Análisis descriptivo

Manuel Calvo CerveraSergio Pérez Trujillo2º LADE A

Septiembre 1980. Se planta la base del grupo empresarial actual naciendo el negocio familiar, formado por Mª Isabel Trujillo y Luciano Pérez.

1981. Entra a formar parte del negocio un tercer socio, pasando a denominarse COMERCIAL PECA, con cuya denominación funcionó hasta marzo de 1985. En abril de ese mismo año nace la empresa JAYQUESA, S.A. sobre la base del negocio existente. Su actividad era la venta de jamones y quesos principalmente, y muy tímidamente embutidos.

1987. Marisa y Luciano se hacen con el 100% de la sociedad.

1988. JAYQUESA se transforma en una sociedad limitada.

1987. Marisa y Luciano se hacen con el 100% de la sociedad.

1988. JAYQUESA se transforma en una sociedad limitada.

Octubre 1990. Se crea la sociedad PRODUCTOS CÁRNICOS IBÉRICOS, S.L., con el fin de además ser fabricantes de cárnicos.

Abril 1992. La fábrica comienza su actividad como saladero de jamones y embasado de productos cárnicos.

Octubre 1990. Se crea la sociedad PRODUCTOS CÁRNICOS IBÉRICOS, S.L., con el fin de además ser fabricantes de cárnicos.

Abril 1992. La fábrica comienza su actividad como saladero de jamones y embasado de productos cárnicos.

1995. Debido al volumen del

negocio, se realiza una ampliación de las instalaciones, pasando a compartir JAYQUESA, S.L. y PRODUCTOS CÁRNICOS IBÉRICOS S.L. dichas instalaciones, actuando la primera como distribuidora y la segunda como fabricante.

1996. Se crea SUBBÉTICA DE QUESOS, S.L., con el objetivo de construir una fábrica de productos lácteos.

1996. Se crea SUBBÉTICA DE QUESOS, S.L., con el objetivo de construir una fábrica de productos lácteos.

Agosto 1997. La sociedad adquiere una fábrica de embutidos y salazones de jamones en Cumbres Mayores, Huelva.

1999. Se produce el cambio de denominación de la sociedad PRODUCTOS CÁRNICOS IBÉRICOS, S.L., que pasa a denominarse SIERRA Y VALLE JAMONES Y EMBUTIDOS, S.L.

Marzo 2000. La SUBBÉTICA DE QUESOS, S.L. empieza su actividad de fabricación distribuyendo los productos como marca propia.

MISIÓN: ofrecer sus productos y servicios a sus clientes con la mejor calidad posible, mediante seguimiento y control exhaustivo durante el proceso de producción y elaboración de los mismos, manteniendo el régimen familiar en la propiedad.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ESTRUCTURA FORMAL

ORGANIGRAMA ANÁLISIS DE PROCESOS

ANÁLISIS DE LA CULTURA Y VALORES DE LA ORGANIZACIÓN

OUTSOURCING

GERENTE

OPERARIO

JEFE DE VENTAS

JEFE DE ADMINISTRACIÓN

Misión principal: define la Política, Objetivos y Estrategias de la empresa. Autoridad jerárquica: sobre todos los departamentos. Define las funciones y

responsabilidades de cada puesto de trabajo. Responsabilidades: controlar los departamentos de Calidad, Ventas, Administración y

Almacén. Emite tarifas y ofertas, establece ruteros y audita inventario. Toma de decisiones: aprobar mediante firma los pedidos en los que Jayquesa S.L. asume el

crédito; aprobar el acta de reunión, el Plan anual de auditorías; aprobar y cerrar las acciones correctivas derivadas de las desviaciones detectadas en las auditorías internas; marca los valores esperados de los indicadores de calidad.

Control de su actividad: está controlado por el Consejo de Administración. Sistema de remuneración: salario. Actividades generales: reunión diaria con el jefe de ventas, con el jefe de almacén y jefe de

administración; revisión de saldos y movimientos en los bancos; citas con grandes clientes. Colabora con: el Responsable de Calidad en la elaboración, revisión y modificación de los

documentos, y le informa de las acciones bajo su responsabilidad. Coopera con los auditores para el éxito de la auditoría. Colabora junto con el Jefe de Almacén en la realización de las compras.

Aspectos más duros: los malos resultados, incumplimiento de los objetivos marcados, problemas de tesorería.

Aspectos más satisfactorios: cuando se cumplen los objetivos, se obtienen beneficios, el cliente está contento con los servicios y los empleados se sienten realizados e integrados en la organización.

Cualificación: experiencia de 5 a 10 años en puesto similar o Licenciado en Empresariales.

Misión principal: control de los vendedores y de los “merchan”, así como la definición de las estrategias de marketing.

Autoridad jerárquica: sobre los vendedores y los “merchan”. Responsabilidades: gestión de cobros; formación que reciben las personas asignadas bajo su

departamento; implantación de las acciones correctivas y preventivas designadas por la gerencia o por el Responsable de Calidad.

Toma de decisiones: incentivos a los vendedores por las ventas; establecer los planes de publicidad y promoción, tanto a nivel global, como por productos y mercados; aprobación de los clientes.

A quién obedece: Gerente. Control de su actividad: Gerente. Sistema de remuneración: Salario fijo, más incentivos por objetivos. Actividades generales: seguimiento de las ventas diarias, reunión y cobro diario a los

vendedores, reunión diaria con el gerente, visita a grandes clientes Colabora con: el Responsable de Calidad en la elaboración, revisión y modificación de los

documentos, y le informa de las acciones bajo su responsabilidad. Coopera con los auditores para el éxito de la auditoría. Colabora con el departamento de Administración mediante el control de las facturas a los vendedores y la recogida de los cobros.

Aspectos más duros: disminución de las ventas, el incumplimiento de los objetivos marcados en la estrategia de marketing, fracaso en importantes negociaciones.

Aspectos más satisfactorios: incremento de las ventas y de la cuota de mercado, cumplimiento de los objetivos, las personas bajo su cargo estén motivadas e identificadas.

Cualificación: experiencia demostrable en puesto similar a durante al menos 5 años.

Misión principal: preparación de los pedidos. Responsabilidades: firmar las hojas de preparación de carga cuando preparan los

pedidos; realizar la implantación de las acciones correctivas y preventivas cuando sean designadas por la gerencia o por el responsable de calidad.

A quién obedece: Jefe de Logística. Control de su actividad: Jefe de Logística y Responsable de Calidad. Sistema de remuneración: salario más incentivos por horas extras. Actividades generales: preparar los pedidos; recibir devoluciones; cargar el camión

bajo la supervisión del Jefe de Logística según la hoja de carga y los albaranes; detectar las no conformidades que se pueden producir y comunicárselas al Responsable de Calidad; recepción de la materia prima; comprobación de las devoluciones.

Colabora con: el Responsable de Calidad en la elaboración, revisión y modificación de los documentos, coopera con los auditores para el éxito de la auditoría.

Aspectos más duros: Aspectos más satisfactorios: Cualificación: E.S.O., carné de manipulador de alimentos.

Misión principal: controlar los departamentos de Contabilidad, Gestión Comercial y la centralita, así como dirigir el equipo humano bajo su cargo.

Autoridad: sobre los departamentos de Contabilidad, Gestión Comercial y centralita. Responsabilidades: la formación de las personas asignadas bajo su departamento,

poner en marcha acciones correctivas y preventivas derivadas de un informe de auditoría.

Toma de decisiones: A quién obedece: al Gerente. Control de su actividad: Gerente y auditores externos. Sistema de remuneración: salario. Actividades generales: auditar inventario; realizar y custodiar las copias de seguridad

de archivos informáticos. Colabora con: el Responsable de Calidad en la elaboración, revisión y modificación

de los documentos. Coopera con los auditores para el éxito de la auditoría. Aspectos más duros: Aspectos más satisfactorios: Cualificación: mínimo bachiller con experiencia de 20 años en puesto similar.

La estrategia organizativa básica que sigue Jayquesa S.L. es una estandarización exógeno-objetiva orientada a procesos mediante la descripción de puestos y establecimiento de normas y reglamentos. Los contenidos de las tareas quedan especificados y programados, siendo la necesidad de comunicación reducida.

La toma de decisiones es centralizada, siendo el gerente el que posee el mayor poder decisión, definiendo las políticas y marcando los objetivos.

El modelo organizativo de Jayquesa S.L. se acerca a la burocracia permisiva. Posee una elevada formalización, mediante la normalización de los puestos y los procesos. Es permisiva ya que la formalización está orientada al aprendizaje de los trabajadores durante todo el proceso.

Responsable de Calidad

Departamento Administración

General

GERENTE

Departamento Compras

Jefe de Administración

Jefe Almacén Jefe de Ventas

Dpto Admon

Almacén

Jefe Logística

Gestión Comercial

Mecánico

Almacén Departamento Ventas

ContabilidadCentralita

Operarios

Repartidores

Vendedores

Análisis

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES.

Relaciones jerárquicas:◦ Gerente:

Jefe de Administración General Jefe de Almacén Jefe de Ventas

◦ Jefe de Administración: Gestión Comercial Centralita Contabilidad

◦ Jefe de Almacén: Administración de Almacén Jefe de Logística Repartidores

◦ Jefe de Ventas: Vendedores

◦ Jefe de Logística: Operarios

Relaciones de staff: Jefe de Almacén MecánicoGerencia Responsable de calidad

Relaciones funcionales:El Responsable de Calidad tiene relación funcional con todos los departamentos ya que se encarga, junto con el Gerente, las funciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo, así como los requisitos que deben cumplir las actividades inherentes al puesto del trabajo.

Diferenciación vertical: Nº de niveles de estructura: 4 Nº de directivos: 5 Span de Control

Gerente: 4 Jefe de Administración: 3 Jefe de Almacén: 4 Jefe de Ventas: 1 Jefe de Logística: 1 Media del span: 2,8

Diferenciación horizontal: Nº de puestos: 14

ANÁLISIS DE PROCESOS

MAPA DE PROCESOS Gestión de compras

ATRÁS

PROCESO DE LAPLANIFICACIÓN

PCJ-02 RESPONSABILIDAD POR LA DIRECCIÓN

-Datos para la mejora (incidencias, autorías, indicadores, satisfacción cliente)-Incidencias Cliente-Sugerencias Cliente-Autoevaluación

PROCESO DE MEJORA

PCJ-04 GESTIÓN DE NO

CONFORMIDADES

PCJ-07 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

PCJ-03 AUDITORÍAS

INTERNAS

PCJ-05 ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS

PCJ-11 GESTIÓN DE PROCESOS

- Nuevos Indicadores de Calidad-Objetivos-Mejores procesos-Recursos

PROCESOS CLAVESPCJ-08 GESTIÓN DE COMPRAS

Admón Logística Reparto Almacén

PCJ-10 ALMACÉN

Vendedores Pedidos Admón

PCJ-09 CLIENTES

-Recepción Cliente-Incidencias Cliente-Sugerencias Cliente-Recursos

-Documentación necesaria-Instalaciones, personal, materiales

PROCESOS SOPORTE

PCJ-06 GESTIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

ITJ-01 COMUNICACIÓN

INTERNA

ITJ-04 MANTENIMIENTO Y LIMIPIEZA DE COCHES Y

FURGONETAS

ITJ-03 MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA

DEL ALMACÉN

PCJ-01 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y

DE LOS REGISTROS

ITJ.05 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

MAPA DE PROCESOS DE JAYQUESA S.L.ATRÁS

GESTIÓN DE COMPRAS 1. Realización de Compras

Gerencia y Jefe de Almacén son los encargados de realizar los pedidos de los productos, y en caso de que ninguno se encuentre, de manera extraordinaria se encargará el Responsable de Calidad. Para ello, utilizan el pedido a proveedores, que se rellena independientemente de que el pedido se realice por teléfono, por fax o correo electrónico. Una vez relleno el pedido a proveedores, se imprime y se firma en señal de que la persona que realiza el pedido da su “Visto Bueno”. En un paso posterior, el pedido a proveedores pasa a manos del Jefe de Almacén (caso de que el pedido hubiese sido realizado por el gerente), quien lo conserva hasta la recepción del pedido.

2. Verificación de compras. La realizará el Jefe de Almacén (o en su defecto el Jefe de Logística).

3. Devolución de mercancía a proveedores.En el caso de que la mercancía haya sido considerada como “No apta”, el Jefe de almacén se pone en contacto con el proveedor para comunicárselo. Si esto ocurre en el mismo instante de la entrega, el Jefe de Almacén anota en el mismo albarán de entrega del proveedor lo correspondiente. Si el problema se detecta en una fase posterior, el Jefe de Almacén devolverá la mercancía mediante un albarán de devolución. El lugar destinado para este tipo de mercancía está determinado por el Jefe de Almacén o el Jefe de Logística.

GESTIÓN DE COMPRASEl documento de devolución de dicha mercancía ha de entregarse a la Administración de almacén para que lo curse rápidamente. Las incidencias acontecidas con los proveedores seguirán la sistemática de Gestión de No Conformidades.

4. Evaluación de proveedores.1. Evaluación inicial. Todos los proveedores que trabajan con JAYQUESA S.L. se

someterán a una evaluación inicia bajo el formato EVALUACIÓN A PROVEEDORES por parte de la gerencia o Jefe de Almacén. El criterio establecido para considerar a un proveedor como “apto” se fija en que alcance como mínimo una puntuación media de 5 entre todas las preguntas del cuestionario.

2. Reevaluación de proveedores. Con una periodicidad, al menos anual, el responsable de calidad evalúa el servicio de todos los proveedores en base a los informes de No conformidad.Gerencia estudiará el comportamiento de los mismos en la revisión del sistema por la dirección. Si se diera la circunstancia de que algún proveedor pasase a considerarse “no apto”, dejaría de trabajar con JAYQUESA S.L., de forma que gerencia lo comunicará a los responsables de realizar los pedidos mediante comunicado interno.

DIAGRAMA DE FLUJOS

DIAGRAMA DE FLUJOProveedor

FIN

Evaluación

Aceptar

Seleccionar

Reevaluar anualmente

Pedido a proveedores

Realización del pedido

SÍ NO

Cultura organizativa Entre los valores

observables de la

organización destacan la RESPONSABILIDAD, la CONSTANCIA en el

trabajo, la SUPERACIÓN, el APOYO y la INNOVACIÓN.

Símbolos. Hacemos referencia al logotipo, que es la señal de

identidad de la organización tanto interna como externamente. El logotipo en sí mismo representa

los principales productos que vende Jayquesa, el jamón y el

queso.

Cultura organizativa Comunicación interna. Existen dos maneras de comunicación escrita:

◦ CIRCULARES. Se usa para comunicar cualquier cosa en la empresa de manera general. Serán impresas en un folio donde aparecerán la fecha, el asunto y el desarrollo del asunto. Se harán tantas copias como destinatarios haya, y en el original firmarán todas las personas que la reciban. Las circulares ser archivarán en un A-Z en orden cronológico inverso.

◦ COMUNICACIÓN INTERNA. Se utiliza de una forma más particular y personalizada que la anterior, cuando alguien de un departamento desea comunicar algo a alguien de otro departamento (y no de manera general). En el formato aparece: Fecha. Código. Cada persona lo establecerá a su manera. Nombre de la persona que la emite y su departamento. Nombre de la persona a la que va dirigida y su departamento. Comentario Firma del que lo recibe. Fecha y firma en que la persona que la emite da por concluido el

tema del que trata dicha comunicación interna.

Cultura organizativa. RITOS: Atención al personal ajeno de la empresa. El trato al

público ha de ser siempre amable y correcto. Diferenciamos dos casos:

1. Caso de cliente. ◦ Si el cliente que se atiende desea comprar productos, se le preguntará

qué tipo de producto desea, se le informará de la variedad y del precio, y posteriormente se pasará la propuesta de pedido al responsable de logística.

◦ Una vez preparado el pedido, se facturará y se comunicará al cliente para que lo abone en efectivo.

◦ Si el cliente tiene crédito en la empresa, antes de emitir el albarán o factura, se debe comprobar el riesgo que tiene ese cliente con la empresa. Posteriormente, cumplirá las “Normas de cobro y crédito” que tiene la empresa. El cliente tiene que firmar el albarán o factura y anotar su DNI, pues es el requerimiento de la aseguradora.

2. Caso de proveedor, acreedor, etc.◦ En este caso se informará previamente de: quién visita, empresa que

representa y motivo de la visita.◦ Posteriormente, si la persona requerida no se encuentra, se le

comunicará por el teléfono interior.

Cultura organizativa RITOS: Organización de una

reunión.1. Se emitirá una circular a los

participantes en la reunión, indicando la fecha de la misma y el lugar (normalmente será la Sala de Juntas o el despacho de Gerencia).

2. Se establecerá el orden del día.3. Los participantes deberán

confirmar su asistencia y preparar la reunión.

4. Se deberá asistir a la reunión con el vestuario adecuado y se exigirá puntualidad.

5. Durante la reunión se deberá respetar el turno manteniendo durante toda la reunión un comportamiento correcto con el resto de asistentes.

PERSONALIDAD DE LOS DIRECTIVOS. ◦ Los directivos deben estar

identificados con la empresa, ser trabajadores, constante y organizados.

◦ En cuanto al currículum, deben tener experiencia en el sector y una buena formación.

Cultura organizativa: BUROCRACIA La cultura organizativa de JAYQUESA S.L. se aproxima a la

BUROCRACIA, según la tipología de Handy, Apolo. En la empresa las relaciones suelen ser impersonales y jerárquicas, estando los puestos de trabajo están muy formalizados. Son los directivos los que controlan el flujo de información.

En esta organización se valora que el subordinado sea responsable y fiable, y deberá supeditar sus objetivos a los de la empresa. Otro motivo por lo que se aproxima a esta tipología es que la comunicación se limita a los deberes y responsabilidades del propio puesto de trabajo.

La estrategia organizativa es una estandarización exógeno-objetiva orientada a procesos, existiendo reglamentos y unas normas de comportamiento de personal, por lo que no es necesario compartir valores y creencias comunes

Estructura en trébol

Core BusinessLa actividad principal de

Jayquesa S.L. es la fabricación y distribución

de jamones, quesos y embutidos.

Flexibilidad laboral numéricaEn las fechas próximas a la Navidad, la empresa realiza

la contratación de empleados temporales.

SubcontrataciónJayquesa S.L. tiene

subcontratadas a empresas que le prestan un servicio que

no forma parte su actividad principal: auditorías,

transportes, publicidad, merchandising, etc..

OUTSOURCING TALLÓN Y AGUADO S.L. CALIGEL MB GLOBAL

MERPUBLIC GESPREVEN

INTREGRA 2 (DRONAS) TOYOTA CREDIT RCI BANQUE CONTROLSYS

Asesor jurídico, fiscal y laboralAuditor de control de calidadAgencia de publicidadAuditor externoMerchandising Seguimiento y control de riesgos

laboralesAgencia de transportesLeasing de vehículosLeasing de vehículosAsesoramiento y mantenimiento de

los sistemas informáticos

Mediante esta subcontratación Jayquesa consigue mejorar sus procesos, amplia los conocimientos en áreas concretas, le permite un mayor acceso a las nuevas tecnologías y puede reducir sus costes fijos.