamiento de que la ganancia de uno es ga-nancia de todos. En saber hacer efectiva la idea de Alejandro Dumas de uno para todosy todos para uno.

-cin. Una verdadera influencia consistir en que todos los participantes o stakeholdersdelproyecto cumplan de manera gustosa y voluntaria, cada tarea o responsabilidad que el l-der le asigna.

-ministrador del proyecto (o lder) sepa elegir entre diversas opciones la mejor, con ente-reza, sin vacilaciones pero que tambin sea capaz de reconocer errores y omisiones que

como humanos seguramente se cometern y es virtud reconocerlo y corregir a tiempo.


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10

Las mejores decisiones se pueden tomar, bien porque el administrador de proyectos nacilder, o bien, conocer y utilizar tcnicas y modelos de reconocido prestigio tales como elrbol de decisiones, los modelos de decisin de criterios ingenuos (minimax, optimista,de maximizacin) o los modelos para distribucin de probabilidad discreta, entre otros.

-

mente del abordaje del tema, el administrador de proyectos tiene una cultura propia quedebe utilizar y tener la capacidad para hacerla compatible con otras culturas, tanto de losindividuos con quienes se relaciona, como de las organizaciones e incluso de las culturasnacionales o regionales donde tiene contacto. Recurdese que cultura es un patrn decomportamiento (que se ha aprendido con el tiempo) que adquiere una persona (o cual-quier organizacin) conforme sobrelleva sus problemas de adaptacin externa e integra-cin interna y que funciona lo suficientemente bien para hacer vlida y aceptable paraensearla como la forma correcta de percibir, pensar, sentir y actuar.8Por su parte, entin-dase por el momento que poltica es la lucha por el poder.

buen administrador de proyectos debe poseer, en trminos coloquiales se podra decirque negociacin es el arte de hacer que otros se salgan con la nuestra. Ms especfica-mente negociar significa conferenciar, hablar o discutir a efectos de alcanzar un acuerdo.El propsito exclusivo de una negociacin es lograr un acuerdo que permita a las partessatisfacer una necesidad o solucionar un problema. La negociacin es todo un procesoque incluye acciones previas a la propia negociacin, en la negociacin, en el cierre, ydesde luego prever acciones para despus de la negociacin. El administrador de proyec-tos no slo debe conocer este proceso, sino que debe aplicarlo con puntual eficacia.

6. Temas selectos de proyectos:este bloque de temas se refiere a instrumentos de distintostipos que apoyan de manera directa al proyecto, ms que al propio administrador del mismo.

Entindase que decir apoyo al proyecto se refiere a reforzamientos en el ciclo de viday la estruc-tura o eje del proyecto que se mantiene en el alcance, costo y tiempo. Algunos de estos apoyos sonel legal, que es el marco regulatorio de las acciones del proyecto, es una necesidad de controly regulacin de las interacciones humanas que se ha establecido para disminuir muchas vecesreacciones distintivas y de desacuerdo entre las partes, mediante reglas y la procuracin de nor-matividades. Seguridad, es el conjunto de acciones para prevenir, controlar o eliminar las infe-rencias que daan o podran daar la integridad de los participantes del proyecto y de losbienes o infraestructura fsica del proyecto. Certificacin, etimolgicamente certificar significadar una cosa por cierta. En administracin de proyectos significa encauzar que la profesin y lasactividades y tareas que ocurren en el desarrollo del proyecto queden asentadas como ciertasy puedan servir de base o referencia a otros proyectos y a los administradores de proyectos.Tendencias, tiene que ver con el futuro de los proyectos, en cuanto a propensin o inclinacinde la administracin del proyecto, porque en el futuro los proyectos se estarn abordando demanera diferente a la actual. Por ejemplo, se podra preguntar, todo el ciclo del proyecto serresponsabilidad slo de robots?, cunto tiempo habr de pasar para hacer realidad proyectosclonados?, cundo el administrador de proyectos dejar de ser la figura central para dejar ellugar a las mquinas o los artificios microelectrnicos? En fin, son muchas las interrogantes delfuturo de la administracin de proyectos y muchos ms tambin los temas selectos que apoyanla buena marcha de los mismos.

8

Schein, E. (1985) Organizational culture and leadership. San Francisco, USA:Jossey-Bass, p. 9.


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CAPTULO 1 11

Evaluacin diagnstica

Caso de anlisis para evaluacin diagnstica

Recicla GM mangueras de derrame en el Golfo9

General Motors (GM) usar las mangueras que fueron utilizadas por

British Petroleumpara limpiar el derrame en el Golfo de Mxico enla fabricacin de componentes del nuevo automvil elctrico Che-vrolet Volt, inform la compaa.

GM indic que las mangueras que se usaron para tapar el petr-leo derramado producirn ms de 45.4 toneladas de plstico, las cua-les sern recicladas para un componente que desva el aire del radia-dor del Volt.

GM seal que con una tcnica especial de reciclaje ha podidoconvertir unos 160 km de manguera en suficiente resina plsticapara producir un deflector de aire del Volt durante su primer ao deproduccin.

El reciclaje creativo es una extensin de la estrategia global deGM para reducir su impacto ambiental, dijo Mike Robinson, vice-presidente de la compaa para el Medio Ambiente, Energa yPolticas de Seguridad.

GM ya envi las primeras 360 unidades del Volt a los concesio-narios en Estados Unidos; Mxico se encargar de fabricar en RamosArizpe las trasmisiones del auto.

En total, 25% del componente que desva el aire del radiadorestar compuesto por las mangueras recicladas y otro 25% vendr deneumticos reciclados, el resto de otros plsticos reciclados de bienes

de consumo.La armadora indic que el trabajo de reciclaje se llevar a cabo

entre varias empresas como Heritage Environmental, que recolecta-r las mangueras en la costa de Lousiana; Mobile Fluid Recoveryutilizar un sistema de centrifugado de alta velocidad para secar yeliminar todos los residuos de agua y petrleo; Lucent Polymers,transformar las mangueras en plstico listo para amoldarse; y GDC,que mezclara el plstico reciclado con otras resinas para producir elnuevo componente del Volt.

Actualmente, GM dice reciclar 90% de los residuos que se gene-

ran en sus plantas.

Conocimientos previosSobre principios (captulo 1) de la administracin de proyectos.

1. Sabe lo que es un proyecto? Lo podra definir? 2. Cmo definira el concepto administracin de proyectos?

Son los mismos principios de la administracin clsica (planear,

9 Cantera, S. (2011). Recicla GM mangueras de derrame en el Golfo. Peridico

Reforma, Negocios, p. 7, lunes 3 de enero de 2011.

El pasado y el presente solamente son

medios para nosotros: el futuro essiempre nuestro fin. Por eso nuncavivimos realmente, sino queesperamos vivir. Alucinadossiempre por esta esperanza de serfelices algn da, es inevitable que nolo seamos nunca.

Pascal (1623-1662).

Matemtico, fsico y telogo francs

A cierta edad, un poco por amorpropio, otro poco por picarda, lascosas que ms deseamos son las quefingimos no desear.

Marcel Proust (1871-1922).

Escritor francs

Si uno avanza confiadamente en ladireccin de sus sueos, y se esfuerzapor vivir la vida que ha imaginado,se encontrar con un xitoinesperado en algn momento.

Henry David Thoreau (1817-1862).

Escritor, poeta y pensador

estadounidense

Cuando ms se aproxima la aurora,ms oscura es la noche.

Friedrich Nietzsche (1844-1900).

Filsofo y poeta alemn

itas memorables


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12

organizar, integrar, dirigir y controlar) utilizados en la administracin de proyectos o existi-rn diferencias? Argumente su respuesta.

3. Si tuviera que definir los conceptos o grupos de conceptos y temas, cules seran esos blo-ques de la administracin de proyectos (AP) que se interrelacionaran y cmo se podraexplicar su funcionamiento?

4. Defina los siguientes conceptos y d ejemplos: programa, portafolio de proyectos, activida-des y tareas.5. Cul, desde su punto de vista, podra ser el ciclo de vida del proyecto? Relacinelo con el

ciclo de vida de una persona.6. Por qu considera que es importante la AP? Explquelo a la luz de los xitos y fracasos.7. Describa el ambiente de un proyecto, en cuanto a sus participantes e interrelaciones.8. Cuales son los principales conocimientos, habilidades y virtudes para pensar que una per-

sona es un buen administrador de proyectos?

Sobre el caso: Recicla GM mangueras de derrame en el Golfo de Mxico.

1. General Motors (GM) utilizar el concepto proyecto en las modalidades terica y concep-tual? Cite ejemplos ilustrativos y explquelos.2. Describa brevemente el ciclo de vida del proyecto de las mangueras que us British Petroleum

para limpiar el derrame de petrleo en el Golfo y, que posteriormente, GM recicl para ob-tener un componente que desva el aire del radiador del Volt.

3. Cuntos proyectos puede usted detectar para que GM obtenga 100% del componente quedesva el aire del radiador? Recuerde que el proyecto de las mangueras slo aporta 25%.

4. Por qu piensa que GM hizo participar a las empresas Heritage Environmental, MobileFluid Recovery, Lucent Polymers y GDC en la obtencin del nuevo componente? El pro-ceso que llev a cabo cada empresa se podra considerar que es un proyecto? Explique su

respuesta.5. Si GM tiene xito en su proyecto de reciclaje, cules considera que ser an las causas?6. Mike Robinson, sin duda es un administrador de proyectos, cules ser an, entonces, los co-

nocimientos y habilidades que lo podran hacer un excelente administrador de proyectos?7. Elabore una relacin de los stakeholdersdel proyecto Recuperacin de mangueras.

IntroduccinLa humanidad construye su historia con proyectos que se hacen realidad y que sirven de refe-rencia para aprender y vivir mejor, pues siempre han existido expectativas de grandeza, de biencomn y de coexistencia pacfica. Por siempre, tambin se ha luchado y trabajado para tener

grandes proyectos que se concretan en obras majestuosas, por medio de las cuales se admire lasupremaca de los pueblos. Ah se tiene, por ejemplo a las siete maravillas del mundo antiguocomo la Estatua de Zeus en Olimpia, el Templo de Diana en Efeso, el Mausoleo de Halicarnaso,el Coloso de Rodas, el Faro de Alejandra, La Gran Pirmide de Giza, y los Jardines Colgantesde Babilonia: obras que fueron el orgullo de pueblos y constructores que nacieron como pro-yectos y no es de dudarse que su xito tuvo su fundamento en el proyecto mismo y en la buenaadministracin del proyecto.

Otros grandes proyectos fueron el de Alejandro Magno (356-323 a. C.) con la expectativade conquistar el mundo y que slo le bastaron 33 aos para lograrlo; John Fitzgerald Kennedy(1917-1963) y su proyecto de poner un hombre en la Luna, que cuando se consigui, la huma-

nidad entera se vio hermanada y asombrada de lo que es capaz de hacer un proyecto que a todos


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CAPTULO 1 13

sensibiliza por la proeza lograda con capacidades humanas, que todos tenemos y que el proyec-to se siente como propio; Hu Jintao y Wen Jiabao (de la 4 generacin de lderes comunistas queen el ao 2003 tomaron el poder en China) deslumbran al mundo con grandes proyectos logra-dos, como los Juegos Olmpicos celebrados en su territorio en el ao 2007 y la presa conocidacomo Tres gargantas, obra monumental y hoy por hoy la ms grande del mundo. No es de

extraarse que sean, precisamente, sus importantes proyectos los que favorezcan que China seael prximo centro financiero mundial, que remplace a Estados Unidos de Amrica.Ahora bien, si se piensa en proyectos grandiosos de inters mundial regional y nacional, que

han trascendido al mundo, lo mismo sucede en agregados menores, de tal suerte que una orga-nizacin o una persona en lo individual tambin disponen de sus proyectos que hacen trascen-der a esa organizacin o esa persona. Las nuevas teoras anuncian que la trascendencia es unanecesidad propia de los seres humanos que se encuentra incluso, en nivel superior a la autorrea-lizacin. Es as, pues, que tanto nuestras necesidades bsicas como de trascendencia tiene comoeje motriz a los proyectos y a la administracin de proyectos.

Dado lo anterior, preparmonos entonces para disponer de los mejores proyectos y del pro-

ceso completo de aprendizaje (conocer, comprender, aplicar, sintetizar, y emitir juicios) de laadministracin de proyectos, como disciplina que inculca la eficiencia, pero bajo el concepto deexcelencia, entendida de que cada da de avance del proyecto sea mejor que el del da anterior.

Una manera segura de iniciar la buena administracin de proyectos, es contar con los prin-cipios rectores bsicos que hacen entender con toda precisin y profundidad los conceptos devida del proyecto y de la trpode de la administracin de proyectos (alcance, costo y tiempo),con todos los bloques de conceptos y tpicos, sin olvidar, desde luego, el contexto general enque tiene lugar el proyecto y su administracin.

Proyecto y administracin de proyectosSon dos conceptos torales en el tema que ocupa y el inicio que da pie a incurrir en los prime-ros pasos con la certeza de que se comprende la disciplina en cuestin. El primer principio dela filosofa escolstica establece que nadie da lo que no tiene, que llevaba la administracin de pro-yectos, se entendera que nadie podr ser un buen lder de proyectos sin conocer de qu se esthablando.

ProyectoEl concepto proyecto proviene del vocablo latinoproiciere-proieci-proiectumque significa arro-

jar adelante(proyeccin, proyectar, proyecto); esto es, el proyecto es toda idea que se tiene en elpresente con miras a que se materialice en el futuro, mediando entre el presente y el futuro ologro del proyecto, un proceso con pasos especficos, que procure la consecucin del resultado

deseado.En el rea de administracin de la produccin y operacionesse dice que proyecto es una serie deactividades relacionadas entre s, que por lo comn estn dirigidas hacia resultados de conjuntoy cuyo desempeo requiere de un periodo significativo.10

Turner dice que un proyecto es un esfuerzo para organizar recursos humanos (o mqui-nas), materiales y financieros en un proceso novedoso para lograr un alcance nico en su campode trabajo, con especificaciones definidas y con restr icciones de costo y tiempo, de tal suerte que

10

Ibid.,Chase, R., Jacobs, F. y Aquilano N., p. 74.


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14

puede entregar o rendir cambios provechosos definidos por objetivos cuantitativos y cuali-tativos.11

Por su parte el PMBOK en su versin 4, p. 5 del ao 2008 define el concepto proyecto comoel esfuerzo o iniciativa temporal que conduce a crear un proyecto, servicio o resultado singular.Temporal indica que existe un inicio y un final definidos. El final se consigue cuando se han

alcanzado los objetivos del proyecto o cuando no se alcanzarn o no se cubrirn los requisitos ocuando las necesidades del proyecto dejen de existir. Temporal no necesariamente significa cor-ta duracin y generalmente no se aplica al producto, servicio o resultado creados por el proyec-to; la mayora de los proyectos conducen a crear sucesos duraderos.

Estas definiciones indican que en efecto, un proyecto es una serie de actividades que se pien-san a futuro para alcanzar algo. Y, desde luego, conlleva las siguientes caractersticas:

muy corta o de ser de largo alcance en el tiempo.

vida.

Es as que puede existir una enorme cantidad y diversidad de proyectos con diferentes alcan-ces, tiempos y costos; sin embargo todos ellos tienen carcter nico y complejidad diferente. Losproyectos van desde cambiar una lmpara, hasta poner un hombre en Saturno, as de variada esla diferencia.

Administracin de proyectosEs el tema central de este libro y objeto de estudio de numerosos cuerpos colegiados, asocia-ciones e instituciones como el Project Management Institute (PMI), la Association Franco-phone de Management de Project (AFITEP), la Association for Project Management (APM),el Australian Institute of Project Management, la International Project Management Association(IPMA) y la Swedish Project Management Society, por citar unos cuantos.

Nuevamente si nos referimos al campo de la administracin de la produccin y operaciones,ah se defini la administracin de proyectos como la planeacin, direccin y control de recur-sos (personas, equipo, material) para cumplir con las restr icciones tcnicas, de costos y de tiem-po de un proyecto.

La administracin de proyectos tambin se conoce como organizacin de proyectos (para elPMBOK la traduccin oficial es direccin de proyectos), como lo indica su nombre, es una for-

ma de organizacin, desarrollada para asegurar que los proyectos, los programas y el portafolio deproyectos continen su evolucin con cuidado y sobre una base diaria. Es as que la administra-cin de proyectos es una forma efectiva de ubicar a las personas y los recursos fsicos necesariosdurante un tiempo limitado para completar un proyecto especfico. Bsicamente, la administra-cin de proyectos es una estructura temporal de organizacin diseada para lograr resultados conayuda de especialistas de todos los puntos de la empresa y funciona bien cuando:

1. El trabajo se puede definir con un objetivo especfico y con una fecha lmite.

11Burke, R. (2001). Project Management. Planning and Control techniques (third Edition). Great Br itain:Wiley and

Sons, p. 2.


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CAPTULO 1 15

2. El trabajo es nico o de alguna forma poco familiar para la organizacin existente.3. El trabajo contiene tareas complejas interrelacionadas que requieren habilidades especiali-

zadas.4. El proyecto es temporal, pero crtico para la organizacin.5. Los miembros del equipo estn organizados de forma temporal a un proyecto y reportan al

administrador encargado (o lder del proyecto).6. El administrador que encabeza el proyecto coordina sus actividades, con otros departamen-tos y le reporta directamente al administrador de nivel jerrquico ms elevado (director dela empresa).

7. Los administradores de proyectos disponen de un amplio panorama de la organizacin y sonun elemento clave en la planeacin y control de las actividades del proyecto.12

Desde luego, el dueo o cliente del proyecto no necesariamente es la misma empresaque administra el proyecto. Es frecuente encontrar empresas especializadas en administracin deproyectos que son contratadas para estos efectos, fenmeno que se presenta entre empresas gran-des o cuando se contrata a la organizacin especializada por la complejidad del proyecto o sim-

plemente porque as lo desea el promotor del proyecto. Sin embargo, independientemente dequin sea responsable de conducir los destinos del proyecto las tcnicas y herramientas que seaplican son las mismas.

Para el PMI y que lo expresa en la cuarta edicin, pgina 6 del PMBOK, dice que adminis-tracin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a lasactividades del proyecto para satisfacer requerimientos del proyecto.

La administracin de proyectos as concebida, tendr lugar cuando se apliquen los conoci-mientos, habilidades, herramientas y tcnicas en los cinco grupos de procesos del proyecto asaber: inicio, planeacin, ejecucin, monitoreo y control y cierre.

Segn se puede observar, cuando se aborda la administracin de proyectos se hace con los

mismos principios administrativos, aunque con variantes en algunos aspectos; no obstante, pa-rece que el PMBOK es ms concreto en sus operaciones respecto al abordaje de la AP.En este sentido aclara que una administracin tpica de proyecto incluye:

proyecto, tanto como lo que se planea y se realiza.

ellas indicativa ms no limitativa se encuentra o est en el alcance, calidad, programa, pre-supuesto, recursos y riesgo.

Es as, entonces, que un administrador avezado en administracin general bien podra ser unbuen administrador de proyectos, si adems tiene como gua el PMBOK.

Portafolio y programa de proyectosEl portafolio y el programa de proyectos son otros dos trminos que se refieren a agrupacionesde proyectos pero, cul es la diferencia entre ambos?

12 Render, B. y Heizer, J. (1996). Principios de administracin de operaciones. Mxico:Prentice Hall Hipanoamericana,

p. 550.


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Portafolio de proyectosEs el nivel ms agregado de proyectos, es el grupo de todos los proyectos que se estn ejecutan-do, estn autorizados y en espera de ser ejecutados, su valor neto es el valor obtenido para laorganizacin, derivado del r

Administracion de Proyectos Zacarias

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