AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1.- GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1.1. SIGNIFICADO

En nuestro medio se recurre, casi siempre, al término con el cual se caracteriza la primitiva área de actuación, con la adición del concepto que trata de precisar la novedad producida. De esta manera al término “auditoría” se ha adicionado la palabra “administrativa”, para denotar la expansión de las actividades de examen y evaluación a ciertas áreas o funciones operacionales, no relacionadas directamente con los aspectos cubiertos por la auditoría financiera (tradicional).

El American Institute of Management (Instituto Americano de Dirección) aplica la expresión auditoría administrativa (Management audit) a tareas que se realizan para la evaluación de la gestión administrativa de ciertos organismos.

A continuación se presentan las definiciones de Auditoría Administrativa expresadas por algunos autores:

William P. LeonardEs un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una

empresa, de una institución o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus equipos humanos y físicos.

E. HefferonEs el arte de evaluar independientemente las políticas, planes,

procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras.

Chapman y Alonso.Es una función técnica, realizada por un experto en la materia, que

consiste en la aplicación de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio técnico.

Fernández Arena J.A.Es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los

objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa,

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en cuanto a su estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.

1.2. NECESIDAD DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVAEn las dos últimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología

de la información, en la presente década parece ser muy probable que habrá gran demanda de información respecto al desempeño de los organismos sociales. La auditoría tradicional (financiera) se ha preocupado históricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continúa siendo, de gran significado y valor para nuestras comunidades industrial, comercial y de servicio, a fin de mantener la confianza en los estados financieros.

Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así como su exactitud. Además de auditar los registros financieros de un organismo, es necesario auditar también los medios de que se vale la dirección superior, con el fin de determinar la pertinencia de la información que se le suministra para la planeación (estratégica y táctica), la organización, el control administrativo y el sistema operativo de la empresa.

En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluación de:

* La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoría administrativa funcional, procesal),

* La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoría analítica), y que cubran la totalidad o una parte del organismo, en cuanto a planes y objetivos, estructura organizacional, sistemas y procedimientos, información, métodos de control, etc.

Los organismos sociales en general, sean industriales, comerciales o de servicios, grandes, medianos o pequeños, pertenezcan al sector público al privado, se encuentran en distintas ocasiones a lo largo de su vida, con la necesidad de examinar su situación. Los directores saben que constantemente hay que adaptarse a nuevas situaciones que les impone la realidad. Y no son sólo los periodos de crisis sino también los de éxito, los que originan cambios a los que necesariamente hay que adaptarse.

1.3. MARCO GENERAL Y ESTRUCTURA TEÓRICA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Existen 4 aspectos los cuales son necesarios que se abarquen si se desea una verdadera certeza de la efectividad de la administración.

1) Analizar el criterio para una auditoría administrativa.

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Sobre este aspecto J.C. Burton dice que pueden establecerse tres premisas:

a) La auditoría debe tratar con lo objetivo y apreciable. Se define lo objetivo como desprendido, imparcial, y sin prejuicios. Dos auditores diferentes podrían obtener de una auditoría resultados levemente distintos; pero la variación no debe exceder a los errores normales en el muestreo, si se ejecuta un correcto cuidado profesional.

b) La auditoría debe tener relación con el presente y con el futuro. El auditor debe examinar y evaluar aquello que existe actualmente. Respecto a la relación con el futuro, una auditoría no puede hacer un pronóstico, sin embargo esto no quiere decir que el futuro se ignore totalmente. La auditoría administrativa es constructiva. La perspectiva actual de la administración está orientada básicamente hacia el futuro y, por lo tanto, al evaluar a la administración del presente, debe tomarse en cuenta implícitamente el futuro.

c) La auditoría debe producir un resultado que sea fácil de entender y de usar. La auditoría administrativa debe generar un resultado final que sea fácil de comprender y utilizar por los diferentes interesados: los usuarios de la información que arroje el informe.

2) Establecer normas de desempeño.Para desarrollar una auditoría administrativa, un pre-requisito

importante es la formulación de normas de desempeño administrativo que pueden expresarse en términos específicos. Estas normas son necesarias para evaluar tanto los procedimientos como los resultados. El propósito principal que la dirección superior busca, es lograr el efectivo control administrativo sobre las operaciones del organismo.

3) Elaborar informes de auditoría administrativa.Es necesario establecer un método de informes de auditoría

administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de su análisis.

El informe debe ser elaborado de manera sistemática, para ello conviene considerar los aspectos siguientes:

Planeación del informe . En primer lugar debe decidirse acerca de qué se va a escribir, para lo cual se deberán determinar dos cosas:

Quién lo va a leer. Qué uso va a tener.

Organización del informe. Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: la sección inicial, el estudio principal y las conclusiones; sin embargo, el número de secciones o partes depende de su dimensión y de su complejidad.

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Se pueden proponer 3 secciones para llegar a un adecuado informe, estas son:

a) Material Preliminar. Es la parte introductoria y abarca: Portada. Carta de presentación Prefacio Sumario

b) Informe (contenido principal)En esta parte se incluirán breves comentarios sobre el propósito de la

auditoría, especificación del alcance, métodos utilizados, cuestionarios empleados y personal entrevistado.

Se recomienda para los informes de auditoría el siguiente contenido: Deficiencias de las áreas funcionales. Deficiencias de la administración general Apreciación de la empresa. Conclusiones y recomendaciones.

c) Material complementario.Es este apartado se incluirá la información diversa, útil a algunos

lectores del informe pero no esencial para la exposición básica. Son generalmente los anexos y los más comunes son:

Gráficas Cuadros Formas Diagramas de flujo Cuestionarios Hojas de trabajo Hojas de datos (Entrevistas) Programas de trabajo

El auditor deberá revisar cuidadosamente el informe antes de darlo por terminado.

Control de las conclusiones y recomendaciones . El objetivo principal del informe de auditoría administrativa es lograr que las recomendaciones propuestas en él se sigan y se cumplan.

Aunque las recomendaciones presentadas en el informe no se efectúen por el auditor, éste deberá:

Cerciorarse de que las acciones correctivas se lleven a cabo y observar los resultados obtenidos.

Persuadir a la dirección de que algunas sugerencias requieren tiempo para alcanzar los resultados deseados.

Convencer a la dirección superior de que la auditoría administrativa es una técnica que da a la empresa mayor capacidad para lograr los objetivos y los planes establecidos.

4) Crear procedimientos de auditoría administrativa.4

Para efectuar la auditoría, es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la documentación necesaria para respaldar la opinión del auditor administrativo.

En una auditoría administrativa, el auditor verificará si la dirección está obteniendo información pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. Esto requerirá un análisis extenso de las necesidades de información con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. Por lo tanto, los procedimientos asociados con la auditoría administrativa implicarán un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluación del control interno, incluirán el uso de cuestionarios bien estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirán un estudio a fondo de sistemas de información.

Los procedimientos de auditorías se definen como: “Las técnicas de análisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administración, sujetos a examen y evaluación, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciación”.

Naturaleza de los procedimientos de auditoría. Los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rígidos, por lo que el auditor debe aplicar su criterio profesional y tomar la decisión, de cuál procedimiento de auditoría será el más indicado y eficiente.

1.4. PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

Es conveniente ahora tratar lo referente a principios básicos en las auditorías administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teórica de éstas, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:

1) Sentido de la evaluación.La auditoría administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de

ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que aseguren: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica.

2) Importancia del proceso de verificación.Una responsabilidad de la auditoría administrativa es determinar qué

es lo que se está haciendo realmente en los niveles directivo, administrativo y operativo; la práctica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo

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que el responsable de área o el supervisor piensan que están ocurriendo. Los procedimientos de auditoría administrativa respaldan técnicamente la “comprobación” en la observación directa, la “verificación” de información de terrenos, y el “análisis y conformación” de datos los cuales son necesarios e imprescindibles.

3) Habilidad para pensar en términos administrativos.El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un

administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como éste lo hace (o debería hacerlo). Es decir, preguntarse: ¿qué necesitaría conocer acerca del trabajo que se está desarrollando?, ¿cómo planear el trabajo?, ¿cómo medir el desempeño alcanzado?, ¿cómo motivar al personal?, ¿cómo controlar el trabajo asignado?, ¿cómo asegurarse que el trabajo fue realizado precisa, completa y oportunamente?.

En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

2.- GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO

2.1. DEFINICIÓN DE CONTROL.La palabra controlar tiene varios significados y, más aún, varios

sentidos: a)verificar, b)regular, c)comparar con una norma, d) ejercer autoridad sobre alguien o algo, e)limitar o restringir. Todos son significativos para la teoría y la práctica; sin embargo, nos referimos básicamente a los significados a) y c).

Verificar implica algún medio de medición y alguna norma que pueda servir como marco de referencia en el proceso de control.

Algunas definiciones de control son las siguientes:Stoner, J.: “Es el proceso por medio del cual los gerentes se aseguran

de que las actividades efectivas están de acuerdo con las que se han planeado.”

Buchele, R.: “Es el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.”

Kast, F.: “Es la función administrativa que mantiene la actividad organizacional dentro de los límites tolerables, al compararlos con las expectativas.”

La función administrativa de control consiste en hacer la comparación entre los sucesos y los objetivos, y efectuar las correlaciones necesarias cuando haya discrepancias al respecto.

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En general, el control, es responsabilidad de todos los miembros de la organización, porque cada uno de ellos debe hacer su parte para minimizar el despilfarro y la ineficiencia. En un sentido específico, la dirección superior tiene la responsabilidad formal del desarrollo de un sistema de control, destinado a perfeccionar el desempeño y, por tanto, el grado en el que se ejecutan las operaciones.

2.2. IMPORTANCIA DEL CONTROLEs imposible imaginar a una organización que esté exenta de controles.

El control es indispensable en todas las organizaciones para lograr planes y objetivos.

La decisión administrativa en áreas de definición, planeación y logro de objetivos, está dirigida hacia la creación de valor; las decisiones de control se adoptan como una acción destinada a minimizar las consecuencias de las decisiones impropias o el desempeño inadecuado.

Incertidumbre. La incertidumbre respecto al desempeño puede ser resultado del período de tiempo asignado al diseño de ejecución de la misión, la complejidad de las actividades, la calidad de los recursos utilizados o la estabilidad del medio ambiente. En general, cuanto mayor resulte la duración de un programa dado, más compleja será la actividad y más baja la calidad de los recursos utilizados; o si es menos estable el ambiente, habrá mayor necesidad de control.

2.3. PROCESOS DE CONTROLIndependientemente de la función que se controle o de la técnica

empleada para controlarla, el diseño del sistema obedece a una estructura interna del mismo, cuya dinámica es cíclica y que incluye un elemento determinante en su actuación.

El control es un proceso formado por varias etapas definidas, sin importar la función o actividad, y son las siguientes.

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Establecer Normas

Tomar medidas correctivas

Comparar lo realizado con las

normas

Medir el desempeño

Establecer normas . Esta etapa comprende la fijación de normas para todo tipo de funciones operacionales y actividades. Podemos definir una norma como una unidad de medida establecida para servir como un modelo o criterio.

El establecimiento de normas proporciona la base sobre la cual se mide el desempeño real o el desempeño esperado.

Medir el desempeño. Consiste en medir y juzgar lo realizado. Esta etapa se refiere a un solo concepto: mostrar lo que se ha logrado. Esto es importante porque proporciona la verdadera información objetiva que posteriormente se compara con la norma establecida.

Comparar lo realizado con las normas. Esta es la etapa más difícil del proceso de control. Una vez que se ha obtenido la información sobre el funcionamiento, el siguiente paso en el proceso de control consiste en comparar este funcionamiento con la norma o estándar, cuando exista alguna diferencia entre ambos; debe aplicarse un criterio para establecer la importancia de la diferencia.

Tomar medidas correctivas. Es el hecho de hacer cumplir o de ver que las operaciones sean ajustadas o que se hagan esfuerzos para que los resultados estén de acuerdo con lo esperado. Siempre que se descubren variaciones importantes, estas no sólo piden una acción inmediata y enérgica, sino que es imperativo aplicarlo.

La acción correctiva la ejercen quienes tienen autoridad sobre el procedimiento actual.

2.4. TIPOS DE CONTROLLa dirección superior puede instrumentar controles de tres tipos

básicos antes de que una actividad comience, o mientras ésta tiene lugar o es posterior a la actividad.

A continuación se muestra las funciones y la descripción de los tipos de control:

1) El precontrol. Se realiza antes de que el trabajo sea ejecutado. El precontrol elimina desviaciones significativas antes de que estas ocurran. Al respecto la dirección superior crea políticas, procedimientos, programas encaminados a eliminar el comportamiento que causará resultados en el trabajo. El precontrol se centra en la eliminación de los problemas previstos a futuro.

2) El control concurrente. Este se realiza a medida en que el trabajo está siendo ejecutado. El control concurrente no sólo se relaciona con el

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desempeño humano, sino también con áreas tales como el rendimiento del equipo de trabajo o de un departamento.

Mediante la observación personal e inmediata, los jefes determinan si el trabajo se está llevando a cabo según lo definen las políticas y los procedimientos.

3) Control retroalimentario. Esta se centra en el desempeño organizacional pasado; es decir, se basa en la retroalimentación. El control tiene lugar después de la acción.

2.5. TÉCNICAS DE CONTROLEstas son necesarias para mantener un efectivo y completo sistema de

control.

1) Observación personal. Es un medio para asegurar información de control aplicable a todas las áreas claves de resultados y es utilizada por todos los niveles gerenciales. Un jefe o supervisor de una unidad administrativa se confía, en gran parte, de las impresiones obtenidas como resultado de su contacto con sus subordinados.

2) Los informes. El fin de los informes de control es suministrar información que sirva de base a una acción correctiva, si fuera necesario.

Al diseñar o evaluar informes de control, surgen dos cuestiones íntimamente relacionadas:

a) Cuál es el propósito del informeb) Quién debe recibir el informe

3) Programas de auditoría.Auditoría Externa. Usualmente, una firma de contadores públicos

realiza la auditoría externa. Su propósito primordial es determinar si los registros de las transacciones financieras de una empresa presentan un estado cierto y real de su condición financiera.

Auditoría Interna. Un grupo especializado de la asesoría técnica de la propia empresa lleva a cabo la auditoría interna. Esta auditoría verifica la exactitud de los registros de la empresa y determina si los mismos son veraces y representativos dela situación que intenta mostrar.

Auditoría Administrativa. Debe ser efectuada por una firma de Licenciados en Administración o bien una firma de contadores que efectúe además de la auditoria tradicional (financiera), la auditoria administrativa. Es un enfoque sistemático para la evaluación del total de la actuación administrativa. Enfoca su atención sobre factores internos (áreas funcionales, proceso administrativo, aspectos analíticos) y externos (ambiente), además hace hincapié en la medición de los resultados del desempeño gerencial por sobre la apreciación del propósito de la misma.

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4) Análisis de índices o coeficientes indicadores. El análisis de índices es una forma de expresión de la relación proporcional entre dos medios (relación o razón). Los coeficientes pueden ser expresados como:

a) Una proporción, usando dos puntos para separar las dos medidas (1:2)

b) Una fracción (1/2)c) Un porcentaje (%)

Cualquiera que sea el método de expresión, un índice muestra la magnitud de la relación entre las dos medidas. Sisk y Sverdlik clasifican los índices o coeficientes en:

a) Indices financieros. Que contribuyen a un mejor y mayor entendimiento de la situación financiera de la empresa.

b) Indices operativos. Que proveen mayor comprensión de los aspectos relacionados con la operación de la empresa.

5) Análisis del punto de equilibrio. Un entendimiento de las relaciones dinámicas que existe entre los factores incluidos en la gráfica del punto de equilibrio (costos fijos, costos variables, costos totales) permite pronosticar y planear la obtención de utilidades. Concretamente, el análisis del punto de equilibrio proporciona información que ayuda al control de los costos y subraya la importancia del volumen de ventas.

6) Análisis de redes. Dos técnicas fueron desarrolladas separadamente y publicadas en 1959: el PERT (técnicas de evaluación y revisión de programas) y el CPM (método del camino crítico). El PERT hace hincapié en el tiempo requerido para ejecutar las actividades necesarias para que ocurra un evento dado. La única contribución de esta técnica como una forma de análisis de la red, es que proporciona un medio de obtener un estimado de la probabilidad del tiempo esperado y para completar actividades que no han sido efectuadas previamente y que, por tanto, no han sido medidas.

El CPM incluye una estimación de costos con cada estimación de tiempo, tanto para condiciones operativas normales como para condiciones de urgencia. Esta técnica se usa en proyectos de construcción y mantenimiento complejos en los que el costo es un factor significativo.

2.6. LA EVALUACIÓN COMO ELEMENTO DE CONTROLEstablecer controles involucra un marco de incertidumbre en cuanto a

los resultados finales. Debido a esa incertidumbre, la administración ha llegado a la conclusión de que conviene efectuar revisiones periódicas de los diversos controles.

Por lo tanto, habrá que dar contestación a las interrogantes siguientes:a) ¿El o los controles operan como se esperaba?

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b) ¿La inversión en los controles es compensada con los resultados alcanzados?

c) ¿Será necesario efectuar una revisión del sistema de control?d) ¿Qué medidas hay que tomar para estudiar los controles?

En el momento de elaborarse y de ser puestos en práctica, los sistemas pueden ser apropiados y funcionar satisfactoriamente, pero con el tiempo y sobre todo debido a los cambios de importancia que experimente la organización, siempre encontraremos la necesidad de realizar modificaciones en los sistemas.

Cualquiera que sea el tipo de organización, los procedimientos y las funciones básicas deberán someterse a una continua revisión y evaluación, porque las deficiencias localizadas en las políticas, los procedimientos, las estructuras orgánicas y los controles pueden provocar fuertes pérdidas.

La evaluación constituye un elemento esencial, porque permite conocer la medida y el modo en que se han alcanzado los objetivos. Esto identifica incongruencias, desviaciones, deficiencias, incumplimientos y diferencias en el desarrollo y el resultado de las acciones, lo cual hace posible adoptar las recomendaciones a que haya lugar.

3.- AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.1. DEFINICIÓN (ya se analizó al inicio de este manual)

3.2. LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA, HERRAMIENTA MODERNA DE CONTROL SUPERIOR.

Desde ningún concepto podrá considerarse completo un sistema de control superior, sin incluir la auditoría administrativa. El control interno (en su sentido más amplio) requerirá la intervención de, por lo menos, un supervisor destinado a controlarla y mantenerla en eficientes condiciones de operación. Por consiguiente, la dirección superior, auditores internos o externos, accionistas y otros interesados, deben confiar en la auditoría administrativa para la prevención de inconvenientes y para garantizar la adecuada marcha del sistema. El auditor administrativo es el asignado para el control y mantenimiento del sistema de control interno.

La auditoría administrativa es una técnica porque tiene la necesidad de tomar diversos procesos especializados. Una de las principales técnicas en las que se basa la auditoría administrativa es la investigación científica, por lo cual el auditor administrativo se apoya en la lógica siguiendo los pasos de razonamiento “inductivo y deductivo” que aconseja

3.3. ANÁLISIS SISTEMATICO, INTEGRAL Y PERIODICO.11

a) Sistemático.Muchas veces se ha podido observar que el origen, los conocimientos,

la formación o también las inclinaciones de director de la empresa, condicionan en gran medida la forma de examinar los problemas. Es decir el análisis se orientará hacia ese aspecto en cierta forma favorito o familiar. El enfoque resultará entonces parcial, y también participará de esta característica la obtención de conclusiones y la posterior formulación de las soluciones o caminos a tomar.

Además los diferentes miembros de la empresa no coincidirán, como es lógico, con las conclusiones parciales. Menos aún coincidirán las áreas directamente afectadas; ya que pensarán que el análisis ha sido orientado en forma parcial.

Con lo anterior se quiere decir y demostrar la necesidad de analizar la empresa utilizando un cierto enfoque. Existirá una forma de recoger información, una forma de procesarla, y analizarla, un cierto criterio para obtener conclusiones y adoptar las soluciones adecuadas. No se trata de conocer en forma intuitiva la realidad ni de enfocar parcialmente la misma, sino de adoptar un cierto sistema para hacerlo. Por eso se habla del análisis sistemático.

b) IntegralLa aplicación concreta del enfoque a utilizar en el análisis, implica que

se debe abarcar con el mismo todos los aspectos de la actividad de la empresa. No sólo por el hecho de que obviamente en todas las áreas pueden existir problemas importantes; sino también, porque muchas veces ocurre que el problema que se manifiesta en un sector es el reflejo de errores localizados en otro.

Si se piensa que la empresa es un sistema y no un rompecabezas de funciones y procedimientos aislados, se tiene el mejor argumento para asegurar que el análisis debe ser integral. La empresa en su totalidad será sometida a examen y revisión, y se estará seguro de detectar las verdaderas causas de los problemas.

c) Periódico La empresa está sometida a cambios. Se incrementan las ventas y la

capacidad de producción –nuevos productos son lanzados, nuevos métodos de fabricación, etc.- también se incorporan nuevas personas y otras dejan la empresa; el exterior modifica la demanda y los precios; varían los impuestos, los recargos, etc.

De lo anterior se deduce que otra característica y necesidad de la auditoría administrativa es su periodicidad. A intervalos más o menos regulares de tiempo se debe “evaluar a la empresa” y deducir la evolución de la misma en el lapso transcurrido, analizando los resultados obtenidos de

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las medidas tomadas. Muchas empresas han convertido esta actividad de examen y revisión en una actividad permanente.

3.4. AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA.

Si bien en México la auditoría administrativa se encuentra en proceso de desarrollo, el personal de la administración se encuentra, por tanto, en una posición favorable para practicar la auditoría administrativa en forma tanto interna como externa.

La auditoría administrativa puede emplearse de manera interna, es decir, que dependa directamente de una unidad administrativa de la empresa; o bien puede efectuarse por auditores administrativos independientes (consultores administrativos). En cualquiera de los casos, los principios básicos son consistentes.

La auditoría administrativa, tanto interna como externa, tiene el mismo interés fundamental, el cual puede derivar de las siguientes premisas:

a) Existe una interrelación entre todas las funciones de la empresa.b) En términos de reducción de costos e incremento de eficiencia, es

preferible la acción preventiva, cuando sea posible, a la acción terapéutica.

c) Probablemente sea más efectivo que un grupo de análisis efectúe la revisión y evaluación de toda la empresa, que hacer que varios especialistas independientes intenten aislar y examinar separadamente los problemas que están inextricablemente conectados.

d) La administración de empresas no puede separarse de los hombres de empresa; la auditoría administrativa es, por su intención, un plan interesado en las personas, su interés principal está en el “quién” de la administración.

3.4.1. AUDITORIA INTERNA.El comité de investigaciones del Institute of International Auditors

define a la auditoría interna así: “Es una actividad de evaluación independiente dentro de un organización, dedicada al análisis de la contabilidad, de las finanzas y de las demás operaciones como base de un servicio a la dirección.”

La anterior definición indica realmente lo que debe entenderse por la moderna auditoría interna al situarla como un servicio especializado para la dirección superior, no sólo para que ésta conozca oportunamente las deficiencias e irregularidades financieras y administrativas.

Alvarez Lara nos indica cómo está organizada esta función en México, y hace la clasificación siguiente:

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a) Empresas sin auditoría interna . En México, es muy alto el porcentaje de organizaciones que no cuentan, dentro de su estructura organizacional, con una unidad de auditoría interna.

b) Empresas con auditor fuera de funciones . Otras empresas responsabilizan a una persona al nombrarla como auditor interno; pero, en realidad está dedicada a todo tipo de funciones y muy rara vez a la actividad de auditoría interna.

c) Empresas con auditor interno en funciones . Se considera a este grupo como el mayoritario; una sola persona realiza funciones de auditor interno. Aunque de inicio es bueno, es lógico pensar que sus limitaciones de tiempo son decisivas para el desarrollo de su trabajo.

d) Empresas con departamento de auditoría administrativa . Este representa al grupo minoritario. Cuentan con una unidad orgánica compuesta por un equipo de trabajo profesional. Se trata de empresas grandes cuyo volumen de operaciones y la diversificación de su producción dispersa la localización geográfica de sus centros de ventas, con gran cantidad de personal, hacen indispensable la función de auditoría interna.

En toda empresa bien organizada, auditoría administrativa interna es la clave de un buen sistema de control superior, y no solamente de un sistema de control interno, en el sentido restringido del término que lo confina al control interno preventivo y contable. Es el elemento que conjuga y armoniza el buen funcionamiento de todos y cada uno de los medios de control, de los cuales se vale la dirección para la obtención de sus objetivos.

3.4.2. ADSCRIPCION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

La auditoría administrativa, como función interna, puede verse desde un punto de vista de la organización como:

1.- Una extensión de la auditoría interna financiera.

2.- Función independiente de la administración financiera.

En este caso, la función de autoridad interna es, en sí misma, objeto de auditoría por parte del grupo operacional.

14

Gerente Financie

ro

Auditoria

Interna

AuditoríaAdministrati

va

3.- Forma departamental con la auditoría interna.

Esta forma de organización enfatiza la unidad de la función global y la estrecha relación entre estas dos formas de auditoría.

En este caso, se observa el concepto de auditoría administrativa como una herramienta de análisis tanto financiero como no financiero; así se recalca también la necesidad de una auditoría administrativa de la función financiera de la empresa junto con otras funciones.

4.- Como asesor del consejo de administración.Este caso es el más recomendable, pues mientras más alto sea el nivel

donde se ubique la unidad de auditoría administrativa, mayor será el campo de acción dentro de la empresa.

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Gerente

Genera

GerenteFinancie

ro

Gerente dePlaneación y

control

Auditoría Administrativ

a

Auditoría

Interna

Gerente

Genera

GerenteFinancie

ro

Gerente dePlaneación y

control

Auditoría Administrativa

Auditoría Interna

Consejo de Administración

3.4.3. FUNCIONES A DESARROLLAR POR UNA UNIDAD DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

Las funciones de la auditoría administrativa deben quedar enmarcadas dentro de la organización de una empresa en una unidad o departamento que, por su situación jerárquica, le permita la consecución de sus fines.

El nivel donde deberá quedar la unidad de auditoría administrativa reunirá las características siguientes:

a) Jerarquía suficiente para poder inmiscuirse en cualquier unidad administrativa dela empresa.

b) Que el tipo de funciones de esta unidad sea en todo relacionado con la dirección, control y coordinación.

c) Que tenga suficiente autoridad sobre los demás departamentos.

Funciones a desarrollar.1.- Investigación constante de planes y objetivos.2.- Estudio de las políticas y sus prácticas.3.- Revisión constante de la estructura orgánica.4.- Estudio constante de las operaciones de la empresa.5.- Analizar la eficiencia de la utilización de recursos humanos y

materiales.6.- Revisión constante del equilibrio de las cargas de trabajo7.- Revisión de los métodos de control.

Una unidad de Auditoría Administrativa se estructura de la manera siguiente:

1.- Auditor Supervisor. Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la auditoría administrativa. Es el encargado de elaborar el “plan de auditoría”, y de autorizar los procedimientos y programas de revisión.

Es indispensable que el “auditor supervisor” que ocupe este puesto sea un profesionista, con suficiente experiencia y capacidad.

2.- Auditor por áreas. Es aquel profesional a quien después de dominar las técnicas de la auditoría administrativa, se le clasifica y se le especializa por áreas de trabajo, de acuerdo con las funciones administrativas más requeridas. Se le puede clasificar de la manera siguiente:

a) Auditor de alta gerencia.16

Asamblea de

Accionistas

AuditoríaAdministrativa

GerenteGeneral

Producción Comercialización

Finanzas

b) Auditor de asesoría.c) Auditor de personal.d) Auditor de producción.e) Auditor de almacén.f) Auditor de compras.g) Auditor de ventas.h) Auditor de finanzasi) Auditor de estados financieros.j) Auditor de sistemas mecánicos y electrónicos.

3.- Auditor ayudante. El encargado de este puesto tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor y al de áreas; en la recopilación de información necesaria, cuando se trata de empresas pequeñas, puede coordinar actividades de planeación y desarrollo del trabajo asignado.

4.- Auditor principiante. Al encargado de este puesto generalmente se le asignan trabajos de rutina; en la práctica a esta persona se le guía y supervisa en el desarrollo de su trabajo.

BENEFICIOS DE LA AUDITORIA INTERNA.Son muchos los beneficios que se obtienen de un proyecto de auditoría

efectivo, pero son tres los que sobresalen:

1.- La auditoría interna permite determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos para alcanzar los objetivos fijados y asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas.

2.- La auditoría interna hace recomendaciones para el mejoramiento de las políticas, procedimientos, sistemas, etc.

3.- La auditoría interna suministra un medio de proveer un mayor grado de delegación de autoridad y, si es necesario, un medio para facilitar la descentralización de operaciones.

El éxito de la auditoría interna depende no sólo de la actitud de la dirección superior, sino también del grado de aceptación acordado al equipo de trabajo de auditoría por los niveles medio y bajo de la empresa. La aceptación por otros miembros de la gerencia se logra más fácilmente cuando los auditores internos ejercen funciones de consultoría y actúan como asesores especiales, preocupados por el mejoramiento de todas las operaciones, más que por aparentar ser custodios de los recursos de la empresa.

3.4.4. LA AUDITORIA EXTERNA.La auditoría administrativa externa se utiliza cuando la empresa no

cuenta con los recursos suficientes para sostener un programa interno y cuando se requiere de una opinión de carácter independiente.

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Desde su comienzo, la consultoría administrativa ha sido un servicio especializado, y los directivos de las empresas han solicitado los servicios de especialistas en diversas áreas como consecuencia del crecimiento de las empresas; por la gran complejidad de sus operaciones, los cambios en los sistemas, métodos y procedimientos, nuevas formas de distribuir los artículos, la competencia, etc., se ha ocasionado un desequilibrio administrativo.

Para efectuar la consultoría administrativa hay que tener en cuenta tres aspectos principales:

a) Un proyecto que incluya el propósito y los recursos (humanos-materiales-técnicos.)

b) El tiempo requerido.c) El dinero de que se dispone.

El proyecto implicará una responsabilidad compartida entre el cliente y consultor. De esta relación se derivará que los funcionarios y subordinados involucrados conozcan y entiendan la actividad que se va a realizar; por qué se va a hacer; el plazo disponible para su realización; el alcance de la actividad y los objetivos que se persiguen, etc., ésto representará evitar desperdicios y aprovechar mejor el uso que se está haciendo de los recursos. Por eso una buena relación entre cliente-consultor deberá redundar en una mejor operación en el área en que haya intervenido el consultor.

El procedimiento para la elaboración del proyecto se cita a continuación:

a) Establecimiento del objetivo perseguido. El Consultor deberá colaborar con la empresa para su formulación, el cual será por escrito para determinar sólo cosas factibles.

Este paso se derivará de un estudio preliminar.b) La planeación de las operaciones representa la determinación

de los recursos requeridos y su orden de aplicación en cada una de las actividades del proyecto, así como la elaboración de un programa al que tendrán que ajustarse en función de los objetivos y tiempo de duración.

c) La carta propuesta es el documento formal mediante el cual el consultor propone los términos en que prestará sus servicios a la empresa o cliente. Debe contener los siguientes puntos:

Antecedentes y definición del problema, de acuerdo al estudio preliminar.

Objetivos y beneficios esperados del servicio. Programación y alcance del trabajo del consultor. La colaboración o participación del personal de la empresa Honorarios y forma en que se cobrarán.

Una vez aprobada la carta propuesta, se inicia el trabajo detallado de las áreas comprendidas en el proyecto. Durante el desarrollo de la consultoría, se podrá ir anticipando recomendaciones y realizando informes periódicos donde se resuman las actividades en relación con el programa

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inicial, las próximas actividades a realizar y cualquier otro tipo de información que interese a la dirección de la empresa.

A la terminación de esta fase del proyecto generalmente se prepara un informe final, donde se mencionan las conclusiones, recomendaciones, etc., y que será discutido primero con los funcionarios involucrados y posteriormente con la dirección de la empresa, así mismo se evaluarán los resultados obtenidos y, en función de esto se procederá a desarrollar las recomendaciones dadas por el consultor.

4.- ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

4.1. WILLIAM P. LEONARD (MANAGEMENT AUDIT 1960)De acuerdo con Leonard, el propósito y las finalidades de la auditoría

administrativa, son sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualquiera de los elementos examinados e indicar, posibles mejoras en las operaciones. Los factores a evaluar son las perspectivas económicas, la estructura orgánica, el cumplimiento de las políticas y procedimientos, los métodos de protección sobre bienes, causas de variación respecto a las metas fijadas, etc.

De acuerdo con el enfoque amplio de Leonard, la naturaleza de las tareas de auditoría administrativa es tal, que se convierte en un servicio especializado prestado a la “dirección superior”, distinto de cualquier tipo de asesoramiento. Su alcance es total, puede comprender una determinada función o actividad, un departamento o grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o la empresa en su totalidad.

Factores a revisar y evaluar.Los elementos o factores en los métodos de administración que exigen

una constante vigilancia, análisis y evaluación son los siguientes:

1.- Planes y Objetivos.En muchas empresas, las deficiencias se descubrirán por la falta de

una completa y clara estipulación de objetivos y la carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento de planes razonables, encaminados al logro de las metas fijas.

Antes de que el auditor pueda valorar la eficiencia de una operación, es necesario entender bien los planes y objetivos generales de la empresa.

2.- Estructura Orgánica.

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En el establecimiento y operación de una empresa es vital una planeación constante de la estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella.

Al revisar el organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si refleja o no la situación verdadera, actual, de las funciones orgánicas. Debe analizar cada uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y responsabilidad adecuadamente.

3.- Políticas y prácticas.Las políticas son esenciales para una administración eficaz. Determinar

las intenciones de la dirección y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos.

Al cotejar políticas, el auditor tomará en cuenta la totalidad de los elementos que incurren; por ejemplo: La evaluación de la política de ventas involucrará calidad, diseño, estilo, número y variedad de productos.

4.- Sistemas y procedimientos.Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento está

proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se está haciendo, dónde, cómo, cuándo y por quién; cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado.

5.- Métodos de control.Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para

conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada. Todo método de control, dentro de la empresa, comprende la comparación del desempeño real contra el esperado.

El auditor está obligado a efectuar un estudio, tanto de los registros como del procedimiento, y siempre que sea necesario, hacer las recomendaciones oportunas para que se efectúen revisiones.

6.- Formas de operación.Es igualmente importante un constante examen, análisis y evaluación

de los medios de operación.La operación de toda empresa implica mantener una adecuada relación

entre las diversas funciones, para conseguir mejores resultados.

7.- Potencial humano y elementos físicos empleados.En todo tipo de empresa existe la necesidad de evaluar políticas y

prácticas de personal. Esta evaluación comprende una revisión para determinar la capacidad y los puntos débiles y fuertes de la gente. Para ello el auditor llevará un examen de las condiciones de trabajo, programas de adiestramiento, evaluación del trabajo, calificación de méritos, desarrollo de actividades.

El auditor buscará causas de descontento en el empleo, falta de observancia de políticas y procedimientos de la empresa, coordinación

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deficiente, etc., su propósito será revelar cualquier debilidad, error, deficiencia.

Método de William P. Leonard.1.- Estudio Preliminar2.- Programa de auditoría3.- Investigación4.- Análisis, interpretación y síntesis.5.- Preparación del informe.6.- Discusión con los directamente afectados.7.- Informe final a la dirección.8.- Revisión sistemática.

4.2. BURTON JOHN

Criterios generales de actuación.Los siguientes criterios básicos que Burton sostiene y que deben ser

tomados en cuenta son:a) Que la auditoría administrativa debe versar sobre algo objetivo y

mensurable.b) Que debe referirse al presente y al futuro.c) Que debe producir un resultado que sea comprensible y útil para las

diversas categorías al público interesado.

Dictamen del auditor administrativo.Burton cree es prematuro aún sugerir un modelo de dictamen, pero

estima que el mismo debería incluir tres secciones básicas:a) Alcanceb) Evaluación de la actuación gerencial pasadac) Evaluación de la actuación gerencial actual

Procedimiento de auditoría y obtención de evidencia comprobatoria válida y suficiente.

Burton estima que se producirá un cambio gradual y voluntario por parte de la dirección general de las empresas, en el sentido de solicitar estos tipos de servicios. Progresivamente, evolucionarían hacia la publicación del dictamen del auditor administrativo en su memoria anual, lo cual presionaría moralmente a directivos de otras empresas a proceder de manera similar, permitiendo el desarrollo de la auditoría administrativa.

4.3. NORBECKLa auditoría administrativa es un método constructivo para ayudar a la

gerencia a mejorar las operaciones de la empresa de la siguiente manera: Llamando la atención de la gerencia hacia el rompimiento de los

controles operativos. Señalando áreas en las que se puedan reducir costos. Sugiriendo mejoras potenciales de operación.

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Señalando los casos en los que la falta de cumplimiento de las responsabilidades funcionales en diversos áreas las hayan afectado significativamente.

Norbeck, recomienda el siguiente esquema para una “auditoría administrativa”:

1.- Estudio preliminar y revisión de la naturaleza general de la operación o de los problemas.

2.- Análisis de los resultados del estudio inicial; se presupuesta el tiempo y dinero necesarios para una auditoría subsecuente realizada con más profundidad.

3.- Se inicia entonces una auditoría a fondo.

4.4. ANALISIS FACTORIALConsiste en examinar y evaluar los factores que intervienen e influyen

en la administración de un organismo social y que son:

Esquema general1.- Medio ambiente. Conjunto de influencias externas que actúan

sobre la operación de la empresa.2.- Política y dirección. Orientación y manejo de la empresa

mediante la dirección y vigilancia de sus actividades.3.- Productos y procesos. Selección y diseño de los bienes que se

han de producir y de los métodos usados en la fabricación de los mismos.4.- Financiamiento. Manejo de los aspectos monetarios y crediticios.5.- Medios de producción. Como: inmuebles, equipos, maquinaria,

herramienta e instalaciones de servicios.6.- Fuerza de trabajo. Personal ocupado en la empresa.7.- Suministros. Materias primas, materiales auxiliares y servicios.8.- Actividad productora. Transformación de los materiales en

productos que puedan comercializarse.9.- Mercado. Orientación y manejo de la venta y de la distribución de

los productos.10.- Contabilidad y estadística. Comprende el registro e

información de los hechos y operaciones económicas y financieras de la empresa.

4.5. FERNANDEZ ARENASEste autor propone la realización de la auditoría administrativa,

combinando un análisis de los objetivos, de los recursos y del proceso administrativo.

Esquema de estudio.El esquema de estudio comprende:1.- Los objetivos de la empresa.a) De servicio: Que son los que se enfocan a satisfacer las

necesidades de los consumidores, ofreciendo buenos productos o servicios.

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b) Social: Protección de los intereses económicos personales y sociales de los empleados y obreros de la empresa, del gobierno y de la comunidad, logrando la satisfacción de estos grupos mediante buenas relaciones humanas y públicas.

c) Económico: Protección de los intereses económicos de la empresa, de sus acreedores y sus accionistas, logrando la satisfacción de este grupo mediante la obtención de utilidades.

2.- La direcciónParte muy importante y que es la esencia de la administración. Función

ejercida por los niveles jerárquicos más altos de empresa, quienes se encargan de revisar los avances de la empresa enfocados en cuanto a los objetivos, basando su análisis en el desarrollo de las políticas.

3.- Los recursos La organización esboza la estructura que persigue la utilización

equilibrada de los recursos:a) Humanosb) Materialesc) Técnicos

4.- El proceso administrativo.Los procesos institucionales y el mecanismo de operación requieren del

proceso administrativo, que consiste en planear, implementar, controlar.

4.6. CERVANTES ABREU S.Este autor sugiere que la ejecución de la auditoría administrativa debe

llevarla a cabo un equipo de especialistas profesionales, bajo la coordinación de un licenciado en administración, los cuales pueden auxiliarse del personal de la empresa, combinando los aspectos de independencia y experiencia internas con la economía de tiempo y costo en la realización del trabajo.

Para Cervantes Abreu, el desarrollo de la auditoría administrativa debe comprender cuatro pasos:

1) Recolección de información y verificación de datos de la información obtenida del área o departamento sujeto a revisión. Mediante entrevistas, el auditor la analizará y verificará que sea real.

2) Estudio de la organización y coordinación de las funciones de la empresa. Esta fase comienza con el análisis de manuales de organización con que cuenta la empresa; así mismo, se realizarán estudios de los instructivos, políticas y procedimientos establecidos para determinar si están cumpliendo con los objetivos de la empresa.

3) Revisión y evaluación de control interno. Durante esta fase se comprueba el desempeño y la eficiencia del control de las organizaciones de la empresa, revisando que se emplea la información financiera correcta confiable y apropiada, y la protección de los activos de la empresa.

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4) Informe y recomendación. Conforme avanza, el auditor va redactando el borrador del informe que deberá presentar a la dirección y a los jefes de departamento que auditaron.

La carta de sugerencias apoyará el informe de auditoría con observaciones y comentarios, para la solución de deficiencias o mejoras en forma breve y práctica y fácilmente compresible para cualquier persona que lo sea.

4.7. J. RODRÍGUEZ VALENCIA.La auditoría administrativa tiene como objetivo principal: “Proporcionar

un panorama administrativo general del organismo social que se audita, señalando el grado de efectividad con el que opera cada una de las unidades administrativas que la integran; por tanto, señalado también aquellas áreas cuyos problemas exigen una mayor atención por parte de la dirección del organismo.”

De lo anterior se explica que actualmente la tarea del profesional de la administración consiste; en determinar las ineficiencias existentes, elevar soluciones y prestar colaboración a la empresa para su efectivización. Tal actividad se realiza con el siguiente método propuesto:

1.- Estudio Preliminar.Se realiza esta etapa a base de revisiones someras, entrevistas no

profundas, etc., con el objeto de formar un criterio sobre el campo de trabajo, tener una primera idea global y usarla como base para la siguiente etapa.

2.- Planeación de la Auditoría.La planeación de la auditoría comprende la tarea de integrar un

número de elementos que el auditor administrativo debe tener presente aún durante el análisis preliminar, de otra forma se vería más tarde en dificultades.

Una fase de esta etapa comprende al programa de auditoría, que es el medio para guiar al auditor administrativo y a sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a seguir.

3.- Investigación y examen de los elementos.Mediante entrevistas, listas de comprobación, cuestionarios,

observación de diagramas de flujo, manuales, organigramas, etc., el auditor deberá cerciorarse de obtener la información correcta y suficiente para dar apoyo confiable a todo el análisis y a las recomendaciones de la auditoría que se realicen.

4.- Análisis y evaluación de la información obtenidaEl cuidado y minuciosidad con que se elabore el análisis determinará el

valor de la auditoría, aunque las interpretaciones que se deriven del análisis no deben tomarse como conclusiones definitivas, ya que tienen que estar

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relacionados con otras interferencias y tal vez hasta haya que reformularlas por alguna razón.

La finalidad del análisis, o sea la división por elementos, es preparar una síntesis, que será el proceso de combinar diferentes elementos.

5.- Informe final de la auditoría administrativa La base para elaborar el informe final de auditoría en forma adecuada

es: en primer lugar determinar ¿quién lo va a leer? Y ¿qué uso va a tener?, en un segundo lugar, ¿cómo va a estructurarse éste?.

6.- Implantación de las recomendaciones.La implantación de las recomendaciones formuladas por el auditor

administrativo es tan importante como cualquiera de las etapas anteriores, ya que constituye el momento en que las medidas de mejoramiento administrativo propuesto deben ponerse en vigor, para resolver los problemas que originaron la aplicación de la auditoría administrativa.

5.- TIPOS DE AUDITORIAS

5.1. AUDITORIA FUNCIONAL

5.2. AUDITORIA PROCESAL

5.3. AUDITORIA ANALÍTICA

6.- TÉCNICAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El estudio, investigación y análisis de un fenómeno o hecho siempre ha tenido como finalidad esclarecer las causas que originan a éste, para lo cual es necesario seguir ciertos métodos de investigación.

Las etapas de que se compone un método de investigación, cualquiera que éste sea, son:

Definición precisa del objeto del estudio. Formulación de un programa de actividades Establecimiento de hipótesis de trabajo. Recopilación de datos Registro de datos Análisis de datos Conclusiones

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El esclarecimiento de los factores que componen el objeto de estudio señalado, se logra a través de diferentes técnicas de análisis, como:

Investigación documental. Observación El cuestionario La entrevista.

6.1. INVESTIGACIÓN DOCUMENTALTrata principalmente de recolectar y hacer un primer examen de la

información que exista, gráfica y escrita, sobre el objeto definido de estudio que se trate.

Las etapas de esta técnica son:1.- Recolección de información. Debe planearse cuidadosamente

teniendo en cuenta calidad, cantidad y veracidad de material recopilado, el resultado de esta etapa puede ser decisivo para las condiciones del estudio.

2.- Análisis de la investigación. Consiste en aplicar un buen juicio y experiencias, auxiliares indispensables del analista.

3.- Clasificación de la información. Consiste en llevar a cabo una clasificación técnica y sistemática de la información se complementa entre sí y ninguna es excluyente de la otra.

6.2. OBSERVACIÓN DIRECTATiene como finalidad complementar, confrontar y verificar los estudios

que se hayan realizado conforme a la investigación documental.El observar, descifrar, entender y explicar los factores que comprenden

una situación dada, en la mayoría de las veces se encuentra sujeta a interpretaciones de tipo personal, que no siempre son las más reales y verídicas, pues es muy difícil externar por completo los factores personales del analista.

La técnica de observación es la siguiente: existe la necesidad de definir el objeto de la observación, anotar sus características, clasificarlas, analizarlas y criticarlas y conservar las notas producto de la observación para su consulta posterior.

6.3. ENCUESTAS

Esta técnica se aplica en forma combinada, permitiéndonos captar la información planteada de los diferentes campos a investigar, mediante los instrumentos previamente diseñados.

A) Cuestionarios.Esta técnica tiende a obtener información mediante una serie de

preguntas escritas, previamente formuladas.El empleo de esta técnica ofrece al auditor las siguientes ventajas:- Obtener la información deseada para cada caso en particular.- El cuestionario previamente elaborado permite:

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o Incluir en él todas aquellas preguntas de interés.o Elimina la posibilidad de omitir preguntas importantes.o Le permite reflexionar sobre la forma de encauzar las

preguntas. Estas deber estar ordenadas lógicamente y expuestas con claridad y precisión.

- Permite al auditor ahorro de tiempo en la investigación.

Los cuestionarios, por la clase de respuestas que se desea obtener, pueden clasificarse dentro de estos tres tipos.

a) Cuestionarios con respuesta abierta.La respuesta abierta es la obtenida en función de la pregunta que deja

la libertad de ser interrogado para expresar ampliamente sus apreciaciones.Este tipo de respuesta proporciona en algunos casos al auditor, ideas

útiles originadas por la capacidad, inteligencia, experiencia, etc., del interrogado. Pero por otro lado, esta respuesta no siempre proporciona resultados apetecidos, en vista de que es frecuente encontrarse con respuestas ilegibles, confusas, o que no corresponden a las preguntas, originando pérdida de tiempo.

b) Cuestionario con respuesta cerrada.La respuesta cerrada es la obtenida en función de la pregunta que

obliga al interrogado a contestar afirmativa o negativamente.c) Cuestionario con respuesta selectiva.La respuesta selectiva es obtenida en función de la pregunta que deja

al interrogado la libertad de escoger entre varias alternativas.

Es importante considerar que la información que se obtenga por medio de los cuestionarios será confiable, en la medida que se verifique; esta verificación se podrá efectuar por medio de comprobaciones, evidencias en los documentos que se manejan, con la aplicación de otras técnicas.

6.4. ENTREVISTA.

Esta técnica tiene por objeto obtener información por medio de conversaciones con aquellas personas que de alguna manera están relacionadas con el caso que se investiga.

El uso de esta técnica es de gran utilidad en trabajos de investigación.Es aconsejable que el auditor, al aplicar esta técnica, se posesione de

su papel conciliador de intereses. Para lograrlo, tomará en cuenta las siguientes apreciaciones:

- Su presentación debe inspirar confianza.- Su actuación debe ser sencilla y sin ostentaciones.- El desarrollo de su conversación estará a la altura con la importancia

y cultura de la persona con quien trata.- Procurará satisfacer dudas haciendo aclaraciones respectivas.

La entrevista se puede aplicar en dos formas: en forma particular y en forma general o simultánea; ambas tienen sus ventajas y desventajas. La

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aplicación simultánea tiene la ventaja de la economía y la rapidez, pero tiene como desventaja, la falta de identificación con el personal entrevistado. La aplicación individual tiene la ventaja del acercamiento, y mayor relación con el personal, lo que conlleva a mejores resultados; la desventaja consiste en el alto costo y tiempo.

Existen una serie de reglas que deben ser consideradas por los auditores durante la entrevista, y que se comentan a continuación:

- Elaborar, por escrito, los comentarios o impresiones de mayor importancia que se tengan, para que cuando se integre el informe no falten aspectos que puedan ser de consideración.

- Comprobar las respuestas obtenidas, ya sea con datos precisos o cualquier aspecto que respalde la información asentada.

- Anotar las opiniones y/o sugerencias que surjan durante la entrevista, como una respuesta a las deficiencias administrativas detectadas.

6.4.1. TECNICAS DE LA ENTREVISTA.

A continuación se exponen las técnicas que se emplean con más frecuencia en la entrevista:

RAPPORT. Su finalidad consiste en disminuir la ansiedad del entrevistado para que hable con libertad, y su comportamiento sea natural por medio de escuchar con interés, tratar con cortesía, etc.

ECO. Consiste en repetir la última palabra o frase que el entrevistado acaba de decir, con el fin de que ahonde en el tema. Por ejemplo:

Entrevistado: “Cursé mis estudios en la Universidad de Harvard”.Entrevistador: “Harvard”.Entrevistado: “Bueno, es que así se llamaba antes la Universidad del

Valle de México.”

SILENCIO. Consiste en no hablar una vez que el entrevistado ha concluido el punto tratado. El objeto es determinar qué comenta el entrevistado sintiéndose presionado.

CONFRONTACION. Esta técnica es aplicable, principalmente a los entrevistados que tratan de sorprendemos con exageraciones. Consiste en solicitar respuestas concretas y objetivas, pruebas, evidencias, etc.

PREGUNTAS PROYECTIVAS. Consiste en proyectar la respuesta del entrevistado en tercera persona. Lo que se busca es que el entrevistado sienta mayor libertad al expresarse. Por ejemplo: “Qué opinión cree usted que tengan sus compañeros de su jefe?”.

PREGUNTAS SITUACIONALES: Consiste en solicitarle al entrevistado se ubique en una situación hipotética, y que comente qué haría si la viviese. Por ejemplo: “Si fuera usted el jefe del departamento, ¿qué haría?.

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USO DEL AGRADO. Consiste en gesticular en forma aprobatoria, como dando a entender que está de acuerdo con lo que comenta el entrevistado. Se usa como una medida de apoyo.

USO DEL DESAGRADO. Consiste en gesticular negativamente, como indicando que no está correcto. El objeto es medir la seguridad de las palabras del entrevistado.

PRESION EMOCIONAL. Consiste en presionar, a fondo, al entrevistado, con objeto de medir el grado de control emocional con que cuenta la persona. Por ejemplo: “Según su versión, todo está bien y no creo que sea cierto; Discúlpeme que lo contradiga, pero no creo que esté la administración como usted lo comenta”.

PRESION DE TIEMPO. Consiste en medir la reacción del entrevistado tiene el tiempo contado. Por ejemplo: “Le voy a pedir que en cinco minutos exponga usted el propósito con que cumple su puesto”.

6.4.2. ESTILOS BASICOS PARA MANEJAR CON EXITO LA ENTREVISTA.

Dentro del papel de auditor, nos podemos encontrar a diversos caracteres y actitudes al momento de la entrevista. Es del todo conocido, que no existe ninguna persona igual a otra; pero, sin embargo, a pesar de que cada persona cuenta con características propias, también cuenta con rasgos de personalidad comunes mismos que nos permiten clasificarlos en 4 grandes grupos de personalidad.

TIMIDO EMBUSTERO MANIPULADOR AGRESIVO

Introvertido Maniático Egocéntrico SarcásticoSumiso Simulador Excéntrico IrónicoSentimental Mentiroso Creativo CínicoSugestionable Farsante Flexible ExtrovertidoMediocre Vengativo AutoritarioNostálgico Líder ImpulsivoDepresivo Político InestableDesconfiado AutosuficienteInseguro Sociable

Seguro

Se considera que durante los 10 primeros minutos de la entrevista, en donde se debe establecer el rapport para poder definir con qué tipo de personalidad cuenta el entrevistado y, por consecuencia, donde se determina qué estilo de entrevista se deberá aplicar.

A) ESTILO PARA LA ENTREVISTA A UNA PERSONA TIMIDA.29

La inseguridad con que cuenta en sí mismo, y la incertidumbre hacia lo desconocido, es lo que los inhibe. La recomendación práctica consiste en apoyar al entrevistado con preguntas sencillas y concretas, con el fin de crearse un ambiente de seguridad, hasta que sienta confianza y se acostumbre al auditor.

Es recomendable que, dependiendo del nivel jerárquico, se inicie temas triviales al momento de establecer el rapport. Es importante cuidar los detalles como: tono de voz, la expresión, la gesticulación facial y la manera de conducirse, etc. Este tipo de personalidad requiere mucho afecto y sonrisas, para predisponerlo a que esté dispuesto a confiarle al auditor la problemática de fondo.

B) ESTILO PARA ENTREVISTAR A UNA PERSONA EMBUSTERA.Es posible que el nombre del estilo resulta más de lo que realmente es,

pero la idea está ahí implícita, puesto que es un mal que todos padecemos, tenemos tendencia a inflar los hechos, las cosas, los aspectos de la vida en general un poco más de lo que realmente son, por lo que el auditor debe tener cautela y comprobar, con mayor cuidado, la información captada.

La técnica de la entrevista que más se aplica a esta clasificación, es la confrontación. Un ejemplo: Si la persona indica que habla inglés, que lo hable, etc.

Cuando el auditor sospeche que está inflando la información, comprobarla, ya sea con su jefe inmediato o directamente con evidencias que le permitan respaldar su versión.

C) ESTILO PARA ENTREVISTAR AL MANIPULADOR.Este tipo de personalidad es clásico, y es buen conocedor de que todas

las personas son, por naturaleza, vanidosas y, claro, su herramienta fuente es la adulación. Generalmente inician una entrevista en esta forma: “Usted es el famoso licenciado Cabrera? Tenía muchos deseos de conocerle, he oído hablar mucho de usted, etc., etc.,”

Este tipo de personas cuentan con una gran capacidad para explotar los encantos de la gente, y si no los tiene se los crea, se expresan muy claro y con una gran franqueza aparente, parecen un libro abierto, pero eso sí, casi no permiten que se les pregunten. Su finalidad principal consiste en desorientar y evitar el acceso al auditor a determinadas áreas.

D) ESTILO PARA ENTREVISTAR A UNA PERSONA AGRESIVA.Para este tipo de personalidad, se recomienda que la persona sea la

que establezca el rapport, y éste sea breve, ya que lo que quiere demostrar es que es autosuficiente y capaz de concluir, en forma efectiva, cualquier situación que se le presente. Motivo por el cual hay que procurar que satisfaga esa necesidad, dejándolo que inicie su exposición. Si la agresividad es exagerada, y es más aparente que real, es necesario que se le oriente y conduzca sutilmente a los puntos principales de la entrevista, o a las áreas que se haya planeado investigar.

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7.- PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

7.1. PROCESO

7.2. TRABAJOS PRELIMINARES

No siempre es posible asignar un plan sin un estudio preliminar.El estudio preliminar está encaminado a: “Lograr una identificación real

del problema, para conocer la naturaleza y objetivo del estudio completo.”El estudio preliminar no está enfocado para originar recomendaciones o

solucionar los problemas, excepto aquellos que resulten evidentes en un primer reconocimiento. Más bien consiste en la revelación de aquellas áreas de la empresa que ameriten un análisis detallado.

El estudio preliminar afina el estado real del problema y se realiza con la finalidad de:

a) Tener una apreciación general del desarrollo de las operaciones administrativas de la empresa.

b) Evaluar la efectividad de la determinación del área en cuestión.

c) Descubrir áreas en las que haya problemas de administración.d) ¿Cuáles son los elementos de mayor importancia que hay que

examinar y evaluar?e) ¿Por qué es necesario estudiar cada uno de los mismos.f) ¿Por dónde empezar?g) ¿Hasta dónde debe llegar el estudio preliminar?h) Estimación del tiempo, recursos (humanos, financieros y

materiales) necesarios.i) Proponer, en su caso, medidas correctivas.j) Evaluar las áreas o secciones que puedan ser causa de una

revisión posterior.

El estudio preliminar se requiere, independientemente de cuáles sean los orígenes o razones de la auditoría, y abarca:

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FASE DEIDENTIFICACIO

N

FASE DEPLANEACIO

N

FASE DEDESARROLL

O

FASE DESEGUIMIENTO

.

.

.

.

- Estudio preliminar- Diagnóstico

- Planeación- Prog

- Obtención de datos- Análisis de datos

- Implantación derecomendacion

1.- Información documental. Los problemas que van a consultarse y las muestras de documentos obtenidos varían de acuerdo con los objetivos del estudio. Esta información documental puede ser; por ejemplo, sobre: reglamentos internos, informes, estadísticas, estados contables, presupuestos, contratos, etc.

2.- Información sobre el campo de trabajo. El aspecto más importante de la iniciación del campo de trabajo es la presentación del auditor administrativo y sus ayudantes, pues el éxito o fracaso de la auditoría administrativa dependerá en gran parte de la comprensión que se logre respecto del propósito de la misma, y de la colaboración que se obtenga de los funcionarios de la empresa en estudio. La información que puede obtenerse sobre el campo de trabajo es: organigramas, lista de funciones, datos sobre volúmenes de trabajo, examen de las condiciones en que se trabaja, forma y reportes utilizados, etc.

Para completar este contexto global, es aconsejable visitar cada uno de los departamentos, conocer los productos de la empresa, sus procesos productivos, sus principales mercados, etc.

7.3. PROGRAMAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVALos programas son medios que sirven de guía al auditor administrativo

y a sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se cubrirán todos los aspectos”.

Los programas se concretan a señalar sólo orientaciones sobre la forma en que habrá de plantearse la revisión y una serie de procedimientos de los cuales se seleccionarán los que se estimen convenientes para la obtención de datos, en base con las circunstancias; en él se registrará posteriormente lo hecho por el auditor para dar cumplimiento a cada uno de los pasos.

CLASIFICACION DE LOS PROGRAMASEl desarrollo de los procedimientos de auditoría, que son establecidos

como guía de trabajo, se puede modificar o adaptar de acuerdo con las circunstancias en cada caso particular.

Los programas se clasifican en:1.- Programas generales. Son aquellos que se limitan a un

enunciado genérico de los procedimientos de auditoría que se deben de aplicar, con mención de los objetivos particulares.

2.- Programas analíticos. Son aquellos que describen detalladamente la forma de aplicar los procedimientos de auditoría administrativa.

3.- Programas tipo. Son aquellos que enumeran los procedimientos de auditoría a seguirse en situaciones afines a dos o más empresas.

4.- Programas con áreas. Son aquellos que se preparan para el desarrollo de la revisión de cada una de las funciones de la empresa, como gerencia, ventas, producción, compras, personal, etc.

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Cualquiera que sea el programa que se utilice, el auditor administrativo debe estar preparado para adaptarlo en el desarrollo de su trabajo cuando lo considere necesario.

Las ventajas de trabajar con un programa son:

1.- Proporciona un plan a seguir.2.- Sirve de guía práctica al hacer la planeación de próximas auditorías.3.- Si el programa es usado por áreas de responsabilidad, fijará la que

le corresponda a cada auditor en la revisión.4.- El auditor estará en aptitud de modificar o adaptar el programa, con

el fin de obtener la información necesaria.5.- El programa le sirve al auditor para determinar el alcance y

efectividad de los procedimientos de la revisión.6.- El supervisor de la auditoría puede planear las tareas que habrán

de realizar sus ayudantes utilizando su capacidad y experiencia al máximo.7.- Si el auditor es asignado a otro trabajo, su sucesor puede observar

lo realizado rápidamente.8.- Cuando termina la auditoría, el programa sirve para verificar que no

hubo omisión en su desarrollo.

Antes de implantar un programa general de auditoría administrativa, es necesario contra con la aprobación y el pleno respaldo de la dirección. Para elaborar un programa de auditoría, en una empresa grande o pequeña, el alcance de proyección es básico, ya que la amplitud de cobertura es muy importante.

Habrá que llevar un “registro de tareas” supervisado por el auditor respectivo, en el cual, como su nombre lo indica, se inscribirá toda tarea que se encomiende a los miembros del equipo de auditoría.

Se anotarán en el programa los datos siguientes: Fecha de iniciación. Descripción de la tarea a efectuar. Responsable. Plazo fijado para su ejecución Cualquier otra información útil.

7.4. DESARROLLO DEL PROGRAMAEn el desarrollo de la auditoría los elementos vitales son los

investigación y el análisis dentro de un marco conceptual sólidamente elaborado.

En el desarrollo de la auditoría administrativa el auditor debe obtener toda clase de información para poder hacer un análisis completo. El propósito principal de reunir información es allegarse hechos relevantes y confiables, dado que las conclusiones y acciones subsecuentes el auditor estarán basadas en esa información.

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8.- ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

8.1. PROPÓSITO DEL ANÁLISISEl análisis de una situación o problema administrativo consiste en

dividir o separar sus elementos componentes hasta conocer la naturaleza, las características y las causas de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí y con el todo, y de este contexto o medio ambiente.

El propósito del análisis será, por tanto, establecer las bases para desarrollar opciones de solución al problema que se estudia, con el fin de introducir medidas de mejoramiento administrativo.

La finalidad del “análisis” es preparar una síntesis, que es el proceso de combinar los diferentes elementos.

8.2. PROCESO DE ANÁLISISEl análisis provee una descripción ordenada de los datos, con el fin de

someterlos a un examen crítico que, a su vez, permita conocer en todos sus aspectos y detalles el objeto al cual se aplica el estudio de auditoría administrativa, y que conduzca este esfuerzo a diagnosticar los problemas administrativos.

El proceso abarca la siguiente secuencia de pasos:1.- Conocer el hecho o situación que se analiza.2.- Describir ese hecho o esa situación.3.-Descomponerlo a fin de conocer todos sus detalles y aspectos.4.- Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o

componente del hecho específico en estudio.5.- Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación

elegido. Hacer comparaciones y buscar analogías o discrepancias con hechos.

6.- Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjunto; tomando en cuenta que los fenómenos administrativos no se comportan forma aislada y por sí solos, sino que son también productos de las circunstancias del ambiente que los rodea.

7.- Identificar y explicar las diferencias y sus causas con el fin de resolverlas, esto es, formular un diagnóstico de la situación

SUPRESION DE OPERACIONES INNECESARIAS.Frecuentemente, durante el análisis, el auditor administrativo

observará que es conveniente sugerir a la dirección que se supriman operaciones innecesarias.

DETECTAR AREAS DE PERFECCIONAMIENTO.Otra función por efectuar dentro del análisis, es la búsqueda constante

de mejores métodos y desempeños en todas las áreas de la empresa. El 34

auditor administrativo siempre deberá estar preparado para localizar áreas que puedan mejorarse. Es necesario investigar, evaluar y demostrar que todo mejoramiento resulta de costo menor o, cuando menos, igual que el anterior.

DISMINUCIÓN DE GASTOS INNECESARIOS.Las posibilidades de una disminución de gastos se pueden lograr

cuando se realiza una evaluación de las políticas, procedimientos, actividades, organización de cada una de las secciones de la función del personal o de cualquier otra función de la empresa.

TOMA DE DECISIONES ADECUADAS.Para formular una decisión es imprescindible la acumulación,

clasificación y empleo de numerosos hechos de vital importancia. Porque de no realizar una recopilación así, será imposible llegar a una decisión clara y concreta.

Para ello, el auditor atiende a toda fuente de información interna y externa. En ocasiones buscará información con la dirección general de la empresa, para detectar información sobre diversos aspectos de carácter funcional, para encontrar respuesta a las situaciones complejas que requieren que se tome una decisión. Inclusive el auditor tendrá que consultar a expertos ajenos a la empresa, para aportar la solución a problemas de carácter muy técnico.

ELECCION DE LOS METODOS DE PERFECCIONAMIENTO.Hay que tener en cuenta ciertos factores para elegir los métodos de

perfeccionamiento más adecuados, independientemente de la ubicación de la actividad de que se trate.

La elección y recomendación de todo método de perfeccionamiento tenga que basarse en las circunstancias imperantes de su momento.

Es importante que el auditor considere los costos de un método comparado con otro.

8.3. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DEL ANÁLISISLas herramientas de análisis por utilizar serán comunes y específicas,

pero siempre sencillas y poco costosas en su aplicación.La elección de las técnicas o herramientas de análisis obedecerá a la

factibilidad de su aplicación, a los estudios que se van a realizar, al apoyo financiero, a la disponibilidad de tiempo, etc., pero sobre todo, al grado de preparación del personal con que se cuente para realizar la auditoría administrativa.

Tal es el caso, por ejemplo, de técnicas: de medición del trabajo. Del análisis de sistemas. De investigación de operaciones.Las técnicas que generalmente se utilizan para realizar o auxiliar el

análisis de problemas administrativos, son las siguientes: Organigramas.

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Sociogramas. Cuadros de distribución de actividades. Diagrama de flujos. Diagramas de distribución de espacio Cuadros estadísticas. Árbol de decisiones Redes para el análisis lógico de problemas Otras de investigación de operaciones.

8.4. EJEMPLO DE UNA GUIA DE LA EVALUCION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

La guía de evaluación se fundamenta en los cuatro elementos más trascendentales a nivel de resultados que se emplean en la administración, los cuales son:

Planeación. Organización. Dirección. Control.

Mismos que, a su vez se encuentran clasificados en 13 subelementos, determinados como un resultado del análisis de las posibles áreas a auditar, los cuales son:

ELEMENTO I: PLANEACION.Subelemento:

1.1. Planes de trabajo.1.2. Objetivos.1.3. Políticas.

ELEMENTO II: ORGANIZACIÓN.Subelemento:

2.1. Estructura orgánica y funcional.2.2. Manual de organización.2.3. Aprovechamiento de recursos humanos2.4. Utilización y racionalización de recursos materiales.

ELEMENTO III: DIRECCIÓN.Subelemento:

3.1. Delegación.3.2. Comunicación.3.3. Supervisión.

ELEMENTO IV: CONTROL.Subelemento:

4.1. Sistemas y procedimientos administrativos4.2. Manual de operación.4.3. Medición de resultados.

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La finalidad de la tabla de puntuaciones, es contar con instrumento que permita evaluar, en forma general, la situación real de cada una de las áreas, una vez que éstas fueron auditadas.

Los parámetros de medición asignados para la evaluación final, están establecidos de la forma siguiente:

PARA LOS ELEMENTOS I, III y IV

GRADO PUNTUACIÓN EVALUACION I 0 Carencia. II De 5 a 15 Deficiente o inadecuado III De 16 a 30 Elemental o mínimo. IV De 31 a 45 Adecuado o aceptable. V De 46 a 60 Óptimo o excelente.

PARA LOS ELEMENTOS II

GRADO PUNTUACIÓN EVALUACION I 0 Carencia. II De 5 a 20 Deficiente o inadecuado III De 21 a 40 Elemental o mínimo. IV De 41 a 60 Adecuado o aceptable. V De 61 a 80 Óptimo o excelente.

9.-INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

9.1. IMPORTANCIA DEL INFORME

Informe es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un encargo.

Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que en esta forma queda constancia de su labor. Por una parte, el informe escrito es prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de su trabajo.

Dada la importancia que reviste un informe, puesto que en él se incluye el resultado de trabajos efectuados, requiere que su presentación cause el impacto de profesionalismo, calidad y confianza.

9.2. PRESENTACION Y CONTENIDO.

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Los informes en función de las necesidades se pueden clasificar en ordinarios y circunstanciales.

Los informes ordinarios se formulan en acatamiento a lo convenido previamente con el cliente. Estos pueden ser periódicos o finales.

Los informes circunstanciales se caracterizan por su condición especial que se origina por necesidad imperiosa de hacer del conocimiento de la dirección, aquellas situaciones importantes surgidas inesperadamente durante el proceso de la investigación.

Según su forma de presentación de los informes, se pueden clasificar en tres grupos: narrativo, importancia y extractado.

Narrativo. Es aquel que en forma detallada cita en orden cronológico el trabajo efectuado con precisión de datos y circunstancia.

Importancia. En este informe se detallarán, por orden de importancia, los trabajos efectuados.

Extractado. Este informe se caracteriza en que presenta, antes de desarrollar en detalle cada tema, una síntesis del contenido. Esta forma de presentar el informe tiene por objeto dar una idea genérica de lo tratado.

ASPECTOS QUE HACEN UTIL UN INFORME DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

La utilidad de un informe de auditoría administrativa depende principalmente de los siguientes aspectos:

1.- Redacción adecuada Cualquier tipo de informe debe ser realizado con:a) Exactitud. Se refiere tanto al tema como a la forma de tratar algo

con fidelidad. Las descripciones del informe deben coincidir con los hechos observados.

b) Originalidad. Se refiere a que el auditor al elaborar su informe construirá frases de un modo o idea original.

c) Concisión. Lo conciso no debe ser confundido con lo breve. d) Claridad. Implica que cualquier aseveración pueda ser comprendida

y que no será mal interpretada

2.- Oportunidad de presentación.El informe de auditoría tiene como finalidad la comunicación del detalle

de la evaluación hecha por el auditor. Pero el informe debe presentarse “oportunamente” para que la dirección pueda formular adecuadamente sus planes, ejercer acciones correctivas y tomar mejor las decisiones.

3.- Selección adecuada del material.Para seleccionar adecuadamente el material que debe contener el

informe, es necesario aplicar el principio de la excepción. O sea: la necesidad de los directivos de concentrarse en aspectos donde no se logró lo previsto, más bien que en los resultados donde se obtuvo lo planeado.

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9.3. CONTENIDO DEL INFORME

MATERIAL PRELIMINAR Portada. Carta de presentación. Prefacio. Sumario.

EL INFORME (TEXTO)a) Propósito. Sirve para unir al autor del informe y al lector en un

terreno común. Con el fin de facilitar el proceso de comunicación y, al mismo tiempo, hacerla tan completa como sea posible.

b) Período. Es la especificación y aclaración del tiempo de duración de la investigación realizada.

c) Alcance. Por alcance podemos entender la profundidad de las investigaciones y las áreas que se han examinado y evaluado. El propósito de la auditoría puede ser, en primer lugar, la investigación en determinados aspectos que hayan sido solicitados por la dirección de la empresa.

d) Métodos utilizados. Es la especificación de las técnicas de obtención de información utilizadas durante la auditoría.

e) Copia de los cuestionarios empleados. Consiste en especificar los tipos de cuestionarios que fueron aplicados

f) Personas entrevistadas. Abarca la mención de las personas que durante la auditoría fueron entrevistadas.

1.- Deficiencias de las áreas funcionales.En esta parte del informe, debemos señalar en orden de importancia

las deficiencias que afecten a cada función en particular.

2.- Deficiencias de la administración general.En esta parte del informe, debemos señalar en orden de importancia

las deficiencias de los diversos elementos del proceso administrativo y que por ese motivo requieren medidas correctivas.

3.- Apreciación de la empresa.A la dirección de la empresa auditada le interesa conocer si en alguna

de sus funciones, departamentos, procedimientos o métodos existe algún indicio que señale una condición o tendencia desfavorable que repercuta en perjuicio de la empresa. Sobre este aspecto fundamental el auditor administrativo debe dar el mayor énfasis.

4.- Conclusiones y recomendaciones.En esta sección del informe, el auditor describirá las áreas localizadas

que ofrecen posibilidades de mejoría administrativa. Realizará una descripción de las conclusiones y recomendaciones para

corregir las deficiencias administrativas detectadas. En esta parte el auditor debe sugerir alguna solución tendiente a la eliminación de errores.

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Una buena solución será obtenida observando los siguientes puntos:a) UTILIDAD QUE REPORTA AL CLIENTE.El auditor debe estar consciente de que la solución que elige,

proporciona al cliente una utilidad real y efectiva.

b) SUJECIÓN A LOS OBJETIVOS Y POLÍTICAS ESTABLECIDOS.Las soluciones y recomendaciones emitidas por el auditor, no deben

desviarse de los lineamientos y alcances de los objetivos y políticas establecidos en la empresa.

c) REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE.Las conclusiones tomadas por el auditor deberán satisfacer las

necesidades y requerimientos del cliente, para los cuales fueron contratados sus servicios.

d) RECURSOS DISPONIBLES.El auditor debe evaluar los recursos disponibles de la empresa, tanto

económicos como materiales, a fin de que sus recomendaciones estén en concordancia con el potencial de la misma.

e) COSTO DE EJECUCIÓN.El costo de la ejecución de los trabajos a seguir, derivados de las

recomendaciones del auditor, deberán quedar justificados por los beneficios que reporten a la empresa.

f) RIESGOS PROBABLES.El auditor, consciente de que diversos factores internos y externos

pueden obstaculizar el alcance de los objetivos, tratará en sus respectivas sugestiones de prevenirlos hasta donde esto sea posible.

g) POSIBILIDAD DE CONTROL.Las soluciones emanadas del auditor, deberán ser sencillas, prácticas y

de ejecución fácil de controlar.

h) TIEMPO DE REALIZACIÓN.El auditor tratará de que los alcances de la acción a seguir, derivada de

sus opiniones, sean obtenidas en tiempo razonable, oportuno, de acuerdo con las circunstancias y magnitud de los problemas.

i) DESARROLLO DE LA EMPRESA.Las soluciones del auditor no sólo deberán responder a necesidades del

momento sino, además, tratarán que éstas se adapten, en principio, a la posible futura prosperidad de la empresa.

j) CONDICIONES LEGALES.Los efectos que originen las recomendaciones del auditor, no deberán

quebrantar las leyes, reglamentos y disposiciones gubernamentales.

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k) DERECHOS HUMANOS.Las recomendaciones y observaciones del auditor que afecten de

alguna manera al elemento humano, deberán tender a proteger a éste, primordial e importantísimo factor, en cuanto al trato, salario y prestaciones.

5.- Material complementario (Anexos)Los anexos son aquellos documentos que sirven al auditor para dar

mayor claridad a la información contenida en el cuerpo del informe.

9.4. EXPOSICIÓN DEL INFORME Y CORRECCIONESEl éxito total o parcial de una investigación bien realizada es, sin duda,

la forma o el modo con que sea expuesta al personal competente de la empresa que directa o indirectamente esté relacionado.

Es el momento en que se tendrá la oportunidad de intercambiar, discutir y corroborar las faltas y problemas encontrados en el estudio realizado y, sobre todo, porque es realizado con las personas directamente responsables. Además, como producto de dicha exposición, se podrán llevar a cabo las modificaciones y correcciones al trabajo con un margen de confiabilidad muy aceptable; en sí, esta etapa representa algo así como un filtro de depuración al trabajo y además su imagen misma.

9.5. PRESENTACIÓN DEL INFORME FINAL.Este es tal vez el punto culminante de la auditoría administrativa, ya

que representa el resultado de los esfuerzos realizados a través del estudio. Además, es lógico que el contenido del mismo esté debidamente comprobado y depurado; de ahí su gran importancia.

Para su elaboración, se siguen los lineamientos en cuanto a forma y contenido ya antes citados, pero además debemos considerar otros factores como los siguientes:

a) Oportunidad en la presentación.b) Adecuada selección del material tratado.

9.6. IMPLANTACIÓN (PLAN DE REORGANIZACIÓN)Las modificaciones propuestas pueden abarcar, desde la

reestructuración total de las funciones de la empresa, hasta la simple modificación de algunos factores de dichas funciones, o bien, una mala aplicación de uno o todos los elementos del proceso administrativo, etc., por lo que su implantación deberá requerir de tiempos también distintos y sobre todo, de un orden lógico en su aplicación práctica.

IMPLANTACIÓNDespués de haber determinado cuándo y cómo se llevarán a cabo la

implantación de las recomendaciones, y sobre todo quiénes intervendrán en las mismas, ha llegado el momento de poner en práctica dichas modificaciones; es la etapa en que realmente podremos apreciar los resultados reales de la auditoría administrativa y la etapa en la que la empresa necesita más apoyo de la asesoría profesional.

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ASESORIA Y MANTENIMIENTOEl hecho de haber implantado una mejora en las políticas,

procedimientos, estructura orgánica, etc., no quiere decir que el éxito esté asegurado o que no existirán variaciones entre lo que se planea y los hechos presentados. La asesoría o vigilancia constante de los hechos es necesaria, y el auditor no puede eximirse en ninguna forma de ella, ya que su labor profesional es lograr mejores resultados.

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