ADMINISTRACIÓN DEL DESEMPEÑO

MAESTRA PATRICIA ÁVILA LUNA Instituto La Paz de Querétaro

INSTITUTO LA PAZ DE QUERÉTARO, A.C. Licenciatura en Educación Preescolar Gestión Escolar

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LOS SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS

El concepto de efectividad, mejor entendido como el grado en que una persona o proceso, es capaz de conseguir los resultados que se espera que ocurran, independientemente del nivel de esfuerzo, camino seguido o recursos aplicados. Por tanto, resulta imposible separar la efectividad de la dirección estratégica; la una lleva a la otra y sin una la otra carece de sentido. ADMINISTRACIÓN DEL DESEMPEÑO ¿Qué entiendo por Administración del desempeño? Un sistema fuerte de administración del desempeño, está diseñado para cumplir los siguientes objetivos:

Resultados dirigidos: El intento de la administración del desempeño es dirigir el mejoramiento de los resultados del negocio a través de objetivos alineados y precisos en lo individual y grupal.

Desarrollo de las capacidades del empleado: Dirigir el desarrollo de la capacidad individual y de la organización a través de clarificar los roles y las competencias específicas en un ambiente de retroalimentación constructiva.

Identificación del potencial: La administración del desempeño ayuda a diferenciar el potencial de los empleados, colaborando a tomar mejores decisiones acerca del reconocimiento de los mismos, planes de carrera y compensaciones.

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Para lograr un sistema de administración del desempeño efectivo, deben tomarse en cuenta los siguientes elementos:

Objetivos estratégicos: incluyendo los resultados clave del puesto y sus indicadores. Esta sección nos ayudará a saber a que resultados debemos llegar y en cuanto tiempo.

Objetivos de capacitación: Nos indicará que conocimientos necesitamos para cubrir adecuadamente el puesto. Esta sección nos ayudará a saber que necesitamos aprender y como necesitamos hacerlo.

Competencias: Esta sección, nos permitirá saber que competencias son requeridas y cuál es el nivel óptimo para cubrir las necesidades del puesto.

Evaluación del Desempeño: nos permitirá saber cómo ha sido el

desempeño del empleado durante el año.

Retroalimentación formal e informal: Una retroalimentación justa y fidedigna es el elemento más importante para aumentar el desempeño del empleado. La retroalimentación formal debe darse por lo menos 2 veces al año.

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OBJETIVOS ESTRATÉGICOS La primera clave para lograr el éxito en la Administración del Desempeño es la definición de los Resultados Estratégicos de Desempeño. Dichos resultados, responderán al grado en que una persona logra los resultados requeridos en su puesto.

LOS RESULTADOS ESTRATÉGICOS DEL DESEMPEÑO se definen como: “Los requerimientos generales de resultados de un puesto de trabajo”. Los RED´s necesitan poder medirse; con objeto de lograr esto, cada Resultado Estratégico debe tener, cuando menos, un indicador de desempeño asociado, porque “lo que no se mide, no se puede controlar y mucho menos mejorar” Existe una clara diferencia entre insumos, proceso y productos (resultados). Dos personas en idénticas posiciones pueden tener un número diferente de RED´s, ya que éste puede variar dependiendo de la organización, del ocupante del puesto y de la manera como vea su trabajo. Hay tres reglas para definir los RED´s

Usar de una a cuatro palabras: si el resultado es claro, no se necesitan muchas palabras para describirlo

Eliminar verbos: estos se refieren a lo que se hace, no a lo que se logra Evitar tanto cantidades como tiempos límite

Con respecto a otros puestos cada RED deberá:

Representar los resultados, no lo que se hace Conducir a objetivos mesurables Estar dentro de los límites de autoridad y responsabilidad

Los RED´s deberán:

No ser tantos que impidan manejar la esencia del trabajo, ni ser tan pocos que dificulten la planeación

Los RED´s en relación con los puestos laterales, superiores subordinados deberán:

Evitar duplicidades Evitar que no haya responsables Alinearse verticalmente Alinearse horizontalmente

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El error más común al escribir los RED´s es el de plasmar medios (acciones) y no fines (logros). Es decir, que al describir un Resultado Clave haya enfocado su atención sobre una actividad y no sobre lo que deberá lograr. Una actividad se define como una forma para producir el RED, mas no como el resultado en sí; para lograrlo puede recurrir a diferentes formas, aún cuando el resultado deberá ser siempre el mismo. De esta manera al trabajar a partir de los RED´s se estimula la creatividad, al no limitar a la gente a una sola forma de conseguir el resultado. La mayoría de la gente está acostumbrada al trabajo descrito en términos de tareas o actividades tales como: planear, eficientizar, controlar, producir, etc. Cuando estos términos son actividades, el terreno está preparado para que el ocupante del puesto cometa en error de producir una actividad en vez de un Resultado Estratégico. Cuando se propone un RED debería preguntarse: ¿Para qué se está haciéndose esto? ¿por qué es esto importante? Para la buena definición de los RED´s es necesario preguntarse el ¿para qué? de cada resultado para encontrar el más adecuado al puesto y cuidando que no pierda el control. 4 errores comunes para identificar los RED´s

Resultado ficticio: se define como el resultado estratégico que muestra un ocupante del puesto como propio porque no confía que el verdadero responsable de él lo consiga. Las situaciones que contribuyen a la existencia de Resultados Ficticios pueden ser la falta de confianza o bien la incompetencia de los subordinados. “Si dos personas son responsables del mismo Resultado Clave, una de ellas no es necesaria”

Resultado de Otro: se genera por una confusión de autoridad.

“Un RED que se muestra como propio, pero no tiene control sobre este” ¿Quién tiene el verdadero control sobre el resultado?

Resultado No Medible: Es un resultado cuyo objetivo asociado no es

medible. “Si no puede medirlo, olvídelo, ya que nadie lo sabrá de todas maneras”

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Resultado Dilatorio: representa una actividad en la cual un gerente emplea gran parte de su tiempo, pero no es un resultado clave.

UN INDICADOR ESTRATÉGICO DE DESEMPEÑO se define como: “el medio por el cual los RED´s, se pueden medir de manera cuantitativa a partir de la visión de los usuarios de la posición”. Por ejemplo un Resultado Estratégicos de Eficiencia en la Capacitación puede tener como indicador Clave de Desempeño alguno de los siguientes: #horas / capacitación % de índice asistencia LOS OBJETIVOS SE DESCRIBEN COMO: Un requerimiento específico de resultados de un puesto, definido en tiempo tan medible como sea posible, de cuyo logro está comprometido el ocupante del puesto. Cuando una persona no tiene claros sus RED´s, trabaja centrado en actividades y los resultados se dan de manera aleatoria, hay más cantidad de trabajo que calidad de resultados.

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COMPETENCIAS Las competencias describen los conocimientos, las motivaciones y los comportamientos asociados con el éxito o fracaso en un puesto.

Conocimientos: Se refiere a la especialización, tales como dominio de un idioma, una licencia de conductor, o conocimientos acerca de computación específica. En muchos casos, los conocimientos requeridos para un puesto podrían no aprenderse en forma fácil o rápida y requeriría capacitación especializada.

Motivaciones: Es necesario que el empleado quiera desempeñar el trabajo. Un individuo sólo es eficiente en un puesto a largo plazo si está dispuesto a desempeñarlo.

Comportamientos: No basta con que los solicitantes tengan los conocimientos necesarios para hacer el trabajo y que estén dispuestos a desempeñarlo; debemos saber si ellos pueden hacerlo. Los comportamientos le ayudarán a determinar si el individuo puede o no realizar el trabajo.

Así como los RED´s, las competencias deben ser medibles y para ello es necesario que cuenten con las siguientes características:

Nombre de la competencia Definición de la competencia Acción Clave

EJEMPLO: Nombre de la competencia: Creatividad Definición de la competencia: Intentar activamente influir en los eventos a fin de alcanzar objetivos; iniciar acciones en vez de aceptarlas pasivamente; actuar para lograr los objetivos más allá de lo requerido. Acciones clave:

Promover acción Proponer ideas para mejorar Solucionar problemas sin que se le pida Aprovechar las oportunidades sin que se le solicite Hacer más de lo requerido

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DNC. DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma. Un reporte de DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar.