METODOLOGÍA

DIAGNÓSTICO

ADMINISTRATIVO Guevara Honores, Sara

Lázaro Rodríguez, Stefhanny

Lulichac Rojas, Eduardo

Grey Kelvin

¿QUÉ ES EL DIAGNÓSTICO

ADMINISTRATIVO?

• Sistemático• Integral• Periódico

ESTUDIO

• Conocer la organización y el funcionamiento del área objeto de estudio

PROPÓSITO • Detectar causas y efectos de los problemas administrativos para analizar y proponer alternativas de solución con los recursos disponibles.

FINALIDAD

IMPORTANCIA

HACE

UN

ANÁLISIS

DE:

La Estructura administrativa y orgánica,líneas de autoridad y tramos de control

Las funciones de cada uno de los órganosadministrativos.

Los procesos generales y descripcióngráfica de la secuencia de sus funciones

Facultades delegadas dentro del personal, yla relación entre las funciones específicasde los puestos y el proceso de toma dedecisiones.

Comunicación y coordinación entre dos o másáreas.

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS

Cuestionarios

Entrevistas

Encuestas

Observación

Estudio Documental

OTRA TECNICA: MATRIZ FODA

Surgió dentro del ámbito de la planeación estratégica del desarrollo empresarial.Herramienta de análisis,muy útil para describir el estado de una institución en un momento dado.

Posibilita tomar decisiones que conllevan acciones para el futuro.

Las variables que se consideran en la matriz son:

OTRA TECNICA: MATRIZ FODA

FORTALEZAS

aspectos favorables de la institución

que le garantizan la

obtenciónde sus

objetivos y la hacen

competitiva en el medio.

OPORTUNIDADES: Condiciones o factores que favorecen

externamente a la

expansión o mantenimiento

de la institución.

DEBILIDADESAbarca los elementos,

condiciones, procesos de la Institución

que no

funciona adecuadamente y limitan la consecución

satisfactoria de los

objetivos.

AMENAZAS:

Factores externos que afectan,

dificultan o limitan el desarrollo,

funcionamiento o estabilidad

de la institución.

METODOLOGÍA DE DIAGNÓSTICO

ADMINISTRATIVO

Determinación de la situación actual

Análisis Organizacional o Administrativo

Presentación del diagnóstico

Ejecución del diagnóstico

Análisis Estructural

Análisis Funcional

Análisis Procedimental

Análisis de Facultades

Análisis de Relaciones

DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Análisis Estructural:

Es el estudio específico de cada área de launidad administrativa, su conformación, losrecursos asignados, etc. Es necesario sobreel área en estudio:

Definir

• Estructura orgánica normada.• Estructura real actual.• Objetivo general, así como los específicosde cada órgano que la integra.

• Tramo de control por órgano (cantidad deórganos con dependencia directa de otro).

DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Análisis Estructural:

Determinar

• Los órganos administrativos que integranel área en estudio, así como sunomenclatura.

• Niveles jerárquicos existentes.• Criterios de organización por órgano enrelación a su nomenclatura.

• Cantidad de recursos humanos empleadospor órgano y describir el tipo decontratación.

• Tipo de autoridad existente en el áreade estudio

DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Análisis Funcional:

Es el estudio de las funciones asignadas a launidad administrativa y de cada órgano que laintegra, como conjunto de atribuciones yobligaciones que tiene que cumplir en eldesempeño de su trabajo; para ello se sigue elsiguiente proceso:

Confirmar • Funcionalmente los criterios de organización.

Determinar • Si las funciones que realiza cada uno de los órganos que integran el área de estudio están normadas.

DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Análisis Funcional:

Determinar

• La naturaleza del órgano de acuerdo a sus funciones.

• La correspondencia funcional del área en estudio.

• Las funciones sustantivas y las de apoyo de cada órgano del área y que ayuden al logro del objetivo particular de su función.

• La afinidad de funciones que desarrolla cada órgano con su nomenclatura.

• Si la nomenclatura del órgano, identifica las funciones que desempeña.

Verificar • La compatibilidad de las funciones de cada órgano con el objetivo general.

Analizar y determinar

• El traslape de funciones por cada órgano, su duplicidad u omisión.

ANÁLISIS PROCEDIMENTAL

Es el estudio de la secuencia de actividades que desarrolla cada órgano de la unidad administrativa en estudio, debe tener las siguientes acciones:

Identificar el proceso general del área en estudio, de acuerdo a su nivel

jerárquico

Establecer la forma de seguimiento del proceso: integral, continua, de

traslape o de corte

Determinar si el proceso corresponde a la función o funciones descritas

ANÁLISIS DE FACULTADES

Es el estudio detallado de las aptitudes o de los derechos concedidos para hacer algo; para su realización se debe observar lo siguiente

Definir las facultades de cada órgano

Determinar que facultades están normadas

Determinar quién, cómo y cuándo fueron delegadas esas facultades

Definir si las facultades corresponden a las funciones que desarrolla cada órgano y a su nivel jerárquico

Determinar el ámbito de responsabilidad de las facultades delegadas

ANÁLISIS DE RELACIONES

Es el estudio de las líneas de conexión o comunicación, que guardan los órganos de la

unidad administrativa en estudio, se sigue entre otros procedimientos el siguiente

Definir las relaciones

que correspon-den a cada

órgano

Establecer la

normativi-dad de las relaciones

Determinar la correspondencia

de las relaciones de cada órgano,

con las funciones que

desempeñan y su nivel

jerárquico

Distinguir la duplicidad, traslape u

omisión de las relaciones por

órgano

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Y

ADMINISTRATIVO

SIRVE:

• comparar los hechos determinados y los aspectos técnicos establecidos

A EFECTO:

• relaciona los puntos que afectan negativamente a la dependencia o unidad administrativa

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Y

ADMINISTRATIVO

Actividades a desarrollar Verificar el tramo de control de cada órgano

Analizar la cadena de mando de la dependencia

Determinar los niveles jerárquicos establecidos

Estudiar los criterios de organización

Indicar la forma de consecución de objetivos respecto a las funciones

El tipo de correspondencia funcional

La correspondencia entre objetivos

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Y

ADMINISTRATIVO

Actividades a desarrollar Relacionar la correspondencia de los

procesos respecto a las funcionesDeterminar la correspondencia entre las relaciones y la naturaleza de los órganos

Comprobar la normatividad de las relacionesAnalizar la correspondencia de las relaciones con los niveles jerárquicos

Analizar la duplicidad de las relaciones

Indicar el porque de la omisión de relaciones

Analizar la continuidad en los procesos

PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO

Para exponer lo estudiado y analizado,

se utiliza:

INFORME

se concentran las incidencias obtenidas en el análisis en forma

narrativa

PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO

El orden de las actividades a presentar en el informe, dependen de las habilidades del investigador; se indica como una guía a seguir la siguiente secuencia:

Listar los juicios de los hechos detectados.

Ordenar los juicios por la naturaleza de los elementos.

PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO

Redactar por órgano, las incidencias administrativas y/u organizaciones que lo afectan

Redactar en forma secuencial, las incidencias que afectan el funcionamiento integral de la dependencia en estudio

Presentar alternativas de solución, en recomendaciones factibles para mejorar las incidencias encontradas

Relacionar las recomendaciones por elemento

Elementos

De

Informe

Antecedentes

Objetivo del estudio

Metodología empleada

Descripción de la situación

Conclusiones

Recomendaciones

CONSIDERACIONES PARA LA

EJECUCIÓN DEL DIAGNOSTICO

Trabajo de Equipo: Comprende la elaboración del Plan deInvestigación y el Plan de Trabajo; es necesario considerar losiguiente:

Fases del estudio.

Tiempo efectivo de trabajo de la organización.

Motivos (causas), objetos, objetivos y otros paraefectuar las funciones.

CONSIDERACIONES PARA LA

EJECUCIÓN DEL DIAGNOSTICO

Características de elementos propios y ajenos.

Cualidades de trabajo (actividades, atribuciones yresponsabilidades)

Objetivos a corto y largo plazo de la organización(servicios que presta).

CONSIDERACIONES PARA LA

EJECUCIÓN DEL DIAGNOSTICO

PARA OBTENER LA INFORMACIÓN:

•Datos correctos, concisos y exactos.

•Fuentes de información (interna y externa)

•Registros de la organización (archivos)

RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

•Personal.

•Listado de funciones y/o atribuciones.