Agrupaciones documentales 2012 bosco
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CONVENIO -CENTRO DON BOSCO- SENA EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012 AGRUPACIONES DOCUMENTALES “El objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada, de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;...” Ley 594 de 2000, Título I, Artículo 4º, inciso a) Fines de los archivos. La organización documental es el punto de partida para lograr eficiencia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades son: � El testimonio de su existencia. � El referente para la toma de decisiones. La organización documental es el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y describir los documentos de una entidad. Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción Leamos los siguientes conceptos
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CONVENIO -CENTRO DON BOSCO- SENAEDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANOFormamos buenos cristianos y honestos ciudadanos
GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALESASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
“El objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada, de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;...”
Ley 594 de 2000, Título I, Artículo 4º, inciso a) Fines de los archivos.
La organización documental es el punto de partida para lograr eficiencia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades son:
El testimonio de su existencia. �
El referente para la toma de decisiones. �
La organización documental es el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y describir los documentos de una entidad.
Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción
La clasificación documental es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos documentales que la conforman). Para lograr la conformación de series, el proceso de clasificación procede determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que éstas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificación es la conformación de las series (o subseries si es el caso), las cuales pertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su vez ejecuta funciones asignadas. La clasificación no determina cómo deben arreglarse los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cuáles son los de cada unidad administrativa, cada función y cada serie.
Leamos los siguientes conceptos
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La ordenación documental es la ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.
La ordenación se puede entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las relaciones entre los documentos de una serie.
La descripción documental es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.
Iniciaremos con el proceso de clasificación documental y para ello definiremos qué es y cuáles son las agrupaciones documentales.
Agrupaciones Documentales
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales.
Fondo Documental
Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.
Sección Documental
Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.
Subsección Documental
Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección.
La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección.
Serie Documental
Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en series.
Subserie Documental
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Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.
Unidad Documental
La unidad documental, archivísticamente es el elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja.
Es simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental, Los tipos documentales que integran las series documentales simples son similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno es particular y la información es diversa.
Ejemplos: Decretos, Acuerdos, Resoluciones, las actas, las circulares administrativas o reglamentarias.
Es compleja cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite comúnmente llamadas expedientes. Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas.
Por ejemplo en la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidad documental compleja que se conforma con los documentos relativos a una persona desde que se vincula a una entidad hasta su retiro.
Los tipos documentales
Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, acetato, entre otros.) y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.
FONDO DOCUMENTAL
SECCION DOCUMENTAL
SUBSECCION DOCUMENTAL
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
UNIDAD DOCUMENTAL
SIMPLE COMPLEJA
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La clasificación es una operación archivística que consiste en el establecimiento de categorías o grupos que reflejan una estructura jerárquica. Puede ser:
Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo Clasificación de secciones o subsecciones en el interior de un fondo Clasificación de series en el interior de una sección o subsección
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La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institución.
Agrupaciones Documentales Estructura Orgánica
Fondo Documental Entidad
Secciones Documentales Dependencias Mayor Jerarquía
Subsecciones Documentales Grupos de Trabajo
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EJEMPLOS DE AGRUPACIONES DOCUMENTALES
PROCEDENCIA AGRUPACIONES DOCUMENTALES
ALCALDIA DE VILLAPINZON FONDO
SECRETARIA DE HACIENDA SECCION DOCUMENTAL
TESORERIA SUBSECCION DOCUMENTAL
PAGO A PROVEEDORES FUNCIÓN
COMPROBANTES SERIE
COMPROBANTES DE EGRESO SUBSERIE
COMPROBANTES DE INGRESO SUBSERIE
COMPROBANTE DE EGRESO Y COMPROBANTE DE INGRESO
TIPO DOCUMENTAL
SIMPLE UNIDAD DOCUMENTAL
PROCEDENCIA AGRUPACIONES DOCUMENTALES
ALCALDIA DE VILLAPINZON FONDO
SECRETARIA DE HACIENDA SECCION DOCUMENTAL
RECURSOS HUMANOS SUBSECCION DOCUMENTAL
MANEJO DE PERSONAL FUNCIÓN
HISTORIAS LABORALES SERIE
HOJA DE VIDAAFILIACIÓN A EPSAFILIACIÓN A PENSIONES Y CESANTIASEXÁMENES MÉDICOS DE INGRESO
TIPOS DOCUMENTALES
COMPUESTA UNIDAD DOCUMENTAL
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ACTIVIDADES A REALIZAR:
1. Localice y obtenga el formato diseñado por el instructor para referenciar las series y las subseries documentales.
2. Realice las preguntas necesarias y suficientes para entender el formato y la forma de diligenciarlo.
3. Si es preciso, solicite al instructor una explicación con un ejemplo asociado al formato.
4. Diligencie el formato entregado por el instructor, para ello identifique una división administrativa o dependencia de una empresa; si no es posible realice la actividad con una dependencia del Centro SENA don Bosco
5. Según la observación y la práctica sugerida, presente el formato para sus respectivas firmas, incluida la suya como responsable de archivo.
6. Socialice al grupo el trabajo realizado.
7. Por último anexe a la carpeta de evidencias. (Formato de Series).
“El éxito es lo que nos da confianza para poner en práctica lo que el fracaso nos ha enseñado."
