1

2

3

4

P R E S E N TAC I Ó N

N O R M AT I V I DA D

CONCEPTUALIZACIÓN

INTERPRETACIÓN TRD

P RO C E D I M I E N TO

APLICACION DE tablas de RETENCION DOCUMENTAL

EN OFICINAS DE GESTioNG u i A D I G I T A L

Con el propósito de orientar la organización de los archivos en su fase de gestión, se presenta esta guía digital que permite apoyar a las entidades públicas en la aplicación de tablas de retención documental.

La presente guía digital es una ilustración básica que servirá como documento de apoyo para los servidores públicos que realizan actividades administrativas en oficinas de gestión de entidades públicas.

Es un sencillo aporte que contribuye al conocimiento y cumpli-miento de lo establecido en la normatividad archivística para quienes tienen la responsabilidad de la gestión documental.

Nora CristanchoLicenciada en Comercio

presentación

índiceP R E S E N TAC I Ó N

I N T R O D U C C I Ó NO B J E T I V O SA L C A N C E

A N Á L I S I S D E I N S T R U M E N T O SI N F O G R A F Í A

N O R M AT I V I DA DL E Y 5 9 4 D E L 2 0 0 0 A R T . 2 4L E Y 0 0 4 D E L 2 0 1 3 A R T . 1 3

C O N C E P T UA L I Z AC I Ó N

I N T E R P R E TAC I Ó N T R D

1

3

4

7

P A S O A P A S O P A R A L A A P L I C A C I Ó N T D R

P RO C E D I M I E N TO9

introducciónLas TRD (tablas de retención documental) son un instrumento archivístico necesario para la adecuada gestión de los documentos de archivo del Estado, sin los cuales no es posible disponer de archivos técnicamente organizados; el Archivo General de la Nación establece en el artículo1 del acuerdo 004 de 2013, que las entidades del estado de orden Nacional, Departamental, Distrital, Municipal y entidades privadas que cumplan funciones públicas, deben elaborar, evaluar, aprobar, “implementar” sus tablas de retención documental y en su artículo 13 establece la obligatoriedad de implementarlas y el no cumplimiento de este proceso, está sujeto a las sanciones que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

El acuerdo AGN No. 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la elabora-ción y aplicación de las Tablas de Retención Documental establece en su artículo primero que la Unidad de Archivo, capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión. Las instancias evaluadoras verifi-carán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.

Teniendo en cuenta la importancia de la aplicación de las TRD y las consecuencias que acarrea el incumplimiento de lo establecido en la normatividad archivística, la presente guía digital se ofrece como una herramienta ágil y eficaz, para que esté a disposición de todos los funcionarios interesados en aplicar de manera correcta la normatividad archivís-tica y contribuir en la conservación de la memoria institucional de nuestras entidades públicas.

1

O B J E T I V O

Á M B I T O D E A P L I C A C I Ó N

Orientar a los funcionarios de oficinas de gestión de entidades públicas, en la metodología archi-vística que se debe cumplir para aplicar las Tablas de Retención Documental (TRD).

La guía aplica para todos los funcionarios públicos de carrera y contrato que tengan a su cargo archivos de gestión en las unidades administrativas de las diferentes entidades públicas, como resultado de la ejecución de los manuales de funciones de la entidad.

2

N O R M A T I V I D A D

Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos de las entida-des públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo AGN 05 de 2013

Acuerdo AGN 042 de 2002

Acuerdo AGN 004 de 2013

Ley General de Archivos 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. El Artículo 24: “Obligatorie-dad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”. y los acuerdos reglamen-tarios inherentes a la elaboración e implementación de las TRD.

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.

Por el cual establece en su artículo 13 la implementación de las tablas de retención documental.

Acuerdo AGN 039 de 2002

3

conceptualización

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y con-sulta administrativa.

Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Etiquetar los documentos para que puedan ser consultados y recuperados.

Asignar un documento a su lug

ar

físico e intelectual apropia

do en

el sistema de gestión de docu-

mentos.

Proceso archivístico

mediante el cual se

identifican y estable

cen las series que

componen cada agrupac

ión documental

(fondo, sección y su

bsección), de acuer

-

do con la estructur

a orgánica funciona

l

de la entidad.

Reproducción exacta de un documento.

Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio uti-lizado..

Operación, da

da en la

fase de orga

nización

de documentos,

por la cual

se retiran a

quellos que n

o

tienen valor

es primarios

ni

secundarios,

para su pos

te-

rior eliminación

.

Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

Documento generado por la

misma oficina o por otras oficinas o

instituciones, que no hace parte de sus

series documentales pero es de utili-

dad para el cumplimiento de sus fun-

ciones.

4

se relacionan con los asuntos medulares de la organización y documentan transacciones específicas del organismo y el establecimiento y ejecución de sus políticas.

Registro de

información producida o

recibida por una en

tidad

pública o privada e

n razón

de sus actividades

o

funciones.

Registro de la información genera

da,

recibida, almacenada, y comunicada por

medios electrónicos, que pe

rmanece en

estos medios durante su ciclo vita

l; es

producida por una person

a o entidad en

razón de sus actividades

y debe ser

tratada conforme a los princ

ipios y

procesos archivísticos.

Actividad resultante

de la disposición

final señalada en la

s tablas de

retención o de valo

ración documental

para aquellos docum

entos que han

perdido sus valores

primarios y

secundarios, sin pe

rjuicio de conser-

var su información en o

tros soportes.

Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

Documento necesario para el funcionamiento de un organis-mo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

Hoja.Acción de

numerar hojas.

Segunda cara de

un folio, la cual no s

e

numera.

Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos producidos y recibidos.

5

Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos producidos y recibidos.

Unidad documental simple

originada en una actividad

administrativa, con

diagramación, formato y

contenido distintivos que

sirven como elementos para

clasificarla, describirla y asignarle

categoría diplomática.

Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

conjunto de tareas y

procedimientos orientados a

lograr economía y eficiencia en la

creación, el mantenimiento, el uso y la

disposición de los documentos de una

organización durante todo su cic

lo de

vida y de hacer que la información

que contienen esté disponible en

apoyo del quehacer de esa organ

i-

zación y de los usuarios externos

a

ella que lo requieran.

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Se trata de

un principio fundamental de la

teoría archivística por el c

ual se

establece que los documentos

producidos por una institu

ción y

sus dependencias no deben

mezclarse con los de otras.

Reducción de procesos con el fin de aumentar el rendimiento y organización de documentos.

En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Conjunto de unidades

documentales que forman

parte de una serie,

identificadas de forma

separada de ésta por su

contenido y sus características específ

icas.

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en el archivo de gestión y en el central y se establece su disposición final.

Conjunto de unidades documentales de

estructura y contenido homogéneos,

emanadas de un mismo órgano o

sujeto productor como consecuencia

del ejercicio de sus funciones

específicas. Ejemplos: historias

laborales, contratos, actas e

informes, entre otros.

Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformi-dad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirv

en

como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Listado de a

suntos o ser

ies

documentale

s a los cuale

s

se asigna un

tiempo de

permanencia en e

l archivo

central, así c

omo una

disposición f

inal.

En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

6

TA B L A D E R E T E N C I Ó N D O C U M E N TA L ( ve rs i ó n 2 )

C Ó D I G O

2 3 0 . 1 0

2 3 0 . 1 1

2 3 0 . 1 6

2 3 0 . 1 7

2 3 0 . 2 3

2 3 0 . 1 0 . 0 1

2 3 0 . 1 0 . 0 2

S E R I E S Y T I P O S D O C U M E N TA L E S

C O M P RO BA N T E D E C O N TA B I L I DA D

E N T I D A D P R O D U C T O R A :O F I C I N A P R O D U C T O R A :

M U N I C I P I O D E :S E C R E TA R I A D E H A C I E N D A - 2 3 0

C O M U N I CAC I O N E S O F I C I A L E S

C O M P RO BA N T E D E I N G R E S O S

C O M P RO BA N T E D E E G R E S O S

R E T E N C I Ó NA R C H I V OG E S T I Ó N

A R C H I V OC E N T R A L C T

2 1 0

2 8

2 3

2 8

2 8

2 3

R e c i b oA n exo s

C o m p ro b a n t e de eg re s o

S o l i c i t u d

C U E N TAS BA N CA R I ASC o m u n i c ac i o n e s

D E C L A R AC I O N E S T R I B U TA R I ASFo r m u l a r i o s de de c l a rac i ó n

E J E C U C I O N E S P R E S U P U E STA L E SR e p o r t e

C o n s i g n ac i o n e sE x t rac t o sC o n c i l i ac i o n e s

O r de n de p agoC e r t i f i c a do de D i s p o n i b i l i d a d P re / t a lC e r t i f i c a do de R eg i s t ro p re s u p u e s t a lFac t u raL i s t a de c h eq u e o

R e s p u e s t a

1

2

3

5

4

6

6. INTERPRETACIÓN DE LA TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

7

TA B L A D E R E T E N C I Ó N D O C U M E N TA L ( ve rs i ó n 2 )

P RO C E D I M I E N TO

M U N I C I P I O D E :S E C R E TA R I A D E H A C I E N D A - 2 3 0

H O J A : 2 D E : 4

C T

X

X

X

X

X

X

X

DM / DE

D I S P O S I C I Ó N F I N A L

C u m p l i d a s u v i ge n c i a a d m i n i s t rat i va n o de s a r ro l l a n va l o re s s e c u n d a r i o s e h i s t o r i c o s l a i n f o r m ac i ó n e s t á reg i s t ra d a e n l o s l i b ro s de c o n t a b i l i d a d

C u m p l i do e l t i e m p o e n e l a rc h i vo c e n t ra l p u e de e l i m i n a rs e de s p u é s de 1 0 a ñ o s c o n t a do s a p a r t i r de l c i e r re o l a f e c h a de l ú l t i m o as i e n t o , s i e m p re y c u a n do g a ra n t i c e s u re p ro d u c c i ó n ex ac t a p o r c u a l q u i e r m e d i o t é c n i c o ( c ó d i go de l c o m e rc i o a r t . 6 0 ) .

I n f o r m ac i ó n i m p o r t a n t e p a ra l a gé s t i o n a d m i n i s t rat i va ; n o de s a r ro l l a va l o re s h i s t ó r i c o s . S i n e m b a r go c o n s e r -va r m u e s t ra de l 1 0 % p o r c a d a 4 a ñ o s de ac u e r do c o n l a i m p o r t a n c i a c o m o s o p o r t e de l a ge s t i ó n de l a e n t i d a d .

C u m p l i do e l t i e m p o e n e l a rc h i vo c e n t ra l s e s e l e c c i o n a r á u n a m u e s t ra de l 1 0 % p o r c a d a 4 a ñ o de p ro d u c c i ó n , c o m o s o p o r t e de l p ro c e d i m i e n t o a d m i n i s t rat i vo de l a e n t i d a d .

C u m p l i do e l t i e m p o e n e l a rc h i vo c e n t ra l s e s e l e c c i o n a r á u n a m u e s t ra de l 1 0 % p o r c a d a 5 a ñ o de p ro d u c c i ó n , c o m o s o p o r t e de l p ro c e d i m i e n t o a d m i n i s t rat i vo de l a e n t i d a d .

C u m p l i d a s u v i ge n c i a l eg a l , f i s c a l y c o n t a b l e , n o de s a r ro l l a va l o re s s e c u n d a r i o s l a i n f o r m ac i ó n s e c o n s o l i d a e n l o s l i b ro s a u x i l i a re s y o f i c i a l e s .

1

2

N o m b re de l f o r m at o y ve rs i ó n .

N o m b re de l a e n t i d a d y de p e n de n c i a .

3 C ó d i go de l a de p e n de n c i a m á s c ó d i go as i g n a do a l a s e r i e y s u b s e r i e do c u m e n t a l .

4 N o m b re s as i g n a do s a l as s e r i e s q u e s e i de n t i f i c a n c o n m ay ú s c u l as s o s t e n i d as y n o m b re s de s u b s e r i e s q u e s e i de n t i f i c a n c o n m ay ú s c u l as i n i c i a l e s .

5 T i p o s do c u m e n t a l e s q u e s e i de n t i f i c a n c o n g u i o n e s .

6 N ú m e ro de a ñ o s q u e de b e n c o n s e r va rs e l o s do c u m e n t o s e n e l a rc h i vo de ge s t i ó n .

7

7

S e e s t a b l e c e n l o s p ro c e s o s o l a j u s t i f i c ac i ó n p a ra l as s e r i e s o s u b s e r i e s do c u m e n t a l e s q u e s e c o n s e r va n , s e h a n de t e r m i n a do s e l e c c i o n a r o e l i m i n a r.

8

8

D e s t i n o f i n a l de l a s e r i e o s u b s e r i e c u m p l i do s s u s t i e m p o s de re t e n c i ó n .

9

9

C o n t ro l de l n ú m e ro de h oj as .

6. INTERPRETACIÓN DE LA TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

8

7. 1 APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES Tome la tabla de retención documental (TRD) correspondiente a su dependencia e identifique las series y sub-series documentales que se han establecido.

7. 1 . 1 MARCACION DE LOS SEPARADORES O G U I A S D E L A S S E R I E S Y S U B S E R I E SAl interior de las unidades de almacenamiento se requiere utilizar guías o separadores que permitan identificar las series y subseries documentales, con sus respectivos códigos.

Los separadores o guías de las series y subseries documentales de cada dependencia deberán estar identificados de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención Documental, permitiendo la ubicación física de los documentos de archivo, de acuerdo con el tipo de archivador que maneje.

”Colocar estas guías, y subguías que identifican tanto las series como las subseries al inicio de los expedientes correspondientes.

7. PASO A PASO PARA LA APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN.Aprobadas las tablas de retención documental y expedido el acto administrativo (resolución o decreto) que establece la fecha a partir de la cual es obligatoria su aplicación en cada una de las dependencias de la entidad, se procede a la capacitación de los funcionarios que tienen a cargo su aplicación.

10 .0 1 ACTAS

10 .01 .03 Actas de comi té

Cód igosecc ión

Cód igosecc ión

Nombre dela ser ie

Nombre dela ser ie

Cód igoser ie

Cód igoser ie

Cód igosubser ie

9

7. 1 .2 IDENF IT ICACION DE SERIES Y SUBSERIES EN SUS EXPEDIENTESAl iniciar cada año, se debe calcular la cantidad de expedientes que se deben abrir para cada serie y subserie, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos y así reservar el espacio necesario para evitar que su crecimiento disminuya la facilidad de consulta por efecto de reducción de espacio.Se identifican las carpetas colgantes donde van a estar almacenados los expedientes, según el tipo de archivador que maneje; carpetas colgantes o carpetas con aleta vertical y se escribe en el marbete o en el papel autoadhesivo, utilizando mayúscula sostenida, el código y el nombre de la respectiva unidad documental.

• Marque el marbete de la carpeta colgante con: código y nombre del expediente: Ejemplo:

• Dentro de la carpeta colgante o vertical, coloque las tapas legajadoras que a su vez contendrán los tipos documentales que van conformando el expediente.• El sticker de las tapas legajadoras deben registrar mínimo los siguientes datos:

El objetivo de contar con las carpetas colgantes o verticales y las tapas legajadoras desasificadas, es la de tener una guía cuando se tenga que consultar o retirar un expediente, para lo cual se deberá emplear siempre una “guía de afuera”.

2020.01.20Actas de consejo

Directivo Nacional

FO N D O E N T I DA DS e c c i ó n N o m b re de l a de p e n de n c i a o á re a p ro d u c t o ra

N o m b re de l a o f i c i n a p ro d u c t o ra

N o m b re ge n e ra l de l a s e r i e

C ó d i go as i g n a do e n l a T R D

C ó d i go as i g n a do e n l a T R D

Fe c h a e n q u e i n i c i a e l ex p e d i e n t e

Fe c h a e n q u e c i e r ra e l ex p e d i e n t e

N ú m e ro t o t a l de f o l i o s q u e c o n t i e n e e l ex p e d i e n t e

N o m b re y n ú m e ro de l ex p e d i e n t e , s i s e req u i e re

É s t e n ú m e ro l o as i g n a y l l e n a e l A rc h i vo C e n t ra l

N o m b re de l a s u b s e r i e

S u b s e c c i ó n

S u b s e r i e

C ó d i go de s e r i e

C ó d i go de s u b s e r i e

Fe c h a i n i c i a l

Fe c h a f i n a l

N o . Fo l i o s

N o . E x p e d i e n t e

C a j a N o .

S e r i e

D i re c c i ó n ge n e ra l2 0 2 5 G R U P O D E A D M I N I T R AC I O N D E D O C U M E N TO S

2 0 2 5 - 1 0 1 I N FO R M E S2 0 2 5 - 1 0 1 . 2 7 I n f o r m e s de A c t i v i d a de s

Fo l i o s

Fe c h as aI n i c i a l F i n a l

E x p e d i e n t e a

10

7. 1 .3 CLASIF ICACON Y ORDENACION DE LOS T IPOS DOCUMENTALES Identifique los documentos que produce su dependencia y agrúpelos por serie y subseries documentales como lo indica la TRD, dentro de las unidades de conservación.

Ubicar al interior de cada carpeta, solo los documentos (Copia de los enviados u original de los recibidos) cuyo asunto esté relacionado exclusivamente al respectivo expediente, y ordénelos en forma ascendente atendiendo el orden natural en que fueron elaborados o tramitados. De esta forma estará aplicando el Principio de Orden Original. El de fecha reciente a continuación del anterior. (De izquierda a derecha).

Alineación de los tipos documentales. Los documentos (folios), deben quedar alineados al margen superior izquierdo y orientados de arriba abajo y de izquierda a derecha

FOL IACION : Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada folio en el momento en que se genere. La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta utilizar lápiz de mina negra y blanda para numerar desde (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.

Los ganchos legadores deberán ubicarse de arriba hacia abajo, con el fin que los tipos documentales que ingresan se puedan integrar al expediente sin tener ninguna dificultad.

Los expedientes deben conformarse con un máximo de doscientos (200) folios.

La fecha más ant igua va enc ima y la másrec iente va debajo

55

Documentomas nuevo

200 fo l ios (promedio)

Documentomas ant iguo

Documentomas nuevoDocumento

mas ant iguo

Resolución 043(24 de Octubre del 2015)

Resolución 001(5 de Enero del 2015)

Resolución 002(15 de Marzo del 2015)

Resolución 003(18 de Julio del 2015)

11

como se muestra en la figura en la parte superior izquierda a tamaño oficio para su respectiva perforación.

La ordenación de cada carpeta al interior de la gaveta de archivo, se hará según sea el caso alfabético, cronológico o numérico. Ej. Historias Laborales se deben organizar por número de cédula.

10987333831098733382

1098733381

1098733380

7. 1 .4 IDENTIF ICACION DE ARCHIVADORES O GAVETAS Haga una distribución secuencial de las gaberas del archivador o bandejas de estanterías (fija o rodante) enumerando de (1) hasta (n) de arriba abajo.Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificación establecido; es decir de forma ascendente, como se encuentra en la TRD. Igualmente, en el vértice superior derecho de la gaveta, adhiera el índice con la descripción de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran.

1

2

3

4

La numerac ión de l a rch ivador se rea l i za dearr iba hac ia aba jo en formaconsecut iva

En e l ex t remo i zqu ierdo de cada una de las gavetas se debe escr ib i r l os nombres de las ser ies , subser ies o exped ientes .

60-04 ACTAS60.04 .01 Actas consejo depar tamenta l de arch ivos60 .04 .02 Actas Comis ión de persona l60 .04 .03 Actas Comi té Acoso Labora l60 .07 ACTOS ADMINISTRATIVOS

12

1

2

3

45

1 APERTURA DESERIES DOCUMENTALES

Tome la tabla de retención documental (TRD) corresponde a su independencia e identifique las series y sub-series documentales que se han establecido.

CLASIFICACION Y ODENACIONDE LOS TIPOS DOCUMENTALES

Indique los documentos que produce su dependencia y agrúpelos por series y sub-series documentales como lo indica la TRD, dentro de las unidades de conservación.

4

IDENTIFICACION DESERIES Y SUB-SERIES

EN SUS EXPEDIENTESAl iniciar cada año, se debe calcular la cantidad de expedientes que se deben abrir para cada serie y sub-series.

3

IDENTIFICACION DEARCHIVADORS O GAVETAS

Haga una distribución secuencial de las gaberas del archivador o bandejas de estanterías (fija o rodante) enumerando de (1) hasta (n) de arriba abajo.

5

2

MARCACION DE LOSSEPARADORES O GUIAS DE LAS

SERIES Y SUB-SERIESAl interior de las unidades de almacenamiento se requiere utilizar guias o separadores que permitan identificar las series y sub-series documentales, con sus respectivos codigos.

10 .0 1 ACTAS

2020.01.20Actas de consejo

Directivo Nacional

D i re c c i ó n ge n e ra l2 0 2 5 G R U P O D E A D M I N I T R AC I O N D E D O C U M E N TO S

2 0 2 5 - 1 0 1 I N FO R M E S2 0 2 5 - 1 0 1 . 2 7 I n f o r m e s de A c t i v i d a de s

Fo l i o s

Fe c h as aI n i c i a l F i n a l

E x p e d i e n t e a

Resolución 043(24 de Octubre del 2015)

Resolución 001(5 de Enero del 2015)

Resolución 002(15 de Marzo del 2015)

Resolución 003(18 de Julio del 2015)

10987333831098733382

1098733381

1098733380

1

2

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7. 1 .5 RECOMENDACIONES

7. 1 .5 B IBL IOGRAFÍA

Cerrar los expedientes por años, excepto para aquellos en que se cierra cuando finaliza el respectivo proceso. Ejemplo: contratos, convenios, proceso disciplinario, entre otros.Para evitar deterioro físico de la

documentación cada carpeta deberá conservar máximo 200 folios.

Si el documento recibido no tiene relación directa con las funciones de su dependencia, entonces remítalo a la oficina competente según el caso.

A partir de la aplicación de las T.R.D. la copia de las comunicaciones oficiales que han sido radicadas, junto con sus antecedentes y anexos se deben archivar y conservar en el expediente de la serie documental a la cual pertenece de acuerdo con lo establecido en la T.R.D.

1.

2.

3.

4. RECUERDEN QUE EL ÉXITO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ES RESPONSABILIDAD DE TODOS.

Instructivo implementación y aplicación de las tablas de retención documental de la gobernación del Quindío. 2012Guía para la gestión documental en las dependencias del Sena. 2013

Archivo General de la Nacion,Acuerdo 05, 2013. Bogotá

Archivo General de la Nacion, Ley General de Archivos 594,2000. Bogotá

Archivo General de la Nacion, Acuerdo 004, 2013. Bogotá

Archivo General de la Nacion,Acuerdo 039 de 2002. Bogotá

Archivo General de la Nacion,Acuerdo 042 de 2002. Bogotá

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G U í A D I G I T A L C O N F I N E S E D U C A T I V O S P O R N O R A C R I S T A N C H O